办公室交流发言材料范文

导语：如何才能写好一篇办公室交流发言材料，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

浦东新区人大常委会党组和机关深学实查、立说立行、即知即改，坚持思想认识上不去不放过、听取意见不充分不放过、即知即改不落实不放过，努力把区人大教育实践活动第一环节各项工作引向深入。区人大常委会党组书记、主任唐周绍和党组各位成员在学习上下功夫，带头研读，带头思考，带头交流，目前已参加各类学习活动6次，每个党组成员交流发言都在3次以上；在听取意见上下功夫，带头深入选区，带头倾听呼声，带头查找突出问题，目前已召开10次累计近百人参加的座谈会，并通过电子邮箱、书面等渠道，积极征求全体区人大代表的意见建议；在即知即改上下功夫，唐周绍同志多次强调：“一开始就要即知即改、小有小改、大有大改，凡是能尽早改的尽早改。”一个多月来，党组和机关突出问题导向，着力整改，务求见效：

——“五项举措”提升常委会会议审议质量。落实询问常态化。根据区委要求，已明确上下半年分别对教育公建配套、食品卫生等两项常委会会议议题审议中开展询问，必要时提出质询。增加审议材料时间。已明确提前一周向常委会组成人员寄送专项工作报告，便于组成人员充分准备，提高审议发言质量。科学安排会议议程。统筹好每次常委会会议的日程和议程，解决审议时间偏紧、发言不够充分等问题。完善人事任免工作。一是扩大人事任免通报范围，在常委会会议前召开有关人事安排通报会的参加范围，已由常委会组成人员中的党员扩大至全体组成人员；二是给被任命人员颁发“一书两法”，常委会会议对有关候选人投票表决后，区人大常委会主任现场颁发任命书，并赠送《宪法》和《监督法》；三是新任命同志由任职发言改为任职承诺，同时还向常委会组成人员提交“任职承诺书”，强化接受监督意识。严肃执行请假制度。明确强调，常委会组成人员除了出席市委、区委重要会议外，只要其当天在本市范围的，都必须出席常委会会议，不得随意请假。同时，参照市人大做法，从4月份召开的第十八次常委会会议开始，在会议通知后附有上一次常委会组成人员出席情况，督促有关人员增强责任意识，严格执行常委会会议请假报告等制度，切实端正会风，为搞好审议夯实基础。

——“三个加强”推进机关建设。加强干部队伍建设。落实区委的决策部署，推进区人大机关优化机构和人员交流，安排部分处级和科级干部到基层交流任职，1名青年干部到区委党校学习，1名青年干部到市人大常委会研究室挂职，2名干部列入新区党外人士储备培养。加强机关制度建设。着手对办公室44项工作制度开展系统梳理，涉及办会、办文、档案、党建等12个方面，将通过修订和增补，形成系统规范、便利操作的机关工作制度；落实办公室主任例会制度，加强办公室班子成员之间的沟通协调，努力形成便捷高效的机关运作机制。加强对工委的服务保障。及时采取网络、书面印发、专项提供以及加快文件流转传阅等方式，使各工委负责人更好知情知政；明确在办公室干部选拔时充分听取相关工委的意见建议。

——“三项举措”加强人大宣传。一是整合已有的宣传和联络载体，在《浦东人大情况》开设专栏，深化教实活动信息报道；二是借助“人大信息投稿邮箱”，向全体区人大代表征求对党组和机关“”突出问题的意见建议；三是切实发挥“区人大代表信息平台”作用，利用代表邮箱，及时收集代表的意见建议。还转文风、接地气，促进人大信息向基层一线倾斜、内容向民生民情倾斜、写法向生动活泼和短平快倾斜，提高宣传质量。

篇2

一、培训时间

2016年6月20日至7月20日期间，各学校按照自治区教育厅文件要求开展学习，安排集中培训不少于4天。

二、培训对象

全市教育系统全体教职工。

三、培训地点

各学校

四、培训方式

以学校为单位统一组织开展

五、培训内容

严格按照自治区教育厅安排的《自治区基层教师队伍集中培训系列专题课程表》进行。

六、组织管理

（一）成立市教育系统教师集中培训工作领导小组

组长：市教育工委书记

副组长：市教育局局长

市委组织部远程教育办公室副主任

成员：市教育局副局长

市教育局副局长

市人民政府教育督导室主任

市教育工会主席

（二）领导小组下设办公室，办公室设在市教育局思政科。负责全市教育系统教师集中学习。市人民政府督导室、市教育局办公室、市教育局人事科、市教育局教研室、市教育局基础教育科、市教育局安全办、市教育局双语办做好配合工作。

办公室主任：市教育工委书记

副主任：市人民政府教育督导室主任

市教育局思政科科长

成员：市教育局教研室主任

市教育局办公室主任

市教育局基础教育科科长

市教育局人事科科长

市教育局信息中心主任

市教育局安全办主任

市教育局双语办主任

市教育考试中心主任

工作职责：

1、各学校要成立培训工作领导机构，制定好培训方案，组成培训工作督查小组，对教师学习培训工作进行全面督查，确保培训学习不搞形式、不走过场。市教育工委、教育局组成督查组对全市各学校的教师培训工作也要进行全面督查，并写出督查通报在全市教育系统予以公布。

2、各学校要确保教师全员参加培训，学校要安排专人做好考勤工作，培训期间教师无故不得请假，要保证每天不少于6小时的学习时间，并安排好讨论、交流、发言的时间。培训结束后各学校自行命题组织测试，批改后要登记好成绩归档成册。

3、各学校根据培训学习的时间段自行确定4天的学习时间，并向市教育工委、教育局督查组组长报告培训学习时间，以便于督查组安排对学校培训学习工作的督查。同时，培训期间学校主要领导要在全校承担一次专题讲座。

4、各学校要以文字、图片、视频等形式记录好培训学习过程。同时，将培训学习方案、交流发言提纲、工作总结、培训结业成绩等材料整理好以备督查。

5、各学校在6月23日前将培训方案、培训总结、图片资料（每校只限1-2张图片）电子版发送至市教育局德育主任工作群。

七、督查检查

（一）督查时间

由被督查学校向督查组组长报告具体时间，督查组自行确定督查时间。

（二）督查内容与形式

1、按自治区教育厅文件规定需要观看学习的专题片和专题讲座。

2、自治区党委组织部会同自治区教育厅，组成督查组，赴地州市，深入学校对集中培训工作情况进行随机抽查。

3、地州、县市党委组织部领导和教育局主要领导将带头深入培训点，对集中培训工作的安排部署、组织管理、监督检查、培训成效等工作进行检查。

4、市教育系统督查组根据各学校集中学习培训的具体方案及集中教育具体时间安排对教职工开展学习情况进行实地检查，同时通过座谈、访谈等方法了解学习效果。督查结束后，各督查小组要于1月20日之前将督查材料电子版报市教育局思政科。

篇3

各位领导、老党员前辈、同志们：

非常荣幸能够跟大家交流学习感悟，刚才在徐局带领下和大家一起重温了入党誓词，也听了各位老党员的经验分享，作为新入党的新党员和“三农”条线的青年干部，我觉得自己要学习的东西还有很多很多。虽然我也是农村长大的，但是作为90后，其实干得农活并不多，来到“三农”条线工作就感觉是来到一个全新的世界，看到的、接触到的和想象中还是有差别的。

一、做好“三农”工作一定要“专”。技术条线就不用说了，如果对自己工作的领域都不了解那就根本无法有效开展工作。我之前在经管、产业、执法上都做过一段时间，印象最深的就是农村土地承包经营权确权登记颁证的工作，会接触到很多矛盾纠纷需要调解，现在信息发达了之后呢，农民们自己已经先在网上查过了，他会根据自己的情况避重就轻的找一些法律条款来跟我们提要求，比如有两句话的，他只讲后半句他的利益，前半句是他享受利益的前提，他就忽略了。这个时候如果你自己对法律条文不熟悉、不了解的话，很容易就被他们问得哑口无言，所以要想做好工作，一定要下功夫专研，尤其是业务、技术上的东西，没有专研可能就没有发言权。

二、做好“三农”工作一定要“全”。这个“全”和刚刚讲的“专”，我觉得是不冲突的，现在的工作内容日新月异，工作方式千变万化，每个工作之间都有着千丝万缕的联系。尤其是我来到办公室之后就更加明显的感觉到，作为一个统筹的科室，办公室的工作是比较杂的，尤其写材料的时候，大多数都是综合性的材料，涉及到局里各个条线，如果对各个科室的工作内容不清楚、不了解的话，很容易抓不住重点，造成失衡。所以需要做到既“专”又“全”，如果是业务科室，就要做到在自己科室的工作领域是专家，但又能全面了解和自己科室工作相关的其他工作，在办公室那就要求对全局的工作都要有相对的了解。

三、做好“三农”工作一定要“定”。就是要定下心来做事，特别是作为90后，有时候工作容易浮躁。接下来要学习老同志们长期深耕“三农”、勤勤恳恳工作的精神，定下心来把自己的工作做好。

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一、及时编制完成学院学生科、分团委学生会及班团通讯录，使学院各项学生工作上信息通畅。

今年开学初，随着应用心理专业同学转入我院，分团委学生会进行了一轮面向心理专业的招新，学院大家庭又注入了新的力量；此外，心理专业各班进行了班委改选，人员变动大，又缺少联系方式，学院学生工作信息传达存在遗漏。办公室按照老师要求及时编制了学院学生科、学生会及班团通讯录，并将各班班团通讯录发至学生会各部门，便于各项学生工作信息通畅，也便于各班特别是各班班长、团支书与学生会各部门的交流联系，利于工作开展。

二、及时起草并编制完成学院2010—2010学年度下学期学生工作要点，使学院各项学生工作有了依据。

在章老师、屈老师、葛老师的指导下，办公室在开学初将学生会各部门本学期工作计划和活动策划整理并表格化，拟定了本学期开展团学活动的规划，在虞佳永主席、赵洋团副等分团委学生会主席团成员的主持下，学生会各部门成主要成员在学生会例会上对初稿进行了积极讨论。根据讨论意见，办公室修订完善了相关部分，拟定了“2010—2010学年度下学期学生工作要点”征求意见稿，下发各班征求意见。在广泛征集各方面意见后，经反复修订，最终定稿，使得学院各项学生工作有了依据，便于指导学生会各部门及各班开展相关工作。

三、及时高效地完成各项文稿撰写任务，做好会议记录、物品借记及值班登记，起到了办公室服务学院各项学生工作应有的作用。

办公室全体成员及时高效较好地完成老师，学生会主席团交代的各项文稿撰写任务，较好地配合了其他部门的相关文稿撰写工作，参与撰写了学院五四红旗分团委申报材料等材料，撰写了一些活动的邀请函、发言稿等文稿。

办公室全体成员分工合作，共同努力，认真做好每一次学生会例会会议记录和每一次班团例会会议记录。各项会议记录均记录了本学期及上学年学院学生工作的主要内容，便于原始记录查找。办公室成员在值班时做好记录并提醒其他值班人员做好值班记录，值班记录的情况较好。

办公室在学院学生会物品保护管理上继承并创新原有基础，规范了学生会物品保管制度，按照办公室章程对办公室财物的安放、财物的借记都作了细致的安排和说明，及时地为各部门的各种活动提供相应的物品，保障了各部门活动的顺利开展，同时也有效的避免了财物的损坏和流失。

办公室在做好学院内相关工作的同时，积极拓展与其他学院的交流联系，以便于相关物品的互借和通融。积极做好各项物品的借记登记，与其他学院学生会办公室建立了较好地联系，便于相关物品的互借，利于工作开展。

四、与学习部开展了学习实践科学发展观活动，提升为同学服务的水平和能力。

为贯彻葛老师在学生会例会上，“学生干部学习科学发展观，开创工作新局面”的要求，办公室于2010年5月7日与学习部举行了学习实践科学发展观活动。活动分“科学发展观”试卷作答、趣味知识问答两个环节。在轻松的学习氛围中提高了同学们的政治思想素质，使大家深刻认识到与时俱进、学习先进思想的必要性，认识到自己在学习、工作中的不足，确立了在以后学习、工作的目标及可行方案。

五、充分发挥协调作用，着眼大局开展相关工作，发挥了办公室应有的职能。

办公室作为学生会的桥梁部门在本学期各部门之间的组织协调工作上发挥了良好的作用，充分发挥了组织协调职能。在做好本职工作的同时，办公室全体成员积极配合学生会其他各部门开展的相关活动，搬桌椅、买奖品、借相关物品等，虽属细微事情，但办公室全体成员都积极做好，发挥了办公室应有的职能。 「 1

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办公室工作在国企改革发展中具有重要意义

作为具有重要政治责任、经济责任和社会责任的国有企业，其办公室工作所肩负的使命更为光荣，职责更为重大。众所周知，办公室是为企业领导和各部门（单位）服务的核心部门，是一个企业的形象代表和综合办事机构，具有贴近领导、掌握信息、统筹协调等天然优势，在开展公务、推进事务、做好服务等方面具有独特作用。办公室工作水平的高低，直接影响着企业的管理效率、发展质量和社会形象。

近年来，国资委在国有企业中开展了“管理提升”活动和“一流三化”办公室系统建设，对办公室工作提出了更高的要求。各国有企业根据国资委的总体部署，纷纷结合行业实际和企业特点，细化落实“一流三化”办公室建设的各项决策部署。这些部署和要求，既体现了宏观的发展需要，也提出了具体的推进措施。只有深入研究办公室工作特点和规律，在明白工作现状、清楚管理漏洞的基础上，针对不足加以改进，结合实际开创局面，才能更好地做好办公室工作。只有始终坚持努力超越、追求卓越，以“三流一化”活动为载体，不断提升文秘、公务、事务、服务等方面的工作水平，才能适应企业未来发展的需要。

办公室工作现状

面对现实，掌握实情，了解现状，是做好一切工作的基础。国有企业办公室往往是一个行业综合协调服务水平的代表。虽然办公室工作琐碎繁杂，但事事重要，丝毫不得懈怠。无论是对服务的品质，还是对公务的质量，都有着更高的标准。相对而言，办公室工作人员的压力较大，对个人综合素质的要求也较高。因为重要，所以办公室工作引人注目；因为特殊，所以办公室工作不能马虎。

但是，现实工作中的各种因素较为复杂、变化较快，即便是事前周密考虑、事中严格控制，也难以避免偶然的工作失误。这些失误绝大多数与体制机制和个人综合素质有关。

一是名称众多、职能较乱。从“办公室”到“综合管理部”，从“总务办”到“协调服务部”，名称不一，没有明显地体现出办公室的真正定位。许多单位的办公室除了公务、事务和服务等行政事项之外，往往夹杂着一些后勤保障、综合服务、人员招聘、安全保卫、库房管理等类似的职能，有些领导同志也往往将职责不明确的临时事项交由办公室处理，一些办公室就成了有名的“都管部”，导致产生机构臃肿、质量不高、人员忙闲不均等问题。这些职能虽然重要而且十分必要，但冲淡了办公室核心业务职能的履行。

二是地位不高、效能较低。办公室肩负着办公会（党组会）组织、公文流转、政研信息、督查督办等重要职责，但是有些单位往往认为专业或业务部门干实事、出成效，办公室做虚事、没效益，对于办公室安排的材料起草、文件办理、信息报送等工作懈怠拖沓，甚至不管不问。办公室人员由于以上几方面原因，工作热情和干劲也慢慢减少，部门管理职能和服务作用发挥不充分，一定程度上导致了效能低下的问题。

三是参谋不够、考核较差。一些办公室人员缺乏外出交流的机会，较少思考如何创新工作，往往习惯凭经验主义办事；疲于应付日常事务，缺乏对全局性工作的研究，不能给领导决策提供较有价值的建议。绩效考核体系虽然建立，但总体运行效果一般，往往流于形式，没有发挥应有的作用。部分办公室人员缺乏专业培训，综合素质也亟待提高。

解决好体制机制和个人综合素质问题，就能从实质上改进办公室工作的不足，进而从根本上提升办公室工作的水平。

创新推进办公室工作的基本想法

因循守旧、墨守成规，将被历史所淘汰。顺应形势、开拓创新，才能成就“百年老店”。国有企业要想保持常青，更好地服务经济社会发展和百姓生活，就要重视和关心办公室工作的创新发展。

转变观念，树立高度的责任感

有职就有责，有责就要有为。作为办公室人员，要增强政治意识，熟悉党和国家的方针政策、法律法规以及企业的基本业务，提高政治敏感性，做好领导的参谋助手。要增强学习意识，开阔眼界，广泛涉猎与办公室工作相关的基本业务和文史哲知识，不断提升个人的工作本领。要增强服务意识，主动服务、超前服务，注重细节、善于沟通，真正做到热心干事。要增强精品意识，坚持高标准、严要求，高效保质地完成各项工作。

突出重点，履行好基本的职能

没有调查就没有发言权。办公室人员要重视政研信息工作，关注企业内外的热点、难点问题，加强与领导、职能部门、基层员工和有关业务专家的交流，经常思考并撰写高质量的调研报告或信息摘要，供企业领导参阅。要重视督查督办工作，围绕办公会（党组会）等决策事项，及时关注工作进展及完成情况，定期向企业领导反馈。要重视文档保密工作，严格执行有关规章制度，谨慎处理文件和事项，确保文件流转顺畅、档案齐备，确保不发生泄密事件。要重视稳定工作，善于将问题解决在萌芽状态或基层。

矢志创新，开创工作的新局面

世幻无常，单纯按经验办事已经无法应对日新月异的世界。十八届三中全会后，国有企业内部的改革将进一步深化，新问题和新矛盾将层出不穷。办公室人员要有创新的思维，开拓调研思路，做好调查摸底，为领导科学决策提供可靠的一手材料；适应社会文明及企业文化发展需要，总结新经验、新体会，提出新观点、新理论，倡导创新、精益的文风；牢记创新使命，研究问题，树立创造性开展工作的习惯和风格。要有创新的方法，充分利用信息化、各种先进工具，做好员工思想掌握和政策引导，有效减少事件，保证员工队伍稳定；结合实际，建设协同办公及文档存储系统，做好电子文件传递、存档等工作，提高文档工作信息化水平。要有创新的机制，建立办公室创建活动计划、规章制度完善更新计划，建立健全各类信息报告和决策建议、值班协调、全局性重点工作安排及督办反馈、创新激励等长效机制，保证各项工作有新起色。要有创新的氛围，鼓励办公室人员创新，营造良好的发展环境。

定期总结，持续提升工作水平

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关键词：高校办公室；会务工作；精细化管理

作者简介：张凯（1984-），男，山东蓬莱人，华北电力大学校长办公室秘书；于喜海（1971-），男，黑龙江绥滨人，华北电力大学校长办公室副主任。（北京 102206）

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）01-0214-02

随着经济社会的快速发展和高等教育改革的不断深入，高校办学规模不断扩大，加之高校与社会联系的逐渐密切，高校办公室会务工作的任务日渐繁重，内容日趋复杂，要求越来越高。会务工作繁冗琐碎，细节繁多，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。如果没有完善的工作机制和行之有效的管理方法就很难适应新形势下的会务工作要求，将精细化管理引入工作中成为高校办公室加强会务工作、提升管理水平的必然选择。

一、会务工作引入精细化管理的必要性

在中外文化中，有关“精细化”的思想源远流长。老子在《道德经》中提到“天下大事作于细”，韩非子的“千里之堤，溃于蚁穴”，四书中的《中庸》也提到“致广大而尽精微”。[1]意大利的比萨斜塔每增加一厘米的倾斜都可能导致古塔的倾覆，1%的疏忽可能会导致100%的失败。[2]著名的“海恩法则”指出：每一起严重事故的背后，必然有29次轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。要消除一起严重事故，必须提前防控1000起事故隐患。这些言论都从不同方面诠释了“精细化”的内涵及重要性。

随着现代社会分工越来越细和专业化程度越来越高，一个要求精细化工作和管理的时代已经来临。精细化管理不仅是一套系统的管理方式，也是一种成熟的管理理念。新形势下，将企业精细化管理理念引入高校办公室会务工作之中，既是推进会务工作从粗放型管理逐步向精细化管理转变的必经之路，也是全面提升办公室工作服务效能，应对新形势、新任务、新要求的有益尝试。

会务工作时间紧、任务重、头绪多，引入精细化管理可以使会务服务制度化、规范化、科学化。只有通过明确的目标任务、细化责任，才能确保全覆盖、无缝隙、不缺位、不漏项。前期的精心谋划、精打细算最大限度地降低了办公运行成本，避免了损失和浪费现象的发生。有利于理顺工作机制，调动各方面的积极性，任何一方在完成本职工作之后，都会将精力投入到更紧迫的工作中去，这不仅克服了传统流水作业的弊端，极大地提高了工作效率，还有利于形成和谐的团队氛围。科学的管理有利于高校办公室的长远发展，有利于培养工作人员良好的工作习惯，进而展示办公室良好的风貌、办公室人员良好的业务素质。

二、会务工作精细化管理的内涵及特点

精细化管理来源于日本的精益生产管理理论。[3]二次世界大战后，丰田公司创新思维方式，采用适应“多品种、小批量”的特点，以彻底杜绝浪费、提高生产效率为核心的精益生产方式，由一个名不见经传的小公司一跃成为汽车业明星。这种生产方式曾使丰田公司在全球经济普遍不景气、汽车工业陷入严重的行业危机中独树一帜，创造了世界汽车史上的奇迹。其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产中的每道工序和每个环节，从而以最小的投入创造出最大的价值。

作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。[4]精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精。

高校办公室会务工作精细化管理是“精心组织、细心办会、真心服务”思想的具体体现。这就要求每一个人都要把本职工作做到位，对工作负责、对岗位负责，人人都管理、处处有管理、事事见管理。

高校办公室会务精细化管理的内涵应包含三层含义：一是“精”，即会务工作要突出重点，明确主线。各项工作要根据实际确定每个时期的工作重点（如会前的筹划、分解，会中的服务、接待，会后的督办、总结），只有这样才能把握住工作的方向。二是“细”，即覆盖会务全过程的环节要全，同时应具备一套完整而又详尽的工作机制，才能做到事事有章可循。重点强调把制度落实到位并内化为自觉行动，使办会人员能够真心地为每一位与会者服务。“细”的另一方面含义是要“小”。从小处着眼，从细节抓起，只有树立“办公室工作无小事，会务工作无小节”的工作敏锐性，才能从实处落实精细化管理。三是“省”，即精打细算，一方面是精简不必要的会议及环节，节省时间、提高效率，另一方面是提前调动各方面的主观能动性，做好会议预算明细，做到隆重而不铺张、简洁而不简单，争取花小钱办大事，并将其贯穿于整个会务工作的各个环节。这样，繁杂琐碎的会务工作便如同丰田生产系统一样在几乎完美的环境中有序进行，达到每一个步骤都精心、每一个环节都细心、每一项工作都是精品的近乎完美的内化效果。

三、会务工作中实现精细化管理的建议

作为综合协调部门，高校办公室是学校会议的组织者和承办者。会务工作既是高校办公室核心业务之一，也是展示办公室工作水平的窗口。它直接影响着学校教育方针、政策、路线在全校贯彻落实的程度，也直接决定着高校办公室在学校师生及外来嘉宾心中的形象。

1.达成一个共识：会务工作无小事

精细化管理不是针对某一环节，也不是某个人的事情，它要求全体办会人员必须全员参与。同时要转变思想观念，会务工作要从粗放的经验管理转变为科学的精细化管理。

一方面，高校办公室要通过办讲座、搞培训、大讨论等形式，在日常工作中加强教职工的理论学习。只有这样“精细化管理”的理念才能深入人心，由单纯的管理方式转变为广泛的管理理念。

另一方面，在办会过程中，从上至下要把精细化管理的作风贯穿到办公室会务工作中的方方面面，按照精细化管理的要求细化目标、量化任务、强化责任，确保各个环节无缝对接、整体工作运转顺畅，做到细微之处见精神、细微之处见水平。[5]“会务工作无小事，细节决定成败”。会务工作，特别是大型会议活动的组织工作更是一项复杂的系统工程，如办会伊始要提前谋划，考虑到整体工作的方方面面及彼此间的关联与影响；会议过程中不要轻易放过任何一个可能影响全局的细节，对到会人员、座次排位、会议材料等容易发生问题的地方要细致入微、亲力亲为。因为会议一旦开始，哪怕是最细小的错误都可能酿成无法弥补的后果，造成无法挽回的影响。因此对细节的重视必须提高到与战略相同的高度。

2.强化两种意识：精益求精和精打细算

精益求精即以打造精品会议为目标。办会作为高校办公室的核心职能之一，是办公室展示工作水平最直接的形式。俗话说“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此会务工作要高标准、严要求，不能仅仅满足于跑跑腿、传传话的工作状态，要树立“无功就是过”的思想，创造性地开展工作，不断提高工作质量、水平和效率，把小事做细，把每个会议都办成精品工程。推进会务工作的精细化管理，要求高校办公室在立足实际及广泛调研的基础上制订和形成切实有效的工作机制、制订规范严格的工作标准、建立明确的奖惩激励机制。这就如同制造业中按照设计产品说明书的要求来制订工作预案，按照设计流水生产线的要求来细化流程，按照管理规模化生产的要求来进行统筹，确保每一个参与的工作人员都了解所有的环节和程序，通过规范化、标准化、精细化作业，把每一场会议和活动都打造成精品，有效避免了因工作人员经验和能力上的差异导致工作质效出现差异的问题。

精打细算即打造高效节约、求真务实的新型会议模式，不流于形式，真正达到会议召开的目的。高质量的会务工作不仅要尽可能地节约能耗和各类物资，更需要精简会议场次、简化会议环节，腾出更多的时间，切实提高整个学校的工作效率。因此，会议应本着“简洁”、“高效”的原则，力求时间短、人员精、场地够用、物品实用、会议效果好。一是要充分利用现代通讯技术设备，对于一些地域跨度较大、召集时间比较紧迫、会议服务成本较高的会议可以通过电视电话会议和网络会议等形式，达到节省会议开支、提高行政效率的效果；二是会议材料质量要高，信息量要大，发言材料要根据会议内容限定字数，通常以不超过5000字为宜；三是各个环节的时间要控制好，如发言时间尽量不要超过20分钟，提出问题、阐明观点、讲出思想即可，过程性的内容尽量少涉及；四是会议的开支要精打细算，会议用品可以采购或制作一些可以反复使用的物品，不能为了“摆阔气”而违背原则；五是取消不必要的环节及安排，给会议承办方和与会人员带来经济负担和心理负担的能免则免。

3.抓好三个环节：会前精心谋划，会中细致服务，会后督办总结

在实际会务工作中有效推行精细化管理，要求高校办公室在“精、准、细、严”上下工夫，细化目标、量化任务、强化责任，实现办会规范化、科学化、标准化，力求精益求精、细致入微。在实施过程中，要具体抓好以下三个环节：

（1）会前准备是整个会务工作的重点。准备工作是否充分是会议能否取得成功的关键环节。

首先，会议方案要细。一套高质量的会务方案绝不是闭门造车、凭空想象的，它是建立在提早考察、广泛调研、主动沟通、全面思考的基础之上。会务方案要将分工细则、经费预算、议程安排、准备文件、会场布置、接待服务、会议编组、后勤保障等方方面面的问题考虑和安排好。最后的成果体现在会议指南的编制上，让与会人员一册在手，释疑解惑，同时策划者还要做好准备预案，做到有备无患。

其次，落实要精。方案确定后，应根据会议规模决定是否召集相关的部门或人员召开协调会和分工会，确保会议任务在第一时间下达给相关人员。会务分工要求组与组之间、人与人之间具有较强的协调性，各组的负责人要熟悉本组人员的办事风格和特点，做好成员之间的角色定位，确保不因某一个人的离开而影响全局工作的进行。

最后，检查要全。会议检查要求会务工作者亲力亲为，保证“嘴到、手到、眼到”，能自己做的事情绝不能找人代劳，交由别人做的工作也要及时地查漏补缺，不能存在侥幸或凭印象的心理。在实践中，可以坚持会前“三巡”的做法：一是对照会议安排巡查一下会场座次有无疏漏，有无错排、漏排的现象；二是巡查所分发的会议材料，特别是发给参会领导的会议材料是否足够、顺序有无差错、文件内页有无缺码等；三是巡查会场的音响视频设备是否正常运行、影音资料是否分门别类备好等。[6]

（2）会中服务决定着办会的质量。会中细致的服务是精细化管理在会务工作中最重要的体现。会议期间是办会的最紧张阶段。会议一旦开始，任何错误都会被无限地放大，因此，要确保会中各项工作万无一失。首先是会务接待，如签到桌要安放在会场入口处醒目位置，同时在与会人员签到时要安排会务人员进行引导，使其在最短时间完成签到。随后会务人员要主动引领与会人员找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主动细致地做好会场服务，主要包括会议记录、影音多媒体调试等场内服务，还有安排会间服务以及食宿、人员接送、医疗安保等场外服务。最后，尤其需要关注的是会议进行中可能发生一些临时变动，如调整议题、增加与会人员以及其他特殊情况。会务人员要及时向领导请示，并根据领导的指示妥善处理，确保会议按照既定议题进行。

（3）会后督办是会议成果的保证，会议的总结和建档是会务工作创新的源头。一次完整的会务工作并不是随着会议的结束而结束，办公室作为全校工作的督办机构，会后的跟进和督办是会议的继续和延伸。它不仅可以督促基层抓落实，还可以及时搜集、了解动态信息，为领导进一步决策提供参考，保证会议达到预期目的，取得实际的效果。而创新的源头在于继承，在于对以往经验的不断总结和升华，会后的总结和交流也显得尤为重要。因此，在条件允许的情况下，办公室应在会议结束后的第一时间召开一次会务工作总结交流会。大家将本次会议的亮点、不足、遇到的难题以及办会心得进行简单梳理，从而促进整体工作的创新；另外，大家应在交流中理顺工作关系、互通有无，既统一了认识也提高了整体的工作水平，强化了团队意识，从而更加有利于精细化管理在办公室其他领域工作中的全面开展。

参考文献：

[1]孔子，孟子.四书[M].济南：时代文艺出版社，2001：65.

[2]张雅君.试论高校的细节管理及其制度化[J].世纪桥，2006，（9）：90-92.

[3]汪中求.细节决定成败[M].北京：新华出版社，2004.

[4]汪中求.精细化管理之基本理念[J].中国商贸，2008，（9）：116.

篇7

23号上午，企业创新服务中心各业务处室负责人分别就双创科技信息应用服务项目、一线创新工程师培养与实践项目、院士专家工作站建设、企业科协工作开展等情况以及2017年工作计划向与会人员做了介绍。科技信息应用处和创新发展研究处重点介绍了科技信息应用服务、一线创新工程师培养与实践项目的具体实施情况，包括在项目开展过程中发现的问题、需要改进的方向。会上，中机国H招标有限公司业务处副总经理张沛还为与会人员作了政府采购服务招标的专题讲座，通过具体实例为与会人员梳理了政府采购的形式、流程，以及投标时注意事项等相关问题。

23号下午，中国汽车工程学会、中国复合材料学会，以及湖南省科协、上海市科协、盐城市科协、泰安市科协和南京华格电汽塑业有限公司、上海形状记忆合金材料有限公司、重庆川东减震制造有限公司等九家全国学会、地方科协和企业负责人进行了典型发言，交流了经验。大家分别从自身现状出发，介绍了各自科技信息应用和一线创新工程师培养与实践方面的经验和成果，并希望通过与中国科协的进一步合作，借助科协系统的组织优势、智力优势和平台优势，推动企业科技创新事业的长足发展，在全国双创浪潮中取得更大的成绩。

宋军在交流会上指出，我国正在加快实施创新驱动发展战略，其核心是科技创新。要靠科技创新激发社会新动能，进而实现经济发展稳中有升。针对科技信息应用服务项目，他强调，科协系统要运用创新的思维，进一步加深对科技信息应用服务工作的认识，统一思想，明确专利信息推广应用的重要性；在此基础上要大胆创新，引入市场竞争机制深化改革；同时，紧抓科协、学会、企业合作的纽带，通过平台化的运作，引入社会资源，分析企业需求，做到精细化、精准化、规范化的对接服务，进而推动企业的全面发展。针对一线工程师的培养项目，他强调，在新形势下我们要明确人才以及人才创新的重要性，加强人才培养战略，加强培养科技工作者的大国工匠精神，通过科协的组织优势，加强科协、学会、企业三方联动，共同推动8100万科技工作者向大国工匠转变，助力中国梦的实现。

郑浩峻在会议总结时表示，希望通过此次总结会的召开，搭建各项目承担单位、各地市兄弟单位之间交流学习的平台，充分交流、分享经验，共同把服务企业工作做好。他提出，随着市场化经济的迅猛发展，科协服务企业的工作要加强改革力度，需要多方联动发展，科协系统要为企业提供科技性、普惠性的产品和服务，学会要深入到企业中去大展身手，企业要主动参与到科协、学会的工作中来，三方形成互通有无的联动式、纽带式的紧密联系，企业的创新发展才能基础坚实，抢占双创新高点，打造双创新品牌。

篇8

一、总体目标要求

围绕市委提出的“激发活力培育*速度，发挥优势提升发展水平”总载体，按照“民主公开、共谋科学发展”的要求，全面主动查找问题、深入分析问题原因，精心召开领导班子专题民主生活会和党员干部组织生活会，形成高质量的检查分析报告；广泛开展群众评议，理清科学发展思路，明确科学发展方向，为整改落实阶段作好充分准备，为整个活动取得实效打下坚实基础。

分析检查阶段时间安排2个月，原则上在6月底前基本结束。

二、主要工作部署

1、深入查找在贯彻落实科学发展观上存在的突出问题。根据第一阶段班子成员的学习调研情况和意见梳理结果，结合*市委提出的要查找和解决的重点问题，深入查找不适应、不符合科学发展观要求的思想观念和体制机制，深入查找制约科学发展观的突出问题，深入查找应对国际金融危机中反映出来的突出问题，向“两代表、一委员”、向相关单位、向本局全体党员征求意见；开通电子邮箱向社会各界征求意见。

时间要求：在5月底前完成；责任领导：徐文国；责任科室：局学习实践活动办公室

2、召开民主恳谈专题征求意见会。围绕“重大项目会战攻坚、创新发展改革服务”两项专项行动，结合“强服务提效能保增长”效能建设主题活动，充分运用民主恳谈这一有效平台，召开滕头村新农村建设专题研讨会、重大项目会战攻坚推进会和派恳谈会，广泛征求各方面意见建议，深入查找本局领导班子和领导干部在贯彻落实科学发展观方面存在的突出问题；在党性党风党纪方面存在的突出问题；在落实保增促调、加快重大项目建设、促进经济转型升级和创新服务方面存在的突出问题。

时间要求：在6月上旬完成；责任领导：徐文国、傅建仁、滕杰君、徐天真；责任科室：办公室、综合科、投资科

3、做好民主生活会和组织生活会前各项准备工作。各支部深入开展学习徐立科同志先进事迹，努力发掘本局先进典型事例，并及时向局学习实践活动办公室推荐。广泛开展谈心交心活动。班子主要领导与成员之间，班子成员之间、班子成员与分管科室（单位）主要负责人之间普遍进行谈心交心、沟通思想、查找问题、形成共识、增进团结。领导班子成员结合学习调研体会，对照收集的意见建议、查找出来的突出问题，认真撰写民主生活会发言材料。

时间要求：在6月上旬完成；责任领导：徐文国；责任科室：各支部

4、召开专题民主生活会。局办公室拟订领导班子民主生活会议实施方案，形成书面报告，提前15日报市纪委、组织部同意后执行（同步报市委学习实践活动办公室）。与指导检查组沟通联系，邀请市委联系领导和检查组参加领导班子民主生活会；领导班子召开专题民主生活会，检查科学发展观贯彻落实情况、开展批评与自我批评；民主生活会要求氛围良好，做到民主公开，正面教育为主，重在分析问题、总结经验、明确方向，不纠缠历史旧账，不纠缠个人责任。专题民主生活会后15日内，将会议总结、会议纪要等材料报市纪委、市委组织部，并同步报送市委学习实践活动办公室备案。

时间要求：6月中旬；责任领导：陈彩月；责任科室：局办公室

5、召开专题组织生活会。其他党员参加专题组织生活会，重点围绕“三查三看”进行，分析查找自身的差距和不足，进一步明确努力方向，并形成书面交流材料报局学习实践活动办公室。党员领导干部分别参加所在支部的组织生活会，并在其中起到带头批评和自我批评的作用。

时间要求：6月中旬；责任领导：徐文国；责任科室：各支部

6、认真起草分析检查报告。要围绕“八查八摆”深入分析，结合应对当前国际金融危机、加快推进新一轮改革开放、促进经济社会平稳较快发展、维护社会和谐稳定的工作实际，分析存在的问题和取得的成效，从分析问题根源、理清科学发展思想、明确改进措施等方面入手，撰写分析报告初稿。党委主要负责同志要全程主持分析检查报告的撰写，班子要结合分工，积极参与报告的起草和修改完善工作。分析检查报告在起草过程中，要充分听取各方意见，充分吸收群众的意见建议，使分析检查报告的起草过程成为听取民意、集中民智的过程。

时间要求：6月中下旬；责任领导：陈彩月；责任科室：局办公室

7、精心修改分析检查报告。领导班子分析检查报告初稿形成后，召开党委扩大会议、讨论修改分析检查报告；分析检查报告经修改完善后，报市联系领导和市分管领导审阅，同时报市委学习实践活动领导小组备案。领导班子分析检查报告形成后，要认真组织群众评议，广泛征求各方意见，并通过适当形式在一定范围公开分析检查报告和评议结果。

时间要求：6月下旬至7月上旬；责任领导：徐文国；责任科室：各支部

8、搞好第二阶段学习实践活动总结。认真总结第二阶段工作并形成书面材料，同时，提前谋划整改落实阶段的工作思路。

时间要求：7月初；责任领导：徐文国；责任科室：局学习实践活动办公室

三、具体要求

（一）加强组织领导。主要领导要充分发挥表率作用，带头分析检查存在问题，带头开展批评和自我批评，分管领导要结合工作实际，查找和分析问题、提出解决问题的意见和建议，创造良好的分析检查环境。

（二）贯彻群众路线。坚持开门纳谏，广开言路、听取群众意见，力求做到征求意见的范围更广一些、内容更实一些，问题找的更准一些。要充分运用民主恳谈、组织生活会等载体，使整个阶段始终处于民主公开的状态，集思广益写好分析检查报告，更好地形成党员干部、广大群众和社会各界对本单位科学发展的共识。

篇9

今年，省委、省政府提出在全省开展机关效能建设，并召开电视电话会议作了具体部署，明确了要求。前段时间，我们也召开了机关效能建设动员大会，又在市国土局召开了试点现场会，这项工作现已全面推开。刚才，8个局办就机关效能建设进展情况进行了交流，总体感觉比较满意。首先是领导重视，各局办都及时召开了会议，建立了班子，制定了实施方案；其次是各具特色，各局办都有自己的亮点，特别是市国税局的做法值得大家借鉴。会议以后，希望大家积极学习他人经验，并结合自身实际，认真加以贯彻落实。

下面，就下一步如何推进机关效能建设，我再谈三点想法。

一、认识还需进一步提升

刚才，听了大家的发言，感觉各局办对机关效能建设都有了正确的认识，思想上也引起了高度重视，但还需进一步提升，特别是要充分认识当前我们面临的新形势和新问题。一方面，经济社会发展的宏观环境发生了一定的变化，党的十六届三中全会提出了以人为本，全面、协调、可持续的发展观，并相继采取了一系列宏观调控措施，力度大，速度快，要求严。另一方面，经济社会发展过程中的历史性、积累性矛盾开始凸现，给我们繁重的工作增添了新的困难和压力，也给广大公务员提出了更高的要求，赋予了更大的责任。因此，各级各部门要从系统性、宏观性的角度去思考问题，紧紧抓住机关效能建设这一契机，进一步提高思想认识，增强责任感、紧迫感和使命感，从而扎实推进各级机关效能建设。

二、方法还需进一步改进

开展机关效能建设的主要目的是真正促使干部作风的转变和机关效能的提高。要实现这一目标，关键是要找出机关效能中存在的突出问题，并加以切实解决，为此，着重要抓好三环节：一是要依靠群众，开门。各级各部门要充分发扬民主，开展调查研究，广泛听取群众意见和建议，从中找出问题，发现问题。二是要抓住重点，整体推进。各级各部门要以机关运作中的重点、难点问题为切入点，认真分析，查找问题根源，并研究对策措施。三是要脚踏实地，主动创新。要坚持规范动作与自选动作相结合，并根据自身实际有所创新。

三、措施还需进一步强化

第一，要加强教育。各级各部门要采取集中教育与分散自学相结合的办法，开展形式多样的学习活动，效能建设办公室负责提供有关材料。在此基础上，召开座谈会，相互交流心得体会，以此端正广大干部的思想。

第二，要找准问题。找准问题是解决问题的前提。各级各部门要通过听群众呼声、听下属意见、听其他部门建议、听上级要求和反馈等途径，主动寻找机关运作中存在的问题。

第三，要严肃纪律。要加强制度建设，强化责任追究，对效能低下问题失察、管理不力、整改不到位的要追究相关责任，具体请市委组织部抓好落实。

篇10

关键词:建构主义情境创设协作学习会话商讨意义建构

秘书学是研究秘书工作规律及其应用的科学.作为一门综合性、实践性很强的应用学科，它注重理论联系实际，秘书学的宗旨就是通过揭示规律达到应用的目的。当前，随着经济全球化的发展，国际间的商务交往日益增多，新情况、新问题大量涌现，这些变化不仅给我国的秘书工作者提出了更新、更高的要求，同时也给高校从事秘书学教学的教师提出了严峻的挑战。采用什么样的教学方式和方法才能培养出既具备扎实的理论功底又有着过硬实务能力的秘书人才是目前困惑许多老师的一个难题。很明显，过去“以教师为中心，教师利用讲解、板书和各种媒体作为教学手段和方法向学生传授知识”的传统教学模式己不再适应当今秘书学的教学，更满足不了教学目标的需要。经过长期实践和探索，笔者认为，若想培养出符合现代社会需求的高素质秘书人才，教师在教学过程中，应大力借鉴建构主义的教学思想和教学方法。与传统的教学模式相比，建构主义学习理论具有很多优势，具体表现在:

一、强调情境的创设

所谓情境创设是指创设与当前学习主题相关、尽可能真实的情境。建构主义认为，创设接近真实的学习环境可激发学习者参与学习的积极性，有利于学习者利用自己原有的有关经验去同化和索引当前的新知识，从而赋于新知识以某种意义。而在传统的教学设计中，一般情况下都是由教师直接利用教材向学生灌输新知识，没有情境创设这一环节，不能为学习者提供实际情境所具有的生动性和丰富性，当然就激发不了学习者的联想，也很难获得长时间记忆的效果。

二、提倡学习者之间的协作

建构主义认为，学习者与周围环境的相互影响对于学习内容的理解起着关键性的作用。同学们在教师的组织和引导下一起讨论、交流、协商和辩论，共同建立起学习群体并成为其中一员。每位同学都可以对问题提出自己的看法并对别人的观点做出分析和评价，通过不同观点的交锋、补充及修正，大家共同来完成对所学知识的意义建构。协作学习能让每位同学的智慧被群体所共享，这种教学方式比起忽略讨论、交流、协商、辩论等环节，直接由教师给出结果的传统教学模式更有利于同学们对问题的理解和认识。

三、重视学习者的会话和商讨

会话是协作过程中不可缺少的环节，它包括学生与学生、学生与老师之间的会话。由于学生是学习的主体，在整个学习的过程中，学习小组成员之间必须通过会话商讨才能完成老师规定的学习任务。建构主义主张，教师不直接告诉学生们如何去解决面临的问题，而只向学生提供解决该问题的线索。老师通过利用“情境”、“协作”、“会话”等学习要素充分调动同学们学习的主动性和积极性，最终达到让大家有效地利用当前所学知识进行意义建构的目的。与传统教学模式不同的是，教师不再处于主导地位，他们的作用只是学习过程的组织者和促进者;同学们也不再是被动地接受新知识，他们在学习的过程中可以主动思索、积极参与、发表意见、相互启发、畅所欲言。

四、明确学习目标的意义建构

尽管建构主义学习理论内容很丰富，但其核心只有一个即“以学生为中心”，强调培养学习者主动建构的能力。换句话说，就是让学习者自己形成对事物的看法，通过意义建构，同学们不仅能掌握事物的性质和规律而且对事物之间的内在联系也会有更多的了解。意义建构与“以教师为中心，以逻辑讲解传授方式为主，让同学们记住更多知识为目标”的传统教学模式有着质的区别。

以《办公室管理》中的一堂课为例，按照建构主义的教学模式可设计如下:

（一）教学目标:要求同学们掌握收进邮件的一般程序并学会发现和处理可疑包裹。

（二）教学重点:掌握收进邮件处理的一般程序。

（三）教学难点:

(1)怎样发现和处理可疑包裹?

(2)几种特殊邮件的处理方法。

(3)文件在传阅时应注意哪些问题?

（四）教学方式:头脑风暴法、小组讨论法、角色扮演法、案例分析法。

（五）教学过程:

(1)情境导入有关“收进邮件”的问题;各位同学，非常抱歉，我今天上课迟到了2分钟，原因是我刚才在办公室里找一封信耽搁了时间。这封信对我来说很重要，为此，今天课前，我特地留出一些时间去办公室拿信。办公室王秘书告诉我，前两天的确有我一封信，可他当时没看见我就顺手放在自己的办公桌上了。我仔仔细细地检查了他的办公桌，随后又到办公室的其它角落细心查找，都没找到。王秘书见状也跑过来帮忙，我俩累了半天，还是一无所获。我又气又慈，责备了他几句，他却很不服气地说:“我每天要处理大童的办公室事务，你的信我总不能天天装在身上吧?”同学们，你们说说，这件事王秘书到底有没有责任?

(2)提出开放型问题:你们认为这件事责任到底该由谁来承担?(请同学们自由思考和讨论)

(3)采用头脑风暴法鼓励大家积极思考;选举代表发言;老师在黑板上罗列出他们的主要观点:

①这是个小事情，在生活当中很常见，不必太认真;②事情虽小但能看出王秘书的工作责任心不强;③秘书每天的工作繁忙且琐碎，不就是弄丢一封信吗?不应该责备他;④不论大事还是小事，秘书都应认真时待。今天能把信弄丢，以后就有可能会弄丢其它重要的东西;⑤王秘书应该采取其它的办法，比如电话通知本人或找别人代领子，尽快地让信到达收件人手中;⑥王秘书错在工作的过程中缺乏必妥的记录;⑦王秘书不会分拣邮件，更谈不上会处理邮件，缺乏相关培训……

(4)归纳同学们的观点:

大致分为两种截然不同的观点:

①应该由王秘书负责，理由是:工作责任心不强;工作缺乏条理;不具备秘书的基本素质。

②不应该由王秘书负责，理由是:办公室的工作环境差;王秘书的工作量大且琐碎;信件是小事不必小题大做。

(5)进一步引导同学们思考:你认为作为一名办公室的初级秘书，应不应该熟悉和掌握收进邮件的一般程序?

大家经过思考都认为应该具备，这样观点就统一了:这件事应由王秘书负责。紧接着请大家再思考:你们能告诉老师，王秘书错在哪儿?如果你是一名秘书，你又该如何处理收进的邮件?

(6)创设案例、组织分析:假如你是某大型企业的秘书，每天下午三时，市邮政公司会准时地把你单位当日所有的邮件都放在公司的前台，你该怎样去处理这些邮件?

①角色扮演。假如，教室的讲台就是你公司的前台，老师在上课前准备一些信件、帐单、传单、报纸、杂志等作为道具，分别请一男、一女两位同学上台表演，其他同学分成两组在下面认真观察、讨论并选定代表将台上两位同学的工作过程详细地表述出来。

②小组代表发言，老师在黑板上罗列他们的观点。第一组认为，首先要对信件进行分拣，其次进行登记，再次分发，最后传阅。第二组认为，首先进行分捡，其次是邮件的拆封，再次注明日期，最后分发、传阅。

(7)提出思考型问题请大家考虑:

①邮件的种类有哪些?

②办公室里需不需要有邮件分类工具?

③在取邮件时要不要先确定包裹是否安全?

④邮件上需不需要注明日期?

(8)同学们思考后都一致认为在收进邮件时应注意这几个问题。

(9)请同学们把收进邮件的程序写成一份清单。

(10)重点讲解:

①怎样发现可疑包裹?应特别引起注意的几种情况:邮件的形状不规则或大小异常;能看出金属线的形状;在封口处有油渍;有一种苦杏仁的味道;在包装纸上有小孔。:

②怎样处理可疑包裹?a.不打开它，更不要让其他的人去处理。b.对可疑物要轻拿轻放，并且要把它放在一个与地面平行且远离办公室的一角。c.尽可能快地离开办公室，并且要把门锁上，随身带好钥匙，这把钥匙只能在警察或者负责安全事务的官员到来的时候才能使用。d.通知你公司的负责安全的官员，如果有必要，还需通知警方。e.疏散办公室周围的人，保证通道畅通。

③一份文件多人传阅时应注意哪些问题?a.使用标准传阅顺序提示条或者设计一个传阅提示条。如果你使用的提示条上面已经有名字，在这些名字前按每个人必须收到的顺序加数字“1,2,3"等。每个人都必须在看完邮件之后，签上自己姓名的缩写字母或者划掉自己的名字，然后再转交给下一个人，并且注意不要拿掉邮件上面的提示条。b.如果公司使用的是部门之间通用的邮件登记表，可以按每个人的收看顺序把名字写在登记表上，每个收阅人在看完邮件后都要划掉自已的名字，然后把邮件放回原处，并派专人把邮件送给邮件登记表上写的下一个人。

④邮件在拆封时应注意哪些事项?a.不能拆开标有“亲启”、“保密”等记号的邮件，除非上司授予秘书这样的权利;b.如果无意拆开了不应该拆的邮件，应立即在邮件上注明“误拆”字样，并封上邮件;c.如果接收到的邮件是报刊、小册子等印刷材料，拆封时要注意整洁，一般应把邮件上的所有包装纸除去，并要把来件理齐摊平;d.拆邮件时，要在邮件底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下面，以防让信等物留在信封口的边缘。如果忽视了这一点，支票和重要物件可能会被剪坏，给工作带来不便;e.应该使用开封刀或者用自动拆封机开启邮件，小心取出邮件，并仔细检查邮件内物件是否全部取出，f.邮件上注明的附件，必须核对清楚。如果缺少附件，应该在邮件上注明，最好将附件用环行针或订书钉固定在邮件上。

⑤上司不在时如何处理邮件?a.如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报，b.如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他;c.如果上司离开时间较长，应把所有邮件—无论是私人邮件还是商业邮件都通知他;d.尽可能多处理一些邮件，在通知上司时应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理;e.把需寄给上司的邮包连续编号(如3-1,3-2,3-3)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了;f.如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复;g.把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”和“一般阅读材料”等。

(11)请同学们再次总结正确收进邮件的程序。参考答案:邮件的种类和初步分拣、邮件的拆封、注明邮件的日期、进一步分拣、邮件登记、邮件的分发和传阅等。