电子版档案范文10篇

1高校建立档案信息化与电子政务之间的关系

高校档案信息化的建立，自然与电子政务之间有着密切的联系，电子政务的发展，需要档案信息化的成立和发展提供一定的保障。因为电子政务的发展是需要大量数据信息的，档案就是一个相当庞大的数据和信息的资源库，电子政务就是对于大量的信息进行整合和利用。所以说，如果没有大量的数据维持，电子政务就寸步难行了，也就失去了本身存在的意义。而电子政务的融入，也让档案的建立和使用更加方便、快捷。传统的纸质档案通过电子政务变成电子版，在运用和查询的时候都会很方便，也就加速了工作效率。

2电子政务加入高校学生档案信息化的好处

2.1电子政务网能让高校档案信息查找更加快捷

当今社会中，快速、省事、节约时间、合理管理是电子政务的相应特征，电子政务融入档案信息化以后，高校查找档案就会更加方便，因此提高了高校的工作效率。并且，工作人员从其他网络查询信息也是完全可以的，这样凭借自己的工作权限，既减轻了工作的任务和负担，又提高了工作的效率。

2.2电子政务网让高校档案信息化更加便捷和现代化

【摘要】基础建设工作的顺利开展，是有效推进职业院校的发展壮大的重要保障。在职业院校建设发展过程中，基建管理工作不科学、不规范，尤其是信息化管理水平滞后等问题凸显，给学校基础建设工作的顺利开展带来诸多隐患。本文将就如何从信息化管理方面有效提升职业院校基建管理工作水平进行探讨。

【关键词】职业院校；基建工作；信息化管理

近几年，国家不断加大对职业教育的资金投入与扶持力度，大力推动了我国职业教育事业的发展，各类职业院校普遍扩招，向社会各行各业输入了大量职业技术人才。然而，随着职业院校办学年久，基础设施老化，教学楼、实验实训基地、学生公寓等重要设施严重不足等问题不断出现，面临着扩建、改造、新建等基础建设任务。职业院校基建工作是指围绕与职业教学相关的基础设施及相应配套设施，如教学楼、办公楼、实训楼、学生宿舍楼等建筑物的建设及零星土建、安装、装修、地面硬化、校园绿化，教学或生活用的水、暖、电、气改造，应急工程抢修等工程，以及围绕一些基建工程的配套附属工程等开展的一系列工作，以确保职业院校办学空间足够、教学设施先进，吸纳生源，促进职业院校健康发展。职业院校基础建设管理工作是否科学规范，是保障职业院校发展壮大的重要支柱。

1职业院校基建工作信息化管理的作用

基建工作信息化管理，是指依靠现代化电子信息系统，对基建工作的全过程进行电子化综合管理，包括工程经济管理、工程质量控制、施工安全防护、人力资源调配、工程进度掌控等，把工程管理的全过程进行有机细化结合，提高工程管理效率。信息化管理手段的有效运用，可以实现基建工作包括资金、人员、进度、信息等管理在内的全局把控与管理，提高建设项目的透明度，优化资源配置，提高工作效率，防止资金流失，保证工程质量。基建档案是基建工作信息化管理的重要内容。基建档案作为处理突发情况、事故抢修、改建扩建、设施维修等的重要理论指导和参考依据，是学校重要的日常工作之一。基建档案是学校基建管理工作顺利开展的重要保障，是应对突发情况、突击抢修的理论指导，为合理有效使用、管理基础设施提供科学依据，也是了解学校发展历史、把握全局和和体现学校办学理念的重要资料。基础建设工作告一段落后，需要留存大量的工程建设工作全过程资料存档。在职业院校的建设发展过程中，往往面临浩大的资料存档工作。基建档案实现信息化管理，可以有效促进信息存储与共享，提高资源更新效率，满足包括小型修缮、零星维修、应急抢修等学校日常基建管理工作的需要。

2职业院校基建工作在信息化管理方面存在的主要问题

摘要：结合医院工作实际，分析了医院后勤合同档案管理现状，指出了存在的问题，提出了针对性的解决方案。

关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理

一、医院后勤合同档案管理现状

2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。

二、医院后勤合同档案管理存在的问题

（一）合同档案储存空间不足

一、妥善安排好农村特困群体的基本生活。各乡镇要组织人员对重点低保户、五保户、重灾户等困难群体进行一次拉网式排查，重点对衣、食、住、医、取暖等到方面进行核查，掌握第一手资料，制定切实可行的救助计划，确保农村特困群体安全过冬。

二、享受40%定补人员信息录入。各乡镇要认真核实，及时上报享受定补人员身份证号码，同时提供身份证复印件或户籍证明，11月18日前报社救股，同时对享受40%定补自然减员情况要随时上报。

三、城乡医疗救助。各乡镇、社区、农场按要求对符合医疗救助条件的救助对象进行认真核查，完善相关手续，填写医疗救助审批表，于12月中旬前统一上报社救股。

四、重点优抚对象摸底调查。各乡镇、社区、农场要组织人员对重点优抚对象中的特困户进行调查。一是查看住房是否有危房，如有危房可结合现在的危房改造项目予以修缮，遇有特殊情况及时与优抚股联系沟通；二是查看是否能够安全过冬，如棉衣、棉被、取暖用煤等过冬物资是否齐全，确保优抚对象安全过冬；三是摸清自然减员情况，对自然减员人员要注明村名、姓名、年龄、优抚对象类别（如：伤残军人、“三属”、老复员军人、病退军人、两参人员等）随时报优抚股。

五、优抚对象信息录入。各乡镇要及时与信用社联系沟通，把享受优抚待遇的人员名单、帐号存入U盘，11月20日前将U盘报优抚股，以便及时发放第四季度优抚资金。

六、做好第四季度村务公开工作。各乡镇要组织人员，对公开阵地进行一次全面检查，查漏补缺，该修的修、该换的换，确保公开栏始终处于完好状态，同时按照上级要求的公开内容，在2010年1月14日前进行公开，对不按要求公开的村要督促其立即采取补救措施，确保公开率达到100%，公开档案要在2010年1月15日前报基层政权股。同时要做好2010年1月15日民主议政日前的各项准备工作。

一、档案移交单位

2013年度计划接收以下各单位的到期档案，具体单位如下：

二、移交档案范围及内容

请各单位将本单位归档保存的2002年以前（含2002年）的永久、长期档案按规定进行整理，并按通知要求移交到市档案馆，同时移交以下与该批档案相配套的附属材料：

（1）档案实体数字化扫描件(必须为PDF格式);

（2）书本式案卷目录；

水利普查档案整编中存在的主要问题

1.认识不到位，重视程度不高个别普查工作人员甚至领导干部存在重普查进度、质量，轻普查档案整编现象。对普查档案整编工作不重视、不主动。2.缺少档案整编专业技术人员大多数普查工作人员未参与过档案整编工作，经验不足，科技档案整编知识缺乏。3.档案资料收集不齐全县级普查机构既是本辖区水利普查的领导机关，又具体承担相应普查工作任务，普查中形成的应归档档案资料绝大部分暂时保存在具办人员手中，既容易造成档案丢失，也给档案收集带来难度。4.档案鉴别难度大第一次全国水利普查档案涉及6个专业2个专项，档案门类多、内容庞杂，鉴别起来十分困难。同时，部分普查数据在上级普查机构审核、复核中进行了修正，相应资料中数据或修改，或没有修改，需要在归档逐项进行审核。

水利普查档案的归档与整编过程中应注意的几个问题

1.保持水利普查档案之间的有机联系严格按照《办法》规定的水利普查档案归档要求，细化归档内容、明确归档方式、严格归档程序，确定专人进行收集整理，做到应收尽收、不漏不缺。在整理立卷时，要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，按照分类的标准和归档的范围，对收集的全部普查档案资料进行加工整理、分类立卷，把相同类别的文件、各种表册和实物分门别类分开立卷，做到整齐划一，便于保管和利用。在立卷的基础上，对不同阶段的各类纸质和电子版文件、材料、通知、会议记录及信息等进行分门别类的归纳。电子版文档归档与纸质版类别一致，并在移动设备中进行备份。2.确保水利普查档案资料的完整性在收集水利普查档案资料过程中，一定要注意资料的齐全、完整，无论是各级文件、各种表册，还是音像、实物等，只要是具有保存价值的资料，都要收集归档，不能遗漏和毁坏。3.注重水利普查档案的安全与保密一是注重资料的安全。对各种普查表严格按照《办法》要求存放管理，切实做到防火、防潮、防盗、防水，确保普查表万无一失，绝对安全。二是注重资料的保密。要严格按照《办法》有关规定，对普查中获得的单个普查对象的资料，特别是涉及个人、家庭隐私和单位商业秘密的，未经普查对象同意，不得对外提供或泄露，不得用于水利普查以外的任何目的。普查机构全体工作人员要严守保密纪律，不得向外泄露未公布的任何汇总数据。

本文作者：王西海工作单位：安徽省阜南县水务局

为全面落实企业安全生产主体责任，进一步加强安全生产管理能力，夯实基层基础，推进企业安全动态管理，根据深入扎实开展“安全生产年”暨“安全生产基层基础提升年”活动和市《关于开展生产经营单位“一企一档”安全管理活动的实施意见》要求，结合我街道实际，现就开展生产经营单位“一企一档”安全管理活动特制订如下实施方案：

一、指导思想和工作目标

以科学发展、安全发展、以人为本为主题，以推动企业落实安全生产主体责任为主线，以规范企业安全生产管理为着力点，以“一企一档”管理为载体，以动态管理为手段，以实现信息化管理为目标，全面摸清生产经营单位安全管理情况，随时更新跟踪掌握管理情况，增强安全监管的针对性、合理性、绩效性，提升安全监管能力和水平。

按照分步实施原则，今年年底前实现对各辖区生产经营单位的摸排、收录，形成完整齐全的书面化资料档案，初步建立电子版档案；2013年底前实现书面版和电子版同时跟进，实时更新，动态管理，争取实现软件化管理并纳入安全监管信息化监管系统。

二、实施范围及原则

全街道范围内所有生产经营单位（不含个体工商户），按照“属地管理”和“谁主管、谁负责”的原则实施。

各乡镇，县直各部门，县属各事业单位：

为进一步规范和完善干部教育培训工作，及时掌握和了解干部教育培训情况，提高教育培训质量，认真落实好市、县《**—2010年干部教育培训规划》，确保完成“县处级领导干部要参加累计3个月以上的脱产培训，科级及其以下干部参加脱产培训每年累计不少于12天”的干部培训总体目标。根据市委组织部《关于建立干部教育培训档案有关问题的通知》（市组部发[**]29号）精神，对干部教育培训实行档案登记管理，现将有关事宜通知如下：

一、教育培训档案登记范围

全县党政群机关的机关工作者、国家公务员、事业单位人员。

二、档案登记内容

**年1月以来参加各类党校、行政院校或组织（人事）部门认可的其他培训机构的培训；参加本系统、本部门举办的各类脱产业务培训，要累计填写。干部每次参加完培训后，由本单位审核登记，每半年按照分级负责的原则向组织、人事部门申报审核一次。

一、工作目标

针对重点领域和关键岗位工作人员，建立“三份清单”（即责任清单、权力清单、风险清单），对关键岗位廉政风险进行准确“画像”，进一步强化对关键岗位人员的教育、管理、监督，有效防控廉政风险，防止“小官贪腐”“小官巨贪”现象的发生。通过健全防控“三项制度”（廉政档案、轮岗交换、线索报送），强化制度执行力，推进防控措施。

二、关键岗位

经对照县纪委列出的16个重点领域、关键环节、关键岗位廉政风险管控要求，我局行政审批股、营林股、检查站、计财股、办公室、产业股、基建组、唐寨山森林公园管理处、乡镇林业站等9个股室（站）为关键岗位。

三、工作内容

被确定为关键岗位的股室、林业站，要通过建立关键岗位人员的“责”“权”及“风险”三份清单（具体详见附表），为日常监督检查与廉政风险防控提供重要参考。

【摘要】“双套制”是高校普遍采用的电子档案管理模式,但随着国家信息技术的高速发展和档案管理利用实践,其显现出越来越多的弊端,“单套制”逐渐成为电子档案管理的趋势。本文基于SWOT分析法对电子档案“单套制”归档的优势、劣势、机会、威胁进行分析,探讨高校电子档案“单套制”管理的可行性。

【关键词】高校;档案管理;电子档案;双套制;单套制;SWOT分析法

电子文件被列入归档范围,电子档案的保存模式普遍推行“双套制”归档,即将电子文件和打印出的纸质文件一并归档保存。随着信息技术的快速发展,办公自动化系统的广泛应用及大数据环境,电子文件逐渐成为文件生成的最原始形态。“双套制”显现出越来越多的弊端,不但引起了档案学术界的讨论,也对档案管理工作质量、效率产生了一定程度的影响。在2016年国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到要加快档案管理信息化进程,加快提升电子档案管理水平“在有条件的部门开展电子档案单套制(即电子设备生成的档案仅以电子方式保存)、单轨制(即不再生成纸质档案)管理试点”[1]。SWTO分析法也称态势分析法,就是将研究对象的主要优势因素(strengths)、劣势因素(weaknesses)、机会因素(opportunities)和威胁因素(threats)罗列出来,并依照一定的次序按矩阵形式排列并把各种因素相互匹配加以分析,从中得出一系列相应的结论与对策。本文基于SWOT分析法对高校电子档案“单套制”归档的优势、劣势、机会、威胁进行分析,找到高校电子档案“单套制”管理的可行性方案。

1高校电子档案管理现状

在数字化校园环境下,高校电子文件主要来源于学校行政管理、教学、科研、财务、设备采购等多个工作板块,涉及校内所有部门、学院。这些电子文件一部分产生于学校OA办公系统,主要以公文、信息为主,数据通过系统进行流转和管理并通过OA与档案管理系统的接口直接归档。还有很大一部分产生于教学教务管理、招生毕业管理、人力资源管理、财务管理、固定资产管理、设备采购等业务系统,这些系统相对独立,一般不与档案管理系统对接,所产生的电子文件多为各种数据库格式且数量庞大,仅我校各类业务系统能多达近20个。这种背景下所产生的电子文件均采用“双套制”归档,即便严格归档范围,加强前期档案价值鉴定,每年进馆档案数量也呈大幅递增趋势。在档案利用方面,与纸质档案相比电子档案更受到利用者欢迎。以我校为例,直接查阅纸质档案占年利用量的20%,全部是没有电子版的财务凭证、学位申请材料等,其余80%查阅的档案都直接利用其电子档案或数字化的扫描件。

2高校电子档案“单套制”管理的SWOT分析