档案管理实训总结范文

导语：如何才能写好一篇档案管理实训总结，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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职业院校实验实训设备档案管理工作的重要性主要体现在以下几个方面：其一，职业院校实验实训仪器设备档案记录了一切实训仪器设备的使用，维护过程，存储了职业实践课程教学的基本信息，是职业院校进行实践课程的参考资料；其二，实验实训仪器设备档案将仪器设备的采购过程，质检过程，安装过程，调试过程和报废过程中各环节的职责进行了规定，一旦因此而发生法律纠纷，可以以此为依据去执行；其三，职业院校实验实训设备档案管理工作的正常开展，有利于实验实训设备档案管理质量和效率的提升，尤其是以往的采购管理方案的积累，可以给今后制定更加完善的采购管理方案打下基础。

2职业院校实验实训设备档案管理工作存在的问题

通过对职业院校实验实训设备档案管理工作的调查发现，现阶段职业院校实验实训设备档案管理工作还存在着诸多问题。具体来讲，可以将其归结为以下几个方面：其一，实验实训仪器设备档案管理制度不符合实训仪器设备档案的特点。主要表现在档案管理人员对于不同实验实训设备的维护管理注意事项不是很了解，常常以一刀切的方式去进行维护和管理，由此建立起来的档案常常出现一些问题，使实验实训设备档案体系难以有效的反馈出职业院校实验实训设备的特点；其二，职业院校对于实验实训设备档案管理工作不是很重视，实验实训仪器设备档案管理人员素质不高，难以将复杂的，系统化的档案管理工作做好，不懂得使用现代化的档案管理手段，这也成为制约实验实训设备档案管理工作健康发展的瓶颈；其三，职业院校实验实训设备档案管理方式落后，不懂得使用现代化信息技术去进行调整和改善，导致职业院校实验实训设备档案管理工作质量一直处于低效率的状态，难以跟上时代的潮流；其四，职业院校实验实训设备档案管理意识淡薄，缺乏具体的组织管理部门去专门负责，常常是将其附属到其他职能管理部门权责中去，造成了职业院校实验实训设备档案管理组织体系不全的问题，导致职业院校实验实训设备档案管理工作质量较差。如果上述提到的种种缺陷和不足长期存在的话，势必会影响到职业教育的人才培养质量，是不利于职业院校高素质人才培养目标实现的。

3职业院校实验实训设备档案管理的策略

3.1职业院校实验实训设备档案管理的基本原则

职业院校实验实训设备档案管理工作有其自身的特殊性，但也需要遵循档案管理工作的一般准则。具体来讲，结合多年实验实训设备档案管理工作经验，需要遵循以下基本工作原则：其一，循序渐进的基本原则。由于实验实训仪器设备档案的收集工作是与实习基地建设档案管理工作息息相关的，并且与实际的实训教学工作之间存在密切的关系，因此在进行实验实训仪器设备档案管理的过程中，应依照实践教学规律去开展，显得尤为重要；其二，专业划分的基本原则。由于职业院校不同专业之间，其实践课程是不同的，其所需要使用的实验实训设备也是不一样的，因此实验实训设备档案管理的过程中，能做到按专业划分管理类别，也是很有必要的；其三，及时归档的基本原则。由于职业院校专业众多，学生人数多，实验实训设备常常处于连轴转的状态，这种情况下实验实训设备档案管理也应该是动态化的；其四，重点管理的基本原则。简单来讲，就是对于价格昂贵，使用率比较高，出现故障后需要大量维修费用的仪器设备，应该格外注重，将其每一个信息都计录在案，以实现对重点仪器设备的动态化跟踪和管理。上述是在职业院校实验实训设备档案管理过程中，需要遵循的特定规范，也是制定职业院校实验实训设备档案管理策略的依据。

3.2职业院校实验实训设备档案管理策略

（1）建立健全职业院校实验实训设备档案管理制度。

档案管理制度的健全，是保证职业院校实验实训设备档案管理工作朝着规范化方向发展和进步的前提和基础。尤其是职业院校实验实训设备众多，需要进行的信息收集和整理工作任务重，常常会因为不规范的操作影响档案管理的质量，难以保证职业院校实验实训设备档案管理工作的有效性。为此，我们应该积极做好以下几方面的工作：其一，组建专家小组，对当前职业院校实验实训设备档案管理管理工作进行全面调查和总结，找到制度建设中存在的缺陷，尤其是与实际实验实训设备特点不吻合的条款，积极进行改善和调整；其二，凡是与职业院校实验实训设备存在关联的行为，都应该指派专门的档案管理员参与，保证其能够对于整个仪器使用情况进行记录和管理，以保证收集到的档案信息是真实的，在此基础上进行及时归档；其三，建立健全职业院校实验实训设备档案管理组织体系，以岗位责任制度的健全，将实验实训设备档案管理工作效果纳入到绩效考核中去，以此去激励各个部门参与到实际实验实训管理工作的积极性；其四，积极将实验实训仪器设备档案管理经费纳入到职业院校预算管理体系中去，实现其物质基础的规范化管理。

（2）不断提高实验实训仪器设备档案管理人员的素质能力。

实验实训设备档案管理工作涉及面广泛，牵涉内容众多，无论是教学资料，还是设备维护资料，都需要具有一定专业知识的才去进行处理。针对当前实验实训设备档案管理人员素质和能力不佳的问题，应该积极采取以下几方面的措施：其一，积极开展大范围教育和宣传，尤其在档案管理职能部门内部加强学习，使各个职业院校实验实训设备档案管理人员意识到此项工作的重要性；其二，关注与管理人员专业理论知识和实践操作能力的培养，使得其能够处理好日常实验实训设备档案的基本管理工作；其三，严格控制实验实训设备档案管理人员的招聘和选拔过程，从档案管理经验，档案管理技能，职业精神等多方面综合考核应聘者的素质，实现对实验实训设备档案管理人员准入机制的控制和管理；其四，做好新入职人员的培训，保证其能够在相对较短的时间内适应新的工作环境，切实的做好各方面的档案管理工作；其五，积极做好信息技术的培训，使实验实训设备档案管理人员具备信息素质，保证实验实训设备档案管理工作朝着信息化的方向发展和进步。（3）推动实验实训仪器设备档案管理信息化进程。针对于当前部分职业院校实验实训设备档案管理方式落后的问题，应该积极推行现代信息化技术管理，具体来讲，可以从以下几个角度进行探析：其一，针对当前职业院校实验实训设备的基本情况，建立实验实训设备档案目录数据库，为实现档案信息资源建设工作做好基础数据工作，为提升实验实训设备档案使用效率和质量打下基础；其二，倡导档案全文数据库和多媒体数据库的建立，构建职业院校实验实训特色档案体系，更加全面的展现职业院校实验实训设备档案管理的状态；其三，积极做好实验实训设备档案信息的归档处理，以先进的安全加密技术去保证信息的安全，并且在此基础上构建职业院校实验实训设备档案数字化系统；其四，建立健全实验实训设备档案信息系统的评价机制，对于其运行效率进行总结和归纳，并且在此基础上实现实验实训设备档案信息的电子化。

4结束语

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论文关键词：中职学校  教学档案管理  问题  对策

教学档案是学校教学活动的真实记录，它是在学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。

1中职学校教学档案管理的主要内容及特点

1．1中职学校教学档案管理的主要内容

学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：

(1)综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及名种会议记录等。

(2)规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。

(3)课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。

(4)学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。

(5)学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

(6)教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。

(7)招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。

1．2中职学校教学档案管理的特点

(1)来源渠道多、涉及面广泛。

教学档案来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括上级各教育主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定及条例等。教学档案既涉及到上级有关部门，也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等；人员涉及到各级领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等。

(2)形式多样。

由于教学活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性，才能如实反映多样性教学活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。数学档案原始资料应包括纸质的、图片、音像、电子稿、光盘等。

(3)专业性强。

除普发的一般性文件外，教学内容是由名个不同学科、专业组成的。不同学科专业人才的培养采用不同的方案，实施不同的教学计划，设置不同的课程，安排不同的教学内容，提出不同的培养要求，实现不同的培养目标。各专业的教学工作不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。

2中职学校教学档案管理中存在的问题

2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识

大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档。造成档案材料采集困难。

2．2缺乏正规的指导和系统的规划。没有系统的管理。导致档案管理混乱

中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。

3加强中职学校教学档案管理工作的主要对策

3．1系统管理，完善档案管理机制

学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出教学学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务千事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。

3．2明确责任，强化档案管理意识

教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时建立健全各项规章制度，落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。

3．3组织检查，增强档案管理责任

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档案管理课程教学要“使学生具备档案管理员职业岗位基本素质，熟悉档案工作环境与工作内容，掌握档案工作流程及档案管理技能”。为此，档案管理课程教学设计中，应在充分分析企业档案管理岗位职业能力的基础上，坚持“一结合”、“两对接”的指导思想，即理论性与实践性结合，教学内容安排与档案工作标准规范对接、与实际岗位对接。

1.理论性与实践性相结合

档案管理课程内容主要包括基础理论知识和实践操作两大部分。结合岗位能力分析，合理确定知识目标和能力目标，以理论教学为基础，课内实践教学为重点，以具体档案管理工作任务为主线，使理论教学与实践教学紧密结合。以实践为主线设计教学内容，及时的实践操作，既加深了学生对理论知识的理解，同时又充分激发了学生主动参与课堂教学的积极性。

2.教学内容与档案工作标准规范、实际岗位对接在课程教学过程中，适当引入档案工作行业标准、制度等，一方面增强学生规范操作意识和严格按制度办事的意识，另一方面增强了学生对实际档案工作的认识，实现档案管理课程教学和实践与实际岗位的对接。如开展档案统计工作，借助学校档案全文数据库平台，以档案馆统一编制的《档案室保存档案情况统计表》、《档案文件级数量统计表》等为基本材料，组织学生开展档案统计课内实训;组织学生讨论学习《某某省示范数字档案室建设测评标准》，掌握数字化档案室建设的基本要求，实现课堂教学、实践与标准规范、实际岗位的有机结合。

二、基于岗位分析的档案管理课程教学模式构建

企业档案管理岗位分析档案管理课程教学提供了方向和基础。按照教育部“继续推行任务驱动、项目导向等学做一体的教学模式”的精神，构建基于企业真实档案工作流程的任务驱动教学模式非常必要。

1.以档案管理典型任务分析为前提开展教学合理设计并明确工作任务，是任务驱动教学的前提。企业档案管理工作主要由八个工作环节组成，各环节之间既相互密切联系又相对独立，有各自的操作程序和要求。根据企业档案工作流程，可设置系列工作任务。同时，企业档案室多为综合档案室，保存的不仅有文书档案，还包括人事档案、会计档案、设备档案及各类业务档案。结合企业调研和与企业一线档案人员的交流，整理分析出企业档案管理工作的10个典型任务。

2.以岗位任务设置为主线开展教学

任务驱动教学法强调以任务带动整个教学过程，以任务的完成推动教学目标的实现，任务是教学活动的主线和核心。任务驱动教学法运用于档案管理课程教学，教学环节设计除明确档案管理典型工作任务以外，还包括任务准备、任务分析、任务过程管理、任务评价、延伸巩固等。任务准备是开展任务驱动教学法实施的条件保障，教师在课前准备中要认真制订可操作的任务实施方案，做好档案文件、工具和设施、有关参考资料等准备工作，以档案实训室为主要教学场地，以真实的档案文件和创设接近真实的教学环境，增强任务的真实性。师生通过共同讨论、示范等形式开展任务分析，明确任务的目标、操作步骤和要求，引导学生进入工作情境。加强任务过程管理，学生独立或以小组的形式实施任务，自主讨论、思考完成任务的思路和方案，在探究中完成工作任务。例如在档案分类任务中，学生根据所学知识要点，认真梳理档案分类工作步骤，具体分析每份档案的内容、来源和形式等特点，根据档案分类表确定每份档案所属类别并进行归类。在学生分类过程中，教师主要起引导点拨的作用。学生任务完成后，应及时进行任务评价，重结果评价更要重过程评价，注重学生完成任务过程中的态度、参与程度、分析解决问题能力、情感意志等的评价。鼓励开展学生自我评价和互相评价，教师适时进行点评，促进学生在评价中相互交流，取长补短，自觉进行自我总结和反思。为稳固和提升学生课堂掌握的能力，还需在课后加强延伸巩固。学生实现档案管理知识、操作技能的主动建构后，引导学生带着任务完成课后练习、参观档案馆(室)、邀请行家专家作专题讲座、参加实训实习等，巩固档案知识和技能，并进一步体验档案工作职场，感受职场文化。

3.以学生为主体开展教学

以任务驱动开展档案管理课程的教与学，为学生提供体验实践的情境，充分体现学生的主体地位。课堂教学以学生实践操作为重心，学生带着任务去学习，通过自己的亲身实践去学习和体验档案管理工作，变被动学习为主动学习。应充分体现学生主体性地位，引导学生主动参与教学活动的各个环节，形成学生为主体、教师为主导的教学模式。从教学实践来看，随着角色的转换，学生的学习积极性、主动性得到充分发挥，操作中碰到的问题得到及时反馈，学生从被提问者成为了主动提问者，学生的课堂参与度得到极大提高。

4.以教学资源库建设为保障开展教学

任务驱动教学法改变了传统仅注重知识传授的简单教学模式，为确保每项任务的顺利开展，教师都要作大量的准备工作，只有建立和完善档案课程教学资源库，才能有效保障各项档案管理任务在课程教学上的实施。档案管理课程教学资源库的建设，主要包括收集各类档案文件资料、企业档案管理有关制度和档案管理行业标准、档案工作案例、各类档案和档案工作图片与视频、档案管理相关软件(如档案综合信息管理软件、电子数据质检系统、光盘校验软件等)、档案馆(室)网站目录、档案用具设备设施等。通过建立完善档案教学资源库，为任务驱动教学法的实施提供资源保障，确保任务驱动教学的有效顺利实施。

三、结束语

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关键词：学校档案管理 规章制度 员工培训

中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（c）-0241-01

1 学校档案管理的重要意义

首先，学校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。学校档案开始与学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。

随着课改的深入进行，学校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，学校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反应教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。学校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。

2 规范学校档案管理的措施

2.1 加强领导的重视

档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。

2.2 完善管理的规章制度

任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。

2.3 提高档案管理人员的业务素质

由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工的不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。

2.4 更新档案管理的设备

学校要搞好档案管理工作，设备设施建设尤为关键，因为齐全的设施是做好档案管理工作的物质基础。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容，根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室。管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，尽可能做到“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。对于音像、实物等特殊而有长期保存价值的档案，确保它们的保存质量。

2.5 加强档案资源的开发利用

学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此，在档案管理过程中，切不可流于形式，整理一些毫无价值的劣质档案，也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用，学校领导应该高度重视教职工用档意识的培养，让大家认识到，正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益，就是在为学校的进步发展做贡献。

参考文献

[1] 黄雪微.县直属学校档案管理现状及对策[J].浙江档案，2004（5）.

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根据学校体制管理现状和教学发展的需要，在教学档案管理实践中，本文对本科教学档案归档范围和管理做了进一步的分析和思考，以期对学校教学档案的规范化和标准化管理有现实意义。

一、编制教学档案归档范围的依据

我校在2010年提出了“党委领导、行政负责、民主管理、教授治学”新的管理体制并实施。在新的管理模式下，教学管理的重心下移到二级学院，使之在教育教学管理上有了更大的自主权，能够根据学院发展在教学计划、专业设置、学科建设等各个方面充分发挥管理职能，二级学院的教学档案从具体内容、归档范围及管理的职责等发生了变化，在教学改革发展过程中产生了大量的具有保存价值的文件资料，需要统一分类标准，进一步加工整理归档。

明确教学档案的归档范围是做好教学档案工作的基础。鉴于目前教育部和国家档案局对教学档案管理的分类标准和要求尚未统一规定，使得各高等院校教学档案工作也明显呈现多样状，且从《高等学校教学文件材料归档范围》的内容来看，其中涉及教学档案的归档部门不仅限于教学管理部门，还涉及学生工作部、人事处、招生就业处等相关部门，即使有统一的执行标准也难以准确执行。因此，高等院校在实际工作中亟需编制符合自身教学档案工作特点的归档范围及管理办法。

在2008年教育部与国家档案局联合的《高等学校档案管理办法》中，第三章第三十五条指出“高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围”，也明确了高校具有编制教学归档范围的自主权。

二、高校教学档案的特征

高校教学档案是高校教师和学生在教学管理和教学实践活动中形成的最直接且具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，它是衡量高校教学质量和教学管理水平的重要标志之一。教学档案是教学活动的客观反映和总结，除具有一般档案的属性外还有自身的特征，表现为以下几方面：

1.广泛性

随着高等教育的发展，相继出现了很多新的学科门类，在此基础上高校专业规模也迅速增加，如我校目前有60个本科专业，涵盖理、工、文、经、管、法、艺术等学科门类。这使得教学档案的数量增加、管理规模扩大，各学科专业在人才培养方案、培养计划、课程设置、教学管理等方面也各具特色，多学科相互交叉、渗透，使得教学档案内容越来越多样化。

2.周期性

高校的教学活动一般是以每年的九月至次年的六月为一个学年度，学历教育以四年或者五年为培养周期。因此高校教学档案材料有的以学年划分，也有会以自然年度划分，使得教学档案的产生具有了不同的周期特点。

3.通用性

高等院校的学科专业设置都必须以教育部制订的《普通高等学校本科专业目录》为依据。各高等院校会在专业设置上具有相同性，随之所产生的教学档案具有一定的通用性。

4.特色性

各高等院校因地域特点、办学定位、办学规模及办学层次的不同，在人才培养目标上也有差异，根据本科教学评估指标体系中专门设有一个特色指标，各高校在办学过程中逐步形成自身的特色，各高等院校产生的教学档案又会具备与其他高校不同的特点。

三、新体制下教学档案的归档范围与管理

1.教学档案的分级制管理模式

根据我校新体制下教学管理的实际情况，教学档案可采用四级管理模式，即校级档案管理机构（档案馆）教学管理部门及相关教学档案管理部门（教务处、人事处、学生部、招就处）、各教学单位（学院、部、实训中心）教研室（系）和实验室。学校档案馆主要归档管理宏观的教学档案：如上级部门和学校产生的相关文件及规章制度、教学评估材料、课程建设和专业设置、招生及学籍等方面的档案材料，以及教师和学生比较重要的记录和登记表格等。学院及系（部）保管学校和本部门产生的教学文件及教学活动档案：如教学课程档案、学生记分册、试卷及毕业论文等数量较大且又比较微观的教学资料，这样就会既有利于各单位查询，又缓解了学校档案馆的馆藏压力。教务处教学档案资料的保管范围介于两者之间，教务处作为教学的组织和综合管理部门，既要管理好宏观的资料，也要保存微观的资料：如教务处要保管相应的教学检查纪录，而教师上课的记分册则由系部保管，而检查纪录会反映了全校记分册的填写情况，这样就避免大量的微观资料占有学校档案馆的存储空间。

2.教学档案的归档范围

根据这样的管理模式，学校及教学管理部门就可以逐级制定相应的归档范围。

（1）学校档案馆教学档案归档范围：主要包括上级各管理部门下达的有关教育、教学管理的文件，学校管理的各项规章制度、学生成绩报告单、毕业生登记表和成绩单、学籍异动相关材料、毕业资格以及学位资格的审核材料等等。

（2）教学管理及相关部门教学档案归档范围：教务处主要归档包括上级主管部门下达的教育、教学管理文件、教学管理规章制度、学科建设规划和专业设置、教学计划、教学大纲、课程计划总表、教学进程表、课程表、校历表、学生名册、毕业生质量的调查计划和总结、调查毕业生质量评价意见相关材料等等。人事处主要归档教师队伍建设材料：新教师岗前培训、教师年度总结和考核，教师国内外进修记录、对学校骨干教师国家培训班等方面的文件及形成的材料。学生部主要归档学生纪律和奖惩材料：如学生各类违纪处分文件、学生的各种竞赛活动、校园文化活动和课外科技活动等获奖情况。招就处主要归档学生招生就业工作材料：如学校年度招生计划，录新生取名册，应届毕业生就业方案，往届毕业生就业统计等材料。

（3）各学院（部、实训中心）教学档案归档范围：如学校及教学管理部门下发的文件、本单位在教学管理活动中所产生的相关文件；单位的师资情况、教师课堂教学质量评估材料、教师任课安排表、教师业务档案、教学工作总结、考试命题及题库、试卷；省、（校）级重点课程、精品课程立项建设及成果材料，主编教材各专业教材目录等相关材料。

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    论文摘要:学籍管理是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。结合工作实际，针对中职学校学籍档案的管理进行了论述。

    “学籍”专指符合招生规定条件被正式录取，并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。职业教育同普通教育一样，学籍管理也是一项非常重要的工作，但是又和普通教育不同，职业教育的学生层次差异较大，使得职业教育的学籍管理较普通教育管理难度更大。

    一、当前中等职业学生学籍档案管理存在的问题

    (一)人才培养模式的多样化变革，带来新的挑战。

    人才培养模式的多样化变革，给中等职业院校的档案管理带来了新的挑战。具体表现在反映人才培养模式变革的材料没有及时的进入档案，规范性较差。有些中职院校主要注重《学籍卡片》、《考试成绩登记表》、《高中学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩的材料。应该凸显的《考生职业技能鉴定表》、实习、实训等反映职业学校特点的内容还较少，难以保证学生档案的客观性与真实性。

    (二)电子档案网络化管理存在瑕疵

    学籍档案管理的最终目标是实现档案信息资源共享，而档案网络化管理正是使这一目标得以实现的一种行之有效的手段。但是，电子档案的管理也不是尽善尽美，学生电子档案的真实性、安全性还缺乏完善的管理制度来作保证(如系统用户权限的界定、更改信息必备的条件、查询信息必须的手续)，还有网络的不安全性、计算机故障问题、电子档案的长期保存、软件技术的完善等等。这些都将随着电子档案的不断发展而鱼待解决。

    (三)档案作用发挥缺位

    在学生就业进入市场用人机制的大环境下，学生学籍档案作为记载学生成长情况重要文本材料，发挥了它无法替代的育人和人力资源开发作用。目前中职学生学籍档案管理存在的主要问题就是缺乏创新意识。没有真正从服务中职学生实现成功就业的要求来实施管理。由此造成的学生学籍档案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏过程管理。信息提供滞后于毕业生就业等现象，其服务就业工作的作用发挥也就缺位了。

    二、加强中职学校学生档案管理的对策

    (一)提高认识，树立现代化档案管理理念

    随着中职学校教育改革的不断深入，档案管理的现代化建设已提上了重要议程。档案管理工作要想适应新形势发展的需要，就要实现从上到下的思想转变。一方面，作为学校领导要充分认识到学籍档案管理在学校教育中的价值、地位和作用，意识到学校档案管理现代化建设的重要性;进而转变传统的档案管理理念，强化档案管理意识，以科学发展观指导学校档案管理的现代化建设。另一方面，作为档案工作人员，必须更新档案管理理念，突出档案管理的信息服务功能，加强对学校档案信息的综合分析和深度利用，实现学校档案工作从简单的管理型服务向研究开发型服务的转变，把学校档案管理部门建设成为人才工作、干部工作的信息库和参谋部，使档案人员立足于学校档案资源的开发利用。

    (二)建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。

    1、规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定，归档材料必须统一使用16开规格的耐久性较好的纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，也不宜采用喷墨打印件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。

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本年度在省职业技能鉴定中心的指导和帮助下，按照学校总体工作部署和要求，以服务学生培养目标为宗旨，以“双证制”招录学生客房服务员，餐厅服务员等职业技能鉴定收尾工作为重点，以提高鉴定等级和扩大鉴定专业面为发展要求，创造性地开展各方面工作，使我校的国家职业技能鉴定工作有了新的发展与提高。现对这一学期以来的的工作做如下小结：

一、加强我院职业资格鉴定的基础性工作建设。

加强了职业技能实训、鉴定室建设，协助国际商务学院进行了保育员实训场所的建设、经过江西省人力资源和社会保障厅职业能力建设处对材料的审核、现场评审等环节，最后批准我校增加保育员初、中、高级鉴定。职业技能实训设备的投入，提高了学生的操作技能。协助机电与建筑工程学院申报汽车修理工工种鉴定许可准备相关材料。满足了“课证相融”、“以赛促教、以考促评”的教学实训需要。组织开展了第三届职业教育活动周暨第五届职业技能能手大赛活动。在各学院、部门的共同努力下，“人人赛”、“班班赛”、“决赛”三个环节环环相扣，职业技能大赛精彩纷呈，取得了圆满成功。本次大赛中，全校共有35个专业、38个技能项目参赛。同时积极协助学校组织开展的各类技能竞赛的网上报名，如全省振兴杯比赛。

二、严格考务管理，不断完善考务制度。

随着职业技能鉴定考试规模的不断扩大，做好考务工作显得极为重要，因此，我们在组织鉴定考试的每一个环节中努力做到：

1、严格按照人力资源和社会保障部、人力资源和社会保障厅的各项政策、标准进行技能鉴定工作。通过计算机和网络,完成技能鉴定报名、 管理、 查询、 报表、 存档工作, 以及学生技能档案管理、查询、 报表工作。努力营造和谐工作氛围，提高工作效率，提高部门工作人员的工作水平。

2、考试前均对监考教师进行集中培训，明确任务、目标、职责。在选拔监考教师上认真挑选，把责任心强、工作作风好的教师挑选出来承担监考任务。个别失职的监考教师给予通报批评，并在其后的监考中不再安排其担任任何监考工作，在学期测评中记事故。在考生中开展考风考纪教育，使学生端正考试态度。

三、开展职业技能鉴定工作

积极组织学生参加职业技能鉴定。本学期共组织1134名学生参加职业技能鉴定考试，其中“双证制”招录学生考试餐厅服务员718人，客房服务员104人。保育员17人、加工中心操作工33人。新职业考试电子商务师90人，育婴师172人.

四、存在的问题和努力方向

我们在开展职业技能培训与鉴定工作方面尽管取得了一些成绩，但是还存在不少问题和差距，主要表现在：

1、根据新设专业及国家公布的职业工种，积极申报新的鉴定工种

2、结合新工种的申报需求，进一步加大考评员的培养力度。

3、稳抓基础建设，进一步规范我院国家职业技能鉴定所的档案管理工作。

4、强化我院国家职业技能鉴定所的职能，进一步做好相关的宣传工作。

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【关键词】高职院校；新校区；建筑档案；规范管理

近几年来，不少高职院校随着高职教育的发展和招生规模的不断扩大，都先后开展了新校区建设。有的已全部建成投入使用，有的分期建设竣工部分已投入使用，还有的处于在建或待建设中。新校区建筑档案是整个新校区建筑工程建设中的原始资料，也是工程建设及竣工验收、交付使用的必要材料，还是日后对建筑工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。但在新校区建筑档案管理上暴露出的问题逾来逾多，有的不仅给新校区建筑及其附属设施的使用、维护与修缮带来较大困难，而且还形成一些安全隐患，甚至给学校造成较大经济损失。现以四川职业技术学院（以下简称：四川职院）新校区建筑档案管理为例，分析研究存在的问题及原因，思考其对策，对进一步规范高职院校新校区建筑档案管理，具有重要的现实意义。

一、高职院校新校区建筑档案管理中的主要问题

（一）给排水系统档案严重缺失

四川职院新校区规划面积1100亩，建设工程从2004年开始逐步立项，分三期完成。第一期建设工程于2005年8月启动，至2007年上年主要完成教学大楼三座、图书信息大楼、学生宿舍八栋和第一学生食堂、（汽车、机械和建筑）三个实训中心及其基本道路网管工程。第二期建设工程相继于2008、2009年完成了教学楼两座、学生宿舍三栋和第二学生食堂、行政大楼、培训大楼、校医院大楼、风雨操场、田径运动场地及其附属设施等建筑工程。部分建筑项目投入使用后，不到三年时间，给排水系统出现多处泄漏。有关管理部门对其实施维修需要的新校区建筑工程给排水系统图纸资料学校档案管理机构未搜集存档，从工程指挥部及相关管理者手里也没找到，从而使寻找泄漏源（管道）十分困难，不能分管道施工及时堵漏，只好待暑假师生离校后统一停供水检修。有的地方由于长时间泄漏，以致道路积水、路面湿滑，发生多起师生通行过路跌倒受伤的安全事故。在暑假学校基本没有用水的情况下，每天泄漏自来水数千吨，粗略估计供水系统泄漏给学校造成近百万元的经济损失。可见，加强高职院校新校区给排水系统建筑档案管理是非常必要的。

（二）工程建筑档案管理不规范

第一，新校区工程建筑档案无人专门管理。1988年国家档案局和计委联合颁发了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档联发[1988]4号）第七条规定“建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。”四川职院自2005年成立新校区建设工程指挥部以来，至今既未明确相关领导分管新校区建筑档案工作，也没有配备专人负责建筑档案管理，更没有委托学校档案管理机构委派人员兼职管理新校区建筑档案。尽管近两年要求新校区建设工程资料管理员兼管建筑档案，但仅有的一个资料员，经办与管理新项目报批资料、在建项目使用资料、工程竣工验收资料等都深感力不从心，更无暇顾及建筑档案的搜集整理立卷归档工作。可见，新校区工程建筑档案始终处于无专人管理状态。

第二，新校区已竣工项目文件资料归档不及时，档案欠完整。根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》（国家建设部令第136号）《建设工程文件归档整理规范》（建标[2002]8号）的要求，凡是与新校区建筑工程有关的重要活动、记载新校区建筑工程主要过程和现状、具有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声象材料等形式与载体的文件材料，均应搜集齐全，整理立卷后归档。主要包括以下内容：一是综合类文件。包括立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；监理文件；施工文件；相关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件、审计报告及有关声像资料。二是土建工程及水、电、防雷、设备安装工程施工文件。包括图纸会审、设计变更、技术交底等记录；原材料、零部件、混凝土、砂浆等配合比例的测试报告及出厂质量合格证明；隐蔽工程质量检验及评定文件、工程质量事故记录及处理文件、施工技术总结等。三是竣工验收文件。包括供水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图，地下管线竣工测量成果及其他应当归档的文件资料（电子文件、工程照片、录像等）；工程项目竣工验收报告、工程全部竣工图纸；消防安全、卫生防疫及环境保护方面符合要求的验收文件等。

四川职院新校区建设一期工程全部投入使用近六年；二期工程除艺术大楼在建外，竣工建筑项目已投入使用近两年了，新校区已竣工建筑项目既没有按照《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）的要求，在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案；也没有及时移送学校档案管理机构统一管理。据走访调查新校区建设指挥部相关管理人员，从已投入使用的建筑项目的文件资料上看，档案资料缺失情况也相当严重。主要表现在以下几个方面：其一，地下管线的施工文件、竣工验收文件和竣工图，地下管线竣工测量图，基本上没有搜集归档。其二，在建筑工程立项审批文件资料中，相当部分工程项目没有原件，多数都是复印件，有的项目甚至连立项审批文件的复印件都没有。其三，建筑工程项目的竣工验收文件不完整，有的建筑项目尽管已投入使用，但至今也没有竣工验收文件。其四，从已搜集起来的建筑施工文件来看，破损、残缺、污染、字迹模糊等情况也比较突出，有的已失去档案保存价值。

二、高职院校新校区建筑档案管理不规范的原因分析

（一）建筑档案管理法规意识淡薄

为了规范建筑工程项目档案管理，国务院相关部委先后颁布了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设项目（工程）档案验收办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规。但在高职院校的新校区建设过程中，一些主管领导及相关负责人、管理者，片面强调建设工程的工期、进度，忽视建设工程档案管理法律法规的严肃性，“重工程建设、轻档案管理”现象不是少数，以致建筑工程档案管理成了新校区建设中的一个十分薄弱的环节，带来许多遗留问题。

（二）建筑档案管理制度不健全

高职院校新校区建筑档案管理不规范的重要原因，就是管理制度不健全。四川职院在执行国家及相关部委颁发的“基本建设项目档案资料管理”法规方面，没有形成系统的符合学校实际的实施细则。新校区工程建设开始后，仅仅以“新校区建设指挥部办公室”的名义制订了《新校区建设档案管理办法细则》在内部试行，且内容尚不全面，如，既未明确规定新校区建设工程档案资料管理机构及管理人员的配备、新校区建设项目（工程）档案验收办法，也没有就学校档案管理机构如何协同新校区建设指挥部做好建筑档案管理作出相应规定，以致新校区建筑档案管理长期处于“各自为阵”、“单打一”的局面。

（三）建筑工程竣工验收不规范

按照国家计委《建设项目（工程）竣工验收办法》（计建设[1990]1215号）的要求，凡新建的基本建设项目（工程），按批准的设计文件所规定的内容建成，符合验收标准的，必须及时组织竣工验收，办理固定资产移交手续。且以批准的设计任务书、初步设计或扩大初步设计、施工图和设备技术说明书以及现行施工技术验收规范以及主管部门（公司）有关审批、修改、调整文件等为验收依据。国家档案局关于《建设项目（工程）档案验收办法》也指出，凡新建的基本建设项目（工程）竣工验收工作均应包括对档案的验收。然而，四川职院新校区建筑工程有相当部分建筑项目未进行竣工验收就投入使用了，有的建筑项目虽然进行了竣工验收，但验收程序不规范、过程很简单，未将建筑工程“档案验收”列入竣工验收议程，从而导致新校区建设档案资料不能及时完整归档。

三、规范高职院校新校区建筑档案管理的对策思考

（一）加强法律法规学习，做到依法办事

目前，在高职院校新校区建设蓬勃开展的背景下，学校党政领导班子应高度重视相关法律法规的学习，深入开展法纪教育，增强法制意识。在新校区建设工程的主管领导及管理人员、高职院校档案工作主管领导与档案管理队伍中，切实加强建筑工程档案资料管理法律法规的学习教育，引导大家明确认识，增强依法管理的自觉性，严格按照国家颁布的建筑工程档案资料管理法律法规管理档案资料，是规范高职院校建筑工程档案管理的一项基础性工作。

（二）建立健全规章制度，坚持奖惩逗硬

依法管好高职院校新校区建筑工程档案资料，就应建立健全相关的管理规章制度，做到奖惩逗硬。一要根据国家相关部委颁布的法律法规要求，结合高职院校新校区建设实际，制订科学系统的建筑工程档案资料管理细则。从而，明确档案管理机构的设置、人员的配备及相互协作要求；明确建筑档案管理相关负责人、管理人的职责职权；明确建筑档案管理工作目标、操作规程及具体要求；建立健全档案管理奖惩办法。二要严格执行规章制度，奖惩逗硬。高职院校新校区建筑档案管理的相关负责人与管理者，应遵纪守法，严格按规程操作，各司其职、各尽其责，做好档案管理工作。若有法不依、违法不究，先进不奖励、落后没惩罚，档案管理工作就很难规范，更无法上水平。

（三）加强档案管理队伍建设，提高管理水平

近几年来，高职教育事业的快速发展，现有的档案管理机构和人员，已经远远不能适应高职院校发展的要求。如四川职院现有的档案信息科设置在学校办公室，目前有科长一人，管理员二人（其中一人将在本学期结束前退休）。他们要协调管理好涉及全校13000多学生，近800名教职工的基本建设、党政管理、教学科研、人事财务等10多种类型的档案资料是十分困难的。因而，进一步加强档案管理队伍建设，努力提高管理水平，是非常必要的。一方面应按照《高等学校档案管理办法》关于“全日制在校生规模在1万人以上”的高校，要设置“档案馆和综合档案室”的要求，建立和完善学校档案管理机构，结合基本建设、党政管理、学生管理、教学科研、人事财务等主要档案类型的实际需要，配齐配足档案管理人员。二要切实抓好档案管理人员的业务培训，提高业务技能。应通过业余函授、网络教育等方式开展档案专业的学历教育，提高学历层次。采取“短期培训”、“集中学习”或“以老带新”的形式，开展建筑档案管理等方面的分类专项培训，使高职院校档案管理者的综合素质主动适应新的要求和新的需要。

（四）规范建筑工程竣工验收，重视档案验收

建筑工程的竣工验收，是全面考核建设工作，检查是否符合设计要求和工程质量的重要环节，也是及时搜集、验收建筑项目（工程）立项文件、监理资料、设计施工图纸等档案资料的必要环节。如前所述，有的高职院校在新校区建筑工程竣工后，仅仅“急于交付使用，不急竣工验收”甚至“未经竣工验收，就投入使用”，有的“讲工程质量验收，不讲建筑档案验收”。针对这些违反国家《建设项目（工程）竣工验收办法》和《建设项目（工程）档案验收办法》的情况，高职院校规范新校区建筑档案管理，首先应依法规范工程项目的竣工验收，按法规要求、操作规程，严格进行建筑工程竣工验收。其次应高度重视建筑工程档案验收，并将其作为建设项目竣工验收的一个重要内容，纳入竣工验收程序或议程，做细做好。应严格要求建设工程的有关方面及时备齐备好文件数据档案资料，缺少的档案资料，应限期补齐，不合规范的，要限定时间修改完善达到要求，否则不得通过竣工验收。

参考文献：

[1] 熊珊珊.高校基建档案管理现状分析与对策[J].内蒙古科技与经济，2008，（5）.

[2] 秦书凰.做好新校区基建档案管理的四项措施[J].四川档案，2007，（2）.

[3] 江佩珊.新校区项目工程档案管理探讨[J]. 广东水利电力职业技术学院学报，2012，（2）.

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（一）人员的组织与辅导、减少损伤和重复劳动

对档案利用人员（参予校史编写的人员）进行科学组织与精心辅导。许多档案文献经历了久远的历史岁月，不采用一定的科学保护措施来利用档案，在利用过程中随时有可能将其损坏。上海海洋大学档案馆保存了大量具有重要价值的纸质档案，这些档案文件已成为重要的稀有文史资料。有的正在申请作为上海市档案文献遗产保护项目，而许多重要的历史纸质档案保护和使用存在许多技术上急需解决而又难于解决的问题。许多纸质档案原材料质量比较差。其档案自身的强度和韧性具有先天的不足。这些纸材由于当时的造纸技术及原材料相对落后，也没有征对性的研究专门用于档案保存的纸质，所使用的纸张其强度、耐折度、挺折度、挺度、密度等性能普遍较差，特别是50年乃至近百年前的纸张，性能更差，因此作为档案载体给保护保存增加了难度。而经过几十年的存放，受到各种环境及有害物质的侵蚀，使得延续保护难上加难。针对这些情况，便对校史编写参加人员进行精心组织和耐心辅导，使之具有档案利用的基本知识。如轻拿轻放、减少冲击（折叠、重压等），减少不必要的磨擦和挤压、消除多次重复翻阅等。

（二）工作内容合理分工、利用有序进行

为减少重复劳动，提高利用的准确性，加快编写的速度，特对利用工作对其内容进行分工。具体分成学科、专业、课程三个方面。先列出提纲、然后按题纲进行梳理和编排，才开始进行档案利用。1）学科内容的梳理与档案收集。主要包括学科创办沿革，所取得的研究成果，学科建设手段（实验室、研究所、重要仪器），人才培养等。另外还包括一些学科建设的相关措施文件。具体包括内容为：学校关于教学大纲制定与实施的规定；教学大纲、实训大纲和考试大纲；学科基础课、学科教材；实验实训指导书；CAI课件；学科课程建设情况（含规划和总结）；精品课件建设情况（含规划、总结、教案、课件、课堂教学录相等相关资料）；学科课程成果及原始资料。2）专业内容梳理与档案收集。主要是专业的种类、专业背景和专业培养目标及过程。具体包括：专业概况（含专业沿变、专业背景、人才培养情况等）；专业目录；新增专业、特色专业申报材料；相关行业、企业对专业人才需求现状分析及未来需调研报告等原始材料；专业设置论证报告与培养目标调研报告；专业培养目标（含知识、能力、素质要求）；专业实施性教学计划；专业建设年度计划、中长期建设规划、年度总结；用人单位对专业毕业生的反馈信息。3）课程内容梳理与档案收集。主要包括课程体系、课程分布、课程要求及结构等。具体包括：专业教学计划的课程建设原则性意见；教学计划修订的有关规定；专业培养方案与实施性课程教学计划；专业建设与各项课程教学改革的思想与措施；专业课教学计划执行情况（含各学期进程表、教学任务书、课程表）；课程体系与结构改革情况课程实践教学情况等。

（三）专题档案文献分类，准确提供原件

根据学科、专业和课程内容，把原始档案进行分类，并提供档案原件。最终做到准确、准时、有效。档案工作者的任务之一就是为查阅档案者准确、迅速提供原始资料，以满足其急需。那么，如何在数量巨大的档案馆（室）中及时找到急需的文献，是一个值得研究的问题。目前，通常的利用形式主要是利用者点名调卷。但由于利用者对库藏档案的时间、范围、数量，是不可能了解和掌握库藏档案全部内容。因此，单凭点名调卷，就可能使大量有价值的档案被埋没，影响档案效益发挥。为此在前面对所有档案原件做了预先分类、查阅的人便减少了盲目性，大大提高了准确性，从而加快校史编写工作。

二、结论

作为历史悠久的百年高校。在编写校史过程中，档案工作发挥了重要的作用。而学校档案利用是一项艰巨的工作。其利用方法需要进行认真研究。综述所做工作，有如下结论。

（一）保护与利用是高校档案工作的重要专业内容历史悠久高校档案文件在漫长的保存、借阅和使用过程中，都经受到各种因素的影响，包括人为的、自然的和生物的影响。特别是那些建校历史长达百年的高校，许多原始纸质档案已显得十分脆弱，表现在纸张变硬、发黄、变脆、虫蛀、霉变、字迹褪变以及柔软度、韧性和机械强度降低等。于是存在着档案保护与利用的矛盾。本研究中较好地解决了档案保护与利用的矛盾问题。

（二）档案利用人员的组织与辅导对档案利用十分必要对档案利用人员进行科学的组织和专业的辅导，才能有效有序地开展档案的查阅、利用等工作，而又不损害原有的历史档案。

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（一）指导思想

以十六大精神为指导，解放思想，实事求是，开拓创新，围绕学院2014年总体工作思路，在认真落实教学管理工作和学生管理工作的基础上，抓好专业建设，师资队伍建设和毕业生就业工作，继续加强实践教学，突出课程建设工作，努力实现各专业的培养目标。

（二）工作重点

1、教学管理工作

2、专业建设特别是课程建设工作

3、加强各项规章制度建设

4、师资队伍建设工作

5、毕业生就业工作

6、学生管理工作

二、加强常规教学管理，完成各项常规教学任务

完善的常规教学管理是实现专业培养目标的重要保证。我系的常规教学管理工作运行良好，但在评估工作过程中仍然暴露出一些问题，为此，在新的一年，我们将一方面坚持计划，规划的规范 性，制度性，减少弹性；同时，加强教学管理工作中检查，督促的经常性，持续性，有效性。

1、要求各任课教师根据所任教课程的特点，认真完成好各教学环节，做好课前，课中和课后的各项相关工作。

2、吸取迎评工作中的经验教训，建立，健全相关教学文件，加强档案建设与档案管理工作。齐全，完整，高质量的教学文件是保证教学质量的关键。我们在新的一年将大力加强相关教学文件的建立，健全工作。如理论教学中的教学大纲，考试大纲，教学档案，教案，教学日志，听课记录，点名册，作业及作业批改纪录等；实践教学涉及到的基本教学文件如实践教学大纲，实践教学任务书，计划书，审批表，总结 ，实习/实训报告 （含报告批改记录，报告成绩），实习/实训指导记录等都要建立健全，并在教学检查和期末评定中作为考核项目。

3、各任课教师应在遵循教学规律，坚持教学原则的前提下，围绕专业培养目标积极探索高职高专的教学模式和教学方法。教学过程中必须充分考虑到学生的文化素质及专业特点，做到因材施教，实现教与学的有机结合，杜绝照本宣科。

三、加强专业建设，突出课程建设

1、 办学模式的探索