会场服务工作技巧

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会场服务工作是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，工作内容很多，一般包括以下几个方面。

一、组织代表签到

与会者或会议代表在进入会场时，一般要签到。会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会务工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。

（一）簿式签到。与会者在会务工作人员预先备好的签到簿上，按要求签置自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会者必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议参加的人数很多，采用簿式签到就不太方便。

（二）证卡签到。会务工作人员将印好的签到证事先发给每位与会者，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会者在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会务工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。

（三）会务人员代为签到。会务工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会务工作人员必须认识绝大部分与会者，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会者很多，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。

（四）座次表签到法。会务工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会者姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会者座次安排要求有一定规律，如从×号到×号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时，就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。

（五）电脑签到。电脑签到快速、准确、简便，与会人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机将与会者的姓名、号码传到计算机中心，与会者的签到手续就在几秒钟内办完，与会人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都采用电脑签到。

二、引导代表入座

参加会议的人员事先可能不熟悉会场，因此，会务工作人员要把与会者引导到相应的座位上去。这样，既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参加会议的人数也很多，更需要引导座位。为减轻会务工作人员的负担，可以采用印刷座次表，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利地找到自己的座次。

三、发放会议文件

会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式。会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者；也可以在开会之前，按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角，写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。

对于某些保密程度较高的会议文件，要按照编号分发。会务人员分发这种保密文件时，要注意准确性、保密性以及登记手续的完整无误。如果一次会议要发几个保密文件，每个人拿到的会议文件上的编号应一致。这利于会议文件的管理与回收。可以在会议文件上加盖与会者姓名章或在会议文件上写上与会者姓名，按人装封分发。封上应加盖密封章和限时章，同时要完善签收手续。特别重要的会议文件分发，还要采用回执的办法，与会者收到会议文件后，在回执上签字，将回执退回发文机关。

四、安排会议发言

有的会议在分组讨论的基础上，还要组织大会发言。虽然安排大会发言的决定权属于大会的有关领导同志，但是，会务工作人员可能被委托，先提出安排意见，供领导人审定。安排大会发言，要考虑如下几个方面的问题：

1．注意地区的平衡。做到在一天的会议中，可以听到不同地区的与会人员的发言，使与会者能更快地了解到全面的情况。

2．注意高层领导与基层领导的平衡。高层领导的发言，可能内容全面，政治性、理论性较强；而基层领导或做具体工作的与会者的发言，可能内容具体，材料生动丰富。把这两种与会者的发言适当地穿插安排，可使会议发言生动活泼，效果会更好。

3．注意主题平衡。每个与会者的发言都有主题思想。要安排符合会议总体精神的主题，但注意不要过分重复主题。相同内容的会议发言，不要紧连在一起，最好也不要放在同一天，以免影响与会者的情绪，削弱会议效果。总之，要把相同内容的会议发言适当分开，使会议不致让人感到单调、乏味。当然，如果有实际需要，例如为了加强某种声势，反映某种呼声，还是可以把同一个方面的会议发言作集中安排的。)会务工作人员安排会议发言都必须服从于大会的总体目的。此外，会务工作人员还应当做一定的促进工作。如透露领导的意图，了解会议发言人的准备情况，安排好发言的顺序和发言时间等。

五、组织分组讨论

在大中型会议中，许多问题往往需要在小组中进行讨论，小组会常常穿插在大会之间进行。有许多议题，一般是先把议题放到小组中充分酝酿和讨论，形成初步意见，然后再在大会上通过。

概括地说，把与会人员进行编组的基本方法有两种：一是按地区进行编组；二是按专业进行编组。各组应事先指定召集人和记录员。

为了及时地了解小组会中的讨论情况，可派会务工作人员分别下到各小组中去，随时了解会议分组讨论的动态，掌握会议的进展情况，发现好的方法和建议，及时反映上来，用会议简报、快报的形式进行交流，因势利导，以便把会议开得更好；如发现问题，也能及时纠正。

六、做好会议记录

会议记录，是开会当场把会议的情况如发言人姓名、会上的报告内容、讨论的问题、与会者的发言、通过的决议等如实地记录下来的书面材料。

（一）会议记录的要求。会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。

（二）会议记录的内容

会议记录一般分两个部分：第一部分，是记录会议的基本情况。主要有会议的名称、开会的时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人。这些内容要在宣布开会前写好。至于出席人的姓名，会议人数不多，可一一写上。会议人数多，可以只写他们的职务，如政府职能部门会议上的局长、副局长，学校会议上的各校正副校长、教导主任等；也可只写总人数。如是工作例会，可只写缺席人的名字和缺席原因。

第二部分，是记录会议的内容。主要有主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录，有摘要和详细两种。

（1）摘要记录。一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言，以及决议，不必“有闻必录”。对一般性的例行会议，只要概括地记录讨论内容和决议的要点，不必记录详细过程。

（2）详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言，要做详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话，不管重要与否，最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的，可以把稿子收做附件，并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。需要详细记录的发言，可采取速记的方法。还可以先录音，会后再整理。

（三）会议记录使用的工具。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔。这种圆珠笔芯上标有“DA”（“DA”为档案的拼音字头）标记。

（四）会议记录的技巧

一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。

一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。

二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等做记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可信性，一篇好的记录应当独立成篇。

三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如“但是”只记“但”，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。

四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名；二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇；等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。

七、处理临时事项

会议进行过程中，有些临时任务、应急措施需要会务工作人员协助完成。比如，调整会议议题、临时增加与会人员、有关领导同志有紧急文件需要转送有关部门、会外有紧急文件要呈送领导人批阅等等。会务工作人员应当根据有关领导的指示和实际情况，采取相应措施，及时地妥善地给予解决。

会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变故或突发事变、突发事故等，会务工作人员应及时采取应急措施并向领导请示，按有关领导的指示，机智、果断地处置；必要时，协助会议主席（主持人）组织与会人员紧急撤离危险地带，妥善处理好突发事件带来的危机，减少对与会人员造成的伤害与财物的损失。

八、内外联络工作

会议进行中，不是与外界隔绝的，需要会务工作人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会者，传递信件、电报、接电话等。

会务秘书要协助主持人组织好大小会议，并做好上下联络。要收集掌握会议动态，并随时把会议的进展情况、与会者的建议和要求向会议主持人汇报，同时及时将主持人的安排意见及有关领导人的意图传达贯彻下去，做到上下沟通，有利于问题的解决。

会议在进行过程中，如会务工作人员接到寻找与会者的电话，应妥善地做好转接工作。一般而言，只要不是特别紧急的电话，均可先不传呼，先记下相关内容，等待会议中间休息时或会议结束后再交给当事人；只有内容十分紧急的电话，会务工作人员才用纸条通知当事人接听。

对会议进行过程中的来访者，如有急事，会务工作人员可请来人稍候，然后用递纸条的方式，告诉当事人自己来处理。

在内外联系、传递信息中，会务工作人员应该注意会议内容的保密，任何保密的会议内容不可泄露出去。