档案信息资源开发利用思考

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提供档案信息为社会服务，最大限度地实现档案的价值，是档案工作的根本目的。档案的深度开发开放是实现此目的的有效途径，我们必须高度重视开放开发的法制化建设，使之既符合世贸组织的法制化运作规则，也顺应社会规范发展的潮流。本文就法制背景下规范社会对档案的利用，浅谈如何进一步做好档案信息资源的开发和利用。

一、档案信息资源开发利用的现状

1、档案基础业务工作不够扎实，馆藏资源不够丰富。档案基础业务工作是档案利用、档案服务的前提条件，档案利用、档案服务又反过来带动档案业务基础工作的积极开展，他们是一对相辅相成的关系。在档案业务指导中，一方面由于各单位档案队伍的不稳定，客观上影响了档案业务的正常开展，造成许多当年该归档的材料仍散失在各处的现象。另一方面未能依法在每年的档案业务质量检查中及时发现问题，加以检查督促，以致十年后移交档案时根本无从追查，档案收集齐全完整也就无从谈起。

在档案收集过程中，普遍存在三多三少的现象，即文书档案接收多，科技档案、专门档案接收少；政治领域方面的档案接收多，经济领域方面的档案接收少；宏观方面的档案接收多而微观方面的档案接收少，直接造成综合档案馆档案不综合，馆藏结构单一，制约了信息化资源的开发利用。主要是因为档案收集范围面狭窄，收集内容不够丰富。其表现为一是只注意接收党、政、群团一级机关的档案，而放松其二级、三级单位档案的接收；二是只注意接收撤销机关单位的档案，而放松现行机关单位档案的接收。三是只注意文书档案的接收，而放松对工商登记档案、房地产档案、户籍档案、诉讼档案、学籍档案等科技档案、专门档案的收集。四是只注意接收纸质档案，而放松书法、字画等其它载体的富有地方特色的档案收集。五是只注意接收移交来的档案，而放松了征集档案。六是只注意档案的接收，而放松了与档案有关的史志、内部资料的收集。

2、未能正确处理开放档案、限制开放档案与保密档案的关系，未及时依法开放档案信息，造成档案馆开放的档案信息在时间上老化、内容上滞后，空间上则断层脱节。《档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年”。也就是说开放的是30年前形成的档案信息，即使有开放期少于30年的，这类档案就算进馆即开放，其开放期市县级档案也在形成之日起10年后，档案馆开放的档案仅仅满足了档案利用者对历史的研究利用需求，而对于其“现实的”工作查考利用需求，恰是日前利用人数最多，利用范围最广且利用最为迫切的需求。

《档案法实施办法》第二十二条明确规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织内的档案机构所保存的尚未向档案馆移交的档案，主要供本单位利用，其他机关、团体、企业事业单位和组织，以及中国公民如需利用，必须经过档案保存单位的批准”。按照我国现行档案接收的规定，基层单位的档案在本单位10年才接收入馆，尽管档案馆可以面向社会公民服务，这10年对市县级档案馆来说是一个收藏空白，一方面由于档案馆接收档案在时间上的滞后性，另一方面，由于机关、团体、社会组织的档案基本上是为本机关服务，而不面向社会，这就造成档案利用者利用档案必须面临这样的窘境：机关档案室不予接待利用，档案馆又是“无米之炊”，档案现实利用需求与档案馆档案室在档案交接空间上的相对脱节，严重地挫伤了档案利用者利用档案的热情，影响档案馆档案价值及功能的发挥。

3、档案工作者未能从知识结构上及时学习和掌握科技化手段，阻碍和制约了档案网络化进程，进而阻碍和制约了档案信息资源的开发力度。由于传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录音、录像等形态为主，其利用方式主要是阅览、咨询和编辑出版档案史料等，这种陈旧的服务方式明显落后于社会发展，已远不能适应信息化社会的需要。主要体现在：档案工作依旧是传统的，现代办公技术的应用程度明显偏低，工作效率长期得不到明显提高，档案工作的社会贡献率一直没有达到自我满意的程度，档案工作的社会吸引率长期处于工作正常发展要求之下。

4、档案宣传的力度不够、深度不广。档案工作往往出现这样的情况：在档案系统内搞得轰轰烈烈，有声有色，而与档案界之外的单位接触则显得冷冷清清。目前社会上往往以经济效益明显的工作为重，对于价值相对滞后的档案则没有充分认识到，甚至有人认为档案部门是没什么事可做的清闲部门，与档案的宣传不够有直接的关系。

二、档案信息资源开发的实现途径

1、从各个环节切实加强档案基础业务工作，不断丰富馆藏，使综合档案馆的综合性名符其实。随着社会职能的转变，政治、经济、文化等各类生活的不断活跃，档案收集、保管利用等事务也变得更加复杂了，这就要求我们提高依法治档的水平，不断完善档案收集保管利用方面的法规与标准，使档案基础业务工作和档案资源的开发利用更加有法可依，有规可循。首先档案馆自身形成学法、懂法、守法、依法办事的风气，做到政务公开，程序公开，提高依法治档的水平，进而不断提高基层档案业务人员的工作水平，确保各单位在职能活动中形成的材料收集齐全完整，比较全面地反映各单位的职能活动情况，并对违反《档案法》的行为给予必要的行政处罚。其次通过多种形式，向社会广泛宣传档案法律、法规，使档案法律、法规内化为社会成员自觉的行为准则，增强社会档案意识和档案法制意识，加强和完善档案收集职能，形成规范、科学、合理的运作机制，防止擅自推迟和截留，依据法律、法规，通过必要的行政手段，规范应移交进馆档案的流向。再次合理制定档案接收计划，确保档案收集工作有序进行，并达到超前控制，确保档案收集工作深入进行，另外扩大档案的接收范围，克服接收档案的三多三少的现象，对辖区内的一些重大活动，档案部门应主动参与，并直接接收进馆，提高档案利用的时效性。

2、正确处理好开放与保密的关系，全面设立现行文件服务利用中心，依托政府信息网或政务网建立档案网站。按照开放档案应遵循的首要原则：“开放档案的范围应最大化，档案保密的范围应该最小化”及《档案法》第二十二条规定：“开放档案不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益”，正确处理好档案利用权与所有权、隐私权、公布权之间的关系，为解决档案馆档案信息开放在时间上老化、内容上滞后，空间上断层脱节的问题，设立现行文件服务利用中心，冲破《档案法》和《档案法实施办法》规定的实施档案开放的领域，将一些与公民利益密切相关的档案材料按一定的方式向外公开。也可通过网站的形式全面实现国家公共信息资源的共享。至2001年底，我国各级各类档案馆已建成了230个档案网站，档案网站正成为查询档案馆案卷级、文件级开放档案目录的重要渠道。

3、档案工作者不断强化自身的素质，及时完善知识结构。各级档案管理人员除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代化知识的学习，如计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识。一方面，面对各种计算机、网络等技术含量的专业设施，需要一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行；另一方面，随着专业技术水平的提高和信息化不断升级、更新，相应的软件开发人员也是不可缺少的。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。

4、加强档案的宣传力度，增强全社会的档案意识。要让全社会知晓档案馆的社会价值，就必须开展广泛的舆论宣传和畅通的信息交流。可以用《档案法实施办法》第二十三条规定的七种形式向社会公开档案，即通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版发表；通过电台、电视台播放；通过公众计算机信息网络传播；在公开场合宣读播放；出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；公开出售、散发或者张贴档案复制件；展览、公开陈列档案或者复制件。通过多种形式的宣传与出版，拉近政府与百姓的距离，提升档案部门的形象，激活沉寂的档案信息资源。

档案信息资源的开发是一项系统工程，是对人类精神财富的升华和再创造，是一项功在当今，利于后世的伟业。现代社会是法制化的社会，我们要在实践中始终坚持求真务实的态度，积极探索开发档案信息资源的途径，使档案工作更好地为社会发展服务。