合同管理制度范本范文

导语：如何才能写好一篇合同管理制度范本，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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第一条 目的

为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。

公司各部门及下属企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。

第三条 公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批。

第四条 公司法律顾问室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：

（一） 负责除销售、采购合同以外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同；

（二） 负责制定销售、采购合同统一文本；

（三） 负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；

（四） 负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性审查；

（五） 负责经济合同纠纷的处理；

（六） 负责经济合同的档案管理；

（七） 负责本制度的监督执行。

第二章 合同的签订

第五条 合同的主体

（一） 订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同。

（二） 订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

（三） 公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。

第六条 合同的形式

订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济业务外，应当采用书面形式。

“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。

第三章 合同的内容规定

第七条 当事人的名称、住所：

合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

第八条 合同标的：

合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；

对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

第九条 数量条款：

合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。

第十条 质量条款：

有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

第十一条 价款或报酬条款：

（一） 价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；

（二） 价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；

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随着我国国民经济的持续发展和“一带一路”政策的逐步展开，国家对交通建设的投资逐步加大，港口工程作为交通建设的重要载体，在国民经济发展中起着重要的作用，港口及港口群的建设也趋于复杂，尤其在水下地质情况不明确、现场施工条件无法有效控制的前提下，现场管理难度很大，如何有效管理现场，如何实现项目既定的利润目标是很多施工企业面临的共同难题。因此，需要施工单位不断强化合同意识，严格合同管理，从合同上有效地将风险转移和控制，才能达到对项目的各项既定目标。下面结合笔者的工作实践，就港口工程施工合同管理中的常见问题和解决措施进行简要分析。

2.合同管理概述

港口工程施工合同管理是指业主对已完成施工图设计的港口工程的施工进行招标，施工单位从投标策划到竣工验收的全过程管理，具体包括投标阶段的合同策划管理、合同谈判及签订、合同履行管理、结算管理及合同后评价管理等。合同管理的好坏直接影响项目安全、质量、工期和造价等目标的顺利实现，因此，如何做好各阶段的合同管理对于项目顺利实施至关重要，一定要通过树立良好的合同意识，建立完善的合同管理制度和配备专业的合同管理人员，从而达到对合同的有效管理。

3.合同管理中常见问题

3.1投标策划阶段

（1）缺乏合同意识，不重视合同范本文件本阶段，由于配备的投标团队更多的关注技术及报价部分，很少与合同条款结合起来，导致报价文件与合同的工作范围不完全对应，最终在合同执行中出现纠纷。比如招标文件中承包人的工作范围并未对保险描述，而合同文件却要求承包人购买工程一切险和第三方责任险，投标人在报价时未对保险报价，导致合同执行中产生损失；又比如合同条款中将发包人把提供资料的错误风险转嫁给承包人，而投标人又在考虑风险费时未考虑到该风险，在后期执行合同过程中，发现水下地质条件和业主提供的地质报告不同，导致施工方案变化产生巨大的投入。（2）未对合同范本条款进行研读在实际项目中，由于中标后与签订合同之间的时间往往非常紧张，中标后既要组建项目部，准备进场事宜；又要编制各种施工方案等文件。因此花费在合同条款研读上的时间相对较少，导致很多问题不能及时发现，合同谈判也类似于走过场，难以提出实质性问题，从而为合同纠纷埋下隐患。

3.2合同谈判阶段

（1）项目部与职能部门的职责划分不明确，项目信息缺乏延续性目前很多施工单位未配备专门的合同管理职能部门，项目一旦中标，合同谈判及履行的责任完成转移，变为由项目部来主导，合同谈判的责任就落在项目部商务经理身上。另一方面，很多现场项目部商务经理并未参与投标策划，施工单位也未建立完整的合同交底制度，未及时将投标策划的想法及时转告项目部商务经理，导致合同背景信息掌握不全，难以正确表达施工方的观点。上述问题将导致商务经理仅从自身专业角度开展谈判，难以全盘考虑。（2）合同意识不强烈市场竞争激烈，能中标已很不容易，导致合同谈判时发包人处于强势地位，施工单位在谈判时节节败退。一方面，施工单位自身认可了谈判的不平等性，首先败在了气势上；另一方面，施工单位也没有很好的制定谈判策略，对于自身关注的问题，很难拿出可以平衡或折中的方案。

3.3合同履行阶段

（1）缺乏有效的合同管理制度合同是维系发包人和承包人双方责任、权利和义务的唯一文件，在合同履行中，由于缺乏合同交底及跟踪制度，致使项目部各部门未对合同中针对自身的条款知晓，使项目管理缺乏针对性，造成不必要的合同纠纷。（2）未及时进行经济签证，工期和费用索赔合同履行过程中，发包人对超出合同范围的工作很难进行及时的经济签证，一方面，发包人不愿意承担经济风险，能不签就不签；另一方面，发包人也在施工过程中很难对经济签证的合理性做出判断。而对于出现的工期延误和费用索赔，发包人更是避而远之。常见问题有工期延误计算不正确，工期延误及索赔的时间点已经超出了合同约定等。

3.4合同结算阶段

主要问题有：①结算文件不能及时准备齐全，如交工证书未拿到，签证及会签材料未走完流程等；②结算文件的合规性不符合要求，如很多签证及工期延误材料都是结算阶段进行的补充，从而导致项目审计时不被接受。

3.5合同后评价阶段

对于上述各阶段的问题，没有形成书面总结报告，施工单位也未对合同管理的经验进行有效的宣讲，导致每个新项目都会重复上述问题，很难形成反馈及改进机制，不能指导后续项目。

4.合同管理问题的解决措施

4.1投标策划阶段

要充分重视招标文件中合同范本的研究，一方面，将合同范本的工作范围与招标文件的工作范围详细比较，确认完全一致，同时将合同条款中隐含的承包人责任和风险发掘出来，然后根据确定的范围和隐含的责任制定报价策划及风险管理策划；另一方面，组织商务人员对合同范本进行充分解读，尽早提炼出问题，为合同谈判阶段做好准备，制定谈判策略。

4.2合同谈判阶段

首先应建立合同谈判的集体意识，谈判不仅是项目部的事情，更是关系到两家公司，因此，应对合同谈判充分重视。中标后，组建由公司各职能部门，包括财务、法律、安全等部门的人员建立合同谈判小组，对合同条款的问题与发包人商谈；其次，建立谈判的平等意识。虽然谈判主体在一定程度上不平等，但在谈判本身上，承包人应以公平和平等的姿态，对明显不平等的合同条款敢于表达观点，尽力争取；再次，谈判小组应建立谈判策略。将合同条款的问题进行划分，分必须争取的、可折中的、可放弃的三类，利用可放弃的条款来平衡尽力争取的条款。

4.3合同履行阶段

建立交底和交流制度，定期给各部门合同交底，同时就合同中不明确的条款开会交流，确保合同履行在合同框架范围内。比如施工部应知晓合同中对隐蔽验收的程序规定，进度和质量的约定及违约责任等，安全部应知晓合同中安全考核及安全管理的条款等。本阶段应主要关注范围管理和风险管理。项目部各部门要注意合同边界，对超出或可能超出合同范围的工作应及时通知商务人员进行判断，确定属于合同范围外的工作应及时进行变更或经济签证，签证应将事实和费用分开，在费用不能及时确定的情况下，先确定事实，为后续费用签证打下基础。对于工期延误和费用索赔，严格按照合同及时将通知书发出去，知会监理和发包人，并及时沟通。同时，项目部商务部要对合同执行中的风险及时进行识别和建立防控措施，在施工前期，合理通过保险、分包等形式适当转移风险，在施工中期，通过建立合理的监控和预警机制来控制风险。

4.4合同结算阶段

及时收集结算所需的支撑文件，包括合同文件、招投标资料、施工过程中的签证、延期证明及索赔文件等，并尽快评估文件的时效性，确保支撑文件符合合同文件的程序要求，为结算谈判和审计审核做好准备。同时，对超出合同范围内的费用，应准备答辩材料，包括合同中涉及变更的条款，合同对工作范围的约定及合同对超出工作范围签证的程序规定等。

4.5合同后评价阶段

本阶段是对整个项目合同管理进行的全面总结，是对后续项目施工的提醒。项目部商务人员要及时编制《项目合同管理及执行报告》，报告应从合同管理制度的建设、合同管理团队的组建及责任划分、合同范围及风险管理、合同变更及签证管理等方面对项目合同管理中的成败经验进行总结，并向公司汇报。

5.结语

港口工程由于其潜在的地质及施工风险，对合同管理未引起重视导致项目失败的案例很多，给施工单位造成了较大的经济损失。作为施工单位，应建立健全合同管理的组织结构，完善合同管理制度，重视项目投标阶段与实施阶段的合同交底及合同检查制度，同时，积极通过合同条款为项目争取更大的利益，提高企业的经济效益。港口工程的施工合同管理是个系统工程，要加强与项目各部门间的沟通与协调，建立良好的反馈机制，将合同履行中的问题及时总结，为后续项目更好地进行合同管理打下良好的基础。

作者:高伟 田辉 曹平 单位:中交第四航务工程勘察设计院有限公司

参考文献：

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一、建筑设计企业合同管理工作中存在的问题

当前我国建筑设计企业的合同管理体系和配套制度对强化企业经营管理，提高企业经济效益，发挥着重要作用。但也应看到，我国建筑设计企业合同管理工作中，在市场公平竞争、合同权益维护、合同管理职能、合同制度完善、合同内容、合同履行等方面还存在许多亟待解决的问题。

1、合同管理人员业务素质不高，合同管理中的法律意识不强（1）合同管理人员业务素质不高建筑设计企业的合同管理工作涉及合同洽商、草拟、签订、履行、变更、终止等过程，涵盖了设计规范、责任、权利、技术、财务、法律等专业领域。这就要求合同管理人员必须具有较高的综合技能，各个职能部门必须密切配合，才能真正发挥合同管理的积极作用。然而，许多建筑设计企业的合同管理人员没有接受过相关的法律教育，缺乏系统的合同管理知识，素质不高，业务不精，无法对合同进行有效管理。项目合同签订后，将合同束之高阁，未能在合同履行过程中积极与各职能部门沟通交流，造成合同管理与相关职能部门脱节，不能及时处理合同实施中出现的问题，导致合同目标不能全面实现，给企业造成损失。（2）合同管理中的法律意识不强建筑工程项目的特殊性和重要性要求必须选择合格的建筑设计单位。市场经济秩序日益完善的今天，在建筑工程项目设计的招标、投标、中标、谈判、签约、结算、缺陷维护等一系列过程中，合同是维系项目各参与方之间关系的重要纽带，也是约束各方主体行为的法律准绳，更是规范建筑市场秩序、促进市场公平竞争的法律依据。但是大部分建筑设计企业对合同管理工作的重视程度不够，对企业效益与合同、合同与合同管理的认识程度不够，缺乏合同风险防范意识和维权意识。建筑市场活动中，一些业主钻法律的空子，打球。抓住建筑设计单位拓展市场、获取高额回报的心理，要求建筑设计单位违反设计规范，违规变更设计内容。在双方签订的合同中设置陷阱，或者在支付设计费的过程中百般刁难，迫使建筑设计单位违约。由于合同管理中法律意识不强，对合同管理工作不够重视，建筑设计企业在市场经营活动中往往处于被动的地位，给企业造成不应有的损失。

2、合同管理制度不健全，重合同签订轻合同管理（1）合同管理制度不健全建筑设计合同在合同当事人志愿的前提条件下，按照公平、公正、诚实信用的原则，对业主、设计单位等合同主体的权利、责任、义务作了明确规定。按照市场经济规则，建筑设计企业必须组织人财物等资源全面履行自身义务，完成合同约定的设计任务，确保项目合同完全履行，确保工程项目顺利实施。当前建筑设计企业合同管理制度普遍不够完善，未建立系统的合同资格审查、合同评审等程序。合作对象的选择随意性较大，不能按照规范化、法制化、科学化的要求实施合同管理工作。合同管理制度的不健全，导致了合同管理职能发挥不到位。在建筑设计企业内部常常好事大家抢，权利大家争，责任大家推，问题久悬未决。甚至由于惯性思维和习惯势力的影响，对仅有的合同管理制度也不执行或执行不到位，有章不循的现象时有发生。（2）重合同签订轻合同管理工程项目设计工作应围绕合同履行全面展开，合同管理作为工程项目设计管理的核心，贯穿于工程项目设计的全过程，对项目的实施起总控制和保障作用，对企业经济效益发挥着重要作用。在建筑设计过程中，建筑设计企业往往重视合同的签订，轻视合同的管理。注重工程设计的实施，忽视合同管理在企业管理中的重要性和积极作用。合同管理粗放，重干轻管，先干后算、干而不算等现象屡见不鲜。干赢了工程设计，却输了经济利益。

3、履行过程监督不力，合同履行效果不佳在现代市场经济条件下，建筑行业的工程项目越来越大，项目实施过程中涉及的问题越来越多。合同作为约定各方主体责权利关系的重要文件，是对合同当事人争议判定的法律依据。建筑设计合同对合同当事人的一般责任、工期、质量、款项结算等都有明确的规定，对设计内容变更、合同争议、违约、索赔等都有明确界定。建筑设计企业在合同签订过程中，一般直接采用标准建筑设计合同范本，却忽略了工程项目本身的特点，未能结合项目实际情况在专用条款中约定合同双方的权利和义务。合同条款在责任约定上不明确、不规范，用词不准确，给合同的正常履行留下了漏洞，埋下了祸根。在合同履行过程中，业主或其他相关责任单位基于自身利益的考虑，往往对合同约定事项消极履行、不完全履行、预期不履行。由于合同文本存在缺陷，建筑设计企业对合同难以实施有效监督和管理。导致建筑设计企业索赔过程艰难，经济利益受损。工程项目实施的不确定性因素较多，施工条件、工程量变化、合同主体变化都会造成工程项目设计变更，变更过程难免引起合同主体权利、责任、义务的变化。往往会因此出现合同争议，处于弱势地位的建筑设计企业经济利益也会遭受损失。

二、加强建筑设计企业合同管理工作的对策

在建筑市场竞争日益激烈的情况下，建筑设计企业的合同管理不是简单的要约邀请、发出要约、做出承诺、合同签约等过程。而是一种全过程、全方位、科学的管理工作。充分挖掘合同潜力，实现信息化合同管理，全面履行合同义务，依法维护合法权益。企业才能保持良好信誉，规避市场风险，顺利实现经营目标，不断提高经营管理水平和经济效益。

1、提高合同管理人员素质，增强合同管理中的法律意识在市场状况日益复杂的情况下，建筑设计企业应设置法律咨询部门或聘请法律顾问，参与重大项目合同的起草和谈判工作。定期或不定期对工作人员进行相关法律法规培训，将合同管理工作纳入日常性基础管理工作之中。建筑设计企业可利用计算机网络建立合同管理局域网，开通合同管理服务专线，用合同管理论坛、QQ群、微信群等方式普及合同管理知识。树立合同管理理念，提高全员合同风险管理水平。加强法制宣传教育力度，全面学习《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》、《质量管理条例》等法律法规。增强工作人员合同法律意识，提升企业风险管理水平，及时有效地处理合同纠纷，减小企业损失。

2、完善合同管理制度，明确合同管理职能随着建筑市场的飞速发展，建筑设计企业现行的合同管理制度已不能适应现代企业发展的需求。合同管理工作应主动适应新常态，奋力开创新局面。建立有效的合同管理体系，明确界定合同管理职能，配备高素质的合同管理人员，推动合同管理工作高效运行。设置专门的合同管理部门，统一进行日常合同管理工作。按照“统一领导，归口管理，分类管理，专项管理，责任追究”的原则，建立招标投标管理制度、合同管理制度、合同评审程序、合同专用章管理制度、法人授权委托制度、合同档案管理制度、合同管理实施细则等制度。完善合同管理体系，明确界定合同管理职能，配备高素质的合同管理人员，推动合同管理工作高效运行。并通过行政监察、纪检监督、审计等办法加大制度执行力的检查，明确责任追究机制，确保各职能部门切实履行职能，使合同管理制度行之有效。

3、动态监控合同履行过程，确保合同内容顺利实施建筑设计企业合同管理工作涉及合同洽商、草拟、签订、履行、变更、终止等过程，涵盖了设计规范、责任、权利、技术、财务、法律等专业领域。合同管理人员必须结合工程项目实际选择标准合同文本，做好合同日常管理工作，才能充分发挥合同管理工作的积极作用。合同管理职能部门要完善合同管理档案，分类分级建立合同登记管理台帐。对涉及工期、款项结算、质量登记、业主特殊要求等管理要素进行系统归类，设置合同管理要素预警线。在合同项目实施过程中及时与作业、财务、法律咨询等相关部门沟通，动态监控合同履行全过程。一旦发现进度延误、质量缺陷、款项结算等要素有突破预警线的征兆，合同管理部门应及时会同有关部门采取积极有效纠偏措施，确保合同内容顺利实施。工程项目建设是一个复杂的系统工程。行业政策环境变化、施工条件变化、工程量变化、合同主体变化都会造成工程项目设计变更。建筑设计企业要充分研究项目合同的有关条款，正确认识合同变更的利弊。按照《合同法》的规定，及时落实合同变更相关工作，为合同变更索赔准备事实依据。

三、结论

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建筑工程合同管理中常见的问题

在实际工程合同的管理过程中，依然存在着一些问题，影响着工程合同的管理效率，也影响着工程双方的权益维护。

第一，很多建筑工程施工单位片面地认为，工程合同只是为了保障工程双方的经济利益，对施工过程是没有影响的。因此，施工人员在施工中，仅仅是按照工程设计图纸施工，对于工程变更等问题也未按照合同规定与业主商议，致使竣工之后出现工程纠纷问题。

第二，建筑工程施工单位在经营管理过程中，重视能够获得经济效益的部门，而忽视合同管理部门的重要作用，合同管理人员的素质参差不齐，不能很好四实施合同管理手段；有的施工单位甚至不设合同管理部门，不能对工程施工进行有效地跟踪管理，无法为施工单位的合法权益提供保障。

第三，签订之后的合同具有严肃的法律效力，因此在签订合同过程中，工程双方必须对合同的条款等进行严谨的思考与分析。但是，在实际合同制定与签订过程中，常出现文字不严密、主体不当等问题，还有一些业主为了提高自身利益而提出较为严苛的合同条件或者追加条件，致使施工单位无法进行有效的合同管理。

建筑工程合同管理问题的应对策略

随着我国经济的发展，建筑市场的竞争也越来越激烈，相关单位开始意识到建筑工程合同的重要性，并根据工程实际情况与双方的经济利益等拟订工程合同条款，最大限度地维护各自的利益。因此，工程双方必须提高对合同管理的认识，相关人员必须深入了解管理中存在的问题，并针对问题提出有效的应对策略以提高管理效率。基于此种目的，我国相关部门已经制定相应的法律法规等，以期规范合同签订、执行、管理等过程，并促进建筑市场的健康发展。

第一，建立工程合同管理机构，并严格规范工程合同的签订流程。施工单位需要建立工程合同管理机构，并在工程合同制定与签订过程中，与业主对合同的条款进行有效地沟通与商议，并严格按照相关的法律法规执行合同的制定与签订行为；另外，对合同的文字、形式等也要进行严格的规范，推行合同范本，这样才能有效避免合同纠纷，提高合同管理水平。

第二，提高管理人员素质，完善的合同管理制度。建筑工程施工单位需要对管理人员进行定期地培训，使其了解市场发展，提高合同管理水平。同时，还要不断不断完善合同管理制度。具体来说，合同管理人员需要将合同内容有效地传达给所有工作人员，使工作人员了解合同的内容、规定等；合同管理人员可以将合同中的相关工作分配到每一个工作小组中，并建立责任制度，使各个小组之间能够按照合同规定协调配合工作；管理人员还要对建筑工程每天的进度、成本花费等进行详细的了解，以便更好地控制工程质量、管理工程造价。

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关键词：合同管理；业主方

建设工程项目广泛存在于工业、交通、能源、城建、房地产等领域，具有工程分布广、建设周期长、工程内容多等特征，因而工程项目在建设过程中面临着许多风险，伴随各种新技术、新材料的不断应用，建设工程项目面临的风险也在不断增加。任何经济活动都离不开合同的签订，合同作为一种协议，设定、变更或终止当事人之间的民事权利和民事义务。合同管理贯穿于工程项目的全过程，在项目建设的各阶段，都必须用合同的形式来约束各方的责任、权利和义务由于业主方是建设项目的人力资源、物质资源和知识资源的总集成者，所以业主方的项目管理贯穿于项目建设的全过程，是建设项目管理的核心，如何控制合同风险，防范合同风险造成的损失，已成为建设工程项目管理业主方需要重点关注和探讨的一个课题。

1合同

1.1合同的概念

从广义上来讲，合同是一种协议，主要以明确义务和权力为主要内容，它不仅是指民法中的合同，而且还指劳动合同、行政合同以及国家合同等。从侠义上来讲，可以将合同看作是一种关系民事权利的协议。

1.2建筑工程合同

建设工程合同指的是为了完成某一特定的工程任务而与设计、勘察、设备和施工单位一起签订的协议，这份合同通常由设计、勘察、物资采购、施工和监理五部分组成。而合同中涉及到的当事人通常包括勘察方、业主方、设计方、物资供应方和施工方、监理方等，每个当事人之间都会通过签订一张合同来确定二者之间的关系，具体如图1所示。

1.3建筑工程合同的特征

1.3.1建筑合同主体具有多元性

在一项工程的建设过程中一定会涉及到许多的工作，比如监理单位要做好监理工作，需要委托有关部门进行工程设计、购买设备和工程材料等。这一系列工作的进行中都会签订许多不同类型的协议和合同，因此，也会产生许多的合同主体。

1.3.2业主通过合同通过对项目的控制

业主实现对工程项目的控制主要是通过委托项目和将合同分解来完成，因此，一个工程项目的合同体系也决定着这项工程的管理机构。工程合同可以将这项工程所涉及到的运输工作、设备和材料供应等联系起来，从而来协调好整个施工工作。合同管理一定要协调好整个工程中所涉及到的全部单位相互之间的关系。使得各个施工单位之间相互配合，在组织上、内容上、时间和技术上都形成一个周密、完整的体系，从而保证整个工程的有序进行。

2合同管理

合同管理指的是工程项目的所有当事人都必须要根据签订的协议认真履行自己的职责，行使应有的权利，维护好各个当事人的利益，并发扬团队合作精神，使得各项管理工作都能够有序进行，尽量减少合同问题的出现，在项目管理的整个过程中，合同管理属于是新兴的管理职能。

2.1业主方进行合同管理

业主方进行的合同管理，顾名思义，指的就是项目工程合同的当事人之一：业主对整个合同的履行过程的动态监管，合同管理是整个项目工程的管理的领导和核心。由于业主是整个工程项目的使用者，因此，业主对整个合同管理都起着领导作用。业主方进行合同管理的特点：（1）业主方进行合同管理的周期比较长。工程项目整体上来说它的建设周期就会较长，而涉及到业主的合同管理不仅会在项目的施工和设计中出现，甚至还会延伸到项目的结尾阶段，贯穿整个工程项目的始终。（2）由于工程项目从设计到完成十分复杂，一般要经过设计、勘察、施工和交付等过程，这其中所涉及到的合同主体也比较多，通常包括经融机构、机构、投资主体、政府部门以及供应商、承包商和运营商等，各个合同主体之间又会产生各种错综复杂的利益关系，因此，一个工程项目有可能会产生几百甚至几千份合同。（3）合同承担着很大的风险。由于工程建设的周期很长，合同主体较多，因此，在整个工程建设中必定会存在许多的风险，而图1当事人之间关系这些风险就需要合同各方一起承担，业主方对此要有独特的分析风险、预知风险的能力，将建设风险降到最低。

2.2业主方进行合同管理时需要考虑的问题

2.2.1合同的文本的规范性问题

工程项目在签订合同之前，常常会有业主以标准合同文本不符合实际需求为由希望使用自制的、含糊的、笼统模糊的文本来签订合同，而这些自制的合同文本往往存在的避重就轻、考虑不周的问题，因此常常会在以后的工程建设中发生一些纠纷。

2.2.2合同的管理制度是否健全

整个项目管理体系中没有完全的包含合同管理制度，合同管理制度制定的不科学、不严谨、不健全，因此严重影响了合同后续的审查和变更工作；此外，管理责任制度不够健全，没有明确的规定合同管理的具体职责范围，从而影响合同最终的管理效果。

2.2.3合同体系的协调性问题

业主为了完成最终的工程目标必须要与许多的单位签订主合同，而同样承包商也需要通过签订许多的分合同来完成他的责任，这些合同一起构成了整个的合同体系。在这个体系中，由于各个合同之间都相互存在着复杂的关系，因此，业主为了保证整个工程项目的顺利进行必须要对它们进行有序的调节，实际上，在建筑工程的建设过程中由于合同不协调而造成的失误时有发生。

2.2.4合同管理的动态性问题

由于建筑工程在建设的过程中设计的合同主体比较多，因此，合同所面临的风险因素也更大，影响因素也更多。建筑工程在施工的过程中往往会存在许多的不确定因素，因此，业主协调合同时一定要根据具体情况进行跟踪指导。如果业主的跟踪不到位，对合同中存在的需要协调的关系没有进行及时的引导和纠正，就会导致实际与合同不同，从而造成难以预估的严重后果。

2.2.5合同的管理力度问题

我国的合同管理中存在的一个比较普遍的问题就是在实际的实施过程中，合同没有被彻底的分解和利用，业主往往在合同签订之后就将其搁置起来，由于对合同的相关管理不到位，使得在实际施工过程中经常出现工程质量问题或工程延期等问题，严重损害了业主的切身利益。

3业主方进行合同管理时的优化措施

3.1对合同文本进行规范

业主方要想从根本上对合同管理进行优化首先要做的工作就是规范合同文本。业主制定和选定文本时除了要分析合同的内容是否完备、合法，还要考虑合同中所规定的条款是否公平、齐全。我国的一些威信力较高的机构会根据国外的资料结合国内的实践经验针对不同的合同类型制定不同的合同范本，由于这些范本根据法律规定每10年就要更新一次，因此具有很强的实用性。工程单位在签订合同时可以尽量参考使用这些示范文本。

3.2健全合同管理力度

合同能够顺利实施离不开健全的合同管理制度，业主方在进行合同管理的过程中，首先要健全合同管理章程，对人们的活动和行为做出明确的规范，其中主要包括合同文档、计量、结算、变更、索赔管理以及纠纷管理的办法；然后明确各个部门职责，以部门为单位制定具体的负责人，与此同时还要配备专门的人员来记录施工的变更日期、会议沟通资料以及补充会议等，并监督管理合同的切实履行。

3.3强化合同履行管理

在合同实施的过程中，业主方在签订合同后一定要继续进行分解合同，加强与当事人的沟通，并明确相关人的责任，业主在对合同进行管理时一定要做到以下几点：①专门安排负责人到施工现场进行勘察监督；②业主根据合同内容积极履行自己责任。帮助承包商解决工作上的问题；③监督整个工程项目的实施，除了要仔细检查工程项目的设计是否存在问题，还要检查工程施工的材料和设备是否有问题。

3.4实施全过程、动态的合同管理

合同管理指的是项目在开始时评标、招标、策划合同、签订、索赔、变更、合同后评价、结算、合同终止等整个过程，从而在最大程度上降低合同的风险，最终提高整个工程项目的经济效益。业务主一定要用动态的思维去跟踪判断，对合同履约过程中发生的变化要及时的诊断纠正，采用组织管理、采取技术和经济等措施做出相应的调整。

4结束语

在整个工程项目建设的过程中，一定要高度重视合同管理，合同管理是整个项目管理工作的领导和核心，而业主在合同管理中发挥着不可替代的作用，因此，在工作中一定要注重提高业主的合同管理水平，最大程度的降低合同风险，切实维护好业务主的合法利益，从而实现项目的总体目标。

作者:时艳 单位:广西交投物流发展有限公司

参考文献

[1]全国招标师职业水平考试辅导教材指导委员会．项目管理与招标采购[M].北京：中国计划出版社，2012．

[2]王要武．建筑工程合同管理[M]．北京：中国建筑工业出版社，2002．

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（一）合同签的不规范

国家工商局与建设部为规范建筑市场的合同管理，编制了建筑工程施工合同范本以供参考，但是范本性质是推荐性的，好多建设项目在签订合同时不采用给定的标准的合同文本，而是自己拟的一些不够规范的文本有的甚至仍签订合同；或者用口头方式下任务，等工程完工之后再补签合同，这样先干活再签合同，让承包方的权利得不到良好的保障。

（二）合同内容不对等

（1）发包方把带资、垫资承包工程作为合同的条款。（2）发包方把材料价格增涨的风险和因发包方的原因造成的各项窝工损失等都转嫁给承包方。（3）发包方经常根据需要盲目压缩工期。如前期资金不够、设计图纸不到位、甲供材不及时供给等因素影响，造成本就不是很宽松的合同工期更加紧；而且工期拖延按照天数罚款，而不是按照国际惯例设置最高限额延期损害赔偿金，导致施工单位的利润得不到保障；（4）合同履约担保不平等，大多数合同都是以发包方要求承包方提供合同价款10%的履约保证金或银行保函作为履约押保，而对承包人工程款的支付却无足够保证。

（三）合同文本有缺陷

从现有施工合同文本看，有好多建筑企业签署的合同文本存在问题，有的合同责任划分不明确、对合同事件各参与方相应权责未写明、违约后果及处理方法的描述不到位不准确。此外，还有一部分施工合同文件对甲乙双方约定的权利、义务等存在不公平的情况。

（四）合同管理专业人才有待培训

目前，我国很多建设项目管理机构还缺乏专职技术人员，即使有合同管理专职人员也没有系统的合同建筑法律知识、合同管理等方面的培训，更有涉及到合同方面工作的直接交由其他人员代办。所以如果出现合同纠纷，常常会缺少法律援助。我国建筑业将面临国际竞争，就需要按国际惯例规定办事，这就要求合同管理人员不仅要知道国内的相关法律，还得懂得国际上一些通行的法规法规、建筑项目运营原则等。

二、合同管理中的问题处理

（一）完善、健全建设工程合同法律及法规

完善和健全建设合同法律法规是确保建筑市场正常运营的先决条件，是工程项目合同管理的根本参照。我们必须编制设定从项目可行性研究开机到工程竣工验收全过程的法律一套法规，把工程建设的整个过程法制列入程序进行规范管理。这对规范建筑行业市场主体行为、维护建筑市场秩序、增强每方主体的法制观念有举足轻重的作用。建筑市场中不讲诚信、不按合同履约率等需及时研究并探索法律制度创新，制定出更规范更健全的法律法规，从而纠正市场运行中的多种问题，坚决抵制违规因素，规范各方的行为。对新出现的问题要制定对应具有可行性的法律法规，使建筑市场能够规范且可持续发展，为建设工程项目合同管理营造良好的大环境。

（二）完善施工合同管理机构及制度

关于施工合同管理机构方面，我国大、中型施工企业没有单独建立专门的合同管理机构，通常将法律事务机构作为合同管理机构，同时聘请了专业的合同管理职工；小型施工企业一般指派经营部、业务部或其他部门的人员进行专门管理，结合工作实际需求，酌情增减管理人员。关于建设工程项目合同管理制度方面，法律事务机构管理工作必须符合国家相关法律法规，根据企业的实际需求，制定出一套完善系统的合同管理制度体系，其中主要有合同的归档、分类以及授权委托、制度审核等工作。另外，值得注意的是，针对特殊的合同必须由企业合同管理部门亲自管理，同时根据相关法律法规进行落实并分清管理人员的权责范围。

（三）建筑施工合同的文本规划化

现阶段，施工合同条款主要约束对象是发包方，明确承包方的各项医务工作内容，但是忽略了对业主的约束，假如业主违约，缺乏明确的赔偿条款以及惩处方式。另一方面，随着建筑市场竞争日益激烈，建筑工程项目合同管理越来越不规范化，导致工程建设队伍与建设规模脱轨严重，建筑工程承包方丧失工程建设中的主导地位，受到发包方各项苛刻条件的约束。因此，为了解决这一行业乱象问题，国家制定了相关的法律文献用来约束双方的义务与责任，分清权利与风险。同时，也要求行业监管部门严格执法，加强监管力度。

（四）合同管理人员素质需提高

合同管理人员的综合素质提升是强化企业合同管理工作的核心，主要需做到以下几点：（1）选择满足条件的素质较高的合同管理人员。可以选公开考评与竞争招聘方式选择需要人员，在招聘过程中坚持择优录取原则，让优秀的人才来这个岗位。（2）在职培训需定期组织。可按照企业跟市场实际，组织合同管理人员在职期间进行继续教育学习，补充专业知识，关注目前业务热点问题。（3）定期选派专职管理人员到有关院校参加继续教育。企业应加强人员培养力度，建立专项资金用于培育有关技术的管理人员，定期选出能力强有潜能的业务主干去有关院校学习，学习最新前沿知识理论，并与实际工作中的事务联系起来。

三、结语

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完善社会主义市场经济的需求

发展社会主义市场经济要求依法办事和自由竞争。通过合同来进行规范市场行为同时体现了市场经济的这两项重要特点。订立合同最基本的依据就是《合同法》，此外还有其他法律来约束合同的订立，如《建筑法》、《招标投标法》，因此合同管理体现了依法治企理念。同时，合同的最大特点就是，在不违反强制性规范的同时，最大限度的体现当事人的意思自治。因此，合同管理是企业顺应市场经济发展、依法治企的大趋势。

现代企业自身发展的要求

合同管理贯穿项目管理的始终，是业主、承包商与市场连接的桥梁与纽带，工程施工、监理和验收的重要法律依据。强化合同管理，有利于建设项目的质量控制、投资控制、进度控制，有利于提高业主与承包商的履约率，同时实现双方当事人利益，促进企业、行业发展。

规范市场主体行为的需要

合同管理的全过程都明确界定了市场主体双方的基本权利和义务，是各方行使权利、履行义务的重要基础，同时也是正确处理项目实施过程中出现的各种违约与索赔等纠纷的重要依据。市场活动中不断涌现诚信危机、不正当竞争等危害市场经济发展，主要是企业管理者法律意识淡薄，合同管理弱化的结果。强化合同管理，使市场主体时刻受到合同管理的约束，按照约定履行义务、处理纠纷，起到规范市场主体和整顿市场的积极作用。

合同管理体系的构建

合同管理体系是指以相关法律为基础，以合同为管理对象，以合同管理组织为管理主体，依据双方签订的合同，建立严格履行合同职责和义务的评审、实施、履约评价和持续改进的体系。

（一）确定合同管理组织及其职责

合同管理贯穿项目的全过程，包括从项目的前期调研、谈判、合同评审和签订，到中期的合同履行、变更和监督，再到后期的项目总结与评价等全部工作。因此，必须是全员参与。全员参与有两层含义：一是全体员工都应该具备合同意识，具备按照合同办事的意识；二是各业务部门都应参与合同管理的分工协作。全员参与要求明确企业内部合同管理的各参与方，包括各职能部门和专业负责人的权责，打破条块分割，清晰划分工作界面，确保各部门发挥优势、分工合作、紧密结合，协力做好合同管理工作。

合同管理在全员参与的基础上有归口管理部门。企业应建立独立的、与企业其他职能部门平行的合同管理部门，并配备专职合同管理人员。在实践中，许多大中型企业都已经建立了法律事务机构，因合同以法律为基础，因此将合同管理集中于法律事务部门，一般称为合同部。合同部的重要职能就是推进合同管理工作的专业化、制度化、科学化、规范化、标准化与信息化。

（二）建立健全合同管理制度

1、前期参与制度

在签署合同前，合同管理人员要参与到项目的招标投标、合同谈判等工作，就合同相关事宜提供专业支持并进行合规审查。合规审查包括营业范围、资质审查、履约能力调研、招标投标文件的审核、权利义务划分，风险分析等诸多内容。

对于招标文件的审核是承包商应进行的工作。审核招标文件，首先要审核招标文件是否符合签订合同的各项原则，是否符合国家有关的法律法规的规定。只有这样，才能确保投标单位在公平、公正、竞争、有序的前提下进行投标。其次要审核其内容，确保企业自身条件能满足招标文件的需要，确保招标文件响应招标要求。对于模糊不不清的地方要进行澄清。招标单位的澄清文件、会议纪要、其他补充文件以及后来的中标通知书都将成为合同的组成部分，但最重要的是进行招标文件中的合同条件的审核和分析。

权利义务的划分在合同管理的前期谈判工作中至关重要。任何一方主体都要预防相对方凭借自身优势或市场地位，在合同中明显加重对方责任、免除自身责任、排除对方主要权利的显失公平条款。

分析风险、明确风险承担责任也是合同管理的重要内容之一。项目执行过程中的各种风险是客观存在的，对于这些风险，既不能完全预见和把握，也不能在执行中完全避免。为了尽量减少风险，避免由于风险造成的损失和争执，业主在招标文件中应尽可能提供充足的资料，制定明确的合同条款和规范，承包方则应认真研究招标文件，仔细地分析和估计可能出现的风险，谨慎编制投标文件。

2、合同范本编制与管理

如果一个企业没有一个标准化的合同范本库，每个项目都要临时编写将耗费巨大的人力和财力，而且还可能耽误工程进度。

由此可见，通过编制企业自己的合同范本，可以大大提高合同草拟和合同谈判的质量和效率，促进全面防范风险制度的构建，推进企业标准化建设，并对外树立良好的企业形象。

在拟定合同文本的内容时，合同管理人员必须对工程现状进行深入调研，使拟定合同具有预见性，并且要对合同进行细致分析，避免所拟定的条款出现歧义。拟定合同文本要把握以下要点：明确订立时间和优先顺序；约定价款和工作时限；明确组成合同文件的解释顺序；重视索赔条款的拟定。合同初稿拟定后，要进行合法性分析及完备性分析。同时要确保构成合同的各种文件齐全、合同条款齐全、合同用词准确、对项目可能出现的不清情况有足够的预见性。

3、合同的评审、审批、签订管理

合同的评审是指合同审查人员对合同初稿进行全面审阅和审查，提出修改建议的过程。合同评审要坚持以下原则：（1）合法性原则；（2）公平性原则；（3）风险性原则；（4）可行性原则。

合同的审批是由企业相关职能部门和负责人按照一定的流程，在各自的权限与职责范围内对合同进行审核与批准。任何合同都必须经过合同部的评审，未经评审的合同不得提交审批。合同的审批流程具体包括：（1）具体业务负责人审批；（2）企业职能部门审批；（3）项目主任审批；（4）企业领导审批。

合同经过合同部的评审、负责人的审批就进入签订阶段，也就是进行合同的正式签署。合同的签订需要两个条件：一是合同审批表，合同审批表是合同评审与审批流程形成的纸质痕迹，是确认合同经过评审和审批的依据；二是授权委托书，是法定代表人授权代表代表企业签署合同。合同审批表和授权委托书都是后期进行合同归档的内容。

4、合同的履行与动态管理

合同的履行跟踪与动态管理是合同管理的重要组成部分，也是实现项目管理的关键点，因此在合同签订后，要及时跟踪合同的履行，进行动态管理，合同的履行主要把握以下几点：

（1）重视现场签证。签证必须按照合同条款进行。如果发生变更，要格外谨慎，尤其要重视设计和施工图变更，此类签证只需对变更或修正的项目进行签认，未发生变更的图纸无需重复签认。

（2）及时记录、收集、和整理各种文件资料。一是现场记录，包括现场施工日志、施工报告、业主和工程师的指令和往来信件、出勤情况、设备材料使用报表、中间验收记录、事故记录、现场会议记录、施工进度记录等；二是财务报表，包括施工进度款报表、会计总账、财务审批报告等。

（3）进度动态管理。在合同履行中，要随时把握进度的变化，运用图标、线路等编制方法编制出实际工期。将实际工期与计划工期进行比较对照，如果出现偏差要及时分析，找出原因，及时更正，加强控制措施，确保最终的实际工期与计划工期偏离不是太大。同时，根据偏差原因做好索赔工作。

（4）质量动态分析。工程质量是关键，质量管理也应该是动态管理，时刻跟踪质量变化，避免偏离合同规定的质量标准。

5、合同的归档制度

合同管理不只是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理，合同的归档也是合同管理的重要内容。合同管理归档制度不仅使企业文件资料的保管与归档工作统一管理，而且是处理经济纠纷、切实维护企业自身合法权益的有效凭证。

合同文本、有关合同的修改、补充、变更、中止、解除的协议、法定代表人授权委托书、合同审批表等合同文件都应列入合同归档的范畴。各项文件内容都应确保其完整性，其中合同文本的完整性应包括：合同中约定的“合同文件”范围以及合同附件、合同附录等。

合同归档不止是所有合同文件的简单整理，每一份合同都应当独立建档并编号，并做好合同归档的台帐工作，确保合同归档制度意义的充分实现。

6、合同的总结与后评价制度

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关键词:企业；合同管理；合同签订流程

一、合同管理的职责

1、公司合同管理由风控管理部门、合同主办部门、其它协作部门分别行使职权，各部门之间行使职权应遵循职责明确、相互配合、严禁推诿等原则。2、公司风控部为合同审核部门，根据国家合同法律法规对本制度进行修改、补充。并且负责根据《合同法》解释本合同管理规章制度；负责审核公司的对外合同、协议；负责监督、跟踪的合同履行情况；负责对合同的原件或复印件等的存档、备案监督工作；指导各部门合同管理人员的工作；其他相关合同管理工作。3、公司业务部门和各职能部门为合同主办部门，负责草拟本部门合同；负责调查合同的对方当事人资信；负责进行合同的谈判；负责办理合同签订的内部审批手续；负责执行合同条款；负责协调合同纠纷；根据风控部对合同修改的建议和意见，进行修改和完整合同；负责保管、存档合同及附件的复印件；其他相关合同管理工作。

二、合同签订流程

若是合同签订的流程不规范，合同中约定不够清晰，以及文字表达不准确，会使企业遭受合同诈骗陷入圈套，引发经济纠纷，给企业造成巨大损失。若是合同签订的流程不规范并合同中约定不够清晰，以及文字表达准确，会使企业遭受合同诈骗陷入圈套引发经济纠纷给企业造成巨大损失。将企业的合同作成格式化固定版本的合同，对双方的权利义务约定比较平衡和均匀，因此建议尽可能选用规范的格式合同来处理双方的经济往来。当然，签订合同时对双方合意的目标指向物也应当有一个明确的约定，而不应当是含糊不清的。如果没有认真细致的调查说明合同条款事项，仅凭签订的不明确和不利于我方的合同，合同当事人的合法权益，只能受既判法律文书的约束，承受合法的“不法”侵害。1、合同订立时由风控部门提供草拟的合同范本，由合同主办部门根据实际情况在合同中填写数量、单价、金额、费率等基本情况，若合同范本不能满足此笔业务的实际需要，需提出增加/删除/变更条款的，由合同主管部门提出，经风控部审核后方可调整合同条款。风控部门未提供某一类具体的合同范本的，合同主办部门就上述合同草拟后进行会审。经会审通过后，由合同主办部门进行合同草拟。2、合同内容确认，由合同谈判由合同主办部门负责。重大合同需有风控部相关人员参与合同谈判。合同谈判涉及其他部门的，其他部门应当予以积极配合；合同谈判时应当争取合同文本的起草权。取得合同文本起草权的，由合同主办部门负责准备草拟合同，草拟合同经风控部进行审核无误后与对方签订合同。已有模板的合同并且合同条款及内容与现实业务相符的，由合同主办部门负责填写合同。合同必须采用书面形式确认。（1）部首部分：当事人的基本状况：载明当事人各方的全称、签约时间和签约地点。订立合同的我方主体必须是公司，不得以部门名义签订合同。合同当事人的名称、法定代表人、公章应当与对方当事人的有效证件等资信材料载明的情况保持一致。（2）正文部分：合同标的应具有唯一性、准确性，产品买卖合同应详细约定规格、型号、等级等内容；流程服务合同应约定详细的服务内容及要求。

三、合同履行的监督管理

签订合同的主要目的是有效的保障合同正常执行，在有效范围内控制违约的发生，所以对合同的履行监督尤为重要。通过对合同的履行监督可以第一时间掌握合同执行的情况，以及合同中发生的问题，对于发生的问题在第一时间掌握，争取到了损失控制的时间，排除障碍减少了违约的发生。1、合同签订完毕以后，合同主管部门应当立即联系有关部门准备并完成履行合同工作。2、合同经签字、盖章，且约定的生效条件成就前，不得实际履行。合同生效后，一切与合同有关的部门人员应全面、及时履行合同。合同主办部门应实施履约跟踪统计，如有履行不及时或其他问题时，应当及时向有关部门反映，并要求按合同要求完成履行，必要时可直接上报总经理。3、公司任何部门或者人员发现对方当事人不按照合同约定履行的，应当立即通报合同主办部门，合同主办部门应当在法定或者合同约定期限内向对方当事人书面催促履行或者按照合同当中的违约条款提出索赔。催促履行合同和索赔函件送交对方当事人之前，应经风控部审核。4、任何部门或者人员收到对方当事人提出的催促履行合同和索赔函件的，应当立即送交合同主办部门，由公司风控部协助合同主办部门处理。

四、合同档案管理

（一）建立合同档案范围主要有合同正本及附件原件和复印件；资信调查材料原件和复印件；合同审核、批示材料；谈判、签订、变更和履行过程中的往来函件，包括信函（含信封）、电报、传真、电子邮件等；合同谈判、变更和履行过程中签订的意向协议、补充协议等；争议处理过程中形成的和解协议书、仲裁调解书、仲裁裁决书、决定书、民事裁定书、民事判决书等；其它应当存档的相关资料。（二）已履行完成的合同档案保管要求：1、正式合同保管。合同履行完毕或合同的权利义务终止后，合同主办部门应当及时整理合同档案，依照合同编号，确定合同档案资料齐全，向行政部提交一份材料清单，经行政部确认后，由合同主办部门向行政部移交原件，由行政部装订立卷并予以保管。2、空白合同保管。根据公司相关规定，任何部门和个人携带未标明内容的合同模板和内容不完整的空白合同外出签订需到行政部，按照合同/协议编号进行登记备案。若所领用的合同与对方已经签订，则由经办人到行政部核销合同编号标注合同已签。若所领用空白合同没有签订，行政部每月最后一天对尚未签订空白的合同进行收回，若有特殊原因空白合同需要留在经办人处的，行政部门在合同领用登记表上加以注明原因。若已经领用空白合同的经办人员办理离职，行政人员应将领用的空白合同收回，否则不予办理离职手续。

五、对于合同管理的建议与对策

1、现代企业管理中必须提高合同管理理念，各个企业必须从思想上真正认识合同管理的重要性，将企业各项工作真正纳入合同管理范畴。企业各个职能部门对合同的管理要坚持不懈，可以通过培训等形式提高全员对合同管理的理念。让员工按照合同的要求执行，形成全体员工自觉执行额行为。对于合同管理机构的设立，使得合同的管理要覆盖到企业每个层次上去。对于合同管理的部门应当明确其工作内容职责范围，建立一套科学有效的工作体系。最终能形成从合同谈判、合同拟定、风控审核、合同签订、合同执行以及合同监督的有效运行体系。明确合同的管理流程。对合同要明确职责，杜绝扯皮推诿。2、建立健全规章制度。要使得合同管理中具有规范化、科学化、专业化等。第一要完善合同的制度和章程，对合同的管理方面有章可循。对于合同的管理的内容包含合同的档案归口管理问题，合同的资信调查问题，合同的签订，合同的风控审核，合同的签订审核，合同的领用备查及登记，合同的范本管理以及合同专用章的管理、合同的履行纠纷的解决方式等等。3、重视合同审查管理。对于合同的项目背景调查、合同的谈判、合同的草拟、合同的变更及修改、合同的签订以及合同的履约等全过程的严格风控及管理。注重合同内容的分析，对于合同的分析主要有合同的合法合规性分析，另一个合同的完备性分析主要审查合同条款是否齐全，对各项问题的规定是否有遗漏，合同的用词是否严谨。4、对于合同的变更予以重视。合同变更意味着增加企业的经营风险或者经济风险，在合同变更中对于变更条款应当严格审核，对于隐藏条款应当予以在合同中明确表明。对于变更后可能发生的损害，公司的风险控制部应当对可能发生的情况充分估计，已评估合同变更后带来的风险是否可控。现代企业的合同管理制度不再是简单的要约、承诺、签订等内容，而是全方位的科学的企业管理制度中的重要组成部分，将为企业的管理水平和经济效益提高带来巨大推动。

参考文献：

[1]陈勇强，张永波.国际工程项目合同管理组织模式的探讨[J].中国港湾建设，2000年第3期

[2]胡季英，关柯，李忠富.建设工程合同管理的国际比较分析[J].建筑管理现代化，2004年第3期

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近年来，伴随社会经济发展，地铁工程也逐渐发展起来。地铁工程是一项复杂的工程项目，涉及到设计、施工、装修以及设备采购与安装等，而地铁的运营必须以资金和人力资源的有效利用为前提。与其他工程项目相同，地铁工程的管理工作非常重要，不容忽视。地铁工程建设合同是对双方进行约束，保证工程顺利进行的重要依据，因此有效的合同管理是建设管理单位项目目标得以实现的关键。

关键词：

现代项目管理理论；地铁合同；管理

地铁工程作为一项系统且复杂的工程，不仅具有涉及范围广、数量大的特点，而且其施工周期长、投资规模比较大。现阶段，在政府及相关部门的指导下建立了多个地铁工程建设管理单位，在人员构成上，多是来自不同城市和行业，因此项目管理人才相对缺乏。对地铁工程而言，投资的有效控制，项目管理期间管理人员面对的管理风险是建设管理单位必须要思考的问题。现代项目管理理论中项目管理组织模式等可以指导地铁工程进行合同管理，使地铁工程顺利建设，充分发挥其效益。

一、地铁工程项目合同特点

地铁工程不同于房屋建筑工程，其集中于发达城市市区内，在建设前期需要投入大量资金用于拆迁，且施工过程中需要占用较多场地。在地铁工程中涉及诸多工程项目，如车站工程、车辆段土建工程等基础工程，除此之外地铁工程还涉及到通讯工程、屏蔽门、牵引供电、信号以及自动售检票等项目，可见地铁工程涉及范围之广，因此地铁工程需要耗费较大资金和较长时间。通常情况下，若地铁线路运营长度在20公里，则需要投入人民币一百亿左右，历经四年左右时间才能建设完成。对地铁工程而言，合同管理尤为重要。并且合同也包括很多种类，合同数量多达几百个，不仅包括设计方面的合同，也包括施工方面的合同，另外还有监理和检查等方面的合同。在地铁建设过程中，需要与多个单位进行合作进行，包括设计方、施工方、监理方等。同时建设管理需要多方人员的参与，包括合同管理人员、法律工作人员、财务管理人员以及施工技术人员等。因此要想完成建设目标，则应对各个合同、专业之间进行协调处理。就我国而言，地铁工程属于基础设施之一，因其需要大量资金投入，收回投资的时间比较长，因此通常情况下，地铁工程经济来源主要来自于财政收入。政府是地铁工程的投资主体，不仅需要关注工程质量和安全之外，还应通过监控审计的方式确保财政资金利用的有效性和合理性。现阶段，地铁工程相关管理单位成立时间均比较短，部分城市仍处于筹备建设时期，多在政府指导和带领下进行建立，其中管理人员通常来自多个城市和行业，尽管在我国范围内项目管理理念已经得到有效应用，但其相关理论和方法的实际应用却存在不足，主要表现在专业人才不足方面。地铁工程作为建设领域新兴工程，所以对于不同来源的管理人员应进行统一的培训和学习，使其专业素养得到提升，为管理效率提升奠定基础。

二、合同管理组织模式

(一)模式确定

现阶段，以地铁工程管理现状为依据，建设管理单位的管理工作不仅要保证工程稳健开展，同时还要兼顾效益，使专业管理水平得到显著提升，为项目管理奠定基础，同时也为优秀管理人员的培养打下基础，基于此，就现阶段地铁合同管理而言，矩阵式为最优选择。在工程管理过程中，矩阵式指的是三个部门分别负责三项管理内容，第一为合同商务管理；第二质量与工期管理；第三预算成本管理，其中最主要的管理内容为质量与工期管理，另外两项管理内容为主要管理内容提供服务与支持，即一个项目小组对一个具体项目进行管理，小组成员由上述不同部门管理人员组成，项目经理由工程管理部门人员担任，预算和商务两个管理部门对项目经理进行协助实现管理。在这一管理模式中，各个小组成员并不是只能管理一个工程项目，而是可以兼顾其他几个工程项目进行管理，要想合理的管理地铁工程项目，项目经理应取得预算方面和合同商务两方面的管理支持，项目目标的实现需要预算、工程以及合同三个方面的共同作用。

(二)矩阵式的优势

第一，利用预算成本和合同商务两方面管理的参与，在管理权力上建立起制衡、分散的关系，使管理人员出现腐败的现象得到有效避免。第二，利用预算成本与合同商务两个管理部门之间的资源共享，使管理成本得到有效降低。第三，利用预算与合同两个部门之间的相互沟通和交流，实现管理经验的共享性，对建设管理单位整体管理水平的提升有促进作用。第四，此种管理模式可以快速的反应出合同变更以及纠纷事件等，在同类项目中变更同类合同时，承包商处理不会出现差异。第五，由于地铁工程项目本身具有一定的系统性和复杂性，因此在合同管理中矩阵式的应用可以使不同项目接口的处理更加容易。第六，在工程建设结束之后，矩阵式管理合同，可以避免项目组人员因去向问题而影响工作。当然，在地铁合同管理中，矩阵式的应用也面临一定挑战，主要体现在管理期间不同部门职责的界定上，如果各部门之间可以清晰的界定管理职责，则可以使部门之间冲突事件发生概率降低，从而降低各部门工作对项目管理效率的不良影响。在项目管理过程中，矩阵式管理属于综合管理模式，利用此种模式对工程合同进行管理对工程项目管理有积极影响。

三、在地铁合同管理中现代项目管理理论的应用

(一)合同范围与目标确定

第一，工程管理部门就工程工期和技术提出项目策划和需求，从工程工期、管理以及协调等层面上制定合同标段策划，并对合同范围进行确定。第二，从合同管理层面出发，合同管理部门不仅需要将标段划分的市场响应度进行考虑，还需要考虑其经济合理性，并与初步标段策划内容相结合，审核并确定合同具体范围以及标段策划内容。使合同标段划分的更加合理，工作范围确定的更加合理。第三，从成本管理层面出发，预算成本管理部门应为标段规划和工作范围提供可靠意见，同时以项目整体概算为依据，对标段概算进行分解确定。

(二)合同关键原则确定

第一，工程管理部门应对合同技术内容进行编写，并对技术内容与其他内容之间的协调性进行审查，同时参与制定并修订合同范本，并参与确定合同原则。第二，对于合同范本，合同管理部门应做好组织和编写工作，并管理好范本内容，对合同关键原则进行组织和审定，同时对合同商务条款进行编写，确保合同结构整体的完整，同时保证各项条款之间合理、协调。另外合同管理部门应组织资格预审工作，并对审定资格评标和预审办法进行编写。第三，合同预算成本的编写由预算成本管理部门负责，对财务及其他条款进行严格审查，保证其协调性。同时参与资格预审、制定并修订合同范本、确定合同原则等工作。

(三)合同谈判

第一，工程管理部门参与谈判，同时就工期、技术等方面的管理问题进行把关，对合同中相关内容进行再次审核。第二，合同管理部门负责组织并主持谈判，同时就商务相关问题进行把控，管理合同范本，针对合同进行最终审定与汇总。第三，预算成本管理部门参与谈判，并就预结算以及支付问题进行把关，对预算相关内容进行再次审定。

(四)合同实施

第一，以合同内容和相关管理制度为依据，工程管理部门应控制和管理工程进度和质量，并初步审核承包方的付款申请。第二，合同管理部门负责召开合同变更审核会议，并参与合同款的审核中，并以变更内容和支付款项就项目总体进行总结。第三，以合同与管理制度为依据，预算成本管理部门审核完成计量支付申请的工程价格，并处理扣款事宜，对合同变更金额进行审定。

(五)合同收尾

第一，工程项目管理部门就合同管理工作进行报告编写，并总结合同管理经验，参与相关培训，参与结算。第二，合同管理部门需要就合同管理工作进行报告编写，形成经验库，将典型案例编写并收纳其中，组织相关培训，参与结算。第三，预算成本管理部门需要就合同管理工作进行报告编写，对经验库进行完善，参与相关培训，组织结算。

四、结语

在地铁工程中，合理管理非常重要，项目管理理论的应用为合同管理提供了支持，在组织环境和目标的差异中实现有效管理，使地铁工程管理水平得到显著提升，同时促进了我国项目管理的进步。

参考文献：

[1]李洪侠.现代项目管理理论在工程管理中的应用研究[J].科技与企业,2015(23).

[2]张双德.现代项目管理理论在工程管理中的运用[J].科研,2016(4).

[3]何鑫林.现代项目管理理论在工程管理中的运用[J].商品与质量,2015(33).

[4]邢文峰,黄东升.现代项目管理理论在建筑工程管理中的应用[J].工程技术:全文版,2016(12).

[5]陈宾业.试论工程管理中现代项目管理理论的运用[J].企业技术开发月刊,2016(6).

[6]秦宇.试论工程管理中现代项目管理理论的运用[J].工程技术:文摘版,2016(11).

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合同管理已成为高校管理一项重要的工作，做好高校设备合同管理，对高校规范管理、风险防控和腐败防治具有特别重要的意义。文章从高校设备合同管理的内涵、高校合同管理现状及存在问题等方面进行阐述，提出了做好高校合同管理工作的四项措施，使高校设备采购合同管理工作真正发挥实效。

关键词：

高校；合同管理；科学研究

随着我国高等教育的不断发展，各高校对于教学、科研软硬件设施的投入逐渐加大，就淮阴师范学院而言，每年的招标采购项目就有数千万，采购项目涵盖教学科研仪器、家具、软件、图书、装修、后勤米面油粮等各个方面。从招标项目的申报到论证，从制定计划到招标、评标、定标，从采购合同的拟定、签订、执行到仪器设备的安装、调试、验收，再到建立资产帐目，这是一项系统的、复杂的工程，高校设备合同占高校合同管理中很大一部分比例，必须要规范管理，从严要求。

一、高校设备合同管理的涵义

高校合同是指高校作为法律关系主体在开展教科研、服务社会过程中，与作为其他平等法律关系主体的自然人、法人或者其他组织签订的具有法律权利义务内容的协议。[1]高校合同与一般企业之间签订的合同有所不同，高校的合同通常是围绕高校的人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新的四大职能而进行的设备采购、维修维护、基本建设、合作研究、合作经营、合作开发、服务等活动，与其他市场主体产生的一系列权利和义务关系。高校合同具有涉及部门多、种类多、金额小等特点，在管理上有其复杂性和独特性。高校设备(采购)合同管理是指高校作为一个法律关系主体对设备采购合同进行依法签订、履行、变更、解除、转让、终止、审查、监督以及控制等一系列行为的统称。通过审查、监督、控制等管理手段对合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等内容进行监督和管理。合同管理是一个系统的、动态的、全过程的流程。对高校采购合同管理进行规范化管理，有利于保持采购各个环节相互衔接，避免风险，有利于保证采购任务顺利完成，以便优化和满足高校的资源配置。

二、高校设备合同管理现状及存在问题

(一)高校合同管理的相关制度缺乏

就淮阴师范学院而言，学校仅在2004年出台过一则《大宗经济项目合同审核管理暂行办法》，规定了涉及的经济数额达5万元及其以上的大宗竞技项目的审核范围、审核机构及工作职能、审核的主要内容等。缺乏针对合同的管理部门、合同的起草、审核、签订以及合同的履行情况、跟踪检查管理等各个工作流程均作出明确规定的规章制度。

(二)管理人员对高校采购合同管理的重要性认识不够，风险意识不高

在高校采购合同管理的过程中，管理人员的法律知识和风险防控意识对后期合同管理的质量和效率产生了直接的影响。部分管理人员缺乏对高校采购合同管理重要性的认识、风险防控意识较弱、需要加强法律知识培训和储备。《中华人民共和国合同法》明文规定，签订合同的主体必须是拥有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享受民事权利和承担民事义务的自然人、法人和其它组织。[2]然而在高校往往出现不规范操作等现象，究其原因，主要是因为部分高校管理者相关法律知识签约，在签订合同时，使用学校公章而非同专用章。此外，未经学校法人授权的，学校下属的部门、学院或者非法人单位等擅自使用部门公章签订的。以上签订合同的主体往往不具备独立的民事主体资格，所以合同的权利和义务等最终应由高校这一合同主体来负责。以上种种迹象表明，学校管理人员对合同管理的重要性认识高度还不够，思路未理清，更缺乏对合同签订后的风险防控意识。

(三)高校合同没有专门的部门管理，签订部门较多，责任分散

高校下设部门较多，有教学单位、科研单位、管理部门、后勤保障部门等，这些机构就像一台机器的各个零部件一样，保证着学校这个大型机器的正常运作。平时这台“大机器”的各个“零部件”都是相对独立并对外开展各项工作。由于大部分高校无专门管理合同的机构或部门，因此各单位部门在对外交往需要签订合同时便各行其是，各部门都可以学校的名义签订对外合同。这样就导致，基建处负责基建项目的合同的签订、资产经营公司负责房屋租赁的签订，后勤管理处负责后勤维修维护合同的签订、设备管理处负责设备采购合同的签订等等。合同签订的部门多，责任分散，存在着影响合同中学校权益的实现和潜在的法律纠纷等各种风险因素。但是，在合同执行过程中又会出现种种问题，这时如果各部门相互推脱，避而远之。那么后果和责任只能由学校来承担。部分高校虽然设立了专门的合同管理机构，但在实际操作过程中只负责合同签订的备案、盖章，并不能真正对合同的签订和执行过程进行监督。此外，学校领导或相关部门也不能够随时全面了解学校签订合同的整体概况，再加上各部门和单位签订的合同等文本资料放在学校不同的部门，若管理不妥很容易造成合同的丢失，不能按规定存档，从而导致，学校进行资产清查、财务审计或相关检查时不能及时方便地查找资料。

(四)工作人员专业性不够强

高校各部门的行政管理人员素质参差不齐，绝大多数管理人员法律专业素养有所欠缺，所以在面对合同管理这项工作时往往是显得专业程度不够。受传统思维的影响，在实际操作过程中，大部分管理人员犹豫没有法律背景，常常忽视了法律的思维和方式或者根本就不具有法律意识，比较倾向于采用行政命令的方式来处理高校采购合同管理执行过程中出现的种种问题。在高校采购合同管理中尤其如此，这部分管理人员意识不到签订高校合同对于保障学校合法权益的重要意义。[3]如果合同管理者自身就不具备法律专业背景，没有法律知识，不了解合同的基本条款，那么，高校采购合同管理就已告朔饩羊，形同虚设了。

三、高校设备合同管理对策措施

(一)提高对合同管理重要性的认识

高校要不断加强对合同管理重要性和必要性的认识，通过加强合同管理进一步规范学校的各项对外经济行为，推进依法治校，有效降低风险，提升内部管理水平，对避免腐败和暗箱操作，促进廉政建设的发展也有着十分重要的意义。各高校应定期对教职工展开普法宣传，对合同管理人员定期进行相关法律、规章制度以及合同签订管理方法、技巧的学习培训，增强合同管理人员的法制观念、责任意识与风险防控的相关知识。同时，合同管理人员在工作中也应该积极思考，探索合同管理的新路径和新方法。

(二)建立健全制度，明确各个机构的职责。

为推进合同管理工作的进一步制度化、规范化、标准化，各高校应根据《中华人民共和国合同法》和学校的实际情况，出台合同管理的相关规章制度：例如合同的审核制度、合同执行的动态监控制度、合同档案管理制度等等，规范和约束合同的拟定、审核、签订、履行、管理等一系列行为。合同管理制度能够使管理人员对合同管理有一个全面、清晰的认识，防止合同管理工作被边缘化、简单化和表面化[4]。通过一系列相关制度的制定，明确了涉及合同管理相关部门的具体职责，使合同管理人员的各个工作环节和工作流程有章可循，有据可依，从而保障合同的履行，有效维护学校的合法权益。

(三)建立合同管理系统，加强合同的动态跟踪

高校购置的仪器设备在逐年增多，采购任务逐渐增加，合同管理人员的工作量也在大幅增加，合同管理部门需要提供更高效的工作和服务，来保障学校的教学科研工作正常进行。合同管理是一项需要多部门协调配合的工作，建立一个统一的合同管理系统平台，能够对合同的签订、执行进度、验收、付款、归档等一系列信息进行统一查询，增加合同管理信息的共享，加强对合同的动态跟踪管理，这不仅可以为以后的合同谈判、决策等提供信息和数据支持，还有利于及时发现采购过程中存在的问题，降低采购成本。

(四)专业人员参与，促进合同管理的规范化

高校采购合同管理除了管理人员要加强法律专业知识的学习以外，还需要具有法律专业背景的工作人员、法律顾问等来全程参与，支持和追踪管理合同的起草、修改、审核等各个环节。高校合同的文本形式，可以请专业法律从业人员按相关法律法规，按建筑、装修、仪器设备、软件开发等不同类型分别拟定合同范本(国家规定采用标准合同文本的除外)，与对方单位商定需增加的内容可根据具体情况灵活添加到范本的补充条款中，并需通过法律顾问审核通过方可签订，这就从根本上降低了签订合同的风险性，有效的保护了学校的利益。

四、结论

高校设备合同管理是一项复杂、系统的工程，涉及到高校发展和师生的切身利益。做好高校采购合同管理，要从学校层面高度重视设备采购工作，健全各项规章制度，强化责任意识，加强专业人员培训，提升专业人员素养，规范设备采购合同各个环节和流程，同时，建立合同管理信息系统，做好合同的动态跟踪。

作者：刘洋 单位：淮阴师范学院

参考文献：

[1]冯俊波.高校合同管理若干问题的思考[J].2014(4).

[2]史为业.高校合同管理的路径探析[J].会计之友,2010(10):84-86.