企业销售合同管理范文

导语：如何才能写好一篇企业销售合同管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、TX公司简介

2010年8月正式注册的TX公司，注册资本额是1.8亿元人民币，根据业内的世界通行最高标准T4建造，是我国目前唯一一间获得T4认证的信息服务商。TX公司的经营业务非常多样化，具体包括销售电脑硬件以及软件、提供专业的网络技术服务、提供系统集成与对接服务等。TX公司的结构设置非常简单，具体有：营销部、资源部、客户部以及财务部，各个部门的主要职能分别为：销售公司的产品以及服务、管理系统集成以及软件对接服务、处理客户的咨询与投诉等客户服务、真实记录会计信息与数据。TX公司具体的销售业务整个过程为：营销部负责与客户接洽，并和客户磋商合同细节，最终敲定产品的销售价格，然后签订销售合同，并将客户的资料单独建立档案，上传到管理系统之中；客户部按照营销部上传的销售合同向资源部发送订单，并要求其根据订单要求配置相应的产品；资源部按照订单信息完成相应的资源配置；与此同时，财务部按照具体的合同信息开具发票并催缴销售款。经过笔者的实地调研，发现TX公司当前对销售业务的内控管理完全满足内控机制的要求，只不过对于应收账款以及销售合同的管理方面还存在一定的疏漏。下面，就以销售合同的管理疏漏为出发点，探究应该如何做好内控关键点的管理，进而提升内控机制的有效性。

二、 TX公司销售合同管理现状

合同是交易双方关于产品交易所有约定的法律表现形式，是规范企业交易行为的重要保证，而且一旦交易双方发生了纠纷，那么合同就是解决纠纷的最佳法律依据。若企业没能管理好销售合同，那么不但会造成企业内部管理的低效盲目，经营活动风险的提高；还会令企业的应有权益得不到相应的保证。当前，TX公司在销售部业务人员和客户经过平等协商之后，会仔细列明合同的交易条款，并签订正式的销售合同，公司有统一的合同格式，一式六份，双方各执三份；其中，财务部保存一份、销售部保存一份、客户部保存一份。合同正式生效之后，交易双方会根据具体的条款开展合同管理工作。下面是笔者对TX公司销售合同管理情况进行的随机调查结果：

（一）销售合同管理现状 有一个这样的真实案例：TX公司将一处空置的机房出租给Y公司，双方经过磋商之后签订了租赁合同，合同约定：Y公司第1年承租TX公司空置机房的40%；第2年承租TX公司空置机房的80%；第3年承租TX公司空置机房的100%。合同约定的执行日期是2011年6月1日。可是，实际上Y公司比合同约定的时间早了两个月进驻，2011年4月1日就已经将服务器挪到了TX公司的空置机房中。于是，TX公司要求Y公司进行合同条款修改，把合同时间改为2011年4月1日开始，之后两年的顺延时点都是4月1日。之后的合同修改工作，TX公司觉得既然Y公司已经承认了提早入驻的事实，那么在修改的合同上盖章是迟早的事，就没有继续跟踪之后两年的顺延时点变化的修订。于是，在结算租赁费用的时候，交易双方就2012年以及2013年的顺延时点存在分歧。但是因为TX公司并没有Y公司盖章的修改条款补充件，所以无法追讨应有的权益，只能按照初始的合同，损失了两个月的租金收入。

（二）导致销售合同管理问题的原因分析 笔者在梳理TX公司整个销售合同管理流程之后，发现导致管理问题的原因主要有：

（1）TX公司刚刚成立不久，因此还处在起步初期，为了扩大业务规模与占领市场份额，公司关注的是市场与销售行为，公司上上下下都无形中秉承着“所有工作都是为了实现更好的销售目标”这一经营理念，相比起静态的合同管理，公司更加重视的是销售额的增长速度与幅度。

（2）公司将重要资源都集中投放到了营销部，令其在公司中属于很“大”的部门，全权负责销售合同的全过程，因为需要注意与管理的环节太多，而且整个合同的签订过程有时需要很长时间，所以管理中难免存在疏漏。另外，营销部具体进行销售合同的管理时，不但是合同的签订人，还是合同的审核人，因此监督机制完全处于空白状态，导致了管理中的盲区。

（3）TX公司暂时还没有完善的信息管理系统。当前，TX资源部是基于OSS系统配置各项产品与服务资源的；财务部则基于用友财务管理系统做账；营销部则基于CIM系统进行客户以及合同的管理。很明显，各个部门的系统之间缺乏有效的衔接机制，导致数据在部门之间的传输非常低效，从而缺乏相应的监督管理辅助。

三、TX公司销售合同管理改善建议

（一）理顺销售合同管理流程 通过笔者的调查分析，认为销售合同并不是静态的管理对象，应该将合同管理贯穿于产品销售的全过程，具体流程如下：

（1）准备环节。具体可以拆解为：初步洽谈交易事项达成销售意向针对具体的交易价格、交货方式、回款方式等磋商按照公司的统一合同模板，填充合同的详细内容合同进入审核阶段。

（2）签订环节。按照上环节的磋商结果，交易双方签订正式的销售合同。

（3）履行环节。双方盖章合同即生效，生效以后交易双方就需要按照合同的约定履行自己的义务。另外，公司还应该做好合同执行的管理工作，并对合同执行情况进行科学的评估。

（二）明确销售合同管理过程中的风险 具体有：

（1）文本风险。如果公司设定的合同模板中有重要约定事项的疏漏或者措词方面存在歧义，就很容易导致TX公司的正当权益受到损害；另外，如果TX公司未与交易对象签订销售合同，同样也有可能造成公司资产的损失；如果合同约定的事项违背了国家的法律，那么不但会导致TX公司受到主管部门的严厉处罚，造成经济损失，还会严重影响企业的声誉，进而打击企业的竞争力。

（2）审批风险。如果TX公司审批合同的过程不规范，存在越权审批的情况；或者公司未严格管理好合同印章，导致那些不符合公司管理要求的合同也同样盖上了印章；或者合同签订之后，随意改动其中的条款；或者合同保管不善，导致信息外泄或者合同遗失等。

（3）执行风险。合同的执行过程中，同样也有可能产生各种风险。不论是合同的履行还是合同的变更以及终止，都有可能导致 公司蒙受一定的经济损失，因此，一旦发生上述的情况， 公司必须积极采取应对措施，力争将自身的损失降至最低。

（三）设计合理的销售合同内控机制 具体如下：

（1）TX公司应该在管理理念中加入“诚”“信”二字，具体怎样做到，当前最需要做的就是设定合理的管理目标。企业的治理结构中，最高级别的就是董事会，董事会掌控着企业整体的发展方向与战略，因此，关注的是长期发展，自然设定的管理目标也应该系统化、合理化、务实化，不能只看重眼前利益，聚焦于短期的经营数据。 公司的管理层受到董事会的直接领导，并向董事会汇报管理工作，管理层具体的工作职责就是将董事会制定的公司发展目标分解为更加细致、更加具有针对性的分目标，让这些目标不但能够推动公司经营业务的发展，还能把信用风险稳定在可控水平之内。另外，管理层需要谨慎做出承诺，一旦做出了承诺就必须尽量遵守，从而让客户对公司产生信任感；在公司内部也要积极培养诚信为本的人文氛围，借助常规的管理工作，向员工灌输诚信经营的企业经营理念，并将风险防范意识牢牢植根于员工的脑海中。

（2）基于TX公司当前内控体系，可以在管理销售合同的过程中，重点关注以下方面：首先，TX公司提供的产品和服务与普通企业有很大区别，而且客户群都是企业个体，销售过程中必须明确约定服务的起始时点与时长，以及所需提供的相应资源，销售合同必须双方盖章。合同签订好了之后，TX公司会按照合同的约定向客户提供相应的服务，而且已经提供的服务客户必须签字确认收到，并盖上合同章，以表示TX公司已经完成了合同约定的部分事项。其次，完善合同印章的管理。TX公司应该安排专门的部门负责管理印章，并将已经得到审批盖章的合同，归档分类管理；如果是金额巨大或者对公司发展影响深远的合同，必须请交易对方的授权人到场当面签订盖章，若是需要TX公司先盖好章之后寄给交易的另一方，那么除了在合同指定的盖章位置盖章之外，还必须在合同的每页之间盖上骑缝章，以免出现对方私自修改条款的情况；如果双方在谈判之后，书面合同未能及时准备好，无法立刻签订的，必须在合同准备好的第一时间进行补签；合同签订以后，公司应该安排客户部管理好交易对方的资质以及合同副本；财务部留存一份进行收款备案，合同的正本则交由营销部存档；TX公司需要对合同高度保密，严禁公司人员泄露任何合同中的信息，违者将追究其责任，必要时还应采取法律手段。再次，必须保证销售合同文本的严谨性。TX公司应该安排专业人员进行合同文本的审阅，确认其中的价格、数量等信息不存在歧义，而且意思表述清楚。当前，TX公司暂时还没有专门的法律人员，因此，需要聘请专业的律师到公司进行合同中约定的权利以及义务的确认；财务部则负责审阅付款相关的合同约定事项；客户部则审阅售后服务条款。第四，明确不同级别管理人员的审批权限。因为TX公司的销售行为都是发生在签订合同以后，所以其会按照客户具体的订单信息进行资源与服务的配置，因此在明确不同级别管理人员的审批权限时很难按照金额给定权限。这时候，笔者建议其可以把审批权限划分为两部分：即授信金额以及销售实价。具体说明的话，如果合同约定的销售实价低于公司报价的60%，或者授信金额高于50万元人民币，那么就需要营销总监亲自进行审批；如果合同约定的销售实价高于公司报价的60%，但低于公司报价的80%，或者授信金额在10万元至50万元人民币之间，那么营销经理有权进行审批；如果合同约定的销售实价高于公司报价的80%，或者授信金额低于10万元人民币，那么营销人员有权进行审批。不过，这里需要注意的是，上面探讨的审批权限完全是针对营销部内部来说的，合同必须还要经过其它部门以及公司总经理的最终审批。如果公司因为经营的需要，要改变合同模板，那么一定要聘请专业法律人士进行审阅，确定没有法律漏洞的情况下才可以正式使用。合同的审批过程涉及的部门很多，而且每个部门的审批都需要一段时间，因此，若是每个部门都拖拉一点的话，那么合同的履行肯定会受到严重的影响。笔者建议TX公司设定合同的审批责任时间，针对当前的业务特点，合同在每个部门的审批时间不可以超过3天，一旦超出了时间上限，营销部可以进行提示，如果该部门仍然继续拖延，那么就需要直接进入下面的审批环节，当然，未会签部门在合同中的责任不会获得豁免，公司默认其审批通过了合同的各项条款，若是将来合同的履行过程中出现了问题，那么未会签部门同样需要承担相应的责任。第五，分离销售合同管理中不同权限人员的岗位。为了提升销售合同的管理效率，TX公司应该将审批、执行、监督的岗位分离开来，绝对不可以一人兼多职，这样可以有效避免权力交叉而产生的渎职以及舞弊行为，降低公司销售合同管理过程中的风险。第六，完善合同违约处理机制。合同在履行的过程中，由于受到很多因素的综合影响，因此，未必都能顺利执行到最后，出现变更或者违约的情况，有时也是正常现象。针对这种情况，笔者认为，TX公司需要做好与当事人的协商工作，尽量争取达成一致，从而将损失降至最低。至于具体的合同纠纷处理，则需要根据纠纷情况，进行相应的处理；如果双方在履行合同的过程中有纠纷，那么可以按照合同的约定进行调节处理，若双方能够达成一致意见，则需要签署纠纷调节备忘录；若双方没能达成一致意见，则需要提交仲裁机构仲裁或者提出诉讼。

（3）虽然TX公司各个部门都应用了信息化系统，但是由于系统之间没有有效的衔接机制，导致销售合同的审批以及管理工作变得更加繁琐复杂，管理效率也非常低下。笔者认为，TX公司应该开发出高度集成的系统，或者实现不同系统间的数据对接，从而提升公司内部信息流通的速度。

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【关键词】销售合同；合同管理；财务监管

市场经济是契约经济。企业的种种经济往来，多数是通过合同形式进行的，包括与客户签订的销售合同，与供应商签订的采购合同，与金融机构签订的借款合同等。合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。不断行使合同权利与履行合同义务，进而实现企业的经济目标，这是企业运行的主线。

对于企业来说，销售是其重要的收入来源，是企业利润的源头。相应地，销售合同是财务部门核算收入、编制财务报表的基本依据，合同管理亦是企业财务管理的重要组成部分。因此，财务部门作为企业的经济警察，应当积极、主动的参与到销售合同管理的全过程中，发挥财务监管的职能。但是在实践中，不少企业的财务人员仅停留在会计核算的基础上，不能主动参与到销售合同的管理中，导致财务人员对经济业务性质不了解、对销售合同的执行情况不掌握，使财务核算滞后，披露的财务信息与经济业务的进度脱节。同时由于整个销售合同的评审、签订、执行、结算的过程没有财务部门的参与，可能会给企业带来巨大的财务风险。

一、销售合同管理中财务监管缺失可能引起的风险

1.财务风险未在合同评审时予以提示

目前不少企业签订销售合同的流程为由业务专家、律师等组成评审小组，销售合同经评审后，由营销部签订。整个过程没有财务部门参与，导致许多涉及财务核算的风险及问题并未在合同订立前予以提示。例如，项目利润是否能够保证，用户费用能否支付、相关处理方式是否符合财税相关法律法规的规定。

2.财务核算失真

部门未能主动参与到销售合同的管理中，极有可能导致财务人员仅是被动地接受营销部传来的结算单据，依据自己对结算单据的理解进行核算，例如与中间商的协议明确规定了回款的数量及质量要求，但财务部根本未取得中间商协议，也就无法依据协议规定对中间商转签合同所形成的应收款项分类管理。销售合同中财务监管的缺失，致使财务人员对经济业务性质不了解、对销售合同的执行情况不掌握，使财务数据失真，财务核算脱离合同规范。

3.销售合同履行过程中，财务部门的监督作用无法发挥

销售合同订立后，存在的风险主要有：合同双方当事人没有恰当地履行约定义务；未按合同约定金额、期限支付款项；由于疏忽，未按时催收到期合同款项；合同亏损。财务部门应当督促和配合相关业务部门做好合同的执行工作，建立管控措施，保证合同顺利执行，保障资金安全以及合同利润。若财务部门未参与销售合同的管理，则对合同内容和相关条款不了解，监督作用也就无从发挥。

二、财务监督在销售合同管理中发挥作用的若干关键点

随着市场竞争的加剧，加强销售合同管理和风险控制措施变得尤为重要。财务人员如何更全面地参与到销售合同的管理当中来，如何加强财务部门在销售合同管理中的职能都是财务人员必须考虑的问题。

首先，需要管理层充分认识到财务管理是公司内部管理的重要组成部分，在公司销售合同评审、签订、结算等关键环节设置财务监督，决策过程中应更多地进行财务数据的分析，在企业管理中应以财务管理为核心。

其次，财务部门应该配备高素质人才，不断提高自身业务素质，努力改变财务工作环境，设置专门的销售合同管理职能，从事前、事中、事后对销售合同加强管理监督。具体做到以下几点：

1.财务部门应加强对产品销售价格的控制与监督

产品售价是销售合同中的核心内容。财务部门应以产品成本核算为基础，会同市场、营销部门根据市场需求与竞争情况，结合企业产品营销策略等因素制定销售定价政策，包括产品价目表（应包括浮动范围、执行期间等信息），收款政策等。销售定价政策作为企业核心决策方案应经管理层审批，经审批确定的政策文件送业务部门与财务部门备案，并根据市场变化定期对现行定价进行评估、修正与重新审批，价格政策一经确定后就要求业务部门严格执行，财务定期或不定期检查。

2.财务部门作为企业的经济警察，应参与销售合同评审

根据企业内部控制具体规范（征求意见稿），合同审核应当建立不同部门会同审核制度，财务部门、内部审计部门和合同归口管理部门应对合同出具审核意见。就销售合同而言，营销部在取得订单后，财务部门应参与合同的评审及签订，审核合同是否符合国家财经法纪、税法及企业内部管理要求，对于虚构经济业务的行为应事前予以抵制，将风险控制在源头。

3.销售合同实行财务部门与市场部门的归口管理，市场部及财务部应把关合同的真实性、合法性

作为企业销售业务的载体，销售合同的信息量极大。同时，销售合同为财务的结算执行提供了依据。因此，销售合同的备案不能仅在市场部，财务部门也应备案。一旦合同发生变更或达成解除协议的，应重新走流程审批并及时报市场部及财务部门备案。合同正本由营销部负责履行、保管，合同履行完毕应按有关要求及时归档。

由于不同销售合同反映的经济事项各不相同，因此，财务部门应对合同进行分类，细化合同的管理，例如，销售合同包括普通销售合同、商协议、中间商协议等，普通销售合同又可分为自订货合同、转签合同、负责的合同、中间商负责的合同等。细化分类，有利于具体业务的管理。作为合同的监督部门，财务部门与市场部门应通力合作，从市场的角度与财务的角度把好关，对虚假销售合同业务坚决予以抵制。

4.财务应严格监督销售合同的履行

销售合同的履行对于财务而言就是合同的跟踪及考核。

（1）跟踪合同的履行情况。财务部门对送存备案的销售合同应严密关注具体履行情况，针对不同合同建立不同的收益成本核算体系，对于按现有口径核算出的薄利或者利润亏损项目，应牵头组织人员分析亏损原因。

（2）根据合同约定，考核应收款项。财务部门应增加对应收款的考核职能，对于符合合同约定收款条件的项目，应通知营销部及时催收，并制定应收款项回款的考核、奖惩制度，以增强营销人员的回款责任心。

5.财务部门参与建立客户信用管理政策

销售合同的主体是本企业与客户。客户信用评估和授信既是信用管理工作的开始，也是信用管理者运用专业能力最多、投入精力最大的工作，是企业客户信用风险管理的关键环节。企业应定期组织（或至少每年）相关部门对客户资信情况进行评估，就不同的客户明确信用额度、回款期限、折扣标准、失信情况应采取的应对措施等做出规范。评估过程应有财务部门的参与。对评估确定的赊销客户的名称、批准赊销额度等信息应送财务部门备案。

6.财务部门对合同项目做好事后分析与总结

财务部门对合同做好分析，能快速而有效发现销售合同签订、执行、结算过程中存在的问题，通过对问题的总结分析，有利于以后类似销售合同存在风险的事前防范，合同执行过程中的费用控制，合同执行完后的结算考核与回款管理。

三、结论

综上所述，一方面，企业签订的销售合同内容是财务部门进行收入核算、编制报表的重要依据，财务部门对销售合同的有效管理，有利于增强财务核算的准确性与财务报表的可靠性；另一方面，合同管理是企业财务管理与财务监督的重要组成部分。因此，财务部门应当要主动参与到销售合同的谈判、签订、履行以及收尾工作中，将销售合同管理纳入日常财务监督工作中，维护财务在企业经济运行过程中的知情权，发挥财务管理在企业管理中的核心作用，维护企业的经济利益。

参考文献：

[1]财政部会计司.《企业内部控制应用指引第16号―合同管理》解读.财务与会计，2011（5）

[2]洪芳华.浅谈企业经济合同管理中的问题与对策.经济生活文摘，2011（9）

[3]陶志明.合同管理在会计事前监督中的运用[J].财会通讯・理财，2008（6）

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关键词：医药企业；债权档案；实践探索

债权档案的范围有广义和狭义之分。广义上讲，凡反映企业应从他方获得某种权利（货币、一种行为、一种物或者智力成果）的依据性文件材料（合同、票据、证书等）都是债权档案。狭义上讲债权档案主要是指企业产品销售过程中形成的应收帐款债权依据。债权档案能够在产生所有者权益纠纷时作为法定证据，证明债权方应获得的金钱或非金钱的权利。本文侧重于探讨药品生产、经营企业因签订产品销售合同，产生应收帐款所形成的狭义债权档案。主要包括：销售客户目录及信用信息资料、产品销售合同、送货签收单据、应收帐款对帐单、销售管理台帐、送货管理台帐，产品销售财务总帐、应收帐款明细帐及附件票据等与债权直接相关的文件材料。

1 药品生产经营企业债权档案的特点

1.1 应收帐款债权档案是公司债权档案构成的主体

以药品生产、销售为主的工业企业，其产品的直销对象主要是各级医院，医药商品经营企业（各级医药批发公司）、连锁药房经营公司。其销售模式以信用限额销售为主，现款销售所占份额较少。应收帐款债权占上年销售总额15%-30%，成为公司债权构成的主要部分。因此，应收帐款债权档案是公司债权档案的主体，显得尤其重要。

1.2 债权档案数量很大，分布范围广

药品生产企业往往品种、品规较多；营销对象多，且分布在全国各地；物流配送是在信用限额内按需配送，形成一种累计式债权。而不是签定1份产品销售合同对应一次性完成配送。因此产生的销售合同、销售发票、送货单据等债权资料数量很大，分布范围广。如管理不科学、责任落实不到位，在传递过程中极易造成遗失。

2 药品生产经营企业债权档案的存在问题

2.1 债权档案在形成部门分散排列归档，需要提供利用时查全率达不到100%

1.会计档案中债权档案不齐全且未集中排列。在实际操作中，会计做帐时，应收帐款凭证附件只有送货单、发票财务联，随帐务生成时间，分散装订成册，不是按某个经销商某年度全部交易凭证集中排列，其中还缺少销售合同及其他相关债权依据材料。因此，在企业清理债权时从会计档案中查找某个经销商某个时间段的债权档案费时、费力，查找不齐全。

2.应收帐款会计凭证附件之外的债权档案由形成部门分散收集保管、排列整理不科学也存在查找不齐问题。

产品销售合同，销售管理台帐、产品出库管理台帐、物流送货单等形成于不同部门，在排列整理上缺少科学、规范，不利于查找，也造成债权清理时利用困难。

2.2 债权档案生效要件不完善，准确率达不到100%

1.销售合同在签订环节存在签字、盖章等生效要件不全或与预留印件不相符的现象；

2.送货单据签章生效要件不全主要表现为：

（1）送货单填写不详，如送货汇总单填写送货件数、合计金额，无品种、规格、单价、金额及合计等明细签章单。或者汇总单与明细单之间未建立生效关联信息，造成送货单无效。

（2）收货人签字与预留收货人签字不符。

3 加强债权档案收集、归档管理的实践探索

鉴于药品生产经营企业债权档案的特点及存在问题，企业有必要加强债权档案的管理，提高债权档案形成环节的准确率、收集环节的完整率、保管环节的齐全率和查全率。使企业在债权风控管理中避免因债权证据缺失而处于被动地位，造成经济损失。

3.1 制定债权档案专项管理制度，建立债权档案形成、收集、归档管理网络，明确债权档案形成的关键环节的收集、移交归档职责

1.债权监控中心为债权管理的主管部门，负责信用客户、信用限额及债权档案管理制度的制定、培训，并监督、检查、考核执行情况。

（1）集团公司债权监控中心为销售客户及信用限额管理的主管部门，负责制定债权及债权档案管理制度，并监督、检查执行情况。下属公司债权监控分中心为本公司客户及信用限额的具体管理单位（部门），负责执行客户信用限额管理制度和债权档案的检查、审核及归档管理。

（2）债权监控分中心必须建立客户电子信息档案库并进行动态维护。销售客户是公司的重要资源，不允许任何个人或团体私自占用公司客户资源。发生业务往来的客户，统一实行申报审批制，经公司正式审批后的客户必须统一编制《销售客户目录》以正式文件下发，未上目录的客户不得销售。信用客户必须提供齐全的信用资料，客户信息系统根据客户情况的变化（新增、名称、地址、开票资料等信息变更）及时更新，动态管理。客户注销必须结清货款后才能予以注销。客户电子信息、纸质客户目录及信用资料一同视为债权档案归档保管。

2.各公司销售财务部负责应收帐款的对帐管理，强化对帐管理的及时性，确保债权的准确性。

（1）企业授信额度实行时间授信和总额授信的双控原则。销售财务监控授信债权总额及其存在时间，将授信总额控制在上年销售额的15%-30%以内。

（2）严格执行财务对帐制度，每年对帐率要求达到100%。余额不平，找出不平的原因并加以说明和处理。形成的对帐余额调节表及情况说明要求加盖财务专用章作为债权依据，移交债权中心与合同、送货单一同归档。

3.销售合同管理部负责销售合同设计、用印、发出、回收审核。

（1）规范产品销售合同文本的设计。

销售合同文本统一规范设计，并详细说明填写要求，填写示范样本。对签订合同的业务代表、发货人等相关人员进行统一培训。

（2）规范合同填写、签字、盖章等法律生效要件。

首先，要求信用客户提品销售合同签订人、合同专用章、财务专用章等合法字模、印模及授权委托书作为预留信用依据。

其次，签订产品销售合同时，要求签字盖章手续必须齐全，并与预留字模、印模相符。

当合同变更时，在“其它约定事项栏”注明变更情况并由双方签字确认。合同作废时，商务代表到经销商单位收回原合同并注明“作废”或“无效”等字样返还合同管理部。通过规范设计、填写、审核、纠错等办法，强化签定合同的准确性。

4.物流配送管理环节负责送货单制发、回收、审核，并移交一份给合同管理部门与相应的合同附在一起归档。

（1）物流部门必须严格执行发货制度，收集配送对象的预留字模、印模。货品送达后必须要求收货人签字盖章，并与预留字模、印模一致。

（2）每次送货、退货单证齐全，送货单上标注销售合同和送货明细单、发票编号，几种债权依据相互映证，以确保债权档案的准确性。

实践操作中常会出现：授信客户收货印模、字模、托运公司授权依据收集不全；送货单无签章；多品种送货时，只有汇总送货单签章，未标注送货明细单编号，建立生效关联信息。因此，送货单据生效回收时应按以上要求严格复核，确保送货单签发的准备性。

3.2 销售合同及送货单的制发、回收、移交等严格执行登记管理制度，保证债权档案收集完整、齐全

所谓完整就是要求已签订生效的合同和相应的送货单据收齐、配套；齐全就是要求与某客户签订的全部合同、送货单、对帐单收齐配套。只有通过严格登记、追踪管理制度来实现债权档案的收集完整、齐全。

（1）销售合同发出和执行登记台帐，按分销公司及所销产品登记。每月清理已履行和未能履行的合同，进行分析，发现问题及时沟通处理。

（2）严格执行送货登记管理台帐。送货台帐要有送货单发出、回收情况记录。将签收手续完备的送货单财务联移交销售财务会计记帐，第一联移交合同部作为债权档案附在相应的销售合同后，第三联自存作为送货台帐记帐依据。

（3）销售合同及送货单签发后，必须限期返回，丢失一份要登报公示并从重处罚责任人。

通过对债权档案传递过程的跟踪，确保债权档案收集、及时、完整、齐全。

3.3 科学排列，规范整理债权档案

1.科学排列，提高查准率。

排列整理：销售合同按产品、销售区域（省）、经销商（购货单位）、时间等要素进行排列。年度内将同一经销商的每一份销售合同附上送货单、按时间先后排列，再附上年度对帐余额调节表。

规范装订：合同、送货单等应归档债权凭据排列顺序确定后，制作卷内目录及备考表，装订成册。

3.4 归口管理，提高债权档案利用查全率

所有债权档案由形成部门分片区、经销商排列，装订成册后，编制移交清册，每年移交债权中心审核，归口集中保管、利用。确无债权纠纷后再移交档案部门保存10年。当债权法律纠纷产生时能快速提供债权依据，确保企业债权万无一失。

参考文献

[1]国家档案局，企业文件材料归档范围和档案保管期限规定[R]. 国家档案局第10号令.

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Abstract: This paper firstly introduces the basic concept of GRAPPLE and XP, whose application is fi-nally analyzed by developing a enterprise inventory management system.

关键词：GRAPPLE；XP；UMLs；软件工程

Key words: GRAPPLE；XP；UMLs；software engineering

中图分类号：TP315 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2010）35-0047-03

1GRAPPLE和XP简介

由于受到软件危机的影响，软件的开发过程对软件开发团队提出了更高的要求，比如需要更多考虑用户需求、开发速度要求更快，同时要保证软件的质量绝对可靠等问题。一直以来业界软件的开发过程都是采用瀑布模型等早期的传统软件工程方法，瀑布模型的特点是层次很清晰，从系统的问题定义、可行性分析、需求定义等一路下来，每一步的开始都要以上一步的完成作为前提。随着业界对用户需求、软件的扩展性等问题考虑的越来越多的情况下，一些新的软件开发方法和思想涌现了出来，其中影响比较大的是敏捷方法学，而其中更为使用的普遍的是GRAPPLE和XP极限编程方法。XP是一种软件过程思想，旨在解决软件生命周期中存在的问题。

极限编程主要是由十二大简单却互相依赖的基本原则组成。这些原则结合在一起形成了1个胜于部分结合的整体。它们分别是:计划游戏、小型、简单设计、测试驱动开发、持续集成、重构、结对编程、代码共享、可持续进度、现场客户、隐喻及编码标准。下面将结合个人实践主要对（小型、代码共享、隐喻及编码标准）原则进行浅析。

XP的小型：小型就是快速地将简单系统做成产品，接着在较短的周期内新版本。小型版本是1个可交流的好办法,用户可以尽早针对性提出反馈，开发人员根据用户的反馈纠正瑕疵,那么系统就不会偏离用户的真正需要太远。

国外研究者进过总结，Rational公司融合Grady Booch、James Rumbaugh、Ivar Jacobson三位软件工程大师的理论，提出了Rational Unified Process(软件统一开发过程)。但RUP有其自身的缺陷：它本身结构复杂和知识点多难以把握，还有它支持多项目开发的能力较弱。

Grady Booch、James Rumbaugh、Ivar Jacobson三位软件工程大师的理论又提出了GRAPPLE开发过程，它也高度支持UML，且比RUP易于操作，适用于中小型组织MIS的开发，但GRAPPLE不是固定不变的，“它是一组可自适应的、灵活的开发思想，它为项目经理留有余地，以便让他们发挥自己的创造力和好的思想来适应自己的组织，减少不必要的一些开发步骤。”

GRAPPLE由5个段组成，提出使用“段”而不是“阶段”为的是说明不是通常意义上的那种一个阶段完成后，下一阶段才开始。每个段又由许多动作（action）组成。每个动作产生一个工作产品，并且每个动作都是一个特定的执行者（player）的职责。

GRAPPLE有下列段：①需求收集；②分析；③设计；④开发；⑤部署。其中需求收集段包括发现领域过程、领域分析、识别协作系统、发现系统需求和将结果提交客户；分析段包括理解系统的用法、充实用例、细化类图、分析对象状态变化、定义对象之间的交互、分析与协作系统的集成；设计段包括开发和细化对象图、开发构件图、指定部署计划、设计和开发用户界面原型、测试设计和开始编制文档；开发段包括编制代码、测试代码、构件用户界面和用户界面到代码的连接测试和完成文档；部署段包括编制备份和恢复计划、在硬件上安装最终系统和庆祝。

总之，GRAPPLE的运动方式是从一般到具体――从不精确到精确。它开始于一个对领域的概念理解，然后是系统的高层功能，接着继续深入每个用例、细化模型，最后设计、开发和部署系统。

UML是由著名的面向对象专家Grady Booch，James Rumbaugh 和Ivar Jacobson共同设计的一种软件建模语言，它功能强大，易于表达，全面支持面向对象的整个开发过程。

统一建模语言UML包括13种图形，构建一个系统不是每种图都能用上，其中重要的内容可有由5类图来定义：①是用例图，用来描述系统边界和主要功能，并指出各功能的操作者。②是静态图，包括类图、对象图和包图。用来描述系统的静态结构。③是行为图，包括状态图和活动图。用来描述对象的动态特征。④是交互图，包括顺序图和协作图，主要通过对象间的交互关系来描述系统的动态实现。⑤是实现图，包括构件图和配置图。构件图描述代码部件的物理结构及各部件之间的依赖关系。配置图定义系统中软硬件的物理体系结构。

简言之，UML可以从静态结构和动态行为两方面来描述系统。静态结构定义了系统中的对象和操作以及它们之间的联系,动态行为描述了对象之间的交互过程及通信机制。因此，UML的主要内容也可以归纳为静态建模机制和动态建模机制两大类。

2应用实例――小型超市进销存销售管理系统

2.1 需求收集段在需求收集段，主要工作是发现业务过程、进行领域分析、识别协作系统、发现系统需求及提交结果等。核心就是通过与用户的各种交流,发现用户的需求并进行初步的分析。结果可以用反应业务流程的活动图、反应业务领域的高层的UseCase图，初步的类图和其他的文档形式表达。

进销存管理系统首先应包括三个子系统：销售管理子系统、采购管理子系统、仓库管理子系统。根据GRAPPLE，分析人员先与企业人员面谈，了解企业的业务流程以及对企业所处的领域进行分析，由此分析人员得到一组关于业务过程的活动图（如图1所示）和一个高层的类图和会谈记录。之后，分析人员需识别企业是否还使用其他的系统，如财务管理系统，进销存系统不是独立存在于企业，它必须与企业中其他的系统协作。

此处采用XP的小型，主要是企业人员因为是非专业人员，通常不能准确描述用户的需求，所以分析人员通过和企业人员面谈，先自行快速开发出一个业务模型，以及借助于这个业务模型，快速进行软体测试版的代码编写工作。

然后我们采用联合应用开发会议（Joint Application Development session，JAD session），来进行需求收集。采取JAD而不是单独会谈获取需求，一是因为系统的开发是一个很短的开发时限，而单独会谈可能耗时数周或更长的时间，而且单独会谈时可能产生意见上的分歧，解决这些分歧又要浪费更多的时间。由此得到的是一个表示高层领域的用例图包（如图2所示）。

最后开发人员完成需求段的动作后，把这些动作产生的结果提交给客户，这是一个迭代的过程。

2.2 分析段在这一段里，应深入分析需求收集段获得结果并增进对问题的理解。其中主要工作是进一步理解系统，充实用例，细化类图，分析对象状态变化，定义对象之间的交互以及分析与协作系统的集成。事实上，分析段和需求段之间是没有严格的界限的，分析段的部分工作在需求段就已经开始。

进销存管理系统由仓库管理、销售管理、采购管理三部分组成。由于进销存管理系统比较复杂，限于篇幅，以下就仅以销售子系统为例说明UML在分析段中的应用。销售管理还可以分解成以下一些用例：“销售合同管理”、“大客户管理”、“产品推销企划”、“销售计划管理”、“售后服务管理”如图3所示。

其中销售合同管理又可以分解为“增加新合同”、“修改合同”、“打印综合报表”、“收款单处理”、“打印催款单”、“查询合同”、“存入历年库”、“检查合同履约”等用例，如图4所示。

进过以上的步骤，再进一步细化需求阶段得到的类图、分析对象状态的变化、定义对象之间的交互、分析与协作系统的集成。在需求段得到的类图中加入关联名称，多重性，泛化等。针对用例，在时序图和协作图中描述对象间的交互，用作对类图的方法的补充。

为节省篇幅，仅对销售合同管理子系统中的收款单处理用例进行描述，如图5所示。

2.3 设计段在本段中，可以使用分析段的结果来设计系统的解决方案。设计和分析都可以重复迭代直到设计完成。主要工作是开发和细化对象图、开发构件图、制定部署计划、设计和开发用户界面原型、测试设计、开始编制文档。

在销售管理子系统中，销售管理业务包括制定产品销售计划、推销本企业的产品（包括大客户资讯管理和产品推销策略计划的制定与实施），与客户签订销售合同、产品销售后及时追缴客户的应付货款、检查合同履约率、提供售后服务等。

对销售管理用例进行细化分析，得到细化的类图和对象图如图6所示。其中，实体类有销售人员、客户、经理、销售部门、财务管理部门、合同履约、生产调度管理部门、大客户、货款、产品、销售计划、履约合同、销售合同、付款单、催款单、库存管理部门。

通过进一步分析细化，将以上的实体类进一步合并为以下10个实体类：客户类、大客户类、销售人员类、公司经理类、产品类、销售计划类、销售合同类、履约合同类、付款单类、催款单类。

而且还需添加销售管理的边界类以及控制类，边界类主要包括：销售计划管理窗口类、客户（大客户）管理窗口类、销售合同管理窗口类、产品管理窗口类、履约合同管理窗口类、付款单管理类、催款单管理窗口类，控制类就是销售管理子系统的主管理窗口类。

2.4 开发段这个阶段，根据前期快速编写的测试版，结合以上各个时期的软件构建模型，通过修改测试版的代码，将设计结果付诸实施编制代码，测试代码，构建用户界面和用户界面到代码的连接测试，并进一步完成文档。

2.5 部署段当开发完成后，系统就要被部署到适当的硬件上运行并要与协同系统集成起来。主要工作是编制备份和恢复计划，在硬件上安装最终系统，测试安装后的系统等。不过，在第一段时该段就可以开始。

3结束语

通过“进销存管理系统”实例分析，可以看出，整合设计的过程框架分别吸收借鉴了GRAPPLE与XP的优秀方法与思想。通过对GRAPPLE和XP的整合分析与设计可以看出，GRAPPLE需要XP 为其提高敏捷性，提高其对变化的快速反应能力，以适应市场的不断变化和客户需求的不断变化；而XP可以利用GRAPPLE深刻的理论基础作为其发展的基石。总结出GRAPPLE与XP整合的过程模式是一个以用户为中心、架构为中心、用例驱动、测试驱动、风险驱动、即时沟通与反馈、易变更的有序软件开发过程。GRAPPLE和XP的结合能够适应变化，使得开发团队更有效率的工作。

参考文献：

[1]Joseph Schmuller，李虎著，赵龙刚译.基于UML以RUP为过程指导的业务建模[M].人民邮电出版社.

[2]王永贵，王璐.RUP与XP软件过程整合设计研究[J].计算机系统应用，2009，（8）：81-83.

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关键词 外贸企业 内部控制 财务风险

一、引言

随着知识经济、网络经济的快速发展，全球经济一体化得到进一步深化，我国外贸企业所处的经济环境也发生了巨大变化。这些意想不到的变化再给外贸企业带来发展机遇的同时，也给外贸企业带来了各种新的压力和挑战。

2008年起的金融危机给世界各国企业的经济发展带来了严重的冲击和难以预料的经济破坏。我国的外贸企业同样受到了冲击。面对这些冲击和挑战，外贸企业必须清楚地认识到这不仅仅是外在因素造成的，更多的是由于企业自身的经营管理不善、内部控制环节不够健全或缺失，财务管理工作的不到位造成的。所以，外贸企业必须加强和完善外贸企业的内部控制机制，防范财务风险的发生。

二、加强外贸企业内部控制、有效防范和化解财务风险的具体措施

外贸企业在出口接单、审单、跟单和生产跟单过程中应建立完善的内部控制，有效防范和化解经营风险和财务风险。

1.外贸企业出口销售的管理

外贸企业的销售过程是十分重要的一个环节，企业应根据自己的实际将销售业务的流程进行全面的梳理，并不断完善各种相关的管理制度，最终确定出适合企业的销售政策和销售策略，将外贸企业的销售、发货、收款等环节的职责和审批权限明确化，并按照企业规定的制度和权限来完成销售业务。同时还要定期对企业销售环节中的薄弱环节进行检查和分析，病针对这些薄弱环节采取有效地控制手段和措施，以确保企业销售目标的实现。

1.1外贸企业存在的出口销售风险

1.1.1外贸企业经营风险

外贸企业的经营风险主要包括：

第一：由于外贸企业所采用的不当的销售政策和销售策略，并对市场没有一个准确的预测，再加上对企业的销售渠道管理不当等原因造成企业的商品销售不畅，库存积压严重，很多外贸企业出现经营艰难的状况。

第二：企业在销售过程中由于对客户的管理不到位，对结算的方式选择不得当，导致企业的账款无法及时回收，是外贸企业的销售存在着严重的销售款项回收受阻，有的甚至受到销售欺诈。

第三：有的外贸企业的销售过程存在严重点的舞弊行为，导致企业的经济利益受到重创。

1.1.2外贸企业的财务风险

外贸企业的财务风险主要是指：企业许增的或截留的销售收入，多记或少记应收账款，导致财务数据失真。销售收入、销售费用等核算不准确，造成财务信息不完整或不真实。

1.1.3其他的风险

外贸企业的其他风险主要是指：销售行为不符合国家有关法律、法规和企业内部规章制度的规定，受到处罚或造成损失。

1.2外贸企业销售管理各环节的内部控制措施

外贸企业的销售业务流程主要包括：销售计划管理、客户开发与信用管理、销售定价、订立销售合同、发货、收款、客户服务和会计系统控制等。

在外贸企业的销售计划管理中，如果企业的销售计划不完善或制定不合理，或是未经企业授权审批就进行生产，将会导致企业的产品结构和生产安排出现不合理现象，很难实现企业的生产经营的良性循环。面对这种风险，企业一方面要根据自己的发展战略以及年度的生产经营计划并结合企业的实际情况制定出适合企业的年度销售计划，并在此基础上结合客户的订单情况在制定出月销售计划，然后再企业内部传达执行。另一方面企业要定期对各项产品的销售额、进销差价、销售计划与实际情况不符等进行全面的分析，紧密结合企业的生产状况及时对企业的销售计划做出调整。

在对客户的开发与管理中，企业如果不能很好地对客户进行管理，或对企业存在的潜在市场需求开发不够，最终将导致企业的客户丢失会对市场的拓展不能达到预期的效果。如果企业的客户档案不健全。缺乏诚信，致使企业对客户的选择不当，销售款项不能及时收回，最终影响到企业的资金运转。面对企业的这种风险，企业不仅要认真的分析市场，确定自己的目标市场，采取灵活的销售方式，不断提高市场占有率，还要不断的更新和建立客户的信用档案资料，以便与企业及时根据客户的信用等级来拟订客户的还款时间，特别是对境外客户必须建立起严格的喜用保障制度。

对于企业的销售定价，容易出现由于定价或调价不符合价格政策，不能结合市场的供需状况等及时进行适当的调整，导致产品价格过高火锅底，使企业的销售受损。针对企业存在的这项风险，企业必须依照有关的价格政策综合企业的财务目标、营销目标、产品的成本、市场的状况、竞争对手的情况等多方面原因来确定产品的定价。并定期对产品基准定价进行评价，并及时调整产品的市场价格。

在外贸企业定力销售合同时，如果合同的内容存在较大的漏洞或欺诈最终会导致企业的合法权益严重受损，最终影响企业的经济利益。面对这种风险，企业在制定合同前必须建立健全销售合同订立及审批的管理制度，及时与客户进行谈判磋商，时刻关注客户的信用情况，与客户之间明确结算的方式、销售的定价等相关内容。

在企业的发货过程中，如果未经企业授权而发火或是发货不符合合同的约定，将导致企业的货物损失、甚至影响企业与客户的合作。这就要求企业的销售部门必须按照企业的销售合同来开具相关的销售通知，而仓储部门则必须落实产品出库的计量等，同时还要及时做好发货环节的记录。

对于企业在收款过程中存在的风险，企业必须尽力回避不当的结算方式，加强信用管理，加强企业的票据管理。而对于企业在客户服务中存在的风险则必须要尽力提高对客户的服务水平，树立企业形象，避免造成企业客户的流失。

2.外贸企业出口合同的管理

2.1外贸企业合同管理中存在的风险

外贸企业必须加强对出口合同的管理，确定出口合同的归属部门，明确出口合同在拟定、审批、执行等环节中的程序和要求，并及时对出口合同管理中的薄弱环节进行定期的评价和检查，采取相应的控制措施，促使出口合同的有效履行，切实维护好企业的合法权益。外贸企业的出口合同风险主要包括：经营风险和合规风险。

2.2外贸企业合同管理各环节的内部控制

外贸企业在合同管理中分为合同的订立和合同的履行两个环节。

在合同的订立阶段，主要包含了合同的调查、合同谈判、合同文本的拟定、合同审核、合同的签署等环节。在不同的环节中存在着不同的风险，如：在合同的调查环节由于企业忽视了被调查对象的主体资格审查而导致主题不合格引发了潜在的风险；再如在合同的谈判环节中由于忽略了对于合同的重大问题上的不当让步，或由于谈判者的谈判经验不足，同时又缺乏技术或法律以及财务方面的知识作为支撑，最终导致企业的利益受损；还有在合同文本的拟定和合同的审核环节，由于企业所采用的合同形式不当，或是制订的合同与国家的法律法规、行业行规政策、企业的总体战略发展目标、特定业务的经营目标发生冲突，或是由于合同的审核人员因自己的工作态度、专业素养等因素而并未发现合同在制定过程中出现的漏洞，这些风险都会给企业的经济带来损失。所以，外贸企业在合同的订立阶段必须加强对被调查人的身份证、法人登记证书、资质证明等进行审查，及时发现问题并解决问题；同时还要充分了解国家或行业的相关法律法规，并和专业人员进行合同的审核，是企业的风险降到最低。

在合同的旅行阶段主要包括：合同履行、合同补充与变更、合同解除、合同结算、合同登记等环节。在每个环节中由于合同一方或双方没有很好地履行合同规定的义务而导致外贸企业发生风险。此时企业必须加强对合同的履行，尽量避免或降低合同的违约损失，减少企业的经济损失。

总之，新形势下的外贸企业必须建立健全并不断完善企业内部控制体系，保证企业经营管理的合法性、财产的安全性、财务报告的信息真实性，提高企业经营效率，促进企业实现发展的战略性，防止企业财务风险的发生。

参考文献：

[1]张继德.企业内部控制配套指引实施与操作.经济科学出版社.2011.1.

[2]高级会计实务编委会.高级会计实务.经济科学出版社.2010.6.

[2]刘玉廷.解读企业内部控制配套指引.财政部网站.2011.

[3]余世明.外贸跟单基础理论与实务.暨南大学出版社.2009.11.

[4]卓志.风险管理理论研究.北京：中国金融出版社.2006：45-47.

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【关键词】应收账款 应收账款管理 应收账款财务控制

一、绪论

国内外市场竞争日益加剧，信用销售（赊销）慢慢地会成为中小型企业销售的主要手段之一。目前，中小型企业账款拖欠时间就比较长，在我国中小型企业逾期账款时间平均为90多天，大多数的应收账款是因为中小型企业管理不善所造成的后果。因此，就中小型企业应收账款进行管理的问题，不再仅仅仅是中小型企业加强应收账款管理的核心问题，也是中小型企业管理研究的重要课题。应收账款管理问题的发生是激烈的商业竞争、销售与收款的时间差距等所引起的必然结果。良好的应收账款管理，它能够在促进中小型企业的销售业绩，对于一般的中小型企业想占领市场有着很大的帮助。

二、应收账款事前管理研究

应收账款的事前管理是指在应收账款正式形成之前，对产生应收账款的有关因素进行分析，建立应收账款事前管理制度，并应该防止一些不合理的应收账款的慢慢形成，并要预防一些坏账情况发生和要在应收的账款被他人非法长期占用。我国中小型企业事前管理与控制是应收账款管理的基础和根本要素，企业应建立健全应收账款的内部控制制度、确定中小型企业应收账款的较为合理的水平、对客户应当进行资信评估并确定赊销额度的详细情况等等。

（一）应收账款管理

中小型企业的应收账款管理的具体目标应该包括下面几个方面的内容：

1.中小型企业要确定合理的应收账款的持有水平并在日常工作中给以保持。

2.确定合理的应收账款收账政策并在收账过程中予以贯彻。

3.中小型企业应该保证应收账款周转时间要低于行业内平均水平。

4.中小型企业要力求降低应收账款的直接成本，使中自己企业因使用信用销售的手段所增加的销售收益要比持有应收账款所产生的所有费用大一些。

（二）建立健全应收账款管理的相关制度

中小型企业应当以应收账款事前管理中将应收账款水平尽量提高和产生坏账的风险降到最低为目的的，并合情合理地再扩大信用销售额，降低产品的库存费用，使公司的可变现的销售业绩达到最大化。在应收账款事前管理上，需要建立客户档案管理制度、分析客户信用状况，完善企业合同管理制度。

1.建立客户档案。为了对客户的信用进行有效的管理，应要建立各个客户的档案库。中小型企业应将收集到客户的详细信息：经营、注册、履约、支付能力、规模等等之后，要进行整理、汇总，分开各户登记并造册。把客户的档案内容按一定标准分为两个部分：一是中小型企业在开发自己的客户时所应该进行的调查和掌握的静态详尽情况；一般都包括客户的明确名称、真实注册资金、企业的性质、支付的最大能力、注册的具体时间、详细联系方式、业务营业范围、合理法人代表、营业地址等。另一部分是企业与客户共同开展业务之后，由销售部门的人员、财务部门的人员以及通过各种各样销售渠道所得到的动态情况；包括客户履约的详细情况、支付能力变化情况、应收账款余额是否超过警戒线、是否提供贷款担保、货款结算情况、经营是否正常、企业规模有无改变、财务管理是否正规、有无违规违纪现象等都要考虑。

2.客户的信用状况。我国中小型企业还要要根据自己所得到的信息作定期地对客户进行详细信用的分析，并作评定客户的信用度的材料之一。客户的资信程度往往取决于客户的偿付能力、信用品质、抵押品、资本和经济状况等。这五个方面的信用资料可以通过财务报表、信用评级报告、向有关国家机构核查、分析商业交往信息等方式取得。财务报表，是信用分析最理想的信息来源之一。

3.合同管理制度。企业应收账款管理水平在很大程度上依赖于企业合同管理水平。企业销售合同应采用统一的合同范本，对货物标的、账期、交货条件、收款形式和延期付款的具体违约责任都应准确、清楚；销售合同的要素必须齐全，符合国家法律规定。

企业要明确销售合同的签订会审程序。例如，销售合同视合同金额的大小，由销售部门的负责人提出、财务部门及信用管理部门经过会审、公司各级经理按权限层层进行审批。

企业要建立合同归档备案管理制度。销售部门要将合同原件及复印件，除在公司档案管理部门保存备查之外，并且还要交由公司法规管理部门、财务部门，以便于以后对销售合同的跟踪、执行、检查以备监督和预警之用。

（三）应收账款合理水平的确定

企业应收账款的水平主要指应收账款的总体额度，即企业赊销给客户群体的货品和服务的总金额。

企业确定应收账款总体额度的合理水平，主要依据企业经营的具体情况，并结合企业资金充裕状况等，以最小的成本或者最大的收益来确定。

1.应收账款最小成本。在应收账款的成本的各个要素之中，机会成本、管理成本和坏账损失与应收账款的规模应该成正比例关系；也就是应收账款规模越大，机会成本、管理成本和坏账损失也就越高。

短缺成本是指企业如果采用严格的信用政策进行销售，造成销售规模变小、供货短缺的形成的损失；即企业持有的应收账款额度规模变小，从而导致销售收入减小，净利润减少。这种损失可以看作是企业持有过低的应收账款造成的短缺成本。短缺成本与应收账款的持有规模成反比关系。

确定合适的应收账款总体额度，可以控制管理成本、机会成本和坏账损失的增长，同时减少短缺成本，达到应收账款的最小成本。

2.应收账款的最大净利润。企业最大净利润法的原理是采用个例比较的方法，用现金交易和信用期限方案作计算、比较和统计，估计销售的收入，预算管理应收账款费用、销售成本、管理成本等，用销售的收入减去各项费用就得到净利润。比较净利润是指净利润大的为较优方案，净利润最大的赊销方案对应的应收账款规模就是最佳规模。

无论是考虑持有应收账款的最小成本，还是持有应收账款的最大净利润，都要结合企业经营动态变化来确定应收账款合理水平。

（四）客户信用分析与赊销额度确定

在应收账款的总体额度的合理水平之下，对每个客户的应收账款最主要是通过赊销授信进行严格控制和严格管理。与某一客户进行交易之前，首先要确定该客户的赊销额度情况，作为与该客户交易时赊销金额的上限标准。

1.销售量法。销售量法是依据客户大量以往的订货量和大量的订货周期信息来确定赊销额度的方法。要根据客户在上一季度的订货量，结合本企业的标准信用期限作为参数来计算各个客户的信用额度，由此信用额度来确定销售量。

首先，确定客户上季度订货量；根据其以往的销售记录和订单或出库单等信息来确定客户的订货量。其次，根据客户类型和交易的重要性，确定客户的一般信用期限并分类，也可以直接使用标准信用期限。再次，计算信用限额。最后，修正信用限额、确定客户的赊销额度；修正系数可以依据客户的信用等级，以及客户的信用记录来修订。

2.回款额法。回款额法是根据客户在最近半年的回款能力，为客户设立一定标准信用额度的方法。对客户在一个特定的时期内，该时期内的回款额进行加权平均计算，以本企业的标准信用期限为参数，计算客户的信用额度。回款额法是以客户前一个周期实际付款的数量来核定信用额度，是一种比销售量更加稳妥的做法，这种方法的好处是简单直接，易于操作，不用进行较繁锁的参数设定。

综上所述，事前管理控制是应收账款管理的基础和根本，企业应建立健全应收账款管理的相关制度、确定应收账款的合理水平、对客户确定赊销额度与进行资信评估等。

三、结论

本文对我国中小型企业应收账款管理进行分析和现状分析，提出了对中小型企业一些必须建议：设立自己的独立信用管理部门，还要明确信用管理部门的具体职责。还要依据应收账款的管理全过程，并应重点建立一些应收账款管理的体系。并探讨了应收账款在管理中的某些主要问题：首先包括应收账款的管理制度、其次应收账款的管理主体、再有应收账款合理水平等。促进中小型企业竞争力的提高、扩大销售，充分挖掘和利用了企业的现有生产能力，扩大了销售量，增加了产品的市场份额，提高了企业的市场竞争力。

参考文献

[1]杨公文.“浅议应收账款管理中存在的问题”.《北方经贸》，2007年5期.

[2]胡陵.“论企业如何强化对应收账款的内部控制”.《现代审计》，2007年3期.

[3]乔秀霞.“降低企业应收账款管理风险的途径”.《经济师》，2007年6期.

[4]刘诗明.“浅谈企业应收账款风险管理系统的建立”.《金融与经济》，2007年7期.

篇7

企业为了稳定自己的销售管道、扩大产品销路、减少存货、增加收入，在短期回款不可能情况下，不得不向客户提供信用，从而销售商品同时形成了应收账款。应收账款虽然在账面上能够形成大量收人，实际上能够收回的金额由于企业内外部的各种原因要大打折扣。作为企业的流动资产，在偿还期被人无偿占用，势必造成企业的流动资金短缺，影响到企业正常的生产经营活动。要是被拖欠，企业又急需资金不得不想些筹资办法，这样势必会增加企业成本，减少企业利润。在应收账款收回之前，企业的这部分应收账款代表的资产其价值是存在不确定性的，就存在风险，如果企业对这些存在风险的资产没有清晰的认识，那么由应收账款问题引起的经营危机就会潜伏、滋生。

为了不降低由应收账款带来的企业经营风险就应该对应收账款管理着重考虑几点：第一，健全内部控制制度，为了帮助企业管理当局防范经营和管理风险、提升公司治理水平，2010年财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合了《企业内部控制配套指引》系统地从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五个方面阐述了内部控制建立与实施。要建立职责明确、分工合理、互相协调、互相制约的应收账款管理机制和业绩考核机制，让应收账款有制度可遵循。第二，确立信用管理制度。信用政策是应收账款管理制度的主要组成部分，应收账款信用政策的目的是要在扩大销售、增加利润与采用这种政策而承担的机会成本、管理成本和坏账损失之间进行权衡，只有新增盈利大于等于要承担的三项成本时，才能实施和运用这种赊销政策。第三，强化应收账款日常管理。（1）建立客户信用档案；（2）建立企业内部应收账款的清收责任制与激励机制；（3）规范合同条款和经营操作；（4）加强企业销售人员、催款人员的业务培训。加强对销售人员、催款人员进行经济合同的条款、讨债的技巧以及企业销售、收款的工作程序和制度以及相关的经济法律法规等方面的培训。第四，注重合同管理。企业除现金收入之外的供货业务都必须签订合同，当销售部门收到经信用部门和企业法定代表审核签字后的赊销申报单后，根据审批意见并与客户意见达成一致的情况下签订销售合同。销售合同的要素必须齐全而且符合国家法律规定，特别是付款形式、账期和延期付款的具体违约责任都应清楚、准确，最好是能够采用统一的合同范本。另外，销售部门还要将合同影印几份，经有关部门或人员与原件核对无误后分别交信用管理部门、财务部门，以利于其对销售合同的执行、跟踪、检查起监督和预警作用。第五，建立科学合理催收机制。由于应收账款的回收必然产生收账成本，而收账政策是否合理，主要依据收账成本与坏账损失用边际分析法进行权衡并予以量化，再结合经济和自身情况来制订合理的收账政策，以最大限度减少坏账损失。当然收账政策也要根据实际情况灵活制定，不能一概而论。一般可采用发函、打电话、面谈、诉诸法律等办法进行催收。

做好应收账款管理工作还与人员素质密不可分。

首先合同审核部门人员工作及素质要求。企业必须根据自己的实际经营和客户的情况制定合理的信用政策，这需要人员认真作好赊销对象的资信调查，广泛收集有关客户信用状况的资料，做到客户情况属实不虚假，全面反映客户真实状况，不戴有色眼镜看问题，为企业决策层提供完整、准确第一手数据。企业根据自身特点和管理方便设立一个赊销审批制度，赋予不同级别的人员不同金额的审批权限。不同级别人员把企业利益、长远发展应放在首位根据实际情况及资信情况在职业判定基础上作出审批决定，对于重要、重大事项可启动相关领导集体决策和联签制度。

其次销售部门人员工作及素质要求。企业应建立销售回款责任制。销售部门应不定期联合合同审核部门对销售人员进行业务知识培训，明确合同签订责任及赊销风险，制定销售与回款挂钩的考核政策，明确追讨账款不是财务人员责任是销售人员的重任，按合同金额及回款金额对销售人员综合考核，并制作销售合同及回款情况一览表，关注回款动态。销售人员不能以片面的与客户签下合同，为客户提供货物及售后服务来确定销售工作已经完成，而不考虑以后回款情况，应该自己有事前赊销风险意识和事后催款意识，关注签订合同回款情况，做好清收工作。销售人员如有变动，清收工作应做好交接保证其清收工作连续性。

再次财务部门人员工作及素质要求。应定期与客户对账，保证双方账务准确性，根据合同及回款情况及时跟踪款项清收并和销售部门及销售人员沟通，以便清理余款，把销售合同与回款紧密联系一起核算销售人员工资奖金，做到一笔合同清收一笔提成一笔。遇到应收账款无法收回，收集客户信用证据，按一定比例提取坏账准备。每年联合销售部门进行应收账款回款情况测算，按应收账款账龄分析提取坏账准备金，以真实反映应收账款实际状况。

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一、存在的主要问题

（一）资金活动从集团（公司）角度来看，主要表现为企业筹集资金自过大，缺乏上级授权和上报备案登记制度。往往造成内部单位有的资金闲置，未发挥资金流动的效益，有的资金短缺，影响企业的正常生产经营，多余的筹资会增加企业的资金成本。从目前看，国家对金融机构的政策放宽，借贷途径越来越多，出于资源竞争的考虑，很多金融机构会降低准入门坎，给予企业筹资更多的机会、优惠或其他条件，也容易形成舞弊的风险。还有的企业从非金融机构高息拆借资金，逃避国家金融机构的监管和上级主管部门的管理。随着借款的增加，很多企业不得不采用拆东墙补西墙的办法偿还借款，最后资不抵债，陷入迫产倒闭的窘境，导致整个集团（公司）的声誉受损、形象被破坏。例如：某农场从XX集团公司拆借资金1亿元，不但支付利息，还以业务咨询费形式支付费用70万元，所借资金作为企业单位间往来负债，未在企业报表的借款中列报。

（二）采购业务采购业务主要表现为无采购计划或计划外采购形成物资积压，最后由企业进行损失处理，造成企业损失；物资采购部门与会计控制脱节，财务账目未能全面记录和反映采购各环节的资金流和实物流情况，会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致。如某垦区企业计划外采购无用户使用的肥料，积压两年后确认失效，由单位作为毁损进行一次性核销处理，造成企业直接损失160万元。再如某农场上年采购入库化肥2500吨，价值600万元，本年4月～5月已出库销售，货款收回在往来中核算，12月末上报财务作出库账务处理。造成会计记录与仓储实际库存不符，资金流与实物流不符达半年之久，影响财务报告的真实性。

（三）资产管理资产管理主要表现为以下几个方面：1.资产盘点流于形式，资产盘点只是按账面列表而未实地盘点，相关人员签字应付差事，或者无责任人签字。如某农场财务科账面固定资产500多项，资产净值12000万元，盘点表只有财务科长签字。2.部分资产盘亏毁损不予披露，也未得到及时处理。如某农场账面固定资产原值69000万元，净值48000万元，盘点发现盘亏、毁损固定资产原值7000万元，净值5300万元。由于是多年累积，企业无力处理。3.个别在库资产权属不清，资产出入库手续不健全。有的企业把已出售的物资仍存放在仓库中或代保管他人自行采购的物资等。资产出入库不办理合法合规手续，无经办人签字或签空白出库单等。

（四）销售业务销售业务主要表现为销售计划不科学，为完成销售任务进行虚假销售，销售定价缺少合法依据。赊销制度不健全，欠款回收不及时，产生坏账无人承担责任。如某垦区企业与南方某公司签订水稻销售合同金额7000万元，通过对整个销售环节的审计，发现入库、出库、资金回笼等均存在诸多疑点，被认定为虚假销售。再如某垦区企业20XX年10月由班子会讨论制定了粮食销售价格，会议记录无参会人员签字。第二年6月与某粮食收购企业按原定销售价格签定粮食销售合同，此时粮食价格已上扬，而销售价格并未随行就市上调，给企业带来了经济损失，同时也可能存在舞弊的风险。又如某垦区企业下属单位销售部门负责销售业务，赊销产品价值1000多万元，由于缺乏部门间沟通，也没有建立和执行赊销制度，责任划分不清，各部门之间相互推诿，造成100余万元货款多年不能收回。

（五）合同管理合同管理主要表现为未建立合同管理制度，未经授权签订合同，合同内容不完整，重大合同无集体决策记录，不严格履行合同义务或违反合同约定。无合同的统一管理部门，合同无统一编号，无登记现象仍然存在，合同是否签订，内容是否完整等无审查部门审核。如某垦区企业与一个个体粮食收购单位签订粮食销售合同，标的金额7000多万元，既无定价集体决策记录，也无购货方、供货方经办人签字。再如某农场下属林业单位与种植户签定土地租赁协议，明确规定了承包费上交期限和违约责任，实际按合同规定期限上交的承包费不到一半，200多天后才将余款交清，按违约责任规定应收取的违约金4000多元也未收取。

二、解决对策

（一）优化内部控制环境垦区企业开展内部控制，不仅是几个管理层人员或工作人员的责任，而是企业全员参与和实施的为实现企业发展战略控制目标的全过程。通过内部控制，不断提升管理水平，保护管理层及其利益，为实现战略目标、保持持续发展奠定良好基础。无论是将内部控制分为五要素还是扩展为八要素，良好的控制环境是基础，是前提也是关键。优化内部控制环境，首先要以提高管理层人员风险管理理念为总抓手，冲破陈旧管理理念的束缚，要让他们真正认识到建立内部控制制度的重要性和必要性，使他们明白，正是这种让他们总觉得自己被牵制、被监督的制度体系，才使得企业资产多了一分安全、企业经营决策多了一分谨慎，从而使企业的经营少了一分风险，企业目标的实现多了一分保障。其次，要从经营管理层面入手，对企业内部缺乏互相监督、互相制约、缺乏分工制衡、内部机构分工混乱、职责不清等方面问题重新进行调整或权责分配，在保证信息通畅流动的前提下，实现部门之间的相互制衡。最后，要通过学习、培训、总结等方式，使基层员工树立正确的道德价值观、法制观，在北大荒精神、北大荒文化及核心价值观的引领下逐步形成良好的企业控制文化和对内部控制制度的认知、认同，从而最终在企业内部建立全员控制的理念和形势。

（二）科学建立各项管理制度和流程垦区企业要对现在的管理制度进行认真梳理，结合现代经济发展和科学技术手段对不合时宜的部分进行修正，对缺少的部分进行增加和补充，不要照抄照搬其它单位的制度和流程，找准本单位经营管理的风险点，制定切实可行防范有力的流程并在运行中加以完善。所有的流程不是一成不变的，要与国家的政策相适应，要与现代科技的发展相适应，要与全球经济一体化相适应。总之，要与时俱进，不断修正、完善。1.资金活动：主要是要建立资金筹集授权和备案制度，明确企业筹集资金的额度，对超过额度的部分应上报上级主管部门审批并进行备案登记。垦区企业要制定资金需求计划，对资金的余缺适时上报。上级单位要树立大局意识，在资金集中管理的权限范围内调剂资金余缺，增加资金的使用效益，节约资金成本，提高整个集团的效益。对无法调剂由企业自筹的资金要上报备案，加强对下属企业筹资活动的监管力度，对资金的来源和使用适时监督。2.采购业务：主要是要由生产、经营、项目建设等部门认真分析需求，根据实际情况准确及时编制需求计划，并提出采购申请，经授权部门或人员审查批准后采取招投标或竞争谈判的方式进行集中采购，对于中标的供货商要及时签订采购合同并对履行过程进行监督，对采购的物资按合同约定进行入库验收，对不合规定的物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按合同约定进行索赔。企业应建立制定会计控制与物资采购的流程，落实责任，制定考核机制，确保会计记录与仓储实物、一致。另外，企业要坚决杜绝违规进行计划外采购，对企业造成的损失应对责任人进行责任追究。3.资产管理：各级国有资产管理部门、风险管理、审计部门要加强资产的安全、完整的检查力度，定期不定期进行检查，提高资产管理者的责任心。资产管理单位要建立固定资产卡片，对固定资产采取拍照，GPS定位等高科技手段确定资产的客观存在，通过办理产权证确定其权属。对流动资产，要分类整齐存放，悬挂标签，注明资产名称、型号、数量。以利于核查人员开展工作。对个别单位以各种理由推诿拒不接受核查的，可以采取临时查封的办法进行控制。对弄虚作假的单位或个人要按规定进行处理或处罚。4.销售业务：垦区企业应强化销售业务管理，建立健全各项销售业务管理制度，明确以风险为导向的、符合成本效益原则的销售管控措施，实现与生产、资产、资金等方面管理的衔接，有效防范和化解经营风险，确保销售目标的实现。首先要进行科学的销售预测，根据发展战略和年度生产经营计划，结合实际制定总体销售目标，制定具体营销方案和实施计划，在销售过程中要按照审批权限和程序及时修正和调整计划，保证总体目标的实现。在销售定价中要结合市场供需状况，合理制定销售价格，销售价格的制定和调整要经具有相应权限的人员审核批准，重大项目要由领导班子集体决策，并做好记录和会签。企业销售产品要及时签订销售合同，并按合同约定及时回收货款，特别加强赊销管理，对客户建立信用审核制度，赊销额度权限管理制度，销售部门负责应收款的催收，财务部门要监督应收款的回收，督促销售部门加快货款回收工作。要建立健全责任追究制度，如造成单位损失要对赊销的经办人、批准人进行责任追究。5.合同管理：建立分级授权管理制度，实行统一归口管理，明确各部门职责分工，保证不相容职务分离，健全考核与责任追究制度。具体要做到以下几点：在合同谈判中要由专业人员参加，企业对于重大的业务和事项，应当实行集体决策审批或者联签制度，任何个人不得单独进行决策或者擅自改变集体决策。合同文本拟定后要由合同审核人员进行严格审核。建立内部合同会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织行业权威较强的部门进行审核。在合同签署过程中要由双方法人代表或经授权的人签字并加盖单位合同专用章，对合同专用章使用进行登记，合同应进行编号，登记。合同订立后，企业应当与合同对方当事人遵循信用原则履行合同中约定的义务，业务部门和经办人员要对合同履行情况进行监控管理，及时发现违约或可能违约行为，防范发生风险对企业造成损失。

（三）建立授权管理体制不管哪一级领导，不论是哪一个管理阶段，要建立集权、分权相结合的授权管理体制，重要事项要集体决策，集思广益，切不可领导独断专行，这往往会给企业造成不必要的损失。另外应实行分权制，采取授权的办法加以控制，建立责、权、利相统一的考核管理机制。大的方面管住管好，小的方面放开搞活，主管领导要带领班子研究企业方向性发展的战略问题，制定长远规划，率领企业攀登高峰。小的方面放开有利于提高各级管理人员的积极性，增强责任感，通过考核的激励机制，充分发挥主观能动，围绕企业总体目标努力工作。

（四）建立健全内部控制制度内部控制制度不仅是写在纸上，挂在嘴边，更重要的是落实到行动中。对制度的运行进行考核考评、奖励与奖惩，是保证每项制度正常运行的重要手段，在考核中对内控制度体系的各组织之间进行纵向和横向的比较，肯定成绩，找出问题，分析原因，综合评价，客观公正地给予奖励与惩罚，激励和鞭策有关部门和员工尽职尽责地做好内部控制工作。要进行考核，就要建立健全考核评价体系，各企业要根据单位实际制定各类量化指标，建立内部控制管理责任追究和问责制度，将企业负责人、责任人的责、权、利有机结合起来，互相制约。对发生的重大缺陷企业负责人要负领导责任，对重要缺陷主管负责人应负连带责任，对于一般缺陷当事人应承担全部责任。

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关键词：应收账款；应收账款管理；信用政策

引言

企业之间相互提供商业信用已成为一种越来越普遍的现象，商品与劳务的赊销、赊购，已成为当代经济的基本特征。但随着应收账款数额的持续增长、平均账龄的不断增长，当达到一定限度时，企业要为此付出相应的代价。笔者通过实地调研，发现问题、分析原因、提出措施，以期对众多存在类似困扰的企业有所帮助。

1 企业应收账款管理存在的问题

1.1 事前管理不到位 一是客户信息零散。客户信息分散在各部门或几个业务员手中，销售部门、财务部门等掌握的信息具有相当大的局限性，而相互之间缺少沟通。某些部门或业务人员把客户信息据为己有，不愿交给企业统一管理，甚至以此作为与企业讨价还价的资本，稍不如意便跳槽，给公司带来很大的经济损失和商业风险。二是客户信息不全面。企业部门的壁垒阻碍了客户各类信息之间的有机联系和信息的完整性。

1.2 事中控制不规范 销售中控制和协调不够。在销售过程中，销售人员签订销售合同后，商品的安装、调试，售后服务、货款的结算便不再参与。尤其是现在很多企业货款的结算或欠款的催收只涉及到有限的几个部门的时候，发生这种情况的概率更高，这也增加应收账款到期无法收回的风险。相关部门未能严格执行合同导致该企业大量应收账款的拖欠，有些业务员为了留住一些老客户或是拉拢新客户，没有付款就开出增值税专用发票，失去了对客户的约束力，造成货款拖欠的问题。

1.3 事后控制不及时 企业售后催款不力。目前相当一部分企业没有相关的信用管理部门，仅由销售和财务两个部门负责赊销。货款催收一般由销售人员或财务人员负责，但在收款职责方面划分不明确，在发生欠款时互相推托，久而久之应收账款便成了呆账。而且，销售人员往往碍于客户的情面，催收力度不够，或销售压力导致无催款被忽视。财务人员进行催收时，又存在衔接问题，销售部门和财务部门信息沟通不畅，加之监督重视不够，日常工作以会计核算为主，在信用风险管理与控制上同样缺乏专业知识和经验，追款的成功率低。

2 企业应收账款管理问题原因分析

2.1 忽视信用管理，缺乏风险防范意识 相当一部分企业在销售上存在着侥幸心里，片面扩大销路，提升市场占有率，在未对付款人资信作深入调查，对应收账款风险进行评估的情况下，盲目地采用赊销策略去争夺市场，忽略了大量被客户拖欠占用的流动资金不能收回的问题。

2.2 内部控制存在缺陷 一是基础工作不健全。

不少逾期应收账款的后面缺少完善有效的合同文件，对簿公堂时拿不出确凿的证据。二是约束机制不健全。在业绩考核中片面追求账面上的高利润额，销售人员自然会为了个人利益，采取赊销手段强销商品，使应收账款大幅度上升。三是内部会计控制不严。

3 改进应收账款管理的建议

3.1 加强事前控制 ①设立专门的信用管理机构。企业信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，需要专业人员大量的调查、分析和专业化的管理和控制，因此设立企业信用管理职能部门是非常必要的。②建立客户动态信用管理系统。对拟赊销客户的品质、资产状况、财务状况、经营能力、以往业务记录、企业信誉等进行深入的调查，根据调查的结果评定信用等级、建立档案，并根据收集的信息进行动态管理。在制定信用政策时，笔者建议必须事先制定合理的信用政策。包括信用标准、信用条件和收账政策三个方面。③健全企业内部控制制度。根据企业自身提点制定科学完善的内部控制规范，不论对管理者还是职工都能起到一定的导向性和约束性。

3.2 加强事中控制 ①建立赊销申报制度，严格控制应收账款的发生。设计预先统一编号的“四联赊销单”，载明欠款单位名称、法人代表、开户银行及账号、经手人、地址、电话、发货日期、货名、规格、数量、金额、本单位经办人和责任人，还有赊销金额、赊销期限、有无担保等内容，分别由客户、责任人、经办人和信用管理机构留存，信用管理机构定期检查其使用情况，防止挪用和截留货款，杜绝资金的体外循环。另外，商品交割过程必须履行严格的签发制度，其中一联必须附在增值税发票记账联后面作为会计凭证附件以备今后查证。②注重合同管理。企业除现金收入之外的供货业务都必须签订合同，由销售部、财务部、副总经理和总经理等层层审批。销售合同的要素必须齐全合法，不要轻信口头承诺，相关约定一定要写进合同。将合同影印，送关部门或人员与原件核对无误后分别交信用机构、财务部门，以利于其对销售合同的执行、跟踪、检查。

3.3 加强应事后控制 ①追踪分析。客户的信用品质和财务状况是企业在赊销之前就必须注意分析的问题。当发现客户的这两个因素有发生变化的可能性时，企业应采取果断的措施，尽快地收回应收账款，并且对该客户的信用记录进行相应的调整。建议企业通过设计和填报各种表格随时掌握企业应收账款的动态情况。②及时催收。建议在收到全额货款之前，一定要把所有的销售资料保管好，以做为催收乃至诉讼的依据。这些资料包括：销售合同、信用申请表、订单、发票、往来传真和信件、货运单据等一切能够证明企业对应收账款的权利的文件。对过期较短的客户，不予过多打扰，以免以后失去市场；对过期稍长的客户，可写信催款；对过期很长的顾客，频繁催款，且措辞严厉。

除此，企业还可开展应收账款保理业务，虽然这项业务在我国才刚刚起步，但是在西欧和亚太经济发达国家和地区，该项业务已被广泛采用。

参考文献

[1]李体领.论企业应收账款的管理．甘肃科技纵横报，2007，37（3）：94.

[2]岳程鹏．企业应收账款管理的研究．消费导刊，2008，107.

[3]Bent，"credit and accounts receivable management"， IIE Solutions，2009.

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关键词：煤炭企业；应收账款；问题分析；解决途径

煤炭企业通过销售商品向购买单位收取的款项构成了企业的应收账款。在市场经济环境下，企业间的竞争变的更为激烈。为了生存和发展，迫使企业使用各种手段来扩大销售。除了靠商品质量、价格、信用等外，赊销也是扩大销售的手段之一。企业采用信用政策销售必然会形成应收账款。作为企业流动资产的一个重要组成部分，应收账款同时也是企业资金管理的一项重要内容，管理的好坏将影响到企业流动资金的周转和经济效益。如何管理好应收账款，防范应收账款发生给企业带来的风险，已成为当今煤炭企业生存和发展的一个重要问题。因此在日常经营活动中，要充分重视应收账款的管理，最大限度地降低应收账款的风险。

一、煤炭企业应收账款存在的问题

1.赊销现象严重

企业生产经营活动过程的最终目的就是最大限度的实现收益，但是收益的实现是建立在销售收入的基础上的，如何扩大销售收入就成为了企业的头等大事。现金流对于企业来说至关重要，资金链的断裂必将使企业面临破产的风险。因此，赊销方式应运而生，赊销不仅可以购买到所需物品，而且还可以延迟付款，一方面解决了自身生产所需的材料等，另一方面，延续了自身使用应付账款的权利，扩大了自己的资金链，使企业自身资金充裕。但是，对于销售方来说，虽然扩大了自己的销售收入，账面上的收益得到增加，但无疑加大了收账的风险，扩大了呆账和坏账的比例。

2.企业的信用状况不甚乐观

社会信用体系尚未建立。良好的社会信用是建立规范的社会主义市场经济秩序的保证，是社会主义市场经济健康发展的前提和保证。我国缺乏有效的社会信用监督机制，对违背信用的商户监管力度不够。法院对已生效的判决执行力度不够，加上地方保护主义的干扰，形成法律白条情况屡见不鲜，造成违约企业欠债有理、欠债有利可图思想占据上风，也助长了一些企业欺诈行为的产生，破坏市场经济环境，恶意拖欠货款思想在一定时期形成一股风气，见怪不怪已成为一种时尚，严重地破坏社会的信用环境。

赊销方式的诞生和生存基础就是企业的信用。随着市场经济的逐步确立和规范，企业的信用状况已经成为交易的前提条件之一。不过，我国的信用体系尚不完善，信用制度还不健全，人们的信用习惯没有形成，这使得失信的收益往往大于守信的成本。并且，我国的信用考察制度基本上建立在主观决策和判断层面上，缺乏信用的决策系统，网络信用系统也没有建设完成。这些都表明赊销方式赖以生存的基础尚不完善，面临巨大的挑战。

3.管理制度不完善，缺乏奖惩制度

由于企业面临着残酷的竞争压力。往往将企业销售人员的工资与销售业绩挂钩，这在一定程度上刺激了员工的工作热情，调动了员工的积极性，但是员工往往为了完成销售任务采取赊销的办法。虽然销售任务圆满完成，大大提高了销售量，但也导致了应收账款的增加，这在一定程度上与企业的管理制度和奖惩制度有很大关系。再者，企业没有认真调查取证制定合理的应收账款信用政策，即使制定了相关政策，也因盲目扩大销售量没有认真落实。因此债权债务双方就经济往来的未了事项应定期对账，以明确双方的权利和义务。但是很多企业并未及时、不定期地对账，未根据不同情况采取不同的收账政策，造成资金外流，给企业的正常运营造成压力。

二、煤炭企业应收账款的解决途径

1.谨慎选择结算方式。公司在与客户发生业务往来时，根据客户的信用等级不同，采用不同的结算方式。对于一些盈利能力较强，资信度较好的客户，适当放宽信用，采取定期收款和银行承兑汇票等结算方式；而对于那些盈利能力一般或者盈利能力较弱、资信度较差的客户，则选择支票或银行汇票等现金结算方式，决不能单纯为提高销售额而迁就客户提出的不合理要求，以增加应收账款带来的风险。

2.加强销售合同管理。为加强防范经济风险的能力，确保合同的顺利进行和发生纠纷时提供可靠的证据，公司领导应当授权销售部门及业务人员与客户签订销售合同。签定合同应符合《中华人民共和国合同法》的规定。金额巨大的销售合同的订立应当征询法律顾问或专家的意见。公司应当建立健全销售合同审批制度。审批人员应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。

3.建立健全社会信用体系，为企业管理提供良好外部环境

先进的规模化的信息数据库能够记录大量企业与个人的资金往来与商品交易的种种资料，可以提供客户查询，一旦有不良信用记录，在工商注册、银行贷款、消费贷款、个人信用卡服务以及人才聘用等方面，将受到制约。相反，获得守信等级高的企业将可优先发行股票和企业债券，或为其提供高额度的贷款。在西方国家，当某个单位或某个人不讲信用，立即就会出现在“黑名单”上，那么整个社会就会对他“另眼相看”，没有人再和他进行商业上的往来，其损失将是不可估量的。就现阶段而言，要狠抓行业监管，加快建立社会信用监督体系，查出故意拖欠行为，以增加失信者的成本。

4.建立定期和客户对账制度，动态跟踪，果断决策