合同存档管理范文

导语：如何才能写好一篇合同存档管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】信息系统构建 信息化 农村土地承包合同档案管理

1 农村土地承包合同档案管理信息化构建概述

农村土地承包合同档案管理信息化就是指利用计算机和网络对农村土地承包合同档案信息的进行收集、传输以及储存的活动。农村土地承包合同档案管理信息化的内容一般分别是指农村土地承包合同档案信息数字化和农村土地承包合同档案传递网络化。农村土地承包合同档案管理信息化是农村土地承包合同档案管理的工具，能积极地推进农村土地承包合同档案管理信息化进程。

农村土地承包合同档案管理工作信息系统的建立有两个好处。第一，农村土地承包合同档案管理内容的信息化同时也系统化了农村土地承包合同档案内容，软件的使用可以最大限度解构农村土地承包合同档案信息本身的价值，提高农村土地承包合同档案信息的使用效率。这有利于加强对农村土地承包合同档案信息的利用和挖掘。第二，农村土地承包合同档案管理信息化的一大特点是农村土地承包合同档案信息易复制、所占存储物理空间小、传输快捷，降低了成本的同时也极大地便利了农村土地承包合同档案管理工作，使其能服务于更多的人群，有效扩大服务对象范围。

但在工作中，应注意到农村土地承包合同档案管理信息系统本身的不足。便利的农村土地承包合同档案信息管理可以造成极为突出的安全性问题。计算机软件使用和网络的引入在信息化过程中是无法回避的，农村土地承包合同档案信息被窃取的风险就增加了，因此，需要在信息化的同时做好软件及网络安全工作，保障农村土地承包合同档案管理工作的顺利进行。

2 新时期加强农村土地承包合同档案管理信息化的策略

2.1 加强软硬件建设

实现农村土地承包合同档案管理信息化，首先要加大软硬件方面的建设力度。一是硬件设施的到位。农村土地承包合同档案信息化管理中，不仅需要使用到台式电脑，与之配套的dvd刻录设备、扫描仪等办公设备和良好的网络条件也不可或缺。因此，要加大在的硬件购买方面的资金投入，配置完善的硬件环境，完善网络条件，保证将信息使用主体与农村土地承包合同档案管理设备的稳定链接。第二，管理软件要结合实际情况选择，应考虑当地网络、硬件、服务对象范围后，决定软件的使用。另外，很多管理软件的漏洞较多，若不及时升级，会使得农村土地承包合同档案管理平添安全风险。所以应综合考虑软件的各方面情况，根据其成熟性、公司实力、售后服务等方面选择各方面较稳定的软件。

2.2 建立统一的农村土地承包合同档案管理信息化标准

农村土地承包合同档案管理信息化是管理工具，目的是实现农村土地承包合同档案资源利用的最大化。因为，在农村土地承包合同档案管理的各个环节中，由于各地工作条件不一，方法各不相同，在这种情况下，要做到农村土地承包合同档案信息的共享工程量较大。因此，必须有效建立起一套统一的农村土地承包合同档案管理信息化标准，对于农村土地承包合同档案的整理、统计、服务标准等进行统一规定，以此作为进行农村土地承包合同档案管理工作的标准。这种统一的标准的使用，使各地农村土地承包合同档案信息在合并统一管理、查询时无阻碍，大大提高了信息的利用率，对农村土地承包合同档案信息资源的共享与管理十分有利。

3 “3S”技术在农村土地承包合同管理工作中的应用

“3S”技术（GPS、GIS、CIS）在发达国家的各个产业中应用得都相当广泛，而我国在基础测绘、土地利用、城市规划、国防建设等方面也大规模使用此项技术。从国内外目前的使用经验来看，对主要农产品的种植面积、土地流转等农业经济信息的全面采集、管理，完全可以利用“3S”技术带来的便利，为更好地服务“三农”打下坚实基础。

（1）信息采集与整理。首先，需要用GPS获得基础土地数据，之后使用GIS系统，将采集的数据导入，再将相关因子输入。之后，要运行核对、查漏补缺等程序模块。通过此一系列操作，农村土地承包基本资料可以较完整地获取。在后续环节中，底图应选择宗地勾绘图，以方便在计算机上描绘宗地界限，标注宗地内业号。最后，选择比例尺，建立图表关联，查阅经营权证登记申请表，进行出图工作。而宗地位置图、绘制图等无需另外的工序，可以直接生成。

（2）纸质文件相关处理。根据农村土地承包工作的必要程序来看，农村土地承包合同书、申请书、登记簿等纸质文件的填写，在一般情况下，会耗费大量的工作时间和人力资源，且容易出现人工错误。而“3S”技术结合经过一定设计的农村土地承包经营权证书打印设备或系统，各种纸质文件的输入和输出均可准确、快速地实现，不仅保证了纸质文件的统一、规范与完整，还杜绝了承包期间文件被篡改的可能性。

（3）数据库建立。应按照较高标准的要求进行工作，积极引进先进的测量技术和数字化管理平台，将所有采集到的信息数字纳入微机管理，提高合同管理信息的查询效率，为后期的产业发展规划和农业资源保护管理提供有力的技术保障。另外，具体数据库类型的选用要根据各地数据规模、软硬件条件适当选择，在保障工作顺利进行的条件下，注重性能与后续升级服务的便利与成本。

4 结论

总之，信息化农村土地承包合同档案管理是未来农村土地承包合同档案管理的发展方向。为了实现农村土地承包合同档案信息共享，应加强软硬件设施，建设针对的农村土地承包合同档案信息化管理的各个环节，建立统一的管理标准，应用先进的技术，另外，软硬件的选用和数据库的建立要兼顾性能、可持续性等方面。目前，我国的农村经济信息信息化建设的程度并不不一致，各地在推进自身信息化建设时还应结合自身的特点进行。

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    关于自收自支的事业试点单位和在人才服务中心存档人员参加养老保险的有关问题，京劳社养发〔2000〕64、67号文件和京劳社保发〔2000〕151、150号文件作了明确规定，相应的软件程序也修改完成，市、区（县）社会保险经办机构可于2001年1月1日起正式启动此项业务。现将有关具体问题补充通知如下：

    一、凡按京劳社保发〔2000〕151号文件规定，填报了《试点单位养老保险基金缴拨情况结算表》和《试点单位补缴补拨核定表》并经养老保险处审核盖章的试点单位，1998年1月至1999年12月已经发生的缴拨基金额，由市人事局基金管理部门统一与市社会保险基金管理中心结算；1998年1月至1999年12月尚未发生的应缴应拨金额，由试点单位与市社会保险基金管理中心直接办理补缴补拨手续：补缴基金由试点单位按养老保险处审核的应缴基金额通过支票结算，补拨基金由市社保中心依据养老保险处审核的应拨基金额直接拨付到试点单位在银行开设的账户上或以支票形式结算。

    二、基金结算完后，市社保中心将书面通知试点单位所在区（县）社会保险经办机构，区（县）社会保险经办机构依据通知中下达的金额数，通过表二、表三为该单位职工补建1998年1月至1999年12月的个人账户。试点单位填报的表三中的个人账户汇总数（加有汇总程序）不得大于通知中个人账户汇总数。建库工作一次性办理完毕，此后不再办理试点单位个人账户的补缴、补拨、补填工作。

    三、试点单位在填报表二时，“增加原因”栏填“其他”，“人员类别”栏填“事业2”；在填报表三时，“单位月人均缴费基数”和“职工月缴费基数”栏均不填数，由程序自动生成。

    四、试点单位从2000年1月起，按京劳社养发〔2000〕64号文件规定缴纳养老保险费。由于2000年缴费滞后，其应缴基金各区（县）可按现行管理办法通过表四、表五、表十六补缴、补拨到位。

    五、试点单位及在人才服务中心存档人员按全额缴拨方式收缴、支付养老保险基金。由于这部分基金需单独记账，正常缴拨后，区（县）社会保险经办机构在汇总月报和表五时，将这部分基金以“事业2”为基金性质汇总上报。在为其建立单位信息库填写《北京市养老保险参统单位登记表》时，“经济类型”栏亦填写“事业2”。试点单位及在人才服务中心存档人员正常缴拨后的个人账户管理、职工转移、退休清算等按本市养老保险现行规定执行。

    六、按京劳社保发〔2000〕150号文件规定，执行京人险〔1996〕379号文件规定的市、区（县）人才服务中心，将填写的《试点单位养老保险基金缴拨情况结算表》和《试点单位补缴补拨核定表》审核后报市社保中心，市社保中心将依据表中应缴基金直接与市、区（县）人才服务中心结算。基金结算完后，市社保中心将书面通知人才服务中心所在区（县）社会保险经办机构，区（县）社会保险经办机构依据通知中下达的金额数，通过表二、表三为按京人险〔1996〕379号文件规定缴纳养老保险费的职工补建1996年7月至1999年12月的个人账户。人才服务中心填报的表三中的个人账户汇总数（加有汇总程序）不得大于通知中个人账户汇总数。建库工作一次性办理完毕，此后不再办理按京人险〔1996〕379号文件规定缴纳养老保险费的职工个人账户的补缴、补拨、补填工作。

    七、补缴金额的利息按现行程序中根据市政府1998年第2号令规定设定的计息规定执行。

    八、移交前调出的试点单位缴费人员和人才服务中心存档人员可持原人才中心开出的个人账户转移单或原存档单位开出的缴费证明（样式附后），由现单位劳资人员到区（县）社会保险经办机构办理个人账户的认定和补记，其后缴费按2号令执行。

    九、建立离退休人员数据库，试点单位养老金实行社会化发放。职工退休后，试点单位和人才交流中心在填报《北京市按月领取养老金人员登记表》时：

    1．“退休前工资栏”数与“基本养老金”栏数一致。

    2．“比例”栏填“100％”。

    3．“基本养老金”栏含国发〔1978〕104号、国发〔1989〕82号、国发〔1993〕85号、京人工字〔1987〕第11号、京政发〔1985〕62号规定支付的金额。

    4．“基本养老金补贴”栏填其他栏未涉及的经审核应由统筹支付的金额数。

    5．“调整机制”栏填1996年至2000年离退休人员增加生活补贴的口头通知金额数。

    6．“统筹负担”栏填经劳动行政部门审批的由统筹支付的养老金。

    7．“生活补贴”栏数含京人工〔1988〕31号、人事局1992年8月11日口头通知、人事局1994年1月29日口头通知、京人退〔1995〕583号规定支付的金额。

    8．“困难补贴”、“企业负担”栏不填数。

    9．“价格补贴”栏填1985年工改前退休应支付的53元；1985年工改至1993年工改期间退休的填48元；1993年工改后退休的不填此栏数。

    10．“其他补贴”栏含洗理费、书报费及京国工改〔1994〕10号规定的50元。

    11．“建国前补贴”栏填按劳人险〔1983〕3号规定的金额数。

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第一章  总 则

第一条  为加强人力资源管理，规范人力资源管理行为，明确人力资源管理工作的各项职责，在XXXX国家劳动法的框架和XXXX企业内部规章制度范围内制订本管理办法。

第二条  本办法规范了人力资源管理的基本原则、政策及管理操作流程，主要内容涉及：

1、中方人员招聘、解雇、裁员；

2、阿方人员招聘、解雇、裁员；

3、中方人员劳动指标分配管理；

4、中方人员签证办理；

5、各类证件办理、延期、注销；

6、各类证件的存档及管理；

7、请休假管理；

8、社保休假险的申报管理；

9、劳保用品的发放；

10、职工医疗管理；

11、各类人力资源登记本的登记管理；

12、因恶劣天气影响造成误工相关资料的申报；

13、劳资纠纷管理及其他相关工作。

第三条  人力资源管理遵循“以人为本、适才适用、遵章守纪、依法管理”的原则，按照“人力资源部管理职责”由项目部人力资源部和各工区共同组成人力资源管理体系。本办法适用于本项目所属各单位。

第二章  中方人员招聘、解雇、裁员

第四条  中方人员的招聘

局指人力资源部对各工区上报的人员招聘计划进行审核，根据工程进度的需要制定招聘计划，然后发回国内支持部，国内支持部协同各子公司本部人力资源部门，实施人员的招聘、考核、录用、合同签订等工作

第五条  中方人员的解聘

中方人员有以下几种情况，人力资源部有权将其进行解聘，并做好遣返回国安排。

1、违反合同约定；

2、有违法违纪行为；

3、试用期间不胜任本职工作，经过短期培训后还不胜任；

4、生病三个月内无法继续从事本职工作。

第六条  裁员

当项目生产经营状况发生严重困难或劳动合同订立时所依据的客观情况发生变化或者工程提前结束，致使劳动合同无法履行，经双方协商不能就变更劳动合同达成一致的，根据合同规定进行裁员，并应提前10日书面通知劳务人员。

第三章  阿方人员招聘、解雇、裁员

第七条  阿方人员招聘

1、向劳动就业局递交用工计划；

2、接受阿工劳务人员咨询、报名（登记阿工劳务人员基本信息、技能和求职意向等）；

3、负责签订用工合同；

4、建立阿籍员工人员信息台账；

5、项目部负责新进场的人员对项目规章制度的学习；对有技能培训需求的劳务人员会同工程安质部和各工队组织分批培训，人力资源部负责组织阿工人员进行考核，未经考核合格的阿工人员调换岗位。

6、学习和收集阿工使用的相关法律文件资料，并对项目全体人员进行讲解学习；

7、参与阿工使用过程中劳务纠纷的处理，并建立突发事件应急处理工作预案。

第八条  阿方人员的解雇

1、阿籍员工有以下几种情况，人力资源部有权将其进行解聘，并履行相关手续。

（1）违反合同约定；

（2）有违法违纪行为；

（3）试用期间不胜任本职工作，经过短期培训后还不胜任；

（4）生病三个月内无法继续从事本职工作；

（5）有聚众寻滋闹事行为，经劝说仍不悔改的。

2、在解雇阿工前必须通过邮寄的方式给予阿工书面警告，两次书面警告之后予以解雇。

第九条  裁员

当项目生产经营状况发生严重困难或劳动合同订立时所依据的客观情况发生变化或者工程提前结束，致使劳动合同无法履行，经双方协商不能就变更劳动合同达成一致的，根据合同规定进行裁员，并应提前10日书面通知劳务人员。但在此之前应采取以下措施：1、缩减工作时间；2、取消加班；3、停止短期聘用。

上述所涉及的裁员，首先从那些工作量减少或完全不存在工作量的岗位开始。

第四章  合同管理

第十条  合同的制定

人力资源部依照中华人民共和国劳动法和阿尔及利亚现行劳动法，根据项目特定情况制定中方人员劳动务合同、阿籍员工劳务合同、其他国籍员工劳动合同。劳动合同要报北非指评审，评审通过后发各工区及国内支持部备案，并与员工签署合同。

第十一条 中方人员合同签订

中方人员经考核合格后由国内支持部协同公司人力资源部签订合同。

第十二条 阿方人员合同签订

人力资源部负责与考核合格的阿工签订用工合同，最短期限为三个月。在签订合同之前先要求阿工递交办理社保的相关资料。以便在签订合同十天之内为阿工完成社保办理。

第十三条 合同存档管理

1、中方人员合同由各子公司本部人力资源部统一建档保管，合同副本由各工区人力资源部及用人单位存档保管；

2、阿方人员合同由各工区及用人单位统一建档保管。已解除的劳务合同在工程没有结束之前不能销毁。

第五章  劳动指标分配管理

第十四条 劳动指标的管理

各项目的劳动指标由北非指统一调配管理，使用劳动指标要向北非指报批，北非指审批通过后项目根据各工区的人员情况进行劳动指标的分配及管理。

第十五条 浪费劳动指标的处罚

浪费劳动指标的处罚请参照北非指2014年5月9日下发的《关于加强劳动指标使用管理的通知》。

第六章  签证办理、延期

第十六条  工签办理流程及延期

工签办理流程:1、向阿国劳动局申请劳务指标 2、收集管理或劳务人员相关证件、资料 3、向劳动局申请办理返签（临时劳动许可） 4、国内支持部协助办理工签，收集签证资料。

工签延期：按照阿国新规定，工签人员入阿后一个月内未能办理居住证的，提前向政府部门申请签证延期。

第十七条  商签办理流程及延期

商签办理流程:

1、收集管理或劳务人员相关证件、资料；

2、向工程项目业主申请办理邀请函 ；

3、邀请函发回国内，国内支持部协助办理送签，跟踪签证情况。

商签延期：按照阿国规定，商签人员入阿后，在商签到期后需要继续逗留的，根据政府要求，提前一周或半个月申请签证延期。

第十八条  探亲签办理流程及延期

探亲签办理流程：

1、收集本人及探亲人员证件资料；

2、向政府申请办理探亲签证邀请函；

3、国内支持部协助办理商签。

探亲签延期：按照阿国规定，商签人员入阿后，在探亲签到期后需要继续逗留的，根据政府要求，提前一周或半个月申请签证延期。

第七章  各类证件办理、延期、注销

第十九条  护照办理

护照由当事人持身份证、户口本到户口所在地公安局（派出所）办理。

在阿人员护照到期，可在护照到期前送中国驻阿使馆办理新护照。

第二十条  各类公证、双认证资料的办理

    各类公证可由本人或人办理，也可将基础资料送国内支持部统一办理。双认证根据上级要求办理。

第二十一条  劳动证的办理流程及延期、注销

工签人员到阿后应根据劳动局要求及时办理劳动证；劳动证到期的应提前45天提交延期资料进行劳动证延期；离职回国的应将劳动证注消，回收劳动指标继续使用。

劳动证的办理流程:护照、认证、照片收集——资料整理——体检证明、税票——送劳动局——取回劳动证

劳动证延期流程同劳动证办理流程。

第二十二条  居住证的办理流程及延期、注销

取得劳动证后应及时办理居住证, 居住证到期时提前或按期延期。

居住证的办理流程:护照、劳动证、出生公证、照片收集——资料整理——体检证明、完税证明——送警察局——办理居住证

    离职回国人员可将居住证送回警局注消以更换离境证明回国。持居住证回国后不再返阿人员的居住证应收回，送警局办理注消。

第二十三条 医保卡的办理流程

办理社保人员可办理医保卡享受医保优惠政策。在取得社保号后递交护照复印件、照片、社保号到制卡部门即可办理社保卡。

第八章 各类证件的存档及管理

第二十四条  护照的存档管理

各工区将中方人员护照收集上交项目部人力资源部统一保管，项目部人力资源部做好护照保管工作，妥善保存、登记。人员出差、办事、回国须使用护照时由各工区填领取单，工区经理或者主管签字后报项目部领导审批，经申请审批后登记借出；使用完毕后及时收回存档。

第二十五条  劳动证的存档管理

劳动证由各工区人力资源部统一管理，妥善保存、做好登记，项目部人力资源部将定期进行检查。

第二十六条  居住证的存档管理

居住证由各工区人力资源部统一管理，妥善保存、做好登记。人员出差、办事、回国须使用居住证时经申请审批后登记借出；使用完毕后及时收回存档。项目部人力资源部将不定期进行检查。

第二十七条 人员相关资质证明的存档管理

各工区人力资源部统一管理个人相关资质证明，妥善保存、做好登记。人员办事须使用相关资质证明经申请审批后登记借出；使用完毕后及时收回存档。

第九章 请休假管理

第二十八条 公假管理

公假人员报公假申请，经项目领导审批后安排公假，做好登记，作为工资核算及差旅费报销依据,公假完毕后及时销假。

第二十九条 休假管理

休假人员填写休假申请，经项目领导审批后安排休假，休假申请存档，登记，作为工资核算及差旅费报销及以后休假安排依据,休假完毕后及时销假。

第三十条 事假管理

人员事假申请经项目领导审批后登记，作好考勤, 事假完毕后及时销假。

第三十一条   家属探亲管理

人员家属探亲的填写探亲申请，经项目领导审批后办理探亲签证。

第三十二条 其它事项请参照《请休假管理办法》

第十章  人员工资、社保、休假险的申报管理

第三十三条 中方人员工资申报及管理

按照阿劳动法，中方人员在阿取得劳动资格，必须申报阿国社保工资，各工区人力资源部按照中方人员每月的考勤时间，做好工资表，工资标准按特莱姆森连接线项目部在劳动监察局备案的工资标准计算。工资表做好以后由各工区报财务部门进行审核，然后上报局指财务部，局指人力资源部协助财务部对工资进行再次审核，然后报外会做工资单，中方人员在阿尔及利亚申报的工资不予发放。

第三十四条 阿籍员工的工资申报及管理

阿籍员工一旦录用，按规定次月2号之前要向外会报第一月的社保工资。各工区人力资源部按照中方人员每月的考勤时间，做好工资表，工资标准按特来姆森连接线项目部在劳动监察局备案的工资标准计算。工资表做好以后由各工区报财务部门进行审核，然后上报局指财务部，局指人力资源部协助财务部对工资进行再次审核，然后报外会做工资单，每月15日之前发放阿籍员工工资，以现金发放或者银行代付的形式。。

第三十五条  中、阿方人员社保休假险申报

按阿劳动法规定，无论是阿籍员工还是外籍员工，取得劳动许可后，必须向社保局及休假险局申报社保和休假险，每月22日前以支票的形式将社保和休假险交所在地社保局和休假险局，所有人员社保及休假险由局指代扣代缴。

第三十六条  休假补贴的领取

按阿尔及利亚劳动法规定，凡缴纳休假险的人员都可以享受由阿休假险局发放的休假补贴，此项补贴包括年假补贴和因恶劣天气影响的误工补贴。人力资源部协同财务部做好休假补贴的领取工作。外聘会计每年按时申报休假补贴，中方人员的休假补贴将由休假险局统一打入局指银行账户；阿籍员工的休假补贴则由人力资源部门收集个人账户信息和身份证明资料，报休假险局，休假险局将把该补贴分别打入个人账户。

第十一章  劳保用品的发放

第三十七条  劳保用品的种类

1、呼吸护具；

2、眼防护具；

3、防护鞋

4、防护手套；

5、防护服；

6、防坠落具等。

第三十八条 劳保用品的发放管理

1、各工区对劳务人员及工作环境进行统计，按工作种类发放劳保用品，做好发放登记工作 ；

2、    局指人力资源部对各工区劳保用品的发放进行监督检查。

第十二章 职工医疗及健康体检管理

第三十九条 职工医疗协议的签订

人力资源部联系当地医疗机构，对比、协商并签订医疗协议。

第四十条 职工体检

组织职工定期或不定期到签订协议的医疗机构进行体检。

第四十一条 职工工伤医疗费用的报销

及时办理医疗卡，职工医疗、购药时医疗机构或药店按社保规定进行优惠。对于中方员工受伤较严重的，及时收集医院出具的相关证据，送国内报人身保险公司索赔。

第十三章  各类人力资源登记本的登记管理

第四十二条 登记本的备案、登记、备检

按规定购买人力资源登记本，共计8本，各单位必须做好人力资源登记本的登记工作，应对劳动监察部门的检查。

第十四章  恶劣天气影造成响误工的相关资料申报

第四十三条 相关资料的收集

发生恶劣天气影响导致误工时，按休假险局的相关规定，及时填写停工报告、复工报告，并送到或发传真到休假险局。

第四十四条 资料的报送及误工工资补偿的跟踪

每月结束后对该月恶劣天气情况导致的误工情况汇总，计算误工损失报送休假险局。

第十五章  劳资纠纷案件的管理

第四十五条 法律专职人员的选用和配置

根据项目情况挑选配备法律专职或兼职人员，报北非指、公司法律事务部。法律专职或兼职人员需对中国法律和阿国法律有一定的认知，

第四十六条 劳资纠纷的提前预防

1、加强法律学习及普及，提高法律意识。

2、完善健全合同条款、合同签订、合同执行过程。

3、完善劳资制度，考核、分配做到公平合理。

4、发现劳资纠纷发生可能性时及时核查、协调、消除分歧。

第四十七条 劳资纠纷的应诉流程

1、当案件发生后先请仲裁进行调解，调解失败后再上报法院。

2、仲裁调解失败后，找律师准备应诉，并提供相关证据及资料。

3、对于仲裁失败的案件，上报法院进行开庭审理，依法裁决。

第四十八条 案件资料的收集整理

法律专职或兼职人员及时收集存档案件资料，妥善保存，并整理形成电子档案信息库。

第四十九条 案件环节的跟踪

法律专职或兼职人员及时与北非指、公司相关部门、律师及时沟通、跟踪，平时定期或不定期与以上部门相关人员联系。

第十六章  人力资源各项报表的填报

第五十条 人力资源报表的填报流程

1、发生人员调整时完善人员调整手续，及时登记。

2、定期整理人力资源报表，及时报送相关部门。

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【关键词】 应收账款； 内部控制； SOP系统

【中图分类号】 F275.1 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2016）15-0068-03

一、引言

J公司是一家具有一百多年历史以制造业为主的外资企业，在中国成立了投资公司及DBC商务服务共享中心，承接了该公司在亚洲地区的大部分财务活动。J公司在中国地区主要经营应收及应付业务，目前该公司应收账款、应付账款和总账的财务活动位于DBC商务服务共享中心。J公司应收账款业务的运营都会按照事先与客户共同协商并一致同意的规范合法的标准操作流程（Standard Operate Process，简称SOP）来进行。

J公司有完善的公司内部制度和结构，管理理念先进并实时更新，权责明确，相互制衡。公司应收款项财务工作使用的是QAD财务软件，支持为客户开具发票、处理收款、计算费用、反映交易明细和记录客户余额等功能，充分满足了应收账款业务流程需求，保障了资产安全。同时，该公司在事前就做好了应收账款会计人员职责分工与QAD财务软件操作权限的授权批准，会计人员能够履行其责任，保障自身操作的安全，有预见性地抵御财务风险的发生。

每月月末召开的总结会议，为财务信息沟通、解决出现的问题和日后改进方案创造了良好的条件。J公司制定了能够有效规避风险的风险评估政策，监督制度包括管理者对应收账款会计人员日常财务操作的监督、内部审计和QAD系统对财务操作的监督与记录。

公司的应收账款控制活动有一套非常健全有效的流程，本文对该流程进行较为详细的介绍，以便为企业应收账款管理提供有益的借鉴和参考。

二、应收账款合同控制

（一）应收账款业务流程

应收账款业务以合同管理与维护为起点，终于存档工作的完成，详见图1。

（二）合同管理与维护

作为整个应收账款控制活动的起点，该项管理主要是与开发票等财务信息相关的客户合同信息管理。财务部以E-mail从HR、IT、采购部门或者其他部门收到J公司领导部门与客户签订合同的扫描件，根据合同内容与客户再次确认相关信息，尤其是合同中有关财务信息的部分，例如费用、价格、服务期限和外派人员姓名等。如果是一个新客户，需要从负责总账的财务人员那里得到该新客户的成本中心、客户代码和应收账款代码，根据合同及成本中心的信息建立并维护合同注册的Excel表格，以便日后交易中该客户财务信息的获取与管理，并将合同复印件归档。特别需要注意的是，应着重看合同扉页双方的签字或者公章，二者必须至少有一样来保证合同的真实有效，如果有异议，应及时与合同的提供者联系确认，以保证交易合法正常进行。

（三）客户信息管理与维护

合同管理与维护后，第二步骤是对客户信息的管理与维护。应收账款会计会让客户提供营业执照、税务登记证、银行开户许可证和文件的扫描件信息进行存档，以便客户的合法性认证和日后管理。如果是新客户，则将新客户申请表发给上海本地CSC财务中心，由其领导部门进行审核批准后，应收账款会计将审批证明材料和客户信息发给总账会计，由其建立客户代码和应收账款代码。得到代码后，应收账款会计会将客户的纳税人识别号、地址、联系电话、开户银行、代码信息和联系人等信息进行整理并保存到公共盘上。特别需要注意的是，如果是国内客户的话，应收账款会计会要求上海的本地财务中心在金税系统（GTS）中维护增值税注册信息。以上客户档案的建立，为日后财务工作的开展做好了充足的信息准备。

（四）开发票前信息维护

该部分主要任务是计算出售服务的价格，形成价格计算明细表，为开发票奠定基础，应收账款会计根据客户特点分别进行开发票前信息维护。

IT部门人员主要为集团内部公司客户提供技术，服务包括建立数据库和增加操作权限等。每年，应收账款会计会收到IT主管部门的工作报告，并于每个月收到该部门提供的相关费用明细分类表，根据费用明细分类表、增值税税率和汇率，在价格计算表格中计算该项服务的价格，为方便计算，最终以人民币的形式表现出来，并交给应收账款部门的管理者进行审批，做好监督和检查工作。

外派人员和技术咨询人员（MSA&TA）为集团内部公司客户提供服务。该人员主要为管理部门负责人或财务总监。应收账款会计会收到HR部门的工作报告、合同和对该外派人员或技术咨询人员的年度报酬、预付起始日期和每月分期付款额等信息，根据这些信息在价格计算表格中计算该项服务的总价格，并将价格明细交给应收部门的管理者进行审批，为日后开发票搜集支持材料。

管理部门向公司集团内部国外的公司客户提供服务，应收账款会计收到HR部门发来的邮件，即为代垫代付薪酬的费用明细，应收账款会计通过QAD系统导出上个月利润表的报告，结合二者信息摘取总费用金额，每项费用金额都有其唯一的费用科目代码和中文明细，在价格计算表格中将费用归集到相应科目代码中，并计算总金额，再加上8%的手续费为最终价格，最后交给应收部门的管理者进行审批，做好监督和检查工作。

一次性费用，收到管理者发来的一次性费用的邮件，根据交易信息做好价格计算工作，为日后填制凭证、开发票和收款等工作做足准备。

三、应收账款核算控制

（一）填制和审核凭证

随着价格计算的完成，应收账款会计应根据所计算的价格填制凭证，并将价格计算表、邮件等作为原始支持材料附在凭证后面。J公司的会计凭证属于自制凭证，具有公司图案标志、计算税额是否准确的公式、检查借贷平衡的公式和固定格式，在电脑中填好电子版凭证后再进行打印与审核工作。凭证中应包括凭证编号、时间、公司代码、供应商代码、客户代码、摘要描述、借贷金额、应收账款、主营业务收入、应交税费――应交增值税（销项税）等账户代码、账户金额和相关部门签字盖章等基本信息。信息填好后，用凭证中事先设计好的公式来计算税费并审核借贷方金额是否相等，这种做法大大节约了传统填制会计凭证的时间，便于管理本月凭证，并提高了会计数据计算的准确性和工作效率，降低了财务风险。

（二）为客户开具发票

要强调的是，应收账款会计应该待凭证通过应收账款部门管理者审核后再进行开发票工作。在QAD系统中录入已审核通过的凭证上的相关信息，系统将自动产生发票（凭证号即发票号），并在系统中将发票打印，发票开好后QAD系统显示。

月底，应收账款会计将发票通过QAD系统发给总账部门，此后，发票不可被删除和修改，最终将凭证、发票、价格计算表和邮件等支持材料装订在一起进行存档。

要特别注意的是，在系统中打印发票后，应判断该发票币种是否属于人民币。当币种属于人民币时，应收账款会计应以邮件的形式将QAD系统发票、支持材料和增值税注册信息发给上海CSC本地财务中心，由其负责开增值税发票的财务人员通过金税系统（GTS）开具增值税发票和发票信息维护，并将增值税发票以快递的形式给予客户，同时，将增值税发票明细的扫描件和增值税注册维护表以邮件的形式发给大连DBC商务共享服务中心的应收账款会计进行存档，月末，QAD系统发票与GTS系统发票将进行对账；当币种属于美元、欧元等时，应直接将系统发票以邮件的形式发给客户，并将其存档，以便日后对账和款项收回。

（三）发票调整

这种调整过程是以客户向大连DBC商务共享服务中心应收账款会计退还发票为前提的，这种情况一般发生在月初或者月末。应收账款会计应与相关部门查明退还原因并判断是否需要重新填制凭证。原因通常有以下三种：一是HR部门提供信息有问题，比如外派人员已经离职并未提供对外服务，但费用已被开出；二是应收账款会计记账错误；三是IT部门提供信息有误。查明原因后如果的确有问题将作出调整，从客户来源和退票时间采取相应方法。

如果属于国内客户退票，该笔交易当月发生并当月退票，应收账款会计可以直接在QAD系统中开出负数发票来调整；该笔交易发生与退票不属于同一月时，应收账款会计在QAD系统中开负数发票的同时，上海CSC本地财务应根据应收账款会计准确无误的信息和管理者的认证，到当地税务局申请，重新开具红字增值税发票、

如果属于国外客户退票，无论该笔交易当月发生并当月退票，或者该笔交易发生与退票不属于同一月，应收账款会计都可以直接在QAD系统中开出负数发票来调整即可。

（四）收款并清发票

客户支付应付款项到达J公司的银行账户，国内客户会将款项付到花旗银行（Citi），国外客户会将款项付到渣打银行（SCB），这种处理方式方便客户进行付款也便于公司的货币资金管理。

当收到款项的币种是人民币时核算方法如下：每周五，应付账款会计将从花旗银行（Citi）下载的能反映J公司AE CN项目资金进账的银行报表以E-mail的形式发给应收账款会计，应收账款会计根据相关资金进账的客户信息到Aging report里查找未清发票的信息，Aging report即从QAD系统导出并经过人工处理的Excel表格，反映所有已经开发票但未收到客户付款的信息，包括交易摘要、应收金额、客户信息、发票号、付款期限和应收账款数据分析透视表信息等。同时，将可以清掉的发票和在Aging repot里搜集的该发票所有信息集中维护到cash application（收款）表格中记录，cash application表格排好收款编号，记录本月总收款笔数，下一步进入到QAD系统清发票模块，录入cash application表格信息清发票。

最终将系统产生的清发票凭证打印，将银行报表中有关该笔进账金额的信息打印作为清理发票的支持材料并同清发票凭证打印件准备好，待通过应收账款管理部门盖章审核后一起存档。

当收到款项的币种不是人民币（通常为美元或欧元）时核算方法如下：客户会将款项付到渣打银行（SCB）待核查账户中，应收账款会计会收到渣打银行以E-mail形式发来的确认函。根据确认函提供的客户名或发票号信息，到Aging report里找到该笔金额对应的发票信息，在客户填写栏将信息填好后把扫描件以E-mail形式发给上海CSC本地财务，由其盖章认证后将扫描件发给大连DBC商务服务中心应收账款会计和渣打银行。此后，渣打银行审核已盖章的确认函，通知应收账款会计，登录国家外汇管理局应用平台网站录入确认函中信息再次进行确认金额和费用明细，渣打银行会将款项打到J公司银行账户上。随后，应收账款会计根据确认函中提供的金额和付款客户信息，在Aging report 中找到对应发票，进入到QAD系统清发票模块，录入发票信息清发票，最终将系统产生的清发票凭证打印，同确认函打印件准备好，待通过应收账款管理部审核后一起存档。

特别需要说明的是，J公司针对不同币种进行收款核算，并在关键环节采取邮件、盖章认证和文件存档的措施降低财务风险，存档的材料为内部审计的开展打下了基础。同时，Aging report表格的制作过程是一个复杂的数据搜集过程，为降低收款风险提供了数据保障。另外，J公司为客户指定的默认收款期限为30天，当超过90天时，应收账款会计会联系客户，提醒收款期限或者查明原因，这项事中控制措施有利于及时收款，降低呆账坏账的风险。

四、应收账款监督控制

（一）月中和月末对账

包括与客户对账、收款与银行报表对账和子账与总账进行对账。

与客户进行对账时，分别于每月10日和17日进行操作。由应收账款会计给客户发邮件目的有两点：第一，与客户核对是否收到发票并且核对金额是否正确，如果未收到发票或金额不一样，则进行调整[ 1 ]；第二，如果该项账款付款天数超过90天，应收账款会计查明原因的同时要求客户提供付款计划。每月至少两轮对账，如果客户已经于10日前付款则不需要再次对账，如果10日前未回信或未付款，则需要在17日进行下一轮对账，待收到客户付款后再清发票。特别需要注意的是，以上通常是当币种属于人民币时的做法。如果币种属于美元，应收账款会计会收到应付账款会计发来的关于账户金额不平的信息和在QAD系统里导出的未付款发票客户信息，待收到客户付款后再清发票。

月末，当月收款全部结束时，应收账款会计会将本月维护的收款清单与从银行下载的J公司银行报表进行核对，以确保本月系统收款金额与公司实际进账金额相等。

子账与总账进行对账，一般是月初第三天。开展已收款项和未收款项对账工作时，从系统导出总账明细和子账明细，开展对账工作，检查借方金额和贷方金额是否平衡，进行试算平衡，确保期初金额与本期发生额之和等于期末金额；如果不平，则找出哪一笔交易不平，是哪位会计人员进行这项操作的，查明并分析原因，采取相应的解决办法并作出调整。

特别需要说明的是，应收账款会计会在月初根据总账发来的当月美元兑人民币的汇率进行调汇工作，保证当月金额准确，有利于财务工作的正确开展。

（二）存档工作

应收账款会计应将当月的所有凭证和发票打印件等支持材料统一按照凭证号进行存档，将电子版信息维护等表格进行归集存档，做好记录，以备日后查询和审计工作。

综上，企业应收账款的控制活动主要包括业务方面和核算方面分别进行的控制以及对业务和核算共同的监督控制。应收账款的管理首先应从源头做好控制，防患于未然。应收账款控制活动是一种贯穿于赊销业务全过程的决策、执行、监督动态机制[ 2 ]，对规范、约束赊销业务人员的行为，保障赊销业务按规定的程序办理具有十分重要的作用。相关企业可借鉴J公司应收账款内部控制建设和实施的成功经验，确保企业经济活动健康和可持续发展。

【参考文献】

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关键词：水电站；运行管理；生产合同

中图分类号： TV 文献标识码： A

引言：合同管理是水电站管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于水电站在进行经济活动的开展以及相关经济利益的取得，都具有一定的积极作用。各级相关的领导干部、一些法人委托人和一些其他相关的人员，不仅要严格遵守制度，还要进一步的切实执行本制度。各相关的一些部门一定要互相配合，共同努力，搞好水电站以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。

1.水电站运行生产合同管理总则

一是为规范公司所属水电站合同管理工作，保护公司合法权益不受侵害，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

二是水电投资股份有限公司（以下简称“公司”）所属发电企业的合同管理工作均适用于本办法。

2.水电站运行生产合同管理类型

一是本办法所指合同均采用书面形式，有关涉及合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。

二是本办法所包括的合同类型有：购售电、水力机械、设计、监理、电工、水工建筑物、加工制造、培训等方面的经济与技术合同。

3.水电站运行生产合同管理过程中的职责及权限

公司所属各水电站的生产技术部门为合同事务的归口管理部门。

3.1合同管理职责

（一）水电站合同立项前的申报工作；（二）公司负责合同金额在（规定金额）以上的合同审查、合同谈判、会签及签约，合同归档工作； （三）公司所属水电站负责合同金额在（规定金额）万元以下的合同审查、合同谈判、会签及签约，合同归档工作，并在合同签约后十日内上报公司相关部门备案；（四）合同执行过程管理和重大事项需向公司报备；（五）各水电站应建立相关合同台帐及统计资料。

3.2合同权限划分

（一）年度购售电合同：经公司法人授权委托后，各水电站方可与电网公司签订。（二）合同金额在（规定金额）万元以下合同，按物资采购程序审批流程报公司审批，经审核批准后，由公司负责人授权，委托水电站人签订。

（三）合同总金额在（规定金额）万元以内合同，经公司法人授权，由委托人签订。

（四）合同总金额在（规定金额）万元以上的合同，执行上级《发电企业所属公司招标管理办法》，合同经公司法人授权，由委托人签订。

4.水电站运行生产合同的审查和履行

4.1合同的审查

4.1.1合同受委托订立前，根据签订合同金额大小，公司或各水电站合同负责部门，应组织（或委托法律顾问）对合同内容进行审查，并根据律师的审查意见进行其修改、补充。

4.1.2合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。

4.1.3合同应包括以下内容：

（一）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人、人姓名、联系方式、单位账号、税号、开户行；（二）签约的依据和合同标的；（三）数量和质量，包括检测标准和方式；（四）价款或酬金，包括支付方式；（五）经济合同还应包含定金、抵押等担保条款；（六）履行的地点、期限和方式；（七）变更或解除条件（八）违约责任；（九）争议解决方式；（十）法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；（十一）正副本份数及存放地点；（十二）生效的时间和条件；（十三）附件名称；（十四）签约的地点、日期；签约各方开户银行及账号；（十五）签约各方合同专用章；（十六）法定代表人或由法定代表人授权委托的人签章。涉外合同的内容按有关法律规定确立。

4.1.4法定代表人授权委托人签订合同时，必须签署授权委托书。授权委托书必须明确委托权限和期限，禁止使用“全权”一类的文字。

4.1.5 合同用印鉴的管理：公司签订的合同应使用合同专用章；各水电站签订的合同使用本单位合同印章。

4.1.6 合同文件的存档工作：为满足有关部门检查、监督、管理合同及公司档案室存档等工作需要，各水电站可根据合同管理需要确定合同文件份数。一般情况下，应不少于肆份。

4.2合同的履行

4.2.1合同依法订立后，即具有法律效力，应当真实全面地履行。

4.2.2 合同管理部门应根据合同编号各自建立合同台账，每一合同设一台账，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

4.2.3 合同履行中遇履约困难或违约等情况，应及时以书面形式提出意见，并向公司主管领导汇报。

4.2.4 合同履行过程中合同管理人员应妥善管理合同资料。合同中的有关技术资料、图表等重要原始资料不得外借，以保证合同的完整性。

4.2.5合同执行中，向合同对方发出的文书、图表等材料，应经公司审查后方可寄出。

4.2.6合同支付：由实施项目的水电站合同管理部门核实合同条款提供支付依据，实施项目的水电站提出计划申请合同资金，经公司主管部门审核，提交主管领导和总经理同意签字后，财务审计处支付。

5.水电站运行生产合同的变更和解除

5.1 变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。

5.2变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定的期限内做出。

5.3变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。

5.4 变更或解除合同，必须先提出申请，说明需变更或解除合同的理由，然后依照合同的订立过程，经法律顾问、合同管理部门、财务部门、主管领导和公司总经理审核通过后执行。

5.5 我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并经审核加盖公章或专用章。

5.6 变更或解除合同的通知和回复，应在法定和约定的期限内提交，应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收。挂号或签收凭证作为合同组成部分应存档。

5.7变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分与原合同具有同样法律效力，纳入本合同管理办法规定的管理范围。

5.8 合同变更后，合同编号不应改变。

6.水电站运行生产合同纠纷的处理和附则

6.1 纠纷处理

一是合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。

二是合同发生纠纷时，合同管理部门应迅速收集下列有关证据（一）合同文本，包括附件、变更或调解的协议、有关电传等材料（二）有关的票据、票证；（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；（四）证人证言；（五）其他有关材料；

三是调解书、协议书、裁决书、判决书应与合同一并由公司档案室存档。

四是对合同纠纷文本应妥善保管。

6.2附则

一是违反本合同管理办法的签约合同项目，各水电站印章主管部门不得用印确认，财务部门不得支付或报销。造成严重后果的，要追究有关人员的经济和法律责任。

二是合同管理部门应将履行完毕或不再履行的合同、资料，包括文书、图表、传真件等按合同编号整理，交公司相关处室存档，不得随意处置销毁、遗失。

三是本办法由制定公司负责解释；自发文之日起执行。

总结：针对上述，对水电站运行生产进行合同管理，具有着一定的积极意义，不仅会促进水电站的发展，还会在一定的程度上带来有效的经济效益。

参考文献：

[1]高山. 大岗山水电站合同管理系统设计与实现[D].电子科技大学,2013.

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xx公司合同管理办法

为了维护我公司合法权益，提高经济效益，完善合同管理制度，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。

第一章 总则

第一条 签订合同必须遵守国家法律，符合国家政策。

第二条 签订合同必须贯彻平等互利、收费合理的原则，维护本公司合法权益。

第三条 签订合同的双方必须具有法人资格，由法定代表人或持有法人授权委托证明文件的法人人签订合同。凡签订的合同必须有双方负责人签字并加盖本公司“合同专用章”方能生效。

第四条 签订合同要做到：主要条款完备，经济责任明确，文字叙述清楚，签订手续齐全。

第五条 在合同签订过程中，要认真听取基层单位意见，特别是对工期、质量的要求更应听取工程技术人员的意见。合同签订后，必须严格履行，坚决做到“重合同、守信用”，维护企业形象。

第二章 合同的签订

第六条 公司工程项目均需签订合同。

第七条 公司合同由公司法定代表人或法人人签订，必要时应办理公证手续。

第八条 公司签订合同人员的职责：

1、根据授权的范围，做好市场调查，了解信息，接洽联系，起草合同文稿等有关工作。

2、在参加洽谈签约活动中，要认真审阅对方的资信情况，也解其法人资格与履约能力。

3、签订合同必须严肃细致，认真负责，杜绝因合同疏漏造成的经济损失。

4、对合同的重大变更或解除，需要及时向主管负责人汇报请示，并提出建议和措施。

5、由于签约对方违约，致使合同无法履行，给公司造成经济损失的，应及时按合同规定向对方索赔或请求当地仲裁委员会仲裁或向人民法院起诉，以挽回公司经济损失。

第九条 合同签订权限：

1、部门负责人以下（含科级）只能签订工程施工合同在100万元以下的合同，且必须有法人授权委托书。

2、工程施工合同在500万元以上大型及特大型工程项目和涉外项目须由总经理亲自审批后方可签订。

第十条 合同必须经双方签字盖章后方能生效，并必须加盖“正本”或“副本”字样。“正本”存档并足额贴好印花税票。

第三章 合同的管理

第十一条 公司委托综合部负责全公司各类合同的管理。相关部门签订的合同应及时将合同正本交存综合部。

第十二条 综合部作为全公司合同管理机构，负责以下工作：

1、起草、修订公司合同方面的管理制度，报公司批准颁布实施。

2、负责监督合同的执行。

3、负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。

第十三条 在合同执行过程中，各部门要负责检查合同的执行，对违反合同造成损失的项目，签约部门负责索赔、诉讼。

第十四条 凡不符合本办法规定的合同，有关部门可以拒绝执行。

第四章 附则

第十五条 本办法凡与国家政策、法律不符合的地方，以国家政策法律为准执行。

第十六条 本办法适用于我公司工程项目合同。

第十七条 本办法自xx年七月一日开始执行。

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关键词：事业单位；支出合同；信息化管理

中图分类号：G275.9 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）017-000-01

随着当前经济形势的变化和近年来事业单位的改革，纪检、监察、审计加大了事业单位经济活动的检查。事业单位对自身经济活动的管理显得尤其重要。合同支出即是事业单位较大资金支出的有效依据，利用信息系统把控住合同关键环节，控制好合同支出，就是较大层度上管理好事业单位经济活动。本文将分析事业单位支出合同存在的风险，并引入信息系统，有针对性地提出解决措施。

一、事业单位支出合同存在的风险

事业单位应当加强合同管理，建立健全合同管理内控制度，合理设立合同管理岗位，形成财务部门和合同管理部门沟通协调机制，实现合同管理和预算管理、收支管理相结合。目前，事业单位主要存在以下三方面的风险：

（一）事业单位对合同对方的资格审查不严，对方是否具有能力和资格未审查，可能造成对方违约，引起经济损失。

（二）经济合同管理没有专门的审批程序，专门的人员管理、未归口专门的部门统筹。目前，事业单位涉及到的支出合同往往是相关部门和单位负责人直接沟通，就签订了合同，未履行相应的审查程序和后续管理，无财务、专业技术人员、法律人员等参与。

（三）合同签订后，没有对应合同台帐登记，付款的金额没有仔细核对，存在多付款的风险。付款完毕的合同，没有妥善保管合同档案，存在合同原件遗失的风险。

二、引入信息系统，加强事业单位支出合同管理

（一）领导重视，设立相应合同制度

事业单位领导的重视层度直接和单位业务流程的操作流程紧密相关，单位负责人应意识到合同管理、财务审计检查，就是支出合同过程检查、档案检查，应该大力加强合同制度化的建设。设立合同经办人制度、合同审核审批制度、合同建党存档制度、合同履行考核制度、合同内容保密制度等相应的规章制度，让合同签订前和签订后的流程有章可循、责任到人。

（二）合同签订前，形成五级审核的信息系统

合同签订前，需要经办人员进行合同的调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，专业性强的合同，需要专业技术人员的审核，同时需要法律、财务部门的一同会审，再由领导审批。

引入信息系统，形成五级审核流程（见下图），把这个流程衔接进入日常办公系统，上一流程完成后，才能进入下一流程，不能跳级完成，有效避免了无资格审查，无财务、专业技术、法律人员等参与的情况。

五级审核信息系统流程图：

【办人员调查和明确合同的关键内容 ⒓际踝ㄒ等嗽鄙蠛思际醴矫婀丶内容 7律专业人员审核法律方面关键条款 げ莆袢嗽鄙蠛瞬莆窀犊罘矫嫣跫 チ斓几据权限审批签订合同。

合同签订前的五级控制是整个支出合同关键环节控制的重中之重，把握住合同签订的“前口”，就把握住合同风险控制的“咽喉”。

（三）合同履行阶段，引入信息系统二级复核台帐把关

合同签订后，财务部门根据合同内容的付款条件，照章办事。按照已付款、未付款等情况，对每个合同进行编号，设立台帐管理，登记审核每个合同每次付款情况和金额。引入信息系统（见下图），形成财务内部二级复核、财务和业务双方对账复核的台帐管理制度。信息系统的二级复核，财务和业务部门未完成2个步骤将不能作为财务支付的依据，有效避免付款条件的未核实和未监督的情况、对合同付款金额数据进行严格把关。

二级复核信息系统流程图：

〔莆衲诓慷级复核：

合同履行阶段，出现需要变更和解除合同的情况，需要按照合同签订的五级审核、二级复核信息系统进行重新签订，完成付款流程。

（四）合同执行完毕后，规范档案管理和后续管理

设立专门的部门对合同进行管理存档，引入信息系统，将合同进行编号、统计、分类、归档，同时登记合同执行、变更等情况并形成电子档案。对签订前的询价、招投标等资料连同合同原价，按照档案管理办法进行档案管理。财务部门还应对经济活动涉及的合同，视同账务处理的依据，按照财务凭证保管年限进行存档管理。

合同后续管理还应包括二方面工作。一是对合同信息安全保密工作，要求工作人员不能随意泄漏国家、商业和工作秘密；二是对合同关键环节控制人员、信息系统人员进行绩效考核，涉及签订合同的经办人员和付款人员，造成单位经济利益受损的情况应扣除相应绩效工资。

三、结语

引入信息系统对“签订合同、合同付款”等流程进行了程序化管理，信息系统的开发需根据每个单位的实际情况，结合“内部控制”的要求进行设计。设计信息系统合同管理的流程就是理顺单位费用支出的流程。把控住事业单位费用支出信息化建设，就能建立健全合同管理的内部控制制度，把控住执行合同的规章制度，实现合同环节的全过程管理，有效防范经济合同存在的风险，促进事业单位经济稳定发展。

参考文献：

[1]财政部会计资格评价中心.2014年度全国会计专业技术资格考试用书（高级会计实务）[M].经济科学出版，2014.

[2]财政部会计司.《企业内部控制应用指引第16号――合同管理》解读[J].财务与会计，2011（5）.

篇8

第一章

总则

第一条

定义

结算：指工程竣工验收通过后，根据合同、竣工图纸、变更签证等与工程造价相关的资料编制的最终工程造价文件，为项目造价及付款提供确定的数据。

第二条

目的

规范结算工作流程，有效控制工程造价。

第三条

适用范围

所有地产开发的项目凡需签订合同的，均需进行结算，包括固定总价合同。

第四条

职责

部门（单位）名称

职

责

施工单位

施工完成后按建设单位要求提报结算资料及填写《工程结算申请单》；

项目部

1.确认施工单位结算前需移交建设单位的资料是否按要求完全移交；

2.审核结算资料是否齐全、完整、真实；

3.审核实际施工内容与合同约定内容是否相符；

4.审核在施工过程中是否存在相关扣款，包括罚款；

5．收集、审核结算资料及《工程结算审批单》，填写《工程结算资料交接单》，将所有结算资料移交工程管理部；

工程管理部

审核项目公司申报资料

财务管理部

审核是否存在建设单位代缴等相关扣款；

成本管理部

1、编制项目《工程类型合同年度结算计划》及《工程类型合同季度结算计划》；

2、根据工程管理部、财务管理部对结算申请的审核意见、施工单位提报的结算资料、按结算计划对工程结算进行审核；

第五条

工作程序与方式

1.根据合同规定，竣工项目满足结算条件后，施工单位收集整理好结算资料后，申请工程结算，根据《工程结算申请单》要求，报建设单位审核；

2.工程管理部收到结算申请及相关资料后，对需审核内容逐项进行确认、对结算申请做出审核意见；

3.成本管理部收到经上述部门（单位）审核完毕的结算申请及资料后，对结算资料对应造价进行审核，负责编制结算，与施工单位核对并确认造价；填报《工程结算审批单》、《工程结算审定表》进行审批，施工单位签字盖单，作为双方结算的最终结算文件。

4.工程结算完成后成本管理部将施工单位最终确认的结算文件分至相关各部门（单位）进行存档，最终结算文件存档单位包括但不少于以下部门：施工单位、成本管理部、财务管理部及档案室。

第六条

工程结算计划管理

1.结算计划的编制、审批与实施

成本管理部应于项目开发计划执行书下达之日起20日内编制《项目工程类型合同年度结算计划》；并于每季度末月25日前编制下季度《项目工程类型合同季度结算计划》

2.结算审核参考时限表：

结算项目

审核时间

工程总包施工合同

100天

工程指定分包施工合同

60天

工程材料设备采购合同

45天

工程咨询服务及其它合同

20天

第七条

工程结算的质量控制

1.结算计划的可行性

结算计划应当充分考虑到合同结算的复杂性，制订切实、合理的审核完成时间。

2.结算资料的及时、完整、准确性

结算资料应力求及时、完整、准确，如因合作单位提交的审核资料不够完整、准确，所引起的不良后果由其自行负责。

3.合同结算报告的组成部分

合同结算报告是合同签署、履行和结算全过程的完整回顾和总结，应当包括合同标的概况、合同签订与结算金额、合同结算审核过程、合同相对方履约情况评估、合同遗留事项及待付款项说明等内容。合同结算报告应成为以后类型似标的招标或直接委托确定标底和选择投标单位的依据。

第八条

结算资料管理

合同结算审核的所有资料均应提供原件并附结算资料清单，对于非原件资料应由工程管理部负责人签字确认并在资料清单中说明。全部结算文件审核批准加盖结算单位公章后，由成本管理部专人经办移交档案室、财务管理部等存档。

第九条

工程结算审查内容

成本管理部对结算所需资料审查包括但不限于以下内容：

1.招标文件、招标文件答疑、中标通知书；

2.中标单位的投标文件和评标过程中的对清标文件确认和澄清；

3.施工合同及补充协议。

4.工程竣工验收资料。

5.工程档案移交的建设单位确认文件。

6.建设单位确认的施工组织方案。

7.竣工图纸。

8.施工图纸、图纸会审纪录。

9.设计变更和现场签证的资料。

10.甲供材料领用量确认单。

11.建设单位限价材料设备通知单。

12.工程质量、安全、现场文明施工和工期奖罚通知单及其他相关资料。

13.施工单位的结算书。

第十条

工程结算的审查要点

1.审查结算书编制说明是否完整、详细，其内容应包括：图纸名称、计费标准、人工补差、材料价格、未含项目等。

2.审查编制结算书的各种原始资料是否正确有效，以及其它办理结算手续的相关资料是否完备。

3.结算工程量的审查，要求审查人员逐项审查工程量计算书，发现差错立即与对方核对认可签字。

4.结算的工程量以施工图、设计变更、现场签证为准，竣工图不能作为结算的依据，但结算时可以参考。

5.施工图或设计变更、现场签证表达不清之处，结算工程师应到工地现场实地测算。

6.严格按合同单价逐一对照审核结算单价和计算方法。

7.单价审查

(1)结算单价在合同中有规定的，则按合同规定执行。

(2)结算单价在合同中未规定的，则参照定额和市场合理低价进行确定。

8.总价审查

按合同确定的结算方式计算结算总价。由造价工程师负责审核结算书并与施工单位核对，并参照合同进行甲供材、工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚、水电费、扣款项目、配合管理费、总包服务费、保修金等费用的计算和扣除。

9.审查工程价款调整（增加或减少）是否严格执行了合同条件。如合同规定“唯有设计变更才能调整工程价款”，则凡不是设计变更的调整均不能计价。

10.严格审查施工单位的索赔要求（包括工期索赔要求和费用索赔要求）是否成立，主要应从以下几方面着手进行反索赔工作：

(1)充分了解合同条款，分析引起索赔的干扰事件（如未按规定提供设计文件、未按合同规定支付工程款、下达错误指令、设计错误造成返工等）是否符合合同条款规定的索赔范围和索赔条件。

(2)分析合同条款的法律基础，寻找对方是否有在法律上不能立足的漏洞。

(3)索赔的程序、时限是否符合合同条款和法律规定。

(4)索赔的计算方法和基础数据是否符合规定，有否重复计算。

(5)索赔的书面证据是否是有效文件。

(6)通过合同状态分析，进行索赔责任的界定，剔除对方应当负责任的索赔额。

第十一条

本制度包含附件：

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篇9

(一)用于本公司人员、设备不足，生产能力负荷已达饱和时。

(二)特殊零件无法购得现货，也无法自制时。

(三)协作厂商有专门性的技术，利用外协质量较佳且价格较廉。

第二条 选定方法及基准

(壹) 审查方式：书面审查及实地调查(附表10.6.1) 1外协加工及外协制造的申请，是否符合规定，数量方面是否适宜。

2申请核准后，由外协管理人员判定是否有协作厂商承制，若没有则选择三家以上厂商的资料，填具厂商资料调查表。

3实地调查时，由质量管理委员会指定质量管理、生产管理、技术、外协管理等单位派员组成调查小组，但每一次不一定所有人员都要参加，要视加工或零件制造的重要性而定，将调查结果填入厂商资料调查表中。

4实地调查后可选定其中一家厂商试用。

(二)审查基准 1质量 2供应能力 3价格 4管理 选择其中评分最高者做为适用的协作厂商。

(三)审查流程(见有关文件)

第三条 试用 当选择最佳厂商之后，必须经过试用，待试用考核达到标准以上时，才能正式成为本公司的协作厂商。

(一)试用合同：规定试用期为三个月，每个月要考核一次，并将结果通知试用厂商，试用合同格式如(附表10.6.2)。

(二)试用考核：试用期间要对试用厂商进行考核。

(三)试用开始时，试用厂商要将样品送来检查，经判定合格才能继续大量地加工或制造。

第四条 正式设立

(一)正式设立判定基准：试用考核期间的成绩达70分以上者则正式判定为本公司的协作厂商。

(二)正式合同内容：与试用合同格式相同，格式如附表10.6.2。

第五条 外协

(一)负责单位：由外协管理员负责外协加工或外协制造的事务。

(二)外协资料：外协加工或外协制造时要给试用厂商或协作厂商的资料。

1.蓝图

2.工程程序图

3.操作标准

4.检查标准

5.检验标准

6.材料的规格、数量

(三)外协指导管理

1.使其确实按照我们的规定来加工或制造。

2.协助其提高质量。

3.经常联系协调，了解外协的进度、质量。

4.指导教育与考核。

(四)外协核价 当由本公司供料时 总价=单价资?孔(1-报废率)

1.数量必须要经负责的生产管理员签证，有时可由过磅员重新核算。

2.报废率(抽样测量)或报废数的资料由质量管理部门提供。

(五)外协督促，确使外协加工或外协制造的货品如期交来。

第六条 质量管理

(一)入厂检验：

1.按双方协定的验收标准及抽样计划来验收。

2.进料管理流程(见有关文件)。

(二)外协质量管理和定期考核 确使试用厂商或协作厂商供应的产品符合要求，对其必须检查。每月巡回检查各协作厂商，对每个协作厂商，三个月中至少要做一次至二次以上的检查，对试用的厂商，三个月内要做两次检查。

第七条 不良抱怨

(一)抱怨程序

1.验收的抱怨：

(1)验收人员将检验报告通知外协管理人员，并将资料存档，作为下次验收的依据。

(2)外协管理人员将验收情况通知协作厂商或试用厂商，使其针对缺陷进行改进，资料存档，作为考核依据。

2生产时的抱怨：

(1)生产中发现不良的主要原因是由于外协而发生时，制造各科组通知生产管理单位。【1】

(2)生产管理单位通知质量管理员再重检外协厂商交来的半成品或零件，并通知外协管理人员，资料存档，作为验收依据。

(3)外协管理员通知协作厂商，资料存档，并作为考核的依据。 3尚有质量管理日常检查抱怨及国内外客户诉怨等。

(二)责任分担 不良抱怨发生时，除要通知协作厂商或试用厂商，针对缺陷进行改进外，自身更要做好质量检查考核管理工作，若有生产时的抱怨发生，还要依照合同内的规定罚款。

第八条 指导教育与考核

(一)负责单位：有关外协的质量管理、生产管理、设计，外协管理的单位均有负责指导教育考核的责任。

(二)进行方式：首先必须健全本厂的质量管理组织。

1指导教育方面

(1)协作厂商高阶层人员观念训练：鼓励其接受新观念或参加本厂召开的产品开发座谈会、质量管理座谈会。

(2)协作厂商质量管理人员训练：鼓励其参加专业训练或质量管理训练或安排其参加本厂所举办的专业质量管理班，使其了解：

①本厂的质量管理政策及组织。

②本厂的进料验收、制程及成品的质量管理及最后检验等。

③本厂验收使用何种验收规格、仪器、量规、抽验表以及如何判定合格。

2其他协助方面 管理制度、质量管理制度的建立实施，原料管理、工作方法改善等等。

3考核方面 详见协作厂商考核及等级评定办法。

第九条 本规定如有其他未尽事宜，需经研讨后修定。

附表10.6.2

外协加工合同书 ___________

股份有限公司(以下简称甲方) ___________(以下简称乙方)

第一条：乙方加工事项，以甲方所交付的外包加工单为凭。

第二条：乙方须按照外包加工单所列的各项规定，如加工说明、数量、交货日期等确实履行，准时交货。

第三条：乙方所交的加工品应保证为合格品，并不得有短缺或不合规格及瑕疵等情况，且经甲方验收后，始认为合格。

第四条：材料由_____〗方负责。

第五条：若材料由甲方负责供应时，废料率为____。

第六条：验收时的检验方法是采用?mil_std_105d，正常检验，二级检验水准。一次抽样计划，alq为_____，或?mil_std_414d正常检验，四级检验水准。一边规格界限，形式______，alq为_____。

第七条：乙方必须确实遵守外包加工单所规定的交货期，或甲方外协管理员电话或书面通知调整的交货期，若有延误的情况以及因规格不合，质量不良，致验收不合格而遭退货时，乙方应依下列办法计算违约金付予甲方，但因天灾或人力不可抗拒的事故，经甲方认为属实者，则不在此限。

(一)过期5日内，每逾1天，按未交部分总价，处_____违约金。

(二)继续逾期5天以上至10天以内者，每逾一天按未交部分总价，处____ 违约金。

(三)继续逾期10天以上至20天以内者，每逾一天按未交部分总价处_____违约金。

(四)继续逾期20天以上，依违约论，不论未交部分数量，违约金以价款的一倍计算。

第八条：通过验收的货品在甲方再加工时，若发现有不良品时(明显为甲方再加工后的磨损品除外)，则甲方可向乙方要求赔偿或退回乙方重新加工。

第九条：乙方送交加工品，因不良导致甲方生产线停工，其工时损失要由乙方负责，如果甲方发生非常严重不良后果，则甲方有权取消外包加工单。  2  

第十条：按期交足定货而合格率为100%，给予总价_____奖励金。按期交足定货而合格率为95%，给予总价_____奖励金。

第十一条：试用厂商的试用期间为三个月，每月接受甲方外包质量管理检查一次，试用期满，视其考核评分到达70分以上者，才能正式成为甲方的加工厂商。

第十二条：加工厂商每月接受甲方外包质量管理检查一次，每月考核1.质量，2.交货期，3.价格这三项，每年总考核一次，划分等级。

第十三条：付款条件：乙方交来的货品经甲方验收合格后，甲方_____

第十四条：乙方应找(乙方资本额二倍)殷实铺保连带保证乙方履行本约。

甲 方：________(签章)

地 址：____________

电 话：____________

篇10

1、招投标范围包括镇内各行政事业单位及村集体投资兴建的各项房屋、道路、农田水利设施等基础设施建设项目。

2、各承建单位根据需要提报建设申请，报镇党委、政府集体研究决定。

3、对镇党委、政府决定实施的建设项目，项目承建单位要积极与镇项目预算审计领导小组对接，共同研究聘请专业人士做好工程预算，并制定详细的施工技术要求。

4、工程项目招投标及监督管理领导小组要根据承建单位报送的工程规模及质量要求，合理确定招投标公告的发放范围及招投标时间，并进行至少三天的报名公示；负责对报名单位的资格进行审查，同时根据工程要求及报名情况合理确定招投标方式，并与承建单位共同组织招投标过程。

5、在确定施工队伍后由项目承建单位与其签订施工合同，合同一式五份，工程项目招投标及监督管理领导小组负责审核盖章并分别报镇项目预算审计领导小组、财政所各一份归档，工程项目招投标及监督管理领导小组、承建单位、施工单位各留一份存档。

6、在施工期间承建单位要负责做好质量监督及工程进度的督查工作，根据工程情况认为确有必要聘请专业监理人员参与时，要报经镇主要领导同意，由工程项目招投标及监督管理领导小组负责进行联系聘请并签订监理合同。

7、工程完工后，项目承建单位要及时与工程项目招投标及监督管理领导小组对接，共同组织对工程进行验收，同时将验收报告单报项目预算审计领导小组。