市企业职工档案管理方法

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企业职工档案是记录职工招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。随着市场经济的深入发展，不少企业对职工的档案建立和管理不够重视，特别是民营企业、外资企业和私营企业更没有建立职工档案的意识；再者就是，职工与企业解除劳动合同后，其档案不知如何管理。为此，本人就我市企业职工档案管理问题谈些粗浅的看法：

一、当前我市企业职工档案管理的主要方式

自劳动部、国家档案局*年颁发《企业职工档案管理工作规定》?穴劳力字*号?雪实施以来，我市国有企业、集体企业、股份制企业和合资企业实施了职工的档案管理工作。这些企业在档案管理中的主要方式有如下几种：

（一）企业干部的档案，由企业主管部门建档管理；

（二）企业职工的档案，由企业设立的劳资科或办公室建档管理；

（三）个别企业的干部、职工档案，一律由其企业主管部门统一管理；

（四）与企业终止或解除劳动关系的职工，其档案交由当地劳动保障部门管理；

（五）与企业终止或解除劳动关系的企业干部，其档案交由当地人事部门管理，有个别的企业干部档案交由劳动保障部门管理。

二、我市企业职工档案管理存在的主要问题

实施职工档案管理，对记载历史的真实情况，维护历史的真实面目，保证职工的合法权益起着重要的作用。但我市不少企业在实施职工档案管理过程中，也存在一些较为突出的问题。

（一）大部份非公有制企业的职工没有档案，职工合法权益得不到保障。就目前情况来看，我市个体、私营、民营企业较多，已占企业总数的70％以上，而这些企业又成为就业的主渠道，吸纳了大量的从业人员，但由于种种原因，这些企业大部份没有为企业人员签订劳动合同，也没有参加社会保险等，更谈不上建设职工档案了；其次是临时工、季节性工、外来工、进城农民工，企业更没有为他们签订劳动合同、参加社会保险、建立档案的理念，至使职工的合法权益得不到保障。

）二）从我市国有企业、集体企业、股份制企业和合资企业的职工档案管理工作来看，档案管理也存在如下不足：

1、姓名上的差别，主要是档案记载的姓名与户口簿、身份证姓名有差别，一是有的姓相同而名字不同，二是有的姓不同而名字相同，三是有的姓名都不同，出现几个姓名。

2、年龄上岁数的差异。部分职工档案材料记载出生日期有几个不同的年、月，最明显、最普遍的是60、70年代参加工作的职工，其最早招工一般填写少1－3岁，有的甚至少10到20岁，致使档案资料填写的年龄与户口簿、身份证与实际年龄不同，相差较大。

3、工种记载上的差异。一是档案没有详细记录职工工种，有的工人进入企业以后，变换了几个工作岗位，从事了几个不同的工种，但在档案上没有详细记录；二是档案记载工种不够准确，有的职工从事电工工作，在档案记录上却是工人，有的职工从事焊工工作在档案记载上也是填写为工人等等。

4、档案资料有涂改现象。

（1）个别企业在档案管理上不严格，对档案原始资料随意进行涂写、修改；

（2）由于涉及职工个人利益，个别企业劳资人员为职工个人涂改档案资料：一是更改年龄，在档案原始资料上把年龄改大，拟提早办理退休；二是更改工种，在档案原始资料上把普通工种改为特殊工种，以提高工资、福利及可以享按特殊工种提早办理退休等。

5、企业在整理职工档案时，未能按时间或记载顺序装订档案资料，有个别企业对职工的档案资料根本上不整理、不装订。

6、职工档案资料不够完善。一是个别企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工表等资料；二是个别企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等装入档案，以至有关资料遗漏遗失；三是个别企业改制后，没有与职工签劳动合同，对辞退的职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》，职工档案资料欠缺。

7、个别企业对职工档案管理不重视，管理混乱，没有专门的档案柜等设备设施，也没有管理制度，以至造成职工档案遗漏遗失。

8、个别企业资不低债、倒闭或停产后，职工档案无人管，以至职工档案遗漏遗失。

三、解决我市企业职工档案管理存在问题的主要办法

对于国有企业、集体企业、股份制企业和合资企业的职工档案管理问题，笔者认为只有实事求是，弥补不足，按规定移交合法机构管理，这样才能维护职工的合法权益。

（一）对档案记载的年龄与户口簿、身份证年龄有差异的，应以最早参加工作招工表登记的出生年龄为准，从而核定其退休年龄；如果是档案记载年龄有错的，则需职工本人原籍户口所在地公安部门出具最早户口登记表并加盖当地派出所公章为依据，从而核定其确切年龄。

（二）在审核是否特殊工种办理退休手续时，遇到记载工种与实际操作的工种不一致时，则必须由职工原单位提供原始工资底册、原始材料复印件加盖公章，以作核定特殊工种的资料证明，经审核确定后方可申报办理退休手续。

（三）对于有重笔或涂改、刀刨过的年龄或工种，则要认真审核，要求当事人和原单位作特别说明：对有意涂改年龄或工种的，则要当事人作出检讨，事情严重的要对当事人作出相应的处罚。

（四）对于遗漏遗失的职工档案，则深入调查研究，了解事情真相，通过相关部门给予补办有关资料，从而完善地建立职工档案资料。

四、对完善企业职工档案管理制度提出如下的建议

加强企业职工档案管理工作，按照档案完整、真实、精炼、实用的要求，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使企业职工档案工作纳入劳动保障工作管理体系，更好地为市场经济和社会主义现代化建设服务。根据《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》和《广东省劳动保障事务暂行办法》的规定，目前，企业职工档案管理有了一种新的制度与办法，就是劳动保障部门开展的“劳动保障事务工作”，这已深受企业和广大职工欢迎。因此，从宏观管理上，对完善企业的职工档案管理工作，笔者提出如下建议：

（一）为确保企业职员的合法权益，建议政府部门应从新立法，规定不论是国有企业、集体企业、股份制企业、合资企业或是个体、?穴下转32页?雪?穴上接23页?雪私营、民营企业，都必须建立职工档案，记录职工在工作、学习、生活中的真实情况。

（二）企业在建立职工档案，其内容必须包括：

1、履历材料；2、自传材料；3、鉴定、考核、考察材料；4、评定岗位技能和学历资料；5、政审材料；6、参加中国共产党、共青团、派的材料；7、奖励材料；8、处分材料；9、招用工、劳动合同、工种变换调动、聘用、复员退伍、转业、农转非、工资、保险福利待遇、出国、退休等材料；10、失业情况记录；11、再就业情况记录；12、其他有关材料。

（三）在企业工作的人员，无论其原身份是干部、职工或是农民工，当解除或终止劳动关系后，其档案资料应移交企业所在地劳动保障部门职介中心管理，办理劳动保障事务手续。

（四）对于没有档案管理能力或没有档案管理条件的企业?穴个体、私营、民营企业等?雪，其职工的档案管理工作，可直接与当地劳动保障部门职介中心联系，办理劳动保障事务手续，实施档案管理等工作。

（五）大中专?穴技工学校?雪毕业生毕业后，其档案资料应统一移交学校所在地劳动保障部门职介中心办理事务手续，当大中专?穴技工学校?雪毕业生到企业工作，劳动保障部门可根据学生意愿，将其档案移交企业管理或移交企业所在地劳动保障部门职介中心办理事务手续。

（六）对于职工流动的档案管理，笔者认为档案的移交保管方式有二种：一是职工与原单位解除或终止劳动合同后，招调到新单位，若新单位设立人事劳资部门具有档案管理条件的，可把档案移交到新的单位进行管理，也可把档案移交当地劳动保障部门职介中心办理劳动保障事务代事；二是职工与原单位解除或终止劳动合同后，招调到新单位，若新单位没有档案管理条件的，则应把档案移交到当地劳动保障部门的职业介绍服务中心进行管理，办好劳动保障保障事务手续即可。

（七）严禁涂改或遗漏遗失档案，当发生涂改或遗漏遗失档案资料时，必须要追究有关部门或当事人的责任；并应及时采取补救措施到有关部门补办有关资料。