办公档案管理范文10篇

【摘要】企业内部的岗位分工越来越精细化，企业档案管理工作凸显出其重要性，提升办公室档案管理工作对各个岗位工作效率的提升都具有重要价值。本文对办公室档案管理工作中存在的缺陷进行简要分析，针对具体缺陷提出完善对策，望能对办公室的档案管理工作起到积极参考意义。

【关键词】办公室；档案管理；不足；完善策略在

经年累月的管理工作中，各个岗位开展的工作都与办公室档案有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在着诸多管理方面的不足，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化发展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极发展。

一、办公室档案管理基本概念

所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。

二、办公室档案管理中存在的缺陷

摘要:伴随着网络信息科学技术的不断进步,文书档案的管理工作正面临着全方位的变革,不管是从管理的理念、管理的方式、还是管理的手段,都面临着革新和挑战.在文书档案的管理工作中,运用办公自动化的管理方式和手段,可以进一步的提高文书档案管理的运行效率和使用效率,并且还可以提高工作人员的办公效率,促使档案资源可以在一定程度和空间内得到共享.就对办公自动化下的文书档案管理工作展开研究.

关键词:办公自动化;文书档案;管理

1办公自动化的概述

所谓的办公自动化技术就是在应用电子计算机的基础上,将现代的办公技术、设备与之相结合所形成的,在文书档案管理的工作中,引用现代的办公自动化技术,可以有效的提高办公工作的效率,并且还可以为它的发展带来很大的变化.例如,办公自动化的应用可以为文书档案的储存模式、管理方式以及工作人员对其的管理工作等方面提供丰富的实践经验,从而为后期能够顺利的运用这项技术奠定基础.但是,电子文件档案的运用过程中需要结合很多的技术参数,才能保障其有效的功能,因此它在使用时也极具复杂.所以说,办公自动化在文书档案管理工作中的实际应用还是一把双刃剑,需熟练掌握.

2自动化环境下文书档案管理的优点

2．1提高工作效率

科技飞速发展为各行、各业创造出更高效的管理条件，医院档案管理是医院管理工作重要组成部分，是医院的历史文化记载和传承，在医院的档案中有非常重要的工作文件、图表、录音、录像等的资料，这些资料对我国公共卫生事业发展提供有效的材料依据。医院在不断完善各方面管理、提升医院的综合管理能力，科学利用办公自动化技术应用到医院的档案管理工作中，减低不必要的档案管理消耗问题，从而提高医院档案管理效率；同时也是顺应时代创新改革医院档案管理思路，为医院科学管理奠定良好基础。医院档案管理应充分结合办公自动化技术特点，不断完善医院管理现状，提高医院档案管理的质量和效率，为我国医疗卫生的医疗水平、教学、科研提供依据和服务。

1办公自动化环境下医院档案管理的优点

1.1提高医院办公效率

办公自动化是利用互联网的全新办公模式，将计算机技术应用到现代化办公中，能及时解决人为存储时效方面的问题，快速将医院中的科研报告、资源管理、信息管理、病历档案等进行相应的协调、调取和运用。通过快速的存储、接收、发送、传输、共享方式，能更好分配工作，从而体现出档案的作用和使命价值，也提高医院各个部门及员工的办公效率。将档案管理得更加科学、快捷和安全，为医院的后期保障工作提供准确数据和可靠工作理论依据。

1.2提升档案管理方式

互联网迅速发展使医院的档案管理方式得到很多的应用，有利于负责档案管理的工作人员能快速将档案进行分类、保存和管理。互联网的发展使档案形式变得多样化，所属的档案将会有文件、图片、录音、录像等多种形式，而这些新形式的档案都需进行科学的保存。办公自动化的办公模式能快速将档案进行多样化备份和存档，提高档案保管方式和技术手段，实现多样化的档案管理方式。

摘要：所谓办公自动化就是指将计算机网络技术、通讯技术系统科学及行为科学应用于一些数据庞大、结构复杂的办公事务处理的一项综合技术。办公自动化能使人的各种办公活动物化于各种设备之外，而又使人与这些设备共同服务于某种目标，以此来达到进一步提高工作效率和工作质量的目的。基于此，笔者将以办公自动化下的档案管理为切入点，通过简要分析应用办公自动化技术进行档案管理的优势，以及当前办公自动化环境下档案管理出现的一些问题，以期能为如何更好的运用办公自动化系统进行档案管理提出几点具有建设性的建议。

关键词：办公自动化；档案管理；信息化

一、应用办公自动化系统进行档案管理的优势

1.有效提升档案管理工作的效率。以档案查阅为例，按照传统的档案管理模式，当档案管理者根据查阅者需求提供档案时，必须要求查找者为其提供具体检索信息，然后通过书本检索的方式对案卷编号进行逐个查找，最后再到库房调阅案卷，这种档案管理方式不仅程序复杂、耗时耗力而且很难保证其正确性。而运用办公自动化系统进行档案管理，能使系统在运行过程中发挥其查找功能，通过人对设备的操作控制实现人与设备的一体化操作，不仅程序简便、操作快捷，而且极大的提升了档案管理的效率。2.实现文档、文字等信息的共享。在传统的档案管理方式中，档案信息的共享全部依靠手工操作来实现，这就导致档案内容难以被充分利用。长此以往，档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，不仅会造成资源浪费，而且也难以发挥档案应有的服务功能。而应用办公自动化系统进行档案管理，能使文档通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能不受时间空间的限制而自由的进行文档查阅，从而实现文档、文字等信息的最大化共享。3.实现最大限度的保护档案。由于档案使用频繁，而纸质的案卷经常翻阅会不可避免的带来物理磨损，特别是一些年久的纸质档案，其纸张经老化、脆变，已无法反复的翻阅。利用信息技术将相关档案数字化后，就可以直接通过计算机终端进行相关的查找浏览操作，使纸质档案的翻阅和复印次数大大降低。除此之外，在数字化过程中还可以对档案进行字迹颜色加深处理，最大限度的使其恢复原有的样貌，达到保护档案实体的目的。4.提高文件传递的速度和安全性。按照传统的档案管理方式，都是由档案管理人员对档案进行人工的收集、整理、运输等，这样一来档案信息的丢失在所难免。特别是在档案资料的运输过程中，很多突发因素很容易就会造成档案的丢失，从而影响档案资料的正常使用。而随着计算机网络技术的进一步发展，档案资料不必再通过人工运输的方式进行传递，而是通过网络共享就能快速实现两地之间的档案传递，即便是在共享过程中档案意外丢失，原计算机内通过档案备份也能轻松解决这一问题。

二、当前办公自动化环境中出现的问题

1.电子文件安全性得不到保证。由于计算机网络在运行过程中存在着一定的开放性和共享性，因此档案文件在进行传递时，其安全性就很难得到保证。特别是一些网络黑客运用计算机技术根据自身需要对文件进行内容的重新编排或排版后，资料就无法保持其原始性。加之目前网络窃密技术的进一步发展，更是对文档的安全性构成了威胁。2.档案管理人员专业素质不足。伴随着计算机技术的进一步发展，办公自动化技术对档案管理人员提出了更高的要求。但是目前很多的档案管理人员所从事的工作与其专业并不对口，加之部分工作人员对信息技术及与档案管理相关的软件应用并不熟练，这样就很容易使档案管理工作出现安全隐患，从而降低档案管理工作的效率。

摘要:目前，档案在各企事业单位管理工作中扮演着重要的角色，是一种记录着重要信息的资源，记录包括文字、图像、声音等信息。随着信息时代的不断发展，档案管理工作也暴露了一些漏洞，在这个日益更新的时代里，档案管理工作应及时把握住机遇，将其与自动化、网络化紧密联系起来，最大生产力并且做到为更多的人提供丰富有用的信息资源。

关键词:信息时代;档案管理;信息资源

信息时代升级于档案管理而言有利有弊。首先，信息化为档案管理提供了许多便利。此外，它还加大对档案管理的要求程度，充分激发了人们在档案管理工作中的热情度。所以应该在日常档案管理中充分利用信息技术和自动化平台，改进工作流程，更好地适应信息时代的趋势。创新档案管理不仅可以显著提高工作效率，还可以优化资源配置，节省人力、物力和财力等。

1信息时代的档案管理概况

1．1档案管理信息化的简介。档案管理信息化是指接收、收集和存储信息技术应用文件以提供存档信息资源供使用服务的过程。简而言之，它是从传统的物质记录存档到现代化和数字化管理。因此，如果没有统一的组织和规划档案的组织机构，则无法执行档案管理。1．2档案管理信息化的特点。档案管理信息化的特点包括:第一，在档案管理过程中，必须遵循档案管理部门制定的法律法规和相关政策文件。第二，档案管理信息化的表现已经从传统的纸质档案演变为电子档案，这就是档案载体从实物向电子转变的具体象征。第三，档案信息管理不同于传统方式，其具有独一无二的优势。能够在档案信息管理的过程中，实现其系统化、数字化和网络化，大大提高了档案管理的工作效率。1．3档案信息化管理建设的任务。要做好档案管理信息化建设工作，我们必须合理地利用现代信息技术，提高档案管理办公工作水平，丰富档案管理信息资源。在档案管理机构的统一组织规划的基础上，结合现代信息技术，最终达到提高员工信息管理水平，合理管理档案，存储档案，进而提高档案管理效率等等。1．4档案信息化管理建设的内容。(1)基础设施建设。要完成档案管理信息化建设的这个目标，完整的硬件设施是不可或缺的。硬件设施作为开展档案管理的基本保障，如果存在缺乏硬件基础设施，那么将严重影响到档案管理的质量。因此，在档案管理信息化的构建中，必须快速，及时地配备好软件，计算机和局域网等硬件设施，以加速档案信息的数字处理环节。(2)标准规范建设。建立出一套标准规范文件是档案管理工作顺利开展的前提，档案管理规范是否标准化，是衡量工作效率的标准。建立规范化的档案管理标准文件，要求各单位的档案管理部门要立足岗位，制定出适合本部门的标准，实现档案信息网络资源共享。(3)档案管理意识建设。档案管理工作充分发挥出其有效性，与档案管理意识的构建是密不可分的。如果单位的员工缺乏档案管理意识，它将改变档案管理工作的进度，耽误时间。因此，在实现档案管理工作的过程中，应不断丰富员工的档案管理意识建设，使档案工作更能满足于经济社会发展的需要。(4)应用系统建设。只有在相应技术的支持下，才能确保顺利、持续地进行档案信息化。该技术对应于应用系统，它应与功能设计和标准兼容。应用系统中使用的软件应尽可能保证高效和通用，以实现更好的一致性。(5)人才队伍建设。人才队伍建设是档案管理工作成功之基本要素，其工作的开展过程离不开人员参与。人才队伍建设支配着档案信息前进的快慢和质量，对档案信息的管理工作具有重要意义。档案管理所需的专业知识领域与各行业相关，必须组织针对相关行业的业务培训学习活动。此外，档案管理员工还应主动参加自己的工作，积极参加信息化学习活动中，不断增强人才队伍的信息化水平。

2信息时代档案管理创新的对策

摘要:大数据时代来临，大数据思维逐渐渗透到国民经济的各行各业，同时也给企业办公室档案管理带来新的机遇和挑战。本文首先介绍大数据思维应对办公档案管理的概念和架构，接着阐述大数据技术给办公室档案日常管理带来的机遇和挑战，最后给出了如何利用大数据技术更好地提升档案管理信息化水平的思考。

关键词:大数据技术;企业办公;管理模式;档案管理

随着信息化技术的发展，尤其是大数据技术的涌现，企业办公室档案管理面临新的机遇。相比企业档案管理的传统工作方法存在效率低下，难以实现快速查询和辅助决策的问题，大数据技术为办公室档案管理模式优化提供了先进的条件和手段。如何利用好大数据技术的优势，积极创新公室档案管理的思路和和工作手段，从而提升办公室档案管理的工作效率和服务能力，值得每一位档案管理工作人员深入思考。

一、大数据思维应对异构型档案的集中统一管理

(一)数据思维与办公室档案管理特点。大数据技术的核心概念是数据思维，即数据就是企业的最重要资源。一般而言，企业办公档案材料包括人事、行政、财务、党建、技术和销售、安全保密等数据信息。其中，人事档案包括企业职员的个人信息、入职离职、资格证书与培训管理、工作异动、薪酬调级、劳动合同等。行政档案包括企业内部管理制度、上机发文、日常内部公文、外部发文公告等。财务档案包括企业财务报表、会计凭证、会计账薄、各类票据等。党建档案包括主题党日的会议记录，对外宣传报道等。技术销售档案包括研发文档、工程报告、采购合同、销售合同等。安全保密档案包括保密标准、保密制度、保密会议记录等。不难发现，企业办公室档案格式呈现种类繁多，格式多样，分散存储等特点。(二)办公室档案管理的大数据架构。传统的管理技术，难以高效处理办公室档案数据和内容，也无法满足实时、开放、分级查询服务的用户需求。面对日益增长而且种类多样的办公室档案数据，大数据技术提供了统一的数据标准，为办公档案的数字化处理提供了有力的技术支撑。通常，大数据技术架构一般分为三层。首先是底层的基础设施层，包括数据存储服务器、网络服务器，防火墙和网关设备，主要提供基础的数据存储和硬件管理。中间层是核心服务层，包括安全管理，查询服务，数据格式转换与识别服务，数据标准服务。上层是应用接口层，作为网络门户为用户提供注册，数据增删查改等综合服务，分级查询等功能。办公室档案管理人员首先可以利用大数据基础设施，将档案信息进行集中式管理;其次，针对异构的档案数据(例如:Word文档、Pdf文档、Excel表格、图像等)，可以利用大数据核心服务组件实现标准化、网络化、实时、统一的管理功能;最后，可以利用大数据应用服务接口，实现对个人档案的简单信息检索、复杂条件查询，并提供分级管理试图、可视化统计等功能。

二、大数据视角下企业办公室档案管理模式的机遇与挑战

［摘要］信息技术的快速发展给人事档案管理带来了新的挑战，无纸化办公已经成为趋势。通过分析人事档案无纸化办公的现状和存在的问题，从安全性管理、法规制度、运行机制、从业人员素质等方面提出了针对性的对策措施。

［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化

信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。

1人事档案管理无纸化办公现状分析

目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。

2人事档案无纸化办公存在的问题分析

一、基于办公自动化环境下的医院档案管理要点

（一）规范化、标准化的档案归档

档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（二）医院部门之间的共同协作

在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

摘要：随着我国信息化技术的飞速进步，档案管理工作已经改变了传统的管理方式，开始采用档案与文件分开管理的方式，实现了档案管理整体绩效的提升。办公自动化系统的应用使档案管理工作变得更加简单、便捷，帮助学校档案管理工作人员实现电子文件管理的新时代办公自动化全过程应用。本文针对办公自动化系统与档案管理系统对接的重要性、现状、办公自动化系统与档案管理系统的对接策略以及具体的应用进行的探讨，希望能够帮助学校更加高效地完成档案管理工作。

关键词：办公自动化；档案管理；系统对接

现如今社会的主要发展趋势就是数字化建设，同时在各行各业也都开始进行数字化建设，就连各院校也不例外。目前已有诸多院校实现了数字化平台的基础建设，能完成档案信息数据的共享。通过自身权限对办公自动化系统与档案管理系统进行直接访问。但诸多院校实现的办公自动化系统与档案管理系统的对接只是表面上的，系统之间的融合并不完善，为了加强院校的档案信息化管理建设，必须要积极进行办公自动化系统与档案管理系统的对接研究。

1办公自动化系统与档案管理系统对接的重要性

学校电子文件主要来源于办公自动化系统，但是电子文件所具有的特点导致档案属性并不规范，电子文件的的多样性、系统依赖性与易更改性都导致电子档案的管理难上加难。因此，大多数院校的档案管理系统与院校办公自动化系统的管理归属于两个部门。档案管理要求中规定，档案的管理必须要具有完整性、真实性与原始性，但电子文件的管理并没有满足上述基础要求，无法实现院校档案数据的全面融合。档案管理系统的基础就是信息的网络化应用，对各种信息数据进行网络化的集中管理，使整个电子文件的产生过程得以科学且规范的保存，进而实现电子文件档案的实时归档与线上查阅。电子文件到电子档案是一个连续统一与衔接的过程，如何将两个相互独立的系统在工作程序与架构上进行高效的对接有重要的研究意义。

2办公自动化系统与档案管理系统的对接策略

摘要：通常对于广大基层医院来说，需要尤其注重加强档案管理方面工作。然而就目前实际情况来看，在档案管理方面始终存在诸多实际问题，因此，非常不利于医院对档案信息良好的管理。基于此，该文通过分析基层医院实际问题，针对如何充分落实档案管理阐述一下意见。

关键词：基层医院;办公室;档案管理

对于广大基层医院来说，实施预防保健、培训、科研、治疗过程中，普遍需要用到医院档案，医院在其有效引导之下，也才能利于各方面工作顺利实施。加强医院档案管理比较重要，能够利于医院顺利发展，在医疗技术水平方面，也能够实现较为明显的提升。然而在具体开展的各项管理中，现如今普遍面临一系列问题。

1医院档案的定义以及分类情况

目前情况下，不少基层医院的档案管理工作存在着混乱的情况，造成这种局面的一个极为重要的因素便是医院档案的定义含糊不清，分类界定不明。所以，要改变当前我国医院档案管理中存在的一些问题就必须从定义入手，对医院的档案进行严格的划分以及界定，从而提升医院档案的管理水平以及能力。医院的档案主要是在医疗、科研、教学、保健、医药管理、行政管理等过程中形成的具备保存价值的以文字、图像、声象等作为载体的记录。根据相应的要求，医院的档案具体的划分标准各不相同，一般可以分成病历档案、人事档案、设备档案、财务档案、实物档案等，在所有的这些中，病历档案是非常重要的档案，其不仅仅是医院医疗水平以及管理水平的具体体现，而且也是医院避免医疗纠纷的重要凭证。人事档案是医院选拨以及任用人才的记录，是医院考核、培养、职务晋级的重要保证。科技档案则是医院的医疗成果鉴定以及推广实施的重要的有效保障。基建档案主要是指医院在建设、管理、维修、扩建等方面的真实的记录形式，它不仅仅服务于医院的经济建设，而且有助于医院的医疗水平以及医疗事业的发展。所以，做好医院的档案管理工作对于医院的发展等尤为重要。医院的财务档案包括一些具体的会计凭证、会计账簿、个人保险的资料、奖金、津贴等，主要是以书面的形式来进行核算的资料，以及上级部门所发出的文件、法规制度的操作流程。其不仅仅反映了会计工作的有效控制，而且也为医院建立完备有效地档案管理提供了原始的、真实的数据。除了书面的表现形式，声像资料也是医院档案非常重要的部分，其主要是指医院在医疗活动、社会活动中依靠电子设备摄录的形式来完成的具有重要价值的照片、磁盘、录音带、录像带等，其是医院医疗活动、科研活动、教学活动的真实反映，是医院众多档案的重要组成部分。

2目前基层医院档案管理存在的问题