民营企业档案工作的几点思考

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随着国家对民营企业的大力扶持，民营企业迅速发展壮大，在内外环境的影响下，民营企业的档案工作也开始破土发芽、遍地开花了。笔者在参与民营企业档案工作的过程中，发现了民营企业的几个较为普遍的特点并随之产生了几点想法与大家商榷。

一般来说，民营企业更注重产品开发和简单的利润增长，对于“档案工作”基本有几种认识：

一、认为企业规模还小，企业需要解决的问题很多，“档案工作”还不是目前急需解决的问题，等企业发展壮大再说。

二、“档案工作”需要是需要，但存在几个顾虑：1、搞档案工作“投入”到底有多大？请有关部门咨询指导是否有难度？是否要收费?2、档案工作做起来是否很“繁”“烦”？3、档案工作是否有实效？

三、企业家族式管理，家长式作风严重，这类企业一般很成功，个性化比较强，企业在某一区域或领域独领风骚，企业领导认为档案工作一定要做，但必须以我为中心，我觉得要怎么做就怎么做，不需要你规范的管理模式。

针对第一种民营企业，我们一般要求企业不要盲目学习以前国企以及大企业的档案管理模式和观念，这样的企业档案工作建设并非一朝一夕之功，发展才是硬道理，但必须注重积累，要求企业在综合办公室职能中划出一块档案工作，从最基本的材料收集、整理、编目做起，对企业档案工作不断摸索，在不形成具体管理文件的条件下逐步发展，逐步完善，最终形成企业有自己特色的档案工作。

第二种情况比较普遍，针对以上种种顾虑，我们首先提出：加强宣传，增进了解。我们利用各种渠道进行宣传并做出各项公开承诺，例如，利用报纸、电台等传媒公开档案工作免费服务项目；利用展板展出档案工作的各项职能；利用培训班、各种会议等宣传档案工作的政策方针执行情况等等。此外，我们还印制了针对性较强的“给民营企业的一封公开信”发到了全区500多个重点民营企业手中，使他们在费用等问题上心中有数，让其宽心、放心。

第二、简化方法，便于实践。有“全球第一CEO“之称的杰克·韦尔奇曾提出这样的管理理念“速度、简单和自信”而“管得简单就是管得好”是他多年经营生涯的成功感悟。为此，我们趁今年文书立卷改革的东风，结合民营企业材料不是很多的特点，对民企提出“强化收集、弱化分类、简化整理”的归档理念在形式上追求简单，在内涵上力求丰富，立足民企实际，一切以效率和效果为出发点，对归档过程中一些不涉及原则、不影响查阅等企业原有整理方式方法可兼容则兼容，可应用则应用。特别是对民营企业中0-3大类文书档案的整理，除推荐新的归档文件方法外，也可让企业保持自己原有的整理方法或两者相结合，这种做法大大简化了档案整理工作，深受广大民营企业的欢迎和好评，同时对档案部门来说也是一次思想和业务举措的大解放。

第三以人为本，注重实效。民企档案工作的根本目的，就是要把档案收好、理好、管好、用好，从而形成一种独特的企业文化，最终来实现企业文化的物化。而要实现其物化的过程中离不开全体的员工的普遍认同，所以共享和共识是搞好民营企业档案工作的两点基础，而共享的前提是参与，所以要充分调动全体员工的积极性，让大家觉得搞好档案是为我们服务的，是与我们息息相关的，档案是大家的档案，是自己的档案，是自己在企业里立足、成长、发展的生动记述，只有这样，才能认同、自觉实践档案工作。而在实践的过程中，我们必须注重这些生动的实例，它会慢慢地影响所有的员工，从而使员工对企业档案产生亲切感和认同感。

针对第三种情况，民营企业中家长式领导一般不遇到挫折，不肯低头，面对国内国际市场的激烈竞争，任何工作仅靠强权是很难实现的，针对此类企业，一方面要加强宣传，采用各种方式方法进行吹风，另一方面，也必须制定或对照有关法律规章，对其最基本的档案工作作出一定的要求，从而避免其档案工作成为一团乱麻。

总之，在目前形势下民企档案工作是任重而道远的，笔者认为，民企档案工作建设要形成三个步序：第一是档案主体框架构造即材料的收集、整理、编目等等。第二是档案工作的影响及其在文化层面的升华即从外在的档案材料挖掘深层次企业价值观、理念等；第三是档案文化资源的消费利用，使其入心田、成习惯、变物质、社会化，从而真正成为民企成长的“消费品”，这时民营企业的档案工作才称得上是真正落地生根、开花结果了！