档案整理工作安排范文

导语：如何才能写好一篇档案整理工作安排，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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根据厅人事处下发的关于开展干部人事档案审核整理管理工作的安排部署，结合实际情况，我们突出重点、认真细致、实事求是地进行了人事档案审核、整理、增补等工作，现将有关情况汇报如下：

一、基本情况

中心有1名兼职干部档案管理人员，管理在职干部人事档案  本（此次招聘人员的档案暂未调入），离退休人员档案  本。

二、整理情况

1、更换档案柜，在有限的条件下做到防火、防光、防高温。

2、认真检查、装订、核对每一份档案，按要求更换了新式档案盒；

3、根据上级人事部门要求，对中层以上的干部人事档案进行了专项审核整理，重点审核干部“三龄两历”及档案材料的完善情况，并对缺少的档案材料详细记录，材料不完整的要求限期补充收集，对信息有误的进行了完善、更正和认定，目前中层干部档案已基本整改到位；

4、职工档案目录已全部分类录入干部档案信息系统，其中包含基本情况、工作情况、职务职称、受教育情况、奖惩考核、社会关系和履历等干部信息，做到了分类准确、编号有序；

三、下一步工作安排

1、改善档案室管理条件，增设空调、除湿机等相关设施，做到防水(潮)、防盗、防虫、防鼠、防磁等要求。

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1、配合学校抓好本学期重点工作的组织安排，推进学校工作顺利开展，确保学校工作政令畅通。

2、办理上级及校外来的公文、函件等日常公文处理工作、来访接待，完成各项临时工作，构建协调和谐的运转机制。

3、协助学校各部门搞好各级各类活动的组织安排工作，保证各级各类活动的圆满成功。

4、安排好学校周工作日程，使全体教职工明确学校近期的工作和任务。

二、加大学校对外宣传工作的力度、速度、宽度。

1、加大学校宣传力度，选拔思想素质高，写作能力强的教师进行培训，组建信息宣传员队伍。建立信息上报制度，各级部、处室开展活动后及时上报信息，建设一支思想素质高，写作能力强的信息员队伍。

2、加大对宣传的人力财力的投入，拓宽宣传渠道，及时做好学校新闻的宣传发送，让社会了解学校，支持关注学校。积极宣传学校的办学经验、办学成果，提升学校的知名度和影响力。

三、认真做好各种会议的筹备工作。

组织好学校各类行政会议，做好会议材料的起草、打印和装订工作，安排好会场，及时记录学校工作纪要，做好会议的记录，认真整理会议纪要。

四、认真搞好档案管理工作。

1、按照要求认真整理好各类档案，对上级下发的文件要认真、规范、及时处理，做到文件传送不拖延、无积压、无遗漏和丢失，收集整理各项档案资料并装订成册。做好人事管理工作，掌握基础数据，按要求及时上报信息。

2、做好学校文字材料的撰写和整理工作，及时做好公文的处理，做好各种会议的记录和整理存档，加强学校档案管理工作，及时完善、健全学校综合档案，确保学校档案材料完整齐全。

五、认真做好校长办公室的事务性工作。

1、健全学校有关规章制度，努力保障制度的落实。

2、积极反映师生的要求，当好校领导的参谋助手。

3、协助校领导搞好对外联络与接待来访工作。

4、积极完成学校工作的计划、总结，平时注重积累、提炼，积极推广学校办学经验。

5、按照上级的部署认真完成各种报表材料的填报工作，及时为教职工办理好各种上报工作，要做到及时、准确无误。

6、处理好、服务好学校交办的其他事务工作。

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1．1管理制度不健全

制度建设是档案管理工作的保障，建立健全档案管理制度能够保障档案资料及时、准确与完整地归档。个别水土保持部门没有建立健全的工程档案管理制度，致使在档案管理过程中原件资料丢失与损坏现象时有发生。

1．2档案管理不规范

规范的水土保持档案管理必须做到及时、完整、准确、系统，归档的资料首先经过分类整理，并按照要求组成案卷，再按档案管理规定的原则和方法，将有保存价值的资料系统整理并编制目录，最后经过详细核对后装订成宗卷。部分地区的水土保持工程档案资料缺少统一的编码管理，致使个别地区档案资料调阅、调集或查询的难度增加，降低了档案信息利用效率。

1．3个别地区无“专人专屋专柜”管理

个别地区水土保持管理人员不足，做不到水土保持档案的专人管理，致使部分应归档材料未能及时完整地归档。个别地区档案没有专门的档案存放地点和书柜，致使档案资料无处存放，或保管过程中丢失、破损。

1．4管理人员素质亟待提高

档案管理人员的业务高低直接决定了档案管理工作的好坏，特别是信息化和数字化的深入发展对档案管理人员在信息化设备操作能力方面提出了更高的要求。目前，个别地区档案管理人员传统的业务知识和操作能力没有得到及时的更新和提高，不能很好地适应信息化档案管理的新形势和新要求。

2建议

针对目前档案管理工作中存在问题，在总结已有的成功经验的基础上，结合自己参加档案管理工作的实践，谈谈加强水土保持工程档案管理工作一些体会。

2．1领导重视，统筹安排

为了确保水土保持工程档案资料完整、准确与系统地归档，水土保持部门应成立由领导班子组成的档案工作小组负责日常工作的组织协调。在日常管理过程中，将档案管理工作视为内业管理的重点，并从经费投入和制度建设等方面上保证日常管理的需要。加强与专业档案管理机构的交流，探索水土保持信息有偿服务反哺档案建设等事宜，从而不断提高水土保持档案管理水平和档案利用率，使档案管理过程得以顺利实施，为建档工作的顺利开展创造良好的组织保障。

2．2建立规章，规范管理

近年来国家制定了完整的档案工作规章制度与标准规范，对归档文件材料的整理原则和具体做法做出了明确的规定，辽宁省很多地区也都结合本地区的特点制定了细化与可操作性较强的管理制度。如朝阳市水土保持局不断的探索过程中，规范了包括收集﹑整理﹑分类与归档等环节的任务和要求，从而规范水土保持工程档案管理工作的各个环节，使档案管理工作有章可循。在档案管理过程中，针对档案本身的特点和档案管理工作的特殊性质进行科学安排，合理归类。建立完备的借阅制度，做到借阅登记，归还签字，避免丢失，充分保证全部档案资料安全有效地服务于各项工作。

2．3统一标准，科学管理

日常管理严谨细致，统一编号。按年建档，严格分类，认真整理，及时归档，定期整理，确保所有重要资料能够及时归档并妥善管理。规范操作流程和分类标准。首先将全部档案分类:文书档案、业务档案、会计档案、电子档案、声像档案和特殊载体档案7大类。每一类又分为若干小类，例如，业务档案又分为:小流域综合治理规划设计、建设项目水土保持方案、坡耕地治理实施方案、水土保持监测、“四荒”资源出让与治理和水土保持行政执法等7类。每一小类再按照年度细分，同年度的再按照“永久、长期、短期、10a和30a”等5类保管期限分别整理。先录入软件，再打印目录，装入标准的档案盒，盒外按统一格式贴好标签，按照顺序存入档案柜。

2．4专人负责，全员参与

各类档案资料分别由各科室分类整理，待资料全部齐全后移交给档案专管员统一保管。移交时双方分别签字，落实责任，实行层级负责制。各类档案均齐备后移交档案专管员，专管员负责登记、归档，录入档案软件。在档案由专人负责的基础上，每个人将代表单位参加的重要会议材料等资料及时收集、整理、分类、归档，形成了人人参与、人人有责的制度。档案管理时充分发挥单位职工专业技术特长。技术档案及重要技术资料均由多年从事水土保持专业的技术人员负责收集、整理。文秘档案、文件资料及音(影)像资料由办公室人员负责收集、整理。图片和照片由擅长摄影技术的专业技术人员负责收集、整理。电子档案(备份资料)一应俱全，由微机室专门技术人员随时整理，随时归类、存储于专门电脑，并加设密码，严格执行保密制度，其他人员禁止使用。

2．5加强培训，完善设施

加强档案管理人员的现代信息处理技能培训，提高档案管理工作的技术含量。不断补充和完善信息规范化技术采集数据，形成纸质档案库、计算机数据库及查询系统为一体的互动管理模式，逐步实现水土保持档案管理信息化，并根据实际情况和工作利用的需要实时更新档案总目录、编制必要的检索工具。加强基础设施建设，完善档案存储条件，设立专门的档案室，增添电子信息设备，安装档案软件，装备布置档案室，使空调、温湿度计、灭火器等设备齐全，落实防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施，有效改善档案室的软硬件条件。

3结语

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一、档案法规业务工作

（一）结合省市档案工作会议精神，进行了档案工作相关法规标准的学习和讨论，统一业务指导标准，规范档案装具。参加全省机关档案工作业务培训班，为有针对性开展业务指导打下基础。

（二）配合制定了工作实施方案和建档目录及归档范围、整理标准等规范文件的拟发，协助召开了档案管理工作培训会议并作专题辅导讲座。抽调人员全程参与创卫档案资料的收集整理工作。

（三）做好年度归档文件整理工作。集中开展了归档文件整理活动，印发了通知，对活动进行安排部署。

（四）开展业务培训工作。举办档案“回头看”培训班、社区档案工作培训班，系统讲授了档案整理有关业务规范新标准。

（五）积极开展档案业务指导。重点对相关单位开展归档文件整理指导。采用电话答疑、QQ流、现场操作、点对点讲解等形式，对其他单位档案工作进展情况及时进行指导调度。

（六）切实做好档案科学化评估工作。根据测评办法及测评细则，完成了科学化评估验收工作。

二、档案利用工作

积极采取措施，提升服务效率，全力打造群众满意的服务窗口。接待查档人员时，始终坚持做到接待咨询热心、解答问题耐心、调阅档案细心的“三心”服务。

三、档案管理工作

（一）开展档案统计年报工作，指导完成档案情况统计汇总及上报工作。

（二）每季度对档案库房及计算机网络进行安全检查，确保了档案实体及档案信息的安全。

（三）完成档案开放鉴定工作。

（四）审核馆藏档案数据库目录，整合各重点部门档案目录，协助完成档案区域目录中心建设数据资源的上报工作。

四、档案信息化建设

（一）对新增加的电子数据做好整理和备份。积极报送电子档案容灾备份数据。

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1 重大活动档案管理工作的特点与存在的问题

通过实际工作发现，重大活动档案管理主要存在以下几方面的特点和问题。

1、重大活动档案工作机制不健全。

重大活动往往由多个单位或一个单位的多个部门参与举办，主办单位在制定活动运行机制时，没有将档案工作考虑在内，许多单位也没有将单位档案部门纳入其中，致使档案工作无法贯彻于整个活动的始终，档案人员不能及时参与活动开展，不能及时掌握活动文件材料形成状况，档案人员在活动结束收集文件材料时，协调工作困难重重。

2、重大活动档案材料收集不齐全。

重大活动往往涉及多个主管部门，虽然大都成立活动领导小组，但是许多分活动都是各自开展，活动期间各单位工作积极配合，活动结束后各自为政，造成活动文件材料分散保管，给收集工作带来很大困难，重大活动档案的齐全完整得不到保障。

3、重大活动档案整理不规范。

一般来说，重大活动分为机构组建、筹备、举办、总结、撤销等五个阶段，每个阶段都形成多少不一的文件材料，而且载体形式多样，有纸质文件材料，也有照片、音频、视频等电子文件，有的还有大量的实物档案，由于各单位档案人员业务素质能力水平参差不齐，掌握和执行的整理标准不统一，重大活动档案整理不够规范，给以后档案利用造成了不便。

2 做好重大活动档案管理工作的对策与措施

鉴于重大活动档案管理工作的特点和存在的问题，在具体工作中，我们可以遵循以下几点：

1、建章立制，强化措施，统一协调，加强督导

重大活动档案管理工作是一个长期性的任务，其涉及部门多、范围广，工作人员多数是从外单位抽调而来，活动一结束，人员各回各家，档案的收集和整理工作，要靠档案部门自己独立完成存在很大的困难。因此，要抓好重大活动的档案管理工作，必须由市府办出面进行综合协调管理，同时建立健全档案管理部门参与重大活动的工作机制，不断强化工作措施，把专业的档案管理人员列入到主办、承办活动的外事机构中来。并建立和完善重大活动档案考核奖惩和责任追究等一系列制度，把重大活动档案工作纳入到各级领导、各部门年度目标考核中，实行责任追究制度，坚持每年对重大活动档案管理情况进行监督检查，以保证重大活动档案管理工作的有效开展。

2、提前部署，事前指导、事中监督，事后检查

很多人通常会认为档案工作应该是在重大活动结束之后的任务，但实际的情况是：活动结束后才发现，有些材料从形成就不规范，不符合归档要求，有些材料缺失却已很难收集。由于重大活动时间性强，工作头绪多、任务重，活动开始后，组委会各工作组往往忙于活动本身，而忽略活动档案材料的收集整理。因此，对于档案工作一定要提前做出部署安排，要在活动前明确档案组织机构，建立起负责档案工作的专兼职档案工作人员队伍，形成一个完整的档案工作网络体系，采取事前指导、事中监督，事后检查的方式，参与五金博览会等重大活动档案的管理，从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。并制定出各项规章制度和业务标准规范，细化工作职责，落实相应的保障措施，为重大活动档案工作开展做好充分准备。

3、明确责任，完整收集，严格标准，整理规范

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(一)高职院校档案管理是其评估工作顺利开展的有力支持

高职院校的评估是针对某个特定阶段，对其在建设中存在的问题和取得的成就进行鉴定与评价。通过对现状的评估，高职院校能够及时的发现建设中存在的问题，找到这些问题的源头，这样既可以避免问题的恶化，又可以保证院校各项工作能够健康顺利的开展。高职院校档案管理是其评估工作的一个重要内容，档案管理工作的好坏直接影响着高职院校评估结果的好坏。

(二)档案管理资料是高职院校教学科研的鲜活教材

高职院校作为我国职业教育的主力军，承担着为社会培养高层次技术人才的使命，教学任务是其主要任务之一。高职院校除了教学之外，科研工作也是其不可或缺的一项重要的建设内容。因此，高职院校的教学、科研工作始终伴随着院校的建设发展，它们是以自我创新引领高职院校始终处在时代前沿的保证。高职院校档案管理可以将现有的教学科研成果收集整理，作为将来进一步改善提高教学科研水平的基础性材料，这些档案管理资料无疑是高职院校教学科研的鲜活教材。

二、高职院校档案管理中存在的问题

档案工作意义重大，它影响着高职院校的发展步伐和建设水平，同时对于教师的教学和学生的学习也起着不可忽视的作用。因此，在高职院校快速的发展道路上，档案管理发挥了重要的作用，但是随着时代的发展，高职院校档案管理中存在着不少的问题。

改革开放以来，随着我国对专业技术人才需求的不断增加，高等职业教育也随之快速发展。目前，我国高职院校一直处于规模不断扩张、招生数量连年攀升的态势。生源数量的增加又造成了高职院校校舍和教学资源的紧张。为此，高职院校在校园基础设施、教学仪器设备、师资力量等方面加大了建设力度。而对于档案工作这种见效慢、产出效果不明显的工作却没有得到应有的重视。由于领导重视不够，使得高职院校的档案管理工作难以继续向前推进。

(二)高职院校对档案管理工作经费投入不足

档案管理需要有一支具有专业技术水平的工作人员负责档案的日常管理。而高职院校经费投入的不足，导致档案管理工作的严重滞后，主要表现在高职院校档案管理基础设施薄弱、技术水平落后、人员配备不足、管理方法落后、质量不高、成效不明显等方面。

(三)档案管理工作人员的专业性不强

我国的高职院校大多是从以前的中职中专发展而来，档案管理也是承接以前的体制。在管理人员的配备上，高职院校一直是将那些临近退休、无力承当教学任务的老教师安排在档案管理工作岗位上，或者是院校为了吸引高层次人才而承诺的帮助解决配偶工作问题，将其配偶安排在档案管理工作岗位上。这些档案管理人员有一个共同特征是，缺乏专业系统的档案学理论学习与实践的锻炼，他们的知识背景与当下的档案管理工作的专业性和技术性形成鲜明的矛盾，制约着档案管理工作的规范和质量的提升。

(四)对档案管理的价值认识不足

档案是一些有价值的历史资料，所谓价值就是指这些资料对于现在和将来的工作仍然具有指导意义和参考价值。如果不充分利用，那么这些价值也就荡然无存。档案束之高阁只是一堆废纸。出现这种情况的原因主要有两个方面:一是高职院校档案管理人员没有意识到档案的重要性，没有对档案进行规范整理，建立全面的档案目录，以至于档案需要者无法查到需要的档案，而造成的供需矛盾;二是高职院校广大师生对于档案的价值认识不足，没有查阅档案的观念和习惯。这两种情况导致了高职院校档案管理的开发利用工作的长期落后。

三、高职院校创新档案管理机制的措施

档案工作是一项基础性、服务性很强的工作，针对目前高职院校档案管理工作中存在的问题，为加强档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用，我们应从以下几个方面的创新档案管理工作机制。

(一)加强高职院校的档案管理制度创新

制度创新是高职院校档案管理工作赢得新的发展的前提。建立完善的档案管理工作制度有利于推进档案管理工作的规范性。目前造成高职院校档案管理工作效率低下、质量不高的原因在于其档案管理责任制度和激励制度的缺失。大多数高职院校都将精力和时间集中在招生和校区与专业的扩建上，以至于荒废了档案管理工作的制度建设，使得档案管理工作责任落实不明确。档案馆藏对于档案的分类工作、整理工作都是由当班的工作人员共同完成，而完成的质量如何?事后如果出现问题谁来负责?这些责任划分极不明确，甚至无从谈起。而且工作人员对于档案的维护管理都是谁值班谁负责，换班时没有规范的交接手续，这种制度的最大弊端就是档案的遗失、残缺、损坏现象找不到责任人。工作中出现了疏漏也不用承担责任，这导致了工作人员责任心的缺失［6］。档案管理工作激励机制的缺失主要表现在对档案管理工作不被重视，缺乏一系列的档案管理工作考评机制和评价条例，使得档案工作人员的工作得不到应有的认可，使他们丧失了工作的积极性和热情。因此，完善高职院校的档案管理机制，应当首先建立明确的责任制度和激励制度。

(二)建立完善的档案收集工作机制

档案的收集是档案管理的第一个环节，档案收集工作的质量决定着其整理、归类、保管、查阅的工作质量。档案并不是档案机构自己形成的，而是在长期不断地档案收集中形成的。做好档案收集工作可以从以下三个方面着手:一是严格执行档案归档制度。二是加强对零散文档收集的制度的建设。一些散落在外的文档仍然有其重要的档案价值。这些档案一般都是由于工作人员的疏忽和档案收集制度的规范性不高造成的，为此应当有针对性的建立档案收集制度，以制度建设确保档案的完整性。三是加强对档案材料的回收工作。档案收集不仅仅是档案管理人员的事情，而且也是全校师生必须共同承担的事情。当前，高职院校的一些师生缺乏档案材料的保管意识，有些职能部门和教师在借阅档案材料后缺乏及时归还的意识，而有些档案管理工作人员也缺乏工作的责任心，导致不少外借的档案材料被损坏或遗失，致使有些档案材料残缺不全，给学校的档案管理带来了很大的弊端。因此，在建立完善的档案管理机制的同时，必须注重和规范档案的外借与回收机制建设。

(三)严格遵循档案管理的工作程序

在档案的收集过程中，应当保证文件材料的完整，对待需要长期保管的文件材料尤其要注重其完整性。例如对公文文档的收集与保存，每份文件的原件与附件、原件与印件、请示与批复、原件与转发文件、同一份文件的不同文字表达等材料的收集都要按照严格程序进行收集、整理、归类、收藏、保管。另外，归档文件的完整性应当体现于保管利用的便捷性之中。首先，档案工作人员要严格执行归档工作的各项要求，完整收集归档现有的文件。其次，档案工作人员要及时关注文件形成过程中的各种情况，要有责任和义务对成为档案之前的文件中存在格式错误，书写错误等问题向有关人员提出意见，以规范文件的管理和提高档案的质量，在整理档案过程中应将收集到的各种文件进行分类、编排形成档案体系。

(四)处理好档案保管与利用之间的关系

整理档案的复杂性一方面在于要保持档案之间相互联系性，另一方面要注重档案的保管与利用。目前高职院校的档案管理工作不能很好的将档案之间的联系性与档案的实际利用价值有机的统一起来，往往是兼顾档案的联系性却忽视了档案的实际利用价值，而兼顾了档案实际利用价值却又能忽视档案之间的联系性。例如高职院校举办的某次大型学术研讨会，会上产生了书面材料，影音资料和各种图片资料等，这些资料因为形式的不同而在归档时必然会被分开，这就割裂了文件之间的内在联系性。但是这却十分有利于档案的归类与整理。诸如此类的矛盾在档案的收集与整理中屡见不鲜。面对此种矛盾我们应当首先要以档案的保管为重，因为档案工作的首要职能就是保证档案材料的安全性和完整性。只有这些档案能够被完整的保存下来，档案的开发利用工作才能够顺利开展。因此在面对保管与有效利用发生矛盾的时候，档案管理应当将档案的保管放在首位。同时，寻求能够实现二者兼顾档案管理模式。例如在针对某研讨会形成的各种不同形式的档案材料时，我们首先应当保证这些档案的安全和完整。声像资料应当与书面资料分开保管，利用专业的技术对其进行专门的维护和保管。同时将这些有着很强的内在联系和互补性的声像资料与书面资料放在一起保管以便查阅。为实现两种功能的兼顾，应当成立尝试建立专门的索引目录，在书面纸质档案索引后面注释好与之有联系的声像资料的位置，这样便可以兼顾各种形式档案保管的内在联系性和完整性。

(五)加强档案管理人员素质的提高

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关键词：中职学校 文书档案 管理工作 现状分析 对策研究

中图分类号：G63 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）01（a）-0171-01

对于整个中职学校来说，文书档案工作是每一个职能科室工作中所必需的工作。学校通过文书档案工作来整理每一份文件，并对其进行周期性地处理。文书工作和档案工作是相辅相成的，前者是基础，后者是延续和发展。就目前中职学校的情况而言，中职学校必须在文书档案管理工作上下功夫，通过不断地提高工作水平，及时为各职能科室提供完善的档案信息，从而满足学校各方面的需求，适应当前社会的发展。

1 中职学校文书档案管理工作的现状分析

1.1 认识不足

文书档案工作是需要对文件的全部生命周期进行相应地处理的，是一个长期积累的过程，所以，文书档案工作的成绩显现也比较缓慢，通常也不容易引起他人的注意，这也就导致了长久以来很多人并没有认识到文书档案管理工作的重要性，反而错误地认为文书档案管理工作就是对相关材料进行简单的抄写、保管和整理。只要档案工作人员不把档案信息泄露出去或者弄丢，只要保管整理了能应对档案科对档案的检查，就与学校的发展关系不大。正是这些错误的观念，使得大多数人没有重视学校的文书档案管理工作。

1.2 不易保存和整理

随着学校的不断发展，各个科室需要归档的东西越来越多，文书档案也就日益增多，不仅仅是内容有一定的增加，文书档案的式样也逐渐增多。由于传统的文书档案管理存在着一定的缺陷，比如说文书档案保存的环境比较潮湿、纸质文案所占地面积过大等等。针对如此大量的文书档案，需要花费文书档案专职工作人员更多的时间去进行分类的保存和整理，不仅程序非常繁琐，而且整理出来的效果也不一定让人满意，难以保证案卷的质量。

1.3 对文书档案资源的开发不够

很多单位都错误地认为，只要能够保存和管理好文书档案，不让档案受损或缺少就可以了，这种做法其实只是注重了对档案的收集、整理和保管工作，是没有真正地发挥文书档案应有的作用的。文书档案工作作为每一个职能科室工作中的一个重要的组成部分，是需要在各个科室与档案工作人员有效地配合之下才能够顺利完成的。如果部门与部门之间都不愿意把重要的、需要归档的文件资料交给档案管理工作人员，不配合工作人员的档案工作，不仅不利于档案工作人员充分发挥自我能力，制约档案管理的水平，而且很容易造成重要的文件资料的散失。

2 加强中职学校文书档案管理工作的对策

2.1 切实提高认识

要想使教职工认识到文书档案管理工作的重要性，最重要的就是必须要在思想上彻底转变他们对文书档案工作的认识，只有当人们从思想上开始认识到文书档案工作的重要性，才会认真去了解，才会给予充分的重视。具体可以体现在以下两个方面：一方面，学校要在物质上加大对文书档案管理工作的支持，通过有效的运行机制，及时、完整地提供档案信息，并且规范化管理文书档案工作；另一方面，学校在规划和安排单位全年的工作时，应该把文书档案管理工作纳入全年的工作之中，通过这种方法提高文书档案管理工作的地位和影响力度，让教职工充分意识到学校的文书档案管理工作对学校发展的重大意义。

2.2 改革文书档案管理体制

传统的文书档案管理存在着一定的缺陷，这就要求中职学校应该根据现有的情况不断地改革和创新，以便能够更好地满足学校发展的需要。一方面，要想改革创新，首要工作就是改革创新文书档案管理的体制，把原先简单化、刻板化的文书档案工作变为适合档案员管理的灵活度强、适应性强的工作，充分发挥文书档案应有的作用和潜能，更好地为学校服务。另一方面，学校应该加大对文书档案工作的物质支持，通过建立健全的运行机制，加大规章制度的管理和约束力度，提高各个科室或者档案员的行为作风，从而不断提高对文书档案管理的质量。

2.3 加强部门之间的沟通协调

文书档案工作是需要各个科室的配合才能顺利完成的，而不是通过自我默默苦干就可以做好的事情，另外，如果部门同事不愿意把重要的需要归档的文件资料交给档案管理人员，也是不利于顺利完成档案工作的。因此，各个部分需要积极配合档案工作人员的工作，及时沟通，才有利于档案员齐全地收集文书档案资料。并且，档案工作人员在与部门同事沟通的时候也要注意一定的技巧，首先自己要明确收集的范围和要求，然后正确向部门同事阐明，这样才能减少两者之间的工作摩擦，才能够达到“双赢”的效果，才能提升文书档案工作的效率。

2.4 改革传统的整理方法

传统的文书档案管理都是档案工作人员人工立卷的，这种管理纸质档案的方法，繁琐复杂，整理起来既费时又费力，并且由于不同的档案管理员对文件的理解不一样，在分类管理的时候也就会产生一定的分歧，这样不仅会影响案卷的质量，而且也会给以后的利用工作带来许多不便。根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定了新的《归档文件整理规则》，省去了以往的案卷标题分类，只需要以件为单位来分类管理就可以了，这时候，利用计算机整理或检索文件，不仅省时省力，方便快捷，而且也可以避免人为因素对文书档案分类管理的影响，从而提高了档案工作的效率，真正达到事半功倍的效果。

2.5 大力培养档案管理人才

文书档案工作与其他的工作有所不同，是一项相对比较寂寞的工作，这也就要求档案工作人员热爱这个事业。档案工作人员只有对这份工作具有强烈的敬业精神，才能不断地去思考、去探索。因此，学校要加强培养档案工作人员的业务素质和综合素质，通过业务培训班等形式定期培养档案工作人员的档案专业知识和现代化管理技术，不断提高档案工作人员的业务素质，同时要求档案工作人员努力学习计算机知识和信息技术，为把档案工作人员培养成为一个综合型的文书档案管理人才而努力。

参考文献

[1] 霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].攀登，2007（5）.

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关键词：动态资料 存在问题 领导重视 方法原则 信息技术

一、 当前干部、人事档案管理中存在的问题浅析。

1、 形式陈旧，材料不齐。从现存的干部、人事档案管理现状来看，存在的如下一些需要改进的现象：对干部的评述显得过于模式化和形式化，没有真正的展示出工作面貌等；在心理素质、个人素质以及思想动态等方面的材料明显不足，收集动态资料的形式也不符合最新形势的需求，阻碍了干部、人事档案动态材料收集的完善和创新。

2、 管理手段落后，工作效率低。从目前的干部人事档案管理工作来看，大多数都是沿袭了传统的管理模式，材料收集的渠道也显得险隘性和局限性，档案材料的整理、分类、鉴别以及检索等工具设备过于简陋，没有满足最新工作情况的需求。

3、 档案意识薄弱，人员素质有待提高。档案部门在传统概念意义上一直被认为是冷门单位，陈旧的思想意识以及工作观念使得档案工作人员安于现状，阻碍了档案工作的社会化进展。相关的档案工作人员存在着专业知识匮乏、缺乏创新意识、文化水平较低的问题，整体素质有待提升。

二、 关于收集干部、人事档案动态材料的良好途径探究。

1、 在领导重视的前提下加强协调工作，确保材料的完整性。要想真正的使得干部、人事档案的动态资料收集工作更加的科学合理，提高档案管理水平，领导就要重视档案管理中的各项工作。具体来说，首先，领导在安排相关的档案管理人员时，最好安排在与人事、组织工作紧密联系的部门，以便工作的顺利进行；其次，要使得动态资料的收集工作所需要的各项经费能够得到及时的供给和补足，根据单位、人事档案管理目标的等级添置必要的设备，为干部、人事档案的管理工作提供重要的催化剂的作用；再者，档案材料是干部、人事档案的工作对象，而收集工作又是档案工作的起点，因此档案管理人员要经常性的加强与相关的部门之间的联系，及时的收集和完善，不断地充实档案的内容。还有，单位领导要加强对干部、人事档案管理人员的奖惩和考核，对于工作出色的管理人员要给予适当的物质或者精神上的奖励，在工作中出错的人员亦要给予及时的纠正或者惩罚，以规范工作的步骤和流程，为干部、人事档案的动态材料的收集工作打下坚实有力的基础。

2、 遵循人事档案的动态材料收集工作的基本方法和原则。干部、人事档案的动态材料的收集或者管理工作比较繁琐，需要在遵循基本方法和原则的前提下不断地进行完善和创新，才能获得事半功倍的成效。详细一点来讲，基本的工作方法包括逐卷整理、登记分析、补充完善和整理归档的四个大概环节，要确保干部人事档案材料是同一个人，检查是否存在同名同姓但是不属于同一个人的材料档案，对于有涂改过或者相关信息发生变动的材料要进行及时的更新和整理，不真实的档案材料要进行选择性的摒弃。还有，对查找出来的问题，应该在核实准确的基础上仔细分析，并在根据实际情况的前提下进行分门别类的登记入册。档案中缺少的档案材料，要根据材料的内容和性质的不同进行必要的收集、复制或者填写工作，并且注明相关的说明的细则。在对干部人事档案分类订装、加工整理方面，主要关注加工整理对档案内容有无影响、是否符合规定，在认真鉴别的基础上，将所有整理过的材料进行及时的归档和整理，促使最新的动态资料得到及时的收集和完善。在基本原则方面，要践行服从干部人事工作需要、与实际情况相结合以及注重及时整理档案内容的细则，为动态材料的收集提供更加广阔的创新平台。

3、 运用现代化信息技术，提高工作效率。在现代化信息技术飞速发展的今天，干部、人事档案的动态材料的收集工作若能很好的抓住这一提高工作效率的媒介，将为工作的改革和创新提供强大的催化剂的作用。计算机管理档案是达到方便、规范、准确、快捷发展方向的有效手段，也是提高工作效率和质量的有力催化剂，因此，在各项条件已经具备的单位，要尽快建立计算机干部信息管理系统，在制定了合理的管理制度、完善的规章细则以及稳定的工作程序的前提下，派遣专门的管理人员对输入的任何一个数据进行筛选和鉴别，摒弃一些繁琐的不必要的数据而保留能够反映最真实情况的信息，在减轻材料收集工作负担的同时为工作的不断创新提供不可替代的重要数据基础。还有，干部、人事档案管理部门可以和有关职能部门进行沟通和交流，可以赋予一些部门有用的权限，允许他们从管档人员的主页上下载和阅读到有关干部人事档案动态材料的信息，并且鼓励他们在进行档案使用的同时针对现时的档案管理工作提出自己的意见和建议，不仅促使档案作用的真正发挥，也为工作的完善提供更多良好的契机。

三、结束语

在社会主义市场经济飞速发展的大背景下，干部、人事档案的重要性日益凸显，做好档案的动态材料的收集工作成为迫在眉睫的首要任务之一。档案管理人员要不断地总结实践经验和借鉴精华，探索更多的利于收集工作水平得到提高的良好途径和方式，不断地改革和创新工作流程和体系，为干部人事工作、人才工作服务，为经济社会的发展而服务。

参考文献：

[1]刘莉莉.《人事档案整理心得浅谈》.中小企业管理与科技.2011(19)

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一、档案管理制度建立和执行情况

建立健全各项档案管理制度，使档案管理工作更加有组织、有计划、有程序的开展。在原有规章制度的基础上，不断完善、细化全单位档案管理的各项要求，规范、充实了《档案管理制度》的内容，加强了档案收集、整理、移交、鉴定、统计、保管等各个环节管理工作。收集和整理做到齐全完整、分类清楚、编排有序，无当年积存零散文件。文件归档做到归档范围明确、保管期限准确、档案完整安全。文书档案在每年的12月底基本完成归档工作，其他档案按照有关规定及时归档。不断加强档案的保管、鉴定、统计工作，档案保管安全，从没有出现过档案失密、泄密、损坏等违反《档案法》现象。在现代化管理上，我委结合“档案管理软件”，实现了便捷、高效、安全的计算机检索与查询，较好地发挥了档案现代化管理工具的作用，提高了档案利用效率和效果。

二、档案收集整理的情况

按照档案管理规范化、精细化、专业化的工作要求，结合我委档案工作实际，进一步完善了档案管理工作的规章制度，充实了档案管理机构工作人员，加强了档案集中统一管理，强化了档案工作的基本业务建设。现存室藏2018年档案共   余件（卷），其中：文书档案余件（永久  件、30年存档期限  件、10年存档期限  件）；会计档案  件；建筑档案  件。同时建立人事档案  个专档、资料汇编  册等。

三、档案保管情况

始终坚持“安全第一、预防为主”的方针，牢固树立“隐患险于明火，防范胜于救灾，责任重于泰山”的安全责任意识，完善有效应对突发事件的档案安全预案，健全制度，规范管理档案，构筑人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。对重要电子档案实行备份保管，确保档案实体绝对安全。目前，我委现有专职档案员1名，兼职档案员3名，档案室现有设备：计算机、多功能打印机、空调机、铁柜、保险柜、防盗门、干粉灭火器、档案管理软件1套。今年，我委在工作经费非常紧张的情况下，克服困难，加大资金投入档案管理工作，对照档案规范管理要求做到了防火、防虫、防盗、防潮、防鼠、防强光、防霉变等，保证了档案的安全存放。

    四、档案移交情况

按照《档案法》、《档案法实施办法》以及相关制度规定，我委于2018年6月底前已将上个年度的档案资料整理完毕。根据《xx主要职责、内设机构和人员编制规定》（xx发〔2011〕32号）文件精神，我委成立未满10年，没有向有关的档案馆移交到期文书档案和重大活动档案。

五、监督指导所属机构档案工作的情况

档案室专职档案管理人员，统一管理全委文书、会计、声像、实物等各种档案的收集、管理、整理、保管、移交及开发利用，指导和监督各科室档案管理工作，各科室负责人为本科室档案管理第一责任人，安排一名同志担任兼职档案员，负责收集、整理本科室已形成的文件材料，按规定时间向档案室移交应归档的文件材料，协助档案室做好有关档案整理工作。

六、下步工作打算

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【关键词】 教学管理；教学档案；电子档案

【中图分类号】g642.47 【文献标识码】a 【文章编号】2095-3089（2013）9-0-02

高等教育应该坚持稳步发展和提高教学质量相结合，把提高教学质量作为高等教育发展的核心任务来抓，这就要求高校要坚持教学改革，以教学为中心，把主要精力放在搞好教学和培养好学生上。

要搞好教学，需要高校全体教职工及广大学生们的共同努力。学校要办出特色，办出水平，首先需要学校领导能高瞻远瞩，具有正确的办学理念，确立学校适应现代化发展和社会进步的办学方针及目标；其次要求教师们具有较高的素质，能与教育现代化相适应，能教好书，育好人。而要实现这个目标，使教书育人工作能有条不紊的进行，就需要有教学管理工作的支撑。教学管理工作是学校管理中最基本的管理工作之一，教学管理工作的好坏直接影响到教学工作的有序进行，在整个教学工作中起到了很关键的作用。特别是处于教学管理工作最基层的各教学系的教务员，他们直接面对院、系级领导教学理念的贯彻执行，直接面对课程的设置、安排，直接面对教师的聘任、联系和沟通，还直接面对各教学班学生的各项教学活动、考试安排，学习成绩的核实、管理等诸多方面的工作。可见，教务员的工作涉及面广，对工作能力及责任心等要求都较高。作为一个教学秘书，怎么样才能使如此繁杂的本职工作能有张有法、有条不紊的进行，我认为，为各项教学活动建立适用的档案是个很好的方法。

教学档案的建设和管理工作是各高校教学工作中都会重点抓好的一项工作，这一工作也得到了各高校及其院系教务员的重视，有不少的论述和报道 [1，2，3，]。系级教务员的建档工作是学校档案工作的基础，怎样才能做好系级教务员工作呢？首先要充分认识建立系级教学档案的重要性，其次要分析和掌握建立系级档案工作的特点和规律。就我们计科系而言，我们在充分认识系级档案工作重要性的同时，认真进行总结归纳和创新，很好地完成了教学管理工作，建立起各种具备查考、总结和利用价值的、符合实际情况、实用而简洁的档案，它们在教学活动中发挥了很重要的作用。本文就系级教务员怎样才能做好基层建档工作，发挥好基层档案员的作用，建立起必需的、实用而简洁的教学档案，浅谈一些个人的体会。

一、档案工作的重要性

要做好系级教务员的建档工作，首先要认识到这项工作的重要性。档案是历史的原始记录。档案记录着人们改造客观世界和主观世界的实践活动的过程，在这一活动中人们需要查过去工作和生产的情况，研究事物发展规律，继承已有的成果。因此档案具备查考、总结和利用的价值。高校教学档案是指高校教师、学生、教学管理人员在日常教学活动、教学建设、教学管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图片、录音和录像等文件资料。高校的社会活动主要是围绕教学展开的，各项教学档案的建立会客观的记录教学活动的历史情况，保留各教学进程、各个教学方面和环节的真实情况。教学工作中的各项档案是教学规律研究的可靠资料，人们可以通过它继承前人的研究成果，吸取经验教训。因此在教学管理工作中，建档工作是非常重要的。档案工作是教学管理各个环节中最重要的环节之一，不建立完善的档案收集，整理，归档体系，将会给教学管理带来难以估计的困难，系部将无法了解教学活动的整体情况，不能宏观地对教学管理进行长期计划，也无法对短期教学活动进行细致的分析和了解，难以掌握教学主体，教师和学生以及教学的情况。因此，档案工作对于教学管理起着举足轻重的作用。可以说，基层建档工作的好坏与整个学校教学工作的好坏息息相关，是做好学校教学工作的保障。

二、系部档案的特点

高校系部的教学档案工作是学校最基层的档案工作。对于记录系部教学活动有着极为重要的意义，相对其他部门，系部教学档案有着以下特点：

1、多样性：教学档案作

系部教学管理的重要组成部分，涉及到教学管理的方方面面，因此，档案也是多种多样的，整理档案需要根据不同类型档案的特点分门别类的进行整理和归档；

2、复杂性：教学档案由于涉及的内容很多，各种不同的教学活动所需要的资料也有所区别，因此，教学档案有其复杂性；

3、时效性：教学档案是学校进行教学活动的记录，通过教学档案能够了解学校的整体教学活动的发展，但教学资料也和其他资料一样有着时效性，相对来说如课堂情况的反馈等可列为短期保管，因为它仅反映当期的课堂教学情况，对宏观管理没有太大作用，而学生的论文，试卷等资料等则根据其性质需列为长期保管。

三、系部档案的分类

将看似繁杂的档案进行分门别类，以便于存档和查找。

首先根据类别分为行政档案和教学档案，再根据两个大的类别进行细分。如行政档案可根据具体形式分为报告、申请、财务预算等等；而教学档案则可以根据不同时段分为：开学、期中、期末考试（试卷，成绩登记表，成绩分析，考场记录表等等）；各时间段又可按工作要点分类，如：教学检查、教师教学资料（教学大纲、教案、教学日历等），毕业设计（答辩安排表，毕业论文，其他资料等等）。

四、系部档案的收集

档案的收集是档案工作的重中之重。而系部档案的收集看起来很琐碎和繁杂，如何将档案收集工作做好是一个问题。根据我多年档案工作的经验，我总结出以下几点：

1、日积月累

档案工作看似繁杂，其实只要每时每刻都注意收集，整理，档案工作可以变的很轻松。准备一些夹子和公文袋，开始的时候，需要不断提醒自己，凡是重要的资料都进行集中收藏，同一类别的文件，依照时间顺序统一用文件袋或者夹子保管在固定的地点，一旦发生新的资料，用完后立刻放入同类文件资料袋或用夹子夹好，并做好登记表格。教务员通过表格进行管理，经过一段时间的锻炼后，便能够很自然的将文件分门别类的收集、整理了，之后，无论是查找还是后续整理都会非常方便，久而久之，日积月累，档案自然而然的就形成规模了。

2、耐心细致

档案的收集工作由于其重要性，档案工作人员必须认真筛查，档案的整理要耐心，细致。

3、档案整理

档案作为教学活动的记录，有着及其重要的作用，但并非是所有的东西都要归入档案中，档案人员要通过自身的业务学习和平时工作的积累，摸清教学档案究竟包括哪些内容，才能更好的从千头万绪的原始资料中甄别出应该归档的资料。

4、要不断学习，提高档案管理水平。

要自觉学习一些档案管理的基础理论和相关的法律知识，特别是针对各种文件资料的收集、整理、立卷、归档等具体操作环节进行规范性学习，以提高自身的建档和档案的管理水平。

5、建立电子档案

随着社会现代化的逐步深入，档案工作也需要与时俱进，在传统的纸质档案基础上，必须建立起相应的电子档案，我们可以将档案资料通过电脑编写目录，并将所有资料的电子版通过刻录光盘的形式加以保存，电子档案的优势相对于纸质档案更便于查找、阅览和传发。保存也较传统的纸质档案更为便利和节省空间。

电子档案也存在问题，一旦保存资料的载体出现问题，所有的资料档案便可能丢失，因此电子档案要做备份，还可以采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行档案管理。

多年来我们通过对各项教学活动档案的建立和改进的实践，提高了对建立实用而简便的教学档案重要性的认识，也给后续的教学工作带来了方便。我们的实践说明教学档案的建立是没有固定模式的，可以是表格式的，可以是电子版，只要能方便的发挥其各项功能即可。由于我们的努力，学校在每个学期要求进行归档处理的档案材料，我系都能够及时上缴归档。我们在建档工作中探索了一些模式，也积累了一些经验，但还需要进一步的提高，期望能对学校的教学管理和教学质量的提高贡献一份力量。

参考文献

[1]刘姝虹.加强教学档案管理的建设与利用.吉林省经济管理干部学院学报[j]2012.6.26卷（3）.