档案工作交流材料范文

导语：如何才能写好一篇档案工作交流材料，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、基本情况

我们公司是中铁大桥局集团公司下属的一个二级子公司，成立于年月，现有干部职工名，其中，具有高级技术职称的人员名、中级技术职称的人员名、中级技术职称的人员名。机关管理办公人员名一线工作人员名。下设厂部和室。公司近年来，坚持科学发展观，开拓进取，追求卓越，在市场经济大潮中勇立潮头，实现了社会效益和经济效益的双丰收。

二、工作做法

（一）加强组织领导，统一大家思想认识

首先，公司党政领导高度重视人事档案管理工作，成立了专门组织机构，有专门分管领导负责此项工作的指导与协调，定期或者不定期亲自督促检查，并一次次对人事档案管理工作提出提出明确任务和具体要求，并定期听取汇报，对工作中出现的问题及时分析和处理。同时，通过组织召开有关人员参加的会议，统一和提高大家的思想认识，经过学习讨论，使大家深刻认识到：档案信息资源是中铁大桥局集团信息资源的重要组成部分，在企业经济建设中发挥着越来越重要的作用。我们从企业人事档案最薄弱处下手，全面健全人事档案体系，就是想通过人事档案管理，进一步提高整个企业管理水平。为了保证人事档案标准化、规范化整理如期完成任务，公司领导统筹兼顾，从基层单位抽调力量解决人手不够的问题、及时解决档案库房装具等问题，由于领导的重视，保证了人事档案管理工作顺利开展。

（二）加强制度建设，实现管理规范有序

没有规矩，不成方圆。根据我公司实际，对公司所属各单位的人事档案管理部门提出了干部档案管理工作的具体要求，并先后制定了《干部人事档案管理办法》、《干部档案材料收集制度》、《干部档案鉴别归档制度》、《干部档案查（借）阅制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案保管保密制度》等多项制度，确保了档案收集、归档、鉴别、转递、查借阅等各个环节的规范性。同时，制作《查（借）阅人事档案登记簿》、《档案材料收集归档登记簿》、《档案转递登记簿》等记录簿，使机关人员坚持照章办事、按程序办事。制度的建立健全，使得我们人事档案管理工作步入了规范化、制度化的轨道。

（三）加强人员培训，提高业务工作素质

人事档案管理的好与坏，培训强化是关键。我们组织了业务专题培训，采取派员去总公司培训和自己本公司自己组织培训两种形式。通过培训，使公司机关和来自公司下属单位的人员学习了干部档案管理的基本知识以及基本操作技能。在培训中，学员们认真学习了人事档案管理办法及档案实务操作规范制度，进行了工作研讨和实务操作，讨论在工作中出现的一些问题。大家通过学习，进一步明确了方向，熟悉了管理人事档案工作的规范要求和工作标准，为下一步档案管理工作的开展打下了坚实的基础。同时，公司人事档案管理部门还及时了解档案管理工作中出现的新情况、新问题，积极探求解决的方案和办法，根据各下属单位提出来的一些具体问题，经过认真研究，再以电话、通知、以会代训等不同方式指导下面开展工作，并且鼓励大家业余坚持自学业务，使大家明确了解决问题的对策，有效提高了心理素质和业务素质。

（四）加强大硬件投入，夯实基础设施建设

为了加强人事档案管理基础设施建设，不断改善管理环境安全条件，我们公司解放思想，内部挖潜，千方百计从别的地方挤出经费，对档案管理的硬件加大资金投入力度，先后为公司人力资源部档案室添置了计算机台，彩色打印机部、裁纸打孔一体机部、专用打孔机部、裁纸刀和先进的档案装具-密集架，具备中央空调、消防监控等各种先进硬件设设备，不断改善人事档案管理条件，经过努力，已经基本达到总公司提出的“三室”分开的要求，保证了“六防”措施的有效落实，同时，要求我们公司所属的各基层单位对档案管理的硬件加大投入，经过各个单位的努力，档案库房建设基本上达到了总公司的要求

（五）加强机制完善，达到管理优质长效

建立和完善了人事档案管理的长效机制，确保管理运行的工作效率和工作质量。1、实行关口前移，调查摸底先行：在健全人事档案之前，首先对全公司人事情况作了充分的调查，对不同员工的情况做好记录，保证了人事存档的准确性和真实性。2、实行安全防范，依靠组织保障。首先，各级人事档案管理部门领导高度重视防范工作，积极实施了有关档案系统安全方面的各项措施；其次，让管理人员对档案安全性作深入地了解，使他们积极地自觉地遵守各项安全制度和措施，防患于未然，降低了人事档案信息系统的安全风险。3、实行规范操作，依靠制度保障。通过制定相应的政策与规范，并采取必要的措施强化落实，做到制度规范人事档案管理行为，保障人事档案信息执行到位。4、实行优质服务，提供信息依据。

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[关键词] 高校； 外事档案； 建立； 管理

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02

在当今经济全球化浪潮的引领下，高等教育国际化成为一种必然的发展趋势，我国各类型高校不得不面对来自国际、国内的双重挤压与竞争。我们应清醒地认识到教育国际化在给高校提出挑战的同时，也赋予高校更多的发展机遇。在此形势下，高校的档案管理部门如何通过建立、管理外事档案，促进高校更好地开展外事活动，为学校发展提供更强劲的动力，成为高校档案管理的一项重要内容。

1 高校外事档案的概念、作用及其特点

1.1 高校外事档案的概念及作用

外事档案是高校档案的重要组成部分，在学校对外交流、教学、科研活动中起着重要作用，外事档案管理工作水平的高低对一所高校的发展和其在国际上的声誉具有重要影响。外事档案本质上是学校在与国外团体或个人进行学术交流、学术研究、友好往来、科研合作，聘请外教、国外专家来校讲学，参加国际会议、校际交流等活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，具体形式包括外事活动通知、计划、总结、简报，上级关于外事工作的文件，礼品往来，国际学术会议论文等内容。

另外，高校外事档案具有多方面的作用。反映了高校对外合作交流工作的全貌，对于提高高校对外合作交流工作的水平和促进高校健康持续发展具有重要的借鉴意义；同时以其丰富而真实的内容作为高校外事工作的可靠情报资料，将对高校的整体建设和发展产生较为深远的影响。

1.2 高校外事档案的特点

高校外事档案因其在形成过程中的特殊背景和目的，具备以下一些特点。

（1） 政治性特点：高校外事活动作为国家外事活动重要组成部分，在很大程度上受国家对外政策的指导，由此，国家对外方针、政策等也要在高校外事档案中体现出明显的政治倾向性[1]。

（2） 保密性特点：高校外事活动以及外事档案所具有的政治倾向性，使得高校外事活动必然要涉及党和国家的机密，同时高校外事活动本身就具有一定的机密性，因此外事档案具有较强的保密性。

（3） 多样性特点：随着国际交流的不断增多，高校外事活动的范围不断扩大，内容和形式也在不断增多，因此所形成的外事档案的类别也就多种多样。

（4） 复杂性特点：当前，随着教师自费出国出境人数增多，研究生、本科生交流不断增加，高校外事档案来源更加复杂，包括学校外事管理部门、各学院、教务处、研究生院及出国出境的师生个人等。

2 高校外事档案的建立

高校外事档案的收集、鉴定、分类立卷是建立高校外事档案的基础业务环节，每一环节完成的质量高低，将对整个外事档案的质量产生重要影响，因此，如何建立外事档案，就成为管理外事档案的一个首要问题。

2.1 广泛收集，确保外事档案不漏项

首先，高校档案管理部门应以学校在各种外事活动、外事管理中形成的材料对学校和社会是否具有参考价值和凭证作用为依据，建立一套具有较强指导作用的外事档案收集标准；其次，要明确外事工作上报制度，通过学校各部门上报，扩大学校外事档案收集来源；再次，为解决各部门开展外事工作上报不及时的问题，外事档案管理人员应经常与宣传部、国际合作处等外事部门保持联系，密切关注学校网页、校报等学校大事宣传媒介，从而第一时间掌握学校外事工作开展信息，并与相关部门取得联系，催促其及时将档案材料归档；最后，要严格按照外事档案归档范围，对所有相关活动进行筛选，将外事活动中有必要记录并保存的外事档案信息进行登记注册，进而便于后续鉴定分类等工作的开展，确保外事档案不漏项。

2.2 强化鉴定，确保外事档案分类明确

可以说外事档案的鉴定分类与收集工作是同步并行的。开展外事档案的鉴定分类，首先要明确收集范围，将日常所涉及的各类文件材料按收集目标进行清理，分类存放，同时也为后续工作打下基础；其次要对经过初步鉴定分类的档案进行二次鉴定分类，将不要求办理的参阅文件，重份文件，未定稿、未生效、过时的各类文件、合同、协议、报表等不归档文件材料以及校内其他部门的文件进行剔除，将通过鉴定并认定有价值应归档的各类文件材料，在充分考虑其数量、密级、载体的情况下，依据不同内容、不同类型来分类组卷，从而便于后续归档工作；最后做好档案系统分类，以便于材料的保管、查阅和利用为前提，充分保持材料彼此之间的有机联系，将外事档案细化为港澳台事务，团体来校访问，教职工因公出国，外教、留学生管理，政策法规，学校管理条例等门类，使外事档案工作更加规范化、标准化和精细化。

2.3 注重归档，做好外事档案的保存工作

在建立外事档案的工作中，首先应做好包括存放地点、档案装具等方面的准备工作，同时在案卷封面上标注能够表明案卷内容的标题；其次要将已收集整理好的文件材料按照类别放入事先准备好的案卷盒内；此外对各阶段密不可分的文件材料则按一定顺序进行排列，从而保持档案材料之间的有机联系，为日后查档提供便利。

3 高校外事档案的管理

高校外事档案管理作为高校档案管理的重要组成部分，伴随着外事档案的形成而产生。同时，信息时代的到来，对高校外事档案管理工作提出了更新、更高的要求，对传统的档案管理方式产生了较大影响。高校档案管理人员可以从以下几个方面着手，进一步管理好高校外事档案。

3.1 树立高校外事管理工作基本原则

履行工作原则是做好工作的一个基本前提，同时良好的工作原则又能促进工作质量的提高，为此，做好高校外事档案管理工作，要明确外事档案管理的基本原则：一是坚持“三个有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的国际间交流合作、有利于提高本校综合素质与国际知名度；二是明确不同部门应承担的责任，从外事工作的策划、组织、实施到最后的档案收集整理做到分工协作，各司其职；三是树立方便于工作的原则，在外事档案的建立过程中，注重档案的建立与材料归档，便于日后取阅。

3.2 完善外事档案管理的相关制度

高校应根据《中华人民共和国档案法》和教育部制定的《高等学校档案管理办法》，结合本校外事工作实际情况，制定出科学合理的外事类档案管理规章体系，形成规范的、操作性强的外事档案立卷、归档、管理流程，从而确保外事档案工作的合理开展[2]。

3.3 建立一支业务精、素质高的外事工作队伍

高校档案工作的一个最基本特点就是要服务于高校的教学和科研，外事档案的本质作用也在于此。这就要求高校要组建一支训练有素、懂技术、高素质的工作队伍，通过加强培训、学习与交流，使得从业人员在掌握理论知识的同时，熟悉合作交流的各方面工作，熟练掌握档案管理技能，适应档案管理信息化的要求。

3.4 加强外事档案信息化建设

目前，以计算机技术通信技术和网络技术为支撑的现代信息技术已经十分成熟，但目前全国各高校档案馆应用信息技术进行档案管理的步伐还很迟缓，还不能通过先进的信息技术、多媒体技术为各类信息的采集、处理和利用提供便利，因此，如何在外事档案管理中高效应用信息技术、多媒体技术已成为当务之急。为此，我国高校不妨从建立外事档案信息网站、外事档案管理信息系统等方面着手，将分散的外事档案信息资源链接起来，充分地利用计算机来辅助档案后期管理工作，使档案管理工作向无纸化方向发展，从而便于综合利用外事档案信息资源，并以快速、安全、可靠的途径为广大师生提供优质服务。同时通过互联网技术，将高校外事工作中好的经验方法、取得的成果对外，从而提升高校的知名度，提升外事档案工作在高校发展中的作用。

当今时代，高校承担着教学、科研、管理三大任务， 外事工作渗透于这3个方面并与它们紧密相连，同时，外事活动所形成的外事档案也深深地刻上了教学、科研、管理的烙印[3]。高校应重视外事档案工作，加强外事档案的建立管理，采取切实可行的方式方法，让外事档案成为记录、查阅、提供战略参考的重要材料，并逐步提升高校在国内外的知名度和影响力。

主要参考文献

[1] 龙勤. 高校外事档案的建立与管理研究[J]. 中国林业教育，1995（z1）.

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第二条艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。

艺术档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。

第三条在国家档案行政管理部门的统筹规划、组织协调、统一制度和监督指导下，文化部负责对全国文化系统艺术档案工作的指导和管理。

第四条各级文化行政管理部门应把艺术档案工作列入本部门整体发展规划，在业务上接受同级档案行政管理部门的监督与指导。

第五条文化艺术单位应当对本单位的艺术档案实行集中统一管理，保证必要的经费，确保艺术档案的完整、安全和有效利用。

文化艺术单位应把艺术档案工作作为工作总结、业务考核内容之一。

第六条各级文化行政管理部门应当依据《档案法》的有关规定对在艺术档案工作中做出显著成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。

对于违反《档案法》和本办法相关条款的行为，应依据《档案法》的有关规定给予处罚。

第二章机构与人员

第七条文化艺术单位应建立健全艺术档案管理机构，设置艺术档案工作岗位，配备熟悉业务的专职艺术档案工作人员。

第八条省、自治区、直辖市文化行政管理部门可报请地方人民政府批准设立集中保管艺术档案的专门机构，负责征集、接收和保管本地区的艺术档案和有关的艺术档案资料。

第九条艺术档案工作人员负责管理本单位的艺术档案，对艺术档案的形成、积累和归档实施监督与指导。

第十条艺术档案工作人员应熟悉自己所保管的艺术档案，编制各种检索工具，编辑、整理、研究档案材料，以便于查找和利用。

从事艺术档案工作的人员，上岗前应接受岗位培训。

第三章归档范围

第十一条艺术档案材料的归档范围包括：文学创作，艺术表演，美术、摄影，社会文化，艺术研究，艺术教育，文化交流，个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。

第十二条在国家主办的各类艺术活动中所形成的具有保存价值的艺术材料（包括文字、声像、照片、实物等载体形式），均属归档范围（艺术档案归档范围详见附件）。

业务人员在职务活动中形成的具有保存价值的艺术材料，也属归档范围。

第十三条在文化艺术活动中形成的属国家所有的各种载体的艺术材料和实物，任何个人不得据为己有。

第十四条在文化艺术单位举办业务活动时，主办和承办单位应向本单位艺术档案管理部门提供信息，并在活动结束后将所形成的属国家所有的全部艺术档案材料立卷归档，不得散失。

第十五条凡是为艺术创作、研究、教学和文化艺术活动参考而收集的图书、报刊、音像带、照片、剧本和有关文章材料等，均作为资料保存。

第四章收集与整理

第十六条收集艺术档案材料时，应保证艺术档案材料的完整。

整理艺术档案材料时，应遵循艺术材料的形成规律，保持艺术材料之间的有机联系，便于保管和利用。

第十七条艺术档案材料系统整理过程中，应根据不同内容和载体分别进行立卷。

第十八条文化艺术单位应加强对名老艺人、艺术家档案材料和散失在社会上珍贵的艺术档案材料的搜集、征集和管理工作。

第十九条艺术档案分类由大类、属类组成。大类应设业务类、个人业务类、综合类。具体属类应按照归档范围设置。

第二十条艺术档案材料应按内容、种类组卷。戏剧材料应按剧目分类组卷；音乐歌舞演出材料应按节目分类组卷；艺术科研材料应按科研专题分类组卷；艺术教育材料应按各专业课程分类组卷；社会文化、文化交流材料应按业务活动进行组卷。

对未完成艺术生产程序的艺术材料，整理时应单独存放，待完成后组卷归档。

第二十一条对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的艺术档案材料进行归档时，应将每一单项（盒或盘）作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。

第二十二条反映和记录本单位的艺术活动并对以后艺术创作、艺术研究有重要参考借鉴作用的艺术档案材料，应永久保存。在本单位组织或参与的重大的艺术活动中形成的，并具有一定艺术参考价值的艺术档案材料，应长期保存。

第五章管理与利用

第二十三条文化艺术单位应建立、健全艺术档案工作的管理制度，把艺术档案的收集和归档工作列入有关业务部门和人员的职责范围。

第二十四条艺术档案管理部门应配备足够的档案用房和档案柜架、装具，备有防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施，并定期检查档案的保管状况。

第二十五条文化艺术单位被撤销合并的，应将原单位的艺术档案整理登记后，妥善移交给主管机关或接收单位，不得散失。

第二十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的艺术档案受国家法律保护，档案所有者应当妥善保管。

第二十七条国家所有的艺术档案，需要向国内外组织或个人赠送、交换、出售其复制件时，须报请上级主管部门批准。

第二十八条艺术档案管理部门应充分运用先进技术手段，积极开发艺术档案信息资源，配合业务部门参与艺术生产和文化交流活动。

第六章附则

第二十九条各级文化行政管理部门可根据本办法，制定实施办法或细则。

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关键词：档案收集整理；档案管理；前提保障；价值

对于每个单位和部门来说，档案材料是其活动的真实纪录，具有重要的参考价值。在实际档案管理过程中，它的保存形式比较多。在档案机构进行日常工作时，首先要关注档案的收集工作和整理工作，这是开展档案管理工作、发挥档案管理作用的前提。各个档案管理人员要和档案的有关内容和形式相结合，把档案进行科学的分类，整理好档案信息，降低档案管理过程中的失误。另外，有关单位和部门要进一步降低档案管理人员的工作量，推动档案机构的工作高效开展。

1 档案收集整理概述

和其他的文件形式不一样的是档案收集管理工作要复杂的多。对于档案收集来说，其最终目标是指导多种工作的开展，进一步查考历史事件。要想推动档案收集整理工作有效开展，必须保障档案材料的真实性、完整性。档案收集工作就是把各个部门的有参考价值的档案材料归档，档案整理工作就是把归档的档案材料分门别类。档案部门通过对档案的形式和日期的把握，把档案材料进一步分类、整理、归档，使其在以后的工作中发挥查考作用，有利于各个部门顺利开展工作。

2 档案收集整理在档案管理中的前提保障价值分析

2.1 提高档案意识

我国现在的很多档案管理人员缺乏足够的档案意识，在收集档案时会出现档案丢失现象和档案不完整的现象，这样一来，有关部门的工作开展缺乏完整的档案信息，不利于顺利开展工作。在管理档案时，管理人员的档案管理意识不足主要有以下几个体现：第一，档案管理人员在收集档案和整理档案时不够完整，很多单位领导外出参加的会议纪录和文件资料没有及时收集，导致档案材料的不完整性；第二，在日常工作时，很多部门重要的交流内容没有及时归档，导致档案信息不完整性；第三，在有关部门开展工作时，很多资料和证件收集不完整，导致出现了档案管理的多种问题。综合来看，档案管理人员必须树立正确的档案管理理念，提高个人档案意识，通过共同努力，推动档案管理工作有效开展。

2.2 完善档案管理制度

档案的收集和整理工作难度比较高，工作量大，有关部门和机构要加大重视力度，向档案管理人员宣传档案收集工作和档案管理工作，进一步提高档案管理人员的档案意识。另外，在日常档案管理工作中，通过加大对档案和文件的重视力度，了解其对单位和部门各项工作开展的重要意义。而对于相关机构来说，充分和自身发展状况相结合，进一步完善档案管理制度，使档案管理人员可以按照档案具体内容和形式合理整理档案。对于相关机构来说，必须加大制度建设力度，进一步完善相关的档案管理制度，从制度的角度加强管理，使档案管理人员可以按照制度来对相关资料进行区分，进一步提高其质量和效率，另外，通过完善档案管理考核制度，进一步把工作落实到个人，提高档案收集整理的效率。

2.3 提高档案收集效率

现阶段的档案形式和内容比较复杂，呈现出多样化趋势，档案的收集和整理工作也存在一定的难度，所以导致档案管理工作难度增加。在这一背景下，各个领导要充分重视档案收集管理工作，督促各个部门进行沟通，加强交流，以此推动档案收集和管理工作的顺利开展。因为缺乏合理的档案管理标准，加上缺乏统一的管理模式，所以导致档案管理工作出现混乱的局面。由于缺乏合理的管理机制约束档案管理工作，导致档案整合工作难以和标准相结合。对于档案管理人员来说，要充分了解自身工作义务，通过多种途径收集档案信息，加强和各个部门的沟通和交流，及时上交需要归档的材料，对于一些配合不积极的部门要及时催促其上交档案材料，保障档案的完整性，为后续相关部门工作开展提供参考依据。

2.4 优化传统服务模式

档案管理人员要有一定的服务意识，通过多种途径实现和档案需要者的沟通交流。通过计算机技术和网络技术的应用，实现线上和线下两种服务方式的有机结合，而对于档案人员来说，要树立真诚的服务态度，掌握互联网技术，为档案信息需求者提供服务，提高资源共享率。通过不同档案的状况分析，整理档案和筛选档案内容，意识到档案的作用，发挥其重要价值。除此之外要按照档案的整理保存状况，编印相关的档案参考资料，使人们的日常档案查询具有一定依据。总之，只有加大对档案收集和整理工作的重视力度，才可以提供优质的环境，提高档案服务水平。

2.5 提高档案管理人员的从业水平

在我国的档案管理人员中，高素质的人员比重较少，这必然会导致档案管理过程出现问题。具体来看，有以下几个方面的措施：第一，相关的档案机构要和档案管理工作实际相结合，进一步制定合理的规章秩序；第二，要及时约束档案管理人员的不合理行为，培养档案管理人员的职业道德，提高个人专业技能；第三，通过加大培训力度，开展相关的培训活动，使档案管理者树立档案管理理念，切实提高档案管理工作效果；第四，通过和档案管理过程相结合，制定档案管理工作惩罚机制，鼓励在n案管理工作中表现突出的档案管理者，提高其工作积极性。

2.6 制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

现代化的理性发展导致档案从业人员必须提高自身水平，实现职业行为的规范化，所以必须建立行业的职业道德体系，对于档案部门来说，要通过制定规章制度和守则不断落实从业者的职业道德，一方面要考虑档案职业道德规范强制性的应用，还要关注各个档案管理人员的内心世界，在他们的内心深处并不希望过办公室和档案室两点一线的生活，他们迫切希望和社会生活接轨，通过和社会各界的交流，充分实现个人价值，增强个人的责任感和社会满足感。另外，通过和社会生活的接轨，档案管理人员可以意识到档案管理行业的意义所在，有利于更好的搏一搏规章制度办事，不断落实档案职业道德规范。

2.7 健全管理体制，充分发挥网络价值的作用

通过和各个单位各个部门的管理体系相结合，设置合理的组织机构。要想建成完整的档案材料，首先要具备完整的管理体系，使各个层次都有人负责，实现从上到下结构和同层次结构的有机结合，有利于开展档案收集工作。另外，对于专职档案管理者来说，要加大和不同部门之间的沟通交流力度，使各个部门有专门的负责人控制档案材料收集和上交工作，一方面可以拓宽档案收集的范围，另一方面也有利于档案收集工作顺利进行。通过和自身单位的实际状况相结合，建立完善的网络管理系统，实现从上到下的完整的档案传递网络，为档案收集工作奠定基础。通过网络价值的作用，利用合理的网络档案的移交行为，为档案收集管理工作奠定基础。

3造词 结语

由于我国社会水平不断提高，管理理念不断发展，政府和关部门要加大对档案管理工作的重视力度才可以实现更好的发展。档案管理人员要努力做好档案收集工作，按照档案的时间和类型整理好档案。通过和档案管理实际状况相结合，制定出有效的档案管理方案，保障档案管理的有效性，进一步提高有关部门和单位的档案管理水平，提高档案信息利用率和共享率。

参考文献

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一、高校毕业生档案转递的重要性

人事档案管理是我国人事管理制度的鲜明特色之一，而高校学生档案是真实记录了大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践活动，是社会用人单位筛选人才的重要依据。伴随着社会对于档案管理重要性的不断增强，高校必须重视并及时处理数量众多的高校毕业生档案， 按照国家相关人事管理制度进行规范化转递，将高校毕业生档案及时准确转递到相关接收单位，以免影响毕业生就业升学报到时间，更好的保障高校毕业生合法权益。因此，做好高校毕业生档案转递和查询工作，是我国人才强国战略的物质基础和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校毕业生档案转递工作存在的主要问题

（一）高校管理人员对毕业生档案转递工作不够重视

目前，我国高校管理人员将主要时间和精力放在对学生的教学管理上，而对于大学生档案管理工作仍然缺乏足够的重视，尤其是对于高校档案管理工作的最后一个流程，即毕业生档案转递工作更加不重视。与此同时，高校学生档案管理工作人员本身对毕业生档案转递工作的意识较为淡泊，错误地将其作为一项辅工作，认为只要在学生毕业之后将其档案转递出去就和自己没有任何关系了。

（二）高校毕业生档案管理工作无序而发生各种错误

在高校毕业生档案转递工作中，大部分学校都会严格按照国家相关规定进行学生档案转递。由于许多高校基层单位并没有专人负责学生档案管理工作，一般都是由辅导员和部分学生负责毕业生档案转递工作，再加上毕业生数量众多且时间仓促，从而使得许多学生的档案材料出现不齐、错放、错寄的现象。同时，许多学校违反相关管理规定，让毕业生私自查看和自带档案材料，进而影响了档案材料的保密性、严肃性和真实性。最后，由于许多毕业生提供给学校的档案转递单位和地址不蜃既罚使得毕业生档案投递工作难以正常开展，容易发生档案材料丢失的情况。

（三）档案接收单位档案管理工作不规范而带来不便

由于高校毕业生档案转递工作都是集中在一个时间段转寄给毕业生档案接收单位，从而使得档案接收单位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上许多单位档案管理工作人员普遍缺乏相应的专业档案技能，从而降低了毕业生档案管理工作的规范化程度，进而给日后档案查询和利用带来诸多不便。与此同时，由于毕业生档案查询时间相对集中，再加上档案信息化水平不高，从而使得人才交流中心在工作效率和服务效果一时难以完全满足社会公众的需求。

（四）高校毕业生档案转递与查询管理手段相对落后

目前，许多高校在进行毕业生档案转递和档案查询时仍然使用原始的手工操作方式，不仅费时费力而且容易出错，尤其是一旦碰到毕业时间较久的同学回来查找档案材料时更加困难。这种落后的管理手段不仅消耗大量的人力财力，而且在一定程度上制约着毕业生人事档案资料的开发利用。应该说，计算机等先进技术在毕业生档案转递与查询中的潜力并没有得到充分发挥。

三、新形势下完善高校毕业生档案转递工作的优化策略

（一）不断加强高校学生档案意识的宣传力度

为了更好地帮助高校毕业生正确认识到档案的重要性，学校应该重视并不断加强档案宣传工作力度。在高校毕业委，学校应该通过讲座、班会、印发手册以及宣传栏等多种有效途径对毕业生进行强化宣传，帮助毕业生正确认识档案对于自身以后发展的重要作用、档案材料需要包括那些详细材料、毕业生档案的保管和转递等档案常识，从而使毕业生形成正确的档案意识，从而更好的配合学校开展毕业生档案转递工作。与此同时，政府主管部门也应重视普及全民档案意识，对毕业生档案接收单位以及档案管理部门开展各种形式的培训，从而不断增强全民档案意识以保证高校毕业生档案转递工作的顺利开展。

（二）不断完善高校毕业生档案法律法规建设

近年来，伴随着国家对档案管理工作的不断重视，相关的部门陆续制定了《高等学校档案管理法》等法律法规。但是，目前对于高校毕业生档案转递问题并没有相应的法律法规加以管理和规范，使得各个相关部门仍然按照自己的习惯做法开展毕业生档案转递工作。为此，相关部门应在《高等学校档案管理法》的指导下，从实际情况出发，尽快出台专门的法律法规，或者对现行法律法规进行合理的修订，以确保高校毕业生档案转递工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校毕业生档案管理规章制度

针对当前我国高校毕业生档案投递工作中存在的诸多问题，高校应从学生档案的特点出发，进一步和各地市人事部门和人才交流中心进行合作，对已经出现的问题进行查找，并提出相对应的解决策略，逐步建立和完善高校毕业生档案管理规章制度。进一步明确高校档案管理人员的工作职责，从而保证高校毕业生档案转递工作做到有据可依、有规可循，确保每一个毕业生档案的完整性及投递的准确性。

（四）对档案管理人员开展专业档案业务培训

作为高校毕业生档案转递工作主体的档案管理人员，其本身的档案综合业务能力对于做好毕业生档案的收集、整理和传递工作的顺利完成起着决定性作用。目前，负责高校毕业生档案转递工作主要由学校档案工作人员以及学生辅导员来负责完成，而档案接收单位则通常由临时聘用人员来负责完成，由于大量的非专业档案管理人员介入到这项工作中，因此有必要对这些参与者开展专业档案业务培训，在加强他们的责任心的同时提高其档案管理业务能力。

（五）加强高校和人事机构间交流与沟通

因为高校毕业生档案最终会转递给社会人事机构进行人事管理，因此应该在不改变毕业生档案管理主体的情况之下，不嗉忧扛咝5蛋腹芾聿棵藕蜕缁崛耸麓理机构之间的交流与沟通，使两个不同档案管理主体可以在毕业生档案料、管理方法、转递形式以及交接流程等方面进一步达成共识，从而使得高校毕业生档案交接工作方便及时，进而有力保障转递工作的顺利开展。

（六）建立毕业生档案转递信息管理查询系统

伴随着高校信息化水平的不断提高，作为学校公共服务体系重要组成部分的学生档案服务管理部门，必须紧跟时展潮流，加快档案管理工作的信息化建设进程，建立高校毕业生档案转递信息管理查询系统，从而实现档案管理的电子化数据对接转换，提高毕业生档案转递工作的准确性和及时性。在学校档案管理部门或者学校就业网站设置毕业生档案转递信息管理查询窗口，每一个毕业生可以在任何时间和地点随时登陆网站进行实时查询，从而极大地方便毕业生跟踪查询自己的档案去向。

（七）建立健全毕业生档案转递查询反馈机制

首先，高校应及时催促毕业生档案接收单位在收到学生档案材料之后及时将档案接收回执寄回学校档案管理部门，同时对于返回的档案接收回执应进行及时进行整理和收集，对没有及时寄回档案接收回执的用人单位应想办法督促其尽快办理。同时，学校还应对于那些被退回的毕业生档案进行及时归档，并录入到毕业生档案转递信息管理查询系统，以方便毕业生进行网络查询。其次，毕业生档案接收单位如果出现“人档不符”等问题时应及时和高校档案管理部门取得联系，及时查明问题的原因并采取措施。最后，毕业生到就业单位报到之后，应主动查询自己的档案是否已经顺利寄到，如果在毕业三个月之后仍然没有寄到的话就应及时和学校进行联系，以查询自己档案的去向。

综上所述，不断完善和规范高校毕业生档案传递工作是保障毕业生合法权益的大事，同时也直接影响着毕业生人事档案积极作用的充分发挥。新形势下高校毕业生档案相关管理部门应不断加强高校学生档案意识的宣传力度、不断完善高校毕业生档案法律法规建设、逐步完善高校毕业生档案管理规章制度、对档案管理人员开展专业档案业务培训、加强高校和人事机构间交流与沟通、建立毕业生档案转递信息管理查询系统和毕业生档案转递查询反馈机制，切实把高校毕业生档案转递及查询服务工作做好。

参考文献：

[1]丁一.完善我国高校毕业生档案转递措施分析[J].兰台世界，2016（02）：28-29.

[2]张美珠.浅析高校毕业生档案管理与转递[J].办公室业务，2013（11）：256.

[3]张美珠.大中专毕业生档案管理、转递问题浅析[J].人力资源管理，2012（07）：182-183.

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一、大力丰富馆(室)藏，多渠道收集档案信息

档案信息的开发，首先要存储档案信息。要增加档案信息的存储量，就要不断丰富馆(室)档案资料的数量和内容。一是扩大接收面，由原来只接收一级机构扩大到接收相关科、室档案；二是扩大接收门类，由接收广播电视节目档案、文书档案扩大到接收多种档案(科研、财会、基建设备、声像、外事等)，使档案门类齐全；三是在接收的内容上注意宏观和微观的结合，除正常的接收外，还要加强档案的征集工作，挖掘散存的档案资料，把它们汇集起来，发挥其应有的作用。

二、开展信息交流，多种形式传递交流档案信息

信息有一个很重要的特征，即可分享性。档案信息是社会的财富，广播电视节目档案也是如此。只有搞好信息交流、传播，实现信息资源共享，才能提高档案的社会效益。那么通过什么形式传递交流呢?一是编发目录、资料，全面传递信息；二是选送科技资料，主动传递信息；三是实行开架阅览，直接传递信息；四是利用各种会议，及时传递信息；五是突出重点，主动给领导编送信息。长期以来，由于狭隘观念的影响，档案往往被看作是单位或个人的私有财富，只能“为我所有、为我所用”，档案信息交流存在着一些障碍；还有借保密为由，实行信息封锁。这类问题如不及时解决，信息资料将得不到有效的开发。

三、建立科学检索体系，多途径揭示档案信息资源

档案信息检索工具是揭示档案馆(室)保存的内容和成分、积累档案线索和查寻档案材料的手段，也是提供利用的一种工具。只有检索工具编制得利学适用，才能增加检索深度和广度，提高查准率和查全率，更有效地揭示档案信息。根据形势的发展和单位内部的实际情况，还应逐步建立自动化的档案信息检索系统，提供多维的检索工具，满足人们开发利用档案信息资源的需求。

四、加强档案编研，多方面提供档案信息资源

由提供一次文献，逐步转变为提供二次文献、三次文献，这是我们档案编研工作的任务。编制二次文献、三次文献即档案的编目工作和编纂工作，是将一些问题一致、内容相同的档案信息集中编目进行报道、把档案信息工作进行系统化精炼的过程。通过这个过程把复杂的、零散的档案信息进行有机的和必要的加工，多方面提供利用档案信息。因此，我们要把档案工作的重点从档案实体的整理和管理转移到档案信息的开发上来，并根据社会的需要，向利用深度和广度发展。

五、加强档案管理的措施

档案管理的目的，就是通过科学管理创造出更大的价值、更多的社会效益和经济效益。

1.熟悉馆(室)藏。了解和研究利用者的需要是做好档案开发利用的基础。作为一名档案工作者，熟悉“家底”是最基本的一项要求。做好这点，工作才能由被动变为主动。不仅要了解和研究利用者的需要，做好档案提供利用的预测工作，还要做到“知己知彼”，掌握利用的特点和规律。

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【关键词】学生工作；大学生；电子成长档案

长期以来，整理学生档案一直是高校学生工作的重要工作内容之一，包括每年新生报到时的档案接收和整理以及毕业生的档案规整。但是，一直以来，学生档案仅仅是作为高校学生工作中的一项工作内容而已，而没有成为学生工作中的资源、工具和手段。在传统学生档案工作中，档案内容比较有限，主要是学生的成绩单、登记表、学历学位证明材料、奖惩材料、党员材料等等，而档案形式也非常单一，只是纯粹纸质档案的收集和整理。而由于学生档案重要性的存在，出于安全考虑，这些档案并不能成为高校辅导员学生工作中随时调用的手段和资源，当然，纸质化的档案也并不便于辅导员随时的调用，更谈不上对档案内容便捷的统计分析。众所周知，一个辅导员通常要面对两百甚至更多的学生，依靠传统手段，一个辅导员要想全面了解、监控所有学生的成长状况，似乎成为不可完成之任务。而大学生电子成长档案的建构，却有可能使这一切得以实现。

一、大学生电子成长档案的现实意义

1.大学生电子成长档案的构建，便于学生对自我在校期间的成长情况作出较为客观的自我认识、自我评价和自我规划。

通过建立大学生电子成长档案，大学生能够将在校期间生活、学习、任职等方面的点点滴滴记录在档案系统里，通过档案系统详实地记录学生成长的每一步足迹。学生在每天添加、完善自己成长档案的过程中，可以直观地感受着自己的成长，回顾自己过往的成长足迹，从而让大学生客观的认识自我，反省自我，对自我过往的成长给出评价。大学生通过这种今昔的对比既可以看到自己的进步，获得成功的体验，又可以发现自己的不足和缺陷，自己给自己就会施加一种无形的压力和积极向上的动力，促进他们积极的进行自我成长路径上的矫正，自我进行学习生涯、职业生涯的规划，不断更新自己的奋斗目标，调整自己的成长步伐，从而达到自我管理、自我约束和自我教育的目的。

2.大学生电子成长档案的构建，便于高校辅导员对学生成长状况的了解和监控，便于对大学生的综合素质情况进行自动化的测评。

通过建立大学生电子成长档案，可以借助网络信息技术非常方便地详实地记录学生在校的各种现实表现，包括其学习成绩、学生任职、党员发展、奖惩助贷、活动参与、课堂表现甚至宿舍进出等等情况，而档案形式可以是文本、照片、音频、视频，可以是正式的文件材料，也可以是碎片式的信息，这样有助于辅导员全方位的了解每个学生立体化的成长状况和现实表现。通过电子成长档案，辅导员借助系统中这些立体化的档案记录了解到的是一个个有血有肉活生生的大学生，而不是冷冰冰无感情无生气的纯粹档案，这就突破了过去只能通过与大学生面对面的接触来了解学生的局限。另外，在辅导员的现实工作中，综合素质测评已成为对学生进行评价的主要方式，而电子档案的构建，使综合测评的自动化测算有了实现的可能，能够最大限度的节省人力和避免测算的人为误差和干扰，实现对学生全面、客观的科学评价。

3.大学生电子成长档案的构建，便于家长对学生在校成长状况的获取和了解，从而与学校的高校辅导员加强沟通，形成合力，共同促进大学生的健康成长。

通过建立大学生电子成长档案，可以很好地实现大学生档案信息的共享，让家长实时了解学生在校的现实表现，帮助家长与学校、与辅导员针对学生的成长状况进行有效的沟通和交流。在以往的工作经历中，由于大学生大部分都是在校园内独立的生活、学习，与家庭联系的紧密性有所欠缺，家长甚至对学生在校的表现完全不知情，甚至出现学生挪用、挥霍学费而父母不知情的情况。而由于辅导员本身工作内容的繁杂，而且要面对人数如此众多的大学生，学生们又来自五湖四海，在现实管理工作中，辅导员无精力、也无动力去与家长针对大学生的在校表现进行深入有效的沟通。而电子成长档案的构建，可以实现成长档案对家长、辅导员、大学生三者的开放，让家长及时方便地了解大学生在校期间的种种表现，从而使得家长、辅导员、大学生三者形成合力共同帮助大学生健康成长的美好愿望变成可能。

4.大学生电子成长档案的构建，便于院校对学生成长信息的统计和分析，从而反思人才培养和学科建设工作。

长期以来，对于大学人才培养绩效的考核，往往缺乏来自于对学生成长状况的统计和分析，而更多地依赖于所谓的就业率、保研率、数量等比较单一刚性化的结果，而这些结果更多地只能作为纯粹的评价结果，而对于如何反思、完善人才培养和学科建设工作没有太多的参考价值。而大学生电子成长档案的构建，无疑将大大便于对在校大学生的成长状况进行统计和分析，及时了解大学生具体的实时发展状况，包括大学生的学习成绩，社会实践，讲座参与，竞赛获奖等等情况，对这些情况进行统计和分析，就能很好的发现人才培养的成效，为检讨反思人才培养计划、制度、方法等等提供确实的依据，从而为更加合理有效的人才培养和学科建设提供反馈。

二、大学生电子成长档案的内容设计

大学生电子成长档案的内容应当包括大学生在高校学习、生活、工作中多维度多角度的成长信息，借助这些信息必须能够足以勾勒出大学生清晰的成长足迹。本文认为，电子成长档案应当包括以下多方面的内容。

1.思想政治方面。包括学生入党或入团申请书、志愿书、参加党校或团校培训情况、入党入团时间、转正报告、是否按时交纳党费或团费、关心国内国际时事情况、个人思想汇报情况等等能反映学生思想政治发展轨迹的信息材料。

2.专业学习方面。包括课堂笔记、作业、各种基础课和专业课及选修课等考试试卷的答卷情况，参加讲座的学习体会、论文和报告等，以及任课老师对学生在学习、性格等诸方面的较为客观的指标性评价以及主观性的文字评价，还包括一些专业学习方面的奖惩材料，如考试有无违纪情况等。

3.学术科研方面。包括参与各种学术科研项目从申报到最终结项的所有过程性材料、在项目科研过程中的表现性材料等等，还包括科研的情况或者获得专利及其它形式科研成果的情况，还有获各级各类科研奖项的情况，等等其它能够反映学生学术科研经历和成绩的相关信息材料。

4.身心健康方面。包括健康体检卡、体育课情况、体能特征、记录个人医疗保健状态的材料、能反映学生价值观和人生观及职业观的个性心理特征测试表等等。

5.社会实践方面。包括学生干部任职、参与勤工助学、参加各种社团、参加策划和组织活动、参与志愿者服务活动、校内外兼职、实习、暑期社会实践等情况及评价和获奖材料。

6.能力水平方面。包括大学英语四、六级等级证书、计算机合格证书、普通话合格证书、各种职业技能资格证书等。

7.生活行为方面。包括见义勇为行为、勇于制止不良行为、做好人好事、上课情况（课假情况）、听讲座情况、参加集体活动情况、宿舍进出以及请假情况、宿舍清洁及在宿舍的表现情况等等。也包括在大学期间与父母及亲朋好友的书信往来以及网络上的博客、微博、微信、QQ等其它社交网站上的网络交往情况、日常生活的收入开支情况记录等。还包括对大学生个人生活有影响的重大社会生活事件，如家庭成员的死亡、父母离异、与教师同学关系紧张、生活条件改变、影响生活的重大挫折等等。

8.其他方面，包括自己对自我的评价、反省材料，学业规划和阶段性目标，职业生涯规划，成长日记等等。

以上所有内容的信息材料都以电子化的形式保存于档案系统中，可以是照片、扫描件，可以是文本、音频或者视频，也可以是网页、思维导图等等，（下转第106页）（上接第104页）以此实现档案的丰富性和灵活性，以此构建大学生立体化的成长档案。

三、现代网络信息技术在构建大学生成长档案中的作用

1.创建交流新平台，大学生成长档案信息收集方式多元化

在现代网络环境下，IM（即时通讯）、微博、飞信、微信、播客等网络信息技术为大学生、教师、家长交流提供了一个全新的交流平台，使之成为大学生成长档案信息收集的新方式。通过这种非面对面的交流，老师和学生、家长和学生都可以进行平等的交流和沟通，难以倾述的情感、学习、生活等问题得以在这里提出、交心，从而能够全面了解学生的家庭情况、成长背景，以及学生心理等，动态记录大学生的有关成长信息。

2.构建管理新模块，实现大学生成长档案信息管理自动化

现代网络信息技术的应用，为学生档案管理提供了极大的方便，几乎所有的文字、图像、声音等各种信息形式都可以进入网络。老师可通过网络进行学生信息采集和核对，学生也可以直接将数据信息录人档案数据库，这样既方便又省力，确保了档案信息的齐全。如果增加了基于RSS的学生管理模块，大学生成长档案信息管理功能将会更加全面和自动化。使用RSS技术，可使老师自动跟踪学生，在聚合器中了解学生的各种情况，不再需要一个一个地收集他们的信息，就可以自动获得每个学生最近更新的内容，并收集整合学生的行为进行评论，通过评论进行个性化指导和实现大学生成长档案信息管理自动化。

3.增加成长记录新载体，实现大学生成长档案内容多样化

大学生的成长档案材料可以不是为了档案而去准备，而去制作。现在大学生喜欢的博客、QQ空间、飞信空间、微博、微信朋友圈、播客等多种形式都可以方便快捷地实现记录大学生成长足迹的功能，也非常便于高校辅导员备查备份。如：博客，其特性就是以日记的方式来组织文章的，借此大学生可以记录下自己在学习、思想、纪律、卫生等方面的情况及周围发生的对自已有影响的事，并会用简练的语言表述自己的收获、失误及感想。与博客相比，微博、微信打通了移动通信网与互联网的界限，方式趋于多样化、简单化。这些网络通讯形式都可以成为大学生成长记录的新载体，通过这些形式会更加丰富、生动成长档案，实现大学生成长档案内容的多样化。

基于学生工作的大学生电子成长档案，可以依托现代信息技术搭建高校辅导员、大学生、家长更为畅通互动的交流平台和信息共享系统，构建了更加完善、丰富、生动的大学生成长档案，促使学生在回眸中看成长历程，在发展中审视自身，及时反省和纠正，理清拨正自己的人生规划；促使高校辅导员随时随地能够调阅、统计、分析学生的成长信息，监控学生的成长状况，合理、有效地对学生进行教育管理；促使家长密切地关注学生在学校的现实表现和成长状况，为大学生的健康成长多提供一份来自家庭的保障和推进。而最终高校辅导员、大学生、家长将形成教育合力，共同为每一个大学生的人生发展保驾护航。

参考文献：

[1]刘莉娟.大学生成长档案构建探究[J].陕西档案，2009（2）：22-22.

[2]何金龙，李静.现代网络技术与大学生成长档案构建[J].文学教育，2011（3）：146-147.

[3]冯晓莉.建立高校学生成长档案的策略研究[J].黑龙江档案，2012（4）

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一、建设高校教务档案的重大意义。

高校教务档案来源于教务处的各项工作，第一类是制度类，包括各类的规章制度、大纲、计划、改革方案、质量评估等各类文件;第二类是教学档案，包括教材的使用、发放;课堂教学、实践教学等教学活动的具体安排;教师教案、进度表。第三类是学生档案，如学生花名册、成绩单、学籍表和学生奖惩材料、学位授予及毕业生信息等相关材料;

高校教务工作基本上都真实记录在教务档案中，加强建设高校教务档案管理，对于加强教务活动和教学秩序的规范管理有着重要作用。教务档案做为教务管理人员的工作依据之一，只有在了解、熟悉过去的情况及当前的管理状况，才能制定出合理的实施计划，从面更好的开展教务管理工作，更有效地推进教学改革工作。

加强高校教务档案建设，既能更好的提高学校的教学管理工作，又能保证教务管理制度的连续性及教学质量监控体系的合理实施，从而更完整地反映学校教学活动及科研工作。有利于发展高校教学工作，深化教学改革，提高教学管理水平。借助教务档案，认真服务教学，对于教学管理的加强、教学质量的提高、教学研究的开展，有着举足轻重的意义。

二、目前教务档案管理工作存在的问题。

1、档案资料不健全。

早期档案是由各院部上交的，来源分散，并且对教学档案不够重视，出现收集、使用、转递各部门各自为阵不合作，导致档案的种类不够完整甚至缺失，如教学活动产生了除纸质材料以外的其他载体的文件材料，如学生获奖的作品、照片、视频，这些都没有及时保存归档等种种原因导致了教学档案的不齐全。

2、档案保存不规范、不统一。

档案工作不单单是收集起来堆放在一起，而是要完整、准确、规范的进行存档。由于教学管理工作很繁乱，使得归档名目繁多，没有精炼地反映出工作的成效和结论。加之管理人员的整体意识不强，就出现没有及时的整理档案，对收集的材料立卷归档不清，摆放零乱等一系列不规范的行为。

3、档案管理方法落后。

以前，教务档案大多为纸质文档，不仅占用存储空间大，并且不容易长期保存，档案管理大部分依靠手工操作，信息化管理手段明显滞后，既不方便对档案管理利用，而且在需要不易查找、很不便捷，工作效率低。没有充分发挥计算机管理手段，造成工作效率差、使用效率低、信息共享不全，使得教学档案管理得不到更好的发展。

4、档案管理人员队伍建设不够健全。

档案管理人员大多数都是教务管理人员兼任，工作多、任务重、主动性不强，缺乏责任心，就对工作敷衍了事。又缺乏档案专业知识，管理观念陈旧，业务水平低，容易使资料收集不完整、不规范，影响整体工作的开展。

三、高校教务档案管理的完善方法。

随着教学改革的不断发展，我们需要不断的完善教务档案管理方式，提高档案管理水平，合理地、规范地完成各项工作。严格按照统一的要求和规定科学的管理档案的收集、整理、鉴定、存档。这就要求我们要重视档案管理工作，培养优秀、熟练的档案管理人员，科学、规范的管理教务档案。

1、树立良好的管理工作观念。

教务档案管理人员必须充分认识的档案工作的重要性，提高自己的工作觉悟。只有认识到档案管理工作的重要性，管理人员才能表现出强烈的事业心，才能更好的完成工作。要实事求是，以维护档案完整性、真实性为职业道德标准。客观事实的整理档案。要肯吃苦，并具有服务意识，档案管理部门需要加强与其他部门间的沟通，对各个部门的档案归档范围作出要求，并定期到各部门检查档案的收集管理情况。培训好相关人员，为各部门做好服务工作，充分发挥档案管理部门的信息服务和交流作用。还要有创新精神，要不断进步，大胆创新，才能使档案管理工作跟上改革的步伐。

2、完善建立管理体制，责任分工明确。

以学校的实际情况为依据，制定科学、完善的管理制度。要求有条理、有计划、有目标地进行档案的收集、整理、存档。档案储存要分科分类，按照归档类目，整齐地排列上架，做到系统化、条理化，方便操作和查找。

建立完善地管理体制，明确学校、教务处和各院部所管理范围，落实相关职责。学校档案室负责全校的规章制度、教学评估、课程及专业建设等各方面的文件。各院部则保管本部门有关的教学档案资料及学生试卷、毕业论文相关学生资料。教务处保管资料就在这二者之间，既保管相关的规章制度，也要保管详细的辅助资料。三者之间相辅相成，相互补充，如教师的教案、登分点名册、试卷分析表由各院部保存，教务处只保存相应的汇总记录。学生考试试卷由各院部保存，教务处只保存学生成绩单和成绩分析表。三方明确职责，分工合做，协调、规范地保证档案管理工作的有序开展。

3、档案建立规范化

档案管理工作必须规范化，首先要做到收发文详细记录。其次做到档案随时收集齐全，及时立卷归档，避免散乱遗失。并且严格按规范进行管理，从收集、整理到编目都要做了统一、标准、规范。最后做好安全保密工作。

4、加强档案管理队伍建设

档案管理人员是规范管理档案的实施者，目前，学校档案管理队伍中大多数是教务管理人员兼任，为了更好的完成档案管理工作，首先要树立其先进的管理思想，增强档案管理工作人员的服务意识。其次加强对其进行业务培训，学习科学的管理理论，学习先进的管理方法。随着教学管理中出现的新问题、新情况，档案工作人员必须不断地学习新的知识，大力运用现代化设备进行工作管理，经常参加相关的业务培训和学术交流活动，并且可以与其他学校进行交流学习，增长技能，提高档案管理业务水平。再次保证工作人员的稳定性，可以对他们进行相应的激励，让他们充分发挥积极性、能动性，从而使档案管理工作得以更好的完成。

5、利用信息化手段建立档案管理体系

随着网络技术的发展，教务档案管理制度不断的改革，传统的手工管理方式已不能满足当前教学管理的要求。故应该在建立纸质档案的同时建立电子档案。加大信息化技术的使用，使档案信息更加完善、规范，得到更大程序的交流和共享。要利用先进的各种应用软件，对纸质档案进行信息化管理，方便保管与储存，将纸质档案与电子档案统一进行管理，为教务工作提供支持。

6、加强学校之间的交流学习

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【关键词】教育局档案 问题 对策

【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）07-0023-01

教育局档案的收集工作，是按照法律及党和国家有关规定，通过接收和征集的办法，将分散在教育局机关各科室和个人手中的档案，以及散失在学校里的重要档案，归到教育局的综合档案。局机关任何科室和个人不得以任何理由不交，更不得据为己有。由于收集工作是综合档案室工作的起点。因此，没有收集工作，就不可能有完整的档案，也就不可能有健全的档案工作。教育局档案收集工作的要求：首先是要确保综合档案室归档材料齐全、完整，其次是要确保收集渠道畅通、信息灵敏。收集工作是档案管理工作的首要环节，它为档案工作提供了实际的管理对象，直接影响档案工作的其他环节。收集工作是否科学决定了档案收集数量的多少和质量的高低，所以，只有收集到丰富的档案资料，才能真正提高档案工作的质量，更好地提供服务。所谓档案收集工作是档案馆、室按照国家规定，接收或征集档案，实现档案集中统一管理。

一、档案收集工作中存在的问题

1.档案载体形式的变化，使收集工作难度增加

如今，随着科学技术的发展，计算机与网络技术的广泛应用，教育局在日常的工作、管理中产生了大量的电子文件，档案存储方式将逐渐走向“数字化”，档案工作进入纸质与电子文件并存的时代。现代信息技术的发展，使档案工作的内容发生了全新的变化。而档案载体形式的变化，也给档案收集、管理工作带来了一定的难度。

2.文件材料收集不充分，材料遗漏。

很多档案材料只反映活动的结果，其中间过程收集不充分或遗漏。随着近几年机构编制和用人制度的改革，教育局各科室管理档案的人员变动较频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向局机关综合档案室报送哪些材料，致使教育局档案中材料短缺较严重。如有的科室平时对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。加上由于归档制度执行不严格，也是造成档案材料收集不完整原因之一。

3.档案工作队伍建设相对薄弱

由于教育局档案工作不像教育局行政工作能直接为学校师生、为社会群众服务，其社会效益和经济效益得不到直接的反映。教育局各科室的档案队伍不稳定，队伍配备不全，如我局很多科室没有专职的档案员，基本上都是兼职，而且局科室兼职档案人员变动也较频繁，工作缺乏连续性，直接影响了档案的收集。

二、做好档案收集工作的对策

1.充分宣传

要加大档案宣传力度，增强全员档案意识。所谓档案意识，是指局机关各科室人员对于档案工作这一客观事物的了解和认识程度。

首先局领导和各科室档案工作人员要认真贯彻执行《档案法》等国家有关文书处理工作的规定，充分利用召开会议、组织培训等多种形式，增强全员档案法制观念，提高档案意识；其次，应当清醒地认识到文件归档是对历史、对现实工作负责的一项严肃的工作，文件材料办理完毕后，要按照《档案法》的规定主动向综合档案室上交档案资料，要把这一项工作作为每名员工应自觉遵守的行为准则；再次，应定期召开档案管理网络小组会议，经常沟通交流，与科室兼职档案员建立良好的协作关系，及时了解各科室的工作活动与动向，督促帮助他们解决收集工作中的困难。

2.充分收集

要做到充分收集，须建立归档制度。要根据教育局机关的工作特点建立严格的归档制度，这是做好收集工作的必备条件。通过这些制度的建立，把档案管理工作纳入制度化、规范化和法制化的轨道。建立归档制度不应理解为把几条规定写出来挂在墙上就算完成了，而应在程序、时间、各科室负责人落实等方面作出具体规定，并认真执行。

要做到充分收集，应加强组织领导。收集工作的好坏，与领导是否重视档案工作有密切关系。由于单位所形成的档案，一部分是产生于领导的工作活动中，如果领导不重视，这部分档案将大量流失。如何避免和减少档案流失，我们档案管理人员要积极与领导进行沟通和交流，做到及时汇报、及时请示。

同时须建立相对稳定的档案网络小组，各科室要配备兼职档案人员，建立起一套行之有效的档案管理网络，并明确一名单位领导对档案工作具体抓、具体管。

要做到充分收集，就要加强外界联络。我们档案管理人员不能只把档案室内部工作做好就心满意足，需要在空暇时间内加强与其它同级单位的联系，吸取经验，使档案收集得更加齐全。

3.及时收集

手段的多样化。最大限度地收集有价值的档案，必须寻求全面出击、形式多样的收集办法，以达到及时、齐全、系统、完整收集档案的目的。

主动收集。文件材料收集不能靠年底或阶段性突击征集，在平时工作中，做到脑勤、腿勤、嘴勤。注意工作中重大活动的动向，摸清文件形成的规律，局里有重大活动，就及时提醒有关科室，要求他们收集保管好活动中形成的全套文件材料；平时注意主动到各科室收集文件材料，及时追问文件材料的下落，以防遗漏。

定期送交。逐步建立各科室在文件材料办理完毕的第二年初，自觉按照单位档案收集归档范围及归档时间、归档质量的要求，及时移交局综合档案室。

联系催要。定期召开兼职档案员会议，采取个别沟通联系等措施和手段，进行分散、集中相结合的方式，特别是在遇到阻力时，必须坚持不怕麻烦，反复说清道理，帮助解决保管和利用的矛盾等切实可行的方法收集档案。

以用促收。档案管理根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化。只有在提高档案利用的效率和效果上下功夫，到档案室查阅档案快速方便，各科室就能积极配合档案室主动将应归档材料交至档案室。

动态收集。档案材料收集完整与否是决定和影响档案价值的重要因素。档案管理员平时要及时掌握了解局里工作的新内容、新情况，并及时按要求加以收集整理，做到随时产生随时收集归档。

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做好大中专毕业生档案管理工作,有利于满足工作需求，有利于提高中专毕业生档案资源的利用效率，意义重大。本文结合笔者多年的工作经验，深入探讨了做好大中专学生档案管理工作的措施，其中包括：加强日常档案管理工作；多样化措施助力档案服务创新发展；创建微信平台，为快速传播大中专学生档案信息服务；加强大中专学生档案管理信息化建设等，具有一定的参考价值。

关键词：

大中专院校;学生;档案管理

一、前言

大中专学生档案是广大学生在大中专院校阶段各种社会实践、学习、政治表现、日常生活的真实历史记录，既是个人经历的全部记录，又是人才信息的重要载体，还是用人单位对新员工进行入职审查、政治思想审核、工龄审核的主要依据。做好大中专毕业生档案管理工作,有利于满足工作需求，有利于提高中专毕业生档案资源的利用效率，意义重大。本文就做好大中专学生档案管理工作提出一些自己的思考。

二、加强日常档案管理工作

1.及时整理检查，促进管理规范

由人才交流中心专职档案管理人员负责督促各大中专院校将毕业生档案文件资料进行统一收集、分类整理、一一登记、分类归档；严格执行档案查阅、复印以及借阅制度，规范档案使用流程，确保现存档案不丢失、不损坏。

2.加强组织领导，强化责任意识

人才交流中心领导班子务必要对大中专学生档案管理工作予以足够的重视，要将其作为主要工作之一来开展，并且还要为大中专学生档案管理工作的完整性、真实性、执行情况担负领导责任。人才交流中心领导班子应该要定期组织档案管理人员来开展工作汇报，对大中专学生档案管理工作中所存在的问题和难点予以协调解决、统筹处理。人才交流中心所开展的一切与大中专学生档案管理有关的重大事项之前，要应该要对档案人员的意见予以充分听取，在人才交流中心领导班子集体研究决定通过之后，才可具体予以实施，并形成文字纪要。

3.健全各项管理制度

人才交流中心应该结合自身实际情况来健全大中专学生档案整理、归档、保管、销毁、统计、利用、交接、离岗清点等制度，并上墙公布，使大中专学生档案管理有章可循，有规可依。并且还要建立起严格的大中专学生档案资料查（借）阅制度，做到档案借阅有登记，送还有注销，用完的档案及时入库。严格落实《大中专学生档案数字化信息安全管理制度》，加强对档案的管理，严格审核档案扫描内容，一律采用局域网传输档案，不得携带使用磁盘、U盘、光盘、移动硬盘等存储介质。

4.加强档案利用

人才交流中心可建立大中专学生档案利用效果登记簿，定期编印档案利用效果实例汇编，将大中专学生档案资料的登记和信用信息公示到位、利用共享到位、保存保护到位，降低交易成本，维护公共安全。

三、多样化措施助力档案服务创新发展

随着人才交流中心改革进程的逐步深入，人才交流中心所面临的工作任务明显加大，大中专学生档案服务创新迫在眉睫，人才交流中心应该积极引进高层次的档案人才，采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的优秀专业档案管理人员为大中专学生档案工作服务，改善大中专学生档案管理人员结构性短缺问题。与此同时，政府专业的档案管理部门应该要主动深入到人才交流中心，采取多样化档案服务培训助力大中专学生档案管理工作能够取得创新发展。例如成都市档案局近日开展了各区县人才交流中心大中专学生档案服务创新应用培训会，来自成都市80名人才交流中心专兼职档案管理人员参加了培训。培训会上，成都市档案局专业技术人员结合《文件材料归档范围和档案保管期限表》的制作及报送工作，利用实际案例讲解了大中专学生档案归档范围和档案保管期限分类，现场宣讲了新颁布的《档案管理办法》和重大事件档案著录规则，并针对与档案管理人员关注的国家基本专业档案类别及管理要求进行了详细解读。

四、创建微信平台，为快速传播大中专学生档案信息服务

为了提供更加方便、快捷的信息服务，适应移动服务的迅猛发展，人才交流中心应该对档案服务平台的使用方式进行了调整与升级，申请微信公众服务号，开发“大中专学生档案快车”之类的移动APP。微信公众服务号主要从资源检索、特色服务以及中心动态等几个方面为用户提供档案信息资源的检索、信息推送、专题跟踪、决策参考等信息服务，活动通知、在线咨询以及中心工作简报等，通过微信公众服务号加大对平台的宣传与推广。“大中专学生档案快车”之类的移动APP是以移动无线通讯网络为支撑，以集成管理系统平台和基于元数据的信息资源整合为基础，以适应移动终端一站式信息搜索应用为核心，以云共享服务为保障，通过手机、iPad等手持移动终端设备，帮助用户建立随时随地获得全面信息服务的档案信息移动服务平台。

五、加强大中专学生档案管理信息化建设

1.加大投入，夯实基础

人才交流中心应该综合统筹原有的学生档案资源，进一步增加对学生档案信息化基础设施建设的投入。人才交流中心可在原有的基础上投入专项资金来改变数字档案信息的储存模式，强化全文扫描的软硬件建设，购买数字档案管理所需的计算机、打印机、复印机、照相机、扫描仪等管理设备，努力改善全系统的信息化条件，促进学生档案信息化工作的发展。例如，四川某市人才交流中心投入专项资金用于大中专学生档案管理信息化建设，2016年完成馆藏纸质档案全文数字化8537卷、51788件、303935张。达到馆藏档案的30%。与目录挂接共3198卷、15306件、95337张、合成PDF格式15306个。达到馆藏档案的20%。完成机检目录52493条。实现了馆藏全部学生档案目录数字化检索及查询，全部完成馆藏照片档案数字化，并实现了3636张照片与目录挂接。

2.加强领导，提高认识

为进一步加强大中专学生档案管理信息化建设的领导，人才交流中心可专门成立大中专学生档案信息化建设领导小组，将大中专学生档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，努力提高工作水平和工作效率，提高服务质量。同时积极与当地档案局及相关部门沟通，加强协作，及时将档案信息化工作纳入全市信息化建设总体规划之中，统筹、协调、规划大中专学生档案信息化建设工作。与此同时，大中专学生档案信息化建设领导小组务必要将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。将数字化档案信息化作为一项重要的日常工作来抓，从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真，确保数字化档案的完整性和准确度。此外，人才交流中心内部也应该多次举办档案管理员信息化专题培训，经常开展业务交流，就大中专学生档案管理规范化工作标准进行学习讨论和详细解读。总之，大中专学生档案管理工作要不断创新，紧跟时展，不断夯实人才交流中心档案基础业务工作，推动档案工作整体水平的持续提升，努力提供高质量、便捷的档案服务，为提高人才交流中心的工作效率做出应有的贡献。

参考文献

[1]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制——转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2006，22(1):181-184

[2]孙雪莹,姜异楠.大中专学生档案管理中存在的问题及解决方法[J].中国保健营养,2013,24(1):144-146