地质档案管理范文

导语：如何才能写好一篇地质档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从管与监两方面入手，做为分管档案工作的领导应给予各方面的支持和提供资源保障，用信息化、规范化、标准化来要求档案的收集、整理工作。做到数据齐全，内容完整。要达到此目标，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把地质档案资料、工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案等正确区分，齐抓共管，进一步做好基础档案收集工作。抓好基础数据，比如地质档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。所以在收集和整理时按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图片、图纸、声像等资料，应根据数据文件形成的特点和规律，在便于利用和保管的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则，如：编号与编目、范围、术语与定义、规范性引用档、归档范围与分类、立卷归档要求等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则。

2．档案信息化，纸质档案数字化

我院采用的是科怡档案软件，档案信息化就是把我院现有传统档案转化为信息化档案。档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。地质资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地质单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。例如在建立地质档案资料时，地质档案资料由分队，普查组提交的原始地质资料及复制成果地质报告，经大队资料室严格检查验收合格后，由档案管理工作人员及时分类、编号、立卷、归档，经过计算机数字化转换处理[3]，建立科怡档案查询服务系统，实现地质档案资料的数字化管理，其它档案如工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案也都根据上述情形，将纸制档案信息化，建立全文数据库，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地质单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。

3．档案管理信息化的优势

提高地质档案管理效率，加强地质档案管理的信息化建设，不但使地质资料信息得到有效利用，而且可以使匮乏的资源得到开发，适应较复杂的工作环境，体现出地质资料管理带来的经济效益。

3．1地质资料档案管理信息化，提高地质档案检索效率。

传统的地质资料档案管理方式，绝大多数数据的收集和管理都依靠人工进行，收集数据相对麻烦、更新起来也比较繁琐，在这种情况下，地质资料档案数据更新就慢。地质部门采用人工管理档案还会造成数据疏漏，首先从这方面来说信息化地质档案的管理方式就比传统方式更为准确。其次，在对数据查找时地质资料档案信息化管理方式也比传统的方式更加快捷、方便。地质档案管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，可以输入任意一项检索词，如类别、资料名称、编著、矿种、勘查程度或几项检索词的组合等，都可从科怡档案数据库中，检索出相关的地质档案信息，节省了管理人员和使用者的时间，提高了检索效率。

3．2地质资料档案管理信息化，提高地质工作效率。

地质资料档案管理信息化为相关部门制定政策提供比较系统、详细、及时的资料信息，为制定部门提供合理、适时的技术支持和数据。随着新技术、新理论越来越多的在地质档案管理工作中得到应用，在管理方式上对地质档案信息化管理不断创新，地质工作就会越来越简单，越来越适应社会环境和复杂的地理环境，越来越适应新时代不断发展的需要。

3．3地质资料档案管理信息化，有效地利用和开发了地质资料。

地质资料档案管理信息化系统的有效建立，在地质工作中，我们就可以利用信息化地质资料资源，提供有效、准确的数据资料，可以为地质工作节约成本，节约无谓投资，提高地质项目成功率，为地质工作带来可观的经济效益。

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关键词：地质资料档案;地质档案信息化;新技术;法制建设

中图分类号：F407文献标识码： A

地质档案资料是地质科研工作的真实记录和成果结晶，是国家的宝贵财富。对其加强管理，不仅能更好地保护地质资料，更有利于地质资源的开发利用，为国家经济建设和社会发展服务。

随着国土资源部第七次部务会议通过《地质资料管理条例实施办法》后，矿业开发、国土整治、城市规划建设有序的开展。各级政府、工业部门及相关单位对地质矿产资源信息的需求不断扩大，地质资料档案的服务面越来越开阔。因此，做好地质档案的管理服务系统，更好地为国家现代化建设服务，已成为地质资料管理工作者首要职责。

现今我国的地质资料管理存在管理水平、管理手段、科技发展水平等因素的制约。国家地质档案管理和服务工作目前依然存在人才缺乏和信息化程度不高的问题。影响我国地质资料管理行业的服务水平。

1 我国当前地质资料档案存在的问题。

（1）资料管理工作方面要提高。

单位领导主要考虑其单位的经济效益，对地质档案和资料管理这类不直接产生经济效益的基础工作重视程度不够。相关管理人员变更频繁、缺少专业管理培训。

（2）保管方式要进步。

地质资料管理工作, 主要是以服务为主，现绝大多数地勘单位内部地质资料档案的保管方式较原始。保管状况的问题存在较多，实物资料的库房不按照规范标准执行，甚至就地堆放。有的单位连基本的资料档案存放库房都没有。地质档案资料，按照其载体和记录形式划分，可以分为传统纸质手写地质档案资料和以磁、光盘为存储介质的电子地质档案资料两大类。纸质手写地质档案资料由于保管时间长，纸质老化发黄退色，文字绘图变模糊导致信息丢失。磁盘标签模糊辨识不清，利用难。成果资料、原本档案以及岩心等实物地质资料的可利用程度低，维护条件达不到相关保管要求。加上服务方式较落后，信息化程度较低，手工管理模式仍旧是主流。这样不能把珍贵的地质资料合理利用起来。

（3）硬件设施如何完备。

领导的不重视也表现在对待经费投入上面，产品设备的投入以及员工待遇培训方面。导致设备陈旧落后，人员职业素质和操作技能跟不上，不利于资料管理的发展利用。

（4）汇交归档更快捷。

因为地质资料的特殊性，地质资料的生成和管理工作还不完善。相关法规法律较落后。很多单位的地质成果出于安全责任考虑推迟或者不汇交。这样对于资料的正常互通交流，地质资源开发利用都是很不利的。

（5）原始地质资料归档难。

原始地质资料归档过程中存在很多问题，立卷不明确、分类不准确、归档的文件材料缺少，图表不清晰。这些问题有些是人为因素，有些受到硬件设施局限，导致不符合地质资料立卷归档要求，给相关专业人员查阅利用也带来困难。

2 完善资料管理，切实提高服务水平。

在科学技术日新月异的今天，地质档案资料管理手段也必须更加现代化，要不断更新设备，不断用新知识、新理论武装地质档案资料工作人员的头脑，以求用先进的技术、科学的方法管理、利用地质档案资料。

（1）完善地质档案管理工作

首先上级领导要重视地质档案管理工作，要使地质档案管理有良好的工作条件。改善库房，添置档案装备，改善科技档案管理的硬件设施。地质资料管理是一门专业工作，它要求管理人员要有高度的责任感，良好的职业道德，以及扎实的地质专业理论基础、能熟练运用现代化地质管理软件和先进的管理知识，深厚的管理经验。要让管理人员提高自身素质和业务水平。经常派相关人员参与档案资料方面的培训学习。使管理人员明确自己的职责，更加适应现代化资料档案管理要求。

（2）地质档案信息化。

传统的地质档案借阅工作主要通过档案员手工整理归类编目原始资料，编制目录。借阅者到档案部门登记，资料员查阅相关档案序列，这样提供借阅服务。工作效率低，查阅、整理、归还等工作费时费力。随着社会的发展，地质档案信息化呼声越来越高，现代计算机通讯技术日趋成熟，地质资料档案工作越来越朝信息化方向发展。建立安全的档案信息数据库，并且在此基础上把地质档案系统做汇总，通过授权等方式为利用者提供利用权限。这样可以为研究人员创造更方便快捷的借阅方式，提高地质档案的利用率。建立地质档案目录检索数据库，让地质信息资源全社会共享。使地质档案更好的为国民经济和发展服务。利用互联网强大的信息处理能力，来为地质资料档案管理服务。

（3）地质资料管理中的开发应用

地质资料包含地质工作中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、标本、样品、岩矿心、图表、声像、电磁介质等不同形式存在的地质矿产信息和实物资源。这些资料整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。利用现代化手段加以整理，将有价值的资料经过分析、筛选、融合。编制成不同的资料信息成品上传至数据库系统。提高资料利用率，使管理人员摆脱繁重的手工整理工作。进行深层次加工并使其成为国民经济发展宏观决策的重要参考依据，为全社会提供不同层次的服务，实现地质资料信息资源的经济效益和社会效益。

（4）完善法律制度建设

各单位认真贯彻落实《地质资料管理条例》《矿产资源法》《国务院关于加强地质工作的决定》和《档案法》。只有加强档案法制建设，才能使地质档案管理工作有序进行。管理人员依法结合本单位档案管理工作的实际，制定符合各单位实际情况的规章制度,让借阅手续操作更加规范。工作流程按照规章制度,使得计算机网络管理档案信息有安全保障。责任到人,奖罚分明。

随着地质科学研究工作的发展，地质资料档案种类会越来越繁多，管理工作也会更加艰巨、繁重。我们所有参与管理的工作人员都要树立坚定的信心,以科学发展的眼光做好地质档案管理工作,为我国经济社会可持续发展作出更大的贡献。

参考文献：

1、於顺然，郑晓光.江苏省地质资料管理现状与对策[J]. 江苏地矿信息, 2000年12月.

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［关键词］石油地质；档案管理；特殊性；管理办法

0引言

从实际角度来看，石油地质档案本身具有着一定的特殊性，这也决定了其管理也与其他领域的档案管理工作有所差异，本文将从石油地质档案的特殊性着手展开分析，并探讨其有效的管理办法。

1石油地质档案管理的特殊性分析

石油地质档案的特殊性是决定其管理工作特殊性的基础，石油地质档案的特殊性主要表现在以下几个方面。

1．1形成过程

石油地质档案一般是在石油开采的整个过程中形成的，其形成过程十分漫长，这与石油开采的特征有着密切联系。石油开采的不同阶段其地质情况与油层动态也有着一定的差异性，要想确保档案齐全完备，必须要随着油层开采时间的推进，不断增加新的材料，阶段性进行归档。

1．2形成材料

石油地质档案是石油企业认识和开发地下油层的重要依据，而石油地质档案的形成材料一般很难直接通过勘探获取，而是由技术人员根据仪器测试的结果及相关数据进行分析与推断获得的，具有间接性的特征。而这些间接性的档案材料，对于石油开采的整个过程又是至关重要的。

1．3反映对象

石油地质档案主要反映的是原油和天然气在地下深处存在的环境条件及其勘探开发过程中与开采中的变化动向等等。这些状况及变化动态只能依据从地下取得的大量测试数据及少量岩芯、岩屑进行分析、推理判断、了解认识。

1．4利用情况

石油地质档案是指导原油生产的重要材料依据，其在原油生产中的利用是十分频繁的，这主要是由原油生产过程中各个环节衔接的紧密性所决定的。原油生产过程中，油气井开发是十分关键的环节，油气井的利用价值判断需要以档案资料作为基础依据，而油气井开发过程中的钻井、勘探、测井、压裂等各个环节也都需要以档案资料作为指导依据，档案资料能否充分有效的运用，影响着原油生产计划及决策制定的科学性与合理性，也决定着原油生产的最终效率与质量。

1．5横向联系

在石油开发的过程中，地质情况与条件的复杂性是石油企业所必须要面对的一个重要问题，尤其在新地块及新地层的开发过程中，很难凭借以往开采经验制定出完全可行的钻井开发方案。这就需要利用新开发区域附近老地块、地层的地质档案资料，来更加科学合理地判断新开发地块地层的地下情况，而同样对于新钻井的认识，也需要以附近已有钻井的档案资料作为参考依据，这也使得石油地质档案的横向联系相对更加密切。

2石油地质档案的管理办法

2．1以专业分类为依据，进行统一化管理

由于石油开发具有很强的专业性与综合性，其中所涉及的专业较多，常规档案管理办法容易产生遗漏，因此，在石油地质档案的管理过程中，可以采取以专业分类为依据，实行分专业的统一化管理的方法，保证档案归类的合理性以及归档的完整性。在实际的石油地质档案管理过程中，应针对勘探、开发、钻井、测井、试油、修井等具体专业进行分类，并制定统一的管理制度章程，配置统一的档案柜、资料盒、文件盒（袋）等，并根据专业不同进行明确的标注，严格按照管理制度章程的要求执行归档、立卷、调用、销毁等管理工作，确保石油地质档案管理的规范化、标准化，并保障档案资料的有效利用与价值的良好发挥。

2．2建立档案资料汇交中心

石油地质档案资料与原油生产有着密切的联系，并且由于其形成过程的特殊性，也使得其在管理中需要建立档案资料汇交中心来提高档案资料报送、获取、积累以及使用的效率。汇交中心的建立，不仅能够满足随时报送的需求，其也为石油地质档案形成的漫长过程中的档案资料积累以及定期立卷提供了有利的条件，从而保障了档案归档及集中管理的时效性。同时，通过汇交中心也能够为与油田开采相关的科研、测井、试油单位的资料获取与利用提供便利的条件，从而提高石油地质档案的利用效率，也能为原油生产技术水平的提高发挥推动作用。

2．3着眼微观，做好石油地质档案管理工作

在实际的管理过程中，还要结合石油地质档案的特殊性，加强微观管理工作，主要可以从档案收集、整理、保管及利用四个方面着手。档案资料收集方面，应具有一定的选择性，对于重要的记录材料，如钻井观察、测井等，应及时完整归档，对于一些较为特殊的原始记录材料，应在统一进行处理后再进行归档，应能够准确反映出真实的油层动态、油气分布等地质情况。在档案的整理方面，要注意结合石油地质档案形成的阶段性特征，分阶段对石油地质档案的相关材料进行及时整理，并根据油田开发以及原油开采的进度与过程，随时收集和积累相关的档案资料，并进行阶段性的立卷以及归档，确保档案的齐全完整。在档案的保管方面，应注重根据石油地质档案的形式、分类以及所对应的井号等，采取相应保管方式，应适应档案的保存形式与档案保管室的空间条件，并要满足后续积累的需求，确保档案保管有序规范。在档案的利用方面，应考虑到石油地质档案利用的频繁性特征，可采用将档案复印分发至各部门资料室或利用计算机管理技术，进行档案资料的拷贝、远程传输等灵活性的方法，以便于档案的有效利用，并避免档案的损坏丢失所造成的不良后果，充分发挥石油地质档案的使用价值。

作者:王琴 单位:延长石油股份有限公司南泥湾采油厂

参考文献

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【关键词】大数据；时代；背景；档案；管理；地质

一、地质资料档案信息化面临大数据和大变革

如今的时代是信息大爆炸的时代，因为网络信息技术的大力发展，使得数据的含义产生了一定的变化。随着信息技术的逐渐深入，数据已经成为社会各个行业关注的重点。所谓的大数据，指的是那些超过一般数据库系统处理能力的数据，它的含义不局限于数据规模，同时也包含了数据的多元化。大数据时代数据信息处理分析相关的技术包括了数据搜集技术、数据存取技术、云计算、数据化结构以及非数据化结构等等。在这样一个“大数据”时代，档案和资料的管理水平怎样得到提高，对信息的处理能力如何提高，都是资料档案管理工作所面临的挑战。因此，必须积极地应对大数据时代，制定和大数据相应的对策，这样才能提升地质档案管理的水平和服务能力。

二、当前地质资料管理存在的问题

（一）地质档案的信息管理制度不合理。从目前看来，地质档案信息化管理的制度还不够完善，同时也很不合理。这使得地质档案信息化管理的责任无法落实到人头上，管理十分混乱。因为要对这些档案进行使用，但是查阅起来存在一定的难度，这是因为管理者对地质档案管理信息化存在不重视的现象。同时，相关部门在信息管理方面投入资金不足，因此无法配置现代化信息化配置，档案资料不规范保管。不仅如此，人才难以引进，或者档案信息在交接的过程中，非常容易产生外泄的现象。

（二）地质档案的管理效率低。尽管如今的档案管理已经进步很多，但一些地方仍然延续了之前的传统方式。举个例子，一些地区的地质档案仍然是纸质化的形式，使得档案难以长期保存，甚至容易损坏和遗漏。此外，纸质档案查找起来也存在一定的困难，所以就降低了管理和使用的效率，甚至查找的准确性也会有一定局限。一些地方虽然采用了信息化的设备和手段，但是仍然采用了传统的人工手动操作来进行查阅，这使得档案的使用手续非常复杂，降低了效率。

（三）信息化人才匮乏。在大数据背景时代，信息人才非常重要。但是很多档案管理机构缺乏专业人才，使得档案管理无法实现完全信息化的程度。此外，管理部门的人员素质参差不齐，整体素质有待提升。因为地质档案管理系统十分庞大，需要大量的技术型专业人才。但是在很多地方，管理人员面临复杂繁琐的工作，因此无暇顾及对技术的研究和引进。另外也没有对相关人员进行培训，因此地质档案管理存在很多问题，需要加大对它的投入力度，以切实提高档案管理的水平。

三、大数据时代背景下地质档案信息化建设的意义

（一）信息化建设能够使地质档案管理更加具有规划性。对地质档案资料进行管理的过程中，若是工作人员和业务知识都达到了专业化的程度，那么地质档案资料就能够得到很好地保存。在今后的工作中也会方便检索和查阅，同时相关的工作也会更加方便快捷，并因此提高了各项工作的效率，使得工作更加规范化。同时这样也能够更好地为地质工作、找矿工作服务。

（二）信息化、专业化是趋势。如今科技事业得到了大力的发展，经济也在不断进步。每一个行业都在逐渐迈向信息化，办公的设备更加现代化和先进，管理队伍也逐渐先进化。由于生产和管理现代化的程度越来越高，因此对生产、管理的要求也越来越高，如果管理不具备现代化的特点，那么就会被淘汰。同样地质档案管理也不例外，不管是管理者还是业务人员其素质都需要不断提高。

四、大数据时代背景下的档案管理措施

（一）建立档案信息化服务体系。地质档案的信息化建设需要长期进行，而且非常复杂。因为地勘企业和其他的机构、企业一样，也要面临市场的激烈竞争。为了使地勘企业提高自身的竞争力，推动发展，必须进行档案信息化建设。也就是说，档案部门需要对档案进行搜集和加工，利用计算机将其转化为数据，这样可以使档案电子化。电子化的档案方便查找和阅读。这样一来，既满足了地质工作的需要，也满足了管理的要求。另外也要转变过去的管理模式，将汇编文集、整理、保管的形式进行改变，转向以开放利用为主的服务形式。而且也要将主要的精力放在如何增加地质资料的利用率方面，使得资料的服务水平有所提高，这样才能发挥出地质资料、档案的价值。

除了做好以上管理工作，还要对地质档案资料进行清理、核查、补缺等。相关部门需要安排一部分资金，对破损的地质资料进行抢救，提高旧资料的使用质量，并且延长档案资料的使用寿命。这样才能促使地质资料、档案更好地服务于地质找矿工作，对经济的发展带来有利的影响。

（二）建立专业化的队伍。对于地质档案管理而言，专业化的团队非常重要。相关部门可以招募一部分素质非常高，能力非常强的专业人员，从而对档案进行管理。（下转第144页）（上接第137页）针对工作人员，还可以制定合理的管理制度、奖惩制度。另外也要组织相关工作人员参加学习和培训，对于地质资料社会化服务工作，要实施部署。不仅如此，在引进了资料管理信息系统以后，要对工作人员进行技术方面的培训，使得他们能熟练地操作软件，并且转变他们的思想和管理理念。这样一来，工作人员才能更加得心应手地使用先进的信息化设备，比如影印技术、缩微技术、电脑查询技术等。这对于地质档案管理的信息化建设非常有利。

（三）完善地质档案的管理制度。在对地质档案进行管理的过程中，管理制度非常重要。管理者需要与时俱进，了解目前最新的技术和方式，从而加强对地质档案资料的管理工作。在进行实际操作的过程中，需要从长远的角度来看待档案资料规划工作。工作人员只有不断地提高地质资料的科技水平，才能更好地面对新问题。比如，电子文件的大小、信息的容量、检索的方式，另外，还有篡改原稿导致不能识别，必须依靠软件和硬件等。

不仅如此，也要建立地质档案资料的管理制度，构建每一级别的档案组织，使得档案管理有章可循。对于已经搜集的图片、文字以及声像等，按照数据自身的情况，在方便保管的基础上，进行科学合理的整理。而且还要设置归档类目，遵照原始地质立卷归档规则，比如范围、术语、定义、编号等等，另外还要遵循地质项目的设计档案、竣工档案以及施工档案等。其具体应该根据实际的要求，来制定符合本企业情况的数据文件管理细则，这个细则明确该企业的数据文件的范围，以及归档的要求、内容。总之，地质档案管理，必须要符合地质档案的情况，同时也需要遵循档案管理的规则，这样才能实现科学合理的档案管理。

五、总结与体会

地质信息资料是进行地质研究的重要依据，而对其的管理也显得非常重要。在如今这个大数据背景下，必须依靠计算机信息化技术来对档案进行管理。这不但使得地质资料档案管理更加规范合理，资料查阅更加方便，同时对于我国的地质研究也非常有利。

【参考文献】

[1]王琴.石油地质档案管理的特殊性及管理办法研究[J].中国管理信息化，2016（1）：69-70.

[2]张丽.石油地质档案信息网络建设与应用浅析[J].才智，2012（10）：208-209.

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人事档案记录了员工的个人经历、学历和思想品德的情况，是员工奖励、惩罚的有力证据，真实反映了员工的社会活动和工作情况。人事档案是企业用人单位评价员工的重要标准，对员工的未来发展状况起着重要的作用。而信息化建设应用于地质部门的人事档案管理是人事管理的一个新课题，因为电子化的信息管理不仅大大减轻了劳动力，为企业节省了大量资金，而且促进了工作效率。地质部门的人事档案资料涉及到企业的精神面貌，与各个不同的专业信息系统都密切相关，因此，怎样抓住信息化建设给地质部门带来的机遇，充分利用好信息化的人事档案管理是地质部门人事管理工作者要研究的重要课题。

二、信息化建设在地质部门人事档案管理中的优势

1.电子化档案的保存，减轻纸质档案保管的压力

人事档案的纸质资料成千上万，需要腾出大量的空间进行保存且不易保存，受天气的影响较大，容易因室内温度或者湿度不适而引起纸质人事档案资料褪色、变质；放在仓库里的纸质人事档案资料容易瘦老鼠、虫子等有害生物的侵袭而损失掉一部分重要资料。而电子版的人事档案管理是通过计算机输入保存的，不受天气和有害生物的侵袭，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事档案资料的原始资料，而且电子化档案大大节省了保存的实地空间，为企业节省成本和空间，减轻了纸质资料保存的压力。

2.减轻档案管理人员的压力，提高工作效率

人事档案管理实现信息化有利于有关工作人员能够随时对变动的人事资料进行及时的更改，快捷的文档输入有利于工作人员对人动及时实行动态管理，减轻了工作人员的工作压力，节省了人力和时间。人事档案的信息化能够对表现好的地质工作人员及时的记录，也能记录工作欠佳的工作人员的某些过失，档案管理员经过简单的输入并保存后，再把资料规范化、流程化，在这一过程中将人事档案分类、排序、组卷、装订等，改变了从前以手工操作为主的繁琐工作，使人事档案管理工作变得人性化、现代化，提高了地质部门档案管理人员的工作效率，节省了人力资源和宝贵的时间。

3.方便查询人事档案信息

在地质部门领导作出人事调整的决定之前时，他们往往需要查询有关人事档案资料以便筛出合适的人选，而信息化的人事档案管理则可以帮助领导快速查询有关信息。信息化的人事档案管理是通过高级的计算机技术来进行管理的，它具有快速检索、高级检索等多种综合查询方式，既可以快速地得知纸质档案的存放情况，又能及时获取人员的简历、出勤情况、奖惩情况等基本信息。地质部门的人事档案管理摆脱了传统的查询方式，方便了地质部门领导查询有关人员的信息，为他们做出正确的决策提供一个可靠的参考条件。

三、人事档案信息化的实施方法

1.收集整理好人事档案原始资料

只有做好人事管理的基础工作才有可能有效实现人事档案信息化。人事档案管理人员要从基础做起，收集好地质工作人员的基础资料，定期对他们的最新情况进行跟踪记录，再对收集好的资料进行归类、整理，确保人事档案管理的第一步具有真实性。这是以后评价地质工作人员的一个重要依据，档案管理人员必须认真对待第一步工作，绝不能出现作假的情况。

2.配备计算机等硬件设施

要实现人事档案的信息化管理，有完善的硬件设备是必不可少的。地质部门的人事管理要配备好计算机、打印机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等来对地质部门的工作人员的人事档案进行电子化管理，使纸质资料转换为电子化档案管理资料以便保存。

3.建立电子人事档案

通过纸质的分类扫描之后对数据进行入库建档管理可以实现建立电子人事档案。存档人员和派遣人员持电子档案后，有了唯一的与其档案材料对应的代码，即电子档案的代码只有需要查询人员档案信息的有关用人单位才可以进行信息查询。因此，电子人事档案为用人单位和人才提供了便捷、诚信和权威的服务，使“死档案”、“黑档案”变成了“活档案”。例如，有些人对档案的重要性认识不清晰，他们认为既然被地质单位聘用了，那么人事档案便无用处了，于是他们把自己的档案放到单位后不闻不问，使档案成为了“黑档案”，但是地质部门对工作人员的学历要求很高，并要求他们有一定的道德，电子人事档案就为地质部门对工作人员的了解提供了一个很好的机会，电子档案的建立和使用有利于提高他们对人事档案的认识，有助于档案的查询，有利于盘活档案资源。

4.利用专业管理软件建立数据库和电子档案

要有效实现人事档案信息化，离不开通过专业管理软件以建立人事档案数据库，对变更的人事动态进行及时的更新，使人事档案信息的查询和统计分析实行日常的电子化管理。第一，地质部门的企业要在市场上选择较为成熟的数据库管理软件，当然有能力的企业还可考虑研发该类软件，这种软件应当具备以下功能：电子档案管理，包括建档管理、归档管理、档案综合检索、有关档案的借入及借出登记、档案转出处理等；人事信息的管理，包括信息输入、修改、查询、能自动对数据库的信息生成相应的花名册等基本功能；第二，要依据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容，保证数据的准确性和及时性，只有通过设计具有以上特点的数据库才能满足地质部门档案管理人员对电子档案的有效管理，减少他们对档案管理的时间，提高他们工作的效率，对地质部门的工作人员起到监督的作用；最后，人事档案管理人员还要对信息数据库进行系统备份和数据备份以确保系统的规范运行，这样做也可以避免一些重要的人事档案资料丢失，做到人事档案管理所具备的谨慎性。另外，要注意人事档案与其他资料实行物理访问和存储的隔离，以保证人事档案的资料的真实性受到其他资料的干扰造成不必要的麻烦和不可估量的后果。

5.建立人事信息网络化平台

可以通过建立人事信息网络平台对有关人事信息进行必要的共享。例如，有些领导要及时了解某位员工的表现情况，而该领导有无法马上直达地质人事部，这是档案管理人员就可以通过网络共享来为有需要的领导提供第一手资料以便领导对员工进行基本的了解，这样可以减少很多流程，节省很多时间，提高了信息的时效性。需要注意的是，人事档案管理人员要根据信息的内容和相关要求，对各种资料进行加密级别的设定，对不同的用户授予不同的权限。

四、结束语

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汇交工作做为档案管理工作的第一个环节，其质量直接关系到归档档案的价值，这就要求汇交工作必须全面并且精细。随着计算机技术的广泛应用，地质报告的编写、图鉴的制作等工作都利用计算机完成。因此，近年来汇交的地质成果资料除了纸质版本外，都配有电子文件。从而，汇交验收工作必须对纸质报告和电子文件分别进行。

（一）纸质地质档案的汇交及验收

纸质地质档案验收的重点在于汇交资料的完整性和规范性。完整性主要检查汇交资料是否齐整。每一套地质报告都由报告正文、附表、审批文件、附图（附件）等组成。汇交验收不仅要查移交清单与移交文件是否相符，还应根据卷内目录核对资料是否齐全。在汇交中最容易遇到的问题是附图短缺，因此，仅根据移交清单清点，无法查明原报告图纸的缺失。规范性主要检查汇交资料是否按照规范进行编制，如：报告正文打印装订是否符合规范、内容是否有残缺；图纸打印是否完整，是否按照手风琴叠图方法正确叠图等。每套汇交的地质报告需要有两套，一套用于存档，一套用于后期借阅利用。

（二）电子地质档案的汇交及验收

国土资源部下发的《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（2006年）对地质资料电子文件汇交工作做出了具体规定，包括电子文件的命名、电子文档的格式、电子文件在存储介质中的组织形式、电子文件的汇交及验收等。因此，对于电子文件的汇交和验收工作可以按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发[2012]7号）和《成果地质资料电子文件汇交格式要求》规定要求进行。

二、地质档案的整理及保存

（一）地质档案的整理

保管期限的划分。根据《科学技术档案工作条例》第一章第三条的规定，地质档案属于科技档案范畴，在保管期限的划分上分为永久、长期、短期三种。中心馆藏的地质档案尽管年代跨度大，但其对地质工作都具有不同的利用价值，且馆藏资料数量总体不大，管理难度和成本都不高。因此，中心馆藏地质档案的保管期限都定为永久。随着今后勘探开发程度的提高，再根据实际情况对年代久远的地质档案重新评估定级。分类划分。对于地质档案采用“3•X•X—XXX”方式编号，类目号采用三级类目编号，案卷顺序编号使用三位阿拉伯数字。一级类目号为“3”。根据《山西省煤炭地局档案分类大纲》的划分，地质勘查类档案编号为“3”。二级类目编号范围为“1—8”，代表地质档案类型，共8类；三级类目编号范围是“1—7”，代表山西省境内不同煤产地（表1）。三级类目使用省内煤炭系统惯用的分区方法，按照山西省地理区域共划分为六大煤田和五个煤产地。案卷顺序号采用三位阿拉伯数字编号，编号从001号起，顺序编写。每组编号可以满足最多999卷地质档案归档。目前馆藏归档数量最多的类目中，也仅有270卷地质档案，其他各类目下存档数量为几十到一百不等，考虑每年档案增加总数仅10卷左右，因此采用三位数进行编号可以在较长时间满足需要。对于成果地质资料的组卷顺序，地质行业有着规范要求，顺序为报告正文、附表、附图、其他附件，因此卷内编号时需保持原有顺序。尽管每套报告卷内文件数量大相径庭，但总数都不会超过1000件，因此编号可以采用三位阿拉伯数字编号。以报告正文为001号，依次排序。排号顺序为报告正文附表各类图纸其他附件。值得注意的是图纸的排序应按照附图目录中的顺序依次排序。另外，对于包含电子文件的地质档案，在编制索引目录时应将电子文件的文件名及保存路径与相应纸质档案的索引信息对应。

（二）地质档案的保存

纸质地质档案需装入无酸纸盒存放在密集架上。由于地质档案有各卷内件数相差大，借阅使用频率高的特点，选用的档案盒就需要同时兼顾结实牢靠、便于取拿、尺寸合理（经济性）等特点。因此，承装地质档案的档案盒选取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）两种尺寸。由于档案盒在密集架上是垂向排列，管理员只拿档案盒的脊部，因而档案盒脊部需显示便于查询定位的基本信息，包括档号、案卷题名、盒内档案的卷内顺序号范围、盒数及盒序号等。库房应做好“八防”工作，并对库存档案进行定期抽检，对因多次借阅利用发生磨损的的档案及时修复，或使用电子档案复制。电子地质档案保存需刻录三套，一套用于存档、一套负责借阅查询、一套异地保存。光盘须根据数据容量规模选用档案级CD-R或DVD-R，刻录光盘经过校验后用光盘记号笔在光盘印刷层上标记案卷题名、档号等基本信息，并装入光盘盒中放入防磁柜竖直保存，避免挤压。据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）规定，光盘的保管温度为17℃-20℃，相对湿度介于35%—45%之间，较纸质档案都有很大区别。[1]对于电子档案，库房除了做到“八防”工作，还应重点防范磁场和酸性气体对光盘载体的影响。存档的光盘每4年进行一次抽检，抽样率不低于10%。[1]

三、地质档案的利用

服务于生产是地质档案的落脚点，但高频率的翻阅使地质档案极易产生过度磨损，因此，规范的查借阅程序，不但可以使地质档案发挥应有作用，还可以得到充分的保护。地质档案的借阅需由申请人提出，作为申请人主体的只能是法人单位，不允许以个人名义申请借阅，并且中心只向局属各勘查院提供原件外借服务，对系统外单位的申请只提供查阅服务。局属各勘查院借阅时，经办人应携带个人身份证明及单位委托书或介绍信，国土部门批准的项目立项书等材料向中心提出申请；系统外单位提出申请时还应提供组织机构代码证及相应的地质勘查资质证明。档案部门接到申请后，审核申请材料齐备后报送局地质处审核。对局属各勘查院提交的材料，地质处审核立项真实性和资料借阅范围是否符合勘查范围；而针对系统外单位提出的申请，还要审核立项审批材料的真实性等。通过审核的申请，提交分管局领导授权方可借阅。鉴于地质勘查工作对地质资料依赖程度高、使用时间长的特点。地质档案的借阅时间以30天为界限，到期后如仍需继续使用的，需携带档案原件，到中心办理续借手续。档案原件需经管理员清点，并检查无污损后，方可续借。这样既可以满足地质工作需要，又可以在最大程度上使借出的资料得到监控和保护。

四、其他影响因素

（一）提高管理员素质

无论管理制度如何完备，作为档案管理主体的管理员的素质对管理效果都有着决定性作用。[2]因此，提高档案管理人员素质是十分重要的。对于地质档案的管理员来说，除了具备扎实的档案管理知识外，还应具备一定的地质专业知识。由此可见，对档案管理人员地质知识的培训也是提升地质档案管理水平的重要一环，与管理制度的完善是密不可分的。

（二）提高数字化程度

随着计算机技术在地质工作和档案工作中的普及，可以利用现代计算技术对生产年代久远，并仅有纸质版本的地质档案进行数字化，这样可以有效地延长这些档案的保存时间，降低由于长期借阅造成的纸质档案的破损，延长档案寿命。[3]

五、结语

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关键词：工程地质勘察；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）05-00-01

工程地质勘察是建筑工程的基础工作，目前很多地勘单位都开展了工程地质勘察工作，本单位也不例外，从形成的科技档案可以看出：其勘察档案记录了项目设计、现场地质勘察数据、土工试验数据、项目技术人员的数据分析、图表、工程质量检查记录和成果文字报告，而从形成档案的特性看，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。通过长期管理工程勘察档案的实践，使我们较系统地认识了它的相关特点，这对加强其档案管理工作并充分发挥其作用具有十分重要的意义。

一、工程勘察档案的相关特点

1.专业性较强

一项工程勘察是按照事先计划的工作程序，由各类专业技术人员按专业技术规范开展具体工作，既有一定分工，又相互配合，该工程的各种勘察技术文件的形成过程具有多学科、多专业的性质，每个子类、小类都各具特点，有一定的差异性，充分体现了它的专业性。因此，工程勘察档案在分类、编号、检索时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业之间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、结构层次时，要明确图纸文件所属专业与工程勘察之间的类属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和区分各专业的图纸文件，不断提高文件材料分类的准确性。

2.成套性突出

从本单位的实际情况看，勘察单位都是以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。把一项工程勘察所形成的全部勘察技术文件资料，按照一定的类属、分门别类地把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。正是工程档案成套性的突出特点，为工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作提供了方便。为此，这就要求档案人员要明确该套档案的类属情况，以及每个类属的性质特征。

3.具有阶段性

依据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过若干个阶段，如勘察准备阶段、初步勘察阶段、勘察施工采样阶段。一个阶段勘察工作完成后再开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。因此，要处理好各个阶段所形成档案的归档问题，以及它们之间的联系。

4.利用的时效性

一项工程形成的档案主要服务于该项工程，并取得其经济效益，然而工程勘察档案在使用和利用方面有其自身的活跃期和衰减期的规律，在近期内的查阅率较高，随着时间的推移其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。对此，要充分有效发挥在其活跃期间的使用价值，比如在工程早期，档案人员应提前介入，及时收集，分类、编号、归档，对关键资料制作复件提供利用等，而在其衰减阶段就要结合保管、库房、设备的状况，定期对库存档案资料进行清理鉴定，从中将保存价值不大，多余或备份的资料予以剔除，以降低库存量。同时也为档案人员提出了一个如何再次发挥其作用，如对内可作参考借鉴、对外可作经验交流的有益思考。

二、有针对性地做好工程勘察档案的管理

工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，通过认识其相关特点，有利于我们针对性的做好相关工作，根据我们多年的摸索和实践，对如何管理好工程档案，主要采取了如下的措施和办法，以供相互借鉴。

1.在思想上重视工程档案管理工作。首先要建立健全组织机构。在工程项目实施过程中，要建立档案管理领导机构，设立专职档案管理人员，对于较大的工程，还应设立兼职档案人员，负责项目前期以及施工过程中文件、资料的收集、记录和整理等工作；其次是要提高项目经理档案管理意识，并负责对此项工作牵涉的各个部门进行组织、协调、管理。在项目内部建立档案管理制度的激励机制，奖罚分明，提高施工技术人员的责任心、管理水平，以高水平和高质量赢得市场。另外，根据档案管理制度的要求，做好档案管理的“四同步”工作。只有这样，才能确保工程项目完成时能够及时、准确、完整、系统的将工程资料转交到项目主管部门，为形成工程勘察档案提供保障。

2.在内部建立健全工程档案管理制度，各单位要根据相关的规定、规范，制定和完善工程档案的各项管理制度及办法，根据工程项目的特点，制定切实可行的工作细则，事先制作好相关规范的表格、验收单等资料，这是做好建筑工程档案管理的基础。通过一系列的管理制度和具体办法的实施，使档案工作人员、技术和管理人员明确各自的职责，树立责任心和法制意识，才能从管理制度上保证工程档案的齐全、完整、准确、系统，做到工程档案管理工作的有法可依，有章可循。

3.在竣工验收中严格把好档案资料质量关。工程竣工验收时，档案管理人员要与工程项目管理人员一起，按照建筑工程档案归档范围的要求，逐条对工程施工建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，拾遗补缺，务必使竣工材料真实、完备、齐全，归档范围符合规范要求，把工程竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程的竣工验收与档案验收同步进行，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。

4.在施工环节上加强和指导档案材料编制管理。各项目施工单位要按照标准编制工程档案材料。不论施工项目的大小、难易程度、施工周期长短，各项目施工单位都要按照工作程序，编制工程档案材料，做到数据真实可靠，不断提高工程档案材料的质量。

5.加强专业技术、职业技能培训。随着国家经济建设大发展，许多大项目、大工程随之展开，建设的复杂性、难易程度也在加大，这就要求我们加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。对于档案工作人员：一是要学习档案业务知识以及工程勘察档案的归档范围和方法，二是要与时俱进，针对档案管理工作出现的新特点、新的变化，加强学习，更新观念，采取科学可行的管理办法，严格把好档案质量关。对于技术人员，要进行专门的职业技能培训，熟悉工作流程和相关规范，提高工作技能。

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关键词：底图 档案 管理 数字化

一、引言

底图是工程项目档案的重要组成部分。工程项目底图的一个特点是为施工现场服务，即使是在科技发达的美国，它在现场服务时也以纸质图纸为主，以国内目前的条件，还不可能拎着一台笔记本电脑，带着一张光盘在现场解决各种问题， 况且施工图变更图还得要打印后签上名才有效[1]。纸质底图是蓝图的母版，是工程项目建设过程中不可缺少的依据。在工程项目建设过程中需要反复添晒图纸，离开了设计底图，工程项目建设就失去了方向。因此它的一个重要特点是利用的频繁性，同一份底图反复要晒几十份，甚至上百份的蓝图，为工程项目建设服务。此外，工程竣工验收、质量评定、设计参考咨询、建筑物装修和改扩建等都需要大量地调阅和复用底图档案。底图档案的另一个重要特点是唯一性。工程底图往往只有一份，尤其是以前用手工绘制的底图，更是“孤本”。底图一旦丢失或是破损严重，其利用也就无从谈起，也将给施工和科研带来无法弥补的损失。因此，加强纸质底图档案管理，显得十分重要。

二、底图档案的管理

加强纸质底图管理，梳理工作流程，建立健全底图管理制度，做到每个环节有规可依，有章可循。其重要环节：一归档验收；二台帐登记；三底图修改；四分类排放；五现场利用；六底图鉴定；七保管和保护。

（一）、归档验收

由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，严把底图归档入口关。底图归档验收，一查底图质量。重点查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，没有好的底图质量，也就谈不上高质量的蓝图。二查签署。签署不齐全的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三查文件号是否与工程名称一致。项目文件号是每张图纸的身份证号，具有唯一性，它在底图档案检索、利用、保管、统计中起到关键作用。若多份底图共用一个编号，会给底图日后查找利用带来很多麻烦。因此，在底图归档验收时，要严把质量关。

（二）、台帐登记

台帐登记是档案查询利用的信息平台。随着公司发展壮大，每年都有上百个工程项目同时运行。底图年归档数千个档号，文表达20多万页，图纸10万多自然张。为用好、管好每个项目的底图，纸质台帐，以归档时间登记流水账。验收合格的底图，双方互签字确认，作为归档验收凭证永久留存。在《综合档案管理系统》中详细著录归档日期、项目文件号、题名等三十多项信息内容。《系统》能够对这些信息进行单项或多项组合查询、统计，提高了底图档案利用的查全率和查准率。

（三）、底图修改

由于甲方的需要发生变化，或因施工条件的变化，归档发图后的底图随时可能修改。底图修改院采用版次递进的方式管理。因此，在底图档案中就会出现同一工程项目文件号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的文表号和图号。多版设计文件增加了底图的协调难度。因此在底图日常管理中，一定要看清楚每张底图的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的底图。否则，底图管理的混乱，也会给工期带来影响。

（四）、分类排放

对底图实体进行科学分类，合理排架存放是快速提供底图利用的重要前提。工程项目通常有基础设计、详细设计、竣工图三个阶段。项目从开始到竣工，跨度时间长。一个全厂性的大的工程项目就有几十个，甚至上百个单元，文表有六、七万页，图纸两、三万张，图纸量大且利用频繁。现阶段公司的底图编号是由一组数字加字母组合而成，涵盖工程项目号、阶段、单元号、专业及目录级别等信息。为了保存一个工程项目底图的连续性和完整性，在项目运行中，底图处于动态管理。已经完成的项目，档案实体与计算机排序同步。即按年代―项目―阶段―单元―专业―图号进行分类排序上架，并在柜架上写明工程名称、单元、专业、图号等信息。这种分类虽然很麻烦，可效果却不一样。特别是按项目、单元抽图时，只需点击鼠标，或到库房找到这个项目的存放位，就能轻松搞定，避免了无谓的工作。

（五）、现场利用

归档后的底图，不能直接用于现场，需晒制成蓝图，并加盖单位资质章，发图章等才能为施工现场服务。底图请晒，有严格的审批程序。必须有文控填制出版委托单，填写图号及晒蓝图份数，项目经理签发。底图人员根据委托内容，调配齐底图，送交出版室，出版人员当面签收。晒完后的底图，由出版室送还底图岗。底图人员再次清点回图，查是否有遗漏丢失、撕裂、破损的底图，若有须及时进行补缺、修补，保证底图再次利用的完整性和完好性。

（六）、底图鉴定

底图档案的鉴定是档案管理工作中至关重要的环节。对底图档案进行鉴定，就是确定底图档案科学的、历史的和现实的价值，决定档案的存毁，对提高档案的内在质量、优化馆藏结构、缓解库房及设备的紧张状况，充分发挥底图档案的作用都有着重要意义。因此公司成立了档案鉴定工作小组，档案部门制定了档案鉴定和销毁制度。对已制成电子档案且破损严重的底图；装置报废，年份较长且利用较少的工程底图；有高版次替代的低版次底图，在台帐中做好标识，定期提交给鉴定组，鉴定是否存毁。确认作废的底图，实体下架，按档案销毁程序处理。

（七）保管和保护

底图材料特殊，易发黄、变脆、撕裂、破损，不能装订，不能折叠存放，一般采取平放。因此在底图的抽图、清点、整理过程中，档案人员和利用者必须要有高度责任心，更要珍惜和爱护底图。取放底图时，一定要维护好底图图号的排序，同时要轻拿轻放，严防图纸磨损和撕裂。底图档案库房按“八防”要求管理，严格控制好库房的温湿度，并做好信息登记，以确保底图档案长期的保管和再次利用。

三、数字化管理

底图的原件只有一份，而且利用的频繁。图纸档案作为纸质产品，有着纸质档案的弱点，就是容易磨损、发黄变脆、破裂、易潮，不易保管。传统的档案管理无法形成资源共享，蓝图和底图都保管，导致人力、物力、财力浪费。要解决这些问题，有必要建立数据库，对其进行数字化管理。当前已实现电子签名的项目，纸版底图、PDF版电子文件同时送交档案部门存档。对近期没有实行电子签名的设计文件，做到即存即扫。在条件具备时，将早期手工绘制的底图 “孤本”档案，也进行扫描制成图形文本。这样是在抢救、修复底图档案的同时，也是将早期的死档案变为活档案。扫描后的图形文本，在公司《档案管理系统》网络中挂接，便于需求者查找、利用。电子版档案再按项目整理，储存在光盘中异质备份。电子化文件作为纸质档案的备份进行保存，一是纸质档案多一层保险；二是实现底图档案借阅、利用桌面化。通过网络等现代技术实现异地远程利用，也可以满足多人同时使用。为需求者提供方便、快捷优质服务，同时也减少了纸质档案的磨损，最大限度地保护了纸质档案。三是为底图的存放提供了便利。对已制成电子档案且破损严重、年份稍长利用较少的工程底图可以卷放，也可以异地存放。供利用的蓝图不再存档，大大缓解库房存放压力，现有库房资源能得到高效利用。

档案原始性、证据性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续必须最大限度的保护好档案。电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性相对于纸质文件，都有其独自的特点[2]。电子文件数据保存密集，电子档案具有占用空间小，提供方便、快捷服务途径等优点，但受技术所限，容易受到病毒侵害，具有不稳定的缺点。其次，电子工程图纸在电脑上可以任意修改、复制，或存储在其他载体上，虽然能采取一些技术手段，如数字签名、电子指纹、水印等，但很难保证其真实性与原始性[1]。纸质档案具有悠久的历史，还是有其自身的优势。其唯一性、原始性、证据性和凭证性的作用，是电子图纸档案取代不了。因此加强纸质底图档案管理，还是一项长期的任务。

参考文献

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【关键词】医院档案；医院管理；价值；地位

随着社会的不断发展和人们思想观念的不断更新，人们的健康意识也在逐渐地增强，因此，对于医院所提供的医疗服务的要求也在逐步地提升。医院的档案管理是决定医院整体医疗水平高的关键性因素之一。开展医院档案在医院档案管理中的价值和地位探究，将先进的信息技术全面应用于医院档案管理工作的开展进程中，将为我国医院的良好发展奠定稳定的基础和提供强大的推动力。

一、医院档案所包含的主要内容探究

医院的档案的内容，主要包括医院的人事档案、财务档案，医保档案，以及病历档案。其中医院的人事档案主要是进行医院内部的各个员工的资料的详细记载，医院的财务档案主要记载医院的财务流水，而医保档案和病例档案是医院的工作人员查找患者信息的重要资料凭据。

二、医院档案在医院档案管理中的应用现状

（一）档案的案卷内容缺乏完善性和系统性。当下我国很多医院在开展档案的过程中，缺乏对于工作的开展重视程度，没有有效的保障档案的内容的完善性，同时档案的管理人员在开展档案的录入工作的过程中，也没有详细的进行档案内容的分类，使得部分档案内容丢失，很多的档案内容也缺乏系统性，查找起来难度较高，为医院的信息查找工作的正常开展带来了极大的不便。因此档案的案卷内容缺乏完善性和系统性，是当下医院开展档案管理工作过程中所存在的主要问题。（二）医院档案建设工作的开展缺乏独立性。很多医院在开展医院档案管理工作的过程中，没有分类设立档案管理部门，这便使得医院档案建设工作的开展严重缺乏独立性。档案管理工作的独立性的缺乏，导致医院的各类档案与其他的档案相互混放在一起，医院的档案数目较多，档案种类也较为复杂，在这种情况下根本不能够真正有效的根据档案内容顺利开展医院内部各项收入和支出的核算工作，容易导致医院内部的经济体系混乱，因此医院档案建设工作的独立性的缺乏，是导致医院档案的管理工作开展的弊端。（三）医院档案内容更新工作的开展缺乏时效性。医院档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，往往忽视了对医院档案的及时有效的更新，这便导致很多的医院档案管理内容严重的缺乏时效性，进而为医院的管理人员的工作的开展带来了更多的难题。同时医院档案内容不能够及时更新，也导致档案内容不能够真正有效的反映出医院的经济运营情况，从而影响了医院高层人员管理工作的开展，甚至会导致医院无法得到良好的发展，无法有效的分配自身的资源为公共提供更加优质的医疗服务。（四）医院档案的效用未得到真正的发挥。当下医院在开展医院档案的管理工作时，没有将档案管理工作列为医院在运行过程中的重要工作环节之一，这使得医院档案管理人员以及医院的高层管理人员也没有应用档案进行医院营运模式的有效调整，没有真正地为医院指明经济的发展方向以及院内资金的应用方向，因此，医院档案的效用未得到真正的发挥，使得医院档案在医院档案管理中所存在的重要性根本无法得到应有的体现。

三、医院档案在医院档案管理中的价值

在明确了医院档案在医院档案管理中的应用现状后，开展医院档案在医院档案管理中的价值探究，根据医院档案在医院档案管理中的特点，主要可以将其所存在的价值总结归纳如下：（一）实现医院财务档案和财务资料的有效整理。医院档案的有效建立，可以进一步实现相关档案的有效整理。医院的档案管理人员，通过完成医院档案的整理工作，可以使得医院的各类资料的日期和类别得到明确的标注，并且按照其内容的重要性进行进一步的分类存储。由医院专门的档案管理人员进行档案的管理工作，可以有效地提升医院资料的安全性，防止医院的资料被不法人员进行篡改，降低了医院管理的风险性，继而提升了医院整体管理的安全性。（二）进一步明确医院档案管理的内容和范围。以医院档案中财务档案为例，其主要包括医院的总账、单项账、日记账以及医院的总体资产和其他不固定的财产。因此，医院档案的建立可以有效实现医院财务管理内容和范围的明确性提升。同时，医院的档案中还包括医院签署的各项合同，这些合同内容的明确，也可以为医院管理工作的良好开展提供巨大的推动力，并增强医院管理工作的开展的流程性和秩序性。（三）方便医院内部人员的资料查看。医院档案的有效建立，可以使得医院的高层人员在进行医院的整体管理工作的过程中，能够有效地查看医院的医疗用品的采购合同、工程合同、技术合同，以及各项医疗票据，进而实现对于医院的各种状况的进一步有效地掌控。医院的管理人员以及相关的档案管理人员对于医院信息及档案情况的认识更加明确，可以有效地保障医院管理水平与成效，与此同时，也提升了医院内部人员对资料查看查找的便捷性，从而凸显了档案在医院档案管理中的关键性价值。（四）明确医院财务档案的管理期限。医院档案可以对于医院的年度财务情况进行整体的统计，进而使得医院的财务报告可以被按照其管理期限进行排列，有些财务报告重要性较高，其管理期限为永久性期限，而有些财务报告则可以按照其重要性划分为：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。医院会计档案在医院档案管理中的价值若得以充分发挥，则医院财务管理档案期限则可以体现出更加理想的明确性。开展医院档案在医院档案管理中的价值探究，主要可以将其价值总结归纳为：实现医院财务报告的内容的完整性和系统性的有效保障，同时加强医院管理工作的开展的针对性，提升了医院管理人员进行医院的管理的便捷性，并且明确了医院财务档案的管理期限。医院档案在医院档案管理中的价值的有效发挥，有效地保障了医院经济的稳定性以及资源分配的合理性。

四、提升医院档案在医院档案管理中地位的探究

开展提升医院档案在医院档案管理中的地位探究，根据当下会计档案管理工作在医院档案管理工作中的影响力，具体可分为以下几点：（一）实现会计档案管理人员的技术的专业性的有效提升。医院在开展管理工作的过程中，应当加强对于档案管理人员的考核和培训，为其提供学习与交流的机会，并且根据考核结果建立相应的奖罚制度，以此激发其自主学习的积极性。档案管理人员的技术的专业性的有效保障和进一步提升，可以使得会计档案更加体现出其价值性，进而保障了医院档案在医院档案管理中的地位。（二）建立专门的部门开展档案建设工作。为了实现医院的档案的内容完整性以及档案分类的系统性的有效保障，医院在开展管理工作的过程中，应当建立专门的部门开展档案的管理工作，并配备相应的人员，此外，有关人员要加强对于档案的管理工作的重视程度，以此有效地确保医院的各项收入的明确性。（三）着重开展医院的经济管理工作。医院经济管理工作的开展状况，无疑是决定医院的发展前景的重要因素之一。在实践中着重开展医院的经济管理工作，将会计档案应用于工作的开展进程中，可以体现医院档案在医院档案管理中的地位的不可撼动性。（四）将先进的信息技术应用于医院管理工作。随着科学技术的不断发展，信息技术在各行各业的开展进程中的应用也逐步地呈现出了普及性特点。将先进的信息技术应用于医院管理工作的开展进程中，可以有效地提升了医院档案管理工作的开展的精确性和时效性，进而使得档案管理工作的开展为医院的整体发展提供更大的推动力。通过思考医院档案在医院档案管理中的地位可知，医院档案在医院的管理中具有不可忽视的重要地位。档案管理人员的技术的专业性的进一步增强，可以有效地提升档案的真正效用的发挥，同时专门的档案管理部门的建立以及先进的科学技术的应用，都可以使得档案在医院的档案管理工作开展进程中发挥出更大的功效，实现自身的地位的有效保障，引导医院获得更加广阔的发展空间和更加理想的发展前景。

五、结束语

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一、COM系统与文档影响整合系统

（一）COM系统的结构和功能

根据组成COM系统各部件的功能，COM系统的结构主要可分为输入部分、字符发生及显示部分、成像及显影部分和控制部分等。其工作原理是：存贮在计算机内的数据输入至COM机内，经过必要的转换，将输入的信息转换为该系统使用的编码，由字符发生器将其转换为文字、数字或图形等人读信息，并由模拟部分调节确定图像的位置，再由摄影部分根据指令分配部分的信息，控制摄影机的动作，而后胶片感光成像。

（二）文档影像整合系统

文档影像整合系统是近年来发展起来的COM系统。主要是利用扫描仪作为数据采取部分，然后通过计算机网络传输至COM机，最后输出缩微胶片、一方面可以使海量的数字信息得到安全有效的备份，一方面可以节省大量的空间存放纸质文档和数字信息。比较有代表性的是柯达公司的存档机DAW4800和MI-CROBOX公司的POLYCOM缩微胶片打印机。对于房地产档案来说，其利用价值在于，本身城市建设的各种图籍档案，各种土地调查资料，城市GIS中海量的数据都可以通过此种COM设备备份并归档；档案产生部门可在纸质档案归档前将完成的电子档案通过网络或磁盘传送至COM机，由COM机产生胶片归档，减少资源的浪费。

二、房地产档案管理中缩微复制技术的应用策略

通过上述研究发现，缩微复制技术对于档案管理方面的工作有着多个方面的重要作用。所以，我国档案管理领域必须要加强对缩微复制技术的重视和研究，并且充分的利用该技术来提高房地产档案管理的水平。笔者在此对缩微复制技术在其中的运用进行了一定的探索，提出了笔者自身的几点意见，仅供参考。

（一）转换房地产档案信息文档

缩微复制技术是在可见光下对可读文件的一个记录过程，所以它对不可读的文件是没有办法进行记录的，这是使用缩微复制技术的一个限制因素，所以，在房地产档案管理中要想成功、有效地使用好缩微复制技术，就必须先将房地产档案中所有需要记录的信息资料进行一定的转换。

（二）整合房地产档案信息资料

房地产档案信息资料的内容多种多样，如果不将信息资料进行相关的分类、整合，那么很难保证房地产档案管理中信息的完整性和准确性，所以，在对房地产档案使用缩微复制技术管理时，必须将信息资料进行相关的整合。在对房地产档案信息进行整合中，运用到的主要方式是通过扫描仪器来采取相关数据，再利用互联网网络技术将数据传输到COM机上，最后就得到了输出的缩微胶片，这样做可以使海量的房地产档案信息进行有效拷贝，节省了大量的空间，而且提高了信息的准确率。

三、房地产档案管理运用缩微复制技术的优点

缩微复制技术之所以能够被应用在房地产档案管理领域，这与其技术应用的优势有着不可分割的关系，通过研究发现，其应用的技术有点总结起来主要体现在以下几个方面：

（一）房地产档案管理规范化

虽然现在的很多数字化产品也可以对数据信息做存储管理，但比起安全、稳定性来，还是不及缩微复制技术。缩微复制技术不仅对资料信息的保存寿命长，而且在资料的安全、稳定上也有很好的效果。缩微复制技术采用的是传统的胶片记录方式，胶片出现划痕、断裂等损伤，对胶片的信息影响也是有限的，而且它是以与原件完全相同的缩小的影像去记录，有完整的国内和国际标准，保证了数据资料的质量，可以使房地产档案管理更加规范化。

（二）保证房地产档案的法律效力

房地产档案不仅是信息量大，而且很多资料都需要作为法律依据，一般的数字化技术下的信息处理是不具备法律效力的，但国家档案局颁布的法令明确规定，缩微品与原件具有同等法律效力，这就使所谓复制品合法化了。房地产档案管理运用缩微复制技术可以大大增强档案的安全性，既是原件遗失了，但只要有缩微品进行过相关的拷贝、复制，同样可以拿出来当作法律依据，大大减少、降低了房地产档案因丢失原件而造成法律证据不足的风险。