主题词技巧参考

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主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，主题词又叫关键词。指公文中代表其内容特征的最能说明问题的起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物。上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。

一份公文除类别词外，从数量上来看。最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是从“类别词”类属词”从内容到形式。国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的工业’交通’能源’和‘邮电’等。从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在行业划分。国务院公文主题词表》中的主题词主表》第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的行业”主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在综合党团”这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面)然后再在下面找到第二层所在党派团体”这就是类别词，也是这份公文中要标注的第一个主题词。接着我党派团体”下找出与公文主题相符的妇女”儿童”这就是类属词”也是这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于<国家行政机关公文处理办法>通知》其主题词的类别词是文秘工作”第一层分类是秘书、行政”类属词”文秘工作”下的公文”类属词一般就在类别词(第二层)下。能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于<国家行政机关公文处理办法>通知》标注的第二个主题词是公文”这个主题词就在文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”如《国务院关于加强水土保持工作的通知》标引的类别词是农业”类属词却是水利”这个类别词下选用的国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定》类别词是科技”但类属词“体制”却在民政、劳动人事”下的机构”这个类别词下面，改革”综合经济”下的经济管理”这个类别词下面。

可选择被批转、转发、文件的文种。如《国务院关于<国家行政机关公文处理办法>通知》其主题词是文秘工作公文办法”标注的就是被文件的文种“办法”而不是文件的文种“通知”如果想要完整反映文件的形式，如果只选择一个主题词来标文种。也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。

可先集中对一个主题内容进行标引，如果一份文件有两个以上的主题内容。再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”再在这个类别词下找到类属词“企业”破产”然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”再在劳动”这个类别词后找到就业”这个类属词。

可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时。并在该词后面加“荭”以便区别。

标注类属词难度最大。首先要求标注者必须了解公文的主题内容，相对来说。确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。

一是因为它数量多。国务院公文主题词表》第一层仅分了15类，说它难。但属于类属词的主题词就有1049个。其次是找到类别词后，并不是每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他类别词下去找，就如前面提到国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》一样。因此我前面说“要熟悉主题词表的内容”

因为它就是该公文的文种，公文中标注的最后一个(或两个)主题词(也即“形式”此前的都属“内容”最好找。而且就在公文的标题上。如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》标题中的决定”既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。

主题词中的文种，值得注意的批转、转发、文件时。标批转、转发、文件的文种，还是标被批转、转发、文件的文种呢？