纸质档案管理范文

导语：如何才能写好一篇纸质档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1电子文件档案的缺陷使加强纸质档案管理成为必需

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取、并可在通信网络上传输的文件，将电子文件整理、归档后即形成了电子档案。电子档案以其高密度存储、多信息集成、大容量传输等相对于传统档案无可比拟的优势，日渐成为各类文件档案的主导形态。但是，从信息技术的发展现状来看，电子档案也存在它固有的缺陷，甚至某些优势本身也同时成•60•为其难以克服的劣势，概括起来主要有:

1.1存储介质的不稳定性降低了电子档案的真实性和可靠性

首先，电子文件的载体一般都具有重写性，这就使电子信息的更改和复制变得轻而易举，并且价格低廉。又由于电子文件的技术特征只体现在计算机运行过程当中，而不表现在最终的运行结果上，这就使电子信息更改之后可以不留任何痕迹，复制之后无法区分原件与复制件，造成电子档案的真实性难以得到保证。其次，不论是磁性载体还是光学载体，与传统的纸质载体相比，其稳定性和耐久性都明显不如，它更容易受到外界物化因素的影响，比如材料的氧化和变质、磁场的作用、系统软件的不断升级、存储介质的预期寿命等，并且影响因素更多、更复杂，因而也大大削弱了电子文件作为档案管理的可靠性。表1是经过现代科学研究证实的各种存储介质的预期寿命:

1.2文件结构的复杂性影响了电子档案的系统性和完整性

文件结构包括物理结构和逻辑结构，简单地说，载体及其状况代表着文件的物理结构，文件内容的编排就是逻辑结构。对于纸质文件来说，载体与信息是不可分离的，因而其物理结构与逻辑结构是统一的。而电子文件的物理结构与逻辑结构关系则比较复杂，由于文件内容并不固定依附于特定的载体，它可以通过拷贝的形式依附在多个载体上，也可以通过分布式存储的方法，将文件内容分解后存储于不同地点和设备，这样就造成同一份电子文件的内容在存储时出现载体分离现象，我们在读取这份文件时就需要从不同位置的载体中分别抽取，如果缺少其中的某一部分，则该电子文件的系统性和完整性就受到了破坏。

1.3信息载体的可分离性削弱了电子档案的原始性和凭据性

传统档案的信息直接固定在某尸载体上，与载体成为不可分离的一个实体，而且文件最初形成时的标记也被同时固定于这一实体当中，使之具有明显的原始性特征。电子档案的信息则不具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性使得一个电子档案往往要经过几次形态转换才能保存或还原，而经过转换以后的电子文件显然失去了它的原始价值。另一方面，电子文件有两种存在形式-机读形式和人可读形式。脆胃机读形式，就是储存在计算机设备上的电子数据，这其实是电子文件最原始的形式(原件)。但由于这种形式只有计算机及其附属设备才能识别，而不为人所直接识别，因此无法作为凭据使用。所谓人可读形式，就是将电子数据通过计算机处理和设备的辅助，转换为文字、数字、符号、图形等可为人识别的表达方式。但也正是由于这种转换，使得最终输出的电子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，电子档案的真实性和完整性往往容易被人质疑，因此与纸质档案相比，电子档案的凭据作用受到了极大的削弱。

1.4网络环境的共享性减少了电子档案的安全性和保密性

电子文件的共享性是通过网络环境实现的，但随着网络化的发展，网络安全问题日益凸现。例如，非授权访问、冒充合法用户、线路窃听等非法手段会侵犯文件所有人的合法权益，造成电子档案的泄密;利用网络传播病毒、干扰系统正常运行等恶劣手段会破坏文件数据的完整性，造成电子档案的缺损甚至完全丢失;修改文件内容、改变文件来源和目的地、改变文件分组顺序、篡改回执等主动性攻击手段更是直接影响到电子档案的安全可靠。

1.5信息的系统依赖性增加了电子档案的管理成本

电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机应用系统才能实现，计算机硬件和软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率具有直接的影响。电子文件的系统依赖性包括对字符编码、软件、硬件、标准、技术设备更新以及加密技术的依赖，例如:一旦设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被损坏以至丧失;不兼容的计算机设备会使电子文件无法读取;不同软件生成的电子文件难以实现格式转换;出于安全保密需要，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，以及随着科学技术的发展，软硬件更新换代速度的不断加快，又进二步加大了电子文件的系统依赖性。因此，很有可能出现的普遍情况是一一文件载体保存完好，却无相应的读取环境。而要使电子文件得以有效利用，就必须在妥善保存文件载体的同时，确保文件原有的读取环境完整保存，这样无疑大大增加了电子档案的管理成本。

1.6信息的环境依赖性增大了电子档案保管和维护的技术难度

首先，电子文件中的信息必须依存于数字化的环境，为保证这些以数字化形态存储的信息能够被读取和理解，就要依靠相应的读取、显示等软硬件设备，并保存相关参数，因而增加了电子档案保管的技术难度。其次，由于数字化形态的信息不能被人所•直接阅读，其维护工作也就不可能像传统档案那样直观;再加上电子文件载体的信息记录密度较大，且载体上的数字编码往往要经过加工、加密、压缩编码等特殊处理，更增加了人们读取和理解的难度。电子文件的这种非直读性使其日常维护工作涉及多方面的复杂因素，对技术性也提出了更新、更高的要求。

2现论技术的发展使加强纸质档案管理成为可能

以纸质档案为代表的传统档案，由于数量繁杂，体积庞大，且信息与载体密不可分，给档案的收集、整理、保管、检索、利用、编研等各项管理工作带来了不便，因而有逐渐为电子档案所替代的趋势。但随着现论技术的进一步发展，改进和加强纸质档案的管理便具备了更加成熟的主客观条件:

2.1现代档案学的建设为加强纸质档案管理提供了理论指导

从档案学的发展状况来看，现代档案学不仅成为一门独立的科学，而且已经建设成包括.档案管理学、档案编纂学、档案保护学、档案文书学、档案史料学等若干分支学科构成的科学体系。这些分支学科大量的研究成果，为改善纸质档案的收集、编纂、保管、传递等各个环节提供了丰富的理论指导。

2.2现代科学的发展为妥善保护纸质档案提供了客观条件

现代物理、化学、生物学、气象学、光学、建筑学和环境科学等多学科的理论发展，均有助于提高纸质档案保护的技术水平。比如，通过建立环境自动化保护体系，可以实现档案库房温湿度的自动调节和防火、防盗的自动监测;通过预防纤维素氧化和水解的物化措施，可以成倍延长纸张的预期寿命;通过建筑结构和光热效能的综合运用，可以有效改善纸质档案的生存环境，等等。

2.3缩微技术的成熟使纸质档案的传递和存储变得更加经济

档案存储的缩微技术，是利用光电摄录装置，把以纸张为载体的档案文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品，进行储存、传递和使用。目前档案缩微的形式主要有两种:普通缩微摄影和激光全息超缩微摄影。缩微技术的成熟，一方面使我们在传递、运输和查阅档案文件时，无需再面对汗牛充栋的浩瀚典籍;另一方面，缩微复制品的普遍运用也对纸质档案原件起到了很好的保护作用。此外，目前世界上有些国家已经承认缩微复制品与档案原件具有同等法律效用，档案经缩微后，原件可以不再全部保存。如果这一原则能够获得广泛认同，那么档案的存储成本将会得到极大的降低。

2.4计算机的推广使纸质档案的查找和利用变得更加方便

电子计算机的普遍应用，可以实现纸质档案编目与检索的自动化。而计算机检索和手工检索相比具有明显的优势:一是方便实用。利用计算机提供的各种软件，可以通过查找关键字方式轻易地找到所需的档案资料，还可以把若干项目结合起来进行组合查询。二是简明快捷。只要在检索系统上输人几个关键词语，甚至可以采用模糊查询的手段，方便地查找纸质档案在档案室中的确切位置，而且检索速度大为提高。三是检索效果好。使用质量较好的软件时，计算机检索的“查全率”和“查准率”都会明显高于手工检索。

3纸质档案管理的现状仍需得到进一步改进和加强

前文说明了电子信息时代加强纸质档案管理的必要性和可能性。但从当前档案管理的现状来看，纸质档案的管理工作仍然做得不够，还需进一步改进和加强，主要表现在以下几个方面:

3.1档案管理人员观念陈旧

我国档案工作的传统职责是“资政存史”，档案管理人员习惯于长期的封闭禁锢、因循守旧、与世无争，“重保管、轻利用，重历史、轻现实”的状况一时难以得到根本扭转。这就要求我们必须大胆解放思想，积极转变观念，尽快树立和不断增强开放服务的意识，创新发展的意识，竞争生存的意识，下大力气研究传统档案的开发与利用，在妥善保管的同时努力提升档案文化的品位，经常性地开展专题展览活动，积极从事档案编研工作，不断推出高质量的研究成果。

3.2专业馆与各单位发展不均衡

随着对档案工作重要性的不断认识，目前除图书馆、档案馆、资料馆等专业场馆外，企、事业单位也大多建立起了自己的档案管理部门。但在办公自动化技术日益成熟的今天，很多单位纯粹依赖于电子档案，过分强调“无纸化办公”，忽略了纸质档案的收集与保管，使电子档案成为无源之水。一旦由于载体受损或计算机系统升级而造成电子档案的缺失，往往会给单位工作带来极大的被动。

3.3纸质档案与电子档案不相配套

由于电子档案的原始性、真实性、凭据性不如纸质档案，而纸质档案在存储、传递、查阅等方面又不如电子档案，因此两套档案仍将长期并存，双轨运行。但目前不少单位电子档案是电子档案，纸质档案是纸质档案，虽然双轨并行，却是平行运作、互不关联，失去了并存的实际意义。只有在电子文件归档的同时，附上与其内容一致并带有完整签章和说明的纸质文件，让两种载体相互配套，并轨运行，才能真正达到加强档案管理的最终目的。

3.4档案文书质量不高

文书是档案的源头，文书处理工作质量的好坏，将直接关系到日后档案工作能否顺利开展。重视后道的档案管理，而忽视前道的文书质量，这种本末倒置的做法成为一些企、事业单位的常见现象。文书体例不合规范，文字撰写不符要求，文件资料不够完整，严重影响了档案的保存与使用价值。这就要求我们从源头抓起，在加强档案管理的同时狠抓文书的质量管理，全面提升文书和档案的管理水平。

3.5档案调阅和周转速度不快

形成这种状况的原因主要有两个:一是室藏档案结构缺乏整体性，卷内文件组合缺乏连续性，造成查找资料困难，影响了调档速度;二是零散文件移交不全，借出文件长期滞留，造成归档资料支离破碎，影响了周转速度。这就要求档案管理部门与业务部门保持经常性的业务联系，把好整理立卷关;督促文书部门建立严格的呈阅、催交制度，把好文件运转关;规范文件交接、鉴定、归档手续，把好归档接收关;积极组织协调，做好零散文件和帐外文件的收集工作，把好体外循环关。

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[关键词]档案管理 电子文件 信息保护 差异

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0206-01

随着全球数字信息化的快速发展，管理自动化及办公自动化进程的加快，人们进行交换文件的手段也逐渐从纸质走向电子媒体。这给档案事业带来严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题。因此，只有充分认识到电子档案的特点及其与传统纸质档案的本质区别，扬长避短，充分发挥这两种档案的作用，才能做好档案存储和信息共享工作。

一、 纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。

二、 纸质档案与电子档案简介及特征

纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。

纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。

三、 传统纸质档案管理与电子档案管理的区别

电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

1、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。

5、 电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。

四、 纸质档案与电子档案应并存管理

国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发 现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档 案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

五、 结语

综上所述，我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶，为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此，档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识，更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同，管理的注意事项。同时，掌握先进的计算机网络技术，以此加强电子文件的档案管理工作，做到与时俱进，满足信息化发展的需求。

参考文献

[1] 彭坚.关于档案“电子档案和纸质档案”管理问题的探讨[J].档案学研究，2012（1）.

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【关键词】乡镇档案管理;纸质档案;电子化

一、我国乡镇档案管理中的问题

乡镇档案管理对于加强我国乡镇社会文化与经济建设都有着重要的意义，但我国目前乡镇档案管理的状况不容乐观。目前我国乡镇档案管理工作中存在的问题主要包括：乡镇领导对档案管理工作重视不足，认识不到档案管理对于乡镇经济发展与社会建设的重要意义，缺乏对档案管理工作的有效安排;乡镇档案管理制度不完善，缺乏有效的管理机制，不能形成完整的档案管理体系，缺乏制度保障，导致乡镇档案的收集与归档不完整，档案管理实际操作缺乏规范性，影响档案管理工作的质量;档案管理设备落后，技术更新缓慢，乡镇受制于发展速度与水平等因素，很多地区在档案管理设备上不能及时有效地更新，甚至在档案保护设备与方案上也很不完善，这不仅影响着档案管理的质量，还埋下了档案因缺乏有效保护出现丢失、腐蚀、以及污损等情况，影像档案的使用;档案管理人员频繁变动，交接工作复杂繁琐，易出现漏洞，新任管理人员不易掌握档案管理技术要点，加之缺乏有效的监督管理机制，致使乡镇档案管理工作效果不理想。

二、乡镇档案管理方式

纸质档案管理，我国大多数乡镇在档案管理工作中人主要应用纸质档案，对纸质档案的管理在管理过程中的很多环节相对较复杂，工作量也较大，这些都是由与纸质档案的载体纸张的特点决定的。纸质档案在使用中存在着一定的优点，有与纸质档案不易修改，及时修改后也会留下痕迹，如果重新抄录也很难时间内完成，这也增加了纸质档案的真实性与可靠性。但与此同时，纸质档案易燃且易污损，这也一定程度上增加了纸质档案的保存难度;纸张受到版面的限制，其承载档案信息的量十分有限，而乡镇档案随着经年累月的积累，往往档案的信息量十分巨大，也使得纸质档案的体积十分庞大，对档案存储空间也有很大的要求。

电子档案管理，随着现代信息技术的发展，电子计算机与信息化办公技术在政府工作中广泛得到应用，部分乡镇政府也通过有效的改革措施，加强了办公现代化信息化的建设，在档案管理方面，也逐渐开始采用电子化的管理方式。电子档案主要是建立有效的档案管理系统，通过计算机进行档案信息的录入，通过电子存储设备进行档案信息的存储，利用网络进行档案的传输与分享，档案的管理主要是通过档案管理系统与计算机的操作来完成，相对纸质档案管理繁琐的过程，具有更强便捷性。电子化的档案管理也将是我国乡镇档案管理未来发展的主要趋势。

三、乡镇档案管理电子化的优势

乡镇档案管理电子化能够安全有效的实现档案的长期保存。纸张的易损性导致纸质档案在保存的过程中容易出现腐蚀、污损等情况，造成档案信息无法辨认，给档案管理工作造成困难，而电子档案在应用中，只需将档案信息通过计算机录入管理系统，并通过电子信息存储设备进行有效保存，在保存中不会出现腐蚀或损坏的问题。

乡镇档案管理电子化能够更方便实现档案信息的收集、整理、查阅、修改、传递、分享等管理操作。利用计算机操作能够更快的进行档案信息录入，在档案信息收集中有很大优势，同时计算机的信息处理能力也能够更好的实现大量繁杂的档案信息的有效整理，在档案的查阅中也免去了在档案库中翻找的麻烦，只需简单的操作，就能将档案调出进行查阅，档案的修改也可以通过计算机轻松完成。

四、档案管理纸质到电子化对乡镇档案管理的必要性

（一）乡镇档案管理电子化是档案管理信息化建设的要求

乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料，对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。鉴于乡镇档案的重要性，在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。乡镇档案管理的电子化是乡镇档案部门贯彻执行国家加强信息化档案建设的战略方针的必然要求。

（二）档案管理电子化是解决乡镇档案管理中出现的问题的有效途径

乡镇档案对乡镇的发展有着重要的意义，它真实准确地记录着乡镇的发展历程，为乡镇在新时代变革中的各项决策、事务留下凭证和依据。然而我国乡镇档案管理实际工作中，存在着很多问题，档案管理电子化对于接解决我国乡镇档案管理中的一些问题有很好的效果。电子化档案管理能够通过简便的录入操作，进行档案信息的收集与整理，大大减轻了档案管理人员的工作压力，也能够更好的保证档案信息收集工作的完成;电子化档案管理可以通过管理权限的设定促进档案管理制度的完善，确保档案管理的规范性与可靠性;电子化档案管理方式操作简单，管理效率也更高，在档案管理人员的更换过程中，可以更快的完成档案管理工作的交接，同时，新任档案管理人员也能够更容易的掌握档案管理的操作要领;除此之外，乡镇档案管理电子化还能够有效的解决乡镇档案部门档案积存过多，档案库数量及存储空间不足的问题。在此基础上加强乡镇政府对档案管理的重视，将能够有力的推动我国档案事业的全面发展。

参考文献

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《中华人民共和国档案法》将档案定义为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也可简单表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

档案种类繁多，如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。

档案管理，也称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动就是档案管理。

档案管理并非只是将档案归档整理就行了，它有自己的工作内容。档案局管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，也称档案信息组织。

做好档案管理工作，不仅要将档案归类整理好，不出差错，更重要的是必须与时俱进，不断地更新档案管理观念，以提高档案管理工作的质量与水平。

二、档案管理人员的素质要求

档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低，根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

1.良好的政治素质

档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质，坚持社会主义道路，遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地，都应坚持正确的政治方向，立场坚定，严守机密。

2.精湛的业务素质

业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面：

（1）掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法，档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证档案工作质量，提高工作效率。

（2）熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策，熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定，按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。

（3）全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中，从而高效率地完成好本职工作。

（4）档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化，要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力，掌握档案现代化设备的使用。

3.爱岗敬业，遵守职业道德

档案管理人员应具有良好的职业道德，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守。遵守职业道德主要表现为：一要热爱档案事业；二要有珍档敬业、无私奉献的精神；三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。

4.与时俱进，勇于创新

随着社会生产力和经济的整体发展，尤其是科学技术的进步和提高，档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势，与时俱进。同时档案管理人员要更新观念，打破常规，勇于探索新的档案管理手段和方法，不断提高工作质量和档案管理水平。

此外，档案管理人员还应具备高度的责任心，具备较强的表达和沟通能力，具备高度的安全意识，具备一定的专业管理知识。

三、加强档案管理的措施与方法

加强档案管理，更好地为经济社会发展服务，本人认为应从以下几个方面入手：

1.建立以人为本的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异。要实现规范、标准的管理，就必须以《中华人民共和国档案法》为指导，建立符合组织实际的以人为本的档案管理制度。档案管理工作要以“人”为中心，把组织成员个人需求与自我实现和组织协调发展作为管理的核心，创造一种学习型的组织氛围，促进组织成员个人发展与组织发展相结合，从而形成组织成员个人的自我实现和组织档案管理工作的创新发展。

2.严格规范文件的制发

档案来源于文件，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。因此，在文件制发过程中必须要解决好规范化、标准化问题，确保这些作为档案的原始凭证符合档案的要求，全面提高档案实体质量。文件的制发必须做好以下几项工作：

（1）文件格式要规范、文种要合理，便于分类归档；

（2）文件要素要齐全、内容要完整；

（3）文件字迹要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用纸要统一、标准，便于整理。

3.科学管理电子档案

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，必须加强电子文件的管理。

（1）提高电子文件载体的稳定性，确保电子文件传输和使用畅通。

（2）建立电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的电子文件管理体制，正确进行电子文件的分类与归档。

（3）做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（4）解决好电子文件的保存与利用。

4.提高纸质档案的立卷质量

在电子档案日益发展的今天，在实际工作中，纸质档案仍以其特有的优势得到广泛应用。纸质档案在唯一真实的原始性、无法替代的凭证性、内容材料的隐私性、持久稳定的安全性、提取利用的直接性等方面是电子档案无法替代的，因此任何组织都必须提高纸质档案的立卷质量。

在推进档案工作规范化、标准化的过程中，必须注意解决好纸质档案立卷的两大问题：一是注意解决好档案立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，二是注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

5.创新档案管理工作

用科学发展的眼光，创新组织档案管理工作。

（1）思想观念的创新。要有积极的信息化转化意识，强化档案使用效率意识。

（2）管理方式的创新。解决好档案资源量的有限性与人们需求的多样性之间的矛盾。

（3）档案管理队伍整体素质的提高。

6.坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。

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1.1从业人员对无纸化档案管理认识水平不到位。

很多档案从业人员受传统档案模式的束缚，在他们看来，只有纸质的档案才算是真正的档案，而不接收无纸化的档案；有些档案部门只是将无纸化档案当作是档案的补充资料或者是副本来管理，也并未将其视为真正的档案来管理。如果这是认识一直存在，那么等到档案完全进行无纸化时代时，有些档案管理部门将不会接收到任何档案信息。档案管理人员对无纸化档案管理存在两种极端的现象，一是因为无纸化档案生成速度非常快，其管理也非常容易，档案管理人员就过分的依赖计算机等设备，对一些重要的信息没有进行复印，如果计算机中毒或者出现其他故障，很可能的所有的档案信息都会消失，造成严重的损失；另一是有些档案管理部门虽然利用计算机来管理档案，但是几乎每份档案都要复印打印一份，这完全失去了计算机管理档案的价值，既产生了浪费，又不会给档案管理人员增加了工作量，尤其是归档管理。

1.2无纸化档案信息无法保证可读性。

无纸化档案信息不同于传统的纸质档案信息，虽然方便了管理，但是有些因为硬件或者软件的问题出现不可读的现象。通常纸质档案如果外表出现问题，档案信息有时并未受到任何影响，但是无纸化档案却不同，装有档案信息的磁盘表面完好无损，但是可能因为硬件、软件或者程序发生了变化，而出现不可读的现象。近些年来，信息技术的发展有目共睹，相关人员不断发展新编码来替换传统的编码，为档案多使用编码相对要滞后一些，再加之，这种更新换代的速度也以超高过了档案所使用的计算机的运行速度，这就产生了很多的矛盾。

1.3难以判断档案是否具有原始性。

档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，再加之，无纸化档案本身信息与载体就相互分离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象，对于无纸化档案来说，我们没有办法像纸质文件一样利用一定的标准来保证其原始性。因此如何保证无纸化档案的原始性是目前有关人士需要解决的主要问题。

1.4逻辑档案与实体档案归档存在问题。

无纸化档案生成之后，对其进行实体归案还是逻辑归档这是需要慎重选择的，如果是实体档案归档，就是将保存档案的磁盘或者其他硬件交给有关部门，这种归档方式相对谁来比较麻烦，但是具有一定的安全性；如果选择逻辑归档，就是将保存档案的告诉相关部门，这样就不用改变原来的档案存放的位置，虽然如果按照这种方式归档，档案、归档者以及接受档案的部门距离相差会非常远，但是只要通过简单的操作即可，非常简单方便，但是却没有办法完全保证无纸化档案的安全。

2解决无纸化档案管理挑战的措施

2.1更新观念，迎接挑战。

无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的安全管理。

2.2研究无纸化档案的特性，制定切实可行的措施，保证无纸化档案的安全与完整。

无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进行修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。

2.3针对电子文件的特点，制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。

保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保证电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒，三是控制网络中电子文件系统的安全，四是备份处理，异处保存。

2.4制定一系列配套的法律法规、规章制度、技术标准。

为了保证无纸化档案的完整、准确、安全和电子文件管理的高效和科学，必须有相关的法律法规和各种标准来支持，其中包括与电子文件和网络相关的法律、制度，网络系统保密论证和验收要求，以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定，另外，还包括计算机和应用软件的兼容性标准等。

3结语

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1.建立网站将成为档案部门实现信息共享的捷径

目前国内档案部门普遍存在经费不足，人才缺乏的情况，要尽快实现档案信息资源共享，建立档案网站便是最佳途径。因为网站建设的技术已经相当成熟，不存在太大的技术难度，并且可以在较短的时间内实施完成。在档案网站建设方面（包括内联网网站和外联网网站），国内已有成熟产品，功能覆盖档案信息的整个生存周期，包括档案信息采集、分类导航和查询等，这些产品可以确保在短期内迅速搭建档案馆网上的应用系统并完成二次开发。而且可以将档案部门已经建立起来的档案自动保系统与网站之间建立有机联系，将现有自动化系统中的信息自动到网站，以最小的代价实现资源共享，这种联结既可以保留原档案部门自动化系统的所有业务管理功能，还能通过网站升展各种利用服务。

2.“混合型”档案馆将长久存在

电子计算机、Intemet、数据存储技术的快速发展，对传统档案馆产生了前所未有的冲击，使档案馆的发展进入了重要的历史转折点，即以纸质档案为主导介质收藏和服务为己任的传统档案馆时代尚未走向终结，而数字档案馆时代还未真正到来的转型时期。所以，当前档案馆应以“混合型”档案馆的形态存在。馆藏资源多元化、服务方式多样化、档案管理工

作复杂化将是“混合型”档案馆的特点。另一方面，尽管业内人士大声疾呼档案上网，加强档案馆网络建设，但限于总体规划、思想认识、资金、人力资源等因素的影响，档案馆间的网络建设还未全面展开，没有形成上下贯通、网网互联的网络体系。解决这些问题还需要相当长的时间，因此，“混合型档案馆”将长久存在，这样既能发挥电子档案的优势，又能用纸质档案来保证档案的真实性与凭证性及作为档案的永久备份。

3.数字档案馆是未来发展的必然趋势

相对传统档案馆来说，数字档案馆有明显的优势。数字档案馆其馆藏信息全部实现数字化管理，信息存储和保管将更容易；其服务方式实现网络化，档案用户访问不受任何时空限制；其信息内容将更加广泛，不仅包括文本信息，还包括声音、图像等多媒休信息。数字档案馆是未来发展的必然趋势。

二、档案管理现状及存在的问题

随着经济全球化、信息网络化时代的到来，电子档案的形成越来越多，目前在管理上依然是按照纸质档案的管理办法进行的。虽然，国家档案局等部门已经了《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，可是，由于技术、设施方面原因，还没有真正意义上实现电子文件的科学收集及管理，一些已归档的电子档案由于没有同时移交相应的支持软件、硬件，有些已无法识别及应用。利用计算机作服务器，缺少对数据的系统整理及备份功能，容错性差。随着服务器中数据的不断增大，用户的不断增多，信息传输量大大增加，服务器的容量、稳定性及数据的安全性越来越受到严重威胁。

网络联接采用50欧的同轴细电缆，它是一种比较老的目前已被淘汰的网络联接线，在与T形头连接时比较麻烦，特别是容易出现接触不良，或内外导体相连短路等错误，影响网络正常运行。同时，50欧的同轴电缆，仅用于数字传输，传输率太低，抗干扰能力和地理范围都较小。

网络结构为总线拓朴，这种结构采用单根传输线作为传输介质，所有的站点都通过相应的硬件接口直接连接到传输介质上。为所有的节点共享一条公用的传输链路，所以，一次只能由一个设备传输信号，传输率低。使用这种连接方式，如果一个终端出现问题，所有网上的工作站都无法上网工作，在查找问题时，需对每一个站点进行测试，故障隔离和故障诊断都很困难。

三、提高档案管理效率的对策

1.提高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键

首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

2.调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

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一、档案管理“双轨制”转变的意?x

档案管理的“双轨制”是指纸质档案和电子档案同时存在。在整个设计过程中形成的文档在归档时，同时把纸质档案和电子文件一并交给档案室。档案人员要对两套档案同时进行复核验收。首先纸质档案是最基础和最原始的。管理者要对纸质档案进行系统和专业的管理。其次是离开传统的纸质档案管理，研究出一种符合现代信息化的电子管理方法，有利于提高管理者的工作效率。最后，更为关键的一点则是随着信息时代的不断更新变化，纸质和电子两种方式共同存在性存在相对的重复和繁琐，最终将会演变为单一的单轨制管理。

二、纸质档案和电子档案的差异

纸质档案是以纸质为记录载体的档案。电子档案是通过计算机技术形成的，所谓数字文件在物理形态上都是电子文件，都是通过0.1形式存在，存储于特定的介质（例如光盘、磁带、磁盘）的档案。因此电子档案和纸质档案都有着自己不能替换的优点，同时也有很多差异。

第一，档案的体积。纸质档案体积大，要占很大的存储空间。电子档案容量超大，体积小，能够节约很大的空间，尤其是在寸土寸金的大城市不得不考虑的因素。

第二，档案的原始性和凭证作用。纸质文件的内容与载体是不能分离的，文字、图表、印章及签署等等都附在载体上，任何人都难于篡改，因此传统档案具有原始性和凭证的作用。而电子文件内容没有特定的载体，是可以复制、修改、粘贴、剪切的，在传输的过程中人为篡改不留痕迹，任何人都难于辨认其真假。在法律上纸质文件优于电子文件，就算是原始的电子文件其凭证作用在法律上未必会认定其真实性。

第三，档案内容的保密性和可操作性。由于“黑客”的入侵破坏和网络本身存在的各种缺陷，常常会造成信息内容的不安全，所以在公共网络的档案信息是不重要和利用价值不高的。权威性强、保密性好的档案用纸质档案文本的方式提供服务或者只是在网络上提供目录服务。纸质档案利用起来不方便，可操作性较差。电子档案利用起来方便快捷，利用者直接可以在计算机上对电子文件进行统计分析利用，马上可以进行复制，打印传输，快速满足利用者的需求。

第四，档案信息资源共享。电子档案可以不限时间地点，只要有一网的电脑就可以利用开放的档案。同时还可以多人同时访问同一个电子档案，实现资源共享。这些都是纸质档案做不到的。

所以电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，相互不能取代，只能发挥各自的优点，取长补短，有机结合，这样就产生了档案管理的“双轨制”模式。

三、“双轨制”变“单轨制”的可行性及问题

我单位从2010年就开始档案信息化工作，对利用率较低的历史档案全文扫描电子化，将原有的实体档案降级保管。2000年前的工程设计档案全部扫描及并上传档案信息库，设计人员实现了用档不出门，档案人员管档不用笔。全院的合同文件通过扫描实现电子化，管理系统权限设置，供全院经营管理人员利用。

随着业务的扩展，办公自动化的快速普及和无纸化设计的全面推开，我院与现代化技术接轨，实现CAD电子文档操作。随着电子文件的成倍增长，相应的纸质文件大量产生，在实际操作中也存在了众多问题：一份纸质档案同时对应多个版本的电子文件，有些纸质档案又没有对应的电子文件，又或出现电子软件不兼容或其他软件原因造成图纸与电子版不符的情况，往往在实际工作中因为诸多客观因素造成了图纸与电子版不符，这就是“双轨制”的矛盾与冲突。

在“双轨制”的情况下：我单位每年新出图归档为11万张左右，调晒图纸为20万张左右，扫描图纸7万张，作废图纸1万张左右，修改图纸2000张左右。这些工作是庞大的。特别是作废图纸要仔细认真，每一张图纸都要经过3人3次复核检查确保准确再进行替换最后盖章作废。扫描工作也相当繁重，由于条型码打印不清楚或油墨厚薄不一，只能改用手工输入。由于图纸图号的唯一性，有些项目拖延时间较长，设计人员往往忘记以前出过图纸，导致图号重复或者打印错误，使得有问题的图纸没能正常入库归档，为正常档案管理带来很大的困难。

为了解决“双轨制”的预算与冲突以及以上工作的麻烦，也为了遵照“2016年4月1日起，全市房室建筑和市政基础设施工程设计图纸应当全部利用数字化和白图交付”的要求。我们经过一年多的研究考查，结合总院的档案信息化建设要求，在CMS项目管理的基础上，建立了一套基于CAD运用的文件级协同设计平台。在完善图档电子数据库的同时，形成工程档案协同管理平台，最终全面实现图纸数字化管理交付模式，以替代传统管理和利用方式，即“单轨制”。

四、档案管理“单轨制”执行深度

单轨制系统流程介绍：设计人员在CAD协同平台个人工作区域进行设计或可直接上传图纸，设计完成，选择dwg文件发起签名确认流程，勾选出图用图，会签，注册章加盖后由专业负责人审核，通过后发给本专业所有参与者确认。所有角色通过后由经营部审批，通过后，系统接受电子文件及签章相关信息，自动拆分为一个dwg文件一张图，并批量加盖电子签名和印章，自动转化为PDF格式，该PDF图纸保存至个人工作目录区，由设计预览图纸打印样式无误后，选择图纸发起直接归档或出版归档流程。经档案室验收电子图纸后，由项目负责人审批是否允许出版，通过后由后勤部文印室选择文印公司进行出版，成品制作完成，予以交付，签收完毕，流程办结。

CAD协同设计平台从2016年5月9日试运行到11月9日，总共出图为55345张。CAD平台的主要优势：

1.没有实体的图纸，不需要库房了，不存在保管图纸的各种要求了。同时也延长了图纸寿命，最大化地通过电子版保存图纸，供后期工作人员追溯查阅。

2.标准化：每一张图纸都有固定的格式，统一的版面、图框和字体。图纸的唯一性也实现了，所有的图号都是系统生成，不存在重复和错误。同时也对电子化进行了优化，确保不会出现图号重复和版次的混乱。可以保证晒出来的图纸是最新版次。电子化的操作大大减少了人力物力，杜绝了因晒错图纸造成的资源浪费。

3.签名的真实性：系统化操作，所有人员的操作流程一体化，对于账号和密码实行一对一责任制，出现问题可追溯到本源。此外，电子化的操作能避免人为因素的变动，严格控制档案的真实性和完整性。

4.方便快捷，高效率：设计人员调用图纸进行操作，只需电子化一条龙程序。不再受地域、时间等约束。档案管理人员在清点图纸时，只需电子化操作，去除了繁琐的人为流程，以往二、三天的工作量被简化到几小时内完成，节约了人力资本与时间。

5.员工替换交接安全快速。由于行业的特殊性，导致从事该工作的人员流动性普遍频繁。在频繁的人员交替中，单轨制电子化的流程大大缩减了人员流动所带来的一系列问题。确保档案的真实、完整，后续交接人员工作的完整性以及全面性。

五、档案管理“单轨制”普及化

随着社会信息化进程的加快，数字化信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略性资源。信息技术的高速发展和应用使信息产业成为国民经济中最具活力的支柱性产业之一，大量数字化信息资源的产生促使档案信息化建设提上日程，不仅给档案工作带来了新的契机，而且伴随着信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题，即档案信息化建设。

为确保数字化档案的质量，档案数字化工作必须遵循“使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享”，档案管理“单轨制”需遵守以下要求：

1.标准化：“所有数字化的档案信息必须按照规定的文件格式、技术模式和工作标准进行数字化，在没有特殊要求的前提下尽可能采取通用标准”，只有标准化的基础上开展档案信息数字化，才能确保数字档案信息的通用性。

2.安全性：在开始数字化处理工作前必须合理设计工作流程，工作中严格按照操作规程执行，把数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低，确保数字化工作安全有序地开展。

3.技术性：鉴于设计人员的年龄阶段不一样，对信息技术电子化的掌握程度不一，故所有数字化档案信息上岗人员都必须进行系统化的培训，确保在操作过程中不会出现技术性、人为性的失误，保证档案入录的真实性、完整性、有效性。

4.优化性：随着电子化单轨道的普遍应用，需根据档案建设管理类目进行软件优化，确保在不同的工程需求下，满足项目需求。

我司是国家级的甲级设计院，市场面对全世界，我们的CAD协同设计平台不能与其他单位电脑系统形成对接。尤其是轨道设计部门，往往会涉及到几个设计院一起进行共同设计，每一张图纸都要相互会签，为了配合总体会签，现阶段我们仍旧执行“双轨制”，直接打印纸质图纸，把纸质图纸拿去评审会签后，再把签字齐全的完整版图纸提交到档案室，档案管理人员把图纸扫描上传形成电子档案，纸质的图纸再入库保管。所以现在不可能真正做到无纸化的“单轨制”。但随着档案操作制度的不?嗤晟埔约笆谐∏魇频谋厝恍裕?我司的档案管理必然会归于单轨制。

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[关键词]档案信息化 优势 对策

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）10-0057-01

21世纪，是知识的时代，信息的时代，网络把整个世界连成一个地球村。在这种大的时代氛围中，无论是党政机关的办公，公司企业的洽谈，还是学校的教育、教学，都离不开档案管理，而目前的档案管理已日渐走上了信息化道路。 所谓档案信息化管理，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。在档案管理中，实现信息化管理较传统的管理方式，有它得天独厚的优势，但由于处于管理方式的转型中，又有它的难处，为此，我们应该积极探索档案信息化管理的对策。

一、档案信息化管理的优势

（一）时间、空间优势

传统的档案管理，主要用纸质的档案，并存放在专门的档案室中。实现档案信息化管理后，不需要更多的存放档案的空间，档案都存贮在电脑当中，或者刻录成光碟，只需要“消磁柜”，就可以保证资料的完好。利用这样的信息化管理，不用考虑档案纸由于时间长而造成的损坏。因此，这种管理方式既能保证较长时间地保存档案，又可以节约空间。

（二）利用优势

实现档案的信息化管理，可以把档案设置成不同的访问级别，并进行分类。各个部门可以根据需要和访问级别，在最短的时间内查找到所需要的资料。这样既可以节约查找的时间，又方便利用。

二、实现档案信息化的难点

（一）技术上的难关需要突破

在实现档案信息化的过程中，既要实现档案信息的数字化、网络化；又要实现档案信息接收、传递、存储的一体化，实现档案信息高度共享，这就需要技术上多方面的配合，因此，档案管理是一项复杂的系统工程。目前，正处向信息化发展的过程中，有许多技术难关需要解决。只要突破技术上的难关，才能真正实现档案的信息化管理。

（二）档案管理人员的业务素质亟待提高

进行档案信息化管理的时候，需要从事这一管理的人员具有现代化管理知识。然而从年龄结构上来分析，从事档案管理的人员中，年龄大的人员占多数，这就给档案管理迅速实现信息化带来了困难。

（三）安全管理制度需要完善

随着档案管理逐渐实现信息化，信息安全问题成为一个重要的问题。一方面，信息安全受到来自“黑客”的攻击；另外一方面，存在着管理人员忽略安全，泄露信息的状况。

三、促进档案信息化的对策

（一）解决技术上的难题，加强档案信息的标准化建设

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力，这需要全方位技术的协调工作。因此，在技术上要请专业的技术人员来指导操作，同时要协调好网络管理部门、信息采集部门、档案管理部门的关系，达到相互配合，高效工作。

（二）尽快提高档案管理人员的业务素质

档案信息化涉及数字化档案信息资源、计算机网络、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。对于档案管理人员而言，首先达到的业务目标就是能熟练运用信息工具，这需要他们掌握计算机理论知识和运用技能。其次，需要档案管理人员能够捕捉档案信息，不仅为本部门的人员提供档案资源，也需要熟悉网上的档案信息资源，引导需求者获得更多的档案信息。再次，档案人员需要具备提炼、加工档案信息的能力，因为，档案利用者更需要“精要”信息。

面对目前档案管理人员的现状，一方面，应该积极吸收档案管理专业毕业生从事这一管理，因为他们具备相关的专业知识。而且，他们有更多的精力来接触新鲜的事物，更方便学习最先进的档案管理方式。另一方面，对现有的档案管理人员要进行集中培训，达到短期内提高业务素质的目标。

（三）加强档案信息管理的安全建设

档案具有保密性的特点，因此，在实现档案信息化的过程中，首先需要解决技术上的“保密”功能，设置不同级别的访问权限。同时做好安全的防范措施，防止“黑客”的入侵和别有用心的人盗取档案资料。其次，要注意培养档案管理人员的“安全意识”，不可以“有意”或者是“无意”泄露档案信息，提高“保密意识”，以保证档案信息的安全。

【参考文献】

[1]雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进.实用医技杂志，2006年4月，第13卷，第7期.

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无纸化档案管理，是指利用现代化的网络电子技术进行档案整理和管理。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行档案业务以及事务处理。有些单位和团体从二十世纪末就计划并开始实施无纸化办公。无纸办公，即不用纸张而办公。在无纸化办公环境中，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本无纸化办公本的要素。尽管未来几十年之内还不能全部变成无纸化办公，但随着更多的信息都是以数字或电子的形式储存和发送，所以未来将会使我们越来越走向无纸化办公，无纸化的档案管理也相应提高和普及。

一、电子档案的优点

有些事物它之所以存在就是在等待被更新或代替。在办公自动化和现代化的网络电子技术普及的今天，无纸化办公将逐渐取代和覆盖有纸化办公，这是社会进步必然的趋势。电子档案可以弥补纸质档案的很多方面的缺点，易学易用、具有一般计算机水平的工作人员便可以利用电子设备轻松进行档案的收集、整理、 统计 、归类、 编号和存档 。这一切只要一个小小的移动硬盘就可以完成。它的优点是：节能降耗、一张纸呈现的不单是物质能源上的消耗，在其背后还有为这一张纸而进行的琐细工作，为此付出的宝贵时间。无纸化办公在技术允许的情况下，可以简化工作环节，节省办公成本，提高办公效率。 全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字，在纸张背后的能源消耗，更是一个追寻可持续发展所必须关注的问题。 据市场分析家报告指出、纸张的用量， 每年增长率是6%―7%，真是难以置信。所以电子档案不仅节能环保而且传送速度快 、优化管理流程，甚至连个人或领导的签名都可以在网上完成。电子档案材料收集方便、全面、而且具备原始的声音和动画，根据需要可第一时间发送， 体积小、 基本无重量 、对存放的条件要求适中。

二、资源共享

随着无纸化办公在档案建设管理中的应用和普及对有些档案资源的电子档案整合后在网络情况下实现档案内部资源共享。一是建立档案内部的局域网。在全国范围内 、建立和逐步完善系统内档案局域网，实现全国联网构建全国档案信息平台。二是 打破单一格局横向发展实现信息资源共享。打破档案、 图书 、情报等有关信息部门各自为阵的局面，把各企事业单位系统信息加以整合，实现档案、 情报、 图书等一体化系统管理，建立一个完整的档案信息系统。三是建立信息网络服务中心。随着档案内部信息网的建立和完善，档案部门应充分利用各部门内部的网站和自己制作的网页积极收发相关信息和数据，以便服务广大用户，达到资源共享的目的。四是建立自动化网络信息接收系统，实行统一标准的电子软件，以便及时自动接收和发送最新的相关信息。

三、完善管理制度

当然，无纸化档案管理不是完美的，它也有一定缺陷。比如说，容易被修改、对温度也有一定的要求，还有木马病毒的侵入等，所以建立严格的管理制度是非常重要的。

1.为了加强系统单位电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好的为系统单位发展和实施资源共享服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本系统单位的实际，特制定如下规定。

2.建立健全电子文件的管理体制和工作职责

2.1 电子文件是本系统单位开设的一种独立的档案门类和载体，应加强领导和监管。电子文件从形式到归档由本单位档案部门负责。

2.2电子文件应按制度严格要求，妥善保管，确保文件不丢失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效的利用。

2.3电子文件一定要实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门相兼容的计算机软件和系统，使归档的电子文件能有效的识别和自动收发。

3.电子档案归档方式

3.1档案部门根据要求，在应归档的电子文件产生时打上相应的标记，把经办过程中的情况记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内处理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。填写必要的著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

3.2归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、提名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案管理著录规则的基本要求。

4.电子文件的移交与保管

4.1电子文件在每年定期将上年度应归档的电子文件向档案部门归档，移交时要做到数据完整、内容准确、安全利用、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单根据需要一式多份，交接双方签字后各执一份。

4.2单位档案室负责电子文件归档前的监督、指导，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。

4.3入库的电子档案，每年要机读和定期杀毒，发现问题及时补救。

4.4保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，室气温要适度，不能太低也不能过高。

5.电子文件的提供和利用

5.1对于封存归档的电子档案不外借，利用时使用复制体，互联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

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一、档案“双套制”概念

目前来说，学术界尚未对档案“双套制”的概念给出统一定论。1998年，冯惠玲教授将档案“双套制”划分成两个层次：电子文件转成纸质文件的双套制以及纸质文件到电子文件的双套制。在本文研究中，档案“双套制”概念指的是：同一分文件的纸质版本与电子版本共同存储、共同利用的状态。

二、档案“双套制”管理中的问题

1.对“双套制”管理认识不足

人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知必然会促进事物的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说，我国企事业单位对“双套制”管理认识不足，特别是在纸质档案转化成电子档案的过程中，不少人存在多种认识误区。例如，有人认为档案电子化发展是劳民伤财、盲目追新的项目，有人认为数字化开发只是技术人员的任务，还有人误将馆藏数字化直接等同于档案数字化等等。上述误区的存在，成为“双套制”发展的绊脚石。之所以会出现上述误区，一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在馆藏数字化过程中的具体工作，尚未意识到这一工程的复杂性、系统性，单纯地为数字而数字化；二是由于档案管理人员对“双套制”管理的重要性认识不到位，缺乏主动管理意识，加之缺乏具体管理经验，从而出现多种管理行为问题。

2.归档范围不清

更好地利用档案、保证重要档案的可靠性与安全性，是档案“双套制”管理的主要目的。如果不对档案进行区分，将日常档案与重要档案置于等同位置，对所有档案进行双套备份，过犹不及。具体工作中，档案管理人员应该视综合档案的重要程度以及档案来源决定是否进行双套管理。档案“双套制”管理主要是针对具有保存价值、经常使用的文件，只有划分清楚档案“双套制”管理的工作范围，使重要档案处于双套安全管理范围中，才能充分发挥档案“双套制”管理的重要作用。归档范围的合理划分是档案“双套制”管理的棘手问题，如果归档范围过大，会导致不必要的人力资源、物力资源浪费，加重档案室工作负担；如果归档范围过小，又容易使某些重要档案陷于被遗失销毁的境地。

3.未充分发挥电子文件的优势

由于电子档案、纸质档案之间的过渡较大，很多纸质档案还没有被录入为电子档案，导致电子文件优势尚未充分发挥。目前来说，已建立档案“双套制”管理的单位，其电子档案、纸质档案分别建立在各自系统之中，尚未建立两者之间的联系，这就大大削弱了两种档案之间的互补优势。例如，部分单位尚未对电子档案进行检索，没有按照要求对纸质档案进行编号，两者之间无法达到一一对应的关系，这势必会影响档案的综合利用程度。这种无法优势互补的档案“双套制”管理，相当于直接将两份完全一样的档案并列保管却没有建立两者之间的联系，这样与建立该制度的初衷相背离，白白造成了大量资源被浪费。

4.转化格式问题

转化格式问题也是困扰档案“双套制”管理的重要问题，例如，某些电子文件在转成纸质文件后，会直接改变其原来格式，印章、批示等很多内容无法显示；视频、声音等档案无法直接转化成纸质文件。某些纸质文件转化过程中也会出现部分信息无法被读取等多种问题。如果这一问题得不到有效解决，那么，将会直接削弱档案“双套制”的法律效应。

5.档案管理人员素质有待提升

档案“双套制”管理需要复合型人才的支持，目前来说，我国档案管理人员素质有待提升。部分档案人员缺乏完善的档案管理基本知识与技能，还有部分档案人员不了解档案管理的重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术。由于缺乏综合性人才的支持，严重阻碍了档案“双套制”的健康发展。

三、n案“双套制”发展对策

1.重视原始记录

电子文件易更改的特征使人们对档案原始记录的重视程度有所降低，在新时期，如何看待档案这一基本属性是档案“双套制”管理得以实施的前提。若想促进档案“双套制”顺利开展，就必须加强对电子档案与纸质档案的综合管理，做好两方面的协调工作，重视电子档案、纸质档案的统筹发展，以更好地实现档案的应用价值。因此，我们必须及时更新对电子档案原件的认识，强化电子档案原始记录管理。具体来说，可从如下方面入手：①严格执行《电子档案管理规范》等国家相关法律标准，严禁越权操作，进一步提升档案管理的完整性与安全性。②加强计算机网络安全配置管理，定期进行网络维护，及时查杀病毒，保证网络完全。③做好电子文件保存工作，保证计算机库房温度、湿度合理。笔者建议，将电子文件保存在塑料保护层中，并将其放在安全、稳定的环境中保管，从而保证电子文件不受有害气体、灰尘、外界磁场等的干扰。重视原始记录，保证档案原始记录的完整与安全是我们面临的首要任务，其直接关系到档案凭证的法律价值，在日常档案管理工作中，必须严抓这一工作，并形成长效运行机制。

2.完善“双套制”管理制度

首先，确认档案“双套制”发展运行的主体。基层档案部门才是现阶段我国实施档案“双套制”发展的最佳主体和场所，其可充分发挥自身优势，最大限度地发挥档案管理的作用。档案部门不仅是数字化工作的中心，也是档案“双套制”发展的主体，在其具体运行过程中，工作人员必须制定相关标准、加强监管，做好前端控制，进一步促进档案“双套制”的健康发展。

其次，确定管理模式。目前来说，我国档案“双套制”管理体制主要是分散式管理与分段式管理两种模式。分段式管理是指由不同部门负责，这种方法容易导致各部门工作脱节、各自为战的局面。分散式管理模式指的是不同档案归属于不同的档案室管理。从整体上来说，我国档案“双套制”管理体制混乱，各部门协调不力，很容易出现档案丢失、档案泄密等问题。当前，我国存在多种档案进馆保管方式，双套制管理模式应用非常广泛。例如，上海市政办公厅已实现了文件处理、归档保存全面双套管理模式。我国《电子文件管理规范》明确指出，具有永久保存价值的电子文件在归档时应保存纸质版本与电子版本。故而，笔者认为这一管理模式将成为未来档案管理的主要模式。

再次，制定档案“双套制”发展具体措施。各部门在制定档案“双套制”发展具体措施时，必须本着求实、有效、合理原则，切实做好具体措施制定工作，不能照搬照抄、人云亦云。在具体过程中，要杜绝极端想法，档案指导部门必须充分做好自身工作、负起应有责任，对档案“双套制”发展提出针对性建议，从而促使各项管理工作步入正轨。

最后，加强电子文件信息管理平台的建设力度。对于档案“双套制”发展来说，电子文件信息管理平台是非常重要的组成环节，相关部门必须加强对电子文件的保存以及前端控制，从而为系统功能的实现提供强有力的支撑。各层档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来，积极提出自己的意见，加强与技术开发人员之间的联系，进一步提升平台功能的合理性与效率。

3.完善相关法规标准建设

首先，加强领导支持。加强领导支持是做好档案“双套制”管理的基础。在新形势下，各级领导必须高度重视做好档案“双套制”管理的建设力度，明确法律法规建设对做好档案“双套制”管理的重要意义。在提高认识的基础上加快标准体系建设力度，并积极与国际社会接轨。

其次，在法律法规标准体系建设过程中，必须遵循一定原则。具体来说：①安全性原则。只有保证档案管理的安全性，才能充分发挥档案“双套制”管理的重要价值。②实事求是。在法律标准制定过程中，不同部门必须结合自身实际情况制定符合自身馆室发展的标准策略，切忌一刀切。③利益平衡。在双套制法律法规体系建设过程中，相关人员必须坚持利益平衡原则，对不同档案的信息进行确认，按照权利义务相平衡的原则，寻找电子、纸质档案的平衡点，进而促使两者的利益最大化。④透明性。在具体管理法规建设过程中，应遵循公开、民主、科学性原t，积极征询社会各界意见，增强信息立法的公开性与透明度。

4.无纸化发展

档案管理的最终目的是服务大众，在现代化社会中，人们更希望通过电子系统与互联网查询自己想要的信息。而视频档案、电子档案等多媒体形式更好地满足了人们对档案获取的需求。随着信息化时代的到来，未来档案不再是单调的文字表述，而是表现为动画、图画等多媒体形式。笔者认为，在档案保管条件、保管技术日益完善的当代，多媒体档案、电子档案、纸质档案将呈现三足鼎立局面。