人事档案管理制度范文

导语：如何才能写好一篇人事档案管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】创新；人事档案；管理制度

1.引言

随着市场化经济改革的不断深化，各单位为适应新形势下社会发展的需要，不断创新管理制度，提高管理效率。人事档案是记录和反映职工的学习经历、思想品德、工作经历、日常表现等内容的记录档案，是各单位日常管理制度的重要组成部分，尤其是在当今社会人才流动频繁、流动量大的背景下，人事档案管理制度的科学性和高效性显得更加重要，探索一条适应社会发展的人事档案管理制度势在必行。

2.我国人事档案管理制度的现状

人事档案管理制度在我国的发展建立相对于西方发达国家来说相对滞后，虽然最近几年国家加大了档案管理的立法力度，逐渐健全人事档案管理制度，但由于发展时间较短，还存在一些问题。首先，人事档案存在的“弃档”现象严重。造成这种现象的主要原因就是人们对个人档案管理重视程度不足，当个人工作或学习单位发生变化时，并不能及时将档案随本人一起转至新的单位，根据相关部门的统计数据，现在已有70多万份“弃档”。其次，人事档案内容不完善。现阶段我国人事档案中的内容主要包括学习经历、日常表现、工作经历等内容，但是随着社会的不断进步，这些内容已经无法真实反映一个人在社会活动中的主要内容，如个人诚信、道德素质、特殊技能等方面。第三，人事档案管理机构缺少专业化人才。目前我国人事档案管理机构工作人员的专业化水平较低，很难实现人事档案的科学化和高效化管理，一直处于一种被动的工作状态，档案管理不仅仅是档案的整理和保管，还要进行规范分类、档案修复等工作。所以，在当今社会快速发展，人才流动频繁的新形势下，加快人事档案管理制度创新势在必行。

3.人事档案管理制度与模式的探索

3.1创新人事档案管理制度遵循的原则。人事档案管理制度应该符合现阶段人才市场流动性大的特点，能够对人员流动做出快速的反应，创新人事档案管理制度需要遵循以下几方面：3.1.1人事档案内容要与时俱进，保证完整性。人事档案记录的内容必须要准确、详细、全面，新型人事档案的内容能够真实反映一个人在各个阶段的生活、工作或学习情况，增加个人道德素质、特殊技能等方面的记录内容，这样就能给国家提供一个详细和准确的档案信息。3.1.2人事档案管理标准化。人事档案要依据国家有关档案管理规定进行管理，各地方和单位不得随意违反有关法律法规，保证人事档案规范统一。3.1.3人事档案管理要以服务为原则。人事档案是全面反映一个人的履历资料，是求职者向用人单位证明自己的重要材料，所以人事档案的建立和管理要以服务个人为原则，能够适应市场化需要，对人才的流动管理有很大帮助。3.2创新人事档案管理的措施。针对目前我国人事档案管理存在的问题，今后创新人事档案管理要从以下方面着手。首先，打破现有人事档案管理统一的现状。现在人事档案都是有各单位或政府人事部门进行统一管理，实践证明这种管理模式存在种种弊端，效率低、不科学。人事档案应该是每一个公民都应该具有的，不受职业、身份等因素的限制，而实际社会中只有在正式工作单位工作的人员才有人事档案，而自由职业者、农民等特殊群体没有自己的档案，这对于社会管理来说存在很大的困难。人事档案管理可以根据不同人群进行分类管理，对于事业单位、企业、学校等类别人员的人事档案可以转交给个人所在单位进行管理，组织各单位档案管理员进行专业培训，学习先进的人事档案管理知识。对于像自由职业者、农民等无固定工作单位人员的人事档案可以转交给当地所在居委会或村委会，这类人员的人事档案内容无需像企事业单位人员的档案内容一样详细，只需要体现个人最基本的信息即可，这样降低基层部门对人事档案管理的难度。人事档案分类管理不仅可以提高档案管理效率，而且对于现在人才流动频繁造成档案跟进不及时的问题有很大帮助。其次，人事档案平等性。人事档案管理要遵循平等的原则，我国人事管理制度规定政府工作人员、科研机构研究人员、国有企业员工、高学历人才等特殊人群才能够建立档案。一般情况下，不具备人事档案的人员在享受社会福利、就业、入学等方面会有很大差别。所以，人事档案制度要消除档案身份限定，对全社会公民建立人事档案，由各单位或政府档案管理部门进行管理。最后，建立电子档案管理制度。传统的纸质档案存在管理和携带不方便、容易丢失、不易保存等缺点，而现在随着互联网技术的发展，大数据和云存储技术的不断完善，建立电子人事档案是今后人事档案管理模式的发展方向，电子人事档案可以进行快速查找、调用，便于集中管理，更加高效便捷。

人事档案管理制度的创新需要国家制定相应的法律法规，完善我国的人事档案管理制度，坚持以人为本，秉承服务于民的宗旨，结合我国的国情建立一套符合我国现状，顺应社会发展趋势的人事管理制度，促进社会稳定发展。

作者:徐鹏 单位:黑龙江省有色金属地质勘查七O二队

参考文献：

[1]朱传芳.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].黑龙江史志,2014,(23).

[2]杨群英.新时代人事档案管理制度与模式的创新探索[J].劳动保障世界,2015,S1:37.

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在大数据时代下，经济竞争日益激烈，我国人事档案管理相对不足，原有的纸质档案已经无法满足市场需求。如果企事业单位想在市场中保持长久的市场竞争力，就必须根据市场变化，改善管理模式，抓住机遇应对挑战。而采用互联网+档案服务的新型管理模式，不仅促进了与行业间的交流协作，还实现了交流互动、传递信息、实现多元化的发展，这样对事业单位的长远发展有很大帮助，同时提高了事业单位管理的运营模式。

2 创新人事档案管理制度的必要性

人事档案信息失真，是我国人事档案工作面临的问题之一。比如说，落后的人事档案管理方法及手段，人事档案机构分散和非专业化；档案材料在收集加工传递等一系列环节中的管理也存在不同的漏洞，致使档案材料损失等；“弃档”现象就是人事档案管理中出现的问题之一。被人遗弃的档案就是“弃档”。数据显示，目前全国各级人才流动服务中心有大概50/60万流动人员的人事档案无人理会。从这些事情我们就可以看到人事档案管理制度的弊端。

然而，在现有人事档案中收集的资料不完整，旧资料居多， 新资料少之又少，还有补充不及时的情况，这无法反映出一个人的现实面貌。组织评价又流于形式化并不能客观真实反映一个人的情况。关于个人政治品德、家庭历史和社会关系方面的内容居多， 反而体现一个人的能力水平和特长信息量却非常少。在现实生活中，档案造假的违法行为也逐年增加，假学历、假年龄等现象也是只增不减。为了改变这种情况，创新人事档案管理制度是我们的唯一途径。

3 创新人事档案管理制度的原则

3.1 服务原则

人事档案首先要从每个人开始建立，随后要做到整体档案系统的管理， 这些都需要做到适应市场化需求，优化人才流动及管理，让人才的使用、管理、流动得以实现最大化的利用。人事档案是证明每个人整体素质的履历资料，也是每个单位需要施行人事管理的重要证据。当求职者去应聘工作时，这个档案是应聘者向招聘单位说明自身素质的重要依据 。

3.2 准确原则

人事档案信息储存需要做到信息准确全面，要做到内容充分，档案资料要丰富、全面、完整， 能够反映一个人的真实面貌， 不能存在核实不准确的消息就归档，比如模糊不清的数字、日期等也不可以归档。人事档案要反映出一个人的整体素质和履历情况，突显出一个人最有价值的信息以及他的具体情况。

3.3 通用原则

某个人因为换工作的原因，想把自己的人事档案从原来的工作单位换到另一个单位，这就需要从个案的编制到系统的建设都要完整，做到通用原则。第一要做到标准化，第二要做到规范化，第三要做到适应网络化的需求，这样才能实现通用原则服务的宗旨。还有将人事档案的管理树立一种 “以用户为中心”的服务理念，改变不合适的管理体制， 努力完善档案的功能，确保人事档案内容真实性和公民知情权的实现，发挥人事档案作用和保证社会稳定。

4 人事档案管理创新制度的方法

4.1 实现数字化管理

档案管理应抛弃传统方法，实现数字化管理。传统的纸质保存时间短，温度和湿度都可能造成档案的损坏。数字化管理节省存储空间和提高检索档案的效率，最重要的是数字化档案管理的模式延长了档案的寿命。数字化档案都存储在一个小小的硬盘中，他们对环境并没有特别要求。小小的一块硬盘可以存储的档案?盗靠氨纫蛔?小型图书馆。数字化档案可以复制和备份，一般情况下丢失不了，易于保存。

4.2 建立档案管理机构

档案管理机构存在许多问题，要建立开放化的管理模式，首先要实现人事档案管理社会化 ，要建立具备社会性质的档案管理机构。管理机构建立需要档案管理的专业性、技术性、还要解决没有档案的人员的档案问题。在过去的工作中，自己的档案都是在所在单位，而部分没有工作或者是退休的人员档案就没有机构在收录，就造成了无人管理的现象。因此，需要建立开放型和社会化的档案管理机构，发挥管理机构的最大作用。

4.3 借鉴国外的先进管理经验

各个国家、各个区域都有不同的人事档案管理制度模式。档案管理包括公立、私立系统。人事档案管理工作不是简单的管理工作，它是和人事有关系，需要调动和流动。总之，我们需要借鉴国外的先进经验提升我们的档案管理工作。

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我国对于人事档案管理的研究起步较晚，所以，在很多因素的影响下，人事档案所面临的主要问题就是很多档案找不到主人，就是我们称之为的“弃档”现象，这种现行严重的影响了人事档案管理的工作，根据不完全的统计，全国有将近65万的人事档案至今无人问津，这还不包含远离家乡外出打工的学生族。从这些“弃档”的现象中，我们不难发现我国传统人事档案管理所具有的弊端，在传统人事档案管理中，档案是要跟随人员的调动而转走的，就是所谓的“人档不分离”，这种管理模式严重的与如今信息化社会相互矛盾，同时，在传统人事档案中，提供个人思想教育、家庭背景以及社会关系方面的内容较多，而对于工作的能力、经验以及特长等方面内容涉及的很少，总的来说，传统人事档案管理中，重学历、资历，轻能力、业绩；重历史，轻现实；重抽象，轻具体。因此，要想适合我国干部人事制度的改革以及市场经济的发展，就必须要创新人事档案管理制度与模式。

二、创新制度人事档案管理制度应遵循的原则

1.人事档案在职能上，要以确立服务机制为主要原则，人事档案的记录内容要以单位管理为出发点，不仅要具备个人的自然信息，也要具备相关的工作信息，这就要求人事档案的管理要符合市场流动人才的使用、管理和流动。

2.人事档案的内容要具备一定的完整性，档案记录的内容一定要做到详实和准确，因此，新型的人事档案记录的内容，一定要完整、全面和丰富，能够真实的反应一个人真实的精神面貌，从而，为社会提供一个准确的档案存档。

3.人事档案管理一定要实现通用的原则，实现通用的人事档案，首先，就是要确保人事档案的标准化，这种标准化要根据国家的相关法律法规以及地方人事档案的编制规则进行。其次，就是要实现人事档案的规范化，就是要保证档案的内容要实行统一规范，最后，就是要求人事档案的制定还要符合网络化的要求，从而便于人事档案的流通。

三、变革人事档案管理的模式

1.美国人事档案管理的制度与模式。在人事档案管理模式和制度中，不同的国家，由于人事管理制度的不同，其档案管理模式也存在着不同，本文以美国人事档案管理的特色进行分析，以此探究符合我国的管理模式。在美国人事档案管理系统大体分为两种，一种是公立系统，一种是私立系统，在公立系统中，人事档案的管理是由人事部门和档案管理机构相互配合进行的，这种紧密的联系，在很大程度上便于人事的调动和流动。在私利系统中，其管理的特点是进行“人档分离”，这种管理将就职人员与退休离职人员的档案进行分开管理，就职人员的档案有就职单位和有关部门进行保管，离职和退休人员的档案则由另例的其他部门进行统一的管理。此外，在美国档案管理机构中，还存在着一个较为权威的机构，就是社会保障署所建立的社会保险号和人事档案记录表。这些保险号和档案记录表成为了美国公民的另一种身份的象征，通过保险号，很容易查看人员是否存在一些违法和违纪的行为，因此，这种档案形式，成为了很多企业用人审核的标准和依据。

2.建立社会化、开放式的人事档案管理的新模式。由于我国人事档案管理方面的不足，本文建议借鉴国外一些先进的档案管理模式，建立一个社会化、开放式的人事档案管理新模式。实现我国人事档案管理的社会化，就是要强化建立具有社会性质的档案管理机构，从而解决一些人员档案无法保管的问题，在原来很多企业和机构都是保管自身单位人员的档案，这就造成其他一些待业者和退休人员的档案无人保管，建立社会档案管理机构，在很大程度上会解决这种矛盾。同时，实现我国人事档案管理的开放性，就必须要采用现代化管理手段与方式管理人事档案，同时，在保障安全的情况下，实现人事档案的网络化共享，积极的促进人事档案网络管理的形成，这样可以从传统单一的人事档案管理手段中，解脱出来，实现一个开放式的管理模式。

四、结语

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随着中国事业单位人事制度的改革，高校的人事档案管理面临着许多新的问题与挑战。在改革背景下，如何加强人事档案管理，是现在高校人事工作的重要内容。本文从人事制度改革背景出发，进一步分析和探讨高校人事档案面临的新挑战，并为工作创新提出了建议。

关键词：人事制度 改革背景 档案管理

一、人事制度改革背景下高校人事档案管理面临新问题

1.“人档”分离现象比较严重。

21世纪是人才竞争是激烈的年代，高校的人才也出现较大的变动。以往的人与档案相互对应的规定已经被打破，许多高校出现了“人档分离”的现象。一方面，是高校在引进人才的时候，急于求成，为争取高素质人才制定一些“不调入个人档案”的特殊政策，造成了在高校出现“有人无档案”的现象。另一方面，激烈的人才竞争也导致了高校人才流出现象比较严重，出现一些教师离职了，但是档案仍然挂在学校，出现“有档案无人”的问题。这些现象长期下去会影响高校人事档案的正常管理。

2.档案资料不完整。

在现在高校人事档案管理中，还存在一个重要问题，就是教师的档案资料不完整。高校在引进人才的时候，忽视了档案的检查，直接接收后归档，出现一些人才档案材料漏缺，例如职称资料等。也有部分教师后面进修了硕士、博士等学历，毕业后未将最高学历或学位的档案交到人事部进行合档。档案资料的不完整，将对高校档案管理带来较大的困扰，也给教师带来新的问题。

3.高校人事档案管理不规范。

人事档案的管理，具有严格的规定，尤其是在档案调入或者调出等环节，需要严格把控。但是存在部分档案管理人员缺乏经验，不够重视档案管理的规范性。例如调档函不规范、随意接受各种快递档案等。在调出档案方面，未按照机要方式或者邮政方式进行寄出。制度不完善以及移送不到位等，都容易引起材料的收集不完整。

4.档案信息化管理程度较低。

随着科学技术的发展，现在各行各业都开始实行信息化办公。高校在信息化社会，借用信息技术手段进行教学管理，但是在人事管理方面暂未实现。例如很多教师查询自身档案的时候，需要亲自跑到人事档案管理部门进行查阅，效率非常慢。新教师在调档期间，需要时刻打电话跟踪档案的进程。

二、人事制度改革背景下高校人事档案管理的思考

1.进一步完善高校人事档案管理制度。

要规范高校的档案管理，提升工作效率，作为高校首先要完善人事档案管理制度。进一步规范档案调入与调出的流程，做好档案查询的登记工作。完善档案室办事的日常规定，改进档案室工作人员值班制度。

2.整理人事档案，完善收集分类。

作为高校人事处，要重视人事档案管理工作，首先要改进工作方法，完善收集分类。人事档案资料，是记录员工的学习与工作经历的重要证明，学校要本着以人为本理念，对员工的人事进行负责任，认真审查员工的档案资料，对于漏缺的资料要督促员工及时完善。对高校人事档案，实行动态化管理，教师在工作期间的职称、学历、学位等发生变化，档案也有进行相应的收集归档。例如某教师评上了高级经济师职称，档案室工作人员应该主动联系教师，提醒其将相应资料归档。

3.转变工作理念，增强服务意识。

在过去的理念中，高校人事部在教师心中是一个“管理部门”，人事部的工作人员就是大家的“领导”，作为档案管理部门工作人员，在处理事情的时候，仍然按照传统理念，整天摆着“冷酷”表情面对员工。这种工作理念已经不能适应人事制度的改革。作为人事档案部门要转变理念，实现从“管理者”到“服务者”的转变。在平时的工作中，要增强自身的服务意识，对于教师关于档案咨询问题，要耐心解答。同时在学校网上开通人事档案管理意见咨询，欢迎教职员工积极提意见。人事档案部门，始终要坚持全心全意为教职工服务，以强烈的责任感与职业道德强化自身的工作。

4.明确分工，强化岗位意识。

在人事制度改革的推行下，高校人事部门要强化岗位意识，做好工作分工，提升工作效率。例如，在档案管理方面，尽量避免同一个人负责所有档案。可以将本校的档案工作分成四块：首先，是档案的调出、调入工作，工作人员要开好调档函，对于新进的档案做好登记的工作。其次，档案的整理、合档工作，对于高校教职工的档案出现新材料，要做好归档和登记。最后，档案的咨询与查询工作等。

5.实现信息化管理。

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一、企业人事档案管理工作存在问题

1.企业人事档案管理电子信息化程度低。企业人事档案管理是企业管理工作的重要内容，但仍然有较多企业采用传统的档案管理模式，很多档案工作人员对于企业人事档案管理电子信息化建设重视程度不够，虽然引进了很多先进的技术设备，但由于人员对技术设备运用不够灵活，导致先进的数字化档案管理优势没有发挥出来，反而增加了企业人事档案管理工作人员的工作压力，同时也影响了企业档案管理现代化发展。

2.保护意识薄弱。一些企业档案管理人员并没有认识到企业人事档案安全的重要性，在开展企业各种档案信息以及企业归档资料工作的过程中，归还后并没有将档案进行归档，导致经常出现档案资料找不到和丢失的现象，使企业发展中的档案资料不完整。一些档案管理人员认为档案管理工作是一项简单的工作，主要是对档案进行归纳收集和整理，并没有认识到自身工作的重要性。

3.企业人事档案管理制度不够完善。当前很多企业管理者对于人事档案管理重视程度不够，在推进企业人事档案管理制度建设过程中由于缺少系统的顶层设计，导致企业人事档案管理制度不够完善。很多企业人事档案管理工作由于缺少相应的制度依据，导致企业人事档案管理工作步履维艰，很多部门对于人事档案管理工作都缺少横向的沟通和互动，严重影响了企业人事档案管理效果，同时也很难发挥出企业人事档案管理的价值和作用。

4.归档不及时。一方面，在企业的档案管理借阅中，很多档案以及各种资料、证书等被借阅后没有按照制度约定时间进行归还。另一方面，由于借阅的人员不负责任、粗心大意，把相关资料丢失或损坏，造成没有及时归还资料的现象。同时，由于部分档案管理人员认为不及时归还档案对企业发展不会造成重大损失，不能保护档案的完整性，造成企业档案管理难度，这也是企业档案管理中的难点问题。

5.管理人员综合素质能力不达标。当前部分企业对于人事档案管理重视程度不够，也没有选派优秀的人员从事人事档案管理工作，特别是很多人事档案管理人员素质和能力与岗位需求不匹配，不仅对企业人事档案管理各个环节不熟悉，而且还缺少必要的信息素养。因此，在企业人事档案管理过程中，由于管理人员综合素质能力不达标，也影响了企业人事档案管理工作的顺利开展。

二、新时期做好企业人事档案管理工作的创新思路

1.加强对全员的宣传教育。要结合当前企业人事档案管理具体需求，有针对性地对企业人事档案管理工作人员开展讲座和学习培训，特别是要加强横向的交流和互动，选拔一批优秀的人事档案管理人才到其他企业进行参观学习，进一步开拓企业人事档案管理人员的视野，学习其他企业人事档案管理的先进经验，让企业人事档案管理工作人员对企业人事档案管理的重要性有新的认知。同时，企业应当制定并落实统一标准的档案管理责任制度，使各个职能部门有据可依，企业也应积极建设档案管理的工作环境，打造一个属于企业自身的档案馆。

2.管理系统和模式创新。先进的信息以及搜索引擎技术可以有效弥补工作人员的不足，可以更为快捷地搜索档案信息。实现标准化、规范化、信息化操作的人事档案管理系统，首先要建立起标准、准确、可量的档案管理制度，在各个细分部门建立信息化、网络化的数据中心，以及提供采集、整理、存贮数据支撑的网络档案管理平台，借此实现各职能部门的沟通。其次，根据管理工作的实际需要与外网合作共享信息资源，在改善和创新企业人事档案管理工作的同时，一方面要注重档案管理系统的质量和效率，另一方面也要提高网络化档案管理的安全性与可操作性。

3.提高工作人员的综合素质和业务能力。为了更好地满足企业人事档案管理需求，必须加强企业人事档案管理工作人员的技能培训，既要让企业人事档案管理人员掌握必要的电子化信息技术，也要让企业人事档案管理人员掌握必要的网络化知识，进一步提升企业人事档案管理人员的专业能力和信息化素养。一线工作的档案管理人员，可以通过专业的培训以及行业内交流学习，进一步优化企业人事档案管理人员的知识结构，让企业人事档案管理人员对当前人事档案管理的最新知识有全面的了解，确保企业人事档案管理人员能够跟上时展步伐，不断熟悉和学习最新的档案管理现代化制度，了解较为规范的现代化管理手段，提高企业人事档案管理工作的实用性。

4.建立健全档案管理制度。要想进一步提升企业人事档案管理工作水平，就必须构建完善的企业人事档案管理制度，加强企业人事档案管理制度的落实，确保企业人事档案管理工作有制度可以依据。档案相关的管理制度应从企业的实际情况和实际需要出发，与企业运作、运营相适应，符合企业的发展路线以及企业文化。明确档案归档和相关流程，确定档案管理人员的义务和职责，可以使档案管理工作更好地开展。

5.加大投入，确保档案管理工作有效开展。加大企业人事档案软件设施和硬件设施方面的投入，依靠较为先进的信息技术和控制系统来开展档案管理工作，从而可以有效解决档案管理工作中的难点问题。企业档案管理工作需要大量人力、物力和财力共同支撑，改善档案管理的环境，促使企业档案管理工作最大限度地发挥其内在价值。

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对高校人事档案管理的“围困”与“突围”问题进行探索，对促进高校人事档案管理工作的科学化建设，具有重要的作用，目前针对相关问题的研究还有一些不尽人意之处，因此，本文开展相关问题的研究极具价值。

1.高校人事档案管理中存在的“围困”问题

1.1 在高校人事档案管理中缺乏真实性的问题突出

目前高校人事档案管理中档案资料失真情况比较严重，这严重影响到高校人事档案管理的有效开展。[1]例如：在档案管理履历管理中我们经常会看到这样的情况，档案中履历表中的信息往往是失真的。在履历表中的年龄那一栏所填写的年龄与实际的年龄有很大的差距，工龄的填写往往也与实际的工龄情况存在着很大的不同。除此之外，诸如党龄、学历和学位等方面的内容也往往与实际的情况存在着很大的不同。在失真的履历中有时候竟然会看到几个不同的出生年月，还有的人的履历中参加工作的时间起点也有几个不同的时间。正因为工龄对一个职工的退休、工资、职称等方面会有相当大的影响，因此，在高校教职员工的档案中工龄造假的情况是比较严重的。有的人想要早退休可能自己履历中的年龄更多的是比自己的实际年龄要大，有的人想要晚点退休可能自己在履历表上的年龄比实际的年龄就可能要小得多。可以说这种档案失真的现象是一个普遍存在的现象了，这种现象频繁的发生，在相当程度上影响到高校人事管理的公平和公正。这使得高校的领导在人事安排的过程中缺乏一个准确的资料依据，严重的影响到了人事安排效率最大限度的发挥。如果工龄方面造假，就会让一些不该退休的人提前退休，让一些应该退休的人还占据着重要的工作岗位，这在相当程度上影响到职工工资的科学发放。从以上的分析我们不难发现，目前在高校人事档案管理中教职员工人事档案的失真问题给现阶段高校人事档案管理的效率提升带来了非常大的阻碍。

1.2 高校人事档案管理制度有待完善

我们看到，长期以来高校方方面面的工作是纷繁复杂的，高校领导对其他工作的重视程度远远的大于对高校人事档案管理工作的重视程度。对于高校人事档案的管理表现的往往是雷声大而雨点小。领导有的时候在语言上经常提到人事档档案工作有多么的重要，但是在实际的情况中，经常是这边说完，事情也就过去了，很少将曾经的人事档案工作的承诺落实到实处。高校领导对于人事档案的管理工作在内心中往往觉得是无关紧要的，认为即便在这方面的工作没有做好也不会影响到学校的整体工作，因此，针对高校人事档案管理工作的一些改革措施难以得到有效的实施，人事档案工作的实效性受到了相当大的影响。但是，从目前的高校人事档案管理的实际情况来看，目前高校人事档案的管理面临着人员流动越来越频繁的挑战，由此造成高校人事档案的管理工作越发的复杂，采用原有的方式、方法以及原有的管理系统难以适应现阶段高校人事档案管理工作的实际需要。高校人才的选拔与以往相比其所采用的方式愈发的简约化，越是这样高校人事档案管理工作其压力也越大，高校人事档案工作的工作量也会因此变得越来越大。目前的高校人事档案管理制度，难以满足现阶段高校人事档案管理的实际需要，不仅如此，在原有的一些高校人事档案的具体管理制度方面，还存在着很多的缺陷，这些制度缺陷的存在对目前的高校人事档案管理实效性的发挥也是非常不利的。可以这么说，传统的高校人事档案管理制度难以满足高校人事档案管理工作开展的实际需要。现在的高校人事档案管理制度缺陷中存在着一个突出的问题，就是高校人事档案具有相当的保密性，这种保密性决定了每个教职员工的档案只能够藏在人事档案处，而不能将相关的信息公开，应该说这对保护当事人的隐私是非常必要的。但是我们也不得不承认，这也存在的着很大的缺陷，这就意味着一些人能在背后搞小动作私自获取档案的信息，一些心术不正的高校人事档案的管理人员，就会在没有监督的情况下，很轻易的将个人的人事档案信息泄露出去，由此给一些利益相关者带来了相当大的损失。诸如此类问题的存在都是高校人事?n案的管理制度不完善所造成的。

2.高校人事档案管理“突围”的路径

2.1 要重视高校人事档案管理工作并加大投入

首先，要提升高校人事档案管理的效率，领导的重视是非常重要的。学校的领导要改变原有的对高校人事档案管理工作的认识，要看到要是做不好高校人事档案的管理工作会造成很大的工作损失，不利于学校整体工作的更好开展。领导在思想上要高度重视高校人事档案的工作，并且在实际的管理工作中，组织引导学校的各个部门，做到对人事档案管理的有效支持和配合，在此过程中要加强监督，这是实现高校人事档案管理工作有效开展的重要措施；其次，领导还要为人事档案管理工作的实施创造更好的条件。这就需要根据高校人事档案管理的实际需要，加大对一些基础管理物品的投入，不仅有硬件的投入，同时也要有更多的软件投入。以充足的物质投入保障高校人事档案管理的顺利开展。

2.2 以制度的完善促进管理的规范开展

根据目前高校人事档案管理工作的实际情况，要完善现有的高校人事档案管理制度。制度的建立要实现档案管理的精炼、真实的同时，还要尽可能的实现档案资料收集的准确性。此外，在鉴定方面、审核方面、装订和整理方面，都要依据国家的相关法律为依据制定详细的管理制度，只有这样才能够让档案更加的贴近实际的情况，提升人事档案的保存价值。实现高校人事档案管理制度的完善，要做好以下的工作：其一，要制定细化的严格制度。在以往的高校人事档案管理制度方面，尽管在制度的内容上也不能说是不全面的，但是往往不够细化，比较笼统，笼统的档案管理条例，往往难以实现管理的实效性。因此，做好管理制度的细化制定非常必要；其二，要重视规范专递程序。要想真正保障档案的准确性和真实性，就要在档案的转送环节要采取专递程序，干部档案的转送传递要采取机要通道，或者要派可靠的专人负责转送，绝对不能够由本人进行转送这是保障档案安全性规范专递的重要措施。

2.3 做好审查工作及时更新材料

保证档案的真实性，是保障档案工作高效实施的灵魂。[2]档案的失真会给档案工作带来相当大的损失。因此，要保证档案的真实性，不仅要重视在档案收集的渠道上要有权威性，还要在日常的干部档案管理中加强对档案的日常审核。要想让档案材料更加的准确真实，贴近实际，在做好日常审核的基础上，要对档案材料中的一些不完备的内容进行及时的补充，在补充的过程中也要做到认真、准确避免在补充新材料的过程中二次失真。新资料的补充是一个动态的过程，不仅包括道德表现方面的资料，也包括能力方面的资料，还包括所取得成绩方面的资料，不仅如此，还要包括年度考核方面的资料，科研成果方面的资料，奖励方面的资料，以及专业技术职称评聘等方面的资料。此外，如果当事人有出国考察的经历，以及获得过一些重要研究成果也要将其详尽的收集在档案中。要实现资料补充的科学性，就要在每一个环节中都要做到有效的掌控。通过详尽的人事档案材料对当事人的素质情况有一个真实、客观的反映。

2.4 加强高校人事档案管理的信息化、数字化建设

随着信息化技术的不断发展，也给档案管理工作带来了很大的变革，原有的人工化的档案管理实施，难以满足现阶段档案管理的高效开展需要。因此，要想提升高校人事档案的管理效率就要重视加强高校人事档案管理的信息化、数字化建设。要实现高校人事档案的信息化和数字化应用，不仅仅局限在只是在具体的档案管理中编制诸多的检索工具。要在日常的高校人事档案的数字化、信息化的建设过程中，将大量的纸质材料内容大量的输入到电子设备之中，在储备器上储存大量的档案资料内容，这无疑会大大提升高校人事档案管理工作的实效性。这样的工作其实需要高校人事档案管理人员要做大量的前期工作，需要付出大量的时间和精力。这是构建高校人事档案管理工作数字化和网络化信息库的必由之路。此外，要建立一个行之有效的网络交流平台。高校人事档案管理人员要对干部的相关资料进行详实核对基础上的信息采集，一些具体的个人人事档案资料，可以通过学校专门的信息分享平台或者局域网进行封闭式的传输。同时，高校还应该在本学校建立专门的人事档案管理网站，此种网站的建立要尽可能的做到专业化，以便利的网络档案信息服务，搭建档案管理的互动平台，让档案管理高效、便捷。在搭建平台的过程中，也要注意既要做到便利，又要做到保密。

2.5 培养高效的管理人才队伍

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摘要：人事档案是企业员工的经历、政治思想、工作能力、平时表现和职位调动的记录文件。之所以要建立企业人事档案，是因为它能够更真实、全面地反应一个人的真实履历，对于人才的评价和管理具有深远的意义。然而，随着时间的迁移，过多的人员数量和频繁的职位调动给人事档案管理带来了许多挑战。只有在充分掌握人事档案管理本质的情况下，结合社会发展的需要对人事档案管理加以改进和完善，才能让其发挥应有的作用。

关键词 ：企业；人事档案管理；问题；发展；完善

一、当前企业人事档案管理中存在的问题

随着社会的发展与进步，我国的档案管理工作在近些年取得了明显的进步，管理的效率和水平大大提高，但由于种种因素的制约，目前我国的企业人事档案总体上依旧沿袭了计划经济时代所特有的管理方式，现有管理制度依然存在很多弊端。首先，我国人事档案是由政府认可的具有档案管理能力的企业或上级主管部门负责管理，所以可以进行档案查询工作的人员多数是企业的领导层或者是人事部门的相关负责人员。这一缺陷的直接体现是，许多在职员工都不清楚相伴一生的职工档案里装的是什么材料，更不要提去查阅自己的在职档案记录了。所以，提高档案管理的透明度对提高我国人事档案管理的执行力十分重要，是当前工作中首要解决的问题。

随着我国改革开放的不断深入，市场经济已经取代计划经济，现有的人事档案管理制度暴露出越来越多的问题，主要体现在以下几个方面：其一，单一的企业人事档案管理方式已经不再适应我国企业中职工形式多样化的现状；其二，陈旧、呆板的企业人事档案管理制度与现有企业灵活多变的用人方式不相协调；其三，社会的发展、工作性质和种类的扩充，现有企业人事档案管理的内容已经不够完善。

二、企业人事档案管理的完善策略

1.提高对档案管理重要性的认识。随着社会分工的不断细化以及现有工作的不断扩充，为了适应新的经济发展形势和企业现状，必须要提高对人事档案管理重要性的认识。因为人事档案本身是最真实的历史和最具说服力的佐证，它的内容真实地反映了一个人的经历、品德及成长过程。企业人事档案管理工作具有如下价值：第一，起着推动企业发展的作用，在管理企业人事的同时加快了企业发展的步伐；第二，通过企业人事档案管理的完善能够提高企业的核心竞争力；第三，是企业人力资源管理的重要手段和重要组成部分。

2.完善人事档案管理制度。现有人事档案管理制度存在许多问题，要想提高我国企业人事档案管理的效率就必须不断完善管理制度。首先，应该明确进行档案管理工作的具体部门，避免出现多头管理的状况，以提升档案管理工作的有效性。其次，将封闭的档案管理模式开放化，这样一方面可以加强人们对档案管理的认识，另一方面可以有效监督档案管理工作的正常开展。最后，为了适应我国现有的企业人事现状，应该设立相应的人事档案分理处，专职进行企业人事档案的管理工作。此外，为了将管理工作最优化，应该将人事档案管理工作与人员使用分离开来，以便于实现最优化管理。

3.提高档案管理人员的业务素质。除了完善的管理制度，要想高效地进行企业人事档案管理工作还需要拥有高素质的档案管理人员。虽然现在管理工作都有相关技术或系统进行辅助，但是操作主体始终是人，如果档案管理人员专业素养不够，势必会造成人事档案管理工作出现差错，影响人事档案管理工作的质量。在培训档案管理人员时应该注意从理论和实际着手，一方面要从理论上加强档案管理人员对工作性质和工作内容的认识，另一方面应该培养相关人员具体操作的业务能力。

4.加强档案管理的信息化建设。我国现有的人事档案管理效率较低，为了提升人事档案管理工作的质量，应该在管理工作中加入信息化元素。档案管理的信息化建设具有重要意义，它不仅可以提高档案管理的速度，同时它还提升了档案管理的准确性。在将企业人员的信息录至计算机的同时，需要对不同人员的档案信息进行分类以方便管理。另外，为了更有效地进行人事档案管理工作，有关人力资源的电子网络的建立十分必要。通过计算机强大的存储功能可以对企业不同人员的录用、调用及时做出详细记录，还能集中管理各个部门的人事档案，大大提高了管理的效率。

综上所述，符合我国国情的企业人事档案管理工作应该趋向信息化、动态管理之路。只有提升档案管理的信息化水平才能提高管理工作的效率，加强档案的动态化管理才能最大限度地提高管理工作的有效性。所以，完善的制度、高素质的档案管理人员和高效率的工作手段是出色完成档案管理工作的可靠保证。

参考文献

[1]黄丹妮.我国企业人事档案管理研究[J].广西民族大学,2007(4)

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1.对员工管理实现了分工合作

高校与员工通过签订相应的合同实现了学校与员工之间的合同关系。高校和其员工也必须依照合同履行相应的责任和义务。人事制度使高校对员工的管理实现了社会化，那么高校员工的人事档案也就相应地归人事机构管理。一般情况下，高校人事档案的机构是人才服务中心。在合同期内，学校可以依据相关内容对员工档案进行相应的管理，一旦合同关系解除，员工的个人档案就会转到人才中心。这样的人事档案管理机制能够减轻高校在人事管理上的压力，实现自主用人。

2.部门和高校共同协作

高校人事档案管理主要包括教职工档案和进行人事的人员档案。教职工档案是学校聘用教职工的传统基本信息，由学校档案室或相关的人事部门进行管理。而实行人事的人员档案则是与学校签订相应合同以后的员工的一系列档案信息，由相应的人事机构代为管理。与此同时，人事机构应该对人员的人事档案进行良好的保管、传递，为高校人事部门提供方便快捷的相关服务。高校人事部门也应及时将聘用人员的档案资料进行收集、整理，及时转交给人事机构，以方便其进行统一管理。

二、高校人事档案管理中存在的问题

1.档案管理不规范

一些机构在对相关的人事档案进行管理时，往往只是简单地进行一些档案接收和档案存放等流程性工作，而对档案的审查、归类、装订、录入等方面的工作则十分欠缺。这就导致所的人事档案存放比较散乱，不能通过一些现代化的手段进行有效的查找，甚至存在导致档案丢失等现象的隐患。一些高校档案管理部门对员工的人事档案管理也不是很重视，没有严格按照流程对员工档案进行审核、归档等。

2.人事档案的日常利用不方便

由于档案管理规定比较严格，使得高校或个人在查阅或应用相关档案时需要经过一系列的流程，这就给人事档案的利用带来了诸多不便。高校各部门由于各种需要而对其代管人员的档案信息进行查阅时，往往需要由高校人事管理部门的相关人员到机构进行借阅，高校员工需要使用相关档案信息时，必须要通过用人单位开具相关证明之后自己才能前去查阅。

3.人事档案完整性缺失

人事档案需要进行不断的补充和完善，才能更好地体现出相关人员的信息和人事档案的价值。然而一些机构的管理工作在这方面则显得比较被动，往往不能及时对被人员的相关信息进行收集和补充。在档案内容上，由于一些管理人员的管理素质和管理水平有限，导致被人员的档案内容往往存在呆板、单一的情况，使一些能够反映出被人员能力的档案不能全面地呈现出来。此外，一些高校员工的进修、学历学位变化、职位调动等情况在人事档案中存在缺失的情况。

4.人事档案存在重新建档和遗弃档案的现象

重新建档本来是针对那些人事档案丢失或者查找不出相关信息的情况而采取的一种人事档案补救的办法。但随着聘用制的实施，高校为了防止人员流失情况的发生而采取扣留人事档案的措施，有些高校为了引进人才就对那些被扣留人事档案的应聘者采取重新建档的办法。虽然重新建档能够吸引一些人才，但也直接导致了“一人多档”、“有档无人”等情况的产生，违背了人事档案管理原则。而有些高校的员工为了职业发展，寻找更适合自己的岗位，往往会主动放弃自己的档案。高校不但不能将这些档案处理掉，还得花费很多的时间和人力、财力对这些档案进行相应的清理和管理，这就给高校造成一定的经济损失。

三、完善高校人事档案管理制度的对策

1.提高对人事档案管理工作的重视程度

良好的档案管理意识有助于推动高校人事档案管理的发展。因此，人事机构人员和高校人事管理部门人员都应该树立正确的档案管理意识，充分认识到人事档案管理工作在高校人事档案管理中的重要性。人事机构人员应转变观念，重视被人档案的收集、整理、分类等工作，并及时对这些档案信息进行电子录入，以方便查阅利用。同时，高校人事管理部门人员应重视人事档案，并及时将相关员工的人事档案材料送交人事机构补充留存。

2.提高相关人员的业务素质

一些人事机构和高校人事档案管理人员由于自身素质不高，不能够完全掌握人事档案管理的相关业务环节和技能，从而导致不能高效合理地管理人事档案。因此，应加强对人事机构和高校人事管理部门相关人员的培训与考核，使他们能够充分掌握人事工作的相关流程和操作技能。此外，高校或人事机构在对人事档案管理人员的聘用上也应加强对人员综合素质的考察，聘用合格的高素质人才从事人事档案管理工作。

3.推进人事档案标准化管理

标准化操作就是指在人事档案管理的过程中实现各个步骤的标准化操作，使人事档案管理更加规范化。人事机构在对被人员档案进行收集、审核、整理、装订、录入等流程时，应严格按照标准化操作模式进行，使每份人事档案的整理都达到规范化、标准化。同时，高校在对员工人事档案材料进行收集、整理时也要进行相应的核实和规范化整理，保证人事档案真实可用。

4.建立健全人事档案管理制度

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一、我国企业人事档案管理存在的突出问题

（一）企业人事档案管理方法落后

尽管从总体上看，我国各类企业都十分重视人事档案管理工作，但仍然存在着管理方法落后的问题。有的企业对人事档案管理过于简单，只是对企业员工的姓名、性别、年龄等信息进行简单的记录，而对企业员工德、能、勤、绩等方面的记录较少，无法真实反映企业员工的个人成长经历和历史业绩。还有一些企业对人事档案管理尽管虽然记录比较详细，但具有较强的格式化，还缺乏分类管理的意识，这种传统的管理方法不利于形成健全和完善的员工档案管理体系，无法为企业档案开发利用奠定良好的信息基础。

（二）企业人事档案管理质量较低

尽管我国企业人事档案管理日益步入规范化，但很多企业档案管理质量较低，企业员工的档案缺乏真实性。有的企业人事档案管理存在着员工信息前后不符的问题，导致企业人事档案无法更加真实、有效的反映员工的个人信息，不利于企业人事档案的应用。还有一些企业对于“流动性”较大的员工，根本不建立人事档案，存在着严重的“弃档”现象。而企业人事档案的保存更是企业人事档案管理中的薄弱环节，归档立卷工作不及时，查找企业员工档案十分费时费力，增加了企业人事档案的管理成本。

（三）企业人事档案管理模式单一

从我国企业特别是中小企业人事档案管理情况来看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理体系不健全，很多企业还没有使用档案管理软件，计算机、照相机、扫描仪、移动硬盘等现代化档案管理设备十分匮乏，导致企业人事档案管理只能靠人工的方式。还有一些企业人事档案缺乏“开放性”，对人事档案实行“封闭化”管理，除了企业管理层和档案管理人员，其他部门以及广大员工根本无法接触到人事档案，导致企业人事档案的开发利用严重不足。

二、我国企业人事档案管理问题的原因分析

（一）观念制约

我国企业人事档案存在上述问题的原因尽管多种多样，但最为根本的原因是企业对人事档案管理缺乏重视，还没有将企业人事档案管理上升到“人才强企”的战略高度，因而企业领导层和管理层对人事档案管理工作不够重视，在人力、物力、财力的投入方面较少，档案管理工作更多的是采取“兼职”的办法被列为捎带手去做的事情，不利于企业人事管理工作科学发展。这也直接导致很多企业没有健全和完善人事管理制度，人事管理具有较大的随意性，监督考核工作也不健全，因而导致企业人事管理工作不够规范、方法陈旧、模式单一，制约了企业人事档案管理工作更好的开展。

（三）人员制约

人是生产力中最活跃的因素，企业人事档案管理的好坏，很大程度是由企业人事档案管理人员的综合素质所决定。一方面，由于企业对人事档案管理工作不够重视，这就直接导致企业人事档案管理人员配备不到位，即使配备了专（兼）职人事档案管理人员，也由于缺乏激励和约束机制，导致企业人事档案管理人员工作态度不够积极，无法将更多的精力用于企业人事档案管理，更多的是在应付差事。另一方面，由于企业具有特殊性，因而对人事档案管理人员也提出了特殊要求，人事档案管理人员既要具备档案管理知识和管理能力，同时还必须对企业生产、经营等活动更加了解，但我国很多企业人事档案管理人员不注重加强学习和管理创新，导致很多重要的人事资料无法归档，影响了企业人事档案管理的科学化。

三、完善我国企业人事档案管理机制的思路

（一）创新企业人事档案管理理念

理念具有先导性作用。完善我国企业人事档案管理机制，首先必须在理念创新上狠下功夫。企业领导层和管理层要从推动“人才强国”和“人才强企”战略的角度，高度重视企业人事档案管理工作，既要加大企业人事档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为企业人事档案管理奠定坚持基础；又要加强对企业人事档案的组织领导，经常关注和过问企业人事档案管理工作，帮助解决企业人事档案管理过程中遇到的问题和矛盾，为企业人事档案管理工作营造良好环境。

（二）完善企业人事档案管理制度

制度具有长期性、稳定性、规范性的重要作用，制度是带有根本性、长期性、稳定性和规范性功能的行为规范。完善企业人事档案管理机制，必须进一步健全和完善企业人事档案管理制度。一方面，企业要着眼于新形势、新任务对企业人事档案提出的新要求，积极推动企业人事档案管理制度创新，对于已经过时和落后的制度要进行修改和完善，比如对于企业人事档案的搜集必须将“取之有据、弃之有理”作为重要原则，确保人事档案管理更加规范。另一方面，应进一步强化企业人事档案管理制度的执行力，确保人事档案的搜集、归档、利用等更加规范。

（三）优化企业人事档案管理模式

健全和安全的企业人事档案管理模式，对于完善企业人事档案管理机制至关重要。要建立企业人事档案协调机制，将企业人事档案纳入到企业各部门的工作内容之中，只要是涉及到人事方面的资料，都应交由人事档案管理人员进行统筹；要建立企业人事档案管理内容，对于企业员工的个人资料、基础材料、业绩材料、科技成果材料以及不良表现等材料进行归档，通过细化管理完善人事档案内容；要加强企业人事档案“信息化”建设，购置信息化建设的硬件设备和软件程序，优化信息资源，强化开发利用。

（四）打造企业人事档案管理队伍

企业人事档案管理工作具有较强的政策性、保密性和专业性，因而必须由专业人员从事。企业要着力于加强企业人事档案管理工作，引进和培养一批既具有档案管理能力、又具有企业管理能力、更具有较强职业素质的复合型人才，特别是要加强对人事档案管理人员的教育和培训，着力提升他们的大局意识、责任意识和职业道德，真正通过人事档案管理人员素质的提升推动企业人事档案管理工作取得新成效。

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【关键词】血站；人事档案；管理

血站人事档案是真实反映血站从业人员的个人经历、学历、专业和德才表现等方面的原始记录，是为职工提供身份认定、职称评聘、工资调整及退休年龄、时间认定等的重要依据。随着经济社会的发展、医疗新技术的进步，国家卫生计生委针对血站管理“一法两规”等法规的颁布实施，对血站关键岗位工作人员资质的要求更加严格。因此，在血站的日常管理过程中，充分做好人事档案的收集、保管、整理、归档和利用工作，对血站的人力资源管理至关重要。

一、人事档案管理工作存在的问题

（一）对人事档案管理的重要性认识不充分。档案管理是血站管理的重要组成部分，大部分血站对业务档案的管理非常重视，对业务人员的资质要求也很严格，但人事档案管理工作往往被忽略，导致存在档案管理的方式方法不够规范、缺乏有效的监督和管理机制等问题，人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以对人力资源管理、人员调配和资源整合提供有利依据。

（二）人事档案管理人员素质薄弱，管理手段落后。人事档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，但血站的档案管理人员一般是半路出家、身兼数职，对档案工作精力投入不足，缺乏系统的学习培训，档案专业知识相对匮乏，不能有效认识档案管理的重要性和熟练掌握管档要求；只是将新增加的档案材料放入人事档案盒，没有做好及时收集、鉴别、整理、保管和利用等工作，严重影响了档案信息资源的利用和人事档案管理的工作水平。

（三）人事档案管理技术相对落后。随着科学技术不断进步发展和计算机应用的普及，计算机作为信息技术的代表从辅工具发展成为一种工作方式，但大多数血站对人事档案信息化建设不够重视，未能认识到信息技术在人事档案管理中的优势，信息化设施和人员投入不足，管理制度缺失，导致信息技术未能在人事档案管理中得到广泛运用，无法充分发挥人事档案的资源优势，不能更好地为血站管理及各项工作提供服务。

二、改进人事档案管理工作的措施

（一）加强人事档案管理人员的队伍建设。血站领导要重视人事档案管理人员的队伍建设，应选择综合素质高、作风严谨、责任心强的人员从事人事档案管理工作，通过自学和参加业务知识培训等方式，提高他们的业务能力和工作水平，使他们熟悉、了解人事档案管理工作的各个环节和基本要求，掌握科学的管理方法和原则，提高工作效率和档案质量，促进血站科学管理水平不断提升。