基层食品药品监管系统文秘工作调研报告

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文秘工作是食品药品监督管理工作的重要组成部分。文秘工作的好坏，直接关系到机关的正常运转，直接影响到食品药品监督部门的形象。食品药品监管系统组建的时间不长，由于多种原因，文秘工作基础较差，文秘人才缺乏，严重影响了整体工作水平的提高。随着食品药品监管事业的发展，工作要求越来越高，文秘工作任务越来越繁重。培养一批高素质的文秘队伍是当前食品药品监管队伍建设一项十分紧迫的任务。

一、当前食品药品监管系统文秘工作存在的主要问题

近年来，基层食品药品监管系统文秘工作，在各级领导干部的高度重视下，在全体文秘工作人员的辛勤工作下，取得了一定的成绩，但也存在一些问题：

一是认识不到位，对文秘工作重视不够。文秘工作，就是文字秘书工作的简称，其主要职责是通过办文、办会、办事，为领导服务、为机关服务、为基层服务。但是，长期以来，人们习惯认为机关文秘人员无非是抄抄写写，收收发发，装装订订，对文秘工作往往不是很重视，常有重监督检查轻文字文书工作的现象，对监管中的好做法、好措施、好经验和取得的成效没有及时总结和宣传。甚至一些股室干部还片面地认为文秘工作就是机关办公室工作，自己股室的文字材料也不主动完成，常常造成材料上报不及时。

二是文秘人员素质参差不齐，专业知识匮乏。由于食品药品监管局是新成立单位，干部职工都是从行政执法部门以外行业划转录用或调入，他们虽有一定的文秘基础知识，但对食品药品监管工作实践经验不足，专业底子较薄，还不能十分胜任本系统专业知识很强的文秘工作。

三是文秘工作的职能没有得到充分发挥。个别文秘工作人员工作不积极主动，不加强沟通，没有做到勤请示勤汇报，往往造成文秘工作参谋助手、督促检查、协调综合的三大职能作用没有得到较好发挥。

四是深入基层调查研究不够，脱离实际现象严重。由于工作的繁杂性和对文秘工作认识的片面性，导致食品药品监管系统专业的文秘工作人员深入实际搞调查研究的时间少，常常坐在办公室闭门造车，或者从网上巧取豪夺，致使系统内的文秘工作脱离实际现象严重。

五是从事文秘工作的人员变动频繁，新手较多。频繁轮岗虽然可以使系统内的干部职工可以多方面，全方位的掌握食品药品监管工作，但是另一方面也使系统内的文秘工作受到严重的波及，特别是办公室等专业的文秘工作人员变动频繁则表现得更加明显。

六是档案管理不太规范，文件资料不完整。档案资料是文秘工作有史可鉴的一个重要渠道。由于系统成立时间短，前期档案不够完善，缺乏系统性，致使文秘工作难以从历史资料中去寻找可以借鉴的依据。

二、做好文秘工作几点思考

针对上述存在的问题，结合现代文秘工作的特点，我认为应该从以下几个方面抓好食品药品监管系统文秘工作。

（一）充实高素质机关工作人员。文秘工作是一项基础性重要工作，办文质量的优劣和办文效率的高低，直接影响到机关的正常运行和机关的对外形象。无论是主要领导还是分管领导都要十分重视办公室文秘工作，根据工作需要，要不断优化办公室人员结构，调整充实文秘工作人员。在使用和引进人才方面要不拘一格，树立“能者先上”的用人原则，采取“走出处，请进来”的路子，做好利用和引进人才工作。科、股室要选拔德才兼备的兼职文秘工作人员，负责本科、股室的信息收集、文字资料的撰写等工作。同时,要突出重点、指向明确,对现有人才加强学习，加大培训力度，有效提高文秘队伍整体素质。

（二）严肃认真地抓好公文处理。严格按照机关公文处理的有关规定，高标准，严要求，认真做好公文处理各个环节的工作，保证公文质量。特别是文稿起草工作，做到既符合上级政策，具有科学性、严密性，又切合实际，有所创新，易于操作，还有较高的文字水平；严格公文处理程序，杜绝机关公文“倒流”、“乱流”现象发生；认真搞好公文审核，把好政策关、文字关和格式关，努力做到政策上不出漏子，法律上不出偏差，文字上不出问题，格式上不出错误；在文件的制发上，认真执行国家技术监督部门制定的公文质量标准，不断提高公文印制水平。特别是在重要文件的起草上，包括主题的确定、文件的结构、观点的形成、材料的组合、实例的运用都做到细致地充分考虑，力求使写出来的文稿有高度，有新意，对工作有指导意义，能代表机关的最高水平；为领导同志起草、修改各类文稿，始终站在领导的角度来思考，对领导同志的一些重要观点，认真进行论证、修改、补充和完善，力求使文稿充分体现领导的水平和风格，做到观点正确、思路清晰、逻辑严密、文字精炼，有深度、有新意，对工作有针对性和指导性。同时，要从“文山”中解放文秘工作人员，优化办文流程，提高办文效能，控制发文数量，使局机关文件质量明显提升，文件数量大幅下降。

（三）扎实有效地搞好信息工作。首先建立健全信息网络和信息报送制度。组建全市系统自上而下的信息网络，局办公室文秘人员具体负责采集报送信息的日常工作，并负责指导全市系统的信息工作。同时将信息工作纳入目标管理，要求局属各单位、各科股室的工作信息内容要客观反映工作动态和重点、难点、焦点问题，并做到及时、真实、准确。全市系统信息工作紧紧围绕中心工作和各阶段重点工作，在信息的深度上和广度上做实做好文章，注重报道和反映全市系统推进中心工作的新举措、新成果和新经验。

（四）切实加强文秘人员素质建设。一是抓好业务学习。从目前我们文秘队伍的自身素质来看，在思想层面、思维层面上与为行政领导提供高层次、有价值的参谋服务要求相比，还存在不小的差距。要改变这种状况，首先要求文秘人员必须加强自身的理论学习，不断提高自身的观察、分析、判断能力。文秘人员必须增强新的思维方式，打破旧的传统的思维模式，跳出成天围着事务打转转的老套做法，经常站在领导的角度考虑大事、要事。其次，要经常站在领导角度考虑问题。既然文秘工作是为领导工作服务的，那么领导工作需要的知识，文秘人员也要学习和掌握；领导工作涉及的领域，文秘人员都应该了解和懂得。总之，要经常站在领导的角度思考问题，尽量使自己的想法与领导考虑的思路基本相吻合，参谋助手作用才能充分发挥出来。第三，要勤于调查研究和积累资料。行政领导决策需要的是数据、事实、状态分析、发展趋势预测。这就要求文秘干部经常深入实际、深入基层进行调查研究，掌握第一手材料，为领导提供翔实可靠的事实依据。同时，作为文秘人员必须做到勤于积累资料，平时准备充分，随时拿得出，用得上，这是当好参谋助手的基本要求。二是提高自身能力。文秘人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，文秘人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求文秘人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。根据职责的要求，文秘人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，文秘人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能；另一方面，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验，增强运用系统观点统筹安排工作的水平。三是加强个人修养。文秘人员要强化角色意识，找准自己的工作坐标，保持清醒的头脑，正确把握自己，摆正位置，淡泊明志，乐于奉献，不追求名利地位，不计较个人得失，不越权办事。要严于律己，保持平和的心态，坚持自警、自省、自励，做到面对委屈误解泰然处之，坦荡为人，安心做事，甘于幕后，默默奉献。另外，文秘人员在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方，谈吐文雅。四是强化职业道德。秘书人员要做好本职工作，还要具有高尚的职业道德。首先，要忠于职守。对我们来说，忠于职守就是忠于食品药品监管事业，忠于本职工作，对工作认真负责、一丝不苟。其次，要严守机密。文秘人员接触内部文件多，参加重要会议多，一句话，接触机密多，因此，文秘人员要具有高度的政治责任感、严格的组织纪律性和牢固的保密观念。自觉遵守国家有关保密规定，严守自己所知晓的秘密事项，绝不在任何场合向任何人炫耀和泄露领导在决策和管理活动中一些暂时不宜公布的事项，以免给机关带来损失，给领导带来被动。第三，要讲求效率。文秘人员一定要注重工作效率，培养雷厉风行的工作作风。当日可以处理完毕的，就不要推到明天；急办的事就要马上去办。总之，要把公文处理的时间压缩到最低限度。第四，要善于合作。文秘人员工作头绪多、涉及面广，往往需要几个科室以及办公室全体同事的共同努力才能完成，如果单靠自己单枪匹马，是做不好所有工作的。因此，要善于同他人合作，密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。第五，要恪守信用。文秘工作严谨慎密、责任重大。必须在工作和人际交往中恪守信用，如安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能近期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。