档案管理交流材料范文

导语：如何才能写好一篇档案管理交流材料，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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**月**日早*点**分，我们用完早餐,乘大巴来到丰收车站进行参观学习，他们的热情让我们感动,他们办公室负责档案工作的主任热情地接待了我们，我们参观了车站的档案资料室，并向我们详细的介绍如何进行分类建档\健全档案资料，面对着井井有条的档案资料,电脑化操作的一目了然,我们心悦诚服,本人就参观的心得向各位领导汇报如下:

1、领导重视组织有力,全员热心齐抓共管

他们从领导到基层，从来没有小看档案资料的重要性,特别是领导很重视基础资料的健全性，每次学习和会议都要求全员参与，全程记录,把档案工作当作大事来抓。

2、专项责任落实到班组，再由班组具体分配到个人：

如：内控的资料交由财务部门负责；安全生产、消防管理、质量监督等资料则交由后勤保障部门负责；与稳定工作的资料由工会负责；劳资方面的资料则由人事部门负责；总之一句话：业务对口，谁的资料谁负责健全。

3、重视对基础资料的归档管理：

每一次工作会议或小组会议都有统一的记录本，分门别类的分发到个人进行详尽记录。记录本有专人负责发放与收集，保证基础资料的完整，便于随时掌握全体员工的学习动态和学习思想。

4、按考核大纲编写制度，准备资料：

对检查工作组进行考核的内容，针对性地进行资料的完善与汇编，检查什么就准备什么。

看到她们满柜满桌划分整齐的资料盒，及明亮洁净的资料室，不由的感到身上担子的沉重，感到我们公司与她们之间的差距：

1、原始资料的空缺与不完整。

公司由于才划拨到公共事业处没多久，原始资料的欠缺与不完整，是我们和**不可比的。

2、专项工作落实不到位。

领导交办的工作到班组，在由班组分配到个人，但总因这事那事而耽误了任务的完成，致使工作上的延误与不及时。

3、基础资料的保管不善及无专人负责。

公司下设8部一室，共九个班组。由于各个班组的独立性，无专人统一负责各班组的资料整理汇总，再加上保管不善而导致资料的丢失和空缺，从主观上和人为上就造成基础资料的不健全。

4、设施设备的不齐全。

有些办公室因无资料柜不方便资料的保存，再加上保管不善，而导致一些资料的丢失，造成残缺不完整。

从以上几个方面来看，我们在档案基础资料的建设与管理上和**是存在着一定的距离。抱着“边考察边学习，学习中找差距”的态度，发扬我们公司“走出去，请进来”的精神指导方针，把**优秀的资料管理经验融入到公司的档案基础资料建设上来。

到了10点20分左右，处检查工作组来到了**。我们有幸旁听了检查工作组对**的检查工作内容和检查过程。检查组按照下发的考核标准要求**先汇报，再检查，再讲评。首先是**园长就行政建设上的成绩向工作组进行了简练的汇报，再由**党支部书记在思想建设上进行补充总结，汇报完后就开始按检查的内容进行专人审核评比，除了一个项目上扣掉了0.5分外其他均获满分。看着评比的结果，我们感到身上的责任和压力。与此同时，检查工作组的领导注意到我们来此的学习目的，对我们提出了几点建议和要求：

1、**是有特色的，专业性强，管理模式上不一定适合张家界培训中心，但经验可取。

2、张家界培训中心的工作环境与油田不一，是一个对外的四星级旅游酒店，要结合自身特点，按照四星级的标准，建设一个适合自身发展的管理模式。

3、管理上要从动态和静态两个方面入手。动态上要根据自身发展，地方要求着手建立；静态上则要严格按照局里、处里下发的各项文件内容开展工作。

4、档案资料准备上要有4个必备的记录本。党务、工会（红皮本）、综治、维稳（蓝皮本）。其他资料则按考核内容分门别类的建档入盒，有几项考核内容就准备几个资料盒。

5、档案资料的归档汇总要分部室、分班组去开展工作，按各负责人所辖事务具体整理资料。

6、在管理上要进行合同管理，杜绝纠纷。

7、要成立两个小组：领导小组；计划生育小组。

对于检查组领导对我们提出的建议和要求，结合**在档案资料管理上的优秀经验，及我们在**的学习心得，我们大胆地对下一步工作开展提出几点建议：

1、各负其责，制度建设落实到人。

2、建立机制，专项制度归档，专人负责。

3、平时要求各部室对基础资料的健全管理，专人负责对各部室资料的收集与整理。

4、统一归档备案，便于工作开展，资料查询。

5、个人学习资料务必要求详尽，专人负责管理，进行发放、收集、审核。

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关键词：人才交流中心 档案管理 问题和对策

文书档案是对各项工作的真实记录，其作为重要的凭证，不仅可以为查证历史提供重要的依据，而且还可以对各项工作起到较好的指导性作用。作为文书档案管理人员，也需要对文书档案的重要性有一个深刻的认识，这样才能在具体的文书档案管理工作中及时对存在的问题进行解决，确保文书档案管理水平的提升。

一、目前人才交流中心档案管理工作的现状及问题

鉴于就业单位日渐重视人才的社会性、实用性、操作能力、实践能力等因素，以及虚假档案材料的出现，社会各界甚至包括档案人本人对档案的重视度均在日趋下降，为了更好的促进人才资源的整合，有必要对现在人才交流中心上存在的问题进行研究和分析，主要表现为以下几个基本问题。

1、弃档现象严重加重档案管理人员工作负担。人才交流中心进行人事业务主要面向以下人群：（1）社会的流动人员；（2）因私出国人员；（3）需要在规定范围内申报或者组织评审专业技术职务资格认定人员；需要办理转正定级和工龄核定的人员；（4）需要办理接收手续的大中专毕业生；（5）其他人员。面对如此庞大的几大类人群，归档工作无疑需要极大耐心，但是各类人群都有将自己档案放置在人才交流中心置之不理的情况。流动人员弃档主要带来的压力有两方面：一方面，档案“沉睡”不利于提高工作效率。面对大批量的无人问津的遗弃档案，在流动人员人动或需办理就业手续、从业手续时，该类群体才开始到处四处寻找自己的档案材料，在目前尚不能完全电子化、信息化归类管理档案的情况下，对沉睡几年的档案进行查找、归档，在一定程度上加重了管理档案人员的工作压力；另一方面，弃档对于人才交流中心的秩序管理也会造成压力。人才交流中心可以安排不同级别、专业、方向的人才选择与洽谈招聘会，为促进流动人员就业和企业招聘员工提供平台。然即使面对弃档人员，档案管理人员也不得不对其信息进行统计、归类和保管，并按照其自身条件适时地向其通知招聘事宜，对其档案进行管理，这无疑增加了档案管理人员的工作压力，降低了工作效率，浪费了社会的公共资源。

2、档案管理的网络化和信息化水平较低造成大量重复劳动。计算机的广泛运用已经极大的促进了各行各业的发展，尤其是在档案管理、数据统计、资源整合、智能校对等方面的作用不可小觑。当然，国家亦在一定上注意到档案市场管理中一些问题，开始先后制定政策规范档案管理工作，以促进档案管理工作的信息化和网络化。

3、高质量专业档案管理人员供应不足阻碍档案管理工作快速前行。任何工作的顺利完成，都需要一个强有力的合作团队，人才交流中心的档案管理工作尤为突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人员数量多、档案涉及事项范围广、档案不可修复等特点，故需要专门档案管理知识的人才对档案进行分门别类进行系统归档和资料编撰。

二、人才交流中心档案管理工作的新思路

1、社会和个人强化档案意识，正视档案的重要性。首先，应保证档案的真实性，提高档案的公信力。个人的档案材料事关个人工作变动，面对严峻的就业形势，一些在校学生为了提高自己的竞争实力在档案中放置虚假证明、虚假优秀证书等，还有些高等院校为了提升本校学生就业率也会适当扩大优秀学生的比率，加大社会活动投入，增加其他社会活动获奖的机会，使证书未能客观反应应聘者的真正实力，故在档案整理时无论是个人还是学校均应当坚持实事求是，提升档案的可靠性；其次，加强档案的重要性教育。只要将档案转入当地的县级以上人才交流中心进行人事托管，在未找到合适的工作时间内，也可以计算工龄、如期转正、工资提升、职务升迁、办理社会保险，防止造成将来这些方面的损失；最后，及时办理档案的转接手续。在找到合适的单位就业或者考取公务员以后，应当及时办理档案转接手续，防止档案拖沓，影响办事效率。

2、人才交流中心中介单位加大工作人员培训力度，提升人员素质。首先，各人才交流中心建立工作人员的定期培训计划。档案管理人T应当坚持与时俱进的思想，保持高度的学习热情去了解掌握现行的科学管理手段，可以鼓励一部分人学习先进技术，回到本单位向其他员工介绍科学的管理手段，也可以运用微博、腾讯、微信等各种现代化手段借鉴其他同类单位的科学经验；其次，建立档案管理的考评奖惩制度，提升档案管理人员的业务水平和服务热情。人才交流中心可以将其工作人员的档案管理服务水平、服务态度、就业信息交流模式、管理效率、错误率等作为档案管理人员晋升职务和领取年终奖金的参考依据，以此促进人员素质的提升；再次，敢于吸引专业化人才，打破就业封闭。人才交流中心也应当积极引进外来人才，广泛招募懂技术、懂管理、有热情的应届毕业生或者其他二次就业人员。

3、政府增加财政投入，全面实现管理的网络化和信息化。一方面，各省市地方人民政府在进行科学的进行财政预算时，适当增加在档案管理方面的支出，鼓励研究开发全国联网的档案查询计算机软件系统，形成一个人从出生到死亡的完整的档案共享机制，实现公安系统、档案管理系统、学校系统、工作系统、社保系统有分工、有合作的档案管理体系。建立反病毒数据库，做好档案管理的安全工作，在加强联合的同时，不能放弃档案管理工作最基本的保密性工作的实施；另一方面，加强各阶段档案的衔接制度，人才交流中心应做好人才档案移交的中间人。人才交流中心档案衔接对于档案人本人工作经验的积累、工龄的计算、工资薪金水平的核定、社会保险的取得具有重要的认定意义等，故在各人才交流中心应对档案本人材料进行认管、信息收集、材料审核时应当提高信息化水平，科学编排档案管理手册，防止档案张冠李戴。

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近年来，中原油田领导高度重视人事档案管理工作，以打造“全国一流”企业人事档案管理工作为目标，围绕“优化体制、精细管理、加强服务、提升素质、打造品牌”，全面推进人事档案工作向资源建设型、服务网络型、开发利用型转变，创立了人事档案一体化管理模式。油田成立了人事档案管理中心，统一管理全油田在岗职工、退养职工、协议解除劳动合同人员、失业人员、退休职工（集体工、家属工）人事档案工作。油田机关处（部）室、所属各单位人力资源、组织人事部门均配备了兼职人事档案管理人员，专门负责本单位人事档案材料的收集、审核、移交和利用工作。油田建立了兼职档案人员备案制度，兼职档案人员必须先配备后调整，先培训后上岗，先交接后离岗。全油田形成了以组织、人事部门为指导，以人事档案管理中心为纽带，以兼职人事档案管理人员为基础的覆盖全面、运行高效的人事档案管理网络，进一步强化了全油田人事档案工作一体化管理。

人事档案管理中心成立以后，对改制企业员工档案实行了有偿代管。人事档案管理中心每年与七家改制企业签订委托保管协议，明确双方责任和义务，确保了改制企业员工档案的安全和有效利用。

2 创新收集方式

人事档案管理中心成立以后，紧密结合油田管理模式创新和改革发展的实际，采取定期、不定期、重点收集相结合的方式，实行分片包干、靠前服务、上门指导，定期开展工作讲评及业务交流，强化人事档案材料收集归档工作，全面加强东濮老区、普光新区、内蒙控区三大基地及油气生产、石油工程、社会化服务三大板块的人事档案资源建设。为方便外闯市场企业人事档案归档，开展了档案材料归档网上预审。凡预审通过的可随时归档，坚持对归档材料逐份审核，凡不符合归档要求的材料，坚决退回，限期整改。这些措施，提高了档案材料的归档效率，保证了归档材料的规范准确、齐全、及时完整。

3 创新安全管理

人事档案管理中心始终将确保档案安全作为第一要务，全面落实“HSE”责任制和安全生产禁令，修订完善“HSE”管理体系，严格推行“211”安全工作法，抓好周一安全活动。坚持“双人入库”制度，在库房设置了门禁指纹识别系统，严格出入库管理。抓好特殊时期的档案安全管理，完善安全防范预案，强化安全考核，确保了库藏档案安全。多年来，未发生一起安全责任事故。

4 创新服务方式

人事档案管理中心坚持以“服务企业、服务职工、服务社会”为出发点，找准档案工作的最佳切入点，大胆地突破档案服务工作的框框，变被动为主动服务，由单一服务向多种服务转变，创新方法大力开发档案信息的资源，拓宽档案服务渠道。组织开展库藏档案信息核查工作，建立了由档案编号、劳动合同号、职工姓名、性别、民族、出生时间、工作时间、工作单位等关键字段组成的人事档案目录数据库；组织开发了人事档案信息查询系统，在油田局域网开通人事档案管理中心门户网站和中原油田人事档案信息查询平台，全油田授权用户均可通过该平台查询人事档案基础信息，方便了人事档案的利用。在服务职工退休审档过程中，油田人事档案管理中心改变原有的服务方式，坚持档案人员全过程参与，做到管理人员与档案不分离。当发现材料不全时，及时补充完善，提高了工作效率，确保了档案安全，受到河南省劳动和社会保障厅有关领导的表扬。

5 创新队伍建设

5.1 强化敬业意识。在油田人事档案管理中心内部深入开展了“为民服务创先争优”、“比学赶帮超”，创建“党员先锋岗”、“兰台巾帼示范岗”和“我为中心发展献计策”、“感动兰台”演讲比赛等主题活动，深入开展责任意识、团队意识、奉献意识教育，创建交流平台，记录身边最感动的人和事，努力营造爱岗敬业、执著奉献的浓厚氛围。

5.2 提高业务技能。通过定期举办培训班、业务讲座，开展技术比武和业务竞赛，组织业务交流、实施网上培训，开设“员工大讲堂”等形式，强化人事档案管理人员的在职教育，提升专兼职人事档案工作人员的理论和业务水平，培养了一批专业精、善管理的业务骨干。

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【关键词】外事档案；重要性；管理

高校外事档案管理乃是高校档案管理实体分类中的一类，主要包括外事工作管理和外事活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等。

高校外事档案要收集的内容包括双方合作协议，备忘录，纪要，总结等相关重要文字材料。同时还有双方交流合作过程中形成的录像，影像，图片，电子信息等资料。也包括相互赠送的一些具有保存和纪念意义的实物等。加强对这些档案资料的收集、整理和使用，也体现了学校合作交流工作的水平，其重要性不容忽视。

社会各方面的迅猛发展使得上至国家下至学校都为不断充实自身的实力而寻求国际间的交流与合作，全球一体化的步伐更成为了形式多样，类型繁多的国际交流与合作的推动力。

高校外事档案已成为现代高校档案管理中十分重要的内容之一，它可以反映高校合作交流工作的概况和水平，对学校的建设和发展起着积极的作用。

高校外事档案可成为连接各合作单位，团体，个人的桥梁，是双方开展具体合作与交流工作的重要依据和见证。对加强与推进高校与合作交流方的进一步合作与交流具有十分重要的作用。

一、高校外事档案的重要性

改革开放20余年来，随着我国对外开放的深入开展，随着信息时代的悄然来临，随着国内高校间强强联合和不断扩大的对外交流与合作，高校外事档案的重要性也日渐凸现出来。由于其自身固有的特殊性，外事档案的管理已越来越受到各方面的高度重视。国家教育部在高校外事工作的基本原则中明确规定：外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用，外事档案工作必须纳入学校外事工作计划和管理制度中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到布置、检查、总结外事工作同步进行。

过去的外事档案管理更多的是把档案管理工作看作简单的资料保管，而档案管理者更象是仓库保管员，他们仅进行基本的归档材料收集整理，工作缺乏能动性。所以其工作方式和管理方式都显得极为被动，档案资料的信息、情报价值和使用价值几乎没有体现出来，更逞论大范围地开发利用了。这样，投入了大量人力、物力、财力进行收集处理的信息资源悄无声息地被流失和湮没，造成了巨大的资源浪费。随着社会更加开放、更加快速地发展，传统的管理方式已不能适应今天的社会需求。

高校的外事档案管理是高校档案管理的“特区”，是高校外事活动及对外发展的中枢。高校外事档案管理工作的成功与否，直接影响到外事工作水平的高低，影响到学校在国内外的知名度，影响到学校科研的发展及教育工作效率的提高，影响到学校教职工和广大学生面对全球范围竞争的心理和目标定位，影响到学校掌握国际、国内的科学动态并及时调整自身的发展战略等等。总之高校外事档案的工作技术、管理开发方式和管理水平的提高对高校的全面发展至关重要。

二、高校外事档案的技术化

做好高校外事档案工作除在思想认识上引起足够重视外，还应注意在实际工作中的技术支持。高校外事档案工作应以建章立制、规范管理为基础，以先进技术科学管理为条件，以情报收集和服务群体为核心。在目前建章立制、规范管理已基本完成的前提下，如何应用现代技术科学管理以服务于群体具有重要意义。

首先，引入信息网络技术已成为当务之急，把简单的外事档案管理发展成档案、信息、情报的管理系统就使这项工作本身有了更广泛的外延，把死的资料变成了活的资信，从而赋予它更大的社会价值。现代信息技术是以数字化、高速化、集成化和智能化为发展趋势的。计算机作为办公用具可以大大提高档案管理中的资信容量和办公效率，在此基础上建立的网络系统可以快速查阅各种类型的资料，这对现代化外事档案管理来说是不可或缺的。同时，学校的教职工和学生也可以利用该信息资源与外界进行沟通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的发展动态，为自己工作和学习做准备。利用好外事档案工作管理系统，一方面可使学校内部的管理组织机构间能相互协调，利于领导层的垂直管理；另一方面则可在国内外高校间起到横向联合的作用，容易做到取长补短，对学校建设、人才培养、科学研究产生积极的贡献。此外，我们还要注重对公开交换的信息资信做好认真地筛选，注意机密文档的保密工作等等。

三、高校外事档案的国际化

在高校国际化过程中，高校的外事档案起到了举足轻重的作用。高校国际化给外事档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。

高等学校国际化进程的推进，需要高校从外事档案的管理内容、方式和管理人员的素质水平方面加以改进及提高，为提高我国高等教育的现代化水平，促进我国高等教育体制的变革与创新等提供有利条件。

四、高校外事档案的电子化

随着高校外事工作的日益频繁，外事档案的数量随之增加，内容也日趋丰富。档案载体更加多样化，电子文件已成为档案载体中的新成员，如何有效地对电子文件进行保管和利用，是档案工作人员不可回避的问题。

建立健全档案信息化管理制度。明确各方面的职责要求，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。建立和执行科学的归档制度，归档时应检查电子文件内容是否齐全完整，真实可靠。建立和执行严格的保管制度，归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之置于只读状态。加强对电子文件利用活动的管理，电子文件入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。

加强对外事档案信息化管理人员的培训。明确具体管理措施，不断地提高电子档案制作者和管理人员的责任心，树立一丝不苟的工作作风，培养精益求精的技术水平是保证电子档案原始性、真实性的根本措施。

利用网络平台，搞好高校外籍专家、教师档案的管理工作。

建立外籍专家、教师个人信息的网络档案，省内各高校间可通过网络档案索取满足自己要求的外籍人才。方便、快捷、时效性强。几所高校还可共同聘请相同类型的外籍专家、教师，实现人才共享，避免人才资源浪费。

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关键词：档案管理；知识管理；关系；探究

档案管理是一个部门或一个单位管理工作的重要组成部分，其主体是对部门或单位的一切人事档案、制度档案、活动档案等档案材料进行管理，而就其外延来说又可以分为广义和狭义两种区别。广义的档案管理就是对档案材料的日常养护、保管、利用和输出等，狭义的档案管理则主要指对档案材料的保管。从现实来看，档案管理与知识管理的概念一旧一新，但都是当前社会管理工作中的重要环节与思路，在知识经济时代背景下二者能够而且应该产生互动交流的火花，促进知识管理与档案管理的和谐互动发展。从知识管理的发展历程可以看出，自1986年世界劳工大会正式提出这一概念后，世界范围内发达国家对于知识管理的研究就始终处于快速发展阶段，而不同知识背景下的学者对于知识管理的定义也不尽相同。综合来看，笔者认为，知识管理就是要对知识资源进行有组织、有系统地管理和利用，从而推动知识的作用发挥。

一、管理学视域中档案管理与知识管理的异同

（一）档案管理与知识管理的差异性

档案管理以保存、管理、查阅、调动等为主要工作环节，其工作重心是利用管理规范和技术手段确保档案的真实性。因此在档案管理工作中，规范化、制度化和程序化是关键特征，而在当前社会发展进程中推动档案管理的现代化还要不断提升档案管理信息化程度。对于知识管理来说，除了档案管理的题中之义外，还需要对档案信息的隐形管理，相比于强调规范化和制度化的档案管理工作来说，知识管理需要更强的创新性和实用性，更加重视发挥知识的社会价值和应用价值，通过知识管理来创造更多的社会生产力。

（二）档案管理与知识管理的相似性

从管理对象、流程、目的、技术等四个方面来看，档案管理与知识管理具备很大程度上的相似性，这种相似性是确保二者能够产生互动关系的基础。首先，档案管理与知识管理在管理对象方面存在相似性，二者均需处理由文字、图像等构成的信息文件，这就从根本上决定了探究二者关系的可操作性。其次，二者有着较为一致的管理目标。从档案管理和知识管理的流程来看，二者都需要经历产生－整理－存储－利用等四个主要阶段，档案管理就是要把档案文件由具体档案产生部门接收到档案管理部门，按照档案管理体例进行分类整理，同时对于不同价值和不同管理年限的档案分门别类进行鉴定而后存储，在此基础上根据相关单位和个人的需要依照一定程度对档案进行提取利用。知识管理的过程也是大同小异，一般来说也是从知识的产生阶段开始，对于不同的知识类型进行分类管理，依据相关需要进行知识利用与评价。最后，二者的管理技术也存在着相似之处，信息化时代给档案管理和知识管理工作都带来了技术上的大规模革新，信息化时代要求档案管理和信息管理都要朝着信息化、电子化的方向发展，利用电子信息技术对档案信息和知识信息进行数据处理，建立数据库，从而减少管理过程中的资源浪费，提高管理效率。

二、档案管理与知识管理的互动关系

根据档案管理和知识管理之间存在的异同，能够在信息化背景下调动二者的互动发展，从而促进档案管理和信息管理的共同进步。

（一）知识管理扩大档案管理的范畴

对于档案管理来说，传统的管理方法和管理模式在信息化背景下出现了一定的局限性，通过信息管理的介入能够有效扩大档案管理的范畴，提升档案管理的效率。档案管理局限于档案、文件和情报之间的差别，由于不同档案之间的权限差别，在现实利用方面存在一定困难。知识管理能够将包括档案、文件在内的档案管理内容纳入到管理范畴中，通过对管理内容的有效处理构建一个更为完备的档案管理知识体系，这种扩大了的知识体系能够为档案管理提供一个不断被开拓的管理空间。同时，知识管理能够有效推动档案管理的现实利用，提升档案管理的实用性价值。以企业档案为例，在传统的档案管理范畴中，企业档案管理服务基本维持在档案的保管和调动等最为表层的方面，实现档案管理与知识管理的结合，能够促进档案管理的更好利用，更为有效地发挥档案管理在企业人事管理中的作用。

（二）档案管理为知识管理提供制度规范

相比于已经开展相对成熟，体系相对完备的档案管理工作而言，知识管理仍然停留在较为表面和较为基础的层面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理规范，而档案管理恰恰能够为这一工作提供有效帮助。首先，档案管理工作能够有效促进知识管理的沉淀与积累，在企业知识管理过程中，对于隐藏性的价值较高的知识往往都存在于企业员工的个人大脑中，利用档案管理能够将员工大脑中的知识信息通过文字形式落实下来，形成较为容易管理的知识档案，这样既能够促进知识的积累与沉淀，又能够解决档案管理深度不足的问题。另一方面，档案管理能够为知识管理工作提供交流和传播的平台，在知识传播过程中，语言和文字是最为关键的两种形式，档案管理能够将语言交流的口语化变得更为简洁、高效，使得语言交流超越时间和空间的限制，在档案管理过程中提供知识的交流途径，为知识传播提供一个更为持久、可靠的平台。综上所述，重视档案管理与知识管理之间的互动关系及同异之处，并且充分发挥二者的和谐互动属性能够有效推动二者的共同发展进步。

作者:胡瀛滢 单位:吉林省体育运动学校

参考文献：

［1］剧艳英．档案管理与知识管理的关系研究［J］．办公室业务，2012，04．

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关键词：科技档案；现代化管理； 对策

Abstract: scientific and complete, standard file management, not only for scientific and technological personnel of labor one kind of affirmation and recognition, also for future research and played a reference, inheritance and development role. Therefore, explore the modernization of the science and technology archives management has the extremely vital significance. The paper describes the importance of modern science and technology archives management, on the basis of analysis of the present situation of system science and technology archives the problems existing in the management and analytical thinking and Suggestions.

Keywords: technology archives; Modern management. Countermeasures

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

l 科技档案现代化管理的重要性

科技档案，是科技人员在科学技术研究和生产过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其现代化管理具有非常重要的意义。主要表现在：

1．1 档案是机关、单位和个人科技活动形成的具有保存价值的知识形态存在的历史记录档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。

1．2科技档案是科技工作者辛勤劳动的成果以及科技思想结晶，具有数量大、科技含量高、利用率高、效益明显等特点科技档案是从事科学技术研究、生产、基本建设等工作活动中形成的应归档保存的重要技术文件材料(包括图纸、图表、照片、影视片、多媒体、技术总结材料和重要运算数据等)。它是国家全部档案的组成部分，是今后科学技术研究、生产、基本建设工作的重要依据和必要条件。

1．3科技档案的保管和开发利用为科学研究、新技术开发以及生产活动的不断发展提供了可靠的依据，是科学技术转化为生产力的重要形式和手段科技档案资料是生产和科研活动中不可缺少的重要组成郝分，科技档案资料的利用被人称为科研的必要劳动，有时它贯穿某项生产和科研活动的始终，和直接的生产和科研活动密不可分。

1．4科技档案是实现信息传递进行技术交流的工具

大到各个国家、地区，小到各个不同领域的集团、公司，无不对科技档案的信息交流给予极高的重视。很多地方都成立了大大大小小的科技信息交流中心，并由专人负责科技档案的收集、整理以至跨国、跨省、跨地区的信息交流。

2其存在的问题分析。

由于缺乏专职管理人员对科技档案进行系统、科学地管理，致使档案材料在页码编号、档案排序及材料分类、入库等环节上存在着许多不足之处。主要表现在：

2．1档案材料页码编号及书写位置不规范。

2．2档案材料移交混乱。

2．3档案材料分类不清。

科技档案资料不完整原因主要包括：一是科研部门对材料的收集不完整、不及时；二是科技人员外出参加各种学术交流、科学考察等，会议文件及考察报告很少有人主动将资料文件交档案人员归档，而档案管理人员又对外派人员情况不了解，造成会议文件不能及时入档；三是有的科技人员对科技档案缺乏了解，认识不够，只向档案部门移交科技成果阶段的技术材料，大量研制阶段的第一手资料仍保留在个人手中。科技档案的不完整，直接影响了科技档案整体质量的潜在价值。

2．4技术手段欠缺。。

3、对于科技档案现代化管理的几点思考

3.1依法治档是加强企业科技档案工作的根本保证国家和行业的《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案管理规范》等法规性文件，为科技档案工作依法治档提供了法律依据，但在企业档案工作中，依照档案法规标准管理科技档案还存在不少差距，有法不依、有标准不执行的现象还很突出，忽视管理法规和标准要求导致科技档案归档不全、材料不真实、整理不规范的情况常有发生。

要提高对企业科技档案工作的认识。企业档案工作者应善于与领导沟通，使之了解国家关于科技档案的法规标准，了解科技档案对企业发展的重要性，取得领导的理解和重视支持，争取到在本单位行使依法管理科技档案的职权，企业档案工作者才能行之有效地依法做好科技档案工作。

要不断提高企业档案工作人员依法管理科技档案的工作能力。依法治档主要依靠档案专业人员加强执法，这就要狠抓档案工作队伍的自身建设，加强档案人员的法律法规知识教育和培训，加强工作责任感，使档案员成为素质高、业务精、作风硬，能适应在具体科技档案工作依法管理的要求。

要建立完善的企业科技档案管理制度。结合企业的实际，把科技文件的形成、收集整理归档、开发利用各工作环节纳入有关人员的岗位经济责任制，形成既具有指导意义又有约束力的科技档案工作程序文件，使相关部门有法可依。同时，要形成档案部门必须参加科研成果鉴定、新产品开发定型、基建工程竣工验收、重要仪器设备的开箱验收与生产技术活动等各项具体工作的制度。

3.2建立健全企业科技档案的领导机构和管理制度

科技文件材料的归档。要做好科技文件材料的归档工作，健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料，由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建没、科研、管理等工作活动。完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料，并按制度归档保存。

档案部门对归档的科技档案要进行分类、编目、登记工作。应根据本单位档案的数量，设置专门档案库房和配备相应的档案设备。库房内应保持适当的温度、温度，同时要具有防盗、防火、防潮、防阳光、防腐蚀、防有害生物和防污染等设施，并应具备齐全的消防器材，确保档案的安全。在进行档案的著录工作时，必须按照国家标准局颁发的《档案著录规则》进行，同时应结合本单位管理工作的现代化进程，逐步实现科技档案管理的标准化、规范化和现代化。

科技档案部门应建立健全科技档案的借阅制度。，借出科技档案应根据使用范围、保密程度履行一定的批准手续。凡是根据档案材料编制的各种汇编、索引、手册等，在对外交流时，均应按原档案材料的使用范围，经单位主管领导批准后，才能进行。档案部门要建立健全档案的统计工作。统汁内容包括档案管理基本情况、档案数量、档案提供利用及其利用效等。

3.3开发利用是企业科技档案工作的最终目科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准。

积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出卡当案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。

应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存人计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。

开展科技档案信息的编研。随着计算机在科技档案管理中的应用，档案管理人员学会专题史料编制等等，提高科技档案管理效率；同时还应根据生产经营科技开发等需要，深层次地开发利用档案信息资源，为领导决策、各部门日常工作提供决策依据和参考资料。

结语。

在科技发展迅速的今天，科技档案管理工作的重要性也日益突出。科技档案管理是一项长期、系统、艰巨的工程。我们务必要加强科技档案的科学化、规范化、制度化管理，从而为增强科技档案在科学研究中的作用，提高我区科技整体水平发挥重要作用。

参考文献

[2] 王传宇，沈永年．科技档案管理学．中国人民出版社，1989．

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关键词：综合档案室；工作模式；工作措施；档案信息共享

一、档案管理工作在高职院校中的作用

档案管理作为高职院校管理的重要组成部分，不仅在教学、科研、人力资源等活动中起着服务作用，而且随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，档案在学校管理中的地位和作用越来越被人们所重视，通过档案信息网络服务，公文、刊登学术论文、优质教学课件等，在实现知识资源共享，增进理论学术交流等方面的作用尤为凸显。

二、综合档案室――档案管理工作新模式

随着我院教育教学事业的发展，档案管理工作也初具规模。我院档案主要分为：文书档案、人事档案、专业技术人员档案、教学档案、学生档案、会计档案、基建档案、照片档案等，按照档案管理目标的要求，我院成立了综合档案室，实行统一管理，各部门协调合作，各类档案收集齐全、有序、规范的档案管理体系。

综合档案室负责各部门档案立卷的指导、督促和检查，按照有关要求整理、归档各类档案材料。档案的鉴定是档案管理工作的重中之重，综合档案室负责把关审核，对过保管期限的档案进行鉴定，按规定程序经主管领导审批后进行销毁处理，并做好备案工作。同时负责档案的安全和数字维护工作，维护档案的真实完整，严格执行档案的借阅制度，确保档案不丢失、不损坏、不涂改，保持档案的原始风貌。综合档案室还负责档案的编研工作和各种检索工具的编制，在工作实践中，不断改进档案管理办法，掌握计算机档案管理技术，探索档案数字化建设。目前综合档案室利用学院局域网已实现了档案信息化服务（除人事档案信息外），发挥了档案工作在学院发展建设中的作用。

三、综合档案室档案管理工作的措施

1、加强领导，统一管理

目前我院已在主管院长领导下，建立起学院综合档案室及档案信息化平台。综合档案室具体负责指导，协调各教学系部、处室做好档案的收集整理工作，文书档案、教学档案、会计档案等按要求由各教学系部、处室档案信息联络员收集汇总，新学年开始后，各种档案材料移交综合档案室把关汇总立卷，统一保管。

2、建立岗位责任制，各负其责，为学院建设服务

人事档案是反映一个人成长过程的见证材料，它为组织部门了解、考察和使用干部提供了原始依据，其材料反映一个人的职务晋升、工资晋级、年度考核、奖励处分等内容，如果材料不全，会影响人的一生。我院建立健全了档案保管利用保密等制度，确保档案长期安全保存，保证入档材料真实完整，人事档案主要为组织人事工作服务，鉴于人事档案保密性动态性原则，建立了由综合档案室领导，专人专项负责保管制度，其材料来源、归档时间、数据库保密、保管方式等与其他档案有所区别。

专业技术人员档案主要反映专业技术人员的学历学位、专业及专业工作年限、职称及评审聘任时间等内容，目前专业技术人员档案已录入我院微机管理系统，利用人员只要打开密码，每一位专业技术人员的信息便跃入眼前，这样为职称评审聘用工作提供了利用的便利。

教学档案包括教学计划、教学进度表、教学任务书等内容，档案管理人员通过教学、科研部门把信息工作引进学校教育工作中。教务处是对全校的教学工作进行组织的职能机构，是学院的动脉；各系部是教学的中心负责知识的传递，人才的培养，通过他们可以全面了解学院的教学、科研情况、学术交流情况。档案信息工作为他们提供服务，为教学、学生管理提供信息需求。

各部门抓好档案的信息收集工作，各负其责，形成了档案信息为学院服务的总格局。

3、信息系统的建立，为档案信息化管理开拓了新的空间

在高职院校不断发展的今天，对档案管理工作也提出了高标准要求，学校局域网和电子计算机的广泛应用，为档案信息化管理开拓了新的空间，综合档案室利用文书档案信息库、人事档案信息库、会计档案信息库等计算机管理系统工作平台开展档案管理工作，实践证明，信息系统发挥了不可替代的作用，管理水平直线上升。同时实现部分档案信息数字化、网络化，通过档案信息网络更加有效、快捷、准确地实现各种档案信息的收集和利用工作。

四、综合档案室档案信息资源开发和利用工作

1、加强档案管理人员的素质，不断适应信息社会的发展

学院重视档案管理人员综合素质的培养，对档案管理人员、档案信息联络员按时按需集中培训已经成为学院管理的组成部分。档案管理人员不断提高知识水平和业务能力，在工作中学习计算机及网络知识，为档案信息资源的开发利用准备了必要条件。

2、把档案管理与档案信息开发利用有机结合起来。利用学校信息化网络，把一些典型的有参考价值的档案材料分别打印成本，装订入册，经有关专家审阅后可直接用于学校的教学和工作中，把部分档案信息数字化，传输到网络，实现资源共享为教育教学服务。当然要不断加以补充和剔除，使信息资源最优化，使档案成为师生了解信息，掌握知识的信息库。

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关键词：甄选 人事 档案管理

中图分类号：C962 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）02-249-01

人事档案是组织在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。人事档案曾一度是人员甄选的重要依据。然而随着我国改革开放的不断推进，人事档案在人力资源管理中的作用不断弱化，很难发挥其参考价值。

一、人事档案作用弱化的原因分析

我国改革开放的推进和多种所有制经济形式的蓬勃发展，促使人事体制改革不断深入，用人方式的转变打破了人员流动的桎梏，使人员流动成为一种常态。与之相适应，人事档案管理也由以前的单位管理转变为单位管理和流动人员档案管理两种方式并存：即由有人事管理权的单位独立管理本单位职工的人事档案；由县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构管理流动人员人事档案。

对于有人事管理权的单位而言，档案在人员的录用甄选等方面仍然具有较大的参考价值，是人事档案现阶段发挥作用的主要场所。但是也存在不少单位人事档案管理意识薄弱，相关人事档案资料归档不及时，整理不规范，缺乏对档案资料的有效鉴别等情况，使人事档案的价值降低。

对于流动人员人事档案而言，现阶段主要特征是人档分离。对于寄放在人才交流中心的档案，由于人才交流中心与用人单位之间缺乏信息数据的交换，致使档案内容缺乏延续性。人才交流中心仅仅是一个保管单位，对档案资料没有实现及时更新，使档案在很大程度上丧失了反映个人经历、德才能绩、工作表现和以备查考的实践意义。

二、现阶段人员甄选的方式及其存在的问题

1.现阶段人员甄选主要采取的方式有：初步筛选、面试、笔试、评价中心、背景调查等。一般而言只有初步筛选通过的，才会进入面试、笔试、评价中心等环节，有时在确定录用人选后还要进行背景调查，进一步确认其是否符合公司要求。由此可见初步筛选是人员甄选的首要环节，其质量高低直接对甄选后续环节产生影响，并由此影响整个招聘录用效果。

2.现阶段人员甄选存在的问题：个人简历缺乏有效证明材料，真伪难以鉴别。

现阶段对人员进行初步筛选的依据主要是应聘人员填写的求职申请表或个人简历。由于求职申请表和简历由求职者个人填写，求职者在趋利性诱导下，对其个人职业经历、能力和过往表现往往会有夸大润色倾向，甚至出现伪造学历、工作经历等现象，而用人单位由于缺乏有效的个人简历证明资料进行参考，因此很难鉴别简历内容的真伪。

在人力资源实践中，个人简历容易出现以下几方面问题：

第一，文过饰非，简历中只突出自己以往学习工作中的成绩，对工作中曾经出现的事故或过错避而不谈，从而给有效招聘甄选带来一定的障碍。

第二，简历往往突出其业绩、能力部分，而无法体现其职业道德。尽管其能力和业绩是真实有效的，同时也能辅以相关的能力业绩支撑证明材料，但是简历中却无法体现应聘者的道德品质，有可能使企业招聘到有能力但缺乏职业道德的员工，从而给企业带来损失。

第三，伪造经历。从2001年起，我国开始对高等教育学历证书实行电子注册制度。一般来说，只要在网上能通过姓名、毕业证编号查到毕业证信息，就能证明存在其学历，因此学历造假现象相对减少。然而工作经历伪造现象依然存在，并且缺乏有限的监管方式。

3.失败的招聘甄选对企业的影响。由于缺乏有效的证明材料对个人简历进行鉴别参考，招聘甄选的有效性大多时候只能通过实际聘用以后才能检验，如果招聘的仅是能岗不符的人员，企业损失的主要是招聘成本。如果招聘的是欠缺职业道德的人员，则可能给企业带来巨大损失。

当然现阶段招聘甄选中背景调查对简历真伪鉴别具有一定辅助作用，但背景调查本身具有难度，同时也会增加招聘甄选的成本，从而影响用人单位招聘甄选的有效性。

三、改变现有人事档案管理方式是提高人员甄选有效性的途径

从第二点的分析可以看出，从源头上确保个人简历的真实性是提高人员甄选效果的有效途径。因此人员招聘甄选亟需可供鉴别人事档案真伪的参考材料，而人事档案就成了不二之选。

从人事档案的本质意义来说，它应该是反映个人经历、德才能绩和工作表现的。只是由于现阶段人事档案多头管理以及人档分离的管理方式，造成了人事档案内容和个人实际情况的脱节，从而使人事档案丧失了以备查考的实践意义，因此，需要改变现有的人事档案管理方式，发挥人事档案应有的价值。

改变现有人事档案管理方式的具体思路是：建立起社会化、信息化的人事档案管理模式。

1.实行人事档案集中统一管理，由各地人才服务机构承担管理责任，实现人事档案社会化管理。从人事档案管理机构来看，自1996年我国确立流动人员人事档案管理的基本制度以来，全国县级以上政府人事部门所属人才服务机构中普遍设立了流动人员人事档案管理部门，配备了专门的人员和设施，形成了一套较为完整的流动人员人事档案管理体系。经过多年的建设，各地人才中心档案管理的基础设施也有了长足发展，无论是从技术、管理还是人员上，都具备了人事档案社会化管理的基础。因此应该改变现有人事档案多头管理的局面，将所有人员的人事档案都集中交由各地人才中心统一管理。

2.管理方式上，建立人事档案信息采集制度，通过用人单位和人才交流中心的数据交互传输，实现人事档案信息化管理。在人事档案管理上，各地人才交流中心可以借鉴社会保险的管理方式。允许个人根据户籍或工作地选择人才交流中心托管其人事档案。人才交流中心依据个人身份证号，为个人建立终身唯一的人事档案账号。同时人才交流中心应该搭建全国联网的人事档案管理系统，实现信息在全国范围内的共享。

在人事档案数据交换方面应该建立起人事档案信息收集制度，要求各用人单位按规定定期向当地人才交流中心传递人事档案数据，人才交流中心负责进行数据收集的监督和管理工作。

3.提供利用上，建立人事档案开放查询平台，实现档案信息查询和信息监督功能。通过简历人事档案开放查询平台，针对企业的利用需求，在保护个人隐私和审核企业利用需求的基础上，为企业选人用人提供及时的信息帮助。

同时个人也可以输入自己的档案账号查阅自己的人事档案，通过人事档案信息的公开透明，避免档案暗箱操作及无中生有现象。同时建立人事档案申诉机制，当个人查询到单位档案信息与事实不符时，可以进行申诉，确保档案信息的真实可靠。

综上，通过建立社会化、信息化人事档案管理模式，可以实现人事档案内容的不断更新，充分反映个人的德能勤绩，确保人员信息的真实有效性，为企业进行人员甄选提供可靠的依据，从而提高人员甄选的有效性。

参考文献：

1.胡君辰，郑绍濂.人力资源开发与管理[M].复旦大学出版社，2005

2.孙静.人力资源管理[M].北京：清华大学出版社，2008

3.乐利珍.浅淡企业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008

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关键词：群众文化单位； 艺术档案； 管理

通常所说的群众文化事业单位，是指以实现社会公共利益为目的，由国家机构（各级政府）或社会团体设立的，从事与辅导群众文化艺术活动的专门事业机构，如群众艺术馆、文化馆（站）等。群众性的文化艺术活动是群众文化事业单位履行职能的基本形态，而艺术档案则是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、非物质文化遗产等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。艺术档案管理工作是文化艺术事业管理工作的重要组成部分，是文化艺术事业可持续发展的基础性工作，具有一定的实践意义。用科学的原则和方法管理文化艺术档案，其最终目的就是为文化艺术工作提供利用。

一、艺术档案的基本概念

艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值并归档保存的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。艺术档案工作是艺术机构履行法定档案和方法，完整地保存和科学地管理艺术档案，实现艺术档案资源有效利用的一项专门业务。

二、艺术档案的特点

群众艺术档案，也称社会文化艺术档案。主要是指各群众文化艺术馆、文化馆（站）在开展群众文化艺术活动中形成的档案。它具有形象化、各类多样化、增补性、文物性这几个特点。丰富多彩的群众文化活动样式，决定了它在实施过程中所形成的原始档案材料的多样性。与社会管理相关档案相比，群众文化事业单位艺术档案材料的归档范围非常广泛，包括：文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、非物质文化遗产保护等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。群众性的器乐、声乐、舞蹈、戏剧等的场记图谱，录音带、录像带、照片（包括反转片、幻灯片）、画稿等等，举不胜举。离开了文字以外的其他表现形式，艺术档案就不可能全面、真实地反映群众文化艺术活动的本来面貌，也就不能真正发挥艺术档案的作用。

艺术档案材料形式的多样性，决定了要收集大型活动及综合性文化活动的文字、曲谱、剧本、音乐等资料外，更重要的还要收集当时的录音、录像。平时还应收集文化人才的个人信息及获奖情况，创作作品的照片，形成一个资源库，计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为档案资源合理配置的实现提供了必要的技术平台，达到一个资源共享的目的，收集艺术单位的资料，了解一个艺术单位的发展史，有利于文化大发展、大繁荣。艺术档案材料形式的多样性，决定了艺术档案立卷方式的复合性。艺术档案材料应按内容、种类分别组卷。戏剧材料就近剧目分类组卷，音乐歌舞演出材料应按内容、艺术科研材料应按科研专题分类组卷；艺术教育材料应按各类专业课程分别组卷，社会文化、文化交流材料应按业务活动进行组卷。

三、作好艺术档案工作的必要保证

1.在国家档案行政管理部门的统筹规划、组织协调、统一制度和监督指导下，文化部负责对全国文化系统艺术档案工作进行指导和管理。

2.各级文化行政管理部门应把艺术档案工作列入本部门整体发展规划，在业务上接受同级档案行政管理部门的监督与指导。

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1、运动天赋型人才及其人事档案

1.1、运动天赋型人才

运动天赋型人才指具有一定体育天赋，经过系统的竞技体育训练，参加过国内外大型体育赛事，并获得一定名次，对竞技体育的发展做出一定贡献的体育人才。他们是我国竞技体育人才培养系统层次结构中的高级人才，而世界冠军是其中的顶尖人才，是我国竞技水平的最高体现者和运动天赋型人才中的杰出代表。

江苏省是我国体育大省，也是体育强省。据不完全统计，截止2014年12月，江苏省有104名运动天赋型人才在参加奥运会、世锦赛等国际大赛中获得世界冠军，其中有20名获得奥运会军。如，江苏省羽毛球运动员孙志安于1979年6月杭州第一届羽毛球世界赛上获得男双金牌，成为江苏省首位获得世界冠军的运动天赋型人才;再如蔡振华于1981年4月在前南斯拉夫获得第36届乒乓球世锦赛双打和团体两个冠军，成为江苏省首位乒乓球世界冠军。又如著名的击剑运动员栾菊杰于1984年7月在第23届洛杉矶奥运会上获得女子花剑个人金牌，成为自1896年以来第一个载入奥林匹克运动会击剑史册的亚洲人。他们是运动天赋型人才中的杰出代表，体现了当时世界竞技体育的最高水平。为此，本文选取了江苏省百名世界冠军为运动天赋型人才研究对象。

1.2、运动天赋型人才人事档案

运动天赋型人才档案是指运动天赋型人才在训练、比赛、工作、学习、生活、社会活动中形成的对国家和社会具有保存利用价值的各种文字、声像、图片和实物等不同载体形式的原始记录。这类档案是运动天赋型人才人生轨迹的真实记录，是国家档案的有机组成部分，其内容包括了运动天赋性人才人事档案、涉及或针对他们的文书档案、名人档案、私人档案等内容。笔者选取了江苏省100名世界冠军进行了档案工作调研与考察，限于篇幅，本文内容仅针对运动天赋型人才人事档案。

2、江苏省运动天赋型人才人事档案情况

运动天赋型人才人事档案是人力资源管理部门为人力资源管理的需要，根据干部人事档案管理规定收集与管理的运动天赋型人才资料。运动天赋型人才人事档案工作基本情况如下：

2.1、档案建立时间

体育人力资源管理部门从运动员进入优秀运动队开始为运动员建立人事档案。初始档案是他们进队过程中形成的试训协议书（表）、试训审批表、选招测试评分表、招收运动员审批表、聘用合同书、入队诚信承诺书、政审表、体检表等资料。

2.2、档案管理者

2008年以前，运动天赋型人才人事档案由各个训练单位保管。2008年开始新进省队运动员人事档案由江苏省体育人才交流中心统一管理。所以目前江苏省运动天赋型人才人事档案有的在训练单位，有的在省体育人才交流中心。而进入国家队试训或正式队员，其人事档案不转入国家队，有的在原训练基地，有的在省体育人才交流中心。世界冠军退役待安置、出访、因私出国等期间，其人事档案保持原状态。只有到新的单位或岗位后，人事档案随即转递到新单位。

2.3、档案内容分类

运动天赋型人才人事档案内容分类是按照《我国干部人事档案管理办法》等规定分为十大点。一是履历表材料，主要有“运动员登记表”和“退役运动员登记表”两种表格;二是自传材料，这个几乎是空白，没有发现有“运动员自传”等材料;三是鉴定、考察、考核材料，主要是历年的“年度考核表”，还有个别运动员上学期间“在校现实表现”材料;四是学历、培训、专业技术材料，主要有运动员上学形成的“学习成绩单”、“毕业生登记表”、“学位表”等和“运动等级材料”;五是政历审查材料，主要是进队和入党的政审、更改或姓名认定、工龄认定等情况材料;六是党团材料，主要是入党、团组织材料;七是表彰奖励材料，主要是记功登记表、奖励审批表、新突击手表彰人选申报表、五一劳动奖章获得者审批表 劳模审批表、年度考核优秀审批表等;八是违纪处分材料，没有发现有处分材料;九是任免、出国、工资材料，主要是历年工资变动审批表、试训运动员审批表、试训运动员协议书、招收运动员审批表、运动员选招测试评分表、聘用合同书、退役运动员组织安置登记表、终止或解除劳动关系的证明、退役运动员自主择业协议书、退役运动员自主择业一次性经济补偿审批表和因公出国（境）人员审查表（备案表）。这部分内容占得分量最大，信息量也最大;十是其它参考材料，主要是进队体检表、进队承诺书等。

3、运动天赋型人才人事档案管理现状分析

3.1档案的信息含量与质量有待提高

运动天赋型人才人事档案是从人事管理的角度建立与收集的，多年以来都按照十方面内容进行收集与整理，虽然收集内容基本满足了人事管理的需要，但还存在档案材料缺失、信息含量与质量较低等现象。一是归档不及时等原因造成的材料缺失。缺失较为严重的是学历、学位材料、运动等级材料、入团材料等。如履历表中填写学历是研究生，但档案中本科、研究生学籍材料缺失，甚至没有任何反映学历的材料。二是有些材料信息含量和质量均较低。如履历材料中，存在照片、经历、本人签名、填写时间等内容的缺失现象，不同的表格中填写的出生年月不同。从材料上来看，以年度考核表为例，每年的考核表所填的内容大致相同，组织鉴定栏的内容也只是给予考核等级的评定，缺少综合性的鉴定意见，还有的年度考核表是他人代填的，不能真实反映运动员的个人实际情况。

3.2、档案内容体育、人才特色没能充分体现

一是相对于运动生涯，建档时间较晚。运动天赋型人才是经过层层淘汰选拔、多年训练培养而成的。在他们进入省优秀运动队之前往往已经从事体育训练比赛数年甚至多年，经过业余训练、体校训练等阶段，在省、市级别比赛中取得过一定的运动成绩。但是他们的人事档案建档时间是被选入省优秀运动队之时，初始档案以进队形成材料为主，进队以前的内容几乎没有。这与他们的职业生涯不相符，这些内容不能全面体现体育人才的成长经历。二是“冠军”、“体育”特色不够明显。反映体育成就和体育专业技能的材料较少，运动生涯中的辉煌成绩内容几乎没有反映。如有的运动员几次获得世界冠军或者奥运冠军，但是人事档案中没有获得冠军的具体时间、成绩等内容的专门材料，充其量能在其受劳模等表彰表格材料中查询到有关的间接记载，只能看出其拿过世界冠军。再次，反映体育人才流动的材料少。运动天赋型人才交流（转会）、入选国家队或从国家队转回省队或者到国外交流等内容几乎没有，尤其是省际之间交流的运动员材料缺失现象更为严重。三是体育人才人格权的使用与保护等材料反映较少。作为公众人物，运动天赋型人才的人格权利使用较为频繁，但是他们的姓名权、名誉权、肖像权和隐私权等人格权利的使用材料几乎没有。如有关单位使用其肖像的“肖像授权书”等没有在档案中反映。

3.3、人档分离、弃档现象较为严重

运动天赋型人才被选拔进入国家集训队或者交流至其他地区或国家，或者他们在何处上学深造等等情况，管档单位往往知之甚少。由此造成了“人档分离”现象的大量存在。而有人出国定居或在外工作几十年，但档案依旧在原训练单位，因而出现了“弃档”的现象。这些现象将会随着人事管理制度改革与完善而将有所改善并加以解决。

3.4、档案管理系统化、数字化管理需要加强

运动天赋型人才人事档案已经实现了计算机目录管理，各训练单位，如江苏省体育人才交流中心等用excel表格或word 进行目录输入。但是只限于目录，没有系统化管理。数字化管理还没有开始尝试，只是个别单位在档案转出前将认为重要的少数资料扫描备查，这明显与大数据时代不符。

4、加强运动天赋型人才人事档案工作的措施

运动天赋型人才人事档案管理存在的问题有这类人群特殊性、人事管理制度的局限等多方面原因。要采取以下几个方面的措施加强运动天赋型人才人事档案管理。

4.1、增强档案管理意识，提高档案信息含量和质量

提高运动天赋型人才档案形成者的档案意识，一是人力资源管理者提高人事档案意识，提高人事档案工作的积极性，需要归档的材料要严加审核，把好归档入口关。二是对组织运动天赋型人才填写履历、考核等材料中，强调要求他们认真对待，填写完整、准确。提高他们的档案意识，认真填写，从而避免个人经历、本人签名、填写时间等内容的缺失现象。三是要归及时档，根据运动天赋型人才档案的形成渠道多、人员流动性大等的特殊性与规律性，采取各种措施及时收集。如针对他们的“长学制”特点，及时把握其学习情况，有针对性的跟踪收集学历、学位材料。四是在人才交流时，要对这些特殊人才档案把关，在办理审批手续的同时查看补充档案材料。

4.2、制定专门的针对运动天赋型人才人事档案收集范围，体现运动天赋档案特色

运动天赋型人才人事档案的收集范围是套用普通人事档案的范围规定而形成的，没有针对性。现行传统的收集范围无法全面、完整地反映世界冠军的真实面貌。为不影响人事档案的真实性、动态性和完整性，一是要明确建档时间。应该从开始训练起建立包括学习、训练的人事档案，有的跳水等项目人才从幼儿园开始建档。二是改革与突破“十类”内容限制，根据运动天赋型人才特色增加体育特色档案内容建设，将训练、比赛、伤病、保险、活动，人格权（肖像权）材料等纳入归档范围，充实档案内容。如可以填写《运动员入市队前比赛情况登记表》、《运动员比赛成绩登记表》、《运动员年度或季度训练情况表》、《运动员伤病情况登记表》、《体检表》等。三是可以尝试建立适应运动天赋型人才特色的人事档案分类，如可以按照他们的训练、比赛等特征将人事档案划分为以下类别：一类是自然情况;二是各类集训、进队、转会、注册流动合同、协议等;三是训练、评价材料;四是各类保险、伤病、体检健康材料;五是各类工作、津贴奖金等工资福利材料;六、参加各类运动成绩表、表彰、授奖材料;七、训练、考核、评价材料;八、退役安置、自主择业等材料;九、参与社会活动、社会兼职以及各类人身、人格权利、义务等材料，如不同形式的承诺书、授权书等等。

4.3、加强档案资源整合，开发、利用体育人才信息

我们已经处于一个大“数据”时代，运动天赋型人才信息量规模巨大，要建立与社会发展相适应的人事档案管理制度与工作内容。摆脱传统、封闭式的人事档案管理模式，充分利用现代管理技术，进行人才档案信息数据库管理系统建设，开展人事档案数字化工作，档案人员可以利用友好的操作界面来建设、管理、维护和使用人才数据库。在此基础上建设运动天赋型人才档案信息中心，实现人事档案库与名人库与文书档案库共建共享，最终实现运动天赋型人才大数据资源整合。利用现代技术手段将体育人才档案资源变为可方便利用的“活信息”，在不涉及个人隐私情况下充分利用人才档案信息为社会服务。