协商函范文

导语：如何才能写好一篇协商函，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

尊敬的x先生：

您好!

我公司十分感谢x先生所负责的 项目选择使用我们的产品，您的选择是对我们的信任，也是对我公司产品的一次检验。目前我公司在 项目由xx市xx区 xx商行负责销售和服务，在此先预祝我们此次合作愉快。同时我公司xxx总经理对您发出诚挚邀请，希望x先生来我公司进行考察指导，并对合作事宜进行协商。

xx市xx管业有限公司

xxxx年xx月xx日

篇2

2、汉代对商人的经商行为实行严格管制，商人社会地位低下，为了使商人和别的社会阶层区分开来，因此在服饰方面有着严格的要求。

3、例如商人上街穿鞋必须是一只黑一只白，以及在衣服的用料方面只许穿麻衣而不能穿丝绸锦袍。

4、扩展资料：

篇3

公司商务信函格式范文1中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函

大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。(略)

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院研究所(盖章)

一xxx年月日

公司商务信函格式范文2XXXX技术开发总公司：

我司于X年X月X日去函给贵公司，联系我司在XX向贵公司购买二宗用地(7000平方米和3000平方米)的办证事宜，贵公司也根据当时实际情况向我司作出了回复。

近来，上级管理部门在检查我司工作时多次墩促我司着力解决上诉二宗用地的历史遗留问题，明晰权属，为企业改制创造必要条件。为此，我司特致函贵司，望尽快办出二宗用地国土规划两证或复函说明二宗用地的现状，提出比较具体解决问题的办法。

此函

盼复

二0xx年X月X日

公司商务信函格式范文3尊敬的XX：

非常荣幸能与贵所成为租赁关系，该租赁合同正式起租生效时间为X-X-X日(免租期为一个月)。

目前贵所还有如下几项事宜未按合同洽谈中的承诺兑现。入住贵所已经1个多月了，以下3个问题也多次找贵所相关人员进行交涉，但到目前为止以下3个问题还没有得到解决，为此特再次函请贵所为我司解决如下问题，以免继续延误我司正常工作运行。

目前需解决的事项如下：

一、电信光纤问题(该问题目前已经严重影响到我司员工正常工作，给我司带来了工作上的极大不便以及一定程度的损失)。

二、贵单位放养有狗并且没有栓住，可以在院子里面随意走动。考虑人身健康和安全，请务必采取措施对4条狗进行圈养或者栓住。(由于4只狗整日整夜的守在大门口，不但吓唬到来我司的访客，也多次吓唬到我司的女员工)。

三、大门关闭时间问题(当时在谈租赁合同期间，我司已经提出，有员工需要加班，夏天不超过晚上22：00，冬天不超过晚上20：30，可目前贵单位在傍晚17：00已经紧闭大门)，由于我司员工出去晚饭回来之后没有大门钥匙已经多次被锁在门外，只好电话叫里面的同事来帮忙开门，非常不方便。

以上3个问题敬请贵单位尽快解决，以免继续延误我司正常工作运行，并引发不必要的租赁纠纷。

敬请复涵

篇4

1、晚上公猪总是为母猪放哨，生怕主人乘他们熟睡时将母猪宰了，日子飞逝，母猪变胖而公猪变得很瘦，一天它听见主人在和屠夫商量要把长势见好的母猪杀了卖掉，自从那天公猪性情大变，主人送来食物它抢着吃，吃完就睡并要母猪守夜，如果不守就不理它，日子一长母猪觉得他不在乎她，很失望！很快主人发现母猪没剩几斤了而公猪油光发亮，终于屠户把公猪拖走。那一刻，公猪笑着对母猪说“以后少吃点”母猪伤心欲绝！那晚母猪望着主人一家开心的吃着猪肉，伤心的躺在以前公猪睡的地方，突然发现墙上有字：如果爱无法用语言表达，我愿意用生命来证明！

2、杯子寂寞，被人倒进了开水，滚烫的感觉，杯子想这就是恋爱的感觉。水变温了，杯子很舒服，想这就是生活的感觉。水变凉了，杯子害怕，也许这就是失去的感觉。水变得彻底的凉，杯子很难受，想把水倒出，水终于被倒掉。杯子很舒服，但杯子也掉在地上摔成一片一片的。杯子发现每一片上都有水留下的痕迹，它知道心里还爱着水，它想完整的再爱一次水，却不可能了。难道只有失去才懂得珍惜，只有一切过去才知道幸福，它明白了，要好好珍惜现在拥有的。

3、两个人在一起时间久了就像左手和右手，即便不再相爱也会选择相守，因为放弃这么多年的时光和付出需要很大的勇气，也许生命里会出现爱你或你爱的人，但那终归是过客，你还是会牵着左手或右手走下去，幸福真的于爱情无关…有的人。你看了一辈子却忽视了一辈子，有的人你看了一眼却影响到你一生，有的人热情地为你快乐却被你悄悄冷落，有的人让你拥有短暂的开心却得到你思绪的连锁，有的人一相情愿了N年却被你拒绝了N年，有的人无心的一个表情却成了永恒的思念，这就是人生。

4、遇到你真正爱的人时要努力争取和他相伴一生的机会，因为当他离去时一切都来不及。遇到可以相信的朋友时要好好和他相处下去，因为在人的一生中能遇到知己真的不易。遇到曾经爱过的人时，记得微笑向他感谢，因为他是让你更懂得爱的人。遇到曾经偷偷喜欢的人，要祝他幸福，因为你喜欢他是不是希望他能幸福快乐吗？遇到现在和你相伴的人，要百分百感谢他爱你，因为你们现在都得到了真爱。人之所以快乐不是因为得到的多而是因为计较的少。财富不是一辈子的朋友，朋友却是一辈子的财富。

5、有一个故事叫？爱情99步走？，讲的是一个男孩和一个女孩约定背对背各走100步，回头的时候如果还能看见彼此，那么他们就不分手。走到第99步的时候女孩终于忍不住蹲在地上哭了。有一双手臂从背后圈住了她，女孩转头看见了男孩熟悉的脸庞。男孩说，我一直都在等你回头，这一辈子我都不会放你一个人行走…我们现在终究只是个很想要被人爱的孩子，我们不要天长地久，也不要海枯石烂。我们只要一个怀抱，在我们冷的时候，抱抱我们，对我们说一声，宝贝，你还有我！希望我的朋友都能找到只为你敞开怀抱的那个人…

篇5

⒈　封面　通常会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函（信）封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主；而特殊的商务邀请函（信）。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。

⒉　标题　由会展活动名称和“邀请函（书）或（信）”组成。

会展活动名称可以分为三个部分：基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如：第十届中国家电产品博览会邀请函（信）、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函（信）。

⒊　称呼　邀请函的发送对象有三类情况：

（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。

（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

（3）网上或报刊上公开的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。

⒋　正文　正文应逐项载明具体内容。

第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的；

第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍，包括的主办者、协办者、承办者等；

第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。

第四部分是会展活动的具体内容介绍。

主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容；第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式，包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。

⒌　回执　回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常会展活动的回执内容格式统一的会展组织者进行制定。包括了：参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。

⒍　落款　会展活动邀请函的落款，通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办，则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函（信）的真实性与合法性。同时注明邀请函（信）的制作时间。

篇6

关键词：培养；学生；汉语；写作；兴趣

中图分类号：G633.34 文献标识码：A 文章编号：1671-0568（2012）

要想提高少数民族学生汉语写作能力，就要在培养写作兴趣和阅读、仿写等方面多下工夫，要把课堂交给学生，教师在课堂中要发挥好向导作用。

一、激发培养学生写作兴趣

在汉语写作方面，大部分少数民族学生感到写作困难，谈“文”色变，产生厌学情绪。如果我们汉语老师不及时医好这块心病，那么想提高少数民族学生写作教学将是一纸空文。学生厌恶写作，最根本的原因是不知道写什么，如何写。在以往的汉语教学中，我们汉语教师在课堂中只注重讲解词语和生字，不注重课文阅读；只限制在课本上，不要求学生读一些课外读物。建议向同学们推荐好的课外文章，读给大家听，或让大家自己去读；设立图书角，把与学生生活贴近的内容健康有趣的课外读物介绍给同学们，让他们有亲近感；创造机会让同学们自己把喜欢的课外阅读材料相互介绍。这样做有利于发挥他们的主动性，促进大家多读书，积累写作素材，激发写作兴趣。还可以借用活动课等时间，让学生通过朗读、背诵、讲故事、谈读后感、讲与课文相关的知识等形式汇报阅读的成果，以检验大家的阅读效果。这样，学生就可在阅读的质和量上协调发展，有助于激发学生的写作兴趣。

二、培养学生多读、多写、多练习

在汉语教学的听、说、读、写四项技能中，“写”是难度较大的一项技能，这不仅是因为书面语要求严密，需要字斟句酌，更主要的是少数民族学生需要掌握汉语的词语感彩、句法特点和不同的语体风格等。在实际教学中，我们发现即使是一些汉语说得不错的少数民族学生，在汉语写作上也有不少偏误。

“写”在一定程度上，影响了少数民族学生汉语水平的提高。这个问题之所以长期得不到很好的解决，是因为在教学中存在着两个问题：一个是认识上的模糊，一个是训练上的盲目。所谓“认识上的模糊”，指的是对少数民族学生汉语写作教学的性质和特点认识不清，把对少数民族学生的写作教学与母语写作教学等同起来，不符合第二语言教学规律，结果是无的放矢，收效甚微。“认识上的模糊”会带来“训练上的盲目”，即对少数民族学生的写作教学缺乏明确的训练要求、系统的训练内容、周密的训练计划和科学的训练方法。写作教学存在着相当大的随意性，结果也是费力不小，功效不大。所以一定要培养学生多读、多写、多练习的好习惯，以提高学生的写作水平。

三、提高学生写作能力的方法

1．看图写话。看图写话是练习书面表达简单有效的形式。图画形象直观，能激发学生的学习兴趣，是练习写话的好材料。经常看图写话，有利于培养学生的观察力和运用汉语进行思考、表达的能力。新编教材课本提供了很多组图，如：初中二年级上册的第二课“甘甜的不只是井水”；第三课“幸福是什么”；第十二课“翻过来一想”等课文的练习中都有看图写话。课堂中教师应首先引导学生仔细观察图画，弄清图画中事情发生的时间、地点、人物、人物间的关系，确定写作的主体时态。在对画面内容成竹在胸时，先让学生集体口头练，再个别口头说，最后方可动笔写。训练时，要求学生先看，并提示他们在画面里看到了什么，即学生对画面的感性认识，然后让学生看图说话。刚开始时是看到什么，联想到什么都可以说，说的越多越好，尽力让学生展开想象的翅膀。但随着学习深度、广度的增加，老师应当适当点拨，不能像初学那样看到什么就说什么，而是按一定的顺序或步骤来叙写图画内容，并且选用自己熟悉的词汇、句型来表达，使书面语少出语病，符合汉语表达习惯。

篇7

2、缘故；原因。《廉颇蔺相如列传》：“赵王岂以一璧之故欺秦邪？”

3、旧；旧的；原来的。《墨池记》：“此为其故迹，岂信然邪？”

4、旧时；从前。《项脊轩志》：“轩东故尝为厨，人往，从轩前过。”

5、老朋友；旧交情。《垓下之战》：“若非故人乎？” 《鸿门宴》：“君安与项伯有故？”

6、衰退；衰老。《琵琶行》：“暮去春来颜色故。”

7、死亡；去世。《红楼梦》：“目今其祖早故，只有个儿子。”

8、故意；特意。《陈涉世家》：“将尉醉，广故数言欲亡，忿恚尉。”

9、还是；仍然。《孔雀东南飞》：“大人故嫌迟。”

10、通“固”，本来。《促织》：“此物故非西产。”

篇8

[关键词] 商务信函 礼貌原则 面子 礼貌策略

中国在加入WTO之后，与世界各国之间的经贸往来和商业交流日趋频繁。商务信函作为商业交流的手段之一，在建立和维持商业联系、合作买卖与保持良好关系方面发挥着重要的作用。因此，如何撰写有效的英文商务信函，成为国际商务工作者最为关心的问题。本文拟从语用学的角度探讨商务信函写作中礼貌策略的运用，希望对广大国际商务英语的学习者和工作者有所裨益。

一、关于礼貌的语用研究

美国哲学家Grice在二十世纪六十年代后期提出了合作原则。Grice认为在所有的语言交际活动中，说话人和听话人之间存在一种默契，一种双方都应该遵守的原则，他称之为会话的合作原则，这条根本原则可以具体体现为四条准则:数量准则、质量准则、关联准则和方式准则。数量准则规定了我们说、写时所传递的信息量;质量准则规定了说、写内容的真实性;关联准则规定了所传递的信息要切题;方式准则则在表达方式上提出了要求，即简明扼要、不含糊、不嗦。遵守所有这些准则，人们就可以以最直接的方式、最高的效率进行交际。但是，这些规约常常为了顾全对方的“面子”，不冒犯他，而故意被违反。而有关“面子”的研究可以追溯到上个世纪五十年代。当时有不少语言学家和社会学家注意到语言运用中的礼貌现象。其中，E.Goffman从社会学角度提出了“面子”问题，他说，人们在交往中无时无刻不涉及“脸面工作”。一方面，人的行为受到面子的约束，另一方面人们也期待他人对面子给予考虑（刘润清）。一九七八年，英国学者Brown 和 Levinson 合写了《语言应用的普遍现象:礼貌现象》的文章，第一次对礼貌、面子这一问题进行了系统的探讨。他们认为面子实际上是一系列只有他人才能满足的想法和希望。面子可分为两类：积极面子和消极面子。积极面子指人们的自我形象及个性，即在交际活动中，人们希望自己的形象和个性得到保持，希望自己的言论、思想或行动得到肯定和赞赏。消极面子指人们希望有自己的地域权、行动权、不被打扰的权利,希望在社交活动中自己的自由不受到侵犯。几乎所有言语行为都是威胁面子的。例如，不同意或者批评威胁积极面子，而命令、请求则威胁消极面子。礼貌就是理性人为减少面子威胁所采取的策略行为。他们提出了五种礼貌策略，根据纠正的程度从强至弱依次为：1）放弃实施威胁面子的行为;2) 间接性策略;3)消极礼貌;4) 积极礼貌 ;5) 威胁面子的行为是裸地公开的。其中经常使用的有积极礼貌策略、消极礼貌策略和间接性策略。积极礼貌策略包括三个类型：1)宣称双方共同点(包括说话人对听话人的赞赏、兴趣和观点方面的认同等)；2) 表示双方互相配合;3) 满足听者或读者的需要。消极礼貌策略也包括三个类型:1）不强求（给听话人自主，他可以不接受说话人的观点或要求）;2）向听话人道歉（表明无意在感情或行动上伤害听话人）；3）寻找借口（避免对方因欠情而产生尴尬，维护对方消极面子不受伤害）。间接礼貌策略: 避免直言不讳,不直接触及对方的面子。

在Goffman 和 Brown & Levinson 的研究及Grice的合作原则的基础上，英国著名语言学家G.N.Leech 提出了“礼貌原则”。这一原则共分六条准则:1）机智准则;2）慷慨准则;3）赞誉准则；4）谦虚准则;5）同意准则;6）同情准则。 Leech的礼貌原则被认为是“拯救”了合作原则去解释为什么人们经常故意违反合作原则，时而拐弯抹角，时而声东击西。在言语交际中，人们往往首先考虑的不一定是合作，而是礼貌问题。正如刘润清所说的：礼貌原则实际上具有更大的约束力(1987）。

二、运用礼貌原则和策略指导商务信函的写作

商务信函作为商务沟通的方式之一,负载着三个重要使命,即:使参与方之间完全互相理解;引出所需要的回应;同时建立良好企业形象及合作关系。要达到良好的沟通，这三者之间互相制约，缺一不可。而这三个目的的达到都与礼貌、得体的书写方式密不可分。在商务信函的书写中有一个公认的7C原则,即:周到（consideration）、礼貌（courtesy）、清楚（clarity）、简明（conciseness）、具体（concreteness）、正确（correctness）、完整（completeness）。其中有两个原则，即周到和礼貌涉及到礼貌策略的使用。根据Brown 和Levinson的面子说，从商务书信的书写人角度来说，他应该尽量避免伤及收信人的积极面子和消极面子，也就是说他应采取积极面子策略和消极面子策略来维护收信人的面子。

根据所传递的信息性质可将商务书信分为好消息、中性消息、坏消息及劝说信，其中好消息和中性消息信函被称为日常信函。因为这两种信函主要传递一些令人愉快的信息以及中性的、通知性的信息，并不过多涉及礼貌策略的运用，因此不在本文讨论范围之内。本文将聚焦于劝说信和坏消息书信来分析一下各种礼貌策略的运用。

劝说信的目的通常是写信人打算通过此信说服收信人做某件他尚未考虑的事或可能给他造成不便的事。因此从本质上来说，劝说信属于“请求”这类言语行为，它内在侵犯了交际者的消极面子。而坏消息书信主要指对各类请求的拒绝信，这类书信从本质上来说，表达了写信人对收信人观点的不同意，威胁了收信人的积极面子，因此在书写时，应采取归纳式，即先以中性或积极的表达开头来作为缓冲，然后解释拒绝的原因，在解释清楚之后再提出拒绝，并且最好为对方提出建设性的建议或替代方法，最后以积极的语言书写结尾。在具体的策略的使用上，应尽量使用积极礼貌策略来通过表明自己与收信人之间的某些方面的共同之处来满足对方的积极面子。

下面，笔者选取了一种特殊的信函――买方要求卖方折价的信。之所以说其特殊，是因为它具备拒绝信和劝说信的双重特点，买方不同意卖方的报价，可视为拒绝；买方要求卖方折价，可视为劝说。因此，这类书信中，写信人应该灵活运用各种礼貌策略，以达到有效、得体的沟通。

Dear Sirs

We write to thank you 1for your quotation of 20th March and the samples of the LTZ Trimming Edge Cutters you enclosed.

After carefully examined the samples you mailed，we feel quite satisfied 2 with the quality of your goods and the way in which you have handled our inquiry. It would be profitable for both of our two sides 3if a long-term business relationship could be established.

However, our marketing research reveals that the prices you quoted appear to be on the high side even for the tools of this quality because goods of similar quality are being sold at the prevailing levels, three percent lower than your present ones. Some of our clients feel worried that accepting such an offer would only leave them with a small margin of profit on their sales.

May we suggest 4 that you could 5perhaps 6make some allowance, say, two percent off your quoted prices? We feel confident 7that the revised ones would help introduce your products into our local markets. And you could 8 also rely on a large volume of orders from us if our customers see increasing benefits from their deals.

Please9 kindly inform us of your decision as soon as possible because we need your information to work out our import schedule by the end of this month.

Yours faithfully

该函件的前三个自然段从内容上来看为拒绝信, 威胁到了收信人的积极面子。因此写信人运用了一些积极礼貌策略，如：一开篇写信人就表示出对对方的关注（1 thank you），然后在谈及对方产品的质量和对方处理询价的方式上表达对他们的认可与肯定（2 quite satisfied ），并且用了both of our two sides 来突出他的“聚焦合作”的意愿，使函件读者产生“互惠”的共鸣感，这样双方有了共同利益基础和共同语言。在使用了这些积极礼貌策略之后，写信人再提出对方报价略显偏高，收信人就不会感到太唐突，挽救了他的积极面子。

在第四自然段中，写信人向收信人提出了折价的请求。这时，收信人的消极面子收到了威胁，因此，写信人使用了一些消极礼貌策略，如：“给予受信人行动的自由，不强求”，写信人使用了“规约性间接表达”（4 may we suggest；5 you could；8 you could）。写信人还通过不忽视收信人的方式强调了收信人的“行动自由”（6 perhaps）。为了使强加最小化，写信人借助了规约性礼貌标记词（9 please）等等。以上这些策略的使用，从最大程度上减小了对收信人的强加，充分给予他行动的自由，满足了他的消极面子。

三、结论

综上所述，在商务书信特别是拒绝信和劝说信的书写过程中，写信人应充分考虑收信人的利益、处境和感受，遵守礼貌原则，使收信人的利益、对他的赞扬和同意达到最大化，运用积极礼貌策略和消极礼貌策略满足和维护收信人的积极面子和消极面子，以达到良好的沟通并建立持久、互惠的合作关系，这对企业经济利益乃至国家经济的可持续发展都具有重要的意义。

参考文献

[1]Leech,G.1983,Principles of Pragmatics, CUP, Cambridge

[2]Brown, Penelope, and Levinson,1987,Politeness:Some Universals in Language Use

篇9

同或法律,向违约方提出赔偿要求。文章就索赔信函的写作步骤

及要求提出自己的看法。

关键词商务英语 信函写作 步骤 要求

AbstractClaim refers to the buyer who suffers damage requires the seller for compensation, who fails to carry out contract, according to the contract or law after the dispute happens. This article aims to the writing procedures and requirements of claim letter.

Key WordsBusiness English Letter writing Procedures Requirements

一、引言

在进出口贸易中,由于各种因素的影响如卖方不按合同规定的时间、地点交货;卖方提供的货物质量与合同中提供样品的质量不符;卖方提供的货物数量短缺或货物在装运过程中受损等,使得买方蒙受不该有的损失,贸易合同得不到履行时,往往生产争议,引起索赔和理赔的问题。所谓索赔,是指遭受损害的一方在争议后,根据合同或法律,向违约方提出赔偿要求。因此,就避免不了要写索赔信。写好索赔(类)信函是问题得到解决的第一步,首先向卖方陈述要求索赔的理由、数量等,希望问题得到尽快解决,否则只能诉诸于法律。但大家都知道并非所有的索赔要求都会得到满足,无论作者提出的理由是多么的合理。即使是最好的索赔信函,也不一定会取得所期望的效果,因为在很多情况下,准许买方的索赔,给卖方没有带来什么好处,只是建立一种美好的信誉罢

了。然而,好的索赔信函总比差的索赔信函容易达到效果。因此,写好这一类信函起到不可估量的作用。

二、写索赔信的步骤

进行进出口贸易的人或主管人最讲究的是效率,即在有效的时间内达到预期的目的和效果。因此在写索赔信的过程中,其步骤或格式,尤为重要。在写索赔信之前,必须注意,索赔必须在合同规定的有效期内提出(一般规定是在货到后三十天内提出),若超过有效期,则无权向对方提出索赔。写索赔信通常要遵循下列步骤:

1、信的开头应对提出的抱怨(complaints)或索赔(claims)表示遗憾。

2、说明定单日期、交货日期及所索赔的货物。

3、说明不满的原因。

4、提及由此而引起的不便,并要求予以解释。

5、提出如何纠正的建议。

索赔信的书写应简短、中肯、有力。 信的开头部分开门见山地提出原先规定的条件,提醒对方在正常情况下应如何操作,接着提出问题,最后提出解决的意见和方法。下面请看信例:

Dear Sirs:

This is to inform you 100 printers under contract NO. 3803 arrived at the port here yesterday.

While appreciating your prompt shipment, however, we are surprised to find three cases were broken with the result that 12 printers were damaged to various extents.

We believe the packing is not so strong as to protect the goods inside and the wooden materials should have been 8/9’’ thick.

We informed an authorized surveyor immediately at once. Who examined the goods in the presence of the shipping agents, and we are certain the enclosed surveyor’s report will prove our view to be right.

Under those circumstances, we shall have to dispose of the damaged printers at a greatly reduced price below 40% of their invoice cost. For these reasons, we suggest you make us an allowance to make up for the corresponding loss, say, US $80 for each damaged printer.

We are looking forward to your early reply.

Sincerely yours.

在以上的信函中,买方为蒙受的损失提出索赔。信函的第一句通知卖方(供货商),合同号为NO.3803的100台打印机于昨天到港,紧接着对卖方能及时装运到货表示感谢,然后陈述货物出现的问题,-----有12台打印机严重受损。第三、四段陈述问题出现的原因以及权威的验证材料,证明买方提出的要求是合理的。最后,指出买方所蒙受的损失,提出解决办法的建议,并且希望卖方尽快作出答复。其目的明确,用词准确,条理清晰,简明扼要,不失为索赔类信函的典范。

三、索赔类信函的写作要求

从以上的信例中,我们可以逐步摸索出索赔信函的写作步骤,那么此类信函的写作,具体有哪些要求呢?

1、目的明确,避免使用一些对阅信人有任何冒犯的言词。书写索赔信是希望问题得到尽快、令人满意的解决,并不是发泄买方对卖方的愤懑。这有别于投诉信或控告信。言词过激或措词不当,都可能冒犯阅信人。可想而知,阅信者即是此类事件的负责人或处理者。任何谩骂、威胁或污辱的言词,都不利于问题的解决。

2、准确、简洁地陈述存在的问题, 不要过于简单,也不要过多分析存在的问题。在国际货物买卖过程中,存在的问题有时是无法避免的。而买卖双方大都不愿意出现任何问题。作为买方,在蒙受损失时,不得不向卖方陈述问题存在的原因、程度等。过于简单的陈述,会使卖方认为问题不严重,不必急着处理。过多或夸大分析存在的问题,会使卖方认为买方在无理取闹。

3、尽量提供有效的证据。指出受损物品的数量、日期和名称,并且附上检验单订单、发票的复印件以及其它相关的材料。有时,权威机构的验证,更有利于问题的解决。

4、建议问题的解决方式。例如:告诉对方是希望得到退款或更换。提建议时,要坚定、合理。所谓坚定是指给对方一个明确的要求,不能三心两意,或模棱两可。所谓合理,是指根据合同和国际惯例,该赔多少就多少,不能漫天要价,得理不饶人。

5、相信问题会得到解决。调节指出问题的态度、受理方会更乐意接受。贸易双方是建立在信誉基础上的,有时还会保持长期的合作关系,不能因一次失误而影响双方的贸易往来,从而影响双方的利益。避免说: “You’ll never get any business from me again” (以后再也不和你们做生意了)。

此外,写好索赔类信函还应注意正式文体和非正式文体的用法,正式文体,念起来给人以一种严肃的气氛,非正式文体念起来比较亲切。应使用国际惯例中使用的英文格式以及商用词汇和句式,从而避免一些不必要的误解。例如:

(1) When opening the case, however, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

(2) However, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require when opening the case, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

句(1)中采用了掉尾句(periodic sentence)修辞手法,将 “ when opening the case”放在句首,句子结构紧凑,读者只有读到句子的后半部分或句末,才能知道该句的主旨。这种修辞手法能制造悬念,很好地吸引对方的注意。而句(2)中只是将句(1)稍加调整,就成了松散句(loose sentence)由于该句的主句结构复杂,这样的调整使得句子结构松散很容易产生歧义。

总之,索赔类商务英语信函的写作,与一般商务信函格式上没有多大区别,只是写作的步骤与要求有所不同。只要认真研习,还是可以写好的。

参考书目:

[1] 许小平《21世纪国际商务英语写作---理论与实践》 [M] 华中理工大学出版社 2000.4

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[关键词】礼貌原则商务英语信函写作

随着改革开放的深入和全球经济贸易一体化过程的不断推进，我国对外经济贸易得到了很大的发展，国际商务交往越来越频繁。在国际商务交往中，书信则是最重要的书面交往方式。在书信往来沟通中，双方极有可能不曾谋面，而只是以信传情达意。在以信传情达意中，双方应该努力塑造良好形象，争取并保住新老客户，以取得更好经济效益。礼貌是商务信函的重要语言特点。在礼貌原则指导下的信函能够给企业树立良好的形象．进而促进商务活动的顺利展开。

一、商务英语信函的写作原则

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：

1、礼貌原则(courtesy)

礼貌不仅仅是指有礼而已,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以，它是从一个“您为重”(You-attitude)的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

2、体谅原则(consideration)

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。

3、完整原则(completeness)：在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。

4、清楚原则(clarity)

清楚是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。

5、简洁原则(conciseness)：要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中,我们应当用简短、易懂、直接、朴素的英语,要避免重复、罗嗦,不要将读者的时间浪费在你那难懂的字眼上。

6、具体原则(concreteness)：使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

7、正确原则(correctness)：正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解

二、礼貌原则在商务英语写作中的具体应用

1、运用礼貌语言

在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。

试比较：

a)YourorderNO．85forl00，000yardsofCottonPrintsArt．NO．1002isrejected．我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。

b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO．85for100，000yardsofCottonPrintsArt．No．1002．我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。后一句比前一句恰当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

另外，我们还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉。试比较：

a)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedoccurs,itwillbeveryembarrassing．如果订货样品与收到的货物不符的情况再发生的话，会令人十分b)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedshouldoccur，itworldbeveryembarrassing．第二个句子比第一个句子更婉转，因此，它就较为礼貌。

2、突出对方本位(Youattitude)

在商务英语书信中，我们切记，无论是给谁写信，我们都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your．以突出Youattitude。译汉时多使用谦辞．称对方为“贵方”．而称自己为”本公司””我方等。例如：

(1)Ifyouareinterestedinanyoftheitems，pleasedon’t?hesiratetotelIUS如果贵方对任何产品感兴趣请告知我方。

(2)TomeetyourrequirementWearewilingtomakesomeconcessionstocut3％ofourpriceifthequantityofyourindividualpurchaseisnotlessthan50tons为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于5O吨的话，我方愿意做出一些让步，降价3％。从以上例子我们不难看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是”you”和”your。

3、使用委婉的语气

在商务交流中，双方难免会有分歧．为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当的使用语义模糊的词汇如Imafraid，Ithink，Ibelieve”或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：

(1)Imafraidwecantaccept”CashAgainstDocumentonarrivalofgoodsatdestination”．我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。

(2)CouldyoumakepaymentbyirrevocableL／C。贵方可否用不可撤消信用证付款。除了以上几种表答方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。

4、展示人情味

中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。谚语说得好：“患难的朋友才是真正的朋友”。此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之间的相处。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。例：Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthismonthenclosingthereprographyoftheinsurancepolicy，weareregretforyourloss.(本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。)这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。

5、避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。)在此句中，如果把recommend该为advise的话，就会不妥。因为advise有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.（根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。）作者用Accordingtoourrecords这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。