审计强化物资采购管理经验交流

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一、建立物资管理责任机制，优化审计监控环境。

物资采购管理作为企业节约挖潜、降低成本的重要途径，始终是集团决策层关注和着力的一个重要方面，并把着力点放在内部审计的监督控制之中，强化内部审计的管理责任，放权支持，优化审计环境。一是设立内部审计机构，配备专职人员，把价格管理提到重要位置。公司成立专职审计科，通过公开招考，从各部门、各单位中选拔了5名业务熟练、责任心强、敢于大胆负责的人员充实到审计岗位。审计科在总经理的直接领导下开展工作，负责集团内部的一切经济活动审计及物资采购审计管理，直接向总经理汇报工作，并提出建议。日常工作中，公司领导给予审计科有力的领导支持，要求各部门、各单位无条件配合审计科的监督检查；凡是未经审计科审签的开支票据，总经理拒绝签字报销；同时公司还不断提高审计人员业务素质，经常选派内审人员参加省、市举办的业务培训班。这些措施为比价采购工作的顺利实施提供了强有力的组织保证。二是建立科学的物资采购控制程序。制定了《采购计划编制与计划审查审批规定》、《采购价格拟订与组织采购规定》、《采购价格审计与进货质量检验验收规定》、《采购价格和质量方面出现争议的处理规定》等十几个规定，形成了从计划制定、实施采购，到进货验收及使用的一套系统、科学的管理控制程序，使物资采购管理工作有章可循、有据可依。三是明确物资采购管理职责。公司赋予审计科采购监督方面充分的权力，并明确审计的职责：除了负责对公司各所属企业经济活动、财务收支的真实性、合法性进行审计外，主要负责公司采购物资的价格审计、质量检验和数量核对；负责组织有关部门进行市场调查，掌握控制物资采购价格；负责公司一切经济合同的管理及合同的合法性合规性审计；参与公司设备及大宗物资招标采购评审。审计的权限：对各子公司及所属部门采购的一切物资的价格、质量和数量有审计权；对价格审计结果的处理有建议权。集团公司所采购的一切物资、设备、配件、低值易耗品、办公用品、医药品等必须经过审计，没有经过审计的，没有价审人签章、质检人签字的票据不付款，以保证审计科在比价采购管理监督中的中枢作用。

二、建立全程审计控制机制，降低物资采购成本。

（一）建立物资价格信息库，随时掌握市场行情。要做好物资采购管理与审计，首先必须要熟悉各类物资知识全面掌握市场价格行情。为此，我们在加强矿山常用物资知识学习的同时，注意广泛收集各类物资的市场信息，并建立了系统的物资价格信息搜集网络和价格信息库，形成多渠道的价格信息来源，为物资采购管理提供充足的参考资料。针对黄金矿山需要的机械设备专业性强，生产厂家遍及全国，价格咨询和市场调查又不可能亲自到所有的生产厂家的情况。在实践中，采用了电话咨询等简便易行的方式，收到了良好效果。在价格咨询之前，首先做好充分的准备，归纳所需咨询的内容和需了解的情况，并掌握一定的谈判技巧，使对方在确信你要购买他的产品的情况下，才能得到你所需要的真实信息资料。近年来，公司对价格实行计算机网络管理，将搜集的有关价格信息进行加工整理，建成了价格信息资料库和信息管理台帐，为价格审计提供依据。同时，我们还不断拓展信息库的作用，根据管理需要和子公司的要求，及时将掌握的有关信息通报给各有关部门和子公司，达到信息共享，及时地为子公司提供信息服务和价格服务，使内审工作由审计监督管理向审计管理服务上转变。

（二）严把"三关"，实行价格审计事前、事中与事后全过程监控。公司价格审计初期一直采用的是事后审计方法，即物资采购部门在已经完成采购工作后，将购进的物资价格拿到审计科进行审计，审计科根据掌握的价格情况进行价格控制，对价格不掌握的只有待市场调查，待市场调查发现问题后往往为时已晚。过去曾经发生过一件事情，对审计工作触动较大。当时，公司井下生产需用一种材料，近地没有生产厂家，供应部门在不了解该材料价格的情况下,便委托本市一供应商供货，供货价格为8500.00元/吨,在一次结算3吨，金额达25500.00元时被发现，我们怀疑价格有误，组织人员进行市场调查，通过市场调查发现供货价格是市场价格的4倍多，由于此次工作上的失误，使原物资供应部门的主要负责人引咎辞职，此事不仅给公司造成不应有的损失，也使内审工作处于非常被动和尴尬的局面。随着审计工作的深入开展，我们逐步发现，在物资采购审计工作上仅仅依靠事后审计是不够的，必须在物资采购前期就能通过审计得到控制。为此，通过不断探索，不断地总结经验，我们推出了"事前控制、物资采购价格预审制度和事后审计相结合"的审计方法。严把"三关"：一是把好事前控制关。公司各类物资采购计划的审批权最终放在审计科，审计科能够提前了解物资采购计划，根据采购计划或公司招标采购项目，利用信息库资料结合即时市场调查，提前掌握和控制所购物资市场价格，对掌握的市场价格通报有关部门，为采购工作提供价格审计依据。二是把好采购价格前期预审关。就是物资采购部门在完成采购工作后，在发票未结算之前，将供应商所定价格报到审计科，审计科根据掌握的市场价格情况逐项进行审查，重新核定价格，最终结算价格以审计核定的价格为准。采用价格预审方法不仅强化了采购前期的价格管理，使采购价格高的问题消灭在萌芽中，而且保证了公司采购价格得到较好地控制。三是把好事后审计关。在正确运用事前控制与采购价格前期预审方法的同时，仍然不放松事后审计，不定期组织人员进行市场调查，随时掌握市场行情，及时发现物资采购的漏洞，引以为戒、防漏堵漏，弥补事前控制和事中审计可能出现的过失，使公司价格管理形成了一套科学的管理体系。公司物资采购价格平均降幅达15%以上，医药采购价格较市场价格平均降幅达25%以上。

（三）设备、大宗物资实行招标采购制。由业务主管部门提报采购计划，采购计划要详细注明：招标项目、规格型号、数量、质量、技术要求、供货时间要求等，并拟好招标书一并报到总工程师办公室。再由总工程师办公室牵头组织有关部门参加，总工程师主持对项目进行审议，审议无异议后，将招标书发到各供货单位由其竞标，择优定货。仅2012年，审计参与设备、大宗采购招投标16项，仅此可为公司节约资金130万元，不仅节约大量资金，而且大大地提高了公司价格管理的透明度。今年，审计科与公司销售部门共同操作，对副产品硫精矿进行竞标销售。本年度已进行竞标销售2次，第一次销售价格由基价110元/吨，提高到128元/吨，第二次销售价格由基价128元/吨，提高到155元/吨。仅此，月增加经济效益3-4万元，收到较好的管理效果。矿山使用的钢球，自纳入招标采购管理以来,选矿处理矿石钢球单耗由原来的8.64元/吨降到4.10元/吨，氰化钢球单耗由原来的25.92元/吨降到17.00元/吨，仅此每年节约资金近70万元。

（四）建立采购定点供货制。物资采购管理不是孤立进行的，考察筛选确定定点供货厂商，是采购到质优价廉物资的基本保证。在物资采购管理过程中，为了确保能够采购到质优价廉的物资，每年进行一次供货点筛选。首先，对拟采购的物资进行充分的市场调查，掌握基本价格，初步筛选供货厂商。然后，由审计科牵头组织企管科、物资供应部门及物资使用部门对供货厂商进行综合考察，选择一批在社会上商业信誉好，经济势力大，产品质量好且价格低，进货渠道正规的厂商进行公开竞标，从中选择两家最优的厂商定点供货，并实行比价采购，以保证采购到质优价廉的物资。

三、建立使用后续考核机制，提高物资采购质量。

物资采购是在保证质量的前提下进行的，否则，价格无从谈起。为此，除了制定严格的采购质量标准和采购质量验收制度外，还对采购物资进行后续质量跟踪审计，实行动态管理，动态考核。

（一）不定期地组织审计人员到物资仓库抽检进货质量。一是抽检进货质量有无产品合格证、产品质量保证书，是否为名优产品，以保证采购到质优价廉的物资；二是抽检进货数量是否短斤缺两，物资的件数、重量是否足量，以达到查错堵漏、减少损失、促进管理之目的。

（二）在生产车间设立障碍揭示牌。障碍揭示牌主要揭示管理中存在的问题，一旦在障碍揭示牌上出现采购工作质量等问题，职能部门马上进行详细调查，查明原因限时解决处理。2012年，审计人员根据生产车间障碍揭示和设备年耗用量分析，发现所购轴承精密度不合理，影响正常生产、增加成本费用。提出了"诊断界定矿山需用D级轴承"的审计建议，年可节约轴承耗用费用近5万元.

（三）采购质量实行保证制。采购质量实行谁采购谁负责，凡是出现质量问题，经办人除了要及时解决质量问题外，岗位动态考核时还要承担一定的经济责任，部门经理要承担连带责任，以最大限度地减少采购质量问题。

由于上述管理机制科学合理,配套完善,强化了物资采购管理,有效的降低了生产成本,提高了企业效益。全公司物资采购价格平均降幅达15%以上，医药采购价格较市场价格平均降幅达20-30%以上，近三年来，累计节约资金960多万元。