高校档案管理论文范文

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在信息化背景下，高校财务档案管理工作中的信息化建设能够有效提高高校财务档案管理质量与效率，但是同时，高校财务档案管理信息化建设工作作为一项具有整体性与全局性特点的工作，要求高校能够以推动高校整体发展为视角来对高校财务管理工作开展科学的统筹规划，通过构建高校财务档案管理信息化制度来为高校财务档案管理信息化建设工作的规范化发展建立前提与保障。当前众多高校在财务档案管理信息化建设工作中都存在操作有待规范以及目标有待明确的问题，针对这些问题，高校需要对财务档案管理信息化建设单位职责进行明确，并确立高校档案管理单位与财务单位在高校财务档案管理信息化建设中的地位与作用，其中高校财务管理部门需要有序的开展财务档案数据化以及电子化工作，而高校档案管理部门则有必要与财务管理部门密切配合以做好高校财务档案的网络化应用。其他相关的高校部门也应当积极参与，通过配合高校财务管理部门与档案管理部门来做好财务档案资料的归档、收集以及整理工作。另外，高校有必要在构建财务档案管理信息化建设制度的基础上通过联系实际、积极探索来对相关制度作出完善，这些需要完善的制度包括高校内部网络与外部网络的隔离制度、财务档案数据信息的备份制度、财务档案信息数据库系统的维护制度与监控制度等。

（二）高校财务档案管理信息化基础设施的完善

在信息化背景下，高校财务档案管理要实现信息化建设，就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善，这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统，才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时，高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台，其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中，高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配，同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展，这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。

（三）高校财务档案数据的数字化与网络化

高校财务档案信息数据要实现数字化，必须要求档案信息能够完整准确，并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中，首先要对电子档案进行归类整理；其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段，需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化，在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中，财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节，同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段，建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤，这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中，并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善，发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用，以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此，在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中，需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据，通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式，同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务，并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务，从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。

（四）高校财务档案管理工作队伍整体素质的提高

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摘要：结合教改工作实际，针对教改工作中档案工作的特点，就其中的特点、工作经验、工作方法等进行了分析和总结。

关键词：教学改革；档案工作；建设

高校档案是高校历史的真实记录，与高校各项工作紧密相连，它真实、详尽、准确地反映着高校教学、科研和管理等工作的情况。譬如，随着整个社会改革开放的深入，高校中的教学改革早已成为高校中心工作之一，与之相应的，也就有了相关的高校教改档案工作。做好高校教改工作中的档案建设，一方面，有助于推进高校教改工作深入进行；另一方面，也许极大地促进高校其他各项工作的开展。

1高校教改工作中档案及档案工作的特点

1.1高校教改档案是高校教改档案工作的真实记载。真实性是高校档案的基本特征，相对于高校教改档案亦如此，它真实记载着高等学校教育、教学改革的发生、发展、成果取得及推广应用的全过程，是高等学校教改工作重要的信息资源库。

1.2高校教改档案工作是一项综合性工程。高等学校教学改革千头万绪，错综复杂，它不光牵涉到教师的教学工作，还与学校的教育、教学管理工作、学生管理工作、科研开发和利用等工作密切相关。所以说，高校教改工作是一项整体性、综合性工作，因为也决定了高校教改档案具有系统、复杂、全面的特点。

1.3高校教改档案工作具有创造性的特点。高校教学改革本身是一项创造性的活动，其主要目的就在于不断地探索教育、教学及管理工作的新理论、新方法，并为培养高素质创新型人才服务。为适应高校教改工作，教改档案工作也就必须具备创造性的特点。

2做好高校教改档案工作的几个方面

2.1加强高校规教改工作中档案意识

从长期的档案工作中，我们不难看出，档案工作开展得好坏，与档案形成者的档案意识有着极为直接的联系。加强档案形成者的档案意识，是切实做好高校教改档案工作的前提条件之一。

一方面，教改档案是高校教学改革工作的真实记载，它直接在教师教改实践活动中形成，而且均是一些很有价值的档案材料。为做好高校教改工作的档案工作，首先，参与教改工作的每位教师应先意识到，在其从事自己的各项工作时，应该考虑到如何将工作中形成的文件材料按规定移交；否则，教改档案工作的开展将成为无源之水。

2.2在高校教改档案工作中推行“三纳入”、“四同步”原则

“三纳入”，即将档案工作纳入高校教改工作计划之中，纳入教改工作的日常管理范畴，纳入教师及管理人员的岗位工作职责。“四同步”，即档案工作与教改项目的申请、立项工作同步，与教改项目的中期检查工作同步，与项目的结题验收工作同步，与教改项目成果的鉴定、申报同步、工作同步等。

高校教改档案工作是一项综合性的工程，牵涉的范围广、人员多。为做好档案材料的日常收集、整理等工作，保证教改档案的质量，要求我们的档案工作者及相关人员必须注意到教改工作的每一个环节。做好“三纳入”、“四同步”工作，必将为高校教改工作与教改档案工作的相互衔接提供有力保障，为高校教改档案工作的良好开展提供更加坚实的基础。

2.3切实做好高校教改档案的开发利用工作

档案工作，其最终目的在于开发和利用档案。对于教改档案工作而言，一方面，利用现在档案，经过科学整理、分析，可为教改工作提供论证，补充完善教改构想；另一方面，围绕教改资料，进行多渠道、多表达式地搜集档案信息，科学编纂教改信息，为教改工作提供积极的多方位的服务；再者，针对教改实际需要，直接为教改服务，以充分调动广大师生员工的教改积极性，推动教改工作顺利进行。

另外，高校教改档案工作作为一项具备创造性特点的工作，我们在开发档案信息资源时，也就应该相应地进行一些创造性的探索工作。譬如，在档案工作中，我们要变被动为主动，变“保管员”为“研究员”，密切注意高校教改动向，通过“搞活创新”，把“材料”转化为“有生命”的东西，不断为教改工作提供有益的参考和指导。

3做好高校教改档案工作的作用

高校教改档案工作作为高校档案工作的一部分，它在为高校教育、教学和管理等项工作服务的过程中已愈来愈显示出其重要性，它的作用也已逐渐得到人们的认可和赞同。

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（一）从载体形式上看，以传统手工纸质材料档案为主

档案载体大体经历了从甲骨、金石、竹简到纸张等多次变革，从东汉时期改进造纸术到今天，纸张作为信息的主要载体已有两千多年的历史。高校档案，尤其是二级学院的档案室的档案基本上都是以纸质、实物为主要载体。纸质和实物载体档案，直接决定了档案保存的时间受到很大限制，不能长期保存。另外，也降低了档案信息的利用率。二级学院作为高校教学单位，决定了从属于二级学院的档案室主要为教学服务，同时兼顾科研、管理服务。具体而言，在档案材料方面，主要以学生的学业考试材料的存档管理为主，同时包括教师科研及管理材料。而学生的学业考试材料又占所存档案材料的绝大多数，包括学生每个学期末的考试材料和学生在第四学年的学位论文和实习材料。学生在学期末的考试材料存档主要以教学班为单位，一个教学班一个档案盒，如果材料太多一个档案盒放不下，要两个档案盒存放。而一个教学班的单门科目的考试存档材料主要包括存档标示、存档脊背、考试考核方案、试题（试卷）材料、审查表、原始成绩报告单、原始成绩分析报告、学业成绩报告单、平时成绩材料（支撑材料一般保存5-10份）。学生的学位论文存档材料一般包括论文、过程指导表格等。过程指导表格又包括本科毕业论文（设计）备选题目审批表（教师用表）、本科毕业论文（设计）工作记录封面、本科毕业论文（设计）选题申请表（学生用表）、本科毕业论文（设计）任务下达书、本科毕业论文（设计）文献综述（学生用表）、本科毕业论文（设计）开题报告书（学生用表）、本科毕业论文（设计）选题变更审批表（教师用表）、毕业论文（设计）选题落实情况统计表、本科毕业论文（设计）中期检查及指导记录表（教师用表）、毕业论文（设计）书面成绩评分参考标准（教师用表）、本科毕业论文（设计）指导教师评分表、本科毕业论文（设计）评阅人评分表、本科毕业论文（设计）答辩记录表、本科毕业论文（设计）答辩成绩标准、本科毕业论文（设计）答辩成绩评分表、本科毕业论文（设计）成绩评定书、本科毕业论文（设计）成绩汇总表、本科毕业论文（设计）公开发表情况统计表、本科毕业论文（设计）质量评估标准、本科毕业论文（设计）管理工作评价表等：（个表格，每个学生平均：,页左右。在以上这些材料中，绝大多数二级学院观念陈旧，以纸质材料存档为主，以电子信息存档的占极少数。纸质材料存档有诸多弊端。首先，纸质材料不易长时保存，保存时间一般8至10年，超过10年的都要销毁。其次纸质材料查阅困难，利用效率低；再次，纸质材料档案占用空间极大，存放困难。高校二级学院一般都是临时把一些空房间利用起来作为档案室，空间有限。再加上纸质材料档案占有一定空间，且每个学期都要新存入大量的学生学业考试材料，所以一般档案室只存放近两至三年的档案材料，其余的都堆放在其他地方。这些都决定了传统以纸质材料管理档案的方式落后了，必须用更先进的方式来代替它。

（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低

高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。

（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够

高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措

（一）从手工到现代，从纸质到数字化

首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。

（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设

首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设

二级学院档案室加强档案管理规范化建设，加速培养高素质的档案专业管理人才是核心所在。二级学院档案室的电子文件归档、电子档案保存及开发利用等，都需要专业管理人员。二级学院档案室的信息化建设是建立在档案学与计算机科学专业基础之上的。他们既应该具有专业的档案学知识，也应该掌握现代网络技术。为了提高高校二级学院档案室管理人员的素质，应加强对管理人员的再教育和再培训，使其掌握专业而系统的档案学和电子信息学知识，从而为二级学院档案室的档案信息化程度的提高提供人员方面的支持。同时，也只有管理人员的素质上去了，档案管理的规范化建设才能成为可能。

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1其考核程序基本覆盖了高校近期档案工作的发展进程

(1)增强档案意识，建立高校档案领导体制

近年来，凡申报考评的学校基本建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构。一些高校档案馆的建立，表明高校档案工作地位正稳步提高，标志着档案工作迈出了与学校整体建设同步发展的第一步。多数高校采取有效措施，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，如成立校级档案工作委员会等。多数学校将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中，为学校档案工作的发展创造了良性发展的环境。

(2)加强队伍建设，档案管理形成网络

随着学校对档案工作认识程度的加强，档案干部队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高。多数学校已形成由学校领导分管、校办主任主管，专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系。为学校档案工作的正常开展提供了可靠的组织保障。与此同时，各校建立了相应了岗位责任制，与考核制度互为制约，将档案工作“目录管理”融入学校的“目标管理”中，从而形成“目标管理”的公共环境。因而有效的保证了档案工作“目标管理”全过程的实施。

(3)建立健全档案管理制度，与档案工作进程保持同步发展

由于档案工作程序日趋完善，档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨、为适应档案工作快速发展变化的特点，各校采取一系列措施，如将档案规章制度重新修订后汇集成册，制订特色档案管理制度等。通过制度建设，规范了学校档案管理方法和程序，档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，对档案进行实时控制成为可能。

(4)档案基础业务建设步入规范化、标准化轨道。

高校档案工作“目录管理”将传统的档案管理注入了生机和活力。自此，打破了传统模式中由于缺乏统一的工作标准而出现的分散管理局面，提出了科学、规范、标准的操作方式。部分高校档案部门据此展开各具特色的有益尝试。此外，档案部门与有关部门密切配合，参与学校科研成果鉴定、基建项目竣工、设备开箱验收等重大活动，一定程度上实现了档案工作和学校主要职能活动的同步管理。档案分类日趋势科学、合理，逐步形成了适合学校档案工作实际的档案分类方案，并在实体分类的基础上，开始多途径的尝试信息分类的实践。多数试点高校在经历了整改过程的“短期阵痛”后，已开始步入良性发展阶段。并为档案工作再上新台阶奠定了基础。

(5)引入现代化手段，主动开发档案信息资源

高校档案部门在积极探索利用途径，不断丰富检索工具的基础上，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，编制出大量适合当前高校改革和发展的档案编研资料。转换被动服务方式，突出主动服务特色。依托现代科技，制备出多层次档案编研成果，不仅满足了利用者的需求，而且深化了档案编研的层次。

2其实施效果给档案部门带来双重收益

(1)硬件设施地更新、充实，使档案管理条件和信息开发手段得到改善。

高校普遍增加了对档案工作的投资份额，为档案部门单独配备或更新了现代化设备，并配备了与之相应的专业人员，辅助档案现代化管理工作的开展，并已取得可喜成果。

(2)软件收益显著提高：

领导档案意识加强，为档案部门解决了大量现实问题。通过“目标管理”使档案部门获得与其他教学部门等同的位置，接授档案专业考评，其考核过程和结果在校内引起关注和重视，客观上提高了档案部门在学校的知名度，为档案工作在学校综合管理中赢得了相应的地位。档案人员的业务能力和工作水平在实践检验中全方位得到锻炼。考核和提高。档案工作的规范化、标准化、现代化程度大幅度提高，档案信息开发成果倍出，为今后的工作奠定了坚实的基础。

从其整体收益不难看出，高校档案目标管理不仅是对高校档案部门综合能力的全面考核，而且是帮助高校档案部门从档案管理的初级阶段步入中、高级发展阶段的转折点。

3从推进程度分析其实施过程的难点“目标管理”推广实行后，一些学校在实施过程中，遇到了某些实际情况和“目标管理”的有关条款不兼容的难题，突出体出在档案工作与学校整体工作要求保持“四同步”发展等问题。究其原因，高校档案“目标管理”是从档案工作发展角度出发，对档案工作的主体环节及周边方面加以规范，力争使之尽量合乎标准。然而，档案管理作为一门边缘学科，其承载内容涉及各个领域，管理方式渗透到多个层面。如果将档案作为一个隔离体研究，则将失去其存在的意义。同样，档案工作作为一种动态的存在方式，应考虑到它与周边介质的相互作用与影响。上述问题的主要症结是“目标管理”的设置初衷没能找准档案工作的位置——服务性、辅，过分夸大了档案部门的职能和作用。其基础性、局域性表明它无法与学校整体的中心工作和重点任务并举，更不能单方面越级协调学校的整体规划和片面干预教、科、研工作的实施过程。相反，如果从档案行政管理部门的角度出发，重新审视高校“目标管理”的难点，站在管理者的高并，与平等级别的管理机关协调和处理档案工作及周边关系，相对而言则简单些。从所周知，横向协调和纵向隶属的关系在处理问题的方式上显然是不同的。据此可见，如欲加快高校档案工作“目标管理”的推进速度，应当采用“最小阻力法”，将问题的难点由制发机关与教育行政主管机关协商解决。以此保证其下行的通达性，加强实施的可操作性。

4从高校档案部门对考评工作的反馈意见分析其可能产生的中期影响

从目前高校档案部门对考评工作的反馈意见看，认为考评基本反映出高校档案工作的特点和档案管理的全过程，具有较强的可操作性。但是，经过整体考评过程后，总感觉有些缺憾。在实际考核和验收过程中，似乎比较偏重申报性文件资料的齐备与否，而实际工作的量化程度及考评前后的差异状况未能充分体现出来。这样会出现一些负效应，一些学校在初步了解了考评程序后，在申报文件和自检报报告上大作官样文章，而较多的忽略了档案工作扎实内功的修炼，致使高校档案工作“目标管理”的效果大打折扣。如据此预测其中期效果，终究会对高校档案工

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在知识管理中，构建知识仓库是一个非常有效的工作模式。比如，在建立健全各类档案材料的过程中，在对档案资料的收集、整理、积累和录入等环节正是知识的获取、整理和保存的过程，也就是构建知识仓库的过程。在这个过程中各类档案资料的新增与变更，即是知识管理中的更新与重组；在对档案信息经过不间断地更新和重组，将有价值的资源进行整理、归纳和提升，这些有价值的档案资源在被查阅和利用的过程中，会直接促进高职院校各项工作的发展，其作用和价值是不可估量的。为了构建高水准的知识仓库，人的创新精神和集体的智慧需要不断地加强，如果在知识采集和更新的过程中任何一个环节出现小小的差错，都会给档案管理带来不可估量的损失。因而在构建现代化知识仓库的过程中，既需要有严谨科学的管理制度做保障，更需要在各级档案部门中营造一个团结协作、科学有序的工作氛围，唯如此，才能承担起构建知识仓库的重任。

二、高职院校的档案管理在知识管理中强化传递知识

在知识管理的过程中，其中知识管理活动包涵了以下几个内容：识别知识、产生（新）知识、存储知识、传递知识和应用知识。其中传递知识是档案管理领域里最有价值的工作环节。据考证，目前全国大多数高职院校虽然有局域网，但是，运用局域网传递知识实现档案信息共享方面还有许多工作要做。比如大量有价值的纸质档案如何迅速转化为电子信息档案？各种不同级别的档案如何做到适度保密而又能良性传递？这都是档案管理中急待解决的课题。事实上，构建知识仓库只是档案工作的基础工程，而促进知识的传递才是档案工作的根本命脉，实践证明一个档案部门只有加速知识的传递，才能使本院校各部门获取工作的最大效益。

三、高职院校的档案管理在知识管理中转化知识形态

在现实生活中，知识一般被划分为显性知识和隐性知识。显性知识是指存在于各类文献中的可识别的信息，比如图书、情报、档案等。其中档案管理是属于显性知识的范畴。而隐性知识，一般指的是经验或观点，它属于看不到、摸不着的知识资源，人们可以通过组织学习交流，从而把隐性知识转化为显性知识，促进知识的更新与发展。此外，促进隐性知识向显性知识的转化还表现在如何使传统的纸质知识管理逐步过渡到电子知识管理的状态。伴随信息技术的发展，各项管理工作已从单纯的手写办公到现在的电脑网络无纸化办公，尤其在现代的知识管理数据库中，除了Excel电子表格，还出现了各种管理软件。实践证明：电子文档的建立已成为当今档案管理的主要载体和手段，它不仅便于传递，而且容易识别与读取，是档案信息管理的基本形式。

四、高职院校的档案管理在知识管理中追求知识应用的价值

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关键词：忧患意识高校档案管理

随着网络时代的到来，人类社会的各个领域都在经历着巨大的变化，档案领域同样如此，诸多前所未有的、严峻的挑战层出不穷。以传统忧患意识指导现代高校档案管理，加快高校档案管理利学化和现代化的进程是高校档案工作者必须面临的问题。

一、传统忧患意识的思想内涵

所谓忧患意识，是指人们在使命感和责任感的驱使下，以理性的、富有远见的眼光对待社会和人生的一种特殊的精神状态。忧忠意识是中华传统文化的重要精神内核，传统忧患意识包含了丰富的思想内涵。

1.清醒的危机意识。在历史的转折和政治动荡的时代，忧患意识更多地表现为一种清醒的危机意识。忧患意识是一种特殊的精神状态，具有作为人文精神的动力和确立道德主体方面的意义。忧患意识所“忧”之“患”，就是一种危机、一种困境。在人类历史进程中，往往是机遇与挑战并存，出路与危机共生。作为危机意识的忱患意识包含着两个层面:一是心理和认识上的，即心理上要有可能出现危机的心理准备，这是一种清醒的意识;二是行为和行动方面的，即不光要在心理上有所准备，而且要在实际行动上制定和实施应对危机和困难的具体措施。危机意识是忧患意识的心理基础。

2.深切的责任意识。不同的社会背景下，忧患意识具有不同的内涵和特点，但是任何一个时代的忧患意识，都蕴含着悲天悯人和承担责任两层意义。所谓悲天悯人，说的是先哲之所忧所患绝非物质生活的匾乏和个体生存发展上的困境，而主要是内在精神生活的缺憾和人类群体生存发展上的困苦;绝非一己的功利得失，而主要是人类群体的幸福和理想的实现。所谓承担责任，是在悲天悯人的基础上所引发的自我关怀和群体关怀。总之，悲天悯人的同情心是责任感得以生发的直接契机，承担困苦的责任感则是同情心的必然升华，二者共同构成儒家忧患意识的有机内涵。责任感引发忧患感，优患感激发责任感。责任意识是忧患意识的精神本质。

3‘昂扬的奋进意识。忧患意识不是消极悲观，不是灰心丧气，更非患得患失。相反，是要在忧患中奋起，在忧患中奋进，坚韧不拔，始终保持昂扬向上的精神状态。奋进是忧患意识的价值导向。即使在某种特定的历史条件下，不利因素非常强大而有利因素非常微弱时，忧患意识也要求人们以“知其不可而为之”的精神积极探寻解决问题的出路，以求得“精诚所至，金石为开”的效果。忧患是奋斗的动力。在中华民族几千年的发展历程中，忧患意识激励着一代又一代仁人志士奋发进取、艰苦奋斗，呼唤全民族永远保持清醒与进取的态势，永远保持刚健有为、自强不息的精神。这种奋进意识是忧患意识的实践归宿。

4.的超前意识。忧患意识是在深刻领悟客观事物复杂性、文明进步非线性基础上的一种理性自觉，一种防患于未然的积极的心理酝酿和理智谋划，同时也包含着对事物的未来发展趋势和发展道路所作的合理预见和科学判断。这种思维实际上意味着对事物发展的超前应对，是一种典型的超前意识的表现。古人云:凡事预则立，不预则废。只有保持这种理性的超前意识，才能使人们时刻保持一种警觉状态，居安思危，未雨绸缪，有备无患。超前意识是忧患意识的理性表征。

二、现代高校档案管理所忧之患

当前，高校档案管理工作还远不能适应现代信息传播和数字化管理的需要，不能适应高校现代化管理和科学发展的需要。同时，信息技术时代也给当前高校档案管理工作带来了巨大冲击。

1档案管理职能和毛作环节面临重大挑战。第一，未来高校档案馆的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心，其管理对象由案卷实体转向信息内容档案人员也不再是整天埋首库房，而是通过尸灼计算机及网络来管理动态的档案信息，维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一个信息管理员的职责。第二，档案的手工管理方式越来越显得无能为力，难以适应信息化的要求，取而代之的是档案管理的标准化、自动化和现代化。另外，由于计算机应用技术和网络技术的透明程度较高，综合档案室必须采用各种技术手段防止档案信息被删改、破坏及非法利用。

2.管理人员观念陈!日，馆藏档案种类单一长期以来.由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外。档案管理方式主要以行政为主，根本没纳人法制管理、科学管理轨道。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料所占比例很小，行政管理方面的较多。这种状况随着《档案法》的颁布和实施有所改善，但是与高校的实际发展相比还相差甚远。

3管理方式落后，信息化管理手段运用很少。目前，许多高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，自动化程度不是很高。一方面是因为档案管理人员业务素质差，没有为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务，档案人员素质制约了档案现代化管理。另一方面是由于计算机等先进的技术设备极少进人档案部门，现代信息技术手段，如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。

三、目前高校档案管理所忧之患的对策

1加快高校档案馆的数字化建设。信息化的浪潮不仅加快了人类历史发展的进程，而且日益深刻地改变着人们的工作、生活和思维方式。信息化已成为当代国际竞争的战略制高点。面对全球信息化趋势的巨大冲击和以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境的逐渐形成，且电子文件的大量产生和应用，作为主要信息资源之一的档案正快速地向数字化方向发展。高校档案馆资源数字化建设要制定长远规划，采取渐进步骤，处理好短期目标与长期目标的关系。超级秘书网

2.建立文档一体化管理系统。实现办公自动化环境下的文档一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件和档案工作的要求一同嵌人管理系统，实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案管理软件所设置的OA接口，与高校文书部门连接，实现文档一体化管理，确保电子公文及时高效、安全保密地运行，使文书部门文件整理与归档工作一次完成，避免重复劳动以提高工作效率，实现高校档案为教学、科研、招生就业、评估与文化传递提供集约的便捷的服务。

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如今，伴随网络技术的发展，为各行各业工作的信息化与现代化的实现奠定的坚实的基础的，然而，不容忽视的是，我们在承认网络信息技术带来的便利的同时，还需看到由其带来的重大困扰，即网络安全问题。首先，由系统漏洞带来的安全隐患。部分高校的档案管理操作系统在设计方面，多因设计的不合理而出现一些漏洞，从而为黑客的入侵提供了便利，使得整个管理系统遭到破坏，最终导致高校的整个档案管理陷入混乱，甚至瘫痪；其次，由网络黑客攻击带来的安全隐患。同其它领域相比较，高校的档案管理系统虽然不是黑客们的主要攻击对象，但是有些黑客获取会出于好奇而直接窃取高校的档案，从而导致高校档案信息的不合法泄漏情况发生；最后，由病毒泛滥带来的安全隐患。网络技术的发展，在给信息管理带来便捷的同时，也带来了网络病毒。一些黑客就借助网络将一些病毒植入到软件中，只有其同用户发生了邮件往来，就可实现病毒的传输。如蠕虫就是网络黑客们用于骚扰与攻击的一种病毒，这种病毒不仅可自行传播，而且还能会消耗大量流量，从而使得用户计算机网速变慢，最终死机，甚至是部分特定蠕虫病毒，会自动删除系统文件，从而给高校的档案管理带来极大的影响[2]。

二、数字化网络技术的应用分析

1、革新观念，强化档案管理信息化意识

目前，关于档案管理的信息化建设，主要是以依靠新时期现代化的众多信息技术理念、办法与设备、技术的优化整合配置来实现的，基于此，要想在高校的档案管理工作中有效应用数字化网络技术，首先就需从其观念革新入手，积极引进竞争机制，逐步完善各项规章制度，强化档案管理员的信息化意识，从而在认识与实践基础上形成完善的系统化理论[3]。所谓档案管理工作的竞争机制，指的就是把员工的工作业绩同其经济利益相挂钩，构建一套完善的档案管理规章制度与与之配套的考核机制，而且考核机制应做到权责分明，分工明确，严格落实，以此来提升管理员的工作积极性，强化其工作责任心；具体结合本校的具体情况，以便利、高效为工作宗旨，强化科学配置，制定出符合实际的档案管理办法，以进一步提升高效的档案管理水平；其次，有意识、有目的地强化档案管理科学研究成果在管理实践中的落实。即在档案管理实践中，充分应用各种现代化管理技术，创新工作方法，形成信息化档案管理意识，寻找出适合本校档案管理的办法，及时发现实际管理工作存在着各种问题，比如使用条形码取代原有档案号，从而便于学生的信息查询，方便档案管理工作的开展，节省人力资源，从整体上提升高校档案管理的水平与质量。

2、详细制定档案著录与数字扫描的标准

对于高校档案管理，在制定出相应著录标准之前，若档案存在着同原有档案资料档案号不统一的情况，则需对所有的老档案进行重新编制档案号处理，进而在此基础上进行分门别类的制定著录方法与标准[4]。同时，因高校档案有着众多的种类，如基建档案、学生学籍档案、照片档案等，而且同一类档案也可能因年代的不同而选用不同的载体材质，特别是一些年代比较久远的档案，多半存在纸质发黄等问题，为此，数字化环境下，各高校需具体结合其实际情况制定出相应的扫描标准和办法。比如，对于照片档案，扫描参数就可设为彩色600DPI，而基建图纸其扫描参数就为彩色200DPI；文件格式主要包括PDF与JPG两类，图像倾斜角应控制在±3%以内，且图像的周边不可有黑边等。如郑州轻工业学院在数字化档案建设中，对于那些字迹已经模糊的档案，则先复印加黑，后扫面复印件的形式进行的，以此来确保其数字扫面的质量。

3、汉子识别与电子签名技术的有效应用

首先，汉子识别技术，指的就是让计算机自主识字的一种技术，可借助光电信号的转换而生成文本数据，以实现对纸质档案的扫描、识别与校对、修正，并使之成为电子文档，从而将纸质档案中的固定信息有机转化成可被检索与利用的“活信息”[5]。为此，在高校的档案管理员在进行档案管理的时候，就可将那些需要利用的纸质档案内容借助扫描与汉字识别的方式录入到电脑中，或是将其打印成统一格式后再扫描到电脑上，以此来减轻工作的负担。而对于“电子签名技术”，因当前各高校基本已经形成了局域网，但是在档案内容被录入到电脑，形成数据库之后，在信息资源的利用与安全方面仍存在着一定问题，而该技术的应用，就可在整理、上传与归档等工作中实现对信息的加密处理，通过相关权限的设置来确保档案资源的安全有效。首先，电子签名可借助加密技术于网络通信中在每一个终端上设置一个可公开的加密密钥与一个不可公开的加密密钥，从而确保电子档案于实际传输中的真实性、完整性与原始性；其次，在管理高校电子档案权限的时候，还可给每一位合法用户发放一个用户名与口令，从而在信息查询的时候，只需要输入用户名与口令即可，从而最大限度避免档案信息被随意编辑、更改的可能性[6]；最后，可在相关软件中将档案设置成是只读状态，从而有效避免档案信息的真实性。

三、结束语

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1.很多高校在进行档案管理时没有更新思想观念

高校的档案信息管理是高校实现信息的时效性的基本途径，所以，高校在进行档案信息管理时，要不断地充实档案信息的内容，要用创新的观念。但是，有些高校档案信息管理人员没有充分地认识到档案信息管理的重要性和必要性，档案信息管理人员的思想比较落后，没有跟上档案信息管理的步伐，只是用传统的方法来管理档案信息，缺乏创新意识。有些高校档案信息管理人员没有高度认识到档案信息管理的意义所在，他们认为档案信息的管理是无关紧要的事情，对学校的影响不大。有些高校虽然已经开发了档案管理的软件，但是软件管理人员的管理能力差。

2.高校教学档案信息管理人员的管理方法还需改善

有些高校的资金有限，在教学档案的信息化管理方面存在一定的滞后性，导致了我国的高校档案管理工作用人工进行操作的情况比较多见，信息化的管理手段没能运用到高校教学档案的管理中去，降低了教学档案的管理效率。还有一些高校虽然信息化管理设备齐全，但是信息化的设备形同虚设，没有很好地应用到教学档案的管理工作中去。与此同时，有些高校的档案管理已经建立了大大小小的信息化数据库，但是，却是各自为政的局面。

二、高校教学档案信息化管理的措施

1.高校教学档案管理信息化建设的核心功能和模块

整个教学档案管理系统要以核心功能模块为主，要成立一个数据整合中心，实现对学生教学档案信息的收集和整理，将数据存储在计算机的数据库中，数据库中的数据要包含学生详细的个人信息，同时还包括学生的档案和各种有效的资料。

2.要建设学生教学档案管理信息平台

教学档案信息不仅仅要呈现在学校网站的主页上，同时，也要在教学档案管理信息化平台上呈现出来，要确保信息的时效性，并将信息公开化，便于管理。对所有的学生进行统一化管理，将管理的权利交予学院的领导，并将平台上的信息进行定期的检查和整合。

3.要完善教学档案服务系统的建设

每一年，当新生报到时，学校都要对宿舍进行整体的安排，运用信息化系统可以实现住宿费的自动化管理，确保学生都办理了校园一卡通。可以将学生办理学生证和注册卡的信息进行准确的记录，防止有任何遗漏。对高校的教学档案服务进行评价可以采用信息化平台，学生可以在课下运用信息化管理系统自行选课，选择自己喜欢的课程，对教学档案管理的效果进行有效评价。

三、总结

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1.1信息技术与档案管理工作的融合度不高。

虽然许多高职院校都构建了档案管理的信息化，但是通过对档案管理工作的实效分析，信息技术应用到档案管理中的深度不够：首先高职院校的档案管理平台缺乏互动性环节，由于实施电子文件的数字化处理，导致高校信息平台会出现大量的文字信息，而对于数字信息由于没有对其进行深入的分析，导致无法了解档案信息需求者的要求，不利于高职院校档案管理的转型。比如学生通过档案管理系统平台查阅相关档案信息时，只能按照该系统的要求输入相关的信息，由该系统自动筛选出符合要求的相关信息，而如果该系统查询不到相关信息后，其却不能将这些情况进行自动反馈；其次当前高校所应用的电子档案文件格式存在某些方面的局限性，这样导致档案信息需求者在查询相关资料信息时，需要将相关的文件进行转换才能阅读，这样大大影响用户的使用率。

1.2高校档案信息化建设所需要的基本设施不完善。

高职院校实施档案信息化建设必须要依靠完善的硬件基础设施和相应的软件系统，但是根据当前高校的信息化建设现状分析，高职院校的档案信息化建设所需要的硬件设施和软件系统都存在问题：一是高职院校的硬件设施不完善。高职院校的信息化建设需要高职院校投入更多的资金用于构建相应的硬件设施，同时还要提供一定的场地构建信息运行中心，这些相对苛刻的条件会导致高职院校购置档案信息硬件设施的主动性降低，例如笔者对四川省10所高职院校的档案信息建设情况进行问卷调查发现：大部分的高职院校都构建了档案信息化管理系统，基本实现了档案信息化管理，但是该系统的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分与高职院校的基础硬件设施不完善有关，很多学校虽然购置了相应的计算机设备，但是扫描仪、打印机等设备比较短缺。因此设备结构的不完善影响档案信息化建设。二是高校档案数据库之间缺乏统一的管理平台，信息共享性比较差。高职院校档案管理会因为机构部门的不同而不同，比如对学生的档案管理由学生处负责、对教师的人事档案管理则由人事处负责，而对教学工作的安排则由教务处负责，这些不同内容的档案，因为他们所使用的软件不同，而导致不同信息档案的共享性不高，影响档案信息的使用。

1.3档案信息的安全性不高。

实施档案管理信息化，虽然为信息需求客户提供了便利，但是由于网络上存在很多不安全的因素，导致高职院校的档案信息被泄露。高职院校的档案管理人员由于受到技术因素的限制，他们在使用档案信息时因为不懂得安全技术防范措施而导致信息泄露的事件非常多。

2信息技术在高职院校档案管理中应用的可行性分析

随着我国科学技术的发展，高职院校的档案管理信息化建设发展战略已经摆上了高职院校重要的议事日程中，利用信息技术管理档案工作已经成为高校建设工作的重要内容，因此信息技术在高职院校档案管理中具有切实可行的应用：

2.1高职院校管理者对档案信息化建设的重视程度不断提高。

信息化建设已经成为高职院校自我发展的重要内容，高校管理者已经意识到校园信息化建设的重要性。档案信息不仅是反映高职院校发展建设的重要资料，也是为高职教育提供服务的重要渠道。构建档案信息化管理系统能够提升档案信息的使用效率，从而更好地为高职院校的师生提供服务，促进高职教育的发展，因此高职院校管理者对档案信息化建设的重视程度越来越高，这就为信息技术在档案管理中的应用提供了组织保障。

2.2信息技术的不断发展为档案信息化管理提供了技术支撑。

随着我国科学技术的不断发展，将信息技术应用到档案管理工作中所带来的效益被越来越多的人所认可，进而就会促使高职院校采取注重信息技术在档案管理中的应用。信息技术在档案管理应用的进步与发展体现在：一是档案信息管理系统的软件功能越来越完善。当前高职院校的档案信息管理系统的内存越来越大，有效的避免了因为数据存储量过大而造成的运行效益过慢的问题。二是高职院校的网络系统越来越完善。高职院校的校园网络系统功能越来越完善，为档案管理信息管理平台的运行提供了重要的保障。三是高职院校信息资源共享的要求促使高职院校发展档案管理信息化。随着高等教育的不断发展，高校教育资源的共享是未来发展的主要趋势，为此需要高职院校要为资源共享构建相应的平台。

2.3高职院校档案管理人员的信息技术水平不断提高。

随着高校对信息化建设要求的不断提高，高职院校档案管理人员的信息技术水平也在不断地提高，首先高职院校加强了对档案管理人员应用信息技术应用能力的教育培训，高职院校每年都会组织档案管理人员进行一次或者数次的信息技术培训。二是档案管理人员的创新意识也在不断提高。高职院校档案管理人员对档案管理信息化的认识在不断的提高，他们已经意识到档案管理信息化建设的现实意义，因此基于现实因素的考虑，档案管理人员从自我职业生涯考虑，他们也在不断的提升自我的综合业务素质。

3信息技术应用到高职院校档案管理中的途径

3.1加强档案意识，力求“三个到位”，统筹规划档案信息化建设。

将信息技术应用到高职院校档案管理中，前提就是要改变传统的档案管理模式，树立“信息化”管理的档案意识，强化档案管理人员对档案信息化建设的认识。同时高职院校也要加强对档案信息化管理的宣传，在宣传中抓落实，力求三个到位：一是高校管理者、档案管理人员认识到位。高校管理者不仅要把它当作高校管理工作的重要内容来抓，而且还要把其当作高职院校长期发展的战略来对待。二是高职院校的建设资金要到位。高职院校的档案信息化管理建设需要消耗大量的资金，档案信息化建设不仅前期需要大量的资金，而且在后期的维护上也需要大量的资金和人力资源，因此需要高职院校针对档案信息化建设设立档案信息化建设专项资金。三是管理到位。要通过建立规范的档案管理工作流程，明确档案管理人员的具体职责，并且将工作内容落实到具体的人，实现档案信息规范化管理。

3.2依托云技术构建档案信息资源共享平台。

基于云计算的档案信息化管理系统主要由基础硬件设施和云管理平台以及云档案管理应用程序所构成。基础计算设备主要包括计算节点、网络交换器以及各种网络安全技术等；云平台管理系统则是实现基础硬件设施功能的集成；档案管理云应用程序主要是面向档案信息用户，对档案进行相关操作管理的软件。通过构建云计算档案管理平台可以实现档案信息资源的共享，提高了高职院校不同部门档案信息封闭的缺陷，同时有效的避免了高职院校重复构建信息管理系统的弊端，大大降低了高职院校的档案信息化建设成本支出。

3.3加强档案信息安全性保障体系。

信息技术在档案管理工作中具有高效、快捷的特点，但是同时也带来一些有关安全的漏洞和不足，例如在建立档案信息化的过程中，经常会出现档案中的信息丢失或者泄密的情况；或者对于版本更新不兼容、不可读、储存载体容易损坏等问题，都会给学校带来无法估计的损失。所以在实际的管理中，学校一定要对可能发生的意外做好充分的准备，要利用计算机的加密功能对不同级别的档案资料进行加密，以及对不同档案设置使用权限的设置；对于档案资料的利用与保密要做到一个合适的度，既要保证机密的安全也要方便于操作和使用。

3.4提高档案管理人员应用信息技术的能力。

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要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重视程度， 健全规章制度

在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 学籍管理规定、学籍收集整理制度、 学籍管理人员岗位职责等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。

2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质