档案局工作要点范文

导语：如何才能写好一篇档案局工作要点，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1、规范机关事业单位档案管理。加强机关事业单位档案监督指导力度，继续做好机关事业单位档案工作目标管理和规范化工作。组织开展社会建设与社会管理档案工作，指导社区、医保、社保、新农合、教育、医疗等机构规范档案管理，加大业务指导力度。

2、加强国有企业档案工作监督指导。按照《关于认真做好国有及国有控股企业档案工作的通知》，贯彻《企业档案工作规范》，指导相关单位制定〈国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表〉。

3、加强农业农村档案工作指导。一是继续抓好社会主义新农村建设档案工作；二是完成农村土地承包经营权登记试点档案工作；三是加强农村档案信息资源共享工作的指导。

4.加强机关档案信息化建设。加大对机关重要现行文件和相关信息收集利用工作的力度，加强档案目录数据库建设，继续做好文件级档案目录录入工作；大力推广使用档案管理软件，抓好业务培训和指导，推进机关档案数字化进程。着力抓好电子文件的收集、归档、管理，加强监督、检查和指导，使之逐步规范化、制度化。

5. 加强重大建设项目档案工作。全县各单位要深入贯彻国家、省、市档案局和发改委印发的《重大建设项目档案工作验收办法》和《__省重大建设项目档案工作管理办法》。县档案局要认真做好我县内省、市、县重大建设项目档案的指导、监督、检查和登记工作，对竣工的项目依法开展项目档案专项验收工作。各项目主管部门和业主单位要积极开展并主动接受县档案局的指导和监督，确保我县重大建设项目档案工作顺利开展并为今后项目的管理提供好利用服务。

6. 组织开展业务学习考察活动。加强与兄弟区(市)县档案部门的沟通和交流，有针对性的选择部分县市进行学习考察活动，及时掌握全县档案工作动态。

1、进一步完善档案馆“五位一体”功能，使县档案馆逐步成为全县爱国主义教育基地，档案安全保管基地，档案利用服务中心，政府信息公开中心，电子文件管理中心。

2、做好档案资料的提供利用工作，及时、全面、准确为社会各界提供利用服务，把服务工作提升到一个新的水平。大力开发馆藏档案信息资源，利用馆藏档案开展档案编研工作。

3、加强档案安全管理工作，牢固树立“安全第一”的观念，严格落实档案安全各项制度，开展档案安全专项检查，切实落实“八防”措施，确保馆藏档案安全。

4、强化档案收集，加强档案资源体系建设。着力于建设内容丰富、门类齐全、结构合理、关涉民生的档案资源体系，整合涉及人民群众切身利益的包括民营企业、社区和新农村档案在内的未进馆档案,使大量档案由分散变集中，便利群众利用。加强对有利用和参考价值的各种珍贵历史档案、名人档案、地方特色档案等相关档案资料的征集，扩大档案征集领域和途径收集反映我县经济和社会历程与成就的档案，以及重大活动、重大事件、文化艺术特色档案，进一步丰富和优化档案资源，加强档案资源体系建设。

1、加强档案干部政治思想建设。组织档案人员认真学习党的十精神，用理论武装头脑，指导实践，推动工作。坚持完善学习制度，不断加强理论和业务知识学习，进一步激发干部职工的责任感和事业心，保持昂扬向上的精神状态。

2、牢固树立政治意识、大局意识、责任意识和服务意识，使广大档案工作人员争做“学习型、创新型、服务型”的干部。

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为进一步推进政府信息公开，着力优化发展环境，建立健全政府信息公开工作的监督、考核机制，根据《上海市政府信息公开规定》(以下简称《规定》)、《区政府信息公开实施细则》(以下简称《细则》)、《区年政府信息公开工作要点》和区委、区政府年“三个一点”工作安排，制定本考核办法。

二、考核部门

政府信息公开考核由区政府信息公开联席会议办公室会同区信息委、区监委、区政府法制办、区保密局、区档案局、区发改委等有关部门共同实施。

三、考核对象

各镇人民政府、街道办事处、工业区，区政府组成部门及其它相关的部门机构。

四、考核内容

1、工作机制(10分)。组织机制情况（5分）：分管领导、责任部门落实、工作人员稳定，有变动时是否及时上报、公开；工作制度建立健全情况（2分）：是否建立健全工作制度、更新维护制度、监督考核制度等；工作责任制落实情况（3分）：“主要领导亲自抓，分管领导具体抓，职能部门抓落实”的机制是否落实，工作人员的业务是否熟练、是否通过联席会议办公室组织的业务考试。

考核部门：监委、信息委

2、公开内容及目录(40分)。主动公开、依申请公开、免于公开的信息是否符合《规定》和《细则》的要求（政府机构职能和人事信息、管理规范和发展计划、公众密切相关的重大事项、公共资金使用和监督信息、应当公开的其他政府信息），对已公开的信息是否及时进行整合和更新，是否提供重要信息的解读服务(20分)；主动公开、依申请公开的目录(纸质和电子)编制是否规范、符合规定并及时更新(10分)；公开的信息是否符合保密规定(10分)。

考核部门：法制办、监委、档案局、保密局

3、公开方式(10分)。是否多渠道公开政府信息（2分）；政府网站政府信息公开页面、专栏设置是否醒目、规范，信息查阅、搜索是否方便、快捷，是否及时更新公开指南（8分）。

考核部门：信息委

4、资料送交(10分)。是否按规定及时向区档案馆送交指南、目录、年报及公开的政府信息。是否按规定要求使用政府信息公开管理系统软件。

考核部门：档案局

5、受理场所及响应程度(时间、程序)(15分)。是否按标准化要求设立集中查询、受理场所(并委托区档案馆进行集中查询、受理)（2分），是否按规定设立并公开咨询电话、传真、电子邮箱（2分）；是否按规定程序及时受理、答复申请人（4分），是否按要求建立申请处理文书存档制度(2分)；是否存在社会投诉、行政复议、行政诉讼情况，是否办理收费许可证、有无乱收费情况(5分)。

考核部门：监委、法制办、档案局、发改委

6、月报、年报及报备工作(15分)。是否按时上报月度统计表（6分），是否按格式要求及时向社会公开指南、年报(4分)；是否按要求对免于公开信息进行疏理和报备，是否对重大决议、草案的公开进行报备(5分)。

考核部门：信息委、保密局

7、创新工作（加5分）。是否采取便民利民措施，有无工作创新。

考核部门：监委、信息委、法制办、保密局、档案局、发改委

五、考核方式

1、考核采用日常检查与阶段考核相结合，各职能部门单独考核与联合检查相结合的方法。

2、为提高考核效果，扩大考核的影响面，考核组成员除以上6家单位外，还将在重点单位中，随机抽取若干个单位参与考核。

3、考核分值采用100分制，创新工作视情况另行加分。

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一．领导的重视与大力支持，保证了档案工作的顺利开展。

自从教育中心成立以来，原单位的职能扩大，职能处室增多，需要归档的材料猛增。中心领导及时调配人员，成立了以1名综合档案员、14名兼职档案员为主的档案管理机构。并积极鼓励、支持档案人员参加区档案局组织的各项专业培训。其中综合档案员还参加了上岗证的培训且取得了上岗资格证书。对于合并后的档案工作，中心分管领导多次与区档案局领导协商，重新确立了《教育中心档案分类试行方案》、《教育中心编研工作实施方案》、《教育中心*年档案工作试行方案》。并牵头召开了中心档案工作会议。组织档案人员学习了《归档文件整理标准》，分析了当前中心档案工作的形势，布置了《*年档案工作的计划》。在工作中，不论中心的资金多么紧张，保证为档案人员订阅档案杂志，对档案工作使用设备及装具的购买也从来都是大力支持。为了促进中心档案工作现代化的进程，中心领导还专门为档案室配备了两台专用电脑、一台复印机、一台激光打印机；考虑到现在中心两院办公的不便，还特意购买了两套《今易》档案管理软件。

二．加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平。

中心成立以后，新成立的档案工作机构中，有不少人员从来没接触过档案工作。而且随着天津市档案工作的不断发展，档案工作又出台了一系列新的法规、制度及实施方案，这就要求全体档案人员紧跟形势，不断学习，不断更新自己的专业知识，提高自己的专业技能。为此，我单位坚持从两个渠道对档案人员进行培训。一是积极组织档案人员参加区档案局组织的所有培训，让档案人员不断获取新的档案工作相关信息，不断更新自己的观念。二是结合本单位的实际，制定我单位的学习计划，定期组织档案人员学习。先后学习了《归档文件整理标准》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》、《*年档案工作要点》、《教育局档案工作制度、归档范围及保管期限表、分类编号方案》等等材料，同时还对所有档案人员进行了使用《今易》软件的培训。通过这些培训，提高了所有档案人员的专业知识水平。从而保证了入库档案的质量，为档案的开发利用打下了坚实的基础。

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关键词 数字档案室 电子文件 管理

在现代信息技术发展迅猛的形势下，数字档案室作为政府机关、企事业单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对档案信息进行采集、整理、存储和管理，并通过网络提供利用服务的档案信息集成管理平台，发挥着不容忽视的作用。对于电力企业来说，在企业的运营和管理过程中，形成了大量的电子文件，成为数字档案室重要的工作对象和建设内容。笔者结合所在的企业数字档案室建设和电子文件管理情况，对两者的关系进行探讨。

一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础

一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。

另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。

二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开

首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。

其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。

再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。

三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展

一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。

二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。

三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。

（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）

参考文献

[1] 李天一.数字档案馆建设的探索与实践[J].兰台世界，2015（S1）：38-39.

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为做好2014年度依法行政考核工作，根据《湖南省依法行政考核办法》（湘政发〔2010〕3号）和《湘西自治州人民政府办公室关于印发<2014年州人民政府办公室工作要点>等文件的通知》（州政办函〔2014〕30号）要求，结合我县实际，制订本方案。

一、考核对象

（一）各乡镇人民政府、栖凤湖管委会。

（二）县直相关单位：县发改局、县经信局、县计生局、县民族局、县公安局、县司法局、县财政局、县人社局、县国土资源局、县环保局、县住建局、县交通运输局、县公路局、县农业局、县林业局、县水务局、县畜牧水产局、县农机局、县商务局、县卫生局、县国税局、县地税局、县工商局、县质监局、县安监局、县审计局、县物价局、县食药监局、县烟草局、县统计局、县旅游局、县教育局、县民政局、县文广新局、县文化市场综合执法局、县体育局、县档案局、县粮食局、县气象局、县残联、县移民局。

二、考核内容

重点是《国务院关于加强法治政府建设的意见》、《湖南省行政程序规定》、《湖南省政府服务规定》、《湖南省规范行政裁量权办法》、《湖南省人民政府关于深入推进市县政府依法行政工作的意见》、《湖南省行政复议工作规范化建设实施意见》的贯彻实施情况。考核具体工作由县政府法制办会同相关单位组织实施。具体按2014年度乡镇人民政府和县直单位依法行政考核内容分解表（附件1、附件2）分类进行考核。

三、考核方式

（一）动态监测。由县政府法制办建立考核对象档案，及时收集依法行政工作资料，动态记录依法行政工作完成情况。考核对象完成本方案考核内容中的单项工作后，应及时向县政府法制办报送有关资料或信息（联系电话：472****）。

（二）自查自评。12月1日前，考核对象对照本方案确定的考核指标开展自查自评，形成依法行政年度报告，并将自查评分表和依法行政年度报告报送县政府法制办。

（三）组织考核。12月底前，县政府法制办会同县直相关单位对考核对象年度依法行政工作情况进行考核。

四、考核结果的运用

（一）按考核内容分解表进行考核，并将考核得分作为县人民政府绩效评估考核中相关依法行政工作项目评分内容折算记分依据。

（二）县依法行政领导小组将考核中发现的问题反馈给被考核单位并督促整改，对考核评为不合格的单位给予通报批评，限期整改。

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关键词：综合档案馆 数据库 建设 实践

一、档案数据库建设的“政府行为”

综合性档案馆一般案卷在5～15万卷左右，文件级条目约在100～200万条左右。按国际通行标准划分，100万条以下是小型数据库，100万条以上已是一个中型的数据库。面对如此大量的数据库建设任务，没有一个行之有效、合理周全的计划，没有政府的支持?熏是很难建立起档案数据库大厦的，甚至会半途而废或久拖不成。档案数据库建设应成为一种政府行为?熏只有获得强有力的行政支持?熏才能顺利、有效地实施和完成。在制定计划和实施中?熏行政力度、人员配备、经费落实、建库目的和目标、轻重缓急等因素都是必须统筹考虑的。

一是争取行政支持，创造顺畅的发展环境。其要点是"三列入"，即将综合档案馆数据库建设作为一个系统工程?熏列入当地国民经济和社会发展规划、列入当地信息化发展计划和规划概要、制定本地区数字化档案馆（室）五年乃至十年计划。1999年萧山区政府就将档案馆管理系统作为全市信息化发展13个子系统之一?熏先后投入了25万元的专项资金，为档案信息化建设提供了经费支持。

二是要考虑数据库由谁来录入、谁来管理。比较通行的做法是聘请一些临时工来录入，采用计件制，按件计酬；由档案工作者来管理，包括临时工的管理、案卷的管理和录入标准、质量和数量的监督等。

三是要考虑数据库建设的经费。这要根据该地区的经济发展水平和档案馆的事业经费多少来决定。

二、档案数据库建设的"利用为本"观

综合档案馆数据库建设要以利用为本，应建立以文件级数据库为基石、专题数据库为补充的电子检索体系。就萧山区档案馆来说，前者包括馆藏180个全宗8万卷（包括永久和长期）的文件库近百万条，后者包括婚姻、户籍、土地、革命历史和民国档案、干部任免、计委基本建设项目索引、干部介绍信存根、工资介绍信存根、照片档案、图书资料、本地区文章索引、萧山家谱联合目录、萧山籍知名人士等专题库70万条。这样，就基本实现了档案查询检索的电子化，增添了服务手段，实际应用效果良好。

专题数据库是今后档案数据库的发展方向。如果条件许可，可与其他单位共建档案数据库。比如萧山区档案馆与区职改办共建区域专业技术职称人员数据库，与科委共建区域科技人才数据库（外地在萧山的人才和萧山在外地的人才），与公安局共建户口迁移档案数据库（档案分存于两地）、与土管局共建土地档案数据库（档案分存于两地）、与民政局共建婚姻档案数据库等等，实现档案信息资源的互补与共享。另外，在数据库建设中，还可根据本地区经济建设和社会事业发展的需要，围绕中心工作，从文件库中进行数据挖掘，及时提供相关的专题数据库，供本地区领导决策参考。

档案数据库建设还要分轻重缓急、分步实施。建库方针宜边建设边利用，建好一个，利用一个。先建利用率高的全宗、珍贵档案及与人民生活密切相关的档案。档案数据库建设到哪里，检索利用就同步跟进到哪里。

三、 档案数据库建设的"时空观"

综合档案馆数据库建设的"空间观"，就是应突出"区域性"，从区域的整体进行考虑，不能仅仅局限于馆藏档案，必须考虑各进馆序列单位的档案数据库建设，不仅要"正本"，花大力气抓好综合档案馆的档案数据库，还要"清源"，同时开展各基层单位的档案数据库建设，因为馆藏档案的来源在各进馆单位，只有"正本清源"，区域档案数据库中心才能真正建成。

区域数据库建设的"时间观"，就是要从过去、现在、未来三个时间段上同时展开，即必须涵盖过去已进馆的馆藏档案、现在每年接收的档案和未来定期接收的档案。萧山区档案馆在这方面的具体做法是："共建、共享、共进"。

"共建"即与各基层单位共建档案数据库，由档案馆负责已进馆的档案（基本上是1990年前的档案），各基层单位负责档案室的档案（1990年以后的档案），这样数据库建设就由原来的档案馆独家承担，分解为100多家单位共同承担，解决了档案馆数据库建设的后顾之忧。

"共享"指建库双方进行数据库交换，均拥有完整的档案数据库，从单位成立至2001年的档案均可采用计算机检索。

"共进"指共同推进区域档案数据库中心建设、共同提高馆室的档案信息化管理水平。

萧山区档案馆1999年发文明确规定，向档案馆移交档案时必须同时移交电子目录，鼓励移交电子档案，四年共接收61家单位的电子目录库和电子档案库。

对今后定期移交的档案，采取的措施是调查摸底、选定试点，目标管理、列入考核，编印手册、开展培训，业务指导、技术支持等。

调查摸底，选定试点。首先对本地区各基层单位的档案管理现状作了较为全面的调查和摸底，并在此基础上印发了《关于申报"电子文件归档和电子档案管理"试点单位的通知》，明确了试点对象、内容、方法、条件等，较好地实现了"共建、共享、共进"的方针目标。

目标管理，列入考核。萧山区档案局将试点工作纳入年度全区档案工作要点，作为全区档案工作两大中心任务之一，制定了《关于印发"电子文件归档和电子档案管理"试点单位目标管理考核暂行办法的通知》，考核结果作为评定档案工作年度先进的依据之一。

编印手册，开展培训。为使试点工作有章可循，编印了《电子文档管理手册》，供试点单位学习和贯彻执行，并举办了16期计算机管理档案培训班，以应用为本，普及为重点，成效明显。

业务指导、技术支持。试点工作开展后，档案局专门抽调专门人员进行了大量的业务指导和技术支持。

萧山区档案馆从1998年开始实施区域档案数据库建设的五年计划，现已形成一个由馆藏档案数据库（170万条）为核心、各基层档案室数据库（40万条）为补充的区域档案数据库中心，共建数据库记录210万条，为萧山区档案信息化建设提供了很好的数据基础。

四、 档案数据库建设的质量控制

萧山区档案馆在一开始实施时就十分注重数据库建设的质量，并在五年的实践中不断补充完善，制定了《萧山区档案数据库建设实施办法》，形成了较为科学有效的数据库建设质量控制方法。

一是统一档案管理软件。二是统一数据库的文件格式。三是制定《各类档案数据库结构规则》，以《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《国务院公文主题词表》等为蓝本，结合各专题数据库的内容与形式特点，制定各类档案数据库结构规则。四是统一各类档案数据库的字段录入要求。五是对移交单位的电子目录和电子档案的接收，实行全程控制。移交单位建库时，对数据库格式、结构、每一字段录入要求和报表打印进行了统一规范。档案接收时，按规定的接收程序办理，包括四层验证：病毒检测、数据文件格式验证、数据结构验证、数据内容验证，然后指定档案数据库的移交方式（磁盘、光盘和网络）和办理交接手续。六是形成了较完善的数据校对方案。包括进馆前规范、进馆时抽检、利用时查错、原文扫描时查错、数据共享时校对等五个阶段的质检，从而将数据库的差错率减小到最低程度。

五、档案数据库建设的利用模式

综合档案馆的数据库建成后，其利用模式有别于传统的利用模式，应充分利用当地的信息化基础设施的优势，为档案数据库的提供利用创造广阔的空间，使档案馆与各基层档案室、档案馆与社会公众的24小时访问和查询成为现实。

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关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.

[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务,2014(9):52-53.