智能化档案管理范文

导语：如何才能写好一篇智能化档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、电子商务档案的特点

（一）信息的自动生成

电子商务档案是发生交易的双方在互联网上所发生的一系列经济活动的记录，这些相关的记录是互联网自动生成，而非人工识别记载的。从交易的开始到交易的最终结束都是网络虚拟完成的，每个过程都被网络记录下来，形成电子商务档案。

（二）信息储存的庞大性

电子商务档案记录了交易双方的整个交易过程，一个企业的所有电子商务往来都列入在电子商务档案之中，甚至包括交易的每个步骤，所以可想而知数据资料是相当庞大的。而且电子商务档案并不像旧的纸质的储存方式那样，只记录交易相关的文字信息，而是将文字、图片、视频等相关的所有媒介信息全部记录下来，并且所有的电子商务档案会随着企业的不断壮大在数量上和种类上不断增加，这些都决定了电子商务档案是非常庞大的。

（三）信息和载体的相关性

电子商务档案的储存是需要储存介质的，它与纸质方式储存的最大不同就在于它无法直观地识别也不能人为更改和操作，它是虚拟的网络化的信息，只能是运用计算机的系统进行数据的采集以及对数据加以分析，这也在客观上说明了电子商务档案的信息和载体的相关性。

（四）电子商务档案的复杂性

电子商务构成的本质是数字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般来说电子商务档案都需要运用加密技术，特别是机密程度较高的档案，其加密程度会更高，因此电子商务档案具有复杂性。随着信息时代的到来，各企业也越来越重视档案的管理和信息的绝对机密，使得电子商务档案的复杂性表现得尤为突出。另外，电子商务档案的复杂性还体现在信息种类和数目的不断增加。现在大多数企业都是多元化发展的企业，这些多元化的发展方向也使得企业经济活动的多元化，这就导致企业的电子商务档案的种类会随着企业的发展而不断增加。企业经济活动的频繁和时间的累积自然会导致电子商务档案数目的增加，这些都充分地体现了档案的复杂性。

二、电子商务档案智能化的趋势

（一）档案存储的智能化

随着时代的进步和发展，在这样的环境下要求电子商务档案的信息应非常全面，通常包含了商品的基本信息、客户的相关资料等相关数据。传统纸质的储存方式已经无法满足现在的发展需求，所以需要智能化的电子商务档案管理来保证信息的安全，减少因数据丢失所造成的不可预知的损失。但智能化管理也需要一定的软件作为支持，软件可以提供一定的信息管理的相关职能，及时发现信息在存储过程中的漏洞并及时修复。

（二）档案检索的智能化

随着网络大潮的袭来，现代企业非常重视数据库的管理和电子商务档案的管理。电子商务档案记录着公司所有的商务往来和经济活动，这些是决策者强有力的决策依据。而科技的发展决定着着企业的信息不只是本地储存的相关数据，还包括了云端的数据。在这些庞大的数据面前，只有智能化的档案管理才能将这些数据应用起来。而且智能化的检索可以按照查找相似度、更新时间等相关选项来为检索者提供更有效的搜索结果。因此，能否高效、及时地查找到所需信息就是档案管理水平的重要体现。

（三）客户关系管理的智能化

对很多企业而言，与客户建立良好的业务关系是企业发展的经济命脉，如何建立良好的客户关系也是绝大多数企业深入研究的命题。在客户和企业进行经济活动的过程中，大量的相关信息被录入电子商务档案之中，而智能化的档案管理可以使企业及时得到客户的信息，了解客户需求，从而针对客户制定相应的营销方案，以更好地为客户服务，提高客户的满意度，减少在沟通中所造成的负面影响。所以对客户关系的智能化管理可以增强企业的内外部管理，从而提高企业的竞争力。

（四）情商预测的智能化

面对大量的客户、市场营销、销售信息，没有高效的、智能的数据分析系统是无法在信息时代占有一席之地的。高度智能的情商预测可以帮助企业进行大量的数据分析，从而更好地为企业提供科学的管理思想、有效的营销方式、清晰的发展方向、周到的售后服务，更好地了解客户需求，为企业提供更好的盈利水平和拓展空间。与此同时，对信息智能的分析和处理不但可以实现企业当前的发展诉求和商业实践，更能在信息的世界里了解市场的现状和未来的发展趋势，重新梳理企业的商业模式和流程，从而及时准确地为决策者提供可靠数据。

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【关键词】智能化；高中；档案管理；应用

进入21世纪，信息技术和科学手段成为了各行各业开展工作不可缺少的重要构成要素，信息化管理已经成为商务、学校等办公效率迅速提升的重要“法宝”。对于高中来说，档案管理工作是极具保密性、复杂性的工作之一，随着信息化脚步的不断加快，学校电子办公的信息量和工作量必然会不断增加，由此引发的各种信息化档案管理问题不能坐视不管。如何实现电子文件的实时网络归档，科学有效地管理和利用电子档案资料，达到信息高效提取、传输、利用的目的，是现阶段高中档案管理工作需要钻研的课题。

一、高中档案管理传统模式的弊端

（一）档案管理工作量大，效率低下。高中学校每年、每学期都有大量的学生信息需要录入、管理，再加上由于升学、转学、就业等问题带来的数据的变动，需要管理的信息量很多。采用传统人工录入的管理方式费时费力不说，在信息的准确程度和记录时间上也难免会存在差错和漏洞。在信息的查找和整理时，大量的信息查找起来十分困难，耗时耗力，使得高中档案管理工作的效率不断降低。

（二）档案信息安全保密性差。在传统的高中档案管理模式下，档案信息都是由管理人员手动录入和管理的，因此，档案管理的效率相对低下，信息录入和保管的安全性也较低。即使在传统的档案管理中有使用计算机开展信息管理的情况，使用的人员由于对计算机知识和操作掌握不准，在信息的录入过程中经常会出现张冠李戴的失误，导致档案信息的管理出现差错和漏洞。再加上传统管理模式下，没有完善的安全保障机制，接触档案信息的主体较多，会轻易将重要的档案泄漏出去，给档案管理造成安全隐患。

（三）档案信息查找困难，更新和维护程序繁琐。在传统的高中档案管理模式下，随着时间的流逝，档案信息的增加使得档案管理起来更加繁琐、复杂，庞大的信息量超出了人工作业所能达到的极限，用手查信息数据、更新和维护档案系统都十分困难。查找目标文件时耗时许久，犹如大海捞针，在紧急时刻无法快速找到目标文件，会造成很大的不便。

（四）档案管理人员专业素质低下，缺乏专业人员。传统的高中档案管理聘用的工作人员一般都是有一定的档案管理知识，但是计算机实际操作水平普遍低下，在操作过程中效率低下，时常发生人为错误，造成档案管理工作质量的低下。

二、对高中档案实施信息化管理的必要性

（一）有利于增强高中档案信息的保密性。智能化档案管理模式下，采用功能强大的计算机处理档案信息，不但提高了存储速度、存储数量，计算机独特复杂的安全保护系统还极大地提升了高中档案信息的保密性。为了更好地实现信息的保密，通过计算机将学校内的档案信息做成单份文，促进档案信息整理、保存、编目质量的提升。在减轻档案管理人员工作量和负担的同时，还极大地提升了档案管理的现代化和信息化。

（二）提升档案管理人员的素质，实现无纸化办公。智能化档案管理的实现使得以往的人工档案管理被计算机档案管理所取代，无纸化办公成为了现代化高中档案管理的潮流。这种档案信息管理系统实现了文件从产生、运输到整合的一系列工作，取缔了传统档案管理模式下人工标记、打印、装订等一系列环节，办公过程中的纸张、笔墨等资源得到了节约，人力、物力、财力消耗得到了大大的降低。

（三）极大地提升了高中档案管理工作效率。智能化计算机的运用能够一次性处理所有的档案信息，将各种数据按照预设的顺序进行排序、整理，丝毫不费人工力气，且运行起来准确性高、差错极少，维护和升级也是全自动化运行。给原本繁琐的高中档案管理工作带来了现代化的曙光。以运行高度有序的现代化化信息处理体系为中心，把校内档案资料加工成电子形式，建立起网络数据库，使得高中档案管理的一切工作环节都变得信息化、智能化、高效率。

三、智能化计算机在高中档案管理中的应用

（一）创新服务手段，建立现代化档案管理模式。信息技术的发展不会止步不前，随着新一轮科学技术成果的产生和应用，高中信息化档案管理也必须与时俱进，跟随档案管理数字化程度的提升而改善档案利用方式。越来越多的用户通过计算机、网络平台来获取档案信息，这一变化要求档案管理的工作方式和手段必须随之改变，甚至连档案信息的管理模式也在从实体管理向信息管理、知识管理等方面转变。为此，高中档案管理部门必须改变服务手段，创新符合信息化发展的新服务方式，建立起现代化的档案管理模式，推动智能化发展在高中档案管理工作中的应用。

（二）加强档案信息化基础设施的完善。档案管理信息化基础设施是开展校务现代化改革的基础组成部分，具体包括计算机软件、网络以及其他相关辅助设施。不同高中根据自身档案管理实际情况的需要，必须在管理部门配备齐全相关设施，包括计算机、扫描仪、光盘刻录机以及档案管理系统软件等。建立好网络数据库、电子目录和电子档案录入接受中心，保证电子文件及时高效得到收录和采集。要注意选择的信息化档案管理系统软件必须能够具备强大的功能，集采集、存档、整理、搜索、编目等功能于一身，能够兼容各种数据，保证和其他数据库、校园网之间相互交换的流畅。

（三）加大信息化档案管理的宣传力度。信息化时代的到来需要高中领导和管理人员树立起智能化档案管理的意识，重视信息化档案管理在现代社会中的作用，意识到智能化档案管理模式的建立是现阶段高中档案工作深入改革的重要环节。提高领导和师生对信息化档案管理的认知和重视，能够推动校务改革的深入发展。高中档案管理部门必须秉持创新、努力的理念，不断提升档案管理工作的质量和效率，以真实的业绩和务实的科学态度来表决心，稳扎稳打，用实力来争取上级对校务改革的资金等各方面支持，全面深入推进校务改革。

（四）建立健全档案信息安全保障体系。高中档案管理工作中最重要的可以说是档案信息的安全性和保密性。因此，在开展校务管理改革的过程中，必须把信息化与安全性能相结合，建立起安全保障体系，促进智能化发展在高中档案管理模式的应用。首先要做好安全备份工作，加强信息化档案管理工作人员的安全意识，确保数据不被人为泄露。在内部管理方面，要制定好完善的安全保障管理规章和档案信息责任制度，确保档案管理工作人员的身份安全。

（五）加强档案管理规范化、标准化建设。信息化时代的到来要求高中智能化档案管理工作必须实现标准化和规范化。所谓的规范化和标准化，指的是信息录入、传输、整理、编目、存档等环节的按部就班，首先，上级档案部门必须制定出详细的规范化管理规章制度，从工作人员本身和档案管理工作过程两方面出发，首先要求工作人员必须树立起维护档案管理规范的意识。其次要求工作人员在开展各项档案管理工作环节时按照规章制度行事，绝不私自决定棘手问题的处理。从而推动高中档案管理工作的标准化、规范化建设。

综上所述，进入21世纪，科学技术在教育教学方面的应用越发普遍，信息化办公成为高中档案管理的重要手段。信息化计算机办公不仅极大地提升了办公效率，更增强了高中档案信息的安全保密性和管理工作的质量。目前，高中在利用计算机开展信息化办公的同时，还存在很多不足和缺陷，需要根据实际情况一一改正，只有创建起完善的安全保障体系，加大信息化档案宣传力度，使管理人员树立起信息化意识，才能够促进智能化办公在高中档案管理中更好地应用。

【参考文献】

[1]廖明.浅谈学校档案管理中的档案收集工作[J].科技视界,2014(16).

[2]王甦.谈学校档案管理的创新[J].黑龙江档案,2016(01).

[3]徐进康.新形势下档案管理工作规范化探析[J].商,2016(07).

[4]张敏.高中学校档案管理中存在的问题及对策[J].科学中国人,2015(18).

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关键词：档案;智能化;系统;

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-10-00-01

档案工作是一项原始工作，随着信息化的迅速发展，档案工作的数字化建设、智能化管理建设已成为提高档案工作水平和效率的发展趋势，构建智能化档案库房管理系统也是非常重要的。下面简要介绍下智能化档案库房管理系统的功能及子系统。

一、智能化档案库房管理系统

建设智能化档案库房管理系统主要包括档案库房智能化综合管理系统的软、硬件研发、工程施工、设备安装调试、操作培训、售后服务等。项目建成后技术人员可通过DID液晶拼接监测界面提供的各种功能的显示对档案库房、技术用房、查阅利用室、多功能展厅进行监测，并通过中央控制台管理设备进行精确的一站式和远程智能化、科学化管理。

（一）档案库房消毒灭菌自动控制：

智能控制器连接消毒灭菌设备，通过中央控制台设定时间表实现定时开关设备，实现快速杀灭各种病毒细菌和低浓度活氧空气净化功能。

（二）档案库房温湿度自动监测调控：

1、实现库房温湿度自动检测、记录、存储、数据分析及报表打印。要求数据连续，检测准确，响应及时，反映灵敏，调节到位，记录完整。

2、建立室外小型气象站，对室外气象信息进行检测，为档案库房通风换气、温湿度控制提供参考依据。

3、动态显示各库房温湿度值及设备工作状态，能依据室外小型气象站提供的库房外气象信息和库房所处自然环境任意设定控制值。

4、综合智能控制器通过通风控制模块、温湿度模块，连接通风换气、温湿度调节设备，实现自动开启或关闭，实现库房空气、温湿度自动调控功能，无需人工管理。

5、实现温湿度调控设备水满报警、连续排水及缺水报警功能。

（三）档案库房动态监控

1、馆藏档案实行RFID管理，实现借还档案、快速盘点、查找摆放、权限控制智能化。

2、安装红外彩色摄像机，实现24小时不间断图像监控，并可以回放查询录像记录。

3、安装智能卡门禁，系统同时自动记录工作人员出入信息，可以进行查询。

4、安装自动灯光照明设备，解决人走灯灭的问题，减少灯光对档案的照射。

5、安装呼叫对讲设备，用于档案库内部呼叫对讲、公共广播、紧急情况应急指挥调度。

（四）漏水检测

漏水传感器对库房实时监测，当发生暖气等水管爆裂、雨季窗体漏水、空调漏水等情况时触发声光报警，并通过拨号电话拨号模块拨通相关人员电话，以语音形式报警，通知相关人员采取必要措施。

（五）自动防火报警、灭火系统

安装烟感、温度探测器、手动、声光报警器，当出现火情时，防火报警主机触发声光报警，同时灭火系统自动启动灭火。

（六）自动防盗及周边防范报警系统

安装防盗探测器、电话语音模块、声光报警器，对报警信号进行数据采集，自动报警，并通过拨号电话拨号模块拨通相关人员电话，以语音形式报警。

二、馆藏档案管理、查询、利用系统

系统应具备对各种门类和载体的档案进行采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、编辑、鉴定、统计和智能化管理功能。

三、馆藏档案的数字化系统

项目包括馆藏各门类档案的数字化。建设适应档案数字化工作需要的机房、购置设备并安装到位、开辟工作需要的工作场地。安装相应的档案及相关的管理系统，按照科学、系统、持续的发展原则，建设有利于管理利用的档案数据库、档案内容数据库和多媒体档案数据库等档案基础数据库群。本着“先重点，后一般”的原则，从开展重要、珍贵、易损、利用率高的档案数字化工作入手，最终实现馆藏全部纸质、音、视频档案数字化并实现与目录挂接。

四、各级立档单位档案数字化接收系统

建设接收各级立档单位档案室信息系统，具有对应接收进馆档案的案卷级和文件级目录数据库及原文扫描等电子信息的接收、检查、整合、存储、利用功能。

五、接收立档单位形成的电子档案系统

在建立立档单位办公自动化的基础上构建区档案馆电子档案接收系统。要求各立档单位办公自动化系统具备电子档案管理模块，保证移交的电子档案元数据齐全完整。各级档案馆电子档案接收系统能够在线、离线接收检测不同数据类型数字档案，同时能够对数据的准确性、完成性、可用性、安全性进行检测。具备分类存储功能，具备检测和抽检存储善功能，具备数字档案格式转换功能，具备离线备份功能，具备在线备份功能，具备数据备份恢复演练功能。

随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化进程.

参考文献：

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本本文作者根据多年以来工作实际经验，对职业技能鉴定档案管理信息系统的优化设计进行研究，阐述了这一研究方法的实施办法，以便和同行交流与切磋。

【关键词】电子档案 职业技能鉴定 档案管理 信息系统 优化设计

职业技能鉴定，是根据国家严格规定的由相关职业技能鉴定机构公正、客观、科学认定与评价劳动者技术水平的一种职业技能标准。自职业技能鉴定体制制定至今，我国每年获取职业资格证书的人数达300多万人，职业技能鉴定制度有利于国民素质的提升，能够有效促进我国企业的迅猛发展。但是，大规模考试信息量大、涉及面广、数据加工要求精度高等很多人工难以解决的问题，是所有鉴定工作着必须解决的科研问题，这就需要开发一套具有现代科技特征的职业技能鉴定管理信息系统。

1 职业技能鉴定档案管理信息系统的构成要素

职业技能鉴定工作属于规范化的一项考试活动，鉴定计划的制定、组织实施及成绩等环节相互影响、衔接着，并共同组成一个相对比较规范、严谨的业务流程。从根本上说，开发职业技能鉴定管理系统这一软件的主要目的是对业务流程进行鉴定，确保信息化管理鉴定工作，该系统的功能主要包括：信息库管理、试题库管理、计算机阅卷客观性试题、考场编排、输出打印及成绩统计分析等。

1.1 系统硬件构成

通过低中档集线器与NT服务器组成一个相对比较简易的内部局域网，能够实现打印及文件共享，同时也便于对互联网进行开发与应用。

1.2 系统软件构成

职业技能鉴定管理信息系统运行环境为：硬盘超过4.3Gb，中文Windows 95 / 98 / 2000，内存超过32Mb，CPU超过P166；开发环境为：VFP6.0。

依照工作业务流程，可以将系统功能模块设计成如图1所示。

2 职业技能鉴定档案管理信息系统的优化设计

2.1 试题库管理的优化设计

职业技能鉴定通常会涉及到各个工种、各个行业，所以一定要构建由计算机对其进行统一管理的信息化试题库，以确保能够重复利用高质量试题，以降低对试题进行命题的成本。对试题进行鉴定考核过程中，依照相关需要，需要根据相关模式从试题库中将试题抽取出来，合为一套相对比较完整的试卷。此外，还需要试题库管理系统重点解决特殊符合与普通文本及试卷自动排版、图形混合编辑等相关问题。在开发题库的过程中，往往会遇到化学方程式、图形、比较复杂的公式等难以解决的符号问题，将其称作复杂数据。这就需要采用特殊方式处理这些复杂数据，比如图形，应该通过绘图软件录入的方式，用Word公式编辑器将复杂公式录入进去。

2.2 信息库管理的优化设计

为确保能够对应试者技术状况进行动态跟踪，将有效、完善的信息提供给劳动力市场，必须构建相应的考核人员信息库，其内容主要包括：考核信息库、基本资料信息库以及取证信息库等。在信息库创建时应该将后期信息维护考虑在内，若后期维护滞后，则就不能发挥信息库中信息的价值，同时也就难以为劳动力市场与职业技能鉴定工作提供完善、可靠的信息资源。所以，必须将快捷、方便的信息库维护功能设计出来，比如通过最新鉴定考核系统对信息库进行自动更新、定期人工更新与维护等。此外，选择信息库主码也比较重要，建议将职工合同号或者身份证号当作主码，以确保主码安全性与唯一性，这样在实现过程中也较为容易。

2.3 考场编排的优化设计

在编排知识考场时，需要采用多种考场模式，像“六行×五列”，如果职业等级不同，建议实施插花排列，尽量确保应试人员左右前后职业不同，以降低监考压力。实际操作编排考场方面一定要将考核地点、时间及考核人员等基本要素、合理使用考评员等问题充分考虑在内，以做到合理安排，统筹兼顾，完成编排后，考核计划安排表自动生成。

2.4 阅卷的优化设计

通过计算机实施阅卷、客观性试题考核，此为考试发展的主流方向。将客观性试题引入在职业技能鉴定工作中，不仅与成人考试轻背诵、重理解特征相符合，而且也符合多工种、大规模考试之需。所以，通过现阶段市场上一些相对成熟的符号阅读技术，并融合鉴定信息系统，能够全面提高职业技能鉴定管理信息系统工作效率、降低成本，同时还能有效降低手动阅卷过程中由于主观性因素所导致的阅卷误差。而怎样实现个级别试卷多职业的同时评阅是阅卷需要解决的主要问题。

2.5 成绩统计的优化设计

通过多种数学方法对成绩分布情况进行分析，将有效的反馈信息提供给题库与培训开发部门。职业技能鉴定工作中分析试题的参数主要分为区分度与难度，分析成绩主要为平均分、名次排列、优秀率、及格率、标准差分析、图形显示及分数段统计等。

2.6 信息输出的优化设计

主要用于各种成绩统计表、输出成绩、办理相关资格证书工作者备案表、调用Excel统计图形的生成以及职业资格证书打印等报表。

3 结束语

总而言之，职业技能鉴定档案管理信息系统可以对鉴定工作过程中所存在的处理数据问题进行全面解决，有利于职业技能鉴定的迅猛发展。比如，1995年，中原油田职业技能鉴定中心对试题库管理系统进行了开发与设计，鉴定管理信息系统使“规范化考核程序、科学化考核命题、现代化考务工作”目标得以实现，在很大程度上提高了职业技能鉴定工作效率，同时也取得了非常好的经济效益及社会效益。

作者简介

张大志，男，现为吉林省四平市职业技能鉴定指导中心考核部。

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    1电子商务档案信息检索的智能化需求

    电子商务档案信息智能化检索是历史发展的必然结果。电子商务档案信息是众多档案信息的一种,是伴随着电子商务的发展而产生的。从人类社会利用档案信息的历史发展过程来看,档案信息检索大致经历了自然检索、手工检索、计算机辅助检索、计算机智能检索四个发展阶段,电子商务档案信息的检索也不例外。随着计算机智能技术的发展,尤其是图情信息智能检索的最新成果,为电子商务档案信息检索的智能化发展注入了新的活力。电子商务档案信息存储形式多种多样,既有一般固定长度的信息,也有非固定长度的信息,既有用文字、数字表达的信息,也有用图形、图像、声音表达的信息、既有加密信息,也有不加密的信息,既有存储于本地存储设备上的信息,也有存储于异地设备甚至“存储云”上的信息。因此,对电子商务档案信息的智能检索意义重大。所谓“智能检索”,就是以文献和检索词的相关度为基础,综合考查文献的重要性等指标,对检索结果进行排序,以提供更高的检索效率。智能检索的结果排序同时考虑相关性和重要性,相关性采用各字段加权混合索引,相关性分析更准确,重要性指通过对文献来源权威性分析和引用关系分析等实现对文献质量的评价,这样的结果排序更加准确,更能将与用户愿望最相关的文献排到最前面,提高检索效率。由此可见,在电子商务飞速发展的今天,电子商务活动的全球化特征越来越显着,频繁的商务活动遍布世界的每一个角落,由此产生的电子商务档案信息越来越具有商务活动全球性、信息管理系统分布性、交易语言复杂性、交易方式多样性等特点。因此,传统档案信息检索工具已经不能满足用户的需求,智能检索工具的开发和使用必然成为信息时代用户畅游信息海洋的必然选择。同时,科技的进步,人工智能技术的发展,超大型计算机的使用也为电子商务档案信息检索智能化发展提供了技术支撑。未来电子商务档案智能化的发展将借助于人工智能技术的最新成果而更加人性化。将人工智能领域中的计算推理等思维活动渗透到档案管理的智能化应用中,利用人工智能的研究成果开展基于模式识别、物景分析的图形图像检索系统,满足用户对图形图像档案信息的检索需求,利用人工智能关于联想记忆模拟、自动定理证明、专家系统、自然语言处理等基础理论开展电子商务的自动谈判系统、跨越语言障碍的档案信息搜索工具,满足电子商务国际化的需求。例如:模式识别可用于基于图像的检索,而电子商务活动的基础就是建立在对图形、图像的选择上,交易双方首先是根据对被交易商品的图形、图像进行商务洽谈,然后达成交易意向。因此,对被交易商品的图形、图像的保存是电子商务档案信息的一个重要组成部分。再如,专家系统是智能检索实现的基础,而从海量商务信息中筛选出能够进行交易的产品信息离不开人工智能检索系统的应用。从电子商务档案的特征来看,有关电子商务档案智能化管理的需求更加依赖于图形图像智能检索工具的研究和利用,而对于图形图像智能检索工具的研究和利用始于二十世纪七十年代,首先开展的是基于内容的图像智能检索的研究,重点在于采用标注的方法对图像设置检索关键字,并建立文本数据库管理系统,从而实现对图像的智能检索。这种方法的缺点在于当图像数据库中图像数据较大时则检索较难实现,当图像内容复杂时,标注起来较困难,因此,这种检索方法同时还要求图像内容比较单一。而另一种基于内容的图像检索技术逐渐受到业界的关注即基于视觉特征的图像检索技术。由于任何图像都包含物体本身的纹理、形状、颜色、空间关系等特征,因此,基于视觉特征的图像检索技术采用提取图像所包含的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等信息建立图像的特征矢量库,并以此特征矢量作为索引关键字。与以往采用人工标注方式对图像内容进行标注的方法不同的是视觉特征的提取是从图像中自动提取的,并且检索的过程采取视觉特征间的匹配。与传统的检索方法相比,基于内容的图像检索融合了图像理解技术,从图像的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等维度分析图像的特征,从而可以提供更加有效的检索途径。已经投入运行的基于内容的图像检索系统包括:IBM公司的QBIC系统、Virage公司的VIR工程系统、MIT的Photobook系统、美国伊利诺斯大学的MARS系统等等。国内近年来对于基于图像颜色的检索系统的研究也取得了丰硕成果,例如:PhotoNavigator系统和PhotoEngi-neer系统。而这一发展方向更加符合电子商务的智能化发展需求。可以预计,为适应未来网络化、智能化以及个性化的需要,并行检索、分布式检索、知识的智能检索、知识挖掘、异构信息整合检索和全息检索、自然语言检索、跨语言信息检索、问答系统、概念空间、信息融合技术等检索技术都将在电子商务档案管理领域得以应用。届时用户将获得完整、准确、及时、有效的而且是简洁、明了的商务信息。

    2电子商务档案应用的智能化趋势

    电子商务档案是企业管理的重要组成部分,是企业从事商务活动中最原始、最可靠的数字化信息。充分利用电子商务档案信息,为企业发展提供商情预测、营销策划、客户关系管理、维护企业或经营者合法权益已经成为电子商务档案应用的一个重要领域。而电子商务档案应用的智能化趋势无疑已经成为电子商务行业的重要研究方向。

    2.1客户关系管理的智能化。客户档案毫无疑问将是电子商务档案的一个不可忽视的组成部分。在企业从事电子商务的过程中,电子商务系统将提供一种商家与客户进行交流的新方式,这就要求企业管理者以全新的思维来看待客户关系管理。客户关系管理源于“以客户为中心”的新型商业模式,是企业树立以客户为中心的发展战略的核心部分。企业通过智能化的客户关系管理系统来加强对客户的服务提高客户满意度和忠诚度,提高企业效率和利润水平。通过客户关系管理系统企业加强与客户的联系、分析客户的需求、研究产品的市场、拓展潜在的利润空间、提高产品的市场竞争能力、改进企业的管理漏洞、吸引更多的优质客户进而达到优化、提升企业管理能力、提高企业利润水平的目的。而这一切的实现都依赖于智能化的客户关系管理系统、智能化的客户数据库的开发与应用。智能化的数据库技术是所有其他技术的基础。

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关键词：大数据；科研档案；管理

随着大数据环境的逐渐形成，科研实验数据等资料愈发依赖电子档案的形式保存，这无疑对科研档案管理提出了新的要求。与此同时，创新性思维作为科研工作的核心，尤以科研信息的时效性为重。而传统的科研档案管理方法难以对科研档案进行高效管理，因此科研档案管理要求对已接收材料进行全面细致的归类整理，建立并完善科学、系统的管理体系。毋庸置疑，高效、严谨的科研档案管理对提高医院科研水平、促进医院卫生事业发展具有重要意义，是医院提高医教研整体水平的必要条件。

一、医院科研档案管理的缺陷

（一）科研档案管理人员缺乏专业性当前大多数医院的科研档案管理人员未进行统一规范的培训，因而易造成基本业务不熟悉、档案管理意识薄弱等问题。相关档案管理人员通常只掌握基础的文档收集能力，在面对如电脑因病毒而死机等突况常显得手足无措。其接受专业培训和继续教育的机会较少，档案管理系统知识无法及时更新，从而造成档案管理人员业务素质不高，工作效率低下，难以迅速适应社会发展对档案管理事业提出的更高要求。

（二）科研档案管理意识落后很多医院对科研档案管理不够重视，未形成规范的科研档案管理体系，更无相应完整的科研档案管理规定。同时，医学研究工作者、科研人员和管理人员缺乏归档意识，使得科研档案材料杂乱无序，难以对原始数据进行高效利用。科研人员专注于实验研究，往往出现档案记录书写不及时、档案记录格式不规范等情况，最终使得档案文件质量不高。在上交材料时也仅按规定直接打包上交，并未进行进一步的归纳整理。而档案管理人员也仅是将各项科研项目、科研成果进行简单登记，从而导致很多资料信息不能得到妥善地归档和保管，为将来材料的应用造成不便。

（三）科研档案利用率低由于缺乏具体的科研档案管理应用规定，档案管理人员有时对各科室上交的科研材料过分保密，以致于许多有利用价值的档案资料只能被部分人员查阅，档案利用率低。当前以人工管理为主、纸质文件与电子档案并存的管理办法，使得科研人员及管理人员在科研数据查询和管理工作中面对未经归档分类的数据不得不做大量的重复性工作，造成不必要的时间浪费。而智能化数字管理平台的缺乏也使得数据分析的有效性受到限制。现在广泛应用的信息检索系统，仅能搜索到表面上与所需材料相关的信息，无法对数据进行进一步挖掘分析，从而忽视了许多有内在联系的宝贵资源。

二、大数据技术在科研档案规范管理中的应用

（一）大数据档案管理的优势

1.增加存储空间，减少资源浪费科研档案尤以数据多为特点，漫长的实验周期更是使得一份科研档案里所囊括的材料数量惊人。而当各种类型的数据资料录入进数字管理平台，其极大的储存空间避免了传统储存方式下由于文书材料数量多而导致的储存空间有限的情况，与此同时还可以解决纸质资料受潮受损的问题，降低档案储存成本的同时节约了各类资源，践行了“绿色”发展理念。

2.避免档案丢失，加强数据保密在传统人工档案管理的过程中，难免会遇到材料丢失或难以查找的窘境，以及对某些重要数据泄露的担心。数字管理平台的应用使得各类文档数据得到永久保存，在需要时仅需简单搜索便能获得想要的材料。此外，档案管理人员可通过对机要档案进行加密处理，限定可查阅人员权限，既实现了科研数据的共享，又避免了关键信息的泄露。

3.提高工作效率，促进资源利用应用大数据技术不仅能提高工作的效率及准确度，并且能增加科研原始数据的利用效率。在大数据和云计算的环境下，随着智能化数字管理平台的建立，档案管理人员可通过其协助迅速对各类科研档案进行合理的归纳整理，并将科研档案与医院其他类别的档案信息综合联系，形成一套强大的数据库。在此情况下，科研人员通过合理分析电子档案便可及时得到与研究人员所探索课题相关的有利数据资料，促进了资源共享，提高了各类资源的利用率。

（二）智能化数字档案平台及管理团队的设立

1.构建智能化数字档案平台对各类科研数据高效分类、归档、应用等的实现，均需以拥有成熟强大的智能化数字档案管理平台为基石。医院应根据实际需求，积极建立开发智能化数字档案管理平台，以实现数据永久保存、资源合理共享、信息查阅利用便捷等需要。系统稳定、分类清晰、使用简便，是理想数字化档案管理平台应具备的特点。因此，医院必须具备高质量、高性能的硬件设备以维持管理系统的稳定，同时定期维护、更新相关系统。依托该平台，数据的查阅、应用必须经过个人身份信息验证，保密级别高的材料借阅也必须经申请及审核后方可查看，使得科研档案客观性、保密性得到了保障；档案管理人员可根据平台上明确的分类指示对科研数据进行归档整理，在减轻了工作负担的同时提高了工作效率；科研人员可直接于智能化数字档案管理平台上传相关实验数据，同时可以利用系统对数据库中各类资源进行分析，获得对深入研究有所帮助的材料，既增强了各部门间的资源共享和交流合作，又助力了科学研究的进一步发展。

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[关键词]物联网；档案库房；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.135

[中图分类号]TP391.44；TN929.5；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）06-0-01

所谓的物联网是指将射频识别（RFID）装置、红外感应器、全球定位系统以及激光扫描器等各种信息传感设备与互联网结合起来而形成的一个巨大网络，其能对被监测物品进行智能化的识别、定位、跟踪、监控和管理。物联网可以称之为互联网基础上的业务与应用，它作为新一代信息技术的高度集成与综合运用，影响着档案管理事业的进步与发展，推动了档案库房管理工作的开展。

1 物联网技术的特点

1.1 互通性

物联网的互通性主要包括在任意时间上的互通、任意地点上的互通以及任意物体上的互通这3个方面，即物联网的使用不受时间、空间、物体的限制。它在档案管理领域中的使用能够帮助受众从海量的信息中快捷检索出所需要的信息，让世界的万事万物都处在一种互联共享的状态。

1.2 智能性

物联网是通过云计算、模糊识别等各种智能化计算技术的运用，来实现对海量数据的智能化处理的工具，其能有效获取物体的物理化学性质、温湿度、体积、质量、密度等信息，从而实现物质世界的数字化与网络化。因此，物联网具备全面感知的能力，通过智能化的感知性，实现了人与物体、物体与物体之间的信息交流，实现了信息技术的完善。

1.3 可靠性

物联网由于具备互通性与智能性的特点，让其能够对物体进行实时跟踪与监控，这就使物体的安全性及可靠性得到了保障，与档案库房管理的要求相一致。并且，物联网的使用让人与物体之间的信息交流成为了可能，这极大地方便了管理者对物体状态及所处位置的实时监控与了解，就算物体所处的状态发生了改变，那么物联网也能对物体进行实时跟踪监控，并将监控的相关信息及时准确地传递给管理者，这有效地保障了物体的安全。

2 物联网技术对档案库房管理的影响

2.1 物联网推动了档案库房管理技术的升级

在档案管理领域尚未普及物联网技术时，常规计算机和局域网技术的使用推动着档案库房管理工作的开展。但在物联网技术应用之后，档案库房管理工作的开展不仅有常规计算机和局域网技术的支持，还有RFID传感技术和Zigbee协议技术的辅助。其中，RFID技术是一种通过无线电信号来实现阅读器和标签之间进行非接触双向数据传输的技术，其能有效达到目标识别和数据交换的目的，为管理者获取档案信息提供了方便。Zigbee作为一种无线网络协议技术，其具有低功耗、低成本、支持大量节点等优势。除此之外，Zigbee协议技术的使用能够将无线传感器网络与RFID技术科学地结合起来，在有效解决了RFID技术通信距离存在局限性问题的同时，促进了RFID技术应用范围的扩大。

2.2 物联网促进了档案库房管理平台的优化

物联网技术的发展影响着档案管理平台的深度与广度，让档案管理平台不仅能够在档案机构的内部开展工作，还能借助于互联网或其他通信网络技术的使用，为远程管理者、档案资料的使用者提供更为便捷、高效的服务。在档案管理平台的构建中，档案管理系统和RFID数据管理系统是其重要的组成部分。其中，档案管理系统运用在库房的日常管理工作中，对档案资料的借查询、库房的消防监控以及库房的温湿度监控等方面进行管理。RFID数据管理系统的使用为档案管理系统的开展提供了数据上的支持，这不仅有利于档案的精确存储以及借阅人员权限设置等数据的存储，方便了档案管理人员工作的开展，还有利于档案实体与档案管理系统之间实现物联，为管理人员对档案信息做到全面、双向、实时的管理提供了极大的便利。

2.3 物联网促进了档案管理可实现功能的突破

储位管理功能。储位管理功能的存在主要借助于RFID数据管理系统，其能够自动识别即将入库的档案信息资料，并通过标签的存在将档案信息资料与库藏资料之间进行一定的数据联系，根据已有的档案资料的类型，来为管理者提供即将入库的档案资料的排架参考。当档案管理人员将档案资料存储入库后，下达入库储位的指令，RFID数据管理系统会将该位置存储在信息中。在之后的管理工作中，当工作人员根据存放记忆将档案资料放入正确的位置时，RFID数据管理系统就会有所感应，并将数据反馈给档案管理系统，在档案管理系统中显示“入库成功”的指令。但如果管理人员将档案资料存放错误，档案管理信息系统就会发出警报，令管理者意识到错误，及时更正存放位置。

3 远程功能

远程功能体现在档案库房管理工作中的方方面面，它的存在能够帮助档案管理人员随时随地通过各种终端设备的使用来对档案库房的存放状态进行掌控，并能在档案库房发生异常情况时，管理人员也能通过终端对其进行远程处理。对于档案利用者来说，远程功能的存在能让其通过多种渠道来获取权限范围之内的档案信息，方便了他们的查询与使用。

4 跟踪功能

跟踪功能的存在能够帮助档案管理人员对需要库藏的档案资料进行全面、科学、系统的统计，并让档案管理人员熟悉了解和掌握档案资料的总体数量、有效调查卷以及档案资料的利用率等方面，令管理人员及时发现管理工作中所存在的不足。

主要参考文献

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关键词:养老保险档案;信息化建设;方式

一、我国养老保险档案电子信息化建设现状及重要意义

(一)现状

随着信息时代的到来，现今养老保险档案管理呈现出信息化的发展趋势，养老保险业务借助现代计算机网络技术，不断推进档案管理的信息化建设，档案实体以数字信息化的方式存在，不仅提高了信息处理的速度，更方便了信息调阅的程序，有效节约了档案存储空间。由于缺乏专业的养老保险档案电子信息化管理人才，相关法律法规及规章制度的不完善，造成我国养老保险档案管理信息化建设实践中存在一些问题。信息化管理过程中相关软件间的不统一性，尤其是计算机软件及机器配件质量问题造成信息管理不协调问题存在，档案的起草、印发及修改问题主要借助工作人员在电脑上完成。档案资料的保存，主要采用电子文档的方式存储在计算机中的数据库里，由于计算机开发语言的不统一，造成资料的转换及共享存在一定的障碍。在养老保险档案的管理过程中，利用计算机进行保存为档案资料的利用及检索提供了方便，但由于信息技术安全存在的问题，部分不法分子窃取及伪造档案信息，造成信息泄露。在信息化管理过程中，部分档案管理人员对信息安全及保护的意识淡薄，对档案管理信息化建设的认识不足，在一定程度上制约了养老保险档案管理信息化建设的开展，不利于信息资源的开发及利用。

(二)重要意义

养老保险档案管理电子信息化的发展，实现了传统纸质档案转换为电子文件并录入到相应的电子档案管理系统中的目标，信息化管理模式下档案资料的查询及提取实现了电子化操作，借助网络平台，规范了养老保险档案信息的归集、建档、整理及管理活动，提高了信息处理的速度，实现了档案资料原件的完好保存，促进了我国养老保险档案管理工作的信息化、智能化、电子化及网络化发展模式。系统中电子加密技术的使用，增强了信息的安全性，实现了档案资源的科学化管理。现代养老保险档案信息化管理优化了信息的采集及管理，提高了资源利用的时效性，远程服务平台实现了资源的共享，信息化使得档案资料的编著时间得以有效的缩短。

二、养老保险档案电子信息化建设的具体方式

(一)实现档案信息建设的智能化发展

在养老保险档案信息化建设过程中，应引入现代智能化软件，实现照片档案、文书档案、实物档案及基建档案的智能化管理，简化养老保险档案管理的工作程序，通过建设完善的库藏档案目录数据库，优化档案资料的检索程序，实现档案资料的内部共享。为提高档案资料使用的便捷性，应加大远程服务系统的建设，在保证信息安全的基础上，通过资源共享的方式，方便养老保险相关业务活动的开展，逐步实现养老保险相关业务的异地办理。

(二)利用现代技术，提高信息化管理水平

养老保险档案管理信息化建设过程中，应利用现代技术，建立起完善的数据库系统，利用系统内存储的个人基本信息及参保单位信息，通过档案数据库平台，提高养老保险事业信息化管理的水平。现代技术手段的使用，方便了信息资料的统计与分析，电子档案检索系统的建立，将可公开的电子档案信息交由相关档案管理部进行管理及维护，其他人员有权查阅但无法更改，保证了信息的安全可靠性。现代养老保险档案信息数据库系统的建立，可方便用户信息的查询及了解，个人可查阅自己的缴费详情等。

(三)建立完善的养老保险档案管理信息化管理机制

规范化的养老保险档案管理信息化机制，是实现养老保险信息化管理的重要依据，档案管理网络的安全性是实现信息化管理的基础，因此档案管理应建立完善的信息管理机制，这就要求不断的创新档案管理的具体制度，对档案管理工作中的各项机制进行完善，实现各项工作的统一规范化开展，通过工作细化的方式，制定各项工作对应的安全措施，在统一档案管理工作标准的基础上，规范相关人员的操作，保证档案资料库发挥最优的效果，确保档案管理网络通常，优化养老保险档案管理信息化的程序。

(四)档案信息化工作服务方式的完善

随着信息技术的不断进步，传统的档案管理服务方式已无法满足现代社会养老保险档案管理的需要。应实现计算机信息管理服务，创新小型档案馆管理系统，建立计算机软件的管理规范及标准，避免资源的重复开发及过度利用。引入微缩技术服务对重要档案资源进行重点保护及储存，开发并利用好光储存服务，利用光盘速度快、容量大的特性，方便重要档案资料的编排、检索、阅读及储存。合理开发公共网络服务，充分利用电话及计算机网络等公共网络资源服务于养老保险档案管理电子信息化建设，提高档案管理的安全性及可靠性。

(五)培养专业的档案管理信息化管理人才

养老保险档案管理信息化建设的推进，应注重信息化管理人才的培养，首先应对档案管理信息化中的各项工作进行调查，明确工作人员的工作职责，然后组织相应的培训活动，依据学习人员的实际需求合理调整培训内容，利用培训人员间的交流，加强学习人员对档案管理信息化管理工作的正确认识，安排有档案管理工作经验的人员进行工作的指导，帮助新进员工熟悉工作流程及操作规范，通过安排工作人员参加信息技术培训的方式，促使员工不断学习先进技术，使其具备较高的计算机水平，实现信息化管理过程中软件设备的正确使用及规范化操作。保证档案管理工作的科学化开展。

三、总结

养老保险档案管理电子信息化的建设是一项综合系统的工作，应建立完善的制度规范及管理机制，注重工作人员专业素养的提升，采用现代信息化技术，加大养老保险档案管理信息化建设的资金投入，保证养老保险档案管理信息化建设快速发展。

参考文献:

［1］吕作风．养老保险档案信息化建设中存在问题及解决对策［A］．“决策与信息”杂志社、北京大学经济管理学院．“决策论坛———管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集(上)［C］．“决策与信息”杂志社、北京大学经济管理学院，2016:1．

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档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。档案管理实现计算机化是大势所趋。作为档案工作者，必须认清档案管理现代化的趋向，努力学习微机使用、管理知识，以实现档案管理规范化。

1、档案管理将实现无纸化、虚拟化

随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的手续，又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。

档案资源共享是档案管理的目的，而支持档案资源的是一定量的档案馆藏，虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。

2、档案管理将实现缩微化、数字化

缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

3、档案管理将实现信息化、网络化

当今社会是一个信息社会，计算机技术和网络技术的普及应用，使地球变得越来越小，信息空间越来越大，没有“国界”，没有距离，“足不出户知大小”已成为现实。这不仅提高了整个社会的办事效率，而且也密切了整个社会的联系。这就为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。

目前，从中央到地方，从机关到企业已普遍建立了计算机局域网，其中，为了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而对电子文件资料真伪的识别，也随着电子文件签署技术的应用，给收文部门和单位建立了信任。这一技术的发展应用，为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。

网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低，这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。

4、档案管理将实现多元化、智能化

随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。

计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值，提高档案工作者的社会地位。

5、档案管理将实现社会化、市场化

其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。

其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。

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关键词：档案管理；智能；自动化；文字识别

一、研究背景

档案管理是一项极其繁琐的工作，从档案的收集、整理，到著录、提取，整个过程纷繁复杂。目前对于档案的管理均采用档案柜进行存放和计算机系统进行系统录入的方法。这种方法远远达不到工作人员的需求。目前有些档案柜虽然应用了较为先进的设备或技术，但面对大量的档案数据的存储，仍然得不到满足。传统的档案柜，只是对档案进行了规则化的整理以及保密。在查找方面存在着很大的弊端。

二、问题提出

为了更好的实现档案管理的智能化，提高工作人员对档案的存取的效率，本小组提出一种新型的智能档案柜。进行档案提取时，档案管理员只需输入需要查找的人名、编号或其他信息后确认，所需档案自动开启它的柜门。进行档案存储时，档案管理员只需对档案封面信息进行扫描，档案的基本信息便会自动录入档案管理系统内。

三、功能介绍

智能档案柜具有自动化存取、自动化信息录入、安全性监测等功能。广泛应用于干部人事、财务综合等各种档案管理。大大方便了用户使用，减轻了劳动强度，提高了工作效率和自动化水平。智能档案柜存储空间可自动进行优化分配。节省档案存取时间。操作简单易懂，处理功能卓越，可实行档案网络化管理，并可与中心的MRP、ERP系统进行无缝集成。系统运行过程中，计算机对自动档案柜的运行状态进行实时监控，并进行必要的数据交换。智能档案柜就是在档案柜的基础上加安装了单片机控制器，温湿度传感器，字迹识别摄像头等，通计算机自动化的监控档案柜的安全情况。通过专门的软件进行管理，并与电脑连接使用的档案柜。

（一）自动化存取。* 功能介绍： （1）档案存入：档案信息录入后，柜门会自动开启一个空闲的柜子，进行档案的存放。（2）档案提取：在终端上查询要找的档案信息，找到档案后，自动开启需求档案的档案柜门，进行档案的提取。 * 功能原理：档案柜采用了自动门技术，开机时只要在上位机点击开门，档案柜即依空闲位自动打开柜门；完成操作任务关闭上位机时，档案柜自动关闭柜门。

* 功能特点：自动化：无需自己开启柜门，找到相应的档案后，自动的开启，进行档案的提取。方便快捷：只需要输入查找的档案信息，系统会迅速的为你找到相应的档案。智能化：扫描结束，信息录入，自动开启空闲的档案柜门，进行档案的存放，解决了寻找空闲柜子的麻烦。

（二）自动化信息录入功能。* 功能介绍。将写好的档案，在字迹识别摄像头进行扫描，识别字体，获取档案进行录入。并将信息录入到档案库中，方便以后的查询，提取。* 功能原理。利用 OCR（光学字符识别）技术通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字；采用光学的方式将纸质文档中的文字转换成为黑白点阵的图像文件，并通过识别软件将图像中的文字转换成文本格式，供文字处理软件进一步编辑加工 。* 功能特点： 实时性强：能够随时对一个档案进行命名存储。 随意性：不仅可以进行手写档案的存放与录入，也可以对打印档案的存放和录入

（三）安全性监测。* 功能介绍。（1）显示档案柜的温湿度，在到达预警温湿度时，进行报警，避免档案的损坏。（2）显示档案名称及日期 。* 功能特点。安全化：温度过高时，可能存在火灾的情况，进行报警，并及时检修。方便快捷：不需要定时查看档案柜的安全情况。在出现文件损坏的情况时，会自动的报警提醒。

四、前景展望

智能档案柜可广泛用于部队、政府、医院、银行、公检法系统、金融机构、院校、图书馆、档案馆、研究所、设计所、海关、企业和事业单位等。以上领域每天都会产生海量数据，并且将这些数据放入磁带、档案或纸张等存储介质中。这样会造成大量存储介质的产生。而传统的管理方法，就是将存储介质存放在简单的铁皮柜中，依靠专门的人员进行管理。而且随着数据量的增加，就会造成人力成本大大提高，工作效率低下等情况。而智能档案柜就可以解决以上所遇到的全部问题，并且还能够提高信息化建设的效率，明显增加实际利益。智能档案存储柜通过软件进行档案的查找、借阅和归还等操作，并可以进行智能定位，方便管理者查找和管理，节省管理成本，提高工作效率。

智能档案柜与传统的档案柜功能迥异有以下几点： （1）方便性高：自动打开要查找的档案，无需繁琐的一个个地查找。（2）临时性强：通过对手写档案以及打印档案的扫描，直接进行存档，更好的解决的对临时档案的存档处理。（3）安全性好：添加报警功能，能够更好的对档案柜进行安全检测，避免档案柜的损坏。

参考文献：