档案管理学论文范文

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篇1

随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块（可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择），然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。

2载体管理

我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。在制作电子档案管理时应当注意以下问题：（1）将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系；（2）采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动；（3）做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；（4）收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性；（5）收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。此外，还要注意电子档案保存的有效性：（1）每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；（2）按时进行抽样机读检验；（3）进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；（4）每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。

3使用管理

在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：（1）学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息（用户名和密码），进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表；（2）验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌（包括档案地址和时间有效期等信息）；（3）元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器；（4）网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者；（5）档案使用者向资源服务器索取成绩单；（6）资源服务器将成绩单返回给档案使用者。同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。

4结语

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（一）医学科技档案的专业性较强

考虑到现代医学学科门类繁多、交叉领域广泛，因此医学科研的课题也是按照各专业门类来进行分配的。如在临床医学研究中，可以细分为内科、外科、妇科、儿科等不同的科目；而在基础医学研究中，又可以根据研究对象的不同分为生化、病理、药理等专业。而医学科研活动都是在相应的专业科目内进行的，很多时候这种科目分类还可能进一步细化。这就造成医学科研内容的专业性很强，相应的医学科技档案的专业性也较强。

（二）医学科技档案专题突出，系列化强

医学研究方式不同于其他学科，其一般都是突出地以一个特定的专题作为研究对象。而且在对该专题进行研究时，着重从不同侧面、不同层次展开系列化、完整性的研究。这就使得相应的医学科技档案具有专题性强、重点突出的特点。同时，对研究对象的多层次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件资料。这些档案资料层次分明但又联系紧密，可以作为一个系列进行利用。

（三）医学科技档案的学科综合性强且项目协作多

医学科学研究范围非常广泛，其跨学科、跨专业现象非常普遍。作为一门综合性很强的学科，医学研究本身就包含了众多的专业门类。同时在新形势下，大量的新兴科学技术和专业不断涌现，各学科的研究前沿领域正在不断发生交叉融合，医学研究也不例外。现代医学为了进一步发展，需要更多地利用别的学科领域的有利条件，加强彼此的协同合作。特别是现在许多医学科研课题的综合性非常强，需要汇集多个学科的知识进行研究攻关。这些反映到医学科技档案，也使其具有学科综合性强且项目协作多的特点。

（四）医学科技档案载体形式多样且数量庞大

医学研究由于其独特的研究方法和研究对象，造成研究结果的记录和保存方式多种多样。例如，医学研究可以通过保存对象的标本或其组织切片来直接记录研究结果。同时，又可以利用各种音视频资料、化验单及仪器检测结果来间接保存。因此，医学科技档案资料的形式多样，记录医学科研成果的载体也非常丰富。

（五）医学科技档案具有保密性

医学档案资料与医学科研成果密切相关。作为医学档案记录的主要对象，医学科研成果往往包含了研究人员的心血和付出。这些成果具有知识产权，在一定时间和范围内必然要受到法律的保护。因此，对于记录了具有特殊价值的医学报告、临床资料及相关的文献等档案资料，需要根据国家保密法为其设置相应的保密等级，确保这些医学科技档案在充分发挥其使用价值的前提下，具有一定的保密及限制保护措施。医学科研档案管理的主要工作是对有关医学研究的资料、成果等进行收集、系统分类和编研，其基本原则一方面是要确保医学科技档案的完整性、系统性和安全性，另一方面要最大程度地开发好、利用好医学档案的价值，为医学事业的发展、社会的进步以及人类的健康提供帮助。

二、以用户需求为最终目的的医学科技档案管理方式的建立

为此，依据本部门的工作状况，并结合笔者多年的科技档案工作经验，理解相关文献，对以用户为最终目的的医学科技档案管理方式的建议和探索提出了几点建议。

（一）提高档案意识

有意识才会有自觉的行为，才会有目的的行动。首先，我们需要提高相关工作人员的档案意识，不仅需要重视档案的保存和管理，更需要对医学科技档案的利用价值有明确的认识。档案管理部门要更新服务模式，努力开发医学科技档案资源，并建立相应的平台（如数据库和网站等），为档案利用者提供更好的服务。此外，档案室还应积极主动地向外界宣传馆藏信息，让更多的人了解可利用的档案资源，以广泛吸引潜在的档案利用者，使档案的利用价值发挥到最大化。

（二）完善管理体制

所有的行为必须要有规范，而管理体制就是这些规范的保证。要提高医学科技档案的利用效率，就必须要提高档案管理水平。健全的管理体制，是医学科技档案管理水平和利用效率的有力保证。立足于档案利用者的实际需求，建立健全档案服务机制，丰富档案利用服务手段和方法，为各类人群提供多样和个性化的服务。我国各档案室为人们提供的服务主要有档案信息查询、借阅以及信息加工等，相对比较单一，也不够简便。将信息技术应用于档案利用服务中，可以使得档案信息的查询和利用更加方便，也更符合当代人们获取信息的习惯，可以有效地吸引更多的科研人员、医务工作人员等用户人群，提高档案的利用效率和服务质量。

（三）加强档案室基础建设

无论是保存、管理还是利用，基础建设都很关键。加强档案室基础建设也是提高医学科技档案利用效率的有力措施。各档案管理部门应采用多种手段强化基础建设，为档案利用者提供更便利的条件。本文认为应该从以下几个方面加强档案室基础建设。

1．优化档案室环境

安静、整洁的环境可以让医学档案利用者更专注地研究档案中的资料和信息，而宽敞明亮的场所也使档案室可以同时为更多的用户提供服务。在合适的地方为用户们提供打印、复印等服务也可以为有需要的档案利用者提供便利。

2．增加馆藏资源储量

随着医学科技的不断发展，一些医疗实践中产生的医学科技档案资源已经远远不能满足一些科研人员的需求。各档案室应注重资源共享，引进代表国内先进水平的重要档案资料供研究者使用。

3．充分利用现有科技，提高档案利用效率

档案资源数字化、信息化是未来医学科技档案发展的必然趋势。将信息技术应用到档案管理中可以显著缩短档案利用者查询相关信息的时间，获取资源也变得更为简便。通过建立专门的档案资源网，人们可以通过网络远程检索和利用档案室内的资源，而不用到档案室，省去了不少麻烦。档案利用效率得到了提高。

4．对档案进行科学合理的分类

科学分类可以使用户的检索更加准确快速。档案室应充分了解各个档案的内容，并从多角度对其进行分类。对于医学科技档案，应根据专业、学科的差别对其进行详尽的分类，并以此为基础，建立功能全面的检索系统。通过这种方式，档案利用者可以对各类档案有初步了解，并根据自身需求，准确定位需要查询的档案资源，避免了无谓的时间浪费。

（四）调整档案编研体系

提高医学科技档案的利用效率还需要重视档案的编研工作。信息时代的快节奏对于医学科技档案的编研提出了新要求。档案管理者需要充分发掘医学档案的潜在利用价值，并根据当时的医学研究发展情况，适时提出相关编研课题。在此基础上，通过挖掘各类档案信息资源，编研出一系列具有高利用价值的成果。这些编研成果应具备高度的实用性，可以对医学科研和医疗实践进行指导。

（五）重视人才培养

信息时代的到来带来了知识大爆炸，现代科技的发展深刻影响到人类社会的方方面面，知识型管理人才是强化医学科技档案管理水平，提高档案利用效率的重要基础。随着档案信息化的进程不断加快，新形势下的档案管理人员需要及时了解和掌握新技术的发展状态，不断扩充自己的知识面，全面提升自身素质，才能应对快速变化的档案管理局面，提高医学科技档案的管理水平。医学科技档案包含的信息量丰富，只有熟练掌握了信息技术和计算机网络技术，才能更好地建立和利用医学科技档案数据库和检索系统，帮助科研人员迅速准确地搜索到其需要的信息，提高档案利用效率。

（六）建立面向用户的新型应用平台

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（一）转变管理理念

想要采用科学化的管理手段，就需要改变传统的管理思想，充分的认识到传统管理的不足，了解科学化管理的重要性，从而树立起科学化档案管理的观念。只有管理理念转变，才能从根本上进行科学的档案管理。采用科学化的管理，首先需要进行一定的资金投入，进行档案室和管理设备的重建，并且开发使用软件设备管理。加大档案管理使用的设备和软件投入，实现档案管理的现代化建设，从而保证档案管理的高效性。积极的开发档案管理的信息化系统，实现档案的自动化管理，从而节约档案管理的时间。

（二）转变管理方式

传统的档案管理属于馆藏式管理，在管理中仅仅发挥了保存的作用，档案的保密性非常好，只有在人动时才会进行档案的转移，这种管理方式不使用于现代化的方案管理。在开展科学化的档案管理时，需要加大对档案的利用率，实现档案资源的共享，提供用户的查询服务。档案的管理不单单要进行数量的管理，还要在质量上有所见效，从而提升科学化档案管理的水平。政府要加大力度支持科学化管理模式的运用，在企业单位中加强计算机建设，发挥科学化管理的作用，充分的发挥档案的存储空间。

（三）提升管理人员素质

提升科学化档案管理水平的重要任务之一，就是提升管理人员的素质。管理人员的素质直接决定了管理的效果。现代化的档案管理任务重，管理程序复杂，需要档案管理的人员具有优秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科学化管理的技术等，比如利用计算机来整理档案，对档案进行准确的分类和归档等。对于计算机的使用，管理人员也要熟练的掌握，比如软件的终端使用、数据库的录入、数据库的管理等，在进行档案管理时需要对管理人员进行素质培训，提升其管理能力，从而促进档案科学化管理的发展。

（四）健全科学化档案管理制度

每个单位的内部都要建立适合本单位的管理制度，不断的总结和完善制度，使得档案管理制度健全。采用责任化制度，符合科学化档案管理的基本要求。在管理中要明确管理人员的管理责任和任务，并且实行互相监督，多方面的进行档案管理。在建立制度时需要以国家法律、政府要求作为基本的规范指导，严格的执行管理制度，使得科学化的档案管理顺利发展。

二、结语

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大学生是一个特殊的社会群体。大学生年纪轻轻，却被家庭和社会寄予厚望，这种厚望也许能成为学习的动力，也许让其不堪重负。此外，一些大学生还面临贫困、就业、情感等问题困扰，心理问题较为严重。不健康的心理必然会导致不健康的行为。有的学生沉迷于网络，有的学生与老师、学校甚至社会对抗。甚至于，有的学生产生罪恶的念头，最后走向犯罪的深渊。因此，对大学生进行心理疏导实属必要。如果能够加强对大学生心理档案的管理，就容易发现问题和解决问题。目前很多高校都设有心理咨询室，但大多是学生有了问题自己去找老师。大多数高校仅在新生人校时对学生进行心理测评，之后就将心理档案束之高阁，不再对资料进行更新，测评结果缺乏系统性。这种管理具有粗放性和随意性，使得发现问题和解决问题滞后，很难针对问题采取一些预防措施，做到防患于未然。很多高校也建设了大学生心理档案，但这些高校建立心理档案的主要目的就是排查出有心理问题的学生，而忽略了绝大多数正常学生的心理需要。大学生心理档案应该是普适的，如果过于重视大学生心理档案的诊断功能，就可能忽视大学生心理档案的预测价值，忽视正常大学生的心理发展，忽视对大学生心理档案全面的、有价值的、有效率的研究和开发。

二、完善大学生心理健康档案的可行性

(一)高素质师资队伍为心理档案的建立提供专业知识保障2005年教社政1号文件及时提出了对大学生进行心理健康教育的意见和建议。文件要求各高校要建设一支高素质的大学生心理教育和心理咨询工作队伍。这种要求反映了高校扩招的实际和高校自身建设和发展的需要。如果不及时解决大学生心理健康问题，高校的质量和声誉将受到影响。目前绝大部分高校都建立了大学生心理咨询室，有专业的心理咨询老师，高素质的专业化师资队伍已初具规模，这为大学生心理档案管理的完善和发展提供了可靠的专业知识保障。

(二)计算机与网络的发展为心理档案提供技术支持随着科技的不断进步，计算机、多媒体和网络技术已经融入社会生活的各个领域，并不断发展壮大，这为进一步完善心理健康档案的管理系统，提高其使用效率提供了技术支持。档案管理的现代化程度不断提高，各种各样的心理档案管理软件得到开发应用。目前出现的心理档案管理软件一般分为单机型和网络型两种：单机型仍然依赖纸笔测试，将所得的团体数据输入计算机，然后通过软件进行分析，并将统计分析结果存储在计算机系统中；网络型是通过计算机与网络技术来实现个人及团体的心理测验、分析统计与评估工作。

三、完善大学生心理健康档案的建议

(一)加强相关师资队伍建设

1．扩大师资规模一定的专职师资规模是加强心理健康管理的保障。在发达国家，学校心理服务人员一般都占一个较高的比例。为了解决学生心理问题，加强学生心理研究，日本国立大学专职心理咨询老师与大学生的比例是1：5000—1：10000，而私立大学则为1：30O0～1：50O0。我国高校一般只有1～2名心理健康管理人员，与学生的比例约为1：15000，但是高校为数不少的思想政治辅导员应当成为心理健康管理队伍的强大后备军，根据《教育部关于加强高等学校辅导员班主任队伍建设的意见》中“专职辅导员总体上按1：200的比例配置”的要求，经过近l0年的发展，高校辅导员队伍已形成规模，而且他们直接面对学生，容易与学生建立友谊和加强沟通，更有利于了解学生的心理问题。

2．强化专业培训大学生心理健康管理人员需要具备专业的心理学、教育学、管理学、统计学、档案学等相关知识，掌握心理咨询、统计归档、跟踪服务的技巧和方法，因此强化心理健康档案管理人员的专业知识和技能，才能保证心理健康档案管理的准确性和有效性。在美国，心理辅导人员必须符合美国人事指导协会制定的标准，一般要求学校心理辅导人员具有硕士或者博士学位，要在心理学和教育学两方面都受过专业的训练。

(二)加快大学生心理健康档案系统开发

1993年北京理工大学开发出单机版学生心理档案管理系统，2000年王建中开发了心理测验与统计软件系统，目前应用比较广泛的是2004年开发出的金海大学生心理档案系统，这些都是单机版的大学生档案管理系统，便于档案的统计与分析，但建档和管理不方便。北京心知章文化交流有限公司1999年出版发行“心海学生心理档案管理系统”和北京安人测评技术有限责任公司2003年发行的“京湘学生心理档案系统(安人软件)”都是网络版，但这些系统重点在心理测试上，不便于高校心理健康工作者的归档、管理和操作，且在同时段测试人数过多时，容易出现瘫痪。2008年南昌大学硕士罗亮亮采用Application+XML缓存机制，以XML作为数据的传输格式，开发了一套网页版的大学生心理健康档案管理系统，但这套系统还没有得到充分的实践检验和推广。大学生心理健康档案系统的开发仍是一件任重而道远的工作。

(三)深入挖掘大学生心理档案的应用价值

建立心理健康档案的目的是为了更好地使用它，而目前许多数高校对心理档案的利用仍停留在诊断和筛查有心理障碍的学生层面，而忽略了绝大多数正常学生的心理需要。心理学家认为，心理疾病的形成大致经历心理危机、心理障碍、精神疾病、心理衰退四个阶段。心理危机是心理疾病的肇始，详尽、准确的心理档案资料，能够帮助心理健康工作者及时了解大学生身边发生的危机事件，有助于及早开展心理危机干预，防微杜渐。除此之外，心理健康档案还有更多使用价值。如法国，学校心理档案的利用更趋于综合化，把实践的重心放在三个方面：定向、预防、综合。心理健康专家通过建立学生心理档案了解和分析学生的心理状况，以帮助教师和管理者确定未来的教学方向，给家庭提出建议，帮助学生ca我评价。德国学校心理档案除用于特殊教育、行为矫治和学业指导外，还在学生的职业指导和定向工作中发挥巨大作用。这些国家的学校心理健康档案管理经过长期摸索，逐渐成熟，为我们提供了颇有价值的参考。

(四)建立成长性心理健康档案

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1.1对人事档案工作的重视不够一直以来，由于人事档案管理工作是内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目、默默无闻的工作，因此，有些单位领导对人事档案的重要作用缺乏足够的重视，认为抓事业发展是硬指标，抓档案管理是软任务，存在着一些认识误区，一是认为选人用人重在现实表现，档案没有多大的作用；二是认为人事档案工作就是简单的收存材料，只要“守好摊”，确保档案不丢失，能应付外调、查档就行了。没有把人事档案管理作为人才资源开发的重要内容来抓。同时，随着人事制度改革的进一步深化，人才流动日趋活跃，但在人才流动的过程中，相当一部分人对个人档案的作用认识不足，认为选用、用人重在笔试、面试环节，人事档案不外乎是个人简历而已，没有多大的作用。在这种思想下，就出现了有些单位只用人、而无档案，新招聘人员的人事档案还长期滞留在原单位或人才交流中心的现象，未能实行“档随人走”，而是“人档分离”“、有人无档”。

1.2档案管理不规范人事档案的收集工作一直是档案工作中的重点和难点，由于需要入档的材料太多，加之有些单位、部门及干部、职工个人对其重视不够，因此不能及时将一些学籍档案、培训、考核、奖励等材料送交档案管理部门分类明细整理并归档，导致部分档案材料内容不完整，不能跟上个人经历的变化。另外，现在存档材料的纸张大小不一，以致原规格的档案盒存放不下。有的人的档案里出生年月、工作时间填写的不准确，档案中有多个年龄、工作时间前后不一致，有些人的档案中个人履历表填写不完整，有许多必填栏目空白，难以反映个人真实情况，有些人的档案材料填写时字迹潦草，难以辨认，有的还用复印件代替原件或用原珠笔填写等，这都严重影响了档案质量，给人事管理工作造成了很多困难。

1.3硬件设施不到位有的单位受办公条件的限制，没有专用的档案库房，档案室与办公室为一体，保管条件相对较差，既影响正常办公，又影响档案管理。有的单位档案室建设不标准、不规范，基础设施差，防火、防水、防虫、防霉等设备不配套，防盗设施也不具备，安全措施落实不到位，这些情况对于档案的长期安全保管也造成了隐患。

1.4人事档案的现代化管理明显滞后如今的社会已进入信息化时期，一些发达国家和地区，早已用电子档案取代了纸质档案，并通过网络，实现人事档案资源社会共享。同发达国家、先进地区的信息化档案管理相比，我们的档案管理手段和方法还是显得陈旧、落后。目前，大多数人事档案的管理基本上还是采取手工操作的传统管理模式，没有把一些先进的现代化管理技术应用到人事档案工作中，使档案工作者忙于日常繁杂、冗长的折、装、查、找的具体工作中，既费时、费力、效率低下，也不利于检索利用，阻碍了档案工作的科学化、标准化管理。

2做好人事档案管理的对策和思考

2.1加强队伍建设，提高人事档案工作者的素质要提高人事档案的管理水平，一是应依照《人事档案工作条例》的规定，按规定配备政治可靠、作风正派、责任心强的干部从事档案工作，保证档案员的素质。二是严把队伍的进口关，实行执业资格证书制度，凡从事人事档案工作的人必须经过考核，合格的发给档案执业资格证书，“准入”上岗；三是加强培训。从政治思想、业务能力等方面对档案人员进行综合培训，同时鼓励档案人员学习计算机、网络应用、信息管理等现代化管理知识，使之能够适应人事档案工作的素质要求。四是增强档案工作者的事业心、责任感。人事档案管理工作是一项繁杂、单调、艰苦细致的服务性工作，档案工作者要充分认识到档案工作在组织人事部门的作用，在工作岗位上努力学习，刻苦钻研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足岗位创业绩，实现自己的职业价值。

2.2加强信息化建设，提高人事档案的现代化管理水平档案信息化建设是提高档案管理水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。随着我国科学技术水平的不断发展，为提高档案现代化管理提供了有力的技术支持。因此，在人事档案管理中，应建立人事档案信息数据库系统，实施人事档案的动态化管理。可以利用计算机、扫描仪、数据库管理软件等现代化设备和技术，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，比如把个人照片、基本信息、岗位变动、职务职称晋升、工资、奖惩、教育培训等动态信息转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容，同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，在档案的查阅、借阅、归档、检索等日常工作方面实行计算机操作，为人力资源管理提供准确的人事信息和数据。

2.3推行人事档案科学化管理人事档案的科学化管理，就是把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。推行科学化管理，是人事档案服务于人事制度改革和发展的需要，是推动人事档案管理科学化、规范化、现代化的必由之路。因此，可以从以下几个方面来着手考虑如何推行人事档案的科学化管理：首先，档案管理人员应全面熟悉和了解《档案法》、《人事档案管理条例》、《档案整理工作细则》等有关法规条例，提高业务水平和规范管理能力；其次，要强化规范管理意识，加强各项制度建设，严格工作程序，做到人事档案管理流程规范、档案内容规范、科学分类规范。其次，要严格执行档案管理规章制度，即：查、借阅档案制度、收集归档制度、保管保密制度等，使档案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集归档联系制度，及时全面地收集新的人事管理数据，不断充实档案材料内容。在日常工作中，应随时了解掌握和收集员工在各项工作中的奖惩情况、教育培训情况等，一旦发生变化，及时的补充到档案和信息数据库中，为信息利用增添新鲜内容，这是住处化管理的基础工作。

2.4提高的人事档案管理工作的重视，拓展其价值的开发人事档案管理工作的顺利进行，离不开领导层面的重视，在新时期，要充分开发人事档案管理工作的价值，通过分析人事档案的信息，对人才进行科学合理的归类、组合，并根据员工的日常工作表现，建立相应的培训督导机制，深度挖掘档案信息的利用价值。通过比较员工的纵向档案信息的变化，梳理出员工的个人工作变化轨迹，在此基础上落实员工的管理考核政策，实现档案管理价值的最大化。与此同时，还要学习优秀公司的先进人事档案管理策略，深化档案管理工作的内涵，把人事管理同档案管理相互有机结合，促进内部员工组织关系的和谐顺畅发展。

3结束语

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（一）提高档案管理人员的自身素质

为了让档案管理工作更加规范有序，各项工作流程都要进行常规化管理，同时，还要加强档案管理工作人员的素质，培养对档案管理工作的认真工作态度，加强工作的责任感，要有良好的职业道德，在工作中要及时的学习资料进行收集和整理，通过认真的检查以及核对来把档案进行归档。通过制定相应的工作制度来保证其实施，还要对管理人员的信息技术能力进行培养，提高计算机的操作以及掌握的能力，让档案管理工作进一步完善。

（二）制定档案管理规则

无规矩不成方圆，任何工作都要有相关规则的制定，这样工作才能够规范化、效率化，那么，在开展档案管理工作的同时，也要将这项工作进行制度化管理，建立成熟的学生档案管理规章制度。比如，在进行归档的时候要明确归档的范围、职责，还有进行查阅的条件以及材料递交的程序，这样不但可以提高工作效率，还能够在进行制定管理的时候明确责任化分工。还有可以建立学生档案管理的约束以及鼓励制度，通过定期的职业技能培养和比赛，来激励管理人员主动的进行职业技能的强化，也可以通过激励制度让管理人员对档案管理提出合理化建议。

（三）进行网络化档案管理

随着档案数量和内容的不断增加，传统的纸制档案管理模式已经不能够适应时展的需求了，而且纸制管理也容易出现很多的弊端，比如容易损坏、篡改、丢失和出现错误不易察觉等问题，同时，在进行查找的时候也很困难。伴随着互联网时代的发展，网络化管理模式可以取代传统的管理模式，可以把学生的资料全部输入到计算机当中，可以建立学生电子档案，进行网络化管理，学生可以自己进行档案资料的查阅，出现了错误可以及时的和学校取得联系，进行及时的更正。这样可以对学校的档案管理工作及时起到监督的作用，还有就是电子档案的建立可以及时的对学生进行资料的管理和查询，可以上传到云盘进行备份，即使出现的特殊情况也可以进行及时的恢复，可以保证档案的安全性。还有就是进行成绩报送就可以通过网络进行传输，这样可以有效避免成绩在进行抄送时候出现错误，电脑可以对成绩进行自动排列以及筛选，这也加大档案管理的工作效率，所以对档案管理进行网络化管理是很有必要的。

二、结语

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1.建设重视程度不高

就当前的情况分析，虽然大多数人已开始认识到广播电视大学档案管理是学校进行管理的重要环节，但是依然没有得到学校各级领导的高度重视，且其均没有从思想上意识到信息化建设对档案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于学校教学管理及经济效益上。加上许多的档案工作者均不是专业人士，因此思想上对于档案信息化建设的认知度还不够，导致对档案工作的细心不足，使得档案的信息化建设无法有效开展。

2.建设资金投入力度缺乏

广播电视大学的档案信息化建设在起始阶段需投入一定的资金用于基础设施建设方面，以形成信息化的管理环境，然而许多大学却过分地强调科研建设等方面，且科研方面的经费比重偏高。而在基础设施方面均使用一些严重老化或濒临淘汰的设备，严重阻碍了现代信息技术与档案管理的相互协调发展，进而使得广播电视大学的档案管理信息化建设不能得到实质性进展。

3.建设制度规范化不足

广播电视大学的档案大多来源于学校各个学院和管理部门，然而当前各部门的档案管理缺乏规范化，没有一套完整且适用于信息化发展的采集、整理、储存及借阅制度。此外，学校收集档案的过程也缺乏系统性，没有实现较高水平的现代数字化管理，因而无法对档案信息资源进行更深层次的开发利用，导致最终严重影响学校档案管理的成效。

4.建设标准化薄弱

由于学校对档案管理信息化建设的态度不够端正，致使管理工作分散性和随意性明显，严重缺乏必要的统筹性和协调性，造成档案管理信息化的标准化建设水平下降，从而阻碍档案管理信息化的建设步伐。此外，档案管理信息化人员素质的低下以及技术保障的缺乏，同样是广播电视大学管理信息化建设中需要解决的问题。

二、广播电视大学档案管理信息化建设的建议

1.积极转变思想观念

思想决定行为，广播电视大学需正确认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极投身于档案管理信息化建设中。一方面，广播电视大学的领导应转变其传统观念，高度重视档案管理的信息化建设，将广播电视大学的档案管理工作与学校的科研、教学工作一同纳入学校的未来建设发展规划中，且应该适应现代社会发展的需要;另一方面，广播电视大学的领导应该认真听取相关工作人员对当前的工作汇报，加大对信息化建设物力、人力的投入，并加强基础设施建设，适应现代信息化发展需求的同时，为档案管理者营造融洽的工作氛围。而档案管理者不仅需做好本职工作，而且还应加大关于档案管理信息化建设的宣传力度，可号召师生共同加入建设队伍，并向其详细讲解档案及相关法规，从而提高师生对档案的认知度，使其充分意识到档案的重要性。

2.切实加大资金投入

对于档案信息化建设，技术设备是最重要的基础因素。首先，广播电视大学需投入一定的资金以配备性能良好、质量可靠的硬件设施，从而防止受到辐射、电磁干扰等影响;其次，还可设计开发或者采购通用型的档案管理软件，使办公自动化的系统与档案信息化建设融会贯通;最后，广播电视大学的档案管理者还应加强安全警惕，严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用防火墙、身份认证、数据备份等安全措施进行防护，时刻做好防范黑客攻击的杀毒防毒工作，以确保计算机网络的正常运行，从而维护档案安全。除此之外，学校还应在硬件保护工作和数据备份的工作方面加大力度，以便发生故障时可第一时间进行处理与恢复工作。但是在资金的使用方面需科学规划，学校可将科研、教学等信息化建设与档案信息化建设进行有机结合，形成一种集成综合优势，使有限资金发挥更大效用，进而实现学校的全方面建设与档案信息化建设共同进步与发展。

3.规范档案管理制度

首先，学校需科学制定统一标准，使档案信息化建设有据可循和有序发展;其次，有效构建广播大学档案信息体系，使档案更加完整有序，而且更方便进行查阅工作;最后是改变“轻利用，重保存”的传统思想观念，通过实施档案管理信息化建设，将档案信息服务不断延伸至知识服务及实际的管理工作中。这不仅给学生和学校的教职员工提供档案利用的服务，而且通过档案信息化建设平台为社会各个方面提供具有价值的档案信息服务，使广播电视大学的档案信息管理可和社会的各个部门及各个方面间形成档案信息资源共同分享的开放局面。

4.建立规范标准体系

档案信息化建设的前提是基础工作的标准化与规范化，学校应全面推进标准规范化的制定与执行，加强相关的法制法规建设，从而实现档案信息可资源共享的目标。就广播电视大学档案管理信息化的标准建设而言，需从内部协调与宏观调控两大方面着手。内部协调针对的是广播电视大学本身，对学校自身而言，档案管理部门需积极配合并参与电子校务建设，且在整个建设过程中进行有效协调档案管理信息化与电子校务间的关系，使其不冲突且可有效衔接，这不仅很大程度地减少了收集电子档案信息的繁杂程序，而且可通过网络共享这一有利平台为学校其他部门提供高效服务。宏观调控则是在现有规范和标准的基础上，进一步完善档案管理信息化的标准体系建设，同时加强对各大院校的指导与监督，从而确保其档案管理信息化建设的有利进行。与此同时，档案信息化的建设已越来越多采用光盘或磁盘将文件资料进行归档，传统的分类方法、档案整理及记录标准均无法完全适应，因此这就更加需要广播电视大学根据新的标准制定出系统的规范化体系，并切实推动档案管理的信息化、规范化、标准化建设。

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一、高校档案管理的特点

1、高校档案管理的社会性。高校是出人才、出科研成果的地方，历史使命决定了高校与社会的广泛联系。高校所招收的学生来自于社会，又在毕业后走向社会。近百年或十几年的教学过程中，学校积累了造就培养人才全过程的档案材料，反映了学生的学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等方面情况。高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会。高校保存了国家和相关单位科研项目试验、试制全过程的档案材料，还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让，以及新产品招投标等若干方面的档案材料。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。

2、高校档案管理的综合性。高校在培养人才过程中，有开展教学活动的第一课堂，还有实习工厂、研究院所的试验室，此外，学生还要有针对性地参加社会实践活动。高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。而记述上述各种校务活动的档案材料，构成了高校档案的综合性。

3、高校档案管理的系统性。高校档案材料形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案；除了传统管理方式之外，还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动，构成了复杂的高校档案管理的系统性。

4、高校档案管理的通用性。院校档案管理活动的基本规律决定了各个院校各专业在教育体制、理念，教育方式、方法，教学内容和标准，以及教学周期、管理制度等若干方面的共性。因此，记录和反映这些教学活动的高校档案和高校档案管理，也必然存在着共同的特点。某一院校的某一专业的教学大纲、教学计划和教材，不但在同一院校的同一专业的几届同年级的教学活动中可以连续使用多年，而且还可以在不同院校相同专业的同年级教学中相互借鉴，或直接加以利用。随着我国高教事业不断发展进步，教学改革不断深化，教学与世界接轨的步伐不断加快，那么，某些教学理念，管理体制等宏观管理活动，不仅在某一个国家之内，甚至在全世界范围之内，也可以相互借鉴，相互使用。所以，高校档案管理的通用性，就是高校档案管理活动的一大典型特征。

5、高校档案管理步入市场而产生的竞争性。市场经济体制的完善，从客观上决定了高校各项管理活动必须与市场接轨，必须逐步适应市场竞争格局这一局面。档案管理属于高校管理活动的一部分，在高校以市场需求为导向而培养各类人才，高校教育与社会人才市场良性互动的发展过程中，学生档案信息资源必然为社会所需，必须与人才信息数据库相衔接。在学校科研活动紧密围绕国家科研项目与应用技术试产开发过程中，在高校与企业“产学研”强强联手运作中，高校科研产品、技术发明专利又将成为科技市场的“热手货”。高校科研档案信息将按照市场准入法则，逐步步入市场竞争领域。这是高校档案管理工作发展的大势所趋。

我们探讨高校档案管理特点，就是为了发现和掌握高校档案管理工作的发展规律，更好多更快地发挥高校档案的社会作用，更好地为本校及全社会服务。

二、高校档案管理产生的作用

1、在教育评估方面的作用。开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。无论评估工作日程安排、评估内容、操作程序、指标确定，最终都凭借大量的档案材料，才能对一个高校作出全面、公正、准确地评估。

2、在教学改革中的作用。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。

3、在科学研究工作中的作用。高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才，离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平，也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源，将高校科技档案中的先进科技成果，直接为发展高校科学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务，与企业合作，走出一条产学研良性互动的广阔大道，都依赖于高校科技档案价值的全面、系统与深入发挥。

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目前人力资源服务中心的大学生档案管理存在以下几个问题，首先是大学生毕业后对档案的认识不足，他们不知道档案在未来的职业生涯中的作用，缺乏对档案的重视。目前的情况是大学扩招，大学不在是培养精英的机构，而是普通人接受高等教育的机构。大学毕业后就失业的现象比比皆是，他们有的自己创业，有的应聘到给公有制和国有企业中，也有机关和事业单位的，但是这一部分是非常少的。这部分人的档案会随着工资关系而转移到工作的单位及主管部门，而那些应聘到非公有制企业和自己创业的毕业生，他们的档案就可有可无，因为目前一些私有企业招聘员工不要档案，只要应聘者提供简历，这就使得大部分人的简历虚设，所以也导致很多人对档案的忽视，认为没有也一样。有的是在毕业后由学校直接转到了人力资源服务中心，长期无人问津，无名档案和无人索要的档案有很多很多。同时，档案保管每年也收费，这也是导致档案无人要的一个原因。既然档案没有，那么还要花钱找个地方保管，根本不值，这是档案无人问津的原因。面对这样的情况，人力资源服务中心的工作人员要通过创新手段提高档案保管的质量。

二、树立毕业生对档案的重视理念

通过宣传提高大学生毕业后对档案的重视意识，将档案和自己的人生经历联系起来。重视档案对自己职业生涯的影响，从而重视和保管好自己的学生档案也就是后来的人事档案。通过对社会宣传，引起学生家长的重视，进而引起社会的广泛重视。同时人力资源服务中心要树立对学生的服务意识，通过档案的保管掌握学生的就职方向，通过组织关系，给学生推荐相应的工作岗位，在企业是学生之间，建立起一座桥梁和纽。通过这样的实践案例，提高学生对档案保管后的结果有所期待，进而重视自己的档案管理工作。

三、提高工作质量和为学生服务的质量

首先要树立服务意识，为高校毕业生提供最为优质的服务，改变以往等靠的工作作风，严格规范人才交流和档案管理工作，为大学生的就业和发展提供帮助。简化流程，为大学生提供高质简便的档案保管工作，为大学生就业牵线搭桥。强化全体员工的服务意识。为毕业生服务就是为社会服务，就是为经济服务，就是为人才交流服务。树立这样的服务意识后，才能给大学毕业生提供最为合理和优质的服务。其次是强化管理，加强中心领导，中心以主要领导为首，积极践行群众路线，体现工作的透明度。强化对于工作人员的管理，在提高服务意识的同时，要强化工作人员的业务能力，对大学生的档案建立和完善做好一切工作。实施责任制，将责任落实到人，各部门和个人都要对保管的档案负责，出现问题追究相关人的责任。

再次是提高档案管理信息化水平，在计算机技术飞速发展的今天，人才交流中要进一步提高中心档案管理信息化水平，方便毕业生对档案的查询，运用VisualBasic构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑电子化。在毕业生档案管理中也要实现搜集、完善、调转、管理等信息化，建立数据库，对学生的信息检索实现自动化和信息化。从而提高对学生的服务质量，实现优质服务。

最后科学完善档案的内容。对毕业生的档案管理不是目的，主要目的应该是建立中心的人才库，为学生的就业提供最好的帮助。在人才和企业之间做好媒介，为学生就业搭桥。做好毕业生的就业工作，不仅是为经济发展做出贡献，更主要的是为家庭接触负担，为社会稳定哦和谐做出贡献。所以工作人员要认真整理和完善毕业生的档案工作。对毕业生的信息资料全面熟悉，比如将学籍、行为表现和身体素质等档案材料进行完善，以表格的形式整理出来，丰富毕业生推荐材料的内容，为毕业生联系工作提供一套客观、全面反映学生德、智、体、美诸方面情况的综合推荐材料，而且这样也便于检索学生的资料，以便学生在新的就业形势下公平竞争，自立择业。

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2010年应届高校毕业生规模为20世纪初的6倍，2011年高校毕业生人数为660万，预计2012年全国大学毕业生人数将创历史新高的680万人。加之受到2008年以来金融海啸的影响，就业形势更加严峻，大学生就业也被称为进入30多年以来最难时期，各级政府部门纷纷出台相关帮扶措施，拓宽渠道保就业。

高校学生户籍档案管理的工作作为高校保卫工作的一个有机组成部分，是高校毕业生就业的一项重要构成要素。同时，搞好高校学生户籍档案管理工作，还能为社会的安定团结作出一定的贡献。如何做好高校学生户籍档案管理工作、如何改善高校学生户籍档案管理，以适应社会发展的需要，成为目前必须面对的问题。

一.景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的现状及问题

1958年，中国迄今为止唯一的一所陶瓷高等学府——景德镇陶瓷学院就在这座千年古镇诞生了，从而翻开了中国陶瓷高等教育的新篇章。现在，学院设有材料科学与工程学院、陶瓷美术学院、设计艺术学院、机械电子工程学院、工商学院、信息工程学院、人文社科学院、成人教育学院、科技艺术学院和思想政治理论课教学科研部等10个院部近40个专业，有硕士、本科、高等职业技术教育等多层次的培养形式，并向海外招收攻读学士学位和硕士学位的留学生。截止2012年3月，有在校本专科、研究生、留学生共计15000多人，户籍档案在校的在1万左右。

通过景德镇陶瓷学院保卫处全体人员的共同努力，学校的学生户籍档案管理工作从无到有、从简单到细致、从单一到全面，逐步发展起来，取得了一定得成绩。但是，与兄弟院校的学生户籍档案管理工作相比，还存在许多的不足和问题，主要体现在以下几个方面：

1、缺少科学的管理方法

目前，景德镇陶瓷学院的学生户籍管理还处于比较初级的阶段，虽然严格按照《档案法》和公安部门有关户籍本文由收集整理管理的法规来进行，但是管理方式、管理手段和管理技术都比较落后，学生的户籍资料还是以户籍卡片和简单的excel电子表格的形式存管，至今没有实现与景德镇市新厂派出所管理系统的完全对接。导致在查询和检索学生户籍档案和信息时，如补办身份证、查询原始户籍资料等，办理人要先到学校新校区户籍室查询，没有的话，还要到老校区进行查询，如再无的话，则再到景德镇市新厂派出所查询手工档案底存；即便是在学校新校区一次性查询到，也仍需到老校区开具相关手续再到新厂派出所办理最后的手续，整个办理的过程十分繁琐，且需要在多个地点往返和询问，费时费力。

2、没能适时完善管理制度

如今，学生户籍档案管理工作中不断出现新的变化，首先，我国现行的大中专院校学生户籍管理办法规定与前几年的已经有了质的变化，新生入学时，可以不在原籍办理户口迁移，上学期间，学生户籍档案不在学校，毕业时也无需再迁出；其次，景德镇陶瓷学院的在校生规模与前几年相比呈现倍数递增的趋势，相应的户籍档案的管理工作量也大量增加；第三，由于各种原因转学、退学、休学、开除的学生也逐年呈现上升态势，其户籍档案的清退和保管工作有一定的难度；第四，许多的毕业生在户籍档案挂靠学校2年后没有及时迁移，导致管理工作压力增加等。以上情况都要求工作中的管理制度相应作出调整，如在学生入学前，除了在入学通知中重点标注户籍迁移实行自愿原则之外；将是否进行户籍迁移对大学生将来毕业、就业、工作等的优缺点进行对比列表；尤其是户籍迁移后，大学生的城市户籍身份是无法回转为农村户籍身份，因而可能丧失很多惠农政策的优惠；以供学生和学生家长综合考虑，这样将在很大程度上扭转农村籍学生“跳龙门”的户籍概念。而景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理制度还是上个世纪制定的，没有及时根据当前的工作环境的变化适时作出调整和完善。

3、全程化管理程度低浅

高校学生户籍档案的管理过程大致可以分为以下几个环节：入学检查，入户审批，查询、补办、检索等，毕业检查派遣。在第一、二个环节上，景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理已经完全到位，而在学生户籍档案入户的过程中以及在校期间的查询等，尤其是毕业后的查询、补办等环节还处于比较低浅的水平阶段，甚至有的环节还处于缺失状态，不能更好的服务于在校生和毕业生。以往离校2年以上的学生需要调出个人户籍档案，由于学生个人不清楚自己离校时户籍的去向，也不清楚应该如何查询和办理。往往是先询问之前的班主任或熟悉的老师，由其代为去学工处毕业分配办公室和保卫处户籍管理询问。而毕业2年以上学生的户籍档案在新校区是无法查询，既无电子档案又无纸质档案，故要回到老校区保卫处；老校区主管该项工作的人员不是只承担此项工作，若因其他事项外出，则使得查询人或办理人无法及时查询和办理。这样的非全程化管理不仅不利于学生户籍的日常管理，也不利于非正常未调离户籍档案的清理，导致户籍档案越压越多，管理成本和问题增加。

4、不能及时创新管理

高校学生户籍档案的管理如何适应当前大学生就学和就业的需要是景德镇陶瓷学院还没有全面思考的问题，因此在创新方面就更谈不上。如新校区处于浮梁县湘湖镇，而户籍管理又归属于珠山区新厂派出所，办理相关工作需要先在新校区确认相关基本手续后，再到新厂派出所办理后续的手续，给学生以及学校户籍档案管理工作人员带来一定的麻烦。如能在管理属地和权限上申请由新厂派出所托管至湘湖镇派出所，则能有效的化解这一问题。又如景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理科设在保卫处，而学生人事档案管理设在招生就业处，如能实现类似政府办证大厅的办公模式，将学生户籍档案和人事档案的办理设立联合办公室，将有效提高管理效率和办事效率，也能更好的为广大学生服务。

二.对景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理改革的思考

基于以上工作中存在的问题，借鉴兄弟院校的成功经验，结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理的情况，做出如下的思考：

1、加强高校学生户籍档案管理政策的宣传

为了让学生便于自己户籍档案的迁移和相关利益的维护，一定要通过各种形式来加大对其的政策宣传，让条件成熟的学生不用将户籍档案迁移到学校，这样可以减少由于迁移过程的程序带来的错误而影响其户籍档案的管理。所以，景德镇陶瓷学院保卫处户籍管理科应主动与招生毕业处直接联系，在招生宣传材料、新生报道须知、学生离校须知等材料上，通过纸质和网络等形式，对学生和学生家长宣传高校学生户籍档案管理政策，告之学生及其家长在不同的情形下，迁移户籍档案到学校是否有利于学生的利益；迁移过程中的主要程序和办理注意事项；在校期间遇到不同的情形需要户籍档案证明和查询等，如何办理；毕业时如何办理户籍档案的挂靠和迁移等，让学生及家长全面认识和了解我校对学生户籍档案的管理工作。

2、逐步运用信息化管理的方式方法

在依法严管的同时，一定讲究科学管理。科学有效的管理，不但是高校学生户籍档案工作顺利进行的必要条件，而且也是提高工作效率和服务水平的有效途径。可逐步对现有的户籍档案管理工作实现电子化管理，将每年新进的学生户籍档案必须实现纸质档案扫描入档，并借助学校信息工程学院的师资力量，开发自用性的学生户籍档案管理系统，将学生纸质档案的内容进行实时的录入，这样可以保证纸质户籍、扫描户籍、户籍电子信息系统的三位一体，以提高工作效率。另外，在日常工作中，将之前积压的户籍档案按照学生毕业的年份，逐年电子化，改变现有户籍档案案卷目录和卡片目录的单一化，逐步使学生户籍档案管理走上现代化的轨道。

3、建章立制，规范管理

（1）收集制度

新生在到校报到的过程中往往会出现材料不全或材料遗失等情况，当前还出现了冒名顶替入学、学生户籍迁移证和身份证信息不一致等情况，这些都使得学生户籍建档工作遇到一定得难度。因而必须有严格的收集制度来保证所收集的学生档案是真实可靠的，如果这第一步没有做好，势必影响到后面各个环节工作的正常开展。为此，诸如增加新生班主任作为兼职档案管理员的制度，可以用以在收集环节来加强对档案识别的力度。

（2）立档和整档制度

结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的特点，可以以学年度来分阶段实施相应的立档和整档管理。学年初，对新生进行立档，实行分学年度按院系分卷建档制度，学年末，对本届毕业生的毕业生分配名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档。另外，每个学期期间，对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理，注明时间、去向以及原因，以备查考。

（3）使用制度

在具体的工作中还常遇到学生需要户籍档案办理相关事宜的情况，甚至包括在校期间临时要迁移户籍档案回原籍等情况，所以加强使用制度的建立非常必要。尤其是学生出国深造、毕业后需要结婚生子或是贷款买房、考公务员等的需要，学校可以在使用过程中开设“绿色通道”，为学生提供使用上的便利。

4、加强全程化管理

在入学检查、入户审批、毕业检查派遣等环节之外，加强查询、补办、检索等环节的工作，利用各种政策条件和技术手段，实现在景德镇陶瓷学院新老校区内，学生户籍档案办理、查询、办理等的“一站式”管理，强化全程化管理。如在新校区户籍管理科设置远程身份证办理系统，由学校户籍管理人员对学生进行基本的确认和照片拍摄，通过网络传输照片和相关基本信息到新厂派出所的服务平台，减少办证学生来回办理的时间，也减少办理资料的丢失和错误的概率。

5、利用勤工助学等形式创新管理