档案室安全管理范文

导语：如何才能写好一篇档案室安全管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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建立健全档案调归卷制度，规范档案利用人员在借阅、查看过程中的手续处理，确保档案借阅前后安全无损坏。对于档案室的管理，从业人员要有计划性，每月每年都要有清点计划，了解和掌握所管理的档案完整安全，并做好相关的数据记录。为了提升档案资料实体的安全，档案管理机构要定期抽检一定比例的档案，及时发现问题，解决问题，确保万无一失。对于新的实体档案在保存前要做好消毒除尘工作，对于老化的档案资料要及时保养，抢救，采取或者有效的补救措施。对于级别较高的档案可以特殊问题特殊对待，进一步强化安全管理意识。

二、档案的信息安全管理

档案的类型越来越多，纸质化的、电子化的、数字化的等等，随着计算机技术和网络在档案管理的中的使用，这一定程度上给档案资料的信息安全埋下了隐患，所以新形势下，信息安全已经成为档案安全管理工作的重心。为了确保档案信息的安全，应该依据我国的《档案法》，划分档案的秘密级别，实施档案保密制度，从制度上确保档案信息的安全。对于档案，还要做好价值的评估和鉴定，科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。档案从业人员还要有责任意识和法律意识，对于档案的查阅和使用必须遵循一定的审批手续和相关制度。在档案资料的开发利用中，较高的档案要汇编的话，应当经原制发机关、单位批准，未经批准不得汇编入册。档案管理结构和从业人员，还要学习计算机技术，树立安全意识，规范操作行为，规避计算机病毒、黑客等袭击，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。应加强网络安全防护，依据分区域、按等级、多层次的防护思想进行了安全规划、安全评估、安全加固与安全维护，并且对过去已有的安全技术实施进行改进与增强。建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围；建立操作人员密码管理制度，定期修改管理密码；建立计算机病毒防治制度，定期进行病毒检查等。

三、档案的库房安全管理

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关键字：电子档案 网络安全 防火墙

当今对于普通的纸质档案，已经有了非常成熟的管理制度和技术，一般能够配备专门的档案室以及专门的管理人员，对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于电子档案，却还没有详细的操作性强的安全管理制度，电子档案管理人员往往在不经意间造成了电子档案的管理漏洞，形成安全隐患。另外，计算机技术迅速发展，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在电子档案管理的很多环节都有可能出现问题。

电子档案安全可靠的运行，不仅仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。

一、防火墙访问防范措施

防火墙是内部网络与外部公共网络之间的第一道屏障，是最受人们重视的网络安全产品。从理论上看，防火墙位于网络安全的最底层，负责网络间的安全认证与传输，防火墙不仅要完成传统的过滤任务，还要为各种网络应用提供相应的安全服务。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客侵入等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制，同时，为了保证整体安全性，防火墙设备自身具备高度的安全性。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点（Pointof Service，POS）之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网（Virtual Local Arca Network，VLAN）划分等安全访问控制措施。

二、网络入侵检测防御

网络入侵防御设备（Intrusion Prevention System，IPS）在网络入侵行为进入被保护网络之前通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护，目的是对网络侵入行为进行阻截，同时，在电子档案管理中的某些网段也需要采用网络侵入检测系统（Intrusion Detetection System，IDS），即针对网络侵入进行监测，它可以自动识别种种侵入模式，在对网络数据信息进行分析时与这种模式进行匹配，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现网络中违反使命策略的行为和受到黑客攻击的迹象。网络侵入防御设备也对蠕虫木马病毒攻击进行识别，并进行有效的拦截，在电子档案管理系统和Internet、POS（Pointof Service，POS）的边界布置网络侵入防御设备，也能够对进入电子档案管理系统的网络请求进行预警防御，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

在电子档案管理系统数据中心前布置网络侵入防御设备，保证了不论攻击来源于哪里，包括内部网络和外部网络，都能够对信息数据资源进行有效的防御。在电子档案管理系统数据资料中心区域，为了确保对关键业务的访问不造成影响，网络侵入防御设备应使用专业硬件芯片架构，确保具有高度处理能力。此外，网络侵入防范设备还需要对进出被保护区域的大量数据信息进行检测，做到双向防御的目的。

为了简化布置，节约资金，本人建议电子档案管理采用高端口密度的侵入防范设备，同时实现侵入防范和入侵检测的功能，即对关键链路实现了串行接入，也对病毒或黑客的侵入实施防范和阻截，同时采用同一台设备的别处端口对其他网络采用端口镜像方式接入，进行实时入侵检测。

三、网关病毒防御

传统的病毒防御措施大多数都靠计算机终端杀毒软件进行防御，病毒已经感染到终端后才进行查找杀除，是一种亡羊补牢的方法，而且在查找杀除病毒时将会占用大量的系统资源，当今病毒传播主要依赖于Internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。对出入网络的数据信息进行查找杀毒，阻截来自Internet的文件病毒入侵网络内部，同时阻截来自Internet的黑客对应用服务器群的入侵和破坏；阻截来自Internet的病毒对终端操作系统的侵入；阻截病毒的互相传播，彻底将病毒阻隔在内部网络之外。

四、提高电子档案管理人员的安全意识

在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的，为此，最好注意以下几点：

第一，绝对禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。网络上潜在着很多的威胁，每时每刻都有网络探测工具在扫描，一旦被网络攻击者锁定，就很有可能被非法访问，轻者数据被非法访问，严重的会造成数据丢失或者修改破坏。

第二，不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件，正版软件都是经过厂商检验的，不含有任何病毒和木马软件，可以防止病毒随着普通应用软件一起被安装，也可以获得良好的技术服务。另外，不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件，以免造成系统缓慢或者冲突，降低系统的可靠性。

第三，轻易不要使用U盘移交电子档案。U盘是一种USB接口的移动存储设备，可以被随机读写，是病毒最理想的传播工具。由于U盘经常在各个电脑之间插拔，传染病毒的几率很大，是病毒传播最大的途径之一。在电子档案的移交过程中，应该尽量减少U盘的使用。

第四，对于不清楚的文件，不要轻易打开运行。很多病毒会将自己伪装成普通文件的样子，或者具有诱惑性、欺骗性的文件或者文件夹。档案管理人员应该提高警惕，对于不清楚的文件打开时一定要慎重。

此外，为了保证电子档案管理系统的安全运行，还必须遵照国际、国内的防范标准和规范，通过系统的技术防御措施和非技术防御措施，建立安全保障体系，为电子档案管理系统提供一个安全环境。网络安全是一个系统的、全局的问题，网络上的任何一个漏洞，都会导致全网的安全问题。我们应该用系统工程的观点、方法来分析电子档案管理系统的网络安全及具体措施。一个较好的安全措施往往是多种方法适当综合的应用结果。这些环节在网络中的地位和影响作用，也只有从系统综合整体的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即计算机网络安全应遵循整体安全性原则，根据规定的安全策略制定出合理的网络安全体系结构，这样才能做到整个系统的安全。

参考文献

1.雷震甲.网络工程师教程[M].北京：清华大学出版社，2004.

2.王春森.系统设计师[M].北京：清华大学出版社，2001.

3.何海燕，张晓甦.危机管理概论[M].首都经济贸易大学出版社，2006.

4.翁诗环，龚建平.公共事件管理预警系统的构建[J].求索，2007.

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近些年来我国发生了多起严重的食品安全问题，在社会上造成了非常恶劣的影响，降低了人们的生活质量水平，威胁了人们的生命健康，不利于和谐社会的构建。针对这种现象，国家政府加大了惩治力度，不断对食品安全法进行完善，明确不同监管部门所承担的管理责任，将食品安全管理责任进行落实，对不同部门之间的工作进行协调，充分发挥社会监督作用，把人民群众的利益放在首要地位，最大化的保证食品安全，为人们提供健康、绿色的食品。而真实高效的档案记录管理工作为食品安全的监管提供了有利的保障。

一、现阶段我国食品安全管理中存在的主要问题

1.食品安全管理法不够完善

完善的食品安全管理法是确保食品安全的重要措施，在当前的食品安全管理法中还存在很多漏洞，无法发挥出法律效应，不能对食品加工商形成强有力的约束作用，食品安全得不到保证。食品安全监管体制不顺，不同部门之间的管理责任不够明确，在出现食品安全问题的时候，相关部门没有及时制定有效的解决措施，反而互相推卸责任，经常出现“踢皮球”的现象，造成群众投诉无门。部门之间的工作缺乏统一协调，食品监管环节存在较多的漏洞，对违规生产的食品商打击、惩处力度不足，无法形成有效的威慑作用，各种不正规的小作坊还比较常见[1]。

2.食品生产商缺乏职业道德

食品的生产是由食品加工商完成的，从某种意义上来说，食品加工商决定了食品的质量，很多商家缺乏自律能力，为了谋取更多的利益，逾越了职业道德底线，生产加工食品的原材料质量得不到保证；商家缺乏应有的诚信道德，消费者在花费了一定的金钱之后，没有购买到同等价值的食品，且商家对生产的食品不负责，当食品出现质量问题的时候，没有做出合理的处理措施，严重损害了消费者的合法权益。

3.食品质量检测不到位

在当前的食品质量检测工作中，常用的检测方法主要包括定期检查、突击检查以及专项抽查三种，检测面覆盖不够全面，存在很多漏洞，检测力度有待提高，检测方法有待完善和改进；检测部门没有履行自己的责任，对待上级安排的工作比较敷衍，检测过程中容易出现懈怠、放松现象，导致检测工作趋于形式化；食品质量的检测标准比较落后，没有形成统一的、科学的标准，不能满足现阶段的食品安全需求。

4.食品安全宣教引导亟需加强

食品安全的教育宣传工作不到位，群众对食品安全常识及相关法律不够了解，在选用食品的时候，缺乏自我分辨能力，容易出现误买、误食现象；没有发挥媒体的宣传作用及科普作用，在出现食品安全问题的时候，只是对事件的具体经过进行了报道，并没有利用舆论作用对食品安全知识进行宣传，人们无法清楚的知道引发食品安全的根本原因，还容易发生类似的情况；政府与媒体缺乏有效的联系和沟通，只能被动的应对舆论压力，没有进行正确的引导，相关信息缺乏透明化和公开化[2]。

二、我国食品安全档案管理中存在的问题

食品安全监管档案管理是一项极具政策性、机密性、专业性等的工作，必须要让各个监管部门意识到加强对档案管理的重要性。然后在其建设过程中依然存在着诸多方面的问题，一定程度影响了监管效能的最大发挥。

1.对档案管理不够重视

长期以来，食品安全监管部门的档案管理意识相对来说比较薄弱，很大一部分人员包括部分领导对档案工作的认识都存在一定误区，认为档案工作就是抄、写、保管等事务性工作，和别的工作相比起来，似乎没有什么利用价值或者说不能给单位创造直接性的经济效益。因而对档案管理工作不够重视，始终认为无关紧要，只要做到不丢失，不泄密，能应付随时查档就可以了。虽然食品安全监管部门几乎都有配置专门的档案管理人员，但是他们往往都没有真正把档案管理工作作为单位工作的重点，也没有真正的认识到档案管理工作的重要性，因此有效的档案管理机制很难形成。

2.档案室硬件环境设施比较差

整齐、统一和规范的档案保管室是档案管理过程中的首要要求。但是很多没有设立专用的档案管理室，甚至还有部分单位的档案保管室如同杂物室一般，乱七八糟，毫无秩序可言，而杂乱的环境给档案管理工作带来严重影响，查档是不知从何入手，存档也不知存往何处。食品安全部门也没有重视对档案保管室的设施配备工作，认为档案管理无需太多设备设施，有人来看时有个地方找就可以，所以对于老化的设备和设施也不进行及时更换。对档案管理必备的条件解决落实也比较差，档案保管室没有完善的配套设施，加之工作人员没有良好的设防意识，更没有明确严格的管理机制，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整，这些问题都直接导致了部分档案文件在管理过程中受损，并给单位造成巨大的影响和损失。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

三、解决当前食品安全及档案管理问题的对策

1.建立完善的食品安全管理机制

结合食品产业发展的具体情况，对食品安全法进行修订，完善其中的不足之处，对不同部门在食品安全管理中所承担的责任进行明确划分，建立科学、完善的食品安全管理机制；制定统一的食品安全检测标准，确保食品质量检测的可靠性；做好风险预警工作，针对可能出现的食品安全问题进行评估，并制定相应的预防措施；将食品安全管理责任进行落实，全面深入开展专项治理整顿，关停不合格食品加工厂。

2.发挥社会的监督作用

食品的安全需要社会进行监督，只有充分发挥社会的监督作用，与政府部门形成有效配合，才能最大化的保证食品安全。建立举报有奖机制，调动消费者监督的积极性，及时发现食品安全隐患，根据群众提供的线索，开展相关的排查工作；利用媒体舆论力量，将不良商贩进行曝光，同时做好食品安全知识的教育与普及工作，提高群众对食品安全的认识。

3.食品安全档案管理采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的必然趋势，科技成果及技术的应用，给档案管理工作带来了很大的便利，提高档案工作的效率和水平。目前，用计算机辅助档案管理的部门越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

4.做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平

档案管理工作人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，是我们档案工作者义不容辞的责任。

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水电建设项目档案的安全包括实体安全和信息安全，但由于水电建设项目大多周期长、参加单位多、建设地点偏远以及自然条件艰苦等因素，往往使得各单位对档案的安全管理因重视不够而存在安全隐患。而随着移动互联网、云计算、大数据等技术在水电建设项目的快速推进，档案的实体安全和信息安全已面临着越来越多的挑战和风险。本文通过分析水电建设项目档案实体安全和信息安全管理中所存在的问题，提出了具体的对策，以供人们在提升项目档案安全管理方面借鉴。

2水电建设项目档案安全管理存在的主要问题

2.1档案安全管理体系不健全、职责不清、制度不完善

近年来，随着人们档案意识的逐步增强，水电企业，特别是业主单位依据国家、行业等档案管理规范要求，结合本单位的实际情况均建立了项目档案管理体系，明确了项目档案工作分管领导，并设立了与项目建设管理相适应的档案管理机构，配备了专职档案管理人员。但是，在水电建设项目档案管理体系中对项目档案安全的领导责任规定不明确，未将水电项目参建单位的档案安全体系建设纳入整个项目安全管理体系，未将项目文件的安全管理的职责纳入到设计、监理、施工等单位领导和项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。在项目日常的安全检查、节假日及汛期等专项安全检查时，未同步进行项目纸质文件和电子文件的安全保管检查。特别是在水电项目施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况，参建各单位往往只重视建设项目进度、质量、安全的管控，而忽视项目文件的收集和安全保管等工作，使项目文件的安全管理不能与工程安全管理同步进行。另一方面，虽然大部分水电企业都制定了档案整理制度，但涉及档案库房管理、档案利用、电子档案管理和档案信息安全保障方面的制度还不够健全。这使水电项目档案的前身——水电项目文件的实体安全和信息安全保管存在着一定的安全隐患。

2.2档案安全保管的软硬件设施设备配置不齐全

在水电建设项目的实施过程中，大部分水电企业的业主单位也建立了专门的档案库房，但由于水电项目建设项目周期较长，项目文件在正式整编归档移交给业主单位之前需要在施工单位保存较长一段时间，施工单位为了控制生产成本，大多没有单独设置档案库房，往往是档案库房与项目部办公室混用，加上项目建设期间人员流动较大，项目文件日常收集、积累、保管的中间环节多，以及衔接的不及时等容易出现文件的丢失，使项目文件的完整性存在隐患。或者是一些施工单位的档案库房设置过于简陋，或将档案库房设置在了地势低洼的位置，使得项目文件长期处于潮湿的环境，减损了项目文件的寿命，甚至存在被泥石流冲毁的安全隐患。此外，随着大量的自动化仪器设备在水电建设项目的应用，由这些仪器设备直接生成的电子文件越来越多，但一些施工单位平时不太注重这些电子文件的妥善备份保管、及时整编，时常因仪器设备的故障造成数据丢失，从而造成无法弥补的损失。

2.3档案信息安全治理意识较弱，信息安全管理的复合型人才缺乏

随着档案事业向信息化、数字化、网络化方向的快速发展，对水电建设项目档案管理人员也提出了新的更高要求。但现实是一些水电建设项目业主单位、参建单位的部分专职档案人员虽然从事水电建设项目档案工作数余年，有着丰富的档案管理经验，对日常档案业务工作驾轻就熟，但在水电建设项目档案安全管理方面，牢固树立档案“安全为天”，落实档案安全管理责任，创新项目档案安全管理措施，构建档案实体和档案信息安全体系的意识不强，档案实体安全和档案信息安全的知识和经验比较欠缺。既懂档案业务，又懂档案信息安全管理的复合型人才缺乏，使得一些水电建设项目业主单位虽建立了档案信息管理系统，但对系统的访问控制、入侵检测、档案利用中的安全保护等不能得到有效的控制。

3水电建设项目档案安全管理存在的问题应对措施

3.1建立健全档案安全管理体系，落实档案安全管理责任

如果把档案安全比作一艘航船的话，那么其“压舱石”就是责任、制度和机制这三个关键。因此，首先应从落实档案安全管理职责入手，在业主单位应明确分管档案工作的领导必须同时分管档案安全工作；二是需要将档案安全责任延伸至水电建设项目参建各方，要求各施工单位的项目经理、监理单位的总监作为档案安全管理的第一责任人；三是将项目文件具体的安全保管职责纳入到设计、监理、施工等单位项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。只有这样，通过建立岗位责任制，层层抓落实，才能将项目档案安全管理工作落到实处。

3.2不断夯实档案安全管理基础，完善档案安全管理制度

有了责任的落实还需要有配套的管理制度作保障。因此，只有通过建立健全和不断完善档案安全管理制度，将档案安全各项要求贯穿于项目文件的形成、整理、归档及项目档案的接收、保管和利用等工作环节，制定《项目文件编制与档案整理实施细则》《档案利用管理办法》《档案库房管理办法》等，从制度上为档案实体和档案信息安全管理提供保障。其次，针对电子文件与电子档案的安全管理，确保电子文档的安全和信息的可用性，需要制定《电子文件归档与电子档案管理办法》，将电子文件从产生形成，直到被永久保存或销毁，实施全程控制与管理，这样才能确保归档电子文件的真实、完整、可用及安全。第三，为有效预防和及时处理、解决档案工作中的突发事件，确保档案信息资源的安全，需要制定《档案工作突档案工作突发事件应急处置管理办法》，并将档案实体安全和档案信息安全的考核纳入到《档案工作管理考核办法》。只有这样，才能将档案实体安全和档案信息安全的各项要求落地落实。

3.3创新档案安全管理措施，提高档案安全管理水平

3.3.1配置必要的档案安全保管软硬件设施设备按照档案管理“库房、阅览室、办公室”三分开的要求，业主单位不仅需要设置满足档案管理的库房、阅览室、办公室，配置满足“八防”要求的设施设备，并配置相应的档案库房管理人员，而且还应督促参建各单位设置满足档案安全保管的档案库房，并严禁将档案库房设置在地势低洼和存在坍塌及泥石流安全隐患的位置。3.3.2定期加强安全检查，及时排除安全隐患在项目建设的推进过程中，一是需要将项目文件的安全管理与项目建设安全工作有机地结合起来，做到同研究、同部署、同检查、将项目文件的安全保管情况纳入工作规划和年度考核。特别是应加强汛期档案安全管理工作，严格落实防汛责任，将汛期档案安全保管工作作为防汛工作的一项重要任务来抓落实，督促参建各方将尚未归档移交给业主的项目文件存放在安全系数较高的地方。并根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》，组织参建各方档案管理人员、安全管理人员开展档案应急培训和演练，加强与消防、气象等部门联系，在预警信息上实现资源共享，增强研判能力，形成应急处置工作合力。二是需要建立常态化档案工作运行机制，开展经常性的档案安全状况自查、排查和问题整改工作，严格节假日期间的值班值守制度，并配备和更新档案安全保管的设施设备，同步定期做好检修维护，以确保项目档案安全万无一失。3.3.3织密电子档案安全防范的“安全网”在档案信息化建设过程中，应将档案信息安全纳入本单位信息安全建设，由信息部门负责；同时将档案信息安全纳入到档案信息化建设的整体布局中，借助现代技术手段做好档案数据的异地异质备份等，以提升档案安全工作的科技水平。采取权限控制+操作日志+防护软件等措施，对档案管理信息系统中的档案信息资源进行保护；采取加载水印和工作流的方式，对下载的电子文件进行安全管控。对归档的光盘则采用专用存储柜保管，并实行异地备份存放，以确保项目档案数据安全。3.3.4加强档案安全知识教育培训，全面提高档案人员安全意识确保档案安全，是对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。可通过“走出去，请进来”等方式，加强对档案人员的档案安全专业知识、计算机安全知识、互联网安全知识、知识产权知识等方面的培训，为档案安全工作提供人才支持。

4结语

影响档案安全的因素无处不在，档案安全工作只有进行时，没有完成时，永远在路上。档案安全是档案工作的生命线和底线，应始终将档案安全摆放在档案工作头等重要位置，坚持档案实体安全与信息安全并重，切实提升安全保障能力，对档案部门、档案工作者来说，安全永远第一，安全重于泰山，安全高于一切。

参考文献

[1]米彪.流域水电工程项目档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电,2014,33(01):142-146.

[2]王宏月.县级档案馆做好档案安全工作的几点思考[J].兰台内外,2020(33):13.

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关键词 安全性 电子档案 管理方法

中图分类号：G276 文献标识码：A

当前，广泛运用的电子信息技术和迅速发展的信息产业，电子政务工作的蓬勃发展，电子文件及网络的日益普及，也正在改变着传统的信息存储和传播方式，由此产生了电子档案。电子档案的出现，使档案馆（室）打破了单一的传统的纸质档案的管理模式，形成了由电子档案与纸质档案两类档案共存的局面。电子档案的出现，使当前的档案管理工作向自动化、有序化和科学化、简单化方向发展，这无疑提升了档案的管理水平。同时，电子档案自身的存储特点以及网络的普及，是电子档案也存在未知的诸多安全隐患。所以，我们必须与时俱进，以全新的工作方法来适应这种变革

一、电子档案存在的安全性的认识

首先，电子档案与纸质档案有着根本的区别。电子档案的安全性尤其重要，没有良好的安全防范措施，电子档案的存在将不再有任何意义。为了维护电子档案的原始性、真实性和安全性，使其真正具有法律的权威性，安全管理工作要给予高度重视。电子文件与电子档案是相辅相成的，档案系统管理的操作人员直接参与电子档案的管理工作，可随意在数据库中增添、改动、删除电子档案内容。因此，电子文件的数字签名技术、消息认证和身份验证技术需要尽快应用普及。

其次，计算机病毒是侵蚀电子档案的祸根，它可能造成整个系统的瘫痪乃至数据的全部丢失。因此，对接收的每块磁盘都要查验病毒，网上更要预防病毒炸弹的攻击。近几年来，黑客的攻击已超过计算机病毒的种类，总数已达到上千种。据悉，我国 95％与互联网相接的网络管理中心都遭到过境外黑客的攻击或侵入，档案部门的管理网络尚处于初级起步阶段，网络安全系统脆弱，易给黑客留下可乘之机。因此，保障电子档案安全性是亟待解决的问题。

最后，人员素质关系到电子档案的质量。电子文件是电子档案生命周期的初始阶段。电子文件由于自身的特殊属性，它可以随时增、删、改而不留痕迹，人们无法判断其原始性和真伪性。为了确保电子档案的真实性、可靠性和安全性，我们必须从源头抓起。计算机操作人员作为电子文件和电子档案的具体执行者，他们的个人素质关系到电子文件的形成质量和电子档案的真实性，这就要求操作人员不仅要有良好的职业道德、思想品质和熟练的档案管理知识，还要有一定的计算机应用技能。因此，对档案管理人员进行系统的岗位培训和职业道德教育势在必行。以纸质档案作为电子档案的鉴定基础，对接收进馆的电子档案，要逐一鉴定、检测，采取严格的措施，制定严密的管理分段负责制度，进行监督指导，确保电子档案的质量和安全。

二、电子档案的管理方法

1、电子档案的收集与整理。处理电子档案的前提是具备了电子档案存储平台，所以计算机是必不可少的，在档案收集前就建立好办公自动化模块，将收集工作延伸到存储系统设计阶段，为电子档案的管理奠定基础。电子档案的整理应当按照归档原则、格式和规范进行，一般是以年度、组织机构、保管期限分类存盘，在接受文件时集中完成，同时对归档的电子文件编写简要说明，存盘后，档案人员按照数据库结构和规范建立电子档案的目录路径，以便于查找。

首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性，才有利于整个归档过程的管理，确保归档工作顺利进行。最后，要采取必要措施，确保电子文件归档和质量要求。要保证此项工作正常进行，关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作，使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体，避免互相推诿扯皮，以提高文件的质量，为下一步提供利用打好基础。

2、电子档案的使用管理方法。鉴于电子档案在保存与维护方面的复杂性，为使之安全、可靠并永久处于能随时、准确地提供利用的状态，就需要认真做好如下几项工作：一要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案都是以脱机方式存储在光磁介质上的，所以要提供一个适合于光磁介质保存的环境。如适宜的温湿度，存放载体的库房及框架等都应达到要求，要能防尘、防光、防变形，并远离磁场及有害气体等。二要保证电子文件档案内容逻辑上的准确。由于电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体中，所以在以后利用时，还必须依赖于电子计算机的软硬件平台将电子档案内容还原成人们能直接阅读的格式。这是一个很复杂的过程，所以必须了解其内容格式在编排上不一致性和还原时所采用的技术与方法有差异的特点。为保证电子档案内容逻辑上的准确，必须对其依赖的技术和数据结构、相关定义参数等加以保存。三要对电子档案载体经常进行有效检验与维护。电子档案载体特别是磁载体极易受保存环境的影响，所以要经常对其进行检测和拷贝，以确保电子档案的可靠性，以便能长期利用。

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【关键词】 电子档案 安全管理 存在问题 技术措施

和纸质档案相比，电子档案安全、准确的保存和维护是档案工作的重点和难点。电子档案的实质是一些电子文件，它是辅助于计算机中的多种信息才得以转化和实现的，这些所谓的电子文件是具有归档保存的价值的。由于电子版的文件容易受到电脑恶意病毒等因素的影响，其原始资料被篡改的可能性较大，因此，做好电子档案信息的安全管理工作就显得更为重要。

1 电子档案信息管理过程中存在的问题

1.1 电子档案本身的不安全性

（1）凭借计算机运作的信息网络、光盘技术、传真技术等都存在一定的不安全性，也包括电子档案，其信息在输入、保存和传递的过程中可能会遇到病毒侵犯、信息丢失、感染、失控，或者人为破坏等因素的影响。

（2）由于存储电子档案是经过一定的程序控制，形成一系列数字代码，最终保存下来的过程，其数据很容易被改动。此外，电子档案的信息一般都存储在光盘、磁盘等介质中，容易受到外界不利因素的影响，如果没有得到及时、妥善的管理和保存，其信息就很容易丢失。

（3）电子档案的归档问题。通常我们认为电子档案已经进行了归档保存，集中在计算机某一特定的位置，对电脑中一些不常用或不起眼的文件就不去细心管理，但实际上这些归档保存的电子档案是覆盖在计算机的各个部位的，一旦其中一个环节出了问题，那么电子档案信息就有可能被破坏甚至丢失。

1.2 电子档案信息管理中的安全隐患

（1）部分机构从档案制作到归档保存整个过程都缺乏专门档案工作人员的参与和指导，这就使电子档案从头到尾存在着严重的安全隐患。

（2）电子档案的存储会受到存储器的影响，频繁的存储归档可能会使存储器的容量变小，当新的电子档案产生时原有的电子档案就会被覆盖，导致部分信息丢失，电子档案不完整。

（3）计算机网络的迅速发展给电子档案的安全管理带来了不同程度的问题。网络发展速度之快，很多档案工作者来不及了解这方面的知识，缺乏相应的技术指导，这样建成的电子档案归档管理系统就不可能完善，达不到标准档案管理的要求。

（4）信息技术的不断更新使电子档案管理不便。目前电子档案的管理不仅仅是纯粹的文字处理，还借助一些先进的信息技术，其复杂程度远高于传统纸质档案的管理模式。例如可按照办公环境的需求，在进行文字处理时适当增加一些图形、声音等批示，将档案中不同的信息存放在不同的位置，使档案在不同的环境中都具有可读性。

（5）电子档案尚未设置明确的法律效力。一般来讲文件的法律效力与其载体息息相关，如纸质文件，但是由于电子档案的载体不固定，都是光盘、磁盘这样的新型材料的载体，无法制定相应的法律条文。

2 保护电子档案信息安全的措施

2.1 安全管理措施

电子档案在形成、整理、保存和使用等过程中信息丢失或被修改的可能性是很大的，必须要以严谨、科学合理的管理制度杜绝破坏电子档案信息安全的人为因素，维护电子档案的原始性和真实性。

（1）制作电子档案要有明确的责任和分工。档案制作者要对所负责的模块负全责，划清各个参与者的责任范围，与档案制作不相关的人员未经许可不可随意进入到他人的工作范围中去，若一定要查看文件可采取只读形式，避免因有意改动而带来的麻烦。

（2）当电子档案初步形成后，要及时积累，防止信息发生变动，并且在积累的过程中若有其它的变动必须要有详细的记录和说明，对追后形成的电子档案也要有备份。例如，变更CAD方面的电子档案必须要有相关的批准手续，变更后要及时记录和备案；对于某些公文性电子档案在文件达成一致，最终确定后就不可进行变动。

（3）建立科学、合理、完善的归档制度。1）归档前对电子档案的全面检查，看其内容是否完整；2）查看批注的说明、目录等是否归档；3）电子档案与其纸质文件的内容和说明是否一致；4）最后检查归档的电子档案读取信息的准确性以及载体的安全性。

（4）建立严格的保管制度。电子档案归档后要以只读形式存在，对不同性质的档案设置权限管理，防止不相关人员的非法访问。此外，因工作需要对电子档案进行格式转换时，务必要确保信息的真实有效性，并进行定期检查，维护档案信息的安全性。在电子档案使用的过程中，归档后的载体不可外借，只能提供拷贝文件，以防原始文件的破坏。

（5）完善电子档案的记录系统。建立任何一份电子档案都要有相应的记录，随时记录档案形成、管理和使用的情况，为档案的真实性提供有效的依据。应为记录系统制定跟踪记录的功能，进行实时记录，把电子档案的信息从一开始建立就自动记录下来，同时辅助一定的人工记录，以此证实电子档案的真实性。

（6）制定明确的电子档案法律效力。就目前来说，尚未找到制定电子档案法律效力的有效办法，但是面对大批量电子档案的产生，我们还是要做出必要的规定。通常电子档案的凭证作用都是由一套管理程序来体现的，例如，澳大利亚规定：按照国家要求的管理程序形成的电子档案才有凭证作用。

（7）确保电子档案的真实性。电子档案的载体是不固定的，其内容的更改也不能留下任何痕迹，因此对电子档案的保存要有专门的技术。例如，办公软件在对电子档案进行处理时可采用电子签名或电子印章的方法，或者设置实时记录系统对电子档案的修改、传送等过程进行记录，了解档案信息安全管理的来龙去脉。

2.2 技术措施

电子档案的形成、整理、存储和使用整个过程都是以光盘、磁盘、硬件设备等为载体的，其中一个环节出现差错就会导致电子档案的不完整性。首先就载体本身而言都是用新型材料制成的，材料质量的高低直接影响着档案信息的传输和存储，所以在选取电子档案载体材料时要对其理化性能、规范程度、耐久性等做详细的研究，使电子档案载体的使用寿命延长。其次电子档案的防护设备要有严格的要求，防护设备应具有防光、防热、防水、防电、防磁、防病毒等特性，抵制外界的干扰。再次要加强电子档案的网络系统，设置终端设备和机读设备，创造良好的上网环境。下面就讲述了具体技术措施：

（1）保护电子档案载体理化性能的技术措施。电子档案的保存环境可设置一个温湿度的调节和控制，一般情况电子档案的保存温度为14℃-24℃，温差不超过5℃，因为过高的温度会使档案的材料变脆，容易老化，不利于保存；而湿度一般在40%-60%之间，湿度过高载体材料容易变形。此外载体存放时要远离辐射和磁场，避免强光直射。

（2）确保原始电子档案的完整性。保存电子档案常用的三种方法是：①把与之相关的应用系统和软件一起保存，存放在同一位置，使其以原来的格式显示；②为电子档案制作原始的电子图像，并保存下来；③保存电子档案时要留有纸质档案文件，以便永久保存。

（3）电子档案的内容要能被人理解。通常档案内容较抽象，难以全部理解领会，为了使人们对此的理解更深刻、更透彻，在保存档案时就有必要添加相应的备注和说明，常用的备注信息有：档案名称、元数据、逻辑结构、存储位置等。

（4）电子档案尤其是其载体要进行定期的检验、维护或拷贝，使电子档案的信息真实有效。电子档案的定期检测通常为一年一次，对载体样品进行随机抽样检测或等距抽样检测，具体步骤为：①先观察载体外表，看是否变形或损坏，有无污垢；②用专门的检测软件查看载体上的信息是否与原始信息一致；③对错误的载体信息要给予及时有效的更正。这方面的管理必须要非常严格，对电子档案的检测、维护和拷贝等过程要有明确的详细记录，避免引起不必要的纠纷。目前该方面的检测技术还是相当可观的，主要有以下几种技术：

第一，电子档案签署技术，主要是为了证实档案信息的真实性。签署技术通常是数字签名，有证书式和手写式两种，前者的技术原理是：电子档案的发出者在发文件时对文件进行加密，随后便会以字母或数字串的形式同文件一起发出，接收文件者运用指定的方法进行解码，最后做验证签名；后者是在文字处理软件中插入特定的软件模块，档案制作者用特制的笔在计算机屏幕或手写输入板上进行签名，最后显示出来的签名如同亲笔签名一样，计算机通过数字转化后获取手写签名，最终把档案内容等一起打包处理。计算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子档案的内容、结构等进行打包处理。

第二，电子档案的加密技术，使档案内容不被公开。电子档案在传输的过程中会用双密钥码对文件加密，一个是公开的加密密钥，一个是保密的解密密钥，这样收发方就会用各自的密钥进行文件传输。由于加密同解密的密钥不一样，除收发方之外的第三方就不会解密截获的文件，对电子档案的传输起到了很好地保护作用。

第三，采用身份验证技术，可防止无关人员的非法访问。如，使用银行系统时会有用户名和密码的验证，要进入管理系统需要验证管理员代码等。身份验证惯用的方法是为用户设置一个字符串，也即就是通行字，以此代表不同用户的身份，当用户需要访问系统时需要输入通行字，然后由计算机通过存储记忆验证资料，只有合法的用户才能进入系统进行相关的访问，否则会被拒之门外。

第四，设置电子档案的防火墙。防火墙就相当于是一道关卡，能够控制两个方向信息的进出。电子档案中利用防火墙控制技术，可以防止外界未经允许的用户或机构非法访问本站信息资源，确保一些专利信息的安全性。防火墙本身的安全保障能力是有限的，只能在网络边界进行，通过网络通信系统的监控，符合安全规定的就可以进入，不符合的就不能通过。

第五，增加防写技术措施。电子档案的文件信息可设置为只读状态，这样就能保证从计算机上获得的信息只能被读取，不可修改。需要注意的是只读光盘中的信息只能读出，不能被擦除或再追加；而对于一次写入时光盘，其中的信息可以追加，但是追加后不能删除原有的信息。这种防写技术大大避免了档案内容被更改的可能性，增强了电子档案的真实性和原始性。

由此看来，这些技术措施足以确保电子档案信息存储和传输的安全性和保密性，防止了电子档案被随意改动和非法访问。当这些技术得到广泛普及，并被再次更新后，电子档案信息就会被管理的更加安全。但是，电子档案的维护和存储工作是很复杂的，需要综合考虑各方面的因素和条件，最终才能确定可靠的技术方案和安全管理模式，使电子档案处于安全可靠、真实有效的状态，最终使这些技术措施得到充分的发挥。目前，档案工作者已经对电子档案信息的安全管理问题引起了高度的重视，并加强了各方面的研究和探讨，在不久的将来将会有更完美的电子档案管理技术措施出台。

参考文献：

[1]黄昌瑛.电子档案信息安全保障策略研究[D].福建师范大学，2007.

[2]申雪倩.电子档案网络化应用研究[J].信息与电脑（理论版），2011（08）.

[3]于雅萍.关于电子档案保存与维护的策略研究[J].华章.2011（09）.

[4]何丽华.浅谈电子档案的管理[J].内蒙古农业大学学报（社会科学版），2007（03）.

[5]金俊兰.构建档案信息化安全体系[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2011（02）.

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关键词：通信；施工安全；管理；探讨

Abstract: The field of communication in the high-speed development, communication engineering construction comprehensive development, engaged in several communication construction enterprise, only the profit regardless of the safety of the more serious phenomenon, in production safety investment is far from enough, electric line blocking, casualties often accidents, causing unnecessary losses to the state, enterprises, individual and social. The fact that and warns us, to do a good job in the management of safety in production, requires the construction of the parties to participate in the work of safety management. The following talk about how to improve the safety management of communication engineering construction.

Key words: communication; construction safety; management; study

中图分类号：S972.7+6文献标识码：A 文章编号：

1通信工程安全管理含义

所谓的通信工程安全管理是指对通信工程建设活动过程中所涉及的安全进行的管理，包括建设行政主管部门对建设活动中的安全问题所进行的行业管理和从事建设活动的主体对自己建设活动的安全生产所进行的企业管理。从事通信工程建设活动的主体所进行的安全生产管理包括通信工程建设单位对安全生产的管理，通信工程设计单位对安全生产的管理，通信工程施工单位对安全生产的管理，通信工程监理单位对施工单位的管理等。

2通信工程实施安全管理的必要性

2.1实施安全管理有益于提高通信工程的安全生产水平

在通信工程中，实施安全生产的三重监控，主要有政府安全监控，施工单位及监理单位的安全监控，能够有效减少及防止安全生产事故的发生，同时还能改善市场监管方法，发挥市场机制，使其监理单位介入来实时监管通信工程的现场安全生产，以提高其安全生产水平。

2.2实施安全管理能够降低通信工程中的安全事故

我国的安全管理方针为“预防为主，安全第一”，该方针旨在预防及控制事故发生的能力，运用安全管理来规避事故的发生，而监理单位对通信工程安全管理的参与，能够及时发现施工中的安全隐患，且要求并监督施工单位及时消除安全隐患，避免安全事故的发生，保障广大群众生命财产安全及国家的公共利益。

2.3实施安全管理能够实现通信工程中投资效益的最大化

对通信工程施工现场进行生产安全的监管，能够减少安全事故的出现，保障通信工程质量，同时，也保证了通信工程的施工进度及有效开展，这对通信工程投资正常回收及投资效益最大化具有着重要的保障作用。

3通信工程中存在的安全管理问题

任何工程项目在建设中时，均不可能绝对安全，特别是通信工程中，其风险存在就更不可避免了，这就需要对有关安全管理制度及办法进行完善，可在通信工程中，还存在着安全管理规章制度不完善及安全生产理念不到位的情况，很多管理者对安全管理意识并不强，其安全管理贯彻实施也就得不到保证了。这样就出现了通信工程施工中的管理不到位现象，主要体现为管理方式简单传统、权责不明确、安全管理手段及监督机制缺失等。同时对通信工程施工中的风险预计也不足，特别是我国目前通信工程中没有对出现问题进行有效总结及检讨，也就产生了安全管理重视程度不够等问题，给我国通信工程安全生产带来了很大威胁。

4加强通信工程安全管理的办法

4.1加强通信工程的安全管理内容

认真落实国家有关安全管理的方针政策，尤其是“预防为主，安全第一”的安全生产方针；在通信工程设计文件里，有关设计单位要对安全施工技术标准及规范进行明确；在施工之前，建设单位要签订有关安全协议，加强施工现场的监督，且将通信工程所需要的安全生产技术及有关费用写入招标文件里，作为工程招标的一部分，并依据实际情况对费用合理规划及控制；建立安全管理保障体系，并形成健全的生产责任体系，加强对通行工程的监督及检查，能够认真执行及贯彻安全技术标准及规范，并落实到通信工程的各部门及环节中，且进行安全生产教育，以增强安全意识，还要认真编写及对待施工方案；其监管单位应经常到施工现场检查监督，以确保工程能够安全文明的施工，对于发现的问题，要及时督促解决处理，在检查中，出现的管理混乱、违规施工及野蛮施工等情况要限期整改，对于整改不力单位要进行严格处罚。

4.2严格遵守相关安全生产管理法规

在通信工程施工中，要严格遵守像《建筑法》、《环境保护法》、《安全生产法》、《安全生产管理条例》及《建设工程监理规范》等相关法律规范，建立相对完善的三重监督体系，对通讯工程实现“事前预防、事中控制及事后改进”的施工安全管理办法；加强建设工程中相关文件的管理，像初步设计文件、可行性的研究报告及施工图的设计文件等；同时，还有相关建设工程及委托监理合同的管理，主要有业主和施工单位所签订的工程合同，以及监理单位和业主所签订的有关工程的委托监理合同，从而为生产安全进行保驾护航。

4.3加强安全生产责任制的完善

单位负责人作为安全生产管理主要的负责人，需要对通信工程中的安全管理事务进行负责，紧抓安全管理工作，使其形成完善的安全管理责任制，并要求层层落实，年年签订相关安全管理的责任书，且缴纳相应的保证金。安全生产的部门经理要对全年安全管理情况进行监控，具体通信工程中，要设立专门的安全管理工作人员，对通信工程中的关键安全部分进行随时检查，从而及时消除隐患。

4.4加强通信工程安全管理中的资金投入，并加强安全检查

很多单位施工现场安全设施的重视程度不到位及资金投入不足是导致通信工程安全事故频发的重要原因，进行安全资金及设施投入是保证生产安全的重要手段，其建设单位应该在施工合同中单独列出有关的安全费用，且保证专款专用，而监理单位所涉及的安全管理费用，也应该在监理合同中进行单独体现，并列出安全生产的奖励条款，从而加强监理单位实施安全监控的积极性。加强通信工程中的安全检查能够有效提高安全管理水平，这必须要对工程生产作业环境与设施安全情况经常检查，当发现设施不正常时，要及时采取相应措施进行处理，将安全事故消除在萌芽状态。同时，把狠抓落实当作工作着眼点，有效落实责任制及奖惩制度，从而提高相关工作人员的积极性及责任心，保证工程的安全性。

4.5加强安全培训，提高通信工程中工作人员的责任心

通信工程中的安全管理是保障安全生产的重要方法，这需要制定安全管理制度及相关安全生产的岗位责任制，安全管理制主要是为了提高工作人员的自我保护意识及自我防护能力，同时工作人员的责任心对工作来说是相当重要的，那些责任心比较强的员工，能够细致地观察问题并善于思考，这样就能及时发现安全工作中所存在的安全事故隐患，防止事故的发生，因此，加强相关工作人员的工作责任心，能够有效提高安全生产效率。这需要加强员工的培训工作，提高工作人员的安全意识及管理技术能力，并对工作人员定期进行教育考核，且把通行工程中的安全生产意识及技术知识作为考核及培训内容之一，从而保证所有员工均具备一定安全生产素质。在培训工作中，不能走过场及搞形式主义，要确实加强员工安全意识及安全技术能力。

4.6加强科学合理安全急救预案，作为事故发生时使用

在通信工程中，应该制定较为完善的安全急救预案，包括人身伤亡、通信阻断、交通事故及消防等，并定期进行演练，还要确保各类物资的储备。能够在安全事故突发时，及时进行救援工作的开展，使损失达到最小化。当通信工程施工单位进行安全事故处理的时候，不仅要做到及时救援，还要依据安全事故的严重程度来诚实向相关部门进行情况汇报，禁止瞒报及不报情况的出现。

5结语

综合来看，通信工程的生产必须依靠安全管理，而安全管理又会促进其生产。通信工程应加大力度弘扬和提倡安全管理，制定完善的安全管理实施体系，切实落实安全管理的责任，建立合理的奖惩制度，从而有效推动通信工程的安全管理工作。

参考文献：

〔1〕张彦秋,王志波.强化通信工程安全管理的对策[J].中国制造业信息化,2009(2)

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针对这种情况，世界各国政府积极采取各项措施，并出台了相应的法律法规和政策，来保障食品安全。欧盟于2002年78颁布了178／2002号法令，要求从2004年起在欧盟范围内销售的所有食品都能够进行跟踪与追溯。

美国于2004年5月公布了“生物反恐法案”，将食品安全提高到国家安全战略高度，要求所有涉及食品运输、配送和进口的企业要建立并保全相关食品流通的全过程记录。

在我国，新的《食品安全法》已于09年6月1日开始实施，对于拥有十三亿人口的食品消费大国，建立食品的召回制度，采用食品的可追溯系统，逐步建立我国食品安全信息系统，以提高民众的信心，帮助企业出口到已经实施可追溯性的国家，具有深远的社会和经济意义。

2007年12月29日，为认真贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，推动民生档案工作深入开展，推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》，要求全国各级档案部门贯彻实施。

民生档案工作事关构建和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节。开展民生档案工作，是档案部门贯彻市第十次党代会重民生、解民忧、促民富精神的具体措施，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标，是民生档案管理部门和单位的一项重要职责。

在此背景下，中信信息推出了“光典食品安全档案管理系统”，该系统以数据库技术和计算机网络技术为支撑，对食品从“繁殖(育种)～饲养(种植)～屠宰(收购)～加工～冷冻(储存)

配送

零售一餐桌”全流程，尤其是肉品的屠宰和加工环节，蔬果的批发环节的信息实施电子化数据收集，监督和约束食品生产者，提高食品质量，促进食品安全，引导市民消费健康、放心食品，为最终实现食品追溯体系打下基础。

系统特点

1、结合农业／畜牧业生产特点

“光典食品安全档案管理系统”在开发前，对北京、上海、昆1月、重庆，成都、青岛等地区的食品生产企业进行了大量实地调查，通过这一过程，对食品生产流通过程有了更加明确的认识。在“光典食晶安全档案管理系统”的具体设计上也与目前的农业／畜牧业生产相通应，以使该系统得到很好的应用与推广

2.符合用户的使用习惯

由于“光典食品安全档案管理系统”面向的用户是大多集中在集贸市场、超市、批发市场、屠宰场等流通环节，这部分人员普遍计算机水平不是很高，因此“光典食品安全档案管理系统”在强调功能的前提下，尽量做到界面简单、操作容易。

3.注重系统安全特性

“光典食品安全档案管理系统”主要是对涉农业／畜牧业企业的生产、库存、运输、销售档案进行管理，这些档案涉及到企业的保密性。因此本系统为了增加系统的安全性，特别采用光典特有的电子文件三性保证、严格的权限管理和数据合法性验证等措施。

系统功能

“光典食品安全档案管理系统”涵盖了食品生产、流通管理的各个环节，包括基础档案，生产档案、质检档案、销售档案、系统管理。系统的功能主要包括6部分：

(1)档案浏览。用户可以根据自己的权限浏览相关档案内容，可以进行一般浏览和查询浏览。查询浏览是用户对自己感兴趣的信息查询后浏览。

(2)档案添加。系统按生产、库存、销售的不同过程提供各档案的添加功能，用户填写相关字段后确认即可完成档案的添加，在添加过程中，系统进行相关合法性验证。

(3)档案管理。系统的核心是档案管理，用户可以登录相关界面进行删除、修改等操作，这些操作是对已经存在的记录进行的，用户可以修改指定记录各字段的值；用户也可将整条记录删除。

(4)统计分析。系统提供库存统计功能，用户只要选择仓库号和统计的起止时间，系统统计相关仓库某段时间的出入库和库存信息。

(5)决策支持。在出入库的过程中，系统根据各个仓库的情况，辅助库管人员做出决策，如若某仓库库存不足，系统提示用户进行库间调拨。

(6)追溯代码生成。系统根据产品信息、地块信息、入库时间自动生成阶段性追溯号。只要系统连接条码打印程序，即可实现追溯条码打印。

系统实现关键技术

实现“光典食品安全档案管理系统”的核心在于对食品“身份”的确定，通过数据载体(条码、RFD)把信息流与实物流联系起来，实现各个环节的数据交换。而要生成可追溯的条码，最重要的是要对食品从源头开始进行合理的编码。“光典食品安全档案管理系统”在分析国际通行的EAN，UCC体系的基础上，在新增产品和产品包装环节分别实现了自动产生产品标识代码和产品追溯代码。

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关键词：档案 网络管理 安全 总结

（一） 档案网络管理发展的意义

档案网络管理的发展对于管理我国档案有着重要的意义，主要表现在以下几个方面――

1.1有助于推动我国档案管理的规范化发展

档案网络管理的发展有助于推动我国档案管理的规范化发展。在档案网络管理的过程中，会不断解决网络管理中存在的问题，不断推动我国档案网络安全管理的规范化发展。

1.2有助于推动我国档案网络管理制度的完善

档案网络管理的发展有助于推动我国档案网络管理制度的完善。由于我国网络档案管理发展的历史比较短，管理经验尚不完善。在这种情况下，加强对档案网络管理的发展在一定程度上推动了我国档案网络管理制度。

（二） 档案网络安全管理在发展中遇到的问题

档案网络安全管理在发展中存在着一定的问题，主要表现在以下几个方面――

2.1缺乏档案网络安全管理意识

我国档案管理人员在进行档案网络管理中缺乏安全管理意识。由于对档案网络安全的防护意识不高，在网络档案管理中，很容易出现档案丢失、多次复印扫描与输出对纸质档案原件造成的损坏等各方面的问题。这些问题在很大程度上妨碍了我国档案网络工作的顺利进行。同时这种档案网络安全意识的匮乏也给档案的安全保管带来威胁。

2.2档案网络信息更新不及时

档案网络信息更新不及时是目前很多档案网络管理中存在的普遍问题。随着信息时代的不断发展，计算机系统不断更新，为档案的网络管理提供了很大的方便，但是也存在着一定的问题。举一个简单的例子，2009年北方某国有企业由于没有定期做计算机软、硬件等方面的检测，防入侵检测技术和防病毒技术由于没有及时检测而导致出现了部分问题，使得该企业的档案网络资料被黑客攻击，给档案管理的工作造成了一定的障碍。

（三） 解决措施

为了更好地发展档案网络，针对上述提到的问题，提出相应的解决措施，具体表现在以下几个方面――

3.1树立档案网络安全管理意识

企业档案管理人员要树立档案网络安全管理意识。任何企业都要将档案保护意识灌输到企业的工作人员，从本质上让档案管理工作人员树立依法治档意识和档案保护意识，只有这样才能确保我国档案网络管理工作的开展。

3.2及时更新网络档案信息

及时更新网络档案信息可以有效地避免网络档案管理出现问题。对计算机系统不断检测监督可以随时发现问题并解决问题。同时当档案的人事出现调动的时候，档案管理人员要及时更新该工作人员的信息，只有这样才能推动我国档案网络管理制度的完善发展。

参考文献：

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文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：

一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。

二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。

三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点

二、加强档案管理势在必行

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。

首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。

其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

三、文档工作要更好地为经济建设服务

文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：

一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。

二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。

三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。

四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。

五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。

其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。

四、结束语

作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。

将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。

参考文献：

[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报，2005，(02).

[3]王晓燕.全省档案工作会议在长沙召开[J].档案时空，2005，(02).

[4]陈相安.档案工作的创新思考[J].兰台世界，2001，(10).