档案系统管理范文10篇

摘要：当前档案工作重点已经逐步从线下转为线上，而基层部门普遍存在经费缺乏及档案管理人员不足的情况，在此种情况下，SVN作为免费软件很适合基层部门用于电子档案管理。本文即探究了基层部门电子档案管理的缺陷及利用SVN开展档案管理的优势所在。

关键词：SVN；电子档案；档案管理

从民办高校基层兼职档案员的角度来说，由于受到学校经费及工作条件的限制，专业的档案管理软件虽然针对性强但价格也比较昂贵，基层部门因受到预算限制，根本无法专门配置。学校虽有类似统一的平台，功能却无法满足实际需求。考虑到这些情况，笔者认为可依托信息专业优势，采用免费的TortoiseSVN软件对部门所辖全部电子档案进行分类、分组、分权限的管理。

一、基层部门日常电子档案管理中存在的问题

（一）工作重视程度较低。民办学校基层部门重点关注教学及学生事务，对档案工作重视度较低，缺乏专职档案管理人员，各个岗位负责档案工作的人员均为兼职档案员，不但负责档案相关工作，同时还有大量其他岗位的业务，且档案专业水平不够、专业意识不强，在电子档案收集的各个环节，都有许多不足之处和疏漏。（二）收集困难。基层兼职档案员由于还有很多其他工作，收集电子档案很难作为日常工作开展，仅能够按学校统一要求时间节点按学期或学年定期收集，而非实时收集或按项目进行情况收集，时间上的差距和负责人员的岗位变动与调整，非常容易造成电子档案材料的流失。（三）不能规范化储存。由于基层部门没有专门用于档案管理的电脑，用来储存档案的办公电脑在存储档案的同时还要进行其他办公操作，移动硬盘也没有任何加密、分级管理等措施。像这样档案没有专业人员管理，更无专业档案管理软件进行利用，对档案的保存和安全都很不利，并且无法进行实时的共享，需要查阅档案时，需要有专人去查询，不便利的使用方式，大幅度降低档案使用率。（四）电子责任归属不明确。普通电脑存储的电子文件，直接用办公软件打开，而这些软件都不具备版本回溯功能和使用人记录功能，无法查询使用人，安全性不足，使用人可以任意篡改，甚至删除，一旦发生问题无法责任到人，因而存在严重的档案安全隐患。（五）档案信息壁垒严重。目前电子档案主要存储在部门兼职档案员或相应工作经办人处，并不直接对所有员工开放，普遍存在信息不流通、数据不一致等问题。一旦兼职档案员不及时跟进每一项重点工作的进展，积极收集相关文档、照片等材料，就会出现档案材料特别是照片档案的缺失。

二、利用SVN服务器进行档案管理的优势

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

《会计电算化帐务处理制度》

为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保存中的效用，根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本规定。

（一）财务部应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但以制单或记帐的会计科目不得介绍修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。

（二）转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。

（三）任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区规范填入，在机上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。

（四）记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一人。

《会计电算化帐务处理制度》

为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保存中的效用，根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本规定。

（一）财务部应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但以制单或记帐的会计科目不得介绍修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。

（二）转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。

（三）任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区规范填入，在机上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。

（四）记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一人。

摘要:信息化浪潮席卷各行各业，使公司信息化深入各个层面，极大提高了公司的工作效率与服务水平。本文通过设计并实现了离退休基础数据统计分析系统。该系统提供了离退休人员信息库管理、资产信息库管理和统计报表三大功能，从而规范了离退休人员信息档案管理工作，提高了离退休部门员工工作效率和工作质量。结果表明，该系统能够很好地实现对离退休人员信息档案的现代化、智能化、规范化管理。

关键词:基础数据；B/S模式；统计分析；信息档案

1引言

信息化浪潮席卷各行各业，使得公司信息化进程得到进一步发展，并具有朝着网络化、智能化方向发展的趋势。这极大地提高了工作效率与服务水平。然而，公司离退休基础数据管理信息化建设仍然相对薄弱。现使用的离退休干部管理系统建设已经接近十年，环境老旧，不能满足当前工作的需求。同时系统未与医保系统、人资系统进行交互，对于员工的健康信息等需重新手工录入，工作量大，造成人力物力的浪费。公司离退休人员信息档案管理停留在半智能化阶段，现需要进一步规范离退休人员信息档案管理。因此，本文通过对离退休基础数据统计分析系统的设计、研究与建设，完成离退休人员信息库管理、资产信息库管理和统计报表三大功能开发工作，从而规范离退休人员信息档案管理工作，提高离退休部门员工工作效率和工作质量，实现对离退休人员信息档案的现代化、智能化、规范化管理。

2总体设计

2.1总体架构

计算机管理制度

●总则

第一条为加强对电子计算机设备以及应用的管理，保证计算机信息系统安全，确保各业务系统的计算机正常运行，建立计算机内部管理工作制度和完善操作管理办法，可制定如下规定。

第二条计算机安全管理工作实行谁主管、谁负责、预防为主、综合治理、人员防范与技术防范相结合的原则，逐级建立安全保护责任制，实行科学化、规范化管理。

第三条任何个人不得利用计算机从事危害国家利益和集体利益的活动，不得危害计算机信息系统的安全。

第四条计算机人员必须共同遵守本规定。

为了加强对xx计算机信息系统的保密管理,根据国家保密x《计算机信息系统保密管理暂行规定》的有关要求，特制定本管理规定

一、计算机信息系统的保密规定

1、本规定所称的计算机系统，是由计算机及相关配套的设备、设施构成，按照一定的应用目标和规则对信息进行采集、加工、存储、检索等处理的人机系统。xx审计管理系统为“机密级”。

2、xx为重点涉密政府机关。xx涉密信息包括各科室在工作中产生的财政审计、重大财务收支审计、重大违纪违法案件的查处，人事报表、干部档案的国家秘密；在审计工作中虽不属于国家秘密，但又不宜公开的工作秘密；涉及被审计单位的密级文件资料、技术信息和经营信息等商业秘密。对涉密系统计算机信息的管理，应严格遵守国家对计算机信息系统安全保密管理的有关规定。

3、涉密部门的责任人应加强对计算机信息的管理，禁止未授权人员使用本部门涉密计算机，谨防操作者非法获取涉密信息，导致危害国家、部门安全和利益的事件发生。

4、对计算机信息系统的涉密介质，如软盘、硬盘、光盘及其他移动存储介质等涉密介质的管理，应严格等同于同级纸质资料的管理，谨防因其产生、复制、保管、销毁的过程不慎造成泄密行为。

近年来,随着高校的扩招,高校毕业人数不断增加,毕业生档案不断膨胀,传统的毕业生档案管理方式已不能适应形势发展的需要,直接影响了高校毕业生档案管理部门的办事效率。学院对于毕业生离校时档案信息的汇总、处理、加工还没有一套统一的管理系统,学生的各种档案信息管理处于纯手工操作,费力、费时、效率低,工作繁琐,所以建立此系统能为本院提供一个高质量、高效率的毕业生档案管理系统,实现毕业生档案信息的汇总、处理、加工及信息资源管理的自动化,并且适应学院发展需要,开创通过校园局域网实现毕业生档案信息管理无纸办公协同工作的时代。

1系统架构与技术分析

1.1系统架构

系统是基于Web的应用系统,涉及到业务逻辑、数据处理等内容,采用流行的三层B/S(Browser/Server)结构进行设计和开发,使不同的系统用户可以通过浏览器访问网站进行档案管理相关工作,能很好地实现数据共享。

1.2技术分析

本课题开发的在线高校毕业生档案管理系统采用B/S体系结构。

在系统管理这个岗位工作一晃已有四年。作为一名系统管理员要认识到系统管理工作的重要性和关键性，要把对该项工作的认识提高到一个较高的层次。系统管理是公司实现ISO9001质量方针“规范管理、安全畅通、优质服务、客户满意”的基础。收费所是公司的一个窗口，展示着公司的形象，收费能否正常，不但影响到我们所的形象，更影响到公司的形象，甚至关系到浙江的形象。

作为一名系统管理员要有高度的工作责任感。xx所所处地理位置较为特殊，xx高速公路的“四高、一多、两复杂”在xx境内，复杂的地理环境造成了较多的车辆事故，较多的事故常常导致长时间的分流，而xx所设计的收费车道又相对较少。只有确保每个车道计算机能正常使用才能不折不扣的完成车辆分流的收费任务，尽最大的努力把公司的损失降低到最小。作为系统管理员要严格遵守各项规章制度，负责好本所范围内收费系统的日常维护和管理工作，建立好收费系统设备的档案和台帐，只有把收费系统维护好了，才能保证整条高速公路安全畅通的运行。

如何做好收费系统的维护工作我就近几年来的工作，谈谈以下几点拙见和大家共同探讨。

每天我们在做好所内的清帐工作，把数据准确无误的传送到中心后就开始对收费设备进行仔细的检查，细心的维护和保养。只有通过平时对系统设备的认真维护才能发现问题并及时的解决问题。例如：开通不久我在每天的维护工作中发现，收费亭里的读写器表面长期和带满灰尘的通行卡接触非常容易脏，脏了就需要各种清洁剂对其进行清洁，这样极易损坏读写器。如何解决这个问题呢？我想到了利用收费员解款用的塑料袋，给读写器外面套上一个塑料袋，脏了就换，经实践证明，使用该方法既不影响读取通行卡信息又能起到保护读写器的作用，真是一举两得。

在平时的维护中，要保证电脑电源关上，所有接线插头拔掉，人身上不要穿容易产生静电的衣物手要在水管上放几分钟，放去身上的静电。大家都知道计算机设备的表面可用牙膏擦拭，但是必须切记的是最后一定要用湿布再擦一遍。否则更容易沾脏物。清理计算机内部时最为关键，内部线路较为复杂，零件又特别细小，所以要特别小心。自先要把主板上的板卡拆下来，主板、显卡、网卡等上面的脏物主要以灰尘为主，用刷子进行清理后再用无水酒精来洗去上面较多的灰尘。对所内的收费系统设备进行维护和保养是系统管理员的本职工作。公务员之家版权所有

收费系统为了更好的运用于收费管理总要不断的升级和更新，在此过程中我认为我们应有足够的耐心去操作，中心设计研究软件一定程度上不可能是十全十美的所以我们要逐一进行测试只有确保所有问题全部解决后再全部更新。