馆藏档案数据库调研报告

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档案信息化是档案管理发展的必然方向，也是档案工作适应信息化社会的必然要求，而档案信息化最基础性的工作就是档案信息数据库的建设。为推动我县档案信息化发展，顺利开展馆藏档案信息数据库建设，我局组织业务人员，多次到省、市档案局及兄弟县市参访，专项调研馆藏档案信息数据库建设具体做法及进展情况。现将相关情况报告如下：

一、档案信息数据库概念

档案信息数据库是指将档案案卷目录信息、文件目录信息、文件全文内容及相关档案管理信息进行数字化处理形成的档案信息集成，主要包括案卷目录数据、文件目录数据与文件全文数据，而档案目录数据库只是档案信息数据库其中的一小部分，主要包括案卷目录数据与文件目录数据，只是档案管理过程中检索工具的信息化。

二、工作任务与现状

档案信息化是档案管理工作的必然要求，全国、全省、全市的馆藏档案信息数据库建设工作从“十一五”期间开始启动，我县目前只是进行了目录数据采集录入之前档案的规范整理工作，目录数据采集录入工作至今尚未启动，在全省、全市处于落后位置，欠账大。根据上级档案部门工作部署，要求我县2013年以前必须完成档案目录数据库建设，时间非常紧迫，任务十分艰巨。

三、省、市档案局及兄弟县市的做法

通过对省、市档案局及此项工作完成较好的、、、等兄弟县市的参访学习，归纳其做法主要为以下几点：

1、本局指定专门人员负责组织实施；

2、聘请电脑录入人员进行数据录入；(如省档案局将全文扫描业务外包公司；市档案局及、、、等将目录数据电脑录入工作聘请电脑熟练人员完成。)

3、设立专门场所，购置专用电脑及相关设备，制定相关管控制度；

4、财政专项投入，保障馆藏档案目录数据电脑录入经费。（市档案局及、、、等电脑录入工资均以录入条目数量计算，每条0.3元，县最少，为50万，其余县市都在上百万元，所需经费均为财政专项投入）

四、主要工作内容及我县工作量、经费概算

（一）、档案目录数据库建设工作主要包括以下内容：

1、目录数据采集录入前馆藏档案的规范整理工作；

2、档案案卷目录数据的采集录入工作；（每一案卷条目采集录入内容包括档案馆代码、案卷级档号、全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、责任者、起始时间、终止时间、保管期限、文件数量、页数、控制符等13个项目）

3、文件目录数据的采集录入工作；（每一文件条目采集录入内容包括档案馆代码、文件级档号、全宗号、目录号、案卷号、起始页号、责任者、文件编号、文件题名、文件件号、文件时间、文件稿本、控制符、密级、保管期限、页数等16个项目）

4、录入数据的检查校对、备份、汇总上报及日常维护等。

（二）、我县馆藏档案目录数据库建设工作量及经费概算：

至2012年底，县档案馆馆藏档案跨度百年数量近8万卷，根据今年全县档案登记数据统计，全县到期应进馆但尚未进馆的档案还有近12万卷，在全市数量最多，我县档案目录数据库建设工作量非常巨大。

录入条目计算：案卷目录录入条目20万条+文件目录录入条目500万条（平均每卷档案计25份文件）＝520万条

聘请人员进行电脑录入工作所需经费计算：520万条×0.3元／条＝156万元

五、我县档案目录数据库建设工作存在的困难

1、工作量非常大，欠账非常多，时间非常紧；

2、人才短缺。近十多年来，县档案局除因领导调动进入档案局外，再无专业人才，尤其是没有电脑专业人才进入档案局，现有工作人员年龄普遍较大，平均年龄48岁，已较难适应档案信息化发展的要求；

3、硬件不足。档案目录数据库建设所需专用电脑及相关设备因经费所限至今无法购置；

4、经费尚无落实。档案目录数据库建设工作前所未有，在较短的时间内要消化数十年，甚至上百年的历史欠账，所需经费较大，而上级财政又无此项工作专项经费，迫切需要县级财政专项投入，以保障档案目录数据库建设工作的顺利开展。

六、我县档案目录数据库建设工作的组织实施

1、加强组织领导。成立以局长为组长，分管领导及相关股室长为组成人员的专项工作领导小组，指定专门人员负责组织实施。制定专项工作方案；

2、组建专业队伍。通过招聘电脑操作熟练人员组建数据录入专业队伍，并签定责任状；

3、解决场所设备。通过办公室调整，腾出电脑录入专用房间，盘活办公电脑，添置大型扫描仪等必要专用设备；

4、解决专项经费。电脑录入工作经费需156万元，还需添置相关设备，敬请县领导解决我县档案目录数据库建设工作专项经费170万元。