采购档案管理范文10篇

第一条为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合实际情况，制定本办法。

第二条*市货物和服务类项目政府采购档案管理适用本办法。

第三条政府采购档案是指在政府采购活动中直接形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

政府采购过程中形成的各种记录的正本必须归档保管；政府采购过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管，可以作为资料保存；对于涉及商业秘密和其他保密事项的，应当按照国家保密法律和行政法规的规定进行管理。

第四条各级政府采购监督管理机构负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第五条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理机构、采购人和政府采购机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

摘要：政府采购档案管理工作主要是对政府相关部门采购活动及各项决策进行记录，也是确保采购公正、公开、公平的重要手段。经过20余年的努力，政府采购管理工作已经获得了长足的进步和发展。但是随着我国经济的发展，加之各方面因素的影响，政府采购档案管理工作开始出现一些弊端与不足，亟需对其进行改进。基于此，本文对政府采购档案管理工作中的问题以及对策进行分析探讨，以期能够帮助有效解决当前政府采购档案管理工作中的问题。

关键词：政府采购；档案管理；存在问题；解决对策；分析研究

政府采购工作是政府能够正常良好运行的一个重要基础，而政府采购档案则是政府采购工作活动过程的书面记录与见证，其不仅能够反映出政府机构进行采购的相关工作过程，也能够真实地记录并反映出在采购过程中的各项具体决策行为。根据政府采购档案文件记载，能够总结政府采购活动中的经验教训，为政府后续采购工作的高效高质开展提供参考。但是当前我国部分政府部门的采购档案管理工作仍然存在一些问题，因此对政府采购档案管理工作中的问题及对策进行分析研究，具有重要的现实价值和意义。

一、政府采购档案管理概述

政府采购也被称为公共采购，是指我国各级政府以及其所属机构为开展日常的政府工作以及政务工作或为民众提供公共服务的需要，在政府财政部门或其他有关部门机构和社会公共监督的条件下，以国家法定的方式、方法和程序，对货物、工程、服务等行为进行采购的过程。政府采购作为一项政府中工作量巨大且复杂的系统工程，必须对其采购过程进行全方面、多层次地真实记录和反映。政府采购档案是政府采购过程中的真实记录与资料，完整、科学的政府采购档案不仅可以确保政府采购工作的顺利进行，而且还可以有效提高政府采购档案管理工作效率。通常情况下，政府采购档案管理工作一般是以文字、图纸、光盘、图表、声像等形式作为载体，且管理工作主要包括：（1）采购项目实施中的文字资料，如采购项目文件材料、评审文件材料、招投标文件材料、合同文件材料等；（2）政府采购档案管理的记录资料，如采购档案查阅与销毁资料、采购档案交接清册资料等；（3）采购管理工作中所涉及的文件资料，如审批资料、政府采购工作相关规定制度、日常统计资料、年度报表资料等。在政府采购过程中，各环节所涉及的档案资料比较多，对其进行良好管理，是尤为必要且重要的。

二、政府采购档案管理作用

摘要：随着我国科学技术不断的发展，人民生活水平的提高，电力企业也取得了很大成就。但是在招标采购档案管理中还存在一定的问题，例如管理规范不健全，审查制度不合格，人员管理存在漏洞等，针对这些问题，如果不进行有效的处理，采购资金会大量流失，企业的经济利益将会得不到保障。下面就进行这方面的分析，希望给有关人士一些借鉴。

关键词：电力企业；招标采购；档案管理

进行电力建设过程中，需要及时的进行项目采购，确保降低建设成本，保障电力项目的建设质量。但是具体采购过程中，如果没有完善的管理措施，不控制不了资金的使用情况，甚至出现挪用公款，中饱私囊的问题，因此必须科学的对招标采购资源进行分配，然后严格监管采购成本，把企业的经济利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招标采购档案管理中所存在的问题分析

1.管理规范中的问题分析

对电力企业的建设项目进行招标和采购，就是要各个供应商在公平竞争的情况下，把电力建设中需要使用的多种物资，利用投标和招标的方式进行购买，其优势就是市场透明公开，电力企业可以获得价格便宜，质量有保证的建设物资，在我国经济不断发展的情况下，招标采购事业也日益繁荣，但是也暴露出了一些问题，例如监管规范存在很多漏洞。采购和招标都是新兴项目，其制度也有待完善，一般都是在不断发展发现中提出问题，然后予以解决，对该制度进一步完善。其是一个长期的过程，不能毕其功于一役。而电力企业进行招标前，一定要先设置严格的规范制度，这样才能很好的对其行为进行约束。由于企业没有系统的招标方式，因此导致采购流程随意，少部分企业有严格的规范，但是在落实不到位，其具体效果也很难体现。很多招标行为都是暗箱操作，导致项目不能正常建设。除此之外，一些招标部门管理职能划分不清，监管工作不到位，再加上监管人员配合不默契，招标期限一拖再拖，因此必须完善招标采购的监督机制。

摘要：随着我国科学技术不断的发展，人民生活水平的提高，电力企业也取得了很大成就。但是在招标采购档案管理中还存在一定的问题，例如管理规范不健全，审查制度不合格，人员管理存在漏洞等，针对这些问题，如果不进行有效的处理，采购资金会大量流失，企业的经济利益将会得不到保障。下面就进行这方面的分析，希望给有关人士一些借鉴。

关键词：电力企业；招标采购；档案管理

进行电力建设过程中，需要及时的进行项目采购，确保降低建设成本，保障电力项目的建设质量。但是具体采购过程中，如果没有完善的管理措施，不控制不了资金的使用情况，甚至出现挪用公款，中饱私囊的问题，因此必须科学的对招标采购资源进行分配，然后严格监管采购成本，把企业的经济利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招标采购档案管理中所存在的问题分析

1.管理规范中的问题分析

对电力企业的建设项目进行招标和采购，就是要各个供应商在公平竞争的情况下，把电力建设中需要使用的多种物资，利用投标和招标的方式进行购买，其优势就是市场透明公开，电力企业可以获得价格便宜，质量有保证的建设物资，在我国经济不断发展的情况下，招标采购事业也日益繁荣，但是也暴露出了一些问题，例如监管规范存在很多漏洞。采购和招标都是新兴项目，其制度也有待完善，一般都是在不断发展发现中提出问题，然后予以解决，对该制度进一步完善。其是一个长期的过程，不能毕其功于一役。而电力企业进行招标前，一定要先设置严格的规范制度，这样才能很好的对其行为进行约束。由于企业没有系统的招标方式，因此导致采购流程随意，少部分企业有严格的规范，但是在落实不到位，其具体效果也很难体现。很多招标行为都是暗箱操作，导致项目不能正常建设。除此之外，一些招标部门管理职能划分不清，监管工作不到位，再加上监管人员配合不默契，招标期限一拖再拖，因此必须完善招标采购的监督机制。

摘要:医疗设备档案在医院管理中发挥着重要作用，而医疗设备采购合同档案又是医疗设备档案的重要组成部分,提升其规范化管理显得必要且重要。文章通过分析医疗设备采购合同档案的现状，从主观和客观探析现状问题的原因，最后通过加强意识观念、明确档案范围、完善归档与存档形式的思路探寻规范化管理之道，旨在促进医疗设备采购合同档案的规范化管理。

关键词:医疗设备;合同档案;管理

近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。

一、医疗设备采购合同档案管理现状

由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。

（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性

〔摘要〕本研究结合医院实际情况，论证了建立医疗设备档案的必要性，阐明了建立医疗设备档案的过程，探讨了医疗设备档案管理工作目前存在的难点，并针对问题提出了建议。

〔关键词〕医疗设备；档案管理；建议

医疗设备档案是指在医院购置维护医疗设备过程中，整理形成的包括申请、论证、采购、验收、付款、维护、转科和报废等资料[1]，而医疗设备档案管理则是对医疗设备档案资料的搜集、分类、统计分析、归档以及利用的工作[2]。医疗设备数量繁多，种类多样，使得医疗设备档案管理工作复杂烦琐，这其中还涉及了许多理论和方法，使用不同的方法进行管理，得出的成效是不一样的。哪种方法更科学，哪种方法更适合自己医院，是医疗设备档案管理员每天都要思考的问题。只有找对了方法，才能将医疗设备档案管好用好，最大限度发挥档案的作用，提高医疗设备的使用率和经济效益[3]。

1建立医疗设备档案的必要性

随着医院现代化的发展，医疗设备日益增多，现代化医疗仪器设备成为医院重要的组成部分，是高、精、新技术应用于医学教学、临床诊断和治疗的成果[4]。医疗设备不仅品种繁多，而且寿命长短不一，如何才能把医疗设备管好用好，必不可少的需要建立医疗设备档案，档案内放入所有与本设备有关的文档资料，力求让设备从立项到报废的每一个过程都一个详尽的记录，并且整理归案，一机一档。这样不管医院的设备有多少台，类型有多少种，我们都可以通过设备档案知道每台设备目前的情况，做到多而不乱，繁而不琐。

2医疗设备档案的建立

摘要：医院医疗设备质控工作是维持医疗设备质量稳定，提高医院医疗质量的重要方面，医疗设备档案完整，可以为设备质控提供基础依据，降低损坏率，确保使用质量。本文从建立设备档案的意义入手，根据当前医疗设备档案的现状，探讨如何加强设备档案管理工作，从而提高设备质控管理水平，最终提升医院医疗质量。

关键词：档案管理；设备控制；医疗质量

医疗设备质量的稳定性，影响着医院医疗质量，近年随着医疗设备技术发展，设备的稳定性不断加强，故障率降低。同时，另一个影响因素，就是等级医院的评审工作，推进各基层医院精细化管理，设备质控工作得到不断加强。我院近三年统计数据显示，通过医疗设备的质量管理控制，因设备引发的不良事件逐年递减，设备维修率不断下降，三年累计为医院节约资金70余万元，因此医疗设备质控成为医院质量管理的重要组成部分。医疗设备质量控制涵盖采购前论证、采购、安装、使用、日常维护、维修到综合评定、报废每个环节，涉及安全、质量、成本和效益四方面管理，因此详实、完整、全面的设备档案在医疗设备质量控制管理中有着重要的意义，建议二级以上医院设备科建立专门的设备档案室，专人专管，确保设备质控体系各项任务的落实。

一、完善医疗设备档案的意义

医疗设备质量控制能否在医院顺利实施，能否促进其本身的发展壮大和提高，需要各方面的支持，而其中的基础数据离不开医疗设备档案。我们可以从实现质控的一种重要管理方法，即PDCA循环管理法中看出设备档案的作用贯穿始终。在此方法中要达到既定目标首先要计划（PLAN），而计划的首要就是收集相关资料，同时在同一环节的最后一项处理（ACTION）中，只有总结经验即做出相关档案资料才可能实现质控的持续改进。因此，完善的设备档案可以为医疗设备质量控制提供管理、督查、改进依据，并促进质控质量不断提高。一套完整的医疗设备档案必须抓好医疗设备论证采购、临床使用和设备工程维护保障三关的基础资料收集，确保资料的完整性、连续性、专业性，并独立成卷，方便查找使用，避免出现“死”档案。同时，要强化设备使用和维护管理人员的安全管理意识，引导工作人员以专业数据为工作依据，变被动为主动，变维修为预防维护，将“事后”处理改为“事前”干预，不断提升医院医疗设备质量管理内涵，积累医院安全文化。1.设备前期论证方面的完整档案能为医院决策提供正确的依据。医院采购设备前期论证材料包括设备准入标准、可行性分析报告、安装场地条件、财务预算及收费标准等综合评价资料。如果医院的设备准入标准中的市场调研、论证的可行性材料不全面，就可能带来决策上的失误。比如，对医疗技术发展动态信息缺少灵敏性，可能花大力气购来的新设备，在其他医院已经是普通产品；安装场地条件没有充分的论证，有可能设备到了，无法安装使用，影响医院长远规划。前期完备的论证材料可以帮助医学工程部门制定设备购进、安装方案，也为设备使用阶段质控提供基础数据。2.设备采购验收完整档案是医院开展高质量设备质控的保障。根据以往所购设备的档案记录，建立优秀的供方名录和供应信息链，可以为下一步查看相似功能的设备档案，拟定采购设备技术指标、采购各环节的依据、流程方面资料提供依据；接受公开监督和审计的资料，对新引进的医疗设备完成场地工程规划是确保设备进院后顺利安装的保证；一套完整的设备验收档案可以反映设备厂家、物流、设备性能、技术参数符合国家、医院、临床需求，以技术指标为基础的质量检测资料和临床功能验证等资料是一台完好设备开展高质量质控管理的基础依据。3.设备使用期间产生的完整档案材料是开展设备质量控制的基础，也是医院制定工作制度和操作规范的依据。医疗设备使用的质量控制是设备质量控制的重中之重，涉及人员、制度和规范、标准等内容。完整的人员培训资料、设备日常维护保养记录单、故障维修记录单等档案基础材料为日常设备质量控制提供督导依据。通过基础资料可以看出工作任务是否完成，是否按标准进行，如果达到既定目标，如设备故障率降低，完好率提升，说明质量控制有效，质控人员可以将该措施标准化，方便以后执行和推广。例如，医院根据实际情况，制定的设备操作流程，既要符合厂方对操作要求，又要符合医院质控管理要求，通过分析不断改进操作规程，直到符合医院高质量控制标准，该项目就可以作为一项规范确定下来，因此设备使用期间的档案数据，是医院制定制度和规范的依据。也是实施质量控制工作之根基。4.完整的设备档案为设备报废提供依据。完善的设备档案将提供设备使用年限、使用率、完好率、经济效益分析，确定设备是否达到报废标准，同时也是财政部门对国有资产进行核减的依据。以上数据的开发利用，可以避免设备的过度使用，减少医疗隐患，避免医疗纠纷，提高医疗服务质量。

二、医疗设备档案现状

[摘要]现阶段，随着医院就医患者人数的不断增多，医院经营规模逐步扩大，招投标项目也随之增多，使得招投标档案管理在医院院务公开、基建项目管理以及内部管理中的作用日益凸显。该文从分析医院招投标档案的特点入手，对医院招投标档案管理存在的问题进行分析，并提出规范化管理的策略，期望对提高医院招投标档案管理水平有所帮助。

[关键词]医院；招投标；档案管理；规范化

医院招投标工作是医院满足医疗服务所需的一项重要工作。大部分医院设置了招投标办公室，专门负责招投标工作，严格执行招投标规范程序。但是，医院却未对招投标档案管理引起足够的重视，在档案管理中普遍存在着管理制度缺失、档案资料收集不完善、档案信息化建设滞后、档案人员素质不高等问题，严重影响着招投标档案管理水平的提升。加之，医院招投标档案具有系统性、多样性和分散性的特点，与一般档案相比其管理的复杂程度更高，进一步增加了档案管理工作的难度。为此，医院必须转变传统观念，明确招投标档案管理在医院内部管理中的重要性，将招投标档案管理贯穿于招投标项目实施的全过程中，对招投标档案实施规范化、标准化、信息化管理，进一步提升招投标档案的管理效率和水平。

1医院招投标档案的特点

医院招投标档案是指在招投标过程中形成的各类资料，与其他类型的档案资料相比，招投标档案具有特殊性，具体体现在以下3个方面。1.1系统性。医院的招投标与建设工程的招投标存在较大的差异，这是因为医院在开展招投标工作时，是以单个的项目、具体的医疗设备作为一个独立的单元展开的，与项目有关的资料具有较强的系统性。医院进行招投标的过程中，任何的程序均会形成内容各不相同的材料，每一份材料都有自身的价值和作用，缺一不可。现阶段，国内医院的招投标档案主要包括以下内容：招标申请、院领导意见、具体的工作方案、招标邀请书、技术要求及参数、各类表格（评分表、汇总表、价格分析表等）、招标公示及中标通知，与医院招投标工作有关的案卷具有较为完整的系统性。1.2多样性。与建设工程项目相比，医院的招投标项目更多、种类更加繁杂，归属于设备采购的有核磁共振成像设备、彩超类设备、透析设备、X光机、动态心电图设备等等；归属于物资管理部门的有各类办公用具、卫生耗材、医疗科室耗材等，其中涵盖数百个种类；归属于后勤管理部门的有锅炉设备更新、燃煤采购、车辆维修和专业养护、病患服装及被褥洗涤、装修改造、食堂承包等等；归属于药事委员会的有药品、药剂的招投标等。医院的招投标囊括了从基建到物资等所有内容，每一项招投标都会产生相应的资料，由此使得医院招投标档案工作呈现出多样性的特点，对档案管理工作提出了更高的要求。1.3分散性。在医院的各个职能部门中，招投标委员会并非常设机构，大部分招投标工作都是由招标办公室全权负责。而具体的项目采购则是由相关的职能部门负责管理，如大型医疗设备采购由设备管理部门负责。在这一前提下，医院招投标项目所产生的档案材料，全都分散在各个职能部门当中，由此使得档案具有了分散性的特点，这样一来，给招投标档案的集中管理带来诸多不变，从而影响了档案管理效率和水平的进一步提升。

2医院招投标档案管理存在的问题

采供血机构是不以盈利为目的，采集、提供临床用血的公益性机构，是公共卫生应急保障体系的重要组成部分。在其采供血活动过程中，关键设备，如全自动酶免处理系统、全自动核酸检测系统、大容量低温离心机、全自动血液单采机等，是保障临床用血安全、及时、有效以及履行血液应急保障职责的基础资源。近年来，随着采供血机构质量体系运行的逐步完善，对关键设备的规范化管理显得尤为重要。

1确定关键设备建档范围

随着科学技术的进步，采供血机构的仪器设备也越来越精细，规模越来越大，对操作人员要求越来越高。关键设备是指在采供血过程中可能影响到血液质量的设备设施，贯穿血液采集、分离、检测、运输的全过程，对其进行规范化管理尤为重要。确定了关键设备范围，应从设备采购、专项培训、技术验收、日常维护等环节进行监督管理，规范建档流程。建档资料包括设备采购计划、设备说明书和光盘、购入后的安装调试与专项培训、使用前确认和验收。确认可以正常使用后，需要接收单位粘贴合格标签方可常规使用。档案资料必须完整、有序且保存完好，这样有助于设备的使用、维护与故障报修等。

2制定关键设备档案管理制度

设备档案管理是管好设备的基本条件和依据，是保障其正常运转、延长使用年限的有力措施，也是设备故障报修的必备材料。所以，建立关键设备的档案，进行规范化管理，对提高设备使用率、充分发挥效能起着至关重要的作用。由于关键设备档案管理的特殊性，应设有专岗/专人负责，以保障档案的完整、准确、系统和安全［1］。管理制度实行统一领导、分级负责、归口管理、责任到人。关键设备资料载体多样，包括纸张、照片、光盘等，其日常操作由实际使用科室完成，招标采购大多由设备科与实际使用科室共同完成。资料收集可以按照招标采购、安装调试、日常使用三个阶段，遵照质量管理体系文件要求，分类存放，交由档案室管理。使用频率高的文件可以复印后存放于使用科室日常查看。规范化管理有助于发挥关键设备的最大效能，为临床提供安全、有效的血液制剂。

3建立关键设备档案管理网络

改革开放以来，我国的无偿献血事业得到了空前的发展，血站的档案管理工作受到了社会各界的高度重视，与此同时，血站档案管理中存在的问题也逐渐暴露，直接影响着无偿献血事业的可持续发展，甚至制约了输血各方合法权益的实现[1]。当前我国血站档案种类多、数量大，管理分散，因此，必须加强血站档案管理的规范化建设，对于无偿献血事业发展及血站档案科学管理有着重要的实践意义与应用价值。

1血站档案规范化管理的必要性

首先血站档案管理是无偿献血事业发展的必要保障。近年来，血液的临床使用量持续增加，与此同时血液采集及供给过程中涉及到的原始数据需求也日益强烈，若归档不及时、资料缺失严重，那么将直接影响到临床应用效果，而血站档案的规范化管理能够对献血者的基本资料、献血时间、献血量等进行详细的统计，为临床用血提供参考，同时助推无偿献血事业的可持续发展。其次，血站档案规范化管理能够确保输血纠纷各方合法权益的实现。近年来，由献血、输血引起的医疗纠纷逐年增多，部分患者输血中会出现不良反应或感染某种血液传播疾病等，一旦发生医疗纠纷，血站档案记录将能够作为原始档案对各方责任进行判断。另外，血站档案管理能够为临床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。当出现稀有血型患者输血时，可以从血站档案中查询相关血型记录，迅速确定合格的献血者，为患者的治疗争取时间。除此之外，我国《献血法》明确规定无偿献血者及其直系亲属能够享受双倍免费用血[2]，凭献血证便能够享受用血报销，一旦献血证丢失，将无法补办。而通过血站档案查阅则能够查询到献血者的相关信息，为献血者提供便捷的服务。

2血站档案管理中存在的问题

2.1档案管理意识薄弱

大部分血站档案管理部门在档案收集管理过程中，对档案工作缺乏正确的认识，在档案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在着较大的问题，对档案管理工作缺乏足够的重视，这直接造成了档案信息资源开发效率低、利用率低等现象。