档案学论文范文

导语：如何才能写好一篇档案学论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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20世纪80年代以来，经过广大档案学理论工作者、档案教育工作者和档案实际工作者的共同努力，现代中国档案学取得了举世瞩目的成就，档案学的研究范围不断拓宽，档案学的研究内容逐步深化，档案学的学科地位也有了很大的提高。然而，毋庸讳言，现代中国档案学还存在着不少问题。笔者认为，要想保持档案学的繁荣局面，进一步健全和完善档案学的理论与学科体系，必须着重解决以下几个方面的问题：

一、建立档案学术规范。学术规范问题的核心是学风问题，而学风的好坏直接关系到学科的生死存亡。总的来说，档案界的学风是比较好的，大多数档案学者都能做到理论联系实际，勤于独立思考，勇于开拓创新，并自觉抵制学术腐败，这是我国档案学持续快速发展的根本原因和不竭动力。然而，当前档案学研究中的确也存在着一些不良学风，如抄袭剽窃、自我吹嘘、互相吹捧、等。

没有规矩，不成方圆。虽然我们不能像对一般商品那样对档案学术研究设计出一套可以量化的、方便操作的标准，但在科学精神、文风文德、术语概念、学术评论等方面为档案学者制定出一些共同遵守的规范则是可行的，也是必要的。

（一）规范学术精神。鉴于档案学的学科特点，每一位档案学者都必须始终不渝地坚持实事求是的科学精神，加强与档案部门合作，紧密联系档案工作实际，善于从鲜活的档案工作实践中发现问题、分析问题和解决问题，并透过纷繁复杂的档案工作表象抓住档案工作发展规律。力戒纸上谈兵、闭门造车，尤其要避免从理论到理论的文字游戏和空洞说教。即使从事档案学基础理论研究，我们也不能脱离档案工作实际，因为任何一项档案学基础理论研究都包含着某种特定的应用目的。更何况档案学基础理论研究和档案学应用理论与技术研究之间本来就互相渗透、互相交叉，我们根本就不可能将其非常清楚地区分开来。研究档案史、评价历史上的档案工作现象、档案学思想和档案学理论，也要实事求是、尊重历史事实，而不能不加分析地全盘否定。实事求是既是一种科学精神，也是一种科学方法，彼此相辅相成，互为前提。

（二）规范文风文德。档案学理论只有不断地推陈出新且被档案实际工作者所接受，才能发挥其对现实的档案工作实践的指导作用。因此，档案学研究者应努力培养严谨、严肃、严格的科学工作作风，不盲从、不迷信、不附和、不武断，独立思考，大胆创新，善于提出新问题，勇于开拓新领域，探求新知识，并大力提倡运用清新质朴、通俗易懂的文字深入浅出地剖析档案工作现状，揭示档案工作规律，预测档案工作发展趋势。切忌人云亦云，因循守旧，故弄玄虚，用晦涩、难懂的语言把简单问题复杂化。档案学研究者还应加强文德修养，自尊、自信、自强、自律，淡泊名利，谦虚好学，不抄袭剽窃，不，把做人与做学问有机地结合在一起。

（三）规范档案术语概念。建议有关部门应尽快组织专家对现有的档案术语概念进行审查清理，在词形、语义、专指性、配套性等方面严格把关，剔除那些内涵模糊、外延过大、语义陈旧、专业化程度较低的所谓术语概念，重新建立一套符合档案专业特色的、符合档案学发展需要的术语概念，使档案学者们在统一的术语概念基础上进行学术交流和探讨。

二、健全档案科研管理体制，研究档案学发展战略。目前我国档案学研究中出现的许多问题很大程度上就是由于档案科研管理体制不健全而造成的。因此，适应社会和档案学发展需要，改革档案科研管理体制，已经成为当务之急。档案科研管理体制的改革要与我国档案工作统一领导、分级管理的原则及档案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分调动各级档案科研机构和档案科研工作者的积极性。改革的主要目标是建立全国统一的档案科研管理机构，负责制定国家档案学发展战略，确立档案科研布局，协调各档案学研究机构之间的关系，组织全国性档案学优秀成果的鉴定、转让、评奖工作。在此前提下，有计划地逐步改变我国档案学会条块分割的分布状态，使之完成社会化的转变，成为在各级档案行政管理部门指导下的非官方机构，并注重促进学术民主。

与此同时，要逐步改变目前的档案学研究方式，重建档案科研系统结构，实行档案学研究集约化，优化配置档案科研资源。档案学研究集约化的微观主体是以档案学研究者为最小单位的，档案学研究者的创新性是档案学研究集约化的物质载体，其提高和改进的途径主要在于通过各种方式强化档案科研人才的素质。档案学研究集约化的宏观主体是以国家为最大规模的，国家的档案学发展战略是档案学研究集约化的核心力量，档案学的整体水平能否提高，关键在于国家的档案科研政策是否正确。而要实现二者的结合，就必须建立档案科研共同体，即建立以学术带头人为核心的档案科研小组（课题组）或档案科研开发群体。通过档案科研共同体，将不同部门、行业、地区的档案科研机构和科研工作者，特别是将从事理论工作的研究者和从事实际工作的研究者有机地结合在一起，集中资源，取长补短，高质量地完成档案科研课题，并可避免或减少低水平重复研究。档案科研共同体的大量出现是实现档案学研究集约化的基础和基本任务。

另外，要研究档案学学科发展政策，制定档案学发展战略。档案学发展政策研究大体包括两个方面的内容：一是从总体上对档案学的学科发展进行考察，研究需要制定什么样的政策，才能保证档案学理论体系的合理发展，才能使其同档案工作实践相适应、相协调：二是针对档案学的具体领域或具体方面的发展，研究需要制定什么样的政策，才能保证该领域或该方面具有更大的发展活力。具体来讲，就是要研究各类档案学研究机构的协调与合作政策，档案学研究经费的划拨政策，档案学研究的国际交流与合作政策，档案学理论研究队伍的建设政策等。档案学的发展战略是档案学发展的长远性、全局性蓝图，是对档案学未来发展目标及其实现途径的规定和谋划。它以长远的战略目标来规划当前的行动方案，要求既要重视对事关档案学发展大局的热点问题和重要领域的研究，又要注意档案学理论的整体发展。制定档案学的发展战略一定要结合档案学的学科发展规律，紧跟现代科学技术的发展趋势，尤其要与我国档案学研究系统的总体规划相适应。三、进一步加强档案学术评论工作。近20多年来，我国档案学术评论有了一定的发展，不少杂志都先后刊发了篇数不等的述评文章，其中不乏上乘之作。这自然是一个良好的开端，是一种可喜的现象。但是，我们也应该看到，档案学术评论所受到的重视与应受到的重视，还有不小的差距；档案学术评论所发挥的作用与应发挥的作用，也有不小的距离。也就是说，档案学术评论还没有被摆上应有的位置，研究水平还比较后，远远不能适应档案学发展的需要。

为进一步加强档案学术评论工作，当前我们应下大力气重点抓好以下几个方面的工作：第一，提高对档案学术评论重要性的认识。首先，档案学理论研究者要正确认识档案学术评论在档案学研究中的地位和作用，了解档案学术评论的内容和范围，进而明确开展档案学术评论的必要性和迫切性，并把档案学术评论当作义不容辞的职责，切实加以重视。中国档案学会及地方各级档案学会要把档案学术评论列入各自的工作计划和发展规划，定期或不定期地组织召开包括档案学术评论在内的专题座谈会和学术讨论会。档案学会会员及其他档案工作者要刻苦钻研档案学理论，积极撰写档案学术评论文章，藉此交流经验，逐步完善档案学术评论的内容，把档案学术评论当作一门分支学科来建设。第二，开辟档案学术评论园地。目前我国既没有档案学术评论刊物，也没有哪一种档案杂志设置档案学术评论专栏，这显然不利于档案学术评论活动的开展。从长远来看，创办一种以档案学术评论为主要内容的杂志是十分必要的。在当前，各级各类档案杂志应开辟学术评论专栏，增加理论研究的比重，这对提高刊物的质量，扩大其在社会上的影响也是不无益处的。第三，建立档案学术评论队伍。这支队伍应以档案专业教师为主体，因为这部分研究者为了教学的需要，大都对档案学进行了一定程度的研究，理论造诣相对较深。有中级以上职称的档案实际工作者也要结合工作实践，积极参与档案学术评论，对档案理论界的一些观点和现象大胆质疑，发表自己的见解。档案专业学生是档案研究的后备军，应重点加以培养。各档案专业教学点应在课程设置时安排档案学术评论的教学内容。攻读档案学硕士、博士学位的研究生更要把档案学术评论当作一门专业主干课来学习、研究。

四、努力改善档案学研究系统的外部环境。档案学研究系统的外部环境泛指档案学研究系统之外的与档案学研究系统直接或间接发生联系的一切要素和条件，主要有：向档案学研究系统给予政策支持的政策环境，向档案学研究系统输入科研人才的教育环境，向档案学研究系统划拨科研经费的经济环境，向档案学研究系统提供有用理论、技术和方法的知识环境，向档案学研究系统输送组织与管理技术的实践环境，接受与检验档案学理论的档案工作实践环境，以及普及与推广档案学研究成果的中介机制等。

应该肯定，改革开放以后档案学研究系统的外部环境较前有了很大的改善。社会档案意识逐步增强，档案学是一门独立学科已为不少人所接受。但是，不利于档案学发展的外部环境依然存在。例如，档案学的学科地位始终得不到应有的重视，档案科研经费一直缺乏稳定的来源，许多带有规律性的档案科研成果被束之高阁，等等。

针对上述问题，笔者认为当前我们应采取以下措施：

第一，加强宣传，深化研究，努力提高档案学的学科地位。不仅要宣传《中华人民共和国档案法》、档案工作基本知识，而且要宣传档案学及其知识体系，使大家明白建立与完善档案学研究系统、优化其外部环境既是档案学学科发展的需要，也是经济、科技、文化及社会生产力整体发展的需要；档案学的发展离不开各方面的支持与帮助，社会各项工作的发展也需要档案科学理论指导下的档案服务；档案学只有与经济、科技、文化协调发展，才能为社会提供最佳服务。以此唤起社会各界对档案学的理解、重视与支持。各级档案学会要积极鼓励、动员广大会员参加社会科学、自然科学优秀成果评奖活动，以扩大档案学的社会影响。档案学研究者要刻苦钻研档案学理论，不断深化档案学研究内容，努力提高档案学的科学水平，使档案学在现代科学中真正占有一席之地。

第二，多方筹措科研经费，增强档案学研究系统的活力。建议国家档案局在“科技三项费用”之外设立一种档案科研专向基金，或向国家科技部申请增加“科技三项费用”的额度，以资助重大或具有典型意义的档案学课题研究。地方各级档案行政管理部门或专业主管机关应根据需要和可能，划拨一定的经费，专门用于档案科研工作。各级档案学会也要通过各种方式筹集科研经费。此外，档案学研究者要认真组织力量，积极申请国家和地方社科、教委及其他基金项目，也可利用自己在专业知识、科研能力等方面的优势，与其他单位联合开展档案学理论研究，以缓解档案科研经费紧张的矛盾。

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【关键词】医学教学；档案管理；问题；对策

一、医学教学档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度存在不足。在我国有很大多数医学院在档案管理制度上存在一定的问题，特别是一些基层教育的档案管理十分缺少有效的制约机制。比如一些医学院未建立规范的立卷部门，很少有固定的人员负责归档工作，多数是临时抽调出的老师来负责。档案管理中出现的问题也没有具体的人员予以负责，其在档案管理制度构建方面存在诸多问题。（二）教学档案质量不高。教学档案质量直接影响到教学档案所产生的价值和效果，而且和教学工作的开展以及教学管理的水平都有着重要的关系。教学档案的主要内容大部分都是来自各种教学文件材料，因此，教学文件材料质量是取决于教学档案的质量好坏。但是，依照当前的情况来看，很多院校注重了教学质量的提升，但是对于其档案的形成并没有予以高度重视，医学教学中所形成的档案资料或者没有进行及时归档总结，或者没有形成文字性资料，难以形成具体的档案资料，造成很多教学档案的质量不高。（三）档案信息化程度不高。依照我国社会发展的情况来看，信息化建设已经日渐成为高校建设的重要支撑。而信息化建设的辐射范围也应当包括医学教学档案的管理，只有对教学档案的管理不断推进信息化进程，才能够保证其档案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的档案管理方法上，其信息化建设开展不足。即使部分院校已经逐渐推进信息化建设，也仅仅停留在基础的档案管理之中，水平不高。（四）服务水平有待提升。医学教学档案管理的最终目的应当是服务教学，坚持以教学为根本。但是，在当前的很多院校中档案成为“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教学过程中，档案的使用效能低下，档案的服务性质没有得到体现，其在教学中的应用还有很大提升空间。

二、加强医学教学档案管理的策略

（一）建立健全教学档案管理制度。在进行教学档案管理制度构建方面必须要结合本学院教育的实际情况，制定和完善教学档案管理相关的规章制度，细化教学档案管理人员的相关责任。在此方面应该由分管的校长进行负责，通过相关的专业人员制定出合理、有效的规范管理机制。另一方面，必须要创建适应各个教学档案管理的规章制度。一些医学院起步较晚，缺少足够的教学档案管理经验，在制度构建方面容易忽略，多数档案可能没有及时进行归档和收集，而且很少进行系统的分类，很难真正满足教学管理的需要。因此，院校必须要注重经验的总结，不断完善学校医学教学档案管理的工作规范，建立适应各系教学档案的规章制度，创建具体教学档案管理工作职责，将责任落实到每个人身上，确保档案管理工作稳定、有序地进行。（二）提高教学档案质量。真正要提高教学档案质量，就必须重视教学文件材料的选取和管理工作。一方面要保证教学材料在内容必须具有真实性，也就是说其档案的内容必须真实的来自于教师教学工作的开展，是教学工作的真实记录。这就需要教师做好教学内容的归纳总结，并对教学内容进行及时记录，让开展的教学工作以文字性或者电子文档的形式予以落实和保存。另一方面，各类教学文件必须具有相关的规范和标准，也就是所保存的档案必须依照相应的规范而进行，通过具体、统一的要求保证其教学档案的质量可靠性。在载体的选择上，格式和书写上以及整理、立卷上都必须达到规范标准化。此外，每一种教学文件材料必须要归档完整，所保存的档案应当贯穿教材、教案、教师讲义、教师授课情况以及学生反馈等各个方面，只有保证档案的全面性、完整性，所进行的档案管理才具有意义。（三）加快教学档案信息化进程。在教学档案信息化的整个过程中，可以充分地利用计算机信息技术管理方法进行档案管理工作，这样能够提升档案工作的管理水平，使得档案工作效率得以提升，同时也是档案事业未来发展上的必然趋势。一方面，在纸质载体的各种教学档案上，必须实施案卷级、文件级的计算机录入的保存和检索，努力实现全文数字化，创建出比较完善的教学档案信息数据库，最终达到向数字化储存利用的发展目标。另外一方面，必须注重电子载体类教学档案进行归档工作，对于学校的多数教学档案必须实行纸质与电子档案两方面共同存储的信息管理，把教学管理系统和档案管理系统相互结合实行教学档案的双向信息输送，努力实现文档管理的一体化。此外，在教学档案管理的阅读上完成全面的计算机检索机制，使得教学档案信息真正的公开化，利用现今发达的网络完成教学档案资源上的共享以及教学档案信息内容的远程终端服务。（四）做好档案服务工作。将建立的教学档案真正有效的利用起来，更好地开展教学服务工作，这才是档案存在最大价值的体现和最终的目的。在这个过程中必须满足使用者对需要查阅的教学档案信息的需求，这样才能提升教学档案的使用率，促使档案价值的实现。在实际的情况下，为了提高教学档案的利用率，相关的档案管理工作人员必须要考虑到本校的具体实际情况，对各类的检索工具进行及时的编制，这里特别要注重的是对教学档案的内容上进行充分的分析和研究，教学中重大事件，现有在校学生的统计等，在这方面档案的编写上，可以根据实际的情况由档案部门自行编制或者与学校其他部门联合编制。

作者:张晓君 单位:南平市第二医院

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（一）医学科技档案的专业性较强

考虑到现代医学学科门类繁多、交叉领域广泛，因此医学科研的课题也是按照各专业门类来进行分配的。如在临床医学研究中，可以细分为内科、外科、妇科、儿科等不同的科目；而在基础医学研究中，又可以根据研究对象的不同分为生化、病理、药理等专业。而医学科研活动都是在相应的专业科目内进行的，很多时候这种科目分类还可能进一步细化。这就造成医学科研内容的专业性很强，相应的医学科技档案的专业性也较强。

（二）医学科技档案专题突出，系列化强

医学研究方式不同于其他学科，其一般都是突出地以一个特定的专题作为研究对象。而且在对该专题进行研究时，着重从不同侧面、不同层次展开系列化、完整性的研究。这就使得相应的医学科技档案具有专题性强、重点突出的特点。同时，对研究对象的多层次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件资料。这些档案资料层次分明但又联系紧密，可以作为一个系列进行利用。

（三）医学科技档案的学科综合性强且项目协作多

医学科学研究范围非常广泛，其跨学科、跨专业现象非常普遍。作为一门综合性很强的学科，医学研究本身就包含了众多的专业门类。同时在新形势下，大量的新兴科学技术和专业不断涌现，各学科的研究前沿领域正在不断发生交叉融合，医学研究也不例外。现代医学为了进一步发展，需要更多地利用别的学科领域的有利条件，加强彼此的协同合作。特别是现在许多医学科研课题的综合性非常强，需要汇集多个学科的知识进行研究攻关。这些反映到医学科技档案，也使其具有学科综合性强且项目协作多的特点。

（四）医学科技档案载体形式多样且数量庞大

医学研究由于其独特的研究方法和研究对象，造成研究结果的记录和保存方式多种多样。例如，医学研究可以通过保存对象的标本或其组织切片来直接记录研究结果。同时，又可以利用各种音视频资料、化验单及仪器检测结果来间接保存。因此，医学科技档案资料的形式多样，记录医学科研成果的载体也非常丰富。

（五）医学科技档案具有保密性

医学档案资料与医学科研成果密切相关。作为医学档案记录的主要对象，医学科研成果往往包含了研究人员的心血和付出。这些成果具有知识产权，在一定时间和范围内必然要受到法律的保护。因此，对于记录了具有特殊价值的医学报告、临床资料及相关的文献等档案资料，需要根据国家保密法为其设置相应的保密等级，确保这些医学科技档案在充分发挥其使用价值的前提下，具有一定的保密及限制保护措施。医学科研档案管理的主要工作是对有关医学研究的资料、成果等进行收集、系统分类和编研，其基本原则一方面是要确保医学科技档案的完整性、系统性和安全性，另一方面要最大程度地开发好、利用好医学档案的价值，为医学事业的发展、社会的进步以及人类的健康提供帮助。

二、以用户需求为最终目的的医学科技档案管理方式的建立

为此，依据本部门的工作状况，并结合笔者多年的科技档案工作经验，理解相关文献，对以用户为最终目的的医学科技档案管理方式的建议和探索提出了几点建议。

（一）提高档案意识

有意识才会有自觉的行为，才会有目的的行动。首先，我们需要提高相关工作人员的档案意识，不仅需要重视档案的保存和管理，更需要对医学科技档案的利用价值有明确的认识。档案管理部门要更新服务模式，努力开发医学科技档案资源，并建立相应的平台（如数据库和网站等），为档案利用者提供更好的服务。此外，档案室还应积极主动地向外界宣传馆藏信息，让更多的人了解可利用的档案资源，以广泛吸引潜在的档案利用者，使档案的利用价值发挥到最大化。

（二）完善管理体制

所有的行为必须要有规范，而管理体制就是这些规范的保证。要提高医学科技档案的利用效率，就必须要提高档案管理水平。健全的管理体制，是医学科技档案管理水平和利用效率的有力保证。立足于档案利用者的实际需求，建立健全档案服务机制，丰富档案利用服务手段和方法，为各类人群提供多样和个性化的服务。我国各档案室为人们提供的服务主要有档案信息查询、借阅以及信息加工等，相对比较单一，也不够简便。将信息技术应用于档案利用服务中，可以使得档案信息的查询和利用更加方便，也更符合当代人们获取信息的习惯，可以有效地吸引更多的科研人员、医务工作人员等用户人群，提高档案的利用效率和服务质量。

（三）加强档案室基础建设

无论是保存、管理还是利用，基础建设都很关键。加强档案室基础建设也是提高医学科技档案利用效率的有力措施。各档案管理部门应采用多种手段强化基础建设，为档案利用者提供更便利的条件。本文认为应该从以下几个方面加强档案室基础建设。

1．优化档案室环境

安静、整洁的环境可以让医学档案利用者更专注地研究档案中的资料和信息，而宽敞明亮的场所也使档案室可以同时为更多的用户提供服务。在合适的地方为用户们提供打印、复印等服务也可以为有需要的档案利用者提供便利。

2．增加馆藏资源储量

随着医学科技的不断发展，一些医疗实践中产生的医学科技档案资源已经远远不能满足一些科研人员的需求。各档案室应注重资源共享，引进代表国内先进水平的重要档案资料供研究者使用。

3．充分利用现有科技，提高档案利用效率

档案资源数字化、信息化是未来医学科技档案发展的必然趋势。将信息技术应用到档案管理中可以显著缩短档案利用者查询相关信息的时间，获取资源也变得更为简便。通过建立专门的档案资源网，人们可以通过网络远程检索和利用档案室内的资源，而不用到档案室，省去了不少麻烦。档案利用效率得到了提高。

4．对档案进行科学合理的分类

科学分类可以使用户的检索更加准确快速。档案室应充分了解各个档案的内容，并从多角度对其进行分类。对于医学科技档案，应根据专业、学科的差别对其进行详尽的分类，并以此为基础，建立功能全面的检索系统。通过这种方式，档案利用者可以对各类档案有初步了解，并根据自身需求，准确定位需要查询的档案资源，避免了无谓的时间浪费。

（四）调整档案编研体系

提高医学科技档案的利用效率还需要重视档案的编研工作。信息时代的快节奏对于医学科技档案的编研提出了新要求。档案管理者需要充分发掘医学档案的潜在利用价值，并根据当时的医学研究发展情况，适时提出相关编研课题。在此基础上，通过挖掘各类档案信息资源，编研出一系列具有高利用价值的成果。这些编研成果应具备高度的实用性，可以对医学科研和医疗实践进行指导。

（五）重视人才培养

信息时代的到来带来了知识大爆炸，现代科技的发展深刻影响到人类社会的方方面面，知识型管理人才是强化医学科技档案管理水平，提高档案利用效率的重要基础。随着档案信息化的进程不断加快，新形势下的档案管理人员需要及时了解和掌握新技术的发展状态，不断扩充自己的知识面，全面提升自身素质，才能应对快速变化的档案管理局面，提高医学科技档案的管理水平。医学科技档案包含的信息量丰富，只有熟练掌握了信息技术和计算机网络技术，才能更好地建立和利用医学科技档案数据库和检索系统，帮助科研人员迅速准确地搜索到其需要的信息，提高档案利用效率。

（六）建立面向用户的新型应用平台

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1.档案管理方式和管理水平落后

目前阶段，我国很多学校的档案管理依然采取旧有的纸质档案管理方式，并没有形成计算机电子档案管理。这在档案管理方式上就落后很多。另外，档案管理对档案材料的帅选、归类、整理等方面的工作也很随意，更不用说对档案材料的有效利用。档案管理方式和管理水平限制了我国档案管理体系的改善和提高。

2.管理硬件设施不齐全

目前我国很多学校的档案管理室通常都是一些废弃材料的堆放室。档案本身的纸质、放置地方都缺乏通风、干燥、防潮防霉等基础存放条件，同时对档案室的防火、防盗意识淡薄。这些基础的硬件设施落后也给档案管理工作造成了一定的影响。

3.管理人员的工作责任意识不强

因为对档案管理工作的不够了解和不够重视，目前我国一些中学学校并没有设定专门的档案管理岗位或相关职位，甚至一些档案人员完全是学校临时从教师队伍中任意选取的。学校档案管理随意而为，有时只是为了应付上级机关的检查而临时拼凑出一些档案资料。同时，一些档案管理人员自身缺乏档案管理知识，缺乏专业的档案管理能力，经常造成档案资料的不齐全、丢失、毁损等情况。

二、中学档案管理工作的改善方法

1.改善管理方式，提高管理水平

要改善中学档案管理工作，首先要从改变档案管理方式，提高档案管理水平上来想对策。随着我国计算机的普及和大众化，学校档案管理应该根据时展的要求，改变以往单一的管理方式，结合计算机自动办公的方便快捷，创立计算机档案管理体系，从而提高档案管理的水平。

2.及时更新管理硬件设施，完善档案管理体系

学校对档案管理工作的硬件设施缺乏资金投入。在认识到档案管理的重要性后，学校在档案管理中硬件设施的购买，如电脑、打印机、复印机等。首先，档案管理必须有专门的档案管理室。作为档案管理室必须具备一定的条件。首先，室内必须保持通风、干燥、防潮防霉的基础条件。其次，档案室必须有齐全的防火防盗功能，能应对一些突发状况。最后，档案室必须能够进行定期的清扫整理，为资料的堆放保持最好的外在条件。最后，档案管理室的基本设备例如，资料架等必须定期维护更新，避免设备的损害对资料造成损害。

3.加强对管理人员的培训，提高其管理工作的责任意识和管理能力

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关键词：档案；立卷；归档

学校档案是记录学校在进行教育教学、科研活动和党群组织时所形成的对学校和社会有查阅、利用价值的文字、声像资料等的不同载体。在学校所有的档案中，文书档案是检索、查阅和利用率较高的档案，所以建立完善的学校文书档案，能为学校的教育教学工作提供有力的保障，有利于学校整体工作的开展。但随着档案工作的规范化和电脑化管理的需要，学校文书档案必须建立一种操作简易、格式规范、便于保管和利用档案的归档方法，为归档提供了快捷的方式，而且也为信息利用提供了快速途径。

现在，我结合本人多年的学校档案工作经验，谈谈现行的两种学校文书档案归档方法的利与弊。

一、传统的学校档案的归档方法——立卷归档方法

2000年以前，学校档案采用传统的立卷归档方法。传统立卷方法以“卷”为档案保管单位，将具有保存价值的文件资料，按照形成规律和内在联系分门别类组成不同的“卷”，使单位工作活动和历史事实较好地反映出来。通过立卷可以使有相关联系的工作材料和文件资料放在一起归档，在以后的查阅中，只要通过关键字的查找，可以快速把含有相关档案的案卷查找出来，方便快捷。但立卷归档方法的环节较多，由分类、组卷、排列、编号、抄目、装订等程序组成，不仅在工作上增加了文件归档工作量，而且只能在每一年结束后，才能将文件材料进行整理、分类、组卷，局限了文件材料的整理时间，影响归档的及时性。同时，由于先分类再组卷、立卷，接着进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档，过程繁多，操作复杂。

因此，在长期的档案整理工作中，传统立卷方法其繁琐的工作程序在使用的过程中愈来愈显示出很大的不便.甚至影响了档案工作的发展。另外，一般的学校也没有设置专职的档案工作人员，对于档案业务知识了解也不够全面，而且由于归档时主观随意性较大，很容易使文件材料的分类混淆，甚至有重复归档的现象出现。此外，随着办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，传统立卷方法已不能适应计算机管理档案的需要。

二、新的学校档案的归档方法——单份文件归档

为提高档案工作效率，促进办公效率和管理质量的提高，学校档案在归档方法需要进行改革。例如文书档案，从传统的立卷归档变为单份文件归档，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整。新的归档方法首先准确判断文件的保管期限，将文件分为永久、长期、短期，然后以自然件为归档单位，按照时间的先后顺序排列，逐件整理归档，做到随到随归档，使归档工作不会受到时间的限制。

当然，在学校日常的教育教学工作中，并不是每一份文件都能做到随到随归档。例如，在平时的工作中，有时候会遇到学校向上级部门递交的申请报告，因为批复的手续繁多，几个月才批复下来是常有的事情，有时甚至可能会跨年度，那么，在整理文件归档的时候，因为时间上的差异，批复可能会存放在其它文件的后面，造成申请与批复分开存放，对于在以后的查阅利用会造成不便。但对比起采用传统的立卷方法，还是方便很多，对这类文件，传统的立卷方法须将未完成归档的批文先分好属类，再根据属类进行拆卷重组，增加档案员的工作量。

三、学校档案的利用

当需要利用档案时，两种归档方法形成的档案在检索、查阅方面也各有不同。

传统的立卷方法是以“卷”的基本单位，档案的检索和利用都在在案卷的基础上进行的，而文件实行了单份文件归档后，文件更便于利用。如查找学校的某份文件材料，如果是使用传统的立卷方法首先要检索文件所在的案卷目录，再根据卷内文件目录查找文件的题名，查找一份文件至少要经过三、四个步骤才能找到，往往增加档案员的工作难度，因此，档案利用率相应就低一些；并且，同一案卷的其它文件档案的内容可能会出现泄漏，降低档案的保密性。

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1血站档案规范化管理的必要性

首先血站档案管理是无偿献血事业发展的必要保障。近年来，血液的临床使用量持续增加，与此同时血液采集及供给过程中涉及到的原始数据需求也日益强烈，若归档不及时、资料缺失严重，那么将直接影响到临床应用效果，而血站档案的规范化管理能够对献血者的基本资料、献血时间、献血量等进行详细的统计，为临床用血提供参考，同时助推无偿献血事业的可持续发展。其次，血站档案规范化管理能够确保输血纠纷各方合法权益的实现。近年来，由献血、输血引起的医疗纠纷逐年增多，部分患者输血中会出现不良反应或感染某种血液传播疾病等，一旦发生医疗纠纷，血站档案记录将能够作为原始档案对各方责任进行判断。另外，血站档案管理能够为临床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。当出现稀有血型患者输血时，可以从血站档案中查询相关血型记录，迅速确定合格的献血者，为患者的治疗争取时间。除此之外，我国《献血法》明确规定无偿献血者及其直系亲属能够享受双倍免费用血[2]，凭献血证便能够享受用血报销，一旦献血证丢失，将无法补办。而通过血站档案查阅则能够查询到献血者的相关信息，为献血者提供便捷的服务。

2血站档案管理中存在的问题

2.1档案管理意识薄弱

大部分血站档案管理部门在档案收集管理过程中，对档案工作缺乏正确的认识，在档案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在着较大的问题，对档案管理工作缺乏足够的重视，这直接造成了档案信息资源开发效率低、利用率低等现象。

2.2档案管理制度不健全

目前，我国的血站档案管理普遍呈现出管理分散、信息资源整体性不强等特点，这很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站尽管建立了统一的档案管理制度，然而更多是沿用医疗机构档案管理模式，实用性不强。另外，部分采供血人员在具体的工作中责任意识不强，容易出现填写错误、资料填写不完善等现象，为档案使用者带来了极大的不便。

2.3档案信息化管理水平低

当前，大部分血站档案管理工作未纳入到行政预算中，血站对档案室设备及网络化建设等的投入不足，大部分还停留在传统的单机整理模式，不仅信息量少，而且制约了档案的综合利用与开发。一方面档案管理信息化设备价格较高，血站内部所投入的预备预留资金少，制约了采购工作的开展；另一方面血站采购人员对信息设备了解不足，所采购的设备整体质量不高，阻碍了档案信息化建设。

2.4档案管理人员素质有待提升

网络信息化时代，血站档案管理工作对管理人员有着较高的要求，然而当前大部分血站档案管理人员综合素质不高，理论知识与管理水平有待提升[2]，部分档案管理人员甚至身兼数职，无法全身心投入到档案管理工作中，档案管理相对混乱。

3血站档案管理规范化建设策略

3.1增强血站档案管理意识

血站档案管理关系着无偿献血事业的持续、健康发展，关系着献血者、用血者双方权益的顺利实现，血站内部工作人员要充分认识到血站档案规范化管理的重要性，深入到血站档案管理实际工作中，体会血站生存与发展的重要性[3]。通过讲座、集体培训等向血站档案管理人员传达档案管理工作的意义与价值，提升其责任意识与道德意识，更好地投入到血站档案管理工作中。

3.2建立规范的档案管理制度

血站档案的规范化管理离不开领导的支持，相关领导要提升思想认识，结合血站档案管理工作实际，建立完善的血站档案管理制度，体现合格、安全、方便、保密等原则，与此同时要定期对档案管理制度实施效果进行反馈，对存在的不足之处拟定整改计划，并认真及时予以改进提升，进一步加强档案长效管理，严格执行各类档案法规制度和管理要求，充分开发利用各类档案信息，推动档案管理与业务发展的同步提升[4]。

3.3加强档案管理信息化建设

基于当前网络信息技术的不断发展，血站档案管理要与时俱进，从业务档案信息入手，加强血站档案的信息化建设，①要使用新的档案管理软件取代原有的单机版管理模式；②要加强三大数据库建设，即目录数据库、全文数据库、多媒体数据库建设[5]；③做好档案开发利用，积极创建各类编译材料档案，充分利用信息资源，提升档案管理的整体水平，为采供血工作提供高效、便捷、优质的服务。

3.4提升档案管理人员素质

人才是确保血站档案管理工作规范化发展的重要动力，因此必须加强对血站档案管理人员的培训，提升档案管理人员的综合素质。首先，在招聘档案管理工作人员时，要结合血站档案部门的工作实际，选取具有较高专业能力及业务能力的人员担任档案管理工作，与此同时，要加强对档案管理人员的业务培训，组织档案管理人员学习相关的法律法规与业务标准，并定期进行考核。另外可以组织参观优秀档案管理单位，使档案管理工作人员能够认识到自身的不足，并加以弥补，确保档案管理的每一项工作都落实到位

4结语

新时期，社会对血站档案管理工作提出了更高的要求，血站档案的规范化管理直接关系到民生，关系着无偿献血事业的发展，更关系着临床用血的体验，因此，必须认识到当前血站档案管理工作中存在的问题，提高思想认识，完善档案管理制度，加强档案信息化建设，发挥血站的社会作用与价值。

作者:郑万森 袁远 韩秀彩 单位:潍坊市中心血站

[参考文献]

[1]冯海魂.浅析中小城市血站档案管理存在的问题及对策[J].延安职业技术学院学报,2015,14(2):111.

[2]曹志刚.襄阳市中心血站实现档案管理规范化的做法与体会[J].临床血液学杂志:输血与检验,2013,16(2):269-271.

[3]李建华,黄会武,杨雪松.研究新时期血站档案管理的现状及创新发展[J].中国保健营养,2015,25(15):164-165.

[4]郑克芬,ZHENGKefen.浅析血站电子档案管理采供血业务的安全性[J].中国卫生标准管理,2015,34(30):184-185.

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关键词：学校档案；数字化；网络化；创新发展

学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用，有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校，档案的信息化和网络化已经有了长足的进展，但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地，与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化，对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。

一、学校档案数字化和网络化的现状

学校档案门类较多，除文书、人事、基建、会计、声像档案外，还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下，绝大部分学校领导都比较重视，都建立的自己的档案室，配各有专兼职档案员，档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案，服务对象广泛，是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高，特别是学籍档案，在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用，查阅利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中，因填制和书写不规范或打印不清楚，造成字迹模糊，无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展，一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统，并在各部门建立了局域网，可以在网上进行立卷归档，有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校，档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。

导致这些状况的原因，一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上，只有把教学质量搞上去，把生源数量搞上去，学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益，没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状，很难有资金投入，至于数字化和网络化，在领导的思想意识中还没有这个概念；二是一些学校经济效益也不是很好，资金本身有限；三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验，因循守旧不积极主动争取和创新发展。

要实现学校档案的数字化和网络化，除了针对以上来提高学校领导的档案意识，增加档案的投入资金，提高档案员的素质这些常规方法外，学校还可以从以下途径，创造性地开展数字化和网络化。

二、与教学设备相配套，解决学校档案数字化设备

学校开展计算机技术教学和科研，已经是很普遍的现象。在条件较好的小学，都设置有计算机或多媒体教室，而在条件较好的中等以上的学校，大部分部门都配备了计算机，条件更好的则组织了校园网络。但是，很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室，就可以充分利用这些设备，进行资源共享，从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备，除了计算机，还需要有扫描仪，而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的，而且其价格也不高，如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法，首先是向学校领导提出共享方案，与教学部门达成协作共识，在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上，档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到，则可与教学用电脑分时段使用，档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起，在进行数字化教学的同时，也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。

三、与教学对象相结合，发动师生动手建立档案数据库

在一般学校，档案员并不是专职而是兼职人员，除了档案工作还有其他很多工作，而学校档案数字化的任务比较大，仅靠档案员是很难完成的；其次绝大部分档案员不具备电脑技术，开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反，担任电脑教学任务的老师，都是具备较高计算机技能水平的人员，他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师，在教学任务不太紧张的情况下，还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是，他还可以指导学生，来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案，形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中，我们可以根据“利用为本，常用先上”的思路，首先在档案的年度上由近及远地进行，从当年的档案开始，然后向上推进；在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描，对全部室藏档案实行数字化，建成完整、系统的档案信息数据库。

四、与校园网络相链接，有效开展数字化档案利用

在很多学校，已经建立了从校园网络到互联网在内的各种网络平台，学校的各种管理，也基本上实现了网络化。师生们在网络上建立论坛、博客、个人网页、聊天交友，交流学习等各种信息，即便是在还没有建立校园网络的学校也是一样，人们已经利用互联网建立起班级同学会，校友会，利用QQ等网络工具进行无缝的信息交流，网络生活已经成为师生们特别是学生们的生活的一部分。这为数字化档案信息的利用提供了得天独厚的社会物质和文化基础。我们只须把数字化的档案信息链接到学校网站、论坛等网络相应页面上，有条件的还可以制作出自己的网站或网页，就可以实现学校数字化档案的网络化。

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新时期，医学档案管理应迎合时代的发展需求，逐步实现信息化、数字化建设，而在医学档案信息化建设中，又分为硬件与软件建设两个方面。一方面，就硬件而言，因计算机处理过程均需借助相关指令来完成，这时为避免因档案管理员的疏忽而出现管理失误，必然就需要逐步强化对文书档案的管理，而随着文书档案资源的越来越多，不仅增加了档案资料存储的困难，而且管理效率也比较低，极易出错，故逐步实现档案资源的数字化管理，意义重大。为此，医院需具体结合自身经济情况，进一步加大对医院档案管理的信息化硬件设施的建设与投入，积极购置一些现代化、先进的信息技术设备，形成便捷、可操作性强的档案信息查询、检索与共享网络系统，积极打造出一个健全的档案信息资料服务平台，从而为医学档案信息化建设提供有力地信息资料支持。另一方面，就软件而言，医院需重点加大对现代化档案管理人才的培养。在日常管理工作中，医疗科研单位与相关档案界均需投入大量精力、人力用于档案人才的挖掘、培养中，积极培养出一大批高素质且具备较强档案专业知识能力的档案人才，以此来推动医院医学档案管理工作的稳步发展。同时，在现代化档案人才培养中，不仅需使之具备较专业的档案知识与计算机操作能力，还需引导其逐步形成信息意识与创新意识，引导其主动学习，主动探究，逐步提升自身档案管理水平与讷讷管理，从而医学科研人员提供更加优质的档案服务。

二、突出医学档案的开发利用

第一，明确医学档案开发利用服务方向。就我国经济建设情况来讲，医学档案要想迎合经济日渐增长的需求，就需逐步拓展其信息资源开发利用服务领域，即推动医学档案开发利用朝着更加制度化与科学化的方向发展，随时为档案利用者提供更加准确的档案信息，并在做好医学档案归档工作的同时，对现有档案资源进行大力开发，严抓同经济建设密切联系的医学档案工作，摆脱单一业务观点，形成医学档案效益观，加强档案开发利用；第二，明确医学档案开发利用目的与范围。就医学档案而言，它具有一定综合性，不仅可为相关机关单位与部门提供有力地信息依据，而且还能在做好档案保密、严控审批手续工作的同时，强化各级医院间的信息的横向联系，实现各部门间的信息互通有无，以迎合医疗科研需求，获得更加的社会经济效益。为此，在医学档案管理中，档案管理员需对医学档案利用目的与范围加以明确，积极转变工作方式，强化自身服务观念，并在具体结合自身工作实践的基础上，超前决策，抓重点，寻求突破口，实现开放化的档案信息利用，让档案资源得到更广泛的利用，为单位、个人与社会、经济建设提供更优质的服务。

三、完善医学档案管理制度建设

在医学档案管理中，医院还需具体结合工作情况，逐步完善各项规章制度，提出综合化管理措施，推动医学档案的规范化、制度化管理。而在制定相应规章制度时，就可在参照医院卫生档案管理条例与档案法的基础上，具体结合本院情况，完善制度建设，规范医学档案管理流程，并在建设管理中，逐步调整，使之更好地迎合医院现代化发展需求。同时，医院还需落实管理责任制，对相关人员的工作职责加明确，加大各级人员间的相互配合，共同推动医学档案管理水平的逐步提升。

四、结语

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关键词：科研论文 档案 收集 管理

我院每年都有大量的医学科研，如何收集好、管理好医学科研论文，使其能够为提高医院的科技实力和医疗工作水平服务[2]，是我们应当探讨的问题。

一、医学科研论文档案的收集

医学科研论文档案主要是收集在国内外正规学术期刊上发表的论文，医务人员外投科研论文，须经科主任签字，由科教科审核登记同意后，出具推荐证明信，证明无一稿二投现象，方可投寄。后，要将论文复印件一式两份报送科教科，科教科将有关数据输入到科研论文档案简易数据库， 并将一份论文复印件存入论文合订本，另一份放入专业技术人员业务档案中[3]。为了方便广大医务工作者检索利用已有科研论文档案，建立了医学论文档案题录卡，包括标题、作者、科室、刊名、出版日期、主题词等。并且建立相应的检索目录。

医学科研论文档案收集分为平时收集、定期收集、年终总汇，科教科平时多与临床医护人员交流，了解他们的研究动向及研究进展，督促他们早日将研究成果发表、出版、归档，对平时收集不及时的，根据医护人员的研究进度，定期收集资料进行归纳汇总，联系杂志社，协助他们。此外，可以利用年终绩效考核将论文进行集中收集、分类、整理、归档。确保医学科研论文档案资料完整、齐全。

二、医学科研论文档案的管理

1、加强制度建设，完善科研论文档案管理制度。

医学科研论文档案虽然很重要， 但是由于缺乏单位的足够重视。

没有建立行之有效的规章制度，单位应当根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的要求，重视制度建设，建立科研奖励制度，并将与个人年终绩效考核和职称晋升相挂钩，运用行政手段和方法对医学科研论文进行搜集、管理。提高科研档案管理部门的监督、指导的职能，对医学科研论文档案进行规范化、系统化的搜集、管理与利用[4]。

2、提高归档意识和档案管理人员的素质

医学科研论文是广大医务工作者研究成果，许多医务人员认为这是自己私有的东西，所以收集管理起来比较困难，平时应当加强对《档案法》等相关法律法规的宣传力度，使广大医务工作者意识到及时将自己的论文归档是自己的责任和义务，使档案管理人员意识到将科研论文收集整理好、利用好是自己的职责，提高归档意识和档案管理意识。

为适应飞速发展的信息时代，培养高素质的档案管理人员也势在必行，作为档案管理人员应当具有良好的政治素质、职业道德和业务素质，应努力参加档案局组织的培训，学习档案管理相关业务知识，增强自身业务能力，加强计算机的学习，熟练掌握档案管理相关软件的应用，使自己符合时展的要求。

3、加强医学科研论文档案信息化建设

传统的依靠手工收集、检索、查阅等手段已不能适应时代的飞速发展，传统方式信息量少，查找速度缓慢，不利于档案的利用[5]。现在的论文写作通常都是通过电脑来完成的，这为科研论文的归档创造了有利条件，可以利用已有的EXCEL表格及图书管理软件，对科研论文进行收集管理，将论文基本信息录入EXCEL表格，再将表格与图书管理软件进行数据转换，加以修订与校对，就可以完成论文档案库的建立，使用者只需输入检索字段就可以查询到自己需要的文章，这大大缩减了医学论文的检索及查阅时间。

医学科研论文档案的建立，需要全体医护人员的共同参与配合，科研论文档案能直接反映医院的科研学术水平， 还能为医务人员晋升职提供可靠的依据。

参考文献

1. 邵兵.科研论文档案归档管理的可行性与要求[J].兰台世界，2006（11）

2. 葛淑苑. 科技论文档案的管理与利用[J] .中华医院管理杂志，2001（8）

3. 钱农等. 浅谈医学学术论文档案的收集和计算机管理[J] .浙江临床医学2004 （9）

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1.与教职员工相关的档案资源建。档案资源体系建设的首要环节是归档资料的收集，档案工作人员需紧扣档案分类方案和归档范围，着重关注教职员工在聘任聘用、职称评定、师资培训、工资晋级、创先评优等方面的文件资料，并做好能切实反映教师业绩的文件资料的归档工作。具体有以下方面。聘任聘用：学校领导和中层干部的聘任文件、教职员工的用人计划审批表、关系介绍信、聘任聘用的合同、工资定级的审批表与名册等，这些都是关系到教职员工晋级、工龄核算等个人切身利益的重要文件，是收集的重中之重。这些资料往往在数十年后仍有查询利用的价值，档案工作者的责任心和细致性将使档案发挥其应用的价值，切实为查档者提供有力依据，造福百姓。师资培训：随着学校办学水平的提升，师资队伍建设越来越受到重视，教师培训的等级逐年增高、培训人员也逐年递增。职业学校教师的培训包括国家级、省级和市级培训，培训课程除了文化课和专业课，有的专业课教师还需到工厂的生产第一线进行实际操作的培训。培训工作中产生的文件、学习小结、培训证书等资料切实反映了学校在师资队伍建设方面的投入，培训产生的相关费用发票存入会计档案，是学校在师资建设方面进行资金投入的重要证明材料。就教师个人而言，培训小结、报告书也是见证其专业业务能力成长的佐证资料，对其申报高一级职称、教学骨干、学科带头人等都将起到佐证作用。职称评定：目前，中职学校在教师业务素质的衡量方面，最具代表性的指标仍是职务资格。职务资格的评定和逐级晋升不仅见证了一名教师的成长，关系到其切身利益，从学校的角度，也是学校师资队伍结构的体现，从一个方面反映出学校的教育教学水平。因此，职称评定方面文件的收集与整理是民生档案中的重要内容。教学科研：随着学校办学水平的提高，衡量教师的业务素质的标准已不仅局限于课堂教学，其科研能力也是考核的重要指标之一。因此，教师承担国家级、省市级课题越来越多，参加教学比武、开设公开课也非常踊跃。档案工作者在材料的收集中，应注意鉴别教师在科研方面的业绩资料，这对于其个人成长是至关重要的佐证文件[3]99。创先评优：学校教职员工在各自的工作岗位上创先争优，取得了一定的成绩，这些工作涉及面不同，如教学科研、学科教学、德育管理等；颁奖的部门级别不同，如国家级、省市级或校级等。档案工作者应在平时注意积累有关资料，加以整理和归类，使其呈现清晰的脉络，方便查询和利用。

2.与学生相关的档案资源建。职业学校的办学任务是培养社会需要的技能型人才，他们在校期间的学习与生活情况的记载是他们走上工作岗位前的重要历史依据。学生名册：每年的录取新生名册和毕业生验印花名册是学生档案的重要内容，经常用于为往届生开具在校证明、学历证明等，而且其参考利用价值期限较长。学籍档案：职业学校的学籍档案是学生在学校学习、实践活动中形成的，对学生的思想品德、学习成绩、特长爱好、身心健康等方面的原始记录，客观反映了学生在校期间的真实面貌，对学生就业、开具出国等有关证明都发挥着凭证和依据作用。收集毕业生学籍表时，首先需确保学籍表的完整性和真实性：各项签名是否完备、学生照片是否已粘贴、个人信息栏是否已填写等。若干年后，当年的学生前来母校查考其在校期间的历史记载，哪怕时过境迁、物是人非，完整齐全的档案资料仍然能够准确而真实地说明当时的情况。技能考核：职业学校的办学任务是培养技能型人才，学生可通过考核获得相应的工种等级工证书。其间产生的各工种的资格考核审批材料属于归档范畴，这些资料真实反映了历届学生在各自专业上的实际操作水平和动手能力，不仅反映了学校的教学业绩，也是学生在校期间的重要学习记录。大赛获奖：学生在校期间获得的荣誉是他们的成长履痕之一。“普通学校看升学，职业学校看大赛”，近年来，国家、省市不断突出技能大赛的重要性，学生们通过刻苦训练，在国家级、省市级技能大赛中摘金夺银，这不仅是学校的荣誉，更是学生个人成长的里程碑。除技能大赛之外，文明风采、创新能力等项赛事也从另一方面展现了学生在德智体能等方面的全面发展。档案工作者应切实做好这方面材料的收集与整理，这不仅关系学生个人的前途，也反映了学校的办学水平，对推动学校教育教学改革与创新具有重要意义。

二、加强职业学校民生档案的利用体系建设

1.进一步做好档案资源的整合与开发。具体而言，就是按照“以人为本”的原则，把关系广大师生利益并利用率高的档案优先进行整理、编目[4]55。如在学校师资培训方面，以培训学科和培训级别为分类标准，筛选出相应的培训人员和内容，按年度将相关资料加以整合，形成历年师资培训工作信息库；又如在学生技能大赛获奖方面，以参赛专业和大赛级别为分类标准，筛选出历年获奖学生的姓名和获奖名次，按年度将相关文件资料加以整合，形成历年学生参赛获奖情况信息库。档案工作者的辛勤工作将原本分散的档案资源整合成脉络清晰的信息库，不但使学校的办学业绩一目了然，也方便了查询利用。

2.不断提高档案查询的现代化水平。目前，利用计算机管理系统进行档案查询已得到普遍运用，这项工作要求档案工作人员在平时做好档案资源的数据库录入工作。传统意义上的数据库录入内容包括了案卷目录、卷内目录和归档文件目录，对档案电子化的要求不高。近年来，随着档案电子化工作的深入开展，档案实体电子化已成为一种趋势。比如，在查询某次大赛的获奖资料时，档案工作者除了录入获奖文件的归档文件目录，还对获奖文件和证书进行了扫描，通过电脑操作即可以调阅，大大提高了查询利用工作的效率。