企业公文的管理规定

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公文是企业管理工作中重要文件，包括内部形成的公文和外来的公文，为了确保集团公司及政府部门下发到公司的公文得到准确、及时的贯彻、落实；规范公司公文的管理程序，特制定本制度，加以规范，具体要求如下：

一.文件的种类：

本公司常用的公文种类有：

1.决定：用于对重要事项做出决策和安排的文件。

2.报告：用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的查询。

3.请示：用于向上级请示事情并需获得批准事项的文件。

4.通知：用于传达要求下级单位办理和需要知道有关事项的文件。

5.通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况的文件。

6.规定：用于对特定的范围内的工作和事务制定具有约束力和强制性的行为规范的文件。

7.批复：用于答复下级请示、请求的文件。

8.公函：用于非隶属单位之间商谈工作、询问和答复问题，向有关主管部门请示批准的文件。

9.会议纪要：用于传达会议主要精神和决议事项的文件。

二.文件名的应用：

1.未经总公司总经理或授权人批准，其他任何部门和各公司不得以“银河水务股份有限公司”的名义擅自发放内、外部文件。

2.如以“银河水务股份有限公司”的名义发放内、外部文件，经批准后，必须报综合办公室备案，特殊情况除外。

3．所有需盖有本单位（包括各公司、水厂）公章的文件，（包括内、外部的上报和下达）必须取得本单位最高领导或授权人的批准，方可办理，集团公司有规定的，按集团公司规定办理。

三．公文的格式

1.公文格式是指公文外在书写与印制的规格式样。是公文在形式上的要求与规定。公文格式要求结构规范，标记准确，布局合理，严谨简明，规格统一。

2.公文一般有公文文头、发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、公文标题、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、引发标记等部分组成。

（1）公文文头：公司正式文件统一用套红打印或印刷。正式文件文头要求一般不超过首页的2/5，函件文头一般不超过1/4。

（2）发文机关：发文机关应当写全称或规范化简称。

（3）秘密等级：秘密公文按照秘密等级划分，规定在文头上方注明“绝密”、“机密”、“内控”。

（4）紧急程度：紧急公文应根据重要程度、时限要求在文头右上方注明“特急”“急件”。

（5）发文字号：包括公司代号、年号、序号，正式公文年号一律用公元纪年全称，括与方括号内，置于文种代号之后、流水号之前，字体选用、、体，、、号字。

（6）公文标题：公文标题应当准确简要概括公文主要内容，应避免长。公文标题一般不加标点符号，字体选用、、体，、、号字。

（7）正文：正文是用来表示文件内容的部分，一般由开头、主体、结束语三部分组成，一般应分段表述，字体选用、、体，、、号字，行间距选用、、、、，正文页面上留、、下留、、左留、、右留、、。

（8）附件：公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，按顺序注明附件名称。

（9）成文时间：成文时间应以领导签发的日期为准。

（10）印章：公文除会议纪要外，其他应当加盖公章，印章盖在成文时间的中上方。上沿不压正文，底边在成文之下，不再落款。

（11）附注：公文如有附注应列印章、时间之下，用圆括号括起来，如（此文发至各水厂）

（12）主题词：主题词是揭示文件主体、表明范围和内容的词语，文件应当表明主题词便于立卷、归档和微机管理。

（13）引发标记：印发标记包括印制单位、印发时间和份数。

四。公文的办理程序：

水务总公司的公文由综合办公室统一管理，各公司、部门公文由各公司指定人员统一进行收文办理和发文办理。

1.收文办理：

收文办理包括公文的签收、登记、请办、传阅、承办、催办和办复等程序。

（1）签收：收到有关外部公文后（包括上级下发和会议带回的公文）应签收，公文应当逐件清点。如发现问题应及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施，急件应当注明签收的具体时间。

（2）登记：由办公室文件文秘在《收文登记本》上进行登记，就公文的特征和办理情况进行记录，登记时应将公文的标题、密级、发文字号、发文单位、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚，由文秘填写文件处理单，同文件一起交办公室主任。

（3）请办：由办公室主任根据授权或公司文件规定的职责范围将需要办理的公文注请总经理或分管该项工作的经理批示，有关部门办理。

（4）分发：办公室主任根据总经理或分管经理批示意见，安排有关人员将公文分送有关领导和部门处理。

（5）传阅：办公室主任根据领导的批示意见，按照一定程序将公文送有关领导阅知或批示，办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传或延误。

（6）承办：主办部门按公文的要求进行办理，对多个部门办理的事物，办公室主任应协调各部门进行办理。

（7）催办：办公室主任对公文的承办情况进行督促、检查。催办贯穿于公文处理的各个环节，对紧急或重要文件应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或定期向上级反馈办理情况。

（8）办复：是收文处理的最后一道程序，指文件承办完成后，办公室人员对办理情况向来文单位作答复。答复的方式有书面答复、电话答复、当面答复等，视不同情况而定。不论采取何种答复方式，都应在文件处理单上注明答复时间、地点、人员、内容。办复的内容应涉及承办过程、处理结果、存在问题等。

五．公文的分发范围：

1对单项工作或应由一个部门完成的工作，此文可直接转送责任单位负责人。

2.一文中有多个事项或有多个部门要同时办理某事项的文件，应根据公司文件确定的职责范围结合文件规定事项的主次和事项的多少确定分送部门的先后（或在文件处理单上注明文件的流转顺序）。原则上，先送高一级的部门和主要责任部门，涉及的事项多，时间紧的文件，必要时，可复印转发，同时办理。

3.外来公文的转发和传阅时间：

紧急公文立即转发，正常业务4小时内转发，一般性业务1日内转发。

4.办理公文应注意的事项：

（1）注意分清公文和私人信件。

（2）注意公文中有要求是否属保密性文件，如果是，分发时要注意保密事项，在文件未传达、未前，不得泄露文件的内容，同时注意分发的方式。

六．内部公文的管理程序：

1.公司内部公文的制定、放发程序：

（1）由事情的发生单位提出需要制定文件的事项和目的，即确定文件的主题，报综合办公室。

（2）由综合办公室根据部门职能分配情况安排单位起草文件。对涉及到全公司的一些重大事项的文件由总经理组织召开与文件有关的部门负责人对文件的适应性、可行性进行论证或采用书面回签的形式进行。

（3）对一般性文件，由组织与文件有关的部门进行讨论认证。确定文稿后，将文稿上报设定最高执行单位的上级领导批准（按公司文件规定的职责范围来确定领导人）。

（4）经过审批的文件，由办公室组织打印，并根据文件执行范围下发文件。

（5）总公司内部下发文件除会议纪要外，对一些人事任免、决议、通报、规定应加盖公章后，由综合办公室统一发放。

（6）文件下发时应编制文件号码和发放号码，做好记录，填写“发文登记簿”，并由收件人签字，防止文件因盲目下发而失控。

2．公司内部公文的修订程序：

（1）当文件在执行过程中，发现有些内容已无法实施时，即需要对文件的部分内容进行修订。

（2）文件内容的修订仍由文件的主办单位提出条款，补充的新内容必须下发予以公布，同时注明作废的条款。修订的文件仍按原文件发放、审批程序办理。

3.失效或作废文件的处理规定：

（1）失效文件是指：时效期已过的工作通知、工作通报、计划类、会议决议类等一次性文件。此类文件过期自行作废，不再回收。

（2）作废文件指：由于新文件后，原有的不再有效，如因组织结构、人员变动、事务发生变化而无法继续执行文件。为避免和防止文件的误用，作废文件应由文件发放部门收回，并注明“作废”字样。此项工作由经办单位将全过程记录好，存入档案，以备后查。

4.文件发放的管理：

（1）由办公室根据文件发放顺序建立“公文总清单”（以一年为时间单位），每年一次将现行文件进行清查、摸底，查对是否有作废文件未收回。发现此类问题应及时进行处理，确保现行文件的有效性，避免作废文件的误用。

（2）各公司、部门必须指定兼职的文件资料管理员，负责本单位公文的管理工作，并建立档案卷宗。文件发生保管不当的，应追究文件管理员的责任。

5.文件的归档和清退、销毁：

（1）公文办理完后，办公室应及时将公文的底稿、正文和有关资料收集齐全，根据《国家档案法》的有关规定进行立卷归档，存于各公司办公室或文件的下发部门，个人不得保存应当归档的公文，集团公司有规定的，按集团公司规定办理。

（2）公文的清退：当上级来文注明公文需交回时，由办公室根据上级的要求及时将文件送回发文单位。

（3）公文的销毁：对收回作废的文件或根据档案管理规定已过期的文件，应登记造册，列出清单，报分管经理批准后销毁。应保留销毁文件清单，以备后查。

七．本规定与公司iso9oo1质量体系文件或集团公司规定有不符时，按质量体系文件或集团公司规定执行。

八．本规定自之日起执行。

九．本规定由水务总公司办公室负责解释。