仓储档案管理范文

导语：如何才能写好一篇仓储档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、仓储档案痕迹化管理的重要性

（一）档案痕迹化管理是仓储管理工作的基础。仓储管理工作实际上就是一个过程控制工作，要保证在仓库当中发生的一切行为都受到科学掌控，已达到预期目标。过程控制的方法和依据就要从痕迹化管理的档案中来，因此，档案痕迹化管理是仓储管理工作的基础。

（二）档案痕迹化管理对于仓储管理工作具有一定的经济价值。信息时代信息的综合数据具有一定的经济价值，尤其在仓储行业当中，数据是仓储管理工作的主要输出结果，数据的来源以及走势都对整个仓储事业有着重要价值，甚至有的带有密级，有的具有一定的经济价值。

（三）档案痕迹化管理决定着仓储管理水平。仓储管理工作繁琐但呈现出一定的规律性，掌握其规律并制定相应的痕迹化记录，构成仓储档案痕迹化管理，不仅与仓储管理的动态性相契合，并且有利于提高效率，因此档案痕迹化管理决定着仓储管理水平。

二、仓储档案痕迹化管理的原则

（一）标准化。结合仓储工作实际，按照标准化工作流程建立和管理仓储档案。统一定制或采购不同类型的机关痕迹文档所需要的记录载体如标注卡、统计表、流转袋的格式、材料。通过规章制度、暂行管理办法等形式划定痕迹化记录的时间、范围、具体条目等内容，制度化地制定各?记录的名目，是保证痕迹化管理科学和效率的前提。

（二）时效化。痕迹化管理的重要价值就在于时效性强。只有在各个时间环节做好仓储动态情况的控制，才能保证仓储管理工作有条不紊，也才能在此基础上获取综合信息，对仓储物资做出综合分析，从而对仓储工作作出正确抉择。

（三）精准化。仓储工作繁琐复杂，器具物资的维护、物资装卸过程以及仓库的消防安全系统都离不开检查检录，且必须精确化。唯有精确化，仓储档案痕迹化管理才有意义，否则检查记录只是流于形式，则失去了实质。完善管理体系和明确的岗位职责划分，形成职责分工，将个人岗位职责内容细化；考察工作是否多了、重了；工作是否到位等，使工作思路更加明确，也更加方便平时工作痕迹的完善和保存。

三、仓储档案痕迹化管理方法

关于痕迹化管理的概念，陈舜平先生在《痕迹化管理刍议》一文中指出：“痕迹化管理就是让所有的管理都留下印记，即使是小小的一个环节、步骤都要留有痕迹，以便以后有证可查，还可理解为对管理痕迹的管理，即对于实施管理时所做的记录、图片、电子档案等都需要收集、整理、分类、保存等，以备今后考察。”

（一）采用信息化技术，提高档案信息化管理技术。除了纸质文档，加强电子文档、照片、光盘等多种方式，注重新科技的提升来加强仓储档案痕迹化管理。其一，运用电子文件管理系统的设置、捕获新科技提升文档痕迹化管理技术。其二，运用数字档案室系统的审计跟踪新科技提升仓储档案痕迹化管理技术。运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理。

（二）建立仓储档案痕迹化管理常态化机制。要切实履行仓储档案痕迹化管理，就必须制定相应的规章制度，建立仓储档案痕迹化管理常态化。通过制度管理实现岗位全痕迹信息管理对岗位行为实施全方位的监测、追踪、记录、收集、挖掘、处理全部管理行为痕迹信息，从而减少无形信息的流失，降低信息不对称，进而实现信息对称或接近对称，提高仓储档案痕迹管理效率。

（三）提高档案痕迹化管理人员专业技能。首先，加强专业技能培训。第二，加强宣传教育。最后，通过平时工作中的点滴痕迹、“以小见大”地观察和衡量成员工作的方法、结果和个人的能力，同时加入绩效考评的标准当中，通过各种材料、数据和奖励等平时的痕迹的支持，巩固工作人员个人专业技能的提升。

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关键词： 供电条码化仓储管理

中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：

仓储就是在产品产销过程中由于各种前置而使该产品造成的暂时存放。仓储是连接产、供、销的中转站，是生产过程中不可或缺的环节。同时在仓储活动中需要大量准确的实时信息，因此仓储是信息流、物流、单证流的综合体。

区别于一般物流企业的仓储管理，电力物资仓储管理中企业的资产设备品种多、数量大、自动化程度高，仓储管理的难度也相应提高。电力企业目前仓储管理的模式主要就是通过手工管理的方法，配合计算机软件来实现电力物资的仓储。这种模式的缺点主要表现为：

首先，盘点库存时的时候，由于物资品种多、数量大，做台账和报表的统计就需要耗费大量的人力物力，再加上数据的差异性，都难满足管理上准确性和时效性的要求。

其次，电力物资产品存在多变性，需要仓管员经常奔波于仓库和计算机之间，对数据录入查询以及核对工作，工作效率相对较低，无法适应库房管理的物料快速入、出库的要求。

还有，就是在对库存内数据更新的时候不够及时，不能及时对库存以及资金预算等基础数据做出准确的数据分析和统计。

最后，计算机软件系统中，仓储代码不统一，造成数据信息使用和交换不畅。物品代码及服务代码的混乱，使得同一种服务或者物料表达多种多样，信息共享时造成障碍。

根据电力物资仓储的现状，我局对现有的仓储管理系统进行条码化升级，以实现更简单快捷的仓储系统。:

第一，有利于物资统一编码的推广应用，有利于国家电网公司大物流平台建设。将物资编码直接导入条形码系统，从而助推物资统一编码应用工作。

第二，有利于实现仓储工作的实时动态高效管理，降低成本。目前我们管理仓管模式仍是仓储员手工将流动物资信息录入系统，人工盘点物资。由于物资量大，工期短，到货集中，即使按月或者季度进行盘点的话，也需耗费大量人力以及物力。

第三，有利于生产物资和基建物资的无缝对接。

第四，有利于提升现场物资管理水平。引入电力物资条码化管理还可以提升现场物资管理水平，为后续的管理业务做了铺垫，很好的拓展了现场物资管理业务空间。

条码技术

条码是主要是由一连串的粗细不同黑白相间的条状符号所构成，条码当中隐含着标志信息、字母信息、数字信息、符号信息，主要反映出商品货物的价格、产地、名称、种类等相关信息，商品代码可全世界通用。条码当中的条与空的宽度不同，由于光的运动速度极快，白色的空对光的反射率高，黑色线条对光的反射率较低，使扫描光线产生不同的反射接收效果，通过光电转换设备进行转换，形成不同的电脉冲，这些电脉冲是可以传输的电子信息。这样就可以对运动中的商品条码准确无误地识别。

通过“超市化、定置化、条码化”管理，实现物资货位快速定位及系统数与实物数的一致，极大方便了实时货位盘点核查，实现库存定额管理，并可跟踪定额上下限批量分析自动生成库存补充信息；在定额管理的基础上，实现高命中率自动物资分析配库，减少量少次多的零星物资采购任务，优化物供速度。同时，通过将项目计划过程跟踪纳入物资管理系统，实现了物资供应流程、相关岗位系统化、流动化督办管理，为物资采购过程提供规范化平台。

仓储管理系统是实时的计算机软件系统，它能够按照供应链运作的规则和运算法则，对信息、资源、行为、存货和分销运作进行优化，使其最大化满足有效产出和精确管理的要求。词条评分功能上线！欢迎体验~仓库管理系统是对综合批次管理、物料对应、库存盘点、质检管理、虚仓管理和即时库存管理等进行的入库业务、出库业务、仓库调拨、库存调拨和虚仓管理等功能综合运用的管理系统，有效监管商品货物流通的全过程，实现完善的企业仓储信息管理。该系统可以独立执行库存操作，与其他系统的单据和凭证等结合使用，可提供更为完整全面的企业业务流程和财务管理信息。

仓储管理系统可以有效提高仓库运行的绩效，主要体现为：在实时控制方面，应用自动识别技术后可做到无纸化作业，以达到实时信息控制，既可以合理快速调配各种资源、还可以实现实时库存控制，确保达到准时交付；在仓库、配送中心的最优化作业方面，对工作的合理化排序以及对系统指引的任务进行快速及时的安排；在改变传统的固定货位方面，可实现整个仓库的随机储存，这样就大大提高了仓库容量；在实现供应商、货物、客户三方的信息共享方面，可实现供求双方战略联盟。实施仓储管理系统后仓库一般都可以提高两到三成的配送能力，发货与库存的信息准确率可大幅提高，提高了仓库利用率，减少了仓储过程中数据输入误差，减少了库存短缺损耗，从而降低了成本，提高了经济效益。

电力物资条码化仓储管理的应用

电力物资条码化仓储管理，需要对仓库内的每一个存储库位进行条形码标识。仓库的每个中元库位都可以编译成唯一性的库位号条形码，在物资入库、盘点、出库过程中均使用该条码，而该库位装载的物料信息存储在仓储管理系统的数据库中。仓储管理的具体操作过程要包括质量检测、入库管理、库存盘点、出库管理四个步骤。

入库前必须的操作程序就是质量检测。供应商把物资运送到仓库的时候，我们仓管人员需要对送来的供应货物进行必要的质量检测，检测合格的产品才准许进入仓库，作为库存，对于不合格的产品，坚决要退还给供应商，或进行更换。于此同时，对于那些通过检测的物资数据进行手工输入或者利用数据采集器输入到仓储管理系统中，仓储管理系统就会随即生成相应的产品条码标签，用于粘贴在货箱或者托盘上面。

进行过质量检测以后，仓储管理系统会根据入库中数据，按最佳的储存方式以及物流成本，选择相对应的库位。仓储员会将入库的物资运送到系统预定的位置，然后扫描库位条码信息和货物条码信息，仓储管理系统就能完成确认物资入库流程。

仓管员在对仓库中库存物资进行盘点的时候，可通过无线数据采集器扫描库位条码，采集器数据屏幕上随即显示该库位所对应物资的相关具体信息，可随时掌握库存物资的状态。

电力物资条码化仓储管理的发展趋势

虽然仓储管理条码化是数字化仓储管理的一个进步，但是在实际工作中依然会出现存在诸多问题，例如在使用条码的货物进出仓库时，仓库管理人员需要对每一件货品进行必要的搬动、装车扫描，同时为了便于仓管员进行盘点，货物堆放的高度和密度受到制约，这就会限制到仓库的空间利用率，对于一些具有时效限制的货物，如果仓库不能合理安排存储顺序，库管人员很难遍历所有时效标签以做到先进先出，使得一些具有时效限制的货物因时效过期而造成不必要的损失，同时条码标签的易受损或者被污染，同时库管人员对条码有时也会发生误扫情况，这就造成了货物流与信息流的脱节，严重的是无法保障货物安全，可能会造成被盗现象。近年来随着射频识别技术的迅猛发展，射频识别技术可实现全球范围内产品的跟踪与信息共享，条码化仓储管理必将在供电企业中广泛应用。

参考文献

1 郑大宇;刘恩德;;PDF417条码生成实现的优化[J];包装工程;2006年01期

2 赵博;黄进;;二维条码PDF417编码原理及其软件实现[J];包装工程;2007年01期

3 刘华丽,王滔,许文;便携式数据采集器结合条码技术在人造板库存管理中的应用[J];人造板通讯;2005年02期

4 吴雁平;;条码技术在档案管理中的应用情况综述[J];档案管理;2006年01期

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关键词：制造企业；战略成本管理；财务管理

近年来我国经济发展速度保持稳定，但同时很多企业也面临着竞争加剧、市场变化带来的挑战，其中又以传统制造业面临的问题更为棘手。很多制造企业面临着内部技术变革、外部竞争的双重挑战，此时传统单一的成本管理机制已经不适合处于变革环节的制造企业。制造企业为了在这一关键时期乃至未来长期保持竞争力，有必要采用战略成本管理方法，对传统管理机制进行改革，为企业的可持续发展保驾护航。

一、传统制造企业成本管理工作的不足和问题

（一）产品设计阶段成本问题不受重视。首先，很多制造企业受到传统制造模式的限制，加上成本管理意识比较浅薄，导致其没有将成本管理渗透到产品全生命周期的每个阶段。其中比较典型的表现就是产品设计阶段没有充分考虑成本，导致产品在实际生产时出现成本虚增的情况。究其原因，是因为设计人员对产品生产工艺和市场的了解不足，脱离实际制造产业进行产品设计，其对各类材料、工艺、技术、人工的成本考虑不周全，或是忽略了产品生产周期可能存在的其他成本，导致企业在实际产品生产和销售时，受到较高的成本限制，而无法获得可观的利润。（二）物流仓储成本管理过于粗放。近年来，我国物流仓储产业飞速发展，多样化发展的物流市场给予传统制造业的物流仓储机制产生了巨大冲击。具体来讲，传统制造产业多数通过自建仓储及物流体系来实现货物的储存和运输，但是在外部物流仓储产业的信息化发展的冲击下，制造企业传统物流效率、仓储体量及成本都不占优势［1］。（三）成本评价机制不科学。目前很多制造企业的成本评价机制都比较粗放，不能准确评估产品研发、设计、制造、销售、营销等方面的成本，导致企业内部财务管理机制混乱。例如，企业在成本核算和评价时，会计人员没能与各部门人员做好配合，加上缺乏有效的监督核实机制，导致成本计算不全面，影响最终的成本评价结果。另外，部分企业会计成本审核不严谨，甚至有人员为了某些目的而篡改成本数据，导致企业进行成本评价时出现虚盈实亏的情况。这些情况都会严重影响企业评估经营状况，不利于企业战略规划的制定和实施［2］。

二、制造企业战略成本动因分析——以湖北A烟草生产企业为例

（一）结构性成本动因分析。1.企业规模。2016-2018年，湖北A烟草生产企业的自产卷烟的销售收入于2017年达到最大值，但是在此同时企业净利润开始逐年下降，存货周转率也接连下降。该企业经过分析意识到，当前卷烟销售规模和市场规模都无法再进行扩张，此时需要及时采用战略成本管理方法，尽量维持当前市场规模，并提高企业经营效率和营收效益。2.业务范围。A企业卷烟生产销售的业务受到政策监管的限制性较大，同时业务领域也比较窄，为了拓宽业务范围，实现多线营收，该企业于2016年开始投资电子烟及新型烟草品种产品的研发和生产。经过分析发现，以电子烟为代表的新型烟草产品一定程度上可以替代传统烟草产品，发展这些产业有利于提高该企业抗风险的能力。3.队伍建设。A烟草企业的队伍建设和人员培训大多都是吸收外部经验，或者利用队伍内部积累下来的经验。同时，该企业组建的研发团队的技术和产品研发能力尚可，研发之后的生产线搭建和人员培训方面也做得不错。因此，在队伍建设方面，该企业组织学习成本较低，并且拥有较高的产品研发制造生产效率。（二）执行性成本动因分析。1.全面质量管理。A烟草企业在控制成本时，需要严格把控产品质量与成本的平衡关系。企业进行战略分析和规划时，需要从产品质量及成本两个方面来进行分析，保证消费者的体验和权益不受影响，充分利用价值工程理论来开展质量成本动因分析［3］。2.产能利用率。在近年来全国各地烟草行业市场。销售量持续下降的大环境下，A烟草企业出现了产能过剩的情况，为了控制成本，该企业通过严格控制固定资产投资，削减其他领域投资，以期能提高产能利用率，最终降低成本。3.价值活动的联系从企业经营发展的相关关系来看，其与客户、供应商、合作渠道之间的价值链关系紧密，而其中一个联系方的成本发生波动，将会影响其他活动的成本。针对这一问题，A烟草企业意识到需要加强内外部价值链之间的团结协作，寻求多样化的协作机制，通过这种方式降低交易成本，提高抗风险能力。

三、制造企业战略成本管理体系的构建策略

（一）明确战略定位。传统制造业实现管理和经营转型，应对市场冲击的关键在于，需要在风云变幻的市场发展环境下明确自己的定位，对自身优劣势进行全面分析［4］。以A烟草企业为例，其通过市场调研，结合自身发展历程来进行详细的SWOT分析，然后评估发现了自己作为老牌烟草企业，相关产品在市场客户信任度和消费粘性等方面有一定优势，针对这一情况，该企业在产品竞争中针对市场口碑较好的产品采取了差异化战略，而常规性产品则采取了成本领先战略。（二）积极提升价值链优化水平。当前市场各个领域的联系越来越紧密，寻求多元化合作机制成为很多企业经营活动中的重要工作，因此优化价值链是提高制造业成本管理水平的关键。以A企业为例，其首先分析了也可以运用展览方式，在展览时，将图片、实物和影像等多种内容展示出来，进而使食品药品在检验中档案获取的渠道能够得到拓展，进而使相关检验档案的价值得以充分发挥。（三）提升工作人员综合素质。就食品药品检验档案管理工作人员来讲，除了需掌握检验知识、相关流程之外，也需掌握相应信息技术，如数字技术、计算机技术等，并且能够使用相关硬件和软件，对档案信息进行比较系统有效的分析，促进资源实际利用率的提升［7］。为了强化工作人员的信息化意识和信息化能力，可以对相关工作人员展开培训，使其在工作中能够根据相关要求，将信息录入到信息化平台当中。同时在工作中，管理人员需树立安全意识，工作中保持警惕，尽量避免在工作中出现失误问题，并且使档案隐私性得到充分保证。

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1、立项程序管理

根据省粮食局下发的《省粮食现代化物流建设资金管理暂行办法》和《省粮食仓储设施建设补助资金管理暂行办法》，严格立项程序和立项条件。

2、工程预算管理

工程预算由涉及单位或有资质的中介机构编制，经建设单位领导班子集体研究后，报粮食局审核同意，作为工程招投标、建设资金筹集以及完工工程决算的重要依据。各项目建设主体必须按规定编制项目工程预算，严肃工程预算管理。

3、招投标管理

粮食现代化物流项目的设计单位、监理单位、土建施工单位和设备采购供应商必须采用公开招标方式予以确定。新建或维修仓储设施项目，达到公开招投标数额标准的，应予公开招标，未达到招投标数额标准的，要采取竞争性谈判方式予以确定，竞争性谈判时局纪检部门全程监督。

4、施工管理

项目单位要严格按照批准的建设内容建设，不得擅自改变建设内容和建设标准。特殊情况确需进行工程变更的，须由粮食局、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位五方会商并签字确认，工程变更后价格的确认：国家有定额标准的按标准执行；国家无定额标准的，按当地市场价格，经局批准同意后确认。在整个施工过程中，施工单位、监理单位、建设单位、粮食局要有完整的工程资料，严格按照档案管理要求归档，确保工程资料的完整齐全。

5、资金管理

建设单位支付工程款时，必须依据工程建设合同规定，按照工程进度付款。坚持转账原则，不得现金支付，且必须取得正式发票后才可付款。工程完工后，必须由县审计部门或有资质的中介机构对工程进行审计认定后结清余款。

6、竣工验收和财务决算管理

对已完工的工程，及时组织竣工验收，并编制项目竣工财务决算报告。决算报告包括：基本建设项目概况表、基本建设项目竣工财务决算表、交付使用资产总表、交付使用资产明细表、待摊投资明细表、待摊投资明细分配表、竣工财务决算报告书封面等制作成册，作为建设项目资产交接和会计入账依据。

7、会计处理

每个项目严格遵照会计制度要求，单独建账、单独核算，对于同一工程的不同类别和项目，按类、项设立二级科目进行明细核算。按时编制上报基建工程项目报表，对已完工工程，经验收合格并进行工程决算的资产要按规定及时进行结转，并做好资产的移交工作。

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一、前言

（一）设立仓储基地的背景。随着社会经济的发展，无论是开发利用国内石油资源，还是利用国外石油资源，都离不开仓储基地的支持。而华东地区是我国经济发展迄今最为成熟的城市群和最具制度竞争力的经济区。该地区作为我国经济发展核心区域之一，工业发达，各类机械设备与工艺用油占国内市场总量的四分之一，历来是商家建设销售网络、提升服务、打造品牌的战略要地。就所辖区域而言，它主要指以上海为中心，包括苏州、无锡、常州、南京、镇江、扬州、泰州、南通及杭州、嘉兴、湖州、宁波、绍兴、舟山等十余个地级以上城市。在该区域，工业白油应用非常广泛，主要涉及到鞋材生产业、热溶胶产业、橡塑制品（橡皮、玩具，密封件、橡塑配件等）、橡胶助剂、环保轮胎生产、脂生产、凡士林生产、纺织油剂等产业中，由于市场需求量巨大，进口油与国产油之间，高端、中端及低端产品之间，竞争十分激烈，对任何一家有意分享这块蛋糕的企业而言，均需要运筹帷幄，深入分析区域用油特征，结合自己的优势，开拓适合企业产品发展的市场领域。这一切既是推动石油工业发展的动力，又是限制其发展的制约因素。为了充分抢占市场资源，加快白油的开发和合理利用，必须加快华东地区仓储基地的发展力度。

 

（二）仓储基地建设的必要性。仓储是通过仓库对物资进行储存和保管。它是指在原产地、消费地，或者在这两地之间存储商品（原材料、部件、在制品、产成品），并向管理者提供有关存储商品的状态、条件和处理情况等信息。也就是说，仓储是商品离开生产过程尚未进入消费过程的间隔时间内的暂时停滞。

 

1、储存保管功能。这是仓储最传统、最基本的功能。在商品从生产过程进入到消费过程之间，都存在一定的时间间隔。在这段时间间隔内，形成了商品的暂时停滞。商品在流通领域中暂时的停滞过程，形成了商品储存。同时，商品储存又是商品流通的必要条件。现代生产的复杂性决定了经济领域中不均衡、不同步的现象是客观存在的，因此生产的产品需要经过一定时间的储存保管才能和消费相协调。在现代物流领域，人们经常将其看成是整个物流过程的“调节阀”。

 

2、配送服务功能。秉持以终端销售、服务为主，仓储物流配送为辅的销售思路，要积极发挥仓储基地作为蓄水池和调节阀的作用，及时对市场需求做出反应，调节市场的供需平衡，为后期市场货源稳定供给起到积极的保障作用。

 

3、信息传递功能。信息是进行物流调度指挥的手段。只有有效地运用信息，才能使物流活动顺利进行。企业管理者要控制仓储活动，通常需要及时准确的信息，因此运用电子数据交换等计算机化的信息传递、互联网以及公司的整体erp系统来提高信息传递的速度和准确性，对于仓储运营至关重要。就仓储基地的功能来看，在华东地区设立仓储基地有其必要性和必然性。

 

（三）仓储基地设立的意义

1、调节供应和需求。由于生产和消费之间或多或少存在时间或空间上的差异，仓储可以提高油品的时间效用，调整均衡生产和集中消费或均衡消费和集中生产在时间上的矛盾。利用油品的供求关系和价格浮动，经过周密的调查研究，从生产厂购进低价油品并在市场需求出现短缺时以市场价卖出，从而获得经济效益。

 

2、降低运输成本，提高运输效率。大规模、整车运输会带来运输的经济性。另外，各种运输工具的运量相差很大，它们之间进行转运，运输能力上是不匹配的，因此仓储基地还具有调节运力差异的作用。

 

3、进行产品整合。单纯的储存和保管型仓库已远远不能适应生产和市场的需要，增加配送和流通加工的功能，进一步完善产品结构以适应市场竞争。针对不同行业用油需求，开发适应不同行业的专用油品。进一步向流通仓库的方向发展，为发展成为现代仓储基地奠定良好的基础。

 

4、提高服务水平。支持企业的业务服务，仓储基地选址合理，靠近客户，使油品能够适时到达客户手中，将提高客户的满意度并扩大业务，也为公司未来可持续发展打下扎实的基础。

 

二、仓储基地筹建的原则

（一）效率的原则。仓储的效率表现为仓容利用率、货物周转率、进出库时间、装卸车时间等指标上，表现出“快进、快出、多存储、保管好”的高效率仓储。

仓储生产管理的核心就是效率管理，实现最少的劳动量的投入，获得最大的产品产出。劳动量的投入包括生产工具、劳动力的数量以及他们的作业时间和使用时间。效率是仓储其他管理的基础，没有生产的效率，就不会有经营的效益，就无法开展优质的服务。

 

高效率的实现是管理艺术的体现，通过准确地核算、科学地组织、妥善地安排场所和空间、机械设备与人员合理配合，部门与部门、人员与人员、设备与设备、人员与设备之间默契配合，使生产作业过程有条不紊地进行。

 

高效率还需要有效管理过程的保证，包括现场的组织、督促，标准化、制度化的操作管理，严格的质量责任制的约束。现场作业混乱、操作随意、作业质量差甚至出现作业事故显然不可能有效率。

 

（二）经济效益的原则。生产经营的目的是为了追求获得最大化利润，这是经济学的基本假设条件，也是社会现实的反映。利润是经济效益的表现。作为参与市场经济活动主体之一的仓储业，也应围绕着获得最大经济效益的目的进行组织和经营。

 

（三）服务的原则。仓储活动本身就是向社会提供服务产品。服务是贯穿在仓储中的一条主线，从仓储的定位、仓储具体操作、对储存货物的控制都围绕着服务进行。仓储管理就需要围绕着服务定位，如何提供服务、改善服务、提高服务质量开展的管理，包括直接的服务管理和以服务为原则的生产管理。

 

仓储的服务水平与仓储经营成本有着密切的相关性，两者互相对立。服务好，成本高，收费则高，仓储服务管理就是在降低成本和提高（保持）服务水平之间保持平衡。

三、仓库选址与建设条件

根据厂址的自然条件，地势、地貌；气候、铁路、公路；水运码头，外部配套条件等；地域开阔，地形条件良好，交通运输条件得天独厚，当地公路、铁路运输均很发达，能源电力供应充足，依托条件优越；因此，仓库选址应以满足上述条件的地方作为理想的仓储物流配送基地，并且有利于华东地区开展仓储物流配送的业务。根据公司整体战略布局和发展，并依据克拉玛依厂的生产能力和华东地区的实际用油需求，基本能起到调节市场供需平衡，销售物流配送和信息传递的功能，成为华东地区销售物流配送体系不可或缺的重要组成部分。

四、华东地区仓储分析及预测

2012年诸暨库销量占华东地区橡胶油销量的71%，为华东地区橡胶油市场的稳定供给起了很大的作用。由于华东地区市场需求量巨大，进口油与国产油之间，高端、中端及低端产品之间竞争十分激烈，对任何一家有意分享这块蛋糕的企业而言，均需要运筹帷幄，深入分析区域用油特征，结合自己的优势，开拓适合企业

产品发展的市场领域。这就需要我们建立以终端销售服务为主、仓储物流配送为辅的销售思路，要发挥现有诸暨库作为蓄水池和调节阀的作用，及时对市场需求做出反应，调节市场的供需平衡，为后期市场货源稳定供给起到积极的保障作用。

 

华东地区行业林立，用油纷繁，竞争激烈，环烷基白油在华东地区保持了较强的市场竞争力和较高的市场份额，在以各种橡胶后续加工与使用领域，如胶粘剂、鞋料制造、文具橡皮、医用器械及车用橡胶配件、塑胶基面材料等产业链中，对高压加氢环烷基工业白油产品均有较高的认可度；对于脂、凡士林、纺织油剂等产业链，目前已经成为消耗中高档环烷基工业油的重要领域；但随着北方沥青低凝添加剂、盘锦宏业低凝添加剂、偏中间基的荆门55#这样的中低档白油大量涌入华东地区，对我们固有的产品和市场造成了很大的冲击。尽管明年1月1号起要开征石油液化产品消费税，能稍许缓解一点我们的价格竞争压力，但也许竞争对手会想出其他的办法来规避这一强制性的税规，从而仍然以原有的低价竞争策略继续侵蚀我们的市场份额也未可知，这就需要我们防患于未然，提早做充分的准备。进一步完善产品结构以适应市场竞争；针对不同行业用油需求，开发适应不同行业的专用油品；制定并推广该行业和领域的用油标准。

 

随着经济的日益发展，国际经济形式的复杂多变，各行业的经销商和用油企业面临资金紧张、出口订单下滑、内需不振、原材料价格居高不下、人工成本上升、行业规范化和环保越来越严格要求的压力，利润下降，甚至无利可图；目前市场上各种产品，从原材料到终端产品，产销周期越来越短，对服务的要求越来越高，而且人才、技术、信息流动也更加通畅，市场反馈迅速，任何一个产品只要出现，市场很快会有同类产品出现，大多以相对较低的价格参与市场竞争，最终导致产品附加值逐步降低，因此我们需要转换经营思路，结合自己的优势，建立以终端销售、服务为主，仓储物流配送为辅的销售思路，而设立仓储基地能部分地弥补我们在终端销售、售后服务以及现场技术和信息交换方面的不足，实现快速反应、高效运转、兼顾经济效益，服务市场的功能，所有这一切的实现有赖于仓储基地功能的支持。

 

综上所述，华东地区建立仓储基地，非但必要而且迫在眉睫。为应对这一现状，应采用预测技术。需求量的估计和出库量的估计需要准确的预测，这是库存管理的关键。由于库存量和缺货率是相互制约的因素，所以要在预测的基础上，制定正确的库存方针，使库存量和缺货率协调。但对于预测的数据不可过分依赖，因为预测总是在过去和现在数据基础上进行，对于将来的预测并不一定完全准确。为此，在预测时尽可能采用最新的数据和信息。另外，订货周期和供货延迟期要尽量缩短，这样可以提高预测的可靠性。

 

五、应统一制定仓储发展方向及策略

（一）仓储发展方向。因市场供需发生变化，我国的仓储业正在向仓储自动化、仓储信息化、信息网络化、仓储标准化、仓储现代化的方向发展。拥有先进管理理念的销售物流仓储基地，应该注重对整体供应链进行管理，积极发展与客户的长期合作关系，通过提供各种增值服务来参与客户的供应链管理，降低客户的成本，从而也提高自身的竞争力。仓储业将会随着公司销售物流配送服务的整体发展而进一步提升。

 

1、仓储信息化、信息网络化。随着计算机技术和通信技术的发展以及全球信息网络的建立，仓储的信息化趋势也将得到进一步发展，信息技术将用于处理仓储具体业务。建立仓储信息网络、充分利用公司erp系统等形式实现无纸化作业，降低仓储作业费用，提高作业效率。

 

另外，仓储信息网络是一个利用现代信息技术、数学和管理科学方法对仓储信息进行收集、加工、存储、分析和交换的人机综合系统。仓储是物流的一个重要环节，为了更好地掌握油品的储存和出库情况，必须取得及时、准确的仓储信息。仓储信息处理系统可以通过网络对仓储商品的动态进行实时跟踪调查，使得仓储更加透明，并可根据所需商品的种类、数量等情况，适当调整仓储储备，确定最佳决策。

 

2、仓储标准化。标准化是对产品、工作、工程和服务等活动制定统一的标准并贯彻和实施标准的整个过程。为了使物流系统内部各环节有机地联系起来，并协调地运作，必须保证物流系统的统一性和一致性，实现物流的标准化。仓储标准化是物流标准化的重要组成部分。仓储标准化不仅是为了实现仓储环节与其他环节的密切配合，同时也是仓储内部提高作业效率、充分利用仓储设施和设备的有效手段，是开展机械化、自动化、信息化仓储的前提条件。

 

仓储标准化内容很多。如：全国性通用标准（仓库种类与基本条件标准、仓库技术经济指标以及考核办法标准、仓库储业标准体系、仓储业服务规范、仓库档案管理标准、仓库单证标准、仓储安全管理标准等）、仓储技术通用标准（仓库建筑标准、货物出入库标准、储存货物保管标准、包装标准、货物装卸标准等）、仓库设备标准、仓库信息管理标准和仓库人员标准等。

 

3、仓储管理现代化。众多的仓储企业逐渐加大现代化改革步伐，包括两方面：

（1）加大对仓库的硬件投入。包括库房建设和改造、储罐扩容和维护保养、购置新型抽油泵等设备，大幅度提升现有仓储自动化水平和物流运作效率，增加物流服务功能。

（2）加大对仓库的软件投入，加强物流信息化建设。实现仓储管理、商品销售、开单结算、配送运输、信息查询、客户管理、货物跟踪查询等功能，为客户提供更为方便、可靠、快捷的物流服务。

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本研究对中国知网《中国期刊全文数据库》2001年至2015年的数据进行精确检索，以“信息化”并含“高校教学档案管理”按篇名搜索，检索到与高校档案信息化直接相关的文献14篇。以“信息化”并含“高校教学档案管理”按主题搜索，检索到相关文献63篇。以“高校教学档案信息化”为检索词按全文搜索，共检得文献139篇，去除与主题不相关的文献后，得到教学档案信息化研究的成果共114篇文献，具体检索结果如表1所示。

由表1可见，我国对高校教学档案信息化的研究始于2002年，但在前两年并未引起重视。2009年以后高校教学档案信息化才开始成为档案管理及信息化领域的研究热点。这一现象的出现实质上与我国当时对档案信息化建设路径的探索及相关政策的支持相吻合：1996年我国开始探索信息化建设，电子文件项目被列入科技计划，成为我国信息化建设的一部分；1999年《电子文件归档与归档电子文件管理规范》初次下发后，我国各级档案管理部门逐步进入档案信息化建设的研究与实践阶段；2008年国家提出全国档案信息化建设的目标和主要任务，档案信息化自此在全国范围内先后开展。政策的出台与践行往往需要高校作为主要推动力量，高校档案信息化研究随之展开。

继续以全文+“高校教学档案信息化”为检索式，检索到的相关文献来源如表2所示。表2从数量和比例上基本反映了高校教学档案研究成果的来源分布。由此可见，在档案类核心期刊上刊载的与“高校教学档案信息化”主题直接相关的研究成果十分有限，这在一定程度上表明高校教学档案信息化建设的研究深度及质量还有待提升。

在不考虑各主题研究内容交叉的前提下，对精选的114篇论文按主题进行划分，各个主题研究成果数量分布如图1所示。

目前关于高校教学档案信息化的研究主要集中在对高校教学档案管理的现状分析及改善对策的提出、高校教学档案信息化建设的规划及高校教学档案信息化管理等几方面。其中高校教学档案信息化管理方面的论文数量最多，占精选论文总数的37.7%；高校教学档案信息化建设、高校教学档案管理的现状分析及改善对策方面的文章数量大致相当，分别占到23.7%和24.6%；网络技术应用及新模式方面的研究数量较少，分别占到8.7%和5.3%。

2 信息化环境下高校教学档案管理研究热点分析

2.1 云技术、数据库等在教学档案管理中的应用

近年来，档案界学者在结合传统档案管理要点的同时将网络环境下的新技术运用到电子档案管理领域，从而对在网络环境下产生的电子档案进行管理。陈锋、孙淼洋提出，实现高校教学档案信息化管理的主要途径是创建覆盖全校的档案管理信息系统，对教学科研中产生的各种类型的教学档案进行统一集中化管理，如利用软件数据中间件技术实现各部门产生的教学档案的收集归档等[1]。云技术、数据仓储技术等在教学档案管理过程中的方便操作性，使得后续情报分析、数据挖掘、知识发现以及教学档案信息共享等的实现具有优势，同时还能有效避免由于工作交接、科室合并、设备更新等给教学档案管理带来的各种麻烦。张兆基认为，在云计算环境下教学档案的管理主要依托校园网及各部门服务器建立学校层面的平台，教学档案办公室利用该云计算平台提供的教学档案管理系统、电子文件中心系统软件和存储平台实施数据上传、读取等档案管理功能[2]。例如当教师将涉及课程每一个环节的教学档案信息同步更新上传至数据云，实现各个环节教学档案的实时更新，学生也可以通过更新自己课程的数据云，掌握课程动态，反馈课程感受。这种云计算技术可以将分散的教学档案以更集中化、细节化、数据化的信息库形式展现出来，从而为教学活动提供准确翔实的信息。

2.2 高校教学档案管理信息化的研究现状

2.2.1 高校教学档案信息化建设方面。高校教学档案信息化建设相关研究表明，要从收集档案、搭建档案信息化管理平台、制定相关规章制度、培养档案管理专业人才、构建信息安全保障体系等多个基础角度开展高校教学档案管理的信息化工作。李娟等学者通过对教学档案管理系统的研究，总结了该系统的运行流程，即将学生所有档案信息先导入档案馆临时数据库中，经组卷后再纳入档案馆正式数据库中，将该数据库与学校各部门的教学资源信息库无缝对接，档案用户即可通过学生基本信息查询、利用档案[3]。

2.2.2 高校教学档案信息化现状及对策方面。如今高校教学档案信息化的研究人员主要来自从事高校教学管理的一线工作人员，因此他们对教学档案管理中存在的问题把握得比较准确。总结现有研究的观点，教学档案信息化建设目前存在的主要问题包括对教学档案重要性的认识不足、收集不及时、整理不规范、人员素质不高以及教学档案信息化网络安全问题等。相关学者针对这些问题提出了相应的解决对策。解决方案基本涵盖了教学档案信息化建设的各方面，但对于如何具体展开教学档案信息化建设，如各类教学档案数据库建设的标准、构建方式及教学档案信息化平台设计与构建等实践层面的具体研究，目前涉及尚浅。

2.2.3 网络技术应用以及教学档案信息化建设新模式方面。网络技术如云技术、数据仓储技术、数据库技术等的应用将高校教学档案管理推向一个新高度。现有研究表明，有序的电子教学档案不仅能够服务于教学科研工作，其体现出的计算机应用水平也是高校整体信息化管理水平的代表[4]。因此构建数字化档案系统、进行教学档案种类多样化管理、全面使用信息化技术已成为实现高校档案工作科学有效发展的必经之路。

2.2.4 教学档案信息化管理方面。教学档案信息化管理一直备受高校教学档案管理人员关注。我国学者从高校教学档案信息化现状出发，剖析制约教学档案信息化管理的因素，提出了从计算机硬件配备、软件应用、档案信息资源建设和人员素质四个角度进行系统化教学档案管理的方案[5]。这些研究表明，高校教学档案管理工作是衡量高校教学质量与管理水平的重要标准，只有加强教学档案信息化的建设，才能有效促进高校档案管理工作稳定可持续发展。

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1．1建设思路

为了提高选煤厂的生产效率和降低生产成本，借助当前发达的工业以太网络技术、3G无线网络技术和射频识别（RFID）技术，采用云计算的软件架构，建立一套集设备管理、调度管理、工艺流程管理、煤仓管理和云计算中心于一体的选煤管控平台，从而实现选煤厂的高效管理和自动控制。

1．2总体架构

根据选煤厂的生产实际流程，设计的基于云计算技术的选煤管控平台分为设备管理、调度管理、流程管理、仓储管理和云计算中心5个功能子系统。基于云计算技术的选煤管控平台总体架构如图1所示。（1）设备管理主要负责对选煤厂内涉及的生产设备进行管理，包括设备的维修、维护以及设备档案的管理。（2）调度管理主要负责对调度选煤厂内的一些设备和人员进行管理，并通过大屏幕显示各流程环节中的工作进度和设备状态。（3）流程管理主要负责对选煤工艺流程进行管理。（4）仓储管理负责对选煤厂内煤仓进行管理，煤炭从矿井通过运输工具输送到受煤仓以及成品煤从选煤厂的煤仓运往装车目的地都要依赖该系统，该系统通过射频识别（RFID）技术实现煤炭的自动入库。（5）云计算中心作为本平台的一个基础子系统，其他各子系统的数据存储和数据分析等占用资源过多的行为都会转发给云计算中心进行处理，同时云计算中心由于其分布的网络结构，使得在某一计算存储节点或者存储节点失效的情况下，云计算中心依然可以为其他的子系统提供计算和存储服务。

2平台功能模块设计

2．1设备管理子系统

设备管理子系统负责对选煤厂的生产设备进行管理。该子系统包含以下4个功能模块：（1）设备注册。该模块负责对选煤厂所涉及的选煤生产设备进行注册，以方便后续对这些设备的数字化管理，注册信息应该包括设备及相关零配件的生产厂家、生产日期、服役年限、检修周期以及设备的类型、型号、额定功率、额定电压和额定电流等信息，以方便企业相关负责人全面掌握设备的详细信息，并适时安排检修任务。（2）设备检修。该模块负责设备及其相关零配件的检修管理，按照设备注册录入的设备信息，该模块自动安排检修任务，并按照设置日期提前发送给相关的检修人员和相关负责人，提醒某一设备或零配件何时需要检修，防止由于人为的疏忽而导致的设备故障以及安全生产事故的发生。该模块可通过3G无线网络和工业以太网向相关人员的移动终端设备和系统邮箱发送提醒信息。检修人员通过该模块的记录检修结果，并通过3G无线网络和工业以太网向指定的一个或多个上级主管负责人发送检修结果，同时通过云计算中心子系统的云存储模块进行系统级的存档，以方便在发生安全生产事故后对相关责任人进行查找。该检修结果包含具体的检修人员姓名、检修时间、检修设备名称、检修结论以及相关检修人员的上级主管人员等信息，方便明确相关责任。（3）设备状态。该模块负责设备当前的运行状态，由各生产设备通过现场控制总线系统和企业的工业以太网络反馈当前设备的运行状态参数和周边的环境参数，相关负责人可预先按照异常的参数对异常类型进行分级，并设置相应的提醒级别，比如提醒的级别可分为提示、警告以及危险等。相关负责人可灵活地决定哪些级别的提醒信息需要报告，该模块按照这些预先设置将符合要求的提醒类型信息通过3G网络发送到相关负责人的移动终端和系统邮箱，并可按需将这些信息同时发送给相关上级主管人员。所有提醒的信息默认情况下都会发送到调度管理子系统的显示管理模块。（4）档案管理。该模块负责对选煤厂各生产设备进行建档，档案信息除了包含设备的注册信息外，还需要包含设备所属部门、设备的直接负责人和其上级主管负责人以及负责设备维护的相关人员，同时还包含设备的最近一次维护信息和设备的下次维护日期等。档案管理共享设备检测和设备检修模块的相关信息，保证3个模块数据的同步，同时还接收来自调度管理子系统的设备调度模块发来的调度请求信息，相关负责人通过该模块按照调度请求编辑设备的相关信息，并将调度的相关信息反馈给调度管理子系统的设备调度模块。

2．2调度管理子系统

调度管理子系统一方面负责从选煤厂总体上对生产资源和相关人员进行调度，实现宏观上的统筹生产；另一方面通过企业内的工业以太网络和现场总线系统实现对设备的远程控制，并可实时地显示各生产设备的生产状况。该子系统包含以下4个功能模块：（1）设备调度。该模块负责从总体上调度选煤厂的相关生产设备，级别较高的相关负责人可以通过该模块向所属相关部门调度相关生产设备，而后该模块会向所属该设备的各级相关负责人发送调度信息，这些信息通过3G无线网络和企业内部工业以太网分别发送到相关人员的移动终端和系统邮箱。同时向云计算中心发送调度信息存储信息请求，请求信息应至少包含所调度的设备、调度请求人员、调度前设备所属部门、调度后设备所属部门以及调度请求的发送日期、接收日期和最终完成日期。各级相关负责人接到调度请求信息后安排设备的调度工作，并根据调度任务实时更新调度进度，以方便上级主管负责人能从总体上实时掌握设备调度的进度，以方便后续工作的开展。（2）人员调度。该模块负责从总体上调度选煤厂的相关工作人员，级别较高的相关负责人通过该模块向所属相关部门调度相关的工作人员或者整个工作小组。调度信息通过无线3G网络和企业内部工业以太网发送到各级相关的负责人和被调度人员的移动终端和系统邮箱。人员调度分为临时调度和永久调度，临时调度需要提供调度的开始时间和计划结束时间，这些调度信息只在指定的范围内发送，这个范围可由发起调度的人员指定。永久调度则只需提供调度的开始时间，调度信息默认情况下发送到调度发起人所负责的整个部门。另外如果被调度人员名下有所负责的生产设备，该模块会向调度发起人询问是否同时发起设备调度请求信息。上述的这些调度信息都会向云计算中心发起云存储的请求信息。（3）显示管理。该模块负责接收各模块发送的显示信息，并按预先设置的要求实时显示这些信息，一种比较典型的情况就是接收来自设备管理子系统中设备状态模块发来的设备工作状态信息，该模块通过图和表相结合的形式向相关人员展示这些信息，图中包含了选煤厂整个工作流程示意图，并将各生产设备和生产环节对应起来，实时显示当前的工作状态。相关负责人通过示意图可以对当前的整体工作状态有一个直观的了解，如果想了解某一个设备的工作状态，可以在终端上点击设备所在生产节点，则该模块会以表的形式展现该设备当前详细的工作参数和周边环境的参数。（4）指令管理。该模块包含自动指令管理、现场指令管理和远程指令管理这3种情况。自动指令管理是指相关负责人按照一定模式设置生产流程的工作流，该系统按照设定的工作流在各设备满足一定条件的情况下自动执行相关的指令，这种情况的优先级最低，其它两种情况都可以随时中断并接管设备的控制权；现场指令管理的权限最大，它可以中断当前设备正在运行的所有指令信息，并强行接管该设备的控制权。指令管理还包括向设备发送的任何指令同时也会向云计算中心发送云存储请求信息，以便于安全生产事故发生时能快速找出原因；远程指令管理通过企业内部的工业以太网络和现场总线系统实现对各生产设备的远程控制功能，相关负责人通过该模块可接管设备自动运行的控制权限，并手动对设备进行远程控制，这种情况的优先级高于自动指令管理但低于现场指令管理。

2．3流程管理子系统

流程管理子系统主要负责对选煤工艺流程的管理，对于一些成熟的选煤流程，该子系统提供了流程模板的功能，使相关的操作人员可以快速的组织选煤流程。该子系统包含以下3个功能模块：（1）流程注册。对于一些成熟的选煤工艺流程，该模块可以生成一个流程模板，操作人员可以根据原煤的种类和成品煤的要求设计整个选煤工艺流程，并将这些信息录入该模块，生成一个流程模板。该流程模板会向云计算中心发送云存储请求并将该模板存入该平台，以方便在后续工作中引用。（2）流程选择。操作人员通过检索已经注册的流程模板，根据需要选择适合当前任务的模板来开展选煤工作，流程模板的引入在理论上实现了选煤厂的自动化运行。流程模板选择后，该模块则会按照流程的工艺要求按需向相关的生产设备发送指令控制信息。通过流程模板来进行生产作业的指令都属于自动指令管理的范畴，考虑到生产设备所处环境的复杂情况，为了尽可能地减少安全事故的发生，这种指令的优先级别设置为最低。（3）流程进度。该模块实时获取各流程的进度情况，并将这些信息发送到调度管理子系统的显示管理模块中进行显示。

2．4仓储管理子系统

仓储管理子系统负责对受煤仓和成品煤仓进行管理。该子系统包含以下3个功能模块：（1）煤仓注册。该模块负责将煤仓的信息注册到该平台中，这些信息包括煤仓的位置、煤仓的类型、煤仓的唯一编号以及煤仓的设计容量等信息，该模块向云计算中心发送云存储请求，并将这些信息存入平台。（2）煤仓统计。该模块负责实施显示当前煤仓的存储状况，以方便相关负责人根据当前煤仓的存储状况来合理安排后续的生产计划。（3）煤仓称重。通过射频识别技术，每个煤仓入口和出口各有一台阅读器和电子地秤，当有煤炭运输车辆经过这里，阅读器读取运输车辆所携带的射频卡信息，这些信息包括运输车辆的车牌、车辆的重量以及车辆所属部门等信息，电子地秤自动获取车辆的实际重量。该模块根据这些信息自动计算当前车辆所载煤炭的重量，同时根据煤仓的类型来自动计算当前煤仓的煤炭存储量，并连同射频卡的信息和当前日期一并通过云计算中心存储平台，以方便日后的检索。

2．5云计算中心子系统

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关键词：电子商务；档案管理；特点；智能化；发展趋势

1 电子商务档案的特点

1.1 复杂性

电子商务档案的相关信息是以数据的形式存储在存储介质上，其是通过数据编码的形式而存在的，无法通过手工来操作，也无法直接用肉眼来识别，只有通过计算机操作才能够将其转换成可以为肉眼识别的信息记录。在科学技术快速发展的时代，对于档案信息的传输协议、连接方式以及存储形式等不断的变化，具有多样性的特点，所以在客观上导致了电子商务档案信息具有复杂性的特点。

1.2 集成性

相对于纸质档案而言，电子商务档案在信息的集成性方面具有很大的优势。因为电子商务档案信息存储的特点，使得同一份档案信息中可以包含文字、数据、视频、图片等各种形式的内容，对于电子商务交易的整个过程可以详细的记录下来，充分的体现出全面性、客观性的特点，所以具有很高的集成性。

2 电子商务档案管理的发展趋势

2.1 信息存储智能化

1.借助智能存储设备

电子商务档案在进行信息保存的时候需要借助于电脑、服务器和相关的移动存储设备等，而在对电子档案文件进行访问的时候也离不开这些设备的支持。电子商务其发展方向在于信息提取的及时性、便利性，以及不受到时间地点等的约束与限制，能够达到随时获取档案信息的标准。对于将来的智能化存储设备来说，这是基本的要求，对电子档案进行智能化管理的一个特征也在于电子档案存放之后的提取方式的转变。当智能化信息存储在进行输出的时候，应该是能够对不同的智能化设备都支持的，而且对于拥有权限的智能化设备还应该给与其关于电子档案信息的编辑、备份、安全管理等特别操作的权利，这也是为了让档案信息可以得到更好的保护。

2.存储设备智能化管理

未来信息储存的发展方向就在于信息存储智能化，这种电子档案管理模式让存储和管理结合在了一起，也让计算机系统、工作模式以及连接方式都发生了很大的改变，也将一些不必要的行为省略了，还可以让电子商务档案信息其安全以及实时访问得到保证。实际上，电子商务档案存储的智能化是由计算机系统当中的软件与硬件来进行决定的，而所谓智能化存储就需要让计算机其部分的运算以及控制功能可以下放到存储设备当中，让存储设备不只是能够进行数据存储，还可以拥有一定的运算与控制的功能。借助于智能存储技术，电子商务档案管理可以获得更多效益，不但可以让人工操作得带减少，也能够让过去对于档案管理所需空间得到节约，更能够缩短时间以及让运输、仓储相关费用得到节约。智能化存储管理技术能够实现对于存储系统当中存在的问题相关监控与调整工作，从而第一时间发现问题与潜在隐患，并且采取一定的措施进行处理，让数据存储的安全与持续得到保证，也让电子商务档案存储智能化水平得到提升。

2.2 信息检索智能化

1.智能检索

对于诸多档案信息而言，电子商务档案信息只是其中之一，也是电子商务的兴起才出现的。通常情况下，对于档案信息的检索主要发展在于自然检索、手动检索、计算机辅助检索以及计算机智能检索，对于电子商务档案信息其检索来说，也是类似的。计算机的智能技术不断带动着电子商务档案学信息检索的智能化，而面对拥有各式各样信息存储方式的电子商务档案，因为其信息内容可能包含文字、数字、图片、图像、声音等，还可能有加密信息与不加密信息的区别以及本地存储与其他存储等情况，关于电子商务档案信息有关的智能检索就拥有了更为重大的意义。对于智能检索而言，其基础就在于文献以及检索词的相关度，并且对文献重要性进行综合考察作为指标，再对检索的结果进行排序，从而让检索效率得到提升。

2.推理化分析

计算机科学技术的发展让电子商务档案信息的智能检索拥有技术支撑。计算机推理思想对于档案管理其智能化的应用，可以让档案管理其检索系统做到对于基于模式识别以及物景分析的图形图像检索系统，也更有利于档案信息搜索工具借助于别的基础理论实现更智能的模式开发。

2.3 档案应用智能化

1.客户管理智能化管理

电子商务档案其应用智能化，首先在于客户关系管理的智能化。对于电子商务档案而言，客户档案是重要的组成部分，而电子商务档案也相当于是让商家客户之间有了新的交流方式，那么企业的管理者在对客户关系进行管理的时候也应该变化思维方式。智能化的客户关系管理可以让企业对客户的服务得到加强，也让客户的满意度以及忠诚度得到提升，更能够让企业的效率与效益得到提升，这同样需要加强关于客户关系管理系统以及智能化的客户数据库开发以及应用。

2.商情智能化预测

智能化的商情预测，是电子商务档案应用智能化的另一个重点。客户数据庞大，而企业的营销信息、销售信息以及服务信息也非常多，只有高度商业智能的数据分析以及数据处理系统才能够很好的实现对于它们的分析与管理。智能化的商情预测系统，借助于数据挖掘思想以及数据仓库的管理技巧，一对一的营销策略、以及个性化的售后服务智能化的数据分析与处理，可以使得客户的需求得到满足，也能够让企业的盈利能力与盈利空间得到拓展与提升。

3.商业数据智能分析

商业价值的实践以及商业需求的满足，只是智能化数据分析以及数据处理系统的部分效用，关于对于市场以及客户的不断学习的过程，让企业的商业流程重新进行塑造，更是让企业管理者拥有更加智能化决策分析工具的重要方式。智能化的营销策划，需要利用到智能化营销策划其管理系统，而企业借助于此可以对产品以及市场信息做到全面分析，对高效的营销计划进行制定，而销售与服务指标应该切实可行，从而让企业管理得到优化。

3 结语

电子商务的快速发展推动了电子商务档案的发展，而关于电子商务档案管理其智能化趋势也变得越来越明显。相比于纸质档案管理，电子商务管理更加复杂，不但包含文字图像信息还包括声音视频等数据资料。对于电子商务档案的智能化管理，需要来自于企业的多方面配合，而这也是科技发展的必然趋势。

参考文献

[1]姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.

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1.档案数量多，占用空间大

国有企业改制后，企业以往存留的档案问题应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定进行相应的处理，尤其是针对保密档案、具有社会价值的档案应给予妥善的保管。那么档案集中堆积起来难免就会出现杂乱难点，欲归无章的情况。而事实上专职处理档案的企业相关部门人手是非常紧张的，一般存放档案的库房也十分有限，无法有条不紊地处理接收和寄存档案的工作。最终这项工作将不得不转交给档案馆，档案馆在接收和寄存改制企业的档案时必须进行有选择地筛选，否则若干年后，库房将出现爆满、瘫痪的局面。所以如何处理这些改制国企寄存的档案，是值得档案存放部门深入探讨、研究并解决的难题。

2.人事档案所有权不明确

根据我国《档案法》规定，档案的所有权可视为财产所有权归所属企业所有，而企业将档案寄存在档案馆的行为只能算是暂时存放，档案馆作为保管方有时不得不接受企业提出的特殊要求，例如要求专柜存放，并将档案柜钥匙交由企业保管等，如果一味的应允这些要求，企业一一效仿，那么档案馆就只能仅仅成为一个仓储机构了。所以档案馆在对档案进行管理的时候一定要遵循相应原则，对档案进行编目、整理、加工及是否有权鉴定与销毁档案，从而为社会提供有用的信息，体现档案馆的功能，这是眼下需要重点解决的难题。

3.档案存放费用无法解决

国企在产权变动和资产变动期间，在对国企档案进行整理、鉴定、移交等工作中所用到的费用由接受单位进行支付，需向地方国家档案馆寄存档案的费用则由原企业进行费用支付。破产企业则需要一次性支付全部的寄存档案费用。但档案相关费用的计算仍然没有确切的方法和标准，这也是我国国企改制后面临困难问题。

二、解决国有企业人事档案存在问题的对策

为解决档案管理中存在的隐患与难题，应积极选择相应的对策实施。

1.档案管理制度不健全

破产、倒闭企业的档案根据产权变化的方式不同，应该进行不用方式的处置，对一些没有去处的档案，必须要按照要求移交到档案馆；一些企业转为私营或者变为合资、出售中外台资的企业档案也应该及时的移交到档案馆保管，防止档案的丢失。严格按照进馆要求，对具有长期或永久保存价值的档案，在移交时必须保证其完整性，仔细做好分门别类工作，装订上架后标签清楚。对移交的档案进行认真审核，根据移交清册，逐卷清点，防止企业别有用心地为图永久保存而寄存不重要的闲杂档案，有效的提高档案馆管理档案质量。

2.允许连续性的企业档案进寄存

对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动，企业会有一定的连续性，这时档案应该以保存在改制后企业为主。除非受保管条件的限制，或者由其它一时难以克服的客观因素影响，将可能导致档案损害的，可以移送档案馆暂时寄存。

3.对寄存档案要加以选择，充分利用档案馆有限的库容量

对企业要求寄存的各类档案，档案馆工作人员必须适当地对其信息内容稍作了解，以判断是否值得和可以入馆保存。改制国有企业必须尊重档案工作，自觉遵守档案转交制度，切勿使档案馆成为一个仅仅用来堆放纸张的场地，从而避免日后出现库满为患的现象。

三、结束语

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关键词：物资采购；仓储保管；内部控制

物资采购是企业一项基本的不可或缺的活动。企业中的物资管理，是对企业生产经营活动所需各种物资的计划编制、采购订货、运输组织、库存保管、合　理供应、领发、回收等各项管理工作的总称。物资管理所需的各种物资是指企业进行生产所必需的原料、材料、辅助材料、燃料、动力、工具等。物资管理工作的主要任务有以下几个方面：按品种、按质量、按期限齐备地供应生产经营活动所需的各种物资；合理地组织物资的订货、采购、运输、储存、收发等工作，加速物资的流转，减少物资的损耗；监督和促进生产部门合理地、节约地使用物资；合理地回收和处理包装物及生产废弃物，避免污染环境；及时地收集和整理物资信息，进行物资档案管理，为后续物资管理工作提供参考意见。物资管理工作对降低成本和提高经济效益起着举足轻重的作用，是企业生产经营的关键环节之一，是最容易出漏洞，也是最容易出现舞弊行为的环节，如果不加以严格控制管理，则会出现物资采购价格虚高、物资质量低劣，甚至严重影响产品质量、造成损失浪费等问题。 一、物资采购环节业务流程及控制点

物资采购处于企业生产上游地位，作为企业经营的重要组成部分，制约其他经济活动。物资采购一向是需要严格控制的业务环节，主要包括物资采购计划、预算、采购审批、采购执行和物资管理等相关工作。因此，规范公司物资采购流程，降低采购成本，提高采购质量，从而合理有效控制公司管理成本足企业管理的基本原则。当前企业物资采购管理业务流程及控制点主要有以下几个控制环节：

1、明确物资采购供应职责建立价格

一个企业日常所需物资门类繁多，因此采购中的商品质量把关成为采购活动的重中之重，一些物资专业性强、技术含量高，工艺要求必须紧跟当今最新科学技术发展方向，因此连搬现场施工人员都难以确切把握所需物资，物资采购部门就更难衡量了，闲此在物资采购中针对不同的物资需要不同的部门承担相应的职责。通常为口常生产物资的采购及对外委托业务山物资采购部门负责；主要生产设备由工程部门负责牵头组织，技术交流和技术谈判，并负责签订相关技术协议，接受客户第一轮报价，由采购部门负责价格的谈判和合间的签订。辅助生产设备及产品模具及工装夹具的采购由生产部门提供技术指标要求；工程施工合同的签订由基建部门负责。

2、进行采购计划分析

物资采购部门应将不同物资采购周期编制发放相关业务部门。各相关部门根据生产建设需要及各物资采购周期提前准确提报物资需求计划，准确描述所需物资名称、规格、数量、技术、质量标准与要求，交货时间等要素并将计划交与采购部门。物资采购部门依据生产计划和所需物资的消耗定额对物资需用单位提报的物资需求计划的准确性进行监督考核。依据已经审批的物资需求计划和物资储备定额平衡库存后，及时编制物资采购计划，提出采购数量、质量和要求、交货日期、采购方式及供应商选择方案，各级负责人按权限分级审批采购计划。

3、供应商的选择

物资采购部门应对供应商考核、评估、优选，对经常性、大宗需要的生产建设物应建立—级供货商网络，并进行动态考核；产品技术质量要求，有健全的质量保证体系，对此由物资采购都和质量检验部负责监督审核。

4、采购价格控制

入库单要物资采购部按照公开、公正，竞争的原则采取联合对外谈判，采取询价采购、招标采购、协议采购等方式货比多家，比质比价，努力获得优惠的采购价格。对重大成套设备的采购事先由技术部门牵头组织技术交流和技术谈判，并负责褡订相关技术协议。物资采购部门应密切跟踪市场行情，分析研究大宗通用物资的成本构成和市场价格变动趋势，建立价格数据库，作为确定采购价格的依据。

5、合同的签订及审批监督

物资采购部门根据已审批的采购计划确定的供应商签订供货合同，并报合同审查部门，主管经理审批，存档。物资采购人员，合同管理人员跟踪并监督合同执行情况。

6、采购物资检验

公司质量检验部门对到货物资进行质量检验，出具质量枪验报告书。仓储管理人员对到货物资外观和数量进行检验，对符合合同要求的合格产品力、理验收入库，限额内的数量损耗由财会部门及时处理，无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的办理入库，有超限额数量损耗也不得办理入库。入库单要求连续编号并妥善保存备查。检验不合格的产品由物资采购人员按照合同规定办理退货索赔事项。

7、财务付款控制

物资采购资金支付必须由采购人员提出申请，填制付款申请单并附采购合同、《同履行与结算申请表》、验收单、发票等付款凭证，经本部门负责人审核后提交财务部门，财务人员核实入库验收单，发票、合同是否—致，并对应付账款、预付账款和分期付款等付款方式按规定进行审核，财务部门负责人在平衡资金需求的轻重缓急后签署意见，由采购人员将付款申请单报分管经理、总经理审批付款。

8、物资采购定期分析制度与财务管理

物资采购部门定期汇总分析采购物资数量、价格、质量状况，采购费用、需求计划的准确性、供应市场需求情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标，达到节约采购成本的目的。

二、仓储保管业务流程与控制点

1、严格执行入库物资清点验收制度

采购部门在物资到货后应及时办理物资入库手续，仓储部门有关人员应根据采购订单和供应商提供的货运单、购货方发票进行清点和验收。确认实际入库物资的品种、规格、等级、数量等项目同相关单据核对无后，方可办理物资入库手续。对于在清点验收过程中发现的实际清单与定货单、购货发票凭不符的情况，应立即通知采购部门与供应商沟通，以保证与采购订单相符。同时，要求对各类物资进行编号，填写清楚每类物资的名称及对应编号，入库单号要写清楚每类物资的名称与对应编号，以便于物资统一管理。

2、及时做好票据的传递工作

因购货发票是重要的外部原始单据，票据的传递应及时，以防发生丢失情况。一般规定，库管人员物资验收无误后，根据购货发票填写相关入库单，然后将财务联随购货发票交与采购经办人员办理审批、财务入账手续。库房记账联交与库房材料会计作为材料明细账的依据。

3、严格执行单据不全的物资采购期末暂估与入库制度

根据财务制度规定，对于已验收入库但由于单据文件不完整的业务，不得按正常的方式报销入账，必须按暂估的价格做入库，对此要求库房材料会计在期末时对尚未收到发票的入库物资根据入库单编制暂估入库物资明细表一式两份，—份自己作为物资暂估入账依据，一份交与财务作为暂估入账依据，这样尽量保持存货财务账面数量实际库存数一致，真实的放映库存物资信息。

4、库存物资定期盘点制度

库存物资实际盘点制度对于保证库存物资信息的真实性、完整性和提高库存物资相关的决策质量有着重要的意义。仓储管理人员随时对库存物资进行盘点，以便及时掌握物资的实际库存情况。库房材料会计每月末应同库管人员，财务部成本会计对账，发现差异及时查找纠正。

公司管理层应切实加强对物资采购和仓储管理环节控制的建立和有效执行，保护资产的安全、完整，防范经营风险，促进经营活动有效实施。

参考文献：

[1]姚红光，李春宇.浅谈开展物资采购内部控制制度审计的必要性[J].审计理论与实践，2001（12）.