公文写作文种误用体会

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公文是应用文的重要组成部分，它是国家党政机关实施行政管理、指导工作、规范行为、维系国家机器运转的强有力工具。展望新世纪，我们深切地感受到公文不仅于国际间、政府间、行业间、社会间有着其它文种不可替代的作用，而且与维系社会稳定，促进社会和谐、有序、高效的发展有直接的关联。可以说，社会的发展带动了公文的发展，而公文的发展叉促进了社会的发展，故公文与时俱进。正如刘勰在《文心雕龙·时序》中指出的“文变染乎世情，兴废系乎时序”一样，公文始终体现着这个时代的精神风貌与革新。

公文是法定文种，它的种类、格式、行文规则，办理及管理都有法的严格的规定，即必须遵照国务院办公厅的《国家行政公文处理办法》去执行。但随着我国市场经济体制改革和政治体制改革的推进，社会主义民主进程的加快。公文写作也发生了重大的变化。有些公文在完成它的历史使命后就逐渐消失。而新文种应运而生，数量逐渐增加。国务院办公厅的《国家行政公文处理办法》对公文的文种界定也在不断地更改与变革，这给我们在公文写作中带来极大的困难，特别是在实际操作中对文种的界定和合理运用成为人们关注探讨的问题。由于人们不甚了解新《办法》的实施，长期对一些公文文种的模糊不清，难以区分和辨析文种而导致错用或误用现象时有发生，最常见的有“报告”与“请示”的混用；“公示公告”与“公示通知”的乱用；“函”与“请示”、“批复”的误用；“意见”与“报告”的连带替用等等。

严格区分肃清使用

一、报告与请示的混用

“请示”与“报告”是公文中经常被混用的最典型的两种。由于这两种公文均为上行文，都有向上级机关陈述意见，反映情况之功效，不少机关常常把它们混淆使用。或在“请示”的同时进行冗长的一文多事的报告，或在报告中央带着请示事项，结果造成了请示与报告混用，给公文处理带来困难，甚至直接导致工作失误。如：1988年12月25日，电影制片厂得知云南边防老山前线某部在元旦前夕举办“猫耳洞里颂祖国”的庆祝晚会，感到这个活动有意义，便写了个“报告”于25日送达总政文化部，请示派出摄影组赶赴老山前线拍摄纪录片。总政文化部有个规定：每周星期二、五批阅文件，而“请示”则当天批阅。由于制片厂送来的是报告，办文人员按照规定搁置起来，直到星期二即12月28日才送达部首长阅示，等批复下来已经晚了。尽管摄制组马不停蹄地赶到老山前线阵地，但晚会已经开过了。造成这次延误的主要原因就在于有关人员错将“请示”写成了“报告”。

主观判断的辨析不清，造成“请示”与“报告”不分，我们常见“关于×××的请示报告”，甚至还有铅印好供人填写的“关于×××的请示报告”。虽然请示、报告均属上行公文，但报告可以于事前、事中、事后行文，上级机关可答可不答，一般不作答复；报告可以一文多事。而请示则不同，必须写在事前，以请求上级批准、指示，而不能“先斩后奏”或“先上车后买票”，上级机关对于请示则必须答复。报告央带请示，请示写成报告，也同样常常误事。请看：

例文(一)

关于增加选举工作干部编制名额的请示报告

国务院：

经中央批准，今后县、乡两级选举的日常工作由民政部负责。但是在确定民政部门人员编制时没有选举工作这项任务，为了做好这项工作，需要给民政部门增加必要的编制名额。建议给民政部门增加八人，每个省、市、自治区增加三至四人，每地、市、县增加一至二人。关于民政部增加的八个名额，请国家编委解决，关于给各地增加的编制名额，请批转各地从现有名额中调剂解决。

以上报告当否，请批示。

中央民政部

一九九0年八月二十四日

例文(二)

关于给予解决救灾款的报告

东政字(2001]第06号

××县人民政府：

我乡地处本县边远山区，又有少数民族居住，是老、少、边穷乡。2000年遭受特大洪灾，经济损失严重；今年又遇百日干旱，水稻种植面积原计划五千六百五十亩，实际只种二百八十五亩，其中严重受早面积有一千多亩。所种烤烟、红薯一律未能收获。因干旱造成的直接经济损失达五十万元。为此，特向县人民政府请求拨给救灾款二十万元为盼。

以上报告，请批准。

东山乡人民政府

二00一年十月十日

例文(三)

关于××县档案局库房存在安全隐患的情况报告

县人民政府：

根据×××××文件精神和我县档案局的现实状况，建造新库房已迫在眉睫。

县档案馆库房系1952年所建办公楼代用，房屋不仅狭窄，而且枕木腐烂，天花板开裂，两面面临浑沟、厕所污染；房屋与宿舍紧临带来严重隐患，不仅无法接收档案进馆，而且严重威胁着档案的安全保管。

据我们初步调查：县档案馆楼上七问库房有38处天花板严重开裂，5处开始下塌；楼下三问有16处天花板也严重开裂；其中七号库房位于全栋楼房的中部；正因楼枕腐烂加撑2处；库房窗户宽大，受光面积增大，夏季月平均库温高达32度(档案保管正常温度为摄氏l4度至18度)致使档案柜破烂，文件受损；楼下库房因东南面临机关院内排水沟，北面紧靠猪圈和厕所，相对湿度高于80％以上(档案保管要求相对温度为50％至65％)，对档案危害极大。库房为砖木结构建筑，又紧邻两栋宿舍，直接构成了火灾威胁。

鉴于上述库房容量不足和种种不利档案安全保管的严重情况，根据现有馆藏量和档案事业的发展需要，我们迫切要求建一栋面积为1200平方米的档案库房。

特此报告，望予批复。

××县档案局

一九九0年五月五日

这三篇例文最主要的错误在于把报告与请示并用、误用。从内容上看，例文(一)、(二)都是要求解决问题的，需要上级答复或批准，文种应为“请示”，毫无疑问，例文(一)把请示与报告这两种文种混为一谈，并列使用是错误的，标题中应删去“报告”二字；例文(二)是误用了文种，标题应换成“请示”。例(三)报告内容夹杂着请示事项，也属文种误用，应改成请示。这种文种错用现象，应给予廓清。

二、“公示公告”与“公示通知”的隐形性错用

中共中央组织部在《关于推行党政领导干部任前公示制的意见》(以下简称《意见》)中要求：干部任前“需向社会公示的一般通过报纸、电视、广播等新闻媒体；在部门(单位)或系统内公示的可以采取发公示通知或会议公布、张榜公告等形式”。《意见》讲得很清楚，向社会公示发公告；在部门(单位)或系统内公示采取三种形式：一是发公示通知；二是在会议上口头公布；三是张榜公告。也就是说“公示”时使用公文不外乎两种：一种是公示公告，另一种是公示通知。

例文(四)

领导干部任前公示

×××同志(男，41岁，硕士研究生，汉族，四川××县人，中共党员。现任××市经济体制改革委员会主任)，拟提名为××市发展计划委员会主任人选。

×××同志(男，51岁，本科，汉族，四川××人，中共党员，现任××市计划经济委员会主任)，拟提名为××市经济贸易委员会主任人选。

干部群众如有需要反映情况的，请于七日内以真实姓名向市委组织部审查处(电话……)电话反映，也可向市委机关办公楼前的××市县领导干部任前公示意见箱内投递书面意见。

中共××市委组织部

××××年××月××日

例文(五)

××市公开选拔副县级领导干部公示榜

根据××市公开选拔副县级领导干部的有关规定，按照“公开、公平、择优”的原则，经过公开报名，资格审查，笔试、面试、体检和组织考察，市委常委研究同意，×××同志拟任××市科委主任，×××同志拟任市教委副主任，现将两位同志有关情况公示如下：

×××同志，男，34岁，1992年7月××机械学院无线电检测技术及仪器专业毕业，汉族，四川××县人，中共党员，现任四川省××集团公司企业技术中心办公室主任，拟任四川省××集团公司企划部部长。

×××，男，38岁，1991年7月××大学采矿工程专业硕士研究生毕业，汉族，四川××人，中共党员，现任××科技大学环境工程学院副教授，拟任××县科技副县长。

干部群众如有需要反映情况的，请于七日内以真实姓名向市委组织部干部审查处(电话……)电话反映。也可向市委机关办公楼前的市县级领导干部任前公示意见箱内投递书面意见。

中共××市委组织部××市公选办

××××年××月××日

例文(六)

中层干部任用公示公告

×××同志，男，34岁，1993年7月于××师范大学政治系本科毕业，汉族，云南××县人，中共党员，下派××县组织部锻炼工作一年，现任××师范高等专科学校政史系讲师，拟任××师范高等专科学校办公室副主任。

×××同志，男，42岁，汉族，云南××县人，中共党员，1996年7月于××师范大学汉语言文学专业本科毕业，1998年下派××县××乡挂职锻炼工作一年，现任××师范高等专科学校××系讲师，拟任××师范高等专科学校人事处副处长。

从公示之日起7天内，如对被公示人员有意见或举报，请向学校党委组织部反映，举报电话：……

中共×××师专委员会

二00三年七月二十七日

上面例文(四)、(五)的内容基本一样，但文种一个用的是“任前公示”，一个用的是“公示榜”，两个例文都刊登报上，都是一样的目的，都是向社会公示的，由于认识有偏差而发生乱用，这给公文写作与处理带来了混乱，不利于公文管理的规范化，按《意见》要求，应改为“公示公告”。例文(六)是某师范高等专科学校推行中层领导干部竞争上岗任用公示，从范围和内容上讲，应属《意见》中规定的第二种范畴，即在本部门(单位)系统内公示的，应该使用“公示通知”，而不是“公示公告”，这里混用了文

三、“函”与“请示”、“批复”的情感化混

“函”作为国家行政机关公文的重要种类之一，起着举足轻重的作用，成为一种使用广泛、轻便灵活的公文文种。从国务院办公厅1981年2月27日的《国家行政机关公文处理暂行办法》至今已有21年，后经过了四次对“函”的重新规定，我们看到一次比一次界定得清楚、明确，尤其是2001年1月1日施行的“新办法”在前几次的基础上表述得更明确，语句更严整简洁，不仅严格地界定了“函”的使用范围(必须是“不相隶属机关之间”)，而且在适用内容上与“请求批准”相对应再明确列出“答复审批”。“新办法”对“函”的表述完全廓清了20多年的使用上存在不正确的方法，存在着诸多的误区。但在现实中不重视“函”，不正确使用“函”的现象仍然存在，“函”的功能往往被“请示”和“批复”等文种所代替，以致造成文种错用。

(一)“函”具有“答复问题”的功能，但不能代替“批复”。

“函”与“批复”是两种根本性不同的公文文种。依据“办法”之规定，“：吡复”适用于“答复下级机关的请示事项”，这里明确指出了“批复”是答复请示事项的，但现实使用中往往出现用“函”(复函)代替“批复”答复问题的情况。有些教科书中提出“有时下级机关向上级机关请示问题，上级机关也可用函来答复”。对这种函的警复可用“复函”也可以用“批复”，这些提法是不科学的。为了维护公文的严肃性，答复下级机关的请示问题只能用“批复，而不能使用函复。所以，公文的实际运作，公文的研究和教学，都必须以“新办法”为依据。

(二)“函”具有向有关主管部门(无隶属关系)“请求批准”的功效，不应被“请示”所代替或混用。”根据行文规则，机关之间工作关系可分为：上下级关系、平行关系或非隶属关系、隶属关系等，“请示”是上行文，向隶属的上缴机关请求指示或批准，就应使用“请示”。“新办法”明确界定了“函”具有“请求批准”的功能。删去原办法中的“不相隶属的有关主管部门”的字样，这样“请求批准”的对象是“不相隶属的有关主管部门”。这里“不相隶属的有关主管部门”和“上级机关”是两种不同的概念，其“有关”是与“请求批准函”的具体内容有关，对发函单位而言，这样的“主管部门”仅仅是与自己没有直接的隶属关系的某种职能机构或某业务机构。它是特定的因人而异，并非像“上级机关”是固定不变的。因此，这里的“不相隶属的有关主管部门”排除了使用“请示”的隶属上级机关。换一角度说，主送机关为上级机关时用“请示”而不能用“函”。主送机关为“不相隶属的有关主管部门”时用“函”而不能用“请示”。在工作中曾见到“函”被冠之以“请示”来使用，例如：××县城建局在给人事局要求解决本局环卫工人岗位补贴时，公文的标题写成了《关于解决环卫工人岗位补贴的请示》。从行文关系上讲，两局之间是平行关系，理应以“函”行文，但写作者存在着情感性因素和特殊心态含盖了规范公文意识，导致误用文种。

四、“意见”与“报告”的连带替用

这是一对很不显见的容易疏忽的误用文种，由于写作者对公文变更和发展不甚了解，缺乏同步的公文写作知识和写作意识，给实际操作带来一些问题，甚至步入误区。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法，自2001年1月1日起正式作为国家行政机关公文至今已有一年多了，据笔者对一些行政机关公文运作的考察和了解，感到在此期间，由于对“意见”的使用连带地对“报告”的适用范围产生了相应的影响，建议性报告和呈转性报告不再使用，应换以“意见”行文。

(一)“建议性报告”不应再使用，应换成“意见”。《办法》对“报告”适用内容的规定是“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。很明显，“报告”自2001年1月1日起不再具有“提出意见或者建议”的功能，这与“意见”的使用是相一致的，但有些机关单位并没有注意到这一十分明确的变动和要求，在提出意见时，仍然以“报告”行文。例如：××县教育局给该县政府的《关于建议进行全县乡镇中小学校舍状况普查的报告》，其发文时间为2001年6月15日，按照《办法》的规定，上述事由是属于“对重要问题提出见解和处理办法”应以“意见”行文。

(二)“呈转性报告”应换以“意见”行文。“呈转性报告”即呈请上级各部门执行的报告。就其使用范围讲，这类报告的主送机关往往是高级别的政府机关，如国务院各省级政府等。这是一类使用频次较高的“报告”，大多数属于此类。我们知道，“报告”是陈述性上行文，它不应体现请求性。从1984年起，国务院办公厅施行的《国家机关公文处理办法》就明确规定：“报告”中不得夹带请示事项。2001年1月1日起施行的《办法》在第三章二十一条中再次强调了这一要求。而“呈转性报告”在结尾却无一例外地提出：“以上报告，如无不妥，请批转各地、各部门执行”。我们可以仔细地体会一下上述情况，分明是在“请求批准”，其所含的请求性是十分明显的，尽管过去这已形成一种公文运作惯例，但用《办法》去要求是不尽规范的，尤其是“意见”已列入国家行政机关公文，而至今这种情况尚未改变过来，仍在继续。因为这类报告皆属建议性内容，完全属于“意见”的适用范围，它理应被“意见”所取代。换言之，凡过去的“呈转性报告”现应以“意见”行文。

原因探寻规范运作

文种误用的原因很复杂，有内因也有外因，有主观也有客观的，但纵观我国公文写作的发展、变化，公文写作在现代社会中的功效与影响，我们可以探求一些规律，文种的误用现象有以下几点原因：

(一)对公文文种的内涵与外延认识上的模糊

对于容易误用、混用、错用的具体文种，首要的问题是要弄清它们的真正含义与外延(范围)，掌握它们的内质、特点、功能价值、用途范围以及它们的差异性，认真地区分辨析，就会避免文种上的错用。例如：最典型的“请示”与“报告”两种文种，只要抓住关键的三点来理解与识别：一是所担负的任务不同。“请示”主要是向上级机关提出请求，要求上级机关明确批示、答复或解决问题。它需要上级表态或批复；而报告则主要是向上级机关汇报工作、反映情况，一般不要求上级批复。二是内容的繁简不同。请示一般是一文一事，比较单纯集中，这是写请示时最基本的要求；而报告有综合性的，内容往往涉及许多方面，不能带有请求事项三是使用的时间不同。请示必需在事前行文，在未得到上级机关批复之前，不可按所请示的内容行事；而报告则可以在事前行文，也可以在事中行文，也可以在事后行文。同时淡化两者文种功能的一致性，这样更增强了两者的区分点与界定。明确了文种的具体用法。再如“意见”与“报告”，“报告”的内涵减少和外延缩小，部分被新文种“意见”所代替；“公示公告”与“公示通知”，只要掌握两者的使用范围，弄清“公告”与“通知”的基本特征和差异，就不会产生误用。

(二)缺乏对公文发展动向的了解和同步的理论知识

公文的发展与时俱进，公文与社会的发展进步有着密切互动关系，特别是改革开放以来，我国经济迅猛发展，经济转型，社会变革，人们的参政意识不断增强，管理水平不断提高。公文写作也与时俱进。但人们仍固守着已有的观念和旧的东西，没有及时更新公文知识和观念，就很难发现公文的发展动态和带来的连动影响，所以在实际运用中很容易犯错。例如：“公示”是在2000年6月2313是中央办公厅《关于印发(深化干部人事制度改革纲要)的通知》(以下简称《通知》)，发出后逐渐兴起的，《通知》要求：“推行党政领导干部任前公示制。在3到5年内，地厅级以下领导干部(特殊岗位除外)的选拔任用，普通实行任前公示制”。两年多来，各地在地厅级以下党政领导干部任职前，大多按《通知》要求进行了任前公示，而使用的文种就是“公示”或“公示榜”，它们的产生虽然是时代的产物，但还没有合法的地位。就目前来看，既不是现行的法定公文，事务性公文也末涉及，但使用频率却比较高。然而，“意见”中提到的“公告”和“通知”两种文种都是法定公文，都具有告知的功能。尤其是“通知”，党政公文法规都列入了公文文种，应当在党政领导干部任前公示不能单独使用“公示”或“公示榜”，选择其一取决于公示内容的范围大小，若是向全社会公布的应当是写成“公示公告”，若是向本单位公布的应写成“公示通知”，决不能把两者混用。

(三)浓厚的感情色彩和随意性是致错的主要因素

前面我们提到“函”作为“不相隶属机关之间……”的公文文种广泛。但在现实中未能受到应有的重视，成为被公文遗忘的角落。“函”的功能往往被“批复”、“请示”所代替。人们在处理公务时，不能正确认识“函”的作用和价值，甚至怀疑其功效。在人们的潜意识中认为请求对方(受文单位)批准，就应用“请示”，以示尊重。反过来用“函”则认为不那么尊重对方，甚至使需要解决的问题难以办成。某单位为表示对“不相隶属的有关主管部门”的尊重或担心引起有关部门的误解甚至反感，特意将本应使用的“请示批准函”的公文改用“请示”。看来在公文运行使用中往往添加了“感情”色彩和随意性，恰恰冷落了“函”的存在，造成了不重视“函”的使用。笔者认为“新办法”出台至今，不重视“函”的使用现象应迅速根除，“函”作为一种正式公文与“请示”一样完全可以发挥其自身价值和作用，忽视“函”的写作运用，轻视“函”的作用和价值是不可行的。否则就会出现误用、错用现象。

综上所述，公文是一种法定文种，它是合法的存在。要规范其使用，保持其正常有序的运转，就必须认清明确公文文种的内质差异和功用价值，廓清文种误用、乱用、错用和替用，使每一种公文都最大限度地发挥其自身的功效，这样我们的公文写作和公文处理才能与时代同步发展，才能更好地为社会服务.