电子档案的概念范文

导语：如何才能写好一篇电子档案的概念，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：电子文件 元数据 综述

“元数据”一词，由来已久，其最早出现于计算机信息领域。自1996年美国著名电子文件专家戴尔·比尔曼在第十三届国际档案大会上提出“元数据”以来，元数据开始进入档案学界研究人员的视野，并逐渐发展成为档案学界新的研究热点，尤其是对电子文件管理元数据的研究。笔者试图通过文献分析法，对2000——2011年我国电子文件管理元数据的研究情况进行归纳和总结。

1．数据统计分析

笔者选取了中国期刊全文数据库、中国期刊全文数据库-世纪期刊、中国博士学位论文全文数据库及中国优秀硕士学位论文全文数据库，使用高级检索，在“题名”检索项中填入检索词“元数据”，同时在逻辑“且”条件中选择“关键词”检索项并填入检索词“电子文件”，选择2000至2011作为检索时间，最终共获取有关电子文件管理元数据的论文134篇，其中中国期刊原文数据库搜索出132篇，中国优秀硕士学位论文数据库2篇。

通过对年度的统计分析，可以了解电子文件管理元数据的研究进展情况。依据本文所使用的检索方法获取的134篇论文，其年度分布情况如表1所示。

由表1可知，从2000年到2011年，有关电子文件管理元数据的论文数量明显呈上升趋势，并且自2002年开始，论文数量一直保持在比较稳定的水平，这说明现阶段，电子文件管理元数据问题仍是我国档案学者普遍关注的问题，有关此问题的研究也仍在持续进行中。

2．电子文件管理元数据研究的主要内容

2.1电子文件管理元数据的概念与功能研究

2.1.1电子文件管理元数据的概念

元数据最早出现于计算机技术领域，此后被广泛应用于多个领域。自戴维·比尔曼将其引入电子文件管理领域以来，档案学者开始对其进行研究，而有关元数据概念的研究自然首当其冲。目前为止，我国档案学者对电子文件领域内元数据的概念研究大致可分成三个阶段：初始定义阶段、著录元数据阶段以及电子文件管理元数据阶段。①

初始定义阶段，即直接引入计算机领域元数据的定义：元数据即关于数据的数据（data about data）。但这一概念过于宽泛，可以适用于各种不同领域，并不专门针对电子文件，无法作为电子文件领域的专业术语或概念，不具备专指性和唯一性。同时这个概念也过于抽象，档案工作人员无法正确的认识和理解它，更不知道在实践工作中如何具体的运用它。因此，档案学界继续对元数据的概念进行探索，进而进入元数据概念研究的第二阶段：著录元数据阶段。

著录元数据阶段。所谓著录元数据，即元数据是关于单一电子文件和文件组合的背景及相互关系的结构化著录数据。②其实这里的著录元数据也就是指著录信息，这一阶段支持这一观点的代表性学者有董永昌、何嘉荪、刘越男等。董永昌、何嘉荪就明确提出“元数据是著录信息”。著录元数据概念的提出赋予了元数据有关档案学的特定意义，同时由于著录这一概念对广大的档案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整个档案界对元数据的认识，有利于在实践工作中更好的操作和运用元数据。但这一观点也受到不少研究者的质疑，一些档案学者认为，元数据与著录信息在作用、获取方式、稳定性等方面都有所不同，因此不能单纯的将元数据定义为著录信息。为此，刘越男提出“在电子环境中可以将文件管理元数据理解为著录信息”③的论点，并从现代著录定义的拓展、国际元数据标准与档案著录标准的关联以及电子环境中两者的本质等方面对这一论点进行了论证。

电子文件管理元数据阶段。这一阶段我国档案研究者们引入了国际档案界提出的“电子文件管理元数据”概念，即“在对电子文件及其与文件创建和管理有关的人、过程和系统进行确认以及为其提供凭证和背景信息的过程中，有关文件的管理、利用和文件可理解性的元数据。” 电子文件管理元数据是专门设计用于满足电子文件管理需求，有关保证文件的真实性、可靠性、稳定性、安全性、完整性、可理解性与可利用性的数据。可以看出，这两个元数据的概念是从作用的角度对电子文件领域的元数据加以定义的，体现了元数据在电子文件管理中的作用。同时通过赋予电子元数据不同的作用和用途，将电子文件管理元数据与其他领域的元数据区分开来，使其具备档案学的专业内涵。

2.1.2电子文件管理元数据的功能

我国档案学界对电子文件管理元数据的功能进行研究的学者较多。目前主要有四种代表性观点：

（1）用系统论观点，将元数据的功能分为总体功能和局部功能。代表人物为徐维，他指出“元数据的功能就是指元数据系统在电子文件管理计算机系统中所能发挥的作用和能力。电子文件管理的目的就是通过元数据的功能来实现的。元数据的功能可以分为总体功能与局部功能。”④同时系统的阐述了元数据功能在文件阶段的不同体现以及总体功能与局部功能的关系。

（2）用比较研究法，建立新的元数据功能认识模型和联系模型。档案学者张正强通过对国际档案学者、国际标准化组织、国际元数据项目以及国际标准等提出的元数据功能系统进行比较分析，并从行为、能力和功效这三个方面对这些功能加以重新认识和理解，最终建立起基于行为功能、能力功能和功效功能的元数据功能模型及其联系模型。

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关键词：设计企业;数字化;档案管理;生产模式

中图分类号：S611 文献标识码： A

引言

在面临更加激烈的市场竞争中，设计企业的数字化档案管理是以市场需求为导向的管理思想，将客户要求、企业内部资源、上游的原材料供应商和下游的客户等整合到企业整体的价值链中，以此建立自己的竞争优势。数字化档案管理超越了企业原有的档案管理框架和运作模式，是对企业现有的组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的一场革命性变革。

1 .数字化与电子化的区别

电子化的概念与数字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也无妨，但如果深究这两个概念，它们的差别还是很大的。电子化的概念是指一切与通讯电脑有关的产品，主要是指实体性的产品，如电子文件、电子档案、电子图纸。而数字化则更倾向于管理和使用规范有序后的电子信息，主要指对整个过程进行管理和使用的一种方法和手段，如 “数字城市、数字生活、数字校园、数字管线、数字档案馆”等，都是指将信息通过某种手段收集规范后的再供人利用。电子化的外延更宽，适用面更广；数字化的内涵更深，专业性更强。在更大众的领域通常使用电子化，在更专业的领域通常使用数字化。

档案工作的发展历程经历了从“电子化”到“数字化”的演变过程。最初大家提到电子档案主要是指一种实体性的档案电子文件，只要能查到看到就算是实现了电子档案的管理，并没有要求很完整的档案收集、整理、提供利用的全过程管理。但在进入数字档案馆时代后，对于档案全过程管理的要求就越来越迫切，能否对档案全过程进行管理是衡量数字档案馆的重要标志。所以，从“电子化”到“数字化”是档案管理方式质的改变。数字档案馆是电子档案工作发展到一定阶段必然产物，它的内涵更深，专业性更强。

我们现在提出的数字化，是各方面 “电子化”工作发展到一定阶段的必然要求。目前国内设计企业在设计手段上实现了CAD，三维技术开展的如火如荼；在管理手段上很多设计企业利用综合信息管理平台开展工作；在公文管理上使用OA。可以说多方面的电子化工作都得到较大发展，但是要对企业各个过程进行更专业有效地管控，就需要引入“数字化”的概念。如果说的更形象一点，“数字化”就是从最底层的“0,1”进行管控，是最精准全面的管控。所以“数字化”的概念应孕而生，这是管理手段向更高层级迈进的必然要求，是管理方式从大众化走向专业化的必然体现。

2 .设计企业数字化档案管理模式的研究

2.1 设计企业数字化档案管理现状

档案管理学科已经成为一个较为成熟的领域，它不仅是管理技术和方法，也是项目操作和交流的灵魂，更多的影响着工作人员的操作流程和思维方式。档案管理、档案管理理论被广泛运用到各行各业，对于处于竞争环境中的现代企业和高技术行业来说，尤为重要。我国很多企业已经全面引入并推行了数字化档案管理，但在企业实际的数字化档案管理过程中，档案管理学科被运用得各有千秋，其实际效果也不尽相同，大致可分为部门档案管理、项目组档案管理和部门/项目组混合档案管理三种管理模式。根据企业规模或档案管理理念的不同，在实际的数字化档案管理过程中，采取的管理方式也不尽不同。

2.2数字化档案管理模式的分析

（1）内容丰富，数据量大。与电子化相比，数字化给人的第一感觉应该是海量数据，海量存储。它所管理的信息种类更多，内容更丰富多彩，应能包括一个单位的主要信息种类，存储单位至少以“T”计。由于是对整个过程进行管理，所以各种中间数据量比较大。

（2）从管理实体到关系管理。关系管理是数字化最突出的特点，要实现精准全面的管控，就需要对每一份电子文件的各种关系进行全面的管理，搞懂它的来龙去脉，弄清他的前世今生，实现“拔出萝卜带出泥“的效果。这样，利用者不但能够研究萝卜，还能够对拔出萝卜后带出的泥土进行研究，从而全面掌握关于萝卜的各种信息。

（3）为知识管理提供基础。知识管理是未来信息系统提供利用的主要模式。数字化最终的实现目标应该是从简单的查询、浏览、统计阶段过渡到知识管理阶段。目前知识管理尚无统一的标准模式，它的概念正在形成，内涵正在不断丰富。但是有一点可以肯定的是利用者不再是拿着图号到档案室去找图，而是改变为利用者通过一个入口进去后，通过各种关系映射关联，实现对整个档案库的了解，并能够迅速定位到自己所需要的信息，从而减少在查找信息资料上的时间消耗。

（4）全面电子化的产物。数字化是一个单位多个方面全面电子化后的产物，从信息的输入、到生产、管理、提供利用等各个方面实现电子化后，数字化才有了实现的基础。如果一个环节掉了链子，那么整个流程就运转不起来，数字化的利用效果就要大打折扣。比如我们在看到数字地图后，会惊讶于它的精准和全面，那是因为从输入开始它的电子化就已经达到了很高的水平，这样才会在以后的加工利用上提供出高质量的产品。

3 .设计企业数字化档案管理生产模式

3.1虚拟化。“虚拟”源于计算机技术，是指用计算机来虚构和模拟现实世界中的客观事物和环境，如虚拟磁盘、虚拟网络等。然而，这种客观事物本身并不存在于计算机中，而是计算机通过相关信息的处理，仿造出和现实事物极其相似的景象。所谓虚拟化，是指使用计算机和网络技术，人们的实践活动从过去的以物质和能量为基础的物理空间向以网络为基础的电子空间转化的过程。

从本质上讲，虚拟化实际上是一种概念的产物，是真实物理载体抽象化的体现，可以说是计算机和信息通讯技术发展的最新阶段。在虚拟化实现的过程中，数字化、电子化、网络化都是虚拟化的前提和基础，虚拟化集成了计算机和通讯技术的绝大多数功能，例如数字计算的功能、文字处理的功能、多媒体的功能、网络通信的功能等等。只有当计算机具备所有这些功能时，才能够说虚拟时代已经到来。

由此看出，虚拟化是数字化、电子化和网络化发展到一定阶段的产物，并且虚拟化是迄今计算机和通讯技术发展的最高阶段。无论从安全考虑，还是从计算机技术的发展趋势考虑，虚拟化都应该成为未来设计企业数字化的主要技术实现手段。

3.2远程化。计算机及网络技术发展呈现出远程化的趋势，这也符合数字化未来发展的特点。随着设计企业业务领域的逐步拓宽，移动办公的要求越来越迫切。远程化应该是设计企业未来数字化实现的主要功能之一。

3.3数字化应是将文控、CAD、三维、综合管理信息系统、数字档案馆、OA、知识管理等各功能模块串起来的一根红线，数字化将会形成设计企业最大的数字信息资源，涵盖企业绝大部分的信息资源，对于企业的发展具有至关重要的作用。

3.4数字化可能会使设计企业的某些职能发生改变，产生类似“数字化生产中心”这类机构。数字管理中心是设计企业所有数字化信息的管理中心，这类机构的人员有点类似于网站的编辑和运维人员，主要对企业内信息进行加工处理并提供利用。设计人员是信息的生产者和制造者，有点类似于网站的记者，实时产生大量的信息。

4 .结束语

企业越来越发现在日趋分工细化和开放合作的年代，仅仅依靠自己的资源参与市场竞争往往显得很被动，必须把同经营过程有关的多方面资源纳入一个整体的企业价值链中。基于价值链的数字化管理要求在面临更加激烈的市场竞争中，以市场需求为导向的管理思想，除了注重产品的研究开发、营销扩张和售后服务等之外，还要将客户、企业内部资源以及上游供应商资源和下游的客户等整合在一起，来建立企业的竞争优势。现代企业管理强调对物流、资金流和信息流的监控，以达到系统的规范化管理。

参考文献 ：

[1]《数字化管理》，张继焦，中国物价出版社，2001.9

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企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

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一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

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关键词：计算机技术；档案管理；企业管理；阶段

中图分类号：G27文献标识码：A

根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS�的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

3 电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》�GB／T17678－1999�把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件�最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

4 结语

综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。

参考文献

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一、电子档案管理的基本特征

随着电子技术的迅猛发展和推广，档案工作产生了由纸质到光电介质载体的飞跃，从而给档案的纸质管理带来新的机遇与挑战。电子档案是一个新概念，全新的档案形式，是一种新形式、新内容、新载体的档案。如果说档案电子化、多媒体档案只是档案物理载体的量变，而电子档案管理则是从内容、形式到手段的质变。相对于传统的纸质或多媒体而言，电子档案具有鲜明的特征。主要是：

1.实体的虚拟化。电子档案是存储在计算机或者网络中的，看不见摸不着。电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储只能是分布式存储的。

2.档案中各项内容集合性较高。文本、图片、音频、视频等融于一体，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展相关内容，并且可以多角度的展示。

3.易于编辑、管理、传输等。所需要投入的大量编辑、邮寄、通讯、复印、打字、装订等费用都节省下来，直接降低了成本。

4.交互性强、投资成本低。电子档案的形式是在线的、实时的、网络化的，使得用户之间可以十分便利地沟通。

基于电子档案管理的上述优点，随着经济及电子信息技术的发展，电子档案管理已逐渐成为档案管理领域中最为重要的一种表现形式。企事业单位、高等院校、社会机构甚至个人都可能产生大量的电子档案。电子档案属于档案学领域，涉及到一定的信息安全，目前还没有一个强制性的电子档案管理行业标准，并且电子档案的管理还存在一些问题，亟需不断深入研究和解决。

二、现有的电子档案管理方案

电子档案现有的安全管理措施包括载体管理、硬拷贝管理、电子拷贝管理和“双套制”管理等多种措施，各种措施都具备各自的特点，优缺点并存，具体分析如下。

1.载体管理。载体管理是指从电子档案载体制作材料的质量和载体物理性安全两个途径实现安全保护的。制作材料包括磁盘、光盘、输入输出设备等，都极大的影响档案获取人对信息的收集、保存、整理、修改、调取等活动。因此载体保护就是电子档案最底层的保护措施。

2.硬拷贝管理。硬拷贝管理是指在纸质保管时，将电子档案材料进行删除。这种保护措施利大于弊，不复合档案管理学发展的趋势。

3.电子拷贝管理。电子拷贝管理是指脱机媒体措施包括载体保护、硬拷贝保护、电子拷贝保护和“双套制”保护等多种措施，各种措施都具备各自的特点，优缺点并存。

4.载体管理。载体管理主要是指从电子档案载体制作材料的质量和载体物理性安全两个途径实现安全保护的。制作材料包括磁盘、光档案资料，制作磁带、光盘、磁盘等载体的档案备份并存在档案库中的一种保护机制。此方法具有较多优越性，但是对备份载体存放环境要求较高，管理风险较大。

5.“双套制”管理。以硬拷贝和电子拷贝双重备份方式，形成两种介质备份档案的“双套制”管理方式。该方案安全性较高，但是存在人力、物力、资金成本高，纸质版本档案不具备数据相关性和证据性等特征，不能很好反映档案内部数据之间的关联性。

三、电子档案管理存在的问题

上面介绍了现有的多种电子档案管理措施，都能起到很好的管理作用，并从专业技术的角度，探讨了各种方案的优缺点。但我国电子档案管理领域在管理制度、管理理念、管理风格上，存在着非系统性、盲目性、被动性、缺乏制度性和低效率性等问题，严重制约着档案管理工作的发展。

电子档案管理是一项系统工程，要求对各个环节进行有序的、相关的综合管理。但是在现实管理过程中，不管是内部因素还是外部因素、不管是体制原因还是人为原因，都使得电子档案管理出现“头痛医头脚痛医脚”的现象，说明我国部分机构还没有建立起电子档案管理的系统论、科学性理念。

管理的盲目性表现在“人云亦云”，现有管理没有了解档案管理基本特点、没有针对性、没有深究性，只是简单跟风，不能很好地控制管理风险。这和很多工作者的观念、技术以及其所在岗位整体素质有一定的关系。有的部门相关人员对电子档案管理知识掌握较少，没（下转第16页）（上接第12页）有相关的安全保护意识，工作处于被动状态，没有很好的主观保护意识，这就为风险的来临提供了机会。另外部分行业缺乏相关档案管理制度和标准，在管理实施过程中，会出现因为缺乏制度和执行标准，而导致电子档案不能受到很好的保护。

传统管理措施还具有低效率性。表现在，由于保护成本高，使得风险的控制成本相应较高，从而造成人力、物力、财力等的巨大投入，从而得不到相关部门的重视和支持，使得效率性很低。

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关键词：乙太档案；思维形态

Abstract： The true good and pretty thought is open the get key of archives science truth, the spirit practice is archives science original found important route. Infinite of thought time and space is foothold of discussion about ether archives, dialectical materialism is theory foundation of discussion about ether archives.

Keywords：ether archives；thought morphology

笔者在《乙太档案论》（上、中）中对档案本源与管理规律的表述，只是提出了某些观点，而未能揭示乙太档案思维形态和该论点的依据性，容易使人产生乙太档案论的虚幻感觉。本文宗旨是解答乙太档案论思维原理、思维形态和思维依据等问题。

1关于档案学思维真善美的解析

1.1以档案学思维的纯真解悟档案之本源。档案学术思维运动是追求真理的过程，只有档案学术真理性的获得，才是档案学思维的最终目的。“无欲以观其妙。”[1]在人们对乙太档案等某些学术观点反复认识并求得真解的曲折的思维过程中，首先，需要自身思想的纯化，以高尚的学术道德，以献身于档案学术研究的纯洁目的，到达档案学真理认识的彼岸。但是，多元价值观使某些人的道德与理想迷失，回归纯洁的档案学术思想不是一件容易的事情。档案学术领域中的权贵优越或权威至上的治学理念，侵蚀了圣洁的档案学思想；泛滥于九州的学术腐败像毒瘤扩散一样，败坏了原本健康的档案学道德准则；深宅大院、高等学府内的学术壁垒森严禁锢了人们的思想活力。如同普遍的化学肥料、生长激素、强力农药，以及污水的浇灌，百姓们难寻真正的绿色果蔬一样，在学术腐败与道德迷失中，寻找一片学术净土是困难之举。实现档案学思维的纯真，的确比高山寺院、清灯冷屋里修行还要困难。但是，我们还是要追求档案学思维的纯真，不仅为了谋求理想思维境界，更在于档案学真理性获得的必要。对此，笔者具有深刻的体悟：当自己思想返璞归真的时刻，正是追索档案本源灵感突发的一刹那，茫茫脑海中出现了万物混沌，除了乙太档案，再无他物。笔者历经四十年的思维纯化解悟了档案本源，得乙太档案之成果，求真悟道果然是艰苦卓绝的经历！

1.2以档案学思维的本善心解档案之本源。中国道教崇尚“元真”。“元”为人之初的性善，“真”是性善之本质，是归于“真我”，即本质的“我”、纯真的“我”。非真而难以达善，善为纯真所致，“上善若水”。水明万物而暗自身，洁万物而污自己，润泽万物不求回报。善者如点燃的蜡烛，照亮别人前进的道路，把黑暗留给自己，并慢慢地燃尽自身。纯真与善良，本善与真理是不可分割的关系。笔者在多篇文章中，引用“清静天下正，天清地宁、天人合一”，“空物我，泯主客，齐生死，反认知，重解悟”， [2]是将乙太档案作为对象化的思维活动，实现了“内在的超越”，即列宁所解释的客观（清除了一切主观杂念，笔者注）的思维，是关于档案概念“趋向无穷小量的思维纯化运动，由此构成了自己的（思维）运动”。[3]列宁对此赞誉道：“纯粹思维的王国就是真理的王国。”[4]没有高尚本善的纯粹思维境界，便没有关于乙太档案认识的纯真境界。“性善者与人无争，与世无争；与人为善，相安为乐”。以人之初的元真性善，在“天人合一”中“神游悟道”，以毕生精力和纯善高尚心解乙太档案本源。

1.3以档案学思想的大美，感悟档案管理之规律。“淡泊明远，厚德载物”。是李白、谢灵运、陶渊明的诗情意境，是他们的风骨洒脱，恬淡飘逸。拂千年之尘埃，使我们在空明灵透的纯真中，感觉到档案学思维的酣畅，彻悟了档案之大美。从事档案学术思维，需要在时光隧道中跨越思维的长河，而达灵魂渊源的亘古，在天地大美的感受中，“寂然宁虑，思接千载；悄然动容，视通万里，神与物游”。[5]笔者在宇宙的苍茫与生命灵透中放飞思想，大化运作，“指向一个至高无上的精神自由境界”。[6] “天地有大美而不言，四时有明法而不议，万物有成理而不说”。档案学的真理性深深地隐藏于兰台大地深处。我们发掘档案本源、档案管理规律，本身就是真善美的思想修养过程，而真理只能献给那些思想道德高尚，在崎岖的山路上向着顶峰不断努力攀登的人。“天人合一，穷思竭虑，持之以恒，天道酬勤”。谋求档案本源与管理规律的认识，来不得一点点机巧、伪善与虚美。只有你的灵魂一尘不染，心如明镜，才能大彻大悟，在你的头脑中反映出档案事物的本质与本源，反映出兰台变迁规律。“心诚能使石头开花”。档案学术研究不仅是艰苦的思想劳作，也是长期的道德修炼，美丽的档案学术花朵只有经过几十年的心血浇灌，才能在灵魂深处生长出圣洁的学术成果。

2关于档案学思维的哲学表述

2.1乙太档案论是档案学思维原创成果。乙太档案论是档案学术一个全新概念，也是一种全新的档案学理论。档案学新概念是通过实践而产生的。迄今为止，人们依据实践，并在实践中赋予某一个概念，才产生了“实体档案”、“电子档案”等概念，但是，人们在赋予了某些档案的概念之后，并不能深刻地认识它，还要通过长期的反复的实践给予这个概念更真切准确、更完整系统的界定。比如，人们关于实体档案的概念，直至现在，还不是十分清晰明确；人们关于电子档案的概念，正处于深化实践与认识的过程当中。乙太档案的概念起源于档案学实践，它既是对档案概念的寻踪，又是关于档案概念的抽象和概括，是原创性质的学术成果。列宁说过：“黑格尔关于概念的运动，如果解释为唯物主义的，就是人的大脑细胞生物分子的运动，实际上，是一种高级的物质形态的运动。”[7]马克思极为重视对象化的精神实践活动，他认为，此种实践活动的意义远远大于物质的实践。“知识创新是以对象化的精神实践为主要内容的活动。”而知识创新的对象化的精神实践，就是无限想象力的思维活动。中国人民大学的张斌教授和徐拥军博士，正在深入研究以知识创新为主题的档案知识管理理论。推崇档案知识创新，是以先进思想引导实践的档案学术领域中的思想革新运动。“百度百科网络校园”开辟了“知识先锋”平台，聚集知识精英，谋求思维创新。档案学思想创新，就是冲破一切落后的片面的狭隘的传统观念，去建立全新的完美的科学的档案观念。乙太档案就是这些新观念的创造。以真善美的思维境界，以厚重的哲学底蕴而孕育的兰台大地上的这一点新绿，必将迎着二十一世纪的曙光，沐浴着朝阳和晨露茁壮成长！乙太档案论者大公无私，胸怀坦荡，他们没有任何私利和个人荣誉需要维护，甚至连同他们自己的生命，都早已完全贡献于档案学真理求索的过程中。

2.2关于乙太档案论研究的哲学借鉴。乙太档案论者关于档案本源和管理规律的解释，是在于求得档案（在宇宙中）基本形态及其变化规律的认识。如果人们对于档案概念、档案管理的视野仅仅局限于目前所能及的空域，我们就不能实现理论的超前认识和作出科学预见。世界上，宇宙中，对于人类而言，尚未被认识的事物，事物的变化形态，远远多于我们已经认识的事物范围。世界的无限，宇宙事物的无限，以及事物变化的无限，需要人类进行更多更深更广的认识。在认识这些事物过程中，人类的认识与想象力也是无限的，人类只有不断发掘认识的潜力，不断突破思维的局限性，才能不断获得新的认识。没有新的认识和新的管理方法，就没有新的实践和学术成果。即使在档案学思维领域，任何封闭保守的、停滞不前的和无所作为的观点都是错误的。我们必须借鉴哲学和相关科学，开放视野，敢于认识，敢于实践，发现档案事业中的新事物、新观点，成就新的理论成果。真理只能被勇敢与勤劳的人发现，“真理越辩越明”，真理必然为越来越多的人所掌握。乙太档案论如果是真理，不怕参与辩论，不怕被人批判，而且，是在批判和辩论中不断完善，不断丰富，最终战胜与之相对立的错误观点。

“不识庐山真面目，只缘身在此山中。”认识“档案”这一事物，应当使自己的思想（暂时）跳出该事物，也是哲学家经常讲到的“超越自我”，进入精神实践之中，在列宁倡导的“纯化思维”中漫游，达到思维时空的无限，才有可能发现真理。马克思、黑格尔等哲学巨匠，之所以一再强调对象化的精神实践活动，强调人们只有从思想上彻底摆脱了现存的一切概念，才能从中抽象出新概念，这其实是包括档案学思维在内的规律性。认识乙太档案，必须对现存的所有档案概念进行“屏蔽”和“扬弃”，才能“无中生有”，在头脑中产生一个全新的乙太档案概念来。列宁关于“认识是思维对客体的永远的、没有止境的接近”， [8]就是强调了档案学思维运动对于档案物质形态持续不断的认识。只有关于档案形态某一个循环过程（即实体档案―电子档案―生物档案―乙太档案）的认识，才有可能获得关于档案真实面貌的认识，只有对于档案真貌的认识，才能得到档案本质本源及其变化规律的认识。如果人们局限在对于眼前档案的认识或身边档案的认识，就无法认识到无限时空中乙太档案的概念及其运动周期的规律性。

2.3必须坚守唯物主义的理论底线。关于乙太档案认识方法论中的天人合一、物我为一、大化同游、求真悟道，和从有变无，经过中介思维桥梁，再无中生有这些极其复杂、极其曲折的思维运动，我们是无法通过宏观的物质实践加以演绎或加以证明的。如同爱因斯坦的“宇宙空间弯曲”、“时钟倒转”观点一样，人们在没有办法进行光速运动的物质实践验证之前，这些认识都属于科学幻想。乙太档案也是这样，笔者把它描述为弥漫在宇宙空间的、遍布我们周围的、永恒存在着的微观物质现象的客观存在，在当前，是根本无法进行物质实践检验的。即使对于电子档案运动微观物质形态的存在进行检验，都存在着一定的科学技术难题。这些无法通过人们肉眼进行检验的微观物质现象，都有可能被一些人当做荒谬予以否定。恩格斯说：“只要自然科学在思维着，它的发展形式就是假说。”[9]“进一步的观察材料会使这些假说纯化，取消一些，修正一些，直到最后构成定律。”[10]笔者关于乙太档案概念的表述，只是一种幻想或假说，是局限于精神实践的范畴，是理论层面上的表达。笔者在许多时候觉得，这些认识如履薄冰，如临深渊，稍不留意就会陷入唯心主义，误入一种神话。“思维总是物质的、肉体的感官，即人脑的产物。”[11]脑细胞的思维运动，实质上，是人的脑体微观生物细胞的物质运动。在这个思维运动中，人们必须构筑起坚固的“世界上的一切都是物质的”概念。乙太档案，以及关于认识乙太档案的脑细胞，都是物质世界中的一部分，都是物质概念对于物质载体的反映，世界上没有可以脱离物质载体而加以解释的正确理论概念。这就是彻底的唯物主义认识论。建立在辩证唯物主义认识论基础上的乙太档案论，是基于人类大脑物质（所派生）的思维性、物质的唯一性与精神对物质反映的能动性，和坚固的唯物论观点的基础上，因此，乙太档案论是唯物主义的档案学观点。

3彻底的唯物主义观点是不可能被战胜的

档案的绝对物质性，或绝对的物质档案的概念，是不容许动摇的，它是人们认识乙太档案思维真理性的底线，是将乙太档案论建筑在唯物主义基石上的理论基础。

当数字化的虚拟形态的电子档案越来越普遍出现的时候，一些人对档案信息脱载体概念进行了研究。殊不知，任何信息对于物质的依附性才是客观的认识，而脱载体的认识已经滑入了唯心主义的泥坑。不管是人们再熟悉不过的纸质档案，还是胶片档案、光盘档案，人们对于这些档案信息所寄存的物质载体的认识是明确的。但是，寄存在微观物质（如电子、分子等微观物质颗粒）上的档案信息，由于这些载体处于微观的形态，人们肉眼无法发现，往往误认为档案信息可以脱离物质而存在。某些人对于微观物质载体上档案信息的存在、流动、传输、转换这些微观物质现象的变化，如游荡在互联网上的档案信息，正在试验的乙太网传送档案信息，通过星际航天器向外星人传达地球档案信息，等等，都可能因为无法看到而产生错觉，认为都是在没有物质介质作用下所发生的“脱载体”运动。这些认识，都是脱离了世界物质唯一性的观点而产生的错误的认识。事实上，不管档案信息是以一种什么样的方式而存在，或如何在不同物质载体间转换，它们一时一刻都无法脱离物质载体。档案信息本来就是物质的属性，是物质运动的特性反映，我们根本无法，也不可能将档案信息与其物质载体相分离。任何脱离物质的概念或定义的解释，都只能是唯心主义的观点。人们将纸质档案上的信息转换到计算机硬盘上，只是将档案信息由文字的宏观可见状态（通过物质载体）转换到数字的微观的不可见状态；同样，人们又可以将数字化的或人脑中（生物脑细胞上面）的档案信息转换成宏观可见的纸质档案。我们不能认为，微观的物质现象，因为我们看不见，感觉不到，这些档案信息载体的物质性就不存在，档案信息就是脱离了物质载体。随着社会信息化进程的加速，无纸化办公的推进，电子档案将得到普及；随着科学技术发展，以人脑为载体的生物档案将出现在社会活动当中；随着人类频繁进入宇宙空间，乙太档案将成为司空见惯的事情。随着社会进步和科技发展，人类产生的巨量档案信息将向太空传播，地球人类必将加入宇宙文明大家庭，乙太档案将是档案信息交流的主要形态。地球人类不仅始终生活在电子档案信息的世界里，也始终生活在乙太档案信息的世界当中。人类只要将自己的眼睛紧闭，将概念虚拟化，就会悟解到，随着你的指尖在计算机键盘上跳动，你大脑中的虚拟的信息不时流向计算机，或者，通过计算机国际互联网，流向遥远的国度；通过高智能乙太网，流向更加遥远的火星，或其他文明星球，参与着星际文明的交换。电子档案、生物档案和乙太档案，人们都可以去想象，通过虚拟思维，而认识到虚拟档案。某些人可以固执地不去虚拟思维，但是，你不能否定虚拟思维，也不可能否定客观存在着的虚拟物质档案；如同你看不到火星，但是，你不可能否定火星在宇宙中的存在一样。

在对乙太档案逐渐深入认识的过程中，有可能，我们必须一直与唯心主义或机械唯物主义进行不屈不挠的斗争，这是为真理而斗争！不管是虚拟形态的电子档案，还是人档合一的有机物质形态的生物档案，以及范围更加广大、更加普遍的乙太档案，它们都是虚拟的微观世界里存在着的档案；不管档案信息寄存在纸张上、计算机硬盘上，还是人的大脑中，或乙太颗粒上，我们对于档案信息与物质载体不可分割的认识是不容动摇的。我们生活在物质世界里，我们的自我就是物质的；宇宙只是物质的宇宙，宇宙中的一切都是由物质构成的，一切宇宙中变化的现象，只能是物质运动的结果。物质的存在是绝对的、永恒的、普遍的，无时无处不存在的。除此以外，对于档案、对于档案信息作出的其他解释，都因为不是真理而无法立足于世界。

爱因斯坦之所以成为科学预见的巨人，之所以成为人类看得最远最广的人，就是他有一颗智慧的大脑，他的大脑里装着整个宇宙！人类在征服宇宙的过程中，必须建立乙太档案的概念，它是开启人类智慧的一把金钥匙，是引领人类智慧成长的目标和方向。从事档案学理论研究，依靠理论和智慧两个支撑点。而智慧对于知识的运用至为关键。世界上只有人类尚未认识到的事物，没有人类认识不了的事物。精神实践的大脑工场，是科学幻想的无穷空间。但是，人们无限的想象力与无穷无尽的理论探索，必须始终坚持辩证唯物主义的正确观点，任何偏离了这个方向的人，都可能将自己毕生努力化为乌有。而在辩证唯物主义理论基础之上的档案学研究，必然结出丰硕成果。真理是不可能被战胜的，乙太档案论的真理性是不可能被战胜的，彻底的唯物主义是不可能被战胜的！

参考文献：

[1]王凯.自然的神韵.[M]北京.人民出版社2006年版：45.

[2]陈鼓应.老子的有无、动静及体用观 .[J]武汉.华中师范大学学报2003-6.

[3][7][8]姜丕之.黑格尔《逻辑学》一书摘要.[M]上海.上海人民出版社1982年版：9、35、323.

[4]刘勰.文心雕龙.神思.

[5][6]徐克谦.庄子哲学新探. [M]北京.中华书局2005年版：49.

[9]马克思恩格斯全集. 20[M]北京.人民出版社1972年版：583.

[10]马克思恩格斯全集.3[M]北京.人民出版社1972年版：561.

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关键词：信息化档案建设 概念 重要性 建设过程 现在 办法

引言：在进入人类信息化的社会以后，档案管理对人们认识和了解客观世界，对传承古老的人类文明，对发展经济和创新科技，具有着不可替代的作用与价值。因此，加快档案管理工作融入信息化社会的步伐，把档案管理信息化纳入人类社会信息化的总格局中，大力推动档案管理信息化建设，是档案管理部门的重要任务和战略之举。

一、档案管理信息化建设的概念

所谓档案管理信息化，是指档案管理从面向纸质档案实体保管的模式，向数字化信息存储模式过渡和转变的过程。主要形式要实现档案信息的数字信息化和网络化；要实现信息化档案的收发、存储和查询的一体化模式；要实现档案信息的高度共享，而这必将是档案管理模式的新革命。在管理档案中全面应用现代信息化技术，对档案原有信息类资源进行处理、计算、转化和存储管理并为档案信息的查询和使用提供信息化的服务，加快实现档案管理信息化、现代化的进程。档案管理信息化的过程会是一个长期快速的发展过程，在这一过程中，要不断地更新现代信息技术、信息设备，充分运用科学的现代化技术手段，极大地提高档案的管理、利用的现代信息化水平。

二、档案管理信息化建设的必要性

在电子信息化技术高度发达的今天，发展和建设档案管理的信息化已然成为一条迫切且必然的选择之路，办公自动化和办公的无纸化等事物的发展和出现，使档案的产生方式发生了巨大的变化，例如我们的办公OA系统已将文件的起草、签发、传递、归档等运作流程在计算机终端和网络通讯线路中进行，这样迫使档案必须以计算机别的语言为主要存在形态，以计算机的计算为处理手段，以网络的传输为传递方式，以存储器的识别为储存方式。电子信息化的档案与传统的手工纸质档案的建立、储存和查询方式具有很大的差异。这种差异预示着档案管理工作者会面对更多的计算机读取、传递、存储的电子档案。档案信息的内容，会更直接、准确无误的被查询到。档案管理的信息化为档案管理部门大量节省存储空间，更环保，检索更加方便快捷，且准确性大大提高，不但节省了大量的人工查询时间和实体档案的存储物质和空间，对环境保护也起到了一定的积极作用。由此看来，对于任何一个单位来说能够提供有价值的系统性、真实性电子档案信息，就标志着这个单位已迈入了档案管理信息化的新领域。

三、档案管理信息化建设的建设过程

档案管理信息化建设包括基础设备的建设、档案信息资源的建设、规范制度的建设、应用系统的建设和管理人才的建设等方面。

（一）基础设施备的建设：主要包括服务器、终端计算机、网络交换机、介质储存器、操作系统及应用软件等，其中是以终端计算机和网络为核心，以服务器、介质存储器为存储手段，以网络交换机等作为传递信息和查阅信息的纽带。

（二）档案信息资源的建设：一是原有档案的数字信息化；二是收集和接收各种形式的电子档案后集成整合到统一的档案管理数据库应用系统中，从而建立生成更丰富更强大的电子档案信息。

（三）规范制度的建设：能够保障档案管理信息化标准化、规范化、有序健康的发展。

（四）应用系统的建设：能够为档案管理信息提供建立、发展的平台。

（五）管理人才的建设：能够为档案管理信息化提供技术支持。

四、档案管理信息化建设的现状和解决办法

（一）档案管理信息化的现状：1、电子化档案管理标准不够规范、制度不够完善；2、电子化档案管理还不能够完全的与电子政务对接，融入度较低；3、档案电子信息资源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理体制的问题，档案管理存在横向沟通不畅，规范制度不能统一，从而造成档案信息的共享和交流的难度增大。4、对档案管理的重要性认识不够，使档案信息化缺乏良好的信息化建设的推动力和发展环境。5、无法建立统一标准的规范制度，造成档案管理信息化发展的脚步缓慢甚至停滞。6、从事档案管理人员的知识结构存在“老化”、“过时”的现象，没有先进的信息化管理知识和意识。7、软件应用系统的建设和应用技术的开发相对较薄弱，原有的工作基础无法适应新时代信息化的要求。8、数据保护意识不够，存在信息丢失的风险。

（二）解决办法：1、利用现代的管理手段和先进的信息技术，加强档案管理信息化建设，要加强组织和领导，提高专业认识，加大资金投入，增配软、硬件设备，引进和培养先进的信息化建设人才和技术手段。2、提高对创新人才的培养的意识，提高档案管理人员的知识结构。建立一支具有合理分工、科学结构、素质强硬的档案管理队伍。3、建立健全规范的档案管理制度。4、解决好电子档案的安全保存问题。

档案管理的信息化建设给予新时期档案管理工作崭新的形式与内容，为档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。档案管理的信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，不可能一步到位，所以要逐步实施，抓住重点，讲求时效，不断持续发展和进步。

参考文献：

1.档案管理学陈智为中国人民大学出版社

2.档案管理学原理王向明上海大学出版社

3.档案学研究进展王新才武汉大学出版社

4.《电子文件风险管理》冯惠玲等著中国人民大学出版社

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关键词：电子文件； 档案工作； 影响对策

Abstract: this article from the electronic files on the influence of archives work about, then electronic files on archives countermeasures to explore.

Keywords: electronic files; Archives work; Influence countermeasures

中图分类号：G275 文献标识码：A文章编号：

大量电子文件的产生，不论对档案业务工作还是档案学理论都产生了巨大的影响，它将引导档案工作者对电子文件的归档与管理利用方面的工作进行深入的思考。

一、电子文件对档案工作产生的影响

1、电子文件对档案业务工作的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的立卷归档工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，先由文书部门收集立卷，然后交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

2、电子文件对档案学理论的影响

对档案本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案内容上，另一方面表现在档案形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

对档案来源原则的影响。来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

对档案学理论研究内容的影响。档案学理论研究的内容是由研究对象决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

二、档案界所应采取的对策

电子文件对档案业务工作和档案学基础理论研究都产生了具大的影响，档案工作者应该怎样做才能减少这些影响，保证档案工作的顺利进行呢?笔者认为应从以下四个方面采取对策：

1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2、解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是档案工作者需要深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

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关键词：办公自动化环境 医院 档案管理 存在问题 改善建议

中图分类号：R 197 文献标识码：A

医院档案一方面记录了医院的发展历程、发展轨迹、发展中的重大事件，另一方面还保存着大量的医疗科技成果，是医院医疗工作以及医疗工作研究者的重要参考数据，故医院档案对于医院发展举足轻重。鉴于此，医院应做好档案管理工作，充分发挥档案管理的重要作用。毋庸置疑，随着医疗卫生体制的改革和科学技术的发展，医院档案管理数字化趋势愈加明显，这就意味着档案管理工作即将或正在向着自动化、电子化、现代化的方向发展。因此，在办公自动化环境下，改进与完善医院档案管理工作十分必要。

一、办公自动化概念与优势

（一）概念

所谓办公自动化，即利用计算机网络、计算机技术设备等实现网络信息与办公室工作的对接，做到办公信息的自动传输、自动发送、自动接收以及自动存储等流程，以此来加快信息流动，确保信息稳定性、安全性、精准性与可靠性的一种现代科学的办公状态。实现医院档案管理办公自动化，有利于克服传统档案管理模式的弊端，提升档案管理工作质量，最大限度增强档案信息的有效性。

（二）优势

在医院档案管理中，办公自动化优势显著：第一，精准迅速。办公自动化能促使各部门对各类档案信息进行及时、迅速的有效录入，并克服人工档案管理“速度慢，误差大”的缺陷，使档案管理时效性与精准性更强。也就是说，办公自动化不仅使档案信息的录入系统化、自动化与科学化，更使信息查询显得及时、高效。第二，较高的资源共享性。办公自动化能利用电子互联网建立资源共享中心，强化了医院各部门的沟通与交流，提升了医院的档案资源利用率，更有利于各部门的工作效率的提高。第三，办公自动化使医院档案信息存储方式更加灵活。在办公自动化环境下，医院档案信息存储由纸质逐渐过渡到电子存储，记录形式也由单纯的文字形式拓展为文字、图像、表格、视频等多种记录存储形式，存储效果更为直观，保存时间更久，价值更高。

二、办公自动化环境下医院档案管理面临的问题

（一）电子存储文件的保密性遭受质疑

网络技术的迅猛发展一定程度上也推动了盗密技术的发展，这使得电子存储文件的保密性遭受严重质疑。在办公自动化环境中，医院电子档案经常存在被篡改、被盗用的迹象，这极大削减了电子档案信息的可靠性，不利于电子档案作用的充分发挥。电子文件虽易于保存，但毕竟没有统一、固定的形式，故其较纸质档案更容易修改与盗取，这是医院电子化档案管理目前面临的一个重要难题。例如，电子病历涉及到医疗安全与患者隐私，如果保密工作不够，产生的后果将十分严重。

（二）医院档案管理缺乏规范统一的标准

医院档案管理的办公自动化虽然给员工工作带来了诸多便利之处，但同时也衍生出很多问题。这些问题的产生很大程度上是由于档案管理缺乏规范、系统的管理标准。例如，随着办公自动化的发展，很多员工对重要的档案信息进行了电子存档，但是却忽略了纸质原稿的保存。再如，在用打印机打印材料，传真机传输与接收材料过程中，忽视原底稿，将复印件作为底稿存档的现象很常见。也就是说，办公自动化后，医院电子化档案管理实施方面缺乏健全、统一的标准，不利于档案管理效率的提升。

（三）n案管理人员的综合素质有待提升

在办公自动化环境下，医院档案管理的技术方法、原则、标准等与原本手工档案管理存在很大差距，这对档案管理员工的综合素质提出了更高的要求。一些老员工思想观念、技术手段等依然停留于纸质管理阶段，如知识面窄、信息技术水平低、对数据信息通讯知之甚少等等，不能胜任目前电子档案管理工作。从当下来看，员工只有具备现代电子档案管理相关知识，并灵活运用计算机网络信息技术，成为信息技术水平高、管理能力强、档案知识丰富的专业复合型人才才能适应医院档案管理工作需求。

（四）档案管理办公自动化水平低，问题多

随着医院医疗水平的提升，很多医院走向了档案管理自动化、现代化与信息化道路。但纵观当下医院档案管理办公自动化现状，水平低、问题多成为档案管理面临的新困境。这主要表现在医院档案管理办公自动化资金投入少、软件开发能力弱以及软件使用水平低等。由于部分软件开发商缺乏软件开发经验，技术水平不够，其开发出来的软件系统质量不高，无法满足当前档案管理的现代化工作。例如，一些软件系统的实用性太差，不能满足用户需求；还有一些软件无法实现电子文件运转与电子档案管理的一体化，这大大减低了档案管理效率。

三、办公自动化环境下提升医院档案管理质量的建议

（一）医院应加强网络监管，降低网络安全隐患

在办公自动化环境中，维护电子档案管理的安全性，尽可能排除一切网络安全隐患，提高电子档案信息的客观、真实性显得尤为重要。这就要求，医院要强化网络安全系统建设，建立一个完整、系统、安全、可靠的信息化电子档案网络系统。具体来说，医院可以通过加密网络信息系统、使用防火墙、设置权限等方式减低网络安全隐患，还档案管理一个宁静、真实的外在环境。例如，在档案管理工作中，为了防止因人为恶意修改而造成重要文档信息被破坏、丢失或盗用等，工作人员可以对重要文档进行加密处理，或者进行权限设置，将不符合查询与阅览文档的人排除在外，减少安全隐患。除此之外，医院更要强化网络监督。网络监督的方式多种多样，医院要选择适合自身的方式强化网络监督。例如，可以对系统网页进行设置，当不法分子访问网页时进行适度的拦截。

（二）医院档案管理要做到统一标准、规范管理

为提升医院电子档案管理效率，医院档案管理必须做到统一标准、规范管理。具体来说，可从以下三方面着手：第一，文书管理与电子档案管理要做到统一标准。文书管理与档案管理分属于不同的管理部门，文书部门负责文档前期工作，而档案部门负责文档接收、规整、管理等后期工作，但二者在管理上要规范体制，统一标准，这样才能使二者相互配合，相互协调，共同服务于医院管理工作开展。第二，制定规范、统一的档案管理业务流程进行标准。办公自动化环境中，医院档案管理必须要有严格、规范统一的管理流程与标准，以此来引导工作人员规范进行，提高电子档案管理效率。第三，统一技术操作标准。电子档案管理与纸质档案管理不同，需要有统一的技术操作标准。例如，在流程设计时，应采用兼容性强、性能相对较好的系统，并对相关的技术标准（数据接口标准、数据安全标准、数据转化标准等）进行规范化处理。

（三）强化对工作人员的培训，提升其综合素质

近年来，我国医疗卫生事业呈现出蓬勃发展的趋势，与此同时，各式各样的新技术、新内容正广泛应用于医院档案管理中，这对档案管理人员的综合素质提出了严峻的挑战。因此，针对当前档案管理人员素质低的现象，医院应强化对工作人员的培训工作，循序渐进提升其综合素质。具体来说，医院应做到以下两点：首先，把好档案管理人才招聘关。人才招聘是医院进行档案人才管理的第一步，招聘人员要严格依照招聘流程，挑选理论扎实、经验丰富、信息技术水平高的优秀人才充实档案管理人才队伍。在招聘中，要禁止“裙带关系”，做到“任人唯贤”。其次，要强化对新人与老人的培训。要对新人做入职前培训，使其尽快上手，轻松投入工作。对于在职员工的培训要更加倾向于对现代档案管理知识的渗透，如档案信息化管理手段，电子档案管理注意事项等，全面提升其综合素质。

（四）完善医院电子档案系统，提高信息化水平

完善的电子档案管理系统对医院档案管理办公自动化水平的提升具有重要的促进意义。鉴于此，医院必须完善电子档案系统，提高档案管理的信息化水平。首先，医院要对办公自动化系统进行深入研究。对办公自动化系统进行深入、全面、广泛的研究是提升办公自动化水平的第一步，有了研究做基础，办公自动化系统的运用、升级、更新便显得游刃有余、得心应手了。其次，医院要加大资金投入，开发兼容性强、性价比高的办公系统，使该办公系统不仅能满足客户需求，又能实现文件转运、文件管理等的一体化，最大限度提升办公系统运行效率，推动电子档案管理质量的提升。最后，医院可建立专门的电子档案管理信息化系统，为医院各部门搭建信息化档案资源共享平台，提升档案信息的利用率。

综上所述，在办公自动化环境下进行医院档案管理工作的开展是一项繁琐复杂、循序渐进的系统工程，不可一蹴而就。医院要强化对档案管理信息化的重视，并加大资金投入，完善硬件建设；建立统一规范的医院档案管理标准等，为办公自动化提供良好的外在条件。与此同时，医院档案管理人员也要不断提升自身综合素质，以扎实的基础知R、较高的工作技能以及良好的工作状态投入医院档案的信息化管理中，真正提高医院档案管理工作的质量与效率。

参考文献：

[1] 梁惠志. 办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J]. 办公室业务，2014（23）：190.

[2] 汪亚琼. 办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]. 办公室业务，2015（02）：74.