档案局查询系统建设思考

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电子档案查询系统建设是档案工作的一项新内容，是运用信息化技术提高档案利用工作质量和效率的重要手段。近年来，谷城县档案局（馆）以电子档案查询系统建设为重点，以增强档案资源的开发利用效能为目标，全面提升档案工作管理水平，取得了较好成效，受到了省市档案部门的好评和县委、县政府的充分肯定。在2009年1月召开的湖北省档案工作会议上，我县就开展电子档案查询系统建设工作情况作了经验交流。

一、落实“三个到位”，加快电子档案查询系统建设步伐

一是增强责任感，确保认识到位。多年来，谷城县档案局（馆）一直把档案信息化建设作为档案管理上水平的突破口，有计划、有步骤地开展档案数字化工作，并取得了一定成绩。但数字化成果的应用相对滞后，特别是社会公众能直接进行计算机检索、查询档案的工作一直没有开展。20*年，省档案局成功研发的“电子档案查询系统”软件，具有通用、便捷、操作简单的特点，是面向普通查询者利用计算机检索、查询档案而开发的专用软件系统。在全省第一批电子档案查询系统推广试点单位确定后，我县虽然没有列入其中，但是我们积极向省档案局领导汇报，请求把谷城也作为试点单位，得到批准后，更加坚定了搞好现代化管理的信心和决心，把电子档案查询系统建设作为加快档案信息化建设的助推剂。为消除档案馆干部职工中存在的畏难情绪，我们多次召开领导班子会议，进一步统一思想认识，使大家充分认识到搞好电子档案查询系统建设不仅是提高档案部门现代化管理水平，促进档案事业新发展的需要，而且是档案干部适应新形势、迎接新挑战，提高自身业务素质的需要，更是档案工作实现以人为本，搭建服务民生新平台的迫切需要，从而增强责任感和紧迫感。同时，我们还成立了以馆长任组长、分管领导为副组长、相关科室和人员为专班成员的电子档案查询系统建设领导小组，保障电子档案查询系统建设工作的稳步推进。

二是增添先进设备，确保投入到位。档案基础设施建设是加快电子档案查询系统、实现信息化建设的基础和保障。近年来，我们积极争取县委、县政府的重视和支持，先后投入专项资金50多万元，建成了400多平方米的档案库房，配备了34列204节档案密集架，添置了空调、防磁柜、去湿机等设施，投入15万元购置了专用于档案数字化处理的计算机、扫描仪、数码摄像机、数码相机、数据刻录机和移动硬盘等设备，安装了世纪科怡档案管理系统专用软件，为信息化建设提供了设备支持。

三是加强技能培训，确保人员到位。熟练掌握计算机等信息管理技术，是信息时代对档案工作者的新要求。近年来，我们通过集中培训、平时自学、请进来走出去等方式，不断加强工作人员计算机基础知识、应用软件和网络知识以及英语的培训，注重学以致用，提高操作能力，收到了良好效果。现在，我们局（馆）全员人人达到“四会”。即：会用键盘输入汉字、会用文字处理软件编辑文件、会上网查阅有关资料、会收发电子邮件。局馆整体现代化管理素质的提高，加快了现代化和信息化建设的步伐。2007年，我们又报经县编委批准，新增了“信息技术科”，配备了两名业务能力强懂计算机应用的年轻同志，专门负责编制全县档案信息化建设规划，检查指导全县档案信息化建设，负责档案信息资源的开发利用和安全管理、档案馆基本数据库建设和谷城档案信息网的管理与维护，为加强全县档案信息化建设提供了机构人员保障。

二、着眼“三个加强”，提高电子档案查询系统建设水平

一是加强软件调试工作，掌握系统运行技能。省档案局免费发放“电子档案查询系统”软件后，我们积极做好电子档案查询系统安装和数据导入工作。在试用过程中，发现系统存在安装、导入和运用等方面的诸多问题，比如网页打不开或无法访问网址、数据已导入但在利用端检索不到或者检索不全的问题，部分需要倒放或横放的特殊文档全文扫描后却不能设置旋转正放格式不便查阅的问题，系统因数据导入缓慢而死机的问题等等。我们及时向省档案局和武汉开思源信息技术有限公司“档案客服”系统反馈意见，寻求技术支持。公司针对我们提出的问题和建议，完善了档案数据迁移工具，制作了系统补丁，增加了管理端调卷和全文旋转模块，使电子档案查询系统的实用性和可操作性更强，我们也在实际安装调试和操作过程中，更多更好地掌握了“电子档案查询系统”的操作和使用技能，为进一步开展工作打下了牢固的基础。

二是加强档案数字化建设，丰富系统档案资源。电子档案查询系统的基础是档案数据库建设。丰富的档案数字化资源，为电子档案查询系统广泛使用、提高利用率提供了可靠的保障。为做好档案数字化工作，我们将局馆熟悉计算机运用技术的六名年轻同志组成专班，要求每人每年完成档案目录录入任务6000条、重要档案全文扫描2000幅。将信息化工作纳入机关目标管理考核内容，实行奖惩激励机制。同时，要求新接收进馆的档案必须有完整的电子目录数据方可入库，对涉及民生的档案优先建立全文数据库，及时导入“电子档案查询系统”。目前，已完成对全县2006年以前的婚姻档案和破产改制企业档案的接收工作，累计录入案卷级和文件级目录达15万条，重要文件数字化3.8万幅。其中有关民生的条目及全文达6万多条（幅），知青档案、婚姻档案、招工档案、复员退伍军人档案等实现了电脑查询，为群众提供了便捷、高效、准确的查询服务。

三是加强政府信息公开工作，推动电子档案查询系统建设。《中华人民共和国政府信息公开条例》自20*年5月1日实施以来，谷城县人民政府为了更好地开展政府信息公开工作，最大限度地保障公民、法人和其他组织方便、快捷地获取所需要的政府信息，在档案馆设立了“谷城县政府信息查阅场所”。通过对已公开现行文件的归类整理、扫描录入和数字化处理，利用谷城党建信息网、政府网等公众信息平台建立政府信息查询系统，采取分级、分权限的方式，为县直机关、企事业单位、乡镇和社会公众提供自助查询服务。目前，我们已完成对县政府1998年-20*年所有文件的扫描录入工作，建立了档案信息共享平台，为群众提供了方便快捷的远程服务。

三、强化“三项服务”，扩大电子档案查询系统建设效能

一是强化对档案部门自身建设提供塑形增效服务。电子档案查询系统是档案利用手段上的一项重大变革，促进了馆藏档案信息资源的开发利用，树立了档案部门对外服务的新形象。通过电子档案查询系统建设和应用，检验了档案部门几年来信息化建设的成果，进一步促进了馆藏档案数字化工作，达到了“边建边用、以用促建”的目的，在全体干部中也树立了依靠科技发展档案事业的新思想，增强了敢于用现代化管理技术挑战传统落后方式的新理念，破除了封闭保守、坐等上门的旧习惯。电子档案查询系统的使用，使档案利用的查全率、查准率以及检索速度显著提高，特别是对档案要素掌握不多的利用者，更是增加了希望和满意度。我们还运用网络技术开展了档案信息网上服务，依法公布开放档案目录，开办档案服务专题栏目，使档案馆的开发利用由被动转为主动。现在，县领导及县直各单位在网上都能够看到县档案馆提供的服务信息，县内各媒体均了档案信息上网服务的消息。

二是强化对全县经济建设提供信息支撑服务。电子档案查询系统为全县经济建设、招商引资工作提供了高效服务。一位来自温州的投资商准备投资上亿元开发谷城石花大酒店，该酒店是90年代留下的烂尾楼，由于时间久远，投资商需要查阅当年兴建石花大酒店的政策依据及资料，当投资商通过电子档案查询系统查阅到所需资料后，高兴地说，没想到在谷城这样一个山区小县竟然也能享受到如此快捷的服务，仅凭身份证号登录查询系统就可以了解到方方面面的政策，为我们节省了很多程序和时间。这位投资商后来又通过电子档案查询系统了解到我县有关招商引资的优惠政策，投资2.7亿元兴建温州汽车工业园，成为我县又一重大建设项目。

三是强化对社会公众提供维权维稳服务。电子档案查询系统建成以来，接待较多的是普通群众，占查阅者总数的70.1%，都是为了解决涉及切身利益的问题前来寻找有关文件依据的，主要有农民、下岗职工、残疾人等，查找的文件主要集中在土地征用、落实户口、核定工龄、伤残等级评定、领取抚恤金补助等方面。对查阅非本馆保存档案的来访者，我们积极主动地提供线索，给予力所能及的帮助。在馆内我们还设立了民生档案服务咨询热线，接受群众电话预约查档，这些人性化的服务方式架起了档案馆服务民生的“连心桥”，让人民群众高兴而来，满意而归，在保障公民权益的同时，也维护了社会稳定。如：石花镇复员退伍军人徐宗宏，1970年入伍前，其父病故后其母改嫁郭姓而更名为郭忠洪，1975年退伍后与郭姓分居，根据本人意愿改用原名徐忠宏，原居住地倒座公社集体八大队和石花区革命委员会均写有证明函，而这些内容在当地派出所户籍中没有反映，只有曾用名郭忠洪的户籍档案，通过电子档案查询系统，顺利的查找并提取了曾用名郭忠洪的档案，为该同志复印了相关证明材料，使该同志顺利地更改了户籍档案，同时我们在电子档案查询系统中加注了现名徐宗宏，方便以后查阅利用。又如，《谷城报》于2002年根据国家规定停办，报社全部档案移交县档案馆。原报社所属印刷厂、新达实业公司和新达商社，2000年均由报社职工陈洪勇承包经营，后全部买断，但其房产均未过户，去年想过户到个人名下，需原报社出具相关证明，经县委宣传部同意，我们通过电子档案查询系统，迅速查找到已移交档案馆的原报社印章，为其证明加盖印章，帮助他顺利办理了房产过户手续。

四、注重“三个保障”，推进电子档案查询系统建设纵深发展

电子档案查询系统建设是一项全新的工作。我们在实践中感觉到，随着系统的不断完善升级，要想进一步提高档案现代化管理水平，更好地为领导决策和社会公众服务，必须要依托强有力的组织保障、大量的财力保障和专门的人才保障。

1、领导高度重视，是电子档案查询系统建设的组织保障。电子档案查询系统建设是一项复杂的系统工程，要确保各阶段、各层次、各环节工作的有序、高效、协调进行，高质量地完成建设任务，领导重视是关键。电子档案查询系统是信息化领域，也是档案管理领域一个全新的组织形式和管理形式，只有广泛宣传、充分造势，引起领导的重视，才能使电子档案查询系统建设顺利开展。档案部门自上而下要大力宣传电子档案查询系统建设的必要性、可行性，大力宣传档案部门的主体地位，积极汇报争取各级领导支持，利用各种机会争取相关部门配合。

2、加大资金投入，是电子档案查询系统建设的财力保障。档案部门是清水衙门，县级财政也是吃饭财政，我们在前期的建设过程中，克服了资金短缺等重重困难，压缩其它开支，多方筹措，合理调配资金，确保了电子档案查询系统建设启动经费。但是要想进一步加大系统建设力度，增加和改善相关设备，全面提高电子档案查询系统建设水平，促进系统建设上档次、上台阶，还需要进一步加大资金投入，这就需要上级档案部门争取国家专项扶持资金，尤其是争取扶持县级档案馆的建设经费问题。

3、加强人员培训，是电子档案查询系统建设的人才保障。面对快速发展的电子技术给档案信息化建设带来的挑战，档案部门要加强人员培训，大力培养专业技术人才，为电子档案查询系统建设提供智力支持。档案工作者要用心学习，熟练掌握档案软件，做一个称职的现代档案人；要多钻研，发挥熟悉档案业务掌握应用需求的长处；大胆实践，逐步开发完善档案应用软件；积极进取，做好增量信息归档工作，不断提高自身的信息化管理技术和水平。