会计档案管理制度范文

导语：如何才能写好一篇会计档案管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位),应当依照本办法管理会计档案。

第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第五条会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。

(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

第六条各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。车船使用税按年征收、分期缴纳。纳税期限由省、自治区、直辖市人民政府确定。

第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。

第十条保管期满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁：

(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。

第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管,法律、行政法规另有规定的,从其规定。

第十四条单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。

第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

第十七条单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交按手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。

第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案,应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

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为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际情况，特制定本制度。

第一条会计档案的归档范围。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

(二)会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。

(三)财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文字说明。

(四)其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。

第二条会计档案的整理。

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（一）会计凭证

(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

(2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐(！)全，撤去账壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

(4)会计账簿的装订顺序：

a.会计账簿装订封面；

b.账簿启用表；

c.账户目录；

d.按本账簿页数，顺序装订项页；

e.会计账簿装订封底。

(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总、现金日记账、银行存款日记、分户明细账、辅助账。

（三）会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

第三条会计档案的归档保管。

（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年，期满后转入档案室并由专人保管。

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档。包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存放。

第四条会计档案的保管期限。会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、10年、15年、25年5类。详见附表一。

第五条会计档案的借阅。

（一）建立会计档案清册和借阅登记清册。

（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅手续。

（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经局领导批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准后方可复制。

第六条会计档案的销毁。保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，按照以下程序销毁：

(一)会计档案保管期满，由档案管理人员会同财务人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)局分管领导要在会计档案销毁清册上签署意见．

(三)销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审计部门派人员监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

在建项目尚未完成的会计档案，保管期限已满也不得销毁。

第八条会计档案的移交。移交会计档案，双应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数，起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

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关键词：行政事业单位；会计档案；问题；对策

中图分类号：F23 文献标识码：A

原标题：浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策

收录日期：2013年11月6日

会计档案是记录和反映经济业务主体经济活动的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，其收纳范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。在实行会计电算化的情况下，除了打印输出的证、账、表以外，整个系统开发形成的全套文档资料、存储有会计数据的有关介质等都属于会计档案的范畴，也应妥善保管。

行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料证据，在加强财政财务管理、开展资金绩效评估、实施责任审计、提供宏观决策信息等方面具有不可替代的作用。在具体工作中，尽管《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等都对会计档案管理作了明确具体的规定，但由于客观条件的变化和主观因素的影响，各行政事业单位的会计档案管理还是存在许多问题，一定程度上成为了财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。加强和规范行政事业单位会计档案管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案的重要作用，成为当前迫切需要解决的问题之一。本文拟从存在的主要问题、原因分析和对策建议三个方面探讨完善行政事业单位的会计档案管理制度。

一、存在的主要问题

（一）相关人员对会计档案管理的重要性认识不够。从会计档案的责任者、管理者、使用者分析，都存在对其重要性认识不足的问题。从责任者的角度看，一方面很多财会人员明知会计档案管理是财务管理的重要环节，但秉持“铁路警察，各管一段”的错误理念，认为仅是会计档案管理人员的事，却不知会计档案的管理与其形成过程是紧密相关的；另一方面，会计档案管理人员又认为每一份会计档案在其各个责任环节分别有经办人、审核人、归档人等责任主体，会计档案的管理就是保管和销毁。从管理者的角度看，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作往往忽视。从使用者的角度看，在需要的时候会很重视会计档案管理，但对会计档案使用的相关手续办理却不很理解，甚至觉得繁琐，对档案管理人员不尊重。

（二）会计档案管理制度不完善或执行不严格。绝大多数行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务会计制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有严格执行。两者共同的结果，往往是单位会计档案管理职责不清、程序不严、要求不明、手续不全，久而久之，单位会计档案管理就会错漏丛生，问题不断。

（三）会计档案管理投入不足。一是硬件投入不足，表现在档案存放场所过于简陋、防盗防潮防火防虫防光防温防尘等设施不齐全、档案陈列架、盒等存放设施不符合要求等，同时很多单位没有电子档案和图片档案管理设施；二是软件方面，没有配备必要的管理软件、也没有制定和严格执行相应的制度措施；三是部分单位没有配备专（兼）职会计档案保管人员，已配备的单位，往往也存在业务素质不高的问题。

（四）会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作不规范。在立卷和归档上，有些单位没有建立预设案卷制度，导致分类、立卷和归档混乱。在保管上，没有建立会计档案定期归档、入库验收等制度，导致部分会计档案得不到及时归档整理，同时一些装订不规范、签章不齐全的会计档案“蒙混过关”进入了保管库房。在查阅和销毁上，主要是手续不齐全、交接不清楚、程序不规范，造成查阅困难、销毁不及时、积案过多、毁损严重等。

二、主要原因分析

（一）单位没有建立会计档案人员长效培训机制。会计档案的整理归档一般都由会计人员完成，会计档案案卷质量的高低则取决于会计人员对会计档案规范化整理的熟练程度。但是，几乎所有单位都没有组织相关人员进行会计档案管理知识培训，财政部门和档案管理机构也很少进行相关业务指导，绝大多数的会计档案归档和技术处理主要靠本单位老会计人员的言传身教。这样的后果：一是造成相关会计档案管理人员和责任对象没有规范的档案法制意识；二是没有规范的档案管理技术可供借鉴和参考，容易和档案事业发展的技术脱节；三是对会计档案管理的重要性缺乏认识，在工作中容易忽视管理细节，责任心不强。

（二）档案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事业单位类别较多，情况庞杂，很多行政事业单位对业务工作档案很重视，管理制度很规范、措施也得力，但对会计档案管理，往往认为仅是财务人员的事，没有必要制定单独的管理制度。特别是规模小、人员少的单位，由于财务工作业务量不大，单位会计有可能是外聘人员承担，由于外聘人员流动性大，加之单位领导不熟悉财政财务管理工作，“费力不讨好”的会计档案管理很容易成为边缘工作而无人过问，更别提制定和完善相应的会计档案管理制度了。

（三）经费不足，工作条件有限。一方面会计档案管理作为单位内部管理的一部分，档案主管部门和财政部门都没有经费投入的明确规定，其管理人员、管理场所、设施设备等经费投入，一般是由单位领导临时安排，没有例行的经费预算提供保障；另一方面很多单位领导和财会人员对会计档案管理的重要性、专业性认识不足，难以保证会计档案存放在时间、空间、设施、环境等方面得到足够的重视，认为会计档案只要不丢失就可以了，舍不得投入。

（四）会计档案管理监管力度不够。在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财政财务管理工作的全过程，作为单位财政财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。

三、对策建议

（一）加强会计人员档案知识培训，提高会计档案管理意识和水平。首先，财政部门和各行政事业单位应高度重视会计档案管理业务培训，将会计档案管理及操作技能培训纳入会计人员岗前培训和继续教育培训的重要内容，努力使会计人员熟练掌握会计档案整理的基本知识、基础业务与操作技能，从源头上做好会计档案管理的基础工作；其次，档案主管机关要从规范管理的角度，对行政事业单位开展会计档案管理的业务指导，进一步提高会计档案管理的水平；最后，单位财务机构内部财务人员之间要做好“传、帮、带”工作，将好的意识、好的技术、好的经验认真传承。

（二）全面梳理档案管理流程，完善档案管理制度。要根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等法规的规定，认真全面地梳理本单位会计档案管理流程，结合自身实际，从“定岗位、定职责、定目标、定措施”等方面着手，制定契合本单位要求的档案管理制度，落实档案管理人员的岗位责任制。

（三）加大经费投入，理顺会计档案管理体制。一方面要在硬件上加大投入，确保会计档案管理场所和相关设施符合要求；另一方面要理顺会计档案管理体制，严格按照有关规定，明确会计档案保管的责任机构，由财务部门将相关经费列入本单位年度预算，保障档案管理经费有稳定可靠的来源。此外，规模再小的单位，也要高度重视会计档案管理问题，配备必要的场所，在人员更替时注重会计档案的完整交接和保管，配备必要的保管设施并严格执行相关制度。

（四）规范会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作

1、规范会计档案立卷、归档。要结合本单位会计业务的内容、会计档案的数量等实际，制定科学合理的立卷、归档方案，准备好预设案卷；二是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封粘、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入档案盒中，并逐项填写档案盒上的内容；三是年度终了，若在手工记账环境下，必须将活页账簿中的空白页取出，并按账页编号顺序填写目录，认真填写账簿启用表，活页账簿、目录及账簿启用表一并装订完成后封粘，装订人员在封粘处签章；若在电算化会计情况下，年终要将打印输出的各类会计账页分类整理，按科目及时间顺序用号码机打印序号后编制目录，按科目填写账簿启用表，分类分科目装订后封粘，装订人员在封粘处签章。将会计报表分月逐页编制序号，并按序号编制目录，最后按时间先后顺序装订，装订人员在封粘处签章。其他会计资料的装订同会计报表的装订。

2、规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立综合档案室的单位，财会部门要明确专（兼）职人员负责妥善保管会计档案，会计人员交接时，要认真办理交接手续。

3、建立严格执行会计档案的查阅、销毁制度。一要严格会计档案查阅利用手续，做到借出、送还、移交、销毁各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚；二要严格执行会计档案查阅审批制度，未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；三要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。要严格按照会计档案管理相关法规，对已到保管期限需要销毁的会计档案编制销毁清册，列明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，按规定不得销毁，应当单独抽出立卷并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，保管到未了事项完结时为止。销毁会计档案时，应严格执行由相关部门监销制度。

（五）加大会计档案管理的监管力度。财政、审计、税务等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要利用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。

以上是笔者对会计档案管理的一些粗浅认识，若有不当之处，敬请大家提出宝贵意见，共同探索，使会计档案管理走上规范化的轨道。

主要参考文献：

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关键词：新形势；科学事业单位；会计档案管理

随着社会经济的发展，科学技术越来越发达，档案管理的形式越来越多样化，会计档案管理已经成为科学事业单位发展管理中的重要组成部分，国家和政府越来越重视科学事业单位会计档案的管理工作，同时，他们也采取很多措施来加强会计档案管理工作，但是，由于种种原因，至今为止，我国科学事业单位会计档案管理工作中还存在很多问题，这些问题直接影响着科学事业的发展，我们必须努力想出一切有效的措施来解决会计档案管理工作中存在的问题，从而强化科学事业单位的管理工作，提高单位的核心竞争力。

一、加强事业单位会计档案管理的必要性

加强事业单位会计档案管理是党风廉政建设和审计工作的需要 。科学事业单位系中国科学事业的发展，他对于中国综合国力的提升有着无可替代的意义。科学事业单位会计账目清明公开也是非常重要的。有效的会计档案会计管理能够促进科学事业单位的管理和发展，所以，科学事业单位会计档案管理非常有必要。

二、我国科学事业单位会计档案管理存在的问题

（一）管理制度不完善

科学事业单位没有足够健全的管理制度，比如说对于单位人力资源的管理，就没有建立完善的管理体制来进行管理，导致相关的管理人员逐渐形成松散的工作态度，对工作极不负责任，不能够严格按照单位的规章制度来对单位会计档案进行管理，每天都抱着应付的态度进行工作，这样的管理制度，这样的工作态度，势必会影响科学事业单位会计档案管理的工作质量。

（二）工作人员的档案管理意识薄弱

在我国有很多科学事业单位的相关工作人员的会计档案管理意识非常薄弱，即使单位领导重视会计档案管理工作，但是一些工作人员就是对工作及其不负责任。比如说，由于工作人员对会计档案的管理不当，导致单位中很多会计档案都丢失或者被破坏。而且相关工作人员没有去主动搜集单位会计档案的意识，导致单位的许多重要的会计档案都流落民间，无法找回加以保存。

三、强化科学事业单位会计档案管理的具体措施

科学事业单位会计档案管理管理工作是确保整个单位可持续发展的重要环节，也是单位开展工作的重要保障。因此，我们一定要投入更多的精力在加强单位会计档案管理的工作上，提高其工作效率，实现更多的科学成果和发展。所以，针对目前科学事业单位会计档案管理工作中存在的弊端，我们应该尽快探讨出改善的措施，加强科学事业单位会计档案管理工作，促进科学事业的可持续发展。以下从建立完善的管理制度、提升工作人员的会计档案管理的意识、完善会计档案管理管理等方面进行简要的阐述，希望能够对加强科学事业单位会计档案管理工作产生积极影响。

（一）建立完善的管理制度

单位应该建立完善的管理制度，将有关的工作人员进行严格的管制。让每一个工作人员都能够严格按照单位的规章制度来工作，以百分之百的责任心来对待每一项工作。此外，单位应该建立完善的绩效考核体制，定期对每一个工作人员的工作状况进行审查，并且对其施以相应的奖惩，鼓励他们能够认真对待自己的工作，将自己的时间和精力都投入到科学事业会计档案管理的工作中。

（二）提升工作人员的会计档案管理的意识

单位应该增强公司每一个员工的对会计档案管理的意识，每一个员工都有责任和义务为企业搜集相关的会计档案，并且及时送到会计档案管理部门进行归档。单位应该从领导阶层就重视会计档案管理工作，并且主动将这种意识大力推广到单位的员工中，并且配备有效的设备和有资历的人对档案进行管理，只有这样，单位的每一个员工才能以主人翁的意识去积极主动的加入到搜集单位会计档案的行列中去，并且协助档案管理部门一起将重要的档案进行归档，有效加强科学事业单位会计档案管理的工作质量和效率。

（三）完善会计档案管理管理

会计档案管理能够有效的体现一个科学事业单位科学发展的整个历程，它能够生动的反应一个单位科学的发展历史。所以，科学事业单位会计档案管理部门的工作人员一定要积极的采取有效的措施征集各种各样对企业发展有重要作用的档案，只有这样，才能逐渐将单位的会计管理完善，为企业建立一份完善的会计档案，有效见证单位科学事业的发展。

四、结束语

总之，科学事业单位会计档案管理工作对于单位的整体的管理工作有着非常重要的作用，它对国家经济效益的发展也有着无可替代的意义。所以，科学事业单位要想加强自己的的管理工作，提升自己的综合实力，就必须将会计档案管理工作重视起来，正视会计档案管理工作中存在的问题，并且采取有效的措施去解决这些问题，以强化单位会计档案管理工作，从而加强单位的整体管理工作，增强单位科学发展的核心竞争力。

参考文献：

[1]新形势下加强事业单位会计档案管理思考.财经界（学术版），2014（24）.

[2]对新形势下加强事业单位会计档案管理的思考.福建建设科技，2012（05）.

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一、会计电算化档案工作的内容

1.机制会计档案。包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

2.机读会计档案。包括以机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。

3.计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

二、会计电算化下档案管理特点

1.扩大了会计电算化档案存储的范围和领域。会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据等。

2.会计电算化档案的使用软硬件环境有所改变。

传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。

3.会计电算化档案对安全性、完整性要求比较高。这主要是由于会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。同时，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。

三、当前煤炭企业会计电算化下档案管理存在的问题

1.会计档案保存不够完整、规范。电算化会计虽已实施，但仍有一些财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

2.会计档案管理的软硬件建设相对滞后。电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；有些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案房；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

3.会计档案管理制度不完善。由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此存在的潜在风险也非同小可。

四、加强煤炭企业电算化会计档案管理的对策

1.健全和完善会计档案管理制度。在遵循会计档案管理办法的前提下，制定与煤炭企业自身相符合的企业会计档案管理制度。建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁等制度，规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册，将会计档案移交档案部门管理。未设档案部门的单位，应当设专人保管，落实工作责任。新晨

2.创造条件改进软硬件设施建设。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；选用功能符合本行业、本单位实际业务需要的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，利于互联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

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摘 要 随着企业职工养老保险参保人群以及覆盖人群的不断增加，养老保险财务档案管理工作日益繁重，原有的养老保险财务档案管理已经不能适应现代档案管理的要求，需要加强养老保险财务档案管理工作的标准化、科学化以及规范化，不断提高养老保险财务档案管理的水平，因此本文针对企业职工养老保险财务档案管理中存在的问题，探讨其有效对策。

关键词 养老保险财务 档案管理 问题 对策

不断完善社会的保障体系，是关系到改革、发展、稳定的重大问题，养老保险作为我国社会保障体系的重要组成部分，需要适应现代信息社会的发展，建成能够体现出社会公平的新型财务档案管理体系。养老保险财务档案管理水平的提高有助于养老保险机制的有效运行，因此，需要及时解决养老保险财务档案管理中存在的诸多问题。

一、养老保险财务档案管理存在的问题

（一） 财务档案管理信息化有待加强

随着科技的进步，财务档案管理技术也在不断的发展之中，电子财务档案信息的数据也面临着诸多的问题，纸质化的会计财务档案已经不能适应当前的财务发展需要，装订时分类的麻烦，更新信息的困难，都给财务档案的管理带来了不便，另外，财务档案管理信息的透明化以及科学化较低，为了谋求巨大的利益，存在着对客观数据的篡改以及随意操作，违反财务档案管理的规定，这给财务档案管理带来了潜在的威胁。作为会计凭证、财务会计报告等会计核算专业资料的会计档案，它是记录和反映档案信息的重要证据，它是对一个单位经济活动的记录和反映，因此会计档案的信息化管理，要始终核查是否财务活动遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。

（二） 财务档案管理工作管理力量薄弱

财务档案工作管理力量的薄弱主要表现在下面几个方面，第一，管理手段的落后，财务档案管理硬件设施以及软件设施落后，工作环境较差，由于管理资金的限制，在财务档案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起来，系统化的管理缺乏，现代化的管理设备还没有投入到使用，这给数量较大的档案管理工作带来一定的阻碍，过分地依赖人力以及物力，也给会计凭证以及报表资料的整理带来困难，给会计档案的查阅以及保管带来不便；第二，管理制度不够完善，财务档案管理的制度是规范档案管理的重要保障，目前的管理制度上，还没有比较明确的责任划定，工作职责范围，管理制度在档案的处理方面还没有较为详细的规定，给档案管理工作带来了一定的麻烦，造成档案管理较为混乱，给档案的查找带来不便；第三，管理机构不健全，财务档案管理的领导机构的健全对于加强档案管理有着重要的意义，一方面的制度的严格落实与执行，另一方面是管理机构的有效监督，缺一不可，同时，管理机构在考核机制方面还要继续完善，对于档案管理的若干指标严格把关，严格核查会计凭证以及报表等资料，为以后的核查提供依据，对于工作中存在的问题要稳妥的解决，管理机构在协调沟通方面还有着一定的缺陷。

（三） 财务档案管理人员素质有待提高

财务档案管理工作人员作为直接接触档案的人员应该具备良好的业务素质以及职业道德，目前有的财务档案管理人员只是为了应付财务档案管理的大量工作从其他部门调配过来的，没有专业的档案管理经验以及知识，不能彻底地档案管理中的问题，造成问题的不断积累，同时，由于档案管理工作量较大，给这些管理人员的培训时间也就一再缩短，给养老保险财务档案的管理带来了潜在的问题。

二、养老保险财务档案管理问题的对策

（一） 加强财务档案信息化管理建设

财务档案管理的信息化建设可以从数据库的建立以及网络建设两方面进行，第一，财务档案数据库的建立，档案信息化是财务会计顺利进行工作的基础，改变了传统的纸质资料的种种弊端，在一定程度上有利于财务工作者的工作，财务档案数据库要从数据的采集、储存、录入与管理等方面逐步建立起来，方便财务工作者对档案的查询、搜索、处理以及进一步的挖掘与管理，由于信息化建设人为因素的影响，可以在一定程度上保证会计原始凭证、会计凭证的真实完整，妥善保管档案信息；第二，网络建设，财务档案管理的网络化有利于档案信息的传输与共享，提高档案材料的利用率，财务档案经过网络传输再经过财务人员的处理，就可以进入财务档案数据库，档案的处理时间将会缩短，提高工作效率，减少财务档案重复录入的工作量，方便会计原始凭证、会计凭证等资料之间信息的传阅。

（二） 完善财务档案工作的管理

财务档案工作的管理可以从信息化管理、完善制度以及加强领导等方面做起，第一，信息化管理，利用现代先进技术，采用信息化管理软件，实现养老保险业务档案管理的信息化、规范化，增加硬件设施，投入计算机、打印机以及扫描仪等设备，建立标准化的档案管理室，引入档案管理软件，解放人力资源，妥善解决会计凭证以及报表资料的快速装订以及保管工作，最大限度地完善档案的管理工作；第二，健全管理制度，财务档案管理制度的不断完善有助于档案管理能够按章办事，有所依据，严格管理，明确档案管理的工作责任与职责范围，另外还要积极探索档案管理的有效制度，使档案工作能够更加的规范化、科学化，使得会计档案资料的录入、保管、借阅以及销毁有据可依，保证会计凭证以及资料的完整性以及真实性；第三，增强管理机构的建设，财务管理机构的建设有赖于管理的考核，通过考核加强管理的积极性、发现工作中的不足，另外还可以建立专门的财务档案管理领导小组，定期召开组织座谈与工作交流会，对工作中出现的问题进行针对性的研究与处理，定期检查档案管理，开展评选先进、考核奖励等活动，激发员工的工作热情。

（三） 提高财务工作人员素质

提高工作人员素质需要从职业道德与技能两方面同时入手，要教育工作人员为社会服务的观念，增强主动服务意识，端正工作态度，以良好的精神风貌对待每一位参保人，强化财务档案工作者的职业道德观念，坚持据实立档的作风，另外还要培养高素质的工作人员，利用讲座培训财务工作人员的业务素质，增强实践性操作水平，丰富理论知识，树立先进的管理理念。积极引进专业人才，打造高素质团队，聘请专业教授进行实地指导，及时发现工作中的问题。

参考文献：

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会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。电算化会计档案广义上指存贮会计数据的各种凭证、账簿、报表和程序的存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证等。狭义的电算化会计档案是指保存在磁盘、可读写光盘等存贮介质上的会计档案。实行会计电算化以后，财务人员的所有日常工作以及历年会计档案的查找利用，均可在计算机上完成。

电算化会计档案的内容

1、纸质会计档案。指从会计电算化系统打印出来的书面形式的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表、财务分析报告等，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

2、非纸质会计档案。指包括计算机硬盘磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。

3、计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

电算化会计档案的特点

1、会计电算化档案比本文由收集整理传统会计档案具有更广泛的内涵。除了传统意义上的纸质档案外，还包含了电子资料和电子数据。

2、电算化会计档案保存时间短，对环境的依赖性强受质量、温度湿度、光和空气、磁场等因素的影响较大，易受破坏。电子文件载体材料的寿命一般为5—10年。

3、档案有特定的格式，电算化会计档案是在经过计算机定的编制好的程序软件环境下进行处理，产生会计数据资料，这样会计档案从会计分录，到科目汇总表，账簿都有特定的格式。不同的会计软件或者同个软件的不同版本所导出的会计档案可能具有不相同的格式。

4、电算化会计档案便于管理、分析，可迅速的获得所需结果。通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，更节约了办公成本，有利于专业管理，提高了工作效率和工作质量。

5、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。

6、电算化会计档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存贮在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。在无特

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定的平台电算化会计档案则无法打开，这样电算化会计档案就失去利用价值。

会计电算化档案管理存在的问题

1、对会计档案的重视不够。没有对会计档案设置专员管理使得会计档案的装订，归档都由不同人员完成，工作的分散就使得会计档案的管理工作达不到基本的操作规范，档案在移交给管理机构时往往只移交纸质档案，而不是纸质文档与电子文档同步归档，影响了档案的整体性，未能达到电算化档案管理工作的质量和效果。

2、缺乏计算机维护、网络安全的相关人才。电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，目前会计档案管理主要有会计人员兼任，他们掌握熟练的财会专业知识，但是欠缺计算机的日常维护技能，一旦计算机及服务器出现故障，就会造成财务数据丢失，给单位带来无法挽回的经济损失。

3、会计档案管理制度不完善。实行电算化以来，会计档案与财务软件的版本越来越多，为了更好更有效地管理会计电算化档案，使其发挥更大的作用，就必须形成一套科学实用的管理制度，包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容，以使相关管理制度常规化和规范化。同时，财务软件也在不断升级，与之前的电子档案可能出现不兼容现象，严重影响对会计档案的管理

建议和措施

1、加大软硬件设备设施的投入。选择功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，强化系统的安全防护功能，定期维护，避免因安全问题导致会计档案泄密或被人恶意修改。定期检测已归档的电算化会计档案，及时做好数据备份防止磁性介质的损坏导致电子档案的丢失或不完整。完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

2、加强防范，确保档案安全。会计档案是单位的重要资料，不得随意观看。因此应用会计系统的计算机不应直接连接互联网，如果单位实行会计网络化管理，一定做好内部网与互联网的物理隔离，确保会计数据不受外部的影响，保证会计档案的安全。可采取的措施包括：在单位内部设置防火墙，安装信息网关和安全路由器，设计授权和身份认证系统，进行信息加密，加强安全监测预警系统的实时监控等。

3、提高电算化会计档案保管人员素质。由于会计档案资料内容广泛具有专业性和严密性的特点，所以要求档案管理人员不仅要有会计档案管理专业知识，还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识，具备较高的计算机操作技能。应该针对现有的档案管理人员进行多途径、多形式的培训学习，提高他们的专业技能和责任心。以便加强对电算化会计档案的管理，为电算化会计档案的规范化、科学化、安全化管理提供保障。

4、完善电算化会计档案管理的各项制度。要按照《电子文件归档和管理规范》和《会计档案管理办法》，建立健全电算化会计档案的保管制度、操作制度、保密制度和档案人员岗位责任制，并依据各单位具体的会计电算化实际情况来制定相应的档案管理制度。明确档案管理人，专人负责档案的收集、整理、归档、查阅等日常档案工作。

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【关键词】医院；财务档案管理；现状

一、医院财务档案管理现状审视

（1）认识不足，重视不够。财务档案是医院保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但不少医院领导和财务负责人并没有从根本上认识财务档案工作的重要性，觉得无关紧要，在潜意识中存在应付思想。领导对财务档案工作的认知观念无形中会影响着干部职工对财务档案工作的态度，同时，领导忽视往往导致财务档案工作出现人员缺少、经费不足、设备陈旧等不利局面，在很大程度上制约了医院财务档案工作的有效发展。（2）财务档案管理制度不健全，落实不到位。一般来说，大多数医院都比较重视内部管理制度的建设，建立了较为完备的医院管理制度体系，但涉及财务档案管理的制度、职责、考核标准却较少。由于缺乏系统、完备的财务档案管理制度，使得医院财务档案管理松散无序，严重影响了财务档案管理工作的规范化发展。（3）财务档案没有配备专业人员负责管理。许多医院没有设置专职人员管理财务档案，由会计人员兼管的现象较为普遍，会计人员虽然熟悉会计专业知识，但大多未经档案专业知识的相关培训，容易导致整理出的财务档案案卷质量不高，难以达到规范化的标准，不符合档案管理的要求，更谈不上进行科学化的管理。财务档案管理人才素质不高成为制约医院财务档案事业发展的重要因素。（4）经费投入少，管理落后。财务档案管理不能给医院带来直接的经济效益，因此医院财务档案基础设施建设往往被忽视，由于经费不足，财务档案管理部门无法购置好的硬软件，设备得不到及时的更新。这也造成了目前部分医院的财务档案管理仍采用传统的手工管理方式，效率非常低下，信息化管理手段运用很少。这种管理很难适应信息化的发展要求，财务档案管理难为医院的发展提供高质量、高水平的主动服务。（5）财务档案开发利用率低。财务档案是医院的重要经济史料，目前财务档案部门的管理职能仅停留在收集保管与提供简单利用方面，而对于档案的开发利用几乎没有展开，难以真正体现档案的价值，这直接影响了人们对财务档案重要性的认识，不利于财务档案事业的长远发展。

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关键词：会计档案；会计电算化；完善制度；专业人员；提高利用率

所谓的会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务软件和会计数据存储介质及其他会计核算专业资料（指合同、养老金缴纳清册、工资册、会计档案保管清册、原始始票据存档等）所形成的资料，是一个单位收入、支出的重要凭证。

事业单位是指国家以社会公益为目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的社会服务组织。事业单位成立目的不是为了生产经营获取利润，而是提供公共服务，是社会主义市场经济发展中不可或缺的一部分。事业单位的财务档案要想满足人民群众日益增长的物质和文化生活和公益服务的需求，就必需有一套完整的制度、强硬的账务队伍和可行的实施办法。

一、目前，事业单位财务管理存在几个问题

（一）制度的不健全势必造成管理无章可循，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。无用的档案、无序的堆放、无章法的整理给单位会计档案的管理和利用带来许多麻烦，甚至出现找不到档案的情况，造成不必要的损失。

（二）正规的、专业的档案管理人员和档案整理人员配备太少，甚至没有，现任的会计档案人员大多由负责财务的人员兼管，缺乏相应的档案管理知识；其次，没有专门的会计档案库房，所谓的会计档案只是一摞摞装入箱子的会计凭证，从而导致会计档案资料的利用率低，甚至出现档案不移交、缺失等问题。

（三）会计电算化下形成的电子数据资料，缺少必要的网络安全措施，电算化会计运用在会计档案中有着方便、快捷、直观、存储量大等优势，但是，由于网络安全措施防卫不当，通过计算机技术手段的违法行为具有更强的隐蔽性和更大的破坏性。

（四）单位从上到下对财务档案管理工作认识不足，重视不够，在实际的经济活动中，财务档案是其进行经济活动的最原始的记录和最真实的反映。但是，就目前的情况看来，部分行政事业单位的管理人员和领导对财务档案管理工作并没有给予足够的重视。

二、针对财务档案中存在的几个问题，提出如下建议

（一）建立健全完善的事业单位会计档案制度。《档案法》和《会计档案管理办法》是财务管理制度的重要法律依据，首先单位应该从领导和管理人员的思想意识入手，充分认识财务档案管理工作的重要性和必要性，认识到财务档案管理工作对本单位发展所起到的重要作用，从而建立一套完整的会计档案管理制度，进而达到会计档案管理步入正规化管理。

（二）指定专业的高素质的会计档案管理人员。邀请档案专业人员，依据《档案法》、《会计档案管理办法》对财务档案人员进行技能培训和职业道德教育，提高业务水平和综合素质。会计档案管理人员应该是集多种技能于一身的复合型人才，既要掌握档案管理知识，又要精通财务知识，更要有过硬的法律意识，还要能熟练的应用计算机。

（三）对于会计电算化下形成的数据信息，要及时备份进行保存，防止会计数据信息的丢失；以纸介质形式连同其它会计档案、电脑磁盘一同保管；同时要做好网络的安全管理、计算机系统的安全管理，并指定专业的、固定的网络安全人员对财务系统定期进行安全维护，防止恶意破坏网络、篡改数据信息。

（四）提高会计档案的利用率，由于历史的原因，人为的对会计档案蒙上了一层神秘有面纱，认为会计账务有不可公开的保密性，以至于在档案使用中遇到阻碍，从而导致会计档案成为一堆死资料，不能发挥应有的作用。这就要求单位领导指定专门财务档案管理人员，明确岗位责任制，实行责任追究。这样才不至于让档案于档案仅仅作为档案保存，更能在单位的发展中发挥应有的作用。

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［关键词］ 医院；电算化；会计档案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 007

［中图分类号］ F231.3 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0011- 02

1 电算化会计档案的内容与特点

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。具体指记账凭证、会计账簿、会计报表（报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案一般具有如下几个特点：

（1）电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包含打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，更重要的是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

（2）与传统会计档案相比，电算化会计档案的查阅，对环境的要求更高。查阅传统的会计档案具有直观性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。

（3）电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储需求，且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面以磁性介质或光盘的形式存在，受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到损坏。

（4）电算化会计档案易于修改，且不留痕迹。

（5）对电算化会计档案管理人员的素质要求更高。作为电算化会计档案的管理人员，既要了解会计基本知识，又要了解计算机等相关知识。

2 医院电算化会计档案管理存在的问题

（1）电算化会计档案管理内容不够完整。现阶段医院财务工作已经全面实现电算化管理，由于对会计档案组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，因此大多数医院定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。同时医院不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就很难恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作，会计档案的完整性、安全性得不到保证，从而制约了电算化会计档案的利用，更无法适应电算化会计档案的改革和发展。

（2）电算化会计档案管理缺乏专业人员。电算化会计档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多医院只重视高级医疗专业人才的引进，对档案管理工作不够重视，会计档案多由财务人员兼职管理，遇有上级主管部门检查时忙于应付， 档案管理意识滞后。

（3）电算化会计档案管理制度有待完善。目前，《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等文件，仅对会计电算化档案做了基本的要求，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范，已不能适应电算化会计档案管理新的需要。

3 加强医院电算化会计档案管理的对策

（1）制定严格的管理制度。财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”；第七条规定：“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。制定电算化会计档案制度要贯穿管理和保存整个过程，要根据档案的收集、记录、查阅、移交、销毁等一系列环节制定电算化会计档案的移交程序、销毁管理办法和保管方法等各方面的管理制度。

（2）加强医院财务档案管理的基础设施建设。在硬件方面，由于磁性介质的存储受到环境影响很大，如环境的湿度、温度、空气的清新度、磁场等因素，所以要保证电算化会计档案不受破坏，必须要有良好的存储环境。在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入签出制、安全日志制，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。