档案局关于行政执法检查工作情况汇报

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编者按：本文主要从执法检查工作基本情况；贯彻实施《档案法》取得成效；在自查和抽样检查中，发现各单位在实际工作中普遍存在一些问题；整改措施进行讲述。其中，主要包括：加强领导，认真准备、精心组织，科学安排、自查和抽查相结合，突出重点，严格检查、档案意识进一步提高，档案法制建设得到加强、领导重视，组织健全，档案员认真履行职责、档案工作“六项工程”已初见成效、档案工作基础较薄弱，制度化管理亟待加强、档案员队伍不稳定，业务素质难以提高、档案经费投入不足，在设施设备方面、档案收集的种类不齐全，案卷质量有待提高、利用服务工作相对滞后、信息化建设滞后、继续加大《档案法》、《档案法实施办法》和《**省档案条例》学习、宣传和贯彻力度、加强档案员队伍建设，提高业务素质、以“六项工程”建设为契机，大力推进档案室建设等，具体材料请详见：

为认真贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和新修订的《**省档案条例》学习、宣传，加大对档案法律法规实施情况的监督，增强社会的档案意识，进一步规范档案管理行为，提高各级各部门对档案工作的重视程度和管理水平，促进我县“依法治档”，使档案事业不断发展。根据全县档案工作实际情况，于9月22日至27日对全县机关档案行政执法情况进行了检查，检查情况如下：

一、执法检查工作基本情况

1．加强领导，认真准备。为了做好这次执法检查工作，档案局成立了“**县档案局档案执法检查工作领导小组”，加强对此项工作的组织领导，突出了档案局依法治档的行政管理职能。

2．精心组织，科学安排。七月初县档案局发出孟档发[2008]12号文件，确定了列入本次档案执法检查的范围，明确了执法检查的内容，制定了切实可行的检查方法和步骤。

3．自查和抽查相结合，突出重点，严格检查。这次检查工作分两个阶段：（1）自查阶段。各单位按照孟档发[2008]12号文件要求，根据规定的检查内容进行全面自查，自查中发现问题要及时予以整改，并以自查报告形式报县档案执法检查领导小组。通过各单位上报的自查报告情况看，大部分单位都能做到认真对待，按要求及时开展对本单位档案管理工作检查，指出档案工作存在问题并制订整改措施，使自查工作落到实处；（2）抽查阶段：在结合前阶段各单位自查的基础上，认真确定了重点抽查单位，列入重点抽查单位的是全县6个乡镇及部分县直机关和企事业。从抽查结果来看，大部分单位都能做到加强《档案法》、《档案法实施办法》和新修订的《**省档案条例》的宣传、学习、教育，明确档案工作分管领导，落实档案人员，并投入一定经费用于档案工作。能结合单位自身实际建立健全各项管理制度。档案人员基本上经过专业培训，有一定的业务知识，能较好地执行档案管理各项制度。但在档案管理的“八防”措施、特种载体档案的收集方面也存在一些问题。

二、贯彻实施《档案法》取得成效

通过这次执法检查情况可以看出，近几年我县在贯彻落实《档案法》工作上取得了一定成绩，主要体现在：

1．档案意识进一步提高，档案法制建设得到加强。《档案法》的宣传、贯彻、实施力度在加大，全县大部分机关单位都能组织干部职工认真学习新修订的《**省档案条例》学习、宣传和贯彻《档案法》、《档案法实施办法》，增强档案意识，并运用《档案法》这个法律武器去开展档案工作，做好档案资料的收集、整理归档、管理和开发利用工作。开始重视专业（如林改档案、医保档案、婚姻档案等专业档案）、科技、声像、电子等不同类型、不同载体的档案材料收集、整理，尽量做到档案集中统一管理，逐步走上依法治档的发展轨道。

2．领导重视，组织健全，档案员认真履行职责。

各乡镇、机关单位都明确了档案工作分管领导，有的还是单位一把手分管，落实专门档案人员。一些单位还建立了档案工作管理网络，完善了档案管理机制。大部分领导能做到对本单位档案工作理解、关心、支持，不少单位还制定落实了档案工作岗位目标责任制，强化对档案工作的管理，并对有成绩、有贡献的档案员进行表彰。我县绝大多数单位的档案员均属兼职，有的是文书或收发，有的是微机管理人员，集数职于一身，工作繁忙，待遇低微，但他们都热爱本职工作，为我县的机关档案工作打下扎实基础。这次检查中，大部分乡镇、部门在接到执法检查通知后，都能抱着认真负责的态度，按照《档案法》的要求，切实开展档案执法自查工作。认真检查本单位的档案工作现状、业务建设、安全保护、开发利用等方面存在的问题，提出整改意见，及时上报自查材料。被重点抽查的单位都能做到积极准备，认真配合检查组的检查，认真汇报本单位档案自查情况，并对检查组提出的意见、问题，虚心接受，积极整改，使整个执法检查工作顺利完成。

3．档案工作“六项工程”已初见成效。

随着我县档案工作“六项工程”的深入开展，机关档案工作已开始走向规范化、科学化、现代化管理的发展轨道。至目前全县共有11家机关单位和1个乡镇档案工作达省级标准，（其中：四星级1家、三星级6家、一星级5家）使机关档案工作的管理体制得到加强，硬件设施得到更大投入，档案管理更安全、规范，档案资源进一步得到开发利用，档案工作开始由传统管理模式向现代化管理方向发展，档案工作层次得到提升，越来越发挥出档案为社会发展、经济建设提供服务的作用。

三、在自查和抽样检查中，发现各单位在实际工作中普遍存在一些问题：

1．档案工作基础较薄弱，制度化管理亟待加强。

个别单位领导重视不够，档案管理制度不健全，造成档案管理混乱，历年来的文件材料从未进行规范整理归档。

2．档案员队伍不稳定，业务素质难以提高。

在一些部门和乡镇机关，档案工作岗位是一个不起眼，不被重视的岗位，存在“错位”现象。档案员往往是身兼数职，公务缠身，有的单位甚至安排工勤人员兼做。而且随着机关单位岗位责任制推行实施，一些单位工作岗位是二年一聘，有的是一年一聘。造成档案工作岗位人员变动频繁，有的人是刚刚经过培训、学习对档案工作已有点入门，就被换岗位了，业务水平难以提高。

3．档案经费投入不足，在设施设备方面，大多数单位没能做到档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开，档案管理“八防”要求难以达到。

除了已通过目标管理考评的单位外，部分乡镇、机关部门在档案工作上经费投入与经济发展、办公条件改善相比显得严重不足。有的机关单位连独立档案库房也难以落实，档案的装具有的还是六、七十年代的木箱，没有配置一定的保护安全设施，档案管理的“八防”要求难以达到。

4．档案收集的种类不齐全，案卷质量有待提高。

除文书档案外，其他门类、载体的档案基本没有或还没建立。一些单位平时只注意对红头文件的收集、整理，而忽略了帐外文件的收集归档；只注意文书档案资料管理，而忽略了业务、科技档案资料收集整理；主要注意对纸质档案材料的收集归档，不注意对特种载体档案资料的收集。有所属基层单位的或本身有业务档案的单位都未能做到集中统一管理，对撤并单位或体制转换单位的专门档案不能及时规范整理归档，长期下去，极有可能丢失，（造成基层档案室室藏内容单一、门类缺乏、信息含量少，给今后工作造成损失。

5．利用服务工作相对滞后。

检索工具单一，再加上一些单位不注意档案资源开发、编研，在档案利用上往往处在表面应付，不能提供深层次的服务,使档案工作的效率得不到有效的重视和认可。

6．信息化建设滞后。

到目前为此全县只有十多家建立了档案管理应用系统进行档案管理，并且在使用办公自动化的单位，电子文件归档与管理也存在很多问题。

四、整改措施

1．继续加大《档案法》、《档案法实施办法》和《**省档案条例》学习、宣传和贯彻力度，强化执法监督职能。我们要有重点、定期地开展多种形式的《档案法》《档案法实施办法》和《**省档案条例》宣传活动。一方面，要利用广播电视、报纸等新闻媒介，通过会议、发放宣传单等方式来大张县鼓地宣传《档案法》、《档案法实施办法》和《**省档案条例》，增强全社会档案意识。同时，加强《档案法》执法检查力度，严厉查处档案违法事件，促进档案工作步上依法治档轨道。另一方面，要立足档案资源多方位的开发利用，拓宽服务渠道，提高服务质量，提升服务层次和领域，多编写、出版一些能给社会和个人带来经济效益的编研资料，扩大影响力，提高档案工作的社会地位。再次是强化监督职能，对档案管理工作中存在问题的单位，将限期整改。

2．加强档案员队伍建设，提高业务素质。

争取各级各部门领导的重视，进一步支持、关心档案工作，提高档案员的地位、待遇，调动档案员积极性，安心本职工作。档案行政管理部门及时了解档案员变动情况，抓好短期培训，发挥机关档案工作协作组作用，互相学习、交流，提高业务水平。定期开展检查考核工作，评比先进，交流经验，增强工作责任心。

3．以“六项工程”建设为契机，大力推进档案室建设。坚持“依法治档、科持兴档、强化服务、发挥效益”的工作思路，紧紧抓住新的发展机遇，以点带面，逐个突破。对已转星升级的单位要采用年检认证等方法加以巩固，防止档案工作松懈。没转星升级的单位要努力争取，加强业务指导，创造条件上等级。争取通过几年的时间使机关档案工作上一个新台阶，使档案工作适应社会经济发展的要求。

4．加快档案信息化建设步伐，提高档案信息化建设水平。当前及今后较长时间，档案信息化建设应作为档案现代化管理主要内容，进而将档案工作的法制化水平提高到一个新的高度，为构建和谐社会发挥档案工作应有的作用。

总之，通过广泛深入的法规宣传，开展档案行政执法活动，进一步增强了广大干群的档案意识和档案法制观念，有力地推动了我县档案事业沿着法制化的轨道健康发展。