档案管理认知范文

导语：如何才能写好一篇档案管理认知，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：电子文件；定义；特点；管理

1 电子文件定义

在《电子文件归档与管理规范》中，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等，具有文件的各种属性，特别是具备特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

2 电子文件特点

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下几个特点：

2.1 电子文件与传统的纸质文件不同，它必须借助现代办公设备才能阅读利用。

2.2 电子文件还可以通过手机、计算机、存储卡、网络等硬件、软件迅速地处理和传递。

2.3 电子文件可由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享，不受时间和距离的影响。

2.4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

3 如何做好电子文件档案管理工作

3.1 首先解决电子文件的分类问题

电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。我们可以按照不同公司、部门或时间先后顺序对电子文件分类。比如：上下级公司、各自部门、文件录入者的姓名、以及发文年月日等等加以区别，给予每个文件的制发单位一个独立的数码。可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等。

3.2 确保档案部门所保管电子文件的原始记录性

原始记录性是档案的本质属性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等。

可自动化办公的电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，常常被修改、复制，这就要求档案部门通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构；档案部门也将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。

3.3 解决好电子文件的保管储藏问题

随着信息的网络化日渐成熟，大量的电子文件应运而生。如何确保电子文件的存储安全？需要做好以下三项工作。

3.3.1 传统的电子文件存储介质有磁带、软磁盘、光盘和硬磁盘等，所以电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，充分考虑环境、误操作等对电子档案的伤害，以保证磁盘、光盘的稳定性，确保电子档案的安全可靠。

3.3.2 必须每年一次对电子档案进行定期检测，包括：确认载体表面是否有损坏或变形以及载体上的信息进行读写校验，电子档案的拷贝（并将原件与拷贝件同时保存一段时间）。以确保电子档案信息的可靠性、安全性。

3.3.3 计算机技术新技术层出不穷，如果检索、传输或编辑电子文件的软件中任何一项技术过时，都会影响她的读取。在电子文件的保存管理工作中，必须采取有效的技术策略：技术保存、仿真、迁移与标准化，保障电子文件能够随时及永久地处于可准确提供利用的状态。

3.4 档案管理人员要有较高的业务知识和政治素质

现代社会已进入信息时代，档案作为信息资源的组成部分，档案人员应增强对其信息性的认识程度，提高辩别水平和处理能力，适应信息技术和档案事业的发展需要。尤其是做好以下三个方面：

3.4.1 业务素质。档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力尤为适合信息时展的复合型人才。

3.4.2 政治素质。档案人员要做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性，恪守档案工作纪律贯彻执行《档案法》及相关法规，严守党和国家、公司的机密，正确处理大局利益和自身利益的关系！

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一、研究对象与方法

以便利抽样的方法抽取山西省251名医院人事档案管理职员进行问卷调查。样本含量的大小根据统计学家的观点，即样本数为量表条目的5-10倍而定。研究工具包括两部分，第一，一般资料：包括性别、年龄、学历、职称、职务、工作年限、初始学历、最终学历、专业聘用形式等。第二，测评工具：通过大量文献回顾，结合国内外学者相关研究，经过小范围专家讨论，自行设计医院人事档案工作者胜任能力测评问卷，本套问卷是专门用于医院人事档案管理职员胜任力的测评工具，针对性强，具有较高的信效度，Cronbach'a系数是0.861，分半信度是0.754。重测信度是0.890。问卷分为专业知识储备能力、档案价值鉴定能力、档案收集能力、档案整理能力、统计分析能力、档案保管与维护能力、信息检索能力、应对突发事件能力，信息化管理能力9个维度，共21道题目。向研究对象说明本研究的目的、意义、内容及问卷填写方法，现场发放问卷并当场收回，问卷填写时间约5～10min，本次调查共发放调查问卷151份，收回151份，有效回收率为100%。采用SPssl7.0统计软件进行数据处理，用构成比、t检验、方差分析和相关分析等进行数据分析。

二、调查结果

结果显示，人事档案管理职员年龄与工作胜任力呈正相关，职称与工作胜任力呈正相关，工作年限与岗位胜任力呈正相关，而学历与工作胜任力无相关。以性别、医院等级、编制情况、职务等为自变量，以医院人事管理职员工作胜任力总分作为因变量进行两两t检验或方差分析，结果显示编制情况和医院等级2个变量对医院人事管理档案职员工作胜任力总分有显著影响，P

三、讨论

本次调查发现，医院人事档案管理职员工作胜任力均与年龄、工作年限、职称呈正相关。这说明随着年龄、工作年限的增加、职称的提升，医院档案管理职员的工作经历和经验逐渐丰富，实践性知识和管理技能得到不断积累和深化，核心胜任力也随之增强，此结果与Benner 关于不同发展阶段知识形态和行为特征的“从新手到专家”的理论相一致。学历与医院人事档案管理职员人员工作胜任力无相关性，这一结果从侧面反映出我国人事档案管理专业教育和在职培训中存在问题。我国人事档案管理教育缺乏专科统一的培养标准和课程体系，高等人事档案管理教育尤其是本科及硕士研究生教育项目匮乏，在职培训不规范，使得医院人事档案从业人员工作胜任力的培养面临瓶颈。此外，编制情况和医院等级2个变量对医院人事管理档案职员工作胜任力总分有显著影响，这可能是因为医院档案管理职员的工作流动有差异，以及各医院的管理实践和培训方式自成体系，缺乏统一的人事档案管理规范化培训模式和标准，造成了专业能力发展的障碍。本研究中，医院人事档案职员胜任力各维度中，档案价值鉴定能力、档案收集能力、档案整理能力、统计分析能力、档案保管与维护能力均处于高能力状态。而其中专业知识储备能力、信息检索能力、应对突发事件能力，信息化管理能力得分相对较低。这说明医院人事管理职员未接受过专门的信息检索培训、突发事件应急预案培训，大部分医院在档案管理方面采取的是分散式、多部门的模式，管理系统和软件不统一，不利于管理系统维护。

四、建议

1、强化医院领导的现代化管理意识

为了加强医院人事档案信息现代化的建设工作，要提高院领导对此项工作的认识，以及加大对人事档案信息系统建设的力度，为促进人事档案信息化管理工作的建设创造有利条件，使人事档案管理实现科学化和现代化，以适应新形势下医院的发展。

2、完善与规范医院人事档案管理职员工作胜任力模型

在医疗体制改革和医疗卫生事业迅速发展的今天，医院管理者胜任力的模型构建为我国公立医院在人力资源管理方面提供了一个新视角。不同医院的发展策略和管理模型均不同，从而对医院管理者的胜任力要求也有所不同，因而各医院应将医院管理者胜任力模型应用于管理实践中，促进医院管理绩效的提升。

3、提高档案管理人员的素质水平

大部分医院的人事档案管理部门的档案管理人员配备难以与人事档案管理的现实需求相匹配。尤其缺乏专业的档案管理人才，从业人员的学历、信息化操作技能、业务素养、工作认知参差不齐，这极大地降低了医院档案管理的专业化水平。因此，医院应注重人才培养，不断引进人才，定期对档案管理人员进行档案管理新技术、新知识培训，使管理人员掌握信息管理技术、网络技术及计算机技术等，提高管理人员档案管理综合素质与水平。

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【关键词】高职院校；人事档案；管理；简要分析；现阶段

前 言

随着我国高等教育管理机制改革深化程度的提升，人力资源管理水平在各种类型的高职院校竞争的过程中起到的作用变得越发的重要了，假如说想要使得高职院校在越发激烈的市场竞争中谋得一席之地，一定是需要拥有数量众多的高素质人才的，人事档案在人才的引进、开发以及应用等环节中起到的作用是十分重要的。怎样才可以使得人事档案更好的为高职院校干部人事工作提供服务，这就是一个人事档案管理部门需要解决的问题了。

一、对高职院校人事档案使用和作用发挥造成影响的相关因素

（一）管理水平较为低下、意识滞后性强

人事档案是档案学中的一个分支领域，从专业的层面上展开分析，人事档案是隶属于档案部门包含的范围之内的，针对档案人员展开的管理工作也应当由档案部门负责，才可以为人事档案理论研究及档案人员的专业培训工作顺利开展奠定较为坚实的基础。但是在各种类型的原因的影响之下，现阶段我国高职院校内部人事档案管理领域中却存在这杂乱无章这样一种问题，有一些档案是归属于档案室来管理的，有一些是归属于组织部门管理的，还有一些是归属于办公室来管理的。上文中提及到的这种管理归属问题的多元化，使得档案记载内容及具体使用呈现出一种分散的态势，涌现出来了“一人多档案”这样的问题，难以形成系统、完善的综合性档案资料。

（二）填写的资料并不是十分的准确

有些职教工作人员在个人履历表、任免书以及工资审批表中填写的资料，出现了年龄、具体参加工作时间以及文化程度不同这样一种问题，比方说某些档案中的出生年月就有三四种，从而也就会在职教工人档案管理工作进行的过程中起到一定程度的阻碍性作用。

（三）施行的管理模式滞后性比较强

现阶段高职院校使用到的人事档案管理方法，局限在“看堆式”管理的范围之内。重视管理、轻视服务、操作难度高、反应能力比^弱，现代化管理水平相对来说较为低下。在对信息技术加以一定程度的应用的基础上，可以使得呈现出不断增长态势的档案信息资源实现畅通无阻的交流共享，从而也就可以从时间和空间层面之上为档案使用者提供更多的方便，进而也就可以从某些层面之上使得高职人事档案管理工作的效率和简易程度得到一定程度的提升，但是现阶段某些高职院校却没有予以信息技术充分的重视，从而也就难以使得人事档案将其作用发挥出来了。

二、高职院校人事档案管理工作进行的过程中应当使用到的措施

制度规范意识的强度应当得到一定程度的提升，在实践的过程中逐渐的使得各项规程的完善程度得到一定程度的提升，依据规程中提出的明确要求的基础上办理事务，克服掉工作当中的随意性，将档案进口关、出口关管理好，细化收集、处理、归档以及节约等流程的规则，以便于可以对档案材料的完整性和真实性做出一定程度的保证。应当将人事档案部门设置在和人事工作有着较为密切的相互联系的人事处当中，从而也就可以为后续的协调和材料收集工作的开展奠定坚实的基础；其次在档案经费管理这个领域中，一定是需要对经费的落实情况做出一定程度的保证的，并适当的增添必要的硬件设施。

各个单位及部门中形成的人事档案资料往往都是需要在处理结束之后移交到人事档案部门中做归档处理的，任何相关的组织及个人都不能够使用任何理由来积压和滞留应当做归档处理的材料

结 语

总而言之，只有在实践的过程中逐步依据本学校的实际情况构建出完善的人事档案管理机制，提升管理工作的水平，并积极的推行人事档案现代化管理技术，逐步的使得人事档案向着制度化、规范化和科学化的方向转变的基础之上，才可以实现管理范围拓宽这一个目标。优化调整管理模式，在管理等层面之上做出创新，只有在使得先进的设备的总体应用能力得到一定程度的提升的基础上，才可以逐渐的实现认识档案工作现代化管理，才可以满足我国市场经济发展进程向前推进的过程中提出的客观要求，最终也就能够更好的为教育事业的发展提供服务了。

参考文献：

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[关键词]高职院校；人事档案；管理方式；创新；信息化

高职院校人事档案是在人事管理活动中形成的，真实地记录和反映教职员工个人经历、政治面貌、思想品德、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的原始文件材料，具有重要凭证和参考的作用，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。高职院校人事档案管理工作的好坏直接影响到人事工作的质量，涉及到每个教职员工的切身利益。随着高职院校人事制度改革的不断深化以及信息技术的广泛应用，学校人事档案管理的内涵也发生了变化，传统的人事档案管理模式与高职教育的快速的发展已逐渐不相适应。如何提高人事档案管理水平，充分发挥其职能作用，使之更好地为学校教育事业发展服务，已成为摆在高职院校人事档案工作者面前的新课题。

一、当前高职院校人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理工作缺乏足够的认识

长期以来，一些高职院校的领导和人事部门的同志对人事档案管理工作缺乏足够认识，片面认为人事档案管理只要做好收发、抄写、粘贴、装订、保管等工作，保证资料不失密，能应付日常查档、外调就行了，忽视了人事档案管理的重要性，致使一些应归档的材料不按规定要求整理归档，造成人事档案材料缺漏和不规范，给人事管理工作带来了极大的不便和麻烦。

（二）人事档案管理人员业务素质偏低

人事档案管理具有较高的专业性，它要求档案管理人员能熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理以及档案的利用、保管保护等技能。目前大部分高职院校的人事档案管理人员都是兼职管理，他们把主要的精力都放在其他工作上，造成人事档案工作兼而不顾，常常出现整理归档不及时，档案管理工作处于被动应付的状态。另外还有一些人事档案管理人员业务不熟，没有经过专业的档案知识培训，对人事档案材料的收集、鉴别、分类、整理、归档、装订等业务知识掌握不系统，不能熟练运用现代化技术手段来管理档案，这在很大程度上影响了高职院校人事档案管理水平。

（三）人事档案管理方式落后，信息化程度不高

目前一些高职院校的人事档案管理仍以手工管理和经验管理为主，人事档案的收集、整理、保存、检索、利用仍沿用传统的手工操作，致使人事档案管理的效率低下，不能满足现实工作的需要。随着信息技术的不断发展，人事档案信息管理系统虽已得到普遍采用，但一些学校只是将个人信息、档案目录输入到计算机，资料检索、调阅档案等仍用手工操作，还不能实现数字化管理，从而制约了人事档案工作的发展和创新。

（四）人事档案审查把关不严，内容失真

真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础，没有真实性，人事档案也失去了利用价值。然而一些学校在审查鉴定材料时，由于各种因素把关不严，使一些虚假材料进入个人档案。例如，少数教职工在填写出生年月、参加工作时间、文化程度等方面信息时，内容前后不一致，给人事部门计算工龄、核准退休时间、晋升工资、评聘职称等带来很多问题。

（五）人档分离的现象时有发生

随着聘用制、人事等新的用人制度在高职院校的全面实施，人档分离、弃档不用的现象时有发生。一些高职院校为了引进高层次人才，可以不要人事档案和组织关系，采取先进人后重建档案的做法。重建的档案主要由本人回忆或参考一些证件填写，缺乏原始材料和必要的监督，使得这些重建档案的真实性得不到保障。

二、高职院校人事档案管理的创新思路

（一）增强档案意识，提高领导对人事档案管理重要性的认识

高职院校要利用各种渠道积极宣传档案工作，深化全校教职员工对人事档案工作的认知程度，进一步增强教职员工的档案意识，提高领导对人事档案工作重要性的认识，使他们充分重视人事档案管理工作，及时解决人事档案工作中遇到的问题，在人力、财力上给予大力支持，从而保证人事档案管理工作能够顺利开展。

（二）加强业务培训，不断提高人事档案管理人员素质

人事档案管理人员不仅要具备较高的政治素养、良好的工作作风和服务意识，还要具备深厚的档案专业知识，掌握现代化的管理方法和先进的操作技术。学校应定期组织档案专、兼职人员进行档案业务知识培训，让他们系统掌握人事档案材料的收集、整理、归档规定和程序，学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，不断提高档案管理水平。

（三）健全档案管理制度，扎实做好人事档案管理工作

建立健全档案管理制度，使人事档案管理有章可依，有规可循，避免了盲目性和随意性。高职院校应结合学校实际情况，制定人事档案管理制度，在现有的《收集归档制度》、《借（查）阅制度》的基础上，继续制定完善《鉴别归档制度》、《转递制度》、《保管保密制度》、《检查核对制度》等人事档案管理制度，努力形成一个完整的规章制度体系，从根本上杜绝断档、弃档等现象的发生。人事档案管理人员应严格按照各项规章制度对档案进行日常管理和提供利用，认真细致地做好人事档案的收集、鉴别、整理、保管、利用、转递等工作，重点做好 “三龄一历”人事档案的审核工作，发现问题及时更正，严防出现内容失真、涂改的人事档案材料。

（四）创新人事档案管理模式，提高信息化管理水平

随着信息技术在高职院校的不断应用和发展，学校人事档案管理的重点应从实体管理向信息化、网络化管理方向转变。为此档案人员要创新工作思路，运用现代化管理手段来制定人事档案管理工作发展规划和管理模式，不断改变陈旧落后的管理方式和手段。首先要创新管理方式，要选用适合本校人事档案管理系统的软件，建立人事档案信息库，按照人才队伍建设的需要，录入能反映教职员工历史和现实状况的信息，重点建好校系两级后备干部、市级以上优秀教师、学科带头人、骨干教师、高级职称专业技术人员的个人科研课题、科研成果、优秀教学成果等信息库，定期跟踪更新人事档案信息，为学校培养、选拔人才提供准确、可靠的信息。另外高职院校还要建立人事档案全文数据库，把部分纸质档案转化为数字档案信息，通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取，从而实现无纸化阅档，更加便利、快捷地提供利用。其次要创新管理手段，工作中要注重培养创新能力，改进立卷、装订的工作方法，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤，尽可能缩短立卷归档周期，提高工作效率。

总之，随着社会经济和高职院校教育事业的快速发展，人事档案管理既要正确认识目前面临的新问题和新挑战，也要更新观念，创新工作方法，实现人事档案管理的制度化、规范化和信息化，把高职院校人事档案管理工作水平提高到一个新层次，更好地为教学、科研服务。

参考文献：

[1]赵远沁.人事档案工作的现状分析与改革设想[J].北京档案，2000(5).

[2]谭丽珍.高校人事档案管理工作现状与创新发展[J].怀化学院学报，2005(6).

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论文关键词：档案；质量管理；档案工作人员

论文摘要：档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。

档案为经济建设服务，这是勿庸置疑的。但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，所以它的效益最终大多表现为社会效益。档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。

一、档案全面质量管理的含义和特点

所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：

1、全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

2、全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

3、科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、解决和改进档案质量问题的步骤

档案现状不容乐观。有的单位领导对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不争钱；档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训；档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整；平时不注意文件、资料的收集、整理；档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》《档案保管期限表》。

1、分析现状，找出档案存在的质量问题。首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。

2、分析产生档案质量问题的主要原因。

3、找出影响档案质量的各种因素。

4、针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。

5、组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。

6、同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。

7、总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

8、对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。

三、档案质量管理的要求

1、必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导通知必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

2、要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3、要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准。每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。

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关键词：档案管理人员；职业倦怠；管理

目前，计算机技术和数据通讯技术飞速发展，传统的档案管理在内容和形式上都发生了根本性的变化，从而使档案管理人员的工作压力逐渐增大，很容易产生职业倦怠。职业倦怠不仅影响档案管理人员的身心健康，而且影响档案管理人员队伍的建设及素质的提高。因此，努力使档案管理人员正确认识职业倦怠，学会创造积极宽松、和谐的环境来缓解工作压力，变得十分必要。

一、职业倦怠的表现

档案管理人员的职业倦怠可描述为：档案管理人员对所从事的工作在没有兴趣和缺乏动力的情况下，产生的一种身心疲惫和厌烦感的心理状态，从而导致其能力和工作效率的降低。档案管理人员的职业倦怠一旦产生，其明显的症状为情感的疏离和冷漠、工作满意度低以及工作热情和兴趣的丧失。

在社会快速发展和转型的时期，档案管理人员面临着利益的重新分配、权利的得失、工作的压力等问题，不可避免地影响到档案管理人员的情感世界。并且伴有工作能力和成就感的下降，即在思想上会怀疑自己所从事工作的意义和价值，认为总是在做机械重复的烦琐事情。在工作态度上消极，缺乏明确的行动目标，无法全身心地投入工作，更无工作创新。

二、职业倦怠产生的原因

档案管理人员职业倦怠的形成有社会环境、工作环境和个人等多方面的原因。档案管理人员的工作枯燥、烦琐，劳动报酬相对少，缺乏吸引力、竞争力。工作得不到重视，缺乏成就感。档案管理人员的工作性质是服务性的，因此容易被人忽视，工作得不到认可，成为职业倦怠者。

档案信息网络化，对档案管理人员有着较高的知识结构和素质要求，档案管理人员应具有较强的信息处理能力；网络信息采集、整合与服务技能；一定的外语水平、计算机专业知识水平等，工作压力增大。因此，档案管理人员在心理上承受着难以负担的压力，以致产生焦虑和挫折感，引起职业倦怠。

三、职业倦怠的解决方法

通过上述对档案管理人员职业倦怠的形成原因的分析，其中最主要的因素为档案管理人员对工作缺乏兴趣和激情，对生活缺乏挑战和动力，对压力缺乏认识和释放。我们可以从以下方面提高档案管理人员的工作水平和工作热情，解决档案管理人员职业倦怠问题：

（一）通过绩效工资

绩效工资能激活档案管理人员的工作动机。但管理实践中，绩效工资不一定能带来好的结果。这取决于绩效工资的制度及贯彻情况。如绩效评估是否能反映档案管理人员的实际工作情况，让他们感到公平；绩效工资的差距是否合理，对他们是否有吸引力等。

（二）激活工作动力

对他们的工作进行指导，通过人性化的管理方式，帮助他们排除工作、生活中的障碍，从而激活他们的工作动机。

（三）设定激励目标

目标本身就具有激励作用，目标能把人的需要转变为动机，使人们的行为朝一定的方向努力，并将自己的行为结果与既定的目标相对照，进行及时调整和修正，从而实现目标。

（四）建立指标评价体系

在指标评价体系中要鼓励档案管理人员通过较长时期的艰苦劳动创造出高质量、高水平的成果，并对其进行引导、激励和约束。变职称评定终身制为竞争上岗制，打破档案专业技术资格终身制，实行档案职业资格认证制度，最终不断激励档案管理人员有责任地发展和完善自己。

（五）建立反馈机制

反馈是对绩效评估结果的分析和应用，妥善地对考评结果进行及时反馈，并加以正确的引导，将经过认真分析的考评结果运用到改进工作中，对有效提高整个管理工作成效起着至关重要的作用。

参考文献

[1]郭思，钟建安.职业倦怠的干预研究述评[J].心理科学，2004，（4）.

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一、计划经济体制下人事档案管理制度的特点

（一）作为员工身份证的人事档案，关乎着员工的切身利益

在以往的计划经济体制背景下，发展人力资源管理会产生相应的人事档案管理制度。结合对档案管理情况的不同认识，可将档案分为工人档案与干部档案两类，在职工的工作晋升与调动等都需要用到人事档案，还有对员工的工龄等计算也是需要以人事档案为基础，因此人事档案与员工的切身利益有着直接关系，并且关系到员工的整个家庭利益；另外，在企业招聘时，人事档案管理就是一项十分重要的工作。在以往的计划经济背景下，父母的人事档案会直接到子女的工作调动。

（二）人事档案是控制员工的有力工具

传统的人事档案一般是由单位进行管理的，记录着某个人的全部经历。由此，单位就具备人才的调配权，档案本人与其他的单位都没有档案的管理权。一直以来。我国实行的都是人档合一、人走档随的档案管理制度，档案对档案本人有着十分重要的影响，也对职工有一定的控制作用。而且档案个人必须要随从单位的想法，一旦离开单位，就会由限制人员流动变成其他状态，对整体人员的流动具有相当的限制作用。

二、目前人事档案管理存在的弊端

（一）人事档案信息量小，反映不够全面

受到历史因素的影响，在人事档案管理中，通常比较重视记载个体政治行为作风，详细的记录个体政治历史，还有社会关系等方面的内容，针对个人的现实能力以及业务成绩等方面很少记录，由于缺乏这些方面的信息记录，致使人事档案管理难以全面反馈个人信息，不符合用人单位的发展要求，进而导致人事档案管理的工作效率偏低。

（二）缺乏完善的人事档案管理机制

在现有的人事档杆管理制度上，有一项内容要求任何人不能查阅自身或其直系亲属的资料。该项档案规定制度事实上侵犯了人民的知情权。目前我国针对该项规范。并没有明确的法律处理手段，往往相悖于现代化民主制度。所以说，我国缺乏完善的人事档案管理机制。

（三）服务意识及进取精神不足

据调查，在档案管理工作中，工程量较大，档案管理条件存在缺陷。部分实际档案管理细节工作亟待完善，致使档案管理工作应对极大的挑战。虽然我国逐步实施信息化管理目的，但是依然没有达到统一化信息管理的目标，诸多信息资源难以进行共享。此外，因为管理人员的素质参差不齐，缺乏承受工作压力的能力。大部分管理人员仅是注重对档案进行保存好，而针对要求查阅的用户人置之门外，缺乏服务及奋进的精神，无法端正自己的工作态度。

三、关于人事档案管理革新措施

针对以往人事档案管理制度中存在的弊端，始终都在探讨相关的解决措施。笔者认为要想对人事档案管理进行改革创新，首要接触人事档案给公民带来的限制。其次，结合不同层次不同人群，对档案进行平等化管理，不断逐步健全人事档案信息，推动人事档案信息的整体升级。再次，从国家及社会的实际发展要求出发，设立专业化的人事档案管理部门，保证公民的档案得到严格有效的管理。

（一）减弱对员工的约束力

当前，我国的人事制度主要通过合同形式来进行，以往的人事制度以及难以符合社会的发展要求。因此，只有优化分配人力资源，革新以往聘请人才的机制，及时更新思想观念，才能发挥职员的主观能动性，来自主选择就业企业，进而有助于構建高效灵活性的用人系统。例如，2003年我国颁发的有关用人企业聘请机制通告中，有效削弱了用人企业和职员之间的束缚，从而体现了人事档案管理以人为本的思想理念。

（二）在人事档案建立的时候要消除身份观念

随着现代社会的发展，在人事档案管理的方面其要求越来越高，特别是关于人事档案的公开性。这时候就需要相关的工作人员努力的收集和整个各种人事档案的信息，对每个的人事信息都要做到真实、准确的记录和入档。从而便利于用人单位从中获得相关的认识信息，在用人的时候更加看重个人的实力，而不是身份关系，使人们在竞争和工作中享受到公平的待遇。

（三）人事档案管理应成立专门机构

在现代的社会发展中，因为社会成员的流动性比较大，所以像传统的用人单位对人事档案进行管理的方法已经不能跟上时展的步伐，所以这时候地方政府可以设立一个专门的机构来对人事档案进行管理，然后设立相应的监管机制，从而保证其管理的质量。

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人事档案的内容是由若干份材料组成的。它的来源十分广泛，内容和形式多种多样，这些材料的不规范现象严重影响到人事档案的质量，甚至人事档案的利用价值。为提高档案质量更好地为组织、人事工作服务，我个人认为应从材料内容和格式两个方面入手：

一、内容要做到真实、完整、精炼

1、真实性是人事档案的生命。内容要实事求是地反映职工的本来面目，对于不符合职工客观面貌的材料、伪造的假材料应剔除出去。如某位职工在1988年的干部履历表中的年龄为1952年9月，1998年再填写时为1954年9月，这种现象比较普遍，如果不及时纠正，必将影响到今后的组织、人事工作。

2、人事档案材料要完整、手续要完备

（1）材料系列是否完整。一个人的人事档案不是孤立的，相互之间有着历史的内在联系，相互依存，互为补充，构成一个完整的有机体系。比如，一个人的入党材料，一般有入党申请书、转证申请书、入党志愿书等；处分材料，一般应包括处分决定或批复、调查报告、本人检讨以及必要的证明材料。有关部门向人事档案部门送交材料之时，应注意将系列材料收齐，以实现材料系列的完整性。

（2）一份材料的内容和外形是否完整。人事档案的每份材料都有一定的独立性，内容有几个部分、几个要素组成。如：一份鉴定材料，一般都应有自我鉴定、小组鉴定、组织鉴定；审查结论和处分决定，一般都与本人见面，本人在结论或处分决定上的意见和签字是其不可缺少的内容。因此，档案材料必须有头有尾，落款、署名、时间等特征具备，外形上没有缺页、破损、霉烂变质、字迹模糊不清现象，才是完整的档案材料。

（3）材料手续的完备，是确保人事档案内容质量的一个重要方面。1990年中央组织部颁布的《干部档案整理办法》指出：“今后凡需归入档案但手续不完备的材料，均应先将手续补办完备，才能归档。”

3、人事档案的内容应精炼、实用。人事档案从建立之日起就是动态的而不是静止的。因而决定了人事档案必须根据当事人情况的变化而不断增加新的内容，补充新材料。在此过程中我们要遵循“取之有据，舍之有理”的原则。对收集起来的材料进行审查、甄别其真伪，判定有无保存价值。如，有人在入党过程中多次写了申请书，有人被审查时对同一问题多次写了交待材料，有人对同一问题在不同时期写了内容相同的证明材料，鉴别时，只需选取1-2份内容全、手续完备、字迹清楚的归入本人档案，其余的剔除。这就避免了人事档案的臃肿庞杂，使其精炼简明，更好地发挥作用。

二、材料格式的规范化

很多人事档案材料是以表格的形式记载信息情况的，材料表格设计是否合理，尺寸大小是否规范，印刷和书写的质量是否有保证都将影响到人事档案的质量。

（1）首先，表头要清晰明确地表达所记录的内容，避免含糊不清、文不对题。人事档案的每一份材料都具有相对的独立性：履历表记录人员个人简况简历；鉴定表记录对人员某一时期学习或工作的鉴定；工资表记录人员工资变动情况等等。有些单位在制表时将两种不同性质的材料印刷在同一份表格上，极易造成混乱。在日常的管理工作中，我们发现很多部队人员的工资表、任免表和技术等级调整表通用“干部任免审批表”一种表头，不仔细鉴别很容易搞混。这种情况给人事档案的整理和查阅带来很大不便，更会影响有关部门对人员的了解和任用。其次，项目的排列要合理。表格材料常常包括很多项目，项目的排列必须清楚有序，每一项后面要留足够空白以供填写。

（2）目前，人事档案材料仍以纸质材料为主，材料用纸和印刷书写材料的质量直接关系到人事档案的保存问题。目前机关多用新闻纸、二号和三号印刷纸制作文件材料，一旦遇光和高温后，容易发黄变脆，缩短档案寿命；铁道部门的职工工资单使用极薄的蜡光纸印刷，在收集、转递的过程中极易损毁。因此，人事档案材料要用质量较好的纸张书写或印刷。另外，用纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸印刷或书写的档案材料，不耐光、不耐热、受潮或长期磨擦或字迹容易浸化消退。应提倡使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水书写材料。

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什么是人事干部素质

（一）率先垂范，给人以榜样。做组织人事工作的同志在各个方面都应以身作则，率先垂范。要求别人做到的，自己首先做到，禁止别人做的，自己首先坚决不做；

（二）关心同志，给人以亲切感。一是在政治上关心同志；二是在工作上支持同志；三是在生活上照顾同志，做到以诚相待，平易近人；四是在困难上帮助同志；

（三）业务熟练，给人以精灵感。组织人事工作部门工作杂、矛盾多、任务重、时间紧、难度大、要求高、政策性强，要求从事组织人事工作的同志要刻苦学习，做到熟悉业务，了解情况，掌握政策；

（四）办事公道，给人以正义感。组织人事工作涉及到人们的切身利益，要求人事干部无论大事、小事，都应该坚持原则，秉公办事，不徇私情；

（五）善于创新，给人以进取感。随着时展变化的，总会有与现时不相适应的东西，这就要求组织人事干部要以时俱进，研究分析新情况、新矛盾、解决新问题、总结新经验，适应新时代的发展；

（六）踏实工作，给人以敬业感。要树立安心本职工作、热爱本职工作的思想，不为名利所困惑，愿做“无名英雄”，树立人事干部工作无小事的意识，力争在本职工作岗位上建功立业。

提高人事干部素质的必要性

从事本职工作多年来，经过长期与同行的交流和观察到的现象，人事干部素质的提高是必要的，从上级的重视程度到人事干部本身的工作水平和质量、选用人事干部等方面都是不规范的，比如：

（一）各级人事干部管理机构重视的程度还不够。除了一些干部人事档案管理上等级的单位以外，其它单位的干部人事档案管理部门大多都是兼职人员，有的还是出于工作照顾对象，有的甚至还不是党员；责任性、知识性、专业性都存在着不少问题；

(二)岗位专业知识技术培训还不到位。有的没有经专门业务培训就上岗，业务不熟悉，尤其新参加工作的人事干部, 不但不是该专业毕业,也没有经专门的业务培训,只好跟着边做边学；

（三）有的单位没有严格按章办事，出现新参加工作的毕业生档案下落不明；随意办理传递干部人事档案，甚至造成有的毕业生档案自己存放现象；

（四）没有规范的干部人事档案审查纠错机制，有的干部人事档案没经严格检查核对就发出去。不但纸张不规范，填写表格随便用纸、用笔、语言不当。就材料不全也没有及时追补续整,造成不必要的后续追补工作等等；

（五）各职能部门工作配合也不够好。在干部人事档案的利用过程中，各职能部门配合不密切，有的部门工作人员办事教条主义，各有自己的做法，部门整理档案的口径和标准不一致，给干部人事档案的规范化管理频设障碍。

提高人事干部素质和干部人事档案管理水平

就干部人事档案工作目前普遍存在的各式各样的问题，提高人事干部素质是十分必要的手段。人事干部素质的好坏，直接影响干部人事档案管理工作的管理水平。相反，干部人事档案管理工作人员管理水平也恰恰体现人事干部的素质，两者是有着密切联系的，也是相互作用的。人事干部素质的提高，是干部人事档案管理工作水平好坏的决定因素，是干部人事档案管理的质量保证，因此，在具备组织人事干部素质的同时，还要注意以下要素：

（一）领导重视是关键，各级领导应把人事干部素质提高作为政绩的量化条件之一。也就是要求人事干部达到怎么样层次的政治教育和文化学习，必须具备怎么样的文化程度和政治水准，真正使人事干部组织是一个让干部群众放心的可依赖的部门；

(二)干部人事档案管理工作人员必须有较强的责任心和事业心，要有严谨的工作态度和工作作风；正确树立人生观、价值观；牢固树立“工作就是服务”的信念，明确服务方向，端正服务态度和职业道德，这是每个档案管理工作人员必须具备的基本素质；

(三)加强专业技术知识的培训，不但要提高组织人事干部的政治素养和文化水平，还要注重提高专业技术水平，人事干部素质是多方面的，干部人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员的素质和知识水平，必须真正熟悉、掌握档案管理工作的各个环节和基本要求；

（四）强化对新技术的应用程度，充分利用电子技术实行从“纸质管理”转变为“电子信息”的升级，实现计算机数据库软件更准确更快捷的方式，不断挖掘档案中丰富的资源为干部队伍建设服务，为单位管理和发展提供科学数据；

结束语

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关键词：高职院校　人事档案　整改　措施

一、高职院校人事档案管理中存在的主要问题

1.人事档案内容失真

真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况。

2.高职院校人事档案材料不全

一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的同志没有将材料及时收集归档。一些高职院校分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

3.高职院校人事档案利用范围狭窄

人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从高职院校人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，致使人事档案的利用范围小，利用频率低。

二、人事档案管理措施

1.提高档案管理人员素质

作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

2.完善人事档案管理制度

人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全；明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

3.采用信息化管理手段