文书档案管理论文范文

导语：如何才能写好一篇文书档案管理论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

1.1为实现文档一体化创造了条件

文件是形成档案的基本要素，而档案是文件的精华，是文件的组成部分。但是，文件与档案又有所不同，文件是指广义的文件，即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料；档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程，从时效、价值和系统性上讲，档案是对文件的不断扬弃，使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来，才能形成最后的档案，而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。

1.2有效提高文档一体化管理水平

文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理，以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中，主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，在收集整理文件资料时，既要求资料要完整、齐全，又要书写规范、清楚，既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下，这些环节都是在系统设定的环境下操作的，整个过程方便、有序、简单易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

档案信息检索一直是档案手工管理的难题，而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息，是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中，能够较好地解决了这一问题，它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后，档案管理员只需转一下库，就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档，这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查询到所需要的信息，并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，比如信息按处室、项目、流转过程分类等，使档案检索更加快捷、高效。

1.4有利于电子文件的保存

在办公自动化中，形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要，选择不同的电子载体，比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷，便于备份，易于传递，并且贮存时间长，受外部环境的影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。

2对文书档案管理工作提出的建议

2.1将档案管理系统纳入办公自动化系统

在设计办公自动化系统时，档案部门要参与其设计规划，避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时，就要求档案管理人员必须提前介入，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，做好流程和总体框架设计，加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系，使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来，以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。

2.2确保电子文件的安全

随着网络技术的迅猛发展，电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如，在实际运用的过程中，经常出现电子文件在运行过程中丢失数据，造成档案保存不完整的情况；从安全方面看，如何保障网络不受病毒或黑客的攻击；在使用过程中，如何合理设置权限，避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载，确保文件的安全等。因此，实行文档一体化管理，必须以信息安全为前提。在保证电子文件的信息安全时，要做到以下几点：①以系统完善的软硬件功能设计为基础，运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等，保证系统安全功能的完备性；②建立健全安全管理的规章制度，并以此为保障，建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系，切实落实安全责任制，必要时，要对系统所在的重点场所做防盗处理，为档案信息网络实施整体安全防护；③加强管理人员的安全意识，规范操作，精心维护，并建立身份认证，设定用户权限等；④定期进行安全培训和教育，让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程，正确使用。因此，在关注电子文件的信息安全问题上，既要注意技术因素，也要注意非技术即人为因素，建立全过程的安全防护体系。

2.3文书档案标准化和规范化管理

传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档，立卷人根据自己的经验和理解组卷，很难完全统一立卷标准，这样，就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下，文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分，最主要的是电子文件的网络归档。其中，所有的电子文件都在设定的系统下产生，要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中，必须按照系统要求规范操作，以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时，还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节，统一著录标准，明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限，以保证电子档案的质量。因此，在办公自动化环境下，有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文档和信息技术人员的综合素质

要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作，不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合，还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中，要严格按照标准操作，确保档案信息的正确、完整和规范；而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时，还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术，能够熟练操作办公和档案管理系统，并根据具体的操作情况，对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时，信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识，掌握电子文件归档管理的流程和要求，加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样，才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作，通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。

3结束语

篇2

将用户、终端、网络、模态联系在一起，需要贴近复杂的环境，贴近异构终端、异构网络环境，尤其是能够符合三网融合环境的需要，而在这种环境下，用户首先通过终端，经过各种异构网络接入三网，再统一链接到图书档案管理系统，用户才能使用系统所提供的服务、海量的信息资源[9]；学术界一直研发新一代信息网络，国外的参考文献主要包括文献[10][10]、文献[11][11]、文献[12][12]、文献[13][13]；同时现有技术中能够链接终端、三网和系统的主要是张宏科教授及其团队的一体化标识网,该技术通过接入标识代表终端的身份，通过交换路由标识表示终端的位置信息，通过连接标识作为服务连接和用户身份的标识，服务标识表示业务的各种服务，该技术对流媒体、话音、数据等给予支持，该技术相关的参考文献主要包括文献[14][14]、文献[15][15]、文献[16][16]、文献[17][17]；基于此进行研究。

1.1用户、终端、网络的研究

为了研究用户模型，首先研究用户如何使用云平台下的图书档案管理系统，用户接入到图书档案管理系统，必须使用终端，通过网络接入。在这个过程中，终端呈现异构化、复杂化、多样化的特征，①终端目前可能使用电视网、电信网和计算机网中的任何一网，可以通过WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、传统CATV、Ethernet和OAN中任何一网，随着时代和科技的发展也可能使用其他网络，其网络方面的特征呈现异构化、多样化；②终端类型和型号都很多，其功能、用途等明显不同，造成构造的不同和复杂化；终端和网络的异构化、复杂化、多样化，造成了其效果差异化很大，主要体现在：①显示效果方面；②音效效果方面；③网络方面；④计算复杂度方面；⑤可用空间方面。从显示效果的角度来看，需要注意以下几点：①终端不同，其显示屏幕的大小不同，从这个角度来说，手机和电视的差距是最为显著的之一，笔记本、PC等终端设备屏幕往往适中，显示屏幕大小的不同一方面和用户持有终端是否便利有关，另一方面关系着用户浏览信息资源时屏幕的尺寸和效果。②终端不同，其显示所使用的分辨率不同，体现为显示时的效果明显不同，如显示时的清晰细腻程度、拍照取景和视频播放的效果等等，而且部分终端的分辨率是固定不变的，无法进行调节。③文件的格式不同，其显示效果可能不同，例如常见的视频格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式记录相同的视频信息，其显示效果也可能完全不同。④显示效果的程度决定了用户视觉角度质量的高低，其对于文本、图片、图像、单一的视频是有决定性作用的，同时对多媒体信息资源的效果也是有一定影响的。⑤显示效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖视觉的用户，但当用户不依赖于视觉的时候影响则不大。从音效效果方面来看，需要注意以下几点：①终端硬件不同，其发声所用的效果不同，即使终端硬件相同其发声的效果也可能不同，例如一台笔记本电脑，如果其声卡是集成的则往往没有独立的声卡效果好，同样不同厂商所生产的声卡效果往往也有一定的差别，不同时间、不同技术所生产的声卡效果也往往不同，但音效效果在设备、设置、播放内容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音频文件，其效果可能不同，首先数字音频技术指标采样率、压缩率、比特率、量化级，分别控制单位时间内波形采样的数据数量、音乐文件压缩前后大小的比值、记录每记录音频数据一秒钟所消耗的比特值的平均值、用多少位二进制的数据描述的声音波形；其次，不同的音频文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常见的音频文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③对于部分终端来说，音效效果是可以调节的，但依然存在音效无法调节的终端。④音频效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖听觉的用户，但当用户不依赖于听觉的时候影响则不大。从网络的角度来看，①目前大部分的电视网依然是单向的，也就是说存在单向和双向的问题，虽然随着时代的发展和技术的进步，单向和双向的问题最终会被解决，但是目前一段来说其依然是问题的一部分。②网络不同登陆方式可能不同，例如如果用户借助电信网登陆和使用服务有两种模式，其一是通过以点播为基础的短信息服务，需要利用短信服务的平台来传输信息，由于其平台经常是第三方提供的，因而实时性往往较差；第二种方式则是通过GPRS网络，这种方案的缺点是覆盖率较差、传输速度低、费用高，但可以实现实时。从计算复杂度方面来看，终端之间的差异很大，以电视网的机顶盒和电视机来说，即使运行一个非常简单的动画也会非常困难，而相同的困扰在计算机上往往不存在，换句话说计算复杂度高的资源无法在部分终端上运行，但同时部分终端上如果使用计算复杂度低的文件则也会浪费资源。从某种程度上来说，不同的终端适合使用的信息资源在内容、格式等方面是完全不同的。从可用空间的角度看，如果可用空间的大小无法支持对应的操作，则后续的操作无法进行，同时可用空间较小也会在一定程度上降低运算速度。对于可用空间的大小，不同的用户可能会有不同的定义，部分用户可能对终端的最小可用空间有自己的要求；还有一部分人对最小可用空间没有要求，但是最小可用空间不够用的时候会有自己期望的行为和操作。

1.2用户行为研究

用户的行为，①指用户使用云平台下图书档案管理系统的行为，其根据用户的身份、目的、习惯、兴趣等不同而不同，用户可能是进行检索、获得、修改、保存信息资源，也可能是对图书档案管理系统的管理，如计费等；既包括其行为的种类、参数，同时还应该包括其行为所导致的结果。②用户的行为受到其本身的制约，既要受到其身份影响，又受到其兴趣和目的影响，但最终通过行为表现出来，可以通过用户的行为获得用户的信息，并做出调整，以便更精确地认识和了解用户。

1.3用户偏好研究

用户偏好，指用户在考虑服务或者商品的时候按照其自身意愿所做出的带有倾向性的符合理性的选择，是用户理性、认知和心理感受权衡后的综合结论，是用户个性化的体现。在云计算平台下的图书档案管理系统中，其可以作为个性化服务推荐的基础，主要包括以下几个方面的内容，①由终端、网络等带来的与视频、音频、可用空间等有关的偏好信息，此偏好信息用于确认用户偏好的信息资源的模态类信息，在此类偏好中用户往往偏爱一种或者几种终端，同时对于不同终端参数设置有不同的偏好；②用户偏好的信息资源内容方面的信息，包括学科、方向、难度等，这种偏好主要来源于用户原有的背景如职业、专业、知识层次等，并随着用户的发展而改变；③其他偏好，主要包括终端、所途经的网络、所在的位置等；④用户ID,用以唯一地标识和区别用户。

2用户模型研究

2.1用户基本信息模型

根据对用户、终端、网络的研究，建立用户基本信息模型，包括三类信息，分别是用户信息、终端信息和网络信息（详见图1）。其一是用户信息如用户ID、姓名、身份、年龄、知识层次、密码、密码提示问题、组别，其中①用户ID、密码是不可以省略的，其需要在用户登陆的时候确定用户的基础信息，同时用户ID对于整个系统来说是唯一的，也就是说所有用户的ID是没有重复的，是“独一无二”的；②身份、年龄、知识层次三项可以用于辅助确定用户的身份，以便在后续用户偏好模型未获得具体信息之前初步判断和获得用户的偏好信息，但鉴于部分用户的特殊性某些情况下是允许被省略的；③用户信息可以通过组别确定用户的权限的确认。其二是终端信息包括终端ID、终端参数等，其中①终端ID用于确定接入和登陆到图书档案系统的终端的身份，通过检索对应于终端的数据表可以获得包括其使用者、终端的类型、终端的基本参数及范围、终端的可能配置等的信息，可以初步确定终端的信息；②终端参数包括的是显示参数、音效参数、计算复杂度参数、可用空间参数，显示参数和音效参数分别是用户提供的其习惯使用的显示、音效参数的设置，而计算复杂度参数需要通过终端ID判断用户终端的具体计算复杂度获得，可用空间则需要在图书档案系统运行的时候通过其与终端之间的通讯获得；③终端信息中终端ID是不可以缺省的，但终端参数是可以缺省的，在缺省的状态下，系统依然可以通过终端ID获得终端的类型及基础的参数范围，再根据参数范围进行其他的判断，同时由于计算复杂度参数和可用空间参数不需要用户提供，因而也可以在缺省的情况下获得。其三则是网络信息如网络类型、常见位置等，其中①电视网的单双向问题可能会带来新的问题需要给予重点关注；②常见位置，是用户通常使用终端接入和使用图书档案管理系统服务的位置；③网络ID，用以唯一地标识和区别网络。关于用户基本信息模型，需要注意的有：①用户基本信息模型虽然是由三个部分组成的，但是其是一个整体，可以通过数据库表示出来，其中的每一条记录都只说明的是在某一种情况下用户使用某种终端通过某种网络接入和使用图书档案管理系统的具体设置以及由此而来的各种参数，每个用户的具体信息可以不只一条而是若干条记录的组合。②用户基本信息模型的三个子模型，可以通过一个数据表体现，也可以分成用户信息表、终端信息表、网络信息表三个数据表的组合来实现。

2.2用户行为模型

用户行为模型，主要用于记录用户的行为、状态等信息，其由用户ID、用户行为、行为参数、状态参数三个部分组成，其中①用户的行为用于记录用户状态变化的原因，同时可以从中获得用户基本信息模型的部分信息，同时也可以完善用户偏好模型；②用户行为参数用于说明用户行为的细节，是用户行为有机的补充；③状态参数，用于表明经过用户的行为之后用户的变化。

2.3用户偏好模型

用户偏好模型是用户服务推荐的基础，其主要包括3个方向，其一是对所获取资源的模态倾向性，是与终端相关的，其中包括格式、显示性能、音效性能等,其大多数属性是范围；其二则是对信息资源内容的倾向性，主要包括用户的身份、年龄、知识层次、专业等；其三则是用户通常所在的位置区域，可以用于以就近原则对其提供服务。

3关键技术分析

3.1用户模型应用研究

从用户登陆并使用系统服务的角度看用户模型，用户通过终端接入计算机网、电信网和电视网三网中的一网，可以利用一体化标识网络技术连接到系统，通过终端ID确定终端的身份（终端信息模型），通过终端所在的位置、IP等可以获得对应的网络信息（网络信息模型），通过用户ID和密码登陆系统进而系统可以确定登陆的用户（用户信息模型），如果需要调用用户偏好模型可以根据用户ID在用户偏好模型中检索相应的记录则找到对应用户偏好的信息（用户偏好模型），用户使用过程中会有所操作记录下用户ID、相关操作及对应参数则可以将信息添加到用户行为模型，根据用户ID可以从用户行为模型获取相关的参数则可以获得对应信息据此可以修改和完善其他模型。对于用户模型的应用，本文认为：①对于信息资源的检索和使用，既涉及到用户对信息资源模态的偏好，又要涉及到用户对信息资源内容的偏好，同时还涉及到用户所使用的终端；在检索的时候首先要根据终端信息模型和网络信息模型判断终端和网络的特性，获得支持的模态的信息，获得显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等信息，再根据这些信息和模态结合结合用户的偏好以集合的形式进行交的运算进而缩小可以接受的信息资源的模态范围并将其作为用户即时信息资源模态的偏好，再通过用户偏好模型内容倾向类偏好可以获得用户对信息资源内容的偏好。②显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等的变化会带来很多不同的情况，需要形成对应的策略，该策略既要符合用户的意愿，又要符合运营商等商家的利益，同时必须符合法律法规并受到相关部门的监管。在实践的过程中，可以设置相应的阈值来划分对应的范围，根据阈值与当前值差别的组合来判断当前所处的情况，当差距过大或者达到阈值的时候可以按照对应的既定策略采取行动，如在许可的情况下重新生成对应的信息资源、只发送部分信息资源、压缩等。③用户基本信息模型中用户信息模型、终端信息模型和网络信息模型需要相互结合，是一个有机的整体，在使用的时候相互辅助；同时用户基本信息模型、用户行为模型和用户偏好模型也是一个有机整体，其通过用户ID彼此关联。用户ID在整个模型中是唯一的，其作用是唯一地标识一个用户，以便与其他用户区别。

3.2用户模型的初始化与完善

本文认为用户模型的初始化信息可以从以下几个方面获得：①用户注册的信息②利用调查研究等方式从侧面获得的用户信息；③利用公众的大众化特征获得，其实质是首先获得用户基础信息模型，然后再从用户基础信息模型获取数据，以基础信息模型数据为基础结合概率归类和整理，去生成用户偏好模型和用户行为模型的初始数据。本文认为用户模型的信息完善与补充，是一个不断学习和修正的动态反馈过程，通过机器学习对参数的重新估计和修正提高了预测的精度，进而提高服务的质量，可以为个性化服务推荐打下基础。其实质是通过训练来逐渐完善用户行为模型，再根据用户行为模型逐步完善用户基础信息模型和用户偏好模型。具体的实现上，本文认为①用户行为模型可以作为执行单元，学习单元通过用户行为模型提供的信息根据用户基本信息模型和用户偏好模型建立并改进知识库，执行单元格局知识库中的知识执行任务，再将执行后的信息反馈到用户行为模型作为下一步学习的资源。②可以用命令序列作为最小单元描述用户行为，通过定义两个序列、两个状态之间的相似度来代表和判断行为模式之间、状态之间的相似程度；模型工作的时候，计算序列相似度来判断行为和状态的变化。

4结束语

篇3

一、文书档案信息化管理的优势

（一）提高办公效率。在以往的文书档案收集、整理、归档等过程中都需要手工操作，而且对后期的文书档案进行修改时还需要拆卷拆件重新整合，不仅浪费了大量人力物力，并且办事效率也低下，而利用了计算机信息化处理技术，文件资料的收集、储存、分类、利用都变得十分便利，提高了工作效率。

（二）便于规范保管。传统的文书档案虽然也制定了整理规范标准，但是由于是手工整理、录入，工作人员的主观能动性比较强，想把某一文件归为哪一类往往在工作人员的一念之差，而利用了信息化管理技术，客观规定哪一类文件规整为哪一个系统，都由系统程序做了硬性规定，不仅方便规范管理，而且也有利于查找。

（三）便于查阅利用。基于计算机文书档案处理系统，使纸质的文书档案转变为电子文件，使得文书档案可以随时随地查找，还可以利用大数据分析查寻需要的内容，便于档案的开发利用，大大提高了查准率，这些都是传统档案管理模式无法比拟的。

二、文书档案信息化管理中存在的弊端

（一）档案管理人员不适应新的信息化管理模式。部分档案工作人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大制约了档案工作信息化的发展，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。从目前来看，许多档案部门缺少高技术人才，其中的档案信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息化建设了。

（二）档案的安全性缺少保障。电子文件是在社会活动中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，它的内容不仅容易变化，形式也易于修改，不能保证电子文件的原始性，使其失去参考价值。而且电子文件的存储介质不固定，可以在电脑、U盘、移动硬盘之间传递，很难认定那份为原始文件，而且这些存储介质易受磁场、电磁波等影响，需要经常做好备份，这些都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。

三、文书档案在信息化管理中去弊存利的对策

（一）加强档案管理人员的现代化管理技能。随着文书档案规模的日益扩大，档案内容的日益丰富，档案信息载体日益多样。根据档案信息化建设的需要，迫切要求培养和造就一批既懂计算机网络技术，又懂档案信息管理的高科技复合型人才，为档案事业持续发展提供技术支持和人才保证。首先要加深对提高政治素质的认识，良好的政治素质是档案人员的内在要求。其次要加强业务培训提高专业水平，培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。

（二）提供安全技术保障。由于网络环境的不安全性，档案信息在网络上公开要保证信息安全，要对的信息进行筛选，可以主动公开的档案信息可以在网上，涉及个人、单位的保密信息只提供阅读目录，并采取访问权限、身份认证等保密措施进行保密，涉及国家秘密的禁止，从而保证档案信息不被非法访问、篡改、丢失、泄露。在这基础上，安全防护软件开发也需要更新换代，在技术上设置防火墙，实行访问人身份认证。把企事业单位内部办公网络和互联网分离，外部电脑无法访问企事业单位内部网络，无法查看在内部流转的文件。

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（一）档案意识欠缺

虽然大部分高校都实行了档案管理体系，但是由于大部分工作人员档案意识不够，没有充分认识到图书馆档案工作的重要性，以至于高校图书馆的档案管理工作受到了严重影响。首先是管理者的档案意识欠缺，管理者不能及时建立、整理档案信息，使档案不能发挥其应有的作用，另外由于工作人员的档案意识不够，导致了一些重要的信息资料丢失，使档案的结构和内容不够完整。

（二）管理机制缺乏

科学、完整的档案信息能够为以后的决策提供合理、有效的依据。然而由于我国大部分的高校缺乏档案管理的管理机制，使图书馆缺乏统一的协调和管理，让许多档案不能得到完整保存，虽然数据丢失和不健全、不完整的现象经常发生，但是图书馆仍然没有一套行之有效的档案管理制度来约束和规范相关部门和个人的行为。图书馆档案管理工作的设施、技术等普遍落后于馆里的其他部门，对于档案管理没有一套规范的管理机制，如对一些缺档的档案没有进行及时的补救，对一些收集的案卷没有进行分类、标引、编目等，使得图书馆档案管理工作不能有效进行。

（三）无专业的管理人员

一般情况下，图书馆没有对档案材料负责的专业人员，因此临时一个工作人员都可以担当起学校档案管理员的角色，兼职的图书管理人员只负责登记、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人员不固定，部分管理者没有经过专门的培训，导致档案工作落后。档案管理人员的业务能力较低，随之而来的是档案管理方法不健全，由于档案的分类不当导致在以后的工作中无法很快的检索到相关档案。另外，一些高校虽然重视对文献的保管，但由于管理人员专业水平不高因此忽视了对这部分资源的开发和利用。因此，要提高图书档案的管理工作，首先应该提高图书馆档案人员应用现代化手段进行档案管理的能力。

二、提高高校档案管理的措施

（一）提高工作人员的管理意识

首先从高校的领导者开始，提高领导者的档案管理意识后，让领导者对图书工作人员进行思想教育，图书工作人员需要改变传统的工作观念，提高对档案管理的认识，意识到图书馆档案不仅同图书馆资料一样也是宝贵的信息资源，而且对图书馆的工作有着重要的参考意义。其次应该确定一名馆长来管理图书馆管理工作，负责档案管理的工作人员也应该是专职档案管理，档案人员一旦确定应保持相对稳定，不可随意变动，这是搞好档案管理工作的第一步。

（二）提高档案管理的规范性

档案管理工作的规范性是档案管理顺利进行的前提，随着现代科技的发展，图书馆应该加强自身的建设，利用网络技术来提高工作效率。为了将大量的原始档案材料收集齐全，必须建立一个档案规章制度来规范化管理。除此之外，馆藏档案的结构也应该得到规范，明确档案的归档范围，可以将图书馆的日常管理档案和业务流程档案分到两个部门去管理，另外还可以根据实际情况增加一些图书馆二级类目。

（三）加强工作人员的业务能力

首先从实际出发，让档案人员参加档案专业培训班，来提高工作人员的专业知识和经验。其次由于传统的档案管理手工操作较麻烦且容易出错，因此档案人员需要更新观念，掌握先进的计算机和网络技术，摒弃传统的管理方式且适应档案电子化的发展趋势，从而实现档案的现代化管理。

三、提高高校档案管理的必要性

（一）能反映出图书馆的管理水平

高校图书馆进行的管理活动主要是档案管理活动，对档案进行科学合理的管理能使档案形成有效的信息。档案可以将图书馆的管理活动和效果清晰地表现出来，所以管理人员在做决策时可以通过查阅以前的档案信息资料来帮助自己，图书馆管理工作的顺利进行能够体现图书馆的管理水平。

（二）能够满足现实需求

高校的许多重要信息和资源都在图书馆的档案管理里保存，档案管理可以为高校的一些重要决策提供资料经验，因此图书馆档案管理具有现实意义。档案管理可以帮助员工快捷、准确的了解所需的馆内信息，并且帮助其他师生认识档案的重要性，不至于造成档案的闲置。档案管理能够降低管理工作的不确定性，方便管理者做出正确决策，能够满足现实需求。

（三）档案管理的特性决定必须提高

档案管理有针对性和从属性的特征。首先图书馆档案一定要有针对性，图书馆只需要收集一些与图书馆工作密切相关的文件，而对于一些对图书馆毫无建设意义的档案不应当纳入图书馆档案中，一些无关的档案会造成图书馆档案的过于复杂而没有针对性。其次高校档案的从属性决定图书馆档案中的一部分是学校档案的复制品，并且图书馆档案中的一部分需要交到学校档案室。因此档案的完整性以及档案的针对性，决定了档案管理的工作必须得到进一步的提高。

四、结语

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，是档案存在的基础与重要的资源发生地，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。而现代化的文书档案管理工作，是提升加强档案管理的质量和水平意义重大。

一、文书档案管理的特点

1． 文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体( 主要是纸质或实质) 记录下来，并分门别类地存放在挡案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上; 同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。

2．与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础; 档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。

3．文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，各类民主选举的选民登记和选票，单位签订的各种合同、协议、责任书照片、录音、录像，以及各种电子档案等等这就形成了文书档案载体的多样性。

二、文书档案现代化管理的三个原则

1 保密原则

保密是文书档案管理、使用的最基本的原则。这一点在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦扩散，可能影响到本单位正当利益，在对外开放使用，特别是对国外、境外的开放使用时，一定要按照严格的审批制度和程序进行。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫的马虎。

2 开放原则

在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用，发挥作用。要根据形势的变化和发展，及时提出有关文书档案解密的建议，可以解密的就要及时解密。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的档案，更要及时解密，积极提供利用。目前，要着重纠正那种不分主次、轻重，凡是进了我的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料，为需要者提供有效的服务。

3 服务原则

在新的形势下，文书档案管理部门要努力改变"权力机关"的作风，去除"衙门"习气，坚持"服务"的原则。在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续。我们应解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。

三、现代文书档案管理中存在的问题

1．文书工作与档案工作衔接方面存在问题。文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。如: 用纸不达标，装订不规范; 版记不全，附件不规范; 文种使用不当，办理程序不规范; 原稿不齐全，编号不规范，等等。

2．人员偏少，并兼顾其他工作。一些单位的办公室里只有2 ～ 3 名工作人员，缺乏专职档案员。于是，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。

3．领导对档案管理重视不够，存在片面的认识。档案工作在单位办公室众多职能当中的地位不高。在一些领导的心目中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。他们把档案工作想象得很简单，“不就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录嘛”。而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。

4．各部门对档案工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。单位的归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料，而一些部门为了自己工作的便利，不愿意将一些需要归档的文件资料交给档案员统一保管。一些责任心较强的档案员由于得不到有关职能部门的配合支

持，在做好档案工作时常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。

四．文书档案科学管理的对策与要求

1.领导的高度重视。领导要充分认识到文书档案在企业的经营和生产中的重要作用，并在全体职工中大力宣传，以增强全员的档案意识，在公司上下形成齐抓共管的局面，把文书档案工作作为提高公司整体管理水平的一个重要途径。在具体工作中，领导要经常督促指导、及时解决文书档案工作中的困难和问题，为搞好文书档案工作创造必要的条件。

2．必须牢固树立档案质量意识。对文书档案从产生、收集、整理、保存到利用的每一个环节都要进行不同程度的参与，确保每一个环节不出纰漏。一份文书档案是由许多部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的。因此，要树立"我直接面对的就是利用者"的观念，为下一个环节提供高质量的"半成品"，这样，整个文书档案质量就会有可靠的保证。另外，对整个文书档案的形成和利用要有整体意识，明白自己负责的某一环节工作质量的好坏，直接关系到整体的质量。要努力做好文书档案管理工作。提供文书档案质量的好坏，往往事关全局工作能否继续，这也是全局工作不可缺少的一部分。文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立"档案质量，人人有责"的观念。

3.要不断提高档案人员的政治思想素质。良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础。绝大部分的文书档案与公司的根本利益、员工的切身利益息息相关。这就要求管理人员要具有强烈的政治意识。在日常业务活动中，每处理一件文书档案，都要站在政治的高度来对待，把政治考虑放在第一位，在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全。

4.加强主动意识。即在现代新形势下，文书档案管理人员要树立主动服务的观念。一是开展编研工作。文书档案中蕴藏着丰富的有用信息，特别是一些年代久远、受当时历史条件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始档案不易发现有效信息的情况下，就需要管理部门对其进行编研，形成方便利用、准确、简明的信息资料。二是打开大门，主动上网，积极热情提供服务。对一些可以公开的资料，要积极利用现代化的计算机网络系统，主动上网，让"死材料"变为"活信息"，提高利用率。

5.运用科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。如：统一制定文件格式。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作了详细规定，严格执行。对上级单位来文和资料，在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，通过各种渠道，丰富文书档案管理经验。

结束语

总而言之，文书档案实行全面现代化管理，有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平，充分挥档案的功能，真正实现其应有的价值。

参考文献

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[2]罗文妍. 做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报2011,24(3):79-80.

[3]成丰. 论在文书档案管理中的问题和对策[J]. 经营管理者，2011(12):337-338.

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传统的档案管理工作也面临着挑战，陈旧的档案管理机制落后于时展，不利于单位管理工作效率的提高。因此，要对档案进行标准化管理，提高档案管理的综合水平，全程记录新时期基层单位建设发展的风貌和功绩，更好的促进单位的各项工作的进展。

1 实施档案管理标准化的意义

档案是党和国家的宝贵财富，做好档案保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要环节。无数事实证明，标准化透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。当然标准永远不可能是一成不变的，它必然要在一种动态的管理中，定期得到修改，以满足实践的需要。而标准实施的结果，必将推动各项业务工作的规范化，同时造就了一批复合型人才，为实现档案管理现代化奠定坚实的基础。

2 档案管理标准化存在的问题

2.1 传统的档案管理方式的影响仍然存在，档案管理标准化缺乏统一操作性

档案管理标准化本身的标准并不统一，缺乏规范、系统的制度和机制。因此，各个单位或者参考其他部门的管理制度，或者在网上下载、复制，各不一致，又不符合本单位自身实际，导致基层档案管理标准化实施难度大，有的流于形式。

2.2 一些部门为了应付上级部门的考核或者评比而弄虚作假，在自我评价上努力夸大成绩，隐瞒问题，使上级的调研和改进都缺乏真实性和针对性。有的单位档案关了只是关注考核和评比涉及的内容，不认真关注档案管理工作本身的意义和效率。

2.3 许多单位的领导管理理念没有与时俱进，不重视档案管理标准化专业人才的培养，许多基层单位的档案管理人员，不具备档案标准化管理的素质和水平，缺乏数字化、现代化的管理知识和能力，导致档案管理标准化的实效性不强。

3 档案管理标准化问题的解决措施

3.1 建全档案管理标准化管理机制

针对档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合单位管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导档案管理标准化的实行，促进档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合单位项目特点以及经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导档案管理标准化实施的，能够满足单位现代化建设需求的管理体系，促进档案标准化目标的实现。建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。制度上墙，操作人员有章可循。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料， 要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。

3.2 加强档案管理队伍建设

针对现代档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进档案管理标准化实施。

3.3 抓住档案管理标准化的工作重点――财务档案管理

在现代财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响基层单位经济活动的重要内容。而且，作为档案管理的核心，财务档案管理工作对单位档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代档案管理标准化实施中应以财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。

3.4 推进数字化档案管理模式在现代档案管理数字化的今天，档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现数字档案管理标准化。针对经营内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在基层单位经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代档案管理能力的提升。强化执行监督管理，促进档案管理标准化的实施。

3.5 加强对档案管理标准化的监督检查

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1.1建立信息库

档案数据库就是将档案编写进一个信息库中,包括保存、检索等功能的一个庞大的系统。建立信息库的好处不言而喻,特别是一些档案数量尤其多的地方,如政府、学校、警局等,这些地方的档案不仅数量多而且分类杂,如果只是进行简单的分类管理并不方便,尤其是在查找的时候,很难迅速的被找到。这时就需要建立一个档案信息库,无论是查找还是存档,就相对方便了许多。但是信息库是需要不断进行更新的,这样才能够保证信息库里的内容是最新可信的。

1.2归档管理

归档管理指的是收集未归档的一些文件、总结、计划方案等。在很多事业机关中,通常以日常工作中产生的一些会议文件等作为主要的未归档文件;在学校,通常是把教师的研究成果和学生的得奖作品作为未归档文件。这样的未归档文件不仅种类繁杂、数量也不少,而且还要求极高的归档及时性,这就意味着计算机技术在档案管理的运用中将更加普遍和广泛。

1.3整编管理

在越来越成熟的现代信息社会,档案工作很有可能迎向完全信息化的未来。计算机技术为档案管理工作提供极大的方便,查阅及时,储存方便。但由于档案工作的特殊性,应尤其注意档案信息的保密工作,在档案信息库中,档案管理人员应该设立一定高级的操作权限,将档案进行分类保存,以防档案信息的泄漏。而在整编管理中,计算机系统为档案管理人员提供了既方便又快捷的平台,让他们只需要在电脑前进行操作工作,而不是埋入纷杂的纸质档案中,极大的减少了档案管理人员的工作量。

1.4查阅检索

计算机技术的应用为以往缺乏效率又低准确性的查找工作带来了很多便捷,更是根据需求的不同设立了多种方式,如:模糊检索、关键词检索、精确检索、条件检索等。这些检索方式使得档案管理人员能够快速的找到自己需要的文件,甚至可以查看到这份文件的录入时间和所有已被翻阅的情况信息。

2关于计算机应用档案管理今后发展的几点看法

2.1多元化的前景

计算机技术在档案工作中的应用越来越普遍,而且由于计算机系统的特点,档案已经可以摒弃以前全文字的模式,实现文档、图片、影音等多种媒体共同组成的文档文件,并且永不失真,永不褪色,多年以后依旧能够声情并茂的展现出来[3]。

2.2网络模式的发展

计算机技术与通讯技术的结合,档案完全可以实现互联网检索,打破距离上的限制,使计算机相对有限的容量得以扩大和补充,同领域的企业公司若实现档案库的网络化,就可以实现安全查缺补漏,将档案库进一步优化。然而现在全国只有少数几个有实力的公司能为网络化提供合格的硬件配置,根据目前这种情况,建议针对各地的经济状况推广一些性价比相对优良的计算机档案管理软件,逐渐建立起我国特色的档案网络管理系统。

2.3提高档案管理人员的综合素养

计算机技术为档案工作带来了科学效率的管理手段和方便快捷的检索方法,同时也无形中提高了对档案工作人员的要求。不仅要求他们熟悉档案工作,还要掌握一定的计算机技术应用和信息加工处理的方法。这就要求公司在培养自己的档案管理工作人员时不但要培养他们对档案工作的热情,还要对计算机应用、网络技术、现代管理、信息处理等方面的技术进行培训,才能完全适应今后档案的管理工作。

3结语

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1.对档案数字化管理重视程度不高

在档案管理过程中，数字化的档案管理重视程度不高，没有充分发挥数字化档案管理的重要性和积极作用。由于对档案数字化管理重视程度不够，档案管理工作的资金以及技术投入也不多，不利于档案管理数字化的实现。

2.数字化档案管理工作量大

在推进档案数字化管理的过程中，需要对原有的档案进行数字化处理和管理。利用文档对所有的档案进行规划化处理，便于日后的再次利用，建立网络使用平台，对相关数据进行加密、备份，设置防火墙，避免信息丢失。而且随着信息技术的不断升级，还需要不定期对电子版的档案资料进行升级，可见实现档案资料的数字化管理是一项十分繁重的任务。

3.资金、设备投入力度不够

实现档案的数字化管理，资金设备是关键，要进行档案信息化，就需要大量资金和设备，例如计算机、打印机、复印机、扫描机、缩印设备等，这些电子产品的更新换代速度比较快，需要不定期的资金投入，对设备进行更换、维修等。

4.档案管理人员素质能力有待加强

档案管理人员的素质能力对于数字化档案管理具有积极的意义，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待加强，对档案管理的专业知识不扎实，计算机的操作不够熟练，不利于实现档案管理的数字化。

二、新时期下档案的数字化管理

1.提高认识，树立全新的档案管理理念

要实现档案管理数字化就必须提高对数字化档案管理的认识，树立全新的档案管理理念，形成现代化的档案管理意识，转变传统的等客上门、保守的管理理念，实现主动式的管理服务，为档案的数字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的档案管理制度

新时期，要实现档案的数字化管理，需要完善的档案管理制度作保证，建立专门的档案管理小组，对档案的内容收集、整理、录入、查询、使用等环节都制定完善的管理制度，并将档案按照不同的用途、不同部门、不同需求等进行分类管理，建立健全档案保密制度、数字化档案的审核制度、日常的使用查询制度以及安全管理制度，找到数字化档案最合理的管理方式，避免信息资源的浪费，形成数字化管理意识，减少人力、物力、财力的浪费，实现高效的数字化档案管理。

3.定期整理档案

虽然数字化档案管理模式已经给广泛的使用，但是在档案管理中还有一些资料需要进行纸质保存，对于这些档案资料，可以在数字化档案中进行标记，并定期整理这些档案资料，确保档案资料被合理管理，实现档案的完整性。同时，应对以往扫描、录入、查询等档案信息进行定期的整理，以便满足档案使用者的需求。

4.定期对数字化档案管理系统进行更新

科学技术是不断发展和更新的，信息化的档案管理设备、软件等也应定时进行更新，从而保证档案管理工作更加顺利、高效进行。不能认为当前的档案管理系统还能使用，更新换代需要花费大量资金而放弃对管理系统设备进行更新，对档案管理系统进行更新有助于管理系统更长久的工作。对数字化管理系统进行更新主要是对计算机的硬件配置进行检查、更新，保证档案管理系统更加安全、高效。对于软件的更新，应选择安全、适合的软件，保证档案数据资料的安全。

5.做好安全管理工作

在数字化档案的管理过程中，需要有完善的安全体系作保障，保障档案管理的基础设施、组织管理、法律制度、安全技术以及灾难恢复等，就是在法律规范的作用下，利用先进的安全管理技术，对整个安全组织管理下的安全基础设施进行备份和恢复，建立完善的风险防范机制，保证档案资料的安全，也使数字化的档案管理工作更加高效、顺利的开展，促使档案管理的信息化水平逐渐提高，更好的为档案使用提供便利。同时，建立完善的监督管理机制，加强监管，避免档案信息泄露。

6.提高档案管理人员的素质能力

数字化档案管理工作的有效开展离不开高素质的档案管理人员，但是目前，档案管理人员的素质能力还不高，对档案管理以及计算机知识掌握不到位，不能很好地开展档案的数字化管理工作。所以，必须努力提高档案管理人员的素质能力，加强对他们的教育培训工作，提高他们档案管理方面的理论知识和实践技能，加强计算机相关技术的学习，熟练掌握计算机的操作，同时加强档案管理人员的职业道德教育，使他们富有责任感，能够做好档案的保密和管理工作，不做违背职业道德的事情，认真负责，爱岗敬业。

三、结束语

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1.1“全院护士”工作表设计

打开表格，横序列从A开始分别输入科室、总人数、各科人数、姓名、职务、出生年月、身份证号、参加工作时间、现学历、最后学历毕业学校、毕业时间、任职资格、取得职称时间、政治面貌、执业证书编号及备注等。竖序列分别按横序列的项目依次输入相应资料。护士轮科时只需把护士所在横列单元格剪切后插入轮转的科室单元格中，也便于下一步与每个护士个人技术档案进行快速链接。

1.2“职称结构”、“学历结构”工作表设计

把“全院护士”工作表进行复制，重命名为“职称结构”，删除标题行，全选工作表，点击“排序”，以“任职资格”为主要关键字，“取得职称时间”为次要关键字进行排序，排序后表格可直观地反映各职称人数、取得职称时间先后顺序。为动态反映职称结构，在表格的右侧空白处通过图形向导插入全院护士各职称人数的统计图表，注明每次统计的时间，一般每年职称晋升后统计一次。“学历结构”表格也以相同的方法建立。

1.3“人动”工作表设计

“人动”表格横序列从A开始输入年份、时间、当年新招录护士(调入、新招在编护士及非在编护士)、离开护理岗位护士(退休、辞职、转岗、调离等)、职称晋升、继续学历教育毕业等信息，有人动时，分别在相应的序列内输入名字，此表格可动态清晰地反映历年护士进出、各职称、学历等动态变化。

2“护士个人技术档案”工作表

2．1工作表的建立

新建Excel工作表作为“护士个人技术档案”，打开表格，新建Sheet1～7共7个工作表，分别命名为:基本情况、科室轮转、奖惩考评、业务考核、中医培训、学术活动及进修、论文及技术成果。每个护士一个工作表并以名字命名，根据项目输入个人信息资料。再将工作表放于以所在科室命名的文件夹里。

2．2工作表内容设计

打开表格，“基本情况”工作表内容包括个人的基本资料，照片，学历教育经历，工作经历，技术职称晋升，职务变动等项目。“科室轮转”工作表内容包括轮转科室、起始时间、工作时间、担任职务。“管理考核”工作表内容包括:考核年度，出勤情况、病事假、绩效考核、奖励登记、过失处罚登记等。“业务考核”工作表内容包括:考试时间、理论内容及成绩、操作项目及成绩、年度一、二类学分、年度中医学时等。“中医培训”工作表内容包括参加各类中医培训的时间、内容、组织部门、获得学时，每年进行一次学时汇总。“学术活动及进修”内容包括参加市级及以上二类学分和一类学分项目，个人进修起始时间及专科等。“论文及技术成果”内容包括个人发表的论文资料、开展的科研课题、新技术、新项目及成果。

2．3“护士个人技术档案”输入方法

为保证个人技术档案的准确性、完整性和连续性，首次建档时需输入原个人纸质档案中的全部资料，并按要求进行完善。在首次输入时，由各科护士长共同协助，以科室为单位输入科内护士的技术档案，对个人一般资料进行重新核对，确保电子档案资料的真实完整，最后再汇总至护理部。

3功能应用

3．1“超链接”功能应用

“全院护士档案总表”与“护士个人技术档案”建立以后，打开“全院护士档案总表”，选中个人姓名，点鼠标右键，点击“超链接”至个人技术档案，使总表中的每一个护士姓名与相应的个人技术档案链接。使用时，只需直接打开总表点击姓名，即可跳转到超链接所指向的个人技术档案中去，用完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。

3．2其他功能

“函数”功能:可应用于如中医学时的统计、学分统计等各类数据的统计;“排序”“筛选”功能应用:把总表复制后，可根据要求设置主要次要“关键字”进行排序或根据条件进行筛选，建立所需的工作表如人员学历结构、职称结构等表格;“编辑”功能:利用其中复制、粘贴、查找、替换等功能，可方便信息的输入和查阅，可使用键盘的快捷功能键“Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V”等进行快速编辑;“标记”、“批注”功能:在护士一览表中，护理部可以对病假、产假、非在编等护士，在表格中用不同颜色填充单元格或标记字体进行区分。对于一些需要特殊说明备注的，可使用“插入”批注或右键插入批注。

4应用体会

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高校的档案管理集文化性、信息性、教育性、知识性、社会性、政治为一体，研究档案管理的源头，档案是文件在一定条件下经过转换得到的，其所指的为广义的理解，其实由照片、图表、文字、声音、图形等组合而成。从哲学意义上，档案是对文件不断的扬弃而得到的，对档案的时效性的批判，其是经整理完成的文件，对其价值性的批判，经整理完成的档案具有历史保存的意义，对其进行系统性的批判，档案集中了分散状态之下的文件，并按照相关逻辑规律或者逻辑划分的标准而形成的信息集合或者信息单元。档案能将历史信息进行记录和重现，其以直接的形式记录了历史，能在一定程度上保持和维护历史最真实的文献。

2高校的档案管理具备的特点

我国历史的特性决定了档案管理的工作具有丰富性、复杂性、多样性等特点，在档案管理工作中应充分利用这些优势，做到扬长避短，以促进管理工作的顺利进行。

2.1高校档案内容具有丰富性

高校的档案管理内容包括多方面的内容，一般包括：教学管理、课堂管理、行政管理、党务管理、教务管理、科研管理、后勤管理、实训基地的管理等，在这个过程中，会产生大量的文献。这些档案反映了不同职能部门各不相同的业务范围内形成的档案，如制度、批示、请示、报告、计划以及不同会议和活动中记录的材料和文件。在高校的科研以及相关文化创造活动中，还存在研究手稿、项目成果、研究论文、著论等相关档案，其可以称为高校日常工作的资源库，其涵盖了较为丰富的内容。

2.2高校档案管理的复杂性

高校档案类型可以分为以下几种：一级档案：党群管理中党群档案能反应党群工作管理在的现状；行政档案是高校行政管理工作情况的间接反映；此外还包括反映教学活动、设备情况等的教学档案、设备档案等，然后在根据高校档案的管理工作中具体需要划分不同层次的级别，依次往下还可分为二级档案以及三级档案等。

2.3高校的教学档案整理具有周期性、专业性

高校以学期作为教学阶段的划分，原始档案是周期性产生的，高校的档案管理很大部分是按照学期来进行归纳和整理，形成的档案具备较强周期性；高校的学生会形成一定的共性，各高校不同系具有较强的专业性，另外，不同教学活动会存在一定的差异，是高校的档案管理具有较强的专业性和科学性。

2.4高校的档案载体具有多样性

承载高校档案信息载体具有多样性的特征，传统档案多以纸质材料作为载体，随着信息化时代的到来，网络技术的飞速发展和普及，使纸质载体主导性的地位呈直线下降的趋势。技术及技术普及程度较高的高校，为了提高档案管理的效率，以及考虑在保存时间和环境等因素的影响，采用磁带、光盘、磁盘、胶片等最为档案的载体变得越来越普遍。且档案相关内容记录方式以及传递、表达等方式都和传统方式有较大区别。

3高校教学档案的管理现状

高校的到档案管理是由各个学院系自主完成的，缺乏系统性的协调管理，处于档案管理的初级阶段，存在如下问题：

1）高校大部分存在纸质档案管理的现象，档案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；

2）电子档案的保存方式不统一，一般会采用目录整理来保存，查询时会有较大的不便；

3）电子档案的保存较为分散，没有统一的规范和标准，会造成重复建档的现象，利用率也较低；

4）电子档案查询的过程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻击；

5）教学档案的管理是在校园网中独立运行的，无法对各部门的工作进行统一的管理。

4高校档案的管理中信息技术的应用

高校的档案管理在信息技术大力推动下，得到了较快的发展，实现档案管理和计算机技术最大限度的结合，是高校发展追求的目标，进一步实现信息的检索、传递以及资源的共享。

4.1高校档案信息化的管理

高校档案信息化的管理，应建立网络技术的基础平台，其包括档案网络系统的建设、系统的开发和利用、相关网站的开发及应用。对相关软件和硬件进行开发和利用，能构建信息共享的平台，使档案信息管理实现网络化的传输和科学化的管理。

4.2高校档案管理应提高档案的案卷质量

提高高校档案案卷本身的质量，应充分利用好信息化网络实现档案案卷规范化、科学化加工处理方式，能确保档案案卷的质量，能更好的保存档案。同时，应确保档案利用的实效性、效果以及效率，让档案管理为高校创造出更多的价值。高校档案的信息资源建设可通过网络化、数字化的技术建立规范、标准且能共享的数据库。目录数据库能储存较多的数据信息，并能对其进行组合以及深层排列，让其成为高层次，专题性较强的档案信息分类组合。高校档案管理能反映其管理水平、展现精神风貌，因此，在档案管理中，应把档案质量放在首位。在进行档案管理时，应利用信息技术将不同版式、风格、纸张的归档资料进行分门别类的整理和分类，档案案件的打印应做到字迹整齐、清晰，字体要能适应期不同情况下的需要，能进行不同文件的处理，且便于阅读和借阅。

4.3高校档案管理应构建档案的管理机制

高校档案管理与信息技术结合的同时，应制定相关档案的管理机制来确保档案管理工作的顺利进行。档案的管理者以及档案管理的领导机构在遵循档案现代化的管理机制原则的基础上，应对高校档案管理的实际工作进行预测规划、控制监督、组织领导、教育激励等组织以及调整，以发挥管理者工作的热情与积极性，发挥出团队的力量，以保障档案管理实现科学化的管理机制。高校档案管理所建立的机制应符合我国实施的相关法律法规，并把竞争激励相关的机制引入到档案科学化管理中，同时，还必须建立档案管理工作责任制、聘任制、奖励制和考评制，让档案管理队伍保持较高的素质和良好的活力。从而创建一个科学、合理、规范的高校档案管理机制。

4.4高校档案管理应提高管理者的素质

在高校的档案信息化的管理者中，档案管理者的素质直接决定的档案管理的水平，应建立一支专业技术过硬、信息化的素质较高的队伍，才能激发档案管理工作人员的潜力。专业的档案管理人才队伍是高校档案管理实现科学化、规范化的有力保证。高校是创造以及传承科学文化主要的机构，培养高素质的专业人才，能适应档案管理现代化发展的需求，推动高校档案管理工作的发展。因此，应对相关档案工作管理人员进行一定的培训，能提升其文化素养，以确保档案信息管理人才队伍的质量。

5结语