干部人事档案工作思考

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我区认真贯彻落实省、市干部人事档案目标管理工作的有关文件精神，针对我区开展干部人事档案目标管理工作起步较晚、基础设施较差等薄弱环节，切实加强领导，高标准，严要求，坚持规范管理与基础建设一起抓，有效地促进了全区干部人事档案工作规范化、制度化、科学化的进程。一、加强领导，切实将干部人事档案目标管理工作摆上位置干部人事档案工作是组织工作的基础性工作，我们始终把档案工作与其他工作同研究、同规划、同布置、同考核。形成了常委部长重视、副部长分管、职能科室具体操作，其他部门协助的良好氛围。1、坚持把干部人事档案目标管理工作列入议事日程。为了切实加强对干部人事档案目标管理工作的领导，常委部长亲自过问干部人事档案目标管理工作，分管副部长经常听取工作情况汇报，帮助解决有关问题，并就如何扎实做好干部人事档案工作提出具体要求。部领导还利用下基层研调的机会，带领职能科室人员深入基层管档单位，宣传干部人事档案实行目标管理的重要意义，检查各项工作的落实情况。我部抓住区卫生局在全区率先创一级档案管理单位的契机，召开了干部人事档案工作现场会，在会上，与会人员听取汇报、交流经验，取得较好的效果，有力地推动了全区的干部人事档案工作。2、重视基础设施建设，不断改善干部人事档案管理条件。我部过去硬件设施较差，部领导对此十分重视，常委部长多次与有关部门协调，专门向政府申请了档案专项经费3万元，**年，我部以办公室搬迁为契机，基本做到了库房、办公室、阅档室和微机室四室分开，库房面积达到36平方米，并将档案铁皮柜全部更换成7列密集架，还添置了计算机、扫描仪、空气去湿机、缝纫机、空调、复印机、切纸刀等设备和器材，档案硬封皮也于今年全部更换成中组部监制的干部档案夹，使干部人事档案管理的硬件基本达到了标准要求。在抓好本部硬件建设的同时，我们还督促基层管档单位抓好基础设施建设。下属5个档案管理单位在经费、办公用房比较紧张的情况下，挤出经费加大投入，努力改善管档条件。到目前为止，先后投入资金近35万元，新增库房面积200多平方米，所有的管档单位都配备了必要的设备，改善了档案基础设施，基本达到了“六防”的要求。3、加强队伍建设，不断提高干部人事档案管理人员素质。我部坚持把提高档案管理人员的素质放在第一位，努力抓好干部人事档案管理人员队伍建设。目前，全区已初步形成了一支以大专以上学历为主、年龄结构较为合理、政治上坚定、工作责任心较强的专、兼职档案工作人员队伍。我们还注重提高档案管理人员的业务水平。我部经常组织基层管档单位进行互查，并到带领管档人员到兄弟县（市）观摩学习，交流经验，除此之外还加强了对他们的业务培训。在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训、个别辅导、以会代训等方式。**年以来，我们先后举办了三期全区档案管理人员培训班，还专门邀请了市委组织部档案室的负责同志作了专题讲座，使全区组织人事干部的档案意识得到了加强，业务知识得到了提高。区委组织部管档人员还先后18次深入到基层单位进行个别辅导，及时解决了业务上存在的问题。二、强化指导，提高全区干部人事档案整体水平在开展干部人事档案目标管理工作中，我部加强了对面上的宏观管理和指导，着力提高全区干部人事档案的整体水平。1、调查摸底，进行梳理。2000年，我部对基层管档单位进行了一次全面的普查，对于不符合管档条件的单位依照情况的不同，在征求市委组织部和部领导的同意后，进行了分层管理。对于保管档案在50份以上的存档单位，我部要求他们尽量加大投入，进行基础设施的改善，并对管档人员进行档案业务的专项辅导，让其尽快达标。对于保管档案在50卷以下的管档单位，我部将其档案按照一定的手续，全部交由我部档案室统一代管。经过优化整合，基层管档单位由原来的6个变为5个，既减轻基层单位的负担，又便于档案本身的有效管理。2、培植“亮点”，以点带面。近年来，我们在充分了解各单位的基础设施、案卷质量、人员状况的情况下，制定了目标管理工作计划。对各方面条件较好的单位如区卫生局，进行重点辅导、督促，使该局于**年率先通过一级验收。通过培植卫生局这一“亮点”，以点带面，有力地推进了全区干部人事档案目标管理工作。到目前为止，卫生局、教育局达一级标准，建设局、计经局、民政局分别达到三级标准。3、建立制度，规范管理。前几年，有些基层管档单位普遍存在制度、薄册不健全，在日常管理工作中，有制度而不执行，有薄册而不使用，出现查、借阅、转进、转出档案无登记、无审批手续等情况。我部以目标管理工作契机，提出了统一的要求，督促他们建立健全七项制度和七种薄册，要求他们严格执行制度，规范档案工作程序。三、从严要求，扎实做好干部人事档案管理工作在实行干部人事档案目标管理工作中，我们严格按照“全”、“细”、“严”的要求，认真做好收集、整理和管理等环节的工作。1、掌握规律，收集材料求“全”。全面完整地收集材料，是搞好干部人事档案管理工作的起点和前提。由于干部情况处在动态变化之中，只有及时地补充收集，才能使干部人事档案比较客观地反映干部德、能、勤、绩的全貌。我们在补充收集这一大量艰苦细致的工作中，不断总结摸索规律，建立健全了干部人事档案材料收集网络，并分不同情况，采取不同方法，从被动中掌握主动，收到了较好的效果。一是做好普遍材料的收集。这类材料主要是鉴定类、考核类、党团类、任免类材料，包括干部履历表、民主评议党员考评表、年度考核表、调资晋级表等，我们采取经常收集与定期收集相结合、重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式向相关单位催索档案材料，防止缺漏。二是做好阶段性材料的收集。如党代会、人代会、职称评定、年终表彰及工改方面的材料等，凡材料形成涉及到的区内各部门、各单位，则采取与有关工作同步进行的方法，统一布置、统一收集。如果材料形成只集中在某一单位，则及时与相关单位联系，做到材料收集及时、全面和完整。三是做好特殊性材料的收集。这类材料主要是干部审查、违纪处分、落实政策及某些表彰奖励材料，有关单位或当事人容易疏忽入档。针对这类情况，我们通过函调与责成有关单位或本人查找相结合的方法，定期不定期地与有关单位联系，逐一落实，尽量做到不遗漏。三年来，仅组织部管理的档案所收集的材料就达1万多份。2、提高质量，鉴别整理求“细”。为了使干部人事档案内容达到中组部档案工作条例的要求，我部集中力量，组织人手对590多卷在职干部档案重新进行整理装订。以填写**年干部履历表为契机，我部组织了全区各系统、各单位组织人事科长，按照干部管理权限，对全区干部档案进行全面核对，重点对他们的出生日期、参加工作时间、学历和身份进行认真校核，发现差错按照程序予以纠正。对不符入档要求的材料分别进行了处理，并对缺少的材料进行催索。在整理中，我们力求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、严格把好质量关。一是在材料鉴别上，注重真实性。二是在材料分类上，注重准确性，做到卷卷档案分类准确无误。三是在材料装订和外表上，强调整齐美观。3、健全制度，档案管理求“严”。我们根据中组部、省、市委组织部的要求，结合我区干部人事档案管理工作的实际，建立健全了各项干部档案管理制度，并在抓落实上下功夫。坚持“五不查阅”（无查阅干部介绍信不准查、非正式党员不准查、本人不准查、未经批准不准查、牵涉到亲属不准查），“四不借出”（未经部门负责人批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借），“三不转递”（个人带档不转、没有调函不转、接受单位不明不转）。对转进转出的档案严格把关，履行登记手续，从没有发生丢失、擅自涂改、抽取、伪造等现象。四、注重实效，积极开发利用干部人事档案我们积极拓宽服务渠道，努力为新时期干部工作提供优质服务，发挥干部人事档案的基础性作用。1、做好常规性服务。在出国政审、调资、房改、办理退休、纪委查办案件、为老干部落实政策等工作中，我们为各单位、各部门准确提供了干部参加工作时间、任职时间、职级、从事专业技术工作时间、个人简历等方面的情况。我们所出具的每份材料，都得到了有关部门的肯定，充分显示了档案工作的严肃性和权威性。2、为干部工作提供服务。一是结合每年干部统计工作，撰写干部统计情况分析文章，供领导参考。二是结合干部工作重大措施出台，对有关情况进行分析，提供决策依据。三是结合干部选拔工作，我们经过反复筛选，有针对性地提供了100多名35岁以下、大专以上学历干部的基本情况，供考察选拔使用。3、建立信息库，实现高效率服务。我部建立了局级干部信息数据库，目前已基本实现了人员基本情况、经历综述、学历变化、职称演变、工资变动等重要内容的计算机管理。既能查阅个体信息，又能提供干部队伍整体情况。干部档案的微机管理减少了手工翻阅，保护了档案原件，降低了工作强度，缩短了查阅和统计时间，使查档趋于简单、轻松、快捷、准确，提高了为领导决策服务的效率。我区干部人事档案工作虽然取得了一些成绩，但与上级组织部门的要求还有一定的差距，还存在着一些问题：1、基础设施还不够完善。就全区范围而言，大部分基层管档单位能按照干部人事档案目标管理的要求，做到“四室分开”，逐年添置各项设备，不断改善管理条件，但也有个别单位由于行政经费紧张等诸多原因，干部人事档案管理设施陈旧，更新不快，库房面积不达标，这些问题都有待于今后进一步解决。2、软件质量还需提高。在档案整理中，我们发现少数材料书写不够规范、极少数材料未盖党组织印章、有时目录登记与正本材料不相吻合等问题，影响了档案的软件质量。从对基层管档单位的检查中，可以看到，绝大部分管档单位都根据上级要求和本单位实际，修订完善了干部人事档案管理的各项制度，并把重点放在健全保障机制，保证制度贯彻执行上，但也有的管档单位制度虽制订上墙，执行起来却不够严格。这就要求我们必须定期督促检查，切实把各项制度落到实处。3、干部档案管理人员队伍还有待进一步优化。从总体上讲，我区干部档案管理人员的思想、业务素质是好的，但也有极少数同志身体状况较差、兼职管档不安心，明显适应不了岗位要求。对此，我们将通过人员更新、加强培训、政治上关心三个措施来解决这些问题。今后，我们将以实行目标管理为新的起点，扎扎实实地做好干部档案的长效管理工作，针对干部档案管理工作中出现的新情况、新问题，勤于思考，善于创新，积极探索干部档案管理工作规律和特点，努力把我区的干部人事档案工作提高到一个新水平。