关于会议成本及提高会议质量效益的调研报告

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为了进一步加强作风建设，切实提高会议质量，根据《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》和党的十六大精神，按照“三个代表”的要求，我们围绕会议成本及提高会议质量与效益的问题，在上海不同类型的15所本科院校600名处级以上干部（校级党政领导占12.34％）中进行了问卷调查和个别访谈，并广泛听取各方面同志的意见，收集国内外有关资料近10万字。在此基础上，通过反复分析，个案剖析，综合形成了本报告。

一、现状分析

调研表明，近两年来，上海市级党政领导机关，特别是教育系统和各高校召开的重要会议总体质量和效益在提高，35.86％的同志认为今年来，市教育党委和市教委召开的全市性会议总体质量比以往好或者很高。突出表现在各级党政领导改进会风的意识明显增强，不少单位都制订了有关会议的规则；二是会议的内容相对比较集中，时间也在缩短；三是抓落实有一定的力度，效益有所体现。但调查也显示，目前在召开会议上还存在一些比较突出的问题，集中反映在以下三个方面：

1、会议成本的意识还不是很强，对召开会议仍然存在随意性，很少或不考虑成本。问卷调查中，61.66％的人认为自己以往主持或参加的会议对成本意识“还可以”，只有18.99％的人认为对会议成本意识很强；尚有19.35％的人认为几乎或根本没有会议成本意识。特别是对某些会议的机会成本（亦称无形成本）考虑甚少。不少同志还向我们推荐了在湖北省政协八届五次会议上，无党派人士王福霖委员的坦诚之言。这位中南财经大学68岁的老教授对每年“两会”都花不少钱，警车开道，感到于心不安，他说：“警车开道，表面上提高会议规格，实际上有损委员的形象”。他疾呼应降低会议成本，建议开“两会”应厉行节约，减轻财政压力，不能舍本趋末，表面上提高了规格，实际上拉开了与老百姓的距离。

2、会议的总体质量还不是很高，拖会、陪会、内容不集中的一揽子会时有出现。问卷调查中，对今年来市教育党委、市教委所召开的全市性会议总体质量和自己以往主持或参加的全校性会议总体质量和效益，分别有56.77％和61.7％的人认为“还可以”，而只有3.79％和1.65％的人认为很高；还有3.37％和9.32％的人认为不太理想和不高或有的很差。主要反映在有的会议时间太长，内容一般，缺乏充分的准备。有的同志在访谈中一针见血地讲“实践是宝贵的，浪费时间是最大的浪费”、“现在有些领导主持会议根本没有时间概念”，在调查问卷最想说的一句话中，建议主持人应掌握会议的进程和时间，不要到结束时讲重复话，到午饭时间还“兴致盎然”。特别是一些高校的带有决策性的会议，拖而不散，议而不决，决而无果的现象还明显存在。要从根本上解决会议过多、过长、过滥的问题。

3、不少会议的效益还难以体现，往往会议开过了，也就等于落实了，缺乏有力地检查考核措施，使会议精神难以落到实处。有的同志意味深长地说，有些事情去年开会讲、今年也得讲，弄不好明年还得讲，就是不落实，这样的会议根本谈不上什么效益。实际上，现在没有价值和效益的会还不少，往往只求轰动效应，不求实际效果，把目标说在嘴上，措施定在会上，以会议落实会议的状况还没有得到根本改变。有的同志在调查问卷上写道“任何事情是实际干出来的，不是开会开出来的，不能再容忍形式主义的会议了”。

二、对策思考

在我国改革开放，发展社会主义市场经济的新形势下，各级领导机关和领导干部自觉增强会议成本意识，不断提高会议质量和效益，是我们党坚持执政为民，改进领导方式和工作方法，加强党的执政能力建设的重要内容，也是深入推进党的作风建设，保持党同人民群众血肉联系的根本要求。正如《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》中所指出的，各级领导机关和领导干部都要牢固树立我们的权力是人民赋予的观点，为人民谋利益是共产党人全部活动的出发点和归宿的观点。在一切工作中，都要坚持尊重社会发展规律与尊重人民历史主体地位的一致性，坚持为崇高理想奋斗与为最广大人民谋利益的一致性，坚持完成党的各项工作任务与实现人民利益的一致性，端正对群众的态度，增进对群众的感情，提高贯彻党的群众路线的自觉性。基于此，我们认为，按照党的十六大精神，特别是“三个代表”的要求，各级党政机关和领导干部都要自觉增强会议成本意识，在实践中不断提高会议质量和效益，当前特别要着力解决好三个问题。

1、要与时俱进，牢固确立适应现代社会经济发展需要的“会议观”。

现代管理学认为，开会作为一种必要的工作方式，对于统一思想，集中大家意志，推动民主决策，促进工作落实，具有不可替代的积极作用。但如果会议开得过多过滥，结果往往就会有悖于会议的初衷。一位国际知名大师曾指出，一个企业的经理用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现”。在调查中，我们也发现，目前在各级党政机关和企事业单位，一些领导，尤其是主要领导整天忙于应付开会，被戏称为“会议贩子”的现象并不少见。46.26％的人反映，去年来自己平均每月一般要参加6－10次或10次以上的会议，每次会议一般都在半天左右，有10.5％的人感慨地讲“会议太多”，“有的会完全可以不开”；也有的经常组织会议的办公室主任更是无奈地说，“一听到开会头就痛”。

我们认为，要从根本解决会议过多过滥，提高会议质量和效益的问题，首先在观念上要确立与现代社会经济发展相适应的“会议观”，改变“工作就是开会”的观念。在调查问卷对提高会议质量和效益最想说的一句话中，出现频率最高的是“工作不等于开会”，“可开可不开的会尽量不要开”，“要开有充分准备的会”；“召开会议一定要使与会者有收获”，要“少开会、开短会，力求开高效益的会议”；要“寻找比开会更有效的领导方式”……。党的十六大不仅在会议形式上有创新，而且为全党确立有时代特征的“会议观”树立了榜样，特别是将总书记的报告摘要在会上宣读，受到了与会代表和海内外社会舆论的一致好评。

当前，必须在对会议的观念变革上进一步加大力度，特别要树立起“工作不等于开会”的观念，将展示政绩与会议脱钩。还要树立“非开不可的会议必须开好”、“可开可不开的会议坚决不开”的观念。应当通过立法、健全制度、完善责任制、国家大政方针信息公开化等，以改变目前实际存在的过多依赖会议领导的方式。同时，必须强化两种意识。一是强化“会议是一种投入产出的经济活动”的意识。开会就要算经济帐，算投入产出的比例，做到少开会、开短会，减少人力、物力、财力的投入，以求得会议效益的最大化。二是强化“工作落实是会议最高主旨”的意识。有了这种意识，会议的承办者就不会去计较会议的规模、规格、会议的长短，而是把真正的精力放到工作的落实上；就会在会前做深入的调查研究，掌握实情；就会在会中说实话，讲实情，切中要害，就会会后狠抓落实。

2、要勇于创新，注重实效，努力提高办会的科学视角。

在我国，会议作为各级党政机关日常工作的一种重要方式，也是集体领导、科学决策的重要手段。任何必须召开的会议，特别是重要的工作会议，一经确定，作为组织办会者就要全力将会议开好，特别要增强科学的意识，重视研究与会者的心理因素，提高会议效率。

首先，要非常重视“会议成本”。有人说，一些发达国家企业会议开得少，开得短，是因为他们对“会议成本”算得精，这不无道理。在我们的调查中，绝大部分同志都持认同态度。有的同志还向我们提供和列举了日本、韩国等一些企业会议成本分析制度，注重成本核算的典型材料，对此，我们在问卷中设计了党政机关和高校有关会议成本比较科学的计算公式，请大家选择。有50.38％的人认为会议成本应包括有形成本和无形成本，27.92％的人比较赞成使用会议成本＝佑牖崛嗽逼骄∈惫ぷ省粱嵋槭奔洹劣与会人数＋会议费用的公式。我们认为这样的公式在目前来看还是可行的，它既参照了国外有些企业目前的做法，又体现了机关、事业单位的工作性质和特点，建议在实践中加以运用，以此逐步提高各级领导干部的会议成本意识。这样不仅能节约会议费用，还可大大提高单位工作的效率，改善单位的形象。这里需特别调强的是会议成本不简单是一个费用问题，更重要的是一个时间，特别是“时机”问题。因此，作为办会者一定要有“宏观意识”，从整体效能上考虑会议效果。当前，我国正处于重要的历史发展机遇期，为了全面建设小康社会，各级领导更要始终艰苦奋斗、居安思危，要下决心压缩会议开支，对非开不可的重要会议也要注意成本核算，尽可能降低成本，把节约下来的资金和时间用到现代化建设急需上去。

二要力求开短会。心理学研究表明，人脑最佳状态是60分钟左右，然后有一段疲倦，接下去又出现一段最佳状态，要尽量使用最佳状态，开短会。据此，我们认为，一般的会议最好能在1小时内开完。对一些带有全局性的重要工作会议，一般可掌握在2小时。许多同志在问卷调查中都写道，“开会最佳时间是两个小时”。我们从调查中可以得出这样的结论，即：各系统召开的全市性会议比较科学的时间应把握在2小时内，问卷调查中有72.8％的人这样认为；而高校召开的全校性会议一般应安排在1.5小时内，问卷调查中有70.86％的人这样认为。由此可以类推，应根据各种不同类型的会议性质和内容以确定比较科学合理的时间，就是要使与会者有足够的精力和良好的接受力，以保证会议精神的落实。同时，各单位都要制定各种会议的基本时间表，并采取措施，对会议时间进行限制，在规定的时间结束会议，做到不拖会。这里，可以借鉴韩国三星集团某骨干企业在开会时使用的“沙漏计算器”，即沙子全部漏完的时间后30分钟，在漏完的那一刻，必须得出结论并无条件宣布散会。还有日本起亚株式会社实行的“站立会议制”，即在会议室里没有沙发和椅子，只摆几个讲台形状的桌子，如果谁发言时间长了，自己受累不说，还会遭别人的白眼。最近《中国漫画》上有一则漫画说的组织者将会议安排在铁路轨道上开，题为“为了开短会，我们把开会地点选在这里”，对我们提倡开短会很有启迪。

三要不断创新会议形式。科学合理的方式、方法是提高会议质量的一个关键性因素。要善于研究和针对与会者的时间心理，会场环境（包括色调、音响、形式以及议题安排等）心理，认真做好会议准备。问卷调查中，54.72％的人认为提高会议质量的关键在于“不开无准备的会”；54.65％的人认为会议质量主要取决于“充分的准备”。从时间心理看，科学研究表时，人体存在着生理节律，即生物钟。上午8时至12时，下午3时至6时，人们精力最旺盛，思维敏捷，吸收信息能力强。这两段时间，上午又较下午为佳。因此，对于讨论重大问题的会议应尽可能安排在上午，讨论一般性问题的会议安排在下午。从会场环境心理看，特别是会场形式对人们的心理影响比较明显，圆桌会议可以使人感到平等、合谐、融洽。设主席台可以使会议形成中心。主席台摆低一点，离群众近一些，会使人感到亲切……就是要根据不同会议的性质和内容，安排适当的会场形式，以求得最佳效果。

在会议形式创新中，特别要充分合理地利用各种现代化的会议条件。凡能用电视电话或在网络上召开的会议，原则上不再集中开大会。要提倡多开小型现场会，以及“连会、套会”，切实减少陪会；对一些大型会议的安排，要努力从满足于日常组织转变到积极推进会议的改革创新上来，以提高会议的水平，不断适应新的形势和任务的要求。调研中，许多同志提出，“希望改变开会模式，不要总是先几个单位发言，然后许多领导讲话，要抓住主题，单刀直入，短平快，高效率，重在贯彻”，要“务实、务精、务短、务效”。这里需指出的是，“会议适合双向交流”、会议一定要“议”，这是不少同志在问卷调查最想说的一句话中提出的。有的学者认为，提高会议质量关键在一个“议”字上，要会而有议，议而有决，从根本上改变目前不少会议往往只“会”不“议”或者空发议论的状况，让“会议成为启迪智慧，转变观念的场合”。

3、要突出会风建设，源头把关，从根本上确保会议质量和效益。

会风的好坏，可以说是确保会议质量的主要因素。加强会风建设，转变工作作风是贯彻落实党的十六大精神的重要举措，也是实践“三个代表”重要思想的体现。会风建设的内容包括许多方面，当前需特别强调的是，要进一步完善会议制度和严明会议纪律。要着重健全会议审批制度和会议管理制度。要针对会议议题、范围、人数等进一步完善逐级审批制度，综合平衡，统筹安排，掌握可开可不开的会议坚决不开，可开小会的不开大会，可参加可不参加的人员坚决不允许参加，可开短会的不开长会，能合并召开的坚决合并召开等原则，下决心改变会议想开就开和有的人一天要赶几个会，或同一时间要参加几个会议的无序状态，进一步“增强规范性动作，尽量减少自选性动作”，使会议管理逐步科学、规范、有序。还要进一步完善会议通报制度。对于开会迟到早退，代会、缺会等现象，以及对会议精神落实情况要及时进行督查并通报；对于屡次迟到又不认真贯彻会议精神者，要由纪检监察部门通报批评，并追究相关部门主要负责人的责任。同时，可将会风情况整理成册，设立会风档案，作为干部考核奖惩的依据。当前，要特别重视进一步加大督查工作的力度，尤其要抓好重大决策和重要工作部署贯彻落实情况的督查。还要重视做好会后工作，充分发挥会议功效。

加强会风建设的关键是要提高各级领导机关和领导干部执政为民、服务到位的意识和本领。特别是主要领导干部和“一把手”更要率先垂范，作出表率，努力做到带头精简会议，严格审批会议，模范执行会议纪律，全面落实会议精神，尤其要提高宏观决策、把握全局的能力，夯实调查研究的基本功，会议讲话、报告力求亲自指导，最好直接主持起草，要自己写东西，讲自己写的东西。这样，必须开的会议质量和效益就一定会在实践中不断提高。