毕业生的档案存放范文

导语：如何才能写好一篇毕业生的档案存放，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法

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【关键词】高职院校；毕业生档案管理；强化方法；意义

高职院校的毕业生档案是个人身份、学历、资历等方面的个人证据，是人在社会上生存的轨迹，和社会劳动保障、薪酬待遇、组织关系等有着非常紧密的关系。高职院校毕业生的人事档案是记录高校毕业生信息的重要载体，具有无可替代的作用，所以加强高职院校毕业生的档案管理工作不仅是顺应时代的发展，深化教学改革，还是提高高职院校的管理水平和教学质量的重要手段，对社会主义建设具有重大的意义。

一、高职院校档案管理工作面临的主要的问题分析

1.意识不强，档案存放存在缺陷

由于我国市场不断变化，企业在用人的分配和接受上都发生了转变，又加上一些高职院校的毕业生对人事档案认识上还不足，使得组织和档案人员对档案的重视力度下降，对档案的存放也就不那么关心，造成了档案的存放出现了很多的情况，如有的人档案在就业单位，有的在教育部门，有的在人才市场，有的在家，甚至有的已经遗失了。

2.档案后续材料充实不足

由于目前的一些企业不重视人事档案，仅关注的是人员的学历和能力，加上一些高校的毕业生不重视人事档案，虽然有了长达几年甚至十几年的工作经验，但都没有进入到档案中，档案中也就没有这几年或十几年的人生经历，造成了档案人员人生经历缺失。

3.弃档和死档逐渐增多

由于目前的社会中很多企业不看重人事档案，仅注重的是人员的能力和身份，对员工的约束也仅依赖合同或协议，出现了重文凭轻档案的现象，很多的人才服务机构中的档案长期无人问津，死档和弃档日益增多。

二、强化高职院校毕业生档案管理工作的几点方案

1.加强高职院校毕业生档案管理的意识

高职院校的毕业生档案管理是学校日常管理工作中的一部分，学校领导和管理人员的重视程度直接的决定了档案管理工作的效率和规范程度，这也能体现出学校的管理水平和教学质量，由于高职院校毕业生的人事档案对于学生来说尤为重要，所以高职院校的档案管理质量对毕业生的影响很大，所以进一步的加强学校领导和档案管理人员的管理意识就特别的重要，他们应该进一步的学习《档案法》和相关的法律法规，要明确档案管理的重要性。

2.加强高职院校档案管理人员的素质

对于高职院校的毕业生档案管理来说，要提高管理水平，那么就应该要保证管理科学合理化、稳定化和最优化。学校还应该给档案管理人员提供一个发展和提高业务水平的平台，要针对档案管理工作的特点开展业务培训或学生交流活动，尽最大的努力提高档案管理人员的业务能力、管理水平和现代化信息技术运用能力，与此同时，还要加强档案管理人员的思想政治觉悟，让档案管理人员充分的认识到档案管理对于学生的重要性，认识档案管理不仅服务学生还服务社会。通过加强档案管理人员的素质提高管理的质量和效率。

3.建立完善的管理制度

在高职院校中，每一个职能部门应该有部门间的规章制度，对于档案管理部门，应该建立一个完善的学生信息收集整理、保管保密、检查核对、转递送交等规章制度，部门领导做好监督的工作，务必将每项规章制度落实，做到有据可依、有章可循，确保管理工作有序的进行。

4.加强学生档案管理工作的宣传力度

高职院校毕业生的档案管理工作中，档案的收集、整理、归档是主要的工作内容，在对学生提供服务的同时要使档案的价值体现出来，这需要档案人员的积极配合才能达到最好的效果，所以加强档案知识的宣传力度就显得尤为重要，让学生能够了解和认识到档案的基础知识和重要性，让学生及时的反馈各项信息用以综合性的研究和分析，提高档案的利用率。

高职院校毕业生的档案管理工作从最初的建档、整理、归档、保存到转递，中间的步骤多，经历的时间长，转手的部门多，这就需要高职院校的相关领导给予高度的重视和档案管理人员的认真负责，在规范的规章制度和先进的信息管理技术下做到真正的档案服务于学生，服务于社会。

参考文献：

[1]金光明.高校毕业生档案管理及流向问题研究[J].现代交际，2012

[2]赵连喜.自主择业就业制度毕业生档案管理问题[J].中国信息化，2013（6）

[3]樊丽君，韩艳平.高校毕业生档案管理的思考[J].办公室业务，2012（11）

作者简介：

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关键词： 管理现状；困境；理性选择

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

随着1999年我国高校开始扩大招生规模，高校毕业生数量迅速增加，高等教育正实现着跨越式大发展。新疆高校也在从外延发展向内涵发展的转变过程中积极探索新型管理模式，而有效提升学生档案管理工作的效能已逐渐成为提高高校管理质量的重要增长点，高校学生档案管理工作涉及面较广，关系到每一位学生的切实利益，关系到高等教育发展和学校稳定。本文立足于新疆高校学生档案管理的实际状况，对新疆大学、新疆师范大学、石河子大学、新疆农业大学、新疆财经大学和新疆警官高等专科学校进行了详实而全面的调研，阐析了新疆高校学生档案管理现状和存在的问题，并对如何解决这些问题做出理性的选择。

1 高校学生档案管理的价值分析

学生档案是高校档案群中的一个分支，也是学生个人成长过程中人事档案的重要组成部分。它以独特的形式和内容，在学生队伍的建设中发挥着无可替代的作用，越来越引起人们的关注。高校学生在学生管理中的主体地位，决定了抓好学生队伍建设，是办好一所大学的关键。而学生管理又与高校学生档案管理密切相联。高校学生档案真实地记载了一个学生从高中到大学整个学习期间德、智、体、美、劳等各方面的情况，反映了每一位学生学习成绩优劣、水平高低、能力大小，既方便又实用，不论在质方面还是量方面都有较强的可比性，为学生入党、毕业就业等方面都提供了具有科学性和准确性的依据，避免了凭印象、听反映、靠关系等日常管理中的弊端。高校学生档案的建立，对充分调动学生的积极性，提高学生队伍的整体素质。培养学生的竞争意识，激励学生奋发向上，不断进取，以丰硕的成果来书写自己的历史，充实了自己学生时代的档案，起到积极的促进作用。

2 新疆高校学生档案管理的现状透视

2.1 学生档案的基本特点

2.1.1 过渡性 高校学生档案材料反映的是学生在校学习的过程，以及伴随这一过程而产生的品德表现和身体健康状况等，如因考试作弊而受到处分；因身体健康状况的休学、复学等，这些变化都是今后形成完整档案的基础。与此同时，随着学生的毕业就业，最终其学生档案将移交就业单位等部门。因此，学生档案具有过渡性。

2.1.2 周期性 高校学生档案随学生毕业就业而去，在学校仅存放3或4年，最长不超过6年。学制越长，学生在校时间也越长，学生档案流动的周期就长，相反，学制越短，学生在校时间就越短，学生档案就流动得较快，周期就短。可见，学制决定了学生档案的周期性。

2.1.3 私密性 每份档案都记载了学生的很多个人情况，如家庭情况、成绩记载、奖惩情况等，这些都属于个人隐私，必须要按照国家有关规定严格管理，在一定的范围内需要保密。所以，学生档案具有私密性。

2.1.4 频繁性 在实际工作中，学生档案的使用非常频繁，学生报考研究生、参加就业、出国留学、参军入警、报考公务员等，均需利用在校期间的档案。因而，学生档案的运用非常频繁，使用率较高。

2.1.5 多样性 就生源而言，主要来源于以下几类学生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小语种招生、单招、高水平运动员、体育特长生、艺术特长生等。学生的来源丰富，同时生源地区的多样性和差异性决定了高校学生档案的多样性。

2.2 档案管理的基本模式 新疆各高校的学生档案管理机制不同，主要有以下几种模式：①校院两级共同管理模式。学生档案管理工作由学生处宏观管理和调控，负责学生各类归档材料的最终审核工作，各学院（系部）对学生档案进行集中管理。这种模式有效地将学生档案管理工作系统化、责任化。石河子大学自2008年起开始采取这种管理模式。②职能部门联合管理模式。学生档案由学生处和招生就业处共同管理。其中，在校生档案的材料归档工作主要由学生处负责管理，毕业生档案的发送及留存毕业生档案的调取和服务工作由招生就业处负责管理。新疆农业大学就采取了这种管理模式。③学管部门集中管理模式。由学生处负责在校生和毕业生档案的全程管理工作，学生各类档案材料的归档、整理、调阅等工作都由学生处的学生档案管理工作人员责任。如：新疆师范大学、新疆财经学院、昌吉学院的管理模式都属于此类。

2.3 毕业档案的发送保存 新疆各高校毕业生档案的发送和保存方式各不相同。各高校对应届毕业生的档案管理原则上是按照就业方案发送，在此基础上，对毕业生档案的转递和存留方式不尽相同，主要为：

①统一发档与院校留存相结合。毕业生归档材料入档完毕后，按照就业方案发送毕业生档案，尚未就业的毕业生档案留存学校。如新疆农业大学和昌吉学院。②统一发档与档案转存相结合。在毕业前夕，毕业生自愿将档案存放在人才交流中心的，学生处将这部分学生档案抽出转往人才交流中心，并代收档案保管费。剩余的已就业毕业生档案按照就业方案发送，尚未就业毕业生档案留存院校。新疆大学近年一直采取这种方式。③统一发档与个人提取相结合。毕业生在毕业离校前凭报到证或单位调档函在调档期集中调取个人档案。调档期结束后，不再允许个人调档，统一按照就业方案发送，未就业的毕业生档案留存学校。此后，定期将超期保存的历届毕业生档案发往生源地。这种方式可大大减轻历届毕业生档案的留存压力。如新疆财经大学、石河子大学在2008年以前采取这种方式。

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( 一) 学生档案归档内容简单化、程式化。学生档案中记载的许多内容已经失去应有的价值，同时许多符合时代需要的新内容却未被记载。如涉及高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、入党入团材料、毕业生登记表、学位授予通知书、报到证存根、体检表等比较多，而用人单位希望了解的个人素质、成绩、能力、特点、诚信等方面的材料比较少，学生鉴定材料空洞、政治术语多，呈公式化、口号化，没有全面真实体现学生在校期间的全貌和个性发展特征，档案材料不完整，信息量不足，档案材料归档跟不上形势的变化。因此，高校学生档案应有的作用无法得到发挥。

( 二) 管理效率低下，手段落后。当前学生档案管理模式上存在的问题必然导致学生档案的管理落后于形势的发展，同时也限制了学生档案工作的标准化、科学化、现代化的进程。大多数高校的学生档案管理还是原始手工操作管理模式，没有一套完整的学生档案计算机管理软件。随着学生数量的增加，流动数量加快，就业方式多元化，档案投递单位复杂化等，导致原来的学生档案管理手段越来越不能适应发展需要。由于没有建立相应的学生档案数据库，导致学生档案的核实、转递、查询等工作的效率十分低下。

( 三) 档案管理不能联系实际。学生档案有两个重要作用。一是学生档案是推荐就业的重要凭证，是用人单位了解学生状况，决定录用与否的重要决策依据。尤其是对一些报考国家公务员、政府机关、事业单位的毕业生来说，档案政审更是笔试、面试之后必不可少的一个重要步骤。现行高校的学生档案管理严重脱离学生学习生活与就业。有很多学生直到毕业都不知道档案在哪里，更不知道如何利用和发挥档案的作用和价值，毕业走上工作岗位多年还不知道档案的去向。同时，学生档案是在校期间进行学生管理工作的重要依据。学生档案记录了学生入学前以及在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭经济状况等方面的息，是学校领导、教师、辅导员对学生进行针对性考察的重要依据。因此，在新形势下迫切要求对学生档案工作进行创新，做到以人为本，注重实效，使学生档案管理落实到实处，真正做到为学生、为管理学生工作服务。

二、加强高校学生档案管理创新的途径

( 一) 强化学生档案管理的基础性工作，做到学生档案管理的“三化”。即规范化、精细化、动态化。规范化就是以统一的办法和标准对学生档案进行管理; 精细化就是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理; 动态化就是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。具体措施如下: 设置专门存放学生档案的档案室。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。建立学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表，在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。未经系部负责人签字批准不得私自查阅、借阅档案。学生档案一般不外借。如因用人单位政审、应征入伍等情况必须借出使用时，应在 “档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还 ( 借阅期限不超过一周) 。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责。建立毕业生档案转递交接表，使档案保管责任人明确，确保学生档案的安全。

( 二) 强化服务功能，创新档案管理模式。面对当前的就业形势，高校的档案管理工作必须具有超前性，考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用，我们要改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法，从学生进校起就做好建档工作，杜绝因临时突击行为，造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生。其次，规范档案流转的整个程序，建立一套完善的学生档案管理体系，保持学生档案材料的系统性和完整性。在档案材料的收集整理过程中，各高校从事学生档案管理的工作人员，要经常主动地与形成学生档案材料的部门和各院 ( 系) 主管学生档案的负责人联系、协商、沟通，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生的信息，要及时归档，努力使学生档案全面、准确、科学、合理，并保持档案完整和最新状态，推进高校档案管理工作的规范化。

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【关键词】“三化”理念；学生档案；过程管理

高校学生档案是向用人单位全面推荐和介绍毕业生情况。目前学生档案材料包含的内容主要有：毕业生登记表、入团入党材料、体检表、学生成绩表、各种奖励材料、处分材料、综合测评表等。它是以纸张作为档案的载体，具有实体性、原始性和唯一性等特点，是一种宝贵的信息资源，有利于用人单位对学生进行客观、真实而全面的了解。档案是人事档案部门对当事人进行转正、定级、职称评定、计算工龄等问题时的重要依据。每个人在职业生涯中会遇到职称评定、工龄计算、工作更换等情况，由于近几年毕业生工作流动性较大，人事档案部门只能依据档案的记载情况进行相关核算，另外，在办理养老保险、出国深造手续和考研、考公务员时，也要用到档案。

一、高校学生档案管理的创新思路

档案管理看似一个程式化刻板的工作，其管理却应该是一个不断动态更新的过程。本人的创新思路便是将刻板的工作动态化，全过程、分阶段的对档案进行超前的、过程的、追踪的管理。具体分以下三个阶段：

（一）档案超前管理阶段。以“三化”理念为指导，强化学生档案管理基础性工作。面对当前的就业形势，高校的档案管理工作必须具有超前性，考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用，改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法，从学生进校起就做好建档工作，杜绝因临时突击行为，造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生。

（二）档案过程管理阶段。强化服务功能，通过设计完善诚信档案、台帐、建立档案借阅登记表、专递交接表等方式，创新学生档案管理模式。

（三）档案追踪管理阶段。发挥档案管理功能，设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，作调查、统计、分析，构建毕业生信息反馈档案系统。

二、创新举措——以宿迁学院五系学生档案管理为例

（一）提出并运用档案“三化管理”、“超前管理”、“过程管理”、“追踪管理”理念，加强学生档案管理，充分发挥学生档案在就业服务中的作用。学生档案管理的“三化”，即规范化、精细化、动态化。规范化是以统一的办法和标准对学生档案进行管理；精细化是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理；动态化是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。

（二）制定实施《宿迁学院五系学生档案管理办法》、建立《五系学生档案管理台帐》、建立《学生档案借阅登记表》、建立《五系毕业生档案转递交接表》。具体的做法为：按照宿迁学院学生档案管理的要求，结合五系一直以来学生档案管理的做法，经系部例会讨论，制定《宿迁学院五系学生档案管理办法》。本办法共五章，二十五条，从总则、系部档案管理职责、归档材料、档案管理要求、学生档案查（借）阅五个大的方面作了规定。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。从2005级开始建立全系学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作全系每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表。因用人单位政审、应征入伍等情况需使用时，在“档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还。建立五系毕业生档案转递交接表。使档案保管转递责任到人，确保学生档案的安全。实行对学生档案的动态管理。台帐及档案的更新通常在在每次评奖评优以后、学生受处分后、以及毕业班毕业前几个时段。

（三）设计《五系学生诚信档案》，并动态记录，最终归档。诚信档案包含学生亲笔签名的诚信承诺书，个人基本情况（专业班级、政治面貌、贫困生认定信息、助学贷款信息等），诚信记录（四学年的学风考风情况、拖欠费用情况、偿还贷款情况、日常行为情况、其他表现情况及诚信情况总记录）。

（四）设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，并作调查、统计、分析，给系部学生档案管理、教学及就业指导工作作参考，为进一步完善各项工作提供依据。

三、创新效果—以宿迁学院五系学生档案管理为例

（一）自系部档案考核以来，五系学生档案2008届—2011届毕业生档案考核出错率为0。

（二）五系在2008—200年、2009—2010学年获学生档案管理条块工作先进。

（三）目前，已完整保存五系2005级—2008级四届全体毕业生档案台帐，正更新完善2009级—2012级四届在校学生档案台帐。建立2010届、2011届毕业生信息反馈电子档案系统。

（四）根据本人几年学生档案管理工作实际，2012年5月《浅谈高校学生档案管理创新》。

四、高校学生档案过程管理的推广价值

对学生而言，高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录，它真实而具体地体现学生在校期间的品德作风、学识水平、综合能力及健康状况等，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。本着真实、诚信为本的建档原则，以方便就业、服务用户为导向，加强高校学生档案管理，零出错率保证了档案的真实准确性，给学生人事档案的完整性和学生的切身利益提供了保障。在现今严峻的就业形势下给学生顺利就业提供一些便利。充分发挥了学生档案在就业服务中的作用。

对就业市场而言，动态化管理保证了学生档案的及时更新，体现学生入学以来的现实表现情况，为用人单位政审、了解情况及毕业生档案的完备转递提供保障。根据《毕业生就业市场反馈调查问卷》反馈，适时的加入单位共需了解的诚信档案等信息，使档案管理与时俱进，符合当今用人单位的需求。

对辅导员而言，《学生档案管理办法》的制定实施，使档案管理规范，有章可循。在基础工作做好后，档案常规管理会轻松、有条理。专门档案室及档案柜的设置，使学生档案存放安全可靠。档案借阅登记制度的建立，使档案管理安全规范、以学生为本。台帐的建立，能够对全系学生的档案信息一目了然，可以准确迅速的查询全系每个专业、每个班级、每位学生的档案信息，无需翻阅档案袋就可以了解每一位学生目前档案袋内容的完备程度。便于统一管理、查找、调阅等，这种优势在毕业班学生政审时体现的尤为明显。即使在学生毕业后，也可以作为档案查询的依据，是一份极有意义的存档。

对学院、系部而言，完备的毕业生档案在就业市场可以提升学院的形象，反应学院扎实的基础性工作。毕业生信息反馈档案系统的构建，及时反馈毕业生信息，根据所反馈的毕业生工作后的知识结构、思想道德、专业技能、心理素质等的具体信息。了解用人单位对人才的标准和需求，及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段，主动适应人才市场，培养学生基本技能和综合素质。

参考文献：

[1]肖连勤.高校学生档案管理工作创新[J].黑龙江教育，2010（3）.

[2]徐向玲.增强创新意识 做好高校学生档案管理[J].中国成人教育，2007（3）.

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关键词：毕业生；档案；转递；高校

中图分类号：F20 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）33-0215-02

收稿日期：2013-09-25

作者简介：赵湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究馆员，从事档案规范化管理与方便利用模式探讨研究。

目前高校毕业生就业模式是毕业生本人与用人单位直接面议、双向选择、多次比较后签订三方协议书、报学校就业指导中心确定分配派遣方案，经省教育厅批准后执行的分配就业方案。这种分配就业模式给用人单位和毕业生双方都提供了更广、更多的选择机会，人才资源市场化配置的结果是人才流动更加频繁，单位退档、毕业生跳槽、毁约改派、鼓励毕业生到中西部欠发达地区、外企、民企、私企等中小企业就业，允许毕业生在毕业后两年之内有一次改派机会等促进就业政策措施，特别是高校的扩招和民办高职院校雨后春笋般的兴起，致使每年有更多的毕业生涌入人才市场，高校毕业生档案转递去向由过去的清一色“单位人”，变为今天的就业单位无人事管理权而委托人才交流服务中心管理的“社会人”，这给高校毕业生档案“安全、及时、准确、完整”转递到用人单位或人才交流服务中心提出了更高要求。笔者认为只有抓住了“档随人走”的人——即个人人事档案的当事人要主动关注自己的个人档案去向与动态（档案的当事人要及时查询并确认自己档案是否转递到指定的位置），与此同时，学校方面要切实做好以下几方面的规范工作，才能确保高校毕业生档案转递任务的顺利完成。

一、开展学生档案知识讲座，让毕业生了解个人人事档案相关知识和归档转递流程要求；学校有关部门要高度重视并精心组织相关人员通力协作，切实做好毕业生归档和转递工作

（1）让毕业生了解个人人事档案的相关政策法规，知悉毕业生归档材料的清册内容，毕业生归档材料包括哪些材料，提高毕业生对个人人事档案重要性的认识，更多地了解毕业生归档材料要求、档案归档与转递流程、毕业生派遣工作程序、毕业生立卷归档（个人档案）要求等的相关信息。如《报到证》应是毕业生与用人单位建立人事关系并到用人单位报到的凭证，报到证管户口和档案的转移去向，即除北京和上海市外的任何一个城市上户口落档案。《学籍卡》是学籍认证、考学、考职、评聘职称评定、转正定级等的重要依据。个人档案内相关材料的缺失会导致本人以该档案材料为依据的个人证明等无法办理，这会直接影响到个人合法利益的维护和正常社会经济活动的参与。（2）让毕业生了解机要文件转递档案是怎么一回事，机要文件转递有哪些前提条件、要求和须知：机要局规定县团级以上的国家机关、企事业单位必须与机要局建立了机要投递关系后，方可为该单位投递机要文件，否则不给投递机要。如没有机要投递关系的中学就只能将机要文件投递到他的上级机关教育局；如外企、民企、私企没有国家人事部门规定的人事管事权，就只能将员工的人事档案委托给当地的人才中心进行管理。机要文件查询规定在一年内凭机要文件编号协助查询，超过一年期限后机要局就不再协助查询了。（3）个人档案是组织建立，并由组织保管和使用的个人人事材料，具有查阅和凭证作用。本人及亲属不能接触到本人的个人人事档案。个人人事档案在转递过程中，本人应当及时查询档案的转递动态，并及时到档案转入机构查询和确认个人档案是否已经准确转入到档案管理单位。（4）毕业生派遣工作规定两年之内变换用人单位必须经过改派，每位毕业生两年之内只有一次改派机会。改派必须有原单位的解约函（证明信）、交回第一个报到证、提供第二个用人单位的调档函或劳资协议书。改派在学校就业指导中心办理，报省教育厅批准后执行。改派后持报到证到户口迁出地公安机关改变户口迁入地并加盖公章。改派后持报到证的附件通知书到个人档案所在单位转递个人档案，将通知书交给个人档案所在单位，请求将过时的通知书取出销毁，将新通知书装入个人档案并按照通知书上的转入单位转递个人档案。（5）“档随人走”是档案转递的原则，包括人档不能分离，毕业生上户口时要求见该毕业生的个人档案后，才能上户口。深圳市人才中心要求毕业生档案与户口同步管理。

二、通过机要方式转递毕业生档案校院分工及注意事项

（1）档案馆专职档案员负责找好“时点”拷贝学生处就业指导中心的《毕业生派遣数据》，打印“机要转递四联单”，裁切“机要转递四联单”，在“机要转递四联单”上加盖公章。负责联系省机要局上传下达机要文件转递要求，了解机要接收单位的要求，确定学校毕业生档案送到省机要局时间，订专业车辆、定人员和搬运工人。（2）档案馆安排布置本校各二级学院归档、整理、移交时间、召开培训会、下达文件、确定联系人员建立联系（专职人员指导监督、兼职人员）确定各二级学院的装档时间。（3）毕业生档案以个人为归档单位，该生的所有归档材料都应夹在该生的《毕业生登记表》中，包括学年鉴定、思想品德鉴定表、学籍卡、体检表、党团材料、奖惩材料、报到证等。（4）学院分班为装档单元，按要求规范整理毕业生材料，并在专职档案员的检查和指导下完成装档封袋工作。（5）学院分班提取毕业生的高中档案，检查、清点、确认毕业班各班学生的高中档案准确无误后签字验收；然后按学号排序（小号在上，大号在下）检查是否有误，检查无误后方可与大学期间产生的档案材料合并装档。（6）学院提前安排专人到档案馆粘贴机要文件信封，并负责将《机要转递通知单》和《机要转递回执单》装入机要信封。专职档案员负责检查机要转递信息是否准确无误！接收机要文件单位是否建立了机要文件投递关系，机要文件信封的书写是否符合机要文件投递要求。（7）学院分班汇总毕业生在校期间产生的档案材料，特别是存放在党支部书记处的党员材料，应当归入毕业生的个人人事档案袋内，学院应当安排专人负责将学院带来的大学期间档案材料与入学前的高中档案合并后装入本人的机要信封，同时对照《毕业生归档材料清单》检查每一位毕业生材料归档情况，确认每个毕业生已经装档的材料名称和份数。专兼职档案员共同确认全部个人档案材料装完后，再进行检查，经过抽查无误后封袋转递。（8）学院负责将异常情况在《毕业生归档材料清单》的备注栏内特别注明，确认是专升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存档或缓期转递、留降级、待补考延迟毕业等情况。（9）学院根据以上情况分门别类处置毕业生档案，按《本校专升本、本校保研和考上本校研究生清单》、《存档或缓期转递清单》、《留降级、待补考延迟毕业清单》要求，分别打綑向档案馆移交以上学生档案。（10）对正常毕业生和考上外单位研究生的档案，按照每一张《机要转递清单》上的顺序排列和打綑毕业生档案等待转递，在等待转递过程中《机要转递清单》上的档案发生变化，如毁约改派、要求存档或缓期转递的，必须在《机要转递清单》上特别注明情况，处置人必须签名。（11）档案馆负责“安全、及时、准确、完整”地将毕业生档案材料转递到用人单位或档案托管机构（毕业生档案材料齐全，机要文件袋严密包封）。

三、毕业生因特殊原因需申请办理档案暂缓转递规范

毕业生延缓转递个人档案程序：本人写出书面延缓转递个人档案申请书，说明为什么要办理个人档案暂缓转递理由，经学院考证、审批同意并明确给出处理意见（须审批人签名加盖学院公章），然后申请人持批准后的申请书到档案馆学生档案室签订《毕业生档案暂缓转递协议书》，最后由专职档案员在整理归档完成后，在转出该生档案之前抽出该生档案留下即是。

常见的延缓转递申请理由有：（1）用人单位要求有工作试用期3～6个月不等；（2）用人单位确认录用该毕业生，但是进人编制指标待审批落实；（3）西部志愿者、村官等政策允许留存的个人档案；（4）用人单位是总公司签约给出的待遇条件较高，而实际用人单位是下属子公司，学生报道上岗时才发现总公司签约给出的待遇条件不能兑现而毁约改派；（5）毕业生盲目签约或有多家用人单位表示愿意录用后，该生毁约后改派正在办理中，不能转递个人档案；（6）毕业生报道后，用人单位体检或试用期不合格，将毕业生和档案退回学校；（7）毕业生签约单位在外地离家较远，学生父母亲不愿意子女远行致使毕业生未报道而重新派遣；（8）考生父母属于支边或“三线”建设工作多年，学生在校学习期间学生家长已经调往内地工作，毕业生毕业时派遣回原生源所在地而学生本人要求改派；（9）博士入学考试时间安排较晚，录取和发出调档函时间就更晚，这部分毕业生主动要求个人档案暂缓转递；（10）学生考上博士后调档的须在进站开题后，才能办理档案转递事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，报道时间为1～30天，但是这两个城市要求必须有入城指标才能上户口落档案，工作单位为了避免退档和方便上户口主动要求学校办理档案暂缓转递，以便用人单位落实进城反指标。

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一井水：我认为，丢失档案已经违反了《中华人民共和国档案法》第二十四条第（八）项档案人员造成档案损失的，应该依法进行查处。一个班的学生档案莫名丢失，学校应该好好找找原因，漏洞出在哪个环节，并以此为契机加强档案管理。

廖颖（上海理工大学档案馆馆员）：“丢失的档案主要是本科的三张表格，‘录取大表、毕业生登记表和成绩单’。”这说法说明学生本人并不了解其个人档案的构成。首先，录取大表不入个人档案，而是归入综合档案。学生个人档案中应包含高考报名登记表。在缺少高考报名登记表的情况下，可用录取大表替代。当然，这是下策。其次，以上三张表格只是校方在其力所能及的范围内能最快补办的材料。尤其是录取大表和成绩单，可以直接到综合档案室办理，而毕业生登记表只能重新填写，但无法恢复原样。最后，以上三张表格仅仅是能反映学生个人在本科期间学籍方面的最基本材料，除此之外还可能包含更多的内容，包括高中档案、党团组织材料、奖惩材料和其他材料。档案丢失，对学生造成的影响也许不会很直接，但其后遗症将是非常明显的，尤其是对那些将来要进入政府机关和事业单位工作的学生来说更为严重。校方应承担全部责任，仅仅为每位学生补办以上三个表格是远远不够的。其他高校也应以此为戒，对学生档案工作给予足够重视，最大限度避免此类事件发生。 王凤珍（河南省台前县档案局业务指导股股长）：大学生档案可以说是用人单位选贤任能的重要依据，安徽大学竟然把24名学生的档案同时丢失，这可以说是新闻中的新闻，但从大学生档案的管理现状来看，出现这情况也不足为奇。首先，目前多数高校归档工作不及时，都是把学生档案放在人事处或是分散存放在各个院系，平时学生在校期间产生的档案材料有的甚至存放于个人手中，在学生毕业离校时才突击集中整理归档，这无疑为档案丢失留下了隐患。其次，近几年高等院校扩大招生，学生不断增多，给档案的收集、整理、审查、移交等带来一定的难度。特别是每年毕业生档案材料归档时，仅仅依靠档案管理人员的力量是远远不够的，因此，各院（系）收集整理档案材料时都安排部分学生协助参与这项工作。然而学生保密意识差，容易泄露档案内容、修改信息，有的学生甚至抽调同学的处分材料，档案保管存在安全隐患。最后，造假现象也时有发生。听一个同事说，他在大学期间有一门课程考试不及格，以后也没有通知他补考，竟然顺利毕业。可见目前学生档案信息水分较大，个别高校为博取“高就业率”的社会声誉促进自己的毕业生顺利就业，不惜造假，将一些失真的信息材料填充到档案材料中，致使档案材料的真实性大打折扣，不仅干扰了毕业生就业市场的公平竞争，伤害了诚实优秀人才的感情和利益，而且给社会组织选才用人制造了麻烦。 郭东升（山东省临清市档案局原副局长）：安徽大学丢失毕业生档案，实在是不应该，而且一下丢了这么多的档案。我想，丢了档案首先应该要找，而不是说补。档案不可能不翼而飞，怎么丢的怎么找回来。有人会说，丢了就找不回来了。那也不一定。那年，我们临清市档案馆一卷档案借出，我让人催还。回答，她找不着。我说找不着不行，必须找着，抓紧归还。对方干脆回答找不着了！我一听，大怒！“通知她，档案局拟对她的问题立案调查，一定给她处分、处罚，并向上一级档案局报告。”我头一天发警告，第二天，她就把档案送回馆来了。所以说，丢了档案仍然一盆糨糊，找不出直接责任人，领导者息事宁人，敷衍塞责地面对媒体言不由衷地胡乱应付个自我批评是不行的。档案的不安全问题解决不了，隐患也许会越来越大，无法弥补的损失如何补哇！诚然，学生档案流动性强，数量特多，是容易出丢失问题的地方。因此更应该由上而下地成系统地加强其规范化、制度化建设。教育系统应该向能源系统、金融系统学习。大雅之地的学府怎么不及商界的眼光了呢？

孙大东（中国人民大学档案学专业在读博士）：根据我的经验，第一，档案移交按照规定会有移交清单，档案馆和移交单位各一份。移交清单是要放入全宗卷的。学生档案各方查找不到，安徽大学档案馆应该调阅移交清单，如果移交清单里面没有，那么，就有两种情况：一是档案根本就没有移交档案馆;二是档案移交了，但移交手续不严格，这就不单单是管理存在漏洞的问题，而是工作人员职责的问题。第二，对于研究生而言，本科时的录取大表、毕业生登记表和成绩单在读研期间是可能会用到的，如报考教师职业资格考试、参加体育比赛等活动，都需要学生提供相关证明。因此，需要调看查借阅档案的记录看是否有被利用过。或许这些档案被查借阅之后，没有及时放回原处，或者没有归还。第三，一般而言，档案馆对档案的管理是非常严格的，我工作过的单位库房只有我们两个保管利用室的人才能进入，档案的移交、查借阅都有严格的手续，每年末还要进行一次全面的点库工作。如此大规模的丢失档案根本不可能发生。因此我比较赞同郭老师的意见，安徽大学的自我批评确实够轻描淡写的。第四，其实工作中惊险事件偶尔出现是正常的。我就遇见过几次，在原本的位置上找不到，以为档案丢失了，翻箱倒柜地找，最后都能找到，基本上都是提供利用后还卷时没看仔细放错位置而造成的。因此，我觉得安徽大学的这种情况，是否也有这种可能性。第五，对于这三张表格的补办，毕业生登记表只有一份，如果补办只能是重新填一张，属于没有办法的“造假”。录取大表和成绩单原本科院校的档案馆会有保存，去复印盖章即可。 王茂跃（安徽师范大学文学院教授）：24名研究生档案失踪，是一件令人感到不可思议的事情。按照报道的说法，移交档案的班长是有责任的，因为他没有索要移交单。学生助理接收的档案，没有提醒对方拿走移交单，也是有责任的，对方没有档案意识，在档案馆工作的学生助理也没有档案意识？档案馆负责指导学生助理工作的人员也没有档案意识？移交单是移交与接收双方交接活动的真实记录，也是实实在在的档案。现在，正因为谁也提供不出移交单作凭证，所以，24名研究生档案的遗失就成了一笔糊涂账。尽管是否真的移交了，我们无法给出结论，但档案馆的人一口咬定档案没有移交也不能说没有道理。假如有移交单的话，造成遗失的责任在谁，自然就一清二楚了。正因为没有移交单，就很难说在哪个环节出的问题，就无法追究责任者的责任，这样谁都没有责任了。可见，真正具有档案意识和档案保管意识是多么的重要。

王富忠（河南省濮阳县档案局副局长）：安徽大学学生档案的丢失，客观地反映出了高校档案管理中存在的漏洞。首先，从校、院领导到分管领导对档案工作没有足够的重视，从“档案入校时学校辅导员整理过”到学生去办毕业手续时，才发现有24个学生档案丢失了，中间整整三年的时间，什么时候丢失的恐怕未必清楚，怎么丢失的就更不好说了，三年中，难道就没有产生新的学生档案吗？产生了新的学生档案资料是否及时放进学生的个人档案里了呢？这些问题都值得推敲。学校档案室平时对学生档案是怎样管理的呢？档案室不可能没有管理制度，有制度又是如何执行的？“班长送到学校档案室”一事如果属实，就应该有交接凭证，按照交接凭证上的显示，责任不难分清。就目前来说，寻找档案、如何补救档案才是最重要的，顺着线索去找，应该有所收获。另外，档案的唯一性，在某种程度上决定着补办后的档案资料替代不了档案原件。档案的丢失，不同程度地影响学生就业是肯定的，至于责任谁来负，又如何负，我不便多言。但联想到从2013年开始，学生从小学一年级一直到大学甚至到研究生就是一个学籍号，如果再丢失，后果是不可想象的。因此，安徽大学应该以此为戒，从领导阶层到档案管理人员，对档案工作要高度重视，经常过问或检查档案工作，完善相关制度并使其落到实处，避免类似事情再次发生。

田润（河南省濮阳市档案局保管利用科副科长）：我在从事档案利用工作中，有两次遇到补办档案的情况。一次是某厂档案室常年失修，部分职工档案被大雨冲走。该单位负责人事工作的人员在档案馆查到该厂仅有的一张花名册，上面有部分工人的姓名，其他一无所获。用这位利用者的话来讲：也只能靠这些名单和年份定工龄和职务了。另一次是一位30年前停薪留职的女同志在准备办理退休时，发现自己的档案已经不知去向，来档案馆里查该单位财会档案，所幸里面有这位女士停薪留职前的工资名单。至少能证明她在这里工作过，但如查档者所言：至于哪年上的班还有像大学学籍档案和曾获得的一些荣誉什么的就没法找到了。从以上两例来看，补全个人人事档案是不可能的。关键是有的档案很重要，没有它就办不成事，该如何办呢？我认为应该出台一个如何补救档案的文件，最大限度确保让丢失的档案“魂归故里”。

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高校管理要以人为本，不断的改进发展模式，做到科学化管理学生，而大学生档案是个人信息的重要载体，记录着每一位在校学生从入学后到毕业前的学习轨迹和在校活动轨迹，它上面显示了每一位在校学生的学习成绩、思想品德、个性特点等信息，会反映出每一位大学生的综合素质的一个重要依据、会是大学生就业及今后选拔的重要标准。管理好大学生档案是高校管理的重要一环，这项工作做得效果会影响大学生的切身利益，影响大学生档案功能的有效发挥。

2 新形势下加强大学生档案管理的意义

2.1 利于大学生的教育管理

加强大学生档案管理，为的是让他们在平时的学习和生活中，依照标准检查和矫正自己的问题。而大学生档案是学生在政治、学习、道德、日常生活中的详细记录，它对学生的评价、工作有重要的影响。大学生都非常关注自己的档案记录，他们希望自己的档案记录都是对自己优秀的评价。所以大部分的大学生都能够以严标准要求自己让自己的档案添光增彩。

2.2 利于全面评价大学生的表现

每一位学生的档案记录都能反映出每个学生的综合表现，具有客观真实的特点，从个人档案可以看出一个学生的综合素质和具体的表现，可以让所有人通过档案记录对每位学生做出真实客观的评价。

2.3 利于用人单位择优选聘人才

目前，招聘单位高校毕业生主要看学历、个人简介、能力等方面，对毕业大学生的素质要求远远不够。而学生档案的各种材料可以作为基本要素为用人单位判断毕业生是否是用人单位所需要的人才，规范的档案会有可信度，并且还有利于用人单位选拔出优质人才。

3 目前大学生档案管理存在的主要问题

3.1 体制不完善，管理不规范

目前，大学生到学校后就会按要求吧自己的档案都交到学校，随后档案就会被分散到各系保管，到了快毕业时，班主任或者相关人员就会把学生在校情况的档案内容收集起来然后归档，再由相关人员寄到用人单位或存放到人才市场。可是学生这样日常管理不规范的档案很难真实反映出学生的真实情况，大部分都是很固定的评语，这样就会降低学生在就业市场的竞争力。

3.2 内容不全，不能全面反映学生的素质和水平

每个大学生的档案都应该有学校对他们在校期间的所有材料，同时也包括了学生素质的内容，同时也要有当代大学生的青春洋溢的风貌。但是当前的大学生档案大部分都是传统的老样子。而需要反映出一个学生能力、水平、综合素质，能吸引用人单位的内容却未能进入归档的范围。如大学生英语四、六级证书，社会实践活动材料等。

3.3 管理落后，缺乏现代化管理手段

大学生档案大部分还是以纸质档案为主，利用现代化信息技术建设还没有得到推广，管理手段很落后。比如内容更新不及时等情况。现在大学生的档案数量越来越多、质量要求越来越高等特点，原有的档案建设与管理手段已经越来越跟不上时展，所以要尽快推进大学生档案建设与管理的现代化。

3.4 管理薄弱，管理人员的素质不高

目前，大部分的高校都没有配备专业的大学生档案管理人员，大部分都为班主任等兼任。而他们对档案管理的知识相对欠缺，又没有时间和精力投身到档案管理工作中，所以档案管理中所出现的一些状况，很大程度上与管理人员的总体素质不高有关。

4 加强大学生档案管理对策

4.1 宣传加大，共同提升师生意识

大学生的档案是关乎他们一生的重要东西，所以学校作为档案管理的负责人，需要通过媒介来宣传它的重要性，比如每天定时的通过电台广播、学校的报纸、还有宣传栏的公告都可以宣传。平时校长开会的时候也应向老师传达这个事情的重要性，也可以通过演讲比赛和举办各种竞猜类活动宣传档案管理，目标就是让大学的所有老师和各级领导干部充分意识到加强大学生档案管理的重要性，是关系到学校向社会输送人才的责任；充分认识到自觉把档案管理作为人才培养质量的抓手，积极把学生的档案作为教师的教学效果、同时也能看到学校教书育人业绩的成果，也要认真做好学生的档案管理工作。还要针对性地向学校的广大学生宣传人事档案的知识，让每一位在校大学生在校期间都可以认真的了解到档案的有关知识，毕业后走向社会也不会吃亏，会为自己维权。

4.2 完善体制，规范档案

高校要建立完善的学生档案管理，要建立完善的规章制度。比如说新学生入学后，管理人员要很认真的登记整理其学生档案，要仔细核查档案是否有遗漏的材料。毕业后，每位学生的档案将会放入他们所需要的人才市场或者单位，这时就应建立严格的转递手续，做好记录，以免丢失。学校的相关人员要制定学生的档案管理制度，要有专人管理、分开存放、便于查找或者补充。要严格按照制度进行，防止假档案出现。

4.3 扩大收集范围，增强档案内容

当前，高校的大学生档案管理内容已经不能完全的反映出现在的学生素质了，已经很难作为用人单位选人的标准了。所以，学校要对学生负责，扩大档案材料的收集范围。比如说各种英语、计算机、会计、普通话的考级证书，参与社会实践报告等等。还要创建大学生诚信档案，对用人单位有很重要的意义。

4.4 加强队伍建设，提高业务水平

高校应加强一批高水平的学生档案管理队伍，是提高档案管理水平的重要条件。这些专门选出来的人员要符合热爱档案工作人来胜任。并且要加强学生档案管理专职人员专业培训，要不定期的组织他们学习，互相切磋，提高业务水平。

4.5 推进现代化，提高利用率

现在，随着大学生档案数量的增多和互联网上越来越多的招聘信息，已经成为了学校对学生档案的客观要求。如果继续用传统的模式管理，不仅浪费时间也浪费人力，所以，我们必须发展互联网为核心的档案管理建设，开发出适合大学生档案管理的数字化系统，以互联网代替手工，可以让档案内容及时得到使档案内容及时得到更新，并且方便查找。

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【关键词】学生；学籍档案；档案管理

学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。

一、学籍档案管理中存在的问题

1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。

2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。

二、完善学籍档案工作的管理建议

1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。

4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。

总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。

【参考文献】

[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．

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【关键词】高职院校 学生档案 档案管理工作

2014年6月，全国职业教育工作会议的召开，对现代职业教育体系建设作出了顶层设计，成为助推职业教育再认识、再改革、再发展的强劲动力。作为学校管理不可缺失的学生档案管理，如何尽快适应这一新情况尤为关键，这就要求我们要紧跟发展需要，科学分析问题，树立以人为本的育人理念，用改革的办法和创新的思维，大力推进高校学生档案工作同步发展。

高职院校学生档案管理工作基本情况

1.机制和队伍状况

目前，高职院校学生档案管理最普遍的形式是划归学生处集中管理，由专人主管，各分院配合做好学生在校期间综合表现、奖惩情况、参加社会实践等档案材料的提供以及学生档案的移交、发放工作。有些学校划归教务处或招就处分管，其形式和前者基本形同。只有极个别学院将其纳入学院档案管理范畴，建有专门的档案馆，配备先进的设施和专业管理队伍。

2.归档内容和管理手段

高校学生档案包含两部分，一是高中以前的原始档案，由中学负责建档并封装。二是在高校期间的综合表现和评价。以杨凌职业技术学院为例，主要包括学生二三学年的综合素质测评表、学生成绩登记册、毕业生登记表、毕业生分配就业报到证存根、体检表、学生奖励评优表、违纪处分表以及党团组织材料等。目前大多数院校的建档手段依然以人工为主，分为平时建档和新生入学、学生毕业前集中建档。毕业生档案由分院下发学生自行携带或由分院统一邮寄转交，遗留档案交回学生档案管理部门，造册登记，封存保管。

高职院校学生档案管理存在的问题

1.各级人员的思想认识不到位

一是学校层面普遍对档案工作的认识和定位不高，没有足够重视;二是大多数毕业生对档案持无所谓的态度;三是一些用人单位没有正规的档案流转和管理机制，对学生档案托管制度不够完善。

2.学生档案管理机制不顺畅

高校学生档案管理至今尚未形成统一规范的管理机制和考核标准，许多学校只顾扩大规模，无暇顾及学生档案管理，既没有专门的库房、存储设施、基本的人员配备，更没有具体的管理制度和机制，导致学生档案归存无规律，内容不完整，流转程序不规范。

3.精细化程度不够

目前大多数高校学生档案依旧以纸质档案为主，管理手段仅限于手工操作，管理模式、技术手段都滞后于信息时代。管理人员的工作量很大，效率不高，特别是每年毕业生离校前，档案的集中转递时间紧，归档环节多，工作繁重繁琐，很难确保精准化、精细化的效果。

4.积压和丢失现象严重

随着人才流动、学生就业等条件和环境的不断宽松以及一些单位对人事政审工作的不重视，致使部分学生对自己的档案不闻不问、转入转出不及时，甚至个人保管时间过长，私自打开和丢失现象日趋严重，有好多学生直到需要政审、调资、职称晋升等时，才来学校查找补办，给学校档案管理工作和学生个人都带来了极大不便。

加强学生档案管理的对策

1.提高认识，更新管理理念

学生档案是学生在不同阶段在校期间的学习、生活、思想政治表现所形成的原始记录，具有法律凭证作用。我们必须通过学习和宣传档案制度，提高广大师生的思想认识，确立学生档案在学校工作的重要地位;要坚持以人为本，服务学生的管理理念，增强工作人员的责任心和事业心;要以市场为导向，加强档案管理方法和措施创新。

2.建立健全管理制度，规范和完善档案管理程序

依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关档案管理的制度法规，修订完善档案收缴、移交、查阅、补办以及积压档案管理制度和细则;根据学生档案归档程序、归档内容、标准、渠道和时间，编制简明扼要的工作流程;加强对档案分类、著录、编目和标引分门别类、规范存放方面的日常管理，将学生档案管理纳入学校档案统一管理，按照档案理念和标准实行规范管理。

3.重视队伍建设，加强对学生档案精细化管理

要建立一支政治素质硬、业务能力强、热爱档案事业，热心为学生服务的专、兼职管理队伍;要定期开展业务培训、专题讲座、专题研讨会等活动，加强人员业务能力培养;要鼓励档案管理人员踊跃探索研究档案管理方法，总结经验，凝练成果;要关心工作人员成长，同步提高工作待遇，鼓励其不断晋升技术职称。

4.适应发展需求，加快档案信息化建设

要主动适应档案信息的数字化和档案利用的网络化的发展趋势，按照发展需要和档案建设标准，加强软硬件基本条件建设;加强档案管理人员信息化收集、归档、转送、借阅等管理水平和能力的培养;改进服务方式，引进或购置档案管理工作官方软件，加强开发和利用，加强与学校其他数字平台的对接，实现共享资源。

现代职业教育改革与发展对高职学生档案管理提出的新要求