内部控制论文范文

时间:2023-03-19 00:31:48

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内部控制论文

篇1

关键词酒店财会内部控制对策

1酒店财会内部控制中存在的问题

1.1预算控制方面

预算控制是企业财务管理中一项重要的管理工具。酒店经营采用预算控制管理企业的办法,已普遍在国际酒店内实施,国内酒店也做计划,但计划做的很粗,只不过是在年底根据上级下达的客房出租率、利润指标、费用水平核算一下,并且接受计划指标的大多是讨价还价,尽量压低计划指标,年终向上级交差了事,实际执行起来从不看预算,使计划、预算只是走走形式,到年底多是超额完成任务。

1.2资金控制方面

酒店业的经营与其他行业的经营在财务流程上有很大的差异,主要体现在酒店业的财务特点有着一次性的资金投入和持续的现金流出这一方面。根据这一特点,我们可以看出酒店资金管理方面主要表现在融资、投资和现金管理上。而我国的一些酒店在投资上没有很好把握多种投资方式的选择,承担了较大的经营风险,同时在扩张中的融资安排也不尽合理,造成时间的浪费和成本的提高。而在现金管理上,国内酒店的重视程度不够,没有很强的计划性,更不可能像国外酒店一样天天盘点、天天编制现金流量表。

1.3应收账款控制方面

应收账款的变现能力是影响速动比率可信度的重要因素,及时收回应收账款,不仅可以增强酒店的短期尝债能力,也反映出酒店应收账款管理方面的效率。我国酒店业基本也认识到这一点,也采取了相应的措施,例如一些酒店专门成立了清欠办,一定程度上起到了催收作用,但从长远来看有很大的局限性,很难最大限度地加快欠款回笼,提高酒店的资金周转速度,有时甚至破坏了同客户的关系。造成这一结果的原因主要是以往的销售人员仅仅负责推销工作,而不问推销结果,这样做容易造成只管销售不问回收的局面,而且传统的清欠人员只管当时收款,不管以后是否成为回头客,或者营业部门只管服务,不管是否回款的脱节现象。

1.4成本费用控制方面

我国目前的酒店业在成本管理上绝大多数还处在传统的成本管理上,主要从降低消耗、节约费用考虑,侧重于对产品服务的核算,立足于短期的成本管理,未从长远的持续的降低成本的策略上考虑,只是站在某一企业的角度,主要以酒店内部的生产服务过程为对象,而对其供应与销售环节考虑不多,对于外部的价值链更是视而不见,且较少考虑竞争、挑战而单纯为了改善酒店现状、增加经济效益。在费用支出控制方面,有些酒店对费用(如交际应酬费)的发生没有严格的审批制度,也没有在一个经营期之前编制费用预算,即使编了费用预算,在实际操作过程中也没有按预算执行,经常发生超出、违背预算的费用支出。

1.5收入控制方面

酒店营业收入控制是为了保护酒店内部财产和餐饮销售收入,检查会计资料的准确性与可信性。我国目前的酒店收入控制的水平及管理意识参差不齐,收入控制制度不健全,尤其是会计凭证制度软弱,舞弊现象严重,其控制也以“密切监视”为主要控制手段,而不太重视内部稽核制度,另外收入控制的硬件设施及管理水平也明显落后,诸如一些酒店的电脑收银系统或因没有实效软件控制系统,或因操作人员的专业操作水平有限,致使这些硬件设施没有发挥其应有的作用,这些问题在实践中都亟需解决。

2酒店财会内部控制的对策

2.1加强预算控制

比较适合我国酒店业的预算控制制度是目前普遍采用的全面预算控制。它是以实现一定利润为目标,以货币形式对酒店业务经营活动全过程全方位进行预算控制,是以损益预算为中心的各项预算形式的预算系统,包括损益预算、营业收入预算、销售预算、成本费用预算、物资采购供应预算、人力资源预算、现金预算、资产负债预算等。预算的执行和日常监控由酒店财务部负责,要求财务部随时汇报预算执行情况,每天都有销售日报和分析结果向各部门通报,以便及时发现问题,每天主管都要主动查阅预算执行情况报表,以检查预算完成的情况。

2.2加强资金管理的内部控制

加强酒店的资金管理大致包括融资管理、投资管理和现金管理三个方面。先看融资方面,酒店业作为资金密集型产业,各方面都需要大量资金的支持,这就要求酒店要合理安排融资,根据自身实际情况选择不同的融资战略,包括匹配型战略、稳健型战略和进取型战略。同时合理选择融资方式,包括股权融资、银行信贷、发行债券、信托融资等。此外在融资方面还存在一个资本结构调整与优化的问题,酒店应充分利用财务杠杆,寻求各自的最佳资本结构。

再看投资方面,包括项目投资、证券投资、并购、特许经营、输出管理、承包租赁、使用权买断、资产置换等方式。酒店业作为一个成熟的产业,它的经营扩张有着大量的历史经验可以供我们借鉴。任何一种方式都具有自身的优势和局限性,这就要求酒店要根据自身的特点来确定最适合自身的投资方式,在投资扩张中也要审时度势,正确分析经营风险,以防投资有去无回,20世纪80年代香港股市“狙击大王”刘銮雄败走大酒店就是很好的例子。

最后看现金管理,由于现金管理对风险控制和发现能力有较高的要求,因此现金管理工具主要选择风险低,流通性高的短期有价证券,如国债等。同时财务部对库存现金(银行存款)要求必须每日盘点,并向财务经理提交《每日现金流量表》,每月必须按期编制现金流量计划与供应商付款计划,并向经理报告付款情况,以保证现金按规定计划流动,确保酒店正常运营。

2.3加强应收账款管理的内部控制

应收账款管理首先是会计记账程序的管理,因此先要建立简便有序的财务管理程序,设立相关的总账、明细分类账,对业务单位所发生的往来项目逐一记载并逐一结账,定期与对方单位核对账目,清算账款。同时,应收账款的收回,主要是建立在对方单位的付款能力上,因此需要对同意发生应收账款的单位进行信用考察,建立必备档案,加强对客户的管理,并结合对部门定期反馈的客户还款情况,做出信用判断,减少应收账款的坏账和呆账风险,给予信用好的、还款状况好的企业适当放宽信用限度,对于已发生的信用风险,需要采用积极的解决办法,使风险降到最低,一般做法是建立以销售人员为主的加收奖励提成机制,实施奖励提成手段,设专人进行过期账款的催收,加速资金回笼。

2.4加强成本费用管理的内部控制

从现代酒店成本管理的趋势看,笔者认为战略成本管理更优于精益成本管理,甚至包含了精益成本管理,它具有长期性、全局性、外延性、抗争性等特点,不单纯追求最小成本。根据战略成本管理思想提出的方法,首先分析特定酒店的产品服务所处的特定环境下的市场生命周期和市场份额等,然后确定其应采用的战略。对于不同的产品在不同的市场应采取不同的市场战略,是以产品差异战略取胜(在成本差距不可能拉大的情况下推出比对手更优、更独特的产品服务以显示差异,吸引顾客),还是以成本领先战略取胜(在产品与服务质量不可能会有差别的情况下努力降低成本、降低售价来取得竞争优势)。

在战略成本管理模式下,现代酒店必将构建起全新的酒店成本管理体系,综合运用价值链分析、成本动因分析、战略定位分析等战略成本管理的工具,对酒店物流、资金流、信息流、价值流等进行全面的成本分析与管理,促进酒店成本管理效益的提升。

2.5加强收入的内部控制

酒店收入包括客房收入、餐饮收入和其他收入三大部分,随着酒店规模不断扩大,服务功能目趋齐全,服务项目日益增多,由此带来的营业收入越来越大,收入的环节也越来越多,要保证营业收入的安全、完整,必须加强对营业收入的稽核控制。控制的原则是:首先,保证收入的合法性,即保证收入的计收有根有据;其次,保证收入的完整性,即采取一切措施,堵塞在营业收入过程中可能发生的一切漏洞,防止和避免一切可能影响或损害收入完整性的事件发生,把营业收入的损失控制在最低限度;第三,保证收入的及时性,酒店所发生的收入都必须尽快收到手并及时入账。

加强客房收入稽核重点是对客房收入的各种账单、资料进行核对,检查和控制一般分为夜间稽核和日间稽核。与客房收入稽核相同,餐饮收入稽核也包括夜间稽核和日间稽核,即是通过对餐饮各种单据的审核控制来保证餐饮收入的完整。餐饮收入夜间稽核,主要是检查各餐厅当日的收银工作,即测试当日收银的数据是否正确。餐饮收入日间稽核的内容主要是稽核餐饮收入日报表。此外酒店为了向客人提供完整、全面、多方位的服务,还提供诸如酒吧、舞厅、桑拿等娱乐休闲服务和商务服务,这些附带服务项目,对于完善酒店的功能,提高酒店对客人的吸引力有着非常重要的作用,这类服务形成的收入汇集起来就是酒店的其他收入,对于这些收入虽然数目不大,但发生频繁、种类繁多,同样需要加强内部控制。

参考文献

1耿建新,宋常.审计学(第三版)[M].北京:中国人民大学出版社,2002

2国家旅游局人教司.现代旅游饭店管理[M].北京:中国旅游出版社,2001

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以工程、采购、营销、研发等经营类业务和预算管理、会计核算、合同管理、信息管理等管控类业务为建设突破口,着力抓好资金、采购、基建、销售、产权管理等关键业务流程控制,建立健全各项管理制度,科学优化各专业流程框架,制定专业化标准,逐步建立覆盖企业全业务、全流程的内部控制体系,使内部控制体系真正成为保障企业实现持续健康发展的内生机制。

(二)以标准流程为载体,优化内部控制设计

企业应采用流程管理的思想对整个内部控制体系进行优化安排,以业务流程为中心,设计企业内控管理过程,将一体化运作由理论变为现实。流程梳理是流程管理的基础,流程梳理应从全局出发,注重点面结合。以基建、生产、营销等核心业务和人财物等核心资源为重点,围绕大规划、大建设、大运行、大检修、大营销(“五大”)管理体系建设,各部门协同配合,分层梳理业务流程,充分分析流程细节,通过问卷调研、高层访谈、业务专题研讨会等多种形式开展风险识别与评估活动,分析挖掘内部控制设计缺陷、执行薄弱环节、制约提高工作效率及质量的关键控制点,强化跨专业流程衔接,完善专业衔接间缺失流程,修改不符合业务规律的流程,完善不符合要求的管理制度,建立标准化的业务流程,使工作更加规范化、科学化。业务流程梳理是持续性的工作,是一个不断优化的过程,需要在执行过程中不断完善,业务流程体系完善的过程,也就是内部控制体系建设工作提升的过程。

(三)以风险管控为导向,提升内部控制水平

在流程优化的过程中,企业应当以风险管控为导向,确保风险管理与内部控制有机融合,将风险管理嵌入流程优化,识别风险、分析风险、评估风险并落实控制措施,从而实现内部控制的落地。1.风险识别。结合供电企业管理实际,全面开展经营诊断分析,查找企业各业务单元、各项重要经营活动及其重要业务流程中存在的风险。2.风险评估。采用定性与定量相结合的方式,运用统计学方法对识别出的风险发生可能性、影响程度进行量化测评、划分风险等级,以明确各个风险的严重程度。3.风险预警。在对重大风险进行研究分析的基础上,融合企业绩效指标、同业对标考核体系,建立全面风险预警指标体系。借助一体化信息平台,实时监控风险警示信号,及时发出风险预警信息,实现风险的实时、动态管理。4.持续改进。梳理各部门各业务风险信息,收集整理风险事件案例,研究制定各业务风险管理策略和重大风险解决方案,针对管控缺陷制定应对措施和应急预案,形成企业风险控制库,加以培训、演练和实施,促进风险管控持续改进,见图1。

(四)以授权管理为约束,健全相互制衡机制

企业在完善组织机构的基础上,明确权责划分,将内部控制的各项要求融入各项业务流程、落实到每个员工的岗位职责中,规范授权审批制度,形成有效的制衡机制。梳理整合重大事项特别授权信息,补充完善常规授权事项,细化业务授权规则,规范授权程序,明确授权标准,遵循全面风险管理要求和不相容岗位相分离原则,规范关键业务岗位的权限配置体系,建立更为科学、清晰的授权管理关系,明确组织决策和冲突解决的规则或制度。从源头上防止不合理行为的发生,建立事前控制。企业在办理各项经济业务时,必须按照规定的权限和程序进行授权审批。对于“三重一大”事项(重大决策、重大事项、重要人事任免及大额资金使用),企业应当实行集体决策审批或者联签制度,任何个人不得单独进行决策或擅自改变集体决策。

(五)以内控评价为手段,整合绩效考核管理

企业应充分发挥内部审计职能,将内部控制评价作为开展风险管理监督评价的重要手段,对包括固定资产投资、电力营销、物资采购、工程建设等在内的各个经营环节全面开展内部控制评价活动。通过持续不断地对内控工作进行监督检查,使得内控体系日趋合理有效,实现风险的在控和可控。同时,将内部控制流程与内部控制责任人对接,内控评价与绩效管理整合,深入挖掘员工在内控工作中的潜在能力,充分发挥其才能与智慧,形成相互促进、相互激励的良性循环。一方面,由相关管理单位负责人兼任各业务流程责任人,使每一管理层级工作职责与内控环节趋于一致,并把流程执行结果与责任人的岗位考核、晋升直接挂钩,以此强化管理人员的职责。另一方面,对业务流程中关键控制点的内控执行责任明确纳入每一岗位职责进行考核,以此落实内控责任制,将内控执行责任最终落实到每个责任岗位和责任人,实现全过程控制。

(六)以信息系统为支撑,提高内部控制效率

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(一)民营企业缺乏现代化公司治理机构

民营企业治理机构的特征之一就是“家族治理”,这就导致管理权高度集中,产权高度封闭,最终导致经营权与所有权绑定在一起。这样的现象违背了现代化公司的特征:经营权与所有权分离[2]。如果脱离了完善的现代化公司治理结构,无论是企业内部控制,还是风险管理机制,相应地难以得到有效地落实。

(二)在经济全球化的背景下,民营企业缺乏应对风险的能力

民营企业在经济全球化的大背景下,面临着越来越大的国内和国际竞争的压力。较多民营企业中的管理层在控制风险方面,比较缺乏现代化的经营理念以及现代化的视野。虽然企业通过参与金融市场的途径能够有效的避免因为原材料价格以及汇率波动而产生市场竞争压力,但是,参与金融市场的同时,相应而来的就有金融风险的压力,而多数的民营企业在风险应对方面的能力较弱。

(三)在民营企业中没有较为先进的风险管理机制

很多企业因为还没有建立先进的风险控制体系,所以对于可能发生的风险难以进行有效的应对,其表现为大部分的企业尤其是民营企业没有设立风险管理部门。同时,企业也没有相关的专业人才来从事这一类型的工作,这就会导致在进行风险管理工作的时候不存在较高的专业性。

(四)在民营企业中没有健全的内部控制监督机制

企业拥有一套比较完整的内部控制监督机制,不仅能够充分发挥内部控制的作用,还可以让企业内部控制的相关规章制度有效的发挥其作用。当今,我国大部分企业特别是民营企业,没有较为健全的监督机制来约束企业的内部控制,在这种情况下就难以确保内部控制所具有的作用得到充分有效地发挥[3]。虽然有一部分民营企业意识到了内部控制监督在企业内部控制风险管理机制中的重要作用,并且企业也确实制定了相应的内部控制的一系列规章制度,可是这些规章制度难以将其作用发挥出来。除此之外,一些企业没有将专门的内部审计部门设置出来。内部审计既是内部控制的组成部分,也是对内部进行再控制的手段。没有内部审计部门,可能无法对企业内部控制的合理性、合法性以及规范性进行评价和审查。

二、我国民营企业内部控制的风险管理机制出现问题的原因

(一)民营企业缺乏现代化公司治理机构的原因

民营企业缺乏现代化公司治理机构的原因,一方面,在民营企业创立之初,“家族治理”降低了企业内部的资源成本,使之最小化。而且家族成员之间容易建立共同的利益目标,更容易合作。与其他的企业相比,“家族治理”的民营企业凝聚力更强。这就使得民营企业延续家族治理。另一方面,董事会成员在公司治理结构方面没有给予高度重视。在现代化公司治理结构体系中,董事会扮演着十分重要的角色,它与股东和管理者们有着密不可分的关系。同时,大多数监事会的成员来自于企业内部,其权利有名无实,最重要的是成员综合素质并不高,在董事会进行战略决策的时候无法起到监督作用。

(二)民营企业缺乏应对风险能力的原因

民营企业在经营管理、财务决策以及营销策略制定等方面具有很强的盲目性和主观性。有些管理人员缺少风险管理观念,看重经营却忽略管理,以至于当企业的内外部环境发生变化时,企业无法有效的面对这些风险。此外,民营企业拥有较为薄弱的风险控制意识,特别是对来自于全球背景下的风险,例如世界经济增长速度放缓、全球通货膨胀压力等,主要体现在企业盲目地跟风、创新、寻求多元化,不是所有的创新都是能被市场所接受的。还有一些民营企业家觉得应该让企业走多元化道路,让企业涉足多个行业,但是结果却不尽人意。

(三)在民营企业中没有较为先进的风险管理机制的原因

由于经济全球化的不断发展,所以企业所要面临的风险日益增多。风险的增加就会对企业的风险管理能力提出更加严格的要求。尤其是金融衍生品被运用到企业之中,直接将较大的挑战呈现在企业的面前。一般民营企业的规模不是很大、业务量也较少,没有建立风险管理部门,规范的内部控制的风险管理机制也尚未被建立起来。另外,许多民营企业为本企业员工缴纳的养老保险等福利金额较低,因此民营企业无法吸收相关的专业人才,进而导致民营企业的风险管理工作缺乏专业性。

(四)在民营企业中没有健全的内部控制监督机制的原因

民营企业中没有健全的内部控制监督机制是因为很多民营企业中缺少了一套完整有力的内部审计制度。民营企业的内部审计缺少政府部门对企业的指导和支持,内部审计工作缺少法律的支持。除此之外,企业对于内部审计应该发挥的独立监督作用没有形成相应的重视,因此造成企业内部没有健全的内部控制监督机制现象的出现。

三、如何完善民营企业内部控制的风险管理机制

(一)促使民营企业内部的治理结构不断地得到优化

要保证内部风险管理机制得到有效地执行,首先要改变治理结构,即设置完善的内部机构以及部门,同时还要将内部的治理结构进行优化。因此,以下两个方面可以作为出发点:一方面,应该明确并且清晰地知道企业的性质以及其在市场中的地位,应该将市场化作为指导内容,改革并且完善企业的结构。与此同时,还应该积极主动的引进外部的投资者,促使企业的股权结构得到改善,最终促使企业能够有效地提高自身的经营管理效率。另一方面,在进行企业内部治理的时候应该将独立董事的作用重点发挥出来,有效地提高独立董事所具有的话语权以及决策权,要坚决避免形式化以及边缘化的独立董事制度这一现象的出现。通过以上措施,独立董事制度能够真正被运用于企业内部问题的治理当中。

(二)立足于经济全球化的大背景来树立风险管理理念

企业所面临的风险在经济全球化的这种大背景下具有很大的不确定因素,因此企业只有将市场这一大环境作为立足点才有可能对所发生的经济风险进行良好的评估,也只有这样才能够加强内部控制风险管理机制的建设。首先,要高度重视金融衍生品将会带来的一切可能性风险,有效地树立起防范金融风险的意识,采取现代化的风险管理手段来有效地管理并控制金融风险,以此来避免杠杆风险可能给企业带来的毁灭性打击。其次,企业还应该将财务风险预警系统有效地建立起来,通过不断完善财务系统的措施,促使企业不断提升管理内部风险的能力。第三,公司还要经常开展风险教育,使得员工深刻的认识了解风险环节和风险因素。

(三)促使民营企业的风险管理体系不断地得到完善

民营企业应该不断的完善内部控制的风险管理体系,促使企业内部控制的风险管理机制不断提升自身的可执行性,并以此来增强民营企业应对风险的能力。如何才能使企业内部的控制风险管理体系不断地得到完善,主要包括了下面几点内容:第一,民营企业应该强化风险意识,尤其是直接业务岗位,制定覆盖所有风险因素和环节的规章制度,以消除企业员工的盲区。第二,民营企业应该定期的对企业中存在的风险进行评估以及分类,然后按照风险呈现出来的大小层次对风险进行分层管理和控制。除此之外,企业应该结合自身的特点,不断地完善企业内部拥有的风险管理体系。只有这样才能够促使企业内部的风险管理体系得到适应性的发展。

(四)促使严格的内部审计制度得以有效地建立

只有将严格的内部审计制度有效地建立起来,才可以使内部审计制度将其应有的监督作用有效地发挥出来。一旦内部审计制度的监督作用得到提升,相应的企业风险管理能力也能相应地得到很大程度的提升。一方面,民营企业应该建立起严格的内部审计制度,同时,还要确保内部审计部门的权威性以及独立性不被破坏。做好这两项工作,不但能够使内部审计制度的可执行性得到提高,而且能够为企业的管理层在制定决策的时候提供重要的依据。另一方面,审计制度应该要和风险管理工作有机地结合在一起。民营企业要建立起以风险为导向的内部审计制度,随后促使审计专业人员对风险预测、风险管理以及风险评估等工作进行有效地参与。通过上述途径,不仅可以促使实际工作与审计工作的结合度得到有效地提升,更可以促使内部审计制度发挥其应有的作用。

四、结语

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内部控制的基础要素是内部环境,不良的内部环境必然导致内控制度形同虚设,使得企业面临潜在的经营风险,而内部环境中的重要的主观因素是人力资源。董事会负责设计、实施和维护内部控制,并且直接影响内部环境。监事会对董事会建立和内部控制的有效实施进行控制,经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。内部控制是通过人来实施的,而个体实施的具体行为建立在其道德判断的基础,制度和程序在一定程度上约束个体的行为,但由于内部控制的固有缺陷,个体思考判断和作出决策受个体所处的道德阶段的影响。因此从公司管理角度上来说,很有必要分析人的道德因素在内部控制与风险管理中的作用,其中内部环境中的人力资源包括高管人员、专业技术人员和一般员工。

二、人的道德因素在内部控制中的作用

(一)合规目标

要合理保证企业在国家法律和法规允许的范围内开展经营活动。根据柯尔博格的道德发展阶段理论,如果管理者处在第四阶段,他会被限制于遵守相关的规定,他们会尊重企业的章程和程序的决策,同时他也会遵守国家法律的相关规定,会将法律法规的内在要求嵌入到他的行动中,企业也会合法合规地生存下去。如果管理层处在前习俗层次,则企业会陷入盲目追求利润的怪圈,无视国家法律法规,最终为其违法行为付出巨大代价。安达信会计师事务所就是在盲目追求利润的途中无视司法最终走向灭亡。同时,一般员工的选拔也应考虑其道德阶段,只有从最基础的业务活动上将违法违规的风险降低到最小限度,才能保证内部控制的这一基础目标的实现。

(二)资产安全目标

资产安全目标有两个层次:一是确保资产在使用价值上的完整性,主要是防止实物资产被挪用、侵占以及对无形资产控制权的旁落;二是确保资产在价值量上的完整,防止资产被低价出售等。在实现此目标的时候应考虑专业技术人员的道德阶段,因为如果专业技术人员处于较低的道德水平,一切以自我为中心,可能会出现人才的流失,关键技术、商业机密的泄露。一般员工中的出纳和会计人员如果处于较低的道德层次,则可能出现合谋串通,侵吞财产,甚至伙同管理人员,给企业造成无可估量的损失。高层管理人员如果处于较低的道德水平,可能会发现越权操作,形成内部人控制,引发资产流失,挪用公款等案件。拥有百年历史的巴林银行的倒闭,就是因为尼克•李森追求私利挪用公款炒股指期货和负责人尼克为了避免上级处罚所作出的错误决定造成的。对处在习俗水平以上的道德阶段的人力资源,可以采取适当的激励机制和约束机制来维护企业的秩序。

(三)报告目标

企业要提供真实可靠的财务信息以及其他信息,其真实披露可以将企业诚信负责的形象公之于众。有道德的经理人会以企业的长远发展为目标,不会为了私利而粉饰财务报表,捏造利润欺骗公众,而道德阶段较低的管理者则会为了自身的短期利益,置股东和员工的利益于枉然,进行财务报表造假,使得公司走向毁灭,安然公司的破产就是一个典型的例子。同时,有道德的财务会计人员和外部审计人员将会坚守自己的职业道德而不是服从权威和钱威,保障财务报告的真实可靠。

(四)经营目标

提高经营的效率和效果是内部控制要达到的最直接也是最根本的目标,良好的内部控制可以将对风险防线的防范落实到每个细节和环节当中,使得企业在低风险的环境中稳健经营。这就要求管理者处于第二水平———习俗层次,较低层次可能会出现管理者的越权操作,而较高层次的管理者并不能保证其对公司规章和法律法规的绝对遵守,可能会为了心中的坚持而作出不被社会接受的决策,比如盛大董事长陈天桥利用其大股东的一票否决权,力排众异强行作出研制盛大盒子的决策,虽然这个决策在当今看来是无比正确的,但是并不能为当时的法律和社会所接受,最终失败。作为内部控制的实施者之一的一般员工,如果其道德判断能力较强,能权衡个人利益和组织利益,对工作有较高的责任心和热情,能保障工作的质量,并且可以通过内部考核机制对部门和员工进行激励促进和约束,保证内部环境的稳定。

(五)战略目标

经营目标是战略目标的短期化和具体化,战略目标是总括性的长远目标。战略目标有公司的高层管理者作出,全体员工共同努力实现。如果管理层处于较低的道德阶段,则制定出不利于公司长期发展的战略目标,比如原董事长为了自己的面子和利益,利用手中大权命令三九集团盲目采用承担债务式的扩张,最终导致资金链断裂。而道德层次较高的管理者的眼光视野会超脱世俗,看到一般人所看不到的领域,制定出无比英明的战略目标,比如苹果公司的引路人乔布斯,通过战略目标引导公司发展,在市场没有需求的情况下创造出了平板计算机的需求。

三、人的道德因素在风险管理中的作用

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1.内部控制评价的内容范围不明确

内部控制审核指导注册会计师对内部控制对会计报表相关的有效性,如何进行专项审计和审计意见的发表。它将在内部控制的审查范围有限,对会计报表相关的内部控制,这是可取的会计和审计标准,因为在财务报表审计中,内部控制评价在一般的情况下是可以作为审计方法的凭证的,它的范围应界定会计报表相关,主要是取决于完善并且提高审计工作效率,从而来保证审计目标和审计质量;对内部控制的评价作为一种特殊验证,而不是整体的控制,这是非常不合适的。内部控制与会计报表的有关电力企业控制集成交织在一起,不仅难以区分每个内容之间的试验研究,很难独立意见。

2.电力企业内部控制的监督管理不完善

监事会的成员不得少于三人,由风潮的代表和职工代表的比例适当,虽然有规定,董事,经理及财务负责人不得兼任的股东,但没有规定,如果他们成为监事如何制裁。因此,在对人员或董事会的董事会成员兼任情况监事会出现许多成员公司,很难控制自己,导致监事会董事会、经理层在公司董事会提出许多成为建筑工地的亲戚,让一些受人尊敬的教友占重要的位置,但不履行职责;其他规则没有对监事会职工代表的比例,具体的限制,很容易对工人的权利和利益产生的反对。

3.缺乏对内部控制评价报告的具体规定

基于内部控制报告缺乏规定,对内部控制的责任管理仅仅是内部控制制度方面的完善,并没有保证内部控制制度运行。缺乏详细规定格式及财务报告的内容,也使内部控制系统的主要原因不能有效地运行,对于一般的上市公司,披露内部控制系统的电力企业建立在上市公告的要求,以及相关的要求,在年度报告中没有内部控制报告。

4.内部控制评价从业人员素质相对较低

经理忽略了从业人员的培训,目前,电力企业的管理人员往往忽视对从业人员的培训,突出表现在缺乏了解培训机构管理人员的安全培训的法律责任,系统安全培训管理不完善;新材料、新技术的安全生产发展方向,以及新教材缺乏技术差距,培训的针对性不强,主要原因是经济案件不断发生。员工考核机制不完善的内部,在员工的内部评价机制的电力企业是不完美的,工作态度相对滞后,电力企业和不相关的可行的员工考核管理机制,偶尔的业务考核流于形式,考核后,经常使用互评,风,设置有没有相应的奖惩制度。因此,对员工的评价不够重视。严重影响电力企业的工作效率,在电力企业的大发展的抑制作用。

二、完善电力企业内部控制评价的应对策略

1.完善电力企业内部控制制度

首先,应该完善电力企业内部控制评价的内容,对企业内部控制能力评价的内容及范围进行明确的规定和详细的安排,对内部控制审计指导建议进行主要的修改,内部审计范围将扩大,使内部控制审计报告具有一定说服力,可靠程度可以借判断电力企业方面的会计报告,发挥电力企业内部控制评价作用。在统一的电力企业内部控制制度评价,目前,电力企业内部控制其评价方面的研究是非常有必要的。

2.完善电力企业内部控制的监管

建立和完善董事会制度,董事会为纽带联系业主和经理,在电力企业的治理结构中起着关键的作用。董事的股东大会董事会接受委托的具体事务公司在管理方面来看,在交易过程中,公司业务执行起决定作用。总经理由公司董事会来决定,主要是负责经营管理等方面的工作。完善内部控制实现内部控制,发挥董事会决定作用。由于现在董事会存在题,改善内部控制环境是非常有必要的。所以,应积极加强董事会建设,提供一个核心的位置。关键是完善监事会制度,董事会的运行工作板可以依赖。目前,很多企业都意识到问题的严重性,根据其自身特点,完善其董事会制度规制不同程度,保证董事会的决策科学。

3.完善内部控制评价报告的具体规定

实施内部控制的重要性评价报告是电力企业的发展至关重要,电力企业是为了确保提前重要控制弱点的主要依据。可以从毕马威和其他公司的内部控制评价报告的实践中学习,在高级管理小组的内部结构形成的单位,检查和定期的步骤和电力企业内部控制的设计与实现方案的评价。电力企业可以对注册会计师协会聘请外部中介机构审计的年度报告的有效性,以及主要的控制缺陷的评价过程中发现了必要的改进,保证财务报告的电力企业的制备和报告的质量,以减少金融风险。具体规定明确内部控制评价报告,由于目前对电力企业的内部控制评价报告给当局没有具体的规定,称其响应的具体规定。

4.提高内部控制评价从业人员的自身素质

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关键词:药品采购;内部控制;问题;建议

随着社会的发展,医疗技术越来越先进,医疗费用却越来越高,人民群众看病难、看病贵的问题也越来越严重,究其原因是多方面的,除了医疗机制不完善的外部因素外,更主要的是医院内部控制薄弱。因此,必须建立健全医院内部控制制度,加大执行力度,充分发挥医院内部控制的作用,这对不断推进医院改革与发展,提高医院的经营管理水平和可持续发展具有重要意义。

一、医院药品采购内部控制概述

(1)医院药品概述。医院开展医疗服务活动的基本物资就是药品,同时药品也是医院流动资金的重要组成部分。药品质量的优劣,与患者的身体健康乃至生命安全息息相关,更能影响到医院的经济效益和是否健康发展,所以药品采购非常重要。

(2)医院药品采购的内部控制。药品采购的内部控制是由医院管理层和全体员工共同实施的、旨在实现药品采购控制目标的过程。

(3)医院药品采购的控制目标。医院应根据卫生部制定的《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》以及国家有关法律法规,制定采购制度。

二、医院药品采购内部控制中存在的问题与建议

问题1:盲目采购药品。药品超储积压或供应脱节是药品采购内部控制中的主要问题,究其原因,主要是缺乏严格的药品采购申请,或药品采购申请依据不充分、不适当,采购部门凭经验或喜好来采购药品,缺乏药品采购可行性分析,盲目进行采购,没有严格的药品采购申请审批控制制度。建议:合理采购药品。药品采购必须由药房根据需求和业务需要提出申请,进行可行性分析后,经分管采购的负责人在授权的权限内进行审批,然后提交药品采购部门方可采购。

问题2:违规采购药品。首先,采购人员规避药品招标采购,擅自采购药品。招标采购是在公开、公平、公正和诚实信用的基础上进行的,整个招标过程是在阳光下运行的,降低了原采购模式下的利益,这就导致采购人员为了个人利益而选择有回扣的供应商。其次,不相容职务未分离,没有形成有效的制约和监督。建议:规范采购药品。首先,必须加大医院纪检部门、审计部门、财务部门等相关部门的监督力度,规范采购渠道,确保国家的这一医改政策得到有效地执行。其次,由药品采购部门、财务部门等相关部门共同在全省范围内政府集中招标,供应商选择、采购合同的拟定与审批必须相分离。

问题3:验收药品不规范。医院的验收药品制度尚不健全,没有独立的验收部门或指定专人验收,而是由采购部门直接验收,验收时不严格执行验收制度,重量不重质,存在以少报多、以次充好的现象。建议:医院应建立严格的验收制度,合理设置岗位,明确各个岗位的职责和权限,可以成立一个专门的验收部门或指定专人进行验收,按照采购单,仔细核对药品的品种、规格、数量、质量以及其他相关内容,验收后必须出具检验报告、计量报告和验收报告。

问题4:轻视付款控制。首先,付款方式不恰当。现金交易是违背国家规定的现金管理条例和支付结算办法的。对于用现金支付的交易,因为缺少一个付款申请的流程,而导致会计与出纳之间不能形成很好的控制关系。其次,付款程序不规范。有关人员在付款时,直接把发票等结算单据交主管领导审批后,就交给了财务部门执行,没有突出财务部门的职能,无法对该笔业务的真实性、合法性和有效性进行审核。建议:加强付款控制。首先,根据国家支付结算办法的相关规定,采购价款一般应通过银行办理转账结算,改变付款方式,以保证资金安全。其次,规范付款程序。财务部门对采购部门提交付款业务的真实性进行审核,然后对采购发票的真实性、合法性和有效性进行审核,最后,由主管领导在规定的权限内审批,财务部门根据审批意见执行付款。规范审批权限,制定审批上限,对权限外的大额资金支付要实行集体审批的办法。

问题5:没有明确规定与供应商的对账办法。医院有时候会采用赊账的方式采购药品,这就必然形成了债务,从而需要与供应商及时核对账目,但是,由于对账办法不明确,很容易出现各种问题。建议:明确与供应商的对账办法,制定相关规定,发现问题及时查明原因,分清责任按有关的规定进行处理。

三、结束语

药品采购是医院正常运行的重要环节,建立健全药品的内部控制制度,形成完善的药品采购内部牵制和监督制约机制,才能有效地规避风险,保证医院的资金安全,同时能够有效地降低医疗成本,使医院向着“高效、优质、低耗”的健康方向发展。

作者:汤灵娜 单位:云南省红河州弥勒市人民医院

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(一)中小广告企业财务管理不够规范

首先,在广告费用的收取上,国际大型的广告公司通行的是15%左右的佣金费制度,但中小广告企业很多时候都是通过与广告主协商来确定广告费用,中小广告企业由于媒介购买能力较弱,在同媒介进行谈判的时候处于劣势地位,媒介投放费用在整个成本中占据的比例很高,很多时候中小广告企业并不能对成本进行准确的评估,导致广告费过低甚至出现“入不敷出”的现象。其次,很多中小广告企业一般集设计、制作、投放为一体,所以很多企业都拥有大型喷绘广告喷绘机等设备,而且很多承接户外广告业务的企业都拥有户外广告牌、灯箱等户外媒介固定资产,但对于这些资产的监管和维护,目前很多中小广告企业尚无一套完整的制度。

(二)中小广告企业绩效评价存在问题

首先,很多中小广告企业绩效考核没有一个固定的周期,而且很多中小广告企业的绩效考核还停留在考勤这一低层次上,考核的标准缺乏针对性。其次,有些时候企业需要对广告主的实际情况进行实地考察,例如很多时候广告企业需要对所宣传的产品进行实地测量和取景,对于外出人员的管理很多中小广告企业显得“无计可施”,对于考察周期、考察效果的评价只能依靠考察人员自律。再次,中小广告企业过度重视短期利益,很多广告企业将销售额作为广告销售人员的唯一考核标准,并以此作为奖惩依据,而忽视了更深层次的内容。

二、中小广告企业加强内部控制的对策

(一)中小广告企业应该夯实内部控制基础

首先,目前我国中小广告企业基本是在国外大型跨国广告公司与国内4A等大型广告企业的夹缝中生存,面临着激烈的竞争环境和较大的经营风险。因此,中小广告企业更应该树立风险意识,提高对企业内部控制的重视程度。其次,虽然中小广告企业员工数量有限,但是也应该根据企业业务特色与发展状况划清岗位职责,业务承接、客户管理、广告制作、媒介投放、效果评估等重要岗位或环节要安排专人负责。同时,中小广告企业应该将“垂直式”治理结构与“扁平式”管理模式相结合,在保证内部信息沟通渠道畅通的同时,尽可能的实现内控信息的横向传播。再次,人才特别是主创人员的缺失是目前大多数中小广告企业面临的难题之一,企业应该具体自身情况适当提高薪资水平以吸引高水平人才的加盟。同时,企业应该与广告主建立良好的关系,完善客户管理制度,降低对于客户主管的依赖程度,避免因为重要岗位人员的变动带来的客户流失损失。南京壹佰加广告有限公司是一家主营品牌推广、媒介和活动策划等业务的广告公司,虽然公司规模不大,但是企业根据不同部门职能,建立了科学的岗位分工制度,并开出丰厚的待遇吸引有经验的广告人才,为企业发展创造了良好的基础,经过十几年的发展,企业已经与多个知名品牌建立了合作关系,并受到广泛好评。

(二)中小广告企业应该完善财务管理制度

广告行业与其他行业不同,一般来说广告需要经过两次交易才能够实现即广告主与广告公司进行委托与广告公司与广告媒体沟通洽谈这两次交易,中小广告企业在这两次交易中应该正确把握运营成本,提高固定资产管理水平,实现科学的财务管理。首先,在广告费用的收取上,企业应该进行细致的市场调研,同时对企业生产成本有一个整体的把握,综合考虑当地物价水平后计算出合理的广告费用。同时,中小广告企业还可以采用“效益分配制”办法,通过与广告主进行协商,将企业广告权利与责任相联系,广告企业从广告主产生的实际销售额中抽取一定的利润作为广告费。在媒介费用管理上,中小广告企业应该与广告媒体建立良好的关系,及时关注媒介广告版面或时段的费用变化动态,建立广告投放风险防控体系。其次,中小广告企业应该建立固定资产管理制度,定期对固定资产进行检测和评估,及时了解固定资产的损耗程度,制定科学合理的维护预算。此外,还有一点不能忽视,有些时候企业广告主会将自己的一部分产品交与广告公司用于企业或产品宣传活动,对于这一部分资产,企业应该进行详细的记录,防止某些人利用管理漏洞侵占企业资产。

(三)中小广告企业应该完善绩效考核体系

广告客户的开发与维系关乎企业的长久发展,因此对于销售人员的考核应该兼顾广告销售额与广告客户的数量与质量。而对于广告制作人员的考核,应该考虑到广告传播效果的特性,有时广告投放后需要经过一段时间后才能发挥其效果,中小广告企业不能因为广告在短时间内没有取得预期的效果就将责任归咎为创作人员,而应该充分考虑到广告传播效果的时间性和累积性对广告制作人员进行科学绩效考核。另外,中小广告企业应该注意及时将绩效考评结果反馈给被考评人员,使被考评人员能够及时发现和解决工作中的问题。

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(一)财务工作人员素质高校财务人员扎实的专业基础与职业道德是财务工作的基石。我国多数高校对其财务人员的业务培训和职业道德建设普及工作力度有待加强。《规范》对财务工作人员队伍提出了要求,其中第三章第十七条规定,“单位应当根据《中华人民共和国会计法》的规定建立会计机构,配备具有相应资格和能力的会计人员。”高校从业人员应接受定期或不定期的业务培训和职业道德教育,不断提升其业务水平和综合素质,以适应新的高校财务会计制度的改革。

(二)财务规章制度《会计法》、《事业单位会计准则》等法律法规中均有涉及财务内部控制的规定,但是这些规定之间存在着不衔接、重复、甚至冲突的现象,不能构成一个完整有效的内部控制体系。《规范》的颁布,使高校财务内部控制有了系统性的规章制度依据,明确了其内控的目标、原则及方法,为推动高校财务内部控制制度的建设和完善提供了理论依据与支撑。

二、高校内部控制风险评估过程中的问题及建议

风险评估是指一项潜在事项的发生对目标实现产生的影响,包括风险的识别、分析、控制与应对。合理有效的风险管理是提高高校内部控制效率与效果的关键。前些年,由于高校扩招与合并,基础设施建设需求大幅攀升,高校曾大规模向银行借贷,筹措建设资金。由于缺乏健全的风险评估体系,高校现仍面临相关后续债务和遗留问题。《规范》从单位层面和业务层面,对高校财务内部控制风险评估的相关问题做出的要求与指引有以下方面。

(一)单位层面的风险评估我国传统高校财务管理中风险意识淡薄,风险预警与控制体系不完善。20世纪90年代末,高校扩招,高校校园基础设施建设的投入随之增加,基本建设贷款大幅上升,巨额贷款本息使高校当时的资金运作捉襟见肘,高校偿债风险不断增加的问题当时日益凸显。《规范》第二章第十条规定“单位进行单位层面的风险评估时,应当重点关注内部控制机制的建设情况”。从单位层面上,明确建立健全高校财务的议事决策机制、岗位责任制、内部监督等风险评估控制制度。首先,高校财务议事决策机制,对校园基础设施建项目贷款规模的科学性、合理性、可行性论证。其次,岗位责任制和内部监督要求校园基建项目贷款的决策、执行、监督程序实现有效分离,从而规范对潜在事项的管理,强化内部财务管理与控制,降低高校财务的偿债风险。

(二)经济活动业务层面的风险评估我国一些高校对经济合同的管理不够规范,存在所签订经济合同由不同主管部门分别管理的现象。没有对经济合同统一管理,加之监督力度不够,导致高校资金管理存在风险。《规范》第二章第十一条从业务层面,强调了行政事业单位核心经济活动风险评估控制应注意的问题。高校要完善财务内部控制体系建设,必须牢固树立财务风险意识,建立风险预警机制,将风险评估与控制作为高校财务内部控制的一项重要内容予以规范。《规范》指出,应加强合同的归口管理,同时对其履行情况的进行监控。高校财务可以建立经济合同的统一登记管理,实时监控签订合同事项的进展,合理评估和控制已签订合同带来的相关风险,掌握资金的实际情况,降低潜在事项对资金的影响,保证高校工作的持续、健康、稳定运转。

三、建立《规范》配套指引,进一步发挥其对高校内控的指导意义

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内部控制制度其侧重于表现管理的制度化和规范化,通过完善的体系建设防止或避免相关问题的产生,从本质内容上来说能够提升经营管理的效率。与其它事业单位进行对比,污水净化公司具有机构众多、涉及面广等特点,由众多机构组成,因而管理水平相对较大,倘若没有采取科学化、系统化的管理模式,给污水净化公司带来的不良影响是不可估量的,甚至是危及民众生命,内控管理制度已经在事业单位中得到广泛实施,并且起到个很好的效果,污水净化公司要想实现科学化管理,建立和完善内部控制制度建设就具有迫切性。再者说,建立内部控制制度其初衷和目的在于,确保最高管理者制定的计划能够得到深入落实,在执行过程中或者执行之后出现的相关问题能够在最短时间内得到解决,保护污水净化公司各项资产的安全和完整,防止资产流失,从而满足国家宏观调控的需要,确保国家各项政策得到深入落实。就目前形势来看,有大部分的污水净化公司还没有充分认识到内控制度的重要性,或者有内控制度,但是趋于形式化,使得会计信息的真实性得不到保障、财务舞弊现象严重,给予社会带来不良影响,为了确保社会经济秩序正常运行,在污水净化公司加强内控体系建设具有必要性。

二、分析污水净化公司内控控制制度中存在或潜在的问题

纵观我国管理事业单位的发展历史,在这个过程中积累了一定的管理经验,也就是当前的内控管理制度,尽管内控控制制度在某些方面发挥着积极作用,但是从整体来看,其发展趋势不容乐观,其主要体现在以下几个方面:

1.污水净化公司内控制度有待健全。在大多数人认为,内控制度只是简单意义上的内部监督,或者简单的理解为内部控制,还有的一部分单位则认为是简单的文件或制度,而这也正是内部控制制度不健全的原因所在。从本质内容上来说,内部控制制度趋于形式化,其作用没有最大限度发挥出来。还有一部分则体现在执法力度上,没有遵循各项规章制度,遇到相关问题没有及时进行解决,进而导致一些人利用内控制度不健全,为自身谋取私利,使得专款不能专用、挪用公款等现象时有发生。

2.会计人员素质有待提升。在一些污水净化公司,因为其侧重于寻找治理污水的办法,所以会计人员的工作量相对较少,所以财务会计人员为兼职的现象也屡见不鲜,再者,一些污水净化公司业务量大,财务会计也是专职人员,但是一些单位忽视了对财会工作人员思想素质教育、技能培训等方面的重视程度,这是会计人员素质得不到根本性提升的原因所在。从另一方面来说,尽管在处理相关工作时较事业单位相对简单,但是由于各方面原因。如:会计法律、法规和制度等把握不够全面,随意改变账户对应关系的现象也时有发生。更有甚者利用职务之便,为自身谋取私利。

3.缺乏适当的控制活动。控制活动在某种程度上为管理阶层的指令得以实现创造了条件。目前,我国许多污水净化公司欠缺适当的控制活动,在对领导的控制活动方面体现尤为明显,使得其严重违纪行为出现,给国家造成不可弥补的损失。

4.外部监督有待加强。我国的外部监督包括两个方面:政府监督和社会监督,由于两种监督之间存在的联系,使得管理相对分散,两者之间没有有效结合起来,再者说,有的监督机构只考虑自身利益,将它人利益置之度外,采用不正当的方式进行竞争,背离了监督的初衷,外部监督的作用趋于形式化,其作用也没有充分展现出来。

三、加强污水净化公司内控制度建设的措施分析

1.建立健全内控控制制度。污水净化公司倘若建立完善且严密的内部控制制度,并严格按照相关规章制度予以执行,一定程度上能够避免因为分工不合理所带来的相关问题,从另外一方面来说倘若一个污水净化公司没有建立健全完善的内控制度,必然会导致权力泛滥、职责不清,从而造成不可估量的损失。首先,要明确规定处理各种经济业务的职责分工和程序方法,确保各项工作的顺利展开。其次,在建立内控制度的基础上,适当的给予内控制度的监督,并要求专门机构或指定专门人员不定期进行检查,当然,也要给予工作人员独立权限,才能够确保审计的独立性和客观性,当然也保证数据信息的真实性。再有,作为污水净化公司的领导,要起到模范带头作用,只有这样才能够为相关工作人员树立一个良好的榜样,以身作则,建立奖惩制度,能够激发工作的工作积极性,为其全身心的投入到工作中奠定坚实基础,与此同时,也使得内控控制制度的作用真正的显现出来。

2.加大宣传培训力度,使得污水净化公司管理人员对内部控制制度有一个全面认识。在污水净化公司管理中,管理人员居于主导地位,在《会计法》和《内部会计控制基本规范》中明确规定:“单位负责人作为单位财务与会计工作的第一责任主体,对本单位内部控制制度的合理性、有效性应负主要责任。”也就是说,更新污水净化公司负责人的管理理念,能够间接的构建内部控制制度,在对是对污水净化公司负责人培训过程中,其对内部控制制度有一个全面认识,充分认识到其重要性,能够为其培养良好的内部控制意识创造条件,切实履行健全污水净化公司内部控制制度的职责。

3.强化培训,提升污水净化公司相关工作人员的业务修养。污水净化公司相关工作人员的业务修养也是影响内部控制制度的原因所在,鉴于此,不定期加强对相关人员的业务培训,提升其职业修养,运用多种形式对工作人员进行会计继续教育,让其充分认识到内部控制制度建设的重要性,也促使其自身不断完善科学文化知识,从而建立一支业务过硬,严于律己的高素质人才队伍来服务于污水净化公司的发展,服务于广大人民群众,也只有这样才能够将内部控制制度更深层次落实,才能够将监管制度的作用最大限度发挥出来,从而避免一些不良行为的出现。

四、结语

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小企业会计信息系统内部控制存在很多不足,下文将结合小企业自身的特点,针对这些不足之处进行改善。(1)内部环境。内部环境一般包括治理结构、机构设置、权责分配、内部审计、人力资源政策及企业文化等。小企业中包括采购部、销售部、财务部等其他部门,要明确这些部门中应存在哪些职位,职位的权限是什么,负责操作会计信息系统的哪个部分,尤其应注意岗位设计时不相容职责不能集于同一个职务上,如采购人员的职责就规定了职能联系供货商、比较价格、填写请购单,而审核、签订合同、验收都不属于其职责范围内。会计信息系统的内控也要明确规定存在独立的内审机构,由小企业主直接负责。对掌握小企业重要机密的会计信息系统操作员,要详细规定必须工作满一定年限才能离职,并不得泄露企业机密。(2)风险评估。风险是指在一定的客观条件下,在某一特定期间内,那些可能发生的结果之间的差异,这种差异是实际结果与预期结果的变动程度。小企业的风险评估实际上就是为了尽量使实际结果同预期结果一致,根据既定标准,定期对小企业的相关项目进行检查,看是否存在异常情况。对小企业来说,执行严格的风险评估程序太耗时耗力,但可以根据这个原理,设计表格,由小企业主一两个月进行一次相关项目的检查。一方面,确认委任的会计人员值得信赖、道德感高,确认小企业会计信息系统每天都进行了备份并存档,为避免某些人员运用内控漏洞与其他企业勾结,还要按客户、按金额对总账进行一次检查,看是否有不正常行为的发生;另一方面,确认计算机配置合理并进行了定期杀毒,保证网络环境安全,还要研究小企业长期账面业务的变化情况,结合市场需要及时变更经营方向。(3)控制活动。控制活动是确保管理层处置风险所需的特定指令得以贯彻的政策和程序,是执行这些政策的人员的行动。控制措施一般包括:不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制等。小企业为确保会计信息系统信息的完整可靠,需要设立内控措施明确会计信息系统中岗位的职责分工,建立会计信息系统岗位责任制度,根据不同的岗位授予不同的操作、审批权限,确认会计信息系统的管理和操作人员都具有最基本的会计从业资格证书。同时为了保证小企业的财产安全,需要定期核对会计信息系统中的财产纪录与实际情况是否相符,严格限制未经授权的人员接触和处置财产。(4)信息与沟通。信息与沟通是小企业实施会计信息系统内控的重要条件,小企业应该建立信息与沟通制度,明确内控相关信息的收集、处理和传递程序,确保信息及时沟通。销售人员能够在自己权限内获知商品的数量和功效,方便业务的开展,采购人员能根据会计信息系统的销售业绩来判断进行哪些货物的采购,库存人员根据出入货及货物损失的情况,及时更新货物记录,保证记录与实际情况相符。另一方面,小企业主也可以设立公开邮箱,接收任何关于公司的建议或意见,对企业做到全面了解,也能够事先预防一些会计信息系统的不法行为。(5)内部监督。内部监督程序包括两方面,一方面是对内控制度的监督,对小企业来说,像大中企业设立专门的监督部门不太现实,而且小企业人员变动过于频繁,会计信息系统的内控措施就由小企业主自己定期对这些业务进行抽查;另一方面是对相关资料保存的监督,对内控文件和过程都进行备份,并由小企业主持有,以便出现问题时检查。

二、小企业会计信息系统内部控制设计

小企业涉足行业众多,包括工业、建筑业、批发业、零售业、餐饮业、住宿业、交通业、邮政业,非常繁杂,这些行业的经营过程可以概括为图1中的业务流程,简化来说就是采购———库存———销售———采购……在这个循环过程中采购与付款、销售与收款、库存管理与存货核算三个业务流程占主要地位,研究小企业会计信息系统的内部控制就是要研究这三个流程的内部控制。

(一)小企业采购与付款流程内部控制设计

(1)会计信息系统采购与付款流程。采购涉及大量的资金,显示了市场物价水平的状况,在一定程度上决定了企业产品的销售价格、人员的工资、企业的最终利润等。在会计信息系统中,采购环节需要先由采购人员提出采购请求,填写请购单,经授权后,与供货商进行协商,最后由采购主管在一定限额内签订采购订单,由专人验货后,存入仓库并为商品付款,如果对商品不满意,就需要采购人员与供货商协商,再填写退料通知单,库存人员填写红字外购入库单,会计人员开具红字采购发票,办理收款手续。在这个过程中,请购单上的详细信息会被录入电脑,会计人员可以即时地查阅即将进行的采购,录入凭证时也可以直接运用查找功能,主管进行审批时获得的资料也更为全面。会计信息系统的采购与付款管理流程是请购单一次录入,后续一定范围内数据共享,非常方便。(2)采购与付款流程风险。尽管会计信息系统使小企业的业务核算更为方便、快捷,但对小企业来说,采购与付款流程存在两方面的风险,从外部因素说,货物的质量可能不符合生产或销售的要求,采购的物资堆放过久可能会淘汰,供货商不存在,从内部因素说,验收人员可能不仔细,造成货物不符合要求,也可能采购物资过多或过少,最后贬值或需要再高价购入,采购人员也可能与供货商勾结,收取回扣,还有一种情况则是采购人员转移了供货商的支付,私自占用公司资金。(3)会计信息系统采购与付款流程的内控措施。第一,验收人员与采购人员不得为同一人,且验收人员要依据签订的采购订单仔细核对货物数量、规格,验收不严格的人员按不合格标准扣发工资;第二,采购主管审批采购订单时,尤其是生产型企业要严格根据销售计划进行采购;第三,跟踪同一供货商货物价格的短期变化,如若发生非客观条件的价格上涨,说明可能有工作人员通过收取回扣牟利;第四,定期审核采购权限内的行为,可以根据会计信息系统列出短时间内向单个供货商进行小额付款的情况,并检查是否都与同一笔采购有关;第五,核对包含延迟付款项目的供应商对账单和会计信息系统中的供应商分类账进行比较,如果分类账表明按时付款,但却出现延迟付款情形,就说明资金可能被挪用了。

(二)小企业销售与收款流程内部控制设计

(1)会计信息系统销售与收款流程。销售环节是所有小企业最为看重的一个环节。客户资料、销售价格更是一些机密材料。在会计信息系统中销售业务人员填写销售报价单,根据报价单寻找客户,接受客户订单,根据客户要求填制销售订单,专人对仓储货物进行质检后,发货,运送至客户,确认无误后,收取货款,会计人员开具销售发票,最后由会计人员勾稽发票和出库单,核算收入、成本和销售费用,并核销相关单据。(2)销售与收款流程的风险。销售环节遇到的风险也非常重大,包括:第一,对市场预估不准确,商品销售业绩不佳;第二,赊销的货款坏账太多,难以收回;第三,为了个人私利,故意低价销售,收取回扣,或者自己充当客户,再转手卖出;第四,无职责权限,为了业绩,擅自批准赊销;第五,收取应收款的任务分配不明,导致无人催收货款;第六,收款人员由于长期与客户联系紧密,对其产生高度认同感,放松了对坏账风险的关注。(3)会计信息系统销售与收款流程的内控措施。第一,采购人员在采购物资时,必须对市场情况进行调查,交给小企业主市场调查情况和生产、销售计划;第二,订单的经办与审批、经办与会计人员、销售货款的确认与会计记录、退回货款的验收与处置要为同一人;第三,小企业的赊销业务需要销售人员提供对应企业详细的财务状况,经由小企业主审批;第四,定期检查赊销客户的付款情况,如果某客户跳过了大额的支付选择先支付小额订单,或是某客户突然停止享受提前付款折扣,都需要引起足够的重视,并上报小企业主;第五,销售人员收款时不能直接接触货款,若是现金,需要不相干人员陪同;第六,仓储人员要保证货物与会计信息系统内的信息相对应,保证货物的供应;第七,明确说明每一个客户账户的负责人员,确认其完成任务;第八,实行收款人员轮岗制,进行持续、滚动式轮岗。

(三)小企业库存管理与存货核算流程内部控制设计

(1)会计信息系统库存管理与存货核算流程。库存可是企业货源供应、正常生产运营的重要保证,经营工业、建筑业、邮政业、住宿等类型的小企业在储存物资方面都建有较大的仓储设施,餐饮类的仓储设施则相对较小。按照小企业仓储物品的不同,存货可以分为三类:一是待销售的,二是已销售但未取得,三是自己采购的。仓储管理人员要严格根据这三个分类做好相关记录,保证仓储消息的准确性。仓储相当于采购与销售的中间物流,承担了连接的职责。在会计信息系统中,收到货物时,由指定人员验货后,库存管理人员再根据物资情况填写外购入库单,出货时,同样需要填写出库单,写明出库货物的数量、规格。(2)库存管理与存货核算流程的风险。库存管理与存货核算流程直接涉及实物资产,出现问题后果比较直接,它的风险主要包括:第一,安全问题,可能出现火灾、偷窃等意外,造成公司财产损失;第二,货物存放不合理,不易查找;第三,当库存资料不足,没有及时联系采购人员进行采购,使小企业供应链锻炼;第四,销售、检查、库存管理三个职责的人员可能窜通,伪造销售成果或者暗中克扣企业物资,换取利润;第五,仓储人员长期担任这一职务,容易将公物挪作自用,或暗中修改账册;第六,对于因不可抗力毁损的物资,有时会因仓储人员的一时偷懒或贪心,少报或多报,给营业规模本就不大的小企业造成困境。(3)会计信息系统库存管理与存货核算流程的内控措施。第一,拒绝未经授权送达的货物,没有采购订单号码的货物也不予验货,验货人员对采购订单的货物验货时,要仔细检查,根据货物验收检查清单中的项目;第二,识别并标记所有的货物,并按序排列,使查找货物方便;第三,库存与存货管理人员每天要进行存货检查,保证现有数量满足生产或销售需要;第四,担任销售、验货、仓储三个职责不可集中于同一人身上,验货人员验货时要仔细核对采购订单、请购单同货物是否相符;第五,库存管理人员的记录要一式两份,由两个不同的责任人保管,可以一星期或一个月进行轮值,避免长期一个人看管仓库;第六,定期进行存货大盘点,大盘点时要求至少两个不同职责内的人员陪同,并在盘点表上签字。

三、结论