教职工个人档案范文

导语：如何才能写好一篇教职工个人档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1、高校民生档案利用需求

（1）高校学生的档案利用需求

在校学生：学生信息核查需查阅学生入学录取新生名册；学生代表学校参加一些比赛、竞赛、以及参加更高一级升学考试（如：专升本、考研等），亦需到之前就读高校档案部门，复印其录取新生名册、学习成绩等学籍档案材料。

毕业生：学生毕业后，毕业证、学位证、个人档案丢失后要补办，需回母校查阅在校期间的学籍档案材料；部分企业改制过程中，部分职工人事档案中报到证丢失，无法办理养老保险；毕业生出国留学或落户，需查阅在校期间学籍档案材料；部分老校友毕与查阅同学家庭住址，或参加毕业周年纪念活动，查阅毕业生合影等；部分毕业生，其户籍、身份证件及人事档案中部分身份信息不一致，影响就业、社会福利等，希望能从档案机构查到其有利档案信息。

（2）教职工的档案利用需求

在职教职工：主要利用的是职称聘任文件、各类奖励、教科研成果、课程建设、主编参编教材、著作、财务档案等。

离退休教职工：查阅养老、补贴、医疗等党和政府制定的有关离退休工作政策性文件；养老金发放情况、各类补贴等财务类档案。

（3）其他与学校有关联的用户需求

近年来，我国各级政府出台很多惠民政策。如，对历史形成的“五七工”、“家属工”、企事业单位聘任的临时工、五六十年代精简下放人员等，未参加养老保险的人员办理参保服务，发放临时性补贴等。但认定这些人员身份时必须找到证据材料。近年来，来陕西工院档案部门查阅复印工资凭证、文书档案等材料，办理养老、补贴的“五七工”、“家属工”及临时工共计54人，精简下放人员近20人。

由于信息技术在我国起步较晚，2001年之前毕业生学历信息并未录入国家学历信息网，一些企业、各级学历认证中心来电、来函档案部门核实学生学历信息。

2、做好高校民生档案工作的几点经验

（1）高校档案工作者要树立正确的档案工作理念

档案工作者要转变“重保管、轻利用”的理念。档案机构是高校的辅助部门，而档案利用服务和利用效果的滞后性，致使高校档案工作一直在高校受重视的程度不及教学、管理等工作，投入也有限，档案工作开展主要靠档案部门领导重视和档案工作人员自觉。由于档案工作的“不被重视“，档案工作者在开展工作时态度较为消极，哪些有价值的档案没有归，归档材料会不会有人利用、利用率高低，部分档案工作者并关注。案工作的最终目的是提供利用，没有利用的档案工作是没有任何意义的。只有转变观念，从从档案工作的目的为出发点，更好的服务社会、高校和个人，才能使公众认可高校档案工作、支持档案工作。

档案工作者要转变“重工作、轻个人”的理念。高校档案不但为高校教学、管理、科研等工作提供服务，也是学生、教职工等维护自身合法权益的重要原始凭证。近年来高校民生档案利用率非常高，这就需要档案工作者在为学校提供服务的同时，针对学生、教职工等服务对象的需求主动热情提供服务，以满足利用者对民生档案的需求。

（2）不断丰富档案资源，优化民生档案结构

没有丰富的档案资源，就如“无米之炊”，无法满足利用者的需求。

加强对兼职档案人员培训与指导。利用每年的档案工作会议、兼职档案员会议，以及归档时间，普及《档案法》、《高等学校档案管理办法》等档案法律法规，同时对业务工作中的具体问题进行指导。

制定详细的部门归档范围。根据各部门职责制定详细的归档范围，兼职档案员才能有据可依，做好预立卷工作――在平时工作中随时将本部门处理完毕的、归档范围内的文件材料分类、整理、保管，确保民生档案收集齐全、完整。

征集由于历史问题遗留在各部门或个人手中有价值的民生档案材料。以陕西工业职业技术学院为例：档案工作人员通过与各部门沟通和联系，征集了历年毕业学生未带走的个人档案、学历证书、职大学部分学籍档案等。

（3）以需求为导向，创新高校民生档案服务工作

对利用率较高的民生档案目录摘录出来，制作各类档案专题目录。以陕西工业职业技术学院为例：编制了《历年录取新生名册汇编》、《历年学籍卡、成绩单汇编》、《历年毕业生验印名名册汇编》；职称文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面档案汇编成册；将离退休教职切身利益相关的政策性文件进行整理汇编。

大力宣传馆藏民生档案内容和利用方式。酒香也怕巷子深。通过各种渠道对馆藏民生档案内容、利用方式进行宣传和介绍。如，在新生入学教育时，让新生参观高校档案库房，并对其讲解馆藏内容和查阅方式，在毕业生就业指导课程中增加个人档案、毕业证丢失补办手续等；通过学校门户网、档案网、展览、广播等方式，公开档案查询目录或全文等。

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一、评价内容：

1、忠诚党和人民的教育事业，依法执教。自觉遵守有关法律法规，宣传先进文化，不发表不传播有害学生身心健康和违背国家法律法规的言论。

2、爱岗敬业，把教育作为神圣的事业。甘为人梯，乐于奉献，“静下心来教书，潜下心来育人”。工作期间不做与教育工作无关之事。

3、热爱学生，尊重学生人格。平等、公正对待每位学生，对学生教育做到严而有格、严而有度、严而有恒、严而有方。

4、严谨治学，钻研业务。以优质教育为已任，主动学习，主动发展，求真务实，勇于创新，全面提高教育教学质量。

5、廉洁从教。不乱收费、乱办班，不擅自向学生推销教辅资料及其它商品，不向家长索取钱物，自觉维护教师形象。

6、尊重家长。认真听取和采纳家长的合理意见和建议，妥善处理学校教师和学生家长之间各种关系。

7、自尊自爱，严于律己。做到言不失师风，仪不失师表，行不失师态，树立良好的教师形象。

8、教师间团结合作，互相尊重，与人为善，积极营造和谐氛围。

9、心系学校，顾全大局，发扬主人翁精神，为学校可持续发展做出应有的贡献。

二、组织领导与评价方法：

1、考评组由校领导、各部门负责人组成，校长任组长。

2、学年末每位教职工根据自己的岗位职责认真总结一年来在各方面取得的成绩和进步，找出差距和今后努力的方向。

3、设立师德师风举报箱，进行家长、学生评议活动。

4、考评组考核做到公开、公平、公正，对每位教职工客观地给出评语。经认真考核后，按优秀、合格、不合给出每位教职工的师德师风考核等次，归入个人档案。

三、教职工师德师风评价成绩的作用

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关键词：人事制度 改革背景 档案管理

一、人事制度改革背景下高校人事档案管理面临新问题

1.“人档”分离现象比较严重。21世纪是人才竞争是激烈的年代，高校的人才也出现较大的变动。以往的人与档案相互对应的规定已经被打破，许多高校出现了“人档分离”的现象。一方面，是高校在引进人才的时候，急于求成，为争取高素质人才制定一些“不调入个人档案”的特殊政策，造成了在高校出现“有人无档案”的现象。另一方面，激烈的人才竞争也导致了高校人才流出现象比较严重，出现一些教师离职了，但是档案仍然挂在学校，出现“有档案无人”的问题。这些现象长期下去会影响高校人事档案的正常管理。

2.档案资料不完整。在现在高校人事档案管理中，还存在一个重要问题，就是教师的档案资料不完整。高校在引进人才的时候，忽视了档案的检查，直接接收后归档，出现一些人才档案材料漏缺，例如职称资料等。也有部分教师后面进修了硕士、博士等学历，毕业后未将最高学历或学位的档案交到人事部进行合档。档案资料的不完整，将对高校档案管理带来较大的困扰，也给教师带来新的问题。

3.高校人事档案管理不规范。人事档案的管理，具有严格的规定，尤其是在档案调入或者调出等环节，需要严格把控。但是存在部分档案管理人员缺乏经验，不够重视档案管理的规范性。例如调档函不规范、随意接受各种快递档案等。在调出档案方面，未按照机要方式或者邮政方式进行寄出。制度不完善以及移送不到位等，都容易引起材料的收集不完整。

4.档案信息化管理程度较低。随着科学技术的发展，现在各行各业都开始实行信息化办公。高校在信息化社会，借用信息技术手段进行教学管理，但是在人事管理方面暂未实现。例如很多教师查询自身档案的时候，需要亲自跑到人事档案管理部门进行查阅，效率非常慢。新教师在调档期间，需要时刻打电话跟踪档案的进程。

二、人事制度改革背景下高校人事档案管理的思考

1.进一步完善高校人事档案管理制度。要规范高校的档案管理，提升工作效率，作为高校首先要完善人事档案管理制度。进一步规范档案调入与调出的流程，做好档案查询的登记工作。完善档案室办事的日常规定，改进档案室工作人员值班制度。

2.整理人事档案，完善收集分类。作为高校人事处，要重视人事档案管理工作，首先要改进工作方法，完善收集分类。人事档案资料，是记录员工的学习与工作经历的重要证明，学校要本着以人为本理念，对员工的人事进行负责任，认真审查员工的档案资料，对于漏缺的资料要督促员工及时完善。对高校人事档案，实行动态化管理，教师在工作期间的职称、学历、学位等发生变化，档案也有进行相应的收集归档。例如某教师评上了高级经济师职称，档案室工作人员应该主动联系教师，提醒其将相应资料归档。

3.转变工作理念，增强服务意识。在过去的理念中，高校人事部在教师心中是一个“管理部门”，人事部的工作人员就是大家的“领导”，作为档案管理部门工作人员，在处理事情的时候，仍然按照传统理念，整天摆着“冷酷”表情面对员工。这种工作理念已经不能适应人事制度的改革。作为人事档案部门要转变理念，实现从“管理者”到“服务者”的转变。在平时的工作中，要增强自身的服务意识，对于教师关于档案咨询问题，要耐心解答。同时在学校网上开通人事档案管理意见咨询，欢迎教职员工积极提意见。人事档案部门，始终要坚持全心全意为教职工服务，以强烈的责任感与职业道德强化自身的工作。

4.明确分工，强化岗位意识。在人事制度改革的推行下，高校人事部门要强化岗位意识，做好工作分工，提升工作效率。例如，在档案管理方面，尽量避免同一个人负责所有档案。可以将本校的档案工作分成四块：首先，是档案的调出、调入工作，工作人员要开好调档函，对于新进的档案做好登记的工作。其次，档案的整理、合档工作，对于高校教职工的档案出现新材料，要做好归档和登记。最后，档案的咨询与查询工作等。

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2018年，全县教育系统把学生诚信教育、教师师德师风和诚信机关建设作为诚信教育的重点，不断规范办学行为，优化教育发展环境，全县广大教职工和中小学生的诚信意识明显增强、道德素质明显提升。现将有关情况总结如下：

一、加强组织领导

 教育系统肩负着全县3万多名师生的教育任务，教育的成败，教师的示范，师生的诚信将直接影响全县社会信用体系建设，为此，我局高度重视教育系统信用体系建设，成立了以局长为组长，分管局长任副组长，局机关股室负责人和中小学、幼儿园校（园）长为组长的的教育系统诚信建设领导小组，明确工作任务，靠实工作责任，全力加强全系统诚信建设工作。

二、积极宣传引导

我局根据教育点多面广的特点，因地制宜，积极开展诚信教育的宜传工作。一是从机关做起，结合“干部作风改进年”以及创先争优活动，以建设规范、高效服务的“诚信机关”为目标，进一步改进和完善机关工作作风，减少办事环节，实行首问负责制、服务承诺制和限时办结制，提高现场办结率；以方便师生群众、服务社会为原则，采取设立政务公开栏等灵活多样的形式，真实完整地公布政务公开的内容，进一步提高办事和决策的透明度。二是通过召开校长会、教职工会，积极向教职工传达社会信用体系建设的相关文件和会议精神，各学校利用校会、班会、板报等形式向学生开展宣传工作，并将社会信用体系建设与养成教育、法制教育和心理健康教育有机的结合，做到了诚信教育进校园、进课堂。

三、加强诚信教育

一是加强学校管理。各学校以“服务学生、服务教师、服务家长”为宗旨，坚持科学的办学理念，保证了教育公平；坚持民主治校，关心师生生活，诚恳听取师生员工及社会各界对学校工作的意见和建议；规范招生考试，认真贯彻落实义务教育阶段学生阳光招生政策和均衡编班政策，新生入学，坚持做到招生政策、招生计划、划片范围、报名条件、招生程序、录取结果、教师配备、编班情况“八公开”，接受社会的监督；规范收费行为，坚决治理教育乱收费、乱办班补课、乱征订教辅资料等热点问题；

学校评先选优、职称评聘、绩效考核、工资发放、校务公开等工作中坚持民主、公平、公正、公开。二是加强师德教育。坚持以“四有”好老师为目标，选聘师德师风监督员6名，对学校规范办学行为、教职工职业道德进行监督，并通过电话、邮箱、微信、网站留言等方式拓宽监督管理渠道。同时，严格落实师德年度考核制度，为在校每一位教师建立了师德个人档案，把日常监督考核结果记入教师个人师德档案，作为教师个人评优评优、晋级等依据，形成了学校、教师、家长、学生、社会“五位一体”的师德师风日常监管体系。积极开展师德师风主题教育，组织全县教育系统全员教师积极学习教育法律法规、师德标准。今年教师节期间，县上对15名师德标兵进行了表彰奖励。三是加强学生教育。坚持以社会主义核心价值观为引领，通过班会、晨会、国旗下演讲等途径，组织学生开展以《中小学生日常行为规范》为标准的承诺活动，要求学生做到：诚实守信，言行一致，知错就改，有责任心，孝敬父母，尊敬师长，礼貌待人；勤俭朴素，不吃零食，不乱花钱，不穿奇装异服，不进网吧等。积极开展了征文、演讲、诵读、表演、书画大赛等形式多样的诚信教育活动。部分学校在期中期末考试时，采取无人监考、流动监考等不同方式，对学生诚信应考进行了实践检验，以考风考纪的好坏来检验诚信教育的成效。

“人无信不可，民无信不立，国无信不威”。虽然我们在社会信用体系建设方面取得了一定成绩，但在教育环境改善、师德师风建设、学生综合素质评价等方面还存在一定问题，今后，我们将按照省、市、县要求，同心协力，扎实工作，进一步加快全系统社会信用体系建设，为全县经济社会持续健康发展提供坚强保障。

 

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【关键词】普通高校；学生档案；管理

在市场经济及人才市场的影响下，高校毕业生由最初的统一分配转变为“双向选择”，学生在毕业之时自主进行选择，或升学或创业或就业。选择多样化增加了档案管理的难度。另一方面，大多数学生无档案意识，在离校前不关心自己的档案去向，投递信息变化后不能及时告知档案管理人员造成档案无法寄出。普通高等学校学生档案如何高效、有序管理是现在高校面临的普遍问题。

一、高校学生档案管理存在的问题

（一）归档内容不全。学生管理工作中，教职工普遍没有档案管理知识，学生档案中多数只装入学生基本的档案内容。学生档案记载了一个人成长发展的过程，它包括了在校期间的生活学习情况，如高考记录、学员鉴定、成绩总表、毕业生登记表、入团入党材料等等，但是学生在校期间获得的奖励、惩处等材料大多没有装入学生档案。学生个人在简历中填写的奖惩情况缺少支撑材料，其他关于学生创新能力、实践能力、技术能力等材料也没有装入其中。

（二）管理手段落后。高校在校学生档案的管理，多为各院、系、部自行管理，班主任或辅导员为直接管理者，每个学生的档案为手工操作管理，在增加内容或信息变动时不能及时反映。管理手段落后，缺乏专业性、技术性。现有的档案管理方式与现代化的高等教育快速发展相比已越来越不适应。

（三）毕业生档案滞留现象严重。学生在校期间没有受到关于档案知识的教育，对档案的内容、功能、管理、寄存等认识模糊，学校在学生毕业时也不告知档案去向。就业时到需要档案的单位才去了解自己的档案在何处、该如何提取等问题。剩余的就成了“弃档族”，造成了人、档脱离的现象，档案滞留现象严重。

（四）档案意识不强。1.教职工档案意识不强。大多从事学生管理工作的教职工没有档案管理方面的专业学习，学校统一通知要给学生装档案的材料就统一给每一位学生装入档案袋中。属于“批量生产、批量管理”，没有注意个别学生其他需装入档案袋的材料，造成学生档案不完整、不齐全。2.学生档案意识不强。由于现在就业方式的改变，很多用人单位只和学生签订劳动合同，注重的是毕业证、学位证等，而户口和档案要挂靠到人才交流服务中心；一些毕业生没有固定在一个单位工作，流动性大，毕业后没有完整的工作记录，档案长期放置学校或人才交流服务中心而无法建档。有的学生毕业前的实习单位和正式毕业后的单位有变动，不及时告知学校，造成档案投递无法寄出，或原单位收了档案没有转递到新单位，造成档案丢失。

二、普通高校学生档案管理问题的成因分析

（一）学生档案管理岗位职责不清。档案管理人员时常变动，人员变动过程交接不清楚，岗位职责落实不到位。辅导员或班主任档案管理知识欠缺，致使管理档案存在漏洞较多。学生流动性强，信息更新、处理不及时。

（二）学生就业方式多样化。毕业生择业方式多样化，档案的投递需要机要局进行转递，但是机要局规定接收机要件的单位必须是县团级以上的党政机关和企事业单位的教育、人事部门，这就对档案投递产生了不小的限制。

（三）档案管理不受重视。档案管理规定要确保库房有防火、防潮、防盗、防光、防尘、防鼠、防高温等措施，库房要安全、坚固。保持库房的清洁，温度控制在14摄氏度到24摄氏度，相对湿度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，学生档案堆放的库房通常较潮湿、清洁工作不到位、无防火防潮等设备。无专门的学生档案管理经费，使档案工作处于无发展状态，与日趋高速发展的教学管理不相适应。

（四）学生个人不重视。根据《高等学校学生档案管理办法》（试行）中的第七章第二十九条第四小条规定：学生个人不能查阅自己的档案材料。学生从建档之初就从来没有看见过自己的“神秘”档案，不能引起学生足够的重视。还有的学生认为自己毕业后所从事的工作或单位不需要档案，自己的档案记录“不漂亮”，更不愿意把档案转走，使其成为“无头档案”。

三、学生档案管理探究

（一）将学生档案管理知识纳入学生入学教育中。在学生进入高校时，组织学生学习个人档案中涉及的档案内容和分类；档案的管理范围、档案的利用制度、学生档案的转递等相关学生档案管理制度、章程。一是让学生知道档案的重要性，引起足够重视，二是让学生知道在校期间哪些材料需要装入档案中，提前做好准备，主动将材料交到学生档案管理老师处，信息变动时及时进行报告，毕业时将档案转到单位或人才服务交流中心，保证档案的安全、不丢失。

（二）明确档案管理人员的工作职责。学生档案管理实行统一管理，由至少2名专人负责，在其中1人变动时保证档案工作的连续性。每年进行一次登记和统计，并认真核实，发现问题及时解决。

（三）保障档案管理建设经费。档案管理要求严格的库房管理条件，要保证档案库房达到要求，就必须保障经费。除档案工作所需硬件设备外，档案库房还必须配备加湿机、除湿机、空调、灭火器等设施设备，有条件的学校还应该配备密集架进行档案存放。

（四）学生信息数字化。在学生毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生历年成绩输入计算机，在纸质档案投递出去以后保证学校留存学生的个人信息，若学生档案因各种原因丢失学校可以提供补办档案业务。 （下转第133页）（上接第148页）

（五）遗留档案的处理及时处理。大多数学生在毕业之后能顺利地将档案转递到学生工作的单位或人才服务中心，除此之外还有退学、因故死亡、休学等其他学生在尚未毕业就终止学业的，其档案应分类管理，不能直接投送到人才服务中心。

【参考文献】

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1.对员工管理实现了分工合作

高校与员工通过签订相应的合同实现了学校与员工之间的合同关系。高校和其员工也必须依照合同履行相应的责任和义务。人事制度使高校对员工的管理实现了社会化，那么高校员工的人事档案也就相应地归人事机构管理。一般情况下，高校人事档案的机构是人才服务中心。在合同期内，学校可以依据相关内容对员工档案进行相应的管理，一旦合同关系解除，员工的个人档案就会转到人才中心。这样的人事档案管理机制能够减轻高校在人事管理上的压力，实现自主用人。

2.部门和高校共同协作

高校人事档案管理主要包括教职工档案和进行人事的人员档案。教职工档案是学校聘用教职工的传统基本信息，由学校档案室或相关的人事部门进行管理。而实行人事的人员档案则是与学校签订相应合同以后的员工的一系列档案信息，由相应的人事机构代为管理。与此同时，人事机构应该对人员的人事档案进行良好的保管、传递，为高校人事部门提供方便快捷的相关服务。高校人事部门也应及时将聘用人员的档案资料进行收集、整理，及时转交给人事机构，以方便其进行统一管理。

二、高校人事档案管理中存在的问题

1.档案管理不规范

一些机构在对相关的人事档案进行管理时，往往只是简单地进行一些档案接收和档案存放等流程性工作，而对档案的审查、归类、装订、录入等方面的工作则十分欠缺。这就导致所的人事档案存放比较散乱，不能通过一些现代化的手段进行有效的查找，甚至存在导致档案丢失等现象的隐患。一些高校档案管理部门对员工的人事档案管理也不是很重视，没有严格按照流程对员工档案进行审核、归档等。

2.人事档案的日常利用不方便

由于档案管理规定比较严格，使得高校或个人在查阅或应用相关档案时需要经过一系列的流程，这就给人事档案的利用带来了诸多不便。高校各部门由于各种需要而对其代管人员的档案信息进行查阅时，往往需要由高校人事管理部门的相关人员到机构进行借阅，高校员工需要使用相关档案信息时，必须要通过用人单位开具相关证明之后自己才能前去查阅。

3.人事档案完整性缺失

人事档案需要进行不断的补充和完善，才能更好地体现出相关人员的信息和人事档案的价值。然而一些机构的管理工作在这方面则显得比较被动，往往不能及时对被人员的相关信息进行收集和补充。在档案内容上，由于一些管理人员的管理素质和管理水平有限，导致被人员的档案内容往往存在呆板、单一的情况，使一些能够反映出被人员能力的档案不能全面地呈现出来。此外，一些高校员工的进修、学历学位变化、职位调动等情况在人事档案中存在缺失的情况。

4.人事档案存在重新建档和遗弃档案的现象

重新建档本来是针对那些人事档案丢失或者查找不出相关信息的情况而采取的一种人事档案补救的办法。但随着聘用制的实施，高校为了防止人员流失情况的发生而采取扣留人事档案的措施，有些高校为了引进人才就对那些被扣留人事档案的应聘者采取重新建档的办法。虽然重新建档能够吸引一些人才，但也直接导致了“一人多档”、“有档无人”等情况的产生，违背了人事档案管理原则。而有些高校的员工为了职业发展，寻找更适合自己的岗位，往往会主动放弃自己的档案。高校不但不能将这些档案处理掉，还得花费很多的时间和人力、财力对这些档案进行相应的清理和管理，这就给高校造成一定的经济损失。

三、完善高校人事档案管理制度的对策

1.提高对人事档案管理工作的重视程度

良好的档案管理意识有助于推动高校人事档案管理的发展。因此，人事机构人员和高校人事管理部门人员都应该树立正确的档案管理意识，充分认识到人事档案管理工作在高校人事档案管理中的重要性。人事机构人员应转变观念，重视被人档案的收集、整理、分类等工作，并及时对这些档案信息进行电子录入，以方便查阅利用。同时，高校人事管理部门人员应重视人事档案，并及时将相关员工的人事档案材料送交人事机构补充留存。

2.提高相关人员的业务素质

一些人事机构和高校人事档案管理人员由于自身素质不高，不能够完全掌握人事档案管理的相关业务环节和技能，从而导致不能高效合理地管理人事档案。因此，应加强对人事机构和高校人事管理部门相关人员的培训与考核，使他们能够充分掌握人事工作的相关流程和操作技能。此外，高校或人事机构在对人事档案管理人员的聘用上也应加强对人员综合素质的考察，聘用合格的高素质人才从事人事档案管理工作。

3.推进人事档案标准化管理

标准化操作就是指在人事档案管理的过程中实现各个步骤的标准化操作，使人事档案管理更加规范化。人事机构在对被人员档案进行收集、审核、整理、装订、录入等流程时，应严格按照标准化操作模式进行，使每份人事档案的整理都达到规范化、标准化。同时，高校在对员工人事档案材料进行收集、整理时也要进行相应的核实和规范化整理，保证人事档案真实可用。

4.建立健全人事档案管理制度

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【关键词】学校；档案工作；知识管理

学校档案是学校直接记录和反映学校活动、保存备查各种学校文件材料的总称。它是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料和学校管理工作不可缺少的重要环节，也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标尺之一。只有建立健全高效、快捷的学校档案管理体系，才能更好地为教育科研和学校各项工作提供优质服务。下面就如何加强学校档案管理工作，谈谈个人的认识。

一、档案管理的组织保障和制度建设

档案管理工作是提高学校工作效率和进行教育教学工作的重要基础和必要条件，抓好学校档案工作，首先要提升档案管理水平。

1.档案管理的组织保障

建立健全管理机构，加强对档案工作的领导。学校要成立以校领导为组长、各处室负责人参与的档案工作领导小组，健全档案机构管理网络，建立综合档案室，配备专职档案员。学校党委、校长办公室、教务处、学生处、招生就业处、培训处、后勤处、工会、团委以及各系等都要设有兼职档案员，从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。学校要组织好《档案法》的学习与宣传活动。校领导要结合本校实际，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护学校档案工作的氛围。

2.档案工作的规范化管理

学校要建立完善的档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理。学校还应把档案工作纳入处室和各系工作目标管理责任制的检查考核中，各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐资料考评表的要求，认真研究落实本部门的档案工作任务，做到各部门、各科室，职责明确，建立规范化的制度，基本做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。同时结合年终考核与个人奖励挂钩作为年终评优选的依据，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。

二、档案资料的收集整理和规范保存

档案资料是学校正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好各类文件材料的收集整理是确保档案材料齐全完整的前提和基础。而档案资料的规范保存也直接反映了本单位的工作实绩。

1.档案资料的收集和整理工作

学校档案形成不同于一般的文书档案，它形成的时间具有特殊性，如学生的学籍表(卡)、学生登记表、各科成绩表等，是按学制年度形成的，在最后一个学年内才立卷归档；学校档案还具有很强的周期性，即每一届学生从入学到毕业为一个教‘学周期，档案材料是每届学生从入学到毕业这段时间延续的产生。这就要求档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷，把好收集整理关。档案的收集要不分巨细，悉数保存，原始的东西往往是最宝贵的东西，在大量的收集留存的基础上“去粗取精”。对于教师资料，学校要抽出专人搞好收集整理，帮助教师建立个人档案，并帮助他们整理保存，教职工个人资料每年要由教职工本人填写一份，这样将对教师产生凝聚和促进作用；图片资料，学校举行的各类活动，比如重要会议、学术交流、培训、观摩、接待来访、采访录相、师生奖惩等等，这些都要按年度登记保存；学术资料，也应整理好编印成册，全部归档保存；新闻资料，国内外各类报纸刊物及电台互联网上发表的图片和文字材料，平时要注意收集；荣誉档案，即获奖的资料，除登记外，还要将奖品的照片、证书原件（复印件）作为资料存档。

2.规范档案簿、册管理，健全登记检索系统

档案资料收集整理齐全后，接下来的重要工作就是把好质量关和利用关。要特别抓好《教职工登记簿》、《学生学籍表》、《学生成绩登记表》、《毕业生登记表》、《校产校具登记薄》等重要帐簿的管理。《教师登记簿》是很重要的登记簿，它是教师情况总的登记簿，它的检索要素为总顺序号。要按照时间顺序进行流水登记，并进行逐个编号。编号可由三个成份组成，即教师的编号、登记簿的顺序号和资料室总顺序号；《学生学籍表》、《毕业生登记表》是以班级为单位建立户头的登记簿，要按系别、班级逐个登记，这样，利用者可以很方便地找出其中的相关资料。

3.改善档案的保存条件

学校档案大多是纸质资料，保存档案是至关重要的工作，要注意调节档案室温度湿度，保持通风良好，并要做好药物防蠹等工作。除了改善保存条件之外，解决这个难题的途径要在材料和制作技术上进行改善。在高科技飞速发展的现代，媒介手段日趋电子化、信息化，档案资料不能只满足于有几本登记簿和图册，而应注意于将这些资料融汇到信息媒介的大海中去，打破时空界限，通过电脑上网流通。

三、档案工作者知识和能力的培养

面对不断发展的档案工作的需要，要不断加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。在加强档案管理员政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念；要选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。一方面要学习档案专业知识，另一方面要学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。使他们能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。

四、进一步加强档案工作的建议

1.加强档案馆建设，提高学校档案服务功能。进一步加强档案基础建设，扩大馆藏能力，切实改善档案保管条件。要把档案资源建设作为重点任务，进一步丰富和优化馆藏，加强基础业务建设，特别是要做好重点教学档案工作，为档案馆充分发挥服务功能、更好地为满足学校各方面需求提供基础性保障。

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关键词：高职院校；学生档案；管理

1对高职院校学生档案的正确认识

第一，学生档案是学院档案的组成部分，也是国家人事档案的重要组成部分。需要加强管理，完善档案管理制度，提高档案的研究和应用价值。第二，随着高职院校建校规模的扩大，招生人数增加，在教育体制改革的大背景下，学生应征入伍、出国留学、考公务员及就业渠道的多样化，档案的作用也越来越大。学校管理好学生档案，能为用人单位人力资源管理提供便捷。第三，档案管理也反映了高职院校的管理水平，对深化教学改革，提高教学质量和教学管理水平，以及对高职教育质量和学生素质的提升，都有着重要的意义。第四，高职院校学生档案是高职院校评估的一项重要内容。尤其是在高职院校评估和升本过程中，档案直接记载学校教学历史，反映学校教学工作全貌，记录学校人才培养的全过程，在人才培养水平评估工作中具有重要的作用。第五，高职院校学生档案中记载着学生在各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明等，主要用于毕业生的转正定级、工龄计算、社保福利、因公出国政审等。因此，建设、管理、使用好学生档案是高职院校应尽的义务。

2高职院校学生档案管理存在的问题

当前，很多高职院校往往把主要精力投入到教学管理以及招生就业上。在学生档案管理方面还存在管理不够严格、程序不够规范、制度不够完善等问题。

2.1档案管理意识不强。高职院校的人才培养方式与高校有着一定的区别，往往注重学生技能的培养和实践能力的提高，对学生的档案管理不重视甚至是忽略。很多学校对档案管理不重视，档案管理部门对档案材料的收集和整理不及时，通常是在学生毕业时才完善归档材料，出现问题存在互相推诿的现象。大多数毕业生对毕业离校后的个人档案流向、人事托管等事项缺乏了解，可能影响到毕业生的户籍去留，更直接影响他们上岗后的社会福利待遇、职称评定等问题。加上社会造假成风，很多学生为提升自己的就业竞争力，篡改成绩、私自填写评语、夸大事实。

2.2档案材料内容不齐全。学生档案归档材料应包含：学生登记表、学籍登记表、奖励处分材料、军训成绩、入党和入团相关材料、学年评语表、计划内学生高考成绩单、家庭情况调查表、体检表及相关材料。多数高职院校在学生档案材料的归档方面，对归档的范围没有明确的要求，已归档的材料达不到真实、完整、规范的要求，全面反映学生素质的客观材料不完善，多主观评价的内容，反映学生成长轨迹的客观材料不足，对学生所做的操行评语过于简单。特别是个人素质、组织能力、团队协作能力及诚信等方面的信息材料过于粗略甚至是缺失，而这些往往是用人单位在选用人才时最为关注的信息。

2.3档案管理部门档案管理的手段落后。高职院校大多不设专门的档案管理人员，且档案管理的方法较为落后，没有科学的档案管理规章制度，致使学生档案材料杂乱或缺失。

3加强高职院校档案管理的措施

3.1建立健全规章制度。为加强和规范档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，使学校的工作人员都具有档案管理很重要的意识。要使学生档案管理工作规范化、制度化，学院应当设立专门的学生档案管理部门，制定相应的管理规章制度和岗位职责制度，且要把这种规章制度和岗位责任制推行到各系（部），使各系（部）的教师及工作人员都重视学生档案的管理工作。各系（部）都应至少有一个专门负责学生档案的收集和整理工作的人员，让其配合学院档案管理部门的档案管理工作，以保障学生档案的完整性。

3.2增强档案意识，宣传引导毕业生保管好个人档案。一方面，提高教职工的档案意识，通过对档案的合理利用，促进其档案意识的提高。另一方面，增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与档案的管理和维护。让学生认识到个人档案的重要性，因此，自觉重视档案材料的填写，能如实填写档案内容，且书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求。引导毕业生重视自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生。另外，对于高职毕业生的档案，高职院校要做好档案转递工作，人力资源市场和公共就业服务机构需要加大对高职毕业生的服务力度，为毕业生提供档案托管、人事、社会保险办理和接续、职称评定等服务，其中对未就业高校毕业生，可以适当减、免收档案托管等费用。

参考文献：

[1]杜君芳.简析高职院校学生档案的管理[J].滨州职业学院学报，2008，（04）.

[2]吕文花.高职学生档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界.2008，（05）.

[3]李凤琴.高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].档案.2008，（08）.

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关键词：高职院校；师资业务；档案管理

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）39-0023-02

师资业务档案体现了教师在教学实践、学术研究、专业进修等一系列活动中的综合业绩，对于教师的考核、职务聘任、工资晋升、工作调动、奖惩等具有重要的参考价值，它产生于教师的业务活动，反过来又对教师的业务活动起到了反馈和促进的作用。

一、加强高职院校师资业务档案管理势在必行

高职院校是实施高等职业教育的普通高校，其定位是培养出一批具有大学知识，而又有一定专业技术和技能的人才，其知识的讲授是以能用为度，实用为本。在高职院校中，教师是教学的主体，教学质量的高低取决于教师的能力。在高职院校中加强师资业务档案管理，能够有效地反映教师能力，记录教师的特点，展示教师的专业技术水平，促进教师专业技能的提升，为高职院校教师队伍的建设发展、为教学水平评估提供翔实的资料。

二、高职院校师资业务档案的对象

1.校内专任教师、兼课教师。他们是高职院校教师的主体，他们的学习、工作和生活情况要通过师资业务档案进行记录，他们是师资业务档案收集的主要对象。

2.校外兼职教师、兼课教师。他们受聘给学生上课，指导、参与学校的专业建设、课程建设和实训基地建设等工作，他们在人才培养、专业建设等方面起到了不可替代的重要作用，为他们建立师资业务档案，有利于对他们的工作进行系统评价，有利于学校师资结构的提升与评价。

3.学校的客座教授、教学顾问、指导专家。他们是校外专家学者或政府部门人员，他们为学校的人才培养、科学研究和社会服务起到重要作用。

三、高职院校师资业务档案的主要内容

在2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》中指出，师资业务档案要包括“教学过程的记录”、“科研过程的记录”、“进修培训过程的记录”。高职学校师资业务档案如果要全面反映教师的业务水平，为学院工作提供服务，应该包括以下几个方面内容。

1.教师的基本信息。教师的信息诸如姓名、性别、年龄、籍贯、出生年月、政治面貌、毕业院校、所学专业、职务职称、任职年限、学历学位、工龄、特长、成绩奖项等，这些内容构成了师资业务档案的基本信息。

2.教师的专业技术职务。学院职称管理的相关制度、专业技术职务评审的要求、聘任的相关条例；学院每年通过专业技术职称评审人员的信息、聘任的相关文件、职称评审推荐的原始记录；学院教师系列职称结构分布图、各学科专业技术岗位情况的统计。

3.教学与科研档案。教学档案：教师每学期的讲授课程，讲授的学时数，专业课、公开课、实验课、讲座等课程的授课数量，优秀教案、教学质量评价结果。科研档案：教师的科研成果、著述，在核心期刊、国家期刊、省级期刊以及各类学术会议上交流的学术研究、论文见解，与他人共同著述的作品和科研、教研成果鉴定书。

4.教师评价与进修考察档案。教学评价：教师本人的教学计划书、计划表，教学记录，教学心得，学校观摩记录，同行专家的听课评价与学生的教学评价。进修考察：参加继续教育情况、国内外专业进修情况；参加企业、社会实践情况；担任班主任工作情况；指导新教师情况。

5.奖惩考核档案。教师的荣誉与奖惩的记录，教师参加专业技能比赛获奖，指导学生参加专业技能大赛的成绩；教师的年度考核、业务培训考核等相关资料。

四、高职院校师资业务档案管理现状及对策

高等职业院校在师资业务档案管理方面，普遍存在重视度不够、制度不健全、管理手段落后、管理人员不专业等问题，师资业务档案给学校的工作难以提供有效的服务。

1.档案管理重视度不够。师资业务档案是学校加强师资队伍建设，考评教师教学能力和学术水平的重要内容，也是教师晋升职称、年度考核、评优选先的重要依据，同时也是衡量一所高校教学质量和学术水平的重要标尺。但目前对师资业务档案管理普遍重视度不够，学校领导在考核一个教师的时候，只凭主观判断，不能很好地利用档案资料全面地评价教师的才德；教职工缺乏师资业务档案管理的意识，不能主动做好自己档案的收集、总结和上交工作，片面地认为做好档案工作是管理人员的事情，与自身无关，甚至不愿意把自己的档案交给管理部门，造成了师资业务档案管理工作的被动性。加强师资业务档案管理，学校领导要广泛重视，充分发挥师资业务档案在教职工的考评、考核中的作用，增强教职工的档案意识。人人关心、重视这项工作，高职院校师资业务档案的管理才能提高。

2.档案管理体制不健全。目前多数高职院校档案管理职责不明，未建立专门的档案部门统一管理。比如：个人档案有组织部门管理，教学档案由教务部门管理，科研档案由科研部门管理，培养进修档案由师资部门管理。这就造成了教师业务档案管理零散，如果要查找、提取档案需要到不同的部门，影响工作效率，给使用造成麻烦。加强师资业务档案管理，要形成科学的管理制度，建立专门的档案管理部门统一管理，做到及时收录，积极整理，严格管理。

3.档案管理手段落后。师资业务档案信息内容全面，覆盖范围广，科研和学术水平高，而目前大部分高职院校，因人力、物力、财力受限，师资业务档案的管理手段仍然采用手工或半手工方式管理，使师资业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等技术严重滞后，从而影响到师资业务档案的归档和利用。加强师资业务档案管理，要更新管理理念，利用现代化管理手段科学统筹，构建师资业务档案信息数据库，建立系统、高效、快速的现代化管理模式来实现师资业务档案管理的系统化、信息化，充分发挥师资业务档案管理在高校管理中的积极作用。

4.档案管理人员受限。高职院校因为人员编制等原因，师资业务档案工作大部分是兼职完成，并且多数是非档案专业人员。师资业务档案管理有很强的专业性，对教师提供的材料，要有很强的辨别能力，要具备过硬的专业知识和责任心。在管理中，还要能够做到主动发现资料，进行催交，保证师资业务档案的完整性和可靠性。

教师师资业务档案客观地记载着教师的教学活动、科研成果、专业技能的水平，综合公正地反映教师的业务水平和工作能力。师资业务档案不仅代表着教师的水平，它反映的是整个学校的教学质量和管理水平，展示的是全校教师的学术水平。因此，加强高职院校师资业务档案管理是一件有重要意义而又艰苦细致的工作，要严谨对待。

参考文献：

[1]郭素萍.高校教师业务档案管理工作存在的问题与对策研究[J].考试周刊，2008，（45）.

[2]段悦.建立和利用高职院校教师业务档案的思考[J].北京电力高等专科学校学报，2011，（19）.

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关键词：高职学院 前身档案 开发利用

中图分类号：G64 文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）30-0290-03

地方新建高职学院大都是由几个中专学校合并升格组建的，例如延安市职业技术学院就是由延安农校、延安师范学校、延安农业机械化学校等中专学校合并的。本文所言“地方新建高职学院前身档案”就是指这些合并进高职学院的中专学校在合并前长期办学过程中形成的档案。这些中专学校在合并前的档案流向有三种情况：一是按照档案管理有关规定上交市级档案馆长期保存，二是按照档案保存期限的规定集中销毁，三是学校尚存管的档案卷宗移交高职学院档案室保管。合并升格组建为高职学院以后，其前身档案管理基本维持原貌，停留在被动接待查阅的层面上，管理服务功能常常受到质疑，极大的损害了新建高职学院档案工作的誉名度。按照科学发展观的要求，从地方合并新建高职学院的实际出发，转变档案管理工作观念，拓宽对其前身档案管理的工作视野，加强对其前身档案的整理、抢救、开发、编研和利用，已成为地方合并新建高职学院提升档案管理服务效能的紧迫课题，必须下大工夫认真落实。

一、地方合并新建高职学院前身档案利用需求分析

1.学院建设改革发展需要。主要体现在如下五个方面：（1）资产资源的整合与保全。包括土地、校舍、仪器设备、办公用品等都要依据前身档案进行清理和核查，防止不当报废与流失。（2）学科专业建设，要以所合并学校学科专业为基础，发挥原有学科专业的特色和优势，总结原中专学校办学的经验，特别是与行业的广泛联系、实习基地建设、课程开发等方面资源的充分开发和有效利用。（3）高职教育文化的凝练与建构，包括高等职业教育价值文化，人才培养规格，教育教学模式，职业化专业化技能化教育机制建构和师生职业价值心里建构等，均可从中专办学档案中受到启示，找到参照和借鉴。（4）管理改革和队伍建设，包括管理体制和机制改革、人事分配制度改革、管理队伍建设、教师队伍建设，既不能完全脱胎于所合并的中专学校，但也不能离开所合并学校这个基础和前提，如干部考核任免、学科带头人的聘用、双师型教师的培养和教师的分类管理，都要通过档案中的可靠的原始记录知人历史和特长。（5）宣传学院，扩大学院社会影响。所合并的中专学校均有较长的办学历史，在长期的教育教学、社会服务中做出了较大贡献，特别是在原所属行业中的广泛影响，这些方面在档案中均可找到实施记录和重要物证，如我院前身之一的延安农校在农业科研和农业科技推广中获得多项省市科学技术成果奖励，在学校对外宣传和学生教育中具有很重要的分量。

2.服务民生的需要。主要有以下三种情况：（1）毕业生就业再就业服务。尽管学生个人档案已于学生毕业时一并随人转移出学校，但学校档案中关于学生学籍管理、教育管理的部分，依然对支持学生就业再就业、职称评定、职务升迁等具有十分重要的作用。一是毕业生本人所持的毕业证、荣誉证、职业技能鉴定证等材料存在丢失现象，需要查阅学校集体档案，并索要复印件予以证实。二是用人单位在考察毕业生时往往不局限于本人档案中的基本信息，如学生素质拓展状况、社会实践和参与重要专业活动的状况等，由于传统的学生个人档案管理理念的原因，只能在集体档案中寻找资料予以佐证。三是学生就业跟踪服务和权益维护。四是就业基地的建设与拓展。（2）教职工民生服务，如岗位聘任、教师职称评聘及职级确定、知识产权保护、工人专业技能等级评定与晋升等。（3）职工家属子女及编制外用工落实政策的需要。一是20世纪80年代以后各单位相继经劳动部门批准创办了具有独立法人资格的“劳动服务公司”，中专学校的劳动服务公司吸纳了不少教职工家属和子女就业，按照国家和省市有关城镇大集体企业职工养老保险的有关规定，需要为其从业职工出具相关原始材料，以证实身份和从业经历（工龄）。二是各中专学校不同程度存在编制外用工的现象，长期临时工承担着单位紧缺技工（如木工、给水工、电工、炊事工、机车工）的工作任务，20世纪90年代后有相继被辞退，按照《劳动法》和《劳动合同法》，应给予相应的补偿，需要查证其工种、工龄、工资等史实。

3.服务地方经济社会发展需要。主要有以下三个方面：（1）服务地方政府决策。一是专家咨询服务，应政府要求选派政府科技顾问，需要档案部门提供可靠专家资料以供遴选。二是信息咨询服务，如农业教育、医卫教育、农业机械教育、科学技术研究与推广等历史资料，为政府制定发展规划、选择发展策略，提供研究基础。（2）为科技服务提供路径和线索。学院专家资源丰富，社会经济发展需要科技专家的智慧支持，企业、农村（特别是民营企业）聘请专家的愿望强烈，哪个专业有哪些专家，他们各自有哪些优势和专长，在哪些业务方面有成果和经验等，档案机构可提供清晰准确的信息和依据，供需聘单位选择。（3）服务地方继续教育体系建设。服务地方继续教育体系建设，涉及办学能力、办学专业、培训设施设备、教师团队、课程资源、培训模式与方法研究等方面内容，作为合并高职学院前身的各中专学校在长期办学中已形成特色，为高职学院开展继续教育奠定了坚实的基础，通过前身档案资政，有利于地方政府整合与发挥高职学院继续教育资源，方便当地人民群众就近接受继续教育，进而构建区域性终身教育学习机制，特别是让人民群众知悉高职学院丰富的实训资源和地方性特色化课程资源，认同高职学院应用型技能型继续教育的价值追求和培训特色，对坚定不移地走职业化的专业成长之路，具有十分重要的现实意义。

二、地方合并新建高职学院前身档案开发利用的组织策略

1.克服对合并新建高职学院前身档案只管存、只接待查阅的错误观念。由于合并前各中专学校分属不同的行业系统，业务重点不同，档案管理规范不同，加之学校重视程度和档案人员素质不同，查不到、查不准、史证力度不足和查阅线索不清晰等问题已经凸显出来，要充分认识整理完善学院前身档案资源体系，查找前身档案及利用中存在的问题，抢救和补充有关历史资料，全面完整呈现学院前身发展的历史面貌，提供便利的查阅利用途径，对于民生改善、学院可持续发展和服务区域经济社会进步的重要意义，增强责任意识和自觉性。

2.以完善学院前身档案开发与利用体系为出发点，避免追究历史责任的误解。由于合并新建高职学院档案人员大都来自所合并中专学校档案室，研究学院前身档案管理中存在的问题，必然有意无意涉及到具体的人和事。因此，在对学院前身档案的整理中，要克服纠缠历史旧账的错误思想，对于存在问题要不问主客观原因是什么，只研究问题是怎样的，补救的途径和方法是什么，对整理、编研前身档案的人员，作出明确纪律规定，消除档案管理人员的思想顾虑，从而充分调动他们开展学院前身档案开发利用研究的积极性和主动性。

3.克服畏难情绪，树立迎难而上的顽强意志和甘于付出的奉献精神。作为合并新建高职学院前身的中专学校办学历史复杂，时间跨度长，人员变动大，现存档案卷宗众多，史料线索头绪多，而现有档案管理人员编制十分有限，要正确处理整理开发利用学院前身档案工作与现实档案征交归档案管理工作之间的矛盾，合理调整人力和时间，教育档案人员顽强奋战，勇于啃“硬骨头”，迎难而上，忘我劳动，彰显档案管理人的职业精神。

4.克服单纯闭门理“卷”的观念，广泛开展调查研究。档案室和档案管理人员要以服务为目标，采取问卷调查、召开座谈会、个别走访、电话咨询、网上交流等多种方式，研究学院前身档案的利用需求，了解所合并的各中专学校管理、办学的历史线索，为整合学院前身档案资源，抢救补救缺失史料和开发利用档案开展服务奠定坚实基础。调查研究做好了，就可以分清重点、难点和轻重缓急，做到忙而不乱。

5.树立档案开发利用服务工作人人有责的意识，充分发挥院系知情人的积极作用。地方合并新建高职学院的院系设置基本上是以所合作的中专学校为基础的，如我院的农学系、教育系、农机系等就是这样。院系干部教师大都是原中专学校的“老人”，他们对学校发展和区域经济社会发展目标和方向有较深入研究，也十分熟悉所合并中专学校的历史发展的方方面面，通过他们即可准确把握学院前身档案利用需求的项目和内容，又可理清学校发展变迁的线索，甚至办学活动的时间、步骤、人员构成、实施过程、经验与成果，对学院前身档案的开发利用，具有事半功倍的实践意义。

三、强化地方合并新建高职学院前身档案开发利用效能的途径和方法

1.以利用需求为导向，完善地方合并新建高职学院前身档案资源体系，增强档案厚重度。档案利用服务的效能如何，取决于档案馆藏的完整性、系统性的程度如何。所以，地方合并新建高职学院前身档案的开发利用服务工作，首先，应当围绕档案利用需求，对档案馆藏档案卷宗目录和卷内目录进行深入研析，弄清档案馆藏缺少什么材料，什么材料不完备，明确完善学院前身档案资源体系的工作重点和具体任务。其次，重点研读各合并中专院校的会议记录和文件档案，并通过各种渠道咨询当事人和知情人，弄清档案史料形成的源流和线索，明确缺失和不完备档案资料的抢救补救途径与措施，然后，“按图索骥”追寻档案史料，以满足对学院前身档案的利用需要。在具体操作中，根据档案形成的规律，可分别采取如下四种方式进行：一是对经上级审批办理的事项，如“劳动服务公司”成立的批复、工商登记、营业许可证、重要社会活动等丢失和毁损现象，可以向上级审批机构索取复印资料，以备用户利用。二是对学校管理、服务、教学、科研开发缺失的资料，可协商收阅学校当时工作的当事人、知情人个人所保存的工作资料。三是重视几个合并中专校内设部门、教研室、实验室等科室保存的工作资料研究，从中整理适应档案利用需求的重要资料。四是对因当时无事后效用意识而造成的事后未存材料现象，如确属必要，可通过当事人、知情人“口述录音”或撰写书证的方式，用以弥补档案馆藏的不足。

2.扎实推进地方合并新建高职学院前身档案的编研工作，方便用户查阅利用。一是加强学院前身档案的规范化管理，调整全宗档案，对归类不当，不符合高等学校档案管理规定的现象予以纠正，编辑《?菖?菖职业技术学院前身档案利用索引》。二是对已上交当地档案馆长期保存的档案，要根据档案移交目录，编辑《?菖?菖职业技术学院上交?菖?菖市档案馆馆存档案查阅利用指南》。三是对已销毁但现实工作和民生服务又确实需要的档案，也应尽可能采取措施编研出《?菖?菖职业技术学院已销毁档案恢复利用指导》。四是根据民生服务，学校发展和区域经济社会发展需要，分类确定档案编研课题，进行专题档案编研工作，如《延安农校农业科研与推广》等。

3.充分利用计算机网络资源，加强学院前身档案利用服务平台建设。一是将学院前身档案案卷级目录和经筛选可公开宜利用的卷内目录输入电脑，为用户提供方便快捷的查阅途径。二是发挥学院档案室子网站的作用，开通学院前身档案利用服务咨询平台，开展学院前身档案利用咨询服务，逐步形成顺畅便利的档案利用服务机制。

四、结束语

地方合并新建高职学院前身档案开发利用是一项复杂的艰巨的工作任务，也是一项系统工程，要在《档案法》和《陕西省档案管理细则》和高校档案管理有关规定的指导下，坚持需求优先的原则，统筹兼顾，稳步推进。作为档案工作人员，要勤于思考，多作调研，善于做扎实细致的工作，方能使强化地方合并新建高职学院前身档案开发利用效能的理想转化为现实。

参考文献：

[1]曹麦宁.浅谈高校学生档案如何服务毕业生就业工作[J].陕西档案，2008，(5).

[2]周先梅，雷治新，魏龙田.存史资治服务充分发挥档案史志功能[J].陕西档案，2008，(5).

[3]惠明.论民间档案的收集与管理[J].陕西档案，2008，(6).