科技档案的整理技巧

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由于分类目的不同，科技档案有二种分类，一是科技档案的实体分类，二是科技档案信息分类。科技档案实体分类是以馆（室）藏科技档案为对象，根据科技档案的内容特征和形成规律，将全部科技档案划分为若干类别的过程。以下所讲的科技档案分类即为科技档案的实体分类。

一、科技档案分类的目的

1、实现科技档案的系统化和科学管理。

2、编制出科技档案的分类目录（或专题目录）。

3、为科技档案的统计和利用提供条件。

二、科技档案分类的基本要求

1、分类应力求保持科技档案之间的有机联系。

内容相近的科技档案，只能在同一大类或属类中出现，而不应在不同的类中出现。

2、分类要符合档案形成专业或形成单位科技活动的特点。

由于不同专业和不同类型的单位，其生产、技术活动的性质、任务和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如机械、冶金、化工、纺织专业系统之间；工业建筑、水利、气象之间……）。因此，不同的单位，科技档案的分类不能简单化地采用同一种方法。

3、在一个专业系统或一个单位内部，同一种科技档案，在同一层次内的分类标准应该一致。

只有标准一致，科技档案划分的类和属类才能层次清楚、条理清晰，才有利于编目工作的进行，也方便保管和利用。但是对于同一种科技档案的不同类别层次，其分类标准允许有所不同。分类的结果，同位类之间只能平行，不能交叉重叠。

4、分类应力求按专业系统实现标准化。

专业系统分类的标准化，有利于科技档案向科技专业档案馆移交，实现科技档案管理的现代化，也便于同一专业系统内科技档案工作人员之间的业务交流。

5、分类的详略程度，由本单位科技档案数量的多少来决定。

为便于科技档案管理和利用，在科技档案分类过程中，科技档案数量多的应分得细一点，数量少的应分得简略些。在同一单位内，不同类的分类层次可以有所不同。

三、科技档案分类的几种常用方法

1、工程分类法：以工程项目为单元划分科技档案的类别。它适用于基本建设档案。

2、型号分类法：以各个型号的产品或设备为分类单元划分科技档案的类别。它适用于机械产品档案和设备档案。

3、课题分类法：以各个独立的研究课题为分类单元划分科技档案的类别。它适用于科研课题档案。

4、专业分类法：按科技档案反映的专业性质分类。

5、地域分类法：根据科技档案内容所反映的地域特征划分类别，如测绘档案。

6、时间分类法：按照科技档案内容反映的时间特征进行分类。

在实际分类中，往往是几种分类方法相结合，才能得出一个较好的分类方案。例如，机械设备档案，一般采用型号分类法，但如果机械设备很多，我们可以先根据设备的使用性质（专业）进行分类，然后在同一使用性质范围内再按型号分类。

四、编制科技档案分类方案

科技档案分类方案，也称科技档案分类表。科技档案分类表是用来组织科技档案案卷并将所有案卷分门别类组成科技档案体系的一种依据和标准。

利用科技档案分类表，就可将科技档案性质相同的案卷放在同一类里，相近的放在相近的类内，使每一卷科技档案都有对号入座的位置，查找时只要说出有关的特征，就能很快地找到。

㈠编制科技档案分类方案的原则

1、分类方案应以专业系统的分类为指导。

2、分类方案应当有足够的容量，能包容本单位库藏科技档案的全部。

3、平行类目之间应当是互相排斥的，上位类必须包含它所属的下位类，下位类必须是其上位类的组成部分。

4、分类要科学、合理，分类方案应相对稳定。

㈡科技档案分类方案的结构

一个完整的科技档案分类表，主要内容包括：说明和分类表两部分。

1、说明：分类所依据的原则，大类的次序及其排列的理由，使用该分类方案的方法，编制的经过等等。

2、分类表：是科技档案分类体系的具体表现，是许多类目依照一定的原则组织起来的一个科学体系。

分类表揭示了科技档案可分成哪几大类，每一大类又可分成哪几个属类，每一属类又可分为哪几个小类，这样依次下去，每类都有一定的名称，称为类目，这就使得科技档案分类工作有了具体的依据。

在分类方案中，类目的设置一般是以科技档案所含的内容来作为分类标准的，因为这是科技档案最主要的东西，是它的本质属性。

在分类表中，每一个类目应分别给以一定的代号，代号可以用字母也可以用数字，由字母和数字组成的代号称为混合号码。

㈢科技档案分类方案的编制方法

1、了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点。

2、根据科技档案分类原理，对每种科技档案确定具体的分类标准和分类方法。

3、设置科学、合理的类目体系，以文字叙述和图表的形式表示出来。

类目体系确定后，应给每个类目以固定的代字或代号，并用文字叙述或图表的形式将类目体系表达出来。

4编写分类方案（分类表）。示例如下：

㈣科技档案分类的方法和步骤

1、做好科技档案分类的准备

⑴熟悉、掌握科技档案分类方案。

⑵了解科技档案的基本内容。

2、确定案卷的类目

先找大类，再找属类，后找小类，层层下推，直至切合为止。这样确定的类，是这个案卷应归入的主要类目。主要类目决定案卷在库房内分类排架的位置。

3、确定案卷的类号

确定每一个案卷所属类目的过程也是给这个案卷以分类号的过程。但是分类号不等于就是案卷的排架号，因为同一类号下还有众多的案卷，如果没有适当的方法把它们区分开来，它们的先后次序就不能在柜架上固定下来。因此，有了分类号还得编制案卷排架次序号码，分类号加上排架号就是案卷的索取号。

科技档案的编号

一、什么是科技档案的编号（定义）

科技档案的编号，是指科技档案案卷的编号。它是科技档案管理部门用来反映科技档案分类层次和案卷排列次序的一组符号。（是科技档案分类号和案卷顺序号的组合体）

二、科技档案编号的作用

它是管理科技档案的一种工具，它起着固定科技档案的整理成果，反映科技档案分类和排列次序，指引查找调阅科技档案的作用。

三、科技档案号的编制要求

1、要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。

2、科技档案号由代字和代号组成。

3、编号应力求简明，不要过于繁杂。

要编号简明，首先要做到分类简单，其次是类号表示简化，否则难以使编号简明。

4科技档案号是一个独立的号，一个科技档案号只能代表一个案卷，同一个档案号不能代表两个以上不同的案卷。

四、科技档案号的结构

科技档案案卷档号的结构：

（全宗号）——实体分类号（含项目代号）——案卷顺序号

科技档案文件的档号结构：

（全宗号）——实体分类号（含项目代号）——案卷顺序号——件号

1、全宗号的编制方法

全宗号是一个进馆单位所有档案（即全宗）的代号，由档案馆给出，如果不属进馆单位，全宗号可以省略。

2、实体分类号的编制方法

科技档案的实体分类号由实体分类方案中的类目代号和项目代号（即产品、工程、课题、设备的代字或代号）两部分组成。如果不用项目代号，也可直接用实体分类方案中的代号。各类目代号之间通常用“．”隔开。

3、案卷顺序号的编制方法

科技档案案卷顺序号是指该案卷在其分类的最后一级类目下的排列顺序号，从“1”开始依次顺延。案卷号与分类号之间通常用“—”隔开。

4、件号的编制方法

件号是案卷内每一份文件的排列次序，每卷从“1”开始。

科技档案分类目录的编制

科技档案分类目录是按照科技档案分类表中的基本类目，以每一大类为基本单元建立的科技档案案卷的分类登记帐。

1、科技档案分类目录的作用

固定科技档案分类、排列的次序，揭示科技档案的内容与成份，是直接按类别查找科技档案的检索工具。

2、科技档案分类目录的编制要求

严格按照科技档案分类、排列的次序，以案卷为单位进行登记编制。

3、科技档案分类目录的编写方法

科技档案分类目录格式如下：

⑴序号：按分类登记的排列次序号，每类从1开始。

⑵档案号：即“档号”。科技档案案卷的编号（见案卷封面）。

⑶案卷题名：（见案卷封面）

⑷页(件)数：科技档案案卷内文件的页数或件数，装订案卷为“页数”，不装订案卷为“件数”。

⑸归档年度：该项目档案归档时的年度。

⑹密级：（见案卷封面）

⑺保管期限：（见案卷封面）

⑻保管柜号：案卷存放在库内的柜(箱)、层号。

⑼备注：根据需要注明有关问题。