合同数字化管理范文

导语：如何才能写好一篇合同数字化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务和业务活动中产生的，由通用文书转化而来的那部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，因此使用这―称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。

一、系统分析阶段

此阶段主要解决系统应该“做什么”的问题。用户与系统设计人员合作，确定该系统的总目标，给出系统的功能、要求和条件，经过认真地分析研究，提出解决问题的方案，并且对可以利用的资源及成本、效益和开发进度做出估计，进行费用、效果分析，然后选定最优方案，并写出实计划交上级管理部门进行审查。系统分析阶段完成的标志是可行性研究报告和开发计划通过审批。系统分析阶段是整个系统中关键的一环。系统分析阶段的组织者即系统分析员是计算机系统中最重要的工作人员，一般来说，他们应精通电子计算机技术，而且还要精通文书档案管理工作，但由于这样的人才较少，所以，系统分析阶段工作应由计算机专业人员以及文书档案管理人员共同参加，以取长补短.共同规划出一个系统。系统分析工作由可行性研究和制定系统的总体规划两个部分组成。

（一）可行性研究

文书档案管理人员要根据文书档案工作的特点和规律对计算机系统提出要求，然后在调查研究的基础上进行系统可行性分析、对系统提出全面的要求。这是系统分析的第一步，包括以下几个方面的内容：系统具备什么功能，确定系统的性能和使用范围；进行初步费用估计及进度估计；提出对安全性、可靠性、扩充性等方面的要求。可行性分析阶段重点考虑和解决的问题是：

（1）本单位对文书档案自动化管理系统的需要及其紧迫性。（2）自动化管理系统建立之后能提高工作效率多少，建立一个系统需花费多少人力、物力、财力，如何用较少的花费建立一个能获得最大经济效益的系统。（3）本单位及文书档案部门现有条件如何，如文书档案工作的基础、资金、设备条件、人员技术条件等，能否在现有条件下顺利地开发系统。（4）系统运行时将会出现哪些问题，是否具备了解决这些问题的条件。（5）对其他单位研制的系统或应用系统的软件进行分析、评价和比较，提出适于本单位的代选方案。

（二）制定系统的总体规划

（1）确定系统的目标和功能。系统的目标是系统设计的基础，在此基础上确定系统的功能。系统的功能包括服务功能、建立功能和维护功能。其中系统的服务功能是指系统的应用；建立功能包括系统初始化和建立数据文件或数据库，并把数据装入相应的数据库及数据文件中，以便使用和处理；维护功能指对数据进行增加、修改、插入、删除的功能以及数据的保密和安全方面的功能。

（2）选择硬件。要求硬件具有足够大的存储量，以存储大量的文件档案信息。具有较高的运算速度，以满足快速检索的要求，特别是联机检索的要求，因为一般联机检索系统要求每一提问的响应时间应在1秒钟之内，最多不超过5秒钟；具有较强的比较和逻辑判断能力；有灵活使用的汉字处理系统。此外，还要考虑计算机是否具有适应环境的能力，如维修是否方便，是否有服务支持，是否具有扩充内存、变化组合的能力。

（3）软件设计。要求软件具有以数据管理为中心的操作系统或管理文件；具有可靠性、简明性、可移植性等特点；系统的应用软件应对用户使用语言的限制少，并且有自动引导功能，输出格式能让用户自由选择。

（4）机房设置。要求能够防尘、防静电、隔音；有相对稳定的湿度，一般湿度为50%―70%，室温15―30℃。

（5）配备人员。应配备系统分析员、系统设计员、著录标引员、操作员、硬件及软件维护员等工作人员，要求其精通业务，对工作认真负责。

制定系统的总体规划必须是在文书档案部门对自动化系统的实际需要的前提下，根据本单位的经费、人员等多方面的情况，考虑国内硬件生产、引进的条件及本单位软件设计的能力进行开发，不能不顾客观条件盲目开发，以致造成资金的浪费。在进行系统设计时应采用培训与调入相结合的办法培养多层次的系统管理人员，并应进行人才储备。

系统分析阶段结束时，应产生系统说明书和可行性研究报告。系统说明书是通过系统分析员同文书档案人员不断交流研究而对问题的看法达成一致后形成的文件。可行性报告又可称为实施计划报告，它应对系统的实施方案进行粗略描述，开发进度、使用的资源、人员投入计划及组织形式等。

二、系统设计阶段

此阶段主要解决系统“如何做”的问题。它是系统的应用软件设计，内容包括数据准备、代码设计、程序语言的选择、输入输出的形式和格式、数据存储技术的自动选择、操作费用估算等。担任系统设计的人员称作系统设计员，主要由经验丰富的软件人员来担任。

三、系统实现阶段

又称系统实施阶段。指最终实现文书档案自动化管理系统的阶段。主要工作有：硬件购置、人员准备、软件编制及测试、数据淮备。

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（3）系统完整详细地记录了网站的各种运行情况，可定期查看系统日志和用户反馈，便于管理员及时发现问题并加以防范。

（4）在集成统一身份认证的基础上，限制后台登录IP地址，同时对用户角色进行分类管理，更加增强了用户账户的安全。

4 结 语

西安交通大学主页信息管理系统是以统一身份认证平台为基础，以数字校园建设规范为原则，以保证学校各类信息准确、安全、及时为首要条件开发完成的。系统基于PHP模板引擎Smarty技术开发，这种页面设计和程序分离的开发方式为系统维护和改版升级增加了便利；系统采用纯静态和服务器异地方式结合，更加保证了前台服务器文件的安全；系统集成了学校统一身份认证平台，方便了管理员在不同应用之间切换，并在此基础上增加用户角色分级和用户IP限制功能，加强了登录认证安全；系统在功能上实现了学校教学、科研、师资等重要数据以及各职能部门、院系等重要部门信息的管理工作，新版主页信息管理系统自2012年5月开始在全校范围内试运行，收到了良好的效果。

参考文献

[1] 西安交通大学信息与网络中心.西安交通大学简介[EB/OL].[2012?07?13]..

[2] GILMORE W J. PHP与MySQL5程序设计[M].朱涛江，译.2版.北京：人民邮电出版社，2007.

[3] 洪丹丹.统一身份认证服务器的研究与实现[J].中国教育信息化，2011（3）：16?18.

[4] 西安交通大学信息与网络中心.西安交通大学用户注册中心[EB/OL].[2013?01?12].http：///web/ca/index.jsp.

[5] 董斌.静态页面生成的网站系统研究[J].福建电脑，2009（8）：160?161.

[6] 冯兴利，徐墨，锁志海.基于模板引擎Smarty的信息管理系统的设计[J].现代电子技术，2012，35（18）：25?28.

[7] 邹天思，潘凯华，孙鹏. PHP开发典型模块大全[M].北京：人民邮电出版社，2009.

[8] 杜江. PHP5完全攻略[M].北京：电子工业出版社，2010.

[9] 郭红霞，陈斌，潘斌，等.基于Smarty的学科信息管理平台构建[J].成都大学学报：自然科学版，2012，31（4）：408?409.

[10] 吴红刚.基于Mysql的高校核心数据查询系统[J].中国管理信息化，2013，16（3）：110?111.

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全民所有制机关、事业单位职工人数和工资总额计划管理暂行办法

第一章  总  则

第一条  为了加强全民所有制机关、事业单位职工人数和工资总额的计划管理，强化政府人事部门宏观调控职能，使计划管理科学化、规范化、制度化，特制定本暂行办法。

第二条  全民所有制机关、事业单位职工人数和工资总额计划（以下简称计划），是国民经济和社会发展计划的重要组成部分，在国家劳动工资计划中单列，由各级政府人事部门负责编制和管理，实行统一计划，分级管理。

第三条  计划管理范围是：

（一）各级国家机关、政党机关、社会团体；

（二）上述机关、团体所属的事业单位；

（三）国家规定的其他应纳入机关、事业单位计划管理的部门和单位。

第四条  计划工作的基本任务：

（一）贯彻执行计划期党和国家提出的政治、经济、社会发展任务和重大方针政策。

（二）根据国民经济和社会发展计划要求，编制机关、事业单位职工人数、工资总额的长期规划和年度计划，合理确定机关、事业单位的职工人数和工资总额增长幅度。

（三）贯彻按劳分配原则，合理确定调整部门、地区以及各类人员之间的工资关系。

（四）按照节约、高效的原则，合理配置人力资源，调整职工队伍的布局和结构，促进人才合理流动。

（五）根据经济体制和政治体制改革的要求，不断改革和完善计划管理体制。

第二章  计  划  指  标

第五条  计划由下列主要指标构成：

（一）基期末预计到达数；

（二）计划期计划增加（减少）数；

（三）计划期末计划到达数。

第六条  计划期职工人数增减包括：

（一）新增职工：

1.国家统一分配的人员；2.社会招收人员；3.调入人员；

4.成建制划入的人员；5.其他人员。

（二）减少职工：

1.自然减员减少的人员；2.调出人员；3.成建制划出的人员；4.其他人员。

第七条  计划期工资总额增减包括：

（一）新增工资总额：

1.增加职工增资；2.转正定级增资；3.工龄、教龄、护龄津贴增长；

4.国家统一安排的新增工资项目；5.上年增资项目翘尾；6.晋职晋级增资；

7.增加奖金；8.成建制划入的工资额；9.国家规定的其他项目。

（二）减少工资总额：

1.减人减少工资；2.掉尾工资；3.减补员工资差额；

4.超编制单位的工资核减；5.成建制划出的工资额；6.其他。

第三章  计划编制

第八条  编制计划须具备下列资料：

（一）基期计划执行情况；

（二）基期和计划期国民生产总值、国民收入、社会总产值、社会劳动生产率、工业企业全员劳动生产率预计到达数和计划数；

（三）基期和计划期社会商品零售物价指数、职工生活费用价格指数预计到达数和计划数；

（四）基期城乡居民生活水平变动情况及计划期国家提高城乡居民生活水平的有关政策、措施；

（五）计划期各项事业发展计划、重点发展领域及有关政策规定；

（六）就业结构及职业需求结构与数量；

（七）财政收支情况；

（八）行政事业经费开支情况；

（九）机构、编制定员情况；

（十）新增劳动力资源，特别是干部资源状况及可供机关事业单位利用程度。

第四章  计  划  报  批

第九条  报批计划按下列程序和要求进行；

（一）各省、自治区、直辖市及计划单列市和国务院各部委、各直属机构的人事部门，根据人事部提出的编制计划的指导原则和政策，按照国家下达的控制数字和表式要求结合本地区、本部门的实际情况，在计划部门的指导下，经过科学的预测分析自下而上地编制计划草案，并附文字报告和详细说明，于每年九月底以前报送人事部。同时，抄送同级计划、劳动部门。

（二）人事部在汇总、审核各地区、各部门计划草案的基础上，经过综合平衡，提出分地区、分部门计划建议方案。

（三）人事部通过一定形式听取地区、部门意见后，对计划建议方案进行必要的调整，按要求时间报国家计委，同时抄送劳动部，由国家计委综合平衡后，纳入国民经济和社会发展计划（草案）。

第五章  计划的下达和调整

第十条  各地区、各部门在接到人事部下达的计划后，应尽快将计划逐级下达到基层。

第十一条  各级人事部门在下达计划的同时，应将计划抄送同级计划、劳动部门和有关开户银行。

第十二条  各地区、各部门在执行计划过程中，如发现计划与实际不符确需调整计划时，应于当年八月底前向人事部提出调整计划的报告，人事部应及时批复。未经人事部批准，不得自行修改计划。

第六章  计  划  管  理

第十三条  凡属本办法《第七条》和《第八条》规定增加的职工和工资，均应纳入计划管理范围。未经国家核准不得超计划增人、增资。

第十四条  根据编制定员确定增人指标。凡已满编或超编的单位，除国家另有规定外，一律不分配增人指标。确需增人时，须先申请增加编制。超编单位要逐年核减其职工人数和工资总额。

第十五条  中央、国务院驻地方的机关和事业单位，根据工作需要和国家规定接收军队转业干部和城镇复退军人时，其劳动指标由当地予以划拨。

第十六条  国家下达的年度计划指标（含自然减员指标）除国家另有规定外不得跨年度使用。

第十七条  补充自然减员指标，由各地区、各部门按照国家有关规定使用。

第七章  计划的监督与检查

第十八条  各地区、各部门的人事部门应根据计划指标，对计划执行情况定期进行检查与考核，发现问题及时解决。每年集中检查两次：第一次在第三季度；第二次在下年的第一季度。每次的检查结果（附详细说明），以书面形式报送人事部。

第十九条  各级人事计划部门，要制定具体指标，定期对下级人事计划部门的工作进行考核和评估。

第二十条  必须维护计划的严肃性。充分发挥审计、银行等部门的监督作用。对于乱开口子，超计划增人增资的地区、部门，除在安排下年度计划时，相应核减其指标外，还应视情节轻重对责任单位，给予通报批评。对严格执行国家计划、成绩显著的单位，给予表扬和奖励。

第八章  计  划  统  计

第二十一条  统计资料是编制计划的重要依据，统计是检查和控制计划执行情况的重要手段。各级人事部门必须按照有关规定，准确、全面、系统地搜集、整理和分析统计资料，并及时报送有关部门，为研究问题，制定政策、指导工作提供依据。

第九章  附  则

第二十二条  各地区、各部门可根据本办法制定实施细则。

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1.1档案数字化的概述

数字化就是指运用计算机信息处理技术实现信息的传输功能的一种综合性技术。它能将声信号、电信号、光信号和磁信号等转换成数字信号，还能通过将语音、图像、文字等信息用数字编码的形式进行快速的传输和处理。档案数字化技术主要是通过一些技术手段，将传统模式的文件和经过保存的电子档案整合为一个信息库。数字化技术应用数字化的形式进行储存，应用网络化的形式进行传输，应用计算机系统进行有效的管理，然后利用各种管理软件进行整合，最终实现档案服务方式的多样性和档案资源的共享。

1.2档案数字化建设内容

档案数字化建设的内容：（1）、根据数字化的对象可以将档案内容分为两个方面：一是原有传统的档案通过扫描、加工和处理将原有纸质档案进行数字化的转变；二是将已经完成的电子文档进行归为档案和存储，使文档完整齐全、具有真实性。（2）、从数字化的程度可以将内容分为两个层次，分别是档案目录信息和档案全文信息数字化。（3）、从数字化的过程来看，首先可以通过计算机技术完成数字化档案的归类整理，然后通过存储设备对档案进行储存保管，最后由计算机网络技术完成数字化档案的查阅。

2、 档案数字化建设的必要性

2.1档案数字化建设是信息时代的发展要求

随着科技的进步以及信息时代的飞速发展。人们的生活、学习、以及工作都在这信息化浪潮中发生着巨大改变。办公自动化水平的提升使无纸化办公成为了必然，为适应时代的发展需求，档案管理从传统的管理模式走向了信息化管理的发展道路。数字化建设比传统的管理模式更加迅速和准确。

2.2档案数字化建设是社会发展的需要

档案所包含的原始凭证是最真实可靠的记载，是国家信息资源的重要组成部分，具有很大的经济价值。当今的人们已经越来越开始关注获取档案信息的便捷性和时效性了。与传统档案载体相比较，数字化档案的获取更加方便快捷，而且不会损坏到原文件。所以顺应社会发展的实际需要，应该尽快改变传统的管理模式，加快档案数字化建设的步伐，准确及时的为各个领域提供便利，实现档案信息资源的共享。

2.3档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势

档案数字化建设之所以会成为档案管理的必然，是由于传统的管理和数字化管理存在着几点显著的差别。传统的纸质档案载体成本高、容量有限，而且一旦遭到破话，将难以得到恢复。而数字化档案载体成本低、容量大，数字档案可以通过备份避免档案受到损害。再加上纸质档案工作繁琐、浪费时间和精力，而数字档案只需通过计算机就可以很方便的在很短的时间检索到所需的内容。最重要的差别是数字化档案可以满足人们在建筑设计和科研等方面的多维需求，这是传统模式不能相比的。

2.4档案数字化建设是开发和利用档案信息资源的基础

如果能将档案的数字化工作做的出色，就能实现档案信息资源的合理开发。开发档案信息资源的目的是为国家更好的服务，达到社会资源共享的效果。档案数字化建设之所以说是开发和利用信息资源的基础，是因为数字化建设可以克服地域的限制，实现大规模档案信息资源的服务和使用，确保档案信息资源的准确、时效性。因此，应该加快档案的数字化建设，使档案信息资源得到最大限度的开发和利用，为社会主义现代化的建设事业服务。

3、我国档案数字化建设的现状与发展方向

3.1档案数字化建设的现状

当今，我国的地方各级档案部门已经应用信息技术将历史档案进行数字化处理，建立了全文数据库以提高档案管理的现代化水平。至今，档案数字化工作处于刚刚起步的阶段，数字化建设行业的研究也才刚刚开始。由于办公自动化和网络信息化等技术的应用，在很多发展水平较高的沿海地区如上海、浙江等的地方政府都加快了档案管理。目前，我国很多省市都提出了规划建设数字档案馆，深圳数字档案馆已在第二期工程的建设之中，青岛市已成为了试点城市之一，上海、浙江等地区也计划开展数字档案馆的建设。

3.2档案数字化建设的发展方向与趋势

由于档案部门独立完成数字化工作的效率较低，因此部分档案馆设想与社会的力量结合起来实行数字化业务外包。这样可以节省时间和人力，还能保证档案的品质与效果。目前，档案数字化的业务外包还处于探索的阶段，但已成为了档案数字化建设的发展方向和趋势。

3.2.1档案数字化业务外包的内容

数字化业务外包是档案数字化行业的一种新型的管理方式。其内容包括建立可靠数据库、对档案资源进行整理，建设档案信息网站并加以维护，设计档案管理软件并开发等内容。充分利用最好的专业化的资源，减少实际成本、增加实际收入、提高自我竞争意识。

3.2.2实施档案数字化外包的策略

（1）先选择一个可靠的档案数字化外包公司。根据自己的需求加上专家的意见对外包商的各方面能力进行评估与审核，选择一个好的服务商。具体说来，要对外包商的专业实力进行审查，看其是否有相关的资质证明。对外包商的能力进行审核，通过拥有的技术设备和开发的软件是否满足要求来进行判断。对外包商的经验和信誉进行审查，通过在近几年里所完成的项目判定其在配置管理、项目控制等方面的能力及水平，然后选择合适的外包商。

（2）对数字化业务外包的管理制度应当加强。档案数字化业务外包的管理具有两点要求。其一，要制定合理的外包合同。合同必须明确双方的责任和义务，指明赔偿的责任与解决争端的方式，指出服务范围、允许对操作和技术等方面进行改革，合同的签订时间以三年为佳，不能过长。其二，对外包服务商的服务进行管理，档案部门应设立一个监管组织，定期对其进行监督并对其进展进行汇报、对受到服务的客户进行调查、与竞争对手的服务水平相比较、对各项成果进行严格审查等，发现问题及时解决。

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1传媒企业集团数字化档案建设的现状

首先，传媒企业集团的数字化档案建设工作中随意性较强。在传统的传媒企业集团的档案管理工作中，缺乏规范性的、系统性的工作程序，档案的搜集和整理受多种因素的制约，档案管理工作人员没有统一规范的工作细则导致办公室档案管理混乱现象时常出现。在传媒企业集团中，有很多实际价值和艺术价值非常巨大的文字、音响资料，重要的文件、对外交往签署的合同等，这些资料或文件中大部分是由企业多个单位、多个部门单独存档或管理，这些资料和档案的管理需要统一规范的档案管理体系，以免造成资料及档案搜集不全、遗失、损坏等情况的出现。

其次，传媒企业集团的数字化档案建设工作中缺乏档案管理意识。传媒企业集团中，很多资料、对外签署的合同对未来传媒信息的多层面分析、研究、项目开发等都具有十分重要的意义和实际的价值。但是在实际的管理工作中，管理部门缺乏这方面的工作管理意识，造成重要资料不全、遗失等无法挽回的结局，为以后的档案管理工作带来相当大的难度也是文化研究上的重大损失。

再次，传媒企业集团的数字化档案建设工作中存在重视硬件建设、轻视软件开发的现象。随着网络信息技术在工作中的多方面应用，已经意识到信息技术的优势所在。在集团的档案管理工作中，过度地重视硬件的购置，网站、网络的建设。但是对于涵盖传媒企业集团特色的软件开发上重视程度不够，没有落实限制档案利用的条框，不适用网络建设的规定等，导致没能充分地利用数字化档案的优势，没能有效地提高档案的管理效率。

最后，传媒企业集团的数字化档案建设工作中队伍管理意识薄弱。传媒企业集团的工作性质决定了工作内容和工作形式，导致整个企业集团的工作重心倾向于日常的采编、节目生产等工作，缺乏对档案工作的整体管理，没有形成管理档案的团队和相应的档案管理软硬件设备。

2传媒企业集团的数字化档案建设的方法和策略

2.1建设传媒企业集团的数字化档案建设工作要提高企业集团领导的思想认识。建设数字化档案对于企业集团的发展是非常重要的，领导需要对企业的发展负责，优先树立科学的、合理的思想认识，做好思想建设才能加强顶层规范设计，由上而下由科学的档案管理思想指导，彻底贯彻执行。在具体的实施中，发现问题，反馈思想，从而优化传媒企业集团的数字化档案建设工作的指导思想。在领导层中加强档案管理的重要性认识，加强对管理部门的管理，做好对档案数字化建设的监督，对每一份资料和档案都要负责，精心、尽心做好档案数字化管理工作。

2.2建设传媒企业集团的数字化档案建设工作要建立全面的规章制度。全面的规章制度是企业集团数字化档案管理具体工作的执行标准。建立健全的规章制度是企业集团实现档案数字化管理高效完成的保障。可以使企业集团从宏观角度和微观角度同时实现对数字化档案建设的综合管理。在具体的实施中，工作人员能够明确档案信息的采集、存储、管理、利用，对所有存档的电子文件进行注录、编辑等具体实际操作中的规范。实现全面的规章制度建设能够确保数字化档案建设的成功完成，每一份资料和档案的正确整理和入档，企业中档案的安全管理和有效使用。

2.3建设传媒企业集团的数字化档案建设工作要重视度档案数据库的完善。传媒企业集团中建立有本企业特色的数据库，能够很好地实现在网络信息资源的平台上实现档案信息的公司内部共享。在具体的实施中，逐步增强数字化档案室的效能。加强档案管理工作人员电子文件的收集、归档的实际操作能力，电子文件是档案数字化数据库的主要组成部分，是档案管理工作中的主体部分。加强电子文件的管理，可以从根本上保证并提高档案管理的效率。在注重电子文件的数量的同时更要重视电子文件的质量，保证文件的完整性和可利用性。真正实现档案数据库建设的价值。完善档案数据库建立在规范的管理模式的基础上，无规矩不成方圆，档案管理是企业集团内部管理的重要内容，在数字化的档案管理中要采用统一的格式便于整理，统一的索引标准便于档案的查找，统一规格的数据描述便于进行资料的整理、对比和分析。建立数字化档案建设的标准能够很好地实现档案的有效管理和应用。

2.4传媒企业集团的数字化档案建设工作要完善档案数字化的硬软件环境建设。档案的管理重要性不言而喻，企业集团领导阶层做好思想建设后，要做好相关的硬软件环境建设。在数字化档案的建设中，需要配备一定水准的计算机、扫描仪等专用设备，完善档案数字化的硬件建设。相对而言档案数字化的软件建设更加复杂，难度更大。既要做好数字化档案相应的管理制度，还要注意计算机软件的更新和优化。

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在信息采集环节，要购置相关的采集设备，如照像机、录像机、扫描仪等；在信息存储环节，要购置必备的磁带、磁盘、光盘及相配套的磁盘阵列和光盘库；在信息利用环节，要购置必备的计算机、打印机、复印机，确保档案数字化工作顺利推进。三是加强复合型人才队伍建设。首先，要加强教育培训，制定切实可行的培养计划，鼓励档案管理人员通过在职培训、业余进修等形式，熟练掌握和运用档案专业理论和现代技术技能。其次，要面向社会引进掌握信息技术、具备软件开发能力的专业人才，建立一支能够胜任农业科技档案数字化建设任务的档案员队伍。

一、建设数字资源

一是建立目录数据库。2004年，台州市农科院购买了专业档案综合信息管理软件，开始建立归档科技档案案卷级目录数据库。在建设过程中，对案卷目录著录格式的标准化严格把关，控制好机读目录数据库的质量。目前，我院2005年以前形成的农业科技档案案卷级目录已经全部录入计算机。二是建立全文数据库。2011年，台州市农科院将档案综合信息管理软件升级为全文版，开始启动室藏科技档案全文扫描数字化项目。针对室藏档案资料量大、数字化力量薄弱的情况，农科院采取“外包与自建相结合”的数字化建设方案，对2005年以前形成的保管期限为长期和永久的农业科技档案进行全文数字化加工。

二、方案实施前

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【关键词】电力施工；企业管理；数字；信息化

【中图分类号】F407.61 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）09-0284-02

一、前言

四川电力建设三公司是一家注册资本过亿元、年完成建筑业总产值能力超过10亿元的国有大型建筑施工企业，公司拥有国家电力工程施工总承包壹级、机电安装工程施工总承包壹级等资质，是我国电力建设行业的一支重要骨干力量。

公司历来重视科技创新、信息化建设，先后荣获中国建设工程鲁班奖、国家优质工程银奖、国家科学进步奖等荣誉称号。

二、实施背景

四川电力建设三公司近年来大力开拓电源与非电源建设市场，所承建工程遍布国内各省及海外，工作面数量多、分散范围广、信息交换量大，工程项目经营管理的内容与工作量陡增，对公司的经营管理水平提出了新的考验。

按照国内同行业传统的工程项目经营管理方法，大量的管理对象与管理内容需要耗费极大的人力资源来实现。同时，传统方式的管理活动执行效率不高、执行效果不佳、信息流通不畅，成为了制约公司进行多点项目管理的瓶颈。

为此，公司积极为突破企业管理上的瓶颈寻求出路。公司认为，必须改变公司传统的手工式、纸质式办公管理模式。公司先后成立了信息化建设领导小组和信息化建设工作小组，拟定了公司管理信息化建设目标与建设思路，并逐步开展了具体的建设工作。

三、内涵与做法

1、内涵

电力施工单位企业管理数字信息化的内涵及核心是在实现在线协同办公的基础上，分析企业生产经营中的各种管理活动的规律特点，定义各项管理活动的整体要求，规范各项管理活动的核心输入输出数据，使企业的管理工作实现标准化、数字化、信息化。所有数字信息化的管理数据，均通过互联网在线传递，管理层可随时掌控企业总部与各分支施工项目部之间的信息交换，了解第一手施工动态及经营信息，为企业决策提供良好的保障和依据。

2、成果做法

考虑到国内电力施工企业在分散管理、异地同步管理、数字化管理方面的需要，公司在该企业管理数字电子信息化系统中融合了较为丰富的协同办公功能和内容，包括有：公文管理、新闻管理、邮件管理、工作流、数据报表系统、档案管理、人资管理、物资管理、项目跟踪系统等功能模块，全部功能均能满足异地分布式操作。

该企业管理数字信息化系统的核心是公司经营管理活动的电子信息化。因此，特别对其量身订做了数据报表系统和工作流系统。

报表系统满足了公司对全司各部门、各二级单位的核心管理要求，实用性极强。这是由于绝大多数国内企业经营管理的核心工具都是各类报表，比如财务报表、工资报表、工程量报表、物资使用报表、设备购买报表等。传统上这些报表均由纸质办公实现，而且需要层层审批、签字，效率比较低下。同时各类报表的汇总、统计也比较繁琐。而针对企业电子信息化实际需要而开发的报表系统则较好地解决了这些问题。

报表系统模块的设计理念如下：1、报表格式要统一，报表准确度要高，同时更利于以后的统计汇总工作；2、报表可灵活实现流程管理。有的报表在实际中强调及时性，不需要复杂的流程审批，就可将其设置为无流程报表，填报者填报完毕，审阅人员即可立即在线审阅；而有的报表需要流程化，则可以按照实际要求设定其填报、递交、审批流程，实现流水操作；3、权限要精细化管理。所有报表填报、审阅均可精细化到某个部门、某个人，同时报表的每个字段也可以进行同样的具体权限分配，这样可满足企业对核心报表数据的保密l生要求。

具体实施过程如下：

2.1 管理活动标准化

四川电力建设三公司是一家典型的电力施工单位，各个工程建设项目分散在国内外各地，执行管理职能涉及层次较多、涉及人员较广，管理活动实施的规范化、标准化程度参差不齐，给企业执行更高层次的管理决策带来了极大困难。公司信息化建设领导小组与工作小组经过调研、讨论后，决定首先从规范公司管理活动下手，梳理公司各级管理流程，拟定公司各项管理活动执行标准，做到有章可循。

本项工作借助公司前期已经开展的企业标准化活动成果，以公司职能部门、二级单位为主导，各自梳理本单位的管理职能，以活动为节点、以活动执行主体为流向，绘制管理活动标准流程图。各部门、二级单位的管理活动是公司行使管理智能的基础和构成，也是公司总部掌控各工程项目部的主要工具。将这些活动规范化、流程化，可以起到明确管理责任、严格管理手段、提高管理效率的多重作用。

以公司经营部行使的分包商合同管理职能为例说明。该职能要求各施工项目部定期检查分包商履行其分包合同的情况，把检查结果报送到公司经营部。经营部将每项子任务都明确到人，并就检查方式、报送方式做出硬性规定，统一检查结果的统计口径，使得每个环节相互衔接，排列有序。下图所示为公司“分包商合同管理”标准流程图：

管理活动标准化在具体实施时，分为了以下几个步骤：

①公司各部门梳理各自职能与职责，形成职能范围报告；

②公司领导、各二级单位负责人对职能范围报告进行评议，形成职能范围划分决议；

③公司各部门根据决议将部门职能职责分解、细分，划分成最小工作单元；

④公司各部门为每个最小工作单元设计对应的标准工作流程；

以上步骤可用下图表示：

2.2 管理活动数字化

管理活动的数字化是指在上一步形成的标准工作流程基础上建模，利用各流程的属性、指标来描述该项工作，利于对其进行科学的决策判断。上一阶段管理活动标准化的结果是公司主要管理活动按各自特点分解成了固定最小工作单元，而对这些最小工作单元进行是否完成的判断就需要由本步骤实现。同时，依靠本步骤还可以更进一步考量各工作单元效果的优劣程度。本步骤的执行依据是各专业管理人员多年的从业经验和工作总结。比如，考量施工项目部的现场施工进度可以通过计算施工计划节点完成率来进行，考量分包商合同履行情况可以通过开工日期、完工日期、实际完成报量等细致的数字来进行。这些考量指标的设置都是经过了各职能部门反复讨论的，是集合了广大一线管理人员多年管理经验的精华，保证了指标设置的科学性、准确性、合理性。

下面以“施工完成情况考核”这项基本工作单元的数字化来进行说明。该项管理工作执行数字化过程如下：首先由职能部门分解该项管理活动，将其划分成“施工产值统计”、“施工实物工程量统计”两个基本工作单元；之后分别对“施工产值统计”、“施工实物工程量统计”两个基本工作单元进行数字化。其中的“施工产值统计”，确定其数字化指标为：年计划产值、年实际审定产值、开工累计审定产值、工程里程碑节点完成率等。“施工实物工程量统计”，确定其数字化指标为：土石方实物工程量、砼实物工程量、金属结构安装量、房屋建筑施工面积、主材消耗量等。将这两个基本数据单元数字化后制作成excel图表，截图如下所示：

2.3 管理活动电子信息化

在第一步、第二步工作之后，公司有了规范的企业管理活动执行模板，有了科学准确的数字指标衡量系统，但是还缺少一种高效的信息传递方式，将衡量管理活动的数字指标及时有效地传递给相关管理人员。也就是说，要传递的对象是数字化指标，传递的要求是及时、准确。要满足以上要求，利用现达的网络技术是最佳的选择。将考核指标安全的到互联网上，再给相关管理人员适当的操作权限，完成相关数据的上传、下载、修改、删除、汇总等操作。此种方式即实现了管理活动的电子信息化。其技术核心是数据报表系统的报表模板和权限分配设置。

2.3.1 数据报表模板

数据报表模板是各个基本工作单元数字化之后的基本模板。可以把它理解为拥有各项衡量数字指标的空白表格。它一旦被确定了，也就意味着相关数据报送人必须根据其格式要求、内容要求来进行数据的组织和输入、报送。模板的电子化采用前台EXCEL录入、后台转入MYSQL数据库的方式实现，灵活而方便。

2.3.2 权限分配设置

根据实际的管理要求，各个管理活动会有不同的参与人，且这些参与人的角色、职责都很有可能不相同。因此，企业管理数字电子信息化系统的权限必须进行详尽的设置、分配。对每一张数据报表模板，都进行非常细致的填报人员、审阅人员设置，确保同一个模板，不同的人会有不同的操作权限。如下图所展示的某一个模板的权限设置过程：

由于该数字信息化系统交付使用后，操作者是企业的员工，他们无须掌握复杂、专业的计算机软件知识，只需经过短暂的应用培训，即可熟练掌握该系统的相关操作。该系统的所有模块、功能均是可视化操作，操作性强，界面友好，用户无须输入任何命令、代码，只需像操作日常力公软件一样即可。

总之，数据报表系统是一种较好的“工具”，通过它，可以将数字化了的企业管理活动安全、快捷的在网络上传递，依据既定权限，实现专人专阅、专人专办。

此外，工作流模块也完全根据企业实际要求量身定做。企业日常的带审批性质、流转性质的经营管理工作，基本都可以通过数字工作流来实现，简单的如公司发文、情况报告，复杂的如合同会签、项目审批等。数字化工作流同样是企业办公电子化的重要内容，一改过去企业传统的纸质报告、电话催办、人员催办等方式，既节约了大量力公经费，也节约了大量时间，可明显提高企业生产率。

2.4 搭建信息化基础平台

信息化基础平台是公司所有数字化信息系统的承载平台和支撑平台。该平台必须满足高稳定性、高效性、多业务兼容性等要求。在实际中，公司信息平台后台采用了MYSQL+PHP代码编程技术，前台采用了面向终端及用户的可视化设计与操作技术。

MYSQL这种关系型数据库数据可分散存放，支持多线程，为多种编程语言提供了API，支持多种服务器平台；PHP语言，是一种在服务器端执行的嵌入HTML文档的脚本语言，运行速度极快，代码执行效率高，占用系统资源少，支持多种服务器平台。

2.5 建设信息化前台

前台的建设采用了面向终端及用户的可视化设计与操作技术，为广大的使用者提供了最便捷、最有效的使用方式，紧密结合公司协同力公系统，形成企业管理数字信息化系统。

企业管理数字电子信息化系统整体利用国际互联网实现B/S架构，实现快速、准确、稳定的使用效果。无论使用者是在国内国外，只要有互联网，即可通过系统指定的网址访问该管理数字化系统。

四、实施情况与效果

1、实施情况

实施该成果无须投入太多资金，视情况改善公司原有的服务器、交换设备、光纤线路等即可，另外还有少量学习培训等费用支出；

在项目调研与分析阶段，公司信息化建设小组和公司各业务部门对业务需求、功能需求进行了详细的调查和分析。

在项目设计与实施阶段，项目组负责人和项目组工作成员根据前一阶段的分析结果，确定了项目的实施计划，拟定了项目的技术方案，对过程控制、范围控制、质量控制、时间控制、成本控制等开发中的核心要素进行了明确的阐述。

在项目应用与推广实施阶段，公司由点及面，逐步在各职能部门、分公司、分布在国内外的各施工项目部进行了推广应用。

本项目成果推广应用后，全公司在国内外的各个项目部均顺利使用上了本项目成果。

2、实施后效果

（1）项目建成后，收效良好，迅速与公司的日常经营管理结为一体，成为公司经营管理工作的强大工具。公司大量传统的纸质办公、电话办公被数字化办公代替，全公司内部信息交换十分活跃，平均每月报表、公文、信函等的数据增加量高达5G。此项可为公司节约大笔差旅费、会务费、耗材费。

篇8

【关键词】数字化监理模式；模式特征；系统创建；数字化监理模式效果

Construction of Digital Supervision of inquiry

Zhao Feng

（Luohe Highway AdministrationLuoheHenan462000）

【Abstract】Through a number of high-grade construction supervision of highway summary and research， combined with the actual the current supervision system， proposed to build Digital Supervision and expounded Digital Supervision and characteristics of Digital Supervision of the system to create， Digital Supervision feasibility and the resulting benefits.

【Key words】Digital Supervision；Mode feature；The system creates；Digital Supervision effect

1. 前言

现代科技文明的发展为社会生产力的提高创造了良好的条件，我们的时代正以空前快速的步伐走向信息时代，信息时代的最大特征是几乎所有的信息都能被转化为可被计算机识别和处理的“1”和“0”代码进行管理，所以在某种程度上说，信息时代又被称为数字化时代。而作为工程监理这个高智能、高技术含量的行业，利用计算机的强大功能对工程相关信息进行集成化管理，逐步构建数字化监理模式，提高监理工作的准确性及高效性，将是监理事业发展的必然趋势。

2. 数字化监理模式及其特征

2.1数字化监理是新生事物，时至今日还未见到关于数字化监理模式的权威定义。而目前所谓“数字化监理”，最浅显或最直观的一种就是通过设置在建筑施工现场较重要、关键点位上摄像探头，把现场施工情况传送到现场监理部的计算机屏幕上，用于监视工地的施工进度以及安全情况。但笔者认为考察监理是否是数字化监理模式应具备以下特征：

（1）监理信息数字化。数字化监理模式与传统监理模式最大区别在于其是以数字化信息为主，工程项目所需的各种信息（如设计图纸、规范标准、监理中各种函件以及工程照片、音像等）均能直接被计算机识别和处理。既可以由单台计算机处理，也可以通过网络进行远程传递和处理。

（2）监理资源虚拟化。数字化监理模式是一个开放的监理，其监理资源的共享是数字化监理模式的不二法则，各个监理公司在维持自身特有的一定量的实体资源的同时，还可通过网络互联，跨省市、跨单位的互借互阅来建立虚拟资源，将各自不同的资源作为监理网络的一个节点，最终实现资源无限扩大。

（3）监理档案无纸化。数字化监理模式在项目监理实施过程中直接形成的档案均是能被计算机相关软件处理的文档文件或电子文件。而对于非监理产生的纸质载体的监理档案则用扫描仪等设备转化为电子档案，项目竣工后利用光盘刻录机刻录成光盘，便于永久保存或连接入网，实现远程访问。

（4）信息传递网络化。数字化监理模式由于其形成的信息是数字式信息，在传递过程中可以进行同时多向传递，形成传递网络。而且通过因特网可以很方便地进行远程传递，不受时间和空间的限制。这样，监理公司总部可以随时对承接不同区域、不同地方监理任务的监理部实现远程监控。还可以利用网络可视电话功能，实现远程会议来解决、处理问题。

（5）信息检索智能化。数字化监理模式在资料、档案的检索中通过计算机进行智能化检索，检索速度快、效率高、范围广。若对以前的监理档案进行查阅，只需放入光盘，轻点鼠标就行。若需查阅资料，只需登录监理公司数据库或相关监理网站便可。

（6）用户使用方便化。监理单位内部用户（包括领导决策时）可以在任何时间任何地点通过计算机及时调阅有关信息，当机立断完成各项决策。而外部用户则可以随时查阅监理单位的相关信息（包括企业概况、工程监理业绩、人员专业配备及获奖情况等），为合理、快捷地选择监理队伍提供参考信息。

2.2从上述特征可以得出数字化监理模式的定义：以数字化信息为基本内容，以数字化设备为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型监理模式，最终形成现代高新技术的数字信息资源，无时空限制的，超大规模的高智能、高技术含量的专家系统。

3. 数字化监理模式的系统创建

3.1如何建立高效、实用的数字化监理模式，并使之形成科学的专家系统是今后探索的重要问题。因为其建立既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有传统模式下的信息基础和物质基础。在没有现成的数字化监理模式经验环境下，在借鉴其他行业和部门的经验的基础上，笔者认为其初期建立途径可分四大模块。

3.2先以监理公司为节点。各监理公司根据各自项目规模、特点以及施工情况，配备相应的计算机、扫描仪、数码相机（条件好的可配备数码摄像机）、数码录音笔等，利用上述设备，按照监理的“三控一管一协调”要求形成监理的管理信息，然后进行分类、筛选、存储。

（1）模块一：现场监理控制的远程监控。通过预先设置在施工现场的质量、安全等关键点位上的摄像探头，把现场施工实况传送到监理部的计算机屏幕上，监理人员根据需要及时存储。若发现违规操作及时抓拍并粘贴于监理联系单、通知单上，发送给施工单位要求整改、纠正。特别是在工序或部位需要监理旁站时，可实现多工作面、多工序的监理同步旁站，监理只需一人查看计算机屏幕即可，省去较多地人力，且劳动强度也大大降低。监理人员在巡视、平行检查时可利用数码相机将重点部位、关键节点等施工情况拍照后接入计算机进行编码、配文字说明，形成档案资料与验收记录一并永久保存，在今后需要时可以一目了然，真实再现历史。另外，出现质量隐患时能做到用事实说话，有很强的说服力，当施工单位纠正完后再拍照留样，形成前后对比，处理问题闭合，突出监理工作的规范化、科学化。当遇到重大问题时可将取得信息（如照片、录像、文件等）通过网络传递给公司，便于公司及时了解、掌握，果断处理。

（2）模块二：计算机处理文档，实现无纸化管理。建设工程监理工作最终是通过文字和图表来反映的，而文字、图表编印又是日常工作处理的主要内容，从监理工作开始的招投标文件、合同文件、会议纪要，到监理规划、监理细则、监理月报以及监理记录、监理发出的各种函件、通知单等，都可用Word、Excel和PowerPoint来处理。按照预先建立的各文档标准格式和内容，分类归放到相应的文件夹内，还可利用Windows能使用长文件名的特性，清楚明了地分类存放，便于管理和使用。而对于监理月报、汇报总结、演示演讲、专题纪要等所用到的提纲、图示图解可用PowerPoint来制作，与投影仪配合使用，形成图文并茂的监理档案。对于建设单位、施工单位传递来的纸质载体文件则及时用扫描仪录入到计算机内，形成电子监理档案，从而完成监理档案载体形式上质的飞跃，实现无纸化管理。

（3）模块三：计算机辅助管理。投资、质量和进度方面计算机辅助监控是监理工作的核心，是提高效率、节省资金和变被动控制为主动控制的捷径。充分利用计算机的计算、绘图和信息加工功能，能有效地进行辅助管理和监控，如编制工程预算和月度付款审核；排定和优化工程进度计划与投资计划，进行计划与实际对比监控；记录、跟踪质量监测信息，分析对照验收规范对工程质量进行动态管理；建立质量监测知识库或专家系统辅助监理人员按每道工序的质量控制要点进行监理工作，甚至对工程项目的有关参数和特性利用AutoCAD或3DS来模拟实现。

（4）模块四：信息资源共享和远程监控。因为每个建设工程监理涉及的信息多，如建设法律、法规及规范、标准，建设项目招投标、合同文件、施工索赔、工程投资与使用、质量测控验收、工程进度、监理资料、设计施工图纸和有关的文件资料等，这些信息量大且十分重要。因此，必须由计算机来辅助管理，建立专门的信息管理系统来处理。对于建设法律、法规及规范、标准等信息作为共享资源，可自己开发建立，也可从第三方获得，如联入中国建设信息网。另外对于不同项目形成的监理档案可联入公司的主服务器，与公司内部其他项目联网实现计算机资源共享，而且公司领导也可通过因特网、宽带数据网随时查阅公司所监理各工程的基本概况，在建工程各种数据、图片，各工地施工进度、质量、安全等情况，同时给予相关指示，而不受区域、时间的限制，即减少人员、简化手续，又大大节约工作时间，提高工作效率。

3.3那么，我国建设监理行业引进数字化监理模式是否具有可行性？笔者认为是可行的。一方面数字化网络技术在我国已臻成熟，建筑业引进这项技术几乎不存在难以解决的技术支撑；二方面运用高新技术进行行业管理创新已经成为各个经济领域关注的焦点话题，且业内有关管理部门和企业对它的认识也在不断提高。三方面从经济角度可更为直接的看到，几年前还被不少人视为“奢侈”的数字化网络技术已经“飞入寻常百姓家”，其关键产品如摄像探头、数码相机及数码录音笔的价格也均在千元以下。

4. 数字化监理模式的有益效果

建设监理推广数字化监理模式至少有以下三方面的有益效果：

（1）一是改变目前监理在工地的高负荷、高强度的“巡回式”管理模式，使得现场监理人员大部分精力不再用于现场巡视，而将多余的精力针对现场实际提前进行预控或对重要部位、关键工序进行严格把关。不但提高工作效率，而且可相应减少人员配备数量。

（2）二是提高监理的工作效率、精度和实时性。就传统的工程现场监理而言，效率不高是一个现实的问题，不少的管理行为都是滞后的。以质量控制为例，一般都要等到错误或违规行为延续了一段时间后才被发现，甚至还需要延迟另一段必要的时间，才能有效纠正。而运用数字化监理模式，则有可能在第一时间发现并制止质量问题。

（3）三是有利于提高监理工作的规范化、标准化。在建筑工地运用数字化监理模式时，首先要求监理工作必须及时到位，所下发的函件必须符合规范、标准，且监理工作也必须在规定的程序下或标准下进行，因为记录的大量工程实体同步音像资料可随时再现工程历史情况，这必然要求质量、安全等问题必须按规范、标准去处理。另外，公司的远程监控对监理自身工作也起到很好的约束作用。

5. 结束语

虽然数字化监理模式的实施还会有一些操作性的问题和具体实施中相关问题需要解决，但是更重要的或者说将起决定性推动作用的是我国建设监理要将观念更新换代。总之。作为现代文明的重要成果，对于这个已经广泛运用于各个经济领域的先进技术――数字化技术，建设监理不应该，也没有理由拒绝。

参考文献

[1]JTG G10-2006 公路工程施工监理规范.

[2]GB/T50319-2013 建设工程监理规范.

篇9

关键词：施工管理 现场施工 工程监理

一、前言

现代科技文明的发展为社会生产力的提高创造了良好的条件，我们的时代正以空前快速的步伐走向信息时代，信息时代的最大特征就是几乎所有的信息都能被转化为可被计算机识别和处理的“1”和“0”代码进行管理，所以在某种程度上说，信息时代又被称为数字化时代。而作为工程监理这个高智能、高技术含量的行业，利用计算机的强大功能对工程相关信息进行集成化管理，逐步构建数字化监理模式，提高监理工作的准确性及高效性，将是监理事业发展的必然趋势。

二、数字化监理模式及其特征

由于笔者的孤陋寡闻，至今还未见到关于数字化监理模式的权威定义。而目前所谓“数字化监理”，最浅显或最直观的一种就是通过设置在建筑施工现场较重要、关键点位上摄像探头，把现场施工情况传送到现场监理部的计算机屏幕上，用于监视工地的施工进度以及安全情况。但笔者认为考察监理是否是数字化监理模式应具备以下特征：

1、监理信息数字化。数字化监理模式与传统监理模式最大区别在于其是以数字化信息为主，工程项目所需的各种信息（如设计图纸、规范标准、监理中各种函件以及工程照片、音像等）均能直接被计算机识别和处理。既可以由单台计算机处理，也可以通过网络进行远程传递和处理。

2、监理资源虚拟化。数字化监理模式是一个开放的监理，其监理资源的共享是数字化监理模式的不二法则，各个监理公司在维持自身特有的一定量的实体资源的同时，还可通过网络互联，跨省市、跨单位的互借互阅来建立虚拟资源，将各自不同的资源作为监理网络的一个节点，最终实现资源无限扩大。

3、监理档案无纸化。数字化监理模式在项目监理实施过程中直接形成的档案均是能被计算机相关软件处理的文档文件或电子文件。而对于非监理产生的纸质载体的监理档案则用扫描仪等设备转化为电子档案，项目竣工后利用光盘刻录机刻录成光盘，便于永久保存或连接入网，实现远程访问。

4、信息传递网络化。数字化监理模式由于其形成的信息是数字式信息，在传递过程中可以进行同时多向传递，形成传递网络。而且通过因特网可以很方便地进行远程传递，不受时间和空间的限制。这样，监理公司总部可以随时对承接不同区域、不同地方监理任务的监理部实现远程监控。还可以利用网络可视电话功能，实现远程会议来解决、处理问题。

5、信息检索智能化。数字化监理模式在资料、档案的检索中通过计算机进行智能化检索，检索速度快、效率高、范围广。若对以前的监理档案进行查阅，只需放入光盘，轻点鼠标就行。若需查阅资料，只需登录监理公司数据库或相关监理网站便可。

6、用户使用方便化。监理单位内部用户（包括领导决策时）可以在任何时间任何地点通过计算机及时调阅有关信息，当机立断完成各项决策。而外部用户则可以随时查阅监理单位的相关信息（包括企业概况、工程监理业绩、人员专业配备及获奖情况等），为合理、快捷地选择监理队伍提供参考信息。

笔者认为从上述特征可以得出数字化监理模式的定义：以数字化信息为基本内容，以数字化设备为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型监理模式，最终形成现代高新技术的数字信息资源，无时空限制的，超大规模的高智能、高技术含量的专家系统。

三、数字化监理模式的系统创建

如何建立高效、实用的数字化监理模式，并使之形成科学的专家系统是今后探索的重要问题。因为其建立既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有传统模式下的信息基础和物质基础。在没有现成的数字化监理模式经验环境下，在借鉴其他行业和部门的经验的基础上，笔者认为其初期建立途径可分四大模块：

先以监理公司为节点。各监理公司根据各自项目规模、特点以及施工情况，配备相应的计算机、扫描仪、数码相机（条件好的可配备数码摄像机）、数码录音笔等，利用上述设备，按照监理的“三控一管一协调”要求形成监理的管理信息，然后进行分类、筛选、存储。

1、模块一：现场监理控制的远程监控。通过预先设置在施工现场的质量、安全等关键点位上的摄像探头，把现场施工实况传送到监理部的计算机屏幕上，监理人员根据需要及时存储。若发现违规操作及时抓拍并粘贴于监理联系单、通知单上，发送给施工单位要求整改、纠正。特别是在工序或部位需要监理旁站时，可实现多工作面、多工序的监理同步旁站，监理只需1人查看计算机屏幕即可，省去较多地人力，且劳动强度也大大降低。监理人员在巡视、平行检查时可利用数码相机将重点部位、关键节点等施工情况拍照后接入计算机进行编码、配文字说明，形成档案资料与验收记录一并永久保存，在今后需要时可以一目了然，真实再现历史。另外，出现质量隐患时能做到用事实说话，有很强的说服力，当施工单位纠正完后再拍照留样，形成前后对比，处理问题闭合，突出监理工作的规范化、科学化。当遇到重大问题时可将取得信息（如照片、录像、文件等）通过网络传递给公司，便于公司及时了解、掌握，果断处理。

2、模块二：计算机处理文档，实现无纸化管理。建设工程监理工作最终是通过文字和图表来反映的，而文字、图表编印又是日常工作处理的主要内容，从监理工作开始的招投标文件、合同文件、会议纪要，到监理规划、监理细则、监理月报以及监理记录、监理发出的各种函件、通知单等，都可用Word、Excel和PowerPoint来处理。按照预先建立的各文档标准格式和内容，分类归放到相应的文件夹内，还可利用Windows能使用长文件名的特性，清楚明了地分类存放，便于管理和使用。而对于监理月报、汇报总结、演示演讲、专题纪要等所用到的提纲、图示图解可用PowerPoint来制作，与投影仪配合使用，形成图文并茂的监理档案。对于建设单位、施工单位传递来的纸质载体文件则及时用扫描仪录入到计算机内，形成电子监理档案，从而完成监理档案载体形式上质的飞跃，实现无纸化管理。

3、模块三：计算机辅助管理。投资、质量和进度方面计算机辅助监控是监理工作的核心，是提高效率、节省资金和变被动控制为主动控制的捷径。充分利用计算机的计算、绘图和信息加工功能，能有效地进行辅助管理和监控，如编制工程预算和月度付款审核；排定和优化工程进度计划与投资计划，进行计划与实际对比监控；记录、跟踪质量监测信息，分析对照验收规范对工程质量进行动态管理；建立质量监测知识库或专家系统辅助监理人员按每道工序的质量控制要点进行监理工作，甚至对工程项目的有关参数和特性利用AutoCAD或3DS来模拟实现。

4、模块四：信息资源共享和远程监控。因为每个建设工程监理涉及的信息多，如建设法律、法规及规范、标准，建设项目招投标、合同文件、施工索赔、工程投资与使用、质量测控验收、工程进度、监理资料、设计施工图纸和有关的文件资料等，这些信息量大且十分重要。因此必须由计算机来辅助管理，建立专门的信息管理系统来处理。对于建设法律、法规及规范、标准等信息作为共享资源，可自己开发建立，也可从第三方获得，如联入中国建设信息网。另外对于不同项目形成的监理档案可联入公司的主服务器，与公司内部其他项目联网实现计算机资源共享，而且公司领导也可通过因特网、宽带数据网随时查阅公司所监理各工程的基本概况，在建工程各种数据、图片，各工地施工进度、质量、安全等情况，同时给予相关指示，而不受区域、时间的限制，即减少人员、简化手续，又大大节约工作时间，提高工作效率。

那么我国建设监理行业引进数字化监理模式是否具有可行性？笔者认为是可行的。一方面数字化网络技术在我国已臻成熟，建筑业引进这项技术几乎不存在难以解决的技术支撑；二方面运用高新技术进行行业管理创新已经成为各个经济领域关注的焦点话题，且业内有关管理部门和企业对它的认识也在不断提高。三方面从经济角度可更为直接的看到，几年前还被不少人视为“奢侈”的数字化网络技术已经“飞入寻常百姓家”，其关键产品如摄像探头、数码相机及数码录音笔的价格也均在千元以下。

另外更为重要的是，建设监理推广数字化监理模式至少有以下三方面的好处：

一是改变目前监理在工地的高负荷、高强度的“巡回式”管理模式，使得现场监理人员大部分精力不再用于现场巡视，而将多余的精力针对现场实际提前进行预控或对重要部位、关键工序进行严格把关。不但提高工作效率，而且可相应减少人员配备数量。

二是提高监理的工作效率、精度和实时性。就传统的工程现场监理而言，效率不高是一个现实的问题，不少的管理行为都是滞后的。以质量控制为例，一般都要等到错误或违规行为延续了一段时间后，才被发现，甚至还需要延迟另一段必要的时间，才能有效纠正。而运用数字化监理模式，则有可能在第一时间发现并制止质量问题。

篇10

一、我监所档案数字化工作的实践

1、主要做法

当前我省监所档案室的档案保管、利用，多数仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，档案信息资源不能很好地利用，更无法实现信息共享。为了加快实现档案的数字化管理，我监所近年来致力于档案资源数字化建设。2012年，我监所引进精益A320数字化扫描仪，开始了档案数字化的实践工作。去年，为了加快室藏档案的数字化工作，根据上级的统一布署和推进档案室数字化建设的总要求，我监所采用外包的方式，全面铺开数字化建设方案，对2012年以前形成的监所文书档案（永久和长期或30年）以及会计报表类进行全文数字化加工。为确保这项工作有序、安全地进行，我单位与外包方签订了明确工作要求、明确监督检查要求和明确保密工作要求的合同，并约定承包的数量、质量、酬金、以及时间和验收方法及标准等。

目前，在档案信息库与档案扫描方面已经完成的工作有：

档案原件扫描文图共计70多万张；文件条目计算机录入近十多万条。

2、下一步打算

一是建立档案数据库。第一步，输入文件级目录，一方面补齐卷内文件目录，另一方面查漏补缺，提高正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，在前面扫描录入文件信息的基础上，实现原文件信息数字化。

二是建立了档案室网站。依托单位OA网上办公系统，做到文档一体化，实现资源共享。在局域网上提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览等，充分展示发展成果，实现资源有效利用。

三是加强文件的收集和积累工作。电子文件是未来室藏数字档案向外开放的主要窗口，为实现这一目标，要求进室单位必须同时递交纸质文件和电子版文件，由档案室进行统一归档后依托OA系统实现网上现行文件查阅中心提供全文查询，并通过这一途径有效开展政务公开工作。

二、存在的问题

（一）规范和安全保障滞后

档案数字化工作是基于档案信息化建设大背景下的一项基础工作，必须遵循统一的标准规范，在国家层面上，有《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》等国家档案行业法规，因此在微观层面上要求单位亦必须制定出相应的质量标准、鉴定原则和操作规程等，形成一套档案数字化工作的制度体系；随着档案数字化工作的全面铺开，加强档案数字化工作的安全管理摆到了突出的地位，要加强全程监控，做好档案内容的保密工作，重点是做好数据管理，防止数据的丢失、破坏、被盗等不安全因素。

（二）硬件不硬

计算机、扫描仪等硬件配置低、性能不稳定，影响扫描的速度和质量；档案数字化是一个长期的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，但应保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的物质支撑能力和作用。

（三）软件不软

一是应用软件的开发有待提高，软件功能越强、操作越简便，效率就会明显提高。二是人才的开发有待深化。目前我们采用档案业务人员与计算机专业人员结合的方式进行的，但档案数字化管理涉及到多方位的控制和管理，要引进大学档案学专业毕业生充实档案管理工作队伍，提升管理水平。

三、应对的策略

一是各级领导的高度重视是开展这项工作的有效保证。档案数字化建设是一项长期的系统工程，不是一朝一夕能够完成的。档案数字化工作又是一涉及多部门的综合性工作，必须加强统筹管理和协调，确保各项工作有序展开。档案数字化工作更是一项科学管理工作，必须制订有效的工作流程，充分发挥激励机制，才能调动好工作人员的工作积极性和创造性，使这项工作扎扎实实地开展下去。

二是加强基础设施建设，加大资金投入。在信息采集环节，购置照像机、录像机和扫描仪等必要的设备；在信息存储环节，购置必要的存储设备；在信息利用环节，购置计算机、打印机、复印机等设备。

三是加强队伍建设。一是鼓励在职人员通过在职培训、进修和自学考试等方式不断提高业务水平，掌握和运用现代档案管理技术和技能；二是从大专院校中招收档案专业学生，充实档案监所档案管理队伍。