干部人事档案管理问题思考

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**县共有四个干部人事档案管理机构，专职档案员4人，兼职档案员2人，管理干部人事档案13811卷，专业技术人员职称档案7537卷，其他档案1918卷。5月下旬，县委组织部部务会议决定，由组织部干部人事档案室牵头，对我县四个有干部人事档案管理职责的单位进行了一次以“工作检查、业务指导、查找问题、共同提高”为内容的调研活动。

在此次调研活动中，我们发现：近几年来各级干部人事档案管理部门认真贯彻落实《档案法》和中组部《干部档案工作条例》精神，切实加强了对干部档案工作的领导，努力改善干部档案的基础设施建设，基本上做到了思想上有位置、工作中有部署、执行中有措施、落实中有检查。各单位档案工作标准化、规范化、现代化水平在不断提高，为我县的组织、人事、人才工作提供了有效服务，发挥了显著作用。

但是，我县干部人事档案管理还存在着档案意识不强，档案管理机制不全和管理手段、方法滞后等问题，本文在分析存在这些问题原因的基础上，就如何解决这些问题，谈点看法，并提出一些有针对性的意见和建议。

一、干部人事档案管理存在的主要问题

(一)、档案管理不完善，影响档案质量。通过对四个单位80卷档案的抽查，发现档案材料收集、整理、归档中的完整率\准确率和齐全率没有达标，普遍存在以下问题：一是档案材料收集不齐，特别是一些重要的材料如入党材料、考察材料没有收集齐全；二是档案材料内容填写失真，有的干部档案“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”；三是目录书写不规范、不工整，有的使用圆珠笔填写；四是归档材料未编页码的现象较为普遍，有的页码与目录不相符；五是整理不够规范，部分材料归类不准确，不该归档的材料也归了档，如自考单科合格证等；六是有少量的履历表、自传未盖组织人事部门公章；七是零散材料没有及时归档。

(二)、内容陈旧，多头管理。新时期人事档案的价值正在发生着变化，其社会价值已不如以前那样重要，在传统人事制度下形成的人事档案，有些陈旧的信息内容已不能满足现代社会对人事档案价值的需求。如人事档案中记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的材料少。在调研中我们还发现，干部人事档案分散、多头管理现象严重。如军转干部、新招录公务员的档案在公务员管理股,大中专毕业生的档案，有的在考培中心，有的在人才中心，企业改制人员档案在组织部门，专业技术人员职称档案在人事部门，这样不利于档案的保管、使用、转递。

(三)、管理手段落后，效率低下。被检的四个单位，三个单位没有启用电子信息化管理，只有一个单位启用了《通用组织干部人事管理多媒体系统》，二个单位用电子表格启动了音序检索工具，把档号、姓名输入了电脑。在整理档案过程中，大部分是靠手工操作，如裁叠文件、打页码、装订、编制封面等都是手工操作，费时、费力，效率低。

二、存在问题的原因分析

我县干部人事档案管理工作存在的诸多问题，在一定程度上阻碍了干部人事档案工作的健康发展，造成这些问题的原因是多方面的，既有人为因素，又有社会客观因素，既有内部原因又有外部原因，综合起来有以下几个方面：

(一)、少数单位对档案管理工作不够重视，投入少。一些单位领导对干部档案工作“说起来重要、排起来次要、忙起来不要”，没有把档案工作作为组织人事工作一个重要组成部分，列入议事日程，摆上位置，对档案基础设施投入少，档案室“六防”不到位，影响档案安全。

(二)、档案人员配备不齐，兼职过多，业务素质偏低。一方面四个单位六个专兼职档案员要管理23266卷档案，兼职档案员还要完成其他工作任务，人手不足，使档案工作无法正常开展；另一方面这六名专兼职档案员都是“半路出家”，业务不精。近三年业务主管部门未举办过业务培训，缺乏提高业务能力，相互交流学习的机会。

(三)、档案管理不完善，规章制度不健全。少数单位对新形势下干部档案工作中出现的新问题不能很好处理，规章制度不健全，导致对干部人事档案归属不明，管理不善，出现了混乱、多头管理现象。

(四)、缺乏创新意识。传统的干部档案管理方式使干部人事档案工作停滞不前，落后于时展的需要，使档案工作者整天沉缅在繁杂、冗长的拆、装、查、找之中。

三、提高我县干部人事档案水平的措施

干部人事档案工作是组织、人事部门工作中不可缺少的重要组成部分，是做好干部工作的基本前提。它既是一项政治性的工作，又是一项专业性的工作；既是一项服务性的工作，又是一项机密性的工作。针对干部人事档案管理中存在的问题，特提出如下几点建议和对策。

(一)、加强领导，完善管理制度，保证档案质量。

一是组织、人事部门应加强对干部档案工作的领导，成立“干部档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，办公室人员负责对同级和下级的干部档案工作在业务上负有监督、检查和指导责任。二是建立健全干部人事档案管理的十五种相关簿册和十一项规章制度，做到制度上墙，责任到人。三是开展干部人事档案管理工作评比活动。由组织部门牵头定期组织检查下级的干部档案工作，开展评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。

(二)、稳定队伍，提高素质，加大投入。

一是稳定档案员队伍，按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，不要轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活的机制，兑现各种奖惩。落实档案人员津贴，提高他们的工作积极性。二是加强业务学习，定期组织学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。三是强化业务指导，业务主管部门要主动开展指导。一方面请示上级主管部门的业务指导，多请示汇报，另一方面做好咨询服务。四是落实必要经费，添置管理设施。每年在单位的财政预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。

(三)、与时俱进，创新干部人事档案管理新机制。

一是管理创新。一方面对全县的干部人事档案作一次全面清理，实行归口、分类管理。如对改制企业已置换身份的干部人事档案、大中专毕业生的“弃档”“死档”全部移交到县人才交流中心统一管理，各专业技术人员职称档案归并到本人的人事档案中，改变人事档案多头管理的不良局面。另一方面就是加快档案工作信息化建设。建立人事档案数据库系统，实施干部人事档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将干部档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使干部档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作；二是内容创新。完善干部档案内容，在收集干部基本情况的基础上，建立干部工作业绩档案和干部能力档案；三是整理手段创新。一方面改变部分材料的归档形式。如年度考核表、工资审批表，不进个人档案，将此类表装订成册归入文书档案，把考核结果、增资数额直接填入个人档案目录。另一方面改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。