档案论文范文

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论文关键词:档案管理信息资源信息化

档案的管理与利用工作是档案工作的基本功能。在全面建设小康社会，加快推进社会主义现代化建设的新的发展阶段，档案的管理与利用工作也要遵循新思路，寻求新突破，不断开创新局面，以适应改革开放和现代化建设对档案工作越来越高的要求。同时，也应该看到，在新的历史时期，随着中国政治、经济形势的变化，档案工作面临着全新的机遇和挑战，档案管理与利用工作是做好新时期档案工作的关键。

一、新时期档案工作中存在的主要问题

1.国家档案信息资源结构没有体现时代和地方特征，需不断加以优化

目前，在国家综合档案馆保存的档案中，存在着结构不够合理的问题。在档案的来源上，一般仅有本行政区域一级机构的档案，二、三级机构的档案甚少，而且难以反映我国社会结构转型、经济体制转轨以来公有制为主体、多种经济成份并存的立档单位性质多元化的状况。漂河市5家国家综合档案馆保管着610个全宗的档案，其中一级机构全宗数为347个，二级机构全宗数为173个，89个二级机构全宗在市档案馆，县区档案馆二级全宗数量少，有的县档案馆甚至没有保管二级机构的档案。来源的单一性决定了馆藏档案不能全面客观地反映漂河市新时期社会政治经济全貌。二是在档案的内容上，记载国家机关、社会团体职能活动方面的档案多，与人民群众联系密切的档案内容少;反映宏观管理方面的档案居多，体现地方优势的各类特色档案少。漂河市国家综合档案馆的档案多来自于党政机关，其内容也主要是反映国家机关、社会团体职能活动，近年来，虽然在地方特色档案建设上下了功夫，但全市保存的地方特色档案只有65种，还不能真实地全面地反映出漂河地方特色。三是在档案的门类上，文书档案居多，专门、科技、声像、电子等门类档案的数量少。全市国家综合档案馆文书档案151099卷(件)，专门档案45678卷(件)，科技档案1565卷(张)，声像档案36687张(盘)，目前馆藏档案还以文书档案为主。四是在档案的制成材料和记录的手段上，书写或打印的纸质档案居多，照片、录音、录像、电子等新型载体档案少。派河市国家综合档案馆照片、录音、录像、电子档案共有39206张(盒、盘)，占全部馆藏量的15%。

2.国家档案信息资源相对分散保存，不能实现共享

随着社会转型、经济转制，形成国家档案资源的主体呈现出利益的多元化格局，国家档案资源的归属与流向，特别是国家综合档案馆作为对国家和社会有保存价值的档案的最终流向的地位受到了挑战。国家档案资源分散保存趋势越来越明显，表现在以下几个方面:一是实行垂直领导的部门按照规定不再向当地综合档案馆移交档案，如工商、税务、商检、银行等部门的档案已经国家档案局同意不再向综合档案馆移交;二是具有保密性质的专业档案不向综合档案馆移交，如公安局、法院、检察院的档案，因具有一定的机密性，按照规定不向综合档案馆移交;三是综合档案馆对专业档案的接收征集工作力度不够。一方面是由于综合档案馆长期以来对专业档案接收工作不够重视;另一方面形成专门档案的部门受利益驱使，不愿意将重要的专业档案向综合档案馆移交;档案行政管理部门也没有从严执法;四是国家综合档案馆以外的档案馆数量呈现出增长之势。除了专业档案馆外，企业、事业单位及村级档案馆的数量越来越多，这些档案馆的档案原则上不向综合档案馆移交。以漂河市为例，市直80多个单位已有30多个单位按照不同的规定可以不向国家档案馆移交档案，建行、中行等还投资建起档案信息中心，这就使国家档案信息资源呈现出分散保存的趋势。国家档案资源分散保存的结果必定使国家综合档案馆的馆藏缺乏综合性和显著的地方特色，而这样势必会影响到综合档案馆功能的发挥。

3.档案信息化建设任务艰巨，困难重重

由于种种原因，在国民经济和社会信息化的宏观背景下，档案管理部门却没有及时顺应信息时展的需要，很好地解决思想认识、人才、经费等方面存在的问题。在信息化建设上往往表现为思想上不够重视，认识上不够到位，方向上不够明确，投人上不够充足，档案信息化建设举步维艰。加之档案信息化本身就是一项浩大的工程，对综合档案馆而言，档案信息化任务艰巨，如果没有人才与经费的保证，档案信息化会永远是档案部门一个遥不可及的梦想。漂河市档案馆较早开展了档案目录数据库与全文数据库的建立，取得了阶段性的成果，但档案信息化是个庞大的系统工作，还需要付出艰辛的劳动，市档案馆在档案信息化方面还存在着一些突出的问题。县区综合档案馆的信息化建设不容乐观，在经费与信息化人才上都存在着不可忽视的问题。

4.档案信息资源的开发利用工作力度不够，还没有真正实现档案信息资源的社会共享

大力加强档案信息资源的开发与利用，是党和国家对档案事业发展的基本要求，是档案事业适应时展的必然选择，是档案事业在新时期实现健康持续发展的必由之路。课河市的档案信息资源的开发工作取得了一些成绩，但随着漂河各项事业对档案信息需求的日益迫切和国家信息化发展的新形势，档案信息资源的开发利用还存在一些问题，档案信息资源的社会化服务水平不够高，档案信息开发利用的手段还比较落后，还没有真正实现档案信息资源的社会共享。档案利用主要依靠手工查找，数字档案信息还没有在档案利用中发挥出举足轻重的作用。

二、做好新时期档案管理与利用工作的对策

1.不断改善国家档案资源结构

档案部门要结合新时期经济社会发展的特点，注重对国家档案资源中丰富的经济、科技等档案信息资源的开发利用，为领导决策、经济发展和知识创新提供参考;不断开发利用文化、教育等方面的档案信息资源，促进先进文化建设;充分开发档案信息资源中与人民群众息息相关的档案信息资源，维护最广大人民群众的根本利益。同时，彻底改变计划经济体制下形成的档案工作模式，不断开阔视野，拓展档案工作领域，加强对新建领域建档工作的监管力度。此外，国家档案资源建设的重心要放在围绕中心服务大局的需要上。比如，政府职能正在转向经济调节、市场监管、社会管理和公共事务上来，档案行政管理部门不仅要做好馆、室藏档案存量档案资源建设，而且要加强正在形成中的重大社会活动档案、重点建设工程档案、重要科研项目档案、企业信用档案、社区建设档案等增量档案资源的建设。只有这样，国家档案资源结构才会得到不断改善，才会充分体现地方特征和时代特征。只要以各级国家综合档案馆、各级强类档案室和其他档案所有者为依托，充分利用法制、行政手段，发挥档案馆职能，坚持丰富档案资源与促进档案资源开发利用同步发展，我国的国家档案资源建设必将大有作为。

2.对国家档案资源进行有效整合

国家档案资源的整合，不仅指一般意义上的档案接收、征集，而且主要是指在我国档案工作“统一领导，分级管理”的体制下，对国家和社会档案资源的有效配置，以适应经济全球化时代增强区域综合竞争力需要的一项社会系统工程。对档案资源进行整合就是要突破其来源的限制，充分集聚各种档案资源的特殊优势，最终实现区域范围内档案资源的高度系统性要求。综合档案馆作为各级党委和政府直属的文化事业机构，要最大限度地集聚国家档案信息资源，为综合档案馆发挥全方位的辐射作用、拓展社会服务功能存储充足的能量。首先接收时间要提前，对在三个文明建设中有较大现实利用价值的档案，要提前接收进馆;其次，接收范围要扩大，要加强对与人民群众联系密切的档案的收集，使馆藏档案更加贴近社会需要;三是开展档案寄存服务工作。与新经济组织兴起和各类破产情况的出现及个人寄存档案社会需求日益增长的形势相适应，综合档案馆可开展面向社会的档案寄存服务，使其中对国家和社会有重要价值的档案得以妥善保管;四是建立以综合档案馆为基地的区域性档案目录中心。建立包括区县级以上机关和各级各类档案馆在内的区域性档案目录中心，对区域性档案资源实行集中的信息管理，既能缓解档案实体分级分专业管理与社会利用之间的矛盾，又能为依法监控国家档案资源的流向与有效整合档案资源提供必要的条件;五是开展现行文件阅览服务。将加人WTO后经清理依然有效的政策性、法规性现行文件接收进馆，开展现行文件阅览服务。

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【论文摘要】档案的集成化管理是数据的集合、信息的集合、技术的集合、多学科的集合，它适应了时代的发展要求。文章在分析档案集成管理的内容和特点的基础上提出了档案集成管理的对策。

档案工作就是管理档案和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。国家管理机器的正常运转、民族文明的传承以及经济与社会的进步都依赖于档案管理工作的正常开展。随着信息化社会的到来，计算机网络技术、多媒体技术与现代通讯技术不断介入，档案集成管理应运而生。档案集成管理，就是对传统档案信息中的各要素进行优化重组，形成相互之间的竞争性互补关系，通过竞争冲突，来实现彼此互补匹配的功能。

1档案集成管理的特点

1.1非线性相干性

非线性相干性是集成管理的本质特征，管理的投入和产出不再是一一对应的简单的相加关系而是呈非线性关系，非线性相干性主要表现在以下几个方面：第一，对档案进行管理各环节间的相互作用不再是简单的数量相加，而是相互制约。第二，档案集成要素的非对称性。即档案管理的各个环节不是呈对称状态排列的，而是在同一集成体中处于不同侧重的状态。

1.2动态开放性

动态性要求我们在集成管理过程中必须时刻关注系统内外环境要素的变化，并且及时调整相关的内容，以保证管理系统的适应外界的变化要求。开放性是指集成管理的运行是全方位开放状的，管理系统可以随时和外界发生能量、物质、信息、知识等各方面的交换。随着外部环境的变化，系统参数进行调整，从而适应环境并随之进化，从而使管理系统能够有效地运转。

1.3是一种柔性化管理

在档案管理的运作过程中表现出很强的弹性，是一种人本核心的管理运作方式。管理实施主要是依赖非强制性的软性手段和方式推动。因为在档案的集成中，人的智力和创造性思维是不可缺少的，不管技术和设备是多么的先进，都要靠人去实行和操作，人始终在管理中占据着突出的地位。如果没有档案人员对档案各业务环节的操作，对信息技术的支持，对档案工作的创新性思考，档案集成管理系统将难以运作，档案事业也难以发展。

1.4是基于知识平台的集成管理

档案集成管理，是基于知识平台的集成管理。是在知识平台基础上的信息和数据的集成，将分散的专业知识进行分类、汇总变成具体的、系统性的知识，它是在信息、科技、智慧为代表的知识体系基础上，将人力资源的不同方面、信息管理、信息利用与开发服务等内容有机地协调统一起来，更好的完善档案事业的管理和创新，实现资源的使用和配置最优化和便捷。

2档案集成管理的主要内容

档案集成管理是信息的集成、任何组织的集成、技术的集成和多学科的集成。

2.1信息集成

档案系统信息集成是整个档案集成管理的基础，是在知识平台的基础上，将档案文件与管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种信息的集成，同时将信息进行整理、分类、汇总，输入的是分散的信息，输出的是系统的信息。只有在信息集成构建的信息通道基础上，各不同功能的部门、环节才能克服时间、空间以及不同环境的障碍，实现信息的自由流通，各部门才能得以良好的沟通和协调，才能提高档案管理运作整体水平与效益。

2.2人和组织的集成

不论是多么先进的技术装备都是由人来操作和完成的，因此人是系统中最为重要和活跃的因素。首先是对各类人员的协调工作，档案管理工作人员只有同心协力，相互配合才能保证总体工作目标的实现；其次是实现人与计算机的协调，即保证计算机能更好的为人所用，这就要建立合理的培训和激励机制，增强工作人员的专业知识和进去意识；最后，培养具有协调性、创造性的企业文化，使我们的活动都遵照一定的文化价值标准，增强工作人员的凝聚力和对组织的融合力。

2.3技术集成

随着科学技术的发展，多种技术联合应用成为现实，档案集成管理同样也需要现代化的技术手段的支持，要依靠数据库技术、计算机网络技术以及硬件条件的支持等等。简单的说档案集成管理就是现代科学技术在档案管理中的综合运用。

2.4多学科集成

档案集成管理是多学科的集成，是图书、情报、档案的一体化管理。我们通过对文献信息进行科学的分类和处理，保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通，提高文献信息之间的传递效率和利用率；通过网络共建、资源共享等手段，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备等各种要素之间的匹配与磨合，为用户提供集成的一站式服务。

3档案集成管理的应用

3.1档案人力资源集成管理

档案人力资源集成管理是指在档案工作中要重视人才的培养，建立一整套吸引人才、培养人才的制度，使人员集成在整个档案集成系统中发挥应有的作用。他体现的是以人为本的思想，不管现代的科学技术多么的发达，人始终是操作和实行的核心。档案人力资源集成管理不但要协调各类人员的工作，还要实现人与技术的集成，人与计算机的集成，以及培养具有协调性、创造性的企业文化。档案人力资源集成管理主要从以下几方面入手：第一，合理配置人力资源，将最优秀的人安排到最合适的岗位，在体现员工价值的同时，可以激发员工的工作积极性。第二，建立完善的培训机制，培训是企业送给员工的福利，也可以增强员工的专业知识和对企业的向心力，只有专业知识丰富的人才能驾驭高科技航向，只有专业知识丰富的人才能在信息社会立于不败之地。第三，建立竞争激励机制，有竞争才会有动力和进步，要适当的对员工进行激励，鼓励其增强自身的专业知识和操作技能。3.2档案信息服务集成管理

档案信息服务集成管理是是一种基于网络的复杂服务功能集成，是指将分散的资源和服务按照一定的规则链接成一个整体，从而灵活配置所需的信息系统或信息服务流程，它要求建立一个能够集成各种类型的数字资源的统一的检索平台，实现档案信息资源的共享。要实现档案信息服务集成管理，第一，要更新观念，用系统的思考方式对待新的档案工作流程。第二，充分利用现代科学技术。档案信息服务集成是以网络技术、集成数据环境的实现为前提的。只有当我们掌控了数据、文本、图像和声音的多媒体数据库技术，建立了多功能界面的环境下，信息集成服务才会成为可能。第三，就是要提高档案人员的综合素质。人是一切的主导，再先进的技术都要人来操作和实行，因此要重视人才的培养。

4结论

档案集成管理是信息时代对档案管理提出的新要求，它真正实现了信息、技术和人的集合和统一，档案集成管理不仅要求对档案文件进行控制，而且还要求在这个管理系统中的要素能够竞争互补，发挥更大的作用与功效；它也是实现档案信息资源完全数字化的技术基础。只有实现了档案管理集成化，档案工作才能实现真正的进步。

参考文献：

[1]李宝山.集成管理——高科技时代的管理创新[M].中国人民大学出版社.

[2]孙淑扬.档案计算机管理教程[M].中国人民大学出版社.

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对于查阅档案的利用者，我们首先将利用者提供的线索输入计算机进行查询。如果利用者需要调阅的档案已缩微复制，我们将向利用者提供档案缩微品。通过计算机检索，获知利用者所需信息的缩微号，调阅缩微品提供利用。在单位条件允许的情况下，可以通过缩微品计算机辅助检索系统(CAR系统)查询所需信息，从而提高查阅档案的效率。

直接查阅缩微品，对于大多数利用者来说比较陌生、不习惯。这就需要我们向利用者耐心讲解注意事项，并进行实际操作演示，直到利用者可以独立操作为止。如果遇到机密性强的缩微品或利用者急需的情况，我们可以帮助他们查找所需文件。对于不能很快独立操作的利用者，也可以先帮助查询，逐步使利用者掌握操作方法。而对那些经常或长期的缩微品利用者，可以专门为他们预留阅读品，以方便使用。这样即扩大了缩微复制工作的影响，方便了利用者，也减轻了提供利用人员的工作负担。

对于未开放档案的利用，可以将拍摄的卷片制成封套片，向利用者提供经编辑的封套片，从而防止未开放档案的泄密，也使其中已开放的档案提供利用。如果未开放档案经审定开放，可以对封套片重新进行编辑后，再提供利用。如果该全宗档案经审定全部开放，则既可以提供卷式缩微品，也可以提供片式缩微品。从而解决了方便利用与保证机密安全的矛盾。

我们还可以根据利用者提供的信息，向兄弟档案馆或其他单位、个人通过购买或交换缩微品的方式丰富馆藏，从而解决了利用者多地查询的不便，而且价格也比较便宜。如果利用者在外地或不便到档案馆来使用，在条件允许的情况下，可以通过邮寄或从网络上传输的方式提供利用。

二、创建良好的阅读环境

创建一个良好的阅读环境，不但需要有高质量的缩微品和检索手段，还需要合适的阅读和复印还原设备及精干的工作人员，这样可以最大限度的降低利用者使用缩微品的抵触情绪。

一个良好的阅读环境，需要缩微品阅览室内灯光亮度要合适，其灯光亮度与阅读器屏幕亮度之比为1：3。缩微品阅览室内阅读器应按“口”字排列或在四周放置，阅读复印机要放在角落里，避免互相干扰。放置阅读器还要预留下足够的书写空间。提供可调节高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平视阅读器屏幕三分之二高度，这样可以部分减轻阅读疲劳。工作人员必须耐心地向新利用者教授缩微阅读设备的使用方法，各种缩微品和阅读设备的指示信号和每台机器的图示都能帮助利用者掌握操作方法。其中来回卷片最容易出现问题，乎没有一个利用者第一次取片的方法是正确的。现在，利用片一般提供的是负片。虽然正片符合人们的阅读习惯，但由于缩微品是灯光投影阅读，长时间阅读正片比负片易疲劳，而且考虑到尘土、损伤及高缩率的影响，一般以提供负片为好。

一个良好的阅读环境，要求缩微品阅览室的工作人员每周对镜头、屏幕检查和清洁一次，还要提醒档案工作人员注意每一台机器的使用及其工作条件，从而确保良好阅读环境的建立。

三、提供便捷的检索工具

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现代计算机网络技术的发展，为我国档案信息管理提供了现代化的管理手段和方式。档案信息是社会生产活动的真实记录，是一种不可否认的社会史实；另外站在更高的角度来讲，档案又是一种重要的信息资源，与社会生活和经济活动密不可分。从目前来看，可利用的社会资源越来越少，社会上的虚假信息越来越多，人们为了自身的发展，不惜一切代价获取真实的信息资源。重要的档案信息资源对个人来说，可能为个人的成功提供了机会；对一个企业来说，可能是帮助企业渡过难关，获得最大效益的法宝；对一个国家来说，信息资源甚至决定国家的兴衰。由此可见，档案信息资源在国家社会生活的方方面面发挥着深远的影响，具有重要的价值。因此，做好档案信息的安全管理工作是当前档案工作的重中之重。

二、档案信息安全管理的现状分析

近年来随着计算机网络技术的发展，我国的档案管理模式基本上分为两种：实体档案信息管理和电子档案信息管理。下面针对不同的档案信息管理模式，对其现状和存在的问题进行分析。

1.实体档案信息管理

实体档案信息管理是长期以来一直沿用的管理方法。实体档案信息管理需要大量的档案馆库做支撑，但是我国目前的档案馆库多是20世纪80年代的建筑，特别是在经济发展相对缓慢、生活贫困的地区，其中不少档案馆库及设施在漫长的岁月演变中变得破败不堪，档案库房的功能大大减弱，这对档案信息的存放和保管构成了严重的威胁。不仅档案馆库等建筑设施的状况影响档案信息的安全，在档案信息管理中同样存在严重的安全漏洞。主要表现在以下几方面：首先，字迹不清晰。受到历史条件的制约，以前很多纸质档案书写所用的材料不符合规范，形成大量的铅笔、圆珠笔字迹，再加上时间久远，档案保护不当，造成档案字迹模糊不清晰。其次，档案信息保护环境不良。在档案存放和保管过程中，由于存放环境的恶劣导致档案的破坏屡见不鲜。最后，档案的自然损坏严重。档案信息的自然损坏主要是历史原因所致，由于存放时间比较久远，记录档案信息的载体经过漫长的时期发生了不同程度的损坏，导致所记录的档案信息随之发生损坏。

2.电子档案信息管理

随着经济发展水平的不断提高，特别是计算机、互联网和信息技术的出现和应用，为档案信息管理提供了新的管理手段和方法。电子档案信息管理不仅保证了档案管理的高效性，还节省了档案信息管理的经济成本。但是由于受到技术发展水平的限制，电子档案信息管理受到网络黑客的攻击和威胁，电子档案信息管理工作同样面临严峻的安全问题，主要存在以下两方面问题。

(1)档案信息在查询利用过程中面临安全威胁

由于目前经济发展水平的限制，电子档案信息管理并没有形成统一的机制。因此导致电子档案信息系统平台不一致，在管理上无法达到统一规范，造成电子档案信息管理网络环境不稳定，极易遭受网络攻击。目前并没有专门为电子档案信息管理建立的安全可靠的局域网，也没有针对档案信息安全管理的完善的法律法规，这种管理上的不到位致使电子档案信息在利用的过程中受到网络环境的影响和损害。

(2)电子档案信息管理系统功能不够强大

电子档案信息是一种重要的信息资源，一个单位档案信息的失窃可能会给一个企业带来巨大的经济损失，一个国家的档案信息泄漏，严重的会引发国与国之间的矛盾或战争。尽管国家对电子档案信息管理十分重视，并且出台了涉及国家秘密的信息系统审批管理相关法律法规，但是由于受到各种条件的限制，不少地区的电子档案信息管理系统功能并不能达到国家相关规定的要求，从而使档案信息安全面临极大风险。具体到系统的登录权限、身份识别、数字认证、指纹识别等功能都有待进一步的完善和提高。

三、档案信息安全管理措施探析

1.增强档案实体管理

档案实体管理是一种重要的管理形式，针对档案实体管理中出现的问题，应着力发挥国家的财政支撑作用，对不符合标准的馆库及时进行修整，对库房的防护功能定期进行检查和确认，确保档案信息管理硬件环境的安全。

2.营造电子档案网络安全环境

众所周知，档案信息具有严格的保密性，是十分重要的信息资源。这就要求我们一定要营造一个安全的电子档案网络环境。首先对于网络应用的硬件和软件系统要进行有效的保护，防止网络黑客及病毒的袭击是不容忽视的，要不断研究和升级防范网络黑客攻击的技术，将档案信息的安全隐患降到最低。其次还要对电子档案的网络系统功能进行完善和升级，对网络系统的登入采用先进的指纹识别技术，进行严格的身份验证，从而建立强大的网络系统。

3.加强行政保护

档案信息来源于社会生活和社会生产，为国家经济建设和经济活动的开展提供必要的信息支持。随着国家经济建设的不断发展，档案信息的发展与传播步伐也越来越快，并逐渐对社会生活的各个领域产生不可估量的影响和作用。首先国家要重视并宣传档案信息的重要性，使人们普遍树立档案信息的保密意识，其次还要采取一定的行政手段，制定相关的法律法规，约束和规范档案信息安全管理，特别要对电子档案网络安全管理系统制定严格的规范，从而在制度保障的前提下建立强大的档案信息安全系统。

四、结语

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藏族是一个注重文化传承与历史记录的民族，从公元七世纪吞米•桑布扎创立藏文开始，拉开了档案与档案工作的序幕。到十三世纪被纳入祖国的版图之后，藏族地区出现了历史研究的热潮，作为史料之一的藏族档案信息的编纂开发工作亦蓬勃发展，如历史文献汇编《贤者喜宴》、《吐蕃档案》、《旧唐书•吐蕃传》、《元史•释老传》等。近半个世纪以来，藏族档案信息资源开发工作更是长盛不衰，各相关部门编纂出版的档案文献达百部以上，并积极举办了各种形式的档案展览，取得了良好的社会效果。但整体上看，藏族档案信息资源开发基本属于公益性开发，比较侧重于严肃的学术性和政治性需求，信息开发成果的受众面较小，传播范围有限，而更为亲民、更能体现档案休闲功能的旅游价值开发力度却相对比较薄弱，与旅游相关的档案文化产品较少问世。早在2000年召开的第十四届国际档案大会就提出了“档案信息在休闲社会中的利用”这一议题，明确了档案信息在休闲、旅游、文化等领域中应用的必要性与可行性。随着我国经济社会不断发展，旅游得到了大众的普遍青睐，特别是近些年，深层次的文化旅游方兴未艾，档案信息资源在深层次旅游中的资源效用日益显现。在当前的旅游热潮中，主动开发服务于旅游需求的藏族档案信息产品，既有助于提升旅游资源的本真性，又有利于树立档案机构积极的文化形象，提高其社会知名度，确是双赢之举。

二、藏族档案旅游文化价值开发的途径与举措

1.举办档案展览，展示真实的藏族历史文化

藏族档案以独特的方式延续着藏族悠久的历史和灿烂的文化，是藏族文明和社会进步的记录与标志，沉淀着历史文化的精华和特色。档案展览风格活泼、形式多样、图文并茂、受众体验好，是展示、传播藏族历史文化的较好形式。档案部门不仅在馆内设置有固定的陈列展，通过精选的档案向人们昭示与祖国自古以来不可分割的密切联系，还先后在北京、上海、广州等地举办档案精品展，产生了良好的社会反响，较好地实现了档案的宣传、教育、传播功能。但与美国国家档案馆成为旅游景点、名列《首都地区旅游指南》作重点介绍不同，我国尚没有将档案馆开辟为旅游景点的先例，因此设于馆内的档案陈列展会受制于场地的非公共性而大大影响了其参观者的范围，在内地城市的巡回展览虽然社会影响面大但成本也相应提高。面对蜂涌而至的外来旅游者，在本地的公共场合或各大旅游景点设置档案展览既降低了成本，又不影响传播范围，利用档案信息的原始性与真实性又较好地实现了旅游者的本真性体验。因此，在档案旅游文化价值开发工作中，选择能够彰显藏族文化底蕴或与某些景点有关的主题，对馆藏相关档案进行汇总复制、设计制作，通过图文并茂的档案展览能够系统、生动、真实地展示特定主题的档案内容，还原历史文化的本来面貌。档案展览形式非常灵活，时间可长可短，规模可大可小，地点既可固定于城市中心的公共场所，也可以在各主要旅游景点巡回。随着信息技术的高速发展，除了传统的实体展览外，利用网络开展网上展览能够在降低成本的同时突破时空限制，进一步扩大传播范围，甚至可以制作成三维立体效果，图、文、声并茂，动静结合，其形象性、生动性、体验性更佳，更易引起受众的兴趣和关注。

2.编纂档案文献，提供旅游景点背后的故事

藏族档案有着悠久的编纂历史和良好的编纂传统，积累下来数量浩繁、形式各异的档案文献为政治稳定、宗教发展、学术繁荣发挥了信息辅助作用。近年来旅游业的大发展又为档案编纂题材提供了更大的拓展空间，深入挖掘馆藏档案，寻找与各旅游客体相关的档案信息，进行整理汇集或融合提炼，可形成不同体裁的档案文献，宏观的如景观简介、旅游手册、老照片集锦，微观的如某一历史事件、历史人物相关档案的汇总概括，也可与旅游部门合作为景点宣传资料加入档案元素，形式上可以是画册、书籍、小册子、折页、多媒体光盘等等，力求体裁及形式多样化，借助档案信息的原始性与可信度进一步增强旅行者对旅游的本真性体验。以往的藏族档案信息编纂大多集中于政治、学术类的档案开发，而档案旅游文化价值开发属于商业性开发，面对的是对历史文化了解不多的普通旅游者，他们渴望了解文化但又追求阅读体验，因此在档案编纂中应特别注重档案文献形式的新颖性、内容的可读性、风格的通俗性，尽可能贴近生活，喜闻乐见。

3.制作档案复制件及延伸产品，留下旅游的永久印记

游客在旅游目的地往往会购买一些纪念品，作为个人收藏或馈赠亲朋。旅游纪念品主要集中于药材、珠宝、工艺品等，如果将档案制作成形式各异、贴近生活并具有收藏价值的复制品及文化创意小商品，将进一步丰富赴藏旅游纪念品的种类，也为游客的藏地之旅留下永远的历史印证，同时为档案信息在更大的空间范围内传播创造了可能。对档案进行的这种商业性开发在国外早已有之。美国国家档案馆在其展厅出口处设有专门的档案纪念品商店，还在其网站上开辟有在线商城，提供馆藏档案的仿真复制服务，出售相关书籍、影像制品以及根据档案制作的创意小商品，如水杯、挂饰等。国内也不乏先例，如上海市档案馆将馆藏的上海老照片印制在明信片、杯子、衣服、镜子等上面向市民及游客销售。这些都是开发档案旅游文化价值及经济价值的成功尝试。藏族档案数量庞大、内容丰富，其中珍贵的档案更是比比皆是，如1761年清乾隆皇帝赐给布达拉宫的御笔匾额“涌莲初地”；1951年5月签订的和平解放十七条协议以及一些珍贵的老照片等，它们或有宣传教育意义、或有历史收藏价值，将它们制作成复制件及其它文化创意产品，或者与其它部门合作制作发行纪念邮票、明信片、纪念封等，能够固化历史文化，调动旅游者对和谐发展的关注、认同，强化民族团结和祖国统一的思想，并借助旅行者的文化桥梁作用将一这理念传播出去，可以想见其社会效益将远远大于经济效益。

4.加强档案资源与旅游者的互动，提升社会档案意识

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目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

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林业技术档案的管理

1健全林业技术档案的管理体制

健全林业技术档案的管理体制，是加强档案管理的重要保证。从中央到基层应严格地建立对口专业管理体制，加强领导，实行统一的技术标准，专人负责、分级管理、及时修订、逐年统计汇总上报的管理制度。使林业技术档案成为提高森林经营水平及上级机关制定规划、计划和检查领导的假科学依据。各级林业主管部门，要加强林业技术档案工作的领导，配备工作责任心强、有林业专业知识的技术人员专职负责档案管理工作，建立健全管理制度。档案管理技术人员要保持相对稳定，定期组织技术培训和交流，积极采用新技术，充分利用电子计算机在档案管理工作中的应用，不断提高档案管理技术水平。

2档案管理技术人员的职责

档案管理技术人员在工作中必须认真负责，严格履行自己的职责。档案管理人员的职责主要有以下几点：1）深入现场调查，切实掌握森林资源消长变化，准确地进行测定记载，及时做好数据和图表的修正工作；2）统计和分析森林资源，按时提报年度森林资源数据及其资源分析报告；3）深入了解本单位的各项生产、科研等活动和有关会议，密切配合林管员或护林员工作，互通情况，及时掌握资源变化信息；4）组织固定标准地和样地的设置，按规定时间复测；5）收集森林资源、经营利用、科学实验等文字和图面资料，并整理归档；6）严格执行档案借阅、保密等管理制度，杜绝档案资料丢失；7）积极宣传和贯彻执行《中华人民共和国森林法》和有关方针政策，对生产部门森林资源的经营利用活动进行监督；8）努力学习先进技术，总结管理经验，不断改进工作。

林业技术档案管理的基本任务

档案管理工作的基本任务，是按一定的原则和要求科学地管理，及时准确地提供利用，为生产和科研服务，为各项工作需要服务。林业技术档案管理工作也和其它技术档案管理工作一样，其基本任务包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等具体工作。

1档案的收集和整理

档案的收集工作，就是搜集和接收具有保存和利用价值的技术档案，把它集中保存在档案室和档案柜里。档案资源的收集工作，是档案管理工作的基础，是实现集中统一管理的具体措施之一。1）林业技术档案的收集工作，就是根据建档的需要，及时的搜集和接收森林资源调查、各种专业调查、各项生产作业的设计与实施以及科学研究成果等有保存价值的资料。归档的要求和手续，一般要求归档工作要由各业务技术机构或部门来承担负责将日常工作活动中形成的科技文件材料收集整理归档。归档的科技文件材料必须进行系统的整理，组成保管单位再移交给档案室。2）档案的整理，就是对档案资料进行分类，组织保管单位，系统排列和编目，把档案材料分门别类，使之条理化和系统化。林业技术档案的分类一般分为大类、属类和小类。档案的编目是整理工作的最后一道工序，其内容包括编张号、填写保管单位目录、备考表和编制保管单位封面等四项工作。另外，林业技术档案与其它技术档案不同之处就是管理森林资源，建立森林资源档案。

2档案的保管与鉴定

档案资料的保管，要求保护档案资料的完整和安全，维护档案的机密，最大限度地延长档案的寿命。林业技术档案是国有的重要资料，应建立责任制度，认真保管，防止损坏和丢失。档案资料的鉴定，就是用全面的、历史的和发展的观点来确定档案的科学的、历史的和现实的价值，从而确定不同的保管期限，把有保存价值的档案妥善地保管好，把无须保存的档案经过一定的批准手续拣出销毁。保管期限一般分为永久、长期（15年以上）和短期三种。

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一、创新服务手段

1．建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2．建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3．电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

4．开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

5．开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，湖北省档案局要求2003年全省各级综合档案馆（室）全部建立现行文件服务中心，要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆（室）送交现行文件资料，并要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

二、拓展服务领域

1．信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2．兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

3．加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

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近年来，一些企业在机构改革中，把档案人员调整到其它部门，造成了档案人员流失，二是部分档案人员知识浅薄，又不注重学习，素质较差；三是有的企业领导不重视档案部门的人才培养，有机会参加的档案培训有时也取消；有的企业在人员配置上把一些身体差，年龄偏大，文化偏低的同志安排到档案部门，造成了档案人员素质偏低的现象。2.3档案管理机构的设置不尽合理。

其表现有，一是许多企业撤销兼并了二级机构，把原来集中统一管理的文书、科技、会计档案工作分别分解到办公室、生产技术部门和会计部门，而未实行集中统一管理；二是由于档案工作的分解，二级机构的专、兼职档案人员未能充分履行职责，档案工作处于低效率运转状态；三是有的企业根本就未设置二级档案机构，而把档案工作挂靠在办公室，由办公室主任兼管，由于不是专职主管，加之办公室日常事务繁重，管理专业知识欠缺，造成领导不力，管理不善，档案工作相对滞后。

档案开发利用和编研工作薄弱。一是有的企业对档案的编研工作认识不足，没有把编研工作列入议事日程，无计划、无安排，造成编研工作长期无力开展；二是有的企业档案人员自身业务素质，文化素质较低，编写的材料质量低，几乎无任何实用价值，对企业的生产、经营工作未能达到提供利用，为其服务的目的。

档案管理基础设施较差。一是有的企业档案保管库房狭小，没有独立的档案库房；二是档案库房无防火、防盗、防光、防湿、防尘、防虫等“八防”设施和设备；三是有的企业在安排经费时，不考虑购置微机；四是有的档案人员安于现状，因而提不出档案管理现代化的措施、方案。

加强档案法制建设，增强全员档案意识。档案法制建设是档案管理的重要内容，是发展档案管理的重要内容，是发展档案事业的重要保障。首先，要围绕企业工作的特点，建立健全档案管理的各项制度，如：档案管理工作纳入领导目标管理责任制，纳入领导议事日程，档案人员参加工程竣工验收、领导在年度工作中报告档案工作情况等制度；要大力宣传贯彻、落实《档案法》，重点对各级领导、各类技术、专业管理人员进行普法教育，让《档案法》及各项制度真正深入人心，形成依法治档，有章可循的管理机制；其次，增强领导的档案法制意识，是档案法制建设的关键；再次，档案人员善于宣传，执行《档案法》，让职工了解认识、熟悉《档案法》；最后，要加强档案法律法规、制度执行情况的检查，对档案业务中发生的违法现象一定要认真查处，切实做到有法可依，执法必严、违法必究。

稳定档案工作队伍，提高人员素质。档案工作是一项专业性较强的基础工作，档案队伍稳定，专业人员政治、业务素质的提高，是保证档案工作顺利进行，档案现代化管理水平，逐步提高的重要前提。要稳定档案队伍，提高人员素质。首先，加强业务培训，档案人员的业务培训应列入企业目标管理考核之内；其次，培养引进既懂档案专业知识，又懂企业管理、计算机应用知识的专业性人才，充实档案队伍，企业积极鼓励档案人参加各种业余学习，学习相关的专业知识，如，计算机培训等，完善自身的知识、结构，切实提高档案人员的整体素质；最后，教育档案人员树立爱岗敬业的精神，让他们安心做好档案工作。

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社会生活包括方方面面，不同领域、不同身份、不同年龄段的人所形成的档案资料也不尽相同，因此，民间档案数量是极为庞大的，种类也十分复杂。按不同方法可以分成不同种类。

1.从来源看，包括人民群众形成的档案和流失民间的原官方档案

(1)民间个人形成的档案。这类档案主要是人民群众在日常生活工作交往中形成的各种文件，包括各类证书、聘书，家庭账目单，个人专著、手稿等等。最典型的莫属于个人家庭档案，一个家庭生活的历史记录，反映着每个家庭的经济往来、文化娱乐、学习工作等重要情况，折射着社会的发展变化，记录着历史前进的步伐。家庭档案可谓是社会的缩影，是社会公共档案资源的重要补充。

(2)流失在民间的原官方档案。这类档案原属于国家或社会机构，理应保存于国家相关部门，但因各种原因流散在民间。战争、制度不善、人为破坏等都对档案的保管带来了巨大的威胁，许多档案因种种原因被损毁、流失。最典型的莫过于轰动档案界及文史界的“八千麻袋”事件，被销毁者不计其数，散落民间、下落不明者也数不胜数。

2.从内容来看，可分为经济类、政治类和文化类

(1)经济类。此类档案包括各类契约、票证，家庭记账本，各种典当记录等等，贴近民众，是人们日常生活中处理纠纷的凭证。此类档案还能反映一个家庭乃至一个地区经济变化情况。例如“世界记忆文化遗产”的侨批档案，是研究经济史不可多得的原始材料。摘要：民间档案是我国档案资源的重要组成部分，是进行学术研究的重要材料，其数量极为庞大，种类十分复杂，开展民间档案征集工作是提高档案馆知名度的重要途径，也是档案馆对外交往的一个手段，更是对散存民间档案的保护，因此，开展民间档案征集工作的意义重大。关键词：民间档案；文化遗产；征集

(2)政治类。政治类的档案更多的为学者研究历史事件、人物提供原始材料，它从另一个层面，从普通百姓的视角出发，记录了社会大众对重大历史事件的看法，没有宏大的叙述，有的只是普通百姓的真实感受。

(3)文化类。名人手稿、家族谱、流传于民间的传说、反映各地区的民俗技艺等都属于文化类档案，这些档案为人们寻根问源提供了大量的线索，是历史学家们进行研究不可多得的重要资料。

3.按载体分，有纸质档案、照片档案、声像档案等

(1)纸质档案。纸质档案是民间档案的主要部分，人民在日常生活中形成的诸如手稿、日记、证书证件、合同契约、家谱族谱等等大多都是纸质形式的。如台州首个家庭档案馆建立者——张士友，目前他家的家庭档案中，有纸质档案29237件，构成了家庭档案的主要部分。

(2)照片档案。随着科技的发展，数码相机的应用，照片的数量批量增长，人们也更加愿意利用这些生动形象的照片来记录生活。如福州市档案馆珍藏的美国友人西奥多•琼斯赠送的摄于1860年前后的48张福州老照片，反映了一百多年前福州的风貌，记录了当时的福州城墙、民居、风景名胜、农舍、茶园、寺庙、教堂以及外国人在福州设立的领事机构、建筑物等，为我们今天认识老福州提供了形象的材料。

(3)声像档案。声像档案可以说是“活的档案”，它不仅记录了事件发生的过程，而且通过声音、图像的形式，生动的保存了活动过程，留下了历史的记忆。各档案馆开展的口述历史档案征集活动中所形成的便是此类档案，通过录音、录像等形式，从普通老百姓的视角再现了当时的场景。如安徽省档案馆为中国远征军唯一一位走出野人山的女兵刘桂英录制了口述档案，再现了那段不堪回首的往事。

(4)实物档案。实物档案以物质实体为载体，能够直观的反映一个事件、活动的真实面貌，真实的记载了社会实践活动，具有一定的保存价值。例如各种奖杯、奖状、荣誉证书、印章等等。

二、开展民间档案征集工作的意义

数量巨大、内容丰富的民间档案弥补了官方档案的不足，具有极大的收藏价值，档案馆加强对民间档案的征集开发不仅可以丰富馆藏，同时也是档案馆对外交往的一个手段和平台，有利于档案馆知名度的提高。加强对民间档案的征集、管理具有重要的意义。

1.民间档案是国家档案资源的重要组成部分

档案馆是保存国家档案资源的基地，然而从古至今由于政治、战争、动乱等各种原因，许多档案被损毁或流散民间、海外，档案馆收藏的档案数量和质量远远不能和悠久的中华民族文化相适应，其保管的大多为官方政府所形成的档案资料，反映普通民众的材料少之又少。民间档案是反映普通民众生活的真实记录，内容丰富，数量庞大，例如世代相传的劳动知识和经验的歌谣、反映民族历史的史诗、民间沿袭的风俗习惯、反映家族变迁的家族谱等等，这些都是民间档案的重要组成部分，其数量之大、种类之多、内容之丰富，是我们无法想象的。我国档案资源体系中应包括这部分，它是普通民众对一些重大历史事件和历史人物的真实看法，是我们研究历史不可或缺的重要资料，它从另一个视角佐证了历史的发展，是人类的重要文化财富。我国著名学者钟敬文先生曾说过：“伟大的人民，他们是人类社会、历史的创造者，同时又是人类社会最忠实的记录者，是不歪曲、不阿谀的史官。他们创造和传承的歌曲、故事等，正是我们认识历史、社会的最丰富、最可信赖的一宗档案。”被评为“中国档案文献遗产”的83件国宝级档案中，就有许多是从民间征集而来的，如清代《清漾毛氏族谱》、永州女书档案文献、四川自贡盐业契约档案、唐代开元年间档案等。

2.民间档案是进行学术研究的重要材料

民间档案是人民生活的真实记录，是没有经过粉饰和删节的“原生态”的历史记录，是历史学、人类学、社会学、经济学、政治学等学科研究的资料。它具有原始性、具体性和区域多样性的特征，是充实和完善历史研究不可多得的重要材料，让呈现在人民面前的历史更加的生动和丰满。大量散存的民间契约对研究地方经济史具有重要的参考作用，绵延几千年的家族谱是人类学、社会学研究中最为珍贵的资料，与“徽州文书”相媲美的侨批档案是研究华侨华人史、侨乡史、家庭史乃至中国近代经济史的“民间档案”。重要民间档案的发现往往掀起一阵研究狂潮，乃至形成一门新的学科，像徽州文书的发现以及“徽学”的兴起，“侨批档案”申遗掀开了新的华侨史研究的热潮。

3.开展民间档案征集工作是提高档案馆知名度的重要途径

档案馆通过各种渠道向社会广泛征集珍贵民间档案，不仅宣传了档案知识，增强了民众的档案意识，而且在大肆宣传的过程中也提高了档案馆的知名度。通过电视、报纸、网络等向社会发征集通告、征集信，并进行各种形式的综合报道，可以引起社会对档案工作的关注和支持，形成“牵动效应”。同时，通过对征集进馆的珍贵罕见民间档案的开发利用，往往又能引起民众的关注。如广东省档案馆征集到的清光绪时期的“休书”、“扶正室”婚姻证明、再醮婚书和民国以来各阶段的婚书、记录“二十一条”的“国耻扇”、清朝地契、里神前村英文版族谱等等，给馆藏档案增添了生机与活力。同时还使档案馆成为媒体关注的一个热点，《中国档案报》《广州日报》《羊城晚报》《南方都市报》《新快报》等相继对档案馆进行报道，大大提高了广东省档案馆的知名度。古语有云：“山不在高，有仙则名”，只要馆藏珍品多，就会吸引不同层次的民众前来利用、观赏，档案馆的知名度和社会地位也就会随之提高。因此，开展民间档案征集工作是极为重要的一项工作。

4.开展民间档案征集工作是档案馆对外交往的一个手段

在开展民间档案征集工作过程中，档案馆与图书馆、博物馆、文物收藏者、民间档案持有者等都有直接的接触和交流。由于许多民间档案兼具有资料、文物、档案的特性，因此在社会发展过程中，图书馆、博物馆等部门也相继收藏保管着相当一部分珍贵的档案资料。根据馆藏档案资源建设的需要，各部门之间可进行馆藏资源互换或者相互交换复制件，以实现对资源的充分利用。同时，在向文物收藏者、民间档案持有者征集民间档案的过程中，也促进了档案馆与民众之间的交流与联系，减轻了两者之间的隔阂。民间档案这种对外开展工作的模式，更多的保存了平民的记忆，体现了档案的社会功能，使档案价值的实现有更为广泛的主体。

5.开展民间档案征集工作是对散存民间档案的保护