档案标准化管理范文

导语：如何才能写好一篇档案标准化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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随着学校的高速率高质量发展，传统的档案工作管理方式已经不能跟上教学发展的步伐。档案工作的规范化、标准化管理对于提升档案管理工作的水平效率以及促进档案管理的现代化有着非常重要的作用。文章通过分析档案工作规范化、标准化管理的重要性，档案管理标准化、规范化的特点，以及促进档案工作规范化，标准化的措施，以此提高教学发展的水平。

关键词：

学校档案工作；规范化；标准化；管理

一、档案工作规范化、标准化管理的重要性

高校档案管理工作是反映学校管理水平和教学、科研质量的一个重要标志，是提高学校各项工作水平的重要保障，是实现学校管理现代化的重要环节。日前，很多高校的档案管理方式还停留在最基础的阶段，其管理能力的低下导致教学质量水平的落后，档案管理工作的方式还不能得到很好的提高。高校的管理人员应该要明确了解档案工作的规范化、标准化对教学质量的提高以及将管理系统逻辑化的重要性。

二、档案管理标准化、规范化的特点

(一)系统存储量大、查阅方便

随着计算机信息技术的不断发展以及在教学中的广泛应用，现代‘办公无纸化’已经渗透在学校教育的各个方面。现代化管理系统多应用电脑办公，采用文字处理软件，WPS表格以及图形展示的方式对教学管理做相应的处理并组成学校的档案管理系统能够方便查询、阅读、以及存储管理过程中的大量信息。

(二)管理成本较低

档案管理的整理、分类、收集、录入等环节都需要管理人员认真的态度去处理，各部门的档案管理人员随意、松散的档案整理态度会给档案整理增加很多不必要的用材、空间。而现代化档案管理相比从前的管理方式多了许多存储容量，可以存储所有学生的相关信息以及教师的教学和日常信息，虽然信息量多且繁杂可是将管理系统规范化、标准化之后就只需要少量人力来清查档案管理。因此，在档案整理的过程中要求规范化、标准化可以有效地节约成本，并且在再次查看时节约了寻找档案资料的时间。

(三)具备科学、合理的归档标准

众所周知，档案的种类多，涉及的方面广，保存的时间长短不统一，因此，将档案管理规范化、标准化使其具备科学、合理的归档标准有着重要作用。档案馆的资料齐全，而后要大量涌入不同的地方区域，杂乱无章的档案整理显然不能适应档案管理的这个特征。要把档案质量和类型都做到规范整理就要具备科学、合理的归档标准，而将档案管理规范化、标准化就能将管理持续有效地进行。

三、促进档案工作的规范化、标准化管理的措施

(一)做好档案管理基础工作

在档案管理工作开展中，公文制发是促进档案管理工作规范化与标准化的基础和前提，同样，做好文书处理与公文制发也是保证档案管理工作规范化与标准化的基础工作部分。许多档案管理人员因为在收集文书工作方面的繁琐事宜而有偷工减料的嫌疑，使得档案管理工作在收集与制作方面有所缺漏。公文制发的质量直接影响着管理工作的进行，因此，在档案的收集录入过程中，应注意对于公文制发的规范化以与标准化保证档案管理的规范化与标准化。其次，应在公文制发的档案收录管理中进行检查，保证内容合理，格式规范，避免不规范的字，以方便档案管理过程中的便利性。

(二)及时清理档案案卷，保证档案时效性

在档案管理的开展中，及时清理失去价值意义的档案信息对于档案管理有重要作用。及时清理档案案卷，保证档案案卷的时效性可以有有效空出部分空间让其他档案合理利用。通常情况下，档案管理工作人员都会在一定的时间内检查档案的时效性，若档案在一定时间之后失去了其价值，则能够将其清理销毁，若档案具有永久时效性，则需要对其永久管理并保存，这也在一定程度上保证了档案的安全性，给档案管理带来了方便。

(三)提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作人员作为档案管理工作开展的重要组成部分，档案管理工作人员进行档案管理保护操作的规范性与标准性也有着很大的直接作用影响。管理工作人员掌握着所有的资料信息，事档案管理安全性能的直接影响者，这就要求管理人员对档案有着绝密的保护性。特别是在人员调动时，管理人员交接档案信息的可靠性是档案能被完整保护的关键。目前国家也有相关法律条例禁止档案管理人员将档案信息泄露给无关人员。以此看来，档案管理人员的综合素质要求也是档案管理的必备条件。

四、结语

学校档案管理关系着全校师生的重要信息，将其规范化、标准化对教学有着不可忽略的积极作用。要做好学校档案管理工作，就要切实把档案管理放在重要的位置，统一思想认知，调动全员积极性完善学校档案管理工作。当然，影响教学质量的因素不止档案管理，可是，档案管理在一定程度上影响着学校发展是不可否认的事实。学校档案管理规范化、标准化能够有效地在学校进一步发展进程中起到关键作用。

作者：李香峰 单位：东北电力大学人事处

参考文献：

[1]孙灿.试析档案工作的规范化与标准化[J].兰台内外，2013(04).

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一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

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随着社会的不断发展与进步，医疗体系改革不断深入，当前的卫生系统档案信息化管理工作已经跟不上时展的步伐，而且还存在诸多的问题，会使卫生系统档案信息化管理发展受到一定的约束。

二、卫生系统档案管理信息化的作用

（一）推动档案管理现代化

档案管理信息化能够推动档案管理现代化主要体现在以下几个方面。第一，档案管理信息化能够大大提高档案的利用率，还能减轻档案管理者的劳动量，并且能使医疗卫生机构的档案资源得到最佳配置与合理管理。第二，工作人员通过计算机就能查阅相关档案信息，能够有效提高工作效率，同时还能够有效避免纸质档案的损坏、遗失问题。第三，档案信息化能够为档案配上声音、图像等，使档案的展示更加形象、直观，从而能够为档案调阅者提供更好的服务。

（二）为管理者决策提供可靠保证

管理者在做决策前需要综合分析医疗卫生机构的各项信息，只有保证信息的完整、可靠，才能制定出正确、合理的政策。档案管理信息化为管理者决策提供可靠保证主要体现在以下两个方面。第一，由于电子档案可以在计算机上随时查阅，而且信息齐全，一般不会出现信息错误和丢失的情况，从而能够为管理者决策提供可靠保证。第二，档案管理信息化能够对各种档案信息进行综合分析，从而能够为管理者决策提供可靠保证。

三、公共卫生信息化应用进展

（一）居民电子健康档案

居民电子健康档案包含了个人健康档案、家庭档案、个人健康信息、就诊记录和健康管理等信息，记录了疾病发现、诊疗、康复全过程，实现了对居民个性化的连续、动态、全程健康管理。居民电子健康档案改变了以往居民健康信息的纸质、静态的状况，实现了居民所有健康相关信息一点（源）采集，多点共享，综合利用。只要简单地刷一次卡就可以完成档案记录，既往的就诊记录和随访记录都能方便、快捷地得到利用，有利于医务人员及时掌握患者的疾病控制情况，根据个体情况进行健康教育和个性化管理，使治疗针对性更加明显，时效性更加突出。居民使用网上健康查询、网上预约和健康管理咨询等服务，从过去医生主导向与病人互动的模式转变，大大方便了患者就医，提高了自我管理的依从性。公共卫生业务贯穿了个体从出生到死亡的全过程，是居民健康档案的重要组成部分。

（二）医防结合的慢性病管理

基于居民电子健康档案，建立了医防结合“三位一体”的慢性病全程健康管理模式。社区卫生服务中心负责组织和实施慢性病患者的筛查、诊断、常规治疗、随访等工作，综合医院开展慢性病患者的诊断和救治，专业机构制定计划、实施、质控、督导和评估，三方职责明确、分工协作、资源整合、信息共享。基于居民电子健康档案，社区和综合医院建立了疾病复查、疑难重症患者双向转诊制度和流程。慢性病病人的随访、就诊记录、检验报告和用药溯源自动同步至居民电子健康档案，数据真实可靠，医生能够对患者疾病情况进行客观、量化的评估和预警。对健康人群、高危人群、慢性病患者进行分类干预，开展健康教育、危险因素监测、定期随访、并发症防控等工作，显著提高了患者管理数量和管理效率。

（三）医教结合的学生管理

基于?W生电子健康档案，建立了医教结合的学生健康管理模式。实行“一校一医”的学生健康管理模式，学校发放机构卡，全科医生发放医生绩效卡。全科医生负责学生基本信息建档、维护、疾病监测、健康处方管理的全程跟踪，及时掌握校园内学生的健康信息，有针对性地开展各类疾病的干预与处置。建立一人一档的学生健康档案，为辖区内所有中小学生发放健康卡，健康卡与学生医保卡、学籍卡信息绑定。利用每年的健康体检、健康评估和健康指导，记录学生的健康状况与健康素养情况，同时做好学生的健康档案与早年的儿童保健和后期的成人健康档案衔接。

四、推进卫生系统档案管理信息化建设的措施

（一）建立统一规范的标准化管理体系

在当前卫生系统档案管理工作中，要想及时解决存在的问题，卫生系统就必须对当前的管理体系进行全面改革，实现档案管理与现代信息技术的紧密结合，建立一个统一规范的标准化管理体系，促进卫生系统档案管理信息化工作的有效实施与发展。在卫生系统信息化管理工作中，工作人员要对档案进行标准化、规范化、统一化的系统管理，将纸质档案转化为电子档案，并进行有效的分类管理与保存，以此来促进卫生系统档案管理更有逻辑性与专业性，促进卫生系统档案资料充分发挥自身的价值。

（二）培养档案管理专业人才

目前，卫生系统档案信息化建设需要大量的高素质、专业性、综合性的人才。由于医疗卫生机构档案管理工作比较复杂，再加上现代信息技术在档案管理工作中的应用，对档案管理人员的专业水平提出了更高的要求。因此，在实际的档案管理工作中，卫生系统要引进一批专业的档案管理人才，且他们必须要熟悉掌握各部门的档案管理条例、职能分类，具有一定的计算机专业知识与医学专业知识基础，以此来打造一支专业性强的管理团队，更好地为群众进行服务。

（三）加快档案信息化基础设施和应用系统建设

在档案信息化建设中，最主要的就是要实现各单位档案室计算机与网络系统的普及应用，从而不断加快档案信息化基础设施和应用系统建设。第一，我国要在全国范围内建立卫生医疗档案信息网络，并利用政务网对其进行辅助，来建立市与县级档案网络之间的联系。第二，对档案管理软件进行规范与统一，从而可以有效保障档案数字信息数据的规范、标准、统一与长期使用性。第三，加强电子文件归档管理，积极推进传统载体档案数字化建设。在当前实际的档案信息化建设中，卫生系统必须引进先进的办公设施和网络技术，实现卫生系统档案管理的信息化，最大化地发挥现代技术在档案管理中的作用，不断提高档案管理的信息化水平，以此来实现卫生系统档案管理工作的可持续发展。

（四）完善卫生系统信息化建设的安全措施

卫生系统可以从以下几方方面完善卫生系统信息化建设的安全措施。第一，在出现隐患萌芽时，工作人员一定要科学地评估危险的大小，并重点保护这些有隐患的档案信息。第二，工作人员要评估档案数据的安全性，给档案划分相应的安全等级，并从实际情况找出相应的解决办法，最终制订一套切实可行的安全方案。第三，卫生系统要利用用户信息认证、电子加密、防火墙等先进的技术保护档案信息管理系统的安全。这些技术中，防火墙的效果最好，它能够有效避免计算机访问危险网站，减少中病毒的概率。

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传统的档案管理工作也面临着挑战，陈旧的档案管理机制落后于时展，不利于单位管理工作效率的提高。因此，要对档案进行标准化管理，提高档案管理的综合水平，全程记录新时期基层单位建设发展的风貌和功绩，更好的促进单位的各项工作的进展。

1 实施档案管理标准化的意义

档案是党和国家的宝贵财富，做好档案保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要环节。无数事实证明，标准化透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。当然标准永远不可能是一成不变的，它必然要在一种动态的管理中，定期得到修改，以满足实践的需要。而标准实施的结果，必将推动各项业务工作的规范化，同时造就了一批复合型人才，为实现档案管理现代化奠定坚实的基础。

2 档案管理标准化存在的问题

2.1 传统的档案管理方式的影响仍然存在，档案管理标准化缺乏统一操作性

档案管理标准化本身的标准并不统一，缺乏规范、系统的制度和机制。因此，各个单位或者参考其他部门的管理制度，或者在网上下载、复制，各不一致，又不符合本单位自身实际，导致基层档案管理标准化实施难度大，有的流于形式。

2.2 一些部门为了应付上级部门的考核或者评比而弄虚作假，在自我评价上努力夸大成绩，隐瞒问题，使上级的调研和改进都缺乏真实性和针对性。有的单位档案关了只是关注考核和评比涉及的内容，不认真关注档案管理工作本身的意义和效率。

2.3 许多单位的领导管理理念没有与时俱进，不重视档案管理标准化专业人才的培养，许多基层单位的档案管理人员，不具备档案标准化管理的素质和水平，缺乏数字化、现代化的管理知识和能力，导致档案管理标准化的实效性不强。

3 档案管理标准化问题的解决措施

3.1 建全档案管理标准化管理机制

针对档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合单位管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导档案管理标准化的实行，促进档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合单位项目特点以及经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导档案管理标准化实施的，能够满足单位现代化建设需求的管理体系，促进档案标准化目标的实现。建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。制度上墙，操作人员有章可循。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料， 要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。

3.2 加强档案管理队伍建设

针对现代档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进档案管理标准化实施。

3.3 抓住档案管理标准化的工作重点――财务档案管理

在现代财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响基层单位经济活动的重要内容。而且，作为档案管理的核心，财务档案管理工作对单位档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代档案管理标准化实施中应以财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。

3.4 推进数字化档案管理模式在现代档案管理数字化的今天，档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现数字档案管理标准化。针对经营内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在基层单位经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代档案管理能力的提升。强化执行监督管理，促进档案管理标准化的实施。

3.5 加强对档案管理标准化的监督检查

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1 全面普查案卷

对案卷进行全面的普查是实现档案标准化和规范化管理的首要工作。主要原因是多年来相关管理部门大对案卷的普查工作做的比较少，移交给档案保管部门的档案的保管期限的划分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和内容存在缺陷和不足，存在标题不规范的现象，严重的话，还存在未标注标题的问题，目录的排列和案卷的组卷存在混乱的情况，因此案卷存在一定的重复率，在其中还存在相当大一部分不具有保存价值的文件材料，因此需要进行普查工作，首先将无用的和不具有保存价值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重复的情况，避免影响计算机管理的工作效率。

2 重新组合案卷

对存在缺陷和不足的案卷进行重组工作，尤其是那些内容较为复杂和没有保存价值的案卷。将存在联系的案卷尽可能的联系到一起是重组案卷过程中需要秉持的原则。而对于没有标题和目录，或者是标题较为模糊和无页码的案卷需要进行重新审查和加工处理，从而使案卷呈现标准和规范的状态，这样一来，可以使馆藏得到优化，同时能够实现档案的科学保管，计算机管理档案后的利用率能够得到有效的提高。

3 用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

4 实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

5 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

6 档案管理人员素质的提高

档案资源的安全需要档案管理人员需要负直接的责任，为了充分提高档案管理的规范化和标准化建设，对档案管理工作人员的专业素质提出了较高的要求，因此档案管理人员必须具有较高的综合素质。首先是政治素质，档案管理工作是国家社会管理工作中的一个重要的组成部分，对提升国民经济是建设水平具有较大的促进作用，因此档案管理人员的政治责任心需要较强，并且需要具有全心全意为人民服务的精神态度，并且需要对档案管理事业具有较高的热情，能够积极主动的参与到档案管理工作中，从而保证档案管理工作的质量；其次是业务素质，较强的业务素质是最好档案管理工作的基础和保证，因此，档案管理人员需要了解和掌握档案管理的理论知识，并全面的熟悉档案保管的内容，还需要对档案法规做综合的了解，只有这样，档案管理的规范化和标准化才能够得到有效的提升；最后是文化素，档案管理人员需要具有较高的文化素质，这样一来，能够在管理档案的过程总结经验和教训，掌握做好档案管理工作的规律，从而提升自身的档案管理水平。另外，档案管理工作人员需要具有敏锐的观察能力和洞察力，善于观察别人，帮助别人，为用户提供高水平的档案服务。

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对档案室规范化管理标准，应遵循“三轻”“三重”的原则

(1)轻档案管理的形式，重档案集中统一管理与档案员岗位技能。档案规范化管理的测评，并非一个单位一蹴而就之功，而是经过多年努力奋斗的结果，也凝结着几任领导和历任档案员的心血，这种分值宜低不宜高。重在档案的集中统一管理，各门类的档案是否齐全完整，档案员是否熟悉档案业务并能根据现实要求与时俱进地掌握档案工作中的新要求、新举措、新技能，这样的分值宜高不宜低。

(2)轻业务用房，重库房管理和档案保护的实用设施。随着“大部制”改革的实施和“大机关”的发展趋势，办公用房将严重不足。以永州市为例，60多个单位集中在市委、市政府大院办公，大部分单位三、四位工作人员挤在一间办公室，能有一个房间专门用作档案室就很不错了。所以对档案业务用房的建设只宜提倡，不能强求，否则会严重挫伤这些单位领导和档案员对工作的积极性。重视库房管理和档案保护的实用设施，这毕竟是档案室建设所必需的，更是档案行政管理部门所重视的，所以必须严要求、高标准。

(3)轻档案管理中的一些过程，重归档文件的完整性、编研和电子文件录入量。由于受编制所限，各基层单位的档案员90％都是兼职的，对一些档案管理中的过程应轻测评，占小分；而档案工作中的关键环节，如归档文件的完整性、编研材料的齐全性、电子文件的录入量则应严掌握，占大分，毕竟基层档案室是档案馆档案资源建设的基础。

对档案馆规范化管理标准，应坚持“三宽”“三严”的原则

一方面要宽于体制，严于资金保障和硬件设施建设。自2002年机构改革业已完成后，档案部门分别纳入政府或党委管理，档案部门班子的配备，地方政府和党委已综合考虑，这种行政体制，作为档案部门无法干涉。有鉴于此，在制定档案馆规范化管理标准时，应采取“宽有度”的原则。而档案业务经费和档案馆库建设的投资力度最能反映一个地方档案工作被当地党委、政府重视的程度，也是地方党委、政府为档案部门办的最大实事。因此，作为上级档案部门评判地方档案馆唯一的标准，应坚持“严有据”。同时，考虑到我国东西部经济发展不平衡以及沿海与内地的工资和成本差异，应要求档案事业经费与地方经济增长相适应。

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一、中专学校档案质量管理的含义和特点

所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。中专学校档案管理具有以下几个特点：

（一）教育性

通过档案管理工作分析学生在学习过程中的变化，及时引导学生扬长避短，克服不足，促使师生积极努力，奋发向上实现教育目标。

（二）业务性

通过对档案的记载，采取有效措施保证教学工作的顺利开展。

（三）参与性

档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各学校各部门负责人、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。充分调动了各部门、各岗位人员相互配合、积极协作，对发扬团队精神起到了积极作用。

（四）控制性

从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

（五）研究性

通过对档案中数据记载和分析，为探索、总结和研究教育活动提供了有效的依据和资料。对改进教育教学方法，提高教育教学水平起到了非常重要的作用。

二、中专档案的收集整理

（一）收集内容

从性质来看有两个方面：一是上级来文;二是本校产生的文件资料。本校产生的资料，一是反映学校整体情况，二是反映学校成员个人情况，三是反映学校教学情况。

（二）收集方法

事前收集学校的各种活动，上报材料，事先做好收集归档工作准备，必要时复制多份，以备归档利用。平时收集制定学校各种立卷材料类目表，在日常工作中形成的凡是能当做档案资料用的材料要及时收集、整理、加强检查、年度收集，每个学年度集中收集各种资料，并做好资料的查找、补漏、核实等工作。从档案的以上收集来看，存在着如下困难，一是档案管理工作没有充分得到单位领导的重视和支持，有些单位领导甚至觉得档案管理就是把一些档案和文字类材料凭证管好就行了，不需要太多的专业知识，因此，缺乏对档案管理人员的专业知识培训。二是对档案管理的硬件、软件配备不齐全，平时不注意文件资料的收集，制度不完善，到档案利用时才知道档案的重要性，以及影响档案材料的质量。

（三）档案整理

1.分类

按照档案的来源、时间、内容、形式的不同进行分类，按年度问题分类，分为文书档案、教学档案、会计档案。

（1）文书档案：文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。学校文书档案分为党群、行政、总务类。

党群类：是上级党委、团委针对本单位的批复决定等，本校党、团计划总结。

行政类：上级主管机关针对本单位的通知、决定、本校行政会记录。

总务类：本校固定资产统计表，基建图纸。

（2）教学档案：教学档案是教学管理和教学活动过程中直接形成的，以文字、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件材料总称。教学档案管理工作是学校管理的重要组成部分。教学档案管理的好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志，也是反映学校教育发展与改革的历史进程的主要依据之一。学校教学档案分为教学、学籍、学绩、其它类。

教学类：校历、班务日志、教学计划。

学绩类：各科成绩统计表、运动会秩序册。

学籍类：学生花名册、录取简明登记表。

其它类：摄制教学工作的录像带、教学课件。

（3）会计档案：会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。学校会计档案分为报表、账簿、凭证类。

报表类：季度、年度报表。

账簿类：总账、明细账。

凭证类：记账凭证。

2.立卷

按照材料的自然形成规律，保证材料之间的历史联系，按照材料的价值，正确划定保管期限。卷内文件排列。卷内材料的排列要系统化，以反映材料之间的联系，便于利用和保管，具体可按时间、问题、作者、重要程度等排列，也可灵活掌握，结合适用。编目上架。编制卷内目录，案卷目录和标题是揭示卷内文件的成分与内容，为查找利用提供线索。

三、中专学校档案的保管与质量管理的要求

档案的价值是保管的依据，档案参考作用的大小来鉴定档案的存放价值，但档案质量的提高与工作人员的质量意识有着密切的关系。其中领导的档案质量意识最为关键，必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

学校的文书档案、教学档案、会计档案应编制移交清册，在学校机关综合档案存放，以先文书后教学再会计的顺序给档案柜统一编号。lO年以上的永久档案移交，上级档案馆统一保管，本校保存移交清册，对再无保存价值的档案造册销毁，领导签字后方能销毁。

为了解决不断增长的大量档案与利用者对档案特定需要之间的矛盾，充分发挥档案的作用，必须编制各种检索性目录，如档案目录，分类目录等。建立档案借阅登记，利用效果登记簿，并认真填写，搞好档案的保密工作。

在做好以上工作的同时，单位领导要给从事档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，持续提高档案管理人员专业知识水平，并完善各项档案管理设施。档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都应该配备齐全。

四、解决和改进档案质量问题的步骤

现阶段，档案管理工作确实有很多不如人意的方面。主要表现在有些领导对档案管理工作重视程度不够，对档案管理人员业务培训不够、档案管理设施不足、档案人员业务水平不高、资料的收集、整理;档案制度不完善等。如何切实解决和改进档案质量问题要从如下方面开展好工作。

（一）分析现状，查找问题

档案管理人员要自觉树立档案质量管理意识，从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研等各环节都要不定期进行检查和自查。分析产生档案质量问题的主要原因，及时找出影响和制约档案质量的因素。

（二）制定计划，组织实施

对于在检查和自查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，都要从第一步开始，结合本单位实际情况，及时制定改进计划，并切实将计划贯彻落实，不让同样的错误再次出现。

（三）总结经验，巩固成绩

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机能实验室属于现代媒体设施中的一种教学工具.因此，在基础医学院校展开机能实验教学的过程中，其实验室具有实验数量多、仪器设备庞大等特点.目前，各医学院校机能实验室根据学院的规模以及院校的需求设置不同程度的机能实验室.在医学院校中一般拥有10-14间的机能实验室，根据学生的数量以及教学的需求，包括网络化教学实验室、创新性实验室、机能学人体实验室.在实验室内同时配有SH-1生物机能实验室同步演示系统设备、Labtutor人体实验教学系统以及BL-420F生物信号采集系统和相关的分析仪器等教学设备.通常情况下，机能实验室都具有与之相匹配的设施，这些设施有助于教学模式的顺利开展.因此，医学院校在机能实验室管理方面应当加强管理，建立和完善相关的管理制度，使得机能实验室的管理更规范化和制度化.只有将机能实验室进行标准化的管理，才能够在教学实践中充分体现出其应有的作用.在实验室教学的过程中，标准化的机能实验室管理模式，有效保障实验教学秩序的顺利展开，充分发挥机能实验室的作用，使得教师在教学中更好的培养学生，提高学生的各项综合能力.

2机能实验室标准化管理的方法

在对机能实验室标准化管理的过程中，科学的管理方法是标准化管理制度实现的有力保证.科学的管理方式是实现机能实验室标准化管理目标的根本手段.医学院校在对机能实验室进行标准化管理的过程中，科学的管理方法不仅来源于管理的实践，更来源于管理人员的服务.唯有在管理的过程中，突出服务性的宗旨，更有助于管理标准化的实现.机能实验室标准化的管理方法主要由以下几种：

2.1建立完善的规章管理制度

规章制度的完善是实现机能实验室标准化管理的重要前提和保证.对机能实验室进行标准化的管理有助于机能实验室在教学中充分发挥其作用.为使得机能实验室建设得更为完善，发展的更加规范，建立相应的规章管理制度，可以促进机能实验室在平常的管理工作中做到有章可循，所有的管理工作能够按照一定的秩序进行.因此，各医学院校应当根据学院的实际情况，制定机能实验室的管理守则.在学生进行实验操作中，让学生按照相应的实验守则进行实验操作.其实，医学院校对机能实验室进行管理的过程中，其各项制度应当包括实验药品的管理制度、机能实验教师备课制度、以及仪器设备管理制度等等.只有建立相关制度的前提下，实验室教学工作才能够更好地开展.同时，完善管理制度，有利于机能实验室的管理.可见，规章制度的建立能够为标准化的机能实验室管理提供有力的保证.

2.2责任管理与岗位管理制度相结合

制度的建立为标准化的管理模式提供了有力的保证.在完善相关制度的前提下，加强管理的责任制度，将管理的责任运用到实际的工作中，使得管理工作能够顺利开展.在机能实验室管理工作中，设置相应的岗位管理.岗位管理是医学院校根据实验室教学的进行而设置的.实行岗位管理的要求符合实验室教学的特点，因此，对岗位本身应当做到标准化和规范化.各医学院校根据本校机能实验室设立的具体情况，采取专人负责的模式.机能实验室岗位的设置应根据级别不同，对管理人员的考核指标也不相同.唯有加强岗位管理，才能够促进机能实验室标准化的管理.责任管理制度，主要体现的是在管理中始终坚持以人为本的原则进行管理.责任管理的实行依据在岗人员的管理进行责任确认.责任管理制度是对管理人员的管理精神和管理行为进行 规范化的管理.根据岗位管理的考核情况，增强管理人员的管理素质以及责任感.对机能实验室进行责任的管理制度，其实质就是依据管理的相关制度对管理人员的行为进行统一规范的管理.机能实验室管理责任制度的推行，对机能实验室各项管理工作的正常进行提供了有力保证.责任管理与岗位管理相结合，使得各项管理工作能够运用到实际中来，使得机能实验室的管理工作取得良好的效果.

2.3根据实验设备对机能实验室进行分类管理

机能实验室内每一件设备仪器都具有很高的使用价值.医学院校在购买这些仪器的过程中，同样支出了较高的经济费用.机能实验室内的仪器各种各样，每一件仪器在实验教学中所具有的作用也各不相同.医学院校提供全套的仪器设备有助于实验室教学的顺利开展.因此，在对机能实验室进行标准化管理的过程中，应当根据实验设备对实验室进行分类的管理.对实验设备进行分类管理，可以提高实验设备使用的效率.根据设备类型对实验室进行管理，可以依据实验的类别以及设备保养的要求对仪器和设备进行符合科学规范的配置.同时还可以对实验室进行专门化的设置.所谓专门化的设置，指的是针对一个实验项目，设置两个实验室的数量.这种专门的设置模式，既可以满足教学的要求，还能够对仪器设备进行合理的配置，使得仪器设备的利用率达到最大.在实验室仪器设备需要更新的过程中，分类模式的进行，为其提供了有力的条件.实验室进行专门的设置，对仪器设备进行分类管理，在实践的过程中，不仅有助于教学模式的展开，更有利于仪器设备的利用率达到最大化.避免了在实验操作中，仪器设备搬动的情况.可见，这样的管理模式，不仅有助于教学，更有助于仪器设备的管理.使得在对机能实验室管理的工作中更具有针对性，不会导致在日常的工作中出现管理不合理的现象.因此，根据实验设备对机能实验室进行分类管理，设立专门的实验室，是机能实验室标准化管理的必要手段.

2.4实验教学的标准化管理

机能实验室的建立是为了实验教学的顺利开展.在建立相关的管理制度，调动管理工作人员的积极性的情况下，使得实验室管理人员的管理职责明确，对实验室的安全提供了保证，促进机能实验室高效的运行.但是，在对机能实验室进行标准化管理过程中，只针对管理人员提出一些必备的要求是完全不够的.为促进机能实验室标准化管理工作的顺利进行，在管理工作中应当实行实验室集体备课并建立相应的实验教学档案.如此一来，即使部分管理工作人员因其他原因不能对实验室进行管理，那么其他的管理人员可以根据之前建立的档案，立刻接管实验室管理工作.因此，在每学期开始，医学院校应当组织相关的实验技术人员进行实验集体备课以及与之相关的预演实验，对每一位教师的实验建立与之相匹配的档案.实验教学的档案应当由实验教师独立完成，交由实验室管理工作人员保管.档案的建立可以让学生以及教师对自己的实验课程有详细的了解.管理人员还应要求学生，在实验完成后，根据档案登记的信息对实验用品进行清点.该项工作的进行，不仅是管理人员就可以完成的，其中需要教师和学生的共同参与.可见，这样实验操作过程，不仅可以实现试验的目的，还有助于学生科学严谨的工作作风.使得机能实验室标准化管理工作更顺利的进行.

3提高实验室教学人员的业务素质

建设标准化的机能实验室管理模式，其主要目的就是提高教师和实验技术人员对机能实验室的使用效率.实践表明，提高各组成人员的专业素质将有利于标准化管理模式的进行.随着实验跨科学性以及实验改革的进行，对机能实验室进行标准化的管理具有其必要性.教师在实验教学中起着重要的作用.因此，在对机能实验室进行标准化的管理中，调动教师工作的积极性，鼓励教师在教学实验中推行实验改革，为实验教学的推广献计献策.实验教学的改革对于医学院校机能实验室标准化的管理具有重要的影响.通过实验教学的改革，无论教师还是学生，都会在日常的实验中注重实验室的的各项管理制度.教师和学生参与进机能实验室的管理工作中，将对管理工作展开具有促进作用.教师在提高自身专业素质的前提下，在教学实践中推广实验教学改革的进行，使得机能实验室的标准化管理更好的进行.可见，在机能实验室标准化的管理中，教学人员专业素质的提高将有利于机能实验室标准化的管理.同时，标准化的机能实验室管理模式对于教学实践的开展同样具有重要的影响.

4结语

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【关键词】进档案工作；“以我为主”；案卷质量

我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级、各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成了一个严密完整的组织体系。文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段，再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理中间性、过渡性、半现行文件的机关档案室。因此，推行档案工作的规范化、标准化是与时俱进，势在必行的必由之路。

1. 公文制发是推进档案工作规范化、标准化的前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中，必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。

（1）公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。

（2）注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否标准，主送单位和抄送准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。

（3）公文字迹要牢固清晰。不论是草似公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。



2. 实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作中国形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：（1）要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

（2）明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

（3）在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的人口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

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关键词： 档案工作 规范化 标准化 立卷 建设

在新的历史时期下，人们越来越注重档案工作的规范化和标准化建设。档案工作的规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，对档案工作规范化、标准化工作要任务清楚，目的明确，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、文件与档案的本质区别

《档案法》第十二条规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。”可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一是文件和档案的共同本质属性”，［1］所以，文件与档案从本质上来说属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”［2］。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下次要性质可以发生变化，而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。

二、做好档案工作规范化、标准化的前提工作

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。所以，我们首先要做好公文制发的工作，而公文制发得怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响着日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化的问题，提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。要做好以下四个方面的工作：第一，公文用纸质量要好应该是前提，要统一幅面尺寸、规格、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。第二，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。第三，公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，保证字迹鲜明、清晰，以利于日后长久保管利用。第四，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、做好档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。立卷归档工作是解决问题、实现目标的关键性工作，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：第一，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱。第二，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在以本单位形成的文件为主的原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，从而提高档案利用的效率和效果。第三，在坚持贯彻以本单位形成的文件为主归档原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、依靠原始材料进行档案立卷，建立电子文件归档制度

除了依靠原始材料设立分管领导和立卷牵头人负责督促检查立卷工作外，还要开展电子文件归档。电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原始材料立卷，要以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍。进行这项工作需要新的知识和技术手段，而现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，因此，在进行这项工作以前，要对承担此项工作的人员加以培训，通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文归档工作，这样才能逐步实现档案工作规范化、标准化的根本目标。

总之，为促进档案工作规范化、标准化的建设，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，建立电子文件归档制度，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

参考文献：