人事档案用途范文

导语：如何才能写好一篇人事档案用途，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、事业单位人事档案的特点

1、全面性。事业单位的人事档案主要指记载单位员工的工作情况、奖惩情况、工资情况等方面的文件。可以说，人事档案记录着员工的个人发展以及思想发展，通过该档案我们可以了解员工的详细情况，是员工个人信息与资料的储存库。

2、现实性。只要员工在事业单位工作一天，单位领导就可根据个人的人事档案来利用人才，并以此解决员工的工资问题。

3、真实性。事业单位的人事档案在记录信息的过程中必须要做到全面性，只有保证信息的全面性、客观性与真实性，才能够保证事业单位领导合理的用人，为事业单位的发展创造条件。

4、动态性。当事业单位人事档案存档之后并不是不能改变的，而是随着员工的工作情况而不断修改，是员工所有工作情况的真实反映。因此事业单位工作人员在管理人事档案的过程中，必须要对员工工作的实际情况进行了解，然后将其记载到人事档案中。另外，还需要将人事档案进行打孔装订，这样有利于管理人员对员工的情况进行详细记载。

5、流动性。在事业单位发展过程中，管理者必须要将人事档案与人事管理有机的结合起来，充分发挥人事档案的作用。

6、机密性。人事档案中所记载的内容涉及到员工的功劳与过错等所有情况，绝不能够向其他人透露，我国法律中有明确规定，绝不可擅自泄露员工的人事档案信息，不可将其公布社会。

二、事业单位人事档案的作用

事业单位人事档案是事业单位中的重要组成部分，在事业单位管理工作中占有非常重要的地位。

1、人事档案对事业单位的作用

从事业单位的角度来讲，人事档案的作用主要是为事业单位的人事部门提供依据。档案是对个人所有情况的真实记录，通过人事档案可以很清楚的了解员工过去的工作情况，单位领导可以通过人事档案做出决策，对员工进行全面管理。在当前的事业单位发展中，为了能够充分发挥员工的才能，就需要领导通过档案来全面了解员工，事业单位在用人的过程中，对于员工的任免、晋升、奖惩都需要归入到档案当中。因此在现代化社会发展中，事业单位在聘用员工的过程中往往需要将使用档案，了解员工的情况，然后据此合理配置单位的人力资源。如今，自我国《新劳动合同法》实施以来，事业单位在聘用员工的过程中更加谨慎，这就更需要将人事档案的作用充分发挥出来。

2、人事档案对个人的作用

现如今，人们依然会将人事档案作为自己的凭证与依据。由于人事档案具有真实性与原始性的特点，其他材料根本不能够降低代替，具有一定的法律效力。事业单位在选人、用人的过程中，一般都会利用人事档案来了解个人的真实情况，如果没有档案，又是涉及到个人的切身利益根本无法解决。从个人的角度而言，人事档案至关重要，当人们在就业、考验、出国、社会保险及退休手续的办理等方面时，人事档案都发生着巨大的变化。

三、规范事业单位人事档案管理工作，为现代化人力资源管理提供优质的服务

随着信息化时代的到来，人事档案是人力资源管理部门的重要组成部分，是其重要的凭证、依据，必须要受到人们的广泛关注。因此在实际工作中，我们必须要有效提高人事档案的管理水平，合理开发、利用人才，促进事业单位的全面发展。

1、采取有效的措施提高档案管理人员的综合素质。在现代化社会发展中，传统的人事档案管理模式已经无法满足当前社会发展的需求，因此事业单位必须要在档案管理部门引进高技能、高素质的人才，然后通过培训等各种方式来提高档案管理人员的综合组织，从而适应当前社会的发展。首先，我们必须要通过培训转变档案管理人员的思想观念，将其被动服务转变为主动服务；其次，通过加强各个部门的沟通，使档案管理人员了解员工的情况，补充人事档案信息，为单位领导的决策提供依据；再次，通过各种宣传方式向档案管理人员以及全体员工普及档案知识，让全体员工了解到人事档案的重要性，这样可以间接避免员工在工作中出现违法乱纪的现象。

2、建立健全合理的人事档案管理制度。现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革、及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整；在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。

3、加快人事档案工作科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

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关键词：档案；管理；对策；

中图分类号：：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

档案工作是各单位各项管理工作的基础，集中统一管理本单位形成的全部档案，是档案工作的基本原则，是档案法律法规对档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。随着各项制度的改革，档案体现了一个单位的历史足迹，只有在科学、规范地做好档案管理工作的同时，注重与时俱进，才能真正为单位的发展服好务，使其更加适应社会的发展，满足社会的发展需求。

一、实现档案管理工作的标准化建设

（一）全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

（四）统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

二、完善人事档案管理对策

（一）严格按程序交接

人事档案移交是一项仔细严肃、手续慎密、职责巨大的作业，要根据流程进行。档案移交步骤：第一，对所管理的档案开展一次整体的清点，要帐实一致；第二，针对借出去的档案要立即进行催促归还，收拾好借条，同时在借条上标注缘由和催还状况；第三，对没有进行归纳收拾的零散资料要按照类别放置好，收拾好之后要立即放在相应档案中；第四，根据档案交接需求开展转交，同时在转交手续上标注转交时间、位置、转交双方、证明人、转交数量等，还必须在转交文件上签署相关人员名字，对转交作业担负责任。

（二）强化档案管理意识，严格档案管理程序

建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。

（三）完善档案管制机制

创建档案作业机制一定要按照下面几点标准：1制定的规则要符合科学以及合理性的标准。建筑起来的规则一定要达到企业特征以及档案管制本质，符合企业档案管制的需求。2简单适用。机制一定要拥有可操纵性，其创建要按照便利适用、简单可行、操纵性强为宗旨，方便能够更好的施展机制的指挥以及标准用途。3保持机制限制的双向性。不仅限制主管也限制职员。主管的作风对机制的顺利开展有直接作用，而职员是企业的关键组成团体，是机制的关键限制目的和实施者。4保持机制实施的严厉性。档案机构不仅是拟定档案规则的主管机构，还是规则的实施机构。在规则的实施程序中，要做好奖惩的工作，充分表现出机制的威望。

（四）建章立制，有章可循，规范操作

主动热情的改好档案搜集作业，机制张贴上墙，操纵作业能够有规则可依据。建设职员借读档案记录，职员档案转入以及转出和进行交接的记录表格。针对因为历史缘由，的确搜集不到的档案资料，要注明缘由，为之后的搜索作业供应便利。所以，我们在整理档案材料的时候一定要勤快，立即追踪以及添加上新的材料，实现其原始根据用途。

（五）积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感

主动搞好宣扬作业，对搜集资料要仔细审查，把确凿可信的资料归入到人事档案中，确保品质。在档案辨别程序中，档案管制工作者要仔细负责、保证档案是完善真实的，充分了解到工作人员在管制作业中的关键性，持续改善作业形式、作业手段，改革作业形式，提升作业速度，提升工作品质。在辨别程序中，辨别对错，虚假材料定要拒绝，保护好人事档案的真实健全原则。

（六）加快档案信息化进程，提高工作效率

怎样使用电脑措施为人事档案开展资料储存、搜索，从而完成网络化管制，这已经是现在人事档案管制作业的关键问题。这就必须尽早创建人事档案资料库，推动人事档案的管制完成信息化以及网络化。并且，在制定有关运用权力的状况下，一些资料对机构以及员工来讲是开放的，创建公开通透的人事档案管制制度。这样，不仅可以加强人民档案思想，加强人事档案管制作业的通透度，还能够为企业挖掘人才，培育人才以及运用人才打下坚实的根基。

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关键词：高职院校；人事档案；档案管理

人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的历史记录，是考察人才，科学用人的重要依据，在干部选拔任用、人员调动、职称评审、退休等方面发挥着非常重要的作用。高职院校现行的人事档案管理工作模式明显滞后，阻碍着高职院校建设，限制高职院校各方面工作。

一、目前高职院校人事档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识薄弱、管理思想陈旧

高职院校领导不重视档案管理工作，认为档案的管理仅仅是学校辅的工作。高职院校没专门负责档案管理的机构部门，只是从人事部门安排较少的人员以兼职形式管理。大多高职院校对于档案持有“重藏轻用”的落后观念，没意识到档案管理的重要性。学校对于人事档案工作不够重视，投入的财力、物力及人力不足，管理工作仍停留在传统的管理模式。传统的人事档案管理模式是将档案接收和保存当作主要工作内容，采用手工操作方式整理完善档案，存在效率低，易出错、查阅困难等缺点。对于新的信息化人事档案管理模式，不太愿意投入资金，不愿意去尝试，固步自封。

（二）档案管理制度不健全

在人事档案管理工作不被重视的情况下，大多数的高职院校没有制定关于规范管理人事档案的相关规章制度。档案管理工作缺少制度的规范，导致当前档案管理工作繁杂、混乱、无章可循。档案管理的大部分工作需要根据规章制度开展，对于档案进行严格的管理、审查，以及对档案资料的收集、完善和归档。同时，很多学校没有安排专门的档案管理岗位，即使有专人的管理也是缺乏档案管理知识的背景，无形中使档案管理工作专业度不够，档案工作做不好。

（三）档案管理信息化程度低

高职院校人事体制改革不断深化，无形的加重了人事档案的工作，传统的管理模式已不能满足当下新形势的需要，高职院校档案信息化的建设工作比较滞后。高职院校的人事档案基础设施落后，收集、整理、归类等一系列的工作还需依靠手工操作，无纸化、电子化、信息化的程度不高，影响了档案管理工作的效率、利用率。

（四）工作人员不够专业

档案管理工作的开展，归根到底要依靠“人”来推动。高职院校的档案管理工作人员通常都学历不高，没有档案管理知识背景。工作人员不是全职的从事档案管理工作，只是临时安排人员负责，没有形成长期化、延续化，专业化的管理模式。对人事档案管理投入的经费不足，工作人员没有太多的系统的、专业的培训以及技术指导，使得档案管理能力得不到提升。

二、加强高职院校人事档案管理的几点思考

（一）更新观念，提高对档案管理工作的认识

为适应高职院校人事的发展，提高档案的管理水平，首先要解放思想，更新观念，提高对档案管理工作的认识。档案的管理不仅仅是简单的收集、整理、保管，更重要的是档案服务。在工作中，要加强档案服务的主动性、及时性，使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用。档案管理工作要为高职院校的人事选拔、职称晋升、评优评奖等提供真实可靠的档案信息。高职院校领导及档案工作人员务必跟上发展形势，转换观念，提高对档案管理工作的认识。

（二）建立健全人事档案管理制度

任何工作开展之前都需要制定相关制度，做到有法可依、有章可循，档案管理工作也不例外。高职院校对档案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作规范和章程，确保档案管理工作制度化、规范化和标准化。人事档案管理必须明确职责，对人事档案工作中存在的问题，要及时研究、及时解决，加强指导和管理，制定一套完整的管理考核制度，并确保各项工作得到落实。

（三）运用信息化手段进行管理

传统的人事档案工作以纸质为载体存储资料，而应用计算机后，电子文件取代了纸质材料，档案管理将进入信息化的时代。越来越多的高职院校利用现代技术手段管理人事档案，将档案的资料数字化、集成化、高效化，通过信息检索系统进行人事档案的检索，为高职院校人事调动、科研开发、人员晋升、评优评奖等各种用途提供方便、快捷、准确的服务。档案信息电子化实现档案现代化管理，实现档案信息的网上检索和电子文件信息的共享，规范了档案管理的各项工作。档案管理工作的信息化需要提高工作人员掌握计算机能力，将档案电子化、数字化，建立起存储信息的数据库。档案管理信息化很好的将档案资料系统地、规范地整理出来，发挥了档案的信息作用，体现档案的信息价值。

（四）提高工作人员的素质

加强对档案工作人员的培养，打造一支具有高素质、高水平的专业队伍。加大对档案人员教育培训力度，鼓励支持他们参加档案管理工作培训、研讨会、学历教育，甚至到外地考察学习、交流经验等。通过多种是培训途径，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的培训，不断提高档案人员的业务素质、工作素质。人事档案管理是一项专业程度较高的工作，工作人员应具备档案管理的知识背景，最好是有档案管理类的技术职称资格。

三、结语

高职院校的人事档案管理是为师资队伍管理和利用提供相关人事数据和信息服务，在为学院选拔干部、职称评聘等工作提供了真实可靠的信息。高职院校应重视档案管理工作，明确档案工作的服务目的，拓宽人事档案利用领域，使人事档案更好的服务于高职院校的发展。

参考文献：

[1]李淑艳.高职院校人事档案管理信息化探析[J].经济研究导刊，2010（18）.

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（福建省南安市教育局，南安 362300）

（Nan’an Department of Education in Fujian Province，Nan’an 362300，China）

摘要： 学校档案工作是中小学教育事业的重要组成部分，是记录教学发展历史，收集存储教育教学活动信息的手段，其中人事档案是重要的组成部分。人事档案反映了教师教学的过程和成果,是学校选拨优秀教职工的考核依据。

Abstract： The school record work is an important part of primary and secondary education, is a means of recording the history of education, collecting and storing educational activities information, in which the personnel files is an important part. Personnel files reflect the process and outcomes of teaching and the basis for the assessment of selecting excellent school faculty.

关键词 ： 教师人事档案保管；服务意识；传统管理模式；信息收集

Key words： teacher personnel files custody；service awareness；traditional management model；information collection

中图分类号：G270 文献标识码：A

文章编号：1006-4311（2015）02-0246-02

0 引言

人事档案是以记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的。以纸质文件、电子文档形式保存起来以备考察的历史记录。准确的人事档案信息是知人善任、选贤举能的重要工具。人事档案在国家机构、学校、企事业单位在人事管理活动中起着重要的价值和作用，尤其在学校的教育管理中发挥着重要作用，是学校教师评定职称、提拨学校教师的重要依据。由于传统人事档案不能满足现阶段教育发展的需要，所以我们要改进在人事档案管理中的方式和方法。

1 传统人事档案管理存在的不足

1.1 传统人事档案模式比较僵硬，属于静态式管理，把工作重心放在了管理控制上，带有严重的政治色彩，往往忽视了人事档案的服务功能。要求教职工要无条件的服从档案管理者的要求，即提供档案材料和所需文件，但教职工如果需要查询档案资料或查看档案信息时却需要学校领导批示。只有少数学校领导可以查看，成了领导管理下属的工具，严重制约了人事档案的服务功能。这就造成很多教职工对档案不重视，觉得和自己工作学习没关系，这是我们的人事档案管理者不能很好的将人事档案的“服务”功能发挥出来造成的。

1.2 档案材料单一。传统的人事档案是以记载收录个人政治面貌为主，家庭出生、社会关系等单一内容为主。记载教职工平时工作表现、文化进修程度、心理健康状况、学生评分高低等方面的材料较少。

2 创新人事档案管理工作的措施

2.1 充分认识人事档案管理工作的重要性 我国自改革开放以来，经济生活水平有了很大的提高。企事业单位的用人形式也发生了极大变化，人们就业的自由度和流动频率越来越快。越来越多的人由原来的“铁饭碗，一端一辈子”变为可自由选择单位高度自由的社会人。人事档案的重要性也减弱了，对人才制约作用已失去效力。这就造成一些人对人事档案产生错误的看法。认为档案已经起不到什么作用了，甚至可有可无的思想。这对人事档案的发展及其不利，不能真正发挥人事档案价值的实用性，我国教育制度改革不断深化，使各学校间教师和学生的流动性更强，同时也对人才信息需求更加急迫。人事档案做为反映个人经历，德才表现及发展过程，是全面衡量一个人是否能胜任此工作的重要依据。因此我们必须提高对人事档案的认识。

2.2 改变以往的静态式人事档案管理，增强服务意识 学校的人事档案是记录学校教师在平时教学、科研、社会活动中形成的完整反映教师个人的劳动成果和智慧及奖惩经历，也反映了学校办学质量的水平、师资力量，是教师评职称、考核等重要的依据。因此学校人事档案管理方式要以人为本，做到为全体教职工服务的“人性化”服务理念，并为教职工德、育、体全面发展提供保障。

建立教师成长档案。为每一位教师编制一份个人成长档案，档案资料以学历程度、所学专业、教学课程、论文获奖情况、学生对教师的满意度、有无研究课题等为内容。 教师成长目标以邻近相关学校或本地区教师发展水平作为参照物，制定相应的目标管理办法。例如本校各教师的特长、优势，那些是老师的断角，那些是本学校大部分教师都欠缺的，并以动态形式公示。这样教师对自己的状况十分清晰，能够及时纠正自己的失误和不足，做到早准备、早修正。使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。

2.3 人事档案应转变功能定位，实现“绩效化” 传统的人事档案管理方式已经不能顺应时代的发展了，现在很多单位的人事档案管理还是按以前计划经济时代的档案管理方式，在档案功能定位上还是按照“政治化”的管理，是阻碍人事档案发展的绊脚石，功能的单一性，使得人事档案发挥不出应有的“绩效”作用。现在我国高中以下义务教育阶段实行绩效工资改革，绩效改革涉及教师的岗位工资核定、绩效的核算等。而这些改革的依据很大一部分是来自人事档案的信息。因此我们在以后的档案工作中必须突出档案的“绩效”信息功能，更好地发挥档案的实用性。

2.4 强化档案服务意识，发挥档案功能的多样性 国家教委6号令明确指出：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。人事档案反映了学校教职工和领导的个人的成长历史和业绩，是选拨人才的重要依据。所以，管好学校人事档案对于人力资源开发起着重要作用。但由于历史、客观原因，学校包括社会单位对于人事档案缺乏理解与重视。认为可有可无，只要有个人专门保管即可。没有对人事档案应发挥的作用引起重视。要从“重藏轻用”向多元化的开发利用转变。人事档案怎样才能更好地为学校师生服务需要我们档案管理者不断探索和发现。

由传统的简单的收集整理，向多元化的开发利用转变。人事档案的开发主要包括：一是对人事档案信息来源的发掘及人事信息的收集、整理。如扩大对教师人事信息的收集范围，对学校干部增加收集信息种类等。二是对手里的人事档案信息进行重组、甄别、筛选，增加人事档案信息的时效性和利用价值，使得档案信息在学校教学、科研、干部选拨等方面有广阔的用途。三人事档案信息化，建立电子人事档案，并动态化加工和重组，满足现代化建设对人事档案的要求，使档案信息的收集添加更加方便快捷，对人事档案形成信息化、集约化、动态化管理。

2.5 提高人事档案管理方法，加强人事档案信息化程度 随着电脑及网络的普及，网上教学、网上信息共享成为一种趋势。信息化已贯穿我们生活的每个角落。我国把人事档案信息化建设作为战略重点在《全国档案事业发展“十五”计划》提了出来。明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务和落实情况。人事档案作为档案事业的重要组成部分，在档案信息化和教育信息化的新形势下，人事档案信息化必须进快实施，并为教育信息化和档案信息化服务。人事档案信息化可实现干部、教师人事信息的“全文字检索”摆脱以前传统的库房式管理模式。使档案工作者从繁琐的档案收集、整理、保管、检索等工作中摆脱出来。提高劳动效率和工作质量。增强了人事档案工作的效率，因此人事档案管理者要重视人事档案信息化培训，加强业务技能训练，提高自己的业务水平，使得人事档案管理水平得到提高，更好地为学校、社会单位服务。

2.6 健全人事档案的管理制度 健全的、规范化的人事档案制度是档案工作人员工作的有效依据，是教职工做好本职工作的前提和保障。人事档案管理工作质量的高低直接对学校其他职位的稳定产生影响。因此人事档案的管理必须紧跟人事工作要求，实现管理制度的规范化。人事档案管理工作比较繁琐，涉及的事项较碎，所以要有一套严格的规章制度来制约，我们人事档案管理者要依据《干部档案工作要求》并根据本学校人事档案管理中的实际情况，完善本单位的人事档案管理制度，为学校各项工作的顺利开展做贡献。应明确人事档案的接收、保管、查阅等细节，建立电子人事档案信息，实现人事档案网络共享，方便查阅，进一步提高人事档案管理的现代化水平。

2.7 提高人事档案工作者的业务素质 随着我国经济、社会的高速发展，传统的人事档案管理模式已经不能适应社会需要了。学校人事档案服务对象已从过去单一的服务“少数人”，发展成为一个为全体教职工、学生等各个群体。学校人事档案的任务、工作环境、管理模式等都发生着变化，这些都对人事档案管理工作者提出了更高的要求，因此，广大人事档案工作者要学习专业知识，提高业务水平，顺应档案信息化，功能多样化的需求。信息化不仅要求人事档案管理者具备良好的专业素质、道德素养，还要有较强的创新能力、创新意识。

参考文献：

[1]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案，2008（03）：11.

[2]学校人事档案管理工作探讨[J].乌吉木语文学刊，2011（13）：20.

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一、含义

这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。

1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

3利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

4人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、特点

1人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段

市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

2人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理

由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。

流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

3社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势

即将到来的21世纪，是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。

企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗下岗，企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。

三、意义

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【关键词】人事档案；人才流动；管理模式

随着中国现代市场经济的建立与发展，户籍制度与人事制度都发生了相应的改革，而与人事制度相关联的人事档案管理工作也随之发生了变化，传统的人事档案管理模式无论是从管理上还是制度上都已不能与当今社会发展相适应，因此，在社会主义市场经济条件下，新型的人事档案管理模式逐渐被人们运用到实际的工作当中。

一、新型人事档案管理模式的含义

近些年来，我国市场经济快速发展，信息化程度更新越来越快，在进行人事化档案管理时就具有了社会化、开放式等特点，下面我们对其特点进行分析。

1.社会化

社会化才可以保证人才流动的快速运作。伴随着市场经济体制的逐渐形成，我国各类经济快速发展，形成了国有企业占主导地位，其它企业争相发展的局面，并相继涌现出外资企业、合资企业与各类私人企业等。人才流动更加频繁。传统方式的人事档案管理与新时代的发展形式不符，传统的人事档案管理只是单纯的收集本单位人员的资料，主要记载个人的工作经历及工作表现等基本资料，没有面向社会进行公开化的记载。

2.开放式

在市场经济的条件下，人事档案管理也在进行改变，无论是管理形式还是管理方法都进行了或多或少的转变。在市场经济的大环境下，人事档案管理开始面向整个社会，其服务特点与对象具有一定社会性。对管理也发生一定的转变，不在单纯的管理本单位的人员，而是对全社会人员进行流动性管理，扩大了其涵盖范围，增加可管理人员的库存。为社会提高完整的人事档案，有效促进人才的流动与社会的发展。

我们将传统的认识档案管理模式与新型人事档案管理模式进行对比，不难发现其中的区别。传统的人事档案管理在进行工作是时单纯的对本单位人员资料进行记录，并且只对内开放，供本单位内部人事使用，而新型人事档案管理模式大大增加了人事档案的来源，促使人事档案内容丰富，选择性增强。人事档案来源的广泛性与内容结构的复杂性是由人事档案的管理机构与管理、服务对象的社会性决定的。

3.多样性

当今社会企业与企业之间的竞争越来越激烈，要想在激烈的竞争中生存，就必须拥有优秀的人才，人才是企业的立足之本。在面临人才的选择问题时，可以利用人事档案对人才进行一定的了解，在进行选择适合公司或者企业发展的人才。现在的人事档案管理模式具有多样性的特点，这是由查阅人事档案者类型、用途的多样性导致的。同时，新的人事档案管理模式使人事档案不在局限于本单位，开始面向全社会，除上级组织需要外，还可以满足各种类别的需求，被组织和个人查阅。

二、新型人事档案管理模式的特点

1.新旧人事档案管理模式并存发展

传统人事档案管理政出多门，当前人事档案总体上是单位人事部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是“档随人走”的传统人事管理模式的反映，既制约了人才流动，又影响了人事档案管理质量。然而，在当今乃至很长的时期内，传统人事档案管理仍将继续延用，但其较为封闭、内向的管理特点不应成为现代人事档案管理中唯一的方法。作为新型人事档案管理模式，是在市场经济条件下产生的新模式，是对人事档案管理模式的补充。建立新型人事档案管理模式，社会化、开放化特点将更为人们所接受。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更为充实和完善。

2.新型人事档案管理模式的主要受众群体为流动人员

流动人员包括了辞职、辞退、离开单位和没有工作单位的人员，其档案与一般人事档案相比具有较为特殊的特点。由于流动人员没有固定的工作单位、工作变动大，人事档案大多由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。流动人员能够把自己的人事档案托管到人才交流中心管理，减少了很多不必要的麻烦，方便了工作和生活。像中国南方人才市场就有一个制度相对完备、人员较为专业的人事档案托管中心，只要流动人员每年缴纳一定的托管费，其人事档案可以长期寄存在该单位，同时还有专业人员管理流动人员的工资、职称、社保等问题。但现今由于许多人才交流中心并没有得到行业内很好的规范化管理，在很多人才档案管理方面变相成为其制约流动人员的赚钱手段，由灵活管理变成了制约，使得新型人事档案管理模式的灵活管理的原意变了味。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，由“以档养档、适当收费”过渡到公共财政全额提供经费，从而建立社会公信力强的人事档案管理机构。在今后的工作中，有关部门也应加强管理，制定相关规定，使得流动人员“物尽其才”，人事档案管理工作真正做到灵活方便。

3.公共利用人事档案的需求越来越多

新的社会发展趋势将更为开放，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量更为快速，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将是必行之道。

我国政府机构改革将越演越烈，在精兵简政后的机构改革管理上，小单位自行管理人事档案的模式将逐渐消失，同时，政治体制改革的深化，机构管人的理念也逐渐淡化，“干部本位”思想也逐渐淡化并消失，企业干部、教师、科研人员、大中专毕业生可自由择业，人才成为单纯的社会人，人事档案社会化、开放式管理模式逐渐成为一种通用的管理模式。

三、新型人事档案管理模式的出现对社会形成的意义

建立规范化、现代化、网络化管理的新型人事档案管理模式，有利用于人事档案的快速、公开、透明的利用，达到人才流动、人尽其才的目的。

四、结语

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

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【关键词】事业单位；人事档案管理；必要性；问题；措施

人事档案主要是相关国家和组织机构在进行人事管理活动的过程当中直接形成的，主要记述和反映个人的经历及其德才能力、相应的工作表现等等，然后以个人为单位将档案完好的保存起来。

一、加强事业单位人事档案管理的必要性

人事档案主要来源于相关单位所进行的人事管理行为和活动等，对人员的经历、思想、业务能力以及个性特点，还有专长爱好等进行原始的记录，从而形成具有使用价值和保存价值的文件材料。加强事业单位人事档案管理，对事业单位的发展具有重要意义，能够全面反映各职工的工作经历、奖惩情况及历史背景等，是人力资源管理工作的重要工具。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

1、管理意识的问题。档案管理意识指人们对于档案以及档案管理工作这方面事务所具有的真实反映以及认识程度。大多数事业单位内部的管理者对于人事档案方面的管理意识在整体方面都比较淡薄，从而导致人事档案管理工作人员思想上的松懈。

2、管理制度问题。事业单位人事档案作为人才信息的主要载体，应该能够全面、详实地反映一个人工作经历、工作业绩、历史背景等情况，起到见档如见人的作用。但是目前我国事业单位人事档案管理工作中制度尚不健全，执行也并不严格，收集的材料不全面，无法准确地反映个人的真实情况，影响档案的质量且利用价值不高。

3、人事档案断档和人档分离的问题。（1）人才的频繁流动导致档案流失的情况增多，容易出现断档现象。（2）事业单位对新进人才档案核实不严格的问题。（3）人才的频繁流动同时造成了人档分离的现象，越来越多的人弃档不用。这些都将严重阻碍单位的发展，使单位内部的人事档案管理工作得不到完善。

4、事业单位人事档案管理工作人员的素质问题。事业单位人事档案管理工作人员作为人事档案管理的直接实践者，其素质的高低将决定档案管理工作的质量高低。事业单位人事改革不断的深化和发展，促使单位内部的管理机构获得不断的调整，很多事业单位方面的工作人员也都开始真正实现竞争上岗的制度，这就直接导致大多数原有的人事档案管理人员开始发生了巨大的岗位变化。新上任的档案管理者也有些没有接受过专业和系统的知识培训，从而导致在对人事档案资料进行整理收集和归档装订的过程当中出现一系列的问题。

三、提高事业单位人事档案管理的措施

1、重视事业单位的人事档案管理。随着档案的日趋重要，要加强事业单位内部各领导对人事档案管理工作的重视程度，进一步增强档案意识，重视人事档案管理类工作，认识人事档案管理工作的重要性，认真解决人事档案管理工作中出现的问题。还有定期规划研究人事档案管理工作，做到有计划、有落实。另外还要引导下级各工作人员对档案管理工作的重视，定期对其进行档案管理工作的培训，以提高其档案管理和服务意识，同时采取各种手段激励其档案管理工作的积极性。建立起人事档案的管理考核制度，必须要对人事档案的工作进行细致的思量和考核。

2、建立健全档案管理制度。事业单位当中的档案管理部门通常需要争取到领导的支持，这就必须做到档案的基础设施管理工作。应当建立起防火、防潮的专业防护措施，在库房当中也应当设立比如空调、灭火以及祛湿等相应设施。而且，必须要对各项防护措施进行定期的检查和记录。加大相应的资金投入，配备较为先进的计算机管理设备和设施。同时还应当完善管理制度，全面提高人事档案管理工作的制度化建设水平，因为人事档案工作是一项比较复杂的工作，所以就必须依靠相应的制度来进行制约，在真正实施起来通常会变得毫无章法可言。因此必须结合实际情况，制定出一套完善的档案管理制度。

3、建立健全人档分离的档案管理体制。为适应现今人才的高流动性，事业单位必须要改革其人档合一的制度，实行人档分离的人事档案管理体制。将政府人事部门负责的人才流动、教育部门负责的毕业生就业指导、劳动部门负责的就业服务等机构承担的管理职能脱离出来，将事业单位的人事档案管理工作重新划入政府工作范围，由政府统一进行管理。

4、提高从业人员的综合素质。人事档案管理工作人员的综合素质高低直接影响到事业单位内部人事档案的管理水平。事业单位应聘用素质良好的档案管理人员，有敬业心和责任心，有服务和保密意识，有刻苦钻研的精神和谦虚的学习态度，对自我进行不断的完善。同时要提高档案管理人员的待遇，保持档案管理人员的相对稳定性，并增强其积极性。另外，对档案管理人员进行定期的相关专业培训也是十分必要的，不断完善更新其专业知识，提高职业道德素质，并掌握相关的计算机网络技术，以促进档案的不断发展完善。

5、加强事业人事档案管理信息化建设。人事档案属于人才信息资源库，通过对各种人才信息资源的合理应用，来促使其最大限度的发挥出相应的作用，这就必须要将先进的科学技术手段融入到人事档案的管理工作当中，以此来实现提高档案管理工作的效率及档案本身所具有的寿命等。人事档案管理工作的现代化发展是人事管理制度发展和改革的基础和前提，同时也是我国社会主义现代化事业的重要组成部分。所以，就需要通过计算机技术来进行辅管理，通过计算机和网络也可以向社会方面提供相应的优质及高效的人才档案信息管理服务，并以此来实现人事档案信息资源的共享和管理。这样极大的提高了管理者对人事档案工作的管理质量和效率，并最终大大的提升了档案本身所具有的有效利用率。

结束语

当前大多数事业单位在人事档案的管理工作方面已经获得有效的完善和提升，但是仍然有些事业单位在对人事档案的管理工作中存在一些问题。并且事业单位人事档案作为事业单位内部人才的重要信息源及人才信息的主要载体，对于事业单位管理非常重要。

参考文献：

[1]李玲.文书档案现代化管理的思考[J].山西档案.2009（7）

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关键词 信息化浪潮 高校人事档案管理 创新与优化

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkx.2017.02.008

Abstract Twenty-first Century is a wave swept by the information era， with the wave of information technology has swept all walks of life in our country， China's colleges and universities should comply with the requirements of the information age and actively innovate. The management of college personnel files belong to a more important， the author believes that the personnel file management in colleges should adapt to the development of the information industry， must follow the change of university personnel system and constantly innovate， optimize and innovation under the new situation and new requirements. This kind of optimization and innovation， aims to abandon the old ideas and measures， make full use of modern scientific management technology to improve the results and efficiency of personnel file management. At the same time， as the person in charge of the management of archives， should actively introduce management ideas and methods of new and new management initiatives， at various levels to change the backward management mode， promote the university archives management and personnel work smoothly and expansion.

Keywords information wave； university personnel file management； innovation and optimization

0 前言

“g业有专攻”，我们国家之所以能够取得的今天的辉煌成就无疑与各行各业的工作人员努力付出密不可分。在高校的管理工作中，我们必须承认，人事档案管理无疑占据着比较重要的作用，这从各种层面发出的声音就能看出来。在我国的各项事业中，档案管理事业是一项比较繁琐的工作，档案管理工作是我们国家一切组织管理工作的基础，也是我们整个民族事业兴旺必不可少的一个环节。在高校工作中，人事档案是高校人才数据库管理的重要根据。随着信息技术的进一步发展，高校人事档案管理工作正在不同的层面不断丰富着自己的内涵和外在，变得更充实，更具有现实的意义。当前，高校人事档案管理工作如何更快更好地适应信息时代对高校人事管理提出的种种挑战已成为高校工作的当务之急，同时，高校人事档案管理也因其自身独有的特点成为档案界的标杆课题。接下来，笔者将分几个层面阐述我国现阶段各个城市内诸多高校人事档案管理的现状以及一些迫切需要解决的问题。

1 高校人事档案管理实施信息化管理的重要意义

1.1 档案信息化管理的意义

我们国家之所以能取得今天的成就，与各行各业周密细致的档案管理工作密不可分。所以，我们可以不夸张的说，档案管理工作是我国社会各项事业中的重中之重，在社会主义建设中，有着不可替代的作用和积极的意义。近几年来，我们国家的档案局紧随信息化浪潮，从各种角度加大力度推进档案的电子信息化建设，我国的各级高等学府人力资源管理（即人事档案管理）工作也必须积极适应国家档案管理的变革趋势，紧随变革的步伐，加快构建信息化建设的档案管理的整体结构，实现高校人事档案的资源共享，是当今全国高校适应信息化浪潮的最好体现，此举具有划时代的意义。

1.2 发挥高校的人才优势，信息管理功不可没

我国高校聚集着各种复合型人才，他们是社会的栋梁，是国家的精英。在高校的人事管理工作中，档案是一个非常好的载体，它承载着高校内部教职员工政绩、品德、工作履历各方面的真实记录，它是反映每一名人才的成长记录的最真实的凭证，也是选拔高尖端人才的重要依据。它是一个十分重要的信息港湾，是重要的信息资源。高校人事档案实行信息化管理后益处很多，可以随时通过智能检索和搜索引擎在数据库里搜索到需要的查阅的数据和信息，同时可以通过数据库合成大量的较为直观的图表，有利于为高校人力资源的统计提供有力的依据。

1.3 信息化管理对于人事管理的发展也有一定意义

传统的高校人事档案是以纸质为主的，以纸张为载体，存在各种问题。新型便捷的电子化档案的出现，给传统的档案载体带来不可估量的冲击，同时也为高等学府人事档案提供了良好的发展余地。电子化档案更便捷、储存资料的时间更久远，我们在日常工作中通过计算机系统信息进行检索、传输、等述种种技术手段，最终实现高校人事档案工作的资源共享。

2 我国高校人事档案信息化管理存在的弊端

我国高校人事档案管理已经存在了数十年，经历了较为漫长的阶段。由于档案管理工作的独特性质，现阶段，种种弊端仍然存在与现阶段高校人事档案信息化管理中：

2.1 管理手段过于滞后是现阶段高校人事档案管理存在的首要问题

随着信息化浪潮席卷到世界各地，每个国家都在号召无纸化办公，然而在我国，由于种种现实问题的存在仍然没有得到广泛的普及。目前我国各级单位的人事档案管理，仍然具有很大的局限性，“齐堆式”的管理办法仍然普及在各个单位中，同时，电子计算机技术没有在高校的管理中得到有力的推广，部分单位的的局域网和电脑配置跟不上，十分滞后。同时，网络维护不到位，软件的开发也不够，导致档案管理的信息化程度不高，无纸化办公根本没有实现，种种现实问题的存在，导致档案信息管理需要没有得到满足，无法跟上行政干部人事制度的进展步伐。

2.2 人才数据库的质量良莠不齐

目前，我国高校人才档案信息数据库的建设仍然跟不上时代的步伐，存在各种弊端。信息化建设的基础是人事档案信息数据库。现阶段，高校人事档案数据库建设的问题主要表现在以下几个方面：（1）数据体系不够完善。一些单位为了迎接上级单位的检查不得不临时构建数据库，录入的数据未经核实只是应付了事，态度过于敷衍。（2）档案数据不准确。档案数据不准确是档案信息化建设的硬伤，往往出现这个失误是因为缺少一定的审核环节，数据都是由高校的教职员工自行录入，没有必要的审查与核实，导致数据不准确。（3）数据更新不及时，数据库质量无法保证。我国部分高校人力资源数据库的信息更新不及时，导致人才数据库的质量无法保证，错误较多，同时没有专业的人员进行校准，大大降低了高校人事档案管理系统的质量和使用频次，这两点成正比，越是没人使用就越容易无人问津，长此下去，极易导致恶性循环。

2.3 档案资源开发“重收藏轻使用”没有切实发挥自身的效用

现阶段，我国高校人事档案管理有一个明显的弊端就是“重藏轻用”，这个问题很普遍，不属于个案。这种弊端产生的后果往往导致储存的重要资源总是不能得到及时的利用。由于这样的现象存在，导致档案信息的资源不能有的放矢，产生的弊端过多，严重地限制了人事档案资源的有效用途，已经严重违背档案管理自身发展规律的要求。那么，现在横亘在各所高校面前的一个现实就是，如何在做好保障人事档案信息安全的前提下，加强档案资源的广泛开发利用，真正发挥出档案信息化管理在高校管理中的基层作用，是高校档案信息化管理工作中面对的最需要解决的问题。

2.4 高校档案管理普遍缺乏高素质人才

现阶段，我国高校的人事档案管理工作普遍缺乏高素质人才。目前，我国档案管理工作岗位的工作人员普遍缺乏系统、专业的培训，大都没有经过相对专业的训练，业务水平相对较低，也没有机会接触到更为先进的理念和管理方法，他们普遍年纪较大，对局域网络的维护不精通，对数据的保存和处理不专业，管理观念落后，管理意识相对薄弱，更无法与国际接轨。培养高素质的档案管理人才是高校档案管理工作的当务之急，因为它会直接导致整个高校管理进程速度的放慢，所以必须加以重视。

2.5 高校档案管理对信息的重视程度往往不够

随着信息化浪潮的席卷，计算机网络也不断显现出它的负面作用。随着信息化建设的不断完善，网络中出现许多黑客肆意攻击网络中具有保密性质的信息，同时，电脑病毒也呈交叉性出现，两者都对保密信息造成一定的安全威胁，给网络维护带来重重危机，为了避免档案信息外泄造成难以挽回的结果，笔者建议，高校应该重视档案信息的安全维护，培养高素质的计算机人才，以此对档案信息形成最完善的维护。

3 高校人事档案信息化建设可实施的创新方式

3.1 加大高校档案信息化建设的经费投入

首先，应该重视人事档案管理的相关工作，将其视为学校相关管理工作的基础，将其纳入到学校的预算中是首要选择。同时，全国的高校也应该适当改善档案经费的投入数量，笔者认为，应该在原有基础上适当增加经费的投入。在此基础上，高校应该根据实际需要添加必要的电脑硬件，在相应的硬件比较完善的情况下建立档案计算机网络化系统，可以将云系统引入到共享平台中，这样就能保证信息的精准度，加快档案的现代化和信息化建设的步伐。

3.2 正确规范档案信息数据库的建立标准

人事档案数据必须真实、完整、及时，正确。这几种特质关系到整个人事数据库质量的优劣，也是整个数据库的信息化向资源共享迈进的最关键的一步，更是数据库网络化的重要基础。要达到上述标准，笔者认为，以下几个方面应该多加注意：（1）必须重视人事档案的收集，归档和整理工作，同时，要表明档案的各项目录。（2）充分利用算机技术、数码摄（照）像和扫描技术，加快档案的目录数据库的建档和整体数据库的构建。（3）建立精确的检索体系并及时更新数据库信息，并加快档案的数字化开发进程，做到档案信息“准、快、全”的优秀特质，逐步实现高校人事档案信息的全方位检索进程，使得信息管理进一步系统化和规范化。

3.3 重视人才培养加强档案信息队伍建设

人才是档案管理信息化建设的基础，各级档案部门应该重视人才的培养。各个高校应该将努力打造高素质的人事档案管理队伍视为自己肩上的重任。现阶段，我国高校人事档案管理人员大多数不够专业，再加上单位领导没有给予足够的重视，档案管理人员很少获得相应的学习机会和提升自己的机会。所以，无论是在业务素质，工作作风还是思想体系都有不适应的地方，他们的专业素质仍然有很大的提升空间。所以，要实现档案管理的全面优化必须重视人才的培养。要做到人才的全面培养应该做到以下几点：首先，档案管理人员必须具有良好的道德品质和相关的必备的研究水平。（下转第22页）（上接第16页）其次，档案管理人员应该具有崇高的职业道德和良好的敬业精神。再次，档案管理人员的业务素质也必须十分精良，同时，要有全心全意的服务精神。最后，档案管理人员要有虚心学习的精神，同时，还要掌握计算机网络的相关知识和现代管理方法，如实现计算机在档案管理中的应用。

3.4 档案信息的安全管理要做到警钟长鸣

档案信息化的安全应该做到警钟长鸣。要做到这一点，要求档案管理人员必须掌握先进的信息技术手段和信息加密技术，不越权适用操纵数据和信息，防止泄密的现象发生，同时，数据库的备份要及时，确保信息的安全。

4结语

总之，现阶段我国高校的人事档案信息管理方面仍然存在种种现实问题，随着信息化浪潮的席卷和高校的深入改革，对于人事档案的管理只能越来越规范和严格。所以，打造高素质的档案管理队伍，掌握最先进的数据库实时信息，不断探寻高校人事档案的管理之路将任重而道远。

参考文献

[1] 夏冰.人事档案现代化建设进程中存在的问题及对策[J].人才资源开发，2010（7）：33-34.

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[关键词]事业单位；档案管理

[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02

事业单位在日益发展中，体系制度、人才任用都向着更加健全全面的方向进步，但是唯有档案管理似乎在几年内都很少明显的变动，很多人认为档案管理工作简单、创新性小，所以事业单位本身也没有投入太多的精力在档案管理方面进行改革，但是我们不难发现近年来事业单位的档案管理问题层出不穷，而且很多问题都是历史遗留的，一直没有改进，所以档案管理一直没有进步，也没有好的发展。

一、事业单位档案管理的范围

第一部分是行政档案管理。这一部分档案中涉及到上级下发的文件，本单位发出的文件，各部门的工作计划、总结等，还有一些信函、会议记录等，这一部分的档案属于行政范围，是事业单位行政工作的主要内容。对于上级的档案文件一般会下发给部门进行学习贯彻，比如针对十的召开，开展一些关于学习十精神的演讲比赛或者相关活动的通知等都属于上级文件；本单位的文件比如说针对上级文件我们单位自己将要组织什么样的对应活动，或者为了提高单位工作人员的素质，促进工作更好地开展，单位进行一些诸如演讲之类的比赛，这都是本单位的一些行政档案。工作计划或者总结之类的内容是总体衡量一个部门、一段时间工作得失的一个标准，各单位根据自己的不同情况不定时间的要求部门编写工作总结或者针对前一阵的部门发展撰写下一阶段的工作计划，这是让部门工作不断完善、不断进步的一种方式，也是我们事业单位行政档案的一部分，还有一些信函会议记录，这都是对单位发展的一种监测监督。

第二部分是人事档案管理。这里面的内容是每一个在编人员的全部档案，包括在编人员的基本信息，在编人员受到奖励处分等信息。人事档案是对每个人来说最重要的物品，个人要晋职称、转调或者一些行动都需要个人档案作为支撑。如果没有个人档案，或者经查有不属实的地方，这些行为都将视为无效，所以个人档案也受到每个人最大程度的重视，以至于很多时候当我们说起档案，一部分人仅认为是个人档案。

第三部分是财务档案管理。事业单位不同于行政单位，所以财务管理档案也与行政单位有着很大的差别，财务档案中包含有日常的财务支出凭证，每一次财务支出的目的、用途、金额等内容都要做好全面的记录，也要有相关的发票等作为支出用途的依据；还有各种财政收入，每一笔款项从何而来都要做好详细记录；对年度预算、预算调整、决算等工作做好存档，是下一阶段开展财务总结预算工作的依据；年度季度的财务分析报告也是财务档案的重要内容，通过财务分析了解财务使用效率，还有诸如缴纳的各种社会费用、收支的立项计划和执行情况等，总之，单位的一切财务支出由财务部门进行的整理分析都是事业单位的财务档案。

第四部分是业务档案。这里主要内容就是业务学习、业务考核、业务会议记录等内容，像现在每年都会进行的事业单位招考就属于业务范围，考试所使用的大纲、教材、参考资料等都是业务档案，还有单位组织进行的业务培训，因业务需要采购的图书杂志等这些资料、材料都是业务档案管理的重要内容，这些属于业务范畴的工作内容，有关资料的记录就是以后类似工作的一个依据参照，所以这类资料同样属于档案管理的内容。

二、事业单位档案管理问题

首先，档案管理混论，没有形成有效合理的管理方案。档案作为一个人最为重要的证明，很多单位对其重要性并没有认识到。很多事业单位档案管理混乱，比如说我们现在每年都会有地方的事业单位招考，这时候大批的人才被招进事业单位，但是问题在于很多单位并没有及时地进行档案整理存档。在一些大的单位这种现象还稍微好一些，对招进的人才能够及时了解调查，然后把档案整理归类存档；一些小的单位或者地区比较偏远的单位，这样的存档管理就比较懈怠，混乱的情况也就时常存在。

其次，档案管理员素质不高，缺少专门的档案管理专员。档案管理看似简单，其实蕴含着丰富的学问，但是现在我们看来，很多的事业单位没有专门从事档案管理的专员，在进行事业单位考试的时候档案管理员一栏的专业限制很多都是不限，而且大多数事业单位没有意识到应该派专门人员从事档案管理，更有甚者很多单位派一些退居二线年龄较大的人员从事档案管理，所以很多情况下事业单位的档案管理人员素质较低，缺少专业性。

第三，事业单位档案管理制度落后，并且缺少科学性和技术性。现在单位发展注重效益，办公室、财务部才是主要的改革发展部门，大部分单位都忽视了档案管理部门的制度改革。一般人会认为，档案管理就是简单的存档调动，但是档案管理的过程步骤却是非常重要、周全的，一个环节出现错误就有可能让档案不翼而飞，给个人造成极大的损失。另外，档案管理信息化差、科技性差，科学技术在各行业都有应用，但是在事业单位的管理部门却没有很好地利用起来，档案入网、跟随记录这些都没有做到位，所以庞杂的档案也就得过且过地管理着，没有形成很好的制度体系。

第四，对档案管理的重要性没有认识到位，思想态度懈怠。档案分为很多不同的类型，事业单位档案管理的范围也比较广泛。从宏观来说，涉及到国家政府部门的文件方针；从微观来说，有各自单位的文件和人事档案。国家政策方针关系到国家发展前途的策略，虽然有一些不是绝密文件，但是重要性一样不能小看。就个人来说，每个人的档案就是自己人生经历的一个证明，如果这个证明出了问题后果将不堪设想。不论从哪个角度来说，档案有着其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的单位并没与对此有所重视。笔者认为态度决定一切，正是因为单位中没有人足够地重视档案的重要性，所以档案管理才会一直比较松散，制度化、信息化一直得不到落实，这样就使得档案工作长期处在被忽略的状态下，工作人员也是应付了事，长此以往档案管理就会陷入混乱，文件丢失、秘密外泄，这样不可想象的严重后果总有一天也会接踵而至。

三、如何促进事业单位档案管理的更好发展

（一）加强制度化管理，促进事业单位档案管理的有序发展

“档案管理是整个行政事业单位协调、有序、高效运行的有效保证。”〔1〕制度是任何单位正常运转的保障之一，没有规矩不成方圆；同样的，要保证档案管理的有序进行也必须进行一些制度化的管理控制。首先，对在职人员的档案管理应该认真整理，按照单位的要求根据不同的类别分类整理，方便以后查找，对于一些新进人员的档案应该及时记录，对于一些将要退休人员的档案应该按照程序整理归类。其次，对于一些转调人员的档案，应该制定严格的提取档案，转走档案的转接制度，保证档案在转接过程中没有中间漏洞，不会因为中间环节没有监管到造成档案的遗失。档案整理应该按照编号分类放好，对于一些借出的档案应该记录清楚，对借出时间、归还时间做出整体细致的记录，归还后应该按照原来的分类检查清楚后放回原处。档案归还时应该检查好档案内容，对于一些私自涂改方案的行为必须追究法律责任，用严密的管理制度和严格的法律规范，规范档案管理行为。

（二）提高档案管理人员素质，提高档案管理质量

管理人员的素质是档案管理好坏的重要决定因素，如果一个单位派遣专门的人员管理档案，加上完善的制度，档案管理自然也就成为单位上下重视的问题之一。在招聘的时候，事业单位应该注意档案专门人才的招聘，只有用专门人才才能保证档案管理的专业化；另外，单位人员在安排岗位时，要认识到档案管理的职位不是随便一个人就可以胜任的，要选择接受能力强、逻辑能力强的人管理，只有这样才能保证档案管理的有序运行。比如说，档案一般是纸质的形式存在于档案馆内，我们在进行档案管理的时候要注意室温、防潮、防虫，这些工作都应该由专业人员从事，明确了解用量、用度保证档案的质量和安全；如果用一般人员从事档案管理，很有可能会忽视这些情况，造成档案损失，因此提升档案管理员的素质是十分必要的。

（三）增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨

“计算机网络技术的飞速发展和广泛运用使档案信息管理逐渐迈入了现代化管理的殿堂，也为档案信息管理的完善和发展创造了契机。”我们应该注意让事业单位的档案管理入网，并且单位之间可以结成全部事业单位的整体档案网络，这样也可以避免一旦档案遗失造成的一切工作不能运行的问题，也让档案有一个备份，这样也可以方便单位之间的人事调动档案转接。类似条码扫描、影像扫描之类的仪器设备都可以根据实际应用在档案管理中，为档案管理提供健全的设备仪器，方便档案管理也增加管理的科学性和严谨性。比如，现在很多企业投资让云技术进入档案管理领域，为档案管理提供了一种新的管理方式，大大提高了档案管理的科学性和效率，这为我们档案管理提供了一个新的借鉴，科技进入档案管理是一个发展趋势，只有把科技与档案管理良好的结合才能促进档案管理的优质发展。

（四）提高思想意识，重视档案管理

各事业单位尤其是单位领导应该做好带头表率作用，重视档案管理工作，把档案管理作为日常管理的重要一环，尤其是一些重要档案的管理要纳入日常的工作议题中。在办公会议上，应该适时对档案管理的方式方法、遇到的问题等内容进行讨论，共同解决问题研究方案，把单位的档案管理工作放在与其他工作平行的位置上。可以成立专门的档案管理负责领导班子，定期对档案室的有关情况进行调查了解，及时发现问题、解决问题。对于提高管理的一些可行性方案，领导应给与足够的支持与肯定，加强档案室硬件管理，定期对档案管理工作作出考核评定，在全单位树立起重视档案管理的意识和作风。

我们通过上文的分析，首先找到了档案管理存在的一些问题，这些问题并不是太大的问题，但是时间太久又迟迟没有改进所以改变起来会有一些阻碍，但是我们根据这些情况提出了建议措施。如果事业单位能够进行一番大刀阔斧的改革，事业单位的档案管理会有一次大的进步，也可以为以后的档案管理发展提供更好的环境和基础。

〔参 考 文 献〕

〔1〕安晓莉.试论事业单位档案管理信息化的建设与发展〔J〕.现代商业，2011，（18）.

〔2〕史毓，王爱珍.事业单位人事档案的信息化管理〔J〕.现代营销：学苑版， 2011，（06）.

〔3〕程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析〔J〕.科技创新导报，2011，（20）.

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创业贷款是指具有一定生产经营能力或已经从事生产经营活动的个人，因创业或再创业提出资金需求申请，经银行认可有效担保后而发放的一种专项贷款。符合条件的借款人，根据个人的资源状况和偿还能力，最高可获得单笔50万元的贷款支持；对创业达一定规模或成为再就业明星的，还可提出更高额度的贷款申请。创业贷款的期限一般为1年，最长不超过3年。

一、个人创业贷款申请相关信息

1、个人创业贷款期限：

期限一般为2年，最长不超过3年，其中生产经营性流动资金贷款期限最长为1年；

2、个人创业贷款金额要求：

创业贷款金额要求一般：最高不超过借款人正常生产经营活动所需流动资金、购置(安装或修理)小型设备(机具)以及特许连锁经营所需资金总额的70%；

3、个人创业贷款偿还方式：

(1)贷款期限在一年(含一年)以内的个人创业贷款，实行到期一次还本付息，利随本清；

(2)贷款期限在一年以上的个人创业贷款，贷款本息偿还方式可采用等额本息还款法或等额本金还款法，也可按双方商定的其他方式偿还。

4、个人创业贷款利率：

个人创业贷款执行中国人民银行颁布的期限贷款利率，可在规定的幅度范围内上下浮动。

二、个人创业贷款申请材料

申请个人创业贷款，有以下三点比较重要：

第一，贷款申请者必须有固定的住所或营业场所；

第二，营业执照及经营许可证，稳定的收入和还本付息的能力；

第三，也是最重要的一点，就是创业者所投资项目已有一定的自有资金。

具备以上条件的方能向银行申请，需要提供的申请资料主要包括：

（1）婚姻状况证明、个人或家庭收入及财产状况等还款能力证明文件；

（2）贷款用途中的相关协议、合同；

（3）担保材料，涉及抵押品或质押品的权属凭证和清单，银行认可的评估部门出具的抵(质)押物估价报告。

除了书面材料以外就是要有抵押物。抵押方式较多，可以是动产、不动产抵押，定期存单质押、有价证券质押、流通性较强的动产质押，符合要求的担保人担保。发放额度就根据具体担保方式决定。

三、大学生创业贷款要怎么申请

1、简化贷款手续。通过简化贷款手续，合理确定授信贷款额度，在一定期限内周转使用。

2、利率优惠。对创业贷款给予一定的优惠利率扶持，视贷款风险度不同，在法定贷款利率基础上可适当下浮或少上浮。

企业运营方面

1、员工聘请和培训享受减免费优惠。对大学毕业生自主创办的企业，自工商部门批准其经营之日起1年内，可在政府人事、劳动保障行政部门所属的人才中介服务机构和公共职业介绍机构的网站免费查询人才、劳动力供求信息，免费招聘广告等；参加政府人事、劳动保障行政部门所属的人才中介服务机构和公共职业介绍机构举办的人才集市或人才、劳务交流活动给予适当减免交费；政府人事部门所属的人才中介服务机构免费为创办企业的毕业生、优惠为创办企业的员工提供一次培训、测评服务。

2、人事档案管理免2年费用。对自主创业的高校毕业生，政府人事行政部门所属的人才中介服务机构免费为其保管人事档案（包括代办社保、职称、档案工资等有关手续）两年。3、社会保险参保有单独渠道。高校毕业生从事自主创业的，可在各级社会保险经办机构设立的个人缴费窗口办理社会保险参保手续。

税收缴纳方面

家庭成员的稳定收入或有效资产提供相应的联合担保。对于资信良好、还款有保障的，在风险可控的基础上适当发放信用贷款。

凡高校毕业生从事个体经营的，自工商部门批准其经营之日起1年内免交税务登记证工本费。新办的城镇劳动就业服务企业（国家限制的行业除外），当年安置待业人员（含已办理失业登记的高校毕业生，下同）超过企业从业人员总数60％的，经主管税务机关批准，可免纳所得税3年。劳动就业服务企业免税期满后，当年新安置待业人员占企业原从业人员总数30％以上的，经主管税务机关批准，可减半缴纳所得税2年。

四、大学生创业贷款条件来源：

大学生创业贷款需具备的几个条件

(1)大学生创业贷款申请者年满十八周岁，具有合法有效身份证明和贷款行所在地合法居住证明，有固定的住所或营业场所；

(2)大学生创业贷款申请者持有工商行政管理机关核发的营业执照及相关行业的经营许可证，从事正当的生产经营活动，有稳定的收入和还本付息的能力；

(3)大学生创业贷款申请者投资项目已有一定的自有资金；

(4)大学生创业贷款用途符合国家有关法律和银行信贷政策规定，不允许用于股本权益性投资；

(5)在银行开立结算帐户，营业收入经过银行结算。

五、大学生创业贷款申请资料

1、大学生创业贷款申请者及配偶身份证件(包括居民身份证、户口簿或其他有效居住证原件)和婚姻状况证明；

2、大学生创业贷款申请者个人或家庭收入及财产状况等还款能力证明文件；

3、大学生创业贷款申请者营业执照及相关行业的经营许可证，贷款用途中的相关协议、合同或其他资料；

4、大学生创业贷款申请者担保材料：抵押品或质押品的权属凭证和清单，有权处分人同意抵(质)押的证明，银行认可的评估部门出具的抵(质)押物估价所告。

六、大学生创业贷款要求

（一）申请条件：

1、大学专科以上毕业生；

2、毕业后6个月以上未就业，并在当地劳动保障部门办理了失业登记。

（二）贷款方式：

大学毕业生自主创业的小额贷款方式为担保、抵（质）押贷款。

（三）贷款期限：

国家为大学毕业生提供的小额创业贷款是政府贴息贷款，其期限为1～2年，2年之后不再享受财政贴息。

（四）有关说明具体操作办法在线留言大学生创业网咨询。

七、贷款及担保申请流程

八、个人创业贷款有三大窍门

创业贷款是指具有一定生产经营能力或已经从事生产经营活动的个人，因创业或再创业提出资金需求申请，经银行认可有效担保后而发放的一种专项贷款。

据了解，目前向银行贷款创业在国内早不是什么稀罕事。除了工商银行上海分行与柯达公司联合推出个人创业贷款，为申请开办柯达快速彩扩店的业主提供信贷融资外，上海浦东发展银行也与联华便利签约，推出了“投资7万元，做个小老板”的特许加盟计划，农业银行上海金山支行还通过成功发放一笔200万元的个人创业贷款救活了一家濒临倒闭的企业，取得了银行、企业、个人“三赢”的好效果。

据最近开展的一项专题调查显示，上海有80％的被调查者表示想尝尝“当老板”的滋味，而要当老板除了要有一个好的投资项目，还需要必要的启动资金。创业贷款与高利贷、向亲友借钱等方式相比，不失为一条上策，其安全性、稳定性是民间借贷所无法比拟的。

学会抵押贷款

张女士自下岗后，一直想找一条适合自己的生财之道。经过千寻百觅，张女士看中了黄金地段的沿街商业房一处，想购入后出租。但房价至少要90万，她费尽周折也只筹借到了50万，此时，她想到了所在地的工行信贷处，在银行工作人员对房屋进行价值评估后，银行同她签署了拟购房子抵押的协议，并向她提供了商用房抵押贷款40万，期限为10年。房子到手后，她很快就将房子出租，由于地段好，每月租金和还贷的利差让她有了一笔不菲的收入。抵押贷款是指按照担保法规定的抵押方式，以借款人或第三人的财产作为抵押物而发放的贷款。目前，银行主要开展的是房屋和汽车的抵押贷款。

目前抵押贷款已很普遍。上海浦发银行曾联手“我爱我家”为新楼盘项目做过“押旧换新”的置业升级操作，其中抵押现有房产，用贷出的款项支付购买新楼盘项目的房款，取得了成功。事实上，在购买汽车、大额电器以及出国旅行或做教育投资时，一旦手中资金运转困难，都可以申请房产抵押贷款。银行推出的这项业务，解决了不动产难变现的问题，提高了消费者资金运转能力并满足了其消费投资需求。专家预测，房产抵押贷款在未来几年将持续走旺。

利用质押贷款

想开一家柯达彩扩店连锁加盟店的刘先生，需要9.9万元的启动费用。而他目前手中现金只有5万元，但在银行有一张10万元的定期存单，由于提前支取会造成较大的利息损失。在银行理财师的建议指导下，他办理了定单质押贷款，获得了银行7万元的贷款。既及时筹齐了创业资金，又避免了提前支取的几千元的利息损失。

目前，银行设置了以存单、国库券、保单、个人信用等信贷资源为质押的个人贷款。现在较普遍的是存单、国库券质押。

需要特别指出的是，无论办理何种贷款，都必须按照合同的要求按期偿还本息，如果不能按时还款，银行会收取一定的滞纳金，并会根据情况采取扣收抵押、质押物，追究担保方责任等措施。另外，银行还会将借款人的信用情况记录为“不良”，信用制度完善后，借款人一旦有了不良记录，那么在各家银行都会遭到“封杀”。

九、创业贷款-主要方式

创业贷款有以下三种方式，根据创业者的自身情况可以选择适合自己的创业贷款

保证贷款

如果没有存单、国债，也没有保单，但妻子或父母有一份稳定的收入，那么这也能成为绝好的信贷资源。当前银行对高收入阶层情有独钟，律师、医生、公务员、事业单位员工以及金融行业人员均被列为信用贷款的优待对象，这些行业的从业人员只需找一到两个同事担保，就可以在工行、建行等金融机构获得10万元左右的保证贷款。而且，这种贷款不用办理任何抵押、评估手续。如果有这样的亲属，可以以他的名义办理贷款，在准备好各种材料的情况下，当天即能获得创业资金。

个人创业贷款

创业贷款是指具有一定生产经营能力或已经从事生产经营活动的个人，因创业或再创业提出资金需求申请，经银行认可有效担保后而发放的一种专项贷款。符合条件的借款人，根据个人的资源状况和偿还能力，最高可获得单笔50万元的贷款支持；对创业达一定规模或成为再就业明星的人员，还可提出更高额度的贷款申请。创业贷款的期限一般为1年，最长不超过3年。